Khóa luận Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty cổ phần dệt may Huế

an). Và sau đó phần mềm cộng tổng số phát sinh Nợ của TK 331 ở Nhật ký chứng từ số 2 chuyển lên Sổ cái TK 331. Đạ i h ọc K i h tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 63 2.2.4. Kế toán các khoản phải thu khác tại Công ty 2.2.4.1. Tài khoản sử dụng Khoản phải thu khác ở công ty đƣợc phản ánh trên TK 138 - phải thu khác. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết nhƣ sau: TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý TK 1385 : Phải thu về cổ phần hóa TK 1388 : Phải thu khác TK 13881: Phải thu khác - ngắn hạn Dù TK 138 đƣợc mở nhiều tài khoản chi tiết nhƣng trong năm 2014 chỉ phát sinh ở TK 1388 (chi tiết ra TK 13881). 2.2.4.2. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng a. Chứng từ sử dụng Tùy vào nội dung kinh tế của khoản phải thu đó là gì mà tại công ty sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi nhận nghiệp vụ về khoản phải thu khác: - Các khoản chi hộ, hỗ trợ kinh phí cho các hoạt động - tổ chức xã hội,... sử dụng các chứng từ: + Hợp đồng/ Biên bản/ Công văn từ các tổ chức xã hội; + Hóa đơn mua hàng; + Phiếu chi/ Giấy báo nợ (khi chi tiền); + Phiếu thu/ Giấy báo có (nếu thu lại tiền). - Cho các đơn vị mà công ty có đầu tƣ vốn mƣợn nguyên phụ liệu để sản xuất, sử dụng các chứng từ: + Giấy đề nghị mƣợn nguyên phụ liệu (đã đƣợc phê duyệt); + Phiếu xuất kho (khi xuất ra cho mƣợn); + Phiếu nhập kho (khi thu lại số nguyên phụ liệu đã cho mƣợn từ trƣớc). Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 64 - Một số khoản phải thu khác, sử dụng các chứng từ nhƣ: Phiếu kế toán, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Phiếu chi... b. Sổ kế toán sử dụng - Sổ chi tiết TK 138: sổ này phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới TK 138 theo trình tự thời gian. - Nhật ký chứng từ số 10 - Các tài khoản khác (TK 138): là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 138 theo từng nghiệp vụ phát sinh. Ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, còn đƣợc bố trí thêm các cột để phản ánh số phát sinh bên Nợ dùng cho mục đích kiểm tra và phân tích. - Số phát sinh bên Nợ của TK 138 đƣợc phản ánh trên một số sổ kế toán nhƣ: Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2, Nhật ký chứng từ số 7... - Sổ cái TK 138: sổ này đƣợc mở cho cả năm, phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dƣ cuối tháng của TK 138. 2.2.4.3. Trình tự hạch toán a. Kế toán ghi tăng khoản phải thu khác - Đối với khoản chi hộ, kế toán thu nhận các chứng từ bên ngoài (hóa đơn hàng hóa, dịch vụ) và căn cứ vào hợp đồng/ biên bản đã thỏa thuận với bên nhờ chi hộ để lập Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 13881 - Phải thu khác - ngắn hạn Có TK 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng - Khi hỗ trợ kinh phí cho các hoạt động - tổ chức xã hội, kế toán căn cứ vào Công văn của các tổ chức, đơn vị xã hội và Quyết định chi tiền của Ban giám đốc công ty để lập Phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để chi tiền. Kế toán hạch toán trên Phiếu chi: Nợ TK 13881 - Phải thu khác - ngắn hạn Có TK 111 - Tiền mặt Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 65 - Trƣờng hợp công ty cho các đơn vị khác mƣợn nguyên phụ liệu sản xuất, thì Kế toán nguyên phụ liệu sẽ căn cứ vào Giấy đề nghị mƣợn nguyên phụ liệu đã đƣợc Ban giám đốc phê duyệt để lập Phiếu xuất kho, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất nguyên phụ liệu. Kế toán hạch toán: Nợ TK 13881 - Phải thu khác - ngắn hạn Có TK 152 - Nguyên phụ liệu Khi hoàn tất công việc hạch toán, phần mềm sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Sổ chi tiết TK 138. Sau đó chuyển số tổng phát sinh Nợ TK 138 theo từng ngày vào: Nhật ký chứng từ số 1 (nếu TK 138 đối ứng với TK 111); Nhật ký chứng từ số 2 (nếu TK 138 đối ứng với TK 112); Chuyển số tổng phát sinh Nợ TK 138 lên Nhật ký chứng từ số 7 (nếu TK 138 đối ứng với TK 152). Và cuối cùng đƣợc chuyển lên Sổ cái TK 138. b. Kế toán ghi giảm khoản phải thu khác Khi bên nhờ chi hộ thanh toán tiền cho công ty hay các đơn vị khác trả lại số nguyên phụ liệu đã mƣợn. Kế toán công ty ghi tăng tiền, hàng tồn kho và ghi giảm khoản phải thu khác. Cụ thể sẽ hạch toán nhƣ sau: - Khi thu lại tiền từ đơn vị nhờ chi hộ, đồng thời chuyển lại bộ chứng từ gốc: Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Có TK 13881 - Phải thu khác - ngắn hạn - Nhập kho số nguyên phụ liệu công ty khác trả: Nợ TK 152 - Nguyên phụ liệu Có TK 13881 - Phải thu khác - ngắn hạn Tƣơng tự nhƣ ghi tăng khoản phải thu khác, sau khi hoàn tất hạch toán phần mềm sẽ chuyển dữ liệu vào Sổ chi tiết TK 138. Tiếp đó đƣợc chuyển vào Nhật ký chứng từ số 10 - Các tài khoản khác (TK 138) theo từng nghiệp vụ phát sinh. Và lấy tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chứng từ này lên Sổ cái TK 138. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 66 2.2.5. Kế toán khoản phải thu về tạm ứng tại Công ty 2.2.5.1. Tài khoản sử dụng Khoản nợ phải thu về tạm ứng ở Công ty Cổ phần Dệt may Huế đƣợc phản ánh trên TK 141 - tạm ứng, tài khoản này ở công ty không đƣợc mở chi tiết. 2.2.5.2. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng a. Chứng từ sử dụng - Khoản phải thu về tạm ứng chỉ đƣợc ghi nhận khi có các chứng từ chứng minh cho khoản tạm ứng là xuất phát từ nhu cầu thực tế và thực sự chi tiền. Tại công ty sử dụng các chứng từ sau: + Giấy đề nghị tạm ứng; + Phiếu chi. - Thanh toán tạm ứng (hoàn ứng) xảy ra khi đến hạn thanh toán ghi trên giấy đề nghị tạm ứng. Các chứng từ đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp này: + Giấy thanh toán tạm ứng; + Hóa đơn, chứng từ gốc (hàng hóa, dịch vụ,...); + Phiếu thu; + Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi. b. Sổ kế toán sử dụng - Sổ chi tiết công nợ - tạm ứng: sổ này có 2 loại, một loại sổ chi tiết đƣợc ghi tập trung tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TK 141. Và một loại sổ chi tiết đƣợc mở cho từng đối tƣợng có hoạt động tạm ứng ở công ty. - Tại công ty không mở Bảng kê hay Nhật ký chứng từ riêng cho tài khoản tạm ứng, mà đƣợc kết hợp vào các sổ kế toán liên quan nhƣ: Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2, Bảng kê số 4, Bảng kê số 5... - Sổ cái TK 141: sổ này đƣợc mở cho cả năm, phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dƣ cuối tháng của TK 141. Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 67 2.2.5.3. Trình tự hạch toán a. Kế toán ghi tăng khoản phải thu về tạm ứng - Tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty khi muốn tạm ứng tiền để thực hiện các công việc thì phải lập một Giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu của công ty quy định). Trong mẫu này ngoài những thông tin cơ bản về đối tƣợng tạm ứng, còn phải ghi rõ về lý do và thời hạn thanh toán cho khoản tạm ứng đó. Trƣớc khi chuyển lên phòng tài chính kế toán, thì giấy đề nghị tạm ứng phải có xác nhận của trƣởng bộ phận hay phòng ban trong công ty và đƣợc giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, Kế toán công nợ tạm ứng kiểm tra công nợ tạm ứng cũ đã thanh toán hết hay chƣa. Nếu số tiền tạm ứng cũ đã đƣợc thanh toán hết, kế toán công nợ tạm ứng vào phân hệ “Vốn bằng tiền” để lập Phiếu chi tiền mặt gồm (2 liên) chuyển cho thủ quỹ. Sau khi chi tiền và đƣợc đối tƣợng tạm ứng ký xác nhận, 1 liên của phiếu chi đƣợc kế toán công nợ tạm ứng lƣu cùng giấy đề nghị tạm ứng, liên còn lại thủ quỹ lƣu. Trên phiếu chi đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 141 - Tạm ứng Có TK 111- Tiền mặt Lúc này dữ liệu đƣợc chuyển vào Sổ chi tiết TK 141 tạm ứng theo đúng đối tƣợng. Tiếp đó số phát sinh trên các sổ chi tiết TK 141 vào cuối ngày đƣợc chuyển vào Nhật ký chứng từ số 1 và từ đây tổng số phát sinh Nợ của TK 141 đƣợc chuyển lên Sổ cái TK 141. - Đến hạn thanh toán tạm ứng, căn cứ vào Giấy thanh toán tạm ứng đã đƣợc phê duyệt nếu số chi tạm ứng thiếu. Kế toán sẽ lập Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi để hoàn trả số tiền chi quá tạm ứng. Việc hạch toán và lên các sổ kế toán gần nhƣ tƣơng tự ở trên, chỉ có thêm sổ Nhật ký chứng từ số 2 nếu sử dụng Ủy nhiệm chi để ghi nhận nghiệp vụ. Nợ TK 141 - Tạm ứng Có TK 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 68 Ví dụ: Ngày 28/11/2014 căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 03) đã đƣợc phê duyệt của ông Nguyễn Lƣu Minh ở Nhà máy dệt nhuộm; số tiền tạm ứng là 5.000.000 đồng. Kế toán lập Phiếu chi để ghi nhận nghiệp vụ tạm ứng này. Biểu 2.11 - Phiếu chi CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Mẫu số: 02-TT Thủy Dƣơng, Hƣơng Thủy, TT Huế (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Số: 1142 Ngày 28 tháng 10 năm 2014 Nợ: 141 5.000.000 Có: 1111 5.000.000 Họ và tên: NGUYỄN LƢU MINH Địa chỉ: Nhà máy dệt nhuộm Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền đi công tác tại Sài Gòn Số tiền: 5.000.000 VND Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn. Kèm theo: Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận tiền Đoàn Tƣ Ngô Thị Hoa Nguyễn Thị Vân Kế toán công nợ tạm ứng đã hạch toán cho nghiệp vụ này ngay trên phiếu chi, từ đây dữ liệu sẽ đƣợc lên Sổ chi tiết TK 141 của đối tƣợng Nguyễn Lƣu Minh. Tiếp đó sẽ đƣợc chuyển vào Nhật ký chứng từ số 1 theo ngày phát sinh. Và sau đó lấy số tổng phát sinh Nợ của TK 141 ở Nhật ký chứng từ số 1 đƣa lên Sổ cái TK 141 (Phụ lục 04). Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 69 Biểu 2.12 - Sổ chi tiết công nợ tạm ứng đối tƣợng Nguyễn Lƣu Minh CÔNG TY CP DỆT MAY HUẾ Thủy Dƣơng, Hƣơng Thủy, TT Huế SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tháng 10 năm 2014 Tài khoản: 141 - Tạm ứng Đối tƣợng: 111NLMINH - Nguyễn Lƣu Minh Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Mã Ngày Số Nợ Có A B C D E 1 2 Dƣ đầu kỳ 0 PC 28/10/14 1142 Tạm ứng tiền đi công tác Sài Gòn 1111 5.000.000 Tổng phát sinh 5.000.000 Dƣ cuối kỳ 5.000.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b. Kế toán ghi giảm khoản phải thu về tạm ứng - Đến thời hạn thanh toán trên giấy đề nghị tạm ứng hoặc trƣớc hạn, đối tƣợng tạm ứng lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc liên quan chuyển tới phòng Tài chính - Kế toán. Tại đây kế toán công nợ tạm ứng căn cứ vào sổ theo dõi công nợ tạm ứng và các chứng từ gốc để kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi trên Giấy thanh toán tiền tạm ứng và tính số tiền tạm ứng thừa hay thiếu. Sau khi kiểm tra xong kế toán trình Kế toán trƣởng, Giám đốc công ty phê duyệt. Khi đã đƣợc phê duyệt, kế toán tiến hành ghi giảm khoản tạm ứng. Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng đã đƣợc phê duyệt và các chứng từ gốc liên quan, kế toán công nợ tạm ứng lập một Phiếu kế toán trên phần mềm để hạch toán tất cả các nội dung kinh tế phát sinh liên quan tới đối tƣợng tạm ứng (ghi tăng chi phí/ tài sản và ghi giảm khoản phải thu về tạm ứng). Việc hạch toán trên phiếu kế toán nhƣ sau: Nợ TK 152, 153... / 627, 641, 642 Có TK 141 - Tạm ứng Đạ i h ọc K i h tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 70 Dữ liệu từ phiếu kế toán sẽ đƣợc chuyển qua Sổ chi tiết TK 141 của đối tƣợng tạm ứng. Và từ sổ này chuyển vào Bảng kê số 4 - Tập hợp chi phí sản xuất hoặc Bảng kê số 5 - Tập hợp chi phí bán hàng và quản lý. - Khi số chi tạm ứng thừa, kế toán công nợ tạm ứng sẽ lập phiếu thu để thu lại tiền hoặc phiếu kế toán để trừ vào lƣơng đối tƣợng tạm ứng. Căn cứ vào số tiền phải thu lại trên Giấy thanh toán tạm ứng, kế toán vào phân hệ “Vốn bằng tiền” để lập phiếu thu hoặc phân hệ “Kế toán tổng hợp” để lập phiếu kế toán, đồng thời hạch toán ngay trên đó: Nợ TK 111/ 334 - Tiền mặt/ Phải trả ngƣời lao động Có TK 141 - Tạm ứng Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Sổ chi tiết TK 141 của đối tƣợng để ghi giảm khoản phải thu về tạm ứng. Tiếp đó đƣợc chuyển vào Bảng kê số 1 bảng kê này ghi Nợ TK 111 và ghi Có TK 141 theo từng nghiệp vụ phát