Khóa luận Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - Thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn hoành sơn Hà Tĩnh

h về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá bán: + Công ty không có bảng giá quy định áp dụng trong thời gian 1 năm mà bảng giá được lập theo từng địa điểm. + Chiết khấu thương mại: công ty không có chính sách cụ thể mà đối với từng đơn đặt hàng, tùy loại hàng thì có một mức chiết khấu phù hợp nhưng chủ yếu là theo thỏa thuận giữa công ty và KH. + Giảm giá hàng bán: công ty không có quy định định mức cụ thể mà tùy vào sản lượng mua của KH trong tháng mà công ty có chính sách hoa hồng và giảm giá theo sản lượng khác nhau. Trư ờng Đạ i họ Kin tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 42 - Ký kết hợp đồng: công ty ký kết hợp đồng với khách hàng dựa trên yêu cầu của KH và khả năng đáp ứng của công ty. - Phương thức bán hàng: + Phương thức bán buôn: bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng của KH. + Phương thức bán lẻ qua các đại lý: hợp đồng với đại lý được công ty ký 1 năm 1 lần và được sử dụng xuyên suốt trong năm đó. 2.2.2.2. KSNB nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn a) Đối với việc nhận và xét duyệt Đơn đặt hàng của KH  Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị: - Đơn đặt hàng đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác. - Đơn đặt hàng giao đúng bộ phận. - Đơn đặt hàng phải có hiệu lực, đầy đủ chữ ký theo yêu cầu. - Đơn đặt hàng phải được kiểm tra, xem xét trước khi phê duyệt. - Đơn đặt hàng được phê duyệt đúng đắn.  Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị: - Bằng fax Đơn đặt hàng hoặc thông qua người đại diện được KH cử đến. - Đơn đặt hàng không theo mẫu tiêu chuẩn mà do KH tự lập, bao gồm các thông tin như tên khách hàng, loại hàng, số lượng... - Phòng kinh doanh xác minh lại đơn đặt hàng, thông tin về khách hàng và dự trữ hàng tồn kho. - Sau đó, nếu đơn đặt hàng đạt tiêu chuẩn, đảm bảo yêu cầu và số lượng dự trữ hàng trong kho đủ để cung cấp theo chủng loại, số lượng, mẫu mã như trên ĐĐH thì trưởng Phòng kinh doanh ký duyệt đơn đặt hàng của KH. - Việc phê chuẩn phải để lại dấu vết như có ký chữ, đóng dấu xác nhận, phải được đánh số thứ tự trước và được lập thành nhiều liên. Trư ờng Đạ i ọ c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 43 Lưu đồ lập và luân chuyển đơn đặt hàng: Khách hàng Phòng kinh doanh Phòng kế toán ĐĐH bao gồm: - Tên KH - Loại hàng - Số lượng - Ngày tháng giao hàng - Địa điểm - - Kiểm tra ĐĐH đã có chữ ký của KH. - Kiểm tra các yêu cầu trên ĐĐH đã đầy đủ, rõ ràng chưa. - Xem xét số lượng, chủng loại hàng còn trong kho để bán có đủ đáp ứng theo yêu cầu của KH. ĐĐH đã ký xác nhận Sau khi kiểm tra xong trưởng phòng kinh doanh sẽ ký duyệt xác nhận ĐĐH ĐĐH đã duyệt Lưu ĐĐH để theo dõi nghiệp vụ bán hàng Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 44 - Đơn đặt hàng của KH: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -- - - - - -***- - -- - - - Đà Nẵng, ngày 02 tháng 03 năm 2012 ĐƠN ĐẶT HÀNG BÊN A (Bên mua): CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI DV NGỌC MINH TÂM - Địa chỉ: 74 Hải Hồ - P. Thanh Bình – Q. Hải Châu – TP. Đà Nẵng - Điện thoại: 05113829570 Fax: 05113530610 - Tài khoản: 0041001150345 Tại ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng - MST: 0401381627 BÊN B (Bên bán): CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN - Địa chỉ: Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh - Điện thoại: 093.833.053 Fax: 0393 575 999 - Tài khoản: 102010000414991 Tại ngân hàng công thương Hà Tĩnh - MST: 3000214365 STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá(VND) Thành tiền (VND) 1 Xi măng Bỉm Sơn Bao 460 75,000 34,500,000 2 Địa điểm và thời gian giao hàng: Bên B giao hàng cho bên A tại địa điểm: tại kho của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn Thời gian giao hàng: 10/03/2012 Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Xác nhận đồng ý của khách hàng Họ tên (Ký và đóng dấu) Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 45 - Từ đơn đặt hàng của KH, công ty không lập giấy xác nhận mà bộ phận kinh doanh xem xét và ký xác nhận ngay trên đơn đặt hàng. Nhận xét về thủ tục kiểm soát của công ty: - Công ty thực hiện việc kiểm soát về xét duyệt ĐĐH khá tốt, giảm thiểu được các rủi ro khi nhận ĐĐH cũng như rủi ro KH giả mạo. - Đơn đặt hàng sau khi được phòng kinh doanh ký duyệt được chuyển đến phòng kế toán, điều này tạo ra sự kiểm soát chéo và giúp bộ phận kế toán dễ theo dõi, đối chiếu. b) Đối với việc phê duyệt bán chịu  Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị: - Bán hàng theo hạn mức tín dụng. - Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính tốt, có khả năng thanh toán.  Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị: - Việc xét duyệt bán chịu dựa trên chính sách bán hàng, quy định của công ty. - Đối với khách hàng lâu năm thì việc xét duyệt bán chịu chủ yếu là dựa trên sự tin tưởng, tín nhiệm của công ty đối với khách hàng. - Đối với các khách hàng mới, khi có yêu cầu mua chịu thì ban giám đốc công ty xem xét và ký duyệt thông qua hợp đồng với khách hàng. - Việc xét duyệt bán chịu do Tổng GĐ phê duyệt hoặc ủy quyền cho P. Tổng GĐ phê duyệt. - Công ty cho phép KH mua nợ nhưng phải có bảo lãnh của ngân hàng về số nợ đó. Sơ đồ luân chuyển đối với việc kiểm soát xét duyệt bán chịu tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn: Trư ờng Đạ i họ c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 46 Nhận xét: - Thủ tục kiểm soát của công ty về xét duyệt bán chịu khá tốt, tương đối chặt chẽ. - Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm tra tín dụng, tìm hiểu thông tin khách hàng. - Đối với những KH cũ do đã có mối quan hệ quen biết lâu năm nên thường bỏ qua một số thủ tục kiểm soát. c) Đối với việc chuyển giao hàng và lập hóa đơn - Đối với việc xuất kho hàng  Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị: - Giao hàng đúng đối tượng khách hàng. - Giao hàng đúng số lượng, chủng loại, hàng hóa còn nguyên vẹn. - Giao hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận. - Thủ tục lập PXK phải đúng trình tự và PXK phải được ghi sổ đầy đủ.  Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị: - Phân ly trách nhiệm giữa thủ kho và kế toán bán hàng. - Phiếu xuất kho được lập nhiều liên và phải được đánh số thứ tự trước. KH cũ KH mới Tổng GĐKế toán công nợPhòng kinh doanh Yêu cầu được mua chịu - Căn cứ vào quy định của công ty. - Xem xét, tìm hiểu thông tin về KH từ phòng kế toán. Ký duyệt bán chịu HĐ bảo lãnh, cam kết trả nợ - Đối chiếu công nợ KH. - Sổ chi tiết khoản PTKH. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 47 - Thủ kho sau khi kiểm tra số lượng, mẫu mã cần thiết và chỉ xuất kho khi Phiếu xuất kho đã có sự phê duyệt. Sau đó, thủ kho sẽ ký xác nhận số lượng thực xuất về lô hàng vào phần của thủ kho trên hóa đơn và lập phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho gồm 4 liên: 1 liên gốc lưu tại bộ phận kinh doanh để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu, 1 liên thủ kho giữ lại xem như lệnh xuất kho, 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, HTK và 1 liên KH giữ để làm cơ sở đối chiếu với việc nhập kho tại kho của KH. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 03 năm 2012 Số 126 Nợ: 632 Có: 156 - Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Xuân Đức Địa chỉ (bộ phận): Công ty cp Thương Mại DV Ngọc Minh Tâm - Lý do xuất kho: Xuất bán - Xuất tại kho: Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bỉm Sơn Bao 460 760 70,000 32,200,000 Cộng 460 760 70,000 32,200,000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Ba mươi hai triệu, hai trăm nghìn đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: 1 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 48 - Lưu đồ lập, luân chuyển Phiếu xuất kho ở công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn: Phòng KDKhách hàng Thủ kho Phòng kế toán tài chính ĐĐH đã phê duyệt Đơn đặt hàng N Phiếu xuất kho PXK đã ký xác nhận Xuất hàng, ký xác nhận phiếu xuất kho ĐĐH đã phê duyệt Tổng GĐ Ký PXK đã xác nhận,ký phê duyệt Ký N N A AXem xét, ký phê duyệt Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 49 Giải thích lưu đồ: - Khách hàng lập đơn đặt hàng gửi bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, hình thức thanh toán, ngày tháng giao hàng,địa điểm...gửi đến phòng kinh doanh. - Phòng kinh doanh kiểm tra, xem xét các yêu cầu trên đơn đặt hàng đã đầy đủ, rõ ràng chưa và dự trữ hàng tồn kho xem có đủ và đáp ứng đúng theo yêu cầu trên đơn hàng. Nếu như đơn đặt hàng đảm bảo các yêu cầu và dự trữ hàng trong kho đáp ứng đủ thì trưởng phòng kinh doanh ký phê duyệt ĐĐH. - Căn cứ ĐĐH đã phê duyệt, thủ kho lập PXK gồm 4 liên và tiến hành xuất hàng cho KH. Sau khi xuất xong hàng, thủ kho và KH cùng ký xác nhận trên PXK. - Tiếp đó, trình PXK cho Tổng GĐ ký duyệt, thường là trình ký theo định kỳ, vì PXK đã được kiểm tra, ký duyệt ở bộ phận kinh doanh nên Tổng GĐ chỉ kiểm tra lại và ký duyệt. - 1 liên gốc của PXK thủ kho giữ, 1 liên được gửi đến bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán, 1 liên gửi đến phòng kinh doanh, 1 liên đưa cho KH để đối chiếu khi cần thiết. - Đối với việc lập hóa đơn  Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị: + Hoá đơn được lập đúng về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của KH. + Hóa đơn có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu. + Hóa đơn được lưu trữ đầy đủ. + Hóa đơn được lập là có thật. + Hóa đơn được ghi sổ đầy đủ, chính xác.  Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị: - Trước khi lập hóa đơn phải kiểm tra sự khớp đúng giữa ĐĐH với Phiếu xuất kho đã được phê duyệt do các bộ phận khác gửi tới. - Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn - Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên gồm 5 chữ ký của người mua hàng, người bán hàng, thủ kho, kế toán trưởng và GĐ (Phụ lục 2) - Hóa đơn lúc này được xem như lệnh xuất hàng, KH sẽ ký vào phần người mua hàng trên hóa đơn. Sau đó, liên 1 của hóa đơn (liên tím) giữ lại tại phòng kế toán; liên 2 và liên 3 (liên xanh và liên đỏ) giao cho KH chuyển đến quầy thu ngân để thanh toán. Thủ quỹ ở quầy thu ngân sẽ kiểm tra số lượng và đơn giá của hàng hóa được ghi trên Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 50 hóa đơn và thu tiền của KH đúng số tiền đã được kế toán ghi trên hóa đơn rồi ký tên lên hóa đơn, giữ lại liên 2 và trả lại cho KH liên 3. KH sẽ cầm tờ liên 2 trình lại phòng kế toán kiểm tra là đã thanh toán tiền hay chưa và đưa số hàng hóa muốn mua ra khỏi cổng công ty. - Hóa đơn phải được đánh số thứ tự trước. Sơ đồ lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT: Phòng kế toán tài chính Khách hàng Thủ quỹTổng GĐ Căn cứ ĐĐH, PXK Ký Ký duyệt Hóa đơn GTGT N Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Thu tiền,ký Hóa đơn GTGT A A Hóa đơn GTGT N Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 51 Nhận xét: - Thủ tục khi chuyển giao hàng và lập hóa đơn cho hàng bán công ty thực hiện khá tốt. - Tuy nhiên, đối với việc lập hóa đơn do kế toán bán hàng lập, chưa có người độc lập kiểm tra hóa đơn. d) Kiểm soát việc ghi nhận và theo dõi doanh thu tiêu thụ  Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị: - Doanh thu chỉ được ghi nhận tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa. - Ghi nhận doanh thu tiêu thụ đúng, đủ. - Doanh thu phải được phân loại hợp lý: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu nội bộ và doanh thu khác. - Việc theo dõi diễn ra thường xuyên, liên tục. - Tiến hành đối chiếu theo định kỳ.  Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị: - Kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT và Đơn đặt hàng đã được phê duyệt tiến hành ghi sổ doanh thu tiêu thụ. Việc ghi sổ được kế toán bán hàng thực hiện hàng ngày. - Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp tập hợp các chứng từ ghi sổ mỗi tháng để lên sổ Cái chi tiết TK 511. - Hàng tháng căn cứ vào báo cáo bán hàng mà đại lý gửi đến, bộ phận kinh doanh lập hóa đơn GTGT, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu. - Cuối mỗi quý, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng hàng với doanh thu tiêu thụ. Trư ờng Đạ i ọ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 52 BẢNG TỔNG HỢP HÀNG BÁN RA Quý I/2012 STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Doanh thu 1 Xi măng Bỉm Sơn Bao 100 7,500,000 2 Xi măng Bỉm Sơn Bao 300 22,500,000 ..... ....... ...... ........ ....... 4 Xi măng Hoàng Mai Bao 63 4,756,108 5 Xi măng Hoàng Mai Bao 23 1,710,665 ..... ....... ....... ......... ......... ..... ....... ....... ......... ......... Tổng cộng 13,426,016,872 SỔ CÁI Tài khoản: 5112 Quý I/2012 TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tổng cộng TK 131 4,247,641,000 4,564,170,000 4,614,205,872 13,426,016,872 Cộng PS Có 4,247,641,000 4,564,170,000 4,614,205,872 13,426,016,872 TK 911 4,247,641,000 4,564,170,000 4,614,205,872 13,426,016,872 TK 531 0 0 0 0 TK 532 0 0 0 0 Cộng PS Nợ 4,247,641,000 4,564,170,000 4,614,205,872 13,426,016,872 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 53 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO HÀNG HÓA Tháng 3/2012 STT Tên, quy cách sản phẩm hàng hóa Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ A B 1 2 3 4 1 Xi măng Bỉm Sơn 5,232,000 4,352,997 6,305,254 3,279,743 2 Xi măng Hoàng Mai 1,265,425 3,902,000 3,589,273 1,578,152 3 Đạm Phú Mỹ 2,000,000 5,962,038 6,891,234 1,070,804 ...... 5 Phân bón Lâm Thao 4,090,909 8,789,110 4,334,299 8,545,720 ...... 7 Xi măng Bỉm Sơn 3,272,850 6,369,673 5,752,232 3,890,291 ..... 9 Xi măng Hoàng Mai 4.215.325 1,265,425 1,710,665 3,770,085 ..... Nhận xét: - Việc ghi nhận doanh thu chưa được kiểm soát tốt và không thường xuyên vì việc đối chiếu chỉ được thực hiện vào cuối mỗi quý. - Việc kiêm nhiệm chức năng trong quá trình ghi nhận và theo dõi doanh thu tiêu thụ vẫn xảy ra, đây chính là một hạn chế, có thể dẫn tới rủi ro, gian lận. e) Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu  Mục tiêu kiểm soát tại đơn vị: - Nhận hàng bán bị trả lại đúng và đủ số lượng, chủng loại hàng. - Hàng bán bị trả lại vì không đạt chất lượng và nguyên nhân phát sinh từ phía công ty. - Chính sách chiết khấu thương mại rõ ràng, hợp lý.  Thủ tục kiểm soát thực tế tại đơn vị: - Đối với các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 54 + Chiết khấu thương mại được trừ trực tiếp trên hóa đơn, đã được phòng kinh doanh thỏa thuận với KH và phải được Tổng giám đốc ký phê duyệt. + Giảm giá hàng bán thường không xảy ra, trừ trường hợp KH yêu cầu sau khi nhận hàng, tuy nhiên công ty thường đổi hàng cho KH. + Nếu Tổng GĐ duyệt cho giảm giá thì phòng kinh doanh lập hóa đơn điều chỉnh. - Đối với hàng bán bị trả lại: + Việc xét duyệt hàng bị trả lại phải do Tổng GĐ của công ty ký phê duyệt. + Khi khách hàng trả lại hàng cho công ty thì phòng kinh doanh có nhiệm vụ nhận lại hàng kèm theo các chứng từ liên quan. + Những khách hàng bán theo hợp đồng phải làm biên bản đề nghị trả lại hàng, nếu được ký duyệt thì sẽ giao nhận hàng trả lại. Nhận xét: - Công ty đã xây dựng thủ tục kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu khá tốt. - Cuối kỳ kế toán tổng hợp kết chuyển các khoản này và xác định doanh thu thuần, giúp ngăn chặn được trường hợp kế toán bán hàng vừa ghi sổ nghiệp vụ bán hàng vừa lập doanh sách các khoản giảm giá. - Tuy nhiên, công ty không có chính sách chiết khấu, giảm giá rõ ràng, điều ngày sẽ dẫn đến rủi ro không kiểm soát được việc xét duyệt và thực hiện. 2.2.2.3. KSNB đối với khoản phải thu khách hàng a) Theo dõi và quản lý khoản nợ phải thu khách hàng Mục tiêu kiểm soát: - Theo dõi kịp thời các khoản phải thu khách hàng. - Ngăn ngừa việc bán hàng vượt hạn mức tín dụng. - Các khoản phải thu phải được ghi sổ đầy đủ, chính xác. - Hạn chế đến mức thấp nhất các khoản nợ khó đòi.  Thủ tục kiểm soát: - Ngay sau khi nhận được chứng từ hóa đơn GTGT, Phiếu thu và Giấy báo Có, kế toán công nợ theo dõi rồi ghi vào sổ theo dõi chi tiết công nợ. - Hàng tháng, kế toán công nợ báo cáo về tình hình công nợ của khách hàng, những khách hàng nào đã đến hạn trả nợ, những khách hàng nào đã quá hạn trả nợ cho kế toán trưởng. Trư ờng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 55 - Khi khách hàng trả nợ kế toán công nợ ghi giảm khoản phải thu. Trong trường hợp giảm giá phát sinh ngoài hợp đồng, hàng bán trả lại thì kế toán công nợ căn cứ vào biên bản giao nhận hàng, hóa đơn GTGT để ghi giảm các khoản phải thu. SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty cp Thương Mại DV Ngọc Minh Tâm Địa chỉ: 74 Hải Hồ - P. Thanh Bình – Q. Hải Châu – TP. Đà Nẵng Điện thoại: 05113829570 Fax: 05113530610 Tài khoản: 0041001150345 Tại ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng MST: 0401381627 Công nợ từ ngày 1/3/2012 đến ngày 31/3/2012 STT Ngày SHCT Hạn nợ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có Số dư đầu kỳ 35.548.650 08/03 0086525 30 ngày Bán theo hợp đồng 5112, 3331 159.228.300 .............. ............. ............ Nhận xét: - Các thủ tục kiểm soát của công ty trước khi ghi nhận khoản phải thu khách hàng là tương đối tốt, đảm bảo được tính xác thực, khách quan của thông tin và đạt được mục tiêu kiểm soát. - Tuy nhiên, công tác quản lý nợ của công ty còn mang tính tự phát, công ty không lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng theo định kỳ hàng tháng mà chỉ lập khi có yêu cầu. b) Tổ chức công tác thu hồi nợ  Mục tiêu kiểm soát: - Đôn đốc việc thu hồi nợ. - Thu hồi nợ đúng, đủ, kịp thời.  