Khóa luận Kiểm soát nội bộ chi phí tại xí nghiệp xây lắp 7 - Công ty cổ phần xây lắp thừa thiên Huế

. Kế toán thanh toán khi nhận được chứng từ gốc về chi phí phải trả của máy thi công tiến hành lập phiếu chi, phiếu chi được lập thành 03 liên được trình kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt. Xét duyệt xong, phiếu chi (cả 03 liên) được chuyển sang thủ quỹ để tiến hành chi tiền. Sau đó, liên 2 của phiếu chi được lưu tại bộ phận sau khi vào sổ quỹ của đơn vị, còn liên 1 và 3 được chuyển về lại bộ phận kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán khi nhận được phiếu chi liện 1, 3 tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán và phần mềm tự động ghi nhận vào các bảng kê và sổ chi tiết TK 623. Sau đó, phiếu chi liên 1,3 được lưu tại bộ phận. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 64 Ví dụ minh họa: Kế toán thanh toán khi nhận được Hóa đơn GTGT về chi phí vận chuyển CCDC phục vụ máy thi công với số tiền là 2.634.545 đồng của công trình Trường THCS Nguyễn Tri Phương – KBM thì sẽ tiến hành lập phiếu chi 3 liên và trình Kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt. Xét duyệt xong, phiếu chi (cả 3 liên) được chuyển sang thủ quỹ để tiến hành chi tiền. Sau đó, chuyển liên 1, 3 cho kế toán thanh toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán và phần mềm tự động ghi nhận vào các bảng kê và sổ chi tiết TK 6237 chi tiết cho công trình Trường THCS Nguyễn Tri Phương – KBM. Biểu 2.8: Phiếu chi tiền vận chuyển CCDC CTY CP XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 Mẫu số 02 – TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 30 tháng 12 năm 2012 Quyển số: . Số : 454 Nợ : 6237 Có : 111 Họ tên người nhận tiền: Huỳnh Lữ Địa chỉ : Công trình Trường THCS Nguyễn Tri Phương – KBM Lý do chi : Thanh toán tiền vận chuyển CCDC CT NTP KBM Số tiền : 2.634.545 đ Bằng chữ : Hai triệu sáu trăm ba mươi bốn nghìn năm trăm bốn mươi năm đồng. Kèm theo 4 chứng từ gốc Trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Phụ trách kế toán (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ... Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 12 năm 2012 Người nhận tiền (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 65 Sơ đồ 2.11: Qui trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí nhân máy thi công Kế toán thanh toán KTT, GĐ Bắt đầu Chứng từ gốc Lập phiếu chi Thủ quĩ Xét duyệt 22222 3 3 1111111111 '' 2 2222222 Phiếu chi 1 11111 Xác nhận chi tiền Chứng từ gốc Kiểm tra Nhập liệu Ghi nhận Bảng kê TK 623 Sổ chi tiết TK 623 1111111111 '' 2 22222222 Phiếu chi 1 11111N 22222 3 3 1111111111 '' 2 2222222 Phiếu chi 1 11111 22222 3 3 1111111111 '' 2 2222222 Phiếu chi 1 11111 A A N B B TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 67 2.2.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất là khoản mục bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, chi phí khấu hao, chi phí bằng tiền khác... phục vụ cho bộ phận quản lý đội thi công: - Tiền lương trả cho ban quản lý đội thì căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương - Chi phí vật liệu phục vụ quản lý thì căn cứ vào Giấy đề nghị xuất vật tư, Phiếu xuất kho và các chứng từ khác liên quan. - Chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ cho bộ phận quản lý đội thì căn cứ vào Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ cho công trình. - Chi phí khác bằng tiền thì dựa vào Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán - Còn đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn xuất dùng cho thi công thì kế toán sẽ phân bổ chúng theo quy định của công ty. - Đối với ngành xây dựng có điểm khác biệt với các ngành khác là việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ phần tính vào chi phí chỉ được tập hợp ở khoản mục chi phí sản xuất chung, bao gồm: tiền lương của công nhân trực tiếp xây lắp, tiền lương công nhân điều khiển máy thi công, tiền lương của đội quản lý thuộc biên chế của công ty. Chi phí này căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Đối với việc kiểm soát chi phí này được thực hiện cụ thể cho từng đội thi công, thường thì XN căn cứ vào quy định của Nhà nước, của Công ty để đề ra những quy định phù hợp và theo đó để kiểm tra việc thực hiện ở bộ phận quản lý đội xây dựng. Việc kiểm tra, giám sát công trường do kỹ thuật thi công phụ trách. Còn các chứng từ phát sinh được tập hợp ở phòng kế toán nên định kỳ sẽ được kiểm tra xem có thực hiện đúng trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ và việc bảo quản sổ sách. Qui trình lưu chuyển chứng từ chi phí sản xuất chung tương tự như qui trình xuất nguyên vật liệu khi xuất nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ, như qui TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 68 trình lưu chuyển chứng từ chi phí sử dụng máy thi công đối với các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác Ví dụ minh họa: Khi kế toán thanh toán nhận Hóa đơn GTGT về khoản chi tiền tiếp khách và Giấy đề nghi thanh toán của ông Trần Tiến Lâm – đang công tác tại Công trình Trường THCS Nguyễn Tri Phương – Khối hội trường nhà truyền thống đã được giám đốc duyệt chi thì lập Phiếu chi 3 liên với số tiền là 3.693.000 đồng, lí do chi là thanh toán tiền tiếp khách. Sau đó, trình Kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt rồi chuyển sang thủ quỹ để tiến hành chi tiền. Thủ quĩ lưu liên 2 và chuyển liên 1, 3 cho kế toán thanh toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán và phần mềm tự động ghi nhận vào các bảng kê và sổ chi tiết TK 6278 chi tiết cho công trình Trường THCS Nguyễn Tri Phương – Khối hội trường nhà truyền thống. Biểu 2.9: Phiếu chi tiền tiếp khách CTY CP XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 Mẫu số 02 – TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 06 tháng 10 năm 2012 Quyển số: . Số : 207 Nợ : 6278 Nợ : 1331 Có : 111 Họ tên người nhận tiền: Trần Tiến Lâm Địa chỉ : Công trình Trường THCS Nguyễn Tri Phương – HTTT Lý do chi : Thanh toán tiền tiếp khách Số tiền : 3.693.000 đ Bằng chữ : Ba triệu sáu trăm chín mươi ba nghìn đồng chẵn. Kèm theo 4 chứng từ gốc Trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Phụ trách kế toán (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ... Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 06 tháng 10 năm 2012 Người nhận tiền (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 69 Trong chương 2, bên cạnh việc giới thiệu tổng quan về Xí nghiệp xây lắp 7 – Công ty cổ phần xây lắp Thừa Thiên Huế, khóa luận đã trình bày hệ thống kiểm soát nội bộ và thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp 7. Về nội dung kiểm soát chi phí xây lắp, Xí nghiệp đã xây dựng được quy trình kiểm soát chi phí xây lắp bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí sử dụng máy thi công thông qua các hoạt động kiểm soát và cách thức tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng. Phần nghiên cứu của chương này là cơ sở để đưa ra những đánh giá và các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 70 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 – CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ 3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 – CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ 3.1.1 Môi trường kiểm soát Như chúng ta đã biết, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường, tác động đến việc thiết kế, hoạt động hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Một môi trường kiểm soát không lành mạnh thì các thủ tục kiểm soát đặt ra đều không hữu hiệu. Chính vì hiểu rõ tầm quan trọng của môi trường kiểm soát cùng với quan điểm lành mạnh trong quản lí mà Ban giám đốc Xí nghiệp đã ban hành và duy trì được một môi trường kiểm soát tương đối tốt, mặc dù Xí nghiệp chưa xây dựng được Uỷ ban kiểm soát. Để đảm bảo sự vận hành thống nhất trong mọi hoạt động của Xí nghiệp, ban quản lí Xí nghiệp đã đưa ra những quy định, nội quy rõ ràng cho tất cả các công nhân và nhân viên trong toàn Xí nghiệp phải thực hiện như: đi làm đúng giờ, mặc quần áo đúng quy định khi đi làm, có việc ra ngoài phải báo cáo và có sự đồng ý của cấp trên,...và chính ban quản lí Xí nghiệp đã thực hiện gương mẫu các nội quy này. Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu và quan trọng của Xí nghiệp. Tuy nhiên, Ban giám đốc không vì mục tiêu này mà bất chấp hậu quả, thúc ép nhân viên làm việc và bắt họ phải làm những điều sai trái, ngược lại Xí nghiệp luôn có một chế độ làm việc điều độ, hợp lí, luôn tạo được sự thoải mái cho nhân viên khi làm việc và giúp họ hăng hái hoàn thành công việc được giao một cách xuất sắc. Với chính sách nhân sự hợp lí, Xí nghiệp đã có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, giàu kinh nghiệm, có đầy đủ phẩm chất đạo đức mà Xí nghiệp đã đề ra. Hằng năm, Xí nghiệp thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân và tập thể có đóng góp tích cực giúp Xí nghiệp ngày một phát triển. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 71 Bên cạnh đó cũng xử phạt nghiêm khắc với các trường hợp vi phạm quy định của Xí nghiệp, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên thường xuyên. Một nhược điểm lớn của Xí nghiệp là ban quản lí không coi trọng việc lập kế hoạch, dự toán trước khi bắt tay vào thực hiện sản xuất và xây dựng báo cáo quản trị. Tuy nhiên, các tổ chức bên ngoài như: Cơ quan thuế, ngân hàng, các tổ chức tín dụng, kiểm toán nhà nước luôn giám sát chặt chẽ hoạt động sản xuất thi công của Xí nghiệp. Nhờ vậy mà các sai phạm cũng tồn tại trong Xí nghiệp được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Ban giám đốc cũng luôn giám sát chặt chẽ nhân viên của mình trong Xí nghiệp, đặc biệt là kiểm tra giám sát phòng kế toán tuân thủ đúng chính sách, chuẩn mực kế toán do nhà nước ban hành và tuân thủ đúng đắn các quy định của Xí nghiệp. 3.1.2 Hệ thống kế toán 3.1.2.1 Về bộ máy tổ chức Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất thi công của Xí nghiệp, phù hợp với yêu cầu chuyên môn của mỗi nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán đều có kinh nghiệm trong công việc, có trình độ chuyên môn cao, luôn biết tự hoàn thiện phần hành kế toán mà mình đảm nhiệm. Bên cạnh đó, kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra hướng dẫn, đề ra các biện pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán tại Xí nghiệp, hỗ trợ các nhân viên kế toán làm tốt công việc của mình và kiểm tra giám sát quá trình làm việc của các nhân viên kế toán nhằm hạn chế thấp nhất sai phạm xảy ra Tuy nhiên, phòng kế toán vẫn còn duy trì sự kiêm nhiệm, không phân công phân nhiệm rõ ràng, một nhân viên kế toán vừa kiêm kế toán thanh toán vừa kiêm kế toán thủ quĩ điều đó gây khó khăn trong việc kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong công việc. Thực tế, Xí nghiệp chỉ quan tâm đến kế toán tài chính, chưa đi sâu vào kế toán quản trị. Kế toán quản trị sẽ giúp cho Ban giám đốc có thể hoạch định, điều hành, kiểm soát và ra các quyết định hợp lí. Việc thay đổi quy chế, chuẩn mực thường không được các nhân viên kế toán TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 72 nắm bắt kịp thời do không được đào tạo nghiệp vụ thường xuyên, điều này gây khó khăn cho các nhân viên trong quá trình giải quyết công việc. Một hạn chế khác là vào những ngày cuối năm khối lượng công việc trong phòng kế toán thường rất nhiều, nhân viên phải làm việc hết sức vất vả mới hoàn thành công việc. 3.1.2.2 Về hệ thống tài khoản áp dụng tại Xí nghiệp Hệ thống tài khoản áp dụng tại Xí nghiệp là hệ thống tài khoản được bộ tài chính ban hành, tuân thủ theo chế độ kinh tế tài chính mà nhà nước quy định, phù hợp với yêu cầu quản lí của đơn vị. 3.1.2.3 Về hình thức ghi sổ Hình thức kế toán đang áp dụng tại Xí nghiệp là “chứng từ ghi sổ” kết hợp với thực hiện kế toán trên máy, việc thực hiện hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm sản xuất thực tế của Xí nghiệp. Xí nghiệp đã phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như trình tự luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên, việc Xí nghiệp sử dụng phần mềm kế toán MANSYS 9.1 rất lạc hậu, nếu dữ liệu phát sinh lớn thì chạy rất chậm, file dữ liệu ngôn ngữ hay bị lỗi, hay bị vi rút tấn công và sẽ không bảo mật nếu chạy trên mạng nội bộ. 3.1.2.4 Về tổ chức và luân chuyển chứng từ Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có các chứng từ cụ thể kèm theo nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, tránh gian lận xảy ra. Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến phần hành nào thì phần hành đó có chứng từ làm căn cứ ghi sổ và lưu trữ, sau đó có sự đối chiếu kiểm tra chéo lẫn nhau giữa các phần hành, tránh được các sai phạm xảy ra. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Xí nghiệp được thực hiện hợp lí và đúng quy định. Việc này đảm bảo cho thông tin được phản hồi đến nhà quản lí, giúp cho họ nắm bắt được tình hình sản xuất thi công tại đơn vị và ở công trường. Tuy nhiên một số chứng từ vẫn chưa được hoàn thiện, việc luân chuyển chứng từ tại các công trình về phòng kế toán còn chậm, quá trình phối hợp luân chuyển TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 73 chứng từ giữa các bộ phận chưa được thực hiện một cách nhuần nhuyễn, kịp thời. Vì vậy, Xí nghiệp nắm bắt thông tin không kịp thời, phản ánh không kịp đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.1.2.5 Về công tác đối chiếu và lập báo cáo Việc kiểm tra đối chiếu sổ sách giữa các phần hành kế toán diễn ra thường xuyên, nếu có sai sót thì kịp thời điều chỉnh. Tuy nhiên việc này vẫn cọ̀n diễn ra qua loa, đại khái. Báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của bộ tài chính, việc lập báo cáo theo từng qúi giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu công tác kế toán cũng như các hoạt động khác được thuận lợi, kịp thời điều chỉnh được những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện. Nhưng các báo cáo kế toán chưa phát huy hết vai trò phân tích chi phí, chưa đưa ra được các thông tin phản ánh về sự biến động giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí đã dự toán, để từ đó tìm ra được nguyên nhân của sự biến động là do đâu và có được hướng giải quyết tốt hơn. 3.1.3 Thủ tục kiểm soát Mặc dù Xí nghiệp chưa xây dựng được hệ thống kiểm soát riêng biệt, nhưng ban quản lí Xí nghiệp đã và đang thực hiện việc kiểm soát chi phí thông qua kiểm soát sổ sách chứng từ, kiểm soát vật chất và kiểm soát trong khâu hạch toán kế toán. Tuy nhiên, mọi việc cũng chỉ dừng lại ở khâu kiểm tra việc ghi chép, hạch toán, phản ánh số liệu vào sổ sách có thực hiện theo đúng quy định không, chứ không đi sâu vào kiểm soát, phân tích việc thực hiện chi phí của nhân viên như thế nào, tiết kiệm hay lãng phí... đánh giá hiệu quả hoạt động ra sao để nhằm tìm ra biện pháp khắc phục, đưa ra được những thủ tục kiểm soát chi phí hữu hiệu hơn. 3.1.4.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 74 Bảng 2.4: Đánh giá thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật trực tiếp Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm Nhược điểm Nguyên vật liệu mua đúng số lượng, chất lượng theo yêu cầu. XN sử dụng Phiếu yêu cầu vật tư ghi rõ số lượng, chất lượng do cán bộ kĩ thuật lập. XN không sử dụng đơn đặt hàng để đặt hàng mà đặt hàng qua điện thoại dễ gây ra sự nhầm lẫn hoặc gian lận làm cho việc mua nguyên vật liệu không đúng theo yêu cầu hoặc bị gián đoạn. Chính sách lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo về giá cả và chất lượng. Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho XN thường có mối quan hệ làm ăn lâu năm và có uy tín nên đảm bảo về giá cả cũng như chất lượng hàng hóa. Kế toán vật tư có thể thông đồng với nhà cung cấp kê khống số lượng và đơn giá hàng mua. Công tác mua nguyên vật liệu đảm bảo tiến độ thi công. Cán bộ kĩ thuật chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu và đưa ra yêu cầu vật tư cần mua. Cán bộ kĩ thuật chỉ dựa vào cảm nhận và kinh nghiệm của mình để tính toán lượng vật tư cần đặt mua nên dễ gây ra sai sót. Công tác lưu kho, bảo quản nguyên vật liệu được đảm bảo thực hiện tốt. Tại mỗi công trường thi công đều có kho và thủ kho riêng, đồng thời bảo vệ công trình thường trực đảm bảo vật tư không bị mất mát, hỏng hóc và định kì kiểm kê vật tư để đối chiếu lượng tồn kho giữa sổ sách và thực tế. Mỗi công trường thi công công có kho riêng nên kho chỉ xây dựng tạm không đảm bảo chống lại thời tiết, thiên tai ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên liệu, vật liệu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 75 3.1.4.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Bảng 2.5: Đánh giá thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm Nhược điểm Xác định được mức lương phù hợp với từng nhân công, đảm bảo tiền lương của từng nhân công được tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời. XN đã xây dựng một công thức tính lương hợp lí, rõ ràng và minh bạch dựa trên đơn giá của hợp đồng giao khoán và được UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế và Sở Xây Dựng Thừa Thiên Huế phê duyệt. Cách tính lương, phân bổ lương và chấm hệ số điểm đều do tổ trưởng thực hiện. Điều này dễ xảy ra gian lận, lợi dụng quyền hạn để trục lợi. Tiền lương luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời. Định kỳ hoặc kết thúc hợp đồng công nhân trực tiếp nhận lương tại tổ trưởng của mình và kí nhận vào Bảng thanh toán lương. Tất cả các hoạt động tính và thanh toán lương đều do tổ trưởng thực hiện dễ xảy ra kê khống nhân công và kí nhận giả, hộ Ghi nhận và báo cáo một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các vấn đề về tiền lương theo đúng quy định của pháp luật và đơn vị. Căn cứ vào các chứng từ như bảng chấm công, bảng nghiệm thu khối lượng, bảng thanh toán lương đều có sự phê duyệt của cấp trên. Việc kiểm soát quá trình chấm công, ghi chép sổ sách, tính lương và phát lương của tổ trưởng không được XN thực hiện một cách chặt chẽ dễ xảy ra gian lận, thông đồng giữa tổ trưởng và kế toán.