Khóa luận Phân tích công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần kỹ nghệ thực phẩm Á Châu

xuất kho NVL  Kiểm soát công tác bảo quản NVL Hệ thống kho NVL của đơn vị đa dạng về kích cỡ cũng như điều kiện kỹ thuật do sự đa dạng về chủng loại và đặc tính của vật tư. Khi vật tư được nhập về sẽ được để ở các kho bãi chờ công đoạn xử lý sơ chế. Việc tổ chức kho bãi đảm bảo yêu cầu đối với từng loại nguyên liệu trên nguyên tắc thuận tiện cho việc xếp đặt, kiểm tra, quan sát, bảo quản chất lượng, kiểm kê, bốc dỡ và vận chuyển đến các phân xưởng để sản xuất. Định kỳ, Công ty sẽ lập ban kiểm kê xuống kiểm tra, đánh giá và đối chiếu với sổ sách kế toán.  Kiểm soát quá trình xuất kho NVL Hằng năm dựa vào công tác điều tra, khảo sát nhu cầu thị trường và nguồn lực Công ty, phòng Kế hoạc thị trường lập Bảng kế hoạch sản xuất cho tất cả các sản phẩm. Bảng kế hoạch sản xuất năm được phê duyệt bởi Giám đốc và kế toán trưởng. Khi nhận được Bảng kế hoạch sản xuất, các bộ phận, phân xưởng sản xuất muốn nhân vật tư phải thực hiện theo trình tự sau: Lập Phiếu yêu cầu vật tư, gửi về phòng Kỹ thuật để chuyên viên có kinh nghiệm phê duyệt. Phòng Vật tư căn cứ vào Phiếu yêu cầu vật tư đã phê duyệt làm Phiếu xuất kho gồm 3 liên, cung cấp cho đơn vị nhận, phòng kế toán và lưu tại bộ phận. Thủ kho các đơn vị nhận vật tư phải cập nhật vào sổ kho, căn cứ vào yêu cầu nhận vật tư về phục vụ sản xuất đã được Giám đốc phê duyệt. Bộ phận nghiệp vụ các đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết chủng loại, số lượng, giá cả cho từng loại vật tư để quản lý chặt chẽ việc xuất nhập kho vật tư của Bộ phận mình. Quy trình bảo quản và xuất kho NVL thực tế tại Công ty nhìn chung được thực hiện khá tốt. Mỗi một giai đoạn, quy trình đều được thực hiện và tham gia của nhiều bộ phận và cá nhân trong đơn vị. Công tác xuất kho được thực hiện theo kế hoạch sản xuất là một ưu điểm lớn, giúp NVL được xuất đúng với mục đích phục vụ sản xuất sản TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết phẩm theo yêu cầu của thị trường, tránh tình trạng xuất khống, xuất dùng cho mục đích cá nhân. Kiểm soát quá trình sử dụng NVL Công ty kiểm soát việc sử dụng NVL bằng hệ thống các định mức hao phí NVL.Các định mức này được phòng Kế hoạch thị trường và phòng Kế toán xây dựng dựa trên kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trường và kinh nghiệm thực tiễn từ số liệu chi phí sản xuất trong các kỳ sản xuất kinh doanh trước đó. Nói chung việc sử dụng NVL sản xuất sản phẩm phải luôn dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành hay định mức chi phí đã lập ra từ trước đó, tạo nên một hình thức kiểm soát tự nhiên và hiệu quả. Ngoài ra, để tránh sử dụng lãng phí, Công ty cũng thường xuyên tuyên truyền, nhắc nhở công nhân sử dụng tiết kiệm, hiệu quả NVL. Tổ trưởng sản xuất luôn kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất thường xuyên Sản phẩm được sản xuất trên một quy trình kép kín và liên tục, khi vật tư xuất kho chưa được sử dụng hết trong đợt sản xuất này sẽ không được nhập lại kho mà được tiếp tục để tại xưởng để sản xuất đợt sản phẩm tiếp theo. Việc không nhập lại NVL vào kho khi không sử dụng hết tuy không sát với lý thuyết nhưng lại mang ý nghĩa thực tiễn cao. Vì nó tiết kiệm công sức, thời gian vận chuyển cũng như đảm bảo cho quá trình sản xuất sản phẩm lần sau được liên tục và không bị gián đoạn. Cuối tháng, sẽ có một Hội đồng kiểm kê được thành lập gồm những cá nhân có liên quan sẽ tiến hành kiểm kê, kiểm tra giá trị NVL tồn kho, thành phẩm tồn kho, khối lượng sản phẩm dở dang, những sản phẩm hư hỏng, Kết quả thực tế được so sánh, đối chiếu với số liệu, sổ chi tiết cho từng loại NVL được lập từ trước tương ứng.Mọi chênh lệch đều được ghi chép và tìm hiểu rõ nguyên nhân gây nên, và được đề xuất các hướng giải quyết thõa đáng cho từng trường hợp cụ thể. Như đã nêu từ trước, công tác xây dựng hệ thống định mức chi phí được Công ty hết sức chú trọng, được phụ trách bởi phòng Kế hoạch thị trường và phòng Kế toán bao gồm tất cả các khoản mục chi phí thuộc chi phí trong và ngoài sản xuất, từ chi phí NVL trực tiếp, NC trực tiếp, CPSX chung đến các chi phí như quản lí doanh nghiệp TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết hay chi phí bán hàng, Kế hoạch giá thành và định mức chi phí được lập mỗi năm một lần vào đầu mỗi năm tài chính. c. Kiểm soát hạch toán đối với Chi phí NVLTT Tài khoản kế toán được sử dụng trong hạch toán Chi phí NVL là Tài khoản 621, 152, 153, 155 với nhiều tiểu khoản được mở rộng theo từng loại NVL và sản phẩm sản xuất của Công ty. Bộ chứng từ được sử dụng làm căn cứ để phản ánh tình hình nhập, xuất kho NVL: đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu vật tư, hóa đơn mua hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, Kế toán vật tư căn cứ vào bộ chứng từ trên lập các Sổ chi tiết cho từng Tài khoản để theo dõi cho từng khoản mục, từng loại NVL trong quá trình nhập, xuất kho NVL. Báo cáo nhập, xuất vật tư trong kho được lập dựa trên các sổ chi tiết vật tư. Công ty dung báo cáo này theo dõi quá trình nhập, xuất vật tư sử dụng trong kỳ. Hệ thống chứng từ được lưu trữ theo quy định của nhà nước, cán bộ mua hàng lưu trữ chứng từ trong khoảng thời gian 5 năm. Phòng vật tư lưu trữ sổ theo dõi nhà cung ứng, danh sách nhà cung ứng, phiếu đánh giá và các biên bản báo cáo về nhà cung ứng. Điều này cho phép phòng Vật tư đưa ra những quyết định về việc lựa chọn nhà cung ứng có mức giá cạnh tranh nhất nhưng vẫn luôn đảm bảo chất lượng đầu vào của vật tư. d. Phân tích biến động chi phí NVLTT Sau khi thực hiện các công việc kiểm soát chi phí trên, nhà quản trị tiến hành thực hiện việc phân tích các biến động của chi phí NVLTT trong thực tế so với các định mức đã được xây dựng ngay từ đầu kỳ sản xuất. Việc phân tích được thực hiện thông qua 2 phân tích về lượng sử dụng và đơn giá mua NVT dựa trên số