Thủ tục kiểm soát: - Hàng tháng, kế toán công nợ báo cáo cho khách hàng các khoản nợ đến hạn hay quá hạn. - Sau đó, lập giấy đề nghị thanh toán gửi đến khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 56 - Sau thời hạn gửi giấy đề nghị thanh toán 1 tuần, nếu khách hàng vẫn không trả nợ theo yêu cầu thì Tổng GĐ hoặc kế toán trưởng cử 2 nhân viên của công ty trực tiếp đi thu nợ. - Sau khi đi thu nợ về, 2 nhân viên này báo cáo lại tình hình thu nợ cho kế toán trưởng để có biện pháp xử lý đối với số tiền khách hàng đang nợ công ty. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 57 CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh Mẫu số: 05 – TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 19 tháng 3 năm.2012 Kính gửi: .Giám đốc Công ty TNHH Quốc Toản Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Thị Phượng Bộ phận (hoặc địa chỉ): Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua Xi măng Số tiền: 9.349.850 (Viết bằng chữ): Chín triệu, ba trăm bốn mươi chín nghìn tám trăm năm mươi đồng. (Kèm theo: 01 chứng từ gốc) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người duyệt (Ký, họ tên) Nhận xét: - Công tác thu hồi nợ tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn tương đối tốt. - Nhân viên thu hồi nợ chỉ được đi thu hồi nợ khi có sự chỉ định, đồng ý của Tổng GĐ, kế toán trưởng. - Tuy nhiên, công tác thu hồi nợ tại công ty vẫn còn một số hạn chế như: + Công ty chưa có một tổ đi thu hồi nợ bằng văn bản, chưa có người tổ trưởng, chịu trách nhiệm riêng trong công tác đi hồi nợ. + Việc công ty không lập biên bản đối chiếu công nợ thường xuyên gây khó khăn khi nhân viên đi thu hồi nợ. c) Lập dự phòng và xóa sổ các khoản nợ phải thu  Mục tiêu kiểm soát: - Hạn chế các rủi ro, gian lận có thể xảy ra. - Việc xét duyệt đối với việc xóa sổ các khoản nợ phải thu được quy định một cách chặt chẽ. - Theo dõi thường xuyên các khoản lập dự phòng. Trư ờ Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 58  Thủ tục kiểm soát: - Công ty thực hiện theo Thông ty số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 2 năm 2006 của BTC. - Cuối năm, kế toán công nợ và kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu đã quá hạn. - Sau đó, đưa ra cuộc họp với ban giám đốc vào cuối năm và căn cứ vào biên bản họp đã có sự thống nhất của ban giám đốc kế toán tổng hợp tiến hành trích lập dự phòng. - Khi xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi phải dựa vào báo cáo của kế toán trưởng, dựa vào bằng chứng xác thực mới cho xóa sổ. - Việc xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Tổng GĐ và kế toán trưởng. Nhận xét: - Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi được công ty thực hiện rất nghiêm túc chặt chẽ, đúng quy định. - Việc xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi chỉ được thực hiện khi được sự cho phép của Tổng GĐ và kế toán trưởng. Đồng thời đều phải dựa trên những bằng chứng có thực, đã được kiểm định. 2.2.2.4. KSNB nghiệp vụ thu tiền a) KSNB nghiệp vụ thu tiền mặt Mục tiêu kiểm soát: - Thu tiền đủ, đúng số tiền thực bán. - Ghi sổ đầy đủ, chính xác. - Hạn chế gian lận. Thủ tục kiểm soát: - KH trả tiền, bộ phận kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên, 1 liên lưu ở bộ phận kế toán - tài chính, 1 liên lưu ở thủ quỹ xem như lệnh thu tiền và 1 liên giao cho KH để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền. - Phiếu thu được đánh số thứ tự trước khi sử dụng và đóng dấu đã thanh toán. Có 5 chữ ký: GĐ, kế toán trưởng, người nộp phiếu, người lập phiếu, thủ quỹ. - Thủ quỹ kiểm tra tiền nếu đầy đủ thì ký xác nhận. Trư ờng Đạ học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 59 - Tách biệt trách nhiệm giữa người ghi sổ và người thu tiền: phiếu thu được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, kế toán bán hàng lập bảng kê thu tiền sau này đối chiếu với số dư tiền mặt tồn quỹ. - Cuối tuần đối chiếu, kiểm kê quỹ có sự chứng kiến của kế toán trưởng. CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Trung Lễ- Đức Thọ- Hà Tĩnh Mẫu số 01-TT (Ban hành theo QĐ số 48/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Số: 14 Ngày 02 tháng 03 năm 2012 Nợ : 111 Có : 131 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hồng Địa chỉ: Tại kho Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoành Sơn Lý do nộp tiền: Xuất bán Xi măng Bỉm Sơn Số tiền: 34.784.750 đ (viết bằng chữ) Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi tư nghìn bảy trăm năm mươi đồng. Kèm theo: 1 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nộp phiếu (ký, họ tên (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) Đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ): Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi tư ngàn bảy trăm năm mươi đồng + Tỷ giá ngoại tệ ( vàng bạc, đá quý ): + Số tiền quy đổi: Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 60 - Sơ đồ lập và lưu chuyển Phiếu thu: Khách hàng Bộ phận kế toán tài chính Tổng GĐ Thủ quỹ Trả tiền hàng Ký Bộ chứng từ: HĐ GTGT, PXK, ĐĐH Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu N N Thu tiền, ký xác nhận Ký duyệt Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 61 CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ _BTC ngày 1/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tháng 3/2012 NT Số hiệu Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi TồnSố dư đầu kỳ 15,635,134,780 02/03 14 Bán xi măng 34,784,750 15,669,919,530 05/03 35 Nhập phân bón LâmThao 86,941,100 8,694,110 15,582,978,430 15,574,284,320 ... ................. ........ 07/03 15 Thanh lý, bán một sốphụ tùng 9,585,200 958,520 15,583,869,520 15,584,828,040 08/03 36 Chi tạm ứng 10,000,000 15,574,828,040 .... .................. .............. 10/03 37 Mua máy vi tính 6,562,500656,250 15,568,265,540 15,567,609,290 11/03 16 Bán xi măng cho đạilý.... 31,622,500 3,162,250 15,599,231,790 15,602,394,040 12/03 38 Doanh nghiệp thanhtoán nợ 315,769,000 15,286,625,040 ....... ........... ........... 15/03 17 Rút tiền gửi NH vềnhập quỹ TM 670,000,000 15,956,625,040 16/03 18 Chị Liên TT tiền hàng 45,000,000 16,001,625,040 17/03 39 Thuê sữa chửa nhà kho 4,100,000410,000 15,997,525,040 15,997,115,040 ..... .............. .......... 