Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh hướng hóa phan hoàng vân Anh Huế, tháng 5 năm 2014 đ

o kế toán thống nhất trong tất cả các tổ chức tín dụng. Các tài khoản cấp IV, V là những tài khoản tổng hợp bổ sung do Tổng Giám đốc quy định để đáp ứng yêu cầu hạch toán phản ánh các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị. Đồng thời, việc ban hành chế độ kế toán như trên tạo điều kiện thuận lợi hơn cho Agribank trong quá trình hoạt động trong nền kinh tế thị trường, phù hợp với các SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 49 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp thông lệ quốc tế và tạo điều kiện cho các tổ chức hợp tác quốc tế, các tổ chức kiểm toán ... dễ dàng trong việc xem xét và kiểm tra khi cần.  Hệ thống sổ kế toán Hiện nay, việc áp dụng các ứng dụng tin học trong kế toán là khá phổ biến, hệ thống sổ sách của Agribank Hướng Hóa đã được cải biên khá đơn giản, lược bỏ một số sổ sách so với hình thức kế toán thủ công song vẫn đúng với quy định của chế độ kế toán. Hầu hết sổ sách mà chi nhánh sử dụng để in ra, ký duyệt và lưu trữ là Sổ phụ của các tài khoản chi tiết (Sổ chi tiết) và Bảng cân đối tài khoản chi tiết theo ngày (Sổ tổng hợp).  Hệ thống báo cáo Theo Quy định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18/4/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành chế độ “Báo cáo tài chính đối với các tổ chức tín dụng”, Agribank Hướng Hóa đã thực hiện đúng luật kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán theo quy định hiện hành và các quy định kế toán áp dụng trong nội bộ Agribank, lập và gửi báo cáo quyết toán theo tháng, quý, năm đúng biểu mẫu, thời gian quy định, đảm bảo chính xác và trung thực. Do có nghiệp vụ phát sinh nhiều đòi hỏi việc cung cấp thông tin cho Ban giám đốc phải được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và chi tiết, Agribank đã đề ra các danh mục Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị mà đơn vị phải lập theo yêu cầu quản lý. Hệ thống Báo cáo tài chính gồm 5 biểu mẫu trong bảng 2.3 (trang sau) Thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính cũng được quy định một cách chặt chẽ như sau: Báo cáo tài chính của đơn vị phải được lập và gửi vào cuối tháng, quý, năm tài chính cho các cơ quan quản lý Nhà nước và cho Hội sở theo quy định. + Báo cáo tháng: thời hạn gửi về Hội sở chậm nhất là 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng. + Báo cáo quý: thời hạn gửi về Hội sở chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày kết thúc quý + Báo cáo năm: thời hạn gửi về Hội sở chậm nhất là ngày 10/1 của năm kế tiếp SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 50 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Bảng 2.3 Hệ thống báo cáo tài chính Ngoài ra, hàng ngày tại Agribank bộ phận kế toán còn thực hiện các “Báo cáo nhanh” trình bày số dư ở các khoản mục mà Ban giám đốc cần cho nhu cầu quản lý.  Công tác ứng dụng tin học Hiện nay ở chi nhánh đang triển khai dự án hiện đại hóa hệ thống thông tin và kế toán khách hàng (IPCAS). Năm 2010 đã chuyển đổi và triển khai thành công hệ thống thanh toán IPCAS giai đoạn III tại Hội sở, chi nhánh và các phòng giao dịch. Cho đến nay, hệ thống IPCAS ngày một hoàn thiện đã hỗ trợ cho cán bộ trong quá trình làm việc, tốc độ hạch toán nhanh hơn, khai thác thông tin dễ dàng. Việc quản lý hạn mức, kiểm soát, phê duyệt giao dịch trong hệ thống IPCAS ngày càng chặt chẽ hiệu quả đảm bảo an toàn cho ngân hàng và khách hàng. Triển khai thông tư 21 trên module MIS tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho công tác tạo báo cáo gửi NHNN và Agribank. 2.2.3. Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát là một phần không thể tách rời các hoạt động hằng ngày của Agribank. Cơ chế kiểm tra kiểm soát được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị Agribank dưới nhiều hình thức. Do vậy để đánh giá thực trạng các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát tại chi nhánh em sẽ STT Ký hiệu Tên biểu mẫu Định kỳ lập 1 A01/TCTD Bảng cân đối tài khoản kế toán Ngày, tháng, quý, năm 2 B02/TCTD Bảng cân đối kế toán Tháng, quý, năm 3 B03/TCTD Báo cáo kết quả kinh doanh Tháng, quý, năm 4 B04/TCTD Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Năm 5 B05/TCTD Thuyết minh Báo cáo tài chính Quý, năm SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 51 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp đánh giá các thủ tục, quy trình trong các loại hoạt động của chi nhánh bao gồm hoạt động quản lý chung và hoạt động nghiệp vụ. 2.2.3.1. Hoạt động quản lý chung Giám đốc Chi nhánh thực hiện uỷ quyền và phân cấp trách nhiệm, duy trì công tác kiểm soát nội bộ cho từng phòng ban trong đơn vị nhằm kiểm soát toàn diện hoạt động trong đơn vị. Hoạt động kiểm soát tại Chi nhánh được thiết lập để luôn đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.  Phân công phân nhiệm Đây là nguyên tắc chính trong quá trình quản lý, điều hành của Ban Giám đốc. Điều hành thể hiện trong việc phân công công việc giữa các thành viên Ban Giám đốc. Giám đốc chi nhánh điều hành chung hoạt động của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình về các mặt liên quan đến kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về các quyết định của mình, trực tiếp phụ trách phòng Kiểm toán nội bộ, Hành chính – Nhân sự. Hai Phó Giám đốc giúp Giám đốc giải quyết các công việc được uỷ quyền; Trực tiếp chỉ đạo, phụ trách một phòng ban. Một Phó Giám đốc phụ trách phòng Kế toán – Ngân quỹ. Một phó Giám đốc phụ trách phòng Kế hoạch – Kinh doanh. Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp cho các thành viên trong ban Giám đốc chủ động trong việc quản lý, điều hành, nắm rõ tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban để có biện pháp kiểm soát, chấn chỉnh kịp thời. Trưởng các phòng ban tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách về các mặt công tác của phòng mình; Xây dựng chương trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng, phối hợp với các phòng khác của Chi nhánh khi xử lý những vấn đề nghiệp vụ có liên quan. Các phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, phó Giám đốc và Trưởng phòng về các nhiệm vụ được giao. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 52 Đạ i h ọc K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Như vậy, Trưởng, phó phòng là người trực tiếp điều hành, triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng mình. Ban Giám đốc chỉ đạo điều hành chung theo từng mảng hoạt động của Chi nhánh. Nhiệm vụ đưọc phân công cho từng cấp quản lý vừa phát huy được nguyên tắc tập trung dân chủ, vừa phát huy được tính chủ động sáng tạo của từng cá nhân. Mỗi cá nhân, phòng ban đều phải tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về công việc được giao, đảm bảo hiệu quả công việc, tuân thủ pháp luật, quy chế và quy trình nghiệp vụ. Hiện nay, các nghiệp vụ ngân hàng đều được thực hiện trên máy tính bằng phần mềm IPCAS sử dụng cho Agribank. Để thực hiện các biện pháp kiểm soát và quản lý dữ liệu, nghiệp vụ đều có sự phân quyền truy cập, tách bạch quyền xem, sửa, duyệt và tổng hợp dữ liệu. Do vậy người sử dụng chỉ thực hiện trong phạm vi quyền hạn của mình và chịu trách nhiệm đối với công việc đó.  Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Đây là một nguyên tắc luôn được tuân thủ tại Chi nhánh khi bổ nhiệm cán bộ cũng như điều phối công việc. Chi nhánh đã tiến hành việc phân chia công việc một cách thích hợp cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm (tách biệt giữa 4 chức năng: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận). Điều này giúp cho công việc của từng nhóm người không bị chồng chéo và cũng giúp cho việc tự kiểm soát được thực hiện tốt hơn, nghiệp vụ nào, mảng nào người nào phụ trách, chịu trách nhiệm. Ví dụ như: - Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản (vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán). Thủ quỹ không được giữ sổ sách kế toán theo dõi tài khoản của khách hàng. - Ghi chép sổ sách là công việc của nhân viên kế toán nhằm tránh việc ghi chép sai lệch để cải thiện kết quả hoạt động của bản thân. Ví dụ: nếu bộ phận tín dụng mà kiêm luôn việc ghi chép sổ sách kế toán thì họ có thể ghi chép sai lệch để tăng doanh số cho vay và giảm dư nợ quá hạn. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 53 Đạ i h ọc K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh đó thì chi nhánh cũng đảm bảo cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận (mỗi nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều bộ phận, cơ chế này đảm bảo việc đối chiếu tổng hợp giữa bộ phận này với bộ phận khác nhằm phát hiện sai sót).  Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Tất cả các nghiệp vụ đều được những người có trách nhiệm và đủ năng lực phê chuẩn trước khi thực hiện theo đúng quy định của HĐQT. Đối với những vấn đề chung thì do Giám đốc phê duyệt, còn những vấn đề thuộc nghiệp vụ phát sinh hàng ngày thì do các phó giám đốc và các phòng ban chức năng phê duyệt. Khi Giám đốc đi công tác thì ủy quyền lại cho 1 trong 2 Phó giám đốc tiến hành phê duyệt thay. Trưởng phòng vắng mặt tại cơ quan từ 2 ngày trở lên phải có văn bản uỷ quyền cho cấp phó điều hành công việc của phòng, báo cáo với Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách phòng. Trường hợp do khách quan, Trưởng phòng không thể báo cáo Giám đốc, Phó Giám đốc thì quá thời hạn trên cấp phòng phải báo cáo ngay Giám đốc và phó Giám đốc phụ trách phòng đó. Có thể nói, việc uỷ quyền cho từng cấp quản lý đòi hỏi mỗi người quản lý phải có trách nhiệm về quyết định của mình, phát huy năng lực của từng người quản lý, tránh việc quyền lực tập trung vào lãnh đạo cao nhất. Do đó tạo điều kiện thuận lợi cho Ban Giám đốc kiểm soát được hoạt động của chi nhánh thông qua lãnh đạo phòng. Từ đó chất lượng kiểm soát được nâng cao và công tác quản lý tại chi nhánh hiệu quả hơn. 2.2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ Tại chi nhánh Giám đốc đã tổ chức, thực hiện nhiều đợt kiểm tra theo đề cương, chương trình kiểm tra của chi nhánh theo từng nghiệp vụ. Cụ thể:  Kiểm tra hoạt động tín dụng: - Kiểm tra việc chấp hành quy định, quy trình về cho vay. + Sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ vay vốn. Trong đó tập trung kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư (đối với cho vay theo dự án đầu tư). + Sự đầy đủ, chất lượng, nội dung báo cáo thẩm định của CB tín dụng. + Kiểm tra việc chấp hành thẩm quyền phán quyết tín dụng SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 54 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp + Kiểm tra việc định giá tài sản đơn vị, thủ tục thực hiện đảm bảo tiền vay (lưu ý tài sản đảm bảo hình thành trong tương lai, tài sản cầm cố kho hàng, chứng khoán, các khoản phải thu); kiểm tra thực tế tài sản đảm bảo, kho hàng hoá + Kiểm tra quy trình, thủ tục giải ngân; kiểm tra chứng từ giải ngân, mục đích sử dụng vốn vay; kiểm tra việc thực hiện các điều kiện giải ngân theo phê duyệt của người có thẩm quyền. + Kiểm tra, giám sát tiền vay của Ngân hàng. - Kiểm tra việc đình kỳ hạn nợ gốc, lãi; kiểm tra sự phù hợp của việc phân loại nợ (đối chiếu với hồ sơ giấy và trên máy), các biện pháp xử lý thu hồi nợ xấu, nợ đã xử lý rủi ro. - Kiểm tra một số nội dung chất lượng tín dụng. + Kiểm tra việc chấp hành đúng theo đề án cho vay, huy động và đảm bảo vàng đã được Tổng Giám đốc phê duyệt. Thực hiện theo quyết định 66/QĐ-HĐTV-KHDN ngày 22/1/2014 của Agribank Việt Nam về quy định cho vay đối với khách hàng trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam, chi nhánh đã thực hiện tốt việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng, chấp hành khá tốt các quy định về cho vay đối với khách hàng (quy định về thẩm định và phê duyệt cho vay, quy định về bộ hồ sơ cho vay, giải ngân cho vay, kiểm tra giám sát xử lý nợ vay). Bên cạnh đó cũng còn tồn tại một số vi phạm điển hình như: Kiểm tra hồ sơ vay vốn: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế của một số khách hàng còn chưa đầy đủ hoặc không đảm bảo tính pháp lý. Hồ sơ bảo đảm tiền vay còn thiếu theo quy định; Thực hiện xếp loại khách hàng, phân cấp quyết định cấp tín dụng theo quy định 31/QĐ-HĐTV-KHDN chưa đầy đủ. Hầu hết chi nhánh mới chỉ thực hiện xếp loại khách hàng và doanh nghiệp và cũng còn một số doanh nghiệp chưa xếp loại; chưa thực hiện xếp loại đối với khách hàng không phải là doanh nghiệp. Việc áp dụng các tiêu chí để tính toán xếp loại khách hàng tại chi nhánh còn thiếu chính xác.  