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 76 3.1.4.3 Kiểm soát chi phí máy thi công Bảng 2.6: Đánh giá thủ tục kiểm soát chi phí máy thi công Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm Nhược điểm Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao. Kĩ thuật công trình là người yêu cầu dịch vụ sử dụng máy thi công và chịu trách nhiệm giám sát hoạt động xây lắp và đôn đốc công nhân làm việc nên đảm bảo hoàn thành đúng khối lượng được giao. Đội máy thi công là thuê ngoài nên XN không kiểm soát được chất lượng, công nghệ của máy móc, thiết bị trước khi thuê dễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Chi phí sử dụng máy thi công là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Kế toán dựa vào các chứng từ gốc sử dụng máy thi công để ghi nhận và hạch toán đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và dưới sự kiểm soát của cán bộ kĩ thuật và sự phê duyệt của giám đốc. Việc kiểm soát chủ yếu là việc kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của các chứng từ, hoá đơn... đối chiếu số liệu trên chứng từ gốc với số liệu đã cập nhập vào máy mà chưa đi sâu vào kiểm tra xem chi phí thực sự được sử dụng như thế nào. 3.1.4.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung Bảng 2.7: Đánh giá thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm Nhược điểm Những chi phí phát sinh phải được ghi chép kịp thời, các chi phí đó là có thật, được phản ánh đúng đắn, chính xác, hợp lí, tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế Xí nghiệp phân chia chi phí sản xuất chung ra làm nhiều loại cụ thể nên dễ dàng, thuận lợi trong công tác kiểm soát như: chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ, chi phí mua ngoài và chi Việc quản lí và kiểm soát chỉ dừng lại ở việc hợp lí các hoá đơn chứng từ phát sinh, chứ chưa kiểm soát được chi phí thực tế phát sinh. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 77 toán hiện hành. phí bằng tiền khác và dùng tài khoản cấp 2 để theo dõi và hạch toán. Theo dõi, phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng ở Đội, Công trường vào chi phí sản xuất chung được hợp lý, chính xác. Vật tư, công cụ dụng cụ xuất dùng ở công trường nào thì được theo dõi hạch toán chi tiết vào chi phí sản xuất chung cho công trình đó và được kế toán phân bổ hợp lí. Vật tư, công cụ dụng cụ được xuất dùng cho sửa chữa thường xuyên, xử lí sự cố hay dùng phục vụ cho bộ phận quản lí... thường hạch toán không đúng, vật tư không sử dụng hết cũng đem tính hết vào chi phí sản xuất chung làm tăng chi phí so với thực tế. 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 – CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ 3.2.1 Về môi trường kiểm soát Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ thì cần phải xây dựng và phát triển một môi trường kiểm soát vững mạnh. Sau đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Xí nghiệp xây lắp 7 – Công ty cổ phần Xây lắp Thừa Thiên Huế: - Định kỳ phải so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán với tài sản hiện có tại Xí nghiệp để hạn chế việc mất cắp tài sản hoặc phản ánh không đúng tài sản hiện có của Xí nghiệp - Ban hành quy định về bảo mật thông tin kế toán trong đơn vị như các kế toán không được tiếp cận với các phần hành mà mình không phụ trách. - Giáo dục ý thức của công nhân viên trong công việc và những sai sót có thể xảy ra xung quanh công việc của họ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 78 - Thường xuyên cử cán bộ các phòng ban của Xí nghiệp đi khảo sát tình hình thực tế tại công trường thi công, vừa tạo mối quan hệ thân thiện giữa công nhân và cấp trên, vừa nắm bắt được thông tin thực tế. - Để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong Xí nghiệp và lực lượng lao động thuê ngoài, ban lãnh đạo Xí nghiệp cần phải có chính sách khen thưởng hợp lí. Khen thưởng cho những cá nhân và tập thể có thành tích làm việc xuất sắc nhằm động viên họ phát huy và cố gắng nhiều hơn nữa trong công việc, khuyến khích tinh thần làm việc của họ tốt hơn. Bên cạnh đó, Xí nghiệp vẫn duy trì quan điểm xử phạt khiêm khắc đối với bất kỳ nhân viên nào có sai phạm nhiều lần mà không chịu sửa chữa, còn đối với với những sai phạm nhẹ Xí nghiệp sẽ có biện pháp phê bình, khiển trách và nhắc nhở thỏa đáng. Điều này sẽ giúp cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp có tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc và đối với bản thân mình, hạn chế được những sai phạm xảy ra, góp phần quản lí Xí nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn. 3.2.2 Về hệ thống kế toán 3.2.2.1 Bộ máy kế toán - Bộ máy kế toán của Xí nghiệp không đáp ứng kịp thời, nhanh chóng về thông tin, phân chia khối lượng công việc giữa các phần hành kế toán chưa phù hợp. Vì vậy, Xí nghiệp nên xây dựng mô hình kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị, chú trọng nhiều hơn về kế toán quản trị nhằm mục đích giúp cho công tác quản lí kế toán hoạt động được tốt hơn, công việc được giao đúng cho từng người, được thực hiện đều đặn mà không bị ùn tắt vào cuối năm. - Nên mở rộng bộ máy kế toán, tăng cường thêm một vài nhân viên kế toán, phân chia lại trách nhiệm cụ thể của từng nhân viên cho phù hợp. Cụ thể: Xí nghiệp sẽ tăng cường thêm hai nhân viên kế toán cho đơn vị mình, việc phân chia lại trách nhiệm cho mỗi kế toán viên nên được thực hiện như sau:  Kế toán trưởng: kiêm kế toán tổng hợp.  Nhân viên kế toán 1: thực hiện trách nhiệm của kế toán thanh toán.  Nhân viên kế toán 2: thực hiện trách nhiệm của kế toán vật tư và kế toán TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 79 công nợ.  Nhân viên kế toán 3: thực hiện công việc của kế toán giá thành ; kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.  