22/03 19 Thanh toán tiền vật tưthừa 3,245,000 16,000,360,040 25/03 40 Rút tiền mặt đem gửiNH 150,000,000 15,850,360,040 ....... .......... ............ 28/03 20 Xuất bán đạm Phú Mỹvà phân bón Lâm Thao 329,000,000 32,900,000 16,179,360,040 16,212,260,040 28/03 41 Thanh toán tiền điện 3,400,000340,000 16,208,860,040 16,208,520,040 Cộng số phát sinh 1,160,258,220 586,872,960 Số dư cuối kỳ 16,208,520,040Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 62 CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ _BTC ngày 1/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính) SỔ CHI TIẾT TIỀN MẶT Tháng 3/2012 NT GS Số hiệu Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số tồn Thu Chi Thu Chi Sốdư đầu kỳ 15,635,134,780 02/03 14 Bán xi măng 131 34,784,750 15,669,919,530 05/03 35 Nhập phân bón... 156 133 86,941,100 8,694,110 15,582,978,430 15,574,284,320 ..... ............. ............. 07/03 15 Thanh lý, bán một số phụ tùng 711 333 9,585,200 958,520 15,583,869,520 15,584,828,040 08/03 36 Chi tạm ứng 141 10,000,000 15,574,828,040 ..... ......... ........... 10/03 37 Mua máy vi tính 211 133 6,562,500 656,250 15,568,265,540 15,567,609,290 11/03 16 Bán xi măng cho đại lý.... 131 31,622,500 3,162,250 15,599,231,790 15,602,394,040 12/03 38 Doanh nghiệp thanh toán nợ 331 315,769,000 15,286,625,040 ...... .......... .......... 15/03 17 Rút tiền gửi NH về nhập quỹ TM 112 670,000,000 15,956,625,040 16/03 18 Chị Liên TT tiền hàng 131 45,000,000 16,001,625,040 17/03 39 Thuê sữa chửa nhà kho 241 133 4,100,000 410,000 15,997,525,040 15,997,115,040 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 63 ..... ........... ........... 22/03 19 Thanh toán tiền vật tư thừa 141 3,245,000 16,000,360,040 ...... ........... ............ 25/03 40 Rút tiền mặt đem gửi NH 112 150,000,000 15,850,360,040 28/03 20 Xuất bán đạm Phú Mỹ và Lâm Thao 511 333 329,000,000 32,900,000 16,179,360,040 16,212,260,040 28/03 41 Thanh toán tiền điện 642 133 3,400,000 340,000 16,208,860,040 16,208,520,040 Cộng số phát sinh 1,160,258,220 586,872,960 Số dư cuối kỳ 16,208,520,040 Ngày 31 tháng 03 Năm 2012 Người lập Kế toán trưởng (ký,tên) (ký, họ tên ) Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 64 BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT Vào ....giờ ...ngày 31 tháng 3 năm 2012 Chúng tôi gồm: Ông/Bà: Trần Văn Nam Đại diện kế toán Ông/Bà: Nguyễn Thị Phượng Đại diện thủ quỹ Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau: STT Diễn giải Số lượng Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ: 16,208,520,040 II Số kiểm kê thực tế 16,208,520,000 1 Trong đó: 2 - Loại 500.000 25.000 3 - Loại 200.000 15.000 4 - Loại 100.000 6.500 300.000 5 - Loại 50.000 950 300.000 6 - Loại 20.000 500 100.000 7 - Loại 10.000 72 100.000 8 - Loại 5.000 25 20.000 9 - Loại 2.000 6.000 III Chênh lệch (III = I – II) X 182 - Lý do: + Thừa: tiền lẻ + Thiếu: ...................................................................................................................... -Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: .................................................................................. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký, họ tên) Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 65 b) KSNB nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng  Mục tiêu kiểm soát: - Ghi sổ đầy đủ, chính xác. - Chuyển khoản đúng tài khoản, đúng đối tượng. - Hạn chế rủi ro, gian lận có thể xảy ra.  Thủ tục kiểm soát: - Căn cứ vào Giấy báo Có do ngân hàng gửi đến, kế toán ngân hàng ghi sổ, chuyển kế toán công nợ ghi giảm khoản phải thu. - Kế toán đối chiếu số dư với ngân hàng hằng ngày. - Cuối quý, kế toán trưởng tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi với ngân hàng. Lệnh chuyển có Số lệnh: VC00002595 Ngày lập: 11/03/2012 SBT: 2 Kí hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ 30 Lệnh chuyển Có – 101 CT cho các TCKT Ngân hàng thành viên gửi lệnh: VP bank – PGD Hà Tĩnh. Mã NH: 42309001 Ngân hàng thành viên nhận lệnh: NHCT Hà Tĩnh Mã NH: 42201001 Người trả/chuyển tiền: CONG TY XAY DUNG VA THUONG MAI DONG BAC NGHE AN Địa chỉ/ Số CMNN: Tài khoản : Tại: 42309001 VPBank CN Hà Tĩnh Người thụ hưởng: CONG TY CO PHAN TAP DOAN HOANH SON Địa chỉ/ Số CMNN: Tài khoản: 10201.0000.414.991 Tại: 42201001 NHCT Hà Tĩnh Mã số thuế: Mục lục ngân sách: Nội dung: CHUYEN TRA TIEN HANG Số tiền: Bằng chữ: Bảy mươi tám triệu đồng chẵn Truyền đi lúc giờ phút Nhận lúc 16 giờ 43 phút NHCT: Nguyễn Tuyết Nhung Ngày: 11/03/2012. Kế toán Kiểm soát 78.000.000 T ư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 66 CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Trung Lễ- Đức Thọ- Hà Tĩnh ( Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ _BTC ngày 1/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính ) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu:112 Tháng 3/2012 ĐVT:VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 2,269,903,900 05/03 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 111 670,000,000 ..... ............... ............. 09/03 Thu lãi tiền gửi ngân hàng 515 76,035,556 10/03 Trả tiền mua NVL 331 15,960,000 11/03 Thu nợ tiền hàng 131 78,000,000 ....... .............. ............. 15/03 Bán xi măng cho công ty TNHH Quốc Toản 511 333 48,283,750 4,828,375 ........ ............. ............. 20/03 Trả chiết khấu thanh toán 635 3,500,000 21/03 Vay ngân hàng 311 16,000,000 .... ........... ........... 25/03 Đem tiền mặt đi gửi ngân hàng 111 250,000,000 ..... ................ ............ 