Khóa luận Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – Thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy

lập, ghi nhận số lƣợng và chủng loại hàng thực nhập. - Giấy đề nghị tạm ứng: do Phòng Kinh doanh của Công ty lập, ghi rõ yêu cầu ứng trƣớc trả tiền mua hàng. Chứng từ này đƣợc sử dụng trong các nghiệp vụ mua hàng theo yêu cầu phải trả trƣớc tiền hàng cho ngƣời bán hoặc đối với những ngƣời bán chƣa lập kịp hợp đồng kinh tế. - Phiếu chi: do Phòng Kế toán của Công ty lập, xác nhận khoản tiền mặt đã chi cho ngƣời bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chứng từ này đƣợc sử dụng đối với những giao dịch có giá trị tiền hàng dƣới 20 triệu đồng. - Ủy nhiệm chi: do Phòng Kế toán lập, xác nhận khoản tiền gửi ngân hàng đã chuyển cho ngƣời bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chứng từ này đƣợc sử dụng đối với những giao dịch có giá trị tiền từ 20 triệu đồng trở lên. - Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng: do Phòng Kinh doanh lập, đƣợc sử dụng khi Phòng Kinh doanh có ứng trƣớc tiền mua hàng hóa dịch vụ. Hiệu số giữa số tiền đã chi trƣớc với số tiền thực tế phải trả sẽ là căn cứ để kế toán thanh toán lập thêm phiếu thu hay phiếu chi cho phù hợp cũng nhƣ là căn cứ để kế toán công nợ theo dõi công nợ phải trả cho ngƣời bán. Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 68 - Bảng thanh toán bốc xếp hàng hóa, dịch vụ vận chuyển: do Phòng Kinh doanh lập. Bảng thanh toán này là bảng tổng hợp chi phí bốc xếp hay vận chuyển phát sinh trong quá trình bán hàng vào mỗi tháng. Vì vậy mà các chi phí bốc xếp, vận chuyển phát sinh khi hàng đƣợc nhà cung cấp giao về kho cần chuyển đi ngay đến các đại lý, khách hàng đã đặt hàng trƣớc đó cũng đƣợc tập hợp trong bảng thanh toán này. - Biên bản đối chiếu công nợ: do Phòng Kế toán lập. Biên bản này dùng để đối chiếu và bù trừ công nợ (nếu có) của Công ty với ngƣời bán dựa trên số lƣợng hàng thực mua và số tiền đã trả trong tháng cho ngƣời bán. 2.3.2.2 Hệ thống sổ sách kế toán Hiện nay, Công ty đang sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm FAST ACOUNTING dựa trên hệ thống sổ của hình thức “Nhật kí – Chứng từ”. Việc này giúp giảm bớt khối lƣợng công việc cho nhân viên kế toán, đáp ứng nhu cầu hạch toán của Công ty. Các loại sổ kế toán liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán đều có sẵn và đƣợc phân loại trong các phần hành của phần mềm FAST nhƣ phần hành liên quan đến tiền măt, tiền gửi, tiền vay; phần hành mua hàng và công nợ phải trả; phần hành hàng tồn kho. Ngoài các sổ sách đƣợc lƣu trữ dƣới dạng tập tin trong máy tính thì bộ phận kế toán vẫn sử dụng thêm các sổ ghi chép thủ công nhƣ sổ chi tiết công nợ, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết hàng tồn kho..v..v.. Hàng tháng, các sổ chi tiết cần thiết đƣợc lập trong phần mềm sẽ đƣợc in ra để kiểm tra và lƣu trữ. 2.3.2.3 Tổ chức tài khoản Các tài khoản đƣợc đơn vị mở bao gồm: TK 156, TK 331, TK 133, TK 141, TK 111, TK 112. Các tài khoản này là những tài khoản thông dụng mà các đơn vị sản xuất và thƣơng mại thƣờng sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Trong số các tài khoản trên thì hai tài khoản 156 và 331 đƣợc Công ty chú ý ghi nhận rõ ràng, chi tiết nhất. Cụ thể, dù là làm kế toán thủ công hay bằng phần mềm thì các tài khoản nhƣ TK 156 – Hàng tồn kho và TK 331 – Phải trả ngƣời bán đều đƣợc nhân viên Phòng Kế Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 69 toán làm chi tiết theo từng mặt hàng cũng nhƣ chi tiết theo từng ngƣời bán để thuận tiện trong việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn và tình hình công nợ. 2.3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo Hiện tại, đối với chu trình mua hàng – thanh toán Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy không lập các báo cáo liên quan. Các báo cáo mà Công ty lập trong chu trình kinh doanh thƣờng liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền nhƣ báo cáo bán hàng, báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng theo sản phẩm và để phục vụ công tác kiểm kê hàng tồn kho thì Công ty lập báo cáo nhập xuất tồn. 2.3.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán 2.3.3.1 Hoạt động đặt hàng Chỉ có thủ kho mới đƣợc phép ký xác nhận yêu cầu mua hàng tại kho trƣớc khi gửi lên Phòng Kinh doanh của Công ty. Để xác định đƣợc số lƣợng hàng cần mua, thủ kho sẽ kiểm tra mức tồn kho hàng hóa đƣợc ghi nhận trong thẻ kho cùng với yêu cầu đặt mua của khách hàng . Nội dung của phiếu yêu cầu mua hàng bắt buộc phải ghi rõ tên quy cách hàng hóa, số lƣợng cần mua, tồn kho hiện tại và ghi chú nếu có để tạo sự thuận tiện cho Phòng Kinh doanh xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng sau này. Khi nhận phiếu yêu cầu vật tƣ, Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành xác định lại lƣợng hàng hóa cần mua thêm một lần nữa, kiểm tra xem số lƣợng yêu cầu đã phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế hay chƣa. Cách thức mà Phòng sử dụng là xem xét mục đích mua thêm hàng là gì: mua để bán do có đặt hàng của khách hay để tồn kho. Bên cạnh đó là so sánh giữa lƣợng hàng tồn kho với nhu cầu đặt mua cùng với tình hình tiêu thụ gần đây của mặt hàng đó nhƣ thế nào để xác định số lƣợng hàng cần mua phù hợp. Nếu có thay đổi gì so với phiếu yêu cầu ban đầu thì Phòng sẽ gọi điện thoại lại cho thủ kho để thông báo. Đơn đặt hàng đƣợc lập trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng đã đƣợc xét duyệt. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 70 Để chọn nhà cung cấp cho đợt mua hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ phải truy cập vào tập tin đƣợc lƣu trong máy để biết đƣợc đơn giá mua gần nhất của từng loại hàng hóa và liên hệ kế toán công nợ để biết đƣợc số dƣ nợ chƣa trả cho từng ngƣời bán là bao nhiêu.Từ đó, ra quyết định chọn nhà cung cấp phù hợp. Và tại Phòng Kinh doanh việc lựa chọn nhà cung cấp cho mỗi đợt mua hàng là trách nhiệm của Trƣởng phòng hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền của Trƣởng phòng. Cũng giống nhƣ phiếu yêu cầu mua hàng, nội dung của đơn đặt hàng cũng phải viết rất cụ thể. Ngoài tên quy cách hàng hóa, số lƣợng đặt mua đơn đặt hàng phải ghi rõ đơn giá và thành tiền của từng loại, tổng thành tiền của toàn bộ hàng hóa cũng nhƣ địa điểm giao hàng và ngƣời chịu trách nhiệm nhận hàng. Đơn đặt hàng phải có chữ ký của Trƣởng phòng kinh doanh hoặc ngƣời ủy quyền và con dấu của Công ty mới hợp lệ. Giấy đề nghị tạm ứng phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan mới đủ cơ sở để kế toán tiền làm thủ tục cho ứng tiền. 2.3.3.2 Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa Thủ kho và nhân viên của Phòng Kinh doanh sẽ cùng nhau kiểm nhận hàng hóa, so sánh đối chiếu quy cách mặt hàng, số lƣợng yêu cầu trên phiếu yêu cầu mua hàng với phiếu giao hàng của bên bán. Ở khâu này, thủ kho chỉ có nhiệm vụ ghi nhận các loại hàng nhập kho về mặt chủng loại, quy cách và số lƣợng. Nếu có phát sinh trƣờng hợp hàng không đúng quy cách, chất lƣợng thì nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ gọi điện về cho Trƣởng phòng hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền để xin chỉ đạo. 2.3.3.3 Hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi công nợ Khi hóa đơn về, Phòng Kinh doanh sẽ đối chiếu, kiểm tra đơn giá, thành tiền của mỗi mặt hàng ở hóa đơn với đơn đặt hàng đã đƣợc khách hàng xác nhận trƣớc đó cũng nhƣ tổng thành tiền có chính xác hay không. Nếu kiểm tra thấy khớp đúng, nhân viên sẽ tiến hành đánh dấu thể hiện đã thực hiện việc kiểm tra giá cụ thể trên từng mặt hàng trong đơn đặt hàng. Đồng thời, cũng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Đạ i h ọc inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 71 Khi phiếu nhập kho đƣợc lập xong, Phòng Kinh doanh cũng tiến hành đóng dấu, ký tên xác nhận “Đã kiểm tra giá” và ghi rõ ngày tháng của đơn đặt hàng tƣơng ứng của lô hàng đƣợc ghi nhận trong phiếu nhập kho. Liên quan đến chi phí vận chuyển, bốc xếp khi chuyển thẳng hàng vừa mua đến các đại lý, khách hàng thông thƣờng không có hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào ghi nhận, nếu có hóa đơn thì thƣờng là hóa đơn cung cấp dịch vụ vận chuyển. Vì đa phần công việc bốc xếp Công ty sẽ thuê nhân công trực tiếp tại địa phƣơng để thực hiện. Do đó, để kiểm soát đƣợc chi phí mà đối tƣợng đƣợc trả tiền không xuất đƣợc hóa đơn này, Công ty đã tiến hành xác định đơn giá bốc xếp cho mỗi loại hàng hóa khác nhau. Kết hợp với liên vận chuyển, liên bốc xếp của phiếu nhập kho để có căn cứ chính xác về số lƣợng mỗi lần nhập, Phòng Kinh doanh sẽ lập đƣợc bảng kê thanh toán bốc xếp hàng hóa một cách hợp lý. Cần lƣu ý rằng: phiếu nhập kho có làm thêm 2 liên bốc xếp, vận chuyển riêng biệt so với 3 liên nhƣ thông thƣờng là nhằm mục đích xác định đƣợc chính xác đƣợc giá trị chi phí vận chuyển, bốc xếp nhƣ đã nêu trên đây. Và bản chất của hai loại chi phí này là để phục vụ mục đích bán hàng. Do đó, chúng đƣợc kế toán Công ty ghi nhận vào chi phí bán hàng – TK 641 chứ không phải là chi phí thu mua hàng hóa – TK 1562. Tất cả các liên của phiếu nhập kho, bảng kê thanh toán tiền tạm ứng đều phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan mới đủ căn cứ để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh. Phiếu nhập kho cũng đƣợc đánh số thứ tự liên tục. Kế toán công nợ tiến hành nhập hóa đơn và cập nhật dữ liệu vào hệ thống máy tính xong sẽ tiến hành đánh dấu đã nhập liệu vào hóa đơn ở chỗ số hiệu của hóa đơn. Cuối mỗi tháng, kế toán công nợ sẽ căn cứa vào sổ chi tiết công nợ từng nhà cung cấp để lập biên bản đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp. 2.3.3.4 Hoạt động thanh toán Đối với hoạt động thanh toán để tránh việc bỏ lỡ các khoản chiết khấu, ƣu đãi do nộp tiền không đúng hạn, kế toán tiền sẽ sử dụng các thủ tục sau. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 72 Thứ nhất, đối với hình thức mua hàng trả sau, kế toán tiền thƣờng xuyên truy cập vào tập tin sổ chi tiết nợ phải trả từng ngƣời bán để ghi nhớ ngày để thanh toán toàn bộ tiền hàng của các hóa đơn. Thứ hai, đối với những trƣờng hợp các khoản chiết khấu đƣợc tính riêng, áp dụng cho từng hóa đơn đơn lẻ vì nghiệp vụ phát sinh trong tháng đối với ngƣời bán này thƣờng ít thì kế toán tiền sẽ tập hợp các hóa đơn chƣa thanh toán đó lại và lập một bảng kê các hóa đơn chƣa thanh toán để ghi chú ngày phải trả tiền. Trƣớc khi ký ủy nhiệm chi, phiếu chi Kế toán trƣởng là ngƣời độc lập kiểm tra xem ủy nhiệm chi hay phiếu chi mà kế toán tiền lập có khớp đúng với hóa đơn cần thanh toán đã kiểm tra trƣớc đó, đƣợc đính kèm lúc xét duyệt thanh toán. Các ủy nhiệm chi, phiếu chi phải có đƣợc sự phê duyệt của Tổng Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền, Kế toán trƣởng, xác nhận của ngân hàng hoặc thủ quỹ, ngƣời nhận tiền thì kế toán tiền mới có thể làm căn cứ để nhập liệu và cập nhập dữ liệu các tập tin liên quan. Kế toán tiền cũng sẽ đánh dấu lên các ủy nhiệm chi đã đƣợc nhập liệu. Các hóa đơn và chứng từ liên quan khi đã đƣợc thanh toán sẽ đƣợc kế toán tiền đánh dấu “Rồi” để xác nhận, cụ thể là hóa đơn và phiếu nhập kho tránh trƣờng hợp thanh toán thêm lần nữa. Các phiếu chi khi chi tiền xong sẽ do thủ quỹ giữ lại tạm thời để lập bảng tổng hợp cuối tháng các phiếu chi đã đƣợc thực hiện trong tháng. Kế toán tiền là ngƣời có trách nhiệm kiểm tra thông tin ở trên phiếu chi với bảng tổng hợp. Sau đó, sẽ kí xác nhận vào cuối bảng tổng hợp và nhận lại toàn bộ 2 liên của tất cả các phiếu chi về lƣu trữ. Các phiếu chi đƣợc đánh số thứ tự liên tục theo từng tháng. Hàng tháng kế toán tiền sẽ tiến hành đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ chi tiết tiền gửi. 2.3.3.5 Các thủ tục kiểm soát khác Ngoài các thủ tục kiểm soát có thể dễ dàng nhận thấy ở trong từng hoạt động của chu trình thì còn có một số thủ tục kiểm soát khác nhƣ sau: Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 73 - Ở Phòng Kế toán của Công ty, có hai nhân viên kế toán công nợ. Hai nhân viên này sẽ đƣợc phân công theo dõi công nợ của các nhà cung cấp khác nhau. Cuối tháng, ai phụ trách công nợ của nhà cung cấp nào sẽ chịu trách nhiệm lập bảng đối chiếu công nợ và liên hệ với kế toán của bên nhà cung cấp đó để trao đổi thông tin liên quan đến công nợ của hai bên. - Mỗi nhân viên kế toán đều có tủ riêng cất giữ các tài liệu, chứng từ liên quan đến quá trình xử lý của từng ngƣời và chịu trách nhiệm bảo quản cẩn thận, có khóa riêng khóa tủ lại sau một ngày làm việc. - Việc ủy quyền phê chuẩn các hoạt động ký kết hợp đồng kinh tế và chi tiền đƣợc Tổng Giám đốc thông báo công khai rõ ràng với 3 Phó Giám đốc và đƣợc quy định ở văn bản pháp lý của Công ty cũng nhƣ trong các văn bản ký kết với các tổ chức tín dụng. 2.