liệu từ bảng tính giá thành sản phẩm dựa trên định mức và bảng tính giá thành thực tế của sản phẩm. Cuối mỗi kỳ sản xuất kinh doanh, trưởng mỗi phân xưởng sản xuất tiến hành tổng hợp các số liệu về khối lượng NVL đã được sử dụng để sản xuất sản phẩm trong kỳ, đồng thời tổ Vật tư cũng tiến hành tổng hợp các vật tư mua trong kỳ. Sau đó tập hợp hết các số liệu có liên quan chuyển sang phòng kế toán để lập các bảng tính giá TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết thành cho từng sản phẩm rồi nộp lên Giám đốc. Giám đốc tiến hành xét duyệt bảng tính giá thành để phòng kinh doanh tiến hành cung cấp sản phẩm ra thị trường.Từ bảng tính giá thành này, Giám đốc cũng sẽ phân tích các biến động của các khoản mục chi phí và tìm hiểu các nguyên nhân dẫn đến các biến động. Xem xét nguyên nhân nằm ở bộ phận nào, bộ phận sản xuất hay bộ phận mua hàng để có những biện pháp can thiệp kịp thời nhằm ổn định và kiểm soát được chi phí NVL phát sinh trong sản xuất. Nếu biến động nằm ở lượng NVL tiêu hao Giám đốc tiến hành tìm hiểu thêm hoạt động sản xuất của công nhân có sự thay đổi như thế nào, và kiểm tra lại chất lượng của NVL đầu vào được sử dụng có ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hay không. Tiếp đến, yêu cầu trưởng mỗi phân xưởng giám sát chặt chẽ hơn quá trình sản xuất của công nhân tránh tình trạng sản xuất hỏng sản phẩm làm tăng chi phí NVL Nếu biến động nằm ở giá NVL mua vào, Giám đốc sẽ tìm hiểu biến động của thị trường đầu vào và công tác mua của cán bộ thực hiện việc mua vật tư cho Công ty. Việc phân tích các biến động được Giám đốc thực hiện một cách chặt chẽ, qua nhiều giai đoạn khác nhau sẽ tìm hiểu rõ các nguyên nhân gây ra biến động, điều này mang ý nghĩa rất lớn trong công tác kiểm soát chi phí nói riêng và công tác quản trị nói chung. 2.2.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Yêu cầu kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp (NCTT) - Theo dõi tình hình làm việc của lao động trong từng phân xưởng sản xuất của Công ty - Ngăn chặn, phát hiện tình trạng làm việc không mang lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất sản phẩm - Ngăn chặn việc chấm công và thanh toán lương cho công nhân không thực hay đã nghỉ việc - Tổ chức thiết lập các báo cáo tiền lương, lưu giữ những chứng từ có liên quan Mục tiêu của kiểm soát chi phí NCTT - Thuê mướn lao động, nhân sự phù hợp với từng vị trí công việc cụ thể TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết - Sử dụng lao động đúng mục đích, hợp lý và tiết kiệm tối đa khoản chi phí này - Theo dõi, chấm công đúng như lịch và thời gian làm việc của lao động sản xuất - Chi phí NCTT được ghi chép trong sổ sách là đúng với thực tế - Thúc đẩy lao động trong Công ty làm việc có năng suất hơn Chi phí NCTT chủ yếu phát sinh bao gồm các khoản mục sau: - Tiền lương theo thời gian lao động từng cá nhân và tổng khối lượng sản phẩm sản hoàn thành của Công ty - Các khoản phụ cấp theo lương: phụ cấp làm ca đêm, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp chức vụ, - Chi phí các khoản trích theo lương cho người lao động theo quy địn hiện hành như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. a. Phân công nhiệm vụ Tách biệt ba chức năng chấm công, tính lương và thanh toán lương.  Chức năng theo dõi, chấm công: Tổ trưởng sản xuất của mỗi phân xưởng.  Chức năng tính lương: Kế toán tiền lương của Công ty  Chức năng thanh toán lương: thủ quỹ của công ty. Ở mỗi phân xưởng, Trưởng phân xưởng có nhiệm vụ giám sát quá trình làm việc của lao động trong quá trình sản xuất sản phẩm và tiến hành chấm công cho mỗi lao động làm việc. Tùy vào từng sản phẩm khác nhau mà có các cách tính lương và chấm công khác nhau. Kế toán lương dựa vào tổng khối lượng sản phẩm sản xuất ra, xác định mức lương cho từng phân xưởng theo mức lương định mức được lập từ trước. Ở đây, lương của công nhân được khoán theo khối lượng sản phẩm hoàn thành. Lương được tính dựa trên định mức lương, bảng chấm công và số lượng sản phẩm hoàn thành của mỗi công nhân. Việc phân công trách nhiệm trong công tác kiểm soát chi phí nhân công được thực hiện đầy đủ, đảm bảo so với cơ sở lý luận, có sự tách biệt giữa ba chức năng cơ bản trong công tác tổ chức tính lương trong Công ty. Việc này có ý nghĩa trong công tác kiểm soát được hành vi của những cá nhân có liên quan trong công tác tính lương TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết và thanh toán lương, tránh trường hợp lợi dụng những khe hở để làm lợi cho bản than làm ảnh hưởng đến lợi ích chung của cả công ty. b. Kiểm soát vật chất Tiền lương của mỗi phân xưởng được khoán theo khối lượng sản phẩm hoàn thành. Một hội đồng kiểm kê sẽ được thành lập định kỳ hàng tháng sẽ được tiến hành kiểm kê khối lượng sản phẩm tồn kho kết hợp với số liệu về tồn kho đầu tháng và số lượng sản phẩm xuất kho trong tháng để xác định số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Sau đó tiến hành đối chiếu với Bảng tổng hợp khối lượng sản phẩm hoàn thành do từng phân xưởng lập, trình lên Giám đốc ký duyệt. Kế toán tiền lương, căn cứ vào bảng tổng hợp khối lượng sản phẩm hoàn thành, định mức chi phí lương NC và bảng tổng hợp chấm công để tính và hạch toán tiền lương cho từng công nhân sản xuất sản phẩm. Sau đó, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương, bảng thanh toán lương và phiếu chi để trình kế toán trưởng ký duyệt.Thủ quỹ của Công ty dựa vào phiếu chi đã được duyệt và bảng thanh toán lương tiến hành chi tiền lương cho từng công nhân trong mỗi phân xưởng.Các phân xưởng ký xác nhận bảng thanh toán lương và lương sẽ được chuyển vào tài khoản cho mỗi công nhân vào ngày10 hàng tháng.Bảng thanh toán lương được xem như một chứng từ và chúng được lưu ở thủ quỹ Công ty làm cơ sở đối chiếu sau này. Trong quá trình sản xuất, Giám đốc hay kiểm tra đột xuất quá trình làm việc của công nhân tại phân xưởng và xem xét việc