Khóa luận Nghệ thuật và bí quyết để thành công trong đàm phán thương mại quốc tế

i gian nhÊt, nh­ng nã lµ mét trong nh÷ng thao t¸c quan träng cña kh©u chuÈn bÞ. HiÖn nay ë nhiÒu n­íc, c¸c doanh nghiÖp ®· cã hÖ thèng m¹ng m¸y vi tÝnh chøa ®ùng tÊt c¶ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt cho c¸n bé ®µm ph¸n gióp hä t¨ng n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ c«ng viÖc. Sau khi truy cøu th«ng tin cÇn ph¶i cã ý kiÕn nhËn xÐt, ®¸nh gi¸, ph©n tÝch ngay. Thao t¸c nµy cho phÐp x¸c ®Þnh mèi liªn hÖ gi÷a c¸c hiÖn t­îng, sù kiÖn vµ rót ra ®­îc c¸c kÕt luËn cô thÓ. §Æt môc tiªu: §©y lµ phÇn quan träng nhÊt cña kÕ ho¹ch v× nã x¸c ®Þnh chÝnh x¸c c¸i mµ ta cÇn ®¹t ®­îc khi kÕt thóc ®µm ph¸n. Mét cuéc ®µm ph¸n mµ kh«ng cã môc tiªu th× ch¼ng kh¸c nµo mét vë kÞch ma kh«ng cã c¸c t×nh tiÕt, khã mµ g©y ®­îc sù chó ý tõ phÝa kh¸n gi¶. Môc tiªu sÏ gióp cuéc ®µm ph¸n cña ta cã ®Þnh h­íng vµ sÏ gióp ta tËp trung h¬n vµo gi¶i ph¸p, sù lùa chän nh­ ®· ®Þnh. Môc tiªu cña mét cuéc ®µm ph¸n ph¶i ®¶m b¶o 3 tiªu chuÈn sau: - Cô thÓ (specific) - H­íng ®Õn kÕt qu¶ (Result-oriented) - Thùc tÕ (fisible) *Cô thÓ (Specific): Chóng ta ®Õn gÆp ®èi t¸c kh«ng ph¶i chØ ®¬n gi¶n lµ ®Ó kh¸m ph¸, khai th¸c mét c¸i g× ®ã mµ chóng ta ®Õn ®Ó thiÕt lËp mèi quan hÖ th­¬ng m¹i, ký kÕt hîp ®ång. NÕu c¸c môc tiªu ta ®Æt ra tr­íc ®µm ph¸n cµng cô thÓ bao nhiªu th× kh¶ n¨ng ®¹t ®­îc cµng dÔ bÊy nhiªu. NÕu môc tiªu cña cuéc ®µm ph¸n m¬ hå th× sÏ gièng nh­ chóng ta ®ang ®i trªn mét con ®­êng mµ ch¼ng biÕt sÏ ph¶i ®i vÒ ®©u, ®Õn ®©u, chóng ta cã thÓ l¹c vµo mét c¸nh rõng mµ kh«ng cã lèi ra. *H­íng ®Õn kÕt qu¶ (Result-Oriented): NhiÖm vô cña chóng ta lµ ph¶i gióp ®èi t¸c chuyÓn tõ tr¹ng th¸i hiÖn hµnh sang quan t©m, sang tiÕp ham muèn vµ cuèi cïng ra hµnh ®éng ký kÕt hîp ®ång th­¬ng m¹i. ChÝnh v× vËy, môc tiªu cña chóng ta ph¶i x¸c ®Þnh râ rµng c¸i mµ ta muèn ®èi t¸c lµm, ®ã lµ kÕt qu¶ cuéc ®µm ph¸n mµ ta muèn. *Thùc tÕ (Fisible): Môc tiªu cuèi cïng cña cuéc ®µm ph¸n ®ã lµ cam kÕt, hîp ®ång. Mµ cam kÕt hay hîp ®ång chóng ta ®ßi hái sÏ x¶y ra hay kh«ng phô thuéc vµo møc ®é quan t©m cña ®èi t¸c ®Õn th­¬ng vô vµ môc ®Ých cña chóng ta cho cuéc ®µm ph¸n. Hay nãi c¸ch kh¸c, tr­íc cuéc ®µm ph¸n, chóng ta-nh÷ng nhµ ®µm ph¸n -ph¶i xem xÐt ®Õn tÝnh kh¶ thi cña th­¬ng vô. Môc tiªu kh¶ thi lµ yÕu tè tiªn quyÕt dÉn ®Õn thµnh c«ng trong ®µm ph¸n cña c¸c doanh gia. Khi ®Æt môc tiªu cho mét cuéc ®µm ph¸n, chóng ta ph¶i ®Æt môc tiªu tèi ­u vµ môc tiªu thø yÕu. TÊt nhiªn môc tiªu tèi ­u lµ hîp ®ång ®­îc ký kÕt. Trªn thùc tÕ hiÕm khi sau vµi giê ®µm ph¸n mµ hîp ®ång ®­îc ký kÕt ngay, chÝnh v× vËy ta ph¶i ®Æt môc tiªu phô ®Ó sau ®ã t¹m rót lui, ph©n tÝch ®Ó t×m ®Êu ph¸p míi. NÕu chóng ta kh«ng ®Æt môc tiªu thø yÕu th× khi môc tiªu tèi ­u kh«ng ®¹t ®­îc, chóng ta sÏ ch¼ng bao giê cã c¬ héi kinh doanh víi ®èi t¸c Êy n÷a. Mét doanh gia mµ lu«n lu«n chØ cã mét môc tiªu khi b­íc vµo ®µm ph¸n th× sÏ lu«n lu«n lµ kÎ thÊt b¹i trªn th­¬ng tr­êng. Lªn kÕ ho¹ch chiÕn l­îc, chiÕn thuËt: §©y lµ b­íc lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt cho viÖc chuÈn bÞ ®µm ph¸n. §Ó ®¹t ®­îc môc tiªu ®· ®Ò ra, chóng ta cÇn ph¶i ®­a ra chi tiÕt c¸c hµnh ®éng hay nãi c¸ch kh¸c lµ ta cÇn mét chiÕn l­îc râ rµng. §Ó gióp chóng ta lªn ®­îc kÕ ho¹ch chiÕn l­îc th× chóng ta cÇn tr¶ lêi ®­îc c¸c c©u hái sau: - Lµm thÕ nµo ®Ó chóng ta b¾c cÇu ®­îc tõ cuéc ®µm ph¸n tr­íc. - Lµm thÕ nµo ®Ó x©y dùng ®­îc s­ thiÖn c¶m. - Lµm thÕ nµo ®Ó chóng ta t×m ra c¸i mµ chóng ta muèn. - C¸c ph¶n øng cña ®èi t¸c víi ®Ò nghÞ cña chóng ta sÏ nh­ thÕ nµo, xö lý ra sao. - Môc tiªu nµo mµ chóng ta kú väng cã ®­îc sau khi kÕt thóc cuéc ®µm ph¸n. - C¸i mµ chóng ta cÇn ®Ó hç trî cho sù thµnh c«ng cña cuéc ®µm ph¸n lµ c¸i g×. - Lµm thÕ nµo ®Ó hÊp dÉn ®­îc ®èi t¸c vµo th­¬ng vô nµy. - C¸ch yªu cÇu ®èi t¸c ký hîp ®ång nh­ thÕ nµo ®Ó ®èi t¸c ph¶i ®ång ý. TËp d­ît: ViÖc tËp d­ît lµ v« cïng quan träng, nã sÏ gióp chóng ta v÷ng vµng t©m lý vµ nh­ vËy sÏ gióp ta t¹o ra ®­îc sù kh¸c biÖt gi÷a cuéc ®µm ph¸n tù nhiªn, tr«i ch¶y víi cuéc ®µm ph¸n va vÊp, g­îng g¹o. Chóng ta cã thÓ diÔn tËp b»ng suy nghÜ hoÆc b»ng lêi nãi. DiÔn tËp b»ng suy nghÜ nghÜa lµ h×nh dung trong ãc diÔn biÕn qu¸ tr×nh ®µm ph¸n, nhËp t©m vµ tiªu ho¸ c¸c phÇn c¬ b¶n cña cuéc ®µm ph¸n. DiÔn tËp b»ng lêi nãi cã nghÜa lµ ta cã thÓ dïng m¸y ghi ©m, m¸y quay video ®Ó ghi l¹i toµn bé bµi nãi cña chóng ta, qua ®ã sÏ thÊy c¸c sai lÇm hiÖn lªn rÊt râ , tõ ®ã chóng ta cã thÓ tù söa ch÷a cho m×nh tr­íc khi b­íc vµo ®µm ph¸n chÝnh thøc. ViÖc tËp d­ît kh«ng cã nghÜa lµ b¾t chóng ta trë thµnh m¸y nãi theo bµi ph¸t biÓu ®· so¹n tr­íc v× kh«ng cã g× tåi tÖ h¬n lµ biÕn bµi ph¸t biÓu cña chóng ta thµnh s¶n phÈm ®å hép, s¶n xuÊt hµng lo¹t vµ ®em b¸n kh¾p n¬i. ViÖc tËp d­ît yªu cÇu chóng ta ®Çu t­ thêi gian ®Ó c¶m thÊy thùc sù tho¶i m¸i vµ dÔ chÞu ®èi víi h­íng ®i ®· lùa chän cho cuéc ®µm ph¸n . ViÖc tËp d­ît tèt sÏ gióp chóng ta linh ®éng h¬n nÕu gÆp ph¶i t×nh huèng khã kh¨n trong ®µm ph¸n vµ ®«i khi ®ßi hái c¶ sù thay ®æi kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra. 2. Më ®Çu cuéc ®µm ph¸n: Lµm thÕ nµo ®Ó më ®Çu cuéc ®µm ph¸n cã hiÖu qu¶? Mµn ®Çu tiªn cña mét vë kÞch hay ph¶i cã nh÷ng c¸i “hÝch” bÊt ngê ®èi víi kh¸n gi¶ , nã lµ nh÷ng sù kiÖn ®Ó thu hót sù chó ý cña kh¸n gi¶. Chóng ta còng sÏ cÇn c«ng cô y nh­ vËy cho cuéc ®µm ph¸n. Kinh nghiÖm cho thÊy r»ng ®Ó më ®Çu tèt cuéc ®µm ph¸n, kh«ng cã g× hay b»ng chóng ta chØ cho ®èi t¸c thÊy hä sÏ ®­îc c¸i g× nÕu ®µm ph¸n thµnh c«ng. Chóng ta cã thÓ dïng ph­¬ng ph¸p “ph¸ t¶ng b¨ng”(break the ice) ®Ó b¾t ®Çu cuéc ®µm ph¸n, nghÜa lµ chóng ta cã thÓ dïng mét c©u chuyÖn hµi, sù kiÖn næi bËt…. . g©y c­êi ®Ó h©m nãng kh«ng khÝ ®µm ph¸n. Nh÷ng ng­êi cã n¨ng khiÕu ®µm ph¸n lµ nh÷ng ng­êi cã kh¶ n¨ng “ph¸ t¶ng b¨ng” mét c¸ch th«ng minh, nghÜa lµ hä kÕt nèi ®­îc c©u chuyÖn hµi víi chñ ®Ò cña cuéc ®µm ph¸n. Sau ®©y lµ mét sè c¸ch më ®Çu hiÖu qu¶: - Chóng ta ®Õn gÆp ®èi t¸c kh«ng chØ ®Ó tho¶ m·n nhu cÇu cña chóng ta mµ cßn ®Ó tho¶ m·n nhu cÇu cña ®èi t¸c, do vËy ch×a kho¸ ®Ó më ®Çu cuéc ®µm ph¸n lµ tËp trung vµo lîi Ých mµ ®èi t¸c sÏ cã nÕu cuéc ®µm ph¸n thµnh c«ng. Tuú tõng tr­êng hîp, lîi Ých ®ã cã thÓ lµ lîi Ých vËt chÊt hoÆc lîi Ých phi vËt chÊt. - Chóng ta cã thÓ më ®Çu b»ng c¸ch b¾c cÇu tõ cuéc ®µm ph¸n lÇn tr­íc(®èi víi ®èi t¸c mµ chóng ta ®· tõng ®µm ph¸n). - Còng cã thÓ më ®Çu b»ng c¸ch tËp trung nãi vÒ nhu cÇu cña ®èi t¸c hoÆc vÊn ®Ò mµ hä ®ang rÊt quan t©m. 3. kü n¨ng g©y Ên t­îng ban ®Çu: Trong th­¬ng m¹i, mèi quan hÖ c¸ nh©n lµ yÕu tè rÊt quan träng ®Ó ph¸t triÓn c¸c th­¬ng vô. ChÝnh v× vËy, Ên t­îng ban ®Çu sÏ lµ cë së nÒn t¶ng tèt ®Ó gióp ta x©y dùng mèi quan hÖ tèt víi ®èi t¸c. Ên t­îng ban ®Çu ®­îc dùa trªn hai yÕu tè lµ sù th©n thiÖn vµ lßng tin. (a) X©y dùng sù th©n thiÖn: Sù th©n thiÖn ®­îc ®Þnh nghÜa lµ mét mèi quan hÖ ®ång c¶m vµ hoµ hîp. C¸i mµ sù th©n thiÖn mang l¹i cho chóng ta lµ ®èi t¸c sÏ c¶m thÊy tho¶i m¸i vµ dÔ chÞu khi ®µm ph¸n víi chóng ta. Sù th©n thiÖn lµ mét yÕu tè v« cïng quan träng ®Ó dÉn tíi sù thµnh c«ng cña nhµ ®µm ph¸n. C¸c nghiªn cøu ®· chøng tá r»ng mèi quan hÖ tèt lµ nguyªn nh©n chñ yÕu ®Ó thay ®æi thãi quen kinh doanh cña ®èi t¸c. Nõu ®èi t¸c kh«ng c¶m thÊy tho¶I m¸I dÔ chÞu khi ®µm ph¸n víi chóng ta th× chóng ta sÏ ph¶i ®èi mÆt víi cuéc chiÕn v« cïng khã kh¨n ngµy qua ngµy, th¸ng qua th¸ng ë phÝa tr­íc. Chóng ta cã thÓ dïng c¸c kü n¨ng sau ®Ó x©y dùng sù th©n thiÖn: * ThiÕt lËp tiÕng nãi chung: NÕu chó ý quan s¸t phßng tiÕp kh¸ch hoÆc v¨n phßng cña ®èi t¸c th× cã thÓ gióp ta lÇn ra ®Çu mèi vÒ b¶n th©n hoÆc mèi quan t©m cña ®èi t¸c. Mét c©u chuyÖn phÝm ng¾n gän tr­íc khi ®µm ph¸n cã thÓ lµm cho ®èi t¸c dÔ chÊp nhËn c¸c ®Ò nghÞ tõ phÝa chóng ta h¬n. Nh­ng chó ý r»ng chóng ta chØ cho phÐp c©u chuyÖn phÝm ng¾n gän v× thêi gian lµ tiÒn b¹c vµ nhiÖm vô chÝnh cña chóng ta lµ ®i s©u vµo bµn b¹c chi tiÕt c¸c ®iÒu kiÖn, ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång. Cã thÓ v× mét vµi lý do nµo ®ã hoÆc do søc Ðp vÒ thêi gian mµ nh÷ng c©u chuyÖn phÝm ngoµi lÒ x· héi sÏ kh«ng phï hîp. *BÇy tá sù ®ång c¶m: HÇu hÕt chóng ta ®Òu t«n träng vµ thÝch tiÕp xóc víi nh÷ng ng­êi thùc sù quan t©m ®Õn chóng ta vµ c¸c vÊn ®Ò, v­íng m¾c cña chóng ta. B»ng c¸ch biÓu lé sù ®ång c¶m ®· chøng tá r»ng chóng ta hiÓu ®èi t¸c, r»ng chóng ta ®ång ý víi ý kiÕn cña hä, r»ng chóng ta ®ang quan t©m s¨n sãc hä. §èi t¸c còng gièng nh­ tÊt c¶ chóng ta, hä còng cã nh÷ng ngµy tèt, ngµy xÊu. Nh©n tè ®ãng vai trß chÝnh trong viÖc x©y dùng thiÖn c¶m víi ®èi t¸c lµ kh¶ n¨ng cña chóng ta nhËn biÕt vµ thÝch øng víi tr¹ng th¸i cña hä. *Lµm cho m×nh phï hîp víi tÝnh c¸ch, v¨n ho¸ cña ®èi t¸c: TÝnh c¸ch cña ®èi t¸c sÏ gióp ta t×m ra c¸ch tiÕp cËn ®Ó x©y dùng sù thiÖn c¶m. Ng­êi dÔ tÝnh cã thÓ thÝch nãi chuyÖn t×nh c¶m nhÑ nhµng mét l¸t tr­íc khi b­íc vµo ®µm ph¸n hoÆc bá ra vµI phót ®ïa vui vÒ chñ ®Ò c¶ hai bªn ®Òu thÝch. §èi víi ng­êi Ýt nãi, néi t©m th× l¹i thÝch chóng ta ®i th¼ng ngay vµo vÊn ®Ò. ViÖc “®äc ra” tÝnh c¸ch cña ®èi t¸c sÏ rÊt quan träng ®Ó gióp ta t×m c¸ch x©y dùng thiÖn c¶m. *X©y dùng thiÖn c¶m víi th­ ký cña ®èi t¸c: Th­ ký cña ®èi t¸c lµ ng­êi cã thÓ gióp chóng ta ®µm ph¸n tr«i ch¶y nh­ng còng cã thÓ lµm háng c¶ ngµy lµm viÖc cña chóng ta. V× vËy chóng ta ph¶i l­u ý quan t©m ®Õn ng­êi th­ ký ®ã. Nõu ng­êi th­ ký ®ã cã thiÖn c¶m víi chóng ta th× c« ta cã thÓ cho chóng ta mét sè ngo¹i lÖ trong c¸ch lµm viÖc cña ®èi t¸c, ®Æc biÖt lµ lóc s¾p xÕp c¸c cuéc gÆp gì. Vµ mét ®iÒu quan träng h¬n n÷a, c« ta chÝnh lµ mét “má vµng” th«ng tin vÒ ®èi t¸c vµ c«ng viÖc kinh doanh, tµi chÝnh cña ®èi t¸c . Th«ng th­êng th­ ký cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn ®èi t¸c vµ hä th­êng lµ ng­êi ph¶i l¾ng nghe nh÷ng mèi quan t©m, sù bùc m×nh cña ®èi t¸c khi gÆp khã kh¨n, vµ th­ ký th­êng lµ ng­êi ®­a ra nh÷ng ®Ò nghÞ, gi¶I ph¸p, t­ vÊn cho ®èi t¸c. Chóng ta cã thÓ khai th¸c ®èi t­îng nµy ®Ó t×m c¸ch x©y dùng sù th©n thiÖn víi ®èi t¸c cña chóng ta. (b) X©y dùng lßng tin: Cét trô thø hai cña mèi quan hÖ c¸ nh©n lµ lßng tin. XÐt vÒ mÆt c¸ nh©n th× ®èi t¸c cã thÓ thÝch ta song hä sÏ kh«ng cho chóng ta c¬ héi kinh doanh nÕu hä ch­a cã niÒm tin ë chóng ta. Sau ®©y lµ mét vµi kü n¨ng ®Ó x©y dùng lßng tin: - N¾m v÷ng kiÕn thøc chuyªn m«n, kü thuËt nghiÖp vô. - Kh«ng lõa dèi: Ng­êi x­a cã c©u “ mét sù bÊt tÝn v¹n sù bÊt tin”. NÕu chóng ta nãi dèi ®èi t¸c th× chóng ta cã thÓ bÞ rñi ro lµ ®èi t¸c v« t×nh ph¸t gi¸c th× lãng tin sÏ sôp ®æ hoµn toµn cho dï viÖc nãidèi lµ ví vÈn ch¼ng nh»m môc ®Ých g×. ThØnh th¶ng chóng ta sÏ gÆp mét vµI ®èi t¸c lu«n ®Æt mét vµI c¸I bÉy nhá ®Ó kiÓm tra sù trung thùc cña chóng ta. Trong khi ®µm ph¸n, chóng ta sÏ kh«ng thÓ tr¸nh khái mét sè c©u hái mµ chóng ta kh«ng biÕt hoÆc kh«ng cã kh¶ n¨ng tr¶ lêi th× cã thÓ thõa nhËn r»ng chóng ta kh«ng biÕt vµ høa sÏ tr¶ lêi sau. §èi t¸c sÏ ®¸nh gi¸ cao sù trung thùc, lßng can ®¶m cña chóng ta vµ ®Æt niÒm tin vµo ta. - Kh«ng bao giê ®­îc ®¸nh nèc-ao(knock out) ®èi thñ c¹nh tranh trong khi ®µm ph¸n: Nhµ ®µm ph¸n chuyªn nghiÖp kh«ng bao giê tÊn c«ng ®èi thñ c¹nh tranh cña m×nh tr­íc ®èi t¸c v× cã thÓ ®èi t¸c ®ang rÊt tho¶ m¸n víi ®èi thñ c¹nh tranh cña chóng ta. NÕu chóng ta tÊn c«ng ®èi thñ c¹nh tranh khi ®ã th× còng t­¬ng tù nh­ ta ®ang chØ trÝch ®èi t¸c, ®ã kh«ng ph¶i lµ c¸ch tèt ®Ó x©y dùng mèi quan hÖ. - Phong c¸ch, t¸c phong: H×nh ¶nh thùc thÓ cña chóng ta v« cïng quan träng ®Ó x©y dùng lßng tin, chóng ta cÇn ph¶i chó ý tíi mét sè ®iÓm sau ®©y: + ¡n mÆc lÞch sù, gän gµng. + Cã giao tiÕp b»ng m¾t trong khi nãi + B¾t tay ch¾t võa ph¶i + Gi÷ ®óng t­ thÕ: ®øng th¼ng khi ®øng, khi ngåi ph¶i h¬i ng¶ vÒ phÝa tr­íc vµ ngåi vµo mÐp ngoµi cña ghÕ, kh«ng nªn khoanh tay tr­íc ngùc. - T«n träng ®èi t¸c:sù t«n träng lµ yÕu tè v« cïng quan träng cña lßng tin. Chóng ta bÇy tá sù t«n träng hä b»ng c¸ch gi÷ ®óng th¸i ®é, tù chøng tá chóng ta lµ nhµ kinh doanh chuyªn nghiÖp, chóng ta lµ nh÷ng ng­êi th«ng minh, t«n träng ý kiÕn cña ®èi t¸c, t«n träng thêi gian cña ®èi t¸c. 4. B­íc vµo ®µm ph¸n chi tiÕt: Chóng ta ph¶i cã c¸c kü n¨ng sau ®©y: - Kü n¨ng hái dß. - Kü n¨ng l¾ng nghe tÝch cùc. - Kü n¨ng chµo b¸n(offer) - Kü n¨ng xö lý ph¶n øng, ph¶n ®èi cña ®èi t¸c. - Kü n¨ng thu thËp th«ng tin. 4. 1. Kü n¨ng hái dß: C©u hái dß gióp ta thiÕt lËp vµ duy tr× cuéc trao ®æi, ®èi tho¹I víi ®èi t¸c, thóc ®Èy sù trao ®èi th«ng tin hai chiÒu b»ng c¸ch khuyÕn khÝch ®èi t¸c nãi vÒ chñ ®Ò(hoÆc më réng ra)®ang th¶o luËn, ph¸t hiÖn ra th¸I ®é , ý nghÜ, mèi quan t©m cña ®èi t¸c. NÕu chóng ta kh«ng dïng kü n¨ng hái th¨m dß th× sÏ co thÓ dÉn ®Õn tr­êng hîp ta nãi qu¸ nhiÒu, nghe qu¸ Ýt, hoÆc ta hiÓu sai ý kiÕn cña hä, hoÆc chóng ta sÏ kh«ng ph¸t hiÖn ®­îc th¸i ®é vµ ý nghÜ Èn s©u trong c©u nãi cña ®èi t¸c, hoÆc lµ ®èt t¸c sÏ “ngñ” cßn ta nãi mét m×nh. Cã ba d¹ng c©u hái dß nh­ sau: - C©u hái ®ãng: Dïng ®Ó x¸c ®Þnh hoÆc kÕt thóc mét vÊm ®Ò. - C©u hái më: Dïng ®Ó khai th¸c vÊn ®Ò, thóc ®Èy ®èi t¸c nãi vµ sau ®ã ta cã thÓ lùa chän c¸i g× lµ quan träng ®èi víi ta ®Ó ®i s©u. - C©u hái lùa chän: §­îc dïng ®Ó h­íng ®èi t¸c tËp trung vµo mét sè vÊn ®Ò ta ®ang quan t©m, tr¸nh lan man. 4. 