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ Hiện tại thì Công ty vẫn chƣa có bộ phận kiểm toán nội bộ. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 74 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY 3.1 Nhận xét về HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy 3.1.1 Môi trường kiểm soát  Ưu điểm Ban quản lý Công ty là những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh thƣơng mại và gắn bó lầu dài tại Công ty, đặc biệt là Tổng Giám đốc – ông Lê Văn Xê. Chính vì vậy mà Ban quản lý am hiểu công tác quản lý nội bộ cần phải thực hiện tại Công ty. Do đó, việc thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát khá phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Những nhân viên làm việc tại Công ty đã đƣợc tuyển chọn kỹ càng, có năng lực và đạo đức. Công ty còn tạo điều kiện cho các nhân viên đƣợc học thêm, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và có các chính sách đãi ngộ hợp lý. Đây là nhân tố quan trọng, giúp vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ một cách tốt nhất. Về cơ cấu tổ chức, Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình chức năng. Mọi phòng ban trong Công ty đều đƣợc phân cấp quản lý tƣơng xứng với nhiệm vụ đƣợc giao, không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau. Tất cả các hoạt động chính của Công ty đều đƣợc Tổng Giám đốc phân chia, sang sẻ cho các Phó Giám đốc. Tổng giám đốc vẫn là ngƣời có cái nhìn tổng quan và nắm bắt đƣợc tình hình hoạt động của Công ty tại mỗi thời điểm. Điều này tạo nên một sự chuyên môn hóa cao, giúp các Phó Giám đốc phát huy đƣợc sở trƣờng chuyên môn của mình một cách hiệu quả. Hơn nữa, giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất là điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của Công ty. Cụ thể nhƣ trong chu trình mua hàng – thanh toán thì Phòng Kinh doanh là nơi cung cấp thông tin đầu vào Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 75 cho Phòng Kế toán, còn Phòng Kế toán là nơi lƣu dữ những thông tin cần thiết cho Phòng Kinh doanh. Ngoài ra, để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin tài chính, hàng năm Công ty tổ chức thuê công ty kiểm toán AAC để thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính. Một mặt đảm bảo tính trung thực của thông tin kế toán mặt khác còn đảm bảo tính minh bạch của thông tin đối với công ty cổ phần.  Nhược điểm Hiện tại thì công tác dự toán của Công ty vẫn còn đang hạn chế, công ty chỉ lập một bảng kế hoạch tiêu thụ hàng năm. Còn lại, các chu trình khác thì không có lập dự toán. Có thể nhận thấy, Công ty chƣa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác nghiên cứu tình hình hoạt động trong công ty. Chỉ khi nào có sự cố xảy ra thì Công ty mới tiến hành tìm nguyên nhân mà không có sự chuẩn bị từ trƣớc để hạn chế thiệt hại. Điều này sẽ làm cho Công ty rất dễ bị tổn thƣơng trƣớc những diễn biến khó lƣờng của thị trƣờng hiện nay. Ngoài ra, liên quan đến các vấn đề các mối làm ăn mới, khách hàng mới hay nhà cung cấp mới Công ty hay bị thụ động bởi công tác nghiên cứu thị trƣờng hay bộ phận chịu trách nhiệm về mảng này chƣa đƣợc chú trọng. Cụ thể nhƣ các quy trình, chính sách liên quan đến tìm kiếm khách hàng hay lựa chọn nhà cung cấp chƣa đƣợc quy định thành văn bản, hay quy định chƣa thật sự rõ ràng cụ thể các bƣớc cần phải tiến hành. Công ty thƣờng căn cứ vào các thông tin “đầu nguồn” để chọn lựa nhà cung cấp hay các nhà cung cấp chủ động tiếp cận chứ không hề thực hiện các cuộc khảo sát, thâm nhập thị trƣờng. Đây là một khó khăn cho Công ty vì không đủ nguồn nhân lực có chuyên môn để thực hiện công tác này. 3.1.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin  Ưu điểm Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy đƣợc tổ chức khá tốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng cho các nhân viên theo trình độ, năng lực, không có sự chồng chéo công việc giữa các nhân viên, mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 76 đối với công việc của phần hành mà mình phụ trách. Điều này đảm bảo việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận. Các chế độ kế toán mới luôn đƣợc cập nhật, tạo điều kiện trong công tác hạch toán và cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty cũng nhƣ các đối tƣợng bên ngoài Công ty, tránh các sai phạm không đáng có ảnh hƣởng đến uy tín cũng nhƣ sự hoạt động ổn định của Công ty. Hiện tại, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy FAST ACOUNTING, điều này giúp cho kế toán xử lý các nghiệp vụ đƣợc chính xác, giảm bớt khối lƣợng và đơn giản hóa công việc. Và mỗi nhân viên phòng kế toán đều có tài khoản và mật khẩu riêng để truy cập. Điều này sẽ giúp cán bộ quản lý biết đƣợc lịch sử hoạt động của từng ngƣời khi có nhu cầu kiểm tra. Việc tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty là phù hợp với các quy định của pháp luật. Đồng thời có sự giảm thiểu các chứng từ không cần thiết nhƣ phiếu nhận hàng hóa hay biên bản bàn giao hàng hóa. Vì theo yêu cầu của phía Công ty thì nhà cung cấp sẽ giao trực tiếp hàng tại kho và thủ kho là ngƣời có trách nhiệm ký vào phiếu giao hàng của nhà cung cấp để xác nhận đã nhận hàng. Một liên của phiếu giao hàng sau đó sẽ đƣợc gửi về cho Phòng Kinh doanh. Chính vì vậy mà việc không lập phiếu nhận hàng là phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng nhƣ nhu cầu quản lý của Công ty mà không vi phạm các quy định của Bộ Tài chính. Chứng từ đƣợc sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán đƣợc tập hợp theo từng nội dung, cá nhân phụ trách phần nào sẽ chịu trách nhiệm quản lý chứng từ ở phần đó. Các chứng từ này sẽ đóng thành quyển và đƣợc lƣu trữ, bảo quản cẩn thận không để lẫn với các chu trình khác. Bên cạnh đó, cuối mỗi tháng các sổ kế toán quan trọng sẽ đƣợc in ra đóng thành quyển. Điều này sẽ giúp cho không chỉ bộ phận bên trong mà các cá nhân tổ chức bên ngoài Công ty có thể kiểm tra theo dõi thuận tiên hơn khi có nhu cầu.  