Khóa luận Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu – Chi tiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu – Chi nhánh Huế

của các giao dịch trong ngày. Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch in giấy giao nhận tiền để khách hàng kiểm tra lại và ký xác nhận. Trường hợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, kiểm soát viên phải kiểm soát và ký trên chứng từ thu tiền trước khi giao lại cho khách hàng. 3.2.4. Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa 3.2.4.1. Trách nhiệm Giao dịch viên: Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán, giao dịch do mình thực hiện; Chịu trách nhiệm toàn diện trong việc kiểm tra, đối chiếu mẫu chữ ký, mẫu dấu của khách hàng; Kiểm tra, đối chiếu tính TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 63 khớp đúng giữa chứng từ với bảng liệt kê giao dịch; Hoàn thiện và giao nộp đầy đủ chứng từ, báo cáo cho cán bộ tập hợp chứng từ của phòng nghiệp vụ vào cuối ngày làm việc. Cán bộ tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ: Tiếp nhận chứng từ, báo cáo của Giao dịch viên; Kiểm tra việc in đủ số lượng báo cáo và việc sắp xếp, đánh số chứng từ, báo cáo của Giao dịch viên, mở sổ theo dõi việc giao nhận chứng từ với Bộ phận hậu kiểm; Nộp chứng từ cho bộ phận hậu kiểm vào cuối ngày làm việc. Trưởng, Phó phòng của Bộ phận giao dịch, Kiểm soát viên: Giám sát các giao dịch viên thực hiện quy trình tác nghiệp và tập hợp chứng từ kế toán; Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát về tính hợp lệ, hợp pháp, chính xác và đầy đủ đối với chứng từ, báo cáo của giao dịch viên do mình kiểm soát; Báo cáo kịp thời cấp có thẩm quyền những sai sót trong quá trình xử lý công việc có ảnh hưởng đến số liệu kế. Cán bộ hậu kiểm: Tiếp nhận chứng từ do cán bộ tập hợp chứng từ bộ phận nghiệp vụ nộp; Kiểm tra số lượng chứng từ khớp đúng với báo cáo theo từng Giao dịch viên; Kiểm tra lại tính đầy đủ, chính xác, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán bằng giấy; Kiểm tra lại tính chính xác của các giao dịch thực hiện được cập nhật vào dữ liệu hệ thống và các tài khoản kế toán tổng hợp; Phát hiện và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo đơn vị các sai sót, các giao dịch bất thường hoặc các nghi ngờ về hành vi gian lận trong thực hiện giao dịch tại các bộ phận nghiệp vụ; Phối hợp với các thành viên, bộ phận nghiệp vụ khác trong việc xác định nguyên nhân các sai sót, các khoản chênh lệch giữa phân hệ nghiệp vụ và tài khoản kế toán tổng hợp và đề xuất biện pháp khắc phục; Cán bộ làm công tác hậu kiểm không tham gia vào quá trình nhập, kiểm soát, phê duyệt các giao dịch do mình thực hiện hậu kiểm. Trưởng phòng kế toán tài chính: Trực tiếp giám sát các cán bộ của phòng Tài chính kế toán trong việc thực hiện tuân thủ các quy định luân chuyển, kiểm soát và tập hợp chứng từ; Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ trực tiếp kiểm soát, phê duyệt; Kiểm tra, kiểm soát bảng cân đối tài khoản kế toán ngày và các báo cáo kế toán, tài chính tháng, quý, năm; Báo cáo Giám đốc toàn bộ các lỗi sai sót về việc chấp hành quy định thủ tục chứng từ kế toán, các lỗi sai có ảnh hưởng đến số liệu kế toán. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 64 3.2.4.2. Lưu đồ lưu chuyển chứng từ Sơ đồ 3.1. Lưu chuyển, tập hợp và kiểm soát chứng từ BỘ PHẬN GIAO DỊCH Đúng BỘ PHẬN HẬU KIỂM Giao dịch viên Bộ phận tập hợp chứng từ của Phòng nghiệp vụ Sai Đúng Sai Đúng Sắp xếp, đánh số chứng từ Giao nộp tập chứng từ Nhận các tập chứng từ và báo cáo của GDV Sắp xếp các tập chứng từ của phòng Giao nộp các tập chứng từ của phòng Nhận các tập chứng từ, báo cáo của phòng nghiệp vụ Xử lý sai sót phát hiện trong quá trình hậu kiểm In báo cáo kết thúc ngày Kiểm tra- kiểm soát chứng từ Kiểm tra số lượng chứng từ, chữ ký Kiểm soát các tập chứng từ Kiểm tra, kiểm soát giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ Sắp xếp, đóng quyển và lưu trữ chứng từ, báo cáo Yêu cầu: bổ sung chữ ký, chứng từ Xử lý sai sót phát hiện trước khi kết thúc ngày Sai Đúng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 65 3.3. MÔ HÌNH VÀ HẠN MỨC GIAO DỊCH Sơ đồ 3.2. Giao dịch một cửa thu – chi tiền mặt trực tiếp Nhánh số 1: Bộ phận quỹ: thủ quỹ thực hiện việc giao nhận tiền với kiểm ngân, kiểm ngân giao, nhận tiền mặt với Giao dịch viên trong phòng giao dịch hoặc trực tiếp GD với KH, DV giao dịch trực tiếp với khách hàng. Nhánh số 2: Giao dịch viên giao nhận tiền mặt trực tiếp từ Thủ quỹ hoặc Kiểm ngân để thực hiện các giao dịch với khách hàng. Nhánh số 3: Thủ quỹ giao dịch trực tiếp với khách hàng. Giao nhận tiền mặt nội bộ: Việc giao nhận tiền mặt nội bộ (tiếp quỹ và hoàn quỹ) giữa kiểm ngân với giao dịch viên Thủ quỹ, với giao dịch viên được thực hiện trên cơ sở có giấy đề nghị của giao dịch viên được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Hạn mức giao dịch: là giá trị tối đa của một giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện không cần có sự phê duyệt của kiểm soát viên. Đối với các giao dịch trong hạn mức cho phép, giao dịch viên vừa là người lập, vừa là người kiểm soát chứng từ và chỉ có 1 chữ ký của giao dịch viên trên chứng từ. Đối với giao dịch vượt hạn mức và các giao dịch phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền, các chứng từ sẽ được kiểm soát viên kiểm tra và kiểm soát. Các chứng từ thuộc giao dịch này phải có đủ chữ ký của người lập chứng từ (giao dịch viên) và người kiểm soát chứng từ (kiểm soát viên) hoặc của các cấp có thẩm quyền theo phân cấp. Hạn mức giao dịch của giao dịch viên tại chi nhánh là 30 triệu VND. Thủ quỹ Kiểm ngân Kiểm ngân Giao dịch viên Khách hàng Giao dịch viên Khách hàng Khách hàng 1 2 3 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 66 3.4. NHỮNG RỦI RO TRONG QUẢN LÝ TIỀN MẶT TẠI Á CHÂU Rủi ro: Trên thực tế ở chi nhánh Huế đã có một số rủi ro trong hoạt động giao dịch thu chi tiền mặt cụ thể là chi thừa, thu thiếu tiền khách hàng, trong vấn đề này giao dịch viên là