Nhân viên kế toán 4: Thực hiện trách nhiệm của một thủ quỹ. Việc mở rộng bộ máy kế toán, phân chia lại trách nhiệm cho từng kế toán viên như trên sẽ giúp cho khối lượng công việc của mỗi kế toán viên sẽ giảm đi, đáp ứng nhanh chóng kịp thời thông tin kế toán khi cần thiết. - Thường xuyên tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kế toán để họ có thể nắm bắt kịp thời sự thay đổi của các chuẩn mực, giúp công tác kế toán gặp nhiều thuận lợi hơn. - Cần có một kế hoạch thay đổi hệ thống phần mềm máy tính mới cho hệ thống cũ để đảm bảo công tác hạch toán kế toán không phát sinh rủi ro. 3.2.2.2 Hệ thống sổ sách, chứng từ và báo cáo kế toán - Trong qui trình mua nguyên vật liệu, việc đặt hàng chỉ thông qua điện thoại sẽ dễ dàng phát sinh sai sót và gian lận. Vì vậy, XN nên ban hành mẫu đơn đặt hàng có ít nhất 3 liên: 1 liên giao cho người bán, 1 liên giao cho kĩ thuật giữ và liên còn lại lưu tại phòng kế toán. - Khi nhà cung cấp giao nguyên liệu, vật liệu chỉ giao Hóa đơn GTGT khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu nên XN cần yêu cầu nhà cung cấp lập ít nhất 2 liên giấy xác nhận đã giao hàng theo đúng số lượng, chất lượng và có chữ kí của người nhận hàng, 1 liên giao cho thủ kho, liên còn lại giao cho phòng kế toán lưu. - XN nên coi trọng việc lập báo cáo quản trị như báo cáo phân tích nguyên nhân chênh lệch các khoản mục doanh thu, lợi nhuận và đặc biệt là chi phí. 3.2.3 Về thủ tục kiểm soát 3.2.3.1 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ lệ tương đối lớn và đóng vai trò quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu đầu vào cao sẽ ảnh hưởng đến TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 80 chi phí và lợi nhuận của đơn vị sau này. Bên cạnh đó, việc quản lí nguyên vật liệu kém hiệu quả còn thể hiện qua lượng vật tư tồn kho không phù hợp với nhu cầu thi công xây lắp của đơn vị. Chẳng hạn nếu vật tư dự trữ quá ít sẽ ảnh hưởng đến sự liên tục của quá trình hoạt động thi công xây lắp, ngược lại nếu vật tư được dự trữ quá nhiều dẫn đến tăng chi phí bảo quản và ứ đọng vốn, tăng nguy cơ hư hỏng. Vì vậy, ta phải thường xuyên xem xét, điều chỉnh các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với điều kiện tình hình sản xuất thi công của Xí nghiệp, đem lại hiệu quả cao là vấn đề cần thiết. Đối với công tác thu mua vật tư, Xí nghiệp cần phải tổ chức một đội ngũ nhân viên mua hàng có kinh nghiệm, năng động, có khả năng nghiên cứu thị trường, nắm bắt được tình hình biến động của các loại vật tư liên quan về giá cả, chính sách của nhà nước, về loại hàng... Ngoài ra, ban lãnh đạo Xí nghiệp cũng cần sớm đưa ra chính sách hướng dẫn cụ thể về công tác thu mua, quản lí vật tư tại Xí nghiệp, cụ thể: - Xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng, dự trữ sao cho quá trình thi công xây lắp được diễn ra liên tục. - Có chính sách cụ thể về chất lượng và giá cả vật tư mua nhằm xác định thứ tự ưu tiên trong điều kiện mua hàng. - Vật tư thiết bị mua sắm nhất thiết phải đúng chủng loại, số lượng trong kế hoạch đã được duyệt. Trường hợp thay đổi về chủng loại, số lượng phải làm văn bản nêu rõ lí do thay đổi được cấp có thẩm quyền phê duyệt bổ sung trước khi mua sắm. - Bên cạnh đó việc lựa chọn nhà cung cấp cũng là vấn đề cần quan tâm, Xí nghiệp cần phải có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để luôn đảm bảo đầu vào của mình. - Nên tìm kiếm những nhà cung cấp ở gần để thuận lợi hơn trong việc tổ chức thu mua vật tư, giảm được chi phí vận chuyển vật tư về Xí nghiệp. - Việc tổ chức và sắp xếp kho cũng là một thủ tục quan trọng và cần thiết trong việc bảo đảm chất lượng, số lượng vật liệu mua về. Đặc biệt, Xí nghiệp cần tiến hành công tác kiểm kê vật tư định kỳ và xử lí chênh lệch rõ ràng (nếu có). Việc kiểm kê cần được tiến hành luân phiên theo chu kỳ sẽ giúp Xí nghiệp phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu hụt, mất mát, ứ đọng, mất phẩm chất hoặc lỗi thời của vật liệu, nâng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 81 cao trách nhiệm của thủ kho. - Việc bảo quản vật tư phải theo dõi một cách chi tiết, nên mã hoá chúng theo đối tượng sử dụng hay theo nhóm để dễ dàng trong việc bảo quản cũng như xuất dùng. - Đối với một số vật tư tồn đọng lâu ngày, không có nhu cầu sử dụng nữa thì nên giải quyết thanh lí thu hồi vốn. Các vật tư sử dụng thừa cần phải quản lí chặt chẽ khâu hoàn nhập lại kho, những phế liệu có thể tái sử dụng cần được thu hồi tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, chiếm đoạt của những người có liên quan. Sau khi đã đưa ra các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Xí nghiệp cần cho áp dụng ngay vào thực tế tại các công trình xây lắp, bên cạnh đó cũng theo dõi, giám sát quá trình áp dụng này để thấy được hiệu quả của các thủ tục này như thế nào, có thích hợp không. Từ đó sẽ đưa ra các thủ tục bổ sung thích hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình kiểm soát. 3.2.3.2 Đối với chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp cũng đóng một vai trò không nhỏ trong việc cấu tạo nên một thực thể sản phẩm xây lắp. Tuy đã có những thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp rất hữu hiệu, nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót. Do đó, để góp phần quản lí tốt chi phí nhân công trực tiếp, đặc biệt là quản lí tiền lương và nâng cao năng suất lao động của công nhân, Xí nghiệp nên áp dụng một số biện pháp sau: - Để cải thiện được tình trạng làm việc thiếu nghiêm túc, năng suất kém mà vẫn được hưởng lương thì tổ trưởng cần phải thực hiện việc chấm công công khai, nghiêm túc, giám sát chặt chẽ giờ công, ngày công của từng công nhân. - Để góp phần đẩy nhanh tiến độ thi công công trình thì XN phải có chính sách tuyển dụng đầy đủ số nhân công thuê ngoài trước khi thi công, có hồ sơ theo dõi cụ thể các đối tượng thuê ngoài. Bên cạnh đó, cần tổ chức kiểm tra tay nghề công nhân trước khi thuê mướn và cho nhận việc. - Xí nghiệp nên sử dụng dịch vụ của ngân hàng, phát trả lương cho nhân viên qua tài khoản để giảm bớt công việc của phòng kế toán và hạn chế tối đa khả năng xảy TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 82 ra sai phạm. - Xây dựng một chính sách nhân sự hợp lí, có những chính sách khen thưởng và xử phạt rõ ràng tại Xí nghiệp, giúp cho công nhân biết rõ hơn về trách nhiệm của bản thân và ý thức hơn trong việc làm của mình. Luôn tạo mọi điều kiện để công nhân có thể phát huy hết năng lực của mình. 3.2.3.3 Đối với chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh tương đối lớn trong quá trình thi công xây lắp, nó là một nhân tố không thể thiếu tạo nên thực thể sản phẩm xây lắp. Xí nghiệp đă quản lí chi phí này tương đối tốt, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những hạn chế. Sau đây là một số ý kiến sau nhằm tăng cường tốt hơn công tác kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công tại Xí nghiệp: - Xí nghiệp nên thiết lập một đội máy thi