Khóa luận Thực trạng công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược Trung Ương Medipharco – Tenamyd

hạn sản xuất và sử dụng đòi hỏi phải phân chia thành nhiều kho riêng biệt để lưu trữ. Chính vì vậy công tác kế toán, quản lý hàng tồn kho của công ty khá phức tạp. Để quản lý hiệu quả thì tất cả hàng tồn kho trong công ty đều được phòng Đảm bảo chất lượng tiến hành lập mã riêng và cập nhật thông tin sản phẩm trong phần mềm kế toán theo từng nhóm sản phẩm cụ thể. Khi hàng hóa mới về chưa có trong phần mềm kế toán thì kế toán kho sẽ tạm cấp mã CH (Ví dụ: CH01482621) và cho nhập kho; sau đó thông tin về hàng hóa sẽ được chuyển cho phòng Đảm bảo chất lượng tiến hành kiểm tra và lập mã hàng hóa mới. Ví dụ: H11GEL1M101. Trong đó H là hàng hóa, thành phẩm (nếu là nguyên vật liệu sẽ có mã V ở trước). Hai số sau thì 12 biểu thị hàng hóa mua trong nước, 22 biểu thị hàng ngoại nhập; 11 là hàng công ty sản xuất, còn nguyên liệu nhập khẩu sẽ có dạng 21. Sau đó là 3 chữ cái biểu thị tên sản phẩm ở đây GEL là Gelacmeige. Các mã số sau cùng biểu hiện cụ thể hơn về thông tin sản phẩm. 2.2.3. Phương pháp tính giá hàng tồn kho tại công ty 2.2.3.1. Phương pháp tính giá nhập kho TR ƯỜ N ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 49  Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (vật tư)” - Hiện nay, công ty đang áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và kế toán hàng tồn kho theo giá mua thực tế tức là để xác định giá trị thực tế vật tư nhập kho, kế toán căn cứ vào các “Hoá đơn Giá trị gia tăng” hoặc “Phiếu Nhập Kho”. Tại công ty có hai nguồn nhập: + Mua trong nước: Căn cứ vào Phiếu nhập kho ta tính giá nhập kho nguyên vật liệu mua của công ty CP Dược phẩm Tenamyd ngày 30 tháng 10 năm 2012 như sau: Giá thực tế vật liệu nhập kho = 15.000.000 (VNĐ) (không có chi phí mua) Thuế GTGT = 15.000.000 x 5% = 750.000 (VNĐ) Giá trị thực tế vật tư i nhập kho (VNĐ) Giá trị mua trên hoá đơn chưa thuế (VNĐ) Chi phí mua (VNĐ)= + Cty CP Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - TP Huế PHIẾU NHẬP KHO Số phiếu: NNG1892 Ngày 30 tháng 10 năm 2012 Đơn vị bán: Cty CP Dược phẩm Tenamyd Ngày chứng từ: 30/10/2012 Số chứng từ: 0007135 BBKN số: NNG1892/BB/MPC Nhập vào kho: KHOXNK5 Nội dung: STT Mã hàng Tên hàng hóa, hàm lượng, quy cách Đơn vị tính Số lượng Số lô Đơn giá Thành tiềnChứn g từ Thực nhập 1 V21CEF1H119 Cefaclor Kg 300 300 121120894 20.000.000 6.000.000.000 2 V21CEF1H119 Cefaclor Kg 250 250 121120890 20.000.000 5.000.000.000 3 V21CEF1H119 Cefaclor Kg 200 200 121120889 20.000.000 4.000.000.000 Số tiền bằng chữ: Mười lăm tỷ bảy trăm năm mươi triệu đồng Cộng tiền hàng: 15.000.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 750.000.000 Tổng tiền thanh toán: 15.750.000.000 Người giao (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K I H TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 50 Tổng số tiền thanh toán = 15.000.000 + 750.000 = 15.750.000 (VN Đ) + Mua nước ngoài: Trong đó:  Chi phí mua bao gồm chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển từ cảng về kho tuỳ theo quy định hợp đồng kinh doanh giữa hai bên.  Tỷ giá ngoại tệ bình quân liên ngân hàng từng thời điểm.  Thuế nhập khẩu = Thuế suất Nhập Khẩu x Giá trị hàng nhập khẩu (VNĐ)  Với thuế nhập khẩu được xác định dựa trên quy định của Hải Quan. - Căn cứ vào “Phiếu Nhập kho” ta sẽ tính giá vật liệu thực tế nhập kho vào ngày 06 tháng 12 năm 2012 (xem trang 54) Giá thực tế vật liệu nhập kho = 6940 x 21.000 = 145.740.000 (VNĐ) (không có chi phí mua và thuế nhập khẩu) Thuế GTGT = 6940 x 20.828 x 5% = 7.227.316 (VNĐ) (theo tỷ giá thực tế ngày lập tờ khai hải quan) Tổng số tiền thanh toán = 145.740.000 + 7.227.316 = 152.967.316 (VNĐ) - Việc tính giá nhập kho của hàng tồn kho theo giá mua thực tế (theo hoá đơn bán hàng của người mua) là phương pháp lựa chọn tối ưu và hợp lý vì nó giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán, tổng hợp và kiểm tra số liệu kế toán một cách chính xác nhanh chóng.  Thành phẩm: Hàng ngày, kế toán thành phẩm chi theo dõi và ghi sổ về số lượng. Đến cuối kỳ sẽ tập hợp lên sổ giá trị nhập kho của từng thành phẩm. 2.2.3.2. Phương pháp tính giá xuất kho Giá trị thực tế vật tư i nhập kho Giá trị mua trên Hoá Đơn Chi phí mua = x Tỷ giá ngoại tệ Thuế nhập khẩu + + Tổng giá thành công xưởng thực tế thành phẩm i nhập kho trong quý Số lượng thành phẩm nhập kho trong quý Giá thành công xưởng thực tế thành phẩm i (quý) = xTR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 51 Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo đó, hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất ra hết. Phương pháp này giúp cho công ty có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. 2.2.4. Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty 2.2.4.1. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ a) Tài khoản sử dụng: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. TK này được chi tiết:  TK 1521: Nguyên vật liệu  TK 1522: Bao bì - phụ liệu  TK 1523: Công cụ - dụng cụ  TK 1524: Nhiên liệu  TK 1528: Vật rẻ khác - TK 153: Công cụ dụng cụ b) Thủ tục, chứng từ nhập kho nguyên vật liệu: - Thủ tục mua: Cuối tháng, phòng kinh doanh xác định lượng hàng tồn kho. Nếu hết nguyên vật liệu nào thì sang đến đầu tháng sau sẽ đặt mua với nhà cung cấp. Đối với nguyên liệu nhập khẩu, sau khi kiểm tra hàng đúng theo Hóa đơn thương mại và Tờ khai hải quan, tổ Kiểm nhận sẽ lập Biên bản kiểm nhận hàng và tiến hành nhập kho. Đối với TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 52 nguyên vật liệu mua trong nước thì yêu cầu có Hóa đơn GTGT đi kèm, hàng được kiểm tra và lập Biên bản kiểm nhận nguyên liệu rồi thủ kho mới tiến hành lập phiếu nhập kho. HongKong Tiangao International Economic Developtment Corp Ltd COMERCIAL INVOICE INVOICE NO.: TG12K0046 DATE: NOV 16, 2012 L/C NO.: D/P AT SIGHT L/C DATE: MESSSERS: MEDIPHARCO ADDRESS: 08 NGUYEN TRUONG TO STREET HUE CITY, VIETNAM FROM: TIANJIN, CHINA TO: HO CHI MINH CITY BY AIR AIRPORT SHIPPING MARKS DESCRIPTION OF GOODS UNIT PRICE QUANTITY TOTAL VALUE MEDIPHARCO COMMODITY: HYRYDROCORTISONE ACETATE (MICRONIZED) BETAMETHASONE DIPROPIONATE (MICRONIZED) CONTRACT NUMBER: VN/12/265 NET WEIGHT: 4KGS GROSS WEITHT: 6KGS DATE OF MANUFACTURE: 2012.10.20/2012.08.06 EXPIRY DATE: 2017.10.10/2016.08.06 NAME OF MANUFACTURE + ADDRESS: TIANJIN TIANMAO TECHNOLOGY DEVELOPMENT CORP. LTD., Hi-Tech Building A, Rm507-511, Huatian Road Industry Park, Tianjin 300384, China. LOT NUMBER: 121001/20120806 ORRIGIN: CHINA CIF HCMC BY AIR N.W.: BETAMETHASONE USD2,270.