Nhược điểm Việc phân quyền truy cập dữ liệu cũng nhƣ các tháo tác quyền hạn cho từng phần hành chƣa đƣợc thực hiện nghiêm ngặt. Cụ thể nhƣ các nhân viên trong Phòng Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 77 Kế toán đƣợc cài đặt phần mềm kế toán trong máy, một nhân viên kế toán bất kỳ có thể can thiệp trực tiếp lên phần hành của nhân viên kế toán khác trong khi phần hành này không thuộc phạm vi mà nhân viên đó quản lý. Điều này là rất nguy hiểm vì nhân viên có thể lợi dụng điểm yếu này một cách tinh vi để thay đổi thông tin nhằm biển thủ tài sản hoặc nếu có xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu thì việc quy trách nhiệm cho ai đó cũng mất thời gian khi phải kiểm tra lại lịch sử truy cập. Phần mềm FAST mà hiện tại Công ty đang sử dụng là phiên bản cũ, đã lâu không đƣợc cập nhật. Vì vậy mà các tính năng không đƣợc tối ƣu hóa và sự bảo mật không đƣợc tăng cƣờng. Bên cạnh đó, khối lƣợng công việc của Phòng Kế toán phải sử dụng đến máy tính rất nhiều nên tình trạng máy tính hay bị treo thƣờng diễn ra. Điều này thực sự ảnh hƣởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên cùng với khả năng dữ liệu đang thực hiện cũng có thể gặp vấn đề. Trong chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty, qua những gì đã đề cập thì Công ty chƣa có đầu tƣ công tác nghiên cứu cho hoạt động mua hàng. Bằng chứng là ngoài báo cáo tình hình nhập xuất tồn Công ty phục vụ cho công tác kiểm kê hàng hóa thì không hề có lập thêm bất kì một báo cáo tổng hợp nào phục vụ cho mục tiêu kế toán quản trị liên quan đến hoạt động mua hàng nhƣ báo cáo phân tích mua hàng theo nhà cung cấp, báo cáo phân tích hoạt động mua hàng theo từng mặt hàng...v...v... Từ đó, cho thấy công tác kế toán quản trị đối với hoạt động mua hàng chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Nếu công tác này không đƣợc chú trọng đầu tƣ thì Ban quản trị của Công ty khó có thể nhận dạng đƣợc các biến động bất thƣờng để có biện pháp xử lý kịp thời. 3.1.3 Thủ tục kiểm soát  Ưu điểm a) Hoạt động đặt hàng Các thủ tục đƣợc Công ty sử dụng từ lúc lập phiếu yêu cầu mua vật tƣ, hàng hóa ở kho cho đến lúc xét duyệt phiếu yêu cầu ở Phòng Kinh doanh đã giúp Công ty hạn chế đƣợc phần nào tình trạng mua hàng với số lƣợng không phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế trong tƣơng lai. Bên cạnh đó, việc lập phiếu yêu cầu và xét duyệt đƣợc Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 78 thực hiện ở hai bộ phận khác nhau giúp giảm thiểu và tránh đƣợc tình trạng thủ kho lạm dụng chức quyền để yêu cầu mua các mặt hàng mà thực tế chƣa cần dùng đến làm tăng chi phí lƣu kho cũng nhƣ ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm nếu thời gian lƣu kho kéo dài. Đơn đặt hàng đƣợc lập trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng đã đƣợc phê duyệt và có tiến hành chọn lựa nhà cung cấp, nội dung của đơn đặt hàng đƣợc viết rất chi tiết và có sự phê duyệt của Trƣởng phòng sẽ giúp Công ty mua đƣợc đúng lƣợng hàng hóa yêu cầu, chất lƣợng tốt với mức giá tối ƣu nhất. Đồng thời, sẽ giúp nhà cung cấp có thông tin rõ ràng, cụ thể, đầy đủ để thực hiện tốt công tác giao hàng. Từ đó, về phía Công ty sau này lúc nhận hàng cũng tránh đƣợc những sự cố không muốn làm đình trệ hoạt động kinh doanh nhƣ giao nhầm hàng hay địa chỉ. b) Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa Lúc nhận hàng đã có sự tham gia kiểm nhận của thủ kho và nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ hạn chế đƣợc tình trạng vì mối quan hệ với nhà cung cấp mà vẫn chấp nhận nhập các mặt hàng sai phẩm chất, quy cách. c) Hoạt động ghi nhận hóa đơn và theo dõi công nợ Công tác kiểm soát chi phí đƣợc thể hiện rõ ở hoạt động này và đƣơc thực hiện một cách nghiêm ngặt. Việc kiểm tra giá giữa hóa đơn với đơn đặt hàng đã đƣợc nhà cung cấp chấp nhận từ trƣớc đƣợc thể hiện trên đơn đặt hàng khi mà nhân viên kiểm tra sẽ đánh dấu xác nhận đã kiểm tra giá lên từng mặt hàng. Ngay cả phiếu nhập kho cũng đƣợc đóng dấu xác nhận “Đã kiểm tra giá” với chữ ký của ngƣời thực hiện công tác kiểm tra. Thủ tục này đƣợc đánh giá cao vì nó có chức năng kiểm soát chi phí hiệu quả cũng nhƣ việc phải ký xác nhận sẽ giúp cho nhân viên có ý thức làm việc cao độ, tránh tình trạng làm qua loa cho xong việc. Bên cạnh đó, công tác kiểm soát chi phí vận chuyển, bốc xếp bằng cách quy định đơn giá cũng khá hiệu quả khi mà có thể hạn chế đƣợc tình trạng khai báo khống loại chi phí này. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 79 Phòng Kinh doanh cũng hỗ trợ Phòng Kế toán trong việc kiểm tra sự hợp lệ của hóa đơn đầu vào để hạn chế trƣờng hợp Cơ quan thuế không chấp nhận hóa đơn do không đúng quy định. Các hóa đơn sau khi nhập liệu đều đƣợc đánh dấu chứng minh đã đƣợc nhập liệu sẽ giúp hạn chế đƣợc việc nhập liệu nhiều lần cho một hóa đơn. Việc hàng tháng kế toán công nợ lập biên bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp cũng là một thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi có sự kiểm tra đối chiếu độc lập giữa hai công ty về cùng một vấn đề đang theo dõi. Điều này giúp hạn chế những sai lệch trong ghi nhận của hai bên thƣờng là do những hình thức khuyến mãi hay là việc giảm giá hàng bán hoặc hàng mua bị trả lại; cũng nhƣ giảm thiểu những rắc rối phát sinh trong quá trình thanh toán sau này nếu số dƣ của hai bên không khớp đúng. d) Hoạt động thanh toán Các chứng từ gốc ghi nhận sự phát sinh của hoạt động mua hàng nhƣ phiếu giao hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho đã đƣợc kiểm tra luôn đính kèm cùng nhau là căn cứ cho kế toán tiền thực hiện thủ tục thanh toán cũng nhƣ có cơ sở để Kế toán trƣởng kiểm tra xét duyệt nghiệp vụ thanh toán. Đây là căn cứ để xác định việc chi tiền là đúng mục đính, tránh tình trạng thất thoát tiền của Công ty. Liên quan đến hoạt động thanh toán có nghĩa là nguồn lực của Công ty đang đi ra nên các chứng từ nhƣ ủy nhiệm chi hay phiếu chi đƣơc lập cho hoạt động này thƣờng đƣợc sự xét duyệt rất kỹ càng. Phiếu chi hay ủy nhiệm chi phải có tất cả các chữ ký của những ngƣời, tổ chức có liên quan mới đƣợc xem là hợp lệ và lúc này mới là căn cứ để kế toán ghi nhận nghiệp vụ chi tiền phát sinh. Điều này là rất cần thiết, để hạn chế tiền của Công ty bị thất thoát ra ngoài mà không phải phục vụ cho hoạt động của Công ty. Đồng thời, sau khi nhập liệu ủy nhiệm chi, kế toán tiền cũng đánh dấu vào ủy nhiệm chi để không nhập liệu một lần nữa. Và hóa đơn, các chứng từ chứng minh liên quan sau khi đƣợc thanh toán sẽ đƣợc đánh dấu “Rồi” để tránh thanh toán thêm lần nữa. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 80 Về phần các khoản chiết khấu khuyến mãi mà Công ty đƣợc nhận nếu thanh toán đúng tiến độ đã quy định trong hợp đồng, ngoài việc kế toán tiền có nhiệm vụ chi tiền đúng hạn ra, giữa kế toán tiền và kế toán công nợ luôn có sự làm việc thƣờng xuyên với nhau, kế toán công nợ hay nhắc nhở hạn trả tiền cho kế toán tiền để Công ty không bị bỏ lỡ các khoản ƣu đãi theo kiểu này. Vì kế toán công nợ ngoài việc ghi nhận và theo dõi công nợ thì còn có nhiệm vụ là theo dõi các quyền lợi đƣợc hƣởng và nghĩa vụ mà Công ty phải thực hiện trong các hợp đồng kinh tế hay trong từng đơn hàng. Cuối mỗi tháng giữa thủ kho và kế toán tiền cũng đối chiếu khoản tồn quỹ tiền mặt của mỗi bên để chắc chắn các nghiệp vụ đều đã đƣợc ghi nhận chính xác. Điều này cho thấy kế toán bằng tay và kế toán bằng máy luôn luôn diễn ra, giúp việc đối chiếu tìm ra sai sót dễ dàng hơn. Phiếu chi cũng đƣợc đánh số thứ tự liên tục khi in ra ở trong phần mềm. Điều này giúp dễ dàng phát hiện đƣợc phiếu chi bị thất lạc khi tổng hợp để có biện pháp tìm kiếm. Cuối mỗi tháng, kế toán tiền cũng đối chiếu sổ phụ ngân hàng với số liệu sổ chi tiết tiền gửi. Điều này cũng có ý nghĩa tƣơng tự nhƣ khi kế toán công nợ lập biên bản đối chiếu công nợ và đối chiếu với nhà cung cấp. Ngoài ra, công tác ủy quyền phê duyệt tại Công ty cũng đƣợc thực hiện tốt. Điều này phát huy tác dụng khi Tổng Giám đốc – là ngƣời quản lý đứng đầu Công ty thƣờng phải ký một lƣợng lớn các văn bản, chứng từ - đi vắng. Bên cạnh chia sẻ gánh nặng công việc cho ngƣời đứng đầu thì công tác ủy quyền phê chuẩn đƣợc thực hiện tốt xuống cấp thấp hơn cùng với việc các chứng từ khi lập ra đều phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời liên quan sẽ là công cụ giúp nâng cao trách nhiệm làm việc của mỗi ngƣời tại Công ty từ Ban lãnh đạo đến các nhân viên. Qua đây, chúng ta có thể thấy đƣợc rằng các thủ tục đã đƣợc phân tích cho thấy là hiệu quả ở trên trong chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy tuân theo ba nguyên tắc cơ bản của việc thiết lập các thủ tục kiểm soát là: nguyên tắc “Phân công phân nhiệm”, “Bất kiêm nhiệm” và “Ủy quyền phê chuẩn”. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 81  Nhược điểm Bên cạnh những ƣu điểm nêu trên thì vẫn còn một số tồn tại trong công tác kiểm soát. Và chủ yếu chúng nằm ở khâu đặt hàng và nhận hàng. Các điểm yếu này dù lớn hay nhỏ đều ảnh hƣởng đến hoạt động của Công ty. Nếu các tồn tại này sớm đƣợc khắc phục sẽ giúp chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty đƣợc hoàn thiện hơn. Và cụ thể các nhƣợc điểm đó nhƣ sau. a) Hoạt động đặt hàng Các tính toán của thủ kho và Phòng Kinh doanh khi xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng chỉ mang tính ƣớc chừng, dựa vào kinh nghiệm là chính và sử dụng số liệu tiêu thụ gần nhất – những số liệu này mang tính quá khứ mà không có một phƣơng pháp, công thức tính toán cũng nhƣ các dự báo có cơ sở về nhu cầu sử dụng của thị trƣờng trong tƣơng lai để xác định đƣợc tƣơng đối chính xác số lƣợng hàng cần đặt mua. Bên cạnh đó, phiếu yêu cầu mua hàng đƣợc viết theo mẫu giấy A4 đã in sẵn không đƣợc đánh số thứ tự từ trƣớc sẽ làm tăng khả năng thất lạc, mất cắp phiếu yêu cầu mua hàng mà thủ kho không hề hay biết. Điều này là nguy hiểm khi phiếu yêu cầu mua hàng là chứng từ dùng để đối chiếu lúc nhận hàng tại kho. Việc cập nhật giá mua hàng hóa đƣợc thực hiện ở Phòng Kinh doanh mang tính chất thụ động. Phòng Kinh doanh chỉ biết đƣợc giá mua có sự thay đổi khi nhà cung cấp kiểm tra đơn đặt hàng và thông báo lại cho Công ty. Điều này sẽ ảnh hƣởng đến công tác chọn nhà cung cấp đƣợc thực hiện trƣớc khi lập đơn đặt hàng vì dữ liệu cập nhật không kịp thời, làm mất thời gian xem xét lại nhà cung cấp. Nhƣợc điểm này sẽ không ảnh hƣởng quá lớn nếu nhân viên tiến hành xét duyệt chọn lựa lại nhà cung cấp. Nhƣng nếu vì lý do nào đó mà không thể tiến hành xét duyệt lại thì nó sẽ ảnh hƣởng đến chi phí đầu vào của Công ty nếu thay đổi phía nhà cung cấp là có tác động không tốt so với việc lựa chọn lại nhà cung cấp khác. Việc tiến hành xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng thực tế có xảy ra nhƣng đôi lúc việc ký xác nhận vào phiếu yêu cầu lại không đƣợc thực hiện. Việc này có thể gây nhầm lẫn, có thể nhân viên của Công ty sẽ tiến hành đặt hàng đối với phiếu yêu cầu Đạ i h ọc K i h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 82 hàng mà thực sự trƣớc đó chƣa đƣợc phê duyệt. Điều này sẽ làm tăng chi phí mua hàng, lƣu kho,...v...v... cho những mặt hàng chƣa thực sự cần thiết sử dụng. Liên quan đến đơn đặt hàng. Có một vài vấn đề nhƣ sau: Thứ nhất, đối với việc xác nhận lên đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Trên nguyên tắc là phía nhà cung cấp phải gửi fax đơn đặt hàng đã đƣợc xét duyệt với chữ ký của ngƣời có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng và con dấu qua cho Công ty để xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng. Nhƣng trên thực tế, có thể phía nhà cung cấp chỉ gọi điện để báo việc xác nhận và bên phía Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy cũng không hề đánh dấu lên đơn đặt hàng là đã đƣợc chấp nhận. Việc này sẽ dẫn đến các rủi ro nhƣ sau. Nếu chỉ xác nhận bằng điện thoại thì nếu nhà cung cấp có thay đổi trong đơn đặt hàng, về phía Công ty có thể ghi nhận sai thông tin này do việc truyền tin bằng điện thoại tiềm ẩn nhiều rủi ro nhƣ bị ảnh hƣởng bởi