người chịu trách nhiệm liên lạc với khách hàng hoặc bỏ tiền cá nhân vào để bù, tuy nhiên đây là rủi ro hiếm khi xảy ra; và rủi ro chi thiếu, thu thừa tiền khách hàng khi đó giao dịch viên liên lạc khách hàng và trả lại số tiền chi thiếu hay thu thừa đồng thời xin lỗi khách hàng, nguyên nhân dẫn đến các rủi ro trên là do máy đếm tiền gặp sự cố và giao dịch viên phát hiện sau khi đã hoàn thành giao dịch với khách hàng. Rủi ro mua phải ngoại tệ không còn được lưu hành như USD bị rách hoặc ghi mực. Còn lại ở chi nhánh Huế chưa gặp phải rủi ra nào khác trong quá trình hoạt động từ khi thành lập đến hiện tại. Hành vi nghiêm cấm: GDV để tồn quỹ giữa ngày hơn 30 triệu đồng cuối ngày hơn 100 triệu đồng; Trả chứng từ giao dịch cho KH khi chưa nhập dữ liệu vào hệ thống và chưa in nội dung giao dịch lên chứng từ; Phát hiện qua kiểm tra: Kiểm soát viên không thực hiện đúng quy trình phê duyệt (duyệt chứng từ giấy, không duyệt trên máy). Giao dịch viên, kiểm soát viên thực hiện các giao dịch từ các tài khoản tiền gửi của chính giao dịch viên, kiểm soát viên đó; Phát hiện qua kiểm tra, Giao dịch viên lách quy định: Tự mở cho mình một Tài khoản ảo; Sửa 1 ký tự trên Chứng minh thư để tạo CIF (tài khoản) khác; Ký 2 chữ ký khác nhau (khách hàng, cán bộ ngân hàng). Trưởng, phó phòng nghiệp vụ, kiểm soát viên trực tiếp thực hiện nhập các giao dịch khi không được phân công bằng văn bản của lãnh đạo chi nhánh; Phát hiện qua kiểm tra: Giao dịch viên để lộ mật khẩu, không đổi mật khẩu thường xuyên hoặc khi bị lộ; Đưa ID và mật khẩu nhờ nhau làm . Tìm cách khai thác, xâm nhập, sử dụng trái phép chương trình giao dịch, cố tình làm mất hoặc tiết lộ các loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử sử dụng trong giao dịch một cửa; Phát hiện qua kiểm tra: thấy dòng chữ lạ trên màn hình vi tính, mất cảnh giác để người khác đánh cắp mật khẩu. Thay đổi, làm giả và sửa chữa các dữ liệu điện tử có liên quan trong giao dịch một cửa để che dấu hành vi vi phạm pháp luật. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 67 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT 4.1. MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG KSNB HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT TẠI NH TMCP Á CHÂU Ngân hàng Á Châu là một trong năm ngân hàng lớn mạnh và là ngân hàng TMCP lớn nhất hiện nay, để đạt được điều đó trong quá trình thành lập, hoạt động và phát triển Ban quản lý ngân hàng đã xây dựng được hệ thống kiểm soát của ngân hàng hữu hiệu và có những chính sách kiểm soát hiệu quả. 4.1.1. Ưu điểm 4.1.1.1. Môi trường kiểm soát Tính chính trực và giá trị đạo đức: Ban Giám Đốc đã xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, phổ biến những quy định liên quan đến hoạt động thu – chi tiền mặt, đảm bảo mọi cán bộ đều hiểu biết và thực hành theo đúng quy định. Giám đốc đã chú trọng và quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ an toàn kho quỹ, tạo môi trường kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước như: xây dựng các hệ thống quy chế điều hành hoạt động đầy đủ; qua kết quả hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ đã phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong công tác quản lý, điều hành các bộ phận nghiệp vụ; Tham mưu đề xuất với Ban lãnh đạo sửa đổi bổ sung các quy chế phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy định của Nhà nước. Ở chi nhánh có kiểm soát nội bộ đảm bảo việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động được thực hiện theo các quy định, giúp Ban Giám đốc đưa ra các quyết định kịp thời và cần thiết, ngoài ra với việc thực hiện hậu kiểm hàng ngày đối với sổ sách KTNB đã giúp phát hiện và ngăn ngừa các sai sót, sai phạm kịp thời xử lý, không ảnh hưởng tới mục tiêu chung của đơn vị, tạo uy tín và thế mạnh cho chi nhánh. Trong việc đảm bảo an toàn kho quỹ, đảm bảo khớp đúng tiền thực tế và sổ, KTNB hàng tháng luôn thực hiện kiểm tra đột xuất kho quỹ ba lần, chính điều này luôn giúp các nhân viên ý thức được trách nhiệm của mình, chấp hành tốt các nội quy quy định của Chi nhánh. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 68 Hệ thống camera được lắp ở bộ phận giao dịch để giám sát cách làm việc và chấp hành quy định nội bộ trong GD của GDV, do vậy đảm bảo nhân viên luôn luôn ý thức và tiến hành nhiệm vụ đúng quy trình. Đảm bảo về năng lực: Các nhân viên liên quan đến hoạt động thu – chi tiền mặt đều đảm bảo năng lực có trình độ Đại học, nhân viên có được những kĩ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, được giám sát và hằng năm thường xuyên được huấn luyện, kiểm tra để nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Đơn vị đã phân định rõ về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên, từng bộ phận trong hoạt động thu – chi tiền mặt, ban hành những quy định thể chế hóa bằng văn bản giúp mỗi thành viên hiểu rõ họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Thực tế tại ngân hàng các hoạt động được phân công đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm bộ phận giao dịch được tách với bộ phận hạch toán, bộ phận tất toán kiểm tra và bộ phận giám sát. Chính sách nhân sự: Chính sách tuyển dụng của đơn vị là ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt. Nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, hiểu biết và nắm vững các quy định về nghiệp vụ giao dịch để xử lý thành thạo các phần hành nghiệp vụ và quy trình kỹ thuật trên máy vi tính những giao dịch mà mình thực hiện. 4.1.1.2. Đánh giá rủi ro Xác định mục tiêu của đơn vị: “Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế”. Để đạt mục tiêu đó Ban Giám đốc sử dụng phương pháp rà soát thường xuyên các hoạt động để có thể kịp thời phát hiện và nhận dạng rủi ro. Mọi rủi ro có nguy cơ gây TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 69 ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức đều được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục, kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro. Kiểm toán nội bộ xây dựng và thực hiện các chu trình kiểm toán các hoạt động trong ngân hàng và hoạt động ngân quỹ. 4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng. Phân chia trách nhiệm rõ ràng, đầy đủ, một thành viên không giải quyết mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Với cơ chế này giúp kiểm soát hành vi của các nhân viên trong hoạt động thu – chi tiền mặt, hạn chế tối đa các vi phạm do bất cẩn hay cố tình. Quy định hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ cụ thể cho các thành viên tham gia giao dịch, phù hợp với trình độ, năng lực của giao dịch viên và loại giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện. Chi nhánh đã tổ chức cho các GDV đi học nâng cao nghiệp vụ và hiện tại các GDV đã có đủ năng lực để thực hiện được tất cả các giao dịch trong hai phần hành GD nội bảng và ngoại bảng (vàng) trong hạn mức của mình. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ: Kiểm soát chung: Phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phần hành của mình. Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời. Kiểm soát chứng từ sổ sách: Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ có mẫu in sẵn, các chứng từ có đầy đủ nội dung cần thiết, có ghi số tham chiếu để kiểm tra sau này. Hằng ngày, toàn bộ chứng từ hạch toán (bao gồm các chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc đính kèm) kể cả bảng kê giao dịch sau khi được các bộ phận có liên quan kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được luân chuyển tập trung về phòng tài chính kế toán để thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại (hậu kiểm). Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 70 thiết. Sau khi bộ phận hậu kiểm đã kiểm tra Tài liệu và chứng từ thì chúng được đóng theo ngày sau đó cất vào kho lưu trữ vĩnh viễn. Các chứng từ và ấn chỉ giao cho khách hàng được in từ máy in chuyên dụng. Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với hệ thống máy tính trong giao dịch một cửa được theo dõi và quản lý chặt chẽ để không sử dụng sai mục đích. Kiểm soát vật chất: Thành lập Hội đồng kiểm kê định kì trong đoàn luôn có một KTVNB kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách phòng kế toán và phòng kho quỹ, kiểm kê tiền có trong kho đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ sách và tiền thực tế có trong kho. Kho tiền đầy đủ các phương tiện để chống mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ, trộm cắp. Hệ thống khoá: 3 chìa, phân tách chức năng: Thủ quỹ, Kế toán, Giám đốc. Tiền được đóng bó, niêm phong, sắp xếp hợp lý, khoa học. Ủy quyền và xét duyệt Thu – chi tiền mặt, ngoại tệ giấy tờ có giá phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Trước khi thu – chi kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng được kế toán trưởng xét duyệt trước khi lập phiếu chi. Các chứng từ kế toán khác phải qua kiểm soát của KSV tại quầy giao dịch, Giám đốc xây dựng và ban hành chính sách cụ thể về ủy quyền và xét duyệt để tăng cường kiểm soát hạn chế tối đa gian lận, sai sót. 4.1.1.4. Thông tin và truyền thông Hệ thống trang thiết bị được kết nối hoàn chỉnh thành mạng nội bộ giữa chi nhánh và hội sở để cập nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ các dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Có hệ thống máy tính và trung tâm lưu giữ số liệu dự phòng. Định kỳ hệ thống máy tính được kiểm tra và bảo dưỡng bởi nhân viên tin học trong ngân hàng thông qua quyết định của ban giám đốc. Có biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn và bí mật các dữ liệu trong chương trình, mã khóa truy cập hệ thống và chữ ký điện tử. Hệ thống kiểm soát chung và hệ thống kiểm soát thông qua mạng máy tính có đủ khả năng để kiểm soát các thao tác nghiệp vụ chống lợi dụng tham ô, chiếm đoạt tài sản. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 71 Phần mềm TCBS được ứng dụng trong hoạt động giao dịch đảm bảo các giao dịch được xử lý theo thời gian thực, hạn chế sai sót, rủi ro và gian lận khi có sự giám sát của GDV và sự có mặt của KH khi tiế hành giao dịch. 4.1.1.5. Giám sát Kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa sổ quỹ sổ kế toán. Kế toán theo dõi riêng số tiền thừa, thiếu của từng thủ quỹ và giám sát chặt chẽ việc xử lý tiền thừa thiếu. 4.1.2. Hạn chế giữa lý thuyết và thực tiễn Do “tính mở” trong quy định của Ngân hàng Nhà nước tại Quyết định 36/2006/QĐ-NHNN, cụ thể tại điều 8 – Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ, khoản 1 có nêu “Tuỳ theo quy mô, mức độ, phạm vi và đặc thù hoạt động của mình, tổ chức tín dụng tự xem xét, quyết định thành lập bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, chịu sự điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc (Giám đốc). Trong mọi trường hợp dù có hay không có bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, tổ chức tín dụng phải thiết lập, duy trì, tổ chức thực hiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo các quy định tại Quy chế này” và tại khoản 2 “Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của các quy luật về các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của Tổ chức tín dụng; giúp Tổng Giám đốc thực hiện việc tự kiểm tra để tổng hợp, rà soát đánh giá có hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ”. Theo quy định trên, Tổ chức tín dụng có thể thành lập hoặc không thành lập bộ phận chuyên trách kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Thực tế tại đơn vị, chỉ có một kiểm toán nội bộ thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy định của các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ. Nhưng với khối lượng giao dịch nhiều, lượng chứng từ lớn thì một kiểm toán viên nội bộ sẽ có thể không kiểm soát hết công việc và có thể sẽ phát hiện ra các sai sót muộn dẫn đến chưa đưa ra các ý kiến kịp thời cho Ban Giám đốc. Do khối lượng công việc nhiều và trong thời gian qua ngân hàng đang có chính sách cắt giảm bớt nhân sự nên việc tiến hành đối chiếu, kiểm soát và chấm chứng từ của ngày hôm nay không được thực hiện trong ngày mà phải để đến những ngày sau đó, do vậy có thể có những sai sót, gian lận không được phát hiện kịp thời. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 72 Việc chỉ gửi bảng kê cho khách hàng có đăng ký nhận bảng kê hàng tháng đối với các TK tiền gửi thanh toán, tiền gửi tiết kiệm về các nghiệp vụ phát sinh nên có thể sẽ không phát hiện được các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động thu – chi tiền từ TK của KH, GDV có thể lợi dụng điều này để tiến hành các giao dịch rút tiền từ TK của KH, đặc biệt với các TK ít hoạt động thì GDV có thể tiến hành rút tiền từ TK của KH trước sử dụng rồi sau này nộp vào bổ sung. Trong việc hạch toán với việc sử dụng phần mềm TCBS nên nếu các GD chỉ diễn ra khi có mặt của KH thì sẽ không thể xảy ra gian lận, chỉ có thể xảy ra sai sót trong việc tính phí dịch vụ do thay đổi biểu phí, tuy nhiên nếu KH tin tưởng và đưa tiền mặt tới GD nhưng không chờ GDV tiến hành định khoản giao liên 2 thì GDV có thể sẽ không tiến hành GD ngay thời điểm đó cho KH và để tiền KH cho mục đích cá nhân cho tới thời gian sau đó khi KH phát hiện mới tiến hành GD cho KH điều này sẽ ảnh hưởn tới chính uy tín của GDV và ngân hàng. 4.1.3. Hạn chế trong giao dịch thu – chi tiền mặt Một hạn chế lớn hiện nay tại ACB Huế là có quá nhiều công việc chi nhánh không thể tự mình quyết định mà phải phụ thuộc nhiều vào Hội sở, điều này gây mất thời gian cho khách hàng, làm giảm tính cạnh tranh so với các ngân hàng TMCP khác trên địa bàn. Cụ thể trong giao dịch vàng và ngoại tệ. Hạn mức giao dịch của GDV thấp khiến cho khối lượng công việc của KSV tăng bên cạnh đó còn mất thời gian của khách hàng khi phải chờ phê duyệt trước khi in chứng từ. Một số trường hợp không chấp hành quy định trong giao dịch thu – chi tiền mặt tại ngân hàng mà tôi nhận thấy trong thời gian thực tập: khi có việc bận các GDV nhờ GDV khác làm hộ mình tuy nhiên điều này ít khi xảy ra; tiến hành nộp tiền vào tài khoản, rút tiền từ TK hay tất toán sổ tiết kiệm của KH cho dù không có mặt KH tại quầy và chữ ký của KH sẽ được ký sau đó khi KH đến nhận tiền đối với Hoạt động tất toán sổ tiết kiệm và rút tiền từ TK, đối với hoạt động nộp tiền vào TK thì GDV có thể sẽ nhờ người khác ký hộ hoặc chính GDV ký tuy nhiên những điều này chỉ xảy ra khi TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 73 KH quen của GDV hoặc của Ngân hàng yêu cầu do KH không đến vào thời điểm giao dịch phát sinh. Tuy nhiên điều này cũng có thể sẽ bị GDV lợi dụng để rút tiền từ TK của KH trong hạn mức của mình. Đối với tiền giả, séc không đạt yêu cầu GDV thông báo và trả lại cho khách hàng chứ không thu hồi để xử lý như quy định. Trong một số trường hợp khi có nhiều khách hàng có nhu cầu giao dịch tiền mặt vượt quá hạn mức của GDV nhưng không để khách hàng đợi lâu thì GDV tiến hành thực hiện GD tiền mặt tại quầy có sự giám sát và kiểm tra của kiểm soát viên. GDV tiến hành rút tiền trong TK của nhân viên trong ngân hàng khi có yêu cầu nhưng do chưa tiến hành giao dịch trên máy tính, chưa ký người lĩnh tiền đã giao tiền nên khi GDV quên không tiến hành định khoản sẽ xảy ra trường hợp tiền mặt trong hộp đững tiền và trên hệ thống bị chênh lệch. 4.2. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TRONG HTKSNB HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT TẠI NH TMCP Á CHÂU 4.2.1. Hoàn thiện hệ thống KSNB hiện có tại ngân hàng Duy trì việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ; trực tiếp kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực tại chi nhánh, phòng giao dịch. Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức tín dụng đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan đến hoạt động thu – chi tiền mặt phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp (Ban Giám đốc); những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Giám đốc để kịp thời xử lý tránh gây ảnh hưởng đến mục tiêu của chi nhánh cũng như toàn hệ thống. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 74 Định kỳ hàng năm, hội sở phải cử bộ phận độc lập tiến hành tự rà soát, kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của hoạt động thu – chi tiền mặt. Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục các vấn đề đó. Tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin, tin học của tổ chức tín dụng phải được giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy, nổ....nâng cấp hệ thống để đảm bảo an toàn không bị kẻ xấu thâm nhập hệ thống. Phải cài đặt chốt kiểm soát để nếu hạn mức bị vi phạm thì phát hiện được ngay và xử lý kịp thời. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của ngân hàng. Chính vì thế, hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ. Ngân hàng cần chú trọng hơn nữa tới việc hoàn thiện các yếu tố của hệ thống kế toán. Định kỳ phải tiến hành gửi bảng kê, sổ phụ cho khách hàng, thường xuyên kiểm tra các tài khoản ít hoạt động và gửi thông báo đến chủ các TK này. 4.2.2. Chú trọng công tác kiểm tra – kiểm soát nội bộ Một là, cần sớm hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại cổ phần gắn với xu hướng vận động, phát triển tự nhiên theo hình thức tập đoàn tài chính trong nền kinh tế Việt Nam hiện nay. Hai là, cần tăng cường nhận thức về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại cổ phần với tư cách là một tập đoàn tài chính. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 75 Ngân hàng Á Châu cũng như các ngân hàng thương mại khác đang trong quá trình thực hiện dự án hiện đại hoá, mức độ phân cấp, phân quyền ngày càng cao, kể cả phân quyền đến từng nhân viên giao dịch. Vai trò của kiểm soát quản lý trở nên cực kỳ quan trọng để có thể ngăn chặn và phát hiện những sai sót và tiêu cực, đảm bảo an toàn trong hoạt động của ngân hàng. Nên cần đảm bảo yêu cầu phân chia trách nhiệm và xem xét các mối quan hệ của KSV với các GDV trong quầy giao dịch để không có sự thông đồng gian lận. Ba là, tăng cường ứng dụng tin học trong công tác quản trị điều hành, đặc biệt là quản lý tài chính, quản lý giao dịch và quản lý tài sản, tin học hoá hoàn toàn hệ thống kế toán của các đơn vị thành viên. Điều này cho phép xây dựng một cơ chế giám sát tự động, thường xuyên và liên tục, hoạt động thống nhất tại Hội sở chính, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót phát sinh. Bốn là, cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức và hoạt động kiểm soát đảm bảo sự phối hợp hài hoà, tránh chồng chéo để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát. Về lâu dài, sau khi tiến hành cổ phần hoá, cần xây dựng Bộ phận kiểm soát độc lập để đảm bảo khách quan và hiệu quả của cơ chế giám sát. Bộ phận này cần có thêm nhân viên KTNB để giải quyết khối lượng cộng việc ngày càng tăng do sự phát triển về chất và lượng của Chi nhánh như hiện nay để đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả, và kịp thời. 4.2.3. Giải pháp cho hạn chế trong giao dịch một cửa Từ những hạn chế đã nêu trên thì điều quan trọng hiện nay là ACB chi nhánh Huế nên có các biện pháp cải thiện hạn chế để đạt hiệu quả tốt nhất của hệ thống KSNB. Do khối lượng giao dịch tại chi nhánh lớn nên ngân hàng không nên cắt giảm nhân sự đặc biệt trong ban kiểm soát và bộ phận hậu kiểm để đảm bảo các chứng từ được kiểm tra và chấm trong ngày. Cần có biện pháp nghiêm cấm triệt để việc nhờ rút tiền từ TK của KH (nhân viên trong ngân hàng) khi không có mặt (nhận tiền trước ký chứng từ sau). Không tiến hành thực hiện giao dịch khi KH không có mặt tại quầy. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 76 Hội sở ACB nên tạo điều kiện cho chi nhánh Huế được nâng cao tính độc lập trong việc giải quyết các vấn đề của chi nhánh (trong giới hạn cho phép). Hội sở ACB cần tăng quyền hạn và thẩm quyền ra quyết định của Ban giám đốc Chi nhánh Huế về các hoạt động kinh doanh khác như giao dịch vàng, giao dịch ngoại tệ, Hội sở cần xem xét cho Chi nhánh tự quyết định trong việc chốt giá vàng, chốt giá mua bán ngoại tệ với số lượng lớn trong hạn mức nhất định trên cơ sở liên kết báo giá nội bộ. Và Ban Giám đốc Chi nhánh Huế cũng nên tăng hạn mức giao dịch của GDV lên 50 triệu đồng vì nhu cầu giao dịch của khách hàng với số lượng tiền lớn cũng ngày càng tăng, nên với hạn mức giao dịch này thì sẽ giúp GDV được thực hiện giao dịch với khách hàng nhanh chóng và thuận tiện tránh làm mất nhiều thời gian hơn cho khách hàng, tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái khi không phải chờ đợi lâu trong các giao dịch này. Bên cạnh đó việc tăng hạn mức giao dịch cho GDV từ 30 triệu lên 50 triệu đồng sẽ hạn chế công việc cho KSV và tăng lượng giao dịch lên. Một số các gian lận đã xảy ra trong hoạt động thu – chi tiền mặt ở trong các ngân hàng: theo cơ quan điều tra từ tháng 5/2010 đến tháng 11/2011, Nguyễn Đức Kiên (bầu Kiên, nguyên phó chủ tịch hội đồng sáng lập ACB) đã chỉ đạo thường trực HĐQT của ACB ra chủ trương để ACB ủy thác cho nhân viên gửi tiền vào các tổ chức tín dụng sai quy định. Cụ thể, từ cuối tháng 6 đến cuối tháng 9/2011, ACB đã ủy thác cho 19 nhân viên gửi tổng cộng gần 719 tỉ đồng vào Vietinbank chi nhánh Nhà Bè và Vietinbank chi nhánh TP.HCM lãi suất trong hợp đồng 14%/năm, lãi suất chênh lệch ngoài hợp đồng từ 3,7-13%/năm. Cơ quan điều tra xác định hành vi này đã vi phạm điều 106 Luật các tổ chức tín dụng và thông tư 02 của Ngân hàng Nhà nước quy định về trần lãi suất. Toàn bộ số tiền gửi này đã bị Huỳnh Thị Huyền Như khi đó là cán bộ tín dụng Vietinbank chi nhánh TP.HCM, quyền trưởng phòng giao dịch Điện Biên Phủ) chiếm đoạt. Nhóm nhân viên Ngân hàng Agribank đã sử dụng user và password của cấp quản lý vào mạng nội bộ và tất toán khống 177 sổ tiết kiệm. Nhân viên hậu kiểm đã tiếp tay cho hành vi gian lận này bằng cách bỏ qua quy trình hậu kiểm, chỉ kiểm tra trên máy mà không đối chiếu chứng từ gốc dẫn đến thất thoát hơn 40 tỷ đồng của Nhà nước. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 77 Như vậy làm thế nào để hạn chế gian lận nội bộ đó là câu hỏi lớn của hệ thống ngân hàng. Theo như nhận định của chuyên gia thì yếu tố quan trọng nhất là giới chủ ngân hàng, việc kiểm soát chặt chẽ hơn phải được bắt đầu từ đây. Nếu giới chủ “có vấn đề” thì không có quy trình, hệ thống kiểm soát nào có thể “quản” được. Đối với rủi ro thanh khoản, giới chủ hoàn toàn có thể hạn chế được, còn đối với các rủi ro kinh doanh xảy ra trong hoạt động thường ngày, ngân hàng có thể tăng cường đào tạo nghiệp vụ, tăng cường cơ chế kiểm soát nội bộ, đưa ra chế tài “mạnh” Thực tế cho thấy, để bảo đảm an toàn tài sản, an toàn tiền gửi trong ngành ngân hàng, thì quy trình mới chỉ bảo đảm điều kiện “cần”, còn điều kiện “đủ” là sự quản lý chặt chẽ về mặt con người trong quá trình tác nghiệp. Điều này đòi hỏi các ngân hàng phải có biện pháp tổng hợp từ khâu thẩm tra tuyển dụng chặt chẽ, tập huấn đào tạo nghiệp vụ và tư duy trách nhiệm pháp lý thường xuyên cho nhân viên, kết hợp với các biện pháp kiểm soát thường xuyên và các phương án chủ động phòng chống các rủi ro hoạt động. Và để hạn chế gian lận nội bộ, cần có đánh giá tổng thể về tất cả rủi ro gian lận của NH. Việc đánh giá cần thực hiện với tất cả các bên có lợi ích liên quan để đưa ra danh mục rủi ro gian lận. Dựa trên danh mục đó, NH xây dựng chương trình kiểm soát rủi ro gian lận và chương trình này phải được phổ biến, thực hiện, đào tạo tới các cấp nhân viên. Khi hệ thống kiểm soát đã hoạt động, tiếp theo, cần có kiểm toán nội bộ để kiểm tra hệ thống có được thực hiện chặt chẽ hay không, bởi các rủi ro thường xuyên thay đổi khi có dịch vụ mới, thị trường mới. Ngoài ra, NH nên có cơ chế tố giác bí mật, bởi kinh nghiệm cho thấy, ở các NH có cơ chế này thì gian lận được phát giác nhanh chóng và xử lý kịp thời hơn. Như vậy để đạt được mục tiêu đã đề ra “Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế” thì ACB nói chung và ACB Huế nói riêng cần tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận độc lập và hoạt động hiệu quả.