-/KG 2KGS USD4,540.- DIPROPIONATE HYRYDROCORTISONE ACETATE USD1,200.-/KG 2KGS USD2,400.- TOTAL:USD6,94.- SAY U.S. DOLLARS SIX THOUSAND NINE HUNDRED FORTY ONLY. Tel: +86 (22) 23709100 23709200 Fax: +86 (22) 23709700 Email: info@tianmao.biz TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 53 CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO – TENAMYD CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 08 Nguyễn Trường Tộ - Thành phố Huế Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số : XNK109/BB/MPC Ngày 06 tháng 12 năm 2012 BIÊN BẢN KIỂM NHẬN HÀNG Hôm nay chúng tôi gồm: 1 Ông/bà Chức vụ: Trưởng kho kiêm tổ trưởng tổ KN 3 Ông/bà: Võ Quốc Hùng Chức vụ : Thủ kho 2 Ông/bà Chức vụ: Kế toán 4 Ông/bà: Chức vụ : KSV Đã tiến hành kiểm nhận những mặt hàng sau: STT Mã hàng Tên hàng và quy cách Nơi sản xuất Đơn vị Số đăng ký Số lô Hạn dùng S/L theo chứng từ Thực tế kiểm nhận Tình trạng hàng hóa 1 V21BET1H101 Betamethason Diproplonate Micronized Tianjin Tianmao – Trung Quốc Kg 20120806 06/08/2016 2,00 2,00 2 V21HYD1H104 Hydrocortisone Acetate Tianjin Tianmao – Trung Quốc Kg 121001 10/10/2017 2,00 2,00 Nhận xét của hội đồng và ý kiến giải quyết HỘI ĐỒNG KÝ TÊN TRƯỞNG KHO/TỔ TRƯỞNG TỔ KIỂM NHẬN KẾ TOÁN KHO KSV THỦ KHO Thái Thị Phương Như Hùng TR ƯỜ G Đ ẠI H ỌC KIN H T Ế H UẾ Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 54 Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán nhập số hóa đơn, chứng từ, số liệu tài khoản có liên quan vào máy theo định khoản: Nợ TK 1521 145.740.000 Có TK 3312 145.740.000 Nợ TK 13311 7.227.316 Có TK 33312 7.227.316 Cty CP Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - TP Huế PHIẾU NHẬP KHO Số phiếu: XNK109 Ngày 06 tháng 12 năm 2012 Đơn vị bán: Cty CP Dược phẩm Tenamyd Ngày kiểm nhận: 06/12/2012 Số chứng từ: TK 38458 BBKN số: Nhập vào kho: Kho nhập khẩu Nguyên vật liệu SX Nội dung: TK38458 ngày 28/11/2012 HĐ VN /12/265 - 6.940 USD STT Mã hàng Tên hàng hóa, hàm lượng, quy cách Đơn vị tính Số lượng USD Đơn giá Thuế NK Thành tiềnĐơn giá Thành tiền 1 V21BET1H101 Betamethason Diproplonate Micronized Kg 2 2.270 4.540 47.670.000 93.340.000 2 V21HYD1H104 Hydrocortisone Acetate Kg 2 1.200 2.400 25.200.000 50. 000.000 Tỷ giá: 21.000 Số tiền bằng chữ: Người giao (Ký, họ tên) Một trăm năm Thủ kho (Ký, họ tên) Cộng tiền hàng (USD) 6.940 Cộng tiền hàng (VND) 145.740.000 Tiền thuế NK (VND) mươi hai triệu chín trăm sáu mươi bảy Người lập phiếu (Ký, họ tên) Cộng tiền hàng+TNK 145.740.000 Tiền thuế GTGT 5% 7.227.316 Tổng tiền thanh toán 152.967.316 ngàn ba trăm mười sáu đồng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ H Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 55 c) Thủ tục, chứng từ xuất kho vật tư: - Thủ tục xuất: Phòng kinh doanh chuyển Lệnh sản xuất đến cho phân xưởng, trong đó ghi rõ tên nguyên vật liệu, số lượng, đơn giá cần để sản xuất lô sản phẩm đó kèm theo Phiếu xuất kho chuyển cho bộ phận kho đề nghị xuất kho vật tư dùng cho sản xuất. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán kho phản ánh nghiệp vụ vào máy tính: Nợ TK 1541 12.500.000 Có TK 1521 12.500.000 Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ phát sinh liên quan đến vật tư kế toán mở các “sổ chi tiết” cho các tài khoản 152 để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. Cuối quý, căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản từng loại kế toán lập sổ tổng hợp tài khoản 152. Cuối mỗi quý, kế toán sẽ lập bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu để tổng hợp, theo dõi. Cty CP Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - TP Huế PHIẾU XUẤT KHO Số phiếu: XNV2952 Ngày 16 tháng 12 năm 2012 Bộ phận sử dụng: Xưởng KMN Số chứng từ: 7300 Lý do sử dụng: Sản xuất Tetracyclin 1% BBKN số: XNV2952 Xuất tại kho: KHOXNK5 Nội dung: = 5 Thùng + 1020 tube STT Mã hàng Tên hàng hóa, hàm lượng, quy cách Đơn vị tính Số lượng Số lô Đơn giá Thành tiềnYêu cầu Thực xuất 1 V21CIP1H104 Ciprofloxacin Hydrochloride T/25 kg Kg 500 500 11205369 25.000 12.500.000 Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu năm trăm nghìn đồng Tổng cộng: 12.500.000 Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 56 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Số phiếu Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 26.782.058.125 XNV2951 0007926 15/12/2012 Xuất kho Acid Hyaluronic 1541 260.430.500 XNK115 0007927 15/12/2012 Nhập Hydrocortisone Acetate 3312 25.200.000 XNK115 0007927 15/12/2012 Nhập Erythromycin Baze 3312 93.340.000 ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... XNV2952 0007300 16/12/2012 Xuất kho Ciprofloxacin Hydrochloride T/25 kg 1541 12.500.000 NNG1912 0007301 18/12/2012 Nhập Betamethason Diproplonate Micronized 33111 378.058.512 NNG1913 0007302 19/12/2012 Nhập Betamethasone Valerate Micronized 33111 431.357.621 XNV2953 0007303 21/12/2012 Xuất kho Dextromethorphan 1541 80.620.000 .... .... .... ..... .... .... .... .... .... Phát sinh 3.755.480.118 2.974.489.913 Lũy kế Dư cuối 21.819.178.229 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 57 SỔ CÁI Quý IV/2013 Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Loại tiền: VNĐ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 152- Nguyên liệu, vật liệu Dư đầu 33.742.254.369 Phát sinh 12.194.273.120 10.356.627.309 Lũy kế Dư cuối 25.518.705.778 1521 – Nguyên vật liệu Dư đầu 26.782.058.125 Hàng điều chuyển nội bộ Phải trả người bán (nhập hàng KD) Phải trả người bán (nhượng quyền).... 