Khóa luận Thực trạng công tác kế toán công nợ tại CN CTCP Thuận An Ana Mandara Huế Resort & Spa

xếp theo số liệu tài khoản do Bộ tài chính quy định. Đơn vị mở thêm các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. 2.2. Thực trạng công tác kế toán công nợ tại CN CTCP Thuân An Ana Mandara Huế Resort & Spa. 2.2.1. Kế toán nợ phải thu Các khoản nợ phải thu phát sinh tại CN CTCP Thuận An Ana Mandara Huế Resort & Spa - Nợ phải thu khách hàng - Thuế GTGT được khấu trừ - Nợ phải thu tạm ứng - Nợ phải thu khác Do hạn chế về thời gian nghiên cứu nên bài báo cáo chỉ trình bày về kế toán nợ phải thu khách hàng, nợ phải thu tạm ứng. 2.2.1.1. Kế toán nợ phải thu khách hàng * Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 1311100 “Phải thu khách hàng đang ở” - Tài khoản 1311200 : “Phải thu trả chậm” * Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng: - Hệ thống chứng từ kế toán phải thu khách hàng: Chứng từ kế toán là những bằng chứng chứng minh xác thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. CN CTCP Thuận An AMH được tổng cục thuế cho phép phát hành 2 loại hóa đơn đặc thù, có in logo của khách sạn: Hóa đơn (GTGT) – Check out bill: Hóa đơn này còn được gọi là hóa đơn tổng hợp, được sử dụng tại quầy lễ tân vì đây là nơi tiếp nhận yêu cầu khách hàng và cũng là nơi thực hiện thanh toán mọi dịch vụ cho khách sạn. Hóa đơn (GTGT) – Bill: Là loại hóa đơn GTGT được sử dụng chủ yếu ở các quầy hàng, quầy bar, quầy spa,... khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa hay sử Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 43 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn dụng dịch vụ tại quầy và có nhu cầu thanh toán ngay thì thu ngân tại quầy đó sẽ sử dụng hóa đơn BILL cho khách. Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng khách sạn còn sử dụng các chứng từ như: đơn đặt hàng (booking confirmation), hợp đồng kinh tế, ủy nhiệm thu, giấy báo có, phiếu thu tiền mặt, - Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toản khoản phải thu: Do khách sạn áp dụng hình thức kế toán máy trên nền chứng từ ghi sổ, do vậy hệ thống sổ sách được sử dụng để phù hợp với hình thức này bao gồm: phiếu thu (thay cho tên gọi chứng từ ghi sổ) gồm: phiếu thu TC (Thu tiền qua card), TM (thu tiền mặt), TMH (thu tiền qua ngân hàng), RX (phải thu trả chậm); sổ chi tiết TK 1311, sổ cái. * Nội dung công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng: - Trình tự luân chuyển chứng từ trong hạch toán khoản phải thu khách hàng: Quá trình thanh toán với khách hàng chỉ xảy ra khi có một nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ được thực hiện. Khi phát sinh một khoản phải thu khách hàng thì quá trình hạch toán khoản phải thu xảy ra song song với hạch toán doanh thu. Do đó, kế toán khoản phải thu khách hàng có liên quan trực tiếp đến kế toán doanh thu. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán phải thu khách hàng đối với hoạt động lưu trú: Đối với khách lẻ, khi khách hàng đến đặt phòng trực tiếp tại quầy lễ tân, hoặc đăng kí qua điện thoại hay mạng Internet về số phòng, số người, ngày đến, ngày đi. Lễ tân sẽ lập phiếu yêu cầu đặt phòng. Đối với khách đi theo Tour, bộ phận sale sẽ lập hợp đồng kinh tế: hợp đồng giá, tín dụng, công nợ, trao đổi dịch vụ, thành 3 bản. Bản thứ 1: Lưu lại bộ phận Bản thứ 2: Giao cho công ty du lịch Bản thứ 3: Chuyển cho kế toán phải thu Khi nhận được đơn đặt phòng (booking confirmation) của các Tour, bộ phận sale lập thành 2 bản: Bản thứ 1: Lưu lại bộ phận Bản thứ 2: Chuyển kế toán doanh thu Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 44 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Thông tin về đơn đặt phòng sẽ được lưu trên phần mềm Smile để lễ tân có thể cập nhật thông tin về khách hàng khi khách đến nhận phòng. Khi khách đến nhận phòng, lễ tân thực hiện Check in cho khách. Nếu khách Tour thì phải kiểm tra, đối chiều với Booking confirmation do Bộ phận sale nhập liệu trên máy. Kết thúc thời gian lưu trú, khách hàng làm thủ tục trả phòng và yêu cầu được thanh toán sau. Lễ tân lập hóa đơn GTGT – Check out bill thành 3 liên: Liên 1,3: Chuyển cho kế toán doanh thu Liên 2: Giao cho khách hàng Kế toán doanh thu căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 1, booking confirmation, hợp đồng (nếu có) để đối chiếu, kiểm tra thông tin và giá trên booking confirmation so với hợp đồng hoặc giá đã đăng ký để lập chứng từ doanh thu rồi lưu lại để cuối tháng kiểm tra thuế GTGT đầu ra. Liên 3 HĐ GTGT, hợp đồng (nếu có) chuyển cho kế toán phải thu để kiểm tra, hạch toán công nợ vào phần mềm và tiến hành thu nợ: Đối với công nợ phải thu trả chậm: + Nếu khách hàng trong nước: Căn cứ vào hợp đồng công nợ để theo dõi thời hạn thanh toán của từng khách hàng cũng như các điều khoản trong hợp đồng. + Đối với khách hàng nước ngoài, căn cứ thời hạn trên hợp đồng để tiến hành thu nợ theo mẫu và gởi email thu nợ. Đặc biết, đối với công nợ phải thu trước: căn cứ vào Booking confirmation và hợp đồng (nếu có) trực tiếp từ bộ phận Sale chuyển sang để xem xét thời hạn thanh toán trên booking để tiến hành thu nợ trước khi khách ở. Các khoản phải thu bằng ngoại tệ phải lập bút toán điều chỉnh tỷ giá. Khi kế toán phải thu tiến hành nhập số liệu vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu vào máy. Máy sẽ tự động chuyển sổ liệu vào phiếu thu và các sổ tương ứng: sổ chi tiết TK 1331, sổ cái TK 1311. - Nghiệp vụ thực tế tại công ty: Ví dụ: Ngày 2/11/2014 lễ tân Check in cho một đoàn khách du lịch của CTY TNHH Thế Giới Thái Bình theo Booking confirmation (phiếu đặt phòng) (Phụ lục 01) nhận được từ bộ phận sale ngày 25/10/2014. CT TNHH Thế Giới Thái Bình là khách hàng kí kết hợp đồng kinh tế với AMH với hình thức thanh toán là: City Ledger (công nợ). Đoàn khách sẽ đặt 2 phòng Duplex Twin Room loại phòng đôi với giá 93.75USD/ Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 45 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn phòng/đêm, đoàn khách sẽ ở lại trong 4 đêm. Đến ngày 5/11/2014, khách làm thủ tục trả phòng, lễ tân sẽ lập hóa đơn GTGT (Check