công riêng cho mình thay vì phải thuê ngoài để tạo tính chủ động trong quá trình xây lắp và tránh tình trạng phải dừng thi công do không thuê được máy. - Có kế hoạch sử dụng máy thi công cho từng hạn mục công trình hợp lí để tránh tình trạng chờ máy, kéo dài thời gian thi công một cách không cần thiết. - Sau khi tập hợp chi phí sử dụng máy thi công phải tiến hành so sánh với dự toán chi phí sử dụng máy thi công đã sử dụng trước đó để có được con số chênh lệch, từ đó phân tích để tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó, nhằm có được biện pháp thủ tục kiểm soát hợp lí hơn góp phần tăng cường công tác kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công tại đơn vị. 3.2.3.4 Đối với chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là những chi phí không đóng góp trực tiếp vào quá trình thi công xây lắp nhưng lại không thể thiếu, nó góp phần rất lớn trong việc hoàn thành thực thể sản phẩm xây lắp. Chi phí sản xuất chung rất đa dạng và phức tạp nên việc việc kiểm soát rất khó khăn, dễ xảy ra sai sót, gian lận. Xí nghiệp cũng đã có những thủ tục kiểm soát rất hiệu quả để kiểm soát chi phí sản xuất chung, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những tồn tại khó tránh. Sau đây là một số biện pháp góp phần tăng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 83 cường kiểm soát chi phí sản xuất chung tại Xí nghiệp: - Chi phí điện thoại, điện, nước... XN nên xây dựng định mức vì những chi phí này thường có số phát sinh rất lớn và khó kiểm soát và cũng như chi phí tiếp khách, công tác phí cần được kiểm soát một cách chặt chẽ. - Nên đi sâu vào phân tích chi phí thực tế so với chi phí sản xuất chung dự toán nhằm tìm ra nguyên nhân chênh lệch, từ đó có hướng giải quyết và có thể tìm ra những thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung hữu hiệu hơn. Trong chương này, từ những vấn đề còn tồn tại trong thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp 7 – Công ty cổ phần xây lắp Thừa Thiên Huế, khóa luận đã đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện và tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kiểm soát nội bộ hi phí xây lắp tại công ty, gồm: - Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí xây lắp tại công ty - Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty - Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua việc phân tích biến động chi phí xây lắp thực tế phát sinh so với dự toán. Với những giải pháp nêu trên, hy vọng sẽ góp phần vào việc hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty, đem lại hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh cũng như quản lý của doanh nghiệp. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH Ế - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 84 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất nói chung và càng quan trọng hơn trong đơn vị xây lắp nói riêng. Và để tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, mỗi một DN cần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí xây lắp. Sau 3 tháng nghiên cứu, thực tập tại Xí nghiệp xây lắp 7 – Công ty cổ phần Xây lắp Thừa Thiên Huế, tôi đã đạt được những mục tiêu đã đề ra ban đầu cũng như đã có cơ hội tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp để so sánh kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường. Trước khi trình bày phần thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp 7, đề tài đã hệ thống một cách tổng quát cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp. Qua nghiên cứu, so sánh, tìm ra biện pháp khắc phục tôi đã chỉ ra một số hạn chế và đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý cũng như kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp. Mặc dù đã đi sâu nghiên cứu nhưng đề tài không thể tránh khỏi thiếu sót. Đó là tôi chưa có điều kiện đi vào thực tế tại công trường thi công để tìm hiểu sâu hơn về quản lý vật tư tại công trường. Đồng thời, số lượng máy thi công và công nhân lái máy tại Xí nghiệp chủ yếu là của Tổng công ty và thuê ngoài, và còn nhiều yếu tố hạn chế khác. 2. Kiến nghị Hệ thống KSNB ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp. KSNB không chỉ giúp các nhà quản lí sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mà còn giúp DN thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, đối với DN thì xây dụng một hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu với các yếu tố vận hành nhịp nhàng là một sự hỗ trợ rất lớn cho các nhà quản lí. Từ đó đóng góp tích cực vào sự trưởng thành, phát triển của mỗi DN, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 85 Trong thời gian thực tế tại Xí nghiệp xây lắp 7 – công ty cổ phần xây lắp Thừa Thiên Huế em đã có cơ hội tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cũng như các thủ tục kiểm soát áp dụng. Từ đó, tôi có thể so sánh với các kiến thức đã được học trên ghế nhà trường. Do hạn chế về thời gian tìm hiểu và bản thân tôi chưa có kinh nghiệm nên đề tài nghiên cứu chỉ dừng lại ở việc phản ánh thực trạng. Nếu có thời gian tôi mong muốn được nghiên cứu sâu hơn và tìm ra nhiều giải pháp thiết thực hơn. Trong thời gian sắp tới, các đề tài về kiểm soát chi phí xây lắp nên đi sâu vào phân tích và tìm hiểu các yếu tố cấu thành chi phí. Việc trước tiên là phải chú trọng công tác lập dự toán, cách thức xây dựng các định mức NVL, nhân công để có thể kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn. Đồng thời, cần phải so sánh, phân tích chênh lệch giữa định mức với chi phí thực tế, xem tiết kiệm hay lãng phí, phải tìm hiểu rõ nguyên nhân của chênh lệch đó để có biện pháp khắc phục. Ngoài ra, việc phân tích biến động chi phí đóng vai trò rất quan trọng vì từ đó có thể phân tích rõ hơn các chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được để có biện pháp điều chỉnh đến từng đối tượng chịu chi phí nhằm nâng cao khả năng quản trị chi phí tại đơn vị. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TS. Phan Đức Dũng (2006), Kế toán chi phí giá thành, NXB Thống Kê. 2. Hoàng Giang, Hệ thống thông tin kế toán 1, Đại học kinh tế Huế. 3. Huỳnh Lợi (2010), Kế toán chi phí, NXB Giao Thông Vận Tải. 4. PGS.TS Phan Đình Ngân, Nguyễn Thị Thanh Huyền (2009), Kế toán tài chính 2, NXB Đại học Huế. 5. Phan Thị Minh Lý (2008), Nguyên lí kế toán, NXB Đại hoc Huế. 6. Th.S Hồ Phan Minh Đức (2006), Kế toán quản trị, NXB Đại học Huế. 7. PGS.TS Võ Văn Nhị (2009), Kế toán doanh nghiệp xây lắp và kế toán đơn vị chủ đầu tư, NXB Tài Chính, Đại học Kinh Tế TP. Hồ chí Minh. 8. Đỗ Minh Thành (2004), Kế toán xây dựng cơ bản, NXB Thống Kê. 9. Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. 10. Một số đề tài nghiên cứu của năm trước. 11. Một số website:    Webketoan.vn  www.danketoan.comTR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC I NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ BẢNG HỎI NHẰM TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 – CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ I. Môi trường kiểm soát: Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không NA 1. Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có bị chi phối bởi một hoặc một nhóm người không trung thực không? x 2. Tính liêm chính của giám đốc xí nghiệp có được bảo đảm không? x 3.Có quy định về giá trị đạo đức và các giá trị này có được thông tin đến các bộ phận của DN không? x 4. Có quy định nào để giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc về tính chính trực và giá trị đạo đức không? x 5. Các sai phạm về tính chính trực và giá trị đạo đức được xử lý như thế nào? Cách thức xử lý có được quy định rõ và áp dụng đúng đắn? x Sa thải, kiểm điểm, cách chức 6. Giám đốc có lợi ích vượt quá mức bình thường? x 7.Các chính sách, thủ tục qui định hành vi x TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc ứng xử trong Xí nghiệp có được thiết kế đầy đủ và sát thực không? 8.Ban quản lý có nỗ lực trong việc giảm thiểu các hành vi gian lận, thiếu trung thực, vi phạm pháp luật của nhân viên? x 9. Cơ cấu tổ chức có được thiết kế hợp lý và hoạt động có hiệu quả không? x 10. Công ty vận hành một cơ chế đa dạng trong việc phân công trách nhiệm và quyền hạn đối với việc phê chuẩn và thay đổi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh? x 11.Việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán có được cập nhật thường xuyên không? x 12.DN thường có thiên hướng thuê nhân viên có năng lực nhất hay nhân viên tốn ít chi phí nhất? x Nhân viên có năng lực 13.DN xử lý như thế nào đối với nhân viên không có năng lực? x Cho nghỉ việc 14.Có các văn bản quy định chức năng của các nhân viên kế toán không? x 15.Các chính sách về việc thuê mướn, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, nâng bậc, thuyên chuyển có được áp dụng thường xuyên và theo đúng quy định không? x 16.Có các văn bản mô tả và hướng dẫn công việc cho nhân viên không? x 17.Các chính sách, thủ tục trong Xí nghiệp có được thể hiện rõ ràng và được ban hành x TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc cập nhật một cách thường xuyên không? 18.Đường lối chiến lược phát triển có được vạch ra rõ ràng với các mục tiêu thực hiện cụ thể không? x 19.Công tác lập kế hoạch và dự toán (như kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ; kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định; kế hoạch tài chính...) có được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc không? x 20. Mức độ tham gia của các nhà quản lý DN vào quá trình lập BCTC? x Giám sát chặt chẽ II. Hệ thống kế toán: Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không NA 1.Có tồn tại một kế hoạch để phát triển hệ thống máy tính mới thay thế cho hệ thống cũ? x 2.Có tồn tại một quy trình phê chuẩn và xem xét lại ở cuối mỗi giai đoạn quan trọng trong sự phát triển hệ thống mới không? x 3. Các chức danh trong bộ máy kế toán có đầy đủ không? x 4. Nhân viên kế toán được đào tạo chính qui ? x 5. Xí nghiệp áp dụng các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán đảm bảo việc ghi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh? x TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 6. Xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán, hệ thống tài khoản theo qui định của nhà nước? x 7. Hệ thống máy tính (phần mềm) đang sử dụng có đảm bảo thực hiện công tác kế toán tốt? x III. Thủ tục kiểm soát: Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không NA 1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 1.1 Chức năng mua hàng có giao cho một bộ phận độc lập và cần giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện. 1.2 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, chức năng mua vật tư, bảo quản kho và kế toán vật tư, chức năng xuất nhập vật tư với thanh toán tiền cho nhà cung cấp. 1.3 Ban hành các chính sách mua vật tư (Giá, chất lượng) 1.4 Thiết lập các thủ tục mua vật tư và có áp dụng thực tế. 1.5 Thiết lập các thủ tục giao nhận vật tư (kiểm tra về số lượng, chất lượng) 1.6 Xây dựng chính sách lựa chọn nhà cung cấp (giá, chất lượng, khuyến mãi, giảm giá, uy tín, mối quan hệ) 1.7 Công tác mua nguyên vật liệu và mức tồn kho đảm bảo được tiến độ thi công x x x x x x x TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc 1.8 Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lí đảm bảo sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận chức năng. 1.9 Định kỳ phải có sự kiểm tra, kiểm kê vật tư... 1.10 Tổ chức một bộ phận đảm nhiệm chức năng kiểm soát chất lượng sản phẩm xây lắp nhưng phải độc lập với chức năng thực hiện xây lắp. 1.11 Xây dựng định mức, dự toán chi phí sản xuất 1.12 Việc kiểm tra quá trình xuất nhâp kho vật tư phải được tiến hành bởi cá nhân, bộ phận độc lập cá nhân, bộ phận quản lí vật tư. 1.13 Định kỳ hay đột xuất, nhà quản lý sẽ kiểm tra khối lượng xây lắp hoàn thành và căn cứ vào định mức để tính ra lượng nguyên vật liệu tiêu hao, đánh giá hiệu qủa sử dụng nguyên vật liệu. 1.14 Ban hành các hình thức xử phạt đối với những cá nhân lạm dụng quyền hạn để thực hiện những hành vi gian lận. x x x x x x x 2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: 2.1 Phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa nhân viên có nhiệm vụ ghi chép bảng chấm công và nhân viên cóa nhiệm vụ thanh toán lương. 