157 33111 331121 916.403.575 1.720.455.185 7.377.732.000 ......... Phát sinh 10.021.921.356 8.923.469.741 Dư cuối 21.819.178.229 Phát sinh 1.023.613.323 1.287.263.043 Dư cuối 3.238.253.840 Phát sinh 148.738.441 145.894.525 Dư cuối 461.273.709 1522 – Bao bì, phụ liệu Dư đầu 6.488.636.663 Hàng điều chuyển nội bộ Phải trả người bán (nhập hàng KD) Chi phí Nguyên vật liệu...... 157 33111 6211 309.045.556 691.332.392 ....... 171.511.572 1523 – Công cụ, dụng cụ Dư đầu 378.216.494 Phải trả người bán (nhập hàng KD) Chi phí Bao bì phụ liệu.... Chi phí sửa chữa máy móc thiết bị 33111 6212 6275 148.738.441 ...... 3.367.744 2.800.000TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 58 CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD NHẬP XUẤT TỒN VẬT LIỆU QUÝ IV/2012 08 Nguyễn Trường Tộ - Thành phố Huế Mã hàng Tên hàng Cty SX+Nuoc Đơn vị Hạn SD Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền V12CON1V101 Cồn 96o Việt Nam Lít 01/01/2015 100 70.325.000 100 70.325.000 V12NAP1V108 Nắp Chai Thuỷ Tinh CTy CPD VTYT Bình Thuận-VN Cái 30/12/2020 1.500 10.175.000 1.500 10.175.000 V21GEN1H102 Genda 80 Eastwell Int'L Trading Co., Ltd-TQ Kg 28/02/2013 10 1.686.000.000 10 1.686.000.000 V21ACI1H103 Acid Hyaluronic Gencor Pacific Limited- TQ Kg 30/03/2014 20 1.018.600.200 20 1.018.600.200 .... ..... ..... .... ..... .... ..... ....... ...... ...... ..... .... ...... V21PRI1C103 Printed Tube (Tube27x98 mm Printed) C500 Sud - chemie - TQ Cái 150 3.500.246.582 150 3.500.246.582 V21REI1H101 Reishi Extract Powder (Nấm Linh Chi) Dalian Hongju Biotech- TQ Kg 28/02/2014 50 115.135.280 25 57.567.640 25 57.567.640 V21REI1H101 Reishi Extract Powder (Nấm Linh Chi) Dalian Hongju Biotech- TQ Kg 28/02/2014 25 57.567.640 25 57.567.640 V21SOD1H101 Sodium Chondroitin Sulfate T/25kg Shandong Yibao Biologics- TQ Kg 30/03/2014 75 86.735.000 25 28.911.650 50 57.823.350 V21TRE1N101 TRETINOIN (dạng bột) Taizhou Hengfeng-TQ Gói 2 37.000 2 37.000 19.425 23.645.254.500 12.180 12.194.273.120 10.750 10.356.627.309 20.855 25.518.705.778 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 59  Đối với công cụ dụng cụ: - Mỗi quý các phòng ban sẽ lập dự trù công cụ dụng cụ cần sử dụng trong kỳ. Phòng Tài chính chịu trách nhiệm tập hợp và cử người đi mua, giao cho phòng kế toán kiểm nhận. Phòng kế toán phụ trách nhập số liệu vào sổ sách để theo dõi và cử người giao đủ cho các phòng ban theo kế hoạch. Cuối quý, phòng kế toán phải lập Bảng phân bổ Công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ và tiến hành định khoản các nghiệp vụ xuất dùng. BẢNG PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Quý IV/2012 TK đối ứng Phòng ban, bộ phận sử dụng TK 142 TK 242 6273 Xưởng Viên Cốm Bột 14.014.329 21.245.120 6273 Xưởng Kem Mỡ Nước 12.699.309 18.145.253 6273 Xưởng Cephalosporin 10.266.682 22.453.200 6273 Xưởng Bột bó 7.045.659 15.457.505 6423 Phòng Cơ điện 5.085.095 8.014.453 6423 Bộ phận Kho 4.057.952 5.445.025 6423 Phòng Tài chính tổ chức 8.496.841 25.147.580 6423 Phòng Kinh doanh thị trường 6.614.815 20.025.452 6423 Phòng Nghiên cứu phát triển 5.848.039 19.275.453 Tổng cộng 74.128.721 155.209.041TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 60 2.2.4.2. Kế toán thành phẩm và hàng gửi bán a) Tài khoản sử dụng: - TK 155: Thành phẩm. TK này được chi tiết:  TK 1551: Thành phẩm Medipharco phân phối  TK 1552: Thành phẩm Tenamyd phân phối  TK 1553: Thành phẩm sản xuất bao tiêu  TK 1558: Thành phẩm khác - TK 157: Hàng điều chuyển nội bộ. TK được sử dụng trong trường hợp gửi bán hàng cho các chi nhánh, đại lý, hiệu thuốc. b) Thủ tục, chứng từ nhập kho thành phẩm: Sau khi phân xưởng tiến hành sản xuất theo Lệnh sản xuất được phòng kinh doanh thị trường gửi đến, thành phẩm sẽ được Bộ phận Kiểm tra chất lượng lấy mẫu kiểm tra chất lượng lần cuối. Sau đó, thành phẩm được chuyển về kho tại số 4 Ngô Quyền để cất trữ cùng với Biên bản bàn giao sản phẩm hoàn thành của phân xưởng. Sau khi đã kiểm tra đủ số lượng, Ban kiểm nhận sẽ lập Biên bản kiểm nhận. Kế toán kho phụ trách lập Phiếu nhập kho. Thủ kho tiến hành nhập kho sau đó ghi thẻ kho để theo dõi. Kế toán kho sẽ nhập nghiệp vụ vào sổ chi tiết TK 154. Căn cứ vào Phiếu nhập kho thành phẩm ngày 5/10/2012 kế toán hạch toán: Nợ TK 1551 51.514.511 Có TK 1541 51.514.511 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 61 c) Thủ tục, chứng từ xuất kho thành phẩm:  Đối với phương thức tiêu thụ trực tiếp. Khi tiêu thụ sản phẩm Công ty phải lập “Hóa đơn GTGT” ghi rõ tên hàng hóa, hạn dùng, số lượng, đơn giá bán, thuế và tổng giá thanh toán. Hóa đơn này do phòng kinh doanh lập ra. Sau đó hóa đơn này được gửi cho kế toán trưởng ký xác nhận. Hóa đơn GTGT là căn cứ để ghi nhận doanh thu, thu tiền bán hàng đồng ý là căn cứ để thủ kho xuất kho thành phẩm. Thủ kho căn cứ vào Hóa đơn GTGT để lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng cho người mua. Dựa vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào Sổ chi tiết TK 155 theo từng loại thành phẩm. Trong đó, TK 1551 sẽ phản ánh thành phẩm mà công ty bán cho các đại lý, hiệu thuốc tư nhân. TK 1552 sẽ phản ánh thành phẩm mà công ty được Tenamyd Canada nhượng quyền sản xuất và do Tenamyd phân phối. TK 1553 phản ánh thành phẩm công ty sản xuất theo đơn đặt hàng của các đơn vị khác (bao tiêu). Cuối mỗi quý kế toán sẽ lập Bảng Nhập xuất tồn (chi tiết theo TK). Cty CP Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - TP Huế PHIẾU NHẬP KHO Số phiếu: NSK0276 Ngày 