out bill) – (Phụ lục 02 ) làm 3 liên: Liên 1 ,3: Giao kế toán doanh thu Liên 2: Chuyển công ty Thái Bình Dựa trên hóa đơn mà lễ tân chuyển lên, kế toán doanh thu - phải thu - sẽ phản ánh doanh thu, công nợ trên Chứng từ doanh thu NM, phiếu thu RX: phải thu khách hàng, chi tiết cho từng đối tượng khách hàng: CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: NM000022 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 5/11/2014 Diễn giải: Doanh thu dịch vụ Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK Nợ Có 5113110 5113800 3331100 1311100 Doanh thu bán phòng Phục vụ phí Thuế GTGT đầu ra Phải thu khách đang ở Doanh thu dịch vụ Doanh thu dịch vụ 6.915.584 345.780 726.136 7.987.500 Cộng 7.987.500 7.987.500 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 46 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: RX000018 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 5/11/2014 Diễn giải: Doanh thu dịch vụ Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK Nợ Có 1311100 1311200 Phải thu khách đang ở Phải thu trả chậm 35736 Doanh thu dịch vụ Doanh thu dịch vụ 7.987.500 7.987.500 Cộng 7.987.500 7.987.500 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc * Phản ánh vào sổ kế toán: Do sử dụng phần mềm kế toán nên bộ phận kế toán công nợ chỉ thực hiện xử lý số liệu ban đầu, việc nhập số liệu vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái là do phần mềm thực hiện. Căn cứ vào chứng từ doanh thu, máy thực hiện lập sổ chi tiết, sổ cái. Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 47 Đạ i h ọc K in tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Biểu 2.1 : Sổ chi tiết TK 1311 SỔ CHI TIẾT TK 1311 Period: 11/2014 Đối tượng: 5674 – CT TNHH Thái Bình Voucher Number Date Description Amount Debit Credit Balance SỐ DƯ ĐẦU KÌ : 10.567.356 RX000018 5/12/2015 Phải thu trả chậm 7.987.500 .. Total 18.554.856 Ngày.tháng.năm Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.2 : Sổ cái TK 1311 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 1311 Period: 11/2014 Từ ngày 01/11/2014 đến 30/11/2014 Voucher No Date Type Description Acc Debit Credit Số dư đầu kì 235.000.000 Số phát sinh .. .. .. .. .. .. .. RX000018 5/12/2015 RX Phải thu trả chậm CT TNHH Thái Bình 511 7.987.500 .. 55.675.000 65.678.350 Tổng số phát sinh 224.996.650 Ngày.tháng.năm Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 48 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn 2.2.1.2. Kế toán khoản tạm ứng * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 1411100: Tạm ứng TK 1111200: Tiền mặt bán hàng * Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng: - Phiếu yêu cầu mua hàng - Phiếu đề nghị tạm ứng - Phiếu nhập kho - Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng - Phiếu chi, phiếu thu * Nội dung công tác kế toán các khoản tạm ứng: - Trình tự luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng, phiếu đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra công nợ tạm ứng cũ đã thanh toán hết hay chưa. Nếu số tiền tạm ứng cũ đã thanh toán hết, kế toán thanh toán trình giám đốc phê duyệt. Nếu được đồng ý, kế toán tiến hành lập phiếu chi làm 2 liên, liên 1 lưu lại, liên 2 gởi thủ quỹ chi tiền mặt; phần mềm tự động ghi nhận công nợ tạm ứng trên sổ chi tiết tạm ứng. Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên tạm ứng lập phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm theo hóa đơn, chứng từ gốc liên quan gởi cho kế toán để tiến hành xác định lại số tiền tạm ứng thiếu hay thừa. Nếu chi vượt quá tạm ứng, kế toán tiến hành lập phiếu chi, chi số tiền thiếu. Nếu chi bé hơn tạm ứng, kế toán lập phiếu thu chuyển thủ quỹ thanh toán cho người tạm ứng. Phiếu thu hay chi được lập làm hai liên, liên 1 lưu lại, liên 2 gởi thủ quỹ thanh toán tạm ứng hay thu lại tiền mặt. - Các nghiệp vụ thực tế tại công ty: Ngày 03/11/2014, Trần Thị Quỳnh Chi lập phiếu đề nghị tạm ứng tiền mặt 9.000.000 đồng đi Tour. Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 49 Đạ i h ọc K inh ế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn ANA MANDARA ADVANCE REQUEST (Phiếu Tạm Ứng) Name: Tran Thi Quynh Chi Department: F.O Tên Bộ Phận Date of Borrowing: Date of Returning: Ngày tạm ứng 03/11/2014 Ngày Hoàn Trả No. Particulars Amount (Số tiền) STT USD VND 1 Advance for tour (tam ung tien tour) (15-20/11/2014) 9,000,000 Total: 9,000,000 Tổng Số Claimer: Less advance taken: Người Tạm ứng ........................................................... Checked by HOD: Trưởng Bộ phận Net Claim / Refund: Checked by CA or FC Kiểm Tra Bởi FC or CA Approved by GM ........................................................... Duyệt Bởi GM Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 50 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Sau khi được sự xác nhận của giám đốc, kế toán tiến hành lập phiếu chi thành 2 liên: liên 1 lưu lại, liên 2 chuyển thủ quỹ. Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam PHIẾU CHI/ PAYMENT VOUCHER NGÀY/DATE: 03/11/2014 KỲ/PERIOD: 201411 SỐ/V.NO: CM000002 HỌ TÊN NGƯỜI NHẬN: Trần Thị Quỳnh Chi NỘI DUNG: Tạm ứng tiền Tour T11/2014 SỐ TIỀN: 9.000.000 (VND) BẰNG CHỮ: Chín triệu đồng chẵn Tài khoản Tên TK Mã phân tích Nợ Có 1411100 1111200 Tạm ứng Tiền mặt bán hàng TTQC 9.000.000 9.000.000 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết tạm ứng của nhân viên này. Ngày 30/11/2014 Trần Thị Quỳnh Chi lập phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng tiền Tour tháng 12 với các hóa đơn như sau: Hóa đơn ăn uống của khách - 3.500.000 đồng; hóa đơn dịch vụ lữ hành (thuê hướng dẫn viên): 1.250.000 đồng ; Vé tham quan :1.200.000 đồng; Hóa đơn hoa hồng (lấy 4% doanh thu): 2.000.000 đồng; Phí vận chuyển tour: 1.200.000 đồng (thuê xe xích lô, xe bus) ; Phí vận chuyển khách: 800.000 đồng (đón khách từ sân bay – AMH): Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 51 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn ANA MANDARA HUE PAYMENT REQUEST (Phiếu thanh toán tạm ứng) Name: Trần Thị Quỳnh Chi Department: F.O Tên Bộ phận Date of Borrowing Date of Returning: Ngày tạm ứng: 03/11/2014 Ngày hoàn ứng: 31/12/2014 VNĐ Note/ghi chú I Cash in advance /Tiền đã tạm ứng 9.000.000 Thanh toán tạm ứng tiền tour II Payment / Các khoản đã chi 3.500.000 1.250.000 1.200.000 2.000.000 1.200.000 800.000 III Variance / Chênh lệch Refund/Tiền hoàn lại (1-2) 950.000 Over payment / Chi quá tạm ứng (2-1) 950.000 Total / Tổng số Claimer: Less advance taken: Người tạm ứng .............................................. Checked by HOD: Trưởng bộ phận Net Claim / Refund: Checked by CA or FC Kiểm tra bởi FC or CA Approved by GM ............................................... Duyệt bởi GM Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 52 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Kế toán tiến hành kiểm tra, lập chứng từ ghi sổ JV giảm công nợ tạm ứng ở phần mềm kế toán: CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: JV000051 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 31/11/2014 Diễn giải: TTQC hoàn ứng tiền Tour Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ Có 6325520 Giá vốn Tour 401 Hoàn ứng tiền Tour T11/2014 3.500.000 6325520 Giá vốn Tour 401 Hoàn ứng tiền Tour T11/2014 1.250.000 6325520 Giá vốn Tour 401 Hoàn ứng tiền Tour T11/2014 1.200.000 6325520 Giá vốn Tour 401 Hoàn ứng tiền Tour T11/2014 2.000.000 6325520 Giá vốn Tour 401 Hoàn ứng tiền Tour T11/2014 1.200.000 6277713 Giá vốn Tour 401 Hoàn ứng tiền Tour T11/2014 800.000 1411100 Tạm ứng TTQC Hoàn ứng tiền Tour T11/2014 9.950.000 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 53 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Đồng thời báo với nhân viên Trần Thị Quỳnh Chi lập phiếu đề nghi tạm ứng thêm : 950.000 để lập phiếu chi thêm tiền tạm ứng gởi thủ quỹ. Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam PHIẾU CHI/ PAYMENT VOUCHER NGÀY/DATE: 31/11/2014 KỲ/ PERIOD: 201411 SỐ/V.NO: CM0000030 HỌ TÊN NGƯỜI NHẬN: Trần Thị Quỳnh Chi NỘI DUNG: Tạm ứng thêm tiền Tour T11/2014 SỐ TIỀN: 950.000 (VND) BẰNG CHỮ: Chín trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Tài khoản Tên TK Mã phân tích Nợ Có 1411100 1111200 Tạm ứng Tiền mặt bán hàng TTQC 950.000 950.000 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc → Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán tạm ứng: Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 54 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Biểu 2.3: Sổ chi tiết TK1411100 Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam SỔ CHI TIẾT TK 1411100 Nhân viên: Trần Thị Quỳnh Chi Period: 12/2014 Voucher Number Date Description Amount Debit Credit Balance CM000002 09/12/2014 Tạm ứng tiền Tour T12/2014 9.000.000 9.000.000 JV000051 31/12/2014 Hoàn ứng tiền Tour T12/2014 3.500.000 5.500.000 JV000051 31/12/2014 Hoàn ứng tiền Tour T12/2014 1.250.000 4.250.000 JV000051 31/12/2014 Hoàn ứng tiền Tour T12/2014 1.200.000 3.050.000 JV000051 31/12/2014 Hoàn ứng tiền Tour T12/2014 2.000.000 1.050.000 JV000051 31/12/2014 Hoàn ứng tiền Tour T12/2014 1.200.000 -150.000 JV000051 31/12/2014 Hoàn ứng tiền Tour T12/2014 800.000 -950.000 CM000025 31/12/2014 Chi tiền tạm ứng thiếu Tour T12 950.000 Total 9.950.000 9.950.000 Ngày.tháng.năm Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 55 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Biểu 2.4 : Sổ cái TK 1411100 Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam SỔ CÁI TK 1411100 Từ ngày 01/11/2014 đến 30/11/2014 Voucher No Date Type Description Acc Debit Credit CM000001 03/12/2014 CHITM Tạm ứng tiền mua hàng T12/2014 1111200 5.000.000 CM000002 09/12/2014 CHITM Tạm ứng tiền Tour T12/2014 1111200 9.000.000 JV000045 26/12/2014 APPMT Hoàn ứng tiền mua bao rác 1111200 2.750.000 JV000035 22/12/2014 APPMT Hoàn ứng tiền may đồng phục 1111200 2.000.000 TM000020 22/12/2014 THUTM Thu lại tiền thừa tạm ứng mua hàng hóa 1111200 250.000 CM000003 15/12/2014 CHITM Chi tiền tạm ứng thiếu cho Mr Sơn Sale 1411100 48.000 . .. . . .. JV000051 31/12/2014 JV001 Hoàn ứng tiền Tour T12/2014 1111200 3.500.000 JV001 1111200 1.250.000 JV001 1111200 1.200.000 JV001 1111200 2.000.000 JV001 1111200 1.200.000 JV001 1111200 800.000 CM000025 31/12/2014 CHITM Chi tạm ứng thêm tạm ứng tiền Tour 1411100 950.000 TOTAL 50.000.000 50.000.000 Ngày.tháng.năm Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 56 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn 2.2.2. Kế toán nợ phải trả Các khoản nợ phải trả phát sinh tại CN CTCP Thuận An Ana Mandara Huế Resort & Spa: - Nợ phải trả cho người bán. - Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước. - Nợ phải trả người lao động. - Phải trả nội bộ Do hạn chế về thời gian nghiên cứu nên bài báo cáo chỉ trình bày về kế toán nợ phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước, nợ phải trả người lao động. 2.2.2.1. Kế toán phải trả người bán: * Tài khoản sử dụng: TK 3311100: Phải trả người bán dùng để theo dõi các khoản thanh toán của khách sạn đối với nhà cung cấp. Và khoản phải trả này được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. * Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: * Hệ thống chứng từ: - Hợp đồng dịch vụ - Phiếu nhập kho - Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng - Bảng kê chi tiết bán hàng - Biên bảng đối chiếu công nợ - Ủy nhiệm chi - Bảng kê giải ngân - Khế ước nhận nợ - Giấy đề nghị rút vốn theo hạn mức - Giấy báo nợ, giấy báo có * Hệ thống sổ sách: phiếu chi, sổ chi tiết, sổ cái. * Nội dung công tác kế toán khoản phải trả khách hàng: Chu trình thực hiện: Hằng ngày căn cứ vào nhu cầu sử dụng hàng hóa, các trưởng bộ phận gởi phiếu Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 57 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ nhà cung cấp (nhà cung cấp theo hợp đồng hoặc mua ngoài) để lưu kho hoặc sử dụng ngay. Khi mua nguyên vật liệu về, căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng các trưởng bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ cùng thủ kho kiểm kê hàng hóa, nguyên vật liệu rồi kí xác nhận vào phiếu yêu cầu mua hàng. Căn cứ vào HĐ GTGT do người bán cung cấp, thủ kho tiến hành nhập thẻ kho vào phần mềm Smile. Sau đó hóa đơn GTGT sẽ được chuyển cho kế toán kho (thực phẩm), kế toán tài sản (nếu hàng hóa là TS, CC-DC). Kế toán kho, kế toán tài sản đối chiếu hóa đơn GTGT và thẻ kho trên phần mềm để lập phiếu nhập kho làm 2 liên chuyển cho các bộ phận có liên quan kí nhận sau đó: Liên 1: Lưu lại cùng hóa đơn photo Liên 2: Chuyển cho bộ phận kế toán phải trả cùng với hóa đơn gốc Đối với các hóa đơn GTGT đặc thù (điện, nước, điện thoại, cáp) kế toán thanh toán trực tiếp nhận rồi lập chứng từ ghi sổ AI. Phần mềm smile sẽ tự động cập nhật lên sổ chi tiết, sổ cái. Cách thức thanh toán: hầu hết các khoản phải trả người bán ở AMH được Công ty Cổ Phần Thuận An thanh toán hộ AMH qua Hợp đồng tín dụng hạn mức số: 0001/2014/HĐTDHM ngày: 03/03/2014 tại ngân hàng Maritime Bank. Do vậy, khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp kế toán thanh toán phải lập bảng kê giải ngân gởi ngân hàng phê duyệt để nhận khế ước nhận nợ và giấy đề nghị rút vốn của ngân hàng. - Kế toán lập ủy nhiệm chi theo bảng kê đã được phê duyệt. - Ủy nhiệm chi gồm 4 liên: liên 1, 2, 3 lưu ngân hàng, liên 4: lưu khách hàng. - Sau khi giải ngân, kế toán tiến hành đối trừ công nợ, hạch toán giảm nợ phải trả. Các nghiệp vụ thực tế tại công ty: Trong tháng 11/2014, CN Ana Mandara Huế phát sinh một số nghiệp vụ sau: Nghiệp vụ 1: Ngày 1/11/2014 nhập kho 2 thùng nước nhãn hiệu Lavie CT TNHH An Bình theo đề nghị mua hàng của bộ phận nhà hàng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00087, trị giá 1.300.000 đồng, thủ kho nhập thẻ kho vào phần mềm Smile rồi chuyển hóa đơn GTGT cho kế toán kho để làm căn cứ lập phiếu nhập kho và chuyển cho bộ phận có liên quan kí nhận, phiếu nhập kho được lập theo mẫu như sau: Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 58 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn PHIẾU NHẬP KHO Chứng từ: SR000003 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 01/11/2014 Diễn giải: Nhập hàng cho nhà hàng Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ/Debit Có/Credit 1521200 Đồ uống Nhập hàng cho nhà hàng 1.300.000 3311100 Phải trả người bán Nhập hàng cho nhà hàng 1.300.000 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Liên 2 của phiếu nhập kho cùng với HĐ GTGT sẽ được chuyển cho kế toán thanh toán để tiến hành giải ngân với ngân hàng. Nghiệp vụ 2: Hạch toán chi phí điện cuối kì: Ngày 27/11/2014, kế toán thanh toán nhận bảng kê chi tiết mức sử dụng điện của các bộ phận từ bộ phận bảo trì như sau: Biểu 2.5: Phân bổ chi phí điện cho các bộ phận tháng 11/ 2014 STT Bộ phận Mã Bộ phận Tỷ lệ % Thành Tiền 1 Nhà Hàng 302 21,58 34.377.570 2 Bảo trì 801 10,08 16.057.734 3 Spa 501 3,22 5.129.554 4 Buồng phòng 202 65,12 103.738.061 Total 100.00 159.302.919 Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 59 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Kế toán thanh toán tiến hành phân bổ chi phí điện T11 cho các bộ phận vào chứng từ ghi sổ JV trên phần mềm máy tính: CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: JV000036 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 27/11/2014 Diễn giải: Phân bổ chi phí điện cho các bộ phận T11/2014 Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ Có 6272211 Điện lưới 302 Phân bổ chi phí điện cho các bộ phận T11 34.377.570 6272211 Điện lưới 801 Phân bổ chi phí điện cho các bộ phận T11 16.057.734 6272211 Điện lưới 501 Phân bổ chi phí điện cho các bộ phận T11 5.129.554 6272211 Điện lưới 202 Phân bổ chi phí điện cho các bộ phận T11 103.738.061 3351100 Chi phí phải trả- Điện/ Dầu Phân bổ chi phí điện cho các bộ phận T11 159.302.919 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 60 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Ngày 28/11/2014, nhận giấy báo tiền điện T11/2014 (hóa đơn tiền điện sẽ về sau khi tiến hành thanh toán công nợ) với số tiền: 150.302.879 đồng (số tiền trước thuế: 136.638.981 đồng, thuế GTGT 10%: 13.663.898 đồng). Kế toán lập chứng từ ghi sổ AI ghi tăng công nợ. CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: AI000037 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 28/11/2014 Diễn giải: Chi phí điện T11/2014 Tài khoản Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ Có 3351300 CP phải trả - Điện/Dầu Chi phí điện T11/2014 136.638.981 1331100 Thuế GTGT đầu vào Chi phí điện T11/2014 13.663.898 3311100 Phải trả người bán Chi phí điện T11/2014 150.302.879 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Do số tiền trên hóa đơn trước thuế lớn hơn chi phí trích trước nên kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ JV để hạch toán giảm chi phí (thường giảm chi phí cho bộ phận có chi phí trong kì lớn) – đối trừ trực tiếp trên khoản chi phí đã hạch toán trước đó: Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 61 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: JV000036 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 27/11/2014 Diễn giải: Hạch toán giảm chi phí điện T11/2014 Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ Có 3351300 Chi phí phải trả- Điện/ Dầu Hạch toán giảm chi phí điện 22.663.938 6272211 Điện lưới 202 Hạch toán giảm chi phí điện 22.663.938 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Khi thanh toán các hóa đơn trên, kế toán thanh toán lập bảng kê giải ngân (Phụ lục 03) gởi ngân hàng phê duyệt để nhận được khế ước nhận nợ (Phụ lục 04), giấy đề nghị rút vốn (Phụ lục 05) (nhờ CTTA thanh toán hộ). Lập ủy nhiệm chi - theo từng đối tượng theo bảng kê giải ngân đã phê duyệt. Lập chứng từ ghi sổ JV hạch toán giảm chi phí phải trả chi tiết cho từng đối tượng trên phần mềm Smile: CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: JV000050 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 30/11/2014 Diễn giải: CTCP Thuận An thanh toán tiền mua hàng hộ AMH (An Bình) Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ Có 3311100 Phải trả người bán CTCP Thuận An thanh toán tiền mua hàng hộ 1.000.000 3361100 Phải trả công ty chủ đầu tư 1.000.000 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc → Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán: Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 62 Đạ i h ọc K i h tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Biểu 2.6: Sổ chi tiết nợ phải trả 3311100 - CT TNHH An Bình Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam BÁO CÁO CHI TIẾT PHẢI TRẢ Từ ngày 1/11/2014 đến ngày 30/11/2014 Chứng từ Ngày Hóa đơn Diễn giải Hóa đơn Thanh toán 1428 – CT TNHH An Bình Số dư đầu kì : 1.400.000 SR000003 1/12/2014 1686758 Nhận hàng cho nhà hàng 1.000.000 JV000050 31/12/2014 CTTA thanh toán tiền mua hàng hộ AMH 1.000.000 Cộng phát sinh 2.400.000 1.000.000 Số dư cuối kì 1.400.000 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Biểu 2.7: Sổ chi tiết nợ phải trả 3311100 - Công ty điện lực 3 – Chi nhánh Phú Vang: Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam BÁO CÁO CHI TIẾT PHẢI TRẢ Từ ngày 1/11/2014 đến ngày 30/11/2014 Chứng từ Ngày Hóa đơn Diễn giải Hóa đơn Thanh toán 1520 –Công ty điện lực 3 – Chi nhánh Phú Vang Số dư đầu kì : 0 AI000061 20/12/2014 1687456 Chi phí điện T12/2014 136.638.981 AI000062 20/12/2014 1684442 VAT điện 13.663.898 JV000038 31/12/2014 CTTA thanh toán tiền điện hộ AMH 150.302.879 Cộng phát sinh 150.302.879 150.302.879 Số dư cuối kì 0 Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 63 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Biểu 2.8: Sổ cái TK 3311100 Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam SỔ CÁI TK 3311100 Tên chứng từ Ngày Loại Mô tả TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 334.567.200 .. .. .. .. .. Số phát sinh SR00003 1/12/2014 SR Nhận hàng cho nhà hàng 1521100 1.000.000 JV00034 20/12/2015 JV Chi phí tiền điện T12 3351300 136.638.981 JV00034 20/12/2015 JV VAT tiền điện T12 1331100 13.663.898 JV000037 31/12/2014 JV CTTA thanh toán tiền mua hàng hộ AMH 3361100 1.000.000 JV000038 31/12/2014 JV CTTA thanh toán tiền điện hộ AMH 159.302.879 Tổng số phát sinh 300.456.764 645.345.679 Số dư cuối kì 344.888.915 Ngày.tháng.năm Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.2.2. Kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước tại CN CTCP Thuận An AMH bao gồm Thuế GTGT hàng hóa bán ra, Thuế thu nhập doanh nghiệp, Thuế thu nhập cá nhân, Thuế môn bài và các loại thuế khác.Vì hạn chế của thời gian và phạm vi thực tập nên đề tài này chỉ trình bày về Thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra. * Tài khoản sử dụng: TK 3331100: Thuế GTGT đầu ra Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 64 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn * Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng: Hệ thống chứng từ: - Hóa đơn GTGT - Tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra - Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước Đối với mỗi loại hàng hóa dịch vụ bán ra thì Công ty căn cứ vào các quy định của Nhà nước để lập hóa đơn GTGT với thuế suất nhất định 0%, 5%, 10% tùy thuộc vào từng mặt hàng. Hệ thống sổ sách: sổ tổng hợp chi tiết, sổ cái * Nội dung công tác kế toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước: - Trình tự thực hiện: Hằng ngày, kế toán doanh thu dựa trên các hóa đơn GTGT và chứng từ liên quan tiến hành hạch toán vào chứng từ doanh thu, khoản thuế được hạch toán sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết, sổ cái thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước. Cuối tháng tổng hợp, lập bảng kê hóa đơn dịch vụ bán ra, đối chiếu kiểm tra với sổ chi tiết trên phần mềm để tránh trường hợp thiếu sót các khoản thuế chưa kê khai. Sau đó, Kế toán trưởng khóa sổ kiểm tra, đối chiếu TK 1331100 và TK 3311100 để xác định số thuế GTGT phải nộp trong kì. Đồng thời lập tờ khai thuế GTGT kèm theo bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra theo mẫu quy định. Theo thông tư 156/2013/TT-BTC Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế tháng chậm nhất là ngày thứ 20 (hai mươi) của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Tiến hành lập UNC nhờ CTTA thanh toán hộ tiền thuế qua ngân hàng, đồng thời ghi Có trên tài khoản thanh toán. - Các nghiệp vụ thực tế tại công ty: Trong tháng 11/2014, CN Ana Mandara Huế phát sinh một số nghiệp vụ sau: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0005770, kí hiệu AA/12T, ngày 01/11/2014 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), kế toán lập chứng từ doanh thu vào phần mềm kế toán. Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 65 Đạ i h ọc K inh ế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: NM00001 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 1/11/2014 Diễn giải: Doanh thu dịch vụ Tài khoản/Account Mã phân tích Diễn giải Số tiền / Amount Số hiệu Tên TK Nợ/Debit Có/Credit 5113110 3331100 1311100 Doanh thu bán phòng Thuế GTGT đầu ra Phải thu khách đang ở Doanh thu dịch vụ Doanh thu dịch vụ 3.000.000 300.000 3.000.000 Cộng 3.000.000 3.000.000 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Nghiệp vụ 2: Ngày 31/11/2014, kế toán thanh toán tổng hợp được số thuế GTGT đầu vào là 42.414.687 đồng, thuế GTGT đầu ra là 101.581.726 đồng, kế toán thanh toán tiến hành hạch toán bút toán khấu trừ thuế vào phần mềm kế toán : CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: JV000100 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 31/11/2014 Diễn giải: Khấu trừ thuế GTGT T11/2014 Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK Nợ Có 3331100 1331100 Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào Khấu trừ thuế GTGT T11/2014 42.414.687 42.414.687 Cộng 42.414.687 42.414.687 Ngày..tháng..năm. Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 66 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Từ các nghiệp vụ này, kế toán sẽ theo dõi thuế phải nộp qua sổ chi tiết TK 3331100, nghiệp vụ nộp tiền vào ngân sách sẽ được ghi vào tháng sau lúc thuế GTGT đầu ra đã được nộp căn cứ vào bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào (Phụ lục 06). Thời hạn nộp thuế GTGT chậm nhất là ngày thứ hai mươi của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với loại thuế khai và nộp theo tháng. → Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước Biểu 2.9: Sổ chi tiết TK 3331100 SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Từ ngày 1/11/2014 đến ngày 30/11/2014 Chứng từ Ngày Hóa đơn Diễn giải Hóa đơn Thanh toán TK 3331100: Thuế GTGT Đầu ra Số dư đầu kì: NM00001 01/11/2014 0005770 Doanh thu dịch vụ 300.000 JV000100 30/11/2014 Khấu trừ thuế GTGT 42.414.687 Cộng phát sinh 42.414.687 101.581.726 Số dư cuối kì Ngày..tháng.năm Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lí Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 67 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Biểu 2.10: Sổ cái TK 3311100 Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam SỔ CÁI TK 3331100 Tên chứng từ Ngày Loại Mô tả TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 105.456.389 Số phát sinh NM00001 01/11/2014 NM Doanh thu dịch vụ 1311100 300.000 NM0002 2/11/2014 NM Doanh thu dịch vụ 1311100 567.489 ........... JV000100 30/11/2014 JV Khấu trừ thuế GTGT 1331100 42.414.687 Tổng số phát sinh 42.414.687 101.581.726 Số dư cuối kì 59.157.039 Ngày.tháng.năm Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.2.3. Kế toán phải trả người lao động: * Tài khoản sử dụng: TK 3341, chi tiết gồm: - TK 3341100: Phải trả nhân viên Việt Nam – Lương - TK 3341200: Phải trả nhân viên nước ngoài – Lương - TK 3341700: Phải trả nhân viên – theo hợp đồng * Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng: Hệ thống chứng từ: Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 68 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn - Bảng chấm công - Bảng lương - Ủy nhiệm chi - Giấy báo nợ Hệ thống sổ sách: sổ chi tiết TK 3341100, sổ cái TK 3341100 * Nội dung công tác kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Chu trình thực hiện: Cuối tháng, kế toán thanh toán dựa vào bảng lương nhân viên được lập bởi bộ phận nhân sự đã được kí duyệt, tiến hành hạch toán tăng số tiền lương phải trả cho từng bộ phận vào phần mềm kế toán, khi tổng giám đốc duyệt đề xuất chi lương, kế toán tiến hành lập ủy nhiệm chi lương và và ghi giảm nợ lương phải trả cho từng phòng ban vào phần mềm kế toán. Nghiệp vụ thực tế tại công ty: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào bảng lương T11 (phụ lục 07) với số liệu tiền lương của từng phòng ban, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ JV vào phần mềm kế toán: Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 69 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: JV000064 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 30/11/2014 Diễn giải: Hạch toán chi phí lương nhân viên T11/2014 Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ Có 6421101 Lương & Tiền công 703 Hạch toán lương NV T12/2014 24.620.000 6411101 Lương & Tiền công 601 Hạch toán lương NV T12/2014 49.144.000 6421101 Lương & Tiền công 701 Hạch toán lương NV T12/2014 6.792.000 6421101 Lương & Tiền công 702 Hạch toán lương NV T12/2014 71.903.324 6421101 Lương & Tiền công 704 Hạch toán lương NV T12/2014 68.973.749 6221101 Lương & Tiền công 501 Hạch toán lương NV T12/2014 36.775.520 6221101 Lương & Tiền công 202 Hạch toán lương NV T12/2014 117.672.924 6221101 Lương & Tiền công 403 Hạch toán lương NV T12/2014 41.287.324 6221101 Lương & Tiền công 201 Hạch toán lương NV T12/2014 52.171.284 6221101 Lương & Tiền công 405 Hạch toán lương NV T12/2014 13.072.000 6221101 Lương & Tiền công 304 Hạch toán lương NV T12/2014 6.8842.002 6271101 Lương & Tiền công 801 Hạch toán lương NV T12/2014 53.301.520 6221101 Lương & Tiền công 301 Hạch toán lương NV T12/2014 93.653.191 6221101 Lương & Tiền công 303 Hạch toán lương NV T12/2014 16.259.520 3341100 Phải trả NV – lương Hạch toán lương NV T12/2014 711.968. 357 3341700 Phải trả NV – theo hợp đồng thuê ngoài Hạch toán lương NV T12/2014 2.500.00 0 Ngày..tháng.năm Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lí Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 70 Đạ i h ọc K in tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào bảng lương T11/2014 với số liệu tiền bảo hiểm trừ vào lương, kế toán lập chứng từ bảo hiểm trừ lương T11/2014 như sau (không hạch toán chi tiết cho từng phòng ban): CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: JV000066 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 30/11/2014 Diễn giải: Hạch toán BH trừ lương T11/2014 Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ Có 3383110 Phải trả, Phải nộp BHXH - Cty Hạch toán BH trừ lương T01/2015 (BHXH 8%) 32.764.960 3384100 Phải trả, Phải nộp BHYT Hạch toán BH trừ lương T01/2015 (BHYT 1.5%) 6.143.430 3382100 Phải trả, Phải nộp KPCĐ Hạch toán BH trừ lương T01/2015 (BHTN 1%) 4.095.620 3389100 Phải trả, Phải nộp BHTN Hạch toán BH trừ lương T01/2015 (KPCĐ 1%) 4.095.620 3341100 Phải trả NV - Lương Hạch toán BH trừ lương T01/2015 47.099.630 Ngày..tháng.năm Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lí Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 71 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Nghiệp vụ 3: Căn cứ vào bảng lương T12/2014, hạch toán thuế TNCN cá nhân phải nộp tính trên thu nhập chịu thuế của công nhân viên: CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER Chứng từ: JV000069 Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 30/11/2014 Diễn giải: Hạch toán Thuế TN trừ lương NV T11/2014 Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên TK.Name acc Nợ Có 3341100 Phải trả nhân viên - Lương Hạch toán Thuế TN trừ lương NV T12/2014 250.000 3335100 Thuế thu nhập cá nhân Hạch toán Thuế TN trừ lương NV T12/2014 250.000 Ngày..tháng.năm Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lí Giám đốc * Phản ảnh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán phải trả người lao động: Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 72 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Biểu 2.11: Sổ chi tiết TK 3341 Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam SỔ CHI TIẾT TK 3341 Voucher No Date Type Description Acc Debit Credit JV000064 31/12/2014 JV001 Hạch toán lương nhân viên T12/2014 3341100 711.968.357 