giọng nói, cách đọc hay ngƣời nghe ghi nhận nhầm về mặt số học mà không hề hay biết. Thứ hai, việc đơn đặt hàng chỉ đƣợc lập đúng 1 liên, ban đầu trƣớc lúc hóa đơn giá trị gia tăng về là do Phòng Kinh doanh giữ. Nếu thực sự, Phòng Kinh doanh làm thất lạc đơn đặt hàng do có thể để lẫn lộn các đơn đặt hàng đã đƣợc nhà cung cấp chấp nhận vào trong hồ sơ của những đơn đặt hàng thực sự chƣa đƣợc xác nhận (vì nguyên nhân đã nêu ở đoạn trên) thì việc này sẽ gây trở ngại khi hóa đơn về mà không có chứng từ để đối chiếu. Thứ ba, lúc nhận hàng nếu dùng phiếu yêu cầu mua hàng để đối chiếu sẽ không chính xác bằng việc dùng đơn đặt hàng đã đƣợc khách hàng xác nhận. Vì phiếu yêu cầu mua hàng có thể có sự thay đổi sau khi Phòng Kinh doanh xét duyệt hay đơn đặt hàng đƣợc nhà cung cấp chấp nhận bán hàng có sự thay đổi. Việc thông báo cho thủ kho bằng điện thoại nếu có sự thay đổi trong phiếu yêu cầu mua hàng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro nhƣ thủ kho quên ghi nhận lại hoặc ghi nhận bị sai. Điều này sẽ gây ra các rắc rối không đáng có khi nhận hàng. Đạ i h ọc K inh tế H ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 83 b) Hoạt động thanh toán Đối với các khoản khuyến mãi tính cho các hóa đơn trong tháng ở hình thức mua hàng trả sau, việc kế toán tiền chi đơn thuần ghi nhớ mà không có hình thức ghi chép lại ngày cụ thể thì việc kế toán tiền quên mất hạn nộp tiền. Tuy nhiệm vụ chính của kế toán tiền là theo dõi ghi chép các nghiệp vụ thu chi tiền nhƣng một khi khối lƣợng công việc quá lớn thì việc bỏ sót là điều có thể xảy ra. Việc 2 liên phiếu chi đƣợc thủ quỹ tạm thời lƣu trữ để lập bảng tổng hợp phiếu chi đã thực hiện hàng tháng, sau đó kế toán tiền sẽ là ngƣời đối chiếu thông tin, giá trị và tính liên tục của phiếu chi với bảng tổng hợp là không phù hợp. Vì cả hai ngƣời này đều quản lý về tiền mặt tại Công ty. Nếu khi kiểm tra đối chiếu, thấy phát hiện mất phiếu chi do phiếu chi đƣợc đánh số thứ tự liên tục thì hai ngƣời này có thể giấu diếm sự việc này. Vì nếu không tìm lại đƣợc thì họ phải chịu trách nhiệm trả lại đúng giá trị của phiếu chi đã ghi nhận trƣớc đó trong sổ quỹ tiền mặt. Điều này là rất nghiêm trọng vì theo nguyên tắc ghi nhận kế toán thì nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ làm bằng chứng. Ngoài ra, phiếu chi đƣợc lập 2 liên và cuối tháng sẽ do kế toán tiền lƣu trữ cả 2 liên này. Nếu phiếu chi đƣợc lập làm nhiều liên mà không để phục vụ cho công tác đối chiếu cũng nhƣ lƣu trữ bởi các cá nhân, bộ phận khác nhau tại Công ty thì không cần thiết. Điều này sẽ tăng thêm một phần chi phí cho việc in phiếu chi. Chỉ có một nhân viên kế toán phụ trách việc thu chi của Công ty, khối lƣợng làm việc và số chứng từ phải quản lý của nhân viên này là khá lớn. Vì vậy, mà trong quá trình làm việc có thể xảy ra sai sót, bỏ lỡ các nghiệp vụ chi tiền đúng hạn...v...v.. 3.1.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ Việc công ty chƣa có bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ làm cho việc phát hiện các sai sót cũng nhƣ gian lận nếu có trong hoạt động bị yếu đi rất nhiều. Nhƣng việc hình thành một bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ tăng thêm chi phí cho Công ty nên Ban lãnh đạo phải cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà bộ phận này đem lại. Xét thấy, quy mô của Công ty chƣa đủ lớn và phƣơng thức hoạt động kinh doanh chủ yếu cũng không Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 84 mấy phức tạp, nên việc không có bộ phận kiểm toán nội bộ cũng không quá quan trọng. Đây là điểm yếu có thể chấp nhận đƣợc. 3.2 Những đề xuất nhằm tăng cƣờng hiệu quả đối với HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy Thông qua những ƣu điểm và tồn tại trong HTKSNB đã đƣợc phân tích ở trên, có thể nhận định rằng HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty hoạt động ở mức độ bình thƣờng. Và để HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty hoạt động tối ƣu hơn nữa, tôi có những đề xuất nhằm cải thiện hiệu quả của chu trình mua hàng – thanh toán nhƣ sau: 3.2.1 Môi trường kiểm soát Công ty nên đầu tƣ vào hoạt động nghiên cứu thị trƣờng, có chính sách, quy trình rõ ràng để lựa chọn đƣợc nhà cung cấp có đủ năng lực cung cấp các mặt hàng chủ lực của Công ty với giá cả hợp lý nhất. Để làm đƣợc điều đó, Công ty phải chú ý đến các nhân viên phải có trình độ chuyên môn về lĩnh vực này, có thể trao đổi kinh nghiệm trong công tác này của các công ty khác hay tuyển thêm nhân viên có năng lực. Về công tác lập dự toán và kế hoạch cũng nên lập thêm cho các hoạt động khác ngoài hoạt động tiêu thụ. Và khi đã lập, Công ty nên đề ra những kế hoạch từ tổng thể cho đến chi tiết. Việc lập các kế hoạch chi tiết giúp Ban quản trị hình dung công việc phải làm rõ ràng hơn. Từ đó, công tác chỉ đạo nhân viên làm việc cũng đúng trọng tâm, nâng cao năng suất làm việc. Tuy nhiên mục tiêu của dự toán phải phù hợp với năng lực kinh doanh tại Công ty, không nên đặt chỉ tiêu quá cao sẽ gây áp lực cho nhân viên trực tiếp thực hiện có thể dẫn đến phản tác dụng. Cùng với việc lập dự toán, Ban quản lý Công ty nên yêu cầu các bộ phận phòng ban chức năng lập các báo cáo đặc thù phục vụ công tác kế toán quản trị tại Công ty. Điều này là rất cần thiết đối với nhu cầu quản lý của Ban quản trị. Các báo cáo phân tich mua hàng theo nhà cung cấp, báo cáo mua hàng theo từng mặt hàng, các báo cáo phân tích tiêu thụ theo các chỉ tiêu,..v..v.. sẽ giúp Ban quản trị có căn cứ chính xác và Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 85 khách quan khi đƣa ra các quyết định kinh doanh. Thông qua các báo cáo này, Công ty cũng có thể dự phòng đƣợc các tình huống xấu có thể xảy ra. Điều này một phần phụ thuộc vào tầm nhìn của nhà quản lý nhƣng cũng có thể là những kinh nghiệm có đƣợc từ những trƣờng hợp đã xảy ra trong quá khứ. Ủy ban kiểm soát nên thực hiện các cuộc kiểm tra bất thƣờng để tăng cƣờng khả năng phát hiện các bất ổn trong hoạt động kinh doanh của Công ty và cũng phần nào làm tăng đƣợc tinh thần làm việc trách nhiệm, thực hiện nghiêm túc quy định của Công ty. Riêng về tổ chức của Phòng Kinh doanh, nếu trong tƣơng lai Công ty thực hiện các dự án mở rộng quy mô kinh doanh thì Tổng Giám đốc Công ty có thể bàn bạc với Ban quản trị để cơ cấu, sắp xếp lại để tối ƣu hóa hoạt động của bộ phận này. Vì Công ty hiện là một doanh nghiệp rất tiềm năng trong địa bàn Tỉnh với bề dày hoạt động, rất khả thi để tiến hành mở rộng hoạt động của Công ty. Và Phòng Kinh doanh sẽ là cánh tay đắc lực giúp cho Ban quản lý thực hiện đƣợc dự án này trong tƣơng lai. Cần phân chia nhân viên của Phòng thành từng nhóm chuyên môn hóa cao về công việc cần làm. Cụ thể, về hoạt động mua hàng thì trƣởng nhóm phụ trách cần xây dựng đƣợc quy trình xét duyệt đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp mới rõ ràng với các thủ tục nghiêm ngặt hơn nữa. 3.2.