05 tháng 10 năm 2012 Đơn vị bán: Xưởng kem mỡ nước Ngày kiểm nhận: 05/10/2012 Số chứng từ: K0276/QĐ-XX Biên bản kiểm nhận số: K0276 Nhập vào kho: H11 Nội dung: =91 thùng + 73 lọ STT Mã hàng Tên hàng hóa, hàm lượng, quy cách Đơn vị tính Số lượng Số lô Đơn giá Thành tiềnChứng từ Thực nhập 1 H11CIP1N101 Cipthasone; K/200hộpx 1lọ 15ml Lọ 18.273 18.273 010912 2.819,16 51.514.511 Cộng tiền hàng: 51.514.511 Thuế suất GTGT: 0% Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thành toán: 51.514.511 Số tiền bằng chữ: Năm mươi mốt triệu năm trăm mười bốn ngàn năm trăm mười một đồng Người giao (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 62 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT-3LL Liên 1: lưu Số HĐ: 0002503 Ngày 18 tháng 12 năm 2012 Đơn vị bán: CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD MST: 3300101406 Địa chỉ: 08 Nguyễn Trường Tộ - Thành phố Huế Điện thoại: 054.38230099 Tài khoản/NH: 016.100.000042.6 – Ngân hàng Ngoại thương - TP Huế Đơn vị mua: CTY CP DƯỢC PHẨM TENAMYD MST: 0305131303 Địa chỉ: Lô Y01-02A Đường Tân Thuận, P. T.T Đông, Q.7, TP HCM Điện thoại: 087.507.614 Tài khoản/NH: Diễn giải: Theo Hợp đồng Kho xuất: KHOH1 STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa, hàm lượng, quy cách Công ty SX ĐVT Số lô Hạn dùng Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E F G (1) (2) (3) 01 H11MER1V101 Merynal; K/200hộp Medipharco – Việt Nam Viên 20090211 02/2019 9.940 1.435 14.263.900 Tổng cộng chiết khấu [(I)= ∑ (3)x(4)]: Tổng cộng tiền hàng sau chiết khấu [(II) = ∑ (3) - (I)]: 14.263.900 Thuế suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền thuế GTGT [(III) = (II) x TS%]: 1.426.390 Tổng cộng tiền thanh toán [(IV) = (II) + (III)]: 15.690.290 Bằng chữ: Mười lăm triệu sáu trăm chín mươi ngàn hai trăm chín mươi VND Người mua hàng Thủ kho Người bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ U Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 63 Dựa theo Hóa đơn trên, kế toán lập phiếu xuất kho và hạch toán nghiệp vụ ngày 18 tháng 12 năm 2012 như sau: Nợ TK 63212 10.930.000 Có TK 1552 10.930.000 Cty CP Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - TP Huế PHIẾU XUẤT KHO Số phiếu: XSK0289 Ngày 18 tháng 12 năm 2012 Đơn vị mua: CTY CP DƯỢC PHẨM TENAMYD MST: 0305131303 Địa chỉ: Lô Y01-02A Đường Tân Thuận, KCN/KCX Tân Thuận, P. T.T Đông, Q.7, TP HCM Số chứng từ: K0289/QĐ-XX Biên bản BBKN số: K0289 Xuất tại kho: KHOH1 Nội dung: = 497 hộp STT Mã hàng Tên hàng hóa, hàm lượng, quy cách Đơn vị tính Số lượng Số lô Hạn dùng Đơn giá Thành tiềnChứng từ Thực xuất 1 H11MER1V101 Merynal; K/352hộp Viên 9.940 9.940 20090211 02/2019 1.100 10.930.000 Số tiền bằng chữ: Mười triệu chín trăm ba mươi ngàn đồng Tổng cộng: 10.930.000 Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K I H TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 64 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1551: Thành phẩm Medipharco phân phối Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Số phiếu Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 4.497.041.205 XSK0289 K0289/QĐ- XX 18/12/2012 Xuất Merynal K/352 63212 10.930.000 NSK0290 K0290/QĐ- XX 18/12/2012 Nhập Tetracyline 1% 1541 15.359.357 ..... .... .... .... ... .... ... .... .... NSK0305 K0305/QĐ- XX 28/12/2012 Nhập Gentameson 1541 235.059.720 Phát sinh 1.581.700.588 4.696.596.564 Lũy kế Dư cuối 6.246.418.192 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 65 SỔ CÁI Quý IV/2013 Tài khoản 155: Thành phẩm Loại tiền: VNĐ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 155- Thành phẩm Dư đầu 14.943.846.217 Phát sinh 40.831.411.593 57.569.743.310 Lũy kế Dư cuối 18.949.317.346 1551-Thành phẩm Medipharco phân phối Dư đầu 4.497.041.205 Chi phí SXKD dở dang Giá vốn hàng SX công ty phân phối Hàng điều chuyển nội bộ.... 1541 63221 157.... 4.271.025.088 10.675.500 2.467.709.513 3.226.957.601 Phát sinh 4.281.700.588 15.185.923.383 Dư cuối 6.246.418.192 Phát sinh 35.829.380.108 39.794.634.833 Dư cuối 12.622.839.497 Phát sinh 720.330.897 2.589.185.094 Dư cuối 80.059.657 1552 – Thành phẩm Tenamyd phân phối Dư đầu 8.657.584.772 Chi phí SXKD dở dang Giá vốn hàng SX TENAMYD phân phối Hàng điều chuyển nội bộ.... 1541 63222 157.... 35.792.058.508 37.321.600 3.938.717.808 24.937.311.393 1553 – Thành phẩm SX bao tiêu Dư đầu 1.789.220.240 Chi phí SXKD dở dang Giá vốn hàng sản xuất bao tiêu.... 1541 63223... 720.330.897 ...... 1.434.409.807 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 66 CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD NHẬP XUẤT TỒN HÀNG MEDIPHARCO QUÝ IV/2012 08 Nguyễn Trường Tộ - Thành phố Huế Mã hàng Tên hàng Cty SX+Nuoc Đơn vị Hạn SD Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền H11CAZ1N101 Cazol Medipharco Việt Nam Tube 25/05/2015 1.550 17.500.000 1.550 17.500.000 H11CAF1N101 Cafunten Medipharco Việt Nam Tube 30/12/2020 15.000 800.175.000 10.000 540.175.000 5.000 260.000.000 H11ACY1H102 Acyclovir 5% Medipharco Việt Nam Tube 28/06/2015 21.000 2.186.000.000 15.000 1.890.000.000 6.000 266.000.000 H11AZI1H103 Azibiotic 500 Medipharco Việt Nam Tube 31/03/2014 2.000 18.600.000 2.000 18.600.000 .... ..... ..... .... ..... .... ..... ....... ...... ...... ..... .... ...... H11TET1M102 Tetracyclin 1% 5g K/18Hx100 Tube Medipharco Việt Nam Tube 30/05/2014 400 150.434.960 100 37.608.700 500 188.043.660 H11TIL1H101 Tilcipro Medipharco Việt Nam Vỉ 30/12/2030 800 1.300.855.838 800 1.300.855.838 H11TRI1H101 Trimesultrim Medipharco Việt Nam Vỉ 28/04/2015 480 150.069.400 480 150.069.400 H11SUL1H101 Sulfadiazin bạc 1% Medipharco Việt Nam Lọ 31/03/2014 480 150.839.240 480 150.839.240 H11ZEN1N101 Zento B – Forte CPC1 Medipharco Việt Nam Vỉ 25/02/2016 440 130.671.740 440 130.671.740 126.940 17.150.640.987 49.650 4.281.700.588 100.750 15.185.923.383 75.840 6.246.418.192 