Khóa luận Quy trình giao nhận hàng hóa bằng Container đường biển tại công ty TNHH Viên Thành

áo hải quan, là cơ sở cho việc kiểm tra sau thông quan của hải quan khi cần thiết. Đảm bảo cho việc giao hàng diễn ra đúng thời gian, đúng tiến trình như đã ký kết với khách hàng Cung cấp thông tin về công nợ, thu chi cho bộ phận kế toán theo dõi về mặt tài chính, quản lí lưu trữ hồ sơ ngiệp vụ: Đảm bảo đầy đủ thông tin về bất kỳ lô hàng nào. 3.6 Tình hình hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của các doanh nghiệp: 3.6.1 Tình hình doanh thu và tốc độ tăng trưởng từ năm 2011-2013 Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty năm 2011 - 2013 ĐVT: Triệu đồng Năm Doanh thu Mức tăng/giảm (+/-) doanh thu Tuyệt đối Tương đối 2011 119.792 - - 2012 142.747 22.955 19,16% 2013 158.483 15.736 11,02% (Nguồn : Phòng Kế Toán) Hình 3. Biểu đồ theo dõi số liệu Doanh Thu qua các năm 2011 – 2013 Qua bảng số liệu ta thấy tình hình kinh doanh của công ty có sự tăng trưởng rõ rệt trong giai đoạn từ năm 2011 – 2013, cụ thể như sau : Năm 2011, doanh thu đạt 119.792 triệu đồng. Năm 2012, doanh thu tăng 22.955 triệu đồng, tương đương tăng 19,16% so với năm 2011. Năm 2013, doanh thu đạt 158.483 triệu đồng, tăng 15.736 triệu đồng (tương đương tăng 11,02%) so với năm 2012. Như vậy có thể thấy rằng mặc dù giai đoạn 2011 – 2013 cuộc khủng hoảng kinh tế đã lan rộng trên toàn cầu và ảnh hưởng xấu, kìm hãm sự phát triển của các quốc gia trong đó có Việt Nam. Tuy nhiên, với kinh nghiệm nhiều năm trên thị trường cùng với mạng lưới khách hàng đa dạng và đội ngũ nhân viên năng động, tâm huyết đã giúp công ty không những duy trì được tình hình hoạt động kinh doanh mà còn giúp công ty có sự tăng trưởng mạnh mẽ. 3.6.2 Tình hình thực hiện chi phí, lợi nhuận Bảng 2: Tổng hợp chi phí hoạt động ĐVT: Triệu đồng Stt Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng 1 Chi phí tài chính (chênh lệch tỷ giá) 4.554 15,54% 6.167 16,89% 4.845 12,78% 2 Chi phí bán hàng 16.812 57,36% 19.678 53,90% 24.042 63,42% 3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 7.946 27,11% 10.663 29,21% 9.025 23,81% Chi phí hoạt động 29.312 100,00% 36.508 100,00% 37.912 100,00% Hình 4: Biểu đồ so sánh chi phí hoạt động từ năm 2011 – 2013 Qua bảng tổng hợp chi phí hoạt động có thể thấy chi phí của công ty đang có xu hướng tăng lên qua từng năm. Nguyên nhân chính là do chi phí bán hàng của công ty tăng lên khá lớn và luôn chiếm tỷ trọng khoảng 54% - 64% chi phí hoạt động. Ngoài ra, không thể không kể đến phần chi phí tài chính mà cụ thể hơn đó là chi phí do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ luôn ở mức khá cao (chiếm tỷ trọng khoảng 13% - 17% chi phí hoạt động). Do công ty không có hoạt động xuất khẩu nên toàn bộ nguồn ngoại tệ để thanh toán cho các lô hàng nhập khẩu đều phải mua của các ngân hàng trong khi tỷ giá ngoại tệ thường xuyên không ổn định trong những năm qua. Chi phí do chênh lệch tỷ giá đã ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Trong năm 2011, chi phí chênh lệch tỷ giá là 4.554 triệu đồng. Tuy nhiên công ty đã thoát lỗ do được đối tác chiết khấu thương mại số tiền 4.551 triệu đồng vì đạt doanh số bán hàng. Đến năm 2012 thì chi phí chênh lệch tỷ giá là 6.167 triệu đồng trong khi phần chiết khấu thương mại là không đáng kể nên công ty đã bị lỗ 7.066 triệu đồng. Và trong năm 2013 thì chi phí này cũng vẫn duy trì ở mức khá cao là 4.845 triệu đồng đã làm giảm lợi nhuận của công ty xuống mức khiêm tốn là 2.759 triệu đồng. Bảng 3: Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2011 - 2013 ĐVT: Triệu đồng Stt Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 So sánh năm 2012 với 2011 So sánh năm 2013 với 2012 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng 1 Doanh thu thuần 119.792 142.747 158.483 22.955 19,16% 15.736 11,02% 2 Tổng chi phí (a+b) 122.642 150.331 156.428 27.689 22,58% 6.097 4,06% a Giá vốn hàng bán 93.330 113.823 118.516 20.493 21,96% 4.693 4,12% b Chi phí hoạt động 29.312 36.508 37.912 7.196 24,55% 1.404 3,85% 3 Lợi nhuận sau thuế 1.955 (7.066) 2.759 (9.021) -461,43% 9.825 -139,05% 4 Tỷ suất lợi nhuận 1,63% -4,95% 1,74% - - - - 5 Tỷ suất chi phí 102.38% 105.31% 98.70% - - - - (Nguồn : Phòng Kế Toán) Hình 5: Biểu đồ so sánh kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2011 - 2013 Qua bảng số liệu ta thấy đồng biến với sự tăng trưởng doanh thu là sự tăng lên của tổng chi phí qua từng năm. Trong khi tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 2012 là 19,16% thì tốc độ tăng chi phí còn cao hơn và đạt mức 22,58%. Chính vì điều này đã làm cho lợi nhuận của công ty trong năm bị âm (-) 7.066 triệu đồng. Vì lĩnh vực hoạt động của công ty thuần về thương mại và cung cấp dịch vụ, công ty thường xuyên nhập khẩu hàng từ nước ngoài về để phân phối tại thị trường Việt Nam. Do đó, chi phí dành cho giá vốn hàng bán, chi phí thúc đẩy bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp luôn chiếm tỷ trọng rất cao. Với những chính sách tiên quyết của Ban lãnh đạo về việc cắt giảm tối đa chi phí hoạt động và kiểm soát giá vốn hàng bán đã mang lại cho công ty những hiệu quả nhất định. Kết thúc năm tài chính 2013 thì tốc độ tăng chi phí chỉ còn ở mức 4,06% trong khi tốc độ tăng doanh thu đạt mức 11,02%. Lợi nhuận sau thuế là 2.759 triệu đồng, đạt tỷ suất 1,74% doanh thu và còn vượt hơn so với năm 2011. 3.6.3 Phân tích khả năng sinh lời: Bảng 4: Bảng phân tích khả năng sinh lời của công ty từ năm 2011-2013 ĐVT: Triệu đồng Stt Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 So sánh 2012 và 2011 So sánh 2013 và 2012 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng 1 Tổng tài sản 52.546 51.303 70.401 (1.243) -2,37% 19.098 37,23% 2 Nguồn vốn chủ sở hữu 6.123 141 2.900 (5.982) -97,70% 2.759 1956,74% 3 Lợi nhuận sau thuế 1.955 (7.066) 2.759 (9.021) -461,43% 9.825 -139,05% 4 Tỷ suất sinh lời trên tài sản (ROA) 3,72% -13,77% 3,92% - - - - 5 Tỷ suất sinh lời trên VCSH (ROE) 31,93% -5011,35% 95,14% - - - - (Nguồn : Phòng Kế Toán) Do nền kinh tế gặp khó khăn đã ảnh hưởng lớn đến tình hình kinh doanh của Công ty mà đặc biệt là trong năm tài chính 2012. Các chỉ số ROA và ROE cũng đều thể hiện sự hoạt động không hiệu quả trong năm của công ty. Trước tình hình kinh doanh khá u ám của năm cũ thì bước sang năm 2013 Ban lãnh đạo công ty đã từng bước cải thiện hoạt động như: tăng nguồn vốn kinh