chấm công của trưởng phân xưởng có đúng với thực tế hay không_ tránh trường hợp gian lận. Việc thực hiện nhiều giai đoạn, phân công rõ nhiệm vụ trách nhiệm cho từng cá nhân trong công tác kiểm soát quá trình snr xuất và áp dụng phương pháp tính lương theo khối lượng sản phẩm hoàn thành góp phần làm giảm thiểu gian lận trong việc tính lương như khai khống tiền lương, c. Kiểm soát hạch toán đối với Chi phí nhân công trực tiếp Hệ thống tài khoản được sử dụng trong hạch toán Chi phí NCTT là 622, 334, 335,338 và mở rộng ra nhiều tiểu khoản cho từng phân xưởng. Bộ chứng từ làm căn cư tính chi phí NCTT: Bảng chấm công, bảng tổng hợp tiền lương, bảng thanh toán lương, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Mọi hoạt động trả lương được thực hiện thông qua hệ thống ngân hàng nên dễ dàng trong việc quản lý, giảm tải công việc, trách nhiệm cho thủ quỹ công ty và công ty cũng tránh nhiều rủi ro cho việc giữ tiền trong quá trình phát lương cho công nhân. d. Phân tích biến động chi phí NCTT Tương tự như việc phân tích biến động chi phí NVLTT, chi phí NCTT cũng được phân tích biến động thông qua 2 mặt về lượng hao phí lao động và giá lao động thực hiện sản xuất sản phẩm. Do Công ty thực hiện trả lương theo hình thức khoán sản phẩm hoàn thành nên về mặt lượng ít biến động hơn. Giá lao động của mỗi sản phẩm cũng được tính toán dựa trên sự kết hợp giữa phòng kế hoạch và phòng kế toán. Nên về chi phí NCTT ít biến động so với các khỏa mục chi phí khác. 2.2.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung Yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất chung - Đối với vật liệu xuất dung chung cho quản lý cần được theo dõi cả về số lượng, chất lượng và giá trị - Theo dõi về thời gian làm việc của tổ trưởng phân xưởng và các cá nhân làm công tác quản lý hoạt động sản xuất của công nhân - Chi phí khấu hao cần được theo dõi chặt chẽ về việc trích phân bổ theo chế độ quy định của Công ty Mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất chung - Tránh lãng phí trong quá trình sử dụng các vật tư cho hoạt động quản lý phân xưởng - Khoản mục chi phí sản xuất chung phản ánh đúng giá trị thực tế phát sinh cấu thành trong từng sản phẩm - Các thủ tục kiểm soát tạo điều kiện thuận lợi, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả hơn Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí rất khó kiểm soát vì có nhiều loại cấu thành và mỗi loại lại có mức độ phân bổ khác nhau. Việc sử dụng cũng ko có được thể hiện mục đích rõ ràng nên khó phân trách nhiệm cho cá nhân. Chi phí sản xuất chung tại Á Chau bao gồm các chi phí như: Chi phí NVL dùng cho quản lý phân xưởng, chi phi nhân viên quản lý xưởng, chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết a. Kiểm soát vật chất Kiểm soát chi phí NVL Tương tự như kiểm soát chi phí NVL trực tiếp, việc phân công trách nhiệm và quá trình quản lý xuất dung. Kiểm soát chi phí lương nhân viên quản lý phân xưởng Tương tự như kiểm soát chi phí NCTT. Tuy nhiên, đối với nhân viên quản lý phân xưởng có sự tham gia giám sát chéo nhau giữa các phân xưởng. Kiểm soát chi phí TSCĐ Các khoản chi phí TSCĐ được phòng Kế hoạch thị trường và phòng kế toán tiến hành lập dự toán cho cả năm tài chính một cách cụ thể.  Đối với chi phí khấu hao TSCĐ TSCĐ trong Công ty rất đa dạng, bao gồm nhà cửa, phân xưởng, máy móc, dây chuyền sản xuất, phương tiện vận tải, Do đó, việc quản lý, trích khấu hao khá phức tạp. Hiện nay Công ty đang thực hiện khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ hữu hình. Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ được Công ty lấy từ thời gian hoạt động được thể hiện trong các thông số kỹ thuật. Trình tự mua sắm TSCĐ cũng được thực hiện tương tự như quá trình mua NVL.Tuy nhiên với những tài sản có giá trị lớn, đặc điểm kỹ thuật phức tạp như các dây chuyền sản xuất sẽ được kiểm tra giá trị, đặc điểm kỹ thuật của tài sản, chất lượng của tài sản. Do đó, khi tiếp nhận tài sản, giữa Công ty và bên bán có biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ. Kế toán thu thập các chứng từ có liên quan: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, để làm căn cứ ghi tăng TSCĐ trong Công ty, đồng thời tính khấu hao được trích cho từng kỳ kế toán trong thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Thủ tục kiểm soát chi phí khấu hao bao gồm: kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan, chứng từ thanh toán. Kiểm tra việc thực hiện mua sắm TSCĐ, đầu tư, lựa chọn nhà cung cấp,...Kiểm tra việc trích số khấu hao cho từng kỳ sản xuất kinh doanh. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Hằng năm, Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ.Ngoài ra, công ty cũng sử dụng các biện pháp nhằm tránh trường hợp trộm cắp, cháy nổ, và tham gia việc mua bảo hiểm đầy đủ cho TSCĐ.  Chi phí sửa chữa và bảo trì TSCĐ Chi phí sửa chữa và bảo trì mang tính chất hằng năm và được Phòng kế hoạch thị trường và phòng kế toán tiến hành lập một mức chung là 10% so với chi phí khấu hao TSCĐ. Nên phần chi phí này không có sự biến động giữa định mức và thực tế nếu công ty không mua thêm TSCĐ hay chính sách tính khấu hao không thay đổi 2.