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 67  Đối với phương thức bán hàng qua đại lý Khi xuất thành phẩm, hàng hóa cho các hiệu thuốc, chi nhánh của công ty hay các đại lý công ty gửi hàng thì “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ” (phụ lục 2) là chứng từ làm căn cứ để hạch toán. Phiếu này do phòng kế toán lập, được giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng. Sau khi đã vào thẻ kho thì thủ kho chuyển giao cho kế toán để theo dõi trên TK 157. Căn cứ vào phiếu này kế toán định khoản như sau với nghiệp vụ 09/10/2012: Nợ TK 157 178.352.000 Có TK 155 178.352.000 SỔ CÁI Tài khoản 157: Hàng điều chuyển nội bộ Loại tiền: VNĐ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 157- Hàng điều chuyển nội bộ Dư đầu 1.773.259.033 Thành phẩm Hàng hóa Giá vốn hàng bán 155 156 632 28.164.268.994 10.136.667.929 47.997.100 8.756.255.120 18.463.151.466 Phát sinh 38.300.936.923 27.267.403.686 Dư cuối 1.200.291.498 2.2.4.3. Kế toán kiểm kê hàng tồn kho - Thời gian kiểm kê: Định kỳ 3 tháng kiểm kê một lần. Hoặc kiểm kê đột xuất khi có sự cố sai lệch. - Đối tượng thực hiện: Nhân viên bảo quản kho (thủ kho của kho đang kiểm); kiểm soát viên kho; kế toán kho; trưởng, phó kho chịu trách nhiệm kiểm tra. - Trước khi kiểm:  Trưởng kho: Thông báo lịch kiểm kê  Thủ kho: TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 68 + Sắp xếp lại hàng hóa. + Rà soát hàng cận hạn, hết hạn, kém chất lượng, hỏng, vỡ, tồn đọng và báo cáo bằng văn bản. + Vào thẻ kho đầy đủ. + Đối chiếu với các bộ phận có liên quan  Kế toán kho: + Vào thẻ kho đầy đủ đối chiếu với thủ kho và các phòng ban liên quan + Chuẩn bị biên bản kiểm kê ghi số lượng sổ sách - Trong khi kiểm:  Kiểm tra về mặt cảm quan, số lô hạn sử dụng  Đếm số lượng cụ thể, cân đong, sau khi đã đạt về mặt chất lượng (thủ kho cùng kiểm soát viên kho đếm, cân, kế toán kho kiểm tra lại)  Ghi vào biên bản kiểm kê ở cột thực tế. - Sau khi kiểm:  Chốt số lượng thực tế, so sánh với lượng ở cột sổ sách  Sai lệch về số lượng trong kiểm kê, hội đồng kiểm kê phải báo cáo trưởng kho. Tìm nguyên nhân sai lệch. Trưởng kho báo cáo lên ban Tổng giám đốc khi không tìm ra nguyên nhân.  Kế toán kho vào giá từng mặt hàng, hàng tồn kho  Hoàn tất Biên bản kiểm kê tồn kho, Biên bản kiểm kê tồn kho được lập thành 2 bản có đầy đủ chữ ký theo quy định.  Báo cáo hao hụt trong cấp phát theo mẫu đã quy định. - Nếu thừa vật tư chưa rõ nguyên nhân hạch toán vào TK 3381, còn nếu thiếu vật tư chưa rõ nguyên nhân thì kế toán đưa vào TK 138 và tùy nguyên nhân để có biện pháp xử lý riêng. - Hiện nay, tại công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 69 CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO - TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - Thành phố Huế BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO QUÝ IV/2012 Tổ kiểm kê gồm có : Ông/bà : .............................................................. Chức vụ : ....................................................... Ông/bà : .............................................................. Chức vụ : ....................................................... Đã kiểm kê tại kho: KHOXNK1 Thuộc : ......................................................... Từ ......... giờ ........, ngày ......................... đến .......... giờ ........, ngày ......................... Kết quả như sau : KHOXNK1 MÃ HÀNG TÊN HÀNG - QUY CÁCH ĐVT LÔ SỐ H. DÙNG TỒN KHO THỪA(+) /THIẾU(-) S.Lượng TT S.Lượng SS Đơn giá T.Tiền V12CAO1V101 Cao dược liệu chiết xuất từ 7 thảo dược Kg 06112006 01/01/2015 55 55 315,000.00 17,325,000 V12NAP1V108 Nắp Chai Thuỷ Tinh Cái 120808 30/12/2020 2,500 2,500 470.00 1,175,000 V21ACA1H102 Ascorbic Acid (Vitamin C) T/25Kg Kg 0902411298 28/02/2013 1,000 1,000 288,000.00 288,000,000 V21BLA1H101 Black Catechu Extract ( Acacia Catechu) Kg 20120406 05/04/2014 50 50 952,080.20 47,604,010 V21CEF1H102 Cefadroxin Monohydrate (Puridrox, Powder) T/25Kg Kg B333883 30/12/2015 25 25 3,481,500.00 87,037,500 V21CEF1H119 Cefaclor ( Compacted ) T/25kg Kg 121120889 30/11/2015 200 200 20,000,000.00 4,000,000,000 V21CEF1H119 Cefaclor ( Compacted ) T/25kg Kg 121120890 30/11/2015 250 250 20,000,000.00 5,000,000,000 V21CEF1H119 Cefaclor ( Compacted ) T/25kg Kg 121120894 30/11/2015 300 300 20,000,000.00 6,000,000,000 ............. ................ ...... ............. ............ ................ ........... ................... ....................... V21SOD1H101 Sodium Chondroitin Sulfate T/25kg Kg 120313N009 30/03/2014 50 50 2,489,800 124,490,000 Tổng cộng: 40.518.705.778 TỔNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN KIỂM SOÁT VIÊN THỦ KHO TỔ KIỂM KÊ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Xác nhận) TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 70 2.2.5. Công tác quản lý hàng tồn kho 2.2.5.1. Hệ thống kho hàng Do đặc thù sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng liên quan đến dược phẩm nên lượng hàng tồn kho của công ty khá lớn và đa dạng. Công ty có 3 kho hàng chính phân làm kho hàng hóa và kho nguyên vật liệu được đặt ngay tại trụ sở của công ty ở số 08 Nguyễn Trường Tộ và một kho hàng thành phẩm đặt tại số 4 Ngô Quyền để thuận tiện cho việc xuất bán hàng cho các đại lý, hiệu thuốc tư nhân. Hàng tồn kho được quản lý theo hệ thống mã số riêng do phòng Đảm bảo chất lượng lập, rất thuận tiện cho việc theo dõi và phân loại. Trong kho hàng hóa thì ngoài phòng chính chứa các hàng hóa thông thường còn có phòng riêng chứa các loại thuốc Hướng tâm thần được bảo quản đặc biệt. Kho nguyên vật liệu được đặt cạnh các phân xưởng sản xuất thuận tiện cho việc nhập xuất vật tư. Trong kho sẽ được phân thành các kho nhỏ: kho xuất nhập khẩu, kho Kem – mỡ - nước, kho Viên – cốm – bột, kho Cephalosporin... để chứa nguyên liệu sản xuất cho các phân xưởng khác nhau. Riêng