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin Liên quan đến hệ thống kế toán và quản lý thông tin thì việc cần làm trong thời gian tới là hiện đại hóa, nâng cấp phần mềm, máy móc thiết bị. Phần mềm kế toán FAST nên đƣợc nâng cấp lên phiên bản mới cao hơn. Tuy ban đầu sẽ mất thời gian để làm quen nhƣng một khi đã thành thạo thì phiên bản mới sẽ đem lại nhiều sự tiện lợi, giúp cho công việc của Phòng Kế toán hiệu quả hơn. Ngoài ra, khi đã sử dụng phần mềm kế toán thì cần lập bản sao dự phòng để đề phòng phần mềm bị trục trặc hay do hành động phá hoại từ bên ngoài. Tùy theo khối lƣợng công việc thông thƣờng phải thực hiên mà Công ty chọn khoảng thời gian thực hiện sao lƣu cho phù hợp, nhƣng không nên lớn hơn mức hàng tuần. Đồng thời, hệ thống các máy Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 86 tính trong phòng nên đƣợc nâng cấp, bảo dƣỡng định kỳ, cài đặt các phần mềm diệt virus chất lƣợng có bản quyền để đảm bảo công việc đƣợc thực hiện một cách ổn định. Cần liên hệ với nhà cung cấp phần mềm kế toán để làm các thủ tục phân quyền thực hiện cho từng nhân viên trong Phòng Kế toán. Chỉ có Kế toán trƣởng và kế toán tổng hợp là hai ngƣời duy nhất đƣợc thực hiện tất cả các thao tác nghiệp vụ liên quan đến tất cả các phần hành kế toán. 3.2.3 Thủ tục kiểm soát Qua những phát hiện về các thủ tục kiểm soát mà Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy sử dụng đối với chu trình mua hàng – thanh toán, có thể thấy rằng các thủ tục cần thiết đối với chu trình này đều đã đƣợc thực hiện. Tuy nhiên trong chu trình vẫn tồn tại những điểm yếu và nguyên nhân chủ yếu là do các thủ tục tuy đã đƣợc thiết lập nhƣng chƣa thực sự hiệu quả và hoàn thiện. Chính vì vậy mà tôi xin đƣa ra một vài giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục nhƣ sau.  Hoạt động đặt hàng Trong khâu đặt hàng điều quan trọng là phải đƣa ra đƣợc cách thức cụ thể để thủ kho và Phòng Kinh doanh tìm ra đƣợc số lƣợng hàng cần đặt mua. Cụ thể, phải quy định định mức hàng tồn kho là bao nhiêu đối với những mặt hàng chủ lực và một công thức tính gần đúng. Định mức này có thể thay đổi theo quy mô và tình hình kinh doanh của Công ty trong từng thời kì khác nhau. Việc thay đổi định mức này phải đƣợc sự phê duyệt của Phó Giám đốc Kinh doanh và Tổng Giám đốc. Bên cạnh đó, trong quá trình xác định số lƣợng Phòng Kinh doanh cũng cần dự báo đƣợc nhu cầu tiêu thụ của nhóm hàng vật liệu xây dựng nói chung và từng mặt hàng cụ thể nói riêng từ những nguồn tin đáng tin cậy và có căn cứ. Công tác này đòi hỏi ngƣời thực hiện phải có các mối quan hệ rộng trong ngành và kinh nghiệm làm việc. Về đơn đặt hàng, Phòng Kinh doanh lập một liên và gửi fax qua cho nhà cung cấp thì tƣơng tự nhƣ việc lập 2 liên vì điều kiện nhà cung cấp thƣờng ở xa. Nhƣng thông thƣờng đơn đặt hàng phải lập ít nhất 3 liên mới đảm bảo đƣợc mục tiêu kiểm soát. Chính vì vậy mà, Phòng Kinh doanh nên lập 2 liên và fax đơn đặt hàng qua cho Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 87 nhà. Khi nhà cung cấp chấp nhận bán hàng, nếu không có thay đổi có thể gọi điện thoại để thông báo. Với trƣờng hợp này, Phòng nên đánh dấu lên đơn đặt hàng để tránh nhầm lẫn với các đơn đặt hàng chƣa đƣợc xác nhận. Còn đối với trƣờng hợp nếu có thay đổi thì phía Công ty nên yêu cầu nhà cung cấp fax lại đơn đặt hàng đã đƣợc xét duyệt đồng thời có thể sử dụng thêm điện thoại để trao đổi cụ thể hơn. Công ty cũng nên yêu cầu phía nhà cung cấp các bảng báo giá các mặt hàng khi có thay đổi. Điều này sẽ giúp cho Công ty không khỏi bất ngờ và chủ động hơn trong công tác lựa chọn nhà cung cấp. Ngoài ra, nếu muốn hoạt động mua hàng của Công ty trở nên bài bản và hiệu quả hơn thì Công ty nên xây dựng quy trình chọn lựa ngƣời bán và đặt hàng phù hợp, xây dựng quy trình xét duyệt đặt hàng, xây dựng và cập nhật thƣờng xuyên danh sách ngƣời bán đƣợc chấp thuận và ƣu tiên chọn ngƣời bán trong danh sách này. Và đặc biệt, cần lập báo cáo ngƣời bán gồm những thông tin có tính chất tài chính nhƣ số tiền phải trả ngƣời bán, những thông tin không có tính chất tài chính nhƣ số lần doanh nghiệp giao dịch với ngƣời bán, đánh giá mức độ tin cậy ổn định bán hàng của ngƣời bán..v..v..Báo cáo này rất cần cho mục đích tìm kiếm lựa chọn ngƣời bán phù hợp cho các đặt hàng.  Hoạt động nhận, bảo quản hàng hóa và chấp nhận hóa đơn Khi hàng về kho, nhân viên của Phòng Kinh doanh sẽ đem theo 1 liên của đơn đặt hàng về để đối chiếu với thông tin giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi nhận hàng xong, đem liên này về Phòng Kinh doanh và tiến hành đối chiếu với hóa đơn giá trị gia tăng, các thủ tục trong lúc đối chiếu vẫn đƣợc duy trì nhƣ trƣớc. Khi việc đối chiếu hoàn thành, liên này của đơn đặt hàng và hóa đơn sẽ đƣợc chuyển sang cho kế toán công nợ, liên còn lại của đơn đặt hàng sẽ đƣợc đóng dấu đã kiểm tra và lƣu lại Phòng Kinh doanh để lập bảng tổng hợp phân tích các đơn đặt hàng đã mua trong kì theo nhà cung cấp và theo các mặt hàng chủ lực. Và khi đã tiến hành lƣu trữ nhằm mục đính lập bảng tổng hợp thì các đơn đặt hàng nên đƣợc đánh số thứ tự để tránh thất lạc. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 88 Đối với các chi phí bốc xếp, vận chuyển thuê ngoài không có hóa đơn đầu vào ghi nhận, tuy đã có quy định của Công ty về đơn giá theo từng mặt hàng nhƣng để đảm bảo là tiền của Công ty không bị thất thoát thì Phó Giám đốc kinh doanh nên ủy quyền cho Trƣởng phòng kinh doanh kiểm tra đột xuất, tham dò ý kiến của các nhân công bốc xếp, vận chuyển về khoản tiền mà họ đƣợc nhận sau mỗi chuyến vận chuyển, bốc xếp hàng hóa cho Công ty.  