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 78 PHẦN III – KẾT LUẬN Nhằm hạn chế các gian lận và sai sót ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cũng như uy tín và mục tiêu chung của Ngân hàng thì nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động kiểm soát nội bộ là nhu cầu cấp thiết trong tình hình biến động như hiện nay. Cùng với đề tài “Kiểm soát nội bộ hoạt động thu – chi tiền mặt tại ngân hàng Á Châu – Chi nhánh Huế” và trong thời gian bốn tháng thực tập tại phòng giao dịch ngân hàng Á Châu đề tài đã đi sâu vào phân tích những thủ tục kiểm soát nội bộ tại chi nhánh dựa trên những kiến thức được học ở trường và thực tế tại ngân hàng. Và quá trình thực tập tại phòng giao dịch cũng đã giúp cho tôi đạt được các mục tiêu đặt ra. Thứ nhất đã khái quát được cơ sở lý luận về ngân hàng thương mại, hiểu rõ hơn về quy trình hoạt động và quy trình kiểm tra, kiểm soát, giám sát những nghiệp vụ ngân hàng. Bên cạnh đó, từ thực tế hoạt động của ngân hàng đề tài cũng đã đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu là mô tả và đánh giá đúng thực trạng kiểm soát đối với khoản mục tiền và tương đương tiền, đề tài đã rút ra những thành quả đạt được, đồng thời chỉ ra những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân dẫn đến những tồn tại đó trong hoạt động kiểm soát giao dịch thu – chi tiền mặt của chi nhánh. Đề xuất, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như một số giải pháp khác nhằm đẩy nhanh hoạt động giao dịch với khách hàng ở phòng giao dịch hướng đến mục tiêu trở thành ngân hàng bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam. “Nếu như hệ thống ngân hàng được ví như “huyết mạch” của nền kinh tế thì cơ chế kiểm soát được ví như “thần kinh trung ương” của một ngân hàng thương mại. Hiểu về cơ chế kiểm soát của ngân hàng thương mại như thế nào với những nội dung và phương thức gì vẫn còn là một vấn đề tương đối mới ở Việt Nam”. Điều đó cùng với quỹ thời gian ngắn cũng chính là hạn chế trong đề tài của tôi.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI.............................................................................................1 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU .........................................................2 3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................................2 4. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU......................................................................................2 5. KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN................................................................................3 6. ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI .......................................................................................3 PHẦN II – NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ............................................4 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG TMCP Á CHÂU – CHI NHÁNH HUẾ.................................................................................................................................4 1.1. SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN.................................................................4 1.2. ĐẶC ĐIỂM LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG...............................................................5 1.2.1. Đối thủ cạnh tranh..............................................................................................5 1.2.2. Nhà cung cấp, khách hàng .................................................................................5 1.3. BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CHÍNH SÁCH ÁP DỤNG..........................................6 1.4. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ ..........................................................7 1.4.1. Nhiệm vụ và chức năng các phòng ban .............................................................7 1.4.2. Sơ đồ tổ chức .....................................................................................................9 1.5. CÁC NGUỒN LỰC ..............................................................................................10 1.5.1. Tình hình sử dụng lao động .............................................................................10 1.5.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn........................................................................13 1.6. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ 2010 – 2012 ............................17 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI ....................................20 2.1.1. Khái niệm về NHTM .......................................................................................20 2.1.2. Đặc điểm của NHTM.......................................................................................20 2.1.2.1. NHTM là một trung gian tài chính............................................................20 2.1.2.2. NHTM là một doanh nghiệp kinh doanh tiền tệ .......................................20 2.1.3. Chức năng của NHTM.....................................................................................20 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 2.1.3.1. Chức năng trung gian tín dụng..................................................................20 2.1.3.2. Chức năng trung gian thanh toán ..............................................................21 2.1.3.3. Chức năng tạo ra tiền ................................................................................21 2.1.3.4. Chức năng cung ứng dịch vụ tài chính và các dịch dịch vụ khác .............21 2.1.3.5. Chức năng tài trợ ngoại thương và mở rộng nghiệp vụ ngân hàng quốc tế...22 2.1.4. Các hoạt động chủ yếu của NHTM .................................................................22 2.1.5. NHTM và các hoạt động KSNB ......................................................................22 2.