kho thành phẩm tại số 4 Ngô Quyền chứa các thành phẩm được công ty sản xuất chờ xuất bán. Thành phẩm trong kho sẽ được dán nhãn phân biệt: Nhãn xanh thể hiện thành phẩm đạt tiêu chuẩn, nhãn vàng là biệt trữ được thu hồi chờ Hội đồng thẩm định quyết định phương án xử lý, nhãn đỏ là các phế phẩm chờ thu hồi tiêu hủy. Các kho hàng đều có thủ kho và kế toán kho riêng quản lý trong kho; tại kho thành phẩm có bảo vệ trông coi để hạn chế xảy ra mất mát, thiệt hại. 2.2.5.2. Các thủ tục kiểm soát Để bảo quản tốt hàng tồn kho cũng như tránh gian lận, biển thủ, công ty đã thiết lập những thủ tục kiểm soát sau:  Mua hàng và nhập kho thành phẩm: - Phòng kinh doanh xem xét nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị trong quý và chọn nhà cung cấp để lập Đơn đặt hàng. - Khi hàng được vận chuyển đến công ty thủ kho và nhân viên giao nhận hàng phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa đối chiếu với Hóa đơn của nhà cung cấp, Đơn đặt hàng. Tổ kiểm nhận (bao gồm thủ kho, kiểm soát viên...) phải lập Biên bản kiểm nhận và TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 71 ký tên, xác nhận rồi mới được nhập hàng vào kho. Nếu phát hiện hàng không đúng số lượng hoặc chất lượng không đảm bảo (hàng hết hạn hoặc cận hạn sử dụng) thì Tổ kiểm nhận phải từ chối nhận và lập Biên bản trả lại hàng nêu lý do và ký tên xác nhận. - Sau khi nhận hàng, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, còn kế toán kho phụ trách lập Phiếu nhập kho và ghi sổ nghiệp vụ để theo dõi, quản lý. - Đối với thành phẩm nhập kho: Trước khi tiến hành nhập kho, thành phẩm phải được lấy mẫu kiểm tra chất lượng lần cuối. Nếu đạt yêu cầu, đại diện phân xưởng và thủ kho tiến hành kiểm nhận và lập Phiếu nhập kho.  Xuất kho: - Phòng kinh doanh lập Kế hoạch sản xuất cho từng quý rồi gửi tới các phòng ban và phân xưởng. Theo đó Lệnh sản xuất được phòng kinh doanh lập và gửi đến kho và phân xưởng sản xuất ghi rõ tên, số lượng sản phẩm, tên, số lượng và đơn giá các nguyên liệu cần dùng cho sản xuất. Dựa vào Lệnh sản xuất, thủ kho lập Phiếu xuất kho. - Đối với thành phẩm, hàng hóa: Khi xuất kho phải căn cứ vào Hóa đơn GTGT, thủ kho mới tiến hành lập Phiếu xuất kho. Riêng đối với trường hợp gửi bán đại lý, chi nhánh thì thủ kho lập Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Cuối tháng tiến hành lập Bảng liệt kê xuất hàng. - Cuối mỗi quý sau khi tiến hành kiểm kê, kế toán các kho phải lập Báo cáo Nhập – xuất - tồn trình lên Ban Giám đốc.  Bảo quản, kiểm kê: - Sau khi nhập kho, hàng sẽ được bảo quản tại các kho riêng biệt cho đến khi xuất kho sản xuất hay xuất bán. Các kho nguyên liệu, thành phẩm, hàng hóa của công ty được phân chia rất cụ thể; đặc biệt là đối với các sản phẩm liên quan đến Hướng tâm thần, chất gây nghiện sẽ được quản lý chặt chẽ trong kho riêng. Mỗi kho có thủ kho và kế toán kho riêng quản lý. Các mặt hàng đều được dán nhãn phân chia rõ và được quản lý trên phần mềm với mã số riêng cho biết cụ thể các thông tin như: tên, nước sản xuất, số lô, hạn dùng, đơn giá... Các kho đều có bảng thông báo quy định quản lý kho; đặc biệt là kho TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 72 thành phẩm ở số 4 Ngô Quyền có bảo vệ riêng canh giữ. Các kho đều đảm bảo theo tiêu chuẩn GSP (Thực hành tốt Bảo quản thuốc). - Định kỳ mỗi quý công ty sẽ lập Hội đồng gồm: Trưởng, phó bộ phận kho; Kế toán kho; Kiểm soát viên; Thủ kho của kho đang kiểm để tiến hành kiểm kê hoặc khi phát hiện có sự cố sai lệch cũng có thể tiến hành kiểm kê đột xuất. Việc lập Biên bản kiểm kê phải có sự xác nhận của Hội đồng kiểm kê sau khi đã đối chiếu số liệu thực tế và sổ sách. Sau khi kiểm kê, Thủ kho và kế toán kho có trách nhiệm lập các Báo cáo sau: Báo cáo hàng chờ xử lý, Báo cáo hàng cận hạn; Báo cáo hàng tồn đọng; Báo cáo thuốc gây nghiện, Báo cáo thuốc Hướng tâm thần; Báo cáo sử dùng hướng thần, tiền chất dùng làm thuốc; Báo cáo sử dụng nguyên liệu nghiện dùng làm thuốc; Báo cáo cáo hao hụt trong cấp phát (Phụ lục 3).... Đối với các sản phẩm không phù hợp phải lập Phiếu yêu cầu xử lý trình cho Hội đồng tiến hành thẩm định. Tất cả các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự và có chữ ký của người lập phiếu, người giao nhận, thủ kho, thủ trưởng đơn vị. Các báo cáo về xuất tồn, kiểm kê phải có con dấu của Giám đốc hoặc Hội đồng kiểm kê, chữ ký của thủ kho, kiểm soát viên,... TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 73 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD 3.1. Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại công ty:  Về bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm hoạt động và qui mô của công ty, hiện nay công ty CP Dược TW MEDIPHARCO –TENAMYD tổ chức công tác kế toán theo mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Theo hình thức này ở công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở chính và ở các đơn vị trực thuộc. Do đó giúp công ty quản lý được chặt chẽ hơn. Việc phân chia các phần hành giúp việc kiểm tra đối chiếu với nhau được chính xác và nâng cao trách nhiệm của nhân viên kế toán. Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán khoa học, hợp lý, không chồng chéo và quan hệ chặt chẽ. Công việc kế toán được bố trí cụ thể cho từng kế toán phần hành và được tập trung chỉ đạo bởi phó phòng kế toán. Kế toán trưởng thông qua phó phòng kế toán sẽ nắm được tình hình công việc kế toán trong phòng kế toán.  