JV000064 31/12/2014 JV001 Hạch toán lương nhân viên T12/2014 3341100 2.500.000 JV000066 31/12/2014 JV001 Hạch toán bảo hiểm trừ lương nhân viên T12/2014 3341100 47.099.630 JV000067 31/12/2014 JV001 Hạch toán thuế TNCN trừ lương nhân viên T12/2014 3341100 250.000 JV000018 09/12/2014 JV001 CTTA thanh toán tiền lương T11/2014 3341100 667.118.727 TOTAL 714.468.357 714.468.357 Ngày.tháng.năm Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 73 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn Biểu 2.12 : Sổ cái TK 334 Anna Mandara Hue Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam SỔ CÁI TK 334 Tên chứng từ Ngày Mô tả TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6421101 24.620.000 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6411101 49.144.000 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6421101 6.792.000 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6421101 71.903.324 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6421101 68.973.749 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6221101 36.775.520 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6221101 117.672.924 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6221101 41.287.324 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6221101 52.171.284 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6221101 13.072.000 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6221101 6.8842.002 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6271101 53.301.520 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6221101 93.653.191 JV000064 30/11/2014 Hạch toán lương NV T12/2014 6221101 16.259.520 JV000066 30/11/2014 Hạch toán BH trừ lương T01/2015 (BHXH 8%) 3383110 32.764.960 JV000066 30/11/2014 Hạch toán BH trừ lương T01/2015 (BHYT 1.5%) 3384100 6.143.430 Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 74 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn JV000066 30/11/2014 Hạch toán BH trừ lương T01/2015 (BHTN 1%) 3382100 4.095.620 JV000066 30/11/2014 Hạch toán BH trừ lương T01/2015 (KPCĐ 1%) 3389100 4.095.620 JV000067 31/12/2014 Hạch toán thuế TNCN trừ lương nhân viên T12/2014 3335100 250.000 JV000018 09/12/2014 CTTA thanh toán tiền lương T11/2014 3361100 667.118.727 Tổng số phát sinh 714.468.357 714.468.357 Số dư cuối kì Ngày.tháng.năm Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 75 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ CỦA CN CTCP THUẬN AN ANA MANDARA HUẾ RESORT&SPA 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán và kế toán công nợ của CN CTCP Thuận An Ana Mandara Huế Resort & Spa 3.1.1 Ưu điểm * Đối với công tác kế toán tại đơn vị: Công tác kế toán tại đơn vị được thực hiện theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán, các chứng từ lập theo đúng quy định. Ví dụ: Phần mềm in HĐ GTGT (HĐ bắt buộc in ra) cho khách hàng. Các chứng từ được đánh số thứ tự và lập nhiều liên. Ví dụ: Phiếu thu, HĐ nội bộ, HĐ bán lẻ Công tác kế toán tại khách sạn được sự trợ giúp của phần mềm Smile giúp quản lý được từ xa. Công việc của các kế toán viên tại khách sạn chủ yếu tập trung ở khâu phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, nhập số liệu trên chứng từ vào máy, kiểm tra thông tin trên các báo cáo tài chính, sổ chi tiết, sổ cáiMọi thao tác đều do máy thực hiện do đó thông tin kế toán được cung cấp sẽ chính xác hơn,giảm bớt công việc của kế toán, giúp cho các hoạt động diễn ra nhanh hơn. Hiện nay đơn vị đang áp dụng hình thức kế toán máy trên nền chứng từ ghi sổ, là một hình thức kế toán rất phù hợp với doanh nghiệp có số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều như khách sạn. Số liệu kế toán phản ánh trên các sổ và báo cáo tài chính được chứng minh bằng hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo nguyên tắc khách quan. Bộ phận kế toán của khách sạn gồm nhiều nhân viên, mỗi người thực hiện một chức năng riêng. Điều này tuân thủ theo quy tắc bất kiệm nhiệm. Đồng thời, có sự kiểm tra, đối chiếu giữa các chức năng giúp hạn chế hành vi gian lận. * Đối với công tác kế toán công nợ: Trong công tác kế toán công nợ cũng đạt được những kết quả tốt góp phần tạo nên thành công chung trong công tác kế toán của đơn vị. Việc phân chia phần hành kế toán công nợ thành kế toán phải thu, kế toán phải trả và do hai nhân viên kế toán đảm nhiệm giúp giảm nhẹ khối lượng công việc đồng thời việc chuyên môn hóa sẽ tạo cho Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 76 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn nhân viên tính chủ động và giải quyết công việc kịp thời. Việc theo dõi công nợ theo đối tượng chi tiết góp phần phản ánh chính xác, đầy đủ của từng khoản nợ nhằm thanh toán và thu hồi đầy đủ, kịp thời. 3.1.2 Điểm yếu Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán công nợ nói riêng còn tồn tại một số điểm như sau: * Đối với công tác kế toán tại đơn vị : Số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày tương đối nhiều dễ dẫn tới việc nhập số liệu sai sót, thiếu chứng từ hoặc trùng chứng từ. Các chứng từ lại được phân thành nhiều loại: hai loại chứng từ ghi sổ AI, JV gần như có chức năng tương tự nhau; chứng từ ngân hàng; chứng từ doanh thu; phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; phiếu chi tiền mặt và được luân chuyển cho nhiều bộ phận để kí duyệt nên việc lưu trữ chứng từ cuối tháng gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, việc hạch toán dựa vào máy là chủ yếu, kế toán viên chỉ nhập số liệu vào máy mà không hiểu bản chất của quy trình. Điều này sẽ dẫn tới việc phụ thuộc nhiều vào máy, khi có sự cố xảy ra sẽ hoàn toàn bị động, công việc kế toán sẽ bị gián đoạn. * Đối với công tác kế toán công nợ : Phương thức thanh toán công nợ của AMH được chia thành nhiều hình thức: giải ngân với ngân hàng, thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán qua tạm ứng nên các HĐ GTGT gốc được tập hợp trong những sổ sách khác nhau ( Ví dụ: HĐ liên quan đến giao dịch ngân hàng được đóng trong sổ chứng từ ngân hàng, các HĐ nhờ ngân hàng giải ngân được đóng trong sổ bảng kê giải ngân, HĐ chi bằng tiền mặt được đóng trong sổ phiếu chi tiền mặt,) dẫn đến gặp nhiều khó khăn trong công tác kiểm tra thuế GTGT cuối tháng, cuối năm khi thanh tra thuế kiểm tra. Đối với việc theo dõi tình hình công nợ, các loại sổ chưa thể hiện được thời gian, số lượng của các khoản nợ trong hạn, quá hạn vì vậy việc thu hồi và thanh toán nợ không kịp thời. Trong hạch toán công nợ có liên quan đến doanh thu và chi phí của khách sạn căn cứ vào thời điểm phát hành hóa đơn chứ không căn cứ vào thực tế thời điểm phát sinh. Điều này vi phạm nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 77 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn 3.2. Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại CN Công ty cổ phần Thuận An Ana Mandara Resort & Spa Huế Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành, kiểm soát các hoạt động kinh tế với tư cách là phân hệ quản lý kinh tế tài chính. Vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp là nhiệm vụ, mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Việc hoàn thiện công tác kế toán công nợ giúp quản lý tốt hơn về tài chính doanh nghiệp, doanh nghiệp chủ động được về vốn, từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại AMH, tôi xin đề xuất một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ như sau: *Hoàn thiện công tác hạch toán công nợ : Trong phần hạch toán công nợ, doanh thu có liên quan đến nhiều kỳ kế toán, kế toán chỉ hạch toán công nợ và doanh thu vào thời điểm xuất hóa đơn, điều này đã vi phạm nguyên tắc phù hợp. Để tránh tình trạng này khách sạn có thể sử dụng một trong các biện pháp sau : (I) Sử dụng tài khoản trung gian 138 để ghi nhận doanh thu, công nợ chưa có hóa đơn: 1.Vào ngày 30/11, kế toán có thể ghi nhận doanh thu và công nợ tương ứng trong tháng 11: Nợ TK 138 Có TK 5113, 5119 Có TK 3331 2. Đến khi khách check out, ghi nhận nghiệp vụ như sau : a. Nợ TK 131 Có TK 138 b. Ghi nhận công nợ, doanh thu của những ngày trong thags 12: Nợ TK 131 Có TK 5113, 5119 Có TK 3331 Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 78 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn (II) Sử dụng phương pháp phân bổ chi phí. Theo phương pháp này doanh thu và công nợ sẽ được tính vào tháng 11 và 12 tương ứng với tỷ lệ dịch vụ đã thực hiện và đại diện ở đây là chi phí trực tiếp đã xác định. Doanh thu của Tổng CP trong tháng đoàn khách tính vào = doanh thu x doanh thu từng tháng của đoàn khách Tổng chi phí đoàn khách Việc sử dụng cách hạch toán như vậy sẽ tính được cả doanh thu và công nợ của từng tháng mà không vi phạm nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Đối với những khoán nợ phải trả mà chưa có hóa đơn, kế toán có thể hạch toán theo giá tạm tính. * Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán: Việc phân loại sổ sách kể toán quá nhiều dẫn đến khó khăn trong việc hạch toán, lưu trữ. Theo tôi, chỉ nên chọn một trong hai loại chứng từ AI hoặc JV để làm chứng từ ghi sổ. Tại khu nghỉ, các nghiệp vụ kinh tế công nợ phải thu, phải trả xảy ra nhiều và thường xuyên. Do vậy lượng khách hàng và nhà cung cấp của khu nghỉ là rất lớn. Tuy nhiên, khu nghỉ chỉ theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải trả cho người bán trên sổ chi tiết TK 1311 và TK 3311 theo từng đối tượng khách hàng mà chưa quan tâm đến thời hạn của các khoản nợ này. Trong khi việc theo dõi này có ý nghĩa rất quan trọng. Theo Thông tư 200 quy định, các doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng mẫu sổ kế toán như trước mà được tự thiết kế, xây dựng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của mình. Nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ. Dựa vào đó, tôi xin đề xuất mẫu sổ sau: Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 79 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG TK 1311 – Phải thu khách hàng Đối tượng:... Thángnăm Số chừng từ Ngày tháng Số hợp đồng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Nợ trong hạ Nợ quá hạn Ngày tháng năm Kế toán trưởng Tổng quản lí Giám đốc Việc lập sổ chi tiết cho TK 331 được thực hiện tương tự như sổ chi tiết TK 131 Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 80 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Trong quá trình học tập và tìm hiểu thực tế công tác kế toán công nợ tại CN Ana Mandara Huế Resort & Spa, tôi đã phần nào nắm bắt được tình hình kinh doanh của khách sạn cũng như sự biến động về tình hình công nợ của khách sạn qua ba năm. Đồng thời hiểu được công tác tổ chức kế toán công nợ tại đây. Qua đó tôi xin được đưa ra một số kết luận như sau: Mặc dù CN CTCP Thuận An Ana Mandara Huế Resort & Spa là một trong những đơn vị kinh doanh mới đi vào hoạt động trong khu du lịch biển Thuận An nhưng kết quả kinh doanh mà khách sạn đạt được là khá tốt, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Kết quả phân tích cho thấy khả năng tự chủ về vốn và khả năng thanh toám là khá tốt. Bộ phận kế toán tại AMH với nhiệm vụ theo dõi, hạch toán và quản lý công nợ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác kinh doanh của doanh nghiệp. Do những giới hạn nhất định về mặt thời gian nghiên cứu cũng như sự hạn chế về kiến thức của bản thân nên những biện pháp hoàn thiện, những kết luận về đề tài chỉ mới chỉ phản ánh được một phần nào đó về thực trạng công tác kế toán công nợ tại khách sạn. Trong quá trình tìm hiểu tôi xin đưa ra một số kiến nghị về đề tài như sau: Thứ nhất, việc hạch toán công nợ có liên quan đến doanh thu và chi phí có liên quan đến nhiều kỳ thì “doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập bảng cân đối kế toán của kỳ đó”. Việc hạch toán công nợ phải căn cứ vào thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứ không căn cứ vào thời điểm phát hành hóa đơn. Thứ hai, việc tổ chức chứng từ, hóa đơn cần hợp lí và đơn giản hơn để dễ dàng hạch toán, lưu trữ. Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 81 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: PGS. TS. Trịnh Văn Sơn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Lê Thị Quỳnh Hương – K45B KTKT 82 Đạ i h ọc K inh tế H uế