doanh chủ sở hữu, tăng khả năng dùng đòn bẩy tài chính và chiếm dụng vốn để bổ sung vốn kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ cung cấp cho thị trường, tranh thủ dự trữ nguồn hàng đầu vào giá rẻ, thúc đẩy các chương trình bán hàng đạt hiệu quả cao kèm theo chính sách chiết khấu hợp lý, Kết thúc năm 2013 thì tình hình kinh doanh của công ty đã được cải thiện rõ rệt và còn vượt xa so với năm 2011. Tỷ suất lợi nhuận đạt mức 1,74% và tỷ suất chi phí giảm còn 23,92%. Tình hình kinh doanh khả quan trên cũng đã thể hiện khá rõ ở mức tăng lên của các chỉ số ROA và ROE. Như vậy, với sự nhạy bén trong kinh doanh của Ban lãnh đạo công ty đưa ra những chính sách hành động có hiệu quả đã thúc đẩy tình hình kinh doanh trong năm 2013 vượt qua được khó khăn. Theo dự báo thì năm 2014 tình hình kinh tế trong nước sẽ có sự khởi sắc trở lại sau nhiều năm trì trệ. Vì vậy, tình hình kinh doanh của công ty trong năm nay cũng được dự báo sẽ có sự tăng trưởng hơn nữa. 3.7 Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới: 3.7.1 Thuận lợi: Qua khảo sát nhu cầu thực tế ở công ty, nhận thấy được rằng tiềm năng về thị trường tiêu thụ sản phẩm ngành công nghiệp, tiêu dùng và thiết bị ngành xây dựng mà công ty phân phối cũng như tiềm năng về nguồn nhân lực từ phòng kinh doanh là những tiềm năng có nhiều ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Được sự hỗ trợ về vốn và là đại lý độc quyền cho công ty TNHH America Indochina Management (AIM) – là công ty thương mại hiện đang đứng đầu về nhập khẩu và phân phối các sản phẩm công nghiệp và tiêu dùng, nên trở thành nhà cung ứng trọn gói với nhiều lựa chọn tối ưu về giá cả, đáp ứng được nhu cầu về mẫu mã chất lượng của khách hàng. Với đội ngũ nhân viên bán hàng nhiều kinh nghiệm kết hợp với sự hỗ trợ bởi những nhân viên hậu cần và kỹ thuật chuyên nghiệp, góp phần giúp phát triển sản phẩm và phân phối ở nhiều thị phần khác nhau. Cán bộ nhân viên công ty đoàn kết, nhất trí làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, quyết tâm vượt qua mọi khó khăn thử thách. Đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định kết quả thực hiện sản xuất kinh doanh trong công ty. 3.7.2 Khó khăn: Trước tình hình lạm phát ngày càng gia tăng như hiện nay cùng với cuộc khủng hoảng kinh tế – tài chính khu vực Đông Nam Á và một số nước đã ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác do cuộc khủng hoảng kinh tế kéo dài làm cho người tiêu dùng tỏ ra thận trọng hơn trong việc chi tiêu hàng ngày, trong việc cắt giảm chi phí và nhu cầu tiêu dung, hạn chế mua sắm, du lịch... Khủng hoảng kinh tế còn làm cho tình trạng thất nghiệp tăng cao do vậy đã làm giảm sức cầu đáng kể, các sản phẩm của công ty trở nên khó tiêu thụ. Hậu quả là một số khách hàng quen thuộc bị phá sản dẫn đến việc công ty mất đơn hàng và hiệu quả sản xuất kinh doanh thấp. Đó là một trong những khó khăn trước mắt mà công ty đang gặp phải lớn nhất hiện nay. 3.7.3 Định hướng phát triển trong thời gian tới: Để có thể đứng vững và mở rộng thị trường, công ty luôn tìm nhà cung cấp mới nâng cao chất lượng sản phẩm với giá cả cạnh tranh. Dự trữ tồn kho đủ để đảm bảo giao hàng đúng số lượng và thời gian cho khách hàng (không được dự trữ tồn kho cao vì như thế sẽ tốn chi phí thuê kho và nhiều chi phí liên quan khác), bằng cách triển khai phầm mềm quản lý hàng tồn kho. Từ đó sẽ biết được lượng hàng cần phải đặt về thích hợp để cung ứng cho khách hàng (quý I năm 2014 bắt đầu áp dụng). Nghiên cứu sản phẩm mới để mở rộng, đáp ứng được yêu cầu của thị trường và phù hợp cho những ứng dụng mới của khách hàng. Thực hiện chiến lược quảng bá sản phẩm mới đến khách hàng một cách có hệ thống bằng cách mở hội nghị giới thiệu sản phẩm cho quý I năm 2014. Thay đổi chiến lược kinh doanh qua việc đưa ra những phần thưởng động viên, khích lệ tinh thần cho nhân viên kinh doanh để đạt được chỉ tiêu đề ra trong thời gian gần cụ thể là quý I năm 2014 nhằm nâng cao doanh thu. 3.8 Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa bằng Container đường biển tại công ty TNHH Viên Thành: Công ty Viên Thành là công ty thương mại, dịch vụ chuyên nhập khẩu các lô hàng từ nước ngoài của các đối tác quen thuộc về Việt Nam và phân phối hàng cho các dự án, công ty theo Hợp đồng đã ký kết từ trước. Việc mua bán này được thực hiện trên cơ sở mua bán hàng ba bên giữa công ty Viên Thành, đối tác là người bán hàng cho Viên Thành- công ty America Indochina management (AIM) và một bên thứ ba là nhà sản xuất- đối tác của AIM. Như thường lệ, công ty Viên Thành ký cam kết cung cấp ghế xoay văn phòng bọc cho dự án GE tại Tp. Hồ Chí Minh, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với AIM và thực hiện việc đưa hàng hóa về Việt Nam. Cụ thể trình tự các bước tiến hành khai quan và giao nhận hàng hóa cho lô hàng nhập này được công ty Viên Thành thực hiện như sau: 3.8.1 Nhận và kiểm tra chứng từ từ nhà xuất khẩu: Sau khi ký được hợp đồng cam kết cung cấp hàng hóa cho khách hàng tại Việt Nam và đồng thời ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng với America Indochina Management (AIM), hàng sẽ được nhà máy Steelcase trên cở sở nhận được yêu cầu sản xuất hàng của AIM sẽ tiến hành sản xuất hàng và chuẩn bị hàng xuất theo như yêu cầu. Sau khi hàng hóa đã được giao lên tàu, Công ty America Indochina Management (AIM) sẽ chuẩn bị một bộ chứng từ gửi cho công ty Viên Thành để chuẩn bị cho công tác nhập hàng. Bộ chứng từ này gồm: Hóa đơn thương mại Packing list Vận đơn đường biển Giấy chứng nhận xuất xứ Form D Khi nhận được các chứng từ này nhân viên XNK của công ty Viên Thành sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ thật kỹ cả về mặt nội dung lẫn hình thức, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Kiểm tra thật kỹ hợp đồng là cơ sở để kiểm tra các chứng từ khác như hóa đơn, phiếu đóng gói , nếu phát hiện có sai sót trên hồ sơ chứng từ nhân viên sẽ phải báo ngay lại với nhà xuất khẩu để kịp thời điều chỉnh, tu sửa chứng từ cho hợp lý. Việc kiểm tra được thực hiện như sau: Kiểm tra Tên nhà xuất khẩu, tên người nhận hàng, tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thông tin về lô hàng như số ký, số kiện, số khối, trên Vận đơn đường biển cùng các thông tin tương tự trên hóa đơn, packinglist, giấy chứng nhận xuất xứ để đảm bảo tính thống nhất về nội dung thông tin trên các chứng từ này. Hiệu quả: Việc kiểm tra này sẽ giúp thuận lợi hơn trong quá trình tiến hành khai quan cho lô hàng, tránh trường hợp sai xót của BCT làm ảnh hưởng đến thời gian làm hàng, tránh phải mất chi phí lưu hàng tại bãi, cảng lâu hơn khi đã khai hàng vì phải mất thời gian chỉnh sửa lại chứng từ. Việc kiểm tra các chứng từ một cách cẩn thận là một đòi hỏi thiết yếu, nó giúp nhân viên nắm bắt thật kỹ về lô hàng mình đang đảm nhiệm, tránh được những sai sót và giúp bảo vệ được quyền lợi của chính mình khi có những vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, điều này còn giúp nhân viên biết được bộ chứng từ mình cần phải chuẩn bị cho lô hàng này là gì, cần bổ sung những chừng từ gì cho hợp lệ và định hướng truớc được công việc mình phải làm. Càng định hướng trước các công việc phải làm thì sẽ sắp xếp hợp lý các công việc nhằm cắt giảm được chi phí và thời gian trong làm hàng. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ xong và nhận thấy các chứng từ không có gì sai sót, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành lập bộ hồ sơ chuẩn bị cho việc làm thủ tục hải quan. 3.8.2 Nhận giấy thông báo hàng đến: Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày, hãng tàu sẽ gửi một thông báo hàng đến (còn gọi là giấy báo nhận hàng- Arrival Notice) đến công ty trên đó ghi rõ thông tin về lô hàng, tên tàu vận chuyển, số chuyến và kể cả các chi phí cần phải nộp cho hãng tàu. Nhận được giấy thông báo hàng đến này, nhân viên phòng XNK cần đôn đốc chuẩn bị các chứng từ cần thiết để chuẩn bị công tác làm hàng. 3.8.3 Lấy lệnh giao hàng và làm phiếu cược container Bộ hồ sơ để đổi Lệnh giao hàng: Giấy giới thiệu của công ty Viên Thành: 01 bản, Thông báo hàng đến: (Notice of Arrival hoặc Arrival Notice) 01 bản. Vận đơn đường biển (trong trường hợp lô hàng đang sử dụng vận đơn gốc): 1 bản gốc Quá trình lấy Lệnh giao hàng: Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến từ hãng tàu, công ty Viên Thành cần kiểm tra ngày tàu đến, tên tàu, số vận đơn , tên cảng dở hàng, số cont, số seal và các khoản chi phí phải đóng cho hãng tàu và lập một bộ hồ sơ đầy đủ như trên xuất trình cho đại lý hãng tàu để lấy Lệnh giao hàng. Sau khi chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, để tiết kiệm thời gian và chi phí, nhân viên giao nhận sẽ đi lấy lệnh giao hàng trước khi làm thủ tục hải quan. Nhân viên giao nhận mang theo giấy thông báo hàng đến (A/N), vận đơn gốc (trong trường hợp lô hàng sử dụng vận đơn gốc thì phải mang vận đơn gốc này đến để đổi lệnh. Trường hợp lô hàng sử dụng vận đơn express hay vận đơn giao ngay thì bộ chứng từ đổi lệnh không cần cung cấp vận đơn này), cùng một giấy giới thiệu của Công ty đến Đại lý hãng tàu để lấy lệnh. Đồng thời điền đầy đủ thông tin như tên công ty, địa chỉ, số container, tên tàu vận chuyểnvào phiếu cược container và đóng dấu giao thẳng để mượn vỏ container khi chở hàng về kho riêng. Sau khi được cấp Lệnh, công ty cần kiểm tra đây có phải là Lệnh gốc hay không, các nội dung trên Lệnh như ngày tàu đến, tên tàu, số vận đơn, tên cảng dở hàng, số cont, số seal đã chính xác chưa, nếu có sai xót thì ngay lập tức yêu cầu hãng tàu điểu chỉnh lại cho phù hợp với vận đơn để tránh khó khăn trong việc nhận hàng sau này. Nhân viên nộp các loại phí được yêu cầu như phí chứng từ, phí lưu kho, phí đặt cọc mượn vỏ, tiền vệ sinh container, phí xếp dỡ (THC- Terminal Handling Charge), phí phụ trội hàng nhập (CIC- Container Imbalance Charge )và lấy hóa đơn, nhận 4 bản lệnh giao hàng, đồng thời nộp lại cho Đại lý hãng tàu một lệnh giao hàng có chữ ký xác nhận của nhân viên giao nhận đã nhận đủ lệnh. Nội dung lệnh giao hàng: DELIVERY ORDER (D/O) Lô hàng theo vận đơn số(consigned under B/L): KLSE0026090 Tên tàu (Carried on the Vessel), số chuyến: SPAARNE TRADER V.243 Cảng đi: PORT KLANG- Cảng đến: HO CHI MINH CITY, VICT ETA: 26/10/2013 Số cont, số kiện, trọng lượng/thể tích:1 Cont 40’HC GESU5254635; 157 thùng; 3,013.908KGS/41.510 CBM 3.8.4 Thực hiện thủ tục Hải quan 3.8.4.1 Sơ đô tóm tắt quy trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử 3.8.4.2 Quy trình thực hiện thủ tục Hải quan: 3.8.4.2.1 Chuẩn bị bộ hồ sơ khai quan: Bộ chứng từ để nhân viên giao nhận làm thủ tục Hải Quan và trình tự sắp xếp các chứng từ như sau (nếu thứ tự không đúng Hải quan sẽ trả lại): Phiếu tiếp nhận hồ sơ: 01 bản. Giấy giới thiệu của Công ty Viên Thành Tờ khai Hải Quan hàng nhập khẩu: 02 bản gốc Tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu: 02 bản gốc Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản gốc và 01 bản sao. Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc và 01 bản sao. Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 01 bản sao. Ngoài ra, tùy trừng hợp cụ thể, bộ hồ sơ hải quan hàng nhập còn được bổ sung thêm một số các chứng từ sau: Giấy chứng nhận xuất xứ Form D: 01 bản chính, 1 bản sao. Phiếu đăng ký Kiểm tra chất lượng hàng hóa và Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng. Sau khi hoàn tất bộ hồ sơ khai Hải Quan, nhân viên làm công tác giao nhận sẽ trình ký, đóng dấu và xác nhận các chứng từ bản gốc và bản sao y cần thiết để chuẩn bị cho việc khai quan hàng hóa tại Hải quan cửa khẩu hàng nhập-cảng VICT. 3.8.4.2.2 Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa: Theo thông tư số 32/2009/TT-BCT ngày 05/11/2009 của Bộ Công Thương ngày 5 tháng 11 năm 2009 quy định giới hạn cho phép đối với hàm lượng formaldehyt tồn dư trên sản phẩm dệt may. Do đó các sản phẩm dệt may khi nhập khẩu vào Việt Nam đều phải qua kiểm tra chất lượng để xác định hàm lượng trước khi được đưa vào lưu hành trong nước. Lấy ví dụ như lô hàng ghế hiện tại mà công ty Viên Thành đang nhập là ghế xoay văn phòng có phủ vải bên ngoài bề mặt ghế. Theo quy định của BTC, loại vải phủ bên ngoài bề mặt ghế này cần được đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhằm xác định hàm lượng formaldehyt có trong loại vải phủ ghế này có đủ tiêu chuẩn để nhập khẩu vào Việt Nam hay không. Nhân viên phòng XNK sẽ tiến hành chuẩn bị bộ chứng từ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa với Trung tâm chứng nhận sản phẩm của Viện Dệt May-nơi tiếp nhận đăng kí các lô hàng nhập khẩu được thử nghiệm. Bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng hang hóa gồm: Hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa: Các chứng từ cần chuẩn bị Bản đăng ký kiểm tra chất lượng Hợp đồng:                  ( phải ghi: số, ngày, tháng, năm) Danh mục hàng hóa: ( phải ghi: số, ngày, tháng, năm) Hóa đơn:                   ( phải ghi: số, ngày, tháng, năm) Vận đơn:                   ( phải ghi: số, ngày, tháng, năm) C/O:                          ( phải ghi: số, ngày, tháng, năm) Sau khi điền đầy đủ các thông tin, in 03 bản và ký đóng dấu trước.  