Về hình thức sổ kế toán: Quy mô sản xuất của công ty tương đối lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều do đó việc áp dụng hình chứng từ ghi sổ là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của công ty. Nếu nghiệp vụ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước rồi lấy số liệu cộng ở chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái và nhìn sổ cái không bị rối. Ngoài ra hình thức này phù hợp với việc ứng dụng tin học, thuận tiện trong việc sử dụng phần mềm kế toán và phân công công tác kế toán.Với việc áp dụng hình thức kế toán máy trên cơ sở ứng dụng nguyên tắc ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ, nhân viên kế toán được hỗ trợ rất nhiều trong công việc. Hầu hết các bước công việc được máy tính thực hiện. Việc áp dụng kế toán máy vào trong công tác kế toán giúp cho công việc ghi chép tập hợp số liệu được nhanh chóng rõ ràng và tiết kiệm thời gian, công sức.  Về hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính được công ty tổ chức xây dựng đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin, kiểm tra và quản lý của cơ quan quản lý Nhà nước cũng như TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 74 của công ty bao gồm: Bảng Cân đối Tài sản nguồn vốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo luân chuyển tiền tệ, và Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra công ty còn lập Báo cáo thường niên để cung cấp thông tin cụ thể, kịp thời cho Đại hội cổ đông. 3.2. Nhận xét về công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho tại Công ty CP Dược TW Medipharco – Tenamyd 3.2.1. Ưu điểm - Việc kế toán và quản lý hàng tồn kho được phân chia rất rõ ràng, hợp lý với ba kho chính (nguyên liệu, thành phẩm, hàng hóa); mỗi kho có kế toán kho và thủ kho riêng. - Việc thiết lập mã số hàng hóa được giao cho một phong ban riêng biệt (phòng Đảm bảo chất lượng) giúp cho công tác quản lý, cập nhật thông tin, đặc điểm của hàng tồn kho diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, khoa học và hiệu quả. Việc áp dụng mã vật tư giúp tránh được tình trạng nhầm lẫn giữa các loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa... trong quá trình quản lý và thuận tiện trong công tác kế toán như xác định lượng tồn kho, nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ hay trợ giúp các phần hành khác như: tính giá thành, tập hợp chi phí... - Các tài khoản liên quan đến hàng tồn kho được thiết lập chi tiết, rõ ràng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán hàng tồn kho trong đơn vị. - Với đặc điểm lượng hàng tồn kho nhập xuất trong kỳ nhiều thì việc áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo nhập trước xuất trước cho kết quả số liệu trong bảng cân đối kế toán là sát nhất với giá phí hiện tại so với các phương pháp tính giá hàng tồn kho khác vì giá của các lần mua sau cũng được phản ánh trong giá hàng tồn kho cuối kỳ còn trị giá vốn hàng xuất là giá cũ từ trước giúp chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán có ý nghĩa kinh tế hơn. - Trong quá trình kế toán hàng tồn kho công ty đã thiết lập các báo cáo tồn kho chi tiết, cụ thể một cách hợp lý, đáp ứng tốt cho công tác thông tin, kiểm tra và quản lý của doanh nghiệp. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 75 3.2.2. Hạn chế - Tại kho, phòng kế toán và phòng kinh doanh chỉ quản lý hàng tồn kho theo thứ tự mà chưa chú trọng đến những loại có khối lượng tồn kho lớn và có lượng nhập xuất trong kỳ nhiều. - Trong công tác quản lý công cụ dụng cụ còn lỏng lẻo. Với việc các công cụ dụng cụ được phân cho các phòng ban, phân xưởng tự quản lý, sử dụng sẽ gây khó khăn cho việc biết chính xác chi phí công cụ dụng cụ đã thực sự sử dụng trong kỳ cũng như tình hình hiện có của công cụ dụng cụ đang sử dụng dễ dẫn đến việc lãng phí, sử dụng không hiệu quả. - Với đặc thù sản xuất kinh doanh các loại dược phẩm, yêu cầu không chỉ bảo quản về mặt chất lượng và số lượng mà còn phải thường xuyên cập nhật hạn dùng nên việc tập hợp thông tin, ra quyết định xử lý các hàng tồn kho cận hạn, hàng chờ xử lý... cần phải nhanh chóng và kịp thời hơn để tránh việc ứ đọng hàng tồn kho, làm tăng thêm chi phí của doanh nghiệp. - Ngoài ra, mặc dù lượng hàng tồn kho của công ty chiếm gần 40% tài sản ngắn hạn (theo số liệu năm 2012) và dễ xảy ra thiệt hại về hàng tồn đọng do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng... nhưng công ty lại chưa từng tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Về công tác quản lý, kiểm soát hàng tồn kho: Mặc dù công ty đã đặt ra một bộ phận Tổng kho riêng để quản lý chung nhưng việc kiểm tra hàng hóa nhập kho còn chưa được chú trọng. Các chứng từ nhập không có đầy đủ chữ ký, thủ kho không kiểm nghiệm kỹ lưỡng những nghiệp vụ nhập hàng. Hàng sắp hết hạn sử dụng vẫn được nhập kho. 3.3. Giải pháp hoàn thiện đối với công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho: Công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho tại công ty CP Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD nhìn chung có nhiều ưu điểm nhưng không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Để công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn thì công tác kế toán phải ngày càng hoàn thiện hơn, phải phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Vì vậy, để hoàn thiện dần công tác kế toán cũng như hạn chế phần nào những mặt tiêu cực tôi xin đề xuất những biện pháp sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 76 - Ngoài việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của hàng tồn kho nói chung, thủ kho và kế toán kho nên lập Bảng kê những mặt hàng có khối lượng hoặc giá trị lớn và có lượng nhập xuất trong kỳ nhiều để có thể quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn. - Để công tác quản lý công cụ dụng được tốt hơn, công ty có thể đặt thêm quy định đối với các phòng ban phân xưởng về việc quản lý công cụ dụng cụ như lập Phiếu báo hỏng, báo mất CCDC và các chứng từ liên quan khác khi xảy ra hư hỏng, mất mát nhằm gắn chặt trách nhiệm của người sử dụng với lợi ích của công ty. Tại phòng kế toán không theo dõi công cụ dụng cụ trên sổ sách chi tiết mà chỉ tiến hành tổng hợp, dẫn đến tình trạng nhiều khi công cụ dụng cụ còn sử dụng được nhưng lại báo hỏng không tận dụng được những công cụ dụng cụ có thể phục hồi Do đó, tôi xin đề xuất ý kiến lập “Sổ chi tiết công cụ dụng cụ hư hỏng”. SỔ CHI TIẾT CCDC HƯ HỎNG Qúy IV năm 2012 STT Ngày xuất Mã CCDC Tên CCDC ĐVT Số lượng Tình trạng Phòng ban sử dụng Ghi chú 1 2 3 15/10/2012 .... .... BR235 ..... ..... Bánh răng quay ..... ..... Cái .... .... 