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG...........................................22 2.2.1. Khái quát về hệ thống KSNB ..........................................................................22 2.2.1.1. Khái niệm KSNB ......................................................................................22 2.2.1.2. Mục tiêu của hệ thống KSNB ...................................................................23 2.2.1.3. Chức năng của hệ thống KSNB ................................................................23 2.3.1.4. Vai trò của hệ thống KSNB ......................................................................23 2.2.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB (theo COSO .....................................24 2.2.2.1. Môi trường kiểm soát (văn hóa doanh nghiệp) .........................................24 2.2.2.2. Đánh giá rủi ro ..........................................................................................24 2.2.2.3. Hoạt động kiểm soát .................................................................................25 2.2.2.4. Thông tin và truyền thông .........................................................................27 2.2.2.5. Giám sát ....................................................................................................28 2.2.3. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB ................................................28 2.3. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NHTM......................................29 2.3.1. Khái niệm KSNB trong NHTM.......................................................................29 2.3.2. Rủi ro trong hoạt động của NHTM..................................................................29 2.3.3. Mục tiêu của KSNB trong NHTM...................................................................30 2.3.4. Các hoạt động kiểm soát tại NHTM ................................................................30 2.4. KSNB ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT ................................30 2.4.1. Nội dung và đặc điểm của tiền ........................................................................30 2.4.2. Mục tiêu kiểm soát đối với tiền .......................................................................31 2.4.3. Các thủ tục kiểm soát chung đối với tiền.........................................................31 2.4.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên......................................31 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 2.4.1.2. Ủy quyền và xét duyệt ..............................................................................32 2.4.1.3. Sự phân chia trách nhiệm ..........................................................................32 2.4.1.4. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin ..........................................................33 2.4.1.5. Phân tích và rà soát ...................................................................................34 2.4.1.6. Bảo vệ tài sản ............................................................................................34 2.4.1.7. Sai sót, rủi ro dễ sảy xa trong hoạt động thu - chi tiền mặt ......................36 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG CỔ PHẦN Á CHÂU – CHI NHÁNH HUẾ .......................................................................................................................................37 3.1. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT ...................................................................................................................37 3.1.1. Thực trạng môi trường kiểm soát ....................................................................37 3.1.1.1. Trách nhiệm của Giám đốc .......................................................................37 3.1.1.2. Trách nhiệm của Kiểm toán nội bộ ...........................................................37 3.1.1.3. Trách nhiệm của Trưởng phòng kế toán ...................................................38 3.1.1.4. Trách nhiệm của thủ kho tiền....................................................................38 3.1.1.5. Trách nhiệm của kiểm ngân ......................................................................39 3.1.2. Thực trạng các hoạt động kiểm soát hoạt động thu – chi tiền mặt tại Á Châu.....39 3.1.2.1. Ủy quyền ...................................................................................................39 3.1.2.2. Phân công phân nhiệm ..............................................................................41 3.1.2.3. Đối chiếu tài sản........................................................................................44 3.1.2.4. Sử dụng tài sản ..........................................................................................46 3.1.2.5. Hạch toán ..................................................................................................48 3.1.2.6. Các kiểm soát trên hệ thống máy tính.......................................................51 3.1.3. Thực trạng hoạt động bảo vệ, bảo quản tiền mặt tại ngân hàng Á Châu – chi nhánh Huế ..................................................................................................................52 3.1.3.1. Niêm phong tiền mặt, tài sản quý và giấy tờ có giá ..................................52 3.1.3.2. Kiểm đếm và thu – chi tiền mặt, tài sản quý và giấy tờ có giá .................52 3.1.3.3. Kiểm tra, kiểm kê, bàn giao – xử lý thừa thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hoạt động thu – chi tiền mặt ..........................................................53 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 3.1.3.4. Hoạt động bảo quản, bảo vệ tiền mặt, tài sản quý và giấy tờ có giá tại quầy giao dịch và kho tiền .....................................................................................54 3.1.3.5. Quy trình giao nhận tiền trong nội bộ ngân hàng Á Châu ........................55 3.