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu chi việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát cùng như quản trị trong đơn vị. Hệ thống thông tin của Công ty bao gồm các thông tin thị trường, thông tin thống kê kinh tế, thông tin tài chính kế toán, Ban Giám đốc và những người có thẩm quyền thường xuyên được cập nhật thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty thông qua hệ thống các báo cáo về hoạt động tài chính và sự tuân thủ bao gồm cả nội bộ và bên ngoài Công ty. Các mệnh lệnh và chỉ thị của ban Giám đốc được thể hiện bằng các văn bản quy định cụ thể tiến trình thực hiện các nghiệp vụ, xử lý các sai xót phát sinh xảy ra. 2.2.5. Hệ thống giám sát Công ty thực hiện hai loại giám sát là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. - Giám sát thường xuyên: thực hiện đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài sản thực tế. Việc này được thực hiện thường xuyên khi có sự sản xuất và thay đổi vật tư cùng như tài sản trong công ty. Số liệu thu thập được tập hợp lại sau đó trình lên để ban lãnh đạo biết được tình hình và đưa ra các quyết định kịp thời - Giám sát định kỳ: tổ chức các hoạt động kiểm soát định kỳ vào cuối mỗi tháng, lập các chương trình đánh giá, tiến hành kiểm kê lại toàn bộ tài sản và lập thành các báo cáo. Cục thuế định kỳ 3 năm/lần sẽ đến Công ty để tiến hành kiểm tra chéo tình hình thực hiện các hoạt động và nghĩa vụ đối với nhà nước TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Tổ chức hệ thống giám sát của Công ty cũng khá đầy đủ tuy nhiên lại mang tính hình thức chứ không thực sự mang lại hiệu quả. Ban kiểm soát được thành lập khi có nhu cầu mà không phải là một ban cố định phụ trách công tác kiểm soát trong Công ty. Điều này ít nhiều làm ảnh hưởng đến công tác kiểm soát. 2.2.6. Tình huống cụ thể về hoạt động phân tích biến động chi phí sản xuất tại Công ty Á Châu Sau đây là phần trích Chi phí sản xuất từ bảng Giá thành kế hoạch và bảng tính giá thành thực tế của sản phẩm kem Khoai môn. Bảng 2.6.Tính giá thành dựa trên định mức cho 2.500kg SP Kem Khoai môn 1000đ (43.000 cái). STT KHOẢN MỤC ĐVT ĐỊNH MỨC Đ.GIÁ(Đ) THÀNH TIỀN I CHI PHÍ 1 Nguyên liệu 12720417 Đường RS Kg 150 16000 2400000 CMC Kg 3 38500 115500 Clycose (mạch nha) Kg 250 10000 2500000 Bột sữa Kg 25 81500 2037500 Whey Kg 25 46500 1162500 Bột năng Kg 125 7500 937500 Shortening Kg 50 18200 910000 Dầu bơ Kg 25 29750 743750 Chất ổn định 2512 Kg 15 55500 832500 Ổn định DMG Kg 3.75 46000 172500 Gelatine Kg 1.25 100000 125000 Hương khoai môn Kg 2.25 200500 451125 Hương sữa R6130 Kg 1 259400 259400 Màu thực phẩm Kg 0.1 200000 20000 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Muối Kg 1.5 1300 1950 Chất tăng hương Kg 0.075 500400 37530 Enzim SC Kg 0.06 227700 13662 2 Bao gói 3876000 Bao bì Cái 43000 70 3010000 Bì Nilon Kg 10 35000 350000 Que gỗ Cái 43000 12 516000 3 Hóa chất làm sạch + dung môi 100000 4 Chi phí điện, nước, dầu 2034710 Điện Kwh 1500 950 1425000 Nước m3 30 3407 102210 Dầu Lít 35 14500 507500 5 Lương + BH công nhân sản xuất 43000 13 559000 6 Lương QL xưởng 500000 7 Khấu hao 2000000 8 Sửa chữa, bảo trì (10% KH) 200000 9 Chi phí hao hụt 439803 10 Chi phí trực tiếp 22429930 11 Chi phí quản lý 1200000 Chi phí văn phòng 200000 Lương VP 1000000 12 Chi phí bán hàng 1432000 Phí chuyển hàng Thùng 52 16000 832000 Phí đầu tư các kênh phân phối 400000 Chi phí quảng cáo 200000 Cộng chi phí 25061930 II Giá bán đã có thuế 43000 660 28380000 Thuế VAT 2580000 III Lợi nhuận 738070 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết (Nguồn: Phòng Kế Toán) Bảng 2.7. Tính giá thành thực tế cho 2.500kg SP Kem Khoai môn 1000đ (43.000 cái) STT KHOẢN MỤC ĐVT SỐ LƯỢNG Đ.GIÁ(Đ) THÀNH TIỀN I CHI PHÍ 1 Nguyên liệu 12924197 Đường RS Kg 152 15950 2424400 CMC Kg 2.95 38600 113870 Clycose (mạch nha) Kg 256 10500 2688000 Bột sữa Kg 26 80000 2080000 Whey Kg 25 46500 1162500 Bột năng Kg 125 7500 937500 Shortening Kg 49 18000 882000 Dầu bơ Kg 25 30000 750000 Chất ổn định 2512 Kg 14.5 55000 797500 Ổn định DMG Kg 3.9 46100 179790 Gelatine Kg 1.25 100000 125000 Hương khoai môn Kg 2.25 200500 451125 Hương sữa R6130 Kg 1.0 259400 259400 Màu thực phẩm Kg 0.1 200000 20000 Muối Kg 1.5 1300 1950 Chất tăng hương Kg 0.075 500000 37500 Enzim SC Kg 0.06 227700 13662 2 Bao gói 3876000 Bao bì Cái 43000 70 3010000 Bì Nilon Kg 10 35000 350000 Que gỗ Cái 43000 12 516000 3 Hóa chất làm sạch + dung môi 100000 4 Chi phí điện, nước, dầu 2093500 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Điện Kwh 1500 1005 1507500 Nước m3 30 3200 96000 Dầu Lít 35 14000 490000 5 Lương + BH công nhân sản xuất 43000 14 602000 6 Lương QL xưởng 500000 7 Khấu hao 2000000 8 Sửa chữa, bảo trì (10% KH) 200000 9 Chi phí hao hụt 441914 10 Chi phí trực tiếp 22737611 11 Chi phí quản lý 1200000 Chi phí văn phòng 200000 Lương VP 1000000 12 Chi phí bán hàng 1432000 Phí chuyển hàng Thùng 52 16000 832000 Phí đầu tư các kênh phân phối 500000 Chi phí quảng cáo 195000 Cộng chi phí 25369611 II Giá bán đã có thuế 43000 715 30745000 Thuế VAT 2795000 III Lợi nhuận 2580389 (Nguồn: Phòng Kế Toán) Dựa vào bảng tính giá thành dựa trên định mức và bảng tính giá thành dựa trên chi phí thực tế phát sinh, chúng ta có thể thấy công tác sản xuất luôn dựa vào hệ thống chi phí chuẩn để thực hiện cho đúng với dự toán ban đầu của Công ty. Hơn nữa, khi nhìn vào hai bảng tổng hợp giá thành này, người quản trị có thể biết được chi phí trong kỳ biến động ở những khoản mục nào, mức độ và chiều hướng biến động như thế nào để từ đó đưa ra những giải pháp thích hợp cho từng trường hợp cụ thể giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có hiệu quả hơn. Cụ thể sau khi phân tích hai bảng số liệu trên cho thấy chi phí trực tiếp tăng lên hơn 300 ngàn đồng, trong khi đó doanh thu lại tăng lên gần 2,5 triệu đồng. Tốc độ tăng TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết doanh thu nhanh hơn so với tốc độ tăng chi phí, điều này làm lợi nhuận của Công ty cũng tăng lên đáng kể. Mức giảm của chi phí chủ yếu là do một vài khoản mục chi phí NVL có sự biến động về số lượng sử dụng và đơn giá mua, và doanh thu tăng là do giá bán của sản phẩm cao hơn so với mức giá bán được dự đoán trước đó. Nguyên nhân do giá cả của thị trường có sự thay đổi cả ở thị trường đầu vào và thị trường đầu ra. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Bảng 2.8.Tổng hợp các biến động về chi phí sản xuất so với chi phí định mức của Công ty. STT Khoản mục Số lượng Đơn giá Biến động Đ.mức Thực tế Đ.mức Thực tế Lượng Giá I Nguyên liệu 1 Đường RS 150 152 16000 15950 2 (50) 2 CMC 3 2.95 38500 38600 (0.05) 100 3 Mạch nha 250 256 10000 10500 6 500 4 Bột sữa 25 26 81500 80000 1 (1500) 5 Shortening 50 49 18200 18000 (1) (200) 6 Dầu bơ 25 25 29750 30000 0 250 7 Chất ổn định 2512 15 14.5 55500 55000 (0.5) (500) 8 ổn định DMG 3.75 3.9 46000 46100 0.15 100 9 Chất tăng hương 0.075 0.075 500400 500000 0 (400) II Nhân công 43000 43000 13 14 0 1 III Sản xuất chung 1 Điện 1500 1500 950 1005 0 55 2 Nước 30 30 3407 3200 0 (207) 3 Dầu 35 35 14500 14000 0 (500) - Mức độ biến động của chi phí NVL trực tiếp.  Ảnh hưởng của lượng đến biến động chi phí NVLTT= (2×16000) + (-0.05×38500) + (6×10000) + (1×81500) + (-1×15200) + (- 0.05×55500) + (0.15×46000) = 132525 (đồng)  Ảnh hưởng của giá đến biến động chi phí NVLTT (-50×152) + (100×2.95) + (500×256) + (-1500×26) + (-200×49) + (250×25)+ (- 500×14.5) + (100×3.9) + (-400×0.075) = 71255 (đồng)  Tổng mức độ biến động của chi phí NVLTT 132525+71255 = 203780 (đ) TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Biến động của chi phí NVLTT có nhiều nguyên nhân cả từ biến động về lượng và biến động về giá.Điều này thể hiện, trong quá trình sản xuất đã xảy ra tình trạng hao hụt về lượng NVL dùng sản xuất so với mức định mức đã được đưa ra trước kỳ sản xuất và tại khâu mua vật tư cũng có nhiều biến động. Xét về mặt giá trị lượng biến động làm tăng chi phí sản xuất do cả lượng và giá, tuy nhiên biến động với giá trị không cao và rải ra cho nhiều loại vật tư sử dụng khác nhau. - Mức độ biến động của chi phí Nhân công trực tiếp Biến động của chi phí NCTT = 43000 ×1 =43000 (đồng) Chi phí NCTT biến động là do đơn giá sản xuất của một sản phẩm tăng lên 1 đồng so với định mức. Điều này làm cho chi phí NCTT tăng lên 43000 đồng. - Mức độ biến động của chi phí Chung Chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản mục như chi phí quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, bảo trì. Những khoản chi phí này đã được tính toán cho đầu mỗi kỳ kế toán, và trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng không xảy ra biến động.Điều này thể hiện, công tác quản lý và xây dựng các mức định mức đã mang lại hiệu quả dựa vào các chi phí thực tế của những kỳ trước và được phòng kế hoạch thị trường cùng phòng Kế toán nắm bắt. Nhìn chung mức độ biến động của chi phí sản xuất của Công ty trong việc sản xuất sản phẩm kem khoai môn không nhiều tuy nhiên lại rải trên nhiều khoản mục chi phí khác nhau. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải quản lý chặt hơn quá trình sản xuất và quá trình mua vật tư đầu vào. 2.3. Đánh giá công tác kiểm soát chi phí tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Thực phẩm Á Châu 2.3.1. Ưu điểm Về môi trường kiểm soát Công ty Á Châu là một DN hoạt động khá hiệu quả và có ý thức trong việc kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đầu tiên, Công ty ban hành các quy định, nội quy làm việc dưới dạng các văn bản.Các quy định về tài chính, quản lý cũng như trách nhiệm, quyền hạn được phổ biến cho các nhân viên trong Công ty và được các nhân viên thực hiện nghiêm túc. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Thứ hai, ban lãnh đạo Công ty luôn cố gắng giữ tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương để nhân viên noi theo. Đồng thời luôn giữ thái độ thiện cảm, gần gũi với nhân viên, tạo môi trường làm việc thân thiện. Thúc đẩy ý thức tự giác làm việc của nhân viên trong Công ty. Thứ ba, Công ty có sơ đồ tổ chức hợp lý, đảm bảo phân công công việc rõ ràng, nhằm giúp cho công tác quản lý và thực hiện công việc kịp thời, hiệu quả, giảm thiểu sai sót và gian lận. Thứ tư, công tác bổ nhiệm, luân chuyển nhân viên được thực hiện nghiêm túc. Chích sách tuyển dụng rõ ràng và hiệu quả. Các nhân viên trong Công ty, nhất là ở phòng kế toán và phòng kế hoạch đều có trình độ cao và kinh nghiệm làm việc nhiều, góp phần gia tăng chất lượng làm việc.Ngoài ra, công ty cũng thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho CBCNV nhằm không ngừng nâng cao năng lực làm việc. Thứ năm, công tác lập kế hoạch, dự toán hàng năm luôn được Công ty quan tâm và thực hiện nghiêm túc mang lại hiệu quả thực tiễn cao trong công tác quản trị và kiểm soát. Đánh giá rủi ro. Ban lãnh đạo khá quan tâm đến việc nhân diện, đánh giá và phân tích định tính các nhân tố rủi ro về nguyên nhân. Từ đó đưa ra các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm ngăn ngừa, hạn chế các rủi ro này.Ngoài ra, DN còn đề ra các biện pháp, kế hoạch cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro có thẻ xảy ra đối với quy trình sản xuất. Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ được thực hiện khá tốt thể hiện qua sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các chức năng xét duyệt, phê chuẩn và bảo quản tài sản Kiểm soát chi phí NVLTT Việc phân công phân nhiệm trong chu trình chi phí NVL đảm bảo. Có sự phân chia trách nhiệm giữa mua hàng, phê chuẩn mua hàng, nhận hàng, nhâp kho, bảo quản hàng và xuất kho, nhờ đó tránh được tình trạng mua hàng nhằm mục đích tư lợi cho cá nhân. Các hoạt động nhận hàng và nhập kho thông qua nhiều khâu kiểm tra, kiểm soát của nhiều phòng ban, bộ phận, tạo được cơ chế tự kiểm soát. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết DN lựa chọn hợp tác nhiều nhà cung cấp, lập danh sách các nhà cung ứng được phê duyệt, đánh giá lại nhà cung ứng qua mỗi năm, từ đó có thể so sánh, kiểm tra đối chiếu về chất lượng, giá cả NVL, giảm thiểu được chi phí và tránh được tình trạng móc nối ép giá khi thị trường đầu vào nhiều biến động. Công tác nhập kho được quan tâm đúng mức với việc thành lập hội đồng nghiệm thu với nhiều thành viên liên quan và chuyên viên kỹ thuật. Chứng từ nhập kho được theo dõi hàng ngày, và được kiểm soát lại bởi kế toán trưởng, đảm bảo được tính chính xác và kịp thời. Hệ thống kho bãi đa dạng, đáp ứng được nhu cầu bảo quản và tiện lợi trong việc xuất nhập kho vật tư phục vụ hoạt động sản xuất của Công ty. Việc xuất kho căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức sử dụng vật tư nên tránh được gian lận trong việc xuất kho khống sử dụng cho mục đích cá nhân. Kiểm soát chi phí NCTT Công ty có sư phân công phân nhiệm rõ ràng trong giữa các chức năng như: chấm công, tính lương, ghi chép và cấp phát lương, nhờ đó đảm bảo được tính trung thực và khách quan. Tổng tiền lương được tính dựa trên khối lượng sản phẩm hoàn thành nên tránh được tình trạng khai khống tiền lương NC.Ngoài ra, việc tính lương như trên còn khuyến khích tinh thần làm việc hiệu quả của công nhân sản xuất. Kiểm soát chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung được thực hiện dựa trên cơ sở định mức và kế hoạch đã được Công ty xây dựng và có điều chỉnh với mức chi phí thực tế cho phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của mỗi năm tài chính. Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty được tổ chức khá khoa học và chặt chẽ tạo nhiều thuận lợi cho công tác kiểm soát của đơn vị Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của chu trình chi phí sản xuất được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để lập các loại báo cáo, đồng thời cũng lưu giữ thông tin về các cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện hoạt động. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin và truyền thông của Công ty luôn đảm bảo mục tiêu đầy đủ và kịp thời.Định kỳ, các bộ phận luôn cập nhật thông tin quan trọng cho lãnh đạo và những người có thẩm quyền. Giám sát Việc giám sát các hoạt động của Công ty được thực hiện khá thường xuyên và liên tục. 2.3.2. Nhược điểm Bên cạnh những điểm tích cực đã đạt được, hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Á Châu vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế sau: Môi trường kiểm soát Các văn bản quy định, nội quy làm việc mang tính chất chung cho cả phân xưởng phòng ban chứ chưa quy định rõ ràng cho tưng cá nhân. Hơn nữa, các văn bản này vẫn mang nặng tính hình thức, chưa nhận được sự quan tâm của cán bộ, nhân viên trong công ty. Cơ cấu tổ chức của Công ty theo kiểu trực tuyến tốn nhiều chi phí, nếu mở rộng quy mô dễ làm cho bộ máy cồng kềnh, có nguy cơ khó khan do mối quan hệ thừa hành chức trách. Hơn nữa, khi áp dụng mô hình này, nhà lãnh đạo thường khó nắm bắt những vấn đề chi tiết ở từng bộ phận, có thể dẫn đến giải quyết không kịp thời các vấn đề mang tính cấp bách. Chưa có ban kiểm soát mang tính thường xuyên, điều này làm ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát của công ty. Hiện tại Công ty chưa có bất kỳ văn bản, chính sách nào về việc lập kế hoạch và dự toán hàng năm. Tuy nhiên công tác lập kế hoạch và định mức vẫn mang lại hiệu quả là do nhân viên là những người làm việc lâu năm trong nghề, có kinh nghiệm dày dặn. Đánh giá rủi ro. Công ty có quan tâm đến công tác đánh giá rủi ro nhưng công việc này chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục. Hơn nữa việc đánh giá rủi ro do thị trường chủ yếu mang tính định tính, chưa mang tính định lượng. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Việc xây dựng các kế hoạch đối phó với những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra dù có thực hiện nhưng chưa được quan tâm đúng mức. Thủ tục kiểm soát Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát không phải lúc nào cũng được thực hiện nghiêm túc, do vậy, một số thủ tục chưa phát huy hiệu quả như mong đợi. Công tác kiểm soát chứng từ theo hai bước kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại của Công ty không được thực hiện đồng bộ và liên tục. Khâu kiểm soát lại thường chỉ được thực hiện vào những ngày cuối tháng, do vậy khó kiểm soát được tính chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời Hiện tại công ty chưa lập bộ phận chuyên trách về công tác kiểm soát chi phí sản xuất. Tất cả các thủ tục kiểm soát mang tính chất chung chung và chưa đặc thù cho công tác kiểm soát chi phí sản xuất. Kiểm soát chi phí NVLTT Chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng đều được thực hiện bởi tổ Vật tư, điều này dễ dẫn đến tình trạng gian lận, đặt mua hàng sử dụng cho mục đích cá nhân. Giấy đề nghị mua hàng không được đánh số thứ tự trong sổ, rủi ro có thể xảy ra là người không có thẩm quyền cũng có thể đề nghị mua hàng được. Việc kiểm soát lại được thực hiện bởi kế toán trưởng hay Giám đốc chỉ được thực hiện định kỳ, do đó không thể kiểm soát kịp thời được những nghiệp vụ nhập xuất vật tư phát sinh hàng ngày. Việc thực hiện báo các thỉnh thoảng còn chưa kịp thời, một số báo cáo so sánh giữa chi phí định mức và chi phí thực tế còn mang nặng tính hình thức, chưa tìm hiểu nguyên nhân để giải thích cho sự chênh lệch. Kiểm soát chi phí NCTT Tổ trưởng sản xuất đảm nhận công tác theo dõi, chấm công lao động. Tuy nhiên, phía Giám đốc và công ty ít khi có sự giám sát đối với tổ trưởng sản xuất về công việc này, do đó có thể xảy ra tình trạng chấm công sai, khai khống số công để hưởng lợi. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Kiểm soát chi phí sản xuất chung Công ty chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích chi phí SXC thực tế phát sinh với dự toán vì đa số không có biến động.Hoạt động kiểm soát loại chi phí này cũng không được chú trọng vì đây là khoản mục chi phí rất khó kiểm soát. Và Công ty cũng bỏ qua không phân tích các biến động trong khi đây là những khoản mục chi phí rất quan trọng và hay dẫn đến tình trạng gian lận trong quá trình thực hiện sản xuất nếu không có sự can thiệp kiểm soát. 