Các chứng từ của lô hàng (hợp đồng, danh mục hàng hóa, hóa đơn, vận đơn, C/O) yêu cầu nộp 01 bộ, bản phô tô và phải có dấu sao y bản chính của công ty, sắp xếp các chứng từ theo thứ tự của danh mục như bản đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa. Phiếu tiếp nhận hồ sơ: In 02 bản và ký đóng dấu trước. 3.8.4.2.3 Khai báo dữ liệu Hải quan điện tử: Bước 1: Nhập thông tin trên Tờ khai Hải quan điện tử Đầu tiên, nhân viên chứng từ đăng nhập vào hệ thống của phần mềm EcusK bằng tên đăng nhập và mặt khẩu của công ty Viên Thành được cấp riêng từ trước, đồng thời kết nối với thiết bị chứa chữ ký số như “USB chữ ký số” hay USB Token. Chọn chi cục Hải Quan cảng VICT để khai báo dữ liệu. Giao diện cửa sổ tờ khai nhập khẩu có 3 Tab : thông tin chung tờ khai, danh sách hàng khai báo và kết quả xử lý tờ khai. Điền đầy đủ thông tin trên Tab thông tin chung tờ khai, những thông tin khai báo tương tự như trên tờ khai giấy sau đó chọn nút “Ghi”. Nhập thông tin trên Tab danh sách hàng khai báo. Ở phần này chúng ta sẽ nhập các thông tin như: tên hàng và quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa, xuất xứ, đơn vị tính, phần trăm thuế nhập khẩu của loại hàng hóa nhập khẩu như tờ khai giấy. Hệ thống máy tính sẽ tự động cập nhật quy đổi ra giá CIF, số tiền thuế, trị giá nguyên tệ và trị giá tính thuế. Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử Sau khi nhập đầy đủ và chính xác các dữ liệu vào các Tab, nhân viên chứng từ sẽ truyền mạng cho hải quan bằng cách nhấn vào nút “khai báo”. Sau bước nhập vào nút “khai báo” phần mềm khai báo tự động cập nhật và yêu cầu xác nhận chữ ký số để hoàn tất việc truyền thông tin khai báo đến Hải quan. Bước 3: Nhận kết quả phản hồi về khai báo tờ khai điện tử Khi tiếp nhận đựợc thông tin truyền mạng của tờ khai này, hải quan sẽ xử lý tờ khai và trả về kết quả phản hồi. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, công ty tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi. Trường hợp nếu doanh nghiệp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh doanh nghiệp gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới; Trong phần khai báo thủ tục hải quan điện tử có phần scan chứng từ kèm theo. Chỉ khi nào cơ quan Hải Quan yêu cầu doanh nghiệp scan kèm theo thì doanh nghiệp mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai, lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb). Trường hợp chứng từ của doanh nghiệp hợp lệ thì cơ quan Hải Quan cấp cho doanh nghiệp số tờ khai. Bước 4: Nhận kết quả xử lý tờ khai về phân luồng Sau khi có số tờ khai thì doanh nghiệp chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính : luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ: Nếu tờ khai được phân luồng xanh: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, thông báo thuế, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp và mang tờ khai này ra cơ quan Hải Quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thông quan hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ đăng ký ký thông quan hàng hóa. Nếu tờ khai được phân luồng vàng: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, thông báo thuế, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm với toàn bộ  chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan làm thủ tục. Tờ khai sẽ được chuyển qua để cán bộ thuế kiểm tra và quyết định DN có được thông quan hàng hóa hay không. Nếu tờ khai được phân luồng đỏ:  doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, thông báo thuế, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan. Tờ khai sẽ được xử lý qua các khâu đăng ký- tính thuế và cuối cùng là kiểm hoá  để kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ kiểm hóa ký thông quan hàng hóa. Nếu tờ khai trong quá trình khai báo có chỉnh sửa, doanh nghiệp cần in tờ khai chỉnh sửa, điền các thông tin trước và sau chỉnh sửa, nộp kèm tờ khai để làm thủ tục. Lưu ý: Khi cần huỷ khai báo, công ty có thể gửi yêu cầu huỷ đến Hải quan. Quy trình thực hiện như sau: Sau khi có số tiếp nhận, nếu gửi yêu cầu huỷ ngay, có 2 truờng hợp: Tờ khai chưa được xử lý, sẽ có ngay thông báo huỷ thành công. Tờ khai nếu đã hoặc đang được xử lý thì không được huỷ nữa.Công ty cần nhận kết quả phản hồi của Hải quan và thực hiện theo yêu cầu. Nếu tờ khai đã có số tờ khai: Khi gửi yêu cầu huỷ, phải kèm lý do huỷ. Yêu cầu huỷ tờ khai sẽ được chấp nhận nếu lý do hợp lý. Nếu Tờ khai có lý do không hợp lý hoặc rơi vào các tình huống khác thì Công ty cần liên hệ cán bộ hải quan để được hướng dẫn xử lý. Cụ thể như lô hàng ghế nhập mà công ty Viên Thành đang thực hiện, sau khi nhập đầy đủ các thông tin vào tờ khai Hải quan điện tử, truyền các dữ liệu này đến Hải quan thì các thông tin phản hồi được trả về như sau: Số tiếp nhận : 158800 Ngày tiếp nhận : 05/11/2013 Số tờ khai : 9243 Phân luồng : đỏ-kiểm hóa 5% lô hàng. Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa số: 55805/PVD-2014 ngày 05/11/2014 Công việc khai báo dữ liệu điện tử được hoàn tất. 3.8.4.2.4 Mở tờ khai tải Hải quan cảng VICT: Sau khi hoàn tất việc khai báo dữ liệu Hải quan điện tử, nhận được phản hồi về số tờ khai, phân luồng kiểm hóa, nhân viên phòng XNK sẽ in tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu, tờ khai trị giá tính thuế, phụ lục tờ khai hải quan điện tử thành 02 bản, thông báo thuế cùng với bộ chứng từ hàng nhập khẩu đã chuẩn bị như trên gồm: hóa đơn thương mại, phiều liệt kê hàng hóa, danh mục hàng hóa đính kèm, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ Form D, giấy giới thiệu của công ty, phiếu tiếp nhận hồ sơ, lệnh giao hàng và mang bộ chứng từ này đến Hải quan tiếp nhận Hồ sơ tại Cảng VICT theo yêu cầu phản hồi từ phía Hải quan. Đồng thời với việc mở tờ khai này, nhân viên phòng XNK cũng mang bản đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa do Trung tâm cấp và phiếu tiếp nhận hồ sơ nộp cho Hải quan tiếp nhận hồ sơ và đăng ký ngày với Trung tâm để lấy mẫu vải thử nghiệm. 3.8.4.2.5 Hải quan kiểm tra giá và tính thuế: Đối với tờ khai luồng xanh, công ty mang tờ khai đến xuất trình tại Hải quan, Cán bộ Hải quan đăng ký sẽ tiếp nhận hồ sơ, ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã làm thủ tục hải quan” trên tờ khai và chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí Hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai quan mà không qua bước kiểm tra giá và tính thuế. Đối với tờ khai được phân luồng vàng và luồng đỏ, Hải quan tiếp nhận sau khi kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ, tính hợp lệ của các chứng từ, bộ hồ sơ này sẽ được chuyển sang bộ phận tính giá, thuế để kiểm tra giá của hàng hóa cùng với việc tính thuế. Cán bộ Hải quan một lần nữa kiểm tra chi tiết hồ sơ, đặc biệt là kiểm tra tờ khai trị giá tính thuế cùng với việc kiểm tra giá tính thuế, kiểm tra mã số, chế độ, chính sách thuế, xác định trị giá tính thuế của hàng nhập. Đối với hồ sơ luồng vàng có kết quả kiểm tra chi tiết hồ sơ phù hợp với khai báo thì Hải quan kiểm tra giá và tính thuế sẽ ghi kết quả kiểm tra hồ sơ vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy ký xác nhận và đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận của cán bộ kiểm tra” và chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí Hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai quan. Đối với hồ sơ luồng đỏ có kết quả kiểm tra chi tiết phù hợp với khai báo hoặc có vấn đề cần lưu ý thì sẽ ghi kết quả kiểm tra hồ sơ vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy ký xác nhận và đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận của cán bộ kiểm tra” và chuyển chứng từ cho Cán bộ Hải quan kiểm hóa. Trường hợp kiểm tra chi tiết hồ sơ và phát hiện có sự sai lệch hay nghi ngờ về giá, thuế chưa phù hợp, cần điều chỉnh, có vi phạm thì cán bộ Hải quan kiểm tra giá, tính thuế sẽ đề xuất các biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục xem xét quyết định một hay nhiều trong số các hình thức sau: Quyết định thông quan hoặc tạm giải phóng hàng Kiểm tra lại hoặc thay đổi mức kiểm tra thực tế hàng hóa Bác bỏ trị giá tính thuế, ra quyết định ấn định thuế Ra thông báo xác định trị giá, ấn định thuế nếu Người khai thống nhất với phương pháp và mức giá do cơ quan Hải quan xác định Đề xuất tham vấn giá nếu người khai không đồng ý với phương pháp ấn định giá. Trưng cầu giám định hàng hóa Lập biên bản chứng nhận/ Biên bản vi phạm hành chính về Hải quan. Đối với lô hàng công ty Viên Thành đang thực hiện, việc áp mã số thuế, trị giá tính thuế và số tiền thuế phù hợp với khai báo. Cán bộ kiểm tra ghi kết quả kiểm tra và đề xuất chuyển từ Luồng Vàng sang kiểm tra thực tế hàng hóa. (xem chứng từ đính kèm ờ phần phụ lục) 3.8.4.2.6 Hải quan phân kiểm-kiểm hóa: Mức độ kiểm tra hàng hóa thực tế thuộc luồng đỏ: Mức (3).a: Kiểm tra toàn bộ lô hàng; Mức (3).b: Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì Hải quan sẽ tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm; Mức (3).c: Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì Hải quan sẽ tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. Trước khi kiểm hóa, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị: Đăng ký chuyển bãi kiểm hóa (vì container đầu tiên được đưa vào bãi trung tâm), đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cần: Nộp 02 D/O (trong đó có 01 D/O là bản photo để bộ phận chuyển bãi kiểm hóa lưu lại). Nhân viên giao nhận ghi lại tên, số điện thoại vào D/O photo để lưu lại. Ghi rõ phương án làm hàng là đăng ký chuyển bãi kiểm hóa rút ruột vào D/O photo để lưu lại. Ghi vị trí container vào D/O photo để lưu lại (nhập số container và số seal vào máy tính để tìm vị trí container). Sau đó tìm vị trí của hàng hóa để thuận lợi và nhanh chóng cho việc kiểm hóa (nhập số container và số seal vào máy tính để tìm vị trí hàng hóa). Mua seal, không nên mua ổ khóa vì không đảm bảo an toàn cho hàng hóa bên trong container. Đăng ký cắt seal ở phòng thương vụ cảng (nếu phát hiện số seal thực tế và số seal trên D/O không khớp nhau thì phải làm biên bản sai số seal). Gọi nhân viên cắt seal đến. Nhân viên giao nhận xem bảng phân công để biết cán bộ sẽ kiểm hoá lô hàng của mình, sau đó tự liên hệ với cán bộ kiểm hóa để chuẩn bị cho việc kiểm hóa. Cán bộ kiểm hóa tiến hành kiểm tra tình trạng bao bì, niêm phong bao bì, container đồng thời yêu cầu nhân viên công ty cắt seal, mở container và mang hàng hóa ra bên ngoài để tiến hành việc kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc kiểm tra thực tế hàng hóa được thực hiện dựa trên hướng dẫn ghi tại Lệnh hình thức, mức độ kiểm hóa. Hoàn tất việc kiểm hóa, cán bộ kiểm hóa ghi kết quả kiểm tra thực tế vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa, ký tên, đóng dấu công chức và yêu cầu nhân viên công ty ký tên lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa, giao cho người khai hai quan 1 bản, 01 bản lưu hồ sơ. Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa phù hợp với khai báo của người khai quan thì Cán bộ kiểm hóa tiến hành ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã làm thủ tục hải quan” trên tờ khai hải quan, và chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai quan. Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa có sự sai lệch so với khai báo thì Cán bộ kiểm hóa sẽ đề xuất các biệp pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Chi cục xem xét và quyết định: Kiểm tra tính thuế lại và ra quyết định điều chỉnh số thuế phải thu Lập biên bản chứng nhận/ Biên bản vi phạm Quyết định thông quan hoặc tạm giải phóng hàng. Lưu ý khi mở container: Điều kiện bên ngoài container không có dấu hiệu hư hỏng. Đọc kỹ ký mã hiệu hàng hóa ghi trên container. Cẩn thận đề phòng rủi ro hàng hóa có thể đè lên người, do hàng hóa chất quá đầy hoặc buộc không chắc chắn. 3.8.4.2.7 Lấy mẫu xác định chất lượng hàng hóa: Đồng thời với việc kiểm hóa của Hải Quan kiểm hóa, nhân viên giao nhận liên hệ với cán bộ ở TRUNG TÂM THÍ NGHIỆM là phòng thử nghiệm được chỉ định để thí nghiệm mẫu sản phẩm vải bọc ghế này để xin được kiểm tra lấy mẫu thử nghiệm. Sau khi cán bộ Hải Quan hoàn tất các thủ tục kiểm hóa lô hàng, chưa đóng container hàng lại, cán bộ kiểm tra chất lượng sẽ đến xem xét tình hình lô hàng nhập và lấy mẫu về phân tích. Nhân viên giao nhận phải chờ kết quả phân tích mẫu và nhận giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, sau đó xuất trình chứng nhận này cho nhân viên hải quan mới có thể lấy lại tờ khai đã đóng dấu thông quan và lấy hàng về. Kiểm hóa và kiểm dịch xong, nhân viên giao nhận mua seal mới có số A.11.0013977 đóng container hàng lại nhằm bảo đảm an toàn cho hàng hóa trứơc khi đưa hàng về kho riêng. 3.8.4.2.8 Nộp thuế : Vì hàng hóa nhập kinh doanh nên tiền thuế không được ân hạn mà phải đóng trong vòng 01 ngày sau khi nhận được thông báo thuế nên sau khi biết số tiền thuế phải nộp, nhân viên giao nhận sẽ đến kho bạc nhà nước đóng tiền thuế ngay cho lô hàng này và mang 01 bản sao Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền (để đối chiếu) để có thể lấy tờ khai hải quan. 3.8.4.2.9 Trả tờ khai và thông quan tờ khai Nhập khẩu: Năm (5) ngày kể từ ngày trung tâm thí nghiệm lấy mẫu vải và xác định hàm lượng formaldehyt có trong vải phủ ghế ngồi, Trung tâm Chứng nhận sản phẩm Viện Dệt May sẽ trả kết quả kiểm tra chất lượng, sản phẩm đủ điều kiện nhập thì nhân viên làm công tác giao nhận sẽ bổ sung bảng kết quả này của Trung tâm đến Hải quan để hoàn thành thủ tục thông quan hàng hóa tại Chi cục Hải quan mở tờ khai. Nhân viên giao nhận sau khi đóng lệ phí Hải Quan sẽ liện hệ với bộ phận trả tờ khai, nộp một biên lai thu lệ phí, 01 bản sao Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt cùng bộ hồ sơ ở bộ phận trả tờ khai, người làm thủ tục hải quan chỉ được giữ lại 01 tờ khai hải quan đã đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” và tờ khai trị giá tính thuế. 3.8.4.2.10 Thanh lý cổng: Sau khi đã tiến hành khai báo hải quan xong, nhân viên giao nhận tiến hành thực hiện các công việc như sau để thanh lý cổng và mang hàng ra khỏi khu vực cảng: Chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: Tờ khai Hải quan Giấy giới thiệu của công ty Lệnh giao hàng D/O Giấy cược Container Vào phòng thương vụ cảng đóng tiền nâng container và hạ bãi Nhân viên giao nhận xuất trình lệnh giao hàng đã đóng dấu giao thẳng và yêu cầu in phiếu giao nhận container tại cửa phát hành phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt – Phiếu giao nhận container). Đối chiếu D/O với Manifest (đối chiếu số vận đơn, số container, số seal lên Công ty) xem thông tin có trùng khớp với nhau không. Tiến hành thanh lý tờ khai và chuyển cont ra khỏi cảng: Nhân viên giao nhận tiến hành thanh lý cổng để đưa hàng ra khỏi cảng: xuất trình tờ khai Hải Quan hàng nhập khẩu, phụ lục tờ khai hàng nhập khẩu, tờ khai trị giá GATT và phiếu EIR, cán bộ hải quan sẽ đóng dấu lên phiếu EIR, đóng dấu lên tờ khai nhập khẩu đồng thời ghi chú “hàng qua khu vực giám sát” và trả lại các chứng từ này cho nhân viên giao nhận. Sau khi nhân được phiếu EIR có dấu của Hải quan thanh lý cổng, nhân viên giao nhận chuyển phiếu EIR này cho tài xế xe để mang hàng ra khỏi Cảng. 3.8.5 Tổ chức giao hàng về địa điểm quy định và thủ tục trả rỗng: Container hàng sau khi được đưa ra khỏi cảng sẽ được kéo về kho riêng của công ty tại Kho Bến Súc ở địa chỉ 1/7Bis Hoàng Diệu, P. 13, Q. 4, Hồ Chí Minh. Nhân viên XNK chịu trách nhiệm trong việc quản lý, điều phối với tài xế xe cont để đưa hàng về đúng nơi quy định, đúng thời gian mở kho, và xắp xếp xuống hàng. Đảm bảo hàng hóa được giao đủ và không có bất kỳ hư hỏng trong quá trình giao nhận này. Lô hàng này sẽ được lưu tại kho và sẽ được giao cho khách hàng theo từng đợt được quy định trên Hợp đồng. Sau khi hàng hóa đã được dỡ khỏi container, công ty cần tiến hành ngay việc trả cont về bãi quy định trên giấy mượn cont. Xe kéo container đến bãi hạ sẽ xuất trình giấy cược mươn container cho hãng tàu, Hãng tàu sẽ kiểm tra tình trạng container khi trả và cấp phiếu đã hạ rỗng có đóng dấu xác nhận cho xe, nhân viên công ty liên hệ với nhà xe để nhận phiếu hạ rỗng này, xuất trình phiếu hạ rỗng với Hãng tàu để nhận lại tiền cược container. 3.9 Đánh giá công tác giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty Viên Thành: 3.9.1 Những kết quả đạt được: Bắt kịp các thay đổi mới trong thủ tục làm hàng, các chính sách xuất nhập khẩu của nhà nước. Thực hiện đúng các quy trình trong khâu giao nhận hàng hóa. Phòng xuất nhập khẩu của công ty tuy còn quá nhỏ bé so với quy mô công ty nhưng đã cố gắng hoàn tất các nhiệm vụ được giao về việc khai quan và tổ chức công tác giao nhận hàng hóa cho tất cả các lô hàng nhập về của công ty trong thời gian qua. Công ty phân phối khá đa dạng các mặt hàng dùng trong ngành công nghiệp xây dựng, tiêu dùng v.vđiều này chứng minh rằng công ty có kinh nghiệm khai hàng với đa dạng các chủng loại hàng hóa. Nhân viên phòng xuất nhập khẩu năng động, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. 3.9.2 Một số hạn chế: Công tác khai quan và giao nhận hàng hóa còn khá rườm rà, chưa thể rút ngắn thời gian thông quan và giao hàng cho khách hàng, điều này do ảnh hưởng của một số yếu tố chủ quan tác động như do sơ xuất trong quá trình chuẩn bị chứng từ, khai báo thông tin trên phần mềm Khai quan, nhân sự còn quá ít và phải tự làm tất cả các khâu, chưa có sự chuyên môn hóa trong công việc để quy trình diễn ra suôn sẻ, ngoài ra một số nguyên nhân khách quan như quy trình thủ tục tại Hải quan còn nhiều bất cập, hệ thống pháp luật chồng chéo, cơ sở hạ tầng giao thông yếu kèm cũng là nguyên nhân gây cản trở hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty. Bộ phận Logistic của công ty còn quá nhỏ so với quy mô của công ty, nhân sự của phòng này còn khá ít, gồm 01 Trưởng phòng xuất nhập khẩu, 01 nhân viên chứng từ và 01 nhân viên giao nhận. Nhân sự như vậy sẽ gây khó khăn trong quá trình làm hàng, đặt biệt là trong thời gian giao điểm của các lô hàng nhập về. Điểu này gây chậm trễ trong công tác làm hàng, ảnh hưởng làm chi phí tăng cao cho các lô hàng này. Nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, doanh nghiệp còn chưa tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, tiếp cận nhiều với các văn bản luật mới. Công ty còn đang thuê ngoài kho để lưu trữ hàng hóa, mặt dù lượng hàng của công ty nhập về là khá thường xuyên và là hàng kinh doanh chủ đạo của doanh nghiệp, đôi lúc kho hàng bị quá tải không chứa được hàng ảnh hưởng đến công tác giao nhận hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách hàng cũng như làm chi phí tăng khá cao. Việc chuyên chở hàng hóa từ Cảng về kho cũng như việc giao hàng từ kho đến tay khách hàng còn phải thuê đội ngũ xe ngoài nên không chủ động được thời gian và hiệu quả trong giao nhận. Thế mạnh của công ty là chuyên về thương mại, phân phối hàng nhập khẩu nhưng lại chưa chú trọng tập trung vào mảng xuất nhập khẩu, công việc về mảng logistic và xuất nhập khẩu còn chồng chéo trong bộ phận, chưa phân công được lao động trong bộ phận cũng như chưa có được sự vững chắc và thế mạnh trong mảng xuất nhập khẩu ở công ty. Chương 4: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUÁ 4.1 Giải pháp, kiến nghị đối với Công ty: Giải pháp trong khâu nhận và kiểm tra chứng từ: Cần đảm bảo hơn nữa tính nhanh chóng trong công tác chuẩn bị chứng từ, đảm bảo tính thận trọng và nghiêm ngặt trong khâu kiểm tra chứng từ, điều chỉnh chứng từ. Ngay khi hàng hóa được giao lên tàu, cần theo dõi để yêu cầu người xuất khẩu cung cấp chứng từ bản nháp qua email để hai bên cùng kiểm tra đối chiếu với thực tế hàng hóa được giao. Việc điều chỉnh, thay đổi các chứng từ tốt nhất là nên thực hiện hoàn tất trước khi tàu về đến Việt Nam. Các chứng từ gốc cần được kiểm tra kỹ trước khi cấp bản gốc và yêu cầu nhà xuất khẩu gửi chuyển phát nhanh đến công ty càng sớm càng tốt, đảm bảo khi hàng đến thì chúng ta có ngay bộ chứng từ hoàn chỉnh để làm thủ tục khai quan cho hàng hóa. Việc kiểm tra toàn bộ thông tin trên giấy thông báo hàng đến cũng rất được lưu ý bởi xác định được ngày tàu cập cảng để sắp xếp thời gian cho các công việc tiếp theo, nhằm đảm bảo việc khai báo Hải quan được sớm hơn, tránh để hàng về quá lâu, phải lưu kho bải tại Cảng một thời gian mới thực hiện việc khai quan sẽ làm tốn rất nhiều chi phí cũng như kéo dài thời gian giao hàng cho khách hàng. Một điều nữa là, việc lập chứng từ của các hãng tàu không thể tránh khỏi các sai sót, thông tin trên giấy thông báo hàng đến có thể sẽ sai lệch so với thực tế như ghi nhầm tên cảng đến, ghi sai số vận đơn v.v., do đó, ngay khi nhận được Giấy thông báo hàng đến cần rà soát các thông tin lại một các kỹ lưỡng nhằm kịp thời điều chỉnh và không làm ảnh hưởng đến các khâu khai báo thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa sau này. Giải pháp trong khâu truyền dữ liệu: Trong khâu khai báo Hải quan điện tử, chú ý để tránh cung cấp thiếu hoặc sai thông tin, cần rà soát lại các thông tin đã nhập trước khi truyền dữ liệu đến Hải quan, vì mỗi lần khai sửa đổi, bổ sung tờ khai sẽ phải chờ đợi khá lâu để nhận được các phản hồi từ phía Hải quan do sau khi khai lại phải qua các cán bộ công chức kiểm tra và đề xuất Lãnh đạo Chi cục phê duyệt (không phải do hệ thống tự động làm). Mỗi lần gửi yêu cầu hủy khai báo hay sửa tờ khai thì thông thường khả năng bị phân luồng đỏ cho các tờ khai này khá cao, điều này làm ảnh hưởng đến thời gian làm hàng sau này, do đó cần thật sự lưu ý vấn đề này trong quá trình truyền dữ liệu điện tử. Chú ý đặt biệt ở mục chi cục hải quan cần khai báo và cửa khẩu nhập hàng, nếu chọn sai dữ liệu trong hai mục này công ty sẽ mất thêm thời gian làm văn bản hủy và liên hệ trực tiếp với cán bộ Hải quan tại chi cục hải quan này đề xin hủy tờ khai truyền sai nói trên. Giải pháp trong khâu thực hiện thủ tục Hải quan tại cửa khẩu Chuẩn bị bộ chứng từ hoàn chỉnh, sắp xếp theo đúng trình tự được yêu cầu, các chứng từ phải khớp nhau về thông tin. Thời gian mở tờ khai và kiểm hóa phụ thuộc rất nhiều vào mức độ chấp hành pháp luật của doanh nghiệp cũng như được xem xét về quá trình khai báo thủ tục Hải quan có thường xuyên và có thực hiện tốt thủ tục Hải quan, thái độ của nhân viên đảm nhận nhiệm vụ đi khai quan cho các lô hàng, do đó công ty cần nghiêm chỉnh chấp hành tốt pháp luật, các quy định của nhà nước cũng như luôn có thái độ hợp tác trong quá trình khai quan để tạo dựng được lòng tin với Hải quan thì các bước thực hiện thủ tục hải quan tại của khẩu sẽ được tiến hành rất nhanh chóng. Các lô hàng nhập về của công ty đa phần là hàng phải xin kiểm tra chất lượng nhà nước, xin kiểm dịch do đó hàng thường xuyên bị kiểm hóa, trong trường hợp này nhân viên phòng xuất nhập khẩu cần sắp xếp cho hạ container, chuyển về bãi kiểm hóa càng sớm càng tốt, sắp xếp thời gian kiểm hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho Cán bộ kiểm hóa sao cho việc kiểm hóa được diễn ra nhanh chóng. Sau khi hoàn tất kiểm hóa, công ty cần niêm phòng hàng hóa lại để bảo đảm an toàn cho hàng hóa của mình, nên mua seal của hãng tàu, tránh mua các ổ khóa thông thường sẽ không đảm bảo được độ chắc chắn. Đối với các mặt hàng nhập khẩu của công ty cần đăng ký kiểm tra chất lượng trước khi thông quan, chắc chắn sẽ phải cung cấp Mẫu cho các cơ quan chức năng có liên quan để kiểm tra, do đó để rút ngắn thời gian làm hàng phải chờ đợi để lấy Mẫu khi kiểm hóa, công ty cần chuẩn bị trước các loại Mẫu này (có thể là một Mẫu nhỏ yêu cầu nhà sản xuất đặt sẵn vào Cont khi đóng hàng hoặc chuyển phát nhanh Mẫu về cho công ty), khi kiểm hóa chỉ cần xuất trình Mẫu theo đúng hàng hóa nhập khẩu sẽ giảm thiểu được thời gian hơn. Giải pháp trong khâu giao nhận hàng hóa về kho riêng: Công ty có thể thực hiện việc cắt giảm chi phí cho vận chuyển hàng hóa bằng cách lựa chọn các nhà vận chuyển một cách tối ưu, có sự so sánh và chọn lọc. Vì phải thuê ngoài kho để chứa hàng, hàng năm chi phí cho việc thuê kho này là khá cao, trong khi lượng hàng mà công ty nhập về là thường xuyên và với số lượng khá lớn do đó công ty cần xem xét, cân đối lại chi phí để quyết định xem có nên mở rộng quy mô của công ty với việc mua lại hay xây dựng một kho chứa hàng nhằm tiết kiệm chi phí thuê hàng năm quá lớn, đồng thời chủ hơn trong công tác cung ứng hàng trên thị trường. Đối với những lô hàng giao nguyên Container, tức công ty cần thực hiện bước mượn container để chở hàng về kho, ngay sau khi nhận được cont hàng, cần nhanh chóng tiến hành việc dỡ hàng khỏi cont, điều này một phần cũng chịu sự ảnh hưởng bởi việc sắp xếp trước vị trí, khu vực để hàng trong kho làm sao để ngay khi hàng đến là có thể dỡ hàng, tránh tình trạng để xe cont phải chờ. Sau đó, cần nhanh chóng trả cont về bãi quy định trên giấy mượn cont. Vì nếu cont được trả quá ngày quy định trên phiếu cược cont thì sẽ phải trả các chi phí lưu giữ theo mức: Hàng nội địa: 70.000VNĐ/ngày/cont20’ và 140.000VNĐ/ngày/cont40’. Một số giải pháp khác đối với Công ty: Công ty nên mở rộng thêm phòng ban kinh doanh xuất nhập khẩu để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nhằm xây dựng bộ phận nhân viên làm thủ tục hải quan thông hiểu và nắm bắt rõ luật lệ, luôn cập nhật thông tin và các văn bản luật có liên quan đến hoạt động nhập khẩu của một cách kịp thời. Thu hút nhân viên giỏi, lao động giỏi, có kiến thức và kinh nghiệm, xây dựng các chương trình đào tạo thuần hoặc gời nhân viên đi tham gia các khóa đạo tạo ở bên ngoài nhằm nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên đặt biệt là trong ngành xuất nhập khẩu nhằm nhằm phục vụ cho hoạt động nhập khẩu của công ty một cách tốt nhất. Phân công nhiệm vụ rõ ràng một cách chuyên môn hóa trong quy trình thực hiện việc khai quan và giao nhận hàng hóa, đây là yếu tố giúp sắp xếp công việc một cách logic, có trật tự và khoa học nhằm giảm bớt được chi phí và thời gian trong toàn bộ quy trình. Mở rộng mạng lưới giao dịch mua bán, đặt biệt là trong quá trình kinh doanh, công ty chú trọng phát triển mảng hàng nhập khẩu, nhưng do việc phải mua đồng ngoại tệ để thanh toán cho đối tác nước ngoại nhưng lại không thu về bất kỳ đồng ngoại tệ nào, điều này làm mất cân bằng cán cân ngoại tệ tại công ty, đây cũng là lý do khiến cho việc chênh lệch tỷ giá đã làm cho chi phí tài chính tăng khá cao trong thời gian qua, làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp, do đó công ty có thể chú trọng mở ra ngành hàng xuất khẩu dù không phải là chủ lực nhưng cũng sẽ góp một phần không nhỏ đến cán cân thanh toán và lợi nhuận thu về của doanh nghiệp. 4.2 Đối với cơ quan chức năng: Hệ thống luật pháp, đặc biệt là luật về kinh doanh XNK luôn là điều mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu quan tâm. Tuy nhiên, hệ thống luật pháp hiện nay vẫn chưa thật sự đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp, vẫn chưa đi sâu, đi sát với thực tiễn. Các văn bản luật còn chồng chéo và chưa mang tính dài hạn. Vì vậy, Nhà Nước nên có một tầm nhìn dài hạn hơn trong việc ban hành các văn bản luật, tránh thay đổi quá nhanh, quá nhiều làm cho việc cập nhật và áp dụng của doanh nghiệp càng trở nên khó khăn hơn. Hệ thống mạng Hải quan cũng cần được nâng cấp nhằm đảm bảo sự nhanh chóng trong việc truyền dữ liệu, tránh lãng phí thời gian cho doanh nghiệp. Cần cải cách, hiện đại hóa chính sách hải quan cũng như đơn giản hóa thủ tục Hải quan, tạo điều kiện cho lưu thông thương mại. Bên cạnh đó dịch vụ tư vấn pháp lý và giải quyết các thắc mắc khiếu nại của doanh nghiệp cần được chú trong phát triển nhằm góp phần giúp doanh nghiệp tự tin hơn, có nhiều thông tin hơn để có thể hoàn tất quy trình thông quan hàng hóa được nhanh chóng và hiệu quả. Nhà nước cần phải xây dựng bộ máy Hải quan trung thực, tập trung với công việc, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Hải Quan, tạo cung cách làm việc mang tính khoa học và giải quyết mọi việc một cách nhanh chóng và chính xác giảm những phiền hà, nhũng nhiễu và đẩy nhanh quá trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, giảm bớt các khâu trung gian và giấy tờ không cần thiết. Bởi vì hiện nay Hải Quan trình độ chuyên môn chưa cao, giải quyết vấn đề mang tính cục bộ máy móc đã gây khó khăn và thiệt hại cho nhiều Doanh nghiệp. Nhà nước cũng cần quan tâm nhiều hơn nữa các khâu làm thủ tục xin cấp phép liên quan đến hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp một cách nhanh chóng, kịp thời và đơn giản. Điều này sẽ tạo điều kiện cho việc lưu thông vận chuyển hàng hóa được nhanh chóng, giúp cho các cơ hội làm ăn với đối tác nước ngoài có những uy tín trên thị trường thế giới. Từ đó thu hút được các nhà đầu tư và các đối tác hợp tác làm ăn với Doanh nghiệp Việt Nam. Nhà nước cũng cần đầu tư thích đáng để xây dựng cơ sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hóa như xây dựng mở rộng cảng biển, hiện đại hóa thiết bị xếp dỡ hàng hóa. Ngoài ra, Nhà nước cần đầu tư đề mở rộng hệ thống đường bộ, cầu cốngđể cùng với vận tải đường biển giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể thực hiện việc giao nhận hàng hóa một cách thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng mang lại lợi lớn hơn cho doanh nghiệp cũng như nền kinh tế nước nhà. KẾT LUẬN Trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước rất nhiều khó khăn và thử thách. Làm thế nào để tồn tại và phát triển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thương trường là công việc quan trọng đặt ra cho mỗi doanh nghiệp nói chung và công ty Viên Thành nói riêng. Trong hoạt động ngoại thương, việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là một nghiệp vụ hết sức quan trọng, đặt biệt là đối với một doanh nghiệp chuyên nhập hàng để phân phối ở thị trường trong nước như công ty Viên Thành, nó là kết quả cuối cùng của một quá trình giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng và là bước cuối cùng để hoàn tất việc giao hàng và thu tiền từ khách hàng. Nếu việc giao nhận này không thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời thì sẽ ảnh hưởng khá lớn đến cả một chuỗi xuyên suốt các công việc đã ký kết trước đó. Là một đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp,hoạt động xuất nhập khẩu là một hoạt động mũi nhọn của công ty với mục đích trở thành nhà phân phối các sản phẩm ngành xây dựng nhập khẩu có tên tuổi trên thương trường, công ty đã từng bước vươn lên để khẳng định vị trí của mình, tuy còn non trẻ, tất cả còn chưa hoàn toàn ổn định, vẫn còn những khó khăn nhưng dưới sự dẫn dắt của ban lãnh đạo cùng sự năng động tích cực của tập thể nhân viên nên công ty đã vượt qua nhiều trở ngại trước mắt đồng thời đang cố gắng khắc phục và tìm ra các giải pháp nhằm từng bước khẳng định mình trên thương trường. Quá trình thực tập tại công ty đã giúp em có được những kiến thức thực tế về hoạt động xuất nhập khẩu, về quy trình và thủ tục giao nhận hàng hóa, được tiếp cận được với những thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng tại công ty từ đó củng cố lại những kiến thức đã học tại trường Đại học Kinh Tế cũng như bổ sung thêm vào vốn kiến thức của mình những trải nghiệm thực tế quý báu. Do thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức thực tế không nhiều, bài chuyên đề của em còn nhiều điểm chưa đề cập đến và còn có những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin được gửi lời cám ơn đến Thạc sĩ Trương Thị Minh Lý cùng các anh chị trong phòng Xuất Nhập Khẩu- Logistic của công ty Viên Thành tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập và nghiên cứu viết chuyên đề. MỤC LỤC