Hoạt động thanh toán Để không bỏ lỡ các khoản chiết khấu trong tháng, kế toán tiền có thể viết ghi nhớ ngày phải thanh toán của các hóa đơn tiền hàng trong tháng trong sổ tay cá nhân cho mỗi nhà cung cấp. Khi thủ quỹ tạm lữu trữ hai liên của phiếu chi thì sau khi ghi nhận vào sổ quỹ thì thủ quỹ nên tách riêng hai liên của phiếu chi ra để lƣu trữ sẽ giảm thiểu đƣợc phiếu chi có thể bị thất lạc ở ngay khâu đầu tiên. Việc kiểm tra đối chiếu thông tin trên bảng kê các phiếu chi đã thực hiện trong kì do thủ quỹ lập với phiếu chi nên để một cá nhân độc lập trong phòng kế toán thực hiện thì sẽ hiệu quả hơn tránh đƣợc rủi ro nhƣ đã đƣợc đề cập ở phần trên. Sau khi kiểm tra đối chiếu xong, nhân viên kế toán độc lâp này sẽ ký xác nhận đã thực hiện. Và tốt nhất một liên của phiếu chi với các chứng từ liên quan sẽ do kế toán tiền giữ, một liên sẽ do thủ quỹ giữ thì sẽ tránh đƣợc tình trạng cả 2 liên có thể bị thất lạc do cả 2 đều chỉ đƣợc một ngƣời lƣu trữ. Nhƣ vậy việc lập phiếu chi thành 2 liên mới có ý nghĩa. Ngoài ra, Phòng Kế toán cũng nên đề xuất với Ban quản trị, Tổng Giám đốc tuyển dụng thêm nhân viên kế toán để chia sẻ công việc của kế toán tiền hiện nay. Điều này sẽ giảm bớt đƣợc gánh nặng cho kế toán tiền và cũng nhƣ nâng cao năng suất, tránh xảy ra các sai sót nhầm lẫn trong lúc làm. Vì có thêm ngƣời cùng làm về kế toán tiền nên Kế toán trƣởng có thể phải phân công công việc rõ ràng cho từng ngƣời. Có thể một ngƣời làm về thu chi tiền mặt, một ngƣời chuyên làm về tiền gửi hoặc mỗi ngƣời sẽ phụ trách theo dõi từng nhà cung cấp, khách hàng khác nhau. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 89 3.2.4 Kiểm toán nội bộ Nếu quy mô phát triển hơn và đồng thời xét thấy lợi ích lớn chi phí bỏ ra thì Công ty nên lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận này sẽ gồm những thành viên đã làm việc lâu năm tại các bộ phận trong Công ty hoặc có thể tuyển thêm nhân viên có kiến thức chuyên môn về kiểm toán. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 90 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1 Kết luận về đề tài nghiên cứu Qua thời gian đến thực tập trực tiếp tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán kết hợp với nền tảng kiến thức đã đƣợc đào tạo ở trƣờng, đề tài của tôi đã đạt đƣợc kết quả trong phạm vi nghiên cứu nhƣ sau: - Hệ thống hóa lại những lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của nó trong chu trình mua hàng – thanh toán. Từ đó, có cái nhìn mới tổng quan về một hệ thống kiểm soát nội bộ trong thực tế, thấy đƣợc sự linh hoạt trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tế sao cho phù hợp với quy mô và điều kiện kinh doanh của từng Công ty. - Thông qua những thông tin tổng hợp đƣợc, tôi đã tiến hành mô tả phần nào những nét chính của hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá đƣợc mức độ hiệu quả của hoạt động kiểm soát đối với chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy. Quá đó đề xuất những giải pháp khả thi để góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty. - Mục tiêu ban đầu đề ra đã đƣợc thực hiện nhƣng đề tài còn gặp nhiều hạn chế do thời gian đƣợc tiếp xúc thực tế, tìm hiểu kỹ hơn về các thủ tục kiểm soát không có nhiều, việc tìm hiểu chủ yếu đƣợc thực hiện qua phỏng vấn và quan sát. Bên cạnh đó, sự hạn chế về kiến thức và năng lực tổng hợp phân tích của cá nhân cũng ảnh hƣởng đến chất lƣợng nghiên cứu. Tôi hy vọng thông qua đề tài nghiên cứu này sẽ giúp Công ty nhìn nhận các điểm yếu còn tồn tại. Từ đó, đề tài này có thể là tài liệu tham khảo mà Công ty sẽ sử dụng để đƣa ra những biện pháp hạn chế những điểm yếu đó nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán 91 2 Hƣớng phát triển đề tài Từ nội dung nghiên cứu và kết quả đạt đƣợc, tôi có những kiến nghị nhằm phát triển hƣớng đề tài này nhƣ sau: - Mở rộng phạm vi nghiên cứu, đặt vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong mối quan hệ với các chu trình khác tại Công ty nhƣ chu trình bán hàng – thu tiền. Và nghiên cứu về sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong mối tƣơng quan với chi phí bỏ ra để thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ đó. - Nghiên cứu sâu hơn về áp lực mà các nhân viên thƣờng gặp phải sẽ là nguy cơ để xảy ra gian lận, sai sót trong chu trình mua hàng – thanh toán. - Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát mà Công ty sử dụng trong môi trƣờng làm việc là máy tính, đặc biệt là thủ tục đƣợc sử dụng trong phần mềm kế toán FAST của Phòng Kế toán, cụ thể nhƣ kiểm soát về nhập liệu, xử lý và kết xuất thông tin. - Nghiên cứu về các thủ tục kiểm soát đƣợc sử dụng đối với hình thức mua hàng nhập khẩu, nhập khẩu ủy thác. - Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Công ty có quy mô lớn hơn và có thể ở lĩnh vực kinh doanh khác nhƣ dịch vụ hay chuyên về sản xuất. Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TS. Vũ Hƣu Đức (2010), “Kiểm toán hoạt động”, NXB Phƣơng Đông, TP Hồ Chí Minh. 2. TS. Vũ Hữu Đức, ThS. Võ Văn Dũng (2012), “Kiểm toán”, NXB Lao Động Xã Hội, TP Hồ Chí Minh. 3. ThS. Thái Phúc Huy, ThS. Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn (2012), “Hệ thống thông tin kế toán”, NXB Phƣơng Đông, TP Hồ Chí Minh. 4. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh, TS. Ngô Trí Tuệ (2012), “Giáo trình kiểm toán tài chính”, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội. 5. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành và công bố theo Quyết định sô 149/2001/QB – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính). 6. ThS. Bùi Quang Hùng, Slide bài giảng Hệ thống thông tin kế toán. 7. ThS. Phạm Thị Bích Ngọc, Slide bài giảng Kiểm toán tài chính. 8. Trần Lê Kỳ Nam (2013), luận văn “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Hương Thủy”, Đại học Kinh tế Huế. 9. Trần Nguyên Anh Thảo (2013), luận văn “Hoàn thiện chu trình chi phí của công ty TNHH HITEC”, Đại học Kinh tế Huế. Đạ i ọc K nh tế H uế