Kiểm tra hoạt động kế toán - ngân quỹ: - Các khoản chi phí: SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 55 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp + Kiểm tra chi phí hoạt động tín dụng; dịch vụ; kinh doanh ngoại hối; chi các khoản phí, lệ phí; chi hoạt động kinh doanh khác; chi cho nhân viên; chi cho hoạt động quản lý và công vụ; chi về tài sản; chi phí dự phòng, bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi của khách hàng; chi phí khác. + Kiểm tra các khoản chi cho cán bộ, nhân viên: lương, tiền lương làm thêm giờ. Chi cho hoạt động quản lý. Việc chi tiêu nội bộ phải thực hiện theo đúng quy định quản lý tài chính của nhà nước và của ngành; kiểm tra đối tượng, định mức chi, tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi. + Kiểm tra chi phí sửa chữa thường xuyên, Các khoản chi phí mua sắm công cụ dụng cụ: Chi phí sửa chữa thường xuyên, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ quyết toán như kế hoạch được giao, dự toán, quyết toán, hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính, nghiệm thu bàn giao, thanh lý hợp đồng; chấp hành quy định về tạm ứng và thanh toán + Thanh lý tài sản (tài sản có định; công cụ dụng cụ): Kiểm tra hồ sơ thanh lý tài sản, quy trình hạch toán, hạch toán theo dõi tài sản và thu hồi giá trị sau thanh lý. - Kiểm tra công tác quản lý tài sản: + Kiểm tra công tác quản lý tài sản: Mở thẻ tài sản; đối chiếu giá trị trên thẻ tài sản và sổ kế toán chi tiết, Kiểm tra tăng, giảm tài sản trong kỳ; quản lý theo dõi tài sản tăng giảm, sử dụng tài sản; quản lý ấn chỉ quan trọng: Mở sổ sách theo dõi, nhập xuất sử dụng, bán cho khách hàng. Đối chiếu kiểm kê hàng thánh giữa thủ kho và kế toán. Phân công cán bộ quản lý, theo dõi và tổ chức chỉ đạo kiểm tra sử dụng tài sản của đơn vị. + Thực hiện mua sắm tài sản + Kiểm tra thực hiện thanh lý, điều chuyển tài sản. - Kiểm tra công tác ngân quỹ: Thực hiện theo quyết định 149/QĐ-HĐTV- TCKT ban hành ngày 28/02/2014 quy định về quản lý và kiểm soát trong giao dịch với khách hàng, tổ chức thu – chi tiền mặtCụ thể tiến hành SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 56 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp + Kiểm tra đột xuất tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ, tài sản quý, giấy tờ có giá bảo quản trong kho, quỹ; + Kiểm tra chấp hành quy trình nghiệp vụ: Kiểm tra việc thực hiện quy trình thu chi, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định, phương pháp quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong giờ làm việc, thời gian nghỉ trưa tại các quầy giao dịch; việc nộp tiền cuối ngày của các giao dịch viên với quỹ chính. + Kiểm tra việc chấp hành định mức tồn quỹ theo quy định. Thực hiện kiểm tra, kiểm kê định kỳ, đột xuất, cuối ngày và xử lý các trường hợp thừa thiếu tiền. + Xem xét việc mở, ghi chép và lưu trữ các loại sổ sách, bảng kê thu chi, các yếu tố, số liệu, chữ ký xác nhận; báo cáo thống kê ngân quỹ. + Kiểm tra việc trang bị và sử dụng các phương tiện chuyên dùng cho kho quỹ, quầy giao dịch như: két sắt có bảo quản tiền có khóa chắc chắn (mã số khóa an toàn), máy phát hiện tiền giả, camera quan sát, hệ thống báo động, phòng cháy chữa cháy đầy đủ. + Kiểm tra kho tiền: Mọi tài sản trong chi nhánh được bảo quản một cách cẩn thận. Các tài sản như tiền và các giấy tờ có giá được cất giữ trong kho tiền, các loại chứng từ, sổ sách được bảo quản trong kho. Theo nội quy số 167/NHNo/TCCB quy định cụ thể về ban quản lý kho tiền, chế độ ủy quyền vào, ra kho; quản lý chìa khóa sử dụng, chìa khóa dự phòng, thay đổi mã số khóa cửa kho, bảo quản tài sản trong kho, bàn giao tài sản khi thay đổi thành phần vào kho - Kiểm tra chứng từ sổ sách kế toán: + Các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày đều được phản ánh và tổng hợp đầy đủ trên các loại chứng từ, sổ sách. + Chứng từ bao gồm chứng từ giấy và chứng từ điện tử: Các chứng từ được đánh số liên tục, chứng từ và sổ sách được ghi chép ngay từ thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc chậm nhất là cuối buổi giao dịch. Các chứng từ, sổ sách được thiết kế phù hợp và đúng quy định của nhà nước. Hàng ngày, nhân viên phòng kế toán phải thực hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra, đối chiếu các chứng từ giao dịch trong SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 57 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp ngày) đảm bảo sự khớp đúng các giao dịch đã thực hiện. Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và khắc phục kịp thời. Định kỳ cuối ngày và cuối tháng, các nhân viên của từng bộ phận lập các báo cáo để nộp cho Ban giám đốc chi nhánh + Các chứng từ kế toán tuân thủ đúng các quy định trong quyết định, quy định về chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống Agribank. + Đầu ngày làm việc, các sổ sách của ngày hôm trước được tổ điện toán in sau đó giao cho các phòng ban chức năng trong chi nhánh. Các loại sổ này được lập theo mẫu đảm bảo đúng quy định của Agribank. Thông qua kiểm tra hoạt động kế toán ngân quỹ nhận thấy: Chi nhánh thực hiện hạch toán đúng tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài khoản, cơ bản chấp hành phương pháp tính lãi, thực hiện đúng lãi suất theo các thời điểm, thực hiện quản lý chi tiêu đúng mục đích, đúng đối tượng, định mức chi, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các khoản chiTuy nhiên qua tổng hợp kết quả kiểm tra còn tồn tại một số sai sót như: Việc hạch toán sai tính chất tài khoản; chi sửa chữa thường xuyên còn thiếu các thủ tục như tờ trình, dự toán, báo giá, biên bản nghiệm thu, quyết toán  Kiểm tra công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương: - Kiểm tra hoạt động quản trị và điều hành: + Việc thực hiện các chủ trương, các quy định, quy chế và các văn bản khác có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thi đua khen thưởng + Thực hiện nhiệm vụ của công tác tổ chức, cán bộ tại đơn vị. + Việc thực hiện các văn bản hướng dẫn, phổ biến các quy định, quy chế, quy trình thành lập, giải thể, sáp nhập các chi nhánh/phòng giao dịch trực thuộc; quy trình tuyển chọn, bố trí cán bộ; công tác quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, miễn nhiệm, kỷ luật, thi đua khen thưởng; chính sách chi trả lương và một số công tác liên quan. - Kiểm tra công tác cán bộ + Công tác quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 58 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp + Kiểm tra công tác thi đua, khen thưởng: Lao động và sử dụng lao động, thực hiện chế độ chính sách chi trả lương. Như vậy, thủ tục kiểm soát tại chi nhánh được thực hiện tại hầu hết các nghiệp vụ ngân hàng. Thủ tục kiểm soát giúp lãnh đạo phát hiện những sai phạm trong quá trình hoạt động để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời đồng thời kiểm toán nội bộ cũng tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc ngăn chặn rủi ro, góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm soát và hiệu quả hoạt động của chi nhánh. Thông qua việc khảo sát thực tế tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa và trên những cơ sở lý luận mà khóa luận đã trình bày ở chương trước, chương này khóa luận đề cập đến một số nội dung cơ bản sau: - Phân tích đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức quản lý của chi nhánh và nó ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh như thế nào? - Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát. \ Như vậy ta thấy rằng kết quả nghiên cứu của chương này có vai trò rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu các vấn đề tiếp theo của đề tài, đặc biệt sẽ là căn cứ để đưa ra những đánh giá về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh, làm cơ sở quan trọng để đề ra các nội dung giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Hướng Hóa. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 59 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM CHI NHÁNH HƯỚNG HÓA 3.1. Yêu cầu cơ bản, nguyên tắc và mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh Hướng Hóa 3.1.1. Yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ đang dần trở nên phổ biến cả về mặt lý luận và thực tiễn không chỉ trong ngân hàng mà cả trong doanh nghiệp. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý ngày càng được khẳng định đặc biệt là trong những đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đạt được những yêu cầu sau đây: - Phải đảm bảo yêu cầu thiết thực và hiệu quả. Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của ngân hàng, mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt dộng của chi nhánh đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt dộng kinh doanh mới, chi nhánh phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp . - Phải đảm bảo thực hiện được các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ của chi nhánh là : + Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả. + Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời + Bảo đảm tuân thủ luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ + Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của chi nhánh. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 60 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của chi nhánh - Chi nhánh phải thiết lập, duy trì, tổ chức thực hiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo các quy định. Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin vậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả. - Phù hợp với thực tiễn hoạt động của Chi nhánh về quy mô hoạt động, sự đa dạng phức tạp các nghiệp vụ, về mô hình tổ chức. Đáp ứng được yêu cầu phát triển của hệ thống công nghệ thông tin 3.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ - Mọi hoạt động ở mọi cấp phải có biện pháp quản lý rủi ro phù hợp và đều phải được định dạng rủi ro có thể gặp phải, định lượng rủi ro đó thường xuyên, liên tục, kịp thời. - Việc kiểm soát, giám sát gắn liền với hoạt động hàng ngày, với mọi quy trình nghiệp vụ tại từng bộ phận, phòng ban của đơn vị. Phải đảm bảo: + Cơ chế phân cấp, uỷ quyền rõ ràng, tách bạch quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân. + Đảm bảo thực hiện được việc kiểm tra chéo giữa các đơn vị, bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ. + Quy định hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong các giao dịch. - Việc thực hiện giao dịch phải tuân thủ đúng quy trình. Mỗi quy trình giao dịch phải trải qua các bước cơ bản: + Thiết lập chứng từ, hồ sơ; + Thẩm định, kiểm soát; + Phê duyệt. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 61 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Các bước trên được thực hiện bởi ít nhất 2 cán bộ để đảm bảo nguyên tắc kiểm soát, trừ trường hợp giao dịch 1 cửa hạn mức của giao dịch viên đã được quy định. Không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch, ngoại trừ giao dịch trong hạn mức đã quy định có giao dịch viên đó. - Thực hiện nghiêm túc quy định hậu kiểm - Việc phân cấp, uỷ quyền thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành, phán quyết tác nghiệp đối với mọi hoạt động phải được quy định cụ thể, rõ ràng, rõ trách nhiệm, đảm bảo: + Một cán bộ không đảm nhiệm tại cùng một thời điểm những cương vị, chức trách, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi, trách nhiệm có mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau. + Mọi cán bộ không có điều kiện thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ mục đích cá nhân hoặc che dấu hành vi vi phạm pháp luật và quy định của Agribank. + Phối hợp giữa các nguồn lực quản lý của đơn vị, giữa các bộ phận cán bộ nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt, thống nhất. - Chấp hành chế độ hạch toán kế toán theo quy định. Duy trì hệ thống thông tin về hoạt động quản lý, tài chính và về tình hình tuân thủ pháp luật tại bộ phận của Agribank - Duy trì thường xuyên, cập nhật thông tin tình hình kinh tế, thị trường kịp thời, chính xác, tổ chức phân tích, dự báo phục vụ công tác quản trị, điều hành hiệu quả. - Việc vận hành, bảo vệ hệ thống IPCAS và các hệ thống tin học khác phải đảm bảo yêu cầu an toàn. Hệ thống dữ liệu được bảo vệ nghiêm ngặt, phải quản lý dữ liệu dự phòng theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành, đảm bảo xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy nổ - Người điều hành đơn vị có trách nhiệm quán triệt mọi cán bộ, nhân viên của đơn vị, bộ phận do mình quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra kiểm soát, vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm soát nội bộ gắn với chức SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 62 Đạ i h ọc K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp năng, nhiệm vụ của bản thân cán bộ đó. Cán bộ phải tham gia thực hiện đầy đủ, đúng quy định, quy trình kiểm soát nội bộ có liên quan đến nhiệm vụ của mình. - Thủ trưởng đơn vị, bộ phận phải đánh giá kết quả kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình, bộ phận mình phụ trách, đề xuất biện pháp xử lý tồn tại, bất cập (nếu có) với lãnh đạo quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp. - Các nguyên tắc khác: Các hoạt động được phân định trách nhiệm rõ ràng đối với từng cá nhân; Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản; Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. 3.1.3. Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa phải đạt được các mục tiêu sau: - Các giải pháp được đưa ra có khả năng áp dụng được tại Chi nhánh đảm bảo cho hoạt động tại chi nhánh, đơn vị được an toàn, hiệu quả; Thực hiện tốt mục tiêu, định hướng phát triển của Chi nhánh. - Phải xem xét tính đồng bộ trong tất cả hoạt động của Chi nhánh khi hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. - Đảm bảo yếu tố con người trong quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhân tố con người có vai trò quyết định trong việc thực hiện các mục tiêu. Dù máy móc có hiện đại đến đâu thì khâu vận hành và đưa ra kết luận cuối cùng cũng phải là con người. Vì vậy khi xem xét để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải xem xét đến năng lực, trình độ của cán bộ để đạt hiệu quả cao nhất. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh phải đáp ứng được yêu cầu theo xu hướng phát triển hiện nay. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều nhân tố cấu thành, mỗi nhân tố liên quan đến một số quy chế, chính sách nhất định do vậy việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh cũng phải đón nhận được xu hướng đổi mới này nhằm đảm bảo khả năng thích ứng trong tương lai. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 63 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 3.2 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hướng Hóa Nhìn chung, Hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh đã góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, tiền bạc của đơn vị, củng cố một bước nhận thức của lãnh đạo về vai trò công tác kiểm soát cũng như ý thức chấp hành chủ trương chính sách và chế độ nghiệp vụ, đảm bảo hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật. Cụ thể việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa có một số ưu điểm và nhược điểm sau: 3.2.1. Những ưu điểm Thứ nhất, Chi nhánh đã nhận thức được vị trí, vai trò của công tác quản lý nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng đối với sự tồn tại, phát triển và hiệu quả của chi nhánh. Do vậy chi nhánh đã từng bước quan tâm tới việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ở từng khâu, từng bộ phận của quá trình hoạt động kinh doanh. Thứ hai, có đầy đủ hệ thống văn bản hướng dẫn: Quyết định 491/2014/QĐ- NHNN ngày 14/03/2014 của Thống đốc NHNN Việt Nam ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát của Agribank Việt Nam, quyết định 102/QĐ- HĐQT-KTNB ngày 12/2/2014 của Agribank Việt Nam ban hành quy chế kiểm soát nội bộ; và các văn bản hướng dẫn quy tình kiểm soát từng nghiệp vụ cụ thể của Agribank Việt Nam cùng với việc ban hành quy chế làm việc của Ban giám đốc, quy định về chức năng nhiệm vụ của từng phòng trong cơ quan giúp cho các bộ phận nhận thức được trách nhiệm và quyền hạn của mình và phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ cũng có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân, từng phòng. Agribank Việt Nam đã chú trọng và quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ trong toàn hệ thống, tạo môi trường kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với qui định hiện hành của Nhà nước như: xây dựng các hệ thống qui chế điều hành hoạt động kiểm soát nội bộ đầy đủ; Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ độc lập với bộ phận nghiệp vụqua kết quả hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ đã phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong công tác quản lý, điều hành các bộ phận nghiệp vụ; Tham mưu đề xuất với SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 64 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Ban lãnh đạo sửa đổi bổ sung các qui chế phù hợp với đặc điểm hoạt động và qui định của Nhà nước Thứ ba, mặc dù chi nhánh chưa xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn thiện nhưng những yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội đã được hình thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát. Các yếu tố này cấu thành một thể thống nhất đóng vai trò to lớn trong kết quả kinh doanh hàng năm của Chi nhánh. 