2. Kü n¨ng l¾ng nghe tÝch cùc: Nghe lµ mét cè g¾ng bëi v× nghe ®Ó hiÓu ®­îc néi dung cña ng­êi nãi, ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ néi dung cña ng­êi nãi, nghe ®Ó ph¸t hiÖn vÊn ®Ò ta ®ang quan t©m, nghe ®Ó kh¸m ph¸ th¸i ®é, t×nh c¶m, c¶m xóc cña ng­êi nãi. L¾ng nghe ®Ó hiÓu ®­îc th× thËt lµ thó vÞ, ta sÏ c¶m thÊy thÝch nh÷ng ng­êi ®èi tho¹i mµ hä còng l¾ng nghe ta nãi. §Ó trë thµnh mét nhµ kinh doanh chuyªn nghiÖp, chóng ta cÇn ph¶i cè g¾ng lo¹i bá thãi quen xÊu trong khi nghe : - ChØ l¾ng nghe sù kiÖn: Khi chóng ta l¾ng nghe , chóng ta cã khuynh h­íng cè g¾ng chËm l¹I ®Ó ghi nhí nh÷ng sù kiÖn vµ bá sãt nh÷ng ý kiÕn ®»ng sau nã, kÕt qu¶ lµ chóng ta bÞ thÊt tho¸t th«ng tin. - Kh«ng kiÓm so¸t ®­îc c¶m xóc: MÆc dï thÓ hiÖn b»ng nhiÒu c¸ch vµ ë nhiÒu chõng mùc kh¸c nhau, song l¾ng nghe lu«n bÞ ¶nh h­ëng bëi c¶m xóc cña chóng ta. Chóng ta tù ®éng kh«ng nghe nh÷ng g× chóng ta kh«ng muèn nghe. C¶m xóc cña ta ho¹t ®éng nh­ bé läc thÝnh gi¸c, lóc nµy cã thÓ lµm ta ®iÕc, lóc kh¸c l¹I lµm ta nghe dÔ dµng. - Gi¶ vê chó ý: §õng gi¶ vê chó ý nÕu chóng ta thÊy ch¸n. nh­ng sÏ kh«ng khã kh¨n l¾m ®Ó nhËn diÖn sù gi¶ vê l¾ng nghe cña chóng ta nÕu ®èi t¸c ®ang thùc sù l¾ng nghe. Hä sÏ trë nªn lÉn lén, bùc tøc vµ thËm chÝ cã thÓ chÊm døt cuéc ®µm ph¸n. Mét ng­êi l¾ng nghe ch¨m chó lu«n ë trong tr¹ng th¸i tØnh t¸o , nh×n th¼ng vµo ng­êi nãi, dïng nh÷ng ®iÖu bé ®¬n gi¶n nh­ gËt ®Çu, nh­ín mµy, nghiªng ng­êi vÒ phÝa tr­íc. §«i khi mét sè c©u nh­ “t«i hiÓu”, thËt thó vÞ”… ®­îc nãi víi sù ch©n thµnh sÏ khuyÕn khÝch ng­êi nãi rÊt nhiÒu. - XÐt ®o¸n ng­êi nãi qu¸ sím: Mét sè ng­êi l¾ng nge tèt kh«ng bao giê bÞ ¸m ¶nh, bÞ Ên t­îng bëi phong c¸ch diÔn ®¹t cña lêi nãi, vÝ dô nh­ “Gím sao giäng nãi cña «ng nµy qu¸ trÇm!”… - §éc tho¹i: NÕu ta muèn chi phèi toµn bé cuéc ®µm ph¸n th× ta sÏ trë thµnh ng­êi nghe tåi. Chóng ta h·y cëi më víi nh÷ng ý kiÕn míi vµ ®¶m b¶o cho ®èi t¸c cã c¬ héi tr×nh bµy hÕt ý cña m×nh. L¾ng nghe tÝch cùc lµ kü n¨ng giao tiÕp h÷u hiÖu ®Ó gióp ta x©y dùng sù th©n thiÖn, gióp ta lµm râ vÊn ®Ò vµ gi¶i quyÕt vÊn ®Ò. Cã ba b­íc trong l¾ng nghe tÝch cùc nh­ sau: - L¾ng nghe ®Ó lùa chän c¸i ta cÇn. - NhÊn m¹nh c¸i ta cÇn ®i s©u ®Ó th­¬ng l­îng. - KiÓm tra l¹i th¸i ®é, c¶m xóc cña ®èi t¸c: B»ng c¸ch kh«ng ®­a ra ý kiÕn, lêi b×nh luËn mµ chØ tãm t¾t l¹i vµ hái b»ng c©u hái ®ãng th× ta sÏ x¸c ®Þnh ®­îc th¸i. ®é, c¶m xóc cña ®èi t¸c vÒ vÊn ®Ò ta quan t©m. Nãi c¸ch kh¸c, l¾ng nghe tÝch cùc cã nghÜa lµ ta “tua” l¹i nh÷ng g× ®èi t¸c võa nãi mµ ta quan t©m bao gåm c¶ néi dung vµ c¶m xóc, th¸i ®é cña hä. 4. 3. Kü n¨ng thu thËp th«ng tin: Chóng ta kh«ng thÓ thµnh c«ng trong ®µm ph¸n nÕu chóng ta kh«ng biÕt tÝ g× vÒ ®èi t¸c. Mét nhµ ®µm ph¸n chuyªn nghiÖp sÏ cÇn ph¶i biÕt nh÷ng lo¹i th«ng tin nµo cÇn thu thËp vµ cã c¸ch ®Ó thu thËp th«ng tin ®ã. ViÖc thu thËp th«ng tin lµ suèt c¶ qu¸ tr×nh dµI kÓ tõ khi b¾t ®Çu thiÕt lËp mèi quan hÖ víi ®èi t¸c. - Lo¹i 8 th«ng tin:Cã rÊt nhiÒu lo¹i th«ng tin ta cÇn thu thËp, cµng nhiÒu cµng tèt nh­: t×nh h×nh tµi chÝnh chña ®èi t¸c, c¬ cÊu tæ chøc cña hä, c¸c liªn minh bÌ ph¸i trong tæ chøc cña hä, c¸c qu¶ tr×nh ra quyÕt ®Þnh chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc, th«ng tin vÒ c¸ nh©n ng­êi ®µm ph¸n, thãi quen trong ®µm ph¸n cña hä, ®èi t¸c cã chÞu ¸p lùc hay ¶nh h­ëng tõ mét ng­êi th­ ba nµo kh«ng, môc ®Ých tr­íc m¾t vµ l©u dµi cña hä lµ g×…. - C¸ch thu thËp: + Qua tµi liÖu:s¸ch b¸o, internet, Tivi… + Qua c¸ch hái. + Qua viÖc l¾ng nghe tÝch cùc. + Qua viÖc quan s¸t. + Qua ®èi t¸c kh¸c hoÆc ng­êi thø ba. + Qua nh©n viªn trong bé m¸y tæ chøc cña ®èi t¸c. + Qua viÖc ph©n tÝch sau ®µm ph¸n ®Ó ®­a ra ®¸ng gi¸ ®óng vµ ph¸n ®o¸n vÒ ®èi t¸c. + Qua ng­êi th©n cña ®èi t¸c:vî, chång, anh, chÞ…. + Qua c¸c c«ng ty t­ vÊn th­¬ng m¹i. 4. 4. Kü n¨ng chµo b¸n( offer) , ®­a ra ®Ò nghÞ: Chóng ta ®· biÕt c¸ch thiÕt lËp sù th©n thiÖn, lµm cho ®èi t¸c chó ý vµ hÊp dÉn ®Õn th­¬ng vô, b©y giê lµ lóc chóng ta b­íc vµo phÇn “th©n” cña cuéc ®µm ph¸n. Môc tiªu cña kü n¨ng nµy lµ gióp chsung ta ph©n biÖt ®­îc gi÷a “nãi” vµ “®Ò nghÞ”, gióp ta cã kh¶ n¨ng kÕt nèi ®Æc ®iÓm cña mÆt hµng ®ang ®µm ph¸n vµ c¸c ®iÒu kiÖn, ®iÒu kho¶n mua b¸n víi lîi Ých mµ ®èi t¸c cã ®­îc nÕu ®µm ph¸n thµnh c«ng. Mét sè nhµ ®µm ph¸n m¾c ph¶i lçi trÇm träng lµ hä nãi lan man vÒ tÊt c¶ c¸c ®Æc tÝnh cña s¶n phÈm, hoÆc c¸c ®iÒu kiÖn mua b¸n, hoÆc t×nh h×nh kinh tÕ-chÝnh trÞ-x· héi ¶nh h­ëng tíi qu¸ tr×nh mua b¸n…sau ®ã ®îi ®èi t¸c tù ®éng chÊp nhËn ký hîp ®ång. §ã gäi lµ “nãi” vµ hiÕm khi nhµ ®µm ph¸n kiÓu nµy thµnh c«ng. Mét nhµ ®µm ph¸n chuyªn nghiÖp ph¶i cã kü n¨ng ®­a lêi chµo hoÆc ®Ò nghÞ. Hä ph¶i biÕt c¸ch lùa chän hoÆc dïng mét sè hoÆc tÊt c¶ ®Æc ®iÓm, ®Æc tÝnh cña s¶n phÈm, thÞ tr­êng, c¸c ®iÒu kiÖn, ®iÒu kho¶n ký kÕt ®Ó “b¸n” lîi Ých, c¸i mµ ®èi t¸c sÏ cã nÕu ®µm ph¸n thµnh c«ng. Lîi Ých mµ ®èi t¸c thu ®­îc ph¶i tho¶ m·n nhu cÇu cña ®èi t¸c. §iÒu nµy ®ßi hái nhµ ®µm ph¸n ph¶i biÕt c¸cg x¸c ®Þnh nhu cÇu cña ®èi t¸c, sau ®©y lµ c¸c lo¹i nhu cÇu: - Nhu cÇu an toµn: kh«ng bÞ ®e do¹ vÒ thÓ chÊt. - Nhu cÇu sinh häc: ¨n, ngñ, gi¶i trÝ…. - Nhu cÇu x· héi: muèn tham gia vµo tæ chøc x· héi, ho¹t ®éng x· héi. - Nhu cÇu vÒ c¸i t«i c¸ nh©n(nhu cÇu tù kh¼ng ®Þnh): C¶m thÊy ®­îc ng­êi kh¸c t«n träng, c¶m thÊy cã Ých cho céng ®ång… - Nhu cÇu vÒ nghÒ nghiÖp: n©ng cao chuyªn m«n, tay nghÒ. - Nhu cÇu ®èi mÆt víi thö th¸ch: nh¶y dï, leo nói, ®i xuyªn qua biÓn… - Nhu cÇu lµ ®éng lùc cã nguån gèc sinh häc, vËt chÊt, tinh thÇn mµ chóng thóc ®Èy con ng­êi ra quyÕt ®Þnh hµnh ®éng ®Ó ®¹t ®­îc c¸i mµ hä thiÕu. ChÝnh v× vËy, ®µm ph¸n thµnh c«ng cã nghÜa lµ ta ®· tho¶ m·n nhu cÇu cña ®èi t¸c. 4. 5. Kü n¨ng xö lý ph¶n øng, ph¶n ®èi cña ®èi t¸c. Kh«ng cã vë kÞch hay nµo l¹i kh«ng cã nh÷ng xung ®ét, sù phøc t¹p cña vÊn ®Ò, hay nh÷ng vËt c¶n trªn b­íc ®­êng cña ng­êi anh hïng. Cã thÓ ®èi t¸c sÏ chÊp nhËn nh÷ng c¸i mµ chóng ta nãi vµ dang réng c¸nh tay ®Ó ®ãn nhËn ®Ò nghÞ ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt cña chóng ta. Song còng cã thÓ ®èi t¸c ph¶n øng, ph¶n ®èi, bÊt ®ång víi ý kiÕn cña chóng ta b»ng c¸ch nµy hay c¸ch kh¸c. §Ó trë thµnh ng­êi thµnh c«ng, chóng ta ph¶i cã kü n¨ng xö lý vÊn ®Ò nµy. §«i khi nh÷ng ph¶n øng, ph¶n ®èi cña ®èi t¸c g©y cho chóng ta sù khã chÞu v« cïng. Song chóng ta nªn chµo ®ãn nã nh­ lµ mét dÊu hiÖu cña sù quan t©m vµ tham dù vµo ®µm ph¸n. §iÒu ®¸ng ng¹i nhÊt lµ ®èi t¸c “buån ngñ” trong khi ®µm ph¸n . NÕu chóng ta xö lý ®­îc vÊn ®Ò th× cã thÓ coi ph¶n øng, ph¶n ®èi cña ®èi t¸c nh­ lµ mét c¬ héi ®Ó ®¹t ®­îc cam kÕt, tho¶ thuËn. Trªn thùc tÕ sÏ cã ba lo¹i ph¶n øng, ph¶n ®èi chóng ta th­êng gÆp: - HiÓu sai vÊn ®Ò: §èi t¸c nghe nhÇm hoÆc hiÓu sai ®iÒu chóng ta nãi. - Nghi ngê, nghi ng¹i: §èi t¸c cã quan t©m ®Õn th­¬ng vô song cßn nghi ng¹i ë mét sè vÊn ®Ò nµo ®ã dÉn ®Õn sù chÇn chõ, b¨n kho¨n vµ tÊt nhiªn sÏ kh«ng ra quyÕt ®inh ngay t¹i bµn ®µm ph¸n. - Cã yÕu tè bÊt lîi: §èi t¸c c¶m nhËn, tr«ng thÊy sÏ cã r¾c rèi, trôc trÆc, ®iÒu trë ng¹i ®Õn víi hä nÕu chÊp nhËn ký kÕt hîp ®ång. NÕu chóng ta gÆp ph¶n øng, ph¶n ®èi mµ l¹i bá ch¹y, kh«ng xö lý th× kh«ng thÓ chÊp nhËn ®­îc vµ hîp ®ång sÏ kh«ng ®­îc ký kÕt. NÕu chóng ta tÊn c«ng l¹i ®èi t¸c th× hoµn toµn sai lÇm v× ®iÒu ®ã cã nghÜa lµ chóng ta b¸c bá quan ®iÓm cña hä. HiÓn nhiªn, nÕu chóng ta chØ ra r»ng ®èi t¸c hoµn toµn sai th× rÊt hiÕm khi chóng ta giµnh ®­îc chiÕn th¾ng. Chóng ta chØ cã thÓ cã mét c¸ch duy nhÊt ®Ó thuyÕt phôc ®èi t¸c lµ ph¶i cïng ®øng trªn mét quan ®iÓm víi hä, cïng nh×n vÊn ®Ò theo c¸ch cña hä. Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc gäi lµ “m«n vâ Judo tinh thÇn”, nã bao gåm 5 kü n¨ng sau ®©y: *L¾ng nghe: Mét trong nh÷ng sai lÇm lín mµ nhiÒu m¾c ph¶i khi gÆp ph¶n øng, ph¶n ®èi lµ nhÈy dùng lªn ®Ó b¶o vÖ ý kiÕn, quan ®iÓm cña m×nh, ®ã chØ lµ ph¶n øng c¶m tÝnh mµ th«i. §iÒu ®Çu tiªn cÇn nhÊt lµ chóng ta cÇn l¾ng nghe kü l­ìng nh÷ng ®iÒu ®èi t¸c nãi vµ nh­ vËy chóng ta míi cã thêi gian suy nghÜ vµ kiÓm so¸t b¶n th©n. *Lµm râ: Th«ng th­êng, b¶n chÊt cña vÊn ®Ò l¹i kh«ng ®­îc thÓ hiÖn râ trong lêi nãi cña ®èi t¸c. Bëi vËy chóng ta ph¶i x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c c¸i g× ®èi t¸c ph¶n ®èi. *BiÓu lé sù ®ång c¶m: Chóng ta h·y biÓu lé sù ®ång c¶m b»ng c¸ch c¸m ¬n mèi quan t©m, th¾c m¾c, ý kiÕn cña ®èi t¸c. §iÒu nµy kh«ng cã nghÜa lµ chóng ta ®ång ý víi quan ®iÓm cña hä. BiÓu lé sù ®ång c¶m sÏ gióp ta lµm dÞu bít sù c¨ng th¼ng, xung ®ét vµ ®æi th¸i ®é ®èi ®Çu sang ®èi tho¹i. * Chøng minh, lËp luËn vµ ®­a b»ng chøng thuyÕt phôc: §©y lµ b­íc chóng ta tr¶ lêi sù ph¶n ®èi, ph¶n øng, bÊt ®ång cña ®èi t¸c. §Ó gia t¨ng tÝnh thuyÕt phôc, chóng ta cã thÓ lùa chän mét vµi dÉn chøng h÷u hiÖu nhÊt. *KiÓm tra l¹i ph¶n øng cña ®èi t¸c: Chóng ta kh«ng nªn gi¶ thiÕt r»ng ®èi t¸c tho¶ m·n víi c©u tr¶ lêi cña chóng ta. Chóng ta ph¶i kiÓm tra l¹i liÖu mèi quan t©m cña ®èi t¸c ®­îc tho¶ m·n hay ch­a. Cã thÓ cã mét sè tr­êng hîp ®èi t¸c kh«ng ®­a ra mét ph¶n øng , ph¶n ®èi nµo. Hä chØ l¾ng nghe vµ kÕt qu¶ lµ hä tr¶ lêi r»ng hä kh«ng quan t©m ®Õn th­¬ng vô. §iÒu nµy cã thÓ lµ do hä ®ang bËn gÆt h¸i ë nh÷ng th­¬ng vô kh¸c hoÆc hä ®ang lµm ¨n tèt víi mét sè ®èi t¸c kh¸c mµ ®¬n gi¶n lµ hä kh«ng muèn lµm x¸o trén t×nh h×nh tèt ®Ñp hiÖn t¹i. VÒ mÆt kü n¨ng mµ nãi ®©y kh«ng ph¶i lµ mét ph¶n øng, ph¶n ®èi cña ®èi t¸c. Song ch¾c ch¾n nã lµ vËt c¶n trªn b­íc ®­êng dÉn tíi thµnh c«ng cña ta vµ ®Ó xö lý nã ®ßi hái sù phøc t¹p h¬n nhiÒu. XÐt vÒ b¶n chÊt th× “vâ Judo tinh thÇn” chØ gi¶i quyÕt ®­îc nh÷ng c¶n trë , trë ng¹i th«ng th­êng, cßn nh÷ng c¸i kh¸c th× ta ph¶i dïng kü n¨ng “ t¹o sù kh¸c biÖt c¨n b¶n”, nã bao gåm c¸c b­íc sau: b1. Tá ra ng­ìng mé, t«n träng sù lùa chän cña ®èi t¸c: B»ng c¸ch nµy hay c¸ch kh¸c, chóng ta ph¶i biÕt ®­îc ®èi t¸c ®ang lùa chän lµm ¨n víi ®èi t¸c nµo. KÕ tiÕp, chóng ta h·y bµy tá sù t«n träng ®èi víi sù lùa chän cña hä. NÕu chóng ta ®¸nh knock-out ®èi thñ c¹nh tranh cña chóng ta tr­íc mÆt hä th× chóng ta ®ang trªn ®­êng ch¾c ch¾n dÉn ®Õn sù thÊt b¹i, bëi mét lý do rÊt ®¬n gi¶n r»ng hä ®ang tho¶ m·n víi ®èi th­ c¹nh tranh cña ta th× ta ®¸nh knock-out ®èi thñ c¹nh tranh cóng ®ång nghÜa víi viÖc ®¸nh knock-out hä. b2. T­¬ng tù vµ h¬n thÕ n÷a… §©y lµ c¸ch chóng ta chøng minh cho ®èi t¸c thÊy chóng ta còng ®em ®Õn cho hä nh÷ng lîi Ých t­¬ng tù nh­ ®èi thñ c¹nh tranh cña ta vµ h¬n thÕ n­·, hä cßn thu ®­îc nh÷ng lîi Ých kh¸c. b3. KiÓm tra l¹i: Cuèi cïng chóng ta ph¶i kiÓm tra l¹i xem hiÖn ®èi t¸c cã c¶m thÊy hµi lßng, tho¶ m·n hay ch­a . 5. KÕt thóc ®µm ph¸n: ViÖc kÕt thóc cuéc ®µm ph¸n còng gièng nh­ kÕt thóc mét vë kÞch hay, nã ph¶i diÔn ra vµo cùc ®iÓm, ®o¹n gay cÊn nhÊt. KÕt thóc cuéc ®µm ph¸n lµ ph¶i chuyÓn sù quan t©m , thÝch thó cña ®èi t¸c ®èi víi th­¬ng vô sang viÖc ra quyÕt ®Þnh ký hîp ®ång hoÆc ký cam kÕt, tho¶ thuËn. Song trªn thùc tÕ kh«ng ph¶i lóc nµo ta còng cã ®­îc kÕt qu¶ lý t­ëng nh­ vËy. C¸c cuéc ®µm ph¸n bao giê còng ®i ®Õn hai kÕt côc c¬ b¶n: - §¹t ®­îc tho¶ thuËn vµ ký kÕt hîp ®ång. - Kh«ng ®¹t ®­îc tho¶ thuËn. Trong ®µm ph¸n, khi kh«ng ®¹t ®­îc tho¶ thuËn ch­a h¼n ®· lµ mét thÊt b¹i. Ng­îc l¹i, nÕu ®i ®Õn tho¶ thuËn nh­ng nh÷ng tho¶ thuËn Êy ®em l¹i lîi nhuËn cho ®èi ph­¬ng vµ thua thiÖt cho ta th× ®©y l¹i chÝnh lµ thÊt b¹i. 5. 1. Kü n¨ng kÕt thóc ®µm ph¸n khi ®¹t ®­îc tho¶ thuËn: §iÒu quan träng ®èi víi kÕt thóc cuéc ®µm ph¸n lµ ta ph¶i nhËn biÕt ®­îc thêi ®iÓm ®Ó yªu cÇu ®èi t¸c cam kÕt hoÆc ký hîp ®ång. Trong tr­êng hîp lý t­ëng, ®èi t¸c sÏ biÓu lé nh÷ng dÊu hiÖu râ rµng mµ nã cho chóng ta thÊy ®©y lµ thêi ®iÓm hîp lý dÓ yªu cÇu cam kÕt hoÆc ký hîp ®ång. Nh­ng trong nh÷ng tr­êng hîp kh¸c, kh«ng cã nh÷ng dÊu hiÖu ®ã th× c¸ch tèt nhÊt lµ chóng ta ph¶i t¹o c¬ héi dÓ yªu cÇu cam kÕt b»ng kü n¨ng “kÕt thóc thö”. KÕt thóc thö lµ viÖc ta hái ý kiÕn cña ®èi t¸c ®èi víi th­¬ng vô. C©u hái nµy sÏ gióp ta “®o nhiÖt ®é” cña ®èi t¸c. C©u tr¶ lêi cña ®èi t¸c sÏ cho chóng ta biÕt biÕt cÇn ph¶i lµm g× tiÕp theo. NÕu ®èi t¸c “nãng”…yªu cÇu cam kÕt ngay. NÕu ®èi t¸c “©m Êm”…. chóng ta h·y nhÊn m¹nh thªm gi¸ trÞ vµ lîi Ých cña th­¬ng vô mµ ®èi t¸c sÏ cã vµ sau ®ã l¹i kÕt thóc thö mét lÇn n÷a. NÕu ®èi t¸c “l¹nh”…. h·y coi chõng. Chóng ta rÊt cã thÓ nhËn c©u tr¶ lêi kh«ng, kh«ng ®ång ý tham gia th­¬ng vô nµy. Cã thÓ ®èi t¸c vÉn ch­a tho¶ m·n víi c¸c ®iÒu kho¶n vµ ®iÒu nµy cã nghÜa lµ chóng ta ph¶i tiÕp tôc th­¬ng l­îng, thuyÕt phôc ®èi t¸c. §ã lµ kÕt thóc thö. Cßn kÕt thóc thËt th× gåm cã hai b­íc nh­ sau: - Tãm t¾t l¹i c¸c ®iÒu kho¶n ®· tho¶ thuËn. - Yªu cÇu cam kÕt hoÆc ký hîp ®ång. a. Tãm t¾t l¹i c¸c ®iÒu ®· tho¶ thuËn: §Ó ng¨n chÆn nh÷ng c¸ch hiÓu kh¸c nhau vÒ c¸c ®Iòu kho¶n ®µm ph¸n, khi kÕt thóc ®µm ph¸n, ta nªn giµnh thêi gian ®Ó tãm t¾t c¸c ®Iòu kho¶n ®· tho¶ thuËn, lµm râ c¸c quy ®Þnh vµ tæng thÓ, xem xÐt l¹I toµn bé kÕt qu¶ ®µm ph¸n. Theo tinh thÇn mÊt lßng tr­íc , ®­îc lßng sau, ta nªn kiªn tr× rµ so¸t toµn bé néi dung ký kÕt tho¶ thuËn ngay c¶ khi phÝa bªn kia tuyªn bè kh«ng cÇn thiÕt ph¶i lµm nh­ vËy. b. Yªu cÇu cam kÕt: Sau khi ®· thèng nhÊt miÖng, viÖc giµnh quyÒn ch¾p bót th¶o luËn kh«ng nh»m môc ®Ých nµo kh¸c ngoµi viÖc chÝnh ta chø kh«ng ph¶i ng­êi nµo kh¸c quyÕt ®Þnh c¸i g× sÏ ®­îc ®­a vµo hîp ®ång. Cã nh÷ng chi tiÕt nhá trong qu¸ tr×nh ®µm ph¸n Ýt ®­îc quan t©m ®Çy ®ñ, nh­ng ®Ðn khi xem xÐt l¹i míi thÊy lµ nh÷ng chi tiÕt Êy cã thÓ g©y vÊn ®Ò. §Æc biÖt lµ trong khi thùc hiÖn hîp ®ång, c¸c chi tiÕt t­ëng lµ nhá nh­ng l¹i lµ nh÷ng h¹t s¹n, thËt khã nuèt. Mét lîi thÕ n÷a cña viÖc ch¾p bót lµ t©m lý chung ng¹i lo¹i trõ mét c¸i g× ®ã khi nã ®· trë thµnh v¨n b¶n. Do ®ã, cã thÓ phÝa bªn kia muèn ph¸t biÓu mét ®iÒu kho¶n nµo ®ã kh¸c ®i mét chót, nh­ng hä l¹i r¬i vµo t×nh thÕ kh«ng muèn ng­êi ta nghÜ m×nh lµ nhiÔu sù, hoÆc chøng tá mét c¸i g× ®ã, nªn hä Ýt cã kh¶ n¨ng ph¶n øng h¬n. Thªm vµo ®ã, qua bao nhiªu mÖt mái, giê míi ®i ®Õn tho¶ thuËn, ng­êi ta còng kh«ng muèn kÐo dµi thªm c«ng viÖc ®µm ph¸n. T©m lý ®ã trong kinh tÕ häc ng­êi ta gäi lµ tr¹ng th¸i “tranh tèi tranh s¸ng”, nghÜa lµ sau mét ngµy lµm viÖc mÖt mái, c¸i ng­êi ta nghÜ ®Õn lµ mét ®ªm ngñ ngon chø Ýt ai nghÜ ®Õn viÖc phÝa tr­íc ta cßn c¶ mét tuÇn lµm viÖc. Cuèi cïng, c¸i g× ®· ®­îc viÕt thµnh v¨n b¶n vµ ®­îc ký kÕt, c¸i ®ã cã nghÜa. Nãi c¸ch kh¸c, tho¶ thuËn lµ tho¶ thuËn v¨n b¶n chø kh«ng ph¶i lµ tho¶ thuËn ý nghÜa quanh bµn ®µm ph¸n. V× nh÷ng lý do trªn, nÕu ta lµ ng­êi ch¾p bót tho¶ thuËn th× c¸ch hiÓu cña ta vÒ tho¶ thuËn sÏ ®i vµo v¨n b¶n. Néi dung cña v¨n b¶n tho¶ thuËn bao gåm c¸c ®iÒu kho¶n vÒ ph¸p lý vµ c¸c ®iÒu kho¶n c¬ b¶n sau ®©y: - §iÒu kho¶n vÒ tªn hµng. - §iÒu kho¶n vÒ sè l­îng hµng ho¸. - §iÒu kho¶n vÒ chÊt luîng, quy c¸ch hµng ho¸. - §iÒu kho¶n vÒ bao b×, ký m· hiÖu - §iÒu kho¶n vÒ giao hµng - §iÒu kho¶n vÒ thanh to¸n - §iÒu kho¶n vÒ ®¶m b¶o thùc hiÖn tho¶ thuËn - §iÒu kho¶n vÒ gi¶i quyÕt tranh chÊp hîp ®ång - §iÒu kho¶n vÒ c¸c tho¶ thuËn kh¸c. 5. 2. Kü thuËt kÕt thóc ®µm ph¸n khi kh«ng ®¹t ®­îc tho¶ thuËn: Ng­êi Trung Quèc cã c©u “Mét bµn tay kh«ng lµm nªn tiÕng vç”. MÆc dï ta mong muèn, cã khi ®Õn ch¸y báng, cho mét cuéc ®µm ph¸n kÕt thóc trong tho¶ thuËn hîp ®ång, mÆc dï ta ®· ¸p dông c¸c kü n¨ng ®µm ph¸n hiÖu qu¶ nhÊt, nh­ng thùc tÕ kh«ng ph¶i cø c¸i g× ta muèn còng ®¹t ®­îc. Ngäai trõ nh÷ng tr­êng hîp khi ®èi ph­¬ng muèn biÕn bµn ®µm ph¸n thµnh n¬i gi»ng co v« nghÜa vµ ta nªn bá bµn ®µm ph¸n. Cßn trong nh÷ng tr­êng hîp ta ®· cè g¾ng nÝu kÐo mµ ®µm ph¸n vÉn bÕ t¾c th× ta nªn cã th¸i ®é tÝch cùc ®Ó t×m gi¶i ph¸p , ch­a ph¶i c¸c c¬ héi ®µm ph¸n ®· hÕt. a. Th«ng b¸o cho phÝa bªn kia biÕt lµ ta ®· ®i ®Õn hÕt ng­ìng giíi h¹n: Cã nh÷ng cuéc ®µm ph¸n dµi lª thª mµ ch¼ng ®i ®Õn ®©u ®¬n gi¶n lµ v× kh«ng cã bªn nµo chÞu ®­a ra gi¶i ph¸p. VÊn ®Ò mét phÇn lµ ë chç c¶ hai bªn ®Òu c¶m thÊy miÔn c­ìng ®­a ra ®Ò nghÞ cuèi cïng v× biÕt r»ng cã lïi mét b­íc th× ®èi ph­¬ng l¹i tiÕn mét b­íc vµ thÕ lµ b­íc lïi l¹i trë thµnh v« nghÜa. §èi ph­¬ng l¹i tiÕp tôc ra søc Ðp vµ chÝnh ®ã lµ thêi ®iÓm ta ®øng dËy vµ ra khái bµn ®µm ph¸n. C¸c nhµ ®µm ph¸n cã kinh nghiÖm khi ®èi diÖn víi sù bÕ t¾c kiÓu nµy th­êng sö dông thñ thuËt b­íc lïi cuèi cïng kÌm theo th«ng ®iÖp cho ®èi ph­¬ng lµ ta ®· ®i ®Õn ng­ìng giíi h¹n. ViÖc ta bá bµn ®µm ph¸n sÏ khiÕn cho ®èi ph­¬ng ý thøc ®­îc ng­ìng giíi h¹n ®ßi hái cña ta. Trong tr­êng hîp ®èi ph­¬ng b¸c bá b­íc lïi cuèi cïng v× hä ®· hy väng nhÇm, cã thÓ hä sÏ liªn l¹c l¹i vµ ta sÏ thu ®­îc kÕt qu¶, cã thÓ ë lÇn ®µm ph¸n sau víi hä. b. Bá ngá c¸c gi¶i ph¸p khi ®µm ph¸n bÕ t¾c: ViÖc bá ngá c¸c gi¶i ph¸p khi ®µm ph¸n bÕ t¾c cã nghÜa lµ ta nãi r»ng ta kh«ng cßn quan t©m ®Õn viÖc tiÕp tôc ®µm ph¸n víi hä n÷a vµ ta sÏ t×m ®èi t¸c míi. Nh­ vËy trong mét chõng mùc nµo ®ã, bá ngá c¸c gi¶i ph¸p ®µm ph¸n cã nghÜa lµ chuyÓn tõ ®µm ph¸n song ph­¬ng sang ®µm ph¸n ®a ph­¬ng. §Ó cã thÓ thµnh c«ng khi ¸p dông kü thuËt nµy ta ph¶i ®Èy nhanh tèc ®é ®µm ph¸n víi ®èi t¸c míi ®Ó nhanh chãng ®i ®Õn ®Ò nghÞ cuèi cïng. Hay nãi c¸ch kh¸c lµ ta ch¬i bãng trªn c¶ hai s©n, ta ®Ó cho ®èi ph­¬ng cña ta ®Êu thÇu víi hîp ®ång cña ta. c. Më l¹i ®µm ph¸n: Khi ®µm ph¸n ®æ vì, c¸i ta nghe ®­îc lµ sù im lÆng l¹nh lïng, nh­ng ®ã ch­a h¼n lµ dÊu hiÖu chÊm hÕt cho triÓn väng mét th¶o luËn. §iÒu cÇn lµm lµ g©y mét kÝch thÝch håi sinh ®µm ph¸n b»ng c¸ch ®Ó cho phÝa bªn kia liªn hÖ l¹i, mét mÆt ®Ó biÕt ®­îc bªn hä cßn quan t©m nghiªm tóc ®Õn ®µm ph¸n n÷a kh«ng, mÆt kh¸c t¹o cho ta mét lîi thÕ chiÕn l­îc: + Hä lµ ng­êi liªn hÖ l¹i v× thÕ trªn lý thuyÕt hä lµ ng­êi quan t©m ®Õn viÖc ®¹t ®­îc tho¶ thuËn h¬n ta. + Ta lµ ng­êi cã c¬ héi chän thêi gian vµ ®Þa ®iÓm cho cuéc ®µm ph¸n trë l¹i. 6. Ph©n tÝch sau ®µm ph¸n: ViÖc ph©n tÝch sau ®µm ph¸n lµ qu¸ tr×nh gåm ba b­íc sau: - CËp nhËt th«ng tin. - §¸nh gi¸ nh÷ng g× ®· lµm ®­îc vµ ch­a lµm ®­îc. - Lªn kÕ ho¹ch cho lÇn ®µm ph¸n sau. 6. 1. CËp nhËt th«ng tin: Chóng ta ®· kÕt thóc cuéc ®µm ph¸n kinh doanh vµ ngay lËp tøc chuyÓn sang c«ng viÖc míi, quªn ®i diÔn biÕn, kÕt qu¶ vµ hËu qu¶ cña nã. Trong kho¶ng vµi giê hoÆc vµi ngµy sau ®ã , chóng ta sÏ quªn ®i sù kiÖn, diÔn biÕn cuéc ®µm ph¸n. Mét trong nh÷ng lý do mµ c¸c nh©n viªn phßng ®èi ngo¹i, xuÊt nhËp khÈu tõ chèi viÕt b¸o c¸o vÒ cuéc ®µm ph¸n lµ hä nãi: t«i cã tÊt c¶ th«ng tin cÇn thiÕt trong ®Çu t«i råi. §­êng cong biÓu diÔn ®é quªn theo thêi gian chØ ra r»ng chóng ta sÏ quªn rÊt nhanh nh÷ng chi tiÕt cña cuéc ®µm ph¸n sau mét vµi ngµy vµ sÏ rÊt khã kh¨n khi lËp kÕ ho¹ch cho lÇn ®µm ph¸n sau. Mét ®iÒu rÊt quan träng kh¸c lµ khi chóng ta cã hÖ thèng d÷ liÖu vÒ ®èi t¸c th× cßn gióp cho ®ång nghiÖp t¨ng hiÖu qu¶ ®µm ph¸n. n©ng cao tinh thÇn ®ång ®éi. Sau mçi cuéc ®µm ph¸n nªn dµnh 10 ®Õn 15 phót ®Ó viÕt b¸o c¸o chi tiÕt. 6. 2. §¸nh gi¸ nh÷ng g× ®· lµm ®­îc vµ ch­a lµm ®­îc: §©y lµ b­íc chóng ta ®¸nh gi¸ c¸i mµ chóng ta lµm tèt vµ c¸i mµ chóng ta lµm ch­a tèt vµ tõ ®ã gióp ta t×m c¸ch tù hoµn thiÖn m×nh trong lÜnh vùc ®µm ph¸n kinh doanh. Sau ®©y lµ mét sè c©u hái c¸c nhµ ®µm ph¸n khi ®¸nh gi¸ nªn chó ý tíi: - LiÖu chóng ta cã ®¹t ®­îc môc ®Ých kh«ng? NÕu kh«ng, t¹i sao? C¸i g× chóng ta cã thÓ lµm tèt h¬n? - C¸i g× ta ®· lµm tèt trong ®µm ph¸n? - C¸i g× ta cÇn c¶i tiÕn vµ c¶i tiÕn nh­ thÕ nµo cho lÇn ®µm ph¸n? - LiÖu ®èi t¸c ®· thùc sô bÞ thuyÕt phôc ch­a? - Nh÷ng sai lÇm, thiÕu sãt vµ khã kh¨n cña ®µm ph¸n lµ g×? - Ta häc ®­îc g× ë ®èi t¸c? §Ó trë thµnh mét nhµ ®µm ph¸n thµnh c«ng, mçi ng­êi ph¶i t×m cho m×nh mét con ®­êng riªng. Nh­ng sù hoµn h¶o chØ cã ®­îc qua qu¸ tr×nh tËp luyÖn l©u dµi, tÝch luü kinh nghiÖm. ®Çu tiªn chóng ta ph¶i biÕt ®iÓm xuÊt ph¸t lµ ph¶i cã ý thøc tù phª b×nh, cè g¾ng lµm s¸ng tá nh÷ng nÐt ®Æc thï mµ chóng ta cÇn ph¶i ph¸t huy, thay ®æi hoÆc lo¹i trõ. Ph­¬ng ph¸p tèt nhÊt lµ ph©n tÝch hµnh vi cña m×nh trong ®iÒu kiÖn yªn tÜnh, ghi chÐp tÊt c¶ nh÷ng nÐt tiªu cùc vµ tÝch cùc cña tÝnh c¸ch c¸ nh©n thÓ hiÖn trong ®µm ph¸n kinh doanh. B­íc tiÕp theo, ®Ó cã yÕu tè kh¸ch quan trong ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng cña m×nh, mçi ng­êi chóng ta cÇn cã ý kiÕn ®ãng gãp tõ phÝa ®ång nghiÖp, céng t¸c viªn, l·nh ®¹o, thÇy gi¸o…. Mét sè ng­êi tin r»ng chØ cÇn cã kiÕn thøc chuyªn m«n tèt, cã kh¶ n¨ng giao tiÕp tèt, cã t­ duy nh¹y bÐn, s¸ng t¹o lµ cã thÓ thµnh c«ng trong ®µm ph¸n. Nh­ng liÖu kü thuËt kh«ng chª vµo ®©u ®­îc vµ phong ®é tèt ®· ®ñ ®Ó ®¹t ®­îc thµnh tÝch cao trong ®µm ph¸n hay ch­a? C©u tr¶ lêi lµ ch­a ®ñ mµ cßn ph¶i cã thªm yÕu tè nguyÖn väng, høng thó, sù say mª, khoa kh¸t thµnh c«ng trong nghÒ nghiÖp cña m×nh. Ch­¬ng III: Nh÷ng BiÖn Ph¸p §Ó §µm Ph¸n Cã HiÖu Qu¶ I. T×nh h×nh tiÕn hµnh ®µm ph¸n ë ViÖt Nam. 1. §µm ph¸n th­¬ng m¹i ë ViÖt Nam tr­íc ®æi míi. Tr­íc thêi kú ®æi míi, nÒn kinh tÕ ViÖt Nam hoµn toµn mang tÝnh tËp trung, kÕ ho¹ch ho¸. Nhµ n­íc n¾m gi÷ toµn bé ph­¬ng tiÖn s¶n xuÊt vµ ph©n phèi c¸c chØ tiªu chÊt l­îng vµ s¶n l­îng cho c¸c ®¬n vÞ thuéc së h÷u nhµ n­íc. NÒn c«ng nghiÖp hîp t¸c ho¸ ®­îc coi lµ c¬ së t¹o gi¸ trÞ thÆng d­ cho x· héi ®Ó ph¸t triÓn c«ng nghiÖp nÆng. c¸c dÞch vô bÞ coi lµ “chi phÝ s¶n xuÊt” vµ ho¹t ®éng th­¬ng m¹i ngoµi quèc doanh bÞ coi lµ ho¹t ®éng chî ®en. Trong hoµn c¶nh vµ ®iÒu kiÖn kinh tÕ nh­ vËy, gi¸ c¶ hÇu nh­ kh«ng cã ý nghÜa g×. Trong khu c«ng nghiÖp, c¸c xÝ nghiÖp ®­îc giao chØ tiªu vµ vËt t­ cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt. Ng©n hµng ®ãng vai trß thô ®éng cÊp vèn theo yªu cÇu cña kÕ ho¹ch. NÕu c¸c xÝ nghiÖp bÞ thua lç do b¸n hµng theo gi¸ quy ®Þnh th× c¸c xÝ nghiÖp l¹i ®­îc bï lç b»ng c¸c kho¶n tÝn dông trî cÊp vèn ®Ó duy tr× s¶n xuÊt. C¸c doanh nghiÖp hoµn toµn yªn t©m kh«ng ph¶i tr¶ lêi c©u hái ‘s¶n xuÊt c¸i g×? S¶n xuÊt cho ai? S¶n xuÊt nh­ thÕ nµo? Vµ cµng yªn t©m kh«ng ph¶i ra ngoµi xÝ nghiÖp ®Ó ®µm ph¸n mua b¸n s¶n phÈm. Trong ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu, c¸c xÝ nghiÖp trong n­íc kh«ng bao giê ph¶i tÝnh ®Õn mèi quan hÖ gi÷a môc tiªu s¶n xuÊt trong n­íc víi xuÊt nhËp khÈu. Hä kh«ng cã ®éng c¬ ®Ó quan t©m ®Õn t×nh h×nh tµi chÝnh cña m×nh, ®Õn quan hÖ gi÷a ng­êi mua víi ng­êi b¸n, thËm chÝ hä còng ch¼ng quan t©m ®Õn ®Æc tÝnh, lîi Ých s¶n phÈm mµ hä lµm ra. Hä chØ cã nhiÖm vô liªn hÖ víi bé chñ qu¶n vµ coi nh­ hoµn thµnh nhiÖm vô Khi ®¸p øng yªu cÇu cña bé chñ qu¶n thay mÆt cho uû ban kÕ ho¹ch nhµ n­íc. TÊt nhiªn hä còng xuÊt ngo¹i ®Ó ®µm ph¸n c¸c hîp ®ång theo c¸c ®iÒu kho¶n tho¶ thuËn ®· ®Þnh s½n trong kÕ ho¹ch nhµ n­íc vµ kÕ ho¹ch ngµnh. Hoµn toµn kh¸c, trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, c¸c c«ng ty quan t©m tr­íc hÕt ®Õn kh¶ n¨ng vµ thùc tÕ lîi nhuËn mµ hä cã thÓ giµnh ®­îc. Lîi nhuËn lµ tiªu chuÈn sèng cßn quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña mét c«ng ty. §Ó t×m kiÕm lîi nhuËn th× ®µm ph¸n sÏ trë thµnh mét ®Çu viÖc lín cña c«ng ty. 2. §µm ph¸n th­¬ng m¹i ë ViÖt Nam sau ®æi míi. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh kh«ng cßn ng­êi ‘cÇm tay chØ viÖc’ nh­ trong nÒn kinh tÕ tËp trung kÕ ho¹ch ho¸ n÷a mµ ph¶i lo cho sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña m×nh. C¹nh tranh sÏ gióp ph©n biÖt mét c«ng ty giái víi mét c«ng ty kÐm trong mét lÜnh vùc nµo ®ã. C¸c doanh nghiÖp v× sù sèng cßn cña chÝnh m×nh, v× phÇn th­ëng vËt chÊt vµ tinh thÇn do lîi nhuËn mang l¹i vµ nh÷ng h×nh ph¹t d¸ng xuèng do lµm ¨n thua lç, sÏ ph¶i tù biÕt b­¬n tr¶i vµ lùa chän con ®­êng lµm ¨n cña m×nh. NÕu mét c«ng ty nghÜ r»ng xuÊt khÈu lµ cã l·i th× c«ng ty ®ã sÏ xuÊt khÈu. NÕu ®ã lµ sai lÇm, tù hä sÏ ph¶i biÕt liÖu c¬m g¾p m¾m, tù t×m cho m×nh mét khu«n khæ tham väng hîp lý qua thay ®æi c¸ch lµm ¨n. V× triÓn väng cã l·i, c¸c c«ng ty ®Çu t­ ®Ó thu thËp th«ng tin vÒ thÞ tr­êng, c«ng nghÖ s¶n xuÊt, hÖ thèng tiÕp thÞ vµ ph©n phèi s¶n phÈm cïng nh÷ng khÝa c¹nh kh¸c trong chuyªn ngµnh kinh doanh cña hä. ChÝnh v× sù ®æi míi c¬ chÕ kinh tÕ nãi trªn, c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam ®· nhËn thøc ®­îc r»ng ®µm ph¸n th­¬ng m¹i cã vai trß rÊt lín trong sù thµnh ®¹t cña doanh nghiÖp. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng nµy, c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam ®Òu dµnh cho kh©u ®µm ph¸n mét s­ quan t©m thÝch ®¸ng. Qua t×m hiÓu thùc tÕ b»ng c¸ch trao ®æi trùc tiÕp víi c¸c c¸n bé xuÊt nhËp khÈu cña c¸c c«ng ty XNK ë c¸c lÜnh vùc kh¸c nhau th× tùu trung l¹i khã kh¨n cña tÊt c¶ c¸c lo¹i h×nh doanh nghiÖp vÉn lµ lµm ¨n víi ®èi t¸c t­ b¶n ngµy nay kh«ng gièng víi c¸c ®èi t¸c x· héi chñ nghÜa tr­íc kia. Kh«ng cßn t×nh h÷u nghÞ gióp ®ì lÉnb nhau bao trïm lªn c¸c cuéc ®µm ph¸n th­¬ng m¹i mµ vÊn ®Ò chØ lµ ®¶m b¶o ®«i bªn cïng cã lîi. Khã kh¨n thø hai lµ vÊn ®Ò con ng­êi. YÕu tè con ng­êi lu«n ®ãng vai trß quyÕt ®Þnh v× ®µm ph¸n th­¬ng m¹i lµ mét ho¹t ®éng kh«ng chØ cã tÝnh khoa häc vµ kü thuËt mµ cßn bao hµm trong nã tÝnh nghÖ thuËt. HiÖn t¹i ë ViÖt Nam ch­a cã tr­êng ®¹i häc nµo ®­a m«n kü n¨ng ®µm ph¸n kinh doanh vµo gi¶ng d¹y cho nªn cö nh©n kinh tÕ cña ViÖt Nam khi ra tr­êng sÏ hÕt søc bì ngì khi ph¶i b­íc vµo c¸c th­¬ng vô phøc t¹p. T¹i c¸c doanh nghiÖp n­íc ngoµi ®Òu cã bé phËn huÊn luyÖn ®µo t¹o nªn mçi c¸ nh©n ph¶i häc hái kinh nghiÖm cña ng­êi ®i tr­íc. §Æc biÖt lµ kh¸ nhiÒu c¸n bé xuÊt nhËp khÈu rÊt yÕu vÒ ngo¹i ng÷. Ngo¹i ng÷ rÊt quan träng v× nã lµ ph­¬ng tiÖn trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c ®èi t¸c víi nhau vµ víi thÕ giíi bªn ngoµi ®Ó më