sinh. Ví dụ: Ngày 08/11/2014 căn cứ vào Giấy thanh toán tạm ứng (Phụ lục 05) của Nguyễn Lƣu Minh với nội dung thanh toán chi phí đi công tác tại Sài Gòn với số tiền là: 4.703.000 đồng. Kế toán tiến hành ghi giảm công nợ tạm ứng thông qua việc lập Phiếu kế toán 1/11V. Đồng thời lập Phiếu thu để thu lại số tiền tạm ứng thừa là 297.000 đồng. Kế toán công nợ tạm ứng hạch toán trên Phiếu kế toán, nhƣ sau: + Chi phí vé tàu Huế - Sài Gòn: Nợ TK 6427: 572.727 Nợ TK 1331: 57.273 Có TK 141: 630.000 + Chi phí vé tàu Sài Gòn - Huế: Nợ TK 6427: 572.727 Nợ TK 1331: 57.273 Có TK 141: 630.000 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 71 + Tiền phòng nghỉ: Nợ TK 6425: 3.130.000 Nợ TK 1331: 313.000 Có TK 141: 3.443.000 Kế toán công nợ tạm ứng lập Phiếu thu số 431 dùng để hạch toán khoản tạm ứng thừa: Biểu 2.13 - Phiếu thu CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Mẫu số: 01-TT Thủy Dƣơng, Hƣơng Thủy, TT Huế (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Số: 431 Ngày 08 tháng 11 năm 2014 Nợ: 1111 297.000 Có: 141 297.000 Họ tên ngƣời nộp tiền: NGUYỄN LƢU MINH Địa chỉ: Nhà máy dệt nhuộm Lý do nộp: Thu tiền tạm ứng Số tiền: 297.000 VND (Bằng chữ) Hai trăm chín bảy ngàn đồng chẵn. Kèm theo: Chứng từ gốc Tổng Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ Đoàn Tƣ Nguyễn Thị Vân Ngô Thị Hoa Lúc này dữ liệu từ Phiếu chi đƣợc chuyển vào Sổ chi tiết TK 141 của đối tƣợng Nguyễn Lƣu Minh, và sau đó đƣa vào Bảng kê số 1. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 72 Biểu 2.14 - Sổ chi tiết công nợ tạm ứng đối tƣợng Nguyễn Lƣu Minh CÔNG TY CP DỆT MAY HUẾ Thủy Dƣơng, Hƣơng Thủy, TT Huế SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tháng 11 năm 2014 Tài khoản: 141 - Tạm ứng Đối tƣợng: 111NLMINH - Nguyễn Lƣu Minh Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Mã Ngày Số Nợ Có A B C D E 1 2 Dƣ đầu kỳ 5.000.000 PK 8/11/14 1/11V Chi phí vé tàu Huế - Sài Gòn 6427 572.727 PK 8/11/14 1/11V Chi phí vé tàu Huế - Sài Gòn 1331 57.273 PK 8/11/14 1/11V Chi phí vé tàu Sài Gòn - Huế 6427 572.727 PK 8/11/14 1/11V Chi phí vé tàu Sài Gòn - Huế 1331 57.273 PK 8/11/14 1/11V Tiền phòng nghỉ 6427 3.130.000 PK 8/11/14 1/11V Tiền phòng nghỉ 1331 313.000 PT 8/11/14 431 Thu tiền tạm ứng 1111 297.000 Tổng phát sinh 0 5.000.000 Dƣ cuối kỳ 0 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.6. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi tại Công ty 2.2.6.1. Nguyên tắc và chính sách trích lập dự phòng các khoản nợ khó đòi Các khoản nợ phải thu khó đòi ở công ty chủ yếu là do khách hàng gặp các vấn đề về khả năng thanh toán dẫn tới chậm trả nợ cho công ty. Trong trƣờng hợp này khoản phải thu đƣợc xem nhƣ là nợ xấu và lúc đó kế toán cần phải lập dự phòng với các khoản nợ này. Khoản dự phòng đƣợc đƣa vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Số tiền dự phòng đã trích lập giúp cho công ty có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất về khoản nợ khó đòi có thể xảy ra trong tƣơng lai, nhằm bảo tồn vốn kinh doanh, đảm bảo cho công ty phản ánh đúng giá trị của các khoản nợ phải thu tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Định kỳ theo quý, Trƣởng phòng Tài chính - Kế toán căn cứ vào Các chứng từ ghi nhận nợ, Biên bản đối chiếu công nợ, Bảng phân tích công nợ và phƣơng pháp trích lập dự phòng theo thông tƣ 228/2009/TT-BTC để xác định mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 73 Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng đƣợc dựa vào số ngày nợ quá hạn. Mức trích lập dự phòng tại Công ty đang sử dụng nhƣ sau: Tuổi nợ Mức trích lập dự phòng Trong hạn thanh toán 0% Quá hạn từ 6 tháng đến dƣới 1 năm 30% Quá hạn từ 1 năm đến dƣới 2 năm 50% Quá hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm 70% Quá hạn từ 3 năm trở lên 100% 2.2.6.2. Tình hình trích lập dự phòng các khoản nợ khó đòi tại Công ty Tính đến quý III/2014 số dự phòng phải thu khó đòi công ty đã trích lập 4.922.812.315 đồng. Đến cuối quý IV/2014, kế toán lập bảng phân tích công nợ phải thu để tính số tiền dự phòng phải thu cần trích lập tính đến thời điểm 31/12/2014. Căn cứ vào báo cáo tình hình các khoản nợ phải thu khách hàng của kế toán công nợ phải thu. Trƣởng phòng Tài chính - Kế toán tiến hành phân loại từng món nợ quá hạn của từng khách hàng theo tuổi nợ lên Bảng phân tích công nợ phải thu. Trong đó có chia ra công nợ phải thu đối với từng hoạt động kinh doanh (SP Sợi, SP May và hoạt động kinh doanh khác) để phục vụ cho mục đích quản trị. Sau đó tiến hành tính số tiền phải trích lập dự phòng theo tỷ lệ quy định đối với các khoản có tuổi nợ quá hạn. Dựa vào bảng phân tích công nợ phải thu ở dƣới đây, ta thấy rằng đến thời điểm 31 tháng 12 năm 2014 số dự phòng cần phải trích lập là: 5.223.536.323 đồng, con số này lớn hơn số đã trích lập dự phòng trƣớc đó, do đó công ty phải trích lập bổ sung với số tiền là 300.724.008 đồng (5.223.536.323 - 4.922.812.315). Sau khi đã tính đƣợc số tiền cần phải trích lập thêm hay hoàn nhập, kế toán tiến hành ghi nhận vào sổ kế toán. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 74 BẢNG PHÂN TÍCH CÔNG NỢ PHẢI THU Tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2014 STT Tên đối tƣợng Số dƣ Nợ Số dƣ Có Trong đó: Công nợ quá hạn Tổng số Từ 6T <1 năm Từ 1 - 2 năm Từ 2 - 3 năm Trên 3 năm Công nợ phải thu ngƣời mua (TK 131) I Công nợ bán SP Sợi 84.450.154.251 193.342.200 2.494.726.546 0 0 2.494.726.546 0 ... ... 20 Công ty TNHH TM Nguyên Hạnh 15.659.912.053 21 Công ty TNHH SX TM DV XNK Hƣng Thành Đạt 2.494.726.546 2.494.726.546 II Công nợ bán SP may 113.947.843.878 0 3.470.378.441 0 0 0 3.470.378.441 1 ONE SOURCE APPAREL LLC 7.056.848.400 2 Bùi Thế Quân 2.148.430.205 2.148.430.205 2.148.430.205 3 HANSAE CO.,LTD-KOREA 6.629.740.132 4 Nguyễn Trọng Bùi 803.022.415 803.022.415 803.022.415 5 SUPREME INTERNATIONAL 32.586.215.814 6 TAIJIUH GARMENT CO.,LTD 518.925.821 518.925.821 518.925.821 ... ... III Công nợ khác 1.016.517.228 382.729.291 13.698.600 0 13.698.600 0 0 ... ... 