3.2.2. Những tồn tại Xét trên từng bộ phận cấu thành thì hệ thống kiểm soát nội bộ Agribank chi nhánh Hướng Hóa còn tồn tại những hạn chế, vướng mắc:  Môi trường kiểm soát Nhận thức của Chi nhánh về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và môi trường kiểm soát nói riêng chưa thật đầy đủ. Chưa phân định rõ trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo đối với hệ thống KSNB, hoạt động của bộ phận này không đảm bảo tính độc lập, khách quan, kết quả hoạt động chủ yếu là “hậu kiểm”, chưa có nhiều phát hiện mang tính ngăn ngừa, dự báo cho việc quản trị điều hành hoạt động của chi nhánh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực hiện có của chi nhánh một cách tốt nhất. Hiệu quả của bộ phận kiểm tra, kiểm soát không cao, còn nhiều bất cập như chưa đánh giá đúng vai trò của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ; Chưa quan tâm nhiều đến vị trí vai trò của công tác này cũng như nguồn nhân lực (về bố trí nhân sự, về chính sách đãi ngộ, về cơ chế hoạt động) do vậy có thể đánh giá đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Chi nhánh hiện nay nhìn chung vừa thiếu về số lượng vừa yếu về chuyên môn nghiệp vụ và chưa thực sự tâm huyết với nghề nghiệp, kỹ năng dự báo còn kém nên kết quả hoạt động chưa cao, đôi khi hoạt động còn mang tính hình thức, né tránh, ngại va chạm, không phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai sót khi tác nghiệp của các bộ phận nghiệp vụ trong lĩnh vực hoạt động của ngân hàngMột nguyên nhân khác làm cho hiệu quả của các bộ phận này của chi nhánh còn nhiều hạn chế bởi chưa được cơ quan quản lý nhà nước (NHNN hoặc cơ quan khác) giao nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm toán nội bộ một cách bài bản SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 65 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp theo các chuẩn mực nghề nghiệp đã được ban hành. Không tham mưu được nhiều cho Ban lãnh đạo trong việc ngăn ngừa những sai sót trong hoạt động của chi nhánh hoặc đề xuất sửa đổi cơ chế hoạt động theo chế độ hiện hành. Trong công tác kế hoạch, các phòng, ban tại chi nhánh chỉ chi tiết các chương trình, định hướng công tác của Agribank Việt Nam và của ban lãnh đạo chi nhánh mà chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và các kế hoạch huy động và sử dụng nguồn.  Hệ thống kế toán Về cơ bản, hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực đặc thù, chịu sự hướng dẫn chỉ đạo của nhiều ban ngành, hệ thống kế toán tại chi nhánh đã được hình thành tương đối đầy đủ gồm hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Chức năng ghi nhận, tính toán, kết chuyển của hệ thống kế toán đã được thực hiện tương đối tốt nhưng chức năng tổng hợp và lập báo cáo nghiệp vụ phát sinh chưa phù hợp, kịp thời với nhu cầu ra quyết định của ban lãnh đạo chi nhánh  Thủ tục kiểm soát Các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát của Chi nhánh mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo. Còn đối với cán bộ tại các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để. Vì vậy dễ dẫn đến gian lận của các cán bộ nghiệp vụ. Cơ chế kiểm soát nội bộ của Chi nhánh mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán đột xuất, trong khi đáng ra cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện. Tại Chi nhánh bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ là do giám đốc chi nhánh quản lý vì vậy nội dụng kiểm tra, kiểm soát và chương trình kiểm tra đều do giám đốc chi nhánh quyết định nên không đảm bảo tính thống nhất, có thể dẫn đến phiến diện, SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 66 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp các phát hiện trong quá trình kiểm tra, kiểm soát về những sai phạm trong từng nghiệp vụ, trước khi báo cáo về Hội sở chính đã được giám đốc các chi nhánh xem xét chỉnh sữa lại, thậm chí có những phát hiện đã bị che dấu không bảo cáo, xử lý cán bộ chưa nghiêm minh. 3.2.3.Nguyên nhân của những tồn tại Từng bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh đều chứa đựng những hạn chế nhất định. Những hạn chế đó xuất phát chủ yếu từ các nhóm nguyên nhân sau: Thứ nhất là do chưa nhận thức được đầy đủ các yếu tố về hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ muốn hoạt động hiệu quả đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được mục tiêu mà chi nhánh đề ra thì phải hoàn thiện tất cả các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, không so sánh yếu tố nào quan trọng cả, phải đồng bộ các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. Thứ hai là trình độ chuyên môn, trình độ sử dụng máy vi tính của Cán bộ chi nhánh không đồng đều ở các phòng ban nói chung và đặc biệt bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Chi nhánh nói riêng ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì còn hạn chế về kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, hạn chế về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, khả năng phân tích dự báo còn thấp và cũng chỉ mới đề cao kiểm soát, phát hiện ra sai sót của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Thứ ba là Agribank đã chuyển đổi sang sử dụng thống nhất hệ thống IPCAS với dữ liệu tập trung, nền tảng hiện đại và đặc biệt là tính an toàn và khả năng tích hợp với các hệ thống khác, nó cho phép bộ phận kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát từ xa một cách thường xuyên, liên tục và tức thời đối với mọi hoạt động của ngân hàng nhưng hiện tại phần mềm này chỉ được sử dụng chủ yếu ở Phòng kế toán, Phòng kế hoạch kinh doanh còn bộ phận kiểm soát nội bộ chi nhánh cũng chưa biết khai thác hết lợi thế của hệ thống này cho công tác kiểm tra của phòng. Thứ tư là Chi nhánh chưa thực sự nhìn nhận việc kiểm soát, giám sát gắn liền với hoạt động hàng ngày, với mọi quy trình nghiệp vụ tại các bộ phận trong nội bộ đợn SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 67 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp vị, chưa nhận thức tầm quan trong của kiểm soát trước, trong mỗi nghiệp vụ phát sinh do đó dẫn đến những sai sót trong nghiệp vụ hàng ngày. 3.3. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Hướng Hóa. Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Hướng Hóa, để đảm bảo cho các rủi ro của quá trình hoạt động kinh doanh đều được phát hiện và ngăn chặn kịp thời, đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động của Chi nhánh, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh phải được thực hiện theo các nội dung sau: 3.3.