2 .... .... Mòn .... .... Phòng cơ điện .... .... Gia công lại .... .... - Đối với việc thu mua hàng hóa, dự toán chi phí nguyên vật liệu, phòng kinh doanh nên phối hợp với thủ kho và kế toán kho để nắm bắt tình hình dự trữ hàng hóa, nguyên liệu một cách chính xác cũng như biết loại vật tư nào cần đặt mua và vào thời điểm nào là thích hợp để lập kế hoạch thu mua hợp lý. - Thủ kho và kế toán kho nên rà soát, lập các Báo cáo về các mặt hàng cận hạn, hàng chờ xử lý... trước khi gần kiểm kê để có thể tập hợp, chỉnh lý số liệu nhanh chóng, đỡ tốn thời gian và công sức khi kiểm kê. Việc thẩm định và ra quyết định xử TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 77 lý các hàng biệt trữ nên diễn ra ngay sau mỗi đợt kiểm kê theo quý mà không nên kéo dài để hạn chế chi phí lưu kho. Nên tổ chức thanh lý, nhượng bán ngay để giải phóng hệ thống kho hàng và thu hồi vốn lưu động để đầu tư vào các dự án khác. - Do giá cả vật tư, hàng hóa trên thị trường thường xuyên biến động và các mặt hàng tồn kho của công ty dễ hư hỏng, mất phẩm chất... công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm. Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: chỉ lập dự phòng cho những hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của công ty tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ. Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa = Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC x Đơn giá gốc hàng tồn kho - Đơn giá thuần có thể thực hiện được - Công ty nên cho kiểm tra kỹ các chứng từ, Biên bản kiểm nghiệm và cho kiểm soát viên tăng cường giám sát các nghiệp nhập hàng có giá trị lớn để bảo đảm công tác kế toán, quản lý hàng tồn kho diễn ra nghiêm túc, đúng quy định. - Công ty nên có Hệ thống báo cáo quản trị về hàng tồn kho riêng để có thể cung cấp những thông tin chính xác và hữu ích cho việc ra các quyết định sản xuất, kinh doanh giúp công ty hoạt động tốt hơn. - Công ty cũng nên lập ra chế độ thưởng phạt hợp lý, tăng cường kỷ luật trong kho hàng, phân xưởng đối với cán bộ công nhân viên để nâng cao tính tích cực, tự giác của nhân viên trong quản lý hàng tồn kho. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 78 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận: Công ty Cổ phần Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD là một công ty có uy tín trong lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh dược phẩm. Trong những năm qua mặc dù gặp rất nhiều khó khăn do sự biến động và khủng hoảng của nền kinh tế, nhưng Công ty vẫn cố gắng vượt qua và đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ. Tất cả là kết quả của sự nỗ lực phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty dưới sự điều hành hiệu quả của Ban Giám đốc. Trong nền kinh tế hiện nay, kế toán được xem là công cụ quản lý đắc lực với việc cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình từ đó đưa ra những quyết định thích hợp. Do vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và kế toán, quản lý hàng tồn kho nói riêng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Qua thời gian thực tập và quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty Cổ phần Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD với đề tài: “Thực trạng công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược TW MEDIPHARCO-TENAMYD” tôi đã nhận thấy rõ hơn tầm quan trọng của công tác này đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đề tài nhìn chung đã đạt được các mục tiêu nghiên cứu đã đề ra. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian, nhân lực và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên tôi chỉ có thể tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và thành phẩm cũng như việc quản lý hệ thống kho hàng với các thủ tục kiểm soát chung. Do đề tài hàng tồn kho là đề tài mới tại công ty nên khóa luận của tôi có thể còn nhiều thiếu sót và hạn chế, chưa khai thác sâu được những đặc điểm của kế toán hàng tồn kho ở công ty. Đề tài chỉ mới nêu ra được những giải pháp đối với việc quản lý công cụ dụng cụ; việc thu mua nguyên vật liệu; và việc xử lý những mặt hàng biệt trữ. Về khoản mục hàng hóa trong hàng tồn kho thì đề tài chưa nghiên cứu được do đặc thù của công ty là vừa sản xuất và kinh doanh nên mặt hàng rất đa dạng về chủng loại và có số lượng lớn. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Lê Thị Duy Lành Trang 79 2. Kiến nghị: Để có thể thực hiện tốt hơn đề tài về mảng hàng tồn kho tại công ty CP Dược TW Medipharco-Tenamyd thì ta có thể nghiên cứu sâu hơn riêng từng mảng như kế toán nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ; kế toán thành phẩm; kế toán hàng hóa và mảng quản lý hàng tồn kho. Đây đều là những đề tài nghiên cứu chưa được khai thác tại công ty và có thể trở thành hướng nghiên cứu mới cho các đề tài tiếp theo khi tiến hành thực tập. Đối với phần quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp nếu có thể nghiên cứu phát triển trên góc độ kế toán quản trị thì đề tài sẽ được khai thác sâu và mang tính ứng dụng cao hơn. Với khả năng còn hạn chế cũng như kinh nghiệm thực tế còn chưa nhiều, nên những giải pháp trong đề tài nghiên cứu chỉ là một số đề xuất mang tính cá nhân dựa trên cơ sở lý thuyết được trang bị ở trong nhà trường và quá trình tìm hiểu thực tế tại doanh nghiệp. Song tôi hy vọng kiến nghị này sẽ góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho nói riêng của công ty trong thời gian tới. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế