Khóa luận Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 Công ty cổ phần xây dựng 78

ật liệu tại Xí nghiệp 2.2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường, NVL dùng cho xây lắp thường rất đa dạng, nhiều loại, số lượng mỗi loại cũng rất lớn, mỗi loại NVL có nội dung kinh tế và chức năng riêng vì vậy để quản lý và SVTH: Trần Thị Kim Oanh 43 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 hạch toán chính xác thì phải tiến hành phân loại NVL một cách khoa học hợp lý, NVL trong Xí nghiệp xây dựng 78.7 được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Đó chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh cấu thành nên sản phẩm XDCB. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà Xí nghiệp sử dụng như: sắt, thép, xi măng, cát, gạch, đá, sạn, sỏi - Nguyên vật liệu phụ: Có tác dụng phụ trợ trong quá trình thi công các công trình, cùng với NVL chính tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh thường là: vôi, bột màu, sơn các loại, vít tông, đinh ốc, bu lông, dây buộc Tuy nhiên tùy vào từng hạn mục công trình mà doanh nghiệp có thể phân loại NVL sao cho phù hợp. Chẳng hạn như với công trình xây dựng nhà cửa, thì xi măng sắt thép là NVL chính nhưng với công trình giao thông thì xi măng lúc này chỉ là NVL phụ. - Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà Xí nghiệp sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như các mũi khoan, săm lốp ô tô - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Giàn giáo, lưới sàng, máy trộn bê tông, cát sỏi - Phế liệu thu hồi: Bao gồm các đoạn thừa của tre, gỗ, thép rỉ, vỏ bao xi măng, các vật liệu hỏng đã hết giá trị sử dụng. Nhưng hiện nay Xí nghiệp không thực hiện việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. 2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu a. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho Tại Xí nghiệp xây dựng 78.7, NVL được mua từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thu mua cũng khác nhau, chi phí thu mua từng thứ, từng loại cũng khác nhau và đa số đều do mua ngoài nhưng tất cả đều được hạch toán theo giá thực tế. Với số lượng lớn, giá trị cao nên việc thu mua NVL thường theo hợp đồng dưới sự kiểm tra, theo dõi, giám sát trực tiếp của thủ kho và bộ phận cung ứng, giá NVL SVTH: Trần Thị Kim Oanh 44 Đạ i h ọc Ki nh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 nhập kho được tính theo giá trên hợp đồng hoặc giá ghi trên hóa đơn. Ngoài ra, còn có chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ và công tác phí của cán bộ thu mua. Ở Xí nghiệp tùy vào chi phí thu mua mà giá thực tế của NVL sẽ có sự khác nhau: - Trường hợp 1: Nếu người bán đảm nhận khâu vận chuyển đến kho công trình thì giá thực tế của nguyên vật liệu mua vào là giá vật liệu và tiền vận chuyển có ghi rõ trên hóa đơn GTGT hoặc bên bán tính luôn một lần vào giá ghi trên hóa đơn GTGT. - Trường hợp 2: Nếu Xí nghiệp tự đảm nhận khâu vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ số vật liệu mua thì giá thực tế mua vào chỉ bao gồm giá mua trên hóa đơn. Chi phí thu mua được hạch toán vào chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp. b. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Do NVL của công ty mua về có khối lượng lớn và thường đưa thẳng tới chân công trình đúng theo tiến độ kế hoạch nên việc tính giá NVL được thực hiện theo phương pháp đích danh. Theo phương pháp này thì vật liệu nhập vào giá nào thì sẽ xuất theo giá đó. 2.2.3. Tài khoản sử dụng - Để hạch toán NVL Xí nghiệp sử dụng TK 152. Vì số lượng NVL nhập vào mỗi tháng là không lớn nên Xí nghiệp không mở chi tiết cho từng đối tượng NVL. - Để tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ kế toán sử dụng TK 154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” và chi tiết theo từng công trình. - Một số TK liên quan khác như: TK 111, 112, 331 2.2.4. Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu Do điều kiện thực tế tại Xí nghiệp, đa số NVL khi mua về đều chuyển thẳng đến chân công trình, không nhập tại kho công ty, nên Xí nghiệp không tiến hành thủ tục nhập – xuất kho NVL như thông thường. Các công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đa số đều được thực hiện vào cuối tháng. Cụ thể, khi giám đốc gọi điện thoại đến hoặc gửi cho phòng kế hoạch vật tư “Giấy đề nghị cấp vật tư” yêu cầu cung cấp một số loại vật tư phục vụ cho công trình hoặc phòng kế hoạch vật tư cũng có thể tự SVTH: Trần Thị Kim Oanh 45 Đạ i ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 lập “Giấy đề nghị cấp vật tư” theo kế hoạch thi công. Giấy này được chuyển tới cho bên bán, và sẽ được bên bán trả lại kèm theo với số hàng mà Xí nghiệp đã đặt mua. Nhân viên ở phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào đó để đi mua vật tư xây dựng. Tất cả NVL mua về được chuyển thẳng đến chân công trình kèm theo hóa đơn GTGT hay Biên lai mua hàng. Tại chân công trình đội trưởng cùng nhân viên bên A tiến hành kiểm nhận vật liệu rồi đưa vào phục vụ thi công. 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu NVL sử dụng cho các công trình đa số đều được mua ở những công ty có uy tín, làm ăn lâu dài với Xí nghiệp, nên Xí nghiệp ít khi tiến hành bước kiểm tra chất lượng và quy cách của vật liệu. Thông thường, NVL mua về được chuyển thẳng đến chân công trình, không tiến hành nhập kho, tại các đội thi công công trình, chỉ kiểm kê về mặt số lượng khi nhập vật liệu vào các kho tại mỗi công trình, còn về chất lượng thì căn cứ vào “Phiếu kiểm nghiệm vật tư” do bên bán lập sẵn, từ đó tiến hành thủ tục nhập kho. Vào cuối tháng, khi nhận được số liệu cùng các chứng từ các đội công trình chuyển lên, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, bộ phận kế hoạch vật tư đối chiếu với kế hoạch thi công sẽ lập “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: + 1 liên lưu phòng kế hoạch vật tư + 1 liên thủ kho giữ làm cơ sở vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán Thủ kho cùng với người lập ký vào phiếu nhập kho, giữ lại một bản lấy số liệu để ghi vào thẻ kho theo đúng phiếu nhập kho đã lập về số lượng chủng loại NVL. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra nhập - xuất kho NVL. Đặc biệt, ở Xí nghiệp kế toán vật tư không phản ánh vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Vì vậy, không có tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ chi tiết NVL. Cuối tháng, kế toán ghi vào các bảng tổng hợp nhập xuất NVL; Bảng phân bổ vật tư, công cụ dụng cụ; Bảng kê và đối chiếu giá trị NVL với kế toán tổng hợp và kế toán thanh toán. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 46 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Ví dụ 1: Ngày 11/08/2013, mua của Công ty cổ phần gạch ngói Quảng Trị theo Hóa đơn GTGT số 0003377: số lượng là 2.200 viên gạch 6 lỗ, giá mua chưa thuế là 2.272,73đ/viên; 200 viên gạch 6 1/2, giá mua chưa thuế là 1.363,64đ/viên, thuế suất thuế GTGT 10%, tiền chưa thanh toán. Nguyên vật liệu nhập kho đủ số lượng, phiếu nhập kho số 12. Các chứng từ liên quan đến thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: Căn cứ vào các hợp đồng ký duyệt Xí nghiệp, lập “Giấy đề nghị cấp vật tư”, sau đó tiến hành mua NVL nhập kho. Nhận chứng từ gốc Hoá đơn GTGT số 0003377 ngày 11 tháng 08 năm 2013 kế toán theo dõi vật tư nhập kho. Biểu mẫu số 1 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 ĐC: 51 Trần Hưng Đạo – Đông Hà – Quảng Trị GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Kính gửi: Công ty Cổ phần gạch ngói Quảng Trị Đề nghị quý Doanh nghiệp cung cấp cho chúng tôi một số loại vật tư Công trình: UBND TT Cam Lộ như sau: STT Loại vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch 6 lỗ A Viên 2.200 2 Gạch 6 ½ Viên 200 Tổng cộng Đông Hà, ngày 08 tháng 08 năm 2013 Giám đốc Giấy đề nghị cấp vật tư được lập tại Xí nghiệp, nhưng không phải yêu cầu thủ kho xuất vật liệu có sẵn trong kho mà thường là đề nghị mua vật liệu theo kế hoạch thi công. Vì vậy, giấy đề nghị cấp vật tư thường có cột Đơn giá và Thành tiền, 2 cột này SVTH: Trần Thị Kim Oanh 47 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 được để trống, bên bán sẽ thêm vào 2 cột này và gửi lại cho bên mua khi cung cấp vật tư. Biểu mẫu số 2 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: GN/13P Liên 2: Giao cho người mua 0003377 Ngày 11 tháng 08 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI QUẢNG TRỊ Mã số thuế: 3200041376 Địa chỉ: Km10 – Quốc lộ 9 – Xã Cam Hiếu – Huyện Cam Lộ - Tỉnh Quảng Trị Số tài khoản: 540.10.00.000034-3 - Tại NH Đầu tư và phát triển Quảng Trị Điện thoại: 053.3 583344 Họ tên người mua hàng: Trần Văn Trung Tên đơn vị: Xí nghiệp xây dựng 78.7 Mã số thuế: 3200.139.131.009 Địa chỉ: 51 Trần Hưng Đạo, TP Đông Hà, tỉnh Quảng Trị Hình thức thanh toán: TM Số tài khoản: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Gạch 6 lỗ A Viên 2.200 2.272,73 5.000.000 2 Gạch 6 ½ Viên 200 1.363,64 272.727 Cộng tiền hàng: 5.272.727 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 527.273 Tổng cộng tiền thanh toán: 5.800.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu tám trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 48 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0003377, nhân viên phòng kế hoạch vật tư lập Phiếu nhập kho số 12. Biểu mẫu số 3 Bộ phận: Chi nhánh cty CPXD 78 Mẫu số 01-VT XN Xây dựng 78.7 (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 30 tháng 08 năm 2013 Nợ TK 152 Số: 12 Có TK 331 Họ và tên người giao: Công ty cổ phần gạch ngói Quảng Trị Theo hoá đơn số: 3377 ngày 11 tháng 08 năm 2013 của công ty gạch ngói Quảng Trị Nhập tại kho: Trần Văn Kiện Địa điểm: Công trình - Cam Lộ Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành Tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạch 6 lỗ A Viên 2.200 2.200 2.272,73 5.000.000 2 Gạch 6 ½ Viên 200 200 1.363,64 272.727 Cộng 5.272.727 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày tháng năm Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (hoặc bộ phận có nhu cầu) (Ký, họ tên) Đặc biệt, ở Xí nghiệp còn thường xuyên xảy ra trường hợp mua thiếu nguyên vật liệu. Tuy nhiên, Xí nghiệp lại không có những biện pháp xử lý thích hợp, cách ghi sổ và các chứng từ còn nhiều điểm bất hợp lý. Trong ví dụ 2 sẽ làm rõ trường hợp này. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 49 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Ví dụ 2: Ngày 22/08/2013, mua của Công ty TNHH 1TV theo Hóa đơn GTGT số 0000785: số lượng là 5 tấn xi măng Sông Gianh, giá mua chưa thuế là 1.091.000đ/tấn; 15kg thép D6, giá mua chưa thuế 14.545đ/kg; 52kg thép D10, giá mua chưa thuế là 14.685đ/kg; 01 thép D1, giá mua chưa thuế là 18.182đ/kg, thuế suất thuế GTGT 10%, tiền chưa thanh toán. Nguyên vật liệu chỉ nhập kho 2 tấn xi măng Sông Gianh, phiếu nhập kho số 13. Các chứng từ liên quan đến thủ tục nhập kho được tiến hành tương tự như ở ví dụ 1. Biểu mẫu số 4 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 ĐC: 51 Trần Hưng Đạo – Đông Hà – Quảng Trị GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Kính gửi: Công ty TNHH 1 TV Phước Hưng Đề nghị quý Doanh nghiệp cung cấp cho chúng tôi một số loại vật tư Công trình: UBND TT Cam Lộ như sau: STT Loại vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 XM S.Gianh 30 Tấn 5 2 Thép D6 Kg 15 3 Thép D10 Kg 52 4 Thép D1 kg 01 Tổng cộng Đông Hà, ngày 08 tháng 08 năm 2013 Giám đốc SVTH: Trần Thị Kim Oanh 50 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Biểu mẫu số 5 theo sổ phụ để thông báo đã hoàn tất việc thanh toán tiền hàng cho người bán. HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: GN/13P Liên 2: Giao cho người mua 0000785 Ngày 22 tháng 08 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH 1TV PHƯỚC HƯNG Mã số thuế: 3200266556 Địa chỉ: 83 Hàm Nghi – TP Đông Hà – Tỉnh Quảng Trị Số tài khoản: Điện thoại: 053.3852771 – 0914.026474 Họ tên người mua hàng: Trần Văn Trung Tên đơn vị: Xí nghiệp xây dựng 78.7 Mã số thuế: 3200.139.131.009 Địa chỉ: 51 Trần Hưng Đạo, TP Đông Hà, tỉnh Quảng Trị Hình thức thanh toán: TM Số tài khoản: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 XM S.Gianh 30 kg 5.000 1.091 5.455.000 2 Thép D6 Kg 15 14.545 218.175 3 Thép D10 Kg 52 14.685 763.620 4 Thép D1 kg 01 18.182 18.182 Cộng tiền hàng: 6.454.977 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 645.497 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.100.474 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu một trăm ngàn bốn trăm bảy mươi bốn ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 51 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000785, nhân viên phòng kế hoạch vật tư lập Phiếu nhập kho số 13. Biểu mẫu số 6 Bộ phận: Chi nhánh cty CPXD 78 Mẫu số 01-VT XN Xây dựng 78.7 (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 30 tháng 08 năm 2013 Nợ TK 152 Số: 13 Có TK 331 Họ và tên người giao: Công ty Phước Hưng Theo HĐ số: 785 ngày 22 tháng 08 năm 2013 của Công ty Phước Hưng Nhập tại kho: Trần Văn Kiện Địa điểm: Công trình - Cam Lộ Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành Tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 XM S.Gianh Kg 2.000 2.000 1.091 2.182.000 Cộng 2.182.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày tháng năm Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (hoặc bộ phận có nhu cầu) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho nhằm xác định số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho là căn cứ ghi trên thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Ngoài những chứng từ trên, thì đối với mỗi nguồn nhập sẽ có thêm một số chứng từ kế toán ban đầu khác. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 52 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Khi Xí nghiệp mua NVL bằng tiền tạm ứng thì sẽ sử dụng “Giấy đề nghị tạm ứng”. Đối với trường hợp Xí nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập “Phiếu chi”. Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì sẽ lập “Ủy nhiệm chi” gửi Ngân hàng thanh toán hộ. Ủy nhiệm chi được viết thành 3 liên: 1 liên giao cho người bán, 1 liên ngân hàng giữ, 1 liên ghi sổ kế toán. Sau khi ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền trả cho người bán, ngân hàng gửi về Xí nghiệp 1 liên Ủy nhiệm chi kèm theo sổ phụ để thông báo đã hoàn tất việc thanh toán tiền hàng cho người bán. 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Do đặc thù các hóa đơn chứng từ chỉ được các đội thi công chuyển lên Xí nghiệp vào cuối tháng, nên ngay sau khi lập các “Phiếu nhập kho” căn cứ vào hóa đơn và chứng từ mà các đội thi công đưa lên, phòng kế hoạch vật tư sẽ đồng thời lập một “Phiếu xuất kho” duy nhất theo giá đích danh cho tất cả các vật liệu tương ứng đã nhập trong tháng. Sau đó, Phiếu xuất kho sẽ được chuyển tới cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: + 1 liên giao cho thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán vật tư + 1 liên lưu ở phòng kế hoạch vật tư Chính vì đặc điểm xuất kho NVL như vậy, nên hầu như tại Xí nghiệp không có vật liệu tồn kho. Chỉ có một số ít trường hợp, cần dự trữ một số loại NVL cần thiết và sử dụng thường xuyên, hoặc là mua dự trữ khi giá cả của loại vật liệu đó giảm trên thị trường thì mới có vật liệu tồn kho. Còn phế liệu thì hoàn toàn không có do Xí nghiệp thực hiện hình thức khoán gọn, tức là chỉ cung cấp vật liệu theo kế hoạch, thừa hay thiếu cũng đều do các đội thi công ở mỗi công trình tự giải quyết. Ví dụ 3: Ngày 30/08/2013, căn cứ vào tình hình thi công tại công trình xây dựng, nhân viên phòng kế hoạch vật tư lập Phiếu xuất kho cho tất cả nguyên vật liệu được sử dụng để thi công công trình xã Cam Lộ trong tháng 8 phiếu xuất kho số 07. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 53 Đạ i h ọc Ki nh tế Hu ế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Biểu mẫu số 7 Bộ phận: Chi nhánh cty CPXD 78 Mẫu số 02-VT XN Xây dựng 78.7 (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 30 tháng 08 năm 2013 Nợ TK 621 Số: 07 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: Trần Văn Trung Lý do xuất kho: Xuất NVL thi công công trình Cam Lộ Xuất tại kho (ngăn lô): Trần Văn Kiện Địa điểm: CT: Cam Lộ Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành Tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Gạch 6 lỗ Viên 300 300 1.909,091 572.730 2 Gạch 6 ½ Viên 50 50 1.272.727 63.636 3 Gạch 4 lỗ viên 3.000 3.000 1.363,636 4.090.908 4 Gạch đặc Viên 500 500 1.454,545 727.272 5 Gạch 6 lỗ Viên 2.200 2.200 2.272,73 5.000.000 6 Gạch 6 ½ Viên 200 200 1.363,64 272.727 7 Xi măng Sông Gianh Kg 2.000 2.000 1.091 2.182.000 Cộng 12.909.273 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu, chín trăm lẻ chín ngàn, hai trăm bảy mươi ba đồng. Ngày 30 tháng 08 năm 2013 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 54 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 2.2.2. Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 2.2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Ở tất cả các công trình, NVL đều chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm nên đòi hỏi phải có những theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại NVL cả về số lượng lẫn giá trị. Do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết NVL là quan trọng và không thể thiếu trong công tác kế toán. Để đáp ứng yêu cầu quản lý tình hình mua và sử dụng vật liệu có hiệu quả cần phải tiến hành tổ chức hạch toán NVL do đó Xí nghiệp xây dựng 78.7 về cơ bản đã sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Tuy nhiên, do đặc thù tại các doanh nghiệp xây lắp nói chung và Xí nghiệp nói riêng nên NVL được mua về, xuất thẳng cho thi công và không tiến hành kế toán chi tiết NVL theo cách thông thường. NVL mua về, xuất dùng đều có Hóa đơn GTGT hay Biên lai mua hàng kèm theo được các đội công trình chuyển lên cho Xí nghiệp vào cuối mỗi tháng. Căn cứ vào đó, Xí nghiệp mới tiến hành hạch toán chi tiết cũng như tổng hợp chi phí NVL. Trường hợp không có Hóa đơn hay Biên lai mua hàng thì kế toán căn cứ vào Phiếu chi để hạch toán. Vì vậy, phương pháp hạch toán chi tiết NVL được áp dụng tại Xí nghiệp như sau: - Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn NVL về mặt lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Do cuối tháng thủ kho mới ghi một lần nên thủ kho không tính ra số tồn kho vật liệu hàng ngày mà phải đến cuối tháng thủ kho mới tiến hành cộng số nhập, xuất rồi tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. - Ở phòng kế toán: Căn cứ vào các chứng từ do thủ kho đưa lên, kế toán tiến hành xem xét tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ nhập xuất đã được thủ kho phân loại. Sau đó, kế toán chi tiết tiến hành lập các Bảng tổng hợp nhập vật tư, công cụ dụng cụ; Bảng tổng hợp xuất vật tư, công cụ dụng cụ, Bảng kê số 3; Bảng phân bổ vật tư, công cụ dụng cụ; Sổ số dư TK 152. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 55 Đạ i ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Biểu mẫu số 8 Đơn vị: XN XD 78.7 THẺ KHO Mẫu số S12-DN Địa chỉ: 51 Trần Hưng Đạo Ngày lập thẻ: 30/08/2013 (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC Tờ số: 04 ngày20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Tên nhãn hiệu vật tư: Xi măng Sông Gianh Đơn vị tính: kg Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 1 13 30/08 Nhập kho 2.000 2 07 30/08 Xuất công trình: Cam Lộ 2.000 Tồn kho cuối tháng 0 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 56 Đạ i h ọc inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Biểu mẫu số 9 CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 78.7 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Xí nghiệp xây dựng 78.7 Tháng 08/2013 TT CHỨNG TỪ TK Đ/Ư TK 152 Tổng cộng Số Ngày, tháng HT TT I CT: UBND Xã Cam Thành 9.545.704 9.545.704 1 46 30/08 331 5.272.727 5.272.727 2 47 30/08 331 4.272.977 4.272.977 II CT: UBND Thị Trấn Cam Lộ 12.909.273 12.909.273 1 11 30/08 331 5.454.546 5.454.546 2 12 30/08 331 5.272.727 5.272.727 3 13 30/08 331 2.182.000 2.182.000 Tổng cộng 22.454.977 22.454.977 Chi tiết TK 152, 153: 22.454.977 152/331: 22.454.977 153/331: Ngày 31 tháng 08 năm 2013 Lập biểu PT Kế toán (Đã ký) (Đã ký) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 57 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Biểu mẫu số 10 CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 78.7 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Xí nghiệp xây dựng 78.7 Tháng 08/2013 TT CHỨNG TỪ Đối tượng Ghi có TK 152, ghi nợ các tài khoản chi phí Tổng cộng Số Ngày, tháng TK 621 TK 623 TK 336.8 TK 331 Tổng cộng 1 13 30/08 CT: UBND Xã Cam Thành 9.545.704 9.545.704 9.545.704 2 7 30/08 CT:UBND Xã Cam Lộ 12.909.273 12.909.273 12.909.273 Tổng cộng 22.454.977 22.454.977 22.454.977 Ngày 31 tháng 08 năm 2013 Lập biểu PT Kế toán SVTH: Trần Thị Kim Oanh 58 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, kế toán lên Bảng kê số 3 và Sổ số dư. Biểu mẫu số 11 CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 78.7 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 BẢNG KÊ SỐ 3 Tháng 08/2013 CHỈ TIÊU TK 152 HT TT I. Số dư đầu tháng 13.783.775 II. Số phát sinh trong tháng 22.454.977 - Từ chứng từ ghi có TK 331 22.454.977 - Từ chứng từ ghi có TK 141 - Từ chứng từ ghi có TK 111 III. Cộng phát sinh và SD ĐK (I+II) 36.238.752 IV. Hệ số chênh lệch 6. Xuất dùng trong tháng 22.454.977 7. Tồn cuối tháng (III-IV) 13.783.775 Đông Hà, ngày 31 tháng 08 năm 2013 Lập biểu PT kế toán (Đã ký) (Đã ký) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 59 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Biểu mẫu số 12 CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 78.7 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 SỔ SỐ DƯ (VẬT TƯ TỒN KHO) Đơn vị: XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 TT TÊN VẬT TƯ ĐVT THÁNG 08/2013 SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN I Xí nghiệp 13.783.775 1 Kim thu sét Star mater ES E 50 cái 01 13.783.775 13.783.775 Cộng: 13.783.775 Đông Hà, ngày 31 tháng 08 năm 2013 LẬP BIỂU Để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán căn cứ vào chứng từ xuất, tiến hành lập Bảng phân bổ NVL. Biểu mẫu số 13 CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 78.7 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 BẢNG PHÂN BỔ VẬT TƯ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Xí nghiệp xây dựng 78.7 Tháng 08/2013 TT Ghi có TK TK 152 Đối tượng sử dụng (Ghi nợ TK) HT TT 1 2 3 4 I Tài khoản 621: Chi phí NVLTT 22.454.977 1 CT: UBND Xã Cam Thành 9.545.704 2 CT: UBND Xã Cam Lộ 12.909.273 Tổng cộng 22.454.977 Ngày 31 tháng 08 năm 201 3 Lập biểu PT kế toán SVTH: Trần Thị Kim Oanh 60 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 2.2.4.