17 Cửa Hàng KD Giới Thiệu Sản Phẩm 57.029.944 18 Hợp tác xã TM & DV Thuận Thành 13.698.600 13.698.600 13.698.600 Tổng cộng 199.414.515.357 576.071.491 5.978.803.587 0 13.698.600 2.494.726.546 3.470.378.441 Tỷ lệ phải trích theo Thông tƣ 228/2009/TT-BTC 30% 50% 70% 100% Số tiền phải trích lập dự phòng 5.223.536.323 0 6.849.300 1.746.308.582 3.470.378.441 Số dƣ đã trích dự phòng 4.922.812.315 Trích bổ sung 31/12/2014 300.724.008 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 75 2.2.6.3. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi a. Tài khoản, chứng từ và sổ kế toán sử dụng - Để phản ánh sự biến động của khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán công ty sử dụng TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi, tài khoản này không đƣợc mở chi tiết. - Chứng từ đƣợc sử dụng chủ yếu để ghi nhận nghiệp vụ liên quan đến dự phòng nợ phải thu khó đòi là Các chứng từ ghi nhận nợ (Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn,...), Biên bản đối chiếu công nợ, Bảng phân tích công nợ phải thu, ngoài ra có một số trƣờng hợp sử dụng Phiếu kế toán để ghi nhận. - Sổ kế toán sử dụng để ghi chép khoản dự phòng phải thu khó đòi gồm có: + Sổ chi tiết tài khoản 139: sổ này phản ánh số phát sinh của các nghiệp vụ liên quan đến trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và số dƣ của tài khoản này. + Sổ cái TK 139: sổ này đƣợc mở cho cả năm, phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dƣ cuối tháng của TK 139. b. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi Kế toán căn cứ vào Bảng tính công nợ phải thu để hạch toán vào phần mềm: - Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập ở quý này lớn hơn số dƣ dự phòng nợ phải thu đã lập ở quý trƣớc, kế toán trích lập thêm phần chênh lệch: Nợ TK 6426 - Chi phí dự phòng Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi - Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập ở quý này nhỏ hơn số dƣ dự phòng nợ phải thu đã lập ở quý trƣớc, phần chênh lệch đƣợc hoàn nhập: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6426 - Chi phí dự phòng Sau khi hoàn tất công việc hạch toán trên phần mềm, dữ liệu sẽ đƣợc chuyển vào Sổ chi tiết TK 139 (Phụ lục 06). Sau đó lấy tổng số phát sinh Có ở Sổ chi tiết đƣa lên Bảng kê số 5 - Tập hợp chi phí bán hàng và quản lý; và lên Sổ cái TK 139. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 76 Ví dụ: (1) Tại ngày 31/12/2014 căn cứ vào Bảng phân tích công nợ phải thu, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần phải trích lập thêm là 300.724.008 đồng, lúc này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 6426: 300.724.008 Có TK 139: 300.724.008 (2) Công ty TNHH kiểm toán quốc gia VIA yêu cầu phải điều chỉnh giảm khoản dự phòng đã trích lập của 2 khách hàng: Bùi Thế Quân (số tiền 2.148.430.205 đồng) và Nguyễn Trọng Bùi (số tiền 803.022.415 đồng) do Biên bản đối chiếu công nợ không đƣợc hai khách hàng này xác thực. Kế toán hạch toán: Nợ TK 6426: (2.951.452.620) Có TK 139: (2.951.452.620) Tóm lại: nếu chƣơng 1 đã trình bày cơ sở lý luận về công tác kế toán các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp thì ở chƣơng 2, đề tài này đã nêu ra thực trạng về công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế. Phần đầu của chƣơng này đã trình bày tổng quan về quá trình hình thành phát triển, chức năng nhiệm vụ, nguồn lực và tình hình SXKD giai đoạn 2012 - 2014, bộ máy quản lý và đặc điểm công tác kế toán tại Công ty. Sau đó tập trung đi sâu tìm hiểu và phân tích về công tác kế toán đối với từng khoản nợ phải thu: từ tài khoản, chứng từ, sổ kế toán sử dụng, đến trình tự hạch toán và đƣa vào một số ví dụ minh họa. Từ thực trạng đó đƣa ra các đánh giá, nhận xét và một số giải pháp đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 77 CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ 3.1. Đánh giá về công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế Qua quá trình thực tập và tìm hiểu về công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Cổ phần Dệt May Huế. Em nhận thấy rằng nó đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Sau đây em xin đƣa ra một số nhận định mang tính chủ quan của mình về công tác kế toán các khoản nợ phải thu của công ty, nhƣ sau: 3.1.1. Ưu điểm - Với đặc trƣng của doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các khoản nợ phải thu. Do vậy mà các phần hành kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ này đƣợc phân công cho nhiều ngƣời đảm nhiệm. Cụ thể có Kế toán công nợ phải thu khách hàng, Kế toán công nợ tạm ứng, Kế toán công nợ phải trả ngƣời bán,... Điều này làm giảm áp lực công việc, đảm bảo tính chuyên sâu nghiệp vụ và phát huy đƣợc điểm mạnh của mỗi kế toán viên. - Việc đƣa phần mềm kế toán Bravo 7.0 vào sử dụng đã giúp khối lƣợng công việc của kế toán viên giảm đi đáng kể. Nhờ đó các phần hành kế toán liên quan tới khoản nợ phải thu đƣợc thực hiện một cách nề nếp, khoa học và đáp ứng các quy định của chế độ kế toán. Phần mềm kế toán còn giúp cho việc tổng hơp số liệu và lập các báo cáo đƣợc thuận tiện, nhanh chóng và đem lại hiệu quả công việc cao hơn cho công tác quản trị nội bộ và kiểm tra tài chính. - Các tài khoản kế toán liên quan tới các khoản nợ phải thu đƣợc công ty áp dụng đúng theo quy định của Bộ tài chính. Bên cạnh việc sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 đã đƣợc mở sẵn thì tại công ty có mở thêm một số tài khoản chi tiết (theo thời gian - theo nhóm đối tƣợng) để thuận lợi hơn cho việc theo dõi thông tin, đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Đặc biệt ở một số tài khoản nhƣ TK 131 - Phải thu khách hàng, TK 331 - Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 78 Phải trả ngƣời bán đƣợc theo dõi chi tiết theo: thời gian (ngắn hạn, dài hạn), đối tƣợng và loại nguyên tệ từ đó giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc xử lý các bút toán cuối kỳ cũng nhƣ việc lập và trình bày trên Báo cáo tài