28/03 Thanh toán nợ vay ngắn hạn cho công ty Nga Sơn 311 500,000,000 Cộng phát sinh trong kỳ 473,147,681 1,189,460,000 Cộng số phát sinh 2,743,051,581 1,189,460,000 Số dư cuối kỳ 1,553,591,581 Người lập Kế toán trưởng (ký,tên) (ký, họ tên) Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 67 CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Trung Lễ- Đức Thọ- Hà Tĩnh (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ _BTC ngày 1/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính ) SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Tháng 03/2012 ĐVT: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Thu Chi Còn lại Số dư đầu kỳ 2,269,903,900 05/03 05/03 Nhập quỹ tiềngửi ngân hàng 111 670,000,000 1,599,903,900 ..... ............ ......... 09/03 09/03 Thu lãi tiền gửi 515 76,035,556 1,675,939,456 10/03 10/03 Trả tiền muaNVL 331 15,960,000 1,659,979,456 11/03 11/03 Thu nợ tiền hàng 131 78,000,000 1,737,979,456 ..... ...... ......... 15/03 15/03 Bán xi măng 511333 53,112,125 1,791,091,581 ..... ............ ........... 20/03 20/03 Trả chiết khấuthanh toán 635 3,500,000 1,787,591,581 21/03 21/03 Vay ngân hàng 311 16,000,000 1,803,591,581 ....... ........... ............ 25/03 25/03 Đem tiền mặtgửi ngân hàng 111 250,000,000 2,053,591,581 .... .......... .............. 28/03 28/03 Trả nợ vay ngắnhạn 311 500,000,000 Cộng phát sinh trong kỳ 473,148,681 1,189,460,000 Cộng số phát sinh 2,743,051,581 1,189,460,000 1,553,591,581 Cộng X X X 1,553,591,581 Người lập Kế toán trưởng (ký,tên) (ký, họ tên) Nhận xét: - Việc thu tiền qua ngân hàng đảm bảo cho công ty không bị thất thoát tiền bán hàng, số tiền thu được bảo vệ an toàn hơn. Do vậy, kiểm soát đạt hiệu quả hơn. - Tuy nhiên, việc đối chiếu hằng ngày giữa kế toán ngân hàng và ngân hàng không thường xuyên do không có người kiểm tra, giám sát. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 68 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN 1. Đánh giá 1.1.Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ Thực tế chứng minh rằng không thể tồn tại một HTKSNB hoàn hảo bất chấp những nỗ lực của ban quản trị và nhân viên trong đơn vị. Tình hình kinh doanh và thị trường luôn biến đổi không ngừng, đòi hỏi HTKSNB cũng phải không ngừng hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. Chính vì vậy, bên cạnh những điểm mạnh mà công ty đã xây dựng được vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền của công ty. 1.1.1. Ưu điểm  Về môi trường kiểm soát: - Hệ thống chứng từ của công ty tương đối đầy đủ. Đây là cơ sở để hoạt động kiểm soát nội bộ thực hiện được các mục tiêu đề ra. Chứng từ được luân chuyển một cách hợp lý giữa các phòng ban giúp đảm bảo tính kiểm soát và rút ngắn thời gian luân chuyển. - Hệ thống tài khoản được sử dụng đúng theo quy định của Bộ tài chính và đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty. - Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, đây là hình thức ghi sổ được sử dụng phổ biến trên kế toán máy nhờ sự đơn giản, thuận tiện, thích hợp với mọi đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra theo từng chứng từ gốc. - Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy giúp giảm nhẹ công việc kế toán, rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, giảm sai sót do tính toán; có sự liên kết, kế thừa thông tin giữa các phòng ban, dễ dàng trong lập BCTC. - Tổ chức bộ máy kế toán của công ty theo mô hình tập trung giúp tập trung được thông tin phục vụ ban lãnh đạo, bên cạnh đó cũng đảm bảo việc phân cấp phân quyền cụ thể, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán. Trư ng Đ ại h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 69  Thủ tục kiểm soát: - Đối với nghiệp vụ bán hàng, dựa trên tính tự động hóa của phần mềm máy tính kế toán trưởng xem xét, kiểm tra đối chiếu công nợ, điều kiện mua hàng của khách hàng để phê duyệt bán hàng. - Đối với bán chịu có sự kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng giao dịch với công ty. 1.1.2. Nhược điểm - Công ty có thể bị mất các dữ liệu kế toán trong trường hợp xảy ra sự cố về phần mềm, máy móc do đó cần có biện pháp lưu trữ thích hợp nhằm đảm bảo an toàn. - Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung làm hạn chế việc kiểm tra giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị. 1.2. Đánh giá về chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. 1.2.1. Ưu điểm - Công ty đã xây dựng được một hệ thống kiểm soát khá chặt chẽ (bộ phận bảo vệ thường trực giám sát hoạt động giao nhận hàng, bộ phận Kiểm soát, bộ phận Vật tư). - Có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các bộ phận (bộ phận Vật tư, bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán...). - Các bộ phận, phòng ban (bộ phận kinh doanh, bộ phận tài chính kế toán...) có sự độc lập tương đối trong chu trình bán hàng – thu tiền, do đó đảm bảo được tính khách quan của các thông tin cần cung cấp. - Công ty ứng dụng phần mềm kế toán máy vào quy trình bán hàng – thu tiền, giúp giảm thiểu được thời gian lưu chuyển chứng từ, tăng độ chính xác cho các thông tin liên quan cần cung cấp, tiết kiệm nguồn nhân lực nhờ nguyên tắc lưu trữ một lần. Bên cạnh đó, giúp giảm thời gian cho khách hàng trong quá trình chờ đợi thông tin phản hồi từ công ty. - Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đều được giải quyết dứt điểm trước khi xe hàng ra khỏi cổng của công ty, giúp giảm thiểu được các trách nhiệm của công ty có liên quan đến các hư hỏng thiếu hụt phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa của KH. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 70 1.2.2. Nhược điểm - Công ty chưa có mẫu Đơn đặt hàng riêng theo những tiêu chuẩn thống nhất cho KH, dó đó có thể dẫn đến xảy ra các sai sót trong quá trình đối chiếu, kiểm soát thông tin liên quan đến hàng bán. - Mỗi phòng ban chức năng đều tự thực hiện kiểm tra kiểm soát vì công ty chưa xây dựng được một phận kiểm soát riêng, ảnh hưởng đến độ tin cậy, khách quan của các thông tin. - Thủ tục kiểm soát của công ty đối với các KH quen khi vào mua hàng chưa thực sự được chặt chẽ, vẫn xảy ra nhiều sai sót. 1.2.3. Nguyên nhân - Công ty không có mẫu Đơn đặt hàng riêng vì các quy định liên quan đến việc mua hàng đã được thỏa thuận thống nhất trong hợp đồng. Đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng khởi đầu cho quy trình bán hàng, việc không quy định mẫu đơn thống nhất làm giảm tính chất pháp lý của chứng từ và gây khó khăn cho công ty trong việc nhận diện và lưu trữ thông tin. - Công ty không thiết lập một bộ phận kiểm soát riêng cho từng phòng ban chức năng vì chi phí cho việc xây dựng bộ phận kiểm soát riêng rất là tốn kém. Thay vào đó là ban lãnh đạo của công ty tiến hành kiểm soát chung, các phòng ban chức năng tự kiểm soát riêng. Theo ý kiến của em, đây chưa hẳn là một sai sót trọng yếu của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn khi cân nhắc giữa lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra cho việc xây dựng bộ phận kiểm soát này. - Thủ tục kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền cho các KH quen chưa chặt chẽ vì công ty đã có mối quan hệ thân thiết với một số KH lâu năm và muốn tiết kiệm thời gian giao dịch nên không thắt chặt các thủ tục kiểm soát đối với các đối tượng này. Tuy nhiên, theo thống kê của công ty thì những sai sót xảy ra trong giai đoạn này là không đáng kể. 2. Đề xuất giải pháp Qua quá trình tìm hiểu thực trạng tại công ty, em nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn khá chặt chẽ. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 71 Do hiện tại quy mô của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn vẫn đang ở mức vừa phải nên khi cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mang lại, công ty có thể chưa cần thiết xây dựng một bộ phận kiểm soát cho toàn đơn vị. Tuy nhiên, trong tương lai nếu quy mô của công ty ngày càng mở rộng thì công ty nên cân nhắc việc thiết lập một bộ phận kiểm soát riêng và bộ phận kiểm soát nội bộ nếu cần thiết. Việc này sẽ giúp công ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền, từ đó góp phần tăng doanh số cũng như vị thế của công ty trong môi trường cạnh tranh như hiện nay. Công ty nên có một mẫu ĐĐH chuẩn cho tất cả các đối tượng KH, như vậy thì khi nhận và xử lý ĐĐH sẽ thực hiện trên 1 ĐĐH duy nhất của công ty, đảm bảo được tính chính xác, giúp công ty kiểm soát tốt hơn. Công ty nên xây dựng một bộ phận tín dụng, bộ phận này đặt dưới sự quản lý và điều hành của ban GĐ công ty. Bộ phận này độc lập với bộ phận kế toán, giúp công ty có thể dễ dàng tìm hiểu các thông tin về KH mua hàng tại công ty. Đồng thời, công ty nên đề ra chính sách bán chịu, chiết khấu rõ ràng hơn. Đối với các khoản giảm trừ doanh thu, công ty nên mở sổ chi tiết TK giảm trừ doanh thu để có thể theo dõi dễ dàng hơn. Kế toán bán hàng và phòng kinh doanh nên lập bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại và định kỳ đối chiếu cuối mỗi quý, có sự kiểm tra của kế toán trưởng. Đối với thực trạng kiểm soát đối tượng mua hàng là các khách hàng cũ nên thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát để tránh rủi ro có thể xảy ra. Đối với các khoản tiền mặt thì có thể quy định một người độc lập lập bảng theo dõi hàng tháng tiền KH thanh toán và gửi cho KH để đối chiếu. Các khoản tiền gửi ngân hàng mà KH thanh toán nên có người kiểm tra độc lập việc đối chiếu số dư TGNH hàng ngày. Việc đối chiếu số dư nên thực hiện bằng văn bản và được lưu trữ đầy đủ để đối chiếu khi cần thiết. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 72 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ III.1. Kết luận Bán hàng – thu tiền là một trong những hoạt động quan trọng mang ý nghĩa cạnh tranh quyết định ở các doanh nghiệp kinh doanh. Do vậy DN nào thực hiện kiểm soát tốt quy trình này thì DN đó có được những lợi thế nhất định. Sau 3 tháng thực hiện nghiên cứu là đề tài, những thành quả mà em đã đạt được trong đề tài, đó là: - Hệ thống hóa được phần lý thuyết cũng như cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền. - Tìm hiểm được thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. - Nhận biết, phân tích quá trình, mức độ vận dụng hệ thống lý thuyết về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền vào thực tiễn của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. So sánh thực tế với hệ thống lý thuyết, qua đó thấy được những ưu và nhược điểm trong hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty - Thông qua những nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiễn, đề xuất được một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác kiểm soát nội bộ đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. Mặc dù em đã rất cố gắng để có thể hoàn thành tốt đề tài, nhưng do những giới hạn nhất định về mặt thời gian thực tập, kinh nghiệm và khả năng tiếp cận thông tin....nên bài làm của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đánh giá và đóng góp từ quý thầy cô. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn. III.2. Kiến nghị HTKSNB ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại các DN. KSNB không chỉ giúp cho người quản lý sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế tại công ty mà còn giúp DN thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, đối với DN thì việc xây dựng một HTKSNB thực sự hữu hiệu kết hợp với các yếu tố vận hành nhịp nhàng là một sự hỗ trợ rất lớn cho ban lãnh đạo của công ty. Từ đó góp phần Trư ờng Đạ i họ c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 73 tích cực vào sự trưởng thành, phát triển của mỗi DN, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, em đã có cơ hội tìm hiểu về chu trình bán hàng – tiền cũng như HTKSNB và các thủ tục kiểm soát áp dụng trong chu trình đó. Nhờ đó, em có điều kiện so sánh được với các kiến thức đã được tiếp thu trên ghế nhà trường. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian, không gian nghiên cứu và năng lực của bản thân nên đề tài của em vẫn còn những hạn chế nhất định. Đó là đề tài chỉ mới dừng lại ở việc tìm hiểu thực trạng và các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, so sánh thực tế với lý thuyết, cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền mà chưa đi sâu vào phân tích những hạn chế để từ đó hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền. Đề tài cũng chỉ mới dừng lại ở việc so sánh thực tiễn với lý thuyết về KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Do đó, các đề tài nghiên cứu sau này có thể phát triển theo hướng đi sâu vào hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền, hoặc khảo sát sự cần thiết của việc xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ trong công ty hoặc có thể mở rộng nghiên cứu so sánh với hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của một công ty khác cùng ngành trên địa bàn Hà Tĩnh. Trư ờng Đạ i họ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Alvin A. Arens James K. Loebbecke, Đặng Kim Cương, Kiểm toán Auditing, Nhà xuất bản thống kê. 2. Bộ Tài chính, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính. 3. Bộ Tài chính, Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, NXB Tài chính. 4. Chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên trường Đại học Kinh tế Huế. 5. Nguyễn Thế Hưng(2006), Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết – Bài tập và Bài giải), NXB thống kê. 6. Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa. 7. Trung Nguyên, Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Nhà xuất bản giao thông vận tải. 8. TS. Nguyễn Phúc Sinh, ThS. Nguyễn Phú Cường, ThS. Nguyễn Trọng Nguyên, ThS. Châu Thanh An, Kiểm toán đại cương, NXB giao thông vận tải. 9. Website: www.google.com www.danketoan.com www.kiemtoan.com.vn www.webketoan.com www.libhce.edu.vn www.tailieu.vn www.baohatinh.vn Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H u Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán PHỤ LỤC Phụ lục 1: DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TẠI ĐƠN VỊ Số hiệu TK Tên tài khoản TK cấp 1 TK cấp 2 111 1111 Tiền mặt Tiền Việt Nam 112 1121 1122 Tiền gửi ngân hàng Tiền Việt Nam Ngoại tệ 131 Phải thu khách hàng 133 1331 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 138 1381 1388 Phải thu khác Tài sản thiếu chờ xử lý Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 152 Nguyên liệu, vật liệu 153 Công cụ, dụng cụ 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 156 1561 1562 Hàng hóa Giá mua hàng hóa Chi phí vận chuyển hàng hóa 211 2112 2113 2118 Tài sản cố định Tài sản cố định hữu hình Tài sản cố định thuê tài chính Tài sản cố định vô hình 214 2141 Hao mòn TSCĐ Hao mòn TSCĐ hữu hình 221 Đầu tư tài chính dài hạn Trư ờng Đạ i họ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 2212 2213 2218 Góp vốn liên doanh Đầu tư vào công ty liên kết Đầu tư tài chính dài hạn khác 241 2411 2412 2413 Xây dựng cơ bản dở dang Mua sắm TSCĐ Xây dựng cơ bản dở dang Sửa chữa lớn TSCĐ 242 Chi phí trả trước dài hạn 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn 311 Vay ngắn hạn 331 Phải trả cho người bán 331 3311 3333 3334 3336 3337 3338 3339 Thuế và khoản phải nộp Nhà nước Thuế GTGT Thuế xuất, nhập khẩu Thuế thu nhập doanh nghiệp Thuế tài nguyên Thuế nhà đất, tiền thuê đất Các loại thuế khác Phí, lệ phí, phải nộp khác 334 Phải trả người lao động 335 Chi phí phải trả 338 3381 3382 3383 3388 Phải trả, phải nộp khác Tài sản thừa chờ giải quyết Kinh phí công đoàn Bảo hiểm xã hội Phải trả phải nộp khác 341 3411 3412 Vay, nợ dài hạn Vay dài hạn Nợ dài hạn 411 4111 4112 Nguồn vốn kinh doanh Vốn đầu tư của chủ sở hữu Thặng dư vốn cổ phần 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 4312 Quỹ phúc lợi 511 5111 5112 5113 5114 5117 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu bán hàng hóa Doanh thu bán các thành phẩm Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu trợ cấp, trợ giá Doanh thu kinh doanh BĐS đầu tư 512 Doanh thu nội bộ 515 Doanh thu hoạt động tài chính 521 5211 5213 Chiết khấu bán hàng Chiết khấu thương mại Giảm giá hàng bán 632 6321 6322 6324 Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán Giá vốn vận chuyển Giá vốn vật tư 635 Chi phí hoạt động tài chính 642 6421 6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp 711 Thu nhập khác 811 Chi phí khác 911 Xác định kết quả kinh doanh Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán Phụ lục 2: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: CS/11P Ngày 02 tháng 03 năm 2012 Số: 0000396 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN Địa chỉ: Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh Số tài khoản: 102010000414991 – NHCT Hà Tĩnh Điện thoại: 093.833.053 Fax: 0393 575 999 MST: 3000244065 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hồng Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN CÁT SỎI MIỀN TRUNG Địa chỉ: Huyện Nghi Xuân – Tỉnh Hà Tĩnh Số tài khoản: 102010000752419 – NH CT Bến Thủy – Vinh - NA Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST:300782338 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4*5 1 Xuất bán xi măng Bao 463 75,000 34,784,750 2 Cộng tiền hàng: 34,784,750 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3,478,475 Tổng cộng tiền thanh toán: 38,263,225 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tám triệu, hai trăm sáu mươi ba nghìn hai trăm hai mươi lăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, (Ký, (Ký, (Ký, (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) ghi rõ họ tên) ghi rõ họ tên) ghi rõ họ tên) ghi rõ họ tên) (Cần, kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) Trư ờng Đạ i họ c K nh t ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán Phụ lục 3: Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ Chứng từ kế toán Hướng luân chuyển của dữ liệu hay xử lý trong lưu đồ Ký hiệu này có hai ý nghĩa: + Sự bắt đầu hay kết thúc lưu đồ. + Chỉ ra các dữ liệu hay thông tin bắt đầu từ đâu hay chuyển tới đâu. Xử lý thủ công Điểm nối trong cùng một trang Lưu trữ chứng từ D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu N: Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệu A: Phân loại theo tên của hồ sơ hay dữ liệu A Trư ờng Đạ i họ c K i h tế H uế