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp NVL là việc phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập xuất NVL thông qua các tài khoản kế toán.  Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho  Sổ sách sử dụng: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái  Tài khoản sử dụng: Kế toán vật tư chủ yếu sử dụng TK 152, 111, 112, 331, 154, 621 Để phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp NVL, Xí nghiệp xây dựng 78.7 áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. NVL của Xí nghiệp hầu hết là do mua ngoài. Bên bán hầu hết toàn là bạn làm ăn lâu năm với Xí nghiệp nên thường cho mua chịu. Kế toán phản ánh theo dõi công nợ phải trả người cung cấp vật tư cho đến khi có điều kiện thanh toán thì thanh toán bằng tiền mặt, nếu số tiền trên 20 triệu thì mới thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Tại Xí nghiệp, NVL xuất kho chỉ sử dụng cho quá trình thi công. Căn cứ vào các số liệu và chứng từ được kế toán chi tiết chuyển lên, kế toán tổng hợp lên Sổ nhật ký chung và Sổ cái, Danh sách chứng từ phát sinh trên TK 152. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 61 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Biểu mẫu số 14 Đơn vị: Xí nghiệp Xây dựng 78.7 Địa chỉ: 51 Trần Hưng Đạo – TP Đông Hà – T.Quảng Trị NHẬT KÝ CHUNG Qúy 3 Năm 2013 Số thứ tự Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ Tài khoản đối ứng Số tiền TK nợ TK có .. 38 31/0/8/2013 SCT331 Nhập gạch CT: Cam Lộ (Lành)-Trần Văn Trung-XN XD 78.7 152 331 5.272.727 39 31/0/8/2013 SCT331 Thuế GTGT được khấu trừ- Trần Văn Trung-XN XD 78.7 1331 331 527.272 .. 43 31/0/8/2013 SCT331 Nhập vật tư CT: Cam Thành – Cty TNHH 1TV Phước Hưng – Đường Hàm Nghi – ĐHà – Quảng Trị 152 331 2.182.000 44 31/0/8/2013 SCT331 Thuế GTGT được khấu trừ - Cty TNHH 1TV Phước Hưng – Đường Hàm Nghi – ĐHà – Quảng Trị 1331 331 645.497 .. 48 31/0/8/2013 BPBVT Xuất NVL TT Công trình: Cam Lộ tháng 5/2013-UBND Xã Cam Thành 621 152 12.909.273 Tổng cộng 8.301.152.676 Ngày 30 tháng 09 năm 2013 Người lập phiếu Kế toán trưởng GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 62 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Biểu mẫu số 15 Đơn vị: Xí nghiệp Xây dựng 78.7 Địa chỉ: 51 Trần Hưng Đạo – TP Đông Hà – T.Quảng Trị SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Qúy 3 Năm 2013 Tên Tài khoản: Nguyên liêu, vật liệu Số TT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Nợ Có 5 31/08/2013 SCT331 Nhập gạch CT: Cam Lộ (Lành)-Trần Văn Trung-XN XD 78.7 152 331 5.272.727 .... 8 31/08/2013 SCT331 Nhập gạch CT: Cam Lộ (Lành)-Trần Văn Trung-XN XD 78.7 152 331 2.182.000 . 10 31/0/8/2013 BPBVT Xuất NVL TT Công trình: Cam Lộ tháng 5/2013-UBND Xã Cam Thành 621 152 12.909.273 Tổng cộng 36.618.977 36.618.977 Số dư đầu kỳ: 13.783.775 Số dư cuối kỳ: 13.783.775 Ngày 30 tháng 09 năm 2013 Người lập phiếu Kế toán trưởng GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 63 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Ngoài ra, tại Xí nghiệp kế toán tổng hợp còn lập thêm “Danh sách chứng từ phát sinh trên tài khoản 152”. Tuy nhiên, mẫu sổ này với Sổ cái lại hoàn toàn giống nhau. Biểu mẫu số 16 Đơn vị: Xí nghiệp Xây dựng 78.7 Địa chỉ: 51 Trần Hưng Đạo – TP Đông Hà – T.Quảng Trị DANH SÁCH CHỨNG TỪ PHÁT SINH TRÊN TÀI KHOẢN 152 Từ đầu ngày 01/07/2013 đến cuối 30/09/2013 Tên Tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số TT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Nợ Có 5 31/08/2013 SCT331 Nhập gạch CT: Cam Lộ (Lành)-Trần Văn Trung-XN XD 78.7 152 331 5.272.727 .... 8 31/08/2013 SCT331 Nhập gạch CT: Cam Lộ (Lành)-Trần Văn Trung-XN XD 78.7 152 331 2.182.000 . 10 31/0/8/2013 BPBVT Xuất NVL TT Công trình: Cam Lộ tháng 5/2013-UBND Xã Cam Thành 621 152 12.909.273 Tổng cộng 36.618.977 36.618.977 Số dư đầu kỳ: 13.783.775 Số dư cuối kỳ: 13.783.775 Ngày 30 tháng 09 năm 2013 Người lập phiếu Kế toán trưởng GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) SVTH: Trần Thị Kim Oanh 64 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM CẢI THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 78.7 Qua thời gian tìm hiểu và tiếp cận thực tế về công tác quản lý, công tác kế toán tại Xí nghiệp mà đặc biệt là kế toán NVL, cùng với sự giúp đỡ tận tình của cán bộ quản lý, bộ phận kế toán của Xí nghiệp đã tạo điều kiện để tôi làm quen với công việc kế toán, từ đó có thể củng cố thêm kiến thức đã học ở trường và nhận thức rõ ràng hơn những sự giống và khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn. Mặc dù thời gian thực tập tìm hiểu thực tế chưa lâu cũng như chưa có điều kiện ra tận nơi các công trình đang thi công để nghiên cứu, nhưng qua khóa luận này tôi cũng xin có vài nhận xét và kiến nghị về công tác quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nói riêng. Hy vọng nó sẽ phần nào giúp công tác kế toán NVL của công ty ngày càng hoàn thiện hơn. 3.1. Một số ý kiến nhận xét về công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 Để tồn tại và phát triển bền vững trong cơ chế thị trường thời kỳ mở cửa, Ban Giám đốc Xí nghiệp đã không ngừng mở rộng quan hệ hợp tác với các chủ đầu tư, tìm kiếm đối tượng công trình, các đơn vị thi công, đặc biệt chú trọng đến chất lượng sản phẩm, thi công công trình đảm bảo đúng tiến độ, đạt chất lượng cao, đảm bảo về mặt kỹ, mỹ, thuật, nâng cao dần vị trí và uy tín của Xí nghiệp tạo niềm tin cho mọi khách hàng. Không giống với các loại hình sản xuất kinh doanh khác, với đặc thù của ngành xây lắp là một loại hình sản xuất kinh doanh có tính đặc thù riêng từ khi bắt đầu xây dựng công trình đến khi hoàn thành công trình thời gian có thể kéo dài nhiều năm. Vì vậy lượng vốn đầu tư đòi hỏi phải lớn nhưng thu hồi lại chậm. Nhờ có uy tín và trách nhiệm cao cùng với định hướng hoạt động rõ ràng, năng lực tài chính ổn định nên Xí nghiệp luôn được các Chủ đầu tư quan tâm thanh toán vốn, để đáp ứng vốn kịp thời cho các nhà cung cấp vật tư, trả lương cho người lao động, đảm bảo tiến độ thi công cho các công trình. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 65 Đạ i h ọc K i h tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 Để phục vụ cho chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh thì người lao động luôn là yếu tố được Xí nghiệp quan tâm hàng đầu, cán bộ quản lý được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cao, sử dụng thành thạo các phần mềm trên máy máy vi tính. Vì vậy cải tiến được điều kiện việc làm, nâng cao năng suất và hiệu suất quản lý. Đội ngũ lao động trực tiếp có tay nghề cao, thực tiễn nhiều năm trong nghề, Xí nghiệp đã biết chọn lọc, bố trí lao động hợp lý, hiểu đúng người và bố trí đúng việc tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết khả năng, trí tuệ của mình cho tập thể. Đảm bảo công bằng và ổn định đời sống cho người lao động yên tâm sản xuất và nhiệt tình với công việc phục vụ cho Xí nghiệp, chính điều này cũng góp phần tạo thế mạnh và sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Xí nghiệp. 3.1.1. Những ưu điểm về công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Qua quá trình tìm hiểu tình hình thực tế tại Xí nghiệp về công tác tổ chức hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng, em đã nắm bắt được một số nội dung cơ bản về công tác tổ chức hạch toán NVL ở Xí nghiệp xây dựng 78.7 cùng với những kiến thức đã được trang bị ở Nhà trường em xin đưa ra một số nhận xét về ưu điểm của công tác hạch toán NVL tại Xí nghiệp như sau: - Mô hình quản lý: Được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng đơn giản, gọn nhẹ, phân rõ trách nhiệm của các phòng ban, phân xưởng, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất, phát huy được tính chủ động sáng tạo của các đơn vị, không qua cấp trung gian, phù hợp với yêu cầu và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Về đội ngũ cán bộ công nhân viên: Xí nghiệp đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, mô hình thích ứng nhanh với những thay đổi và phù hợp với quy mô của Xí nghiệp. Đội ngũ nhân viên kế toán nhiệt tình, yêu nghề, được phân công những công việc kế toán phù hợp với chuyên môn, được tham gia lớp học tiếp cận với những thay đổi về chế độ tài chính do Nhà nước ban hành và vận dụng một cách linh hoạt sáng tạo vào thực tiễn Xí nghiệp, thực hiện tốt và hoàn thành công việc đúng thời hạn các nghiệp vụ, kế hoạch thi công xây dựng các công trình mà Xí nghiệp đã nhận thầu hoặc bao thầu, theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính chính xác, kịp thời. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 66 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 - Về hoạt động thu mua và bảo quản NVL: Xí nghiệp có đội ngũ thu mua nhanh nhạy trong việc nắm bắt giá cả thị trường, trong việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu, thu mua với giá cả phù hợp, có nhiều mối quan hệ làm ăn thân thiết với những công ty cung cấp vật liệu có uy tín, đáp ứng được nhu cầu NVL một cách kịp thời, phù hợp với tiến độ thi công của mỗi công trình xây dựng. Việc bảo quản NVL ở mỗi kho tại chân công trình cũng được giám sát chặt chẽ bởi đội trưởng đội thi công và nhân viên kỹ thuật bên giao thầu. Đồng thời, Xí nghiệp cũng có kế hoạch dự trữ những NVL cần thiết với khối lượng thích hợp nhằm đáp ứng cho nhu cầu cung ứng vật tư cho các công trình, đặc biệt khi giá NVL trên thị trường có xu hướng giảm thì đội ngũ nhân viên thu mua của Xí nghiệp thường nắm bắt xu hướng rất kịp thời, tiến hành thu mua với số lượng thích hợp. - Về phương pháp kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu: Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ để hạch toán. Vì vậy, Xí nghiệp có thể giám sát được chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL cả về mặt số lượng và giá trị trên các sổ sách kế toán. - Việc hạch toán chi phí NVL: Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp tính giá đích danh cho các NVL xuất dùng. Phương pháp này là phù hợp với việc mua NVL chuyển ngay tới chân công trình. Vừa chính xác, kịp thời, vừa phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay, giá cả luôn biến động. - Tài khoản sử dụng: Xí nghiệp đã vận dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.1.2. Những tồn tại về công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 1) NVL chưa được đánh giá một cách đúng đắn cả về số lượng lẫn chất lượng - Về mặt số lượng: Do đặc thù NVL mua được xuất thẳng tới chân công trình mà không tiến hành nhập tại kho Xí nghiệp. Vì vậy, các chứng từ kế toán chỉ được các đội thi công công trình tập hợp rồi chuyển lên Xí nghiệp vào cuối tháng. Điều này không những làm quá trình luân chuyển chứng từ chậm mà trong một số trường hợp, số lượng NVL mua và nhận tức là số lượng vật tư trên hóa đơn và số lượng thực nhập có SVTH: Trần Thị Kim Oanh 67 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 thể xảy ra những trường hợp không khớp nhau nhưng các đội thi công chỉ báo cáo vào cuối tháng, dẫn tới chậm trễ trong việc xử lý các nghiệp vụ, làm ảnh hưởng tới công tác kế toán, tính giá thành công trình. Hiện nay, Xí nghiệp vẫn chưa có biện pháp xử lý kịp thời và thích hợp trong những trường hợp NVL mua về thừa hay thiếu như thế này. Điều này xảy ra có thể nói là do cách làm việc máy móc và thiếu ý thức của một số bộ phận nhân viên tại các đội thi công, dẫn tới việc hạch toán kế toán có những sai sót không nhỏ, ảnh hưởng tới lợi ích của Xí nghiệp. Như trong ví dụ số 2, Xí nghiệp mua 5000kg xi măng sông Gianh, 15kg thép D6,52kg thép D10, 1kg thép D1 của Công ty TNHH 1TV Phước Hưng nhưng thực tế hàng về chỉ có 2000kg xi măng Sông Gianh. Tuy nhiên, khi lập Phiếu nhập kho, lại không được lập theo đúng quy định. Cụ thể, ở cột Số lượng - Theo chứng từ, nếu đúng theo quy định, kế toán phải ghi là 5000kg, tức là thể hiện theo số lượng mua đã được ghi trên Hóa đơn. Chỉ có ở cột Thực nhập mới ghi 2000kg thể hiện số lượng vật tư đơn vị đã thực nhập. Tuy nhiên, kế toán lại ghi cả 2 cột Theo chứng từ và Thực nhập đều là 2000kg dẫn tới việc không khớp đúng giữa Hóa đơn và Phiếu nhập kho. Hơn nữa trường hợp này còn dẫn tới ghi số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo số lượng mua ghi trên hóa đơn, còn giá trị số vật tư lại được ghi theo giá trị mà Xí nghiệp đã thực nhập. Nhưng sau đó lại không có những bút toán điều chỉnh phù hợp. - Về mặt chất lượng: đa số vật tư chỉ được kiểm nhận về mặt số lượng, còn về mặt chất lượng do thái độ chủ quan khi bên bán đều là những đối tác lâu năm của đơn vị nên phần lớn đều bỏ qua bước kiểm nhận chất lượng. Tại Xí nghiệp hay tại các đội thi công công trình, vật tư chỉ được tiến hành kiểm nhận khi số lượng vật tư có giá trị quá lớn, còn nếu lượng vật tư ít hoặc vừa thì đội ngũ kỹ thuật sẽ bỏ qua bước này, chỉ xác nhận chất lượng thông qua “Phiếu kiểm nhận vật tư do bên bán lập sẵn”. 2) Cách xác định giá thực tế NVL mua vào chưa đúng theo chế độ kế toán hiện hành Trong trường hợp Xí nghiệp tự đảm nhận khâu vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ số vật liệu mua thì giá thực tế mua vào chỉ bao gồm giá mua trên hóa đơn. Chi phí thu SVTH: Trần Thị Kim Oanh 68 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 mua được hạch toán vào chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp. Cách hạch toán này là không đúng theo chế độ kế toán hiện hành, dẫn tới sai sót trong việc xác định giá thực tế của NVL. 3) Áp dụng sai phương pháp kế toán chi tiết tình hình nhập xuất NVL Tuy kế toán chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu tại đơn vị áp dụng phương pháp thẻ song song. Nhưng với đặc thù mua và xuất NVL ngay tại chân công trình nên việc hạch toán kế toán NVL đa số đều được thực hiện vào cuối tháng. Vì vây, ưu điểm của phương pháp thẻ song song là dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời cho quản trị hàng tồn kho lại không đạt được hiệu quả như mong muốn. Có thể nói phương pháp hạch toán này không phù hợp với tình hình nhập xuất NVL tại đơn vị. 4) Công ty sử dụng mẫu sổ chưa đúng theo quy định Phương pháp hạch toán chi tiết tại đơn vị không những không phù hợp mà những mẫu sổ còn áp dụng một cách lộn xộn, chưa đúng theo quy định hiện hành. - Không sử dụng Sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu mà thay vào đó lại sử dụng thêm “Danh sách chứng từ phát sinh trên tài khoản 152” là không cần thiết, trùng lặp với số liệu trên Sổ Cái. - Sử dụng một số sổ sách không cần thiết và không áp dụng theo đúng mẫu quy định: Bảng tổng hợp nhập vật tư, công cụ dụng cụ; Bảng tổng hợp xuất vật tư, công cụ dụng cụ; Bảng kê số 3. Tất cả những bảng này chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu. Hơn nữa, số liệu có rất nhiều sự trùng lặp không cần thiết giữa các bảng. - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không ghi đầy đủ các mục, có thể xảy ra rủi ro bị gian lận, sửa đổi chứng từ. - Sổ nhật ký chung và Sổ cái thiếu một số cột cần thiết so với mẫu sổ quy định. - Số hiệu TK chưa phù hợp, cứ ghi chung chung như nghiệp vụ nhập kho NVL nào cũng ghi SCT331, xuất kho ghi BPBVT. Điều này không thuận tiện để theo dõi, đối chiếu, đặc biệt là khi xảy ra nhầm lẫn thì rất khó để tìm ra sai sót khi không biết cụ thể được nghiệp vụ nhập xuất kho này là tương ứng với Phiếu nhập xuất kho nào. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 69 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 3.2. Một số ý kiến nhằm cải thiện công tác hạch toán kế toán NVL tại Xí nghiêp xây dựng 78.7 1) NVL cần được đánh giá đúng đắn và kịp thời về mặt số lượng và chất lượng - Về số lượng: + Tại mỗi đội công trình, cần nâng cao ý thức và trách nhiệm của công nhân. Đặc biệt là người chịu trách nhiệm kiểm kê NVL. Khi NVL về tới chân công trình, cần kiểm tra kỹ càng, nếu có sai sót thì phải lập tức báo cáo về cho đơn vị để từ đó có những biện pháp xử lý kịp thời. + Tại Xí nghiệp, cần sửa đổi cách ghi chép một cách máy móc, dẫn tới sự sai lệch về số liệu giữa các chứng từ sổ sách. Trước khi vào sổ, nhất thiết phải đối chiếu, kiểm tra, giảm thiểu những sai sót có thể ảnh hưởng tới lợi ích của doanh nghiệp. + Phải có những biện pháp xử lý thích hợp khi mua hàng phát sinh thiếu hoặc thừa để tránh trường hợp số thuế được khấu trừ không tương ứng với số hàng mà đơn vị thực nhận. - Về chất lượng: Đơn vị nên kiểm tra chất lượng mỗi khi vật liệu về tới công trình, không nên chủ quan tin tưởng vào bên bán và chỉ dựa vào “Phiếu kiểm nhận vật tư” do bên bán lập sẵn. Phiếu này chỉ nên sử dụng để tham khảo về số lượng, quy cách, phẩm chất của NVL chứ không thể thay thế được Biên bản kiểm nghiệm vật tư do đơn vị tự lập. 2) Theo Chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho” Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,. . . nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có) không phân biệt Xí nghiệp tự đảm nhận khâu vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ số vật liệu mua hay là do bên mua đảm nhận. Chi phí thu mua không nên hạch toán vào chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp, như vậy không phản ánh đúng giá trị của NVL. Vì vậy, trong trường hợp đơn vị tự chịu các chi phí phát sinh liên quan thì các SVTH: Trần Thị Kim Oanh 70 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 chi phí này nên được phân bổ cho các loại NVL theo những tiêu thức phù hợp. Khi lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí cần lưu ý đến mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng tính giá. Ví dụ, khi phân bổ chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa thu mua có thể lựa chọn tiêu thức là khối lượng hàng hóa mua vào. 3) Công tác hạch toán NVL đa số đều được thực hiện vào cuối tháng và với điều kiện NVL nhập, xuất trong tháng không nhiều, đơn vị có thể áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển với đặc điểm chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất, trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Hoặc đơn vị cũng có thể áp dụng phương pháp sổ số dư có thể tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, ngoài ra còn sử dụng giá hạch toán để theo dõi, đáp ứng được yêu cầu kịp thời về mặt thông tin. 4) Cần xác định lại phương pháp kế toán chi tiết NVL, từ đó hệ thống lại các mẫu sổ nên sử dụng tại đơn vị và hoàn thiện lại những mẫu sổ đúng theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành. - Thay vì sử dụng “Danh sách chứng từ phát sinh trên TK 152” gây ra sự trùng lặp không cần thiết với Sổ cái, đơn vị nên sử dụng thêm “Sổ chi tiết NVL” để có thể theo dõi song song về mặt số lượng lẫn giá trị của từng danh điểm vật liệu. - Nên sử dụng “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” (Phụ lục 1) chi tiết cho từng danh điểm vật liệu theo từng công trình để tổng hợp số liệu NVL nhập, xuất, tồn trong tháng thay vì sử dụng những mẫu Bảng không đúng quy định, không cần thiết và gây rắc rối, nhầm lẫn cho người sử dụng. - Các mục như: Tổng số tiền, ngày tháng năm trong Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho nên được ghi đầy đủ theo quy định. - Sổ nhật ký chung nên thêm vào cột “Đã ghi sổ cái” và Sổ cái nên thêm vào cột “Nhật ký chung (trang, dòng)”. Việc thêm cột vào mẫu Sổ nhật ký chung (Phụ lục 2) và Sổ cái (Phụ lục 3) như trên sẽ giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc kiểm tra, theo dõi quá trình ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh bỏ sót và nhầm lẫn. Cột đã ghi sổ cái để kế toán đánh dấu các nghiệp vụ đã ghi vào Sổ cái và được đối chiếu giữa thứ tự dòng của Sổ SVTH: Trần Thị Kim Oanh 71 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 nhật ký chung và cột Nhật ký chung trang, dòng của Sổ cái, thuận tiện cho việc kiểm tra của kế toán khi có sai sót, nhầm lẫn. - Số hiệu tài khoản được ghi trên các mẫu sổ như Sổ nhật ký chung, Sổ cái không nên ghi chung chung mà nên được ghi theo số hiệu của các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng, như PN01, PX01. Như vậy, việc đối chiếu, kiểm tra mới dễ dàng và nhanh chóng. SVTH: Trần Thị Kim Oanh 72 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 PHẦN III - KẾT LUẬN Như vậy, có thể khẳng định rằng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, có vai trò hết sức quan trọng, trở thành công cụ quản lý kinh tế tài chính, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu phải tốt, tiết kiệm chi phí góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Đồng thời, công tác hạch toán thu mua, xuất, bán dự trữ phải thích hợp mới góp phần mang lại lợi nhuận cao. Do đó, yêu cầu quan trọng là kế toán vật tư phải thường xuyên theo dõi, nắm bắt chặt chẽ tình hình biến động của từng loại vật liệu trong Xí nghiệp cả về số lượng lẫn giá trị. Từ đó có thể thấy được biến động của nguyên vật liệu để áp dụng những phương án sản xuất thích hợp, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, điều chỉnh thích hợp chi phí sản xuất tạo nên sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp xây dựng 78.7, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán nguyên vật liệu đã phần nào đáp ứng được yêu cầu hiện nay của công tác quản lý doanh nghiệp. Khóa luận này được trình bày trên cơ sở kết hợp giữa nghiên cứu và thực tiễn công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị. Hạch toán nguyên vật liệu thực sự là một công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất. Hạch toán có chính xác, đầy đủ thì các nhà lãnh đạo mới đưa ra những quyết định kịp thời, đúng đắn. Do vậy, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng do còn hạn chế về mặt kiến thức và thời gian tìm hiểu thực tế không nhiều, nên có thể bài luận và một số ý kiến đóng góp đưa ra còn có những thiếu sót nhất định, chưa thực sự thích đáng. Vì vậy, tôi rất mong được sự góp ý của Thầy cô giáo, bạn bè và các Anh chị tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 để bài luận của tôi được hoàn thiện hơn nữa. Đông Hà, ngày 30 tháng 03 năm 2014 Sinh viên thực hiện Trần Thị Kim Oanh SVTH: Trần Thị Kim Oanh 73 Đạ i h ọc K inh tế H uế Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng 78.7 – Công ty cổ phần xây dựng 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO i. Kế toán doanh nghiệp xây lắp và đơn vị chủ đầu tư - PGS.TS Võ Văn Nhị (chủ biên) – NXB Tài chính ii. Chế độ kế toán doanh nghiệp (Quyển 1) – Hệ thống tài khoản kế toán – NXB Tài chính iii. Chế độ kế toán doanh nghiệp (Quyển 2) – Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ kế toán – NXB Tài chính iv. Luật kế toán – Hệ thống chuẩn mực kế toán – NXB Tài chính v. Giáo trình kế toán tài chính (Phần 3 – 4) – NXB Giao thông vận tải, 2008 vi. Giáo trình nguyên lý kế toán – Phan Thị Minh Lý (chủ biên) – NXB Đại học Huế vii. Luận văn tốt nghiệp khóa trước tại thư viện và các luận văn trên hce.tailieu.vn viii. Tài liệu, sổ sách kế toán của Xí nghiệp xây dựng 78.7 SVTH: Trần Thị Kim Oanh 74 Đạ i h ọc K inh tế H uế