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trên Những nhược điểm được nêu trên dù không quá lớn nhưng ảnh hưởng mật thiết đến công tác kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty.Những điểm yếu này xuất phát từ cả nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan.Khách quan nằm ở chỗ, DN không đủ nguồn lực để tổ chức thành lập một bộ phận kiểm soát.Chủ quan nằm ở chỗ, nhà quản trị không tìm hiểu rõ những nguyên nhân phát sinh làm tăng chi phí sản xuất, không biết trách nhiệm thuộc về bộ phận nào.Hơn nữa, khi biết được nguyên nhân phát sinh vấn đề cũng không đưa ra những hướng giải quyết dứt điểm tránh lặp lại trong tương lai. 2.4. Tóm tắt nội dung chương 2 Luận văn giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Thực phẩm Á Châu và đi sâu tìm hiểu về kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty. Về nội dung tác giả đã đưa ra quy trình kiểm soát chi phí thông qua các bước để tiến hành kiểm soát tại công ty. Quy trình kiểm soát chi phí được thực hiện thông qua nhiều quá trình và giai đoạn khác nhau cùng với sự tham gia của nhiều cá nhân và bộ phận. Hệ thống chi phí tiêu chuẩn là thước đo được sử dụng để đo lường mức độ biến động của chi phí, từ đó Giám đốc và trưởng các bộ phận có liên quan xem xét những yếu tố gây nên biến động trên. Bên cạnh những kết quả đạt được, kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty vẫn còn những hạn chế nhất định cần phải tăng cường khắc phục và đưa ra các phương hướng, giải pháp nhằm phát huy, tận dụng tối đa tính hiệu quả của kiểm soát chi phí trong Công ty. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết CHƯƠNG 3.ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ THỰC PHẨM Á CHÂU. 3.1. Định hướng Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Thực phẩm Á Châu là một doanh nghiệp đang trên đà phát triển và đang nổ lực hết mình để nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnh tranh của mình trên thị trường. Vì vậy, những định hướng trong thời gian tới được thể hiện như sau: - Tăng cường sản xuất các mặt hàng chủ lực của doanh nghiệp như: nông sản sấy khô, sữa chua, kem - Nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trường. - Tiến hành thực hiện công tác kiểm soát chi phí mang tính thực tế mà cụ thể hơn nhằm giảm yếu tố đầu vào nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra. - Mở rộng quy mô sản xuất, thị trường kinh doanh của DN. - Thay đổi công nghệ sản xuất lỗi thời cho phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng. 3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Thực phẩm Á Châu Các giải pháp đưa ra nhằm hoàn thiện, khắc phục các nhược điểm nêu trên đồng thời cũng giúp hoạt động kiểm soát chi phí được hiệu quả hơn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty. 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát Nếu có điều kiện vê nguồn lực, Công ty Á Châu nên thành lập một ban kiểm soát nội bộ độc lập trong Công ty. Tuy rằng các quy định, nội quy làm việc được ban hành dưới dạng các văn bản thế nhưng nội dung lại mang tính chất chung chung, không rõ ràng và cụ thể. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình tiếp nhận của nhân viên trong Công ty. Do vậy, cần quy định quyền hạn, trách nhiệm cụ thể và rõ ràng cho từng bộ phận, chức vụ để nhân viên có thể nhận thức đầy đủ quyền lợi và trách nhiệm của mình trong quá trình làm việc. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Cần xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn về công tác lập kế hoạch, dự toán, định mức hằng năm dựa trên kinh nghiệm tích lũy kết hợp với tổng hợp, nghiên cứu tình hình thực tế.Điều này thực sự cần thiết khi DN muốn mở rộng quy mô sản xuất trong tương lai. 3.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất Như đã nêu trên, công ty hiện nay chưa có bộ phận chuyên trách về công tác kiểm soát chi phí, mà công tác này được thực hiện bởi các trưởng phân xưởng điều này cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của công tác kiểm soát chi phí. Do vậycần thiết phải thành lập bộ phận chuyên trách về công tác kiểm soát chi phí trong DN, đồng thời thiết lập hệ thống các thủ tục kiểm soát cụ thể để kiểm soát chi phí NVLTT, NCTT, SXC. Về chứng từ: tất cả chứng từ đều phải được đánh số liên tục, có như vậy mới giúp cho việc kiểm soát được thực hiện chặt chẽ và hiệu quả hơn tránh tình trạng thiếu sót trong quá trình thực hiện. Công tác kiểm soát qua hai bước: kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại nên được thực hiện đồng bộ sẽ được hiệu quả cao hơn trong công tác kiểm soát chứng từ. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí NVLTT Hoàn thiện các thủ tục mua – nhập kho NVL Như đã trình bày ở trên, công ty nên đánh số thứ tự đối với phiếu đề nghị cấp vật tư và giao sổ phiếu đề nghị mua hàng cho trưởng các phân xưởng để tránh trường hợp người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị cấp vật tư. Để tránh gian lận việc nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp, Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài.Ngoài ra, Công ty nên áp dụng chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Hợp đồng kinh tế nên được chuyển cho kế toán trưởng dùng làm cơ sở hạch toán trước khi chuyển về lưu trữ tại phòng Vật tư. Cuối kỳ, phòng Vật tư nên lạp một báo cáo về số đơn hàng không được chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Tuy Công ty có hệ thống kho bãi đầy đủ, đa dạng cho việc bảo quản NVL nhưng một số ít đã xuống cấp. Công ty nên nâng cấp để có được điều kiện bảo quản tốt nhất tránh tình trạng hỏng hóc vật tư Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát xuất kho, sử dụng và bảo quản NVL Kiểm soát tồn kho vật tư ở mức thích hợp để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.Hiện nay, các định mức HTK chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tiễn đúc kết trong quá trình làm việc chứ không được lập một cách khoa học và hiện đại. Ở thời điểm hiện tại, yếu tố này có thể chưa ảnh hưởng nhiều đến kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, tuy nhiên, nếu muốn mở rộng sản xuất trong tương lai, Công ty Á Châu nên xác định một quy trình chuẩn bị cho việc lập định mức HTK. Do tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh đều dựa trên kế hoạch sản xuất nên Công ty có thể sử dụng phương pháp MRP (Materials Requirement Planning) phương pháp hoạch định nhu cầu NVL. Để thực hiện phương pháp này công ty cần lập lịch trình sản xuất và hồ sơ tồn kho một cách chi tiết cùng hệ thống kỹ thuật và đội ngũ nhân viên am hiểu về phương pháp này. Ngoài ra, Công ty cần xây dựng các báo cáo phân tích chi phí NVLTT nhằm xấc định các mức biến động là về lượng hay về đơn gián NVL, từ dó xác định nguyên nhân để tìm biện pháp kiểm soát kịp thời. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Nên kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của công nhân bằng hệ thống chấm công tự động, song song với việc chấm công thủ công hiện tại để có cơ sở so sánh đối chiếu khi cần thiết. Tổ trưởng sản xuất mỗi phân xưởng kiểm soát công suất làm việc của từng công nhân nhằm đảm bảo sự kịp thời kế hoạch sản xuất và chất lượng sản phẩm Để kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc và chất lượng công việc, Công ty nên bố trí thêm cán bộ Kỹ thuật để giám sát tiến độ công việc của công nhân. Công ty cũng nên thiết lập các báo cáo phân tích chi phí NCTT để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng, tìm các nguyên nhân gây nên sự biến dộng để từ đó có các biện pháp kiểm soát thích hợp. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Cần phân tích chi phí SXC theo tổng số và theo từng yếu tố để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của tùng khoản chi phí giữa thực tế với dự toán. Từ đó tìm ra nguyên nhân chênh lệch, rút kinh nghiệm cho việc lập kế hoạch, dự toán kỳ tiếp theo. Ngoài ra, cần phải xác định đâu là định phí, đâu là biến phí đẻ có biện pháp kiểm soát, quản lý thích hợp.Đồng thời, Công ty nên xây dựng cơ chế khoán chi nội bộ hợp lý để tạo đông lực tăng cường công tác tự kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết KẾT LUẬN Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên khốc liệt.Các DN muốn giữ cững vị thế của mình trên thương trường phải không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.Và một hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ hỗ trợ rất lớn cho các nhà quản lý trong việc điều hành DN cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắng.Tuy nhiên, công việc này chỉ mới phổ biến ở các quốc gia có nền kinh tế phát triển, còn ở nước ta, hoạt động này vẫn còn bị xem nhẹ. Trong khi đó, nếu quan tâm đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát trogn DN thì sẽ giúp phát hiện, hạn chế các rủi ro và có kế hoạch cụ thể để giải quyết các rủi ro đó, đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho DN. Đặc biệt, hoạt động kiểm soát chi phí hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu chi phí, giảm giá thành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, làm tăng khả năng cạnh tranh của đơn vị so với các đối thủ cạnh tranh. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tác giả đã thực hiện đề tài “Kiểm soát chi phí _ Một thực nghiệm tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Thực Phẩm Á Châu”. Với nội dung trình bày ở trên, đề tài đã đạt được các mục tiêu nghiên cứu sau: - Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về công tác kiểm soát chi phí trong - Thứ hai, tìm hiểu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác kiểm soát được thực hiện tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Thực phẩm Á Châu nói riêng. - Thứ ba, trên cơ sở lý luận chung về kiểm soát chi phí trong DN và thông qua thực tế hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Á Châu, bài khóa luận đã tìm hiểu được hiện trạng và đưa ra nhận xét, đánh giá. Từ đó, đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống này tại Công ty. - Thứ tư, kết quả bài khóa luận có thể áp dụng thực tế trong kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Á Châu, và có thể suy rộng ra cho các DN sản xuất khác. Tuy nhiên, đề tài vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế sau: - Thứ nhất, do thời gian thực tập ngắn nên chưa thể đi sâu tìm hiểu được đầy đủ hệ thống kiểm soát chi phí của Công ty, do vậy đề tài thiên hơn về việc tìm hiểu thực trạng, phần đánh giá và giải pháp còn nhiều hạn chế TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết - Thứ hai, các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng khó được tiết lộ ra ngoài nhiều nên một số thông tin và số liệu không được cung cấp làm ít nhiều ảnh hưởng đến kết quả nghiên cứu - Thứ ba, các tiêu chí làm cơ sở để đánh giá hệ thống kiểm soát còn khá ít và chưa cụ thể, việc đánh giá vì thế mang nhiều tính phiến diện. Giải pháp đưa ra cũng mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định qua thực tế. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... Huế , ngày tháng năm 2016 Giảng viên hướng dẫn TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ SVTH: Nguyễn Thị Tuyết DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.  Tài liệu tiếng Việt. 1. ĐH Kinh tế HCM. giáo trình kiểm toán. 6th vols. NXB Kinh Tế HCM, 2014. 2. Nguyễn Khắc Hoàn. quản trị doanh nghiệp. Đại học Huế, 2009. 3. Nguyễn Phú Gia. kế toán quản trị và phân tích kinh doanh. NXB Tài Chính, 2005. 4. TS. Nguyễn Đại Thắng. kiểm soát chi phí_ Đại học Kinh Tế Quốc Dân. NXB Trẻ, 2003. 5. BTC Chuẩn mực kế toán. 6. BCTC, bảng CĐKT, số liệu từ Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Thực phẩm Á Châu. 7. “Quyết Định 165/2002/QĐ-BTC Sáu (06) Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam.” Accessed May 17, 2016. 8. “Tác Động Của Hạch Toán Kế Toán Đến Kiểm Soát Chi Phí Trong Doanh Nghiệp.” Tap Chi Tai Chinh, December 18, 2015.  Tài liệu tiếng Anh. 1. Jones, Gareth R., and Jennifer M. George. Essentials of Contemporary Management.McGraw-Hill, 2003. 2. Schoderbek, Peter P., Richard A. Cosier, and John C. Aplin. Management. 2 Sub edition. San Diego: Harcourt College Pub, 1991. TRƯỜNG ĐẠI HỌC INH TẾ HUẾ