2.2 Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương: Bao gồm bảng theo dõi lao động, bảng x x TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc chấm công, Bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành 2.3 Định kỳ và đột xuất có thể kiểm tra số lượng công nhân làm việc tại công trình. 2.4 Đối chiếu với danh sách hiện tại của đơn vị. 2.5 Ban hành các chính sách tiền lương rõ ràng. 2.6 Bộ phận nhân sự phải thông báo kịp thời mọi biến động về nhân sự và tiền lương, và bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các biến động này. 2.7 Việc kiểm tra tính bảng lương phải giao cho nhân viên độc lập với nhân viên thực hiện việc tính lương, lập bảng chấm công 2.8 Công nhân có được thanh toán lương đúng về số lượng (tổng lương và tiền lương thực nhận sau khi trừ một số khoản) . 2.9 Thực tế công nhân có được trả lương đúng người, đúng việc không? 2.10Hạch toán kế toán cho tổng chi phí lương và các khoản trích theo lương có được tính toán và tổng hợp có chính xác không? x x x x x x x x 3. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: 3.1 Xí nghiệp có tổ chức một đội máy thi công riêng phục vụ xây lắp cho toàn bộ các công trình. 3.2 Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng liên quan đến máy thi công nhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau. 3.3 Bộ phận quản lý máy thi công thực hiện x x x TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc việc kiểm soát máy móc thường xuyên, tổ chức giám sát việc vận hành máy của công nhân. 3.4 Bộ phận ghi chép sổ sách riêng 3.5 Định kì kiểm kê máy thi công để hạn chế việc lạm dụng, sử dụng máy thi công sai mục đích, kiểm tra đánh giá tình trạng kỹ thuật của máy để kịp thời nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng phục vụ thi công công trình. 3.6 Trường hợp máy thi công thuê ngoài, chi phí sử dụng máy thi công là có thật, có chứng từ chứng minh đầy đủ. x x x 4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung: 4.1 Khấu hao tài sản cố định có được tính đúng theo các qui định hiện hành không? 4.2 Có thực hiện kiểm kê tài sản theo đúng qui định không? 4.3Doanh nghiệp có theo dõi riêng các tài sản cố định không cần dùng chờ thanh lý không? 4.4 Việc tính khấu hao tài sản cố định có nhất quán với năm trước không? 4.5Các tài sản cố định được ghi sổ có thực tồn tại và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp không? 4.6 Các khoản trích theo lương có chính xác, đầy đủ và tuân thủ qui định của nhà nước không? 4.7 Có sự kiểm soát xuất CCDC dùng và việc phân bổ chi phí dựa trên tiêu thức hợp lý. x x x x x x x TSCĐ của XN chủ yếu là thuê hoạt động nên không ghi nhận và tính khấu hao. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc Phụ lục 2: Bảng tổng hợp xuất vật tư CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP TT HUẾ XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 BẢNG TỔNG HỢP VẬT TƯ XUẤT Từ ngày 23 đến ngày 31 tháng 12 năm 2012 Công trình: Trường THCS Nguyễn Tri Phương Ngày Số phiếu Tổng hợp vật tư xuất Sắt F10 Sắt F6 Sắt F12 Sắt F14 23/12/2012 734 36,000 785,680 115,000 - 24/12/2012 735 45,000 78,900 589,700 900,560 25/12/2012 736 68,000 111,450 45,678 200,450 26/12/2012 737 - 45,800 345,890 78,670 27/12/2012 738 43,500 23,900 78,340 500,670 28/12/2012 739 65,870 57,800 200,000 115,430 29/12/2012 740 15,000 500,300 35,797 45,000 30/12/2012 741 76,900 - 567,899 - 31/12/2012 741 12,850 13,670 9,696 758,220 CỘNG 363,120 1617,500 1988,000 2599,000 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Kế toán vật tư Thủ kho TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc Phụ lục 3: Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu CN CÔNG TY CP XÂY LẮP TT HUẾ ĐƠN VỊ: XNXL7 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU (Có đến 0 giờ ngày tháng năm ) Hôm nay, ngày tháng năm . tại đơn vị: Xí nghiệp xây lắp 7 Hội đồng kiểm kê chúng tôi gồm có: Đại diện: Công ty Xây lắp TT Huế 1. Ông (bà): Lê Thị Khánh Vân Chức vụ: Kế toán Đại diện: Xí nghiệp Xây lắp 7 1. Ông (bà): Dương Anh Vũ Chức vụ: Giám đốc 2. Ông (bà): Nguyễn Lê Minh Thư Chức vụ: Kế toán Số Tên vật tư, dụng cụ, tài sản Đơn tính Tồn kho theo sổ sách Tồn kho theo thực tế Số chênh lệch Slượng Số tiền Slượng Số tiền Slượng Số tiền I CÔNG TRÌNH: VĂN PHÒNG 28 LÝ THƯỜNG KIỆT 21.575.000 21.575.000 1 Dây điện VC 2x6 m 200,0 5.300.000 200,0 5.300.000 2 Dây điện CV 2x4 m 730,0 16.275.000 730,0 16.275.000 VII CÔNG TRÌNH: HỌC VIỆN- ĐÀI PHUN NƯỚC 14.831.819 - 14.831.819 1 Gạch đất nung 30x30 cái 145,0 13.181.819 145,0 13.181.819 2 Đèn đài phun Bộ 3,0 1.650.000 3,0 1.650.000 - Cộng 545.116.914 545.116.914 ĐẠI DIỆN CÔNG TY XÂY LẮP TT HUẾ ĐẠI DIỆN XN XÂY LẮP 7 LÊ THỊ KHÁNH VÂN DƯƠNG ANH VŨ NGUYỄN LÊ MINH THƯ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc Phụ lục 4: Giấy đề nghị thanh toán CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------ GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Tôi tên là : Trương Đức Diệp Công tác tại : Công trình Trường THCS Nguyễn Tri Phương – Khối hội trường nhà truyền thống. Đề nghị thanh toán số tiền là: 31.415.000 đ Bằng chữ : Ba mươi mốt triệu, bốn trăm mười lăm ngàn đồng chẵn. Lý do : Thanh toán tiền nhân công Chứng từ gốc: có bảng khối lượng kèm theo DUYỆT CHI Giám đốc GHI NỢ TK Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 12 năm 2012 Người đề nghị TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Thị Như Ngọc Phụ lục 5: Bảng nghiệm thu khối lượng CÔNG TY CP XÂY LẮP TT HUẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BẢNG NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG CÔNG TRÌNH: TRƯỜNG THCS NGUYỄN TRI PHƯƠNG HẠNG MỤC: KHỐI HỘI TRƯỜNG – NHÀ TRUYỀN THỐNG TÊN CÁ NHÂN, ĐƠN VỊ SẢN XUẤT: TRƯƠNG ĐỨC DIỆP Số TT TÊN SẢN PHẨM CÔNG VIỆC ĐVT KHỐI LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN 1 GCLD Cốt thép xà dầm giằng tấn 8,03 2.300.000 18.469.000 2 GLCD cốt thép sàn mái tấn 4,52 2.300.000 10.396.000 3 Công dọn vệ sinh công 17,00 150.000 2.550.000 CỘNG 31.415.000 Ba mươi mốt triệu, bốn trăm mười lăm nghìn đồng Huế, ngày 30 tháng 12 năm 2012 TỔ SẢN XUẤT CÁN BỘ KỸ THUẬT KẾ TOÁN ĐƠN VỊ TRƯỞNG TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