chính. - Hệ thống sổ kế toán đƣợc mở theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ giúp phản ánh linh hoạt nghiệp vụ phát sinh, tránh trùng lắp trong công tác ghi chép và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Đảm bảo theo dõi cả thông tin kế toán tổng hợp và chi tiết cho các khoản nợ phải thu. Một số chỉ tiêu trên các bảng biểu đã đƣợc cắt giảm và thêm vào chỉ tiêu khác cho phù hợp với yêu cầu theo dõi thông tin của công ty. Lƣợc bỏ một số sổ kế toán không cần thiết trên cơ sở vẫn đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán. Nhờ đó mà công việc kế toán đƣợc nhẹ nhàng hơn và tránh những sai sót do quá trình nhập liệu. - Chứng từ mà công ty sử dụng phục vụ cho công tác hạch toán ban đầu đối với các khoản nợ phải thu tƣơng đối đầy đủ, đƣợc tổ chức khoa học, không chồng chéo. Mẫu chứng từ tuân thủ các quy định pháp lý, đƣợc đánh số liên tục theo trình tự thời gian phát sinh. Trên các chứng từ đƣợc ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết, có đầy đủ chữ ký và con dấu hợp pháp. - Quy trình luân chuyển chứng từ đƣợc tổ chức khoa học, góp phần hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty về các khoản nợ phải thu. Khi chứng từ qua mỗi đối tƣợng hay phòng ban trong công ty đều có sự kiểm soát chặt chẽ và nhanh chóng hoàn thiện để có một bộ chứng từ chính xác, đầy đủ. Các chứng từ sau khi sử dụng để hạch toán, đƣợc phân loại và đóng thành tập theo trình tự thời gian, sau đó đƣợc kế toán lƣu trữ vào các tủ sắt rất cẩn thận. - Tại công ty đã xây dựng “bộ mã đối tƣợng” phục vụ cho công tác hạch toán, bằng sự kết hợp giữa số hiệu tài khoản kế toán và tên đối tƣợng là rất dễ nhớ, giúp kế toán viên tìm kiếm rất nhanh chóng để sử dụng. Đặc biệt khi hạch toán liên quan tới các khoản nợ phải thu, nó giúp đƣa dữ liệu vào các sổ chi tiết các đối tƣợng rất chính xác. - Kế toán khoản nợ phải thu khách hàng: + Việc theo dõi khoản nợ phải thu khách hàng, đƣợc cả Kế toán công nợ phải thu và Phòng kinh doanh thực hiện. Và thƣờng xuyên có sự kiểm tra đối chiếu nên tránh đƣợc Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 79 sự nhầm lẫn, sai sót. Bên cạnh đó việc thu nợ cũng rất đƣợc chú trọng, thƣờng xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán tiền cho công ty. Nếu khách hàng thanh toán chậm, sẽ áp dụng các chính sách nhƣ: giảm tiến độ giao hàng, giảm sản lƣợng đơn hàng trong các đơn hàng tới hoặc chấm dứt hợp đồng... Do vậy mà các khoản nợ hầu hết đƣợc thu hồi đúng kế hoạch. + Trong hạch toán khoản nợ phải thu khách hàng, dù khách hàng thanh toán ngay hay chƣa thanh toán thì kế toán vẫn phản ánh thông qua TK 131. Việc hạch toán nhƣ vậy sẽ thuận lợi hơn cho việc theo dõi các khoản nợ phải thu khách hàng và tránh đƣợc việc trùng lắp của một số hóa đơn. Cùng với đó việc thanh toán đƣợc thực hiện chủ yếu thông qua tài khoản ngân hàng nên tránh đƣợc các sai sót trong quá trình thu tiền. + Thực hiện đúng quy định về sử dụng tỷ giá hối đoái đối với việc hạch toán các giao dịch phát sinh liên quan tới ngoại tệ trong kỳ, cũng nhƣ đánh giá lại số dƣ khoản nợ phải thu khách hàng vào cuối năm tài chính. + Định kỳ vào cuối mỗi quý kế toán công nợ phải thu lập Biên bản đối chiếu công nợ để gửi cho từng khách hàng nhằm xác minh số công nợ mà tại phòng Tài chính - Kế toán tập hợp đƣợc. Điều này nhằm kiểm tra sự khớp đúng về số liệu giữa hai bên và phát hiện các sai lệch để có các biên pháp điều chỉnh kịp thời. Hơn hết nó còn giúp cũng cố thêm bằng chứng chắc chắn về quyền thu nợ. Về mặt thời gian hoàn toàn phù hợp với kỳ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của công ty. - Kế toán phải thu về hàng hóa, dịch vụ đã ứng trước tiền cho người bán: đƣợc phản ánh vào bên Nợ TK 331 là hoàn toàn chính xác. Giống nhƣ khoản phải thu khách hàng, việc theo dõi thông tin đối với khoản phải thu này đƣợc thực hiện cho từng nhà cung cấp. Hơn nữa các nghiệp vụ phát sinh thƣờng là các giao dịch với nƣớc ngoài do vậy mà hệ thống chứng từ đƣợc tổ chức rất chặt chẽ, có sự phê duyệt của lãnh đạo công ty nên khoản phải thu này đƣợc kiểm soát rất cao. Mặt khác việc Kế toán công nợ phải trả thực hiện nhanh chóng các thủ tục để thanh toán đúng thời hạn cho nhà cung cấp nên hàng hóa, dịch vụ đƣợc đƣa về công ty kịp thời góp phần giúp cho việc sản xuất không bị gián đoạn. Đạ i h ọc K i h tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 80 - Kế toán phải thu khác: việc phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đƣa vào hạch toán đó là khoản phải thu khác rất chính xác. Do vậy mà góp phần vào việc phản ánh đúng đắn những thông tin tài chính của công ty. - Kế toán tạm ứng: với quy trình tạm ứng tƣơng đối chặt chẽ, hệ thống chứng từ phù hợp và đầy đủ giúp cho việc quản lý đƣợc chính xác, khó xảy ra gian lận. Thời gian hoàn ứng đƣợc ghi rõ trên các chứng từ, nên công nợ tạm ứng thƣờng thu hồi đúng thời hạn. - Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi: kỳ trích lập dự phòng theo quý là phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Mức trích lập tuân theo đúng quy định tại thông tƣ 228/2009/TT-BTC của Bộ tài chính. Điều này góp phần phản ánh đúng tình hình các khoản nợ phải thu của công ty. Là thông tin hữu ích để những ngƣời quan tâm có những nhận định, đánh giá đúng đắn hơn. Hơn hết sự chủ động trong việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi, giúp công ty có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong tƣơng lai và bảo tồn vốn kinh doanh. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ƣu điểm, công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty vẫn còn tồn tại một số điểm sau: - Sử dụng Hóa đơn GTGT để Xuất kho khi bán hàng nội địa, điều này ảnh hƣởng tới chất lƣợng quy trình kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho của công ty. Việc này dẫn tới nhân viên kho biết đƣợc giá trị của hàng hóa, nên có thể tìm cách biển thủ một số hàng có giá trị để bán ra bên ngoài. - Đối với khoản nợ phải thu khách hàng, với phƣơng thức thu hồi nợ nhƣ hiện nay hầu hết các khách hàng của công ty đều thanh toán theo phƣơng thức trả chậm với thời gian từ 7÷30 ngày. Và thƣờng gần đến hạn trên hợp đồng mới thanh toán cho công ty, có một số trƣờng hợp quá hạn. Nhƣ vậy Công ty có thể bị lỗ khoản lãi tiền vay trả cho ngân hàng, ảnh hƣởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh hoặc tái đầu tƣ do bị khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu. Đạ họ c K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 81 - Áp dụng sai tỷ giá ngoại tệ trong hạch toán nghiệp vụ trả tiền trƣớc cho ngƣời bán (phải thu về hàng hóa, dịch vụ đã ứng trƣớc tiền cho ngƣời bán). Cụ thể khi xuất tiền ngoại tệ từ tài khoản ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán đã sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán. - Không mở Nhật ký chứng từ hay Bảng kê riêng cho TK 141 - Tạm ứng, dẫn tới khó theo dõi, kiểm tra, đối chiếu. - Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với một số món nợ không có sự đối chiếu, xác nhận của đối tƣợng nợ trên Biên bản đối chiếu công nợ. 3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế Từ những đánh giá ở trên về công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế, em xin đƣa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán cũng nhƣ quản lý tốt hơn các khoản nợ phải thu. - Lập phiếu xuất kho để xuất hàng khi bán nội địa thay vì sử dụng Hóa đơn GTGT nhƣ trƣớc. Việc này có thể tiếp tục do phòng Kinh doanh đảm nhiệm, chứng từ này nên lập 02 liên (liên 1 lƣu tại cuống, liên 2 chuyển cho thủ kho để xuất hàng). Sau khi xuất kho sản phẩm/hàng hóa, phiếu này có thể chuyển lên phòng Tài chính - Kế toán để lƣu trữ cùng các chứng từ bán hàng khác. - Công ty cần có các chính sách khuyến khích thanh toán sớm nhằm đẩy nhanh công tác thu hồi nợ nhƣ cho khách hàng hƣởng chiết khấu thanh toán đối với các khoản nợ đƣợc thanh toán sớm. Những món nợ gần đến hạn thu hồi, công ty nên có những động thái nhƣ: gửi giấy báo, gọi điện thoại, gặp trực tiếp khách hàng,... trƣớc khi đến hạn từ 5÷10 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Hoặc có thể gửi thông báo yêu cầu thanh toán có tính lãi suất tiền vay trên số tiền trả chậm quá hạn, trả theo lãi suất quá hạn do ngân hàng quy định (Điều này cũng có thể quy định trƣớc thông qua hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận mua bán). - Trong hạch toán nghiệp vụ trả tiền trƣớc cho ngƣời bán, khi xuất tiền ngoại tệ từ tài khoản ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán phải sử dụng tỷ giá thực tế Đạ i ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 82 để ghi tăng khoản phải thu về hàng hóa, dịch vụ đã ứng tiền trƣớc và sử dụng tỷ giá xuất ngoại tệ (xuất quỹ theo phƣơng pháp xuất ngoại tệ đã chọn) để ghi giảm tiền gửi bằng ngoại tệ. Đồng thời phải ghi nhận phần chênh lệch tỷ giá do sự chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá xuất ngoại tệ (nếu có). Cụ thể nhƣ sau: Nợ TK 331: Ghi nhận theo Tỷ giá thực tế Nợ TK 635/ Có 515: Chênh lệch tỷ giá (lỗ/ lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 1122: Ghi nhận theo Tỷ giá xuất ngoại tệ - Để có thể theo dõi một cách chặt chẽ hơn và có những số liệu tổng hợp nhanh chóng về khoản phải thu tạm ứng. Tại công ty nên mở thêm một sổ Nhật ký chứng từ theo mẫu ở dƣới, sổ này theo dõi tình hình tạm ứng theo từng đối tƣợng. Biểu 3.1 - Mẫu sổ Nhật ký chứng từ TK 141 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Ghi Có Tài khoản 141 - Tạm ứng Tháng .... năm .... S T T Diễn giải Số dƣ đầu tháng Ghi Nợ TK 141 Ghi Có các TK Ghi Có TK 141 Ghi Nợ các TK Số dƣ cuối tháng Nợ Có 111 Cộng Nợ TK 141 111 133 152 334 627 642 Cộng Có TK 141 Nợ Có A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Đối tƣợng 1 2 Đối tƣợng 2 3 Đối tƣợng 3 ... ... Cộng Đã ghi Sổ Cái ngày tháng năm ... - Chỉ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với những món nợ có sự xác nhận của đối tƣợng nợ qua Biên bản đối chiếu công nợ. Đối với những đối tƣợng nợ ở xa hoặc khó gặp khó khăn trong liên lạc công ty cần có kế hoạch gửi Biên bản đối chiếu công nợ sớm hơn. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 83 3.3. Một số điểm cần thay đổi trong công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty để phù hợp với thông tƣ 200/2014/TT-BTC Việc Bộ tài chính ban hành thông tƣ 200/2014/TT-BTC để thay thế Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đã thay đổi, bổ sung khá nhiều nội dung trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Trong đó công tác kế toán các khoản nợ phải thu cũng có một số thay đổi đáng chú ý. Sau khi nghiên cứu nội dung của thông tƣ này, em xin đề xuất một số điểm cần thay đổi trong công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty ngay trong năm tài chính 2015, để phù hợp với chế độ kế toán mới: - Phân loại các khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác đƣợc quy định cụ thể và rõ ràng hơn ở trong thông tƣ 200/2014/TT-BTC. Do vậy kế toán cần căn cứ những nội dung sau để phân loại đƣợc chính xác và sử dụng đúng tài khoản để hạch toán: + Phải thu của khách hàng: gồm các khoản phải thu mang tính chất thƣơng mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua - bán, nhƣ: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhƣợng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tƣ tài chính) giữa doanh nghiệp và ngƣời mua (là đơn vị độc lập với ngƣời bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác; + Phải thu nội bộ: gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dƣới trực thuộc không có tƣ cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc; + Phải thu khác: gồm các khoản phải thu không có tính thƣơng mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, không phải là khoản phải thu nội bộ. - Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn, thay vì căn cứ vào thời gian từ thời điểm phát sinh đến kỳ hạn thanh toán nhƣ trƣớc. Do vậy để thực hiện đƣợc điều này, kế toán công nợ phải thu cần theo dõi trên các sổ chi tiết về kỳ hạn thu hồi của từng món nợ. - Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối Đạ i h ọc K in tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 84 tƣợng nợ. Trƣờng hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh đƣợc xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó. Tỷ giá giá bình quân di động đƣợc xác định trên cơ sở lấy Tổng giá trị đƣợc phản ánh tại bên Nợ tài khoản 131 chia (÷) cho Tổng số đơn vị ngoại tệ phải thu, tại thời điểm thu hồi nợ. - Tiến hành đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính, thay vì chỉ đánh giá lại vào thời điểm cuối năm tài chính (ngày 31 tháng 12). - Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của NHTM nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, thay vì sử dụng Tỷ giá bình quân liên ngân hàng nhƣ trƣớc đây. Trƣờng hợp công ty có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì đƣợc chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những NHTM nơi công ty thƣờng xuyên giao dịch (tại công ty có thể chọn tỷ giá mua vào của Ngân hàng Ngoại Thƣơng Việt Nam - Vietcombank để sử dụng, vì đây là ngân hàng thƣờng xuyên giao dịch nhất trong 4 ngân hàng mà công ty có mở tài khoản). - Bỏ Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi và sử dụng TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi để phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu. Tóm lại: công tác kế toán các khoản nợ phải thu của Công ty cổ phần Dệt may Huế nhìn chung khá hoàn thiện, có mối quan hệ chặt chẽ với các phần hành kế toán khác và đã có nhiều đóng góp cho công ty. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Để không bị chiếm dụng vốn quá nhiều, cũng nhƣ xây dựng đƣợc hiện trạng tài chính vững bền cho mục tiêu phát triển lâu dài của công ty, thì hệ thống kế toán cần phải tìm nhiều giải pháp để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán các khoản nợ phải thu. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 85 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. Kết luận Qua quá trình thực tập và thực hiện đề tài tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế, tôi thấy đề tài của mình đã hoàn thành đƣợc các mục tiêu nghiên cứu sau: - Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận về kế toán các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp. - Thứ hai, tìm hiểu thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty Cổ phần Dệt May Huế. - Thứ ba, đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty Cổ phần Dệt May Huế. 3.2. Hạn chế của đề tài Nhìn chung đề tài cơ bản đã hoàn thành đƣợc các mục tiêu đề ra, tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế nhƣ sau: - Do giới hạn về thời gian, nên khóa luận chỉ mới đề cập đƣợc những vấn đề có tính chất cơ bản, chƣa có điều kiện đi sâu vào phân tích các khoản nợ phải thu tại công ty. - Đề tài chỉ mới chọn mẫu một số nghiệp vụ để đƣa ra ví dụ minh họa nên chƣa thể khái quát hết đƣợc đặc điểm của các khoản nợ phải thu tại công ty. - Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán các khoản nợ phải thu của bản thân đƣa ra tuy đã có sự trao đổi với đại diện của công ty để có thể có những giải pháp sát thực; nhƣng nó vẫn mang tính định hƣớng và mang tính chủ quan. 3.3. Đề xuất hƣớng tiếp tục nghiên cứu đề tài Để phát triển đề tài này, tôi xin đề xuất một số ý kiến nhƣ sau: - Mở rộng nghiên cứu đề tài theo hƣớng phân tích và đƣa ra các đánh giá dựa trên chỉ số về công nợ phải thu nhƣ: số vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân,... - Xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể làm cơ sở đánh giá công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại đơn vị. Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 86 - Nghiên cứu về hiệu quả của công tác thu hồi các khoản nợ phải thu trong mối tƣơng quan với các chi phí bỏ ra để thực hiện việc thu nợ. Nhìn chung, công tác kế toán các khoản nợ phải thu của một doanh nghiệp thƣờng rất phức tạp, chịu sự ảnh hƣởng bởi nhiều yếu tố cả bên trong và bên ngoài. Do vậy cần có thời gian tìm hiểu, tích lũy kiến thức và kinh nghiệm để tập trung phân tích đánh giá. Nếu thực hiện đƣợc những điều trên thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và ra quyết định của Ban lãnh đạo doanh nghiệp./. Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Hoài Anh SVTH: Lê Tuấn Anh Trang 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ngô Thế Chi (2008), Giáo trình kế toán tài chính, NXB Tài chính, Hà Nội 2. Bộ tài chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính), Hà Nội 3. Bộ tài chính (2009), Thông tư số 228/2009/TT-BTC, Hà Nội 4. Bộ tài chính (2014), Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp, Hà Nội 5. Bùi Văn Dƣơng (2011), Giáo trình Kế toán tài chính (Phần 1&2), NXB Giao thông vận tải, TP Hồ Chí Minh 6. Phan Thị Minh Lý (2008), Giáo trình nguyên lý kế toán, NXB Đại học Huế, TP Huế 7. Trần Đình Khôi Nguyên (2010), Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp (Phần I), NXB Tài chính, Hà Nội 8. Võ Văn Nhị (2010), Kế toán tài chính, NXB Tài chính, Hà Nội 9. Một số khóa luận tốt nghiệp của các anh (chị) khóa trƣớc 10. Website: www.huegatex.com.vn, www.luanvan.net.vn, www.slideshare.net Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ Lục SVTH: Lê Tuấn Anh PHỤ LỤC Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ Lục SVTH: Lê Tuấn Anh Phụ lục số 01 CÔNG TY CP DỆT MAY HUẾ Mẫu số S04a8-DN Thủy Dƣơng, Hƣơng Thủy, TT Huế (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi Có các TK 131, 1561, 413, 511, 632, 7111, 911 Tháng 12 năm 2014 Số hiệu TK ghi nợ Các TK ghi nợ | Các TK ghi có 131 156 413 511 632 7111 911 Cộng A B 1 2 3 4 5 6 7 8 111 Tiền mặt 762.417.898 762.417.898 112 Tiền gửi ngân hàng 110.851.051.936 3.616.904 110.854.668.840 131 Phải thu của khách hàng 148.056.252 189.541.382 162.427.219.604 665.312.727 163.430.129.965 133 Thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ 19.830.307 19.830.307 138 Phải thu khác 253.929.520 253.929.520 311 Vay ngắn hạn 76.606.908 76.606.908 331 Phải trả cho ngƣời bán 17.132.617 3.640.881 225.574.232 246.347.730 334 Phải trả ngƣời lao động 8.907.650 8.907.650 335 Chi phí phải trả 30.791.623 30.791.623 353 Quỹ khen thƣởng, phúc lợi 11.600.000 11.600.000 413 Chênh lệch tỉ giá hối đoái 28.297.617 28.297.617 421 Lợi nhuận chƣa phân phối 14.970.033.784 14.970.033.784 511 Doanh thu bán hàng 162.920.831.582 162.920.831.582 515 Thu nhập hoạt động tài chính 1.289.529.802 1.289.529.802 635 Chi phí hoạt động tài chính 12.486.539 170.452.872 182.939.411 641 Chi phí bán hàng 81.363.499 2.508.226 83.871.725 711 Thu nhập khác 682.637.989 682.637.989 811 Chi phí khác 629 629 911 Xác định kết quả kinh doanh 136.499.092.714 136.499.092.714 Tổng cộng: 111.960.336.567 443.858.947 162.920.831.582 136.499.092.714 665.312.727 179.863.033.157 592.352.465.694 Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ Lục SVTH: Lê Tuấn Anh Phụ lục số 02 GIẤY ĐỀ NGHỊ (V/v: Nhập khẩu cúc, nhãn treo cho WT4-5 style BGKS50B2) Số: /ĐN-KH Ngày: 19-10-2014 Trang số: 1/1 Kính gửi: TỔNG GIÁM ĐỐC Căn cứ vào đơn hàng đã ký xác nhận giữa Công ty Cổ phần Dệt May Huế và công ty AURORA thông qua văn phòng Resources Vietnam về việc triển khai sản xuất áo Polo Shirt giao hàng vào tháng 11 năm 2014 với số lƣợng nhƣ sau: - PO# WT4: 1204 chiếc - PO# WT5: 1400 chiếc Đơn hàng khách hàng yêu cầu có sử dụng nhãn care, nhãn dán móc treo, nhãn giá và nhãn dán bao nhập khẩu từ SML Hồng Kông. Vậy phòng Kế Hoạch - XNK May kính đề nghị Tổng Giám Đốc duyệt cho: 1/ Phòng Kế Hoạch - XNK May đƣợc nhập khẩu số lƣợng nhãn nhƣ sau: Style PHỤ LIỆU Số lƣợng áo ĐM Tiêu hao (%) Số lƣợng nhập khẩu Đơn giá (usd/pcs) Thành tiền (usd) BGKS50B2 Nhãn dán móc treo MC 2604 1 6.5 2773 0.0192 53.24 Nhãn dán nhãn care COS1 2604 1 10.4 2875 0.063 181.13 Nhãn giá XB 2604 1 5.4 2746 0.077 211.44 Nhãn dán bao New product 2604 0.33 15 1000 0.027 27.00 Phí ngân hàng 35.00 Tổng 507.81 Theo yêu cầu của nhà cung cấp, số nhãn tối thiểu phải đặt là 250 cái /size và nhãn dán bao phải làm tròn đến 1000 cái nên số lƣợng nhãn đặt về vƣợt % cho phép nhƣ PI. 2/ Phòng Tài chính Kế toán thanh toán cho nhà cung cấp bằng phƣơng thức T.T trả trƣớc theo địa chỉ và số tài khoản dƣới đây: 2.1/ PI No: 3106282716 Date: 11-10-2014 Tổng số tiền: USD 507.81 (Năm trăm lẻ bảy đô la Mỹ và tám mươi mốt cent) 2.2/ Thời gian chuyển tiền: trƣớc ngày 25-10-2014 Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ Lục SVTH: Lê Tuấn Anh 2.3/ Địa chỉ chuyển tiền: Bank information: HANG SENG BANK LIMITED, 83 DES VOUEX ROAD CENTRAL, HONG KONG Bank A/C Name: SML (HONG KONG) LIMITED Bank A/C No: 024-348-018680-001 Swift code: HASEHKHH Kính đề nghị Tổng Giám Đốc xem xét và phê duyệt. Duyệt Ngƣời đề nghị Lê Duy Minh Tâm Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Phụ Lục SVTH: Lê Tuấn Anh Phụ lục số 03 Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Mẫu số 03 - TT Bộ phận: Nhà máy dệt nhuộm (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 28 tháng 10 năm 2014 Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần Dệt May Huế Tên tôi là: Nguyễn Lƣu Minh Địa chỉ: Nhà máy dệt nhuộm Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 5.000.000 đ (Viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn./. Lý do tạm ứng: đi công tác tại Sài Gòn theo công văn số 172/CV-DMH Thời hạn thanh toán: ngày 08/11/2014 Giám đốc duyệt Kế toán trƣởng Phụ trách bộ phận Ngƣời đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ Lục SVTH: Lê Tuấn Anh Phụ lục số 04 CÔNG TY CP DỆT MAY HUẾ Thủy Dƣơng, Hƣơng Thủy, TT Huế SỔ CÁI Tài khoản: 141 - Tạm ứng Năm 2014 Số dƣ đầu năm Nợ Có 236.576.031 861.097.343 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này ... Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng A 10 11 12 13 1111 113.004.834 55.775.990 362.342.566 1.786.062.626 11211-1 42.160.000 6.164.244.869 11212-1 2.627.430.606 11213 24.350.000 4.303.225.872 33881 3.820.000 1.049.298.064 PS Nợ 113.004.834 55.775.990 432.672.566 15.930.262.037 PS Có 95.056.375 62.863.250 317.318.374 15.064.116.065 Dƣ nợ 133.357.728 126.270.468 241.624.660 Dƣ có Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Phụ Lục SVTH: Lê Tuấn Anh Phụ lục số 05 Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Mẫu số: 04-TT Bộ phận: Nhà máy dệt nhuộm (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 08 tháng 11 năm 2014 - Họ tên ngƣời thanh toán: Nguyễn Lƣu Minh - Bộ phận (hoặc địa chỉ): Nhà máy dệt nhuộm - Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền tạm ứng đi công tác Sài Gòn Số tiền tạm ứng đề nghị thanh toán theo bảng dƣới đây: Diễn giải Số tiền A 1 I. Số tiền tạm ứng 5.000.000 1. Số tạm ứng kỳ trƣớc chƣa chi hết 0 2. Số tạm ứng kỳ này 5.000.000 Phiếu chi số: 1142 ngày 28/10/2014 5.000.000 II. Số tiền đã chi 4.703.000 Chứng từ số: - Vé tàu số: 0236596 ngày 29/10/2014 630.000 - Hóa đơn GTGT số: 0000851 ngày 05/11/2014 3.443.000 - Vé tàu số: 0531774 ngày 05/11/2014 630.000 III. Chênh lệch 297.000 1. Số tạm ứng chi không hết (I-II) 297.000 2. Chi quá số tạm ứng (II-I) Giám đốc Kế toán trƣởng Kế toán công nợ tạm ứng Ngƣời đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ Lục SVTH: Lê Tuấn Anh Phụ lục số 06 CÔNG TY CP DỆT MAY HUẾ Thủy Dƣơng, Hƣơng Thủy, TT Huế SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Quý 4 năm 2014 Tài khoản: 139 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dƣ Ong_Ba Ngay_Ct1 Ngày Số Nợ Có Nợ Có 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Dƣ đầu kỳ 4.922.812.315 31/12 DP131 TD Trích bổ sung dự phòng phải thu khó đòi 6426 300.724.008 2.272.083.703 01/01/00 31/12 KT- VIA PK Điều chỉnh theo kết quả kiểm toán độc lập năm 2014 6426 (2.951.452.620) 1.971.359.695 Công ty Cổ phần Dệt May Huế 01/01/00 Tổng phát sinh (2.650.728.612) Dƣ cuối kỳ 2.272.083.703 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đạ i h ọc Ki nh tế H uế