réng vµ n©ng cao tr×nh ®é hiÓu biÕt. Ph¶i ®Õn 60-70% c¸c cuéc ®µm ph¸n hiÖn nay ph¶i dïng ®Õn phiªn dÞch. Trong khi ®ã l¹i rÊt Ýt phiªn dÞch cã nghiÖp vô vÒ xuÊt nhËp khÈu. Khã kh¨n thø ba ®èi víi c¸c doanh ngiÖp thuéc thµnh phÇn kinh tÕ quèc doanh lµ ë chç ch­a g¾n lîi Ých c¸ nh©n ng­êi ®µm ph¸n víi cuéc ®µm ph¸n nªn nhiÒu khi kh«ng nªu cao ®­îc tr¸ch nhiÖm cña c¸n bé ®µm ph¸n vµ dÔ lµm ¶nh h­ëng tíi lîi Ých chung cña doanh nghiÖp. §Ó ®­a ®­îc cuéc ®µm ph¸n thµnh c«ng th× buéc ng­êi ®µm ph¸n ph¶i v­ît qua rÊt nhiÒu khã kh¨n trë ng¹i, lµm viÖc quªn m×nh kh«ng kÓ thêi gian, cã khi t×nh c¶m c¸ nh©n gia ®×nh còng bÞ gi¸n ®o¹n. ChØ cã lîi Ých kinh tÕ míi cã ®ñ søc m¹nh ®Ó thóc ®Èy ng­êi ®µm ph¸n cã ®­îc quyÕt t©m cao ®Ó giµnh chiÕn th¾ng. Tuy nhiªn dï lµ d­íi gãc ®é nµo th× nhµ ®µm ph¸n còng ph¶i kÕt hîp tèt gi÷a c¸c lîi Ých cã liªn quan:nhµ n­íc, tËp thÓ, c¸ nh©n. Mét trong nh÷ng ®iÒu mµ c¸c nhµ ®µm ph¸n ViÖt Nam kh¸ thµnh c«ng lµ g©y ®­îc thiÖn c¶m víi kh¸ch hµng. Theo mét sè chuyªn gia, nÕu g©y ®­îc thiÖn c¶m víi kh¸ch hµng th× giµnh ®­îc th¾ng lîi tíi 30% kÕt qu¶ cña cuéc ®µm ph¸n. Së dÜ cã ®­îc nh÷ng thiÖn c¶m nh­ vËy lµ v× c¸c nhµ kinh doanh ViÖt Nam biÕt sö dông nh÷ng biÖn ph¸p kü thuËt ®µm ph¸n linh ho¹t, th­êng th­êng cã thÓ sö dông c¶ nh÷ng biÖn ph¸p tinh thÇn nh­:phong th¸i lÞch sù, hoµ nh· g©y th¸i ®é th©n mËt cëi më vµ b×nh ®¼ng , ®Õn nh÷ng biÖn ph¸p cã tÝnh vËt chÊt nh­:Quµ tÆng, ®å l­u niÖm vµ h¬n n÷a lµ nh÷ng cuéc chiªu ®·i trong kh«ng khÝ th¾m t×nh anh em, h÷u nghÞ. Tuy nhiªn, khi ¸p dông nh÷ng biÖn ph¸p nµy ph¶i tÝnh ®Õn yÕu tè t©m lý, v¨n ho¸ cña tõng d©n téc. VÝ dô ng­êi ®øc th× lu«n thiÖn c¶m víi tÝnh chÝnh x¸c, khi lµm viÖc ph¶i chÝnh x¸c vÒ giê giÊc, vÒ néi dung ®· tho¶ thuËn. Mét trong nh÷ng thµnh c«ng n÷acña c¸c nhµ ®µm ph¸n ViÖt Nam lµ ®· tiÕn hµnh c«ng t¸c chuÈn bÞ mét c¸ch chu ®¸o. Mét kh©u quan träng lµ kh©u nghiªn cøu kh¸ch hµng. Lµ mét bªn trong hîp ®ång, chóng ta ph¶i n¾m ®­îc th¸i ®é kh¸ch hµng cña m×nh xem hä cã thiÖn chÝ x¸c lËp mèi quan hÖ kinh doanh víi m×nh hay kh«ng? Uy tÝn cña b¹n hµng nh­ thÕ nµo trªn thÞ tr­êng? V× nÕu ta chän kh«ng ®óng th× dï cã bá ra bao nhiªu c«ng søc th× còng ch¼ng ®¹t ®­îc kÕt qu¶ g×. Sau ®ã ®Õn yÕu tè tµi chÝnh, hÇu hÕt c¸c nhµ kinh doanh c¨n cø vµo b¶ng tæng kÕt tµi s¶n cña c«ng ty ®Ó xem xÐt kh¶ n¨ng tµi chÝnh vµ kÕt hîp víi c¸c chÝ tiªu kh¸c nh­ ®¸nh gi¸ cña Ng©n hµng, c¸c tè chøc tµi chÝnh. Ngoµi ra c¸c nhµ kinh doanh ViÖt Nam ®· ®Ó ý tíi c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty kh¸ch hµng ®Ó x¸c ®Þnh c¬ chÕ ra quyÕt ®Þnh. Cïng víi viÖc nghiªn cøu kh¸ch hµng, chóng ta ®· tiÕn hµnh nghiªn cøu c¸c chØ tiªu kh¸c cña thÞ tr­êng nh­ t×nh h×nh c¹nh tranh, thÞ hiÕu cña kh¸ch hµng trªn thÞ tr­êng, vÞ trÝ cña hµng ho¸ trªn thÞ tr­êng, chÝnh s¸ch qu¶n lý cña nhµ n­íc së t¹i, ®iÒu kiÖn ph¸p lý vµ c¸c tËp qu¸n th­¬ng m¹i trªn thÞ tr­êng , ®iÒu kiÖn giao th«ng vËn t¶i, kh¶ n¨ng hµng ho¸ thay thÕ, t×nh h×nh biÕn ®éng tiÒn tÖ. trªn c¬ së ®ã, c¸c nhµ ®µm ph¸n ViÖt Nam x¸c ®Þnh ng÷ng ®e do¹ tõ m«i tr­êng vµ ®· dù kiÕn ®­îc thêi c¬ mua b¸n hµnh ho¸ tèt nhÊt. §Ó lµm ®­îc ®iÒu nµy, c¸c c«ng ty cña ta th­êng sö dông nh÷ng biÖn ph¸p sau: Cö c¸n bé trùc tiÕp nghiªn cøu thÞ tr­êng. Thu thËp th«ng tin vÒ kh¸ch hµng vµ thÞ tr­êng qua c¬ quan ®¹i diÖn th­¬ng m¹i cña ViÖt Nam t¹i thÞ tr­êng ®ã. Nghiªn cøu thÞ tr­êng theo ph­¬ng thøc t¹i v¨n phßng qua c¸c tµi liÖu cã thÓ thu thËp ®­îc. Nghiªn cøu qua dÞch vô cña c¸c c«ng ty chuyªn nghiªn cøu thÞ tr­êng. TiÕn hµnh mua b¸n thö, trªn c¬ së ®ã n¾m ®­îc t×nh h×nh kh¸ch hµng vµ thÞ tr­êng. §ång thêi víi viÖc n¾m v÷ng thÞ tr­êng vµ kh¸ch hµng th× c¸n bé ®µm ph¸n ®· nhËn thøc ®­îc nh÷ng ®iÓm m¹nh, ®iÓm yÕu cña m×nh vµ c«ng ty m×nh vÒ tÊt c¶ c¸c mÆt nh­:Uy tÝn, kh¶ n¨ng tµi chÝnh, tr×nh ®é c¸n bé ®µm ph¸n, vÞ trÝ cña ta trªn thÞ tr­êng, c¬ cÊu bé m¸y tæ chøc…®Ó cã thÓ ph¸t huy ­u thÕ cña m×nh khi cã thêi c¬ ®Õn t¹o ra søc m¹nh ¸p ®¶o ®èi ph­¬ng. Tõ ®ã sau khi n¾m v÷ng vÒ thÞ tr­êng vµ kh¸ch hµng, c¸c nhµ ®µm ph¸n ViÖt Nam b¾t ®Çu vµo chuÈn bÞ x©y dùng kÕ ho¹ch ®µm ph¸n. Th­êng th­êng c¸c nhµ doanh nghiÖp ViÖt Nam x¸c ®Þnh cho ®­îc môc tiªu cña cuéc ®µm ph¸n, môc tiªu chÝnh lµ g×? C¸c môc tiªu hç trî vµ thø yÕu lµ g×? Tuú chiÕn l­îc cña c«ng ty trong tõng giai ®o¹n mµ x¸c ®Þnh nh÷ng môc tiªu cô thÓ kh¸c nhau nh­ ký hîp ®ång cã hiÖu qña, thiÕt lËp mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµ, nghiªn cøu vµ th¨m dß thÞ tr­êng, n©ng cao uy tÝn cña ta trªn thÞ tr­êng ®èi t­îng. NhiÒu khi trong qu¸ tr×nh ®µm ph¸n ký kÕt hîp ®ång, chóng ta gÆp ph¶i tr­êng hîp kh¸ch hµng ®­a ra nh÷ng hîp ®ång gäi lµ “hîp ®ång mÉu” ®­îc chuÈn bÞ kü l­ìng. Tuy nhiªn, ®©y kh«ng ph¶i lµ mÉu mµ chØ lµ nh÷ng hîp ®ång ®· ®­îc so¹n th¶o tr­íc. PhÇn lín c¸c ®iÒu kho¶n chØ thiªn vÒ lîi Ých cña mét bªn do ®ã khi gÆp chóng ta ph¶i nghiªn cøu kü l­ìng vµ s½n sµng söa ®æi, bæ xung vµ ®µm ph¸n l¹i d­¹ trªn c¬ së b×nh ®¼ng th× míi ®­îc . Trong thùc tÕ cã nh÷ng hîp ®ång kh¸ch hµng ®­a ra bÞ th¶o luËn l¹i vµ g¹ch gÇn hÕt, chØ cßn ®­îc chÊp nhËn kh«ng tíi mét phÇn ba so víi ban ®Çu. MÆc dï chóng ta ®· ®¹t ®­îc nh÷ng b­íc ph¸t trÝÓn nhÊt ®Þnh trong lÜnh vùc ®µm ph¸n nh­ ë trªn, song c¸c nhµ ®µm ph¸n ViÖt Nam còng cßn cã nh÷ng h¹n chÕ cÇn ph¶i rót kinh nghiÖm. ViÖc lùa chän nh©n sù, thµnh lËp ®oµn ®¸m ph¸n ch­a mang tÝnh kh¸ch quan, cã nh÷ng c«ng ty c­a ®¸nh gi¸ ®óng møc ho¹t ®éng ®µm ph¸n cho nªn viÖc lùa chän nh©n sù cßn nhiÒu s¬ hë, g©y ra nh÷ng thiÖt h¹i kh«ng ®¸ng cã. VÝ dô nh­ cã tr­êng hîp c¸n bé ®µm ph¸n cña ta ®· göi gÝa( nhê ®èi t¸c n©ng gi¸ mua hoÆc gi¸ b¸n ®Ó h­ëng chªnh lÖch), ®iÒu nµy g©y thiÖt h¹i kinh tÕ cho doanh nghiÖp vµ lµm mÊt uy tÝn c¸n bé kinh doanh cña ta nãi riªng vµ cña ng­êi ViÖt nam nãi chung trªn tr­êng quèc tÕ. * Mét sè c¸n bé ®µm ph¸n cña ta cßn thiÕu kinh ngiÖm trong ®µm ph¸n, yÕu kÐm nghiÖp vô chuyªn m«n vµ ch­a cã ®ñ nh÷ng kiÕn thøc vÒ øng xö trong ®iÒu kiÖn cã sù kh¸c biÖt vÒ v¨n ho¸. * HÇu hÕt c¸n bé ®µm ph¸n cña ViÖt Nam ch­a qua mét kho¸ huÊn luyÖn nµo vÒ kü n¨ng ®µm ph¸n th­¬ng m¹i. * PhÇn lín c¸c c«ng ty cña ta ch­a x©y dùng cho m×nh mét chiÕn l­îc kinh doanh cho nªn ho¹t ®éng ®µm ph¸n nhiÒu khi kh«ng ®Þnh h­íng ®­îc. * TiÒn trµ n­íc: C¸c doanh nh©n n­íc ngoµi th­êng nghe nãi ®Õn mét thãi quen ë ViÖt Nam lµ “trµ n­íc” cho c¸c quan chøc ®Ó ®­îc viÖc. NÕu bÞ buéc ph¶i tu©n thñ thãi quen ®ã th× hä sÏ c¶m thÊy rÊt khã xö v× ë n­íc hä hèi lé lµ vi ph¹m ph¸p luËt. MÆt kh¸c, hä còng rÊt muèn tõ chèi viÖc chi tr¶ “tiÒn trµ n­íc” v× sî r»ng kho¶n thï lao nhá bÐ Êy sÏ t¹o tiÒn lÖ dÉn ®Õn nh÷ng kiÓu vßi vÜnh kh«ng cÇn thiÕt vµ ngoµi ý muèn. Trong lÜnh vùc hÕt søc tÕ nhÞ vµ r¾c rèi nµy, ®èi t¸c ViÖt Nam cã thÓ ®­a ra nh÷ng lêi khuyªn hÕt søc gi¸ trÞ. NÕu phÝa ®èi t¸c quyÕt ®Þnh chÊp nhËn thãi quen thanh to¸n nh÷ng kho¶n “tiÒn trµ n­íc” vµ coi ®ã nh­ nh÷ng kho¶n “chi phÝ s¶n xuÊt” kh¸c th× phÝa ®èi t¸c ViÖt Nam cÇn khuyªn hä nªn øng xö nh­ thÕ nµo. Cho dï mçi tr­êng hîp cô thÓ lµ rÊt kh¸c nhau song ®õng ®Ó hä ph¶i chi qu¸ nhiÒu vµo c¸c kho¶n khã nãi ®ã nh­ng còng kh«ng ®Ó lê kho¶n ®ã ®i. II. KiÕn NghÞ VÒ Nh÷ng Gi¶i Ph¸p N©ng Cao KÕt Qu¶ §µm Ph¸n: Dùa trªn c¸c kÕt qu¶ vÒ thùc tÕ ®µm ph¸n th­¬ng m¹i ë ViÖt Nam, t«i xin ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ sau: 1. VÒ mÆt nhËn thøc tÇm quan träng cña ®µm ph¸n:\ Chóng ta cÇn coi träng vµ ®¸nh gi¸ ®óng tÇm quan träng cña ®µm ph¸n trong ho¹t ®éng XNK. §µm ph¸n c¸c hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu lµ kh©u quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ chÊt l­îng cña c¸c c«ng ty ngo¹i th­¬ng bëi v× ®µm ph¸n thµnh c«ng th× míi ®¹t ®­îc tû lÖ l·i vµ môc tiªu lîi nhuËn ®Ò ra. mét nhµ ®µm ph¸n giái lµ ng­êi biÕt dÉn d¾t cuéc ®µm ph¸n thµnhc«ng kh«ng chØ khi c«ng ty ®¹t ®­îc thÕ m¹nh trong t­¬ng quan vÒ lùc l­îng mµ cßn ë mäi hoµn c¶nh. 2. VÒ viÖc n©ng cao tr×nh ®é mäi mÆt cña c¸n bé ®µm ph¸n: §µm ph¸n lµ m«n khoa häc mang tÝnh nghÖ thuËt chÝnh v× vËy cÇn ph¶i ®­a m«n ®µm ph¸n vµo gi¶ng d¹y chÝnh thøc t¹i c¸c tr­êng §¹i häc kinh tÕ, th­¬ng m¹i, ngo¹i th­¬ng hoÆc khoa kinh tÕ cña c¸c tr­êng ®¹i häc chuyªn ngµnh kh¸c. C¸c tr­êng ®¹i häc cÇn g¾n c¸c nghiªn cøu vµo phôc vô thùc tiÔn. §èi víi c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã ch­¬ng tr×nh thµnh lËp bé phËn huÊn luyÖn vµ ®µo t¹o riªng(Training Department). Bé phËn nµy cã tr¸ch nhiÖm huÊn luyÖn vµ ph¸t triÓn nguån nh©n lùc cña doanh nghiÖp m×nh. §èi víi c¸c nh©n viªn míi ®Òu ph¶i ®­îc trang bÞ nh÷ng kho¸ ®µo t¹o ng¾n h¹n vÒ ®µm ph¸n vµ ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o nµy ph¶i ®­îc thùc hiÖn liªn tôc, th­êng xuyªn trong suèt qu¸ tr×nh lµm vÖc. Ch­¬ng tr×nh huÊn luyÖn bao gåm hai phÇn:PhÇn lý thuyÕt vµ phÇn thùc hµnh. C¸c doanh nghiÖp nªn th­êng xuyªn tæ chøc héi th¶o ®Ó trao ®æi kinh nghiÖm, häc hái lÉn nhau gi÷a c¸c nhµ ®µm ph¸n. Tinh thÇn ®ång ®éi ph¶i ®­îc biÓu d­¬ng vµ t«n träng nh­ mét gi¸ trÞ cña c«ng ty ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng lµ ng­êi giái giÊu c¸i giái, ng­êi dèt giÊu c¸i dèt vµ kÕt côc lµ c«ng ty sÏ ®i xuèng dèc. Bªn c¹nh ®ã, viÖc ®µo t¹o, n©ng cao tr×nh ®é ngo¹i ng÷ cho c¸n bé ®µm ph¸n lµ rÊt quan träng v× trong thêi ®¹i ngµy nay, ®Æc biÖt lµ ®èi víi c«ng t¸c ®µm ph¸n th­¬ng m¹i quèc tÕ, nhµ ®µm ph¸n nÕu kh«ng tinh th«ng ngo¹i ng÷ th× sÏ rÊt bÊt lîi vµ thiÖt thßi. 3. KhuyÕn khÝch, ®éng viªn tinh thÇn lµm viÖc cu¶ nh©n viªn: Mét c«ng viÖc dï dÔ ®Õn ®©u ®i n÷a mµ ta kh«ng muèn hoÆc kh«ng thÝch lµm hay nãi c¸ch kh¸c lµ ta kh«ng c¸ ®éng lùc thóc ®Èy th× sÏ kh«ng bao giê lµm ®­îc. Trong khi ®ã ®µm ph¸n lµ c«ng viÖc ®Çy khã kh¨n, trë ng¹i ®ßi hái nhµ ®µm ph¸n ph¶i cã lßng quyÕt t©m cao, do ®ã nÕu kh«ng thùc sù cã quyÕt t©m th× kh«ng thÓ thùc hiÖn ®­îc c«ng viÖc. §Ó ®Òn bï cho nh÷ng nç lùc ®ã th× c¸c doanh nghiÖp nªn cã quü khen th­ëng nh»m khuyÕn khÝch tinh thÇn lµm viÖc cña nh©n viªn. Møc th­ëng ph¶i cã ý nghÜa thiÕt thùc ®èi víi chÊt l­îng cuéc sèng cña nh©n viªn th× míi ®ñ kh¶ n¨ng ®ãng vai trß lµ ®éng lùc thóc ®Èy c¸c nh©n viªn lµm viÖc nhiÖt t×nh h¨ng say. Ngoµi ra ban l·nh ®¹o c¸c doanh nghiÖp còng cÇn cã nh÷ng h×nh thøc khen th­ëng vÒ mÆt tinh thÇn nh­ giÊy khen, lêi tuyªn d­¬ng tr­íc héi nghÞ, tÆng huy ch­¬ng…cho c¸c c¸ nh©n xuÊt s¾c tron ®µm ph¸n nãi riªng còng nh­ trong c«ng viÖc nãi chung. §èi víi con ng­êi cã tham väng trong nghÒ nghiÖp th× hä lu«n lu«n muèn t¹o sù kh¸c biÖt so víi mäi ng­êi xung quanh. ChÝnh v× vËy, nh÷ng phÇn th­ëng nh­ giÊy khen… lµ c«ng cô h÷u Ých ®Õ t¹o ra sù kh¸c biÖt ®ã, nãi lªn r»ng hä lµ nh÷ng con ng­êi xuÊt s¾c. NhiÒu ng­êi xung quanh sÏ rÊt muèn trë thµnh con ng­êi nh­ hä. Nh÷ng phÇn th­ëng cã gi¸ trÞ tinh thÇn sÏ ®ãng vai trß nh­ nh÷ng cét mèc ®¸nh dÊu sù ph¸t trتn cña mçi c¸ nh©n vµ nã còng sÏ thóc ®Èy c¸c c¸ nh©n tiÕp tôc thö th¸ch m×nh leo lªn nh÷ng cét mèc cao h¬n, giµnh chiÕn th¾ng trong c¸c cuéc ®µm ph¸n khã kh¨n h¬n, phøc t¹p h¬n. Mét yÕu tè kh¸c v« cïng quan träng ®Ó thóc ®Èy c¸c nhµ ®µm ph¸n ®ã lµ m«i tr­êng lµm viÖc cña néi t¹i doanh nghiÖp ®ã ph¶i lµ mét m«i tr­êng thùc sù lµnh m¹nh. KÕt luËn Trªn ®©y lµ mét sè nÐt rÊt c¬ b¶n vÒ nghÖ thuËt còng nh­ nh÷ng bÝ quyÕt nhá ®Ó thµnh c«ng trong ®µm ph¸n th­¬ng m¹i quèc tÕ. Trong khu«n khæ mét kho¸ luËn, t«i kh«ng thÓ tr×nh bµy mét c¸ch chi tiÕt vµ s©u réng vÒ lÜnh vùc nµy, mµ nh÷ng g× ®­îc tr×nh bµy trong kho¸ luËn nµy chØ lµ nh÷ng t×m hiÓu cña b¶n th©n qua c¸c tµi liÖu s¸ch b¸o cã liªn quan ®Õn ®µm ph¸n, còng nh­ qua t×m hiÓu, tiÕp xóc thùc tÕ. Nãi ®Õn ®µm ph¸n lµ nãi ®Õn mét ®Ò tµi rÊt lín vµ còng rÊt khã, ®Æc biÖt lµ ®µm ph¸n th­¬ng m¹i quèc tÕ, vµ lµm thÕ nµo ®Ó thµnh c«ng trong lÜnh vùc ®ã. Nh÷ng g× kho¸ luËn ®Ò c¹p ®Õn lµ nh÷ng ®iÒu c¬ b¶n nhÊt, phæ biÕn nhÊt vµ cã thÓ ¸p dông ch nhiÒu tr­êng hîp nhÊt. Tuy nhiªn, trong ®µm ph¸n nhiÒu khi cã nh÷ng vÊn ®Ò ph¸t sinh ngoµi ý muèn, hay kh«ng tu©n theo mét quy luËt nµo c¶. Do ®ã nhµ ®µm ph¸n ph¶i lu«n chñ ®éng , nh¹y bÐn víi mäi diÔn biÕn cña nã. Mét ®iÒu quan träng n÷a lµ nhµ ®µm ph¸n ph¶i lu«n trau dåi kiÕn thøc nghiÖp vô, tÝch luü kinh nghiÖm cho b¶n th©n bëi v× häc kh«ng bao giê lµ thõa. Kho¸ luËn nµy ®· ®­îc thùc hiÖn d­íi sù h­íng dÉn nhiÖt t×nh, tËn tôy vµ cã tr¸ch nhiÖm cña PGS. NG¦T Vò H÷u Töu, mét lÇn n÷a xin bµy tá lßng c¶m ¬n ch©n thµnh ®èi víi thÇy gi¸o Vò H÷u Töu, ng­êi ®· trùc tiÕp gióp t«i hoµn thµnh kho¸ luËn nµy. Danh Môc Tµi LiÖu Tham Kh¶o * S¸ch: 1. NghÖ thuËt ®µm ph¸n trong kinh doanh”----- Phil Baguley. 2. §µm ph¸n trong kinh doanh ----- Thanh Léc. 3. Kü thuËt nghiÖp vô ngo¹i th­¬ng ----- Vò H÷u Töu. * Kho¸ luËn tèt nghiÖp: 1. Mét sè vÊn ®Ò kü thuËt vµ kü n¨ng ®µm ph¸n víi c¸c ®èi t¸c NhËt B¶n vµo thÞ tr­êng VN. Ký hiÖu: LV1031-TH 2001. 2. §µm ph¸n gi¸ trong th­¬ng m¹i quèc tÕ. Ký hiÖu: LV479-TH 2000.