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát Hoàn thiện môi trường kiểm soát nhằm giúp nhà quản lý nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó mà họ luôn quan tâm thích đáng đến việc thiết kế, vận hành các quy định, chính sách, các bước và thủ tục kiểm soát ở mọi khâu, mọi cấp, mọi phòng ban trong Chi nhánh. - Cơ cấu tổ chức: Bộ máy tổ chức của Chi nhánh có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của Chi nhánh. Bộ máy tổ chức của Chi nhánh là một cỗ máy vận hành toàn bộ hoạt động của Chi nhánh. Do đó để công tác điều hành công việc được thuận lợi và phát huy được hết khả năng của Chi nhánh thì bộ máy tổ chức phải được bố trí phù hợp, từng cán bộ đứng ở từng vị trí phải có điều kiện phát huy được hết năng lực của mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ Bộ máy tổ chức. Cần phải có sự quy định chức năng quyền hạn giữa các phòng để tránh việc chồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các phòng ban. Tạo ra sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc giải quyết các công việc liên quan. - Chính sách đào tạo nhân sự Đào tạo cán bộ và công tác tổ chức cán bộ: con người luôn là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của Chi nhánh, quan tâm đến chất lượng cán bộ tại Chi nhánh là một việc mang tính chiến lược của Chi nhánh. Trong thời gian qua công tác đào tạo cán bộ tại Chi nhánh rất được ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm. Chi nhánh SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 68 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp đã có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng cán bộ ngân hàng như thường xuyên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ tín dụng, thẩm định, thanh toán quốc tế, kế toán ngân quỹ cuối mỗi khóa học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quả kiểm tra là căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như làm căn cứ để đề bạt chức vụ và tuyển dụng cán bộ. Bên cạnh đó thường xuyên có các buổi học ngoại khóa, tham quan giao lưu học tập với các đơn vị bạn, trao đổi các chuyên đề với các cán bộ Chi nhánh, cử các đi học các lớp đào tạo ngắn hạn, bổ túc kiến thức đại học, tạo điều kiện cho các cán bộ Chi nhánh đi học sau đại học. Đặc biệt đối với Cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì đòi hỏi phải đào tạo về kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, có khả năng phân tích dự báo. Để làm được điều này, Chi nhánh cần xây dựng kế hoạch công việc theo từng vị trí công việc cụ thể: Yêu cầu về trình độ chuyên môn, tiêu chuẩn đạo đức theo vị trí công việc ở từng bộ phận; Quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của từng vị trí công việc ở từng bộ phận; mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát giữa các vị trí công việc. Kế hoạch công việc là căn cứ để từng cá nhân thực hiện công việc của mình, là tài liệu để hướng dẫn, huấn luyện nhân viên mới; là cơ sở để xác định quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân. Đào tạo các bộ có trình độ tin học, năng lực chuyên môn để có thể tiếp cận và vận hành các phần mềm tin học IPCAS. Biết tận dụng, khai thác các ứng dụng của phần mềm trong kiểm soát. - Hệ thống kế hoạch: Là một trong những ngân hàng hàng đầu của Việt Nam, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, chi nhánh đang từng bước xây dựng cho mình một tiền đề vững chắc về cơ sở vật chất, uy tín kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu thực tế của thị trường tài chính tiền tệ, chi nhánh cần đề ra một số phương hướng và mục tiêu tổng quát. Việc SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 69 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp lập kế hoạch và sử dụng vốn là một giải pháp tài chính nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh. 3.3.2 Hoàn thiện hệ thống kế toán Công tác tổ chức kế toán tại chi nhánh thực hiện khá tốt. Tuy nhiên những thời điểm số lượng khách hàng đến giao dịch lớn, số lượng chứng từ nhiều, kế toán viên thường nhập ngay số liệu vào máy, người kiểm soát thực hiện duyệt mà không ký ngay vào chứng từ để kịp thời gian thanh toán. Tất cả chứng từ gốc và chứng từ in từ máy sẽ được ghép, ký và đóng dấu vào cuối ngày. Thực hiện như vậy nhiều khi bỏ sót một số chứng từ không được kỳ và đóng dấu. Phòng kế toán nên thực hiện nghiêm túc, có sự kiểm soát chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Đặc biệt trong việc kiểm soát các đĩa mềm ký điện tử để tránh một người làm nhiều bước vừa vào chức năng của người giao dịch vừa vào chức năng của người kiểm soát. 3.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát Trong quá trình hoạt động, Chi nhánh cần triển khai thực hiện tốt công tác hậu kiểm hơn. Đồng thời để tăng cường quản lý tài chính, hệ thống kiểm soát nội bộ phải phát hiện và ngăn chặn những rủi ro đó. Tại Chi nhánh, các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát như: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền, và phê chuẩn mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo còn đối với các cán bộ các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để, dễ dẫn đến gian lận của các bộ phận nghiệp vụ. Do đó các thủ tục kiểm soát cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản: + Không nên để cho một cá nhân nào trong đơn vị được thực hiện từ đầu đến cuối (khép kín) một hoạt động giao dịch nào đó. + Thực hiện nguyên tắc kiểm soát kép, tức là phải có người kiểm tra công việc của người khác thực hiện. + Đối với các lĩnh lực có rủi ro cao như nghiệp vụ tín dụng, kế toán, nghiệp vụ kho quỹ cần phải thực hiện quy định có người giám sát trực tiếp trong suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 70 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Cụ thể trong từng hoạt động nghiệp vụ của hoạt động ngân hàng, cần phải thực hiện phân công công việc một cách hợp lý. Thực tế cho thấy, mỗi nhân viên chuyên trách một công việc nhất định sẽ càng thành thạo trong công việc, tăng hiệu quả trong công việc, tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, để một nhân viên làm quá lâu một nghiệp vụ dễ dẫn đến các gian lận tiêu cực của nhân viên. Vì vậy, không nên để cho một cá nhân nào đó thực hiện từ đầu đến cuối một hoạt động giao dịch, đồng thời Chi nhánh nên thực hiện kiểm soát kép tức là phải có người kiểm tra công việc của người khác. Các nghiệp vụ được kiểm soát được tuân thủ chặt chẽ sẽ không thể có tình trạng xử lý nghiệp vụ dựa vào sự tin cậy đối với khách hàng. Bất kể mối quan hệ giữa khách hàng với ngân hàng như thế nào, các nghiệp vụ cũng chỉ được diễn ra khi có sự phê duyệt đầy đủ trên chứng từ. Như vậy tránh được nguy cơ thất thoát tài sản. Mặt khác để mỗi nghiệp vụ hoàn thành chính xác, mang lại hiệu quả chung cho hoạt động tại Chi nhánh đòi hỏi mỗi cá nhân, phòng ban khi thực hiện nhiệm vụ đều phải tự kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của mình theo trình tự sau: Xác định mục tiêu: Mục tiêu hoạt động phải cụ thể, nhất quán với mục tiêu chung của toàn đơn vị, xác định được nguồn lực và thời gian thực hiện mục tiêu. Đối với từng cá nhân thì mục tiêu hoạt động là hoàn thành có hiệu quả công việc được giao. Thực hiện công việc và đánh giá kết quả thực hiện. So sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, yêu cầu đề ra. Tự kiểm tra công việc thực hiện, đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình và quy định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Kiểm tra, đánh giá lại hiệu quả sau khi thực hiện các biện pháp khắc phục. Ngoài ra, để hoạt động kiểm soát tài chính đạt hiệu quả hơn, Ban lãnh đạo cần chú trọng đến hoạt động tiền kiểm, một loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với mục đích hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng quy định nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể xảy ra gây thất thoát tiền bạc, tài sản của đơn vị, gây thiệt hại trong kinh doanh. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 71 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Mỗi Cán bộ phải xác định được kiểm soát là hoạt động hàng ngày, ứng với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm soát trước, trong và sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không coi trọng kiểm soát ở khâu nào quan trọng hơn cả. Với những nhận thức về mục tiêu, vai trò, các yếu tố cơ bản cấu thành, mô hình xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa, trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh trong thời gian vừa qua, trong chương này khóa luận đã khẳng định sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh. Để đảm bảo các nội dụng hoàn thiện là thiết thực và hữu ích khóa luận đã đưa ra những yêu cầu, nguyên tắc và mục tiêu chủ yếu để định hướng cho các nội dụng hoàn thiện. Các nội dụng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh mà khóa luận đề cập đến là hoàn thiện các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 72 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp PHẦN 3: KẾT LUẬN Kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại. Việc xây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các ngân hàng thương mại chống đỡ tốt nhất với rủi ro. Chi nhánh Agribank Hướng Hóa nói riêng và Agribank Việt Nam nói chung là một doanh nghiệp đặc thù với lĩnh vực kinh doanh chính là ngân hàng luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn đã nhận thực được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc giúp chi nhánh có thể đứng vững và phát triển an toàn trong nền kinh tế hội nhập nhưng cũng cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Với mục đích nghiên cứu là một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Hướng Hóa đề tài đã đạt được một số kết quả cụ thể sau: - Hệ thống hóa và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM. Nghiên cứu những đặc điểm của Chi nhánh Agribank Hướng Hóa tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ của Chi nhánh đồng thời khóa luận cũng trình bày cụ thể thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Chi nhánh từ đó tiến hành phân tích, đánh giá những ưu điểm và những tồn tại cơ bản cùng với nguyên nhân mà Chi nhánh cần khắc phục và hoàn thiện nhằm đảm bảo mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Từ thực tế đó cùng với việc khóa luận đưa ra những yêu cầu, nguyên tắc, mục tiêu hoàn thiện hệ thống KSNB thì khóa luận đề ra một số giải pháp phù hợp và có tính khả thi để hoàn thiện hơn hệ thống KSNB tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa. Mặc dù những vấn đề được nêu ra còn mang tính khái quát cao nhưng với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong cơ quan thực tập, sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn ThS. Nguyễn Ngọc Thủy đã góp phần quan trọng trong việc hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh. Tuy nhiên Khóa luận không tránh khỏi những khiếm khuyết do bị giới hạn về nhiều mặt, em rất mong sự xem xét, góp ý của các thầy, cô giáo để Khóa luận được hoàn chỉnh hơn. SVTH: Phan Hoàng Vân Anh Trang 73 Đạ i h ọc K inh tế H uế DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kiểm toán tài chính, Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội. 2. Giáo trình Kiểm toán, Trường Đại Học Kinh Tế TP HCM. 3. Phan Thị Thu Hà (2006), Giáo trình Ngân hàng thương mại, NXB Thống kê. 4. Luật các tổ chức tín dụng năm 2010. 5. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400’’ Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ’’. 6. Quyết định số 491/2014/QĐ-NHNN ngày 14/03/2014 ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát của thống đốc NHNN . 7. Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Agribank Hướng Hóa năm 2011,2012,2013 . 8. Quyết định số 102/2014/QĐ-HĐTV-KTNB ban hành Quy chế về kiểm soát nội bộ ngày 12/02/2014 của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam. 9. Một số quyết định của Agribank Việt Nam ban hành quy định về hoạt động tín dụng, hậu kiểm 10. Nội quy lao động và những quy định trong công tác quản lý của Agribank Hướng Hóa. 11. Một số tài liệu liên quan đến hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ của Agribank Việt Nam. 12. Một số bài viết trên trang web www. agribank.com.vn. 13. Tạp chí kế toán. Đạ i h ọc K inh tế H uế