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu – chi tiền mặt trong mô hình giao dịch một cửa .................................................................................................................57 3.2.1. Nguyên tắc chung ............................................................................................57 3.2.2. Quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ, nhân viên ...........................................57 3.2.2.1. Giám đốc Phòng giao dịch ........................................................................57 3.2.2.2. Kiểm soát viên...........................................................................................58 3.2.2.3. Giao dịch viên ...........................................................................................58 3.2.2.4. Kiểm ngân .................................................................................................59 3.2.2.5. Thủ quỹ .....................................................................................................59 3.2.3. Kiểm tra kiểm soát trong giao dịch một cửa....................................................60 3.2.3.1. Kiểm soát trong quá trình giao dịch..........................................................60 3.2.3.2. Kiểm soát sau giao dịch (hậu kiểm) ..........................................................62 3.2.4. Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa ......................................................62 3.2.4.1. Trách nhiệm ..............................................................................................62 3.2.4.2. Lưu đồ lưu chuyển chứng từ .....................................................................64 3.3. MÔ HÌNH VÀ HẠN MỨC GIAO DỊCH ...........................................................65 3.4. NHỮNG RỦI RO TRONG QUẢN LÝ TIỀN MẶT TẠI Á CHÂU ................66 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT ....................................................................67 4.1. MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG KSNB HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT TẠI NH TMCP Á CHÂU ......................................................................67 4.1.1. Ưu điểm ...........................................................................................................67 4.1.1.1. Môi trường kiểm soát ................................................................................67 4.1.1.2. Đánh giá rủi ro ..........................................................................................68 4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát .................................................................................69 4.1.1.4. Thông tin và truyền thông .........................................................................70 4.1.1.5. Giám sát ....................................................................................................71 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương 4.1.2. Hạn chế giữa lý thuyết và thực tiễn .................................................................71 4.1.3. Hạn chế trong giao dịch thu – chi tiền mặt ......................................................72 4.2. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TRONG HTKSNB HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT TẠI NH TMCP Á CHÂU .................................................................................73 4.2.1. Hoàn thiện hệ thống KSNB hiện có tại ngân hàng..........................................73 4.2.2. Chú trọng công tác kiểm tra – kiểm soát nội bộ ..............................................74 4.2.3. Giải pháp cho hạn chế trong giao dịch một cửa ..............................................75 PHẦN III – KẾT LUẬN .............................................................................................78 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Cơ cấu lao động của ACB – CN Huế ............................................................12 Bảng 1.2: Tình hình tài sản - nguồn vốn của ACB Huế giai đoạn 2010 - 2012 ...........16 Đơn vị tính: Triệu đồng .................................................................................................16 Bảng 1.3: Tình hình chi phí – lợi nhuận của ACB Huế giai đoạn 2010 – 2012 ...........19 Đơn vị tính: Triệu đồng .................................................................................................19 Bảng 2.1: Tổ chức bộ phận kinh doanh Giao dịch ........................................................33 Bảng 2.2: Thủ tục kiểm soát Hoạt động giao dịch trên TK của KH .............................35 Bảng 3.1: Ủy quyền và các thủ tục kiểm soát ...............................................................40 Bảng 3.2: Phân công phân nhiệm ..................................................................................41 Bảng 3.3 Đối chiếu tài sản.............................................................................................44 Bảng 3.4: Thủ tục kiểm soát việc sử dụng tài sản ........................................................46 Bảng 3.5: Thủ tục kiểm soát việc hạch toán..................................................................48 Bảng 3.6: Thủ tục kiểm soát trên hệ thống máy tính ....................................................51 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Đào Nguyên Phi SVTH: Lê Thị Hương DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Ngân hàng Á Châu - Chi nhánh Huế ......9 Sơ đồ 2.1. Chức năng trung gian tín dụng của Ngân hàng thương mại .......................20 Sơ đồ 2.2. Chức năng trung gian thanh toán của Ngân hàng thương mại ...................21 Sơ đồ 3.1. Lưu chuyển, tập hợp và kiểm soát chứng từ.................................................64 Sơ đồ 3.2. Giao dịch một cửa thu – chi tiền mặt trực tiếp ............................................65 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