Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - Thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần 1 - 5 - Nhà máy gạch tuynen 1 - 5

T3/002 Mã số thuế: 3300355908 - 013 Ký hiệu: GT/15P Địa chỉ: Km23QL1A, Phong An, Phong Điền, Thừa Thiên Huế Số:0003822 Số tài khoản: 40001201000801 tại NH No&PTNT Huyện Phong Điền, TT Huế Điện thoại: 054.3752799 * Fax: 054.3773737 * Website: tuynen1.5tth@gmail.com HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày 12 tháng 05 năm 2016 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên Địa chỉ: 24 Thân Trọng Một, P. Tây Lộc, Tp. Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, VN Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 330157030 Xuất tại kho: Địa chỉ giao hàng: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Gạch TN 6 lỗ 220 (A) Viên 1.500 2.090,91 3.136.364 2 Gạch TN 6 lỗ 220 ½ Viên 700 1.227,27 859.091 Cộng tiền hàng: 3.995.455 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 399.545 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.395.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu ba trăm chín mươi lăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 44 Cũng căn cứ vào đơn đặt hàng, NVBH sẽ lập PXK gồm 4 liên, trên hóa đơn GTGT NVBH sẽ kí xác nhận và đưa cho KH kí. KH cầm hóa đơn GTGT và PXK xuống kho. Thủ kho sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT và PXK đã xác nhận sẽ xuất kho cho KH. Khi xuất kho, Thủ kho sẽ giữ lại liên 3 và KH sẽ cầm 3 liên còn lại đưa cho người phụ trách ca hôm đó để tiến hành bốc gạch và vận chuyển, người phụ trách ca sẽ kí xác nhận vào PXK. KH sẽ giữ lại liên 4 và giao liên 1 lại cho phòng Kinh doanh, còn liên 2 sẽ do phòng Kế toán giữ lại để tiện đối chiếu sau này. Biểu 2.4. PXKcủa Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên CN CTCP 1-5 -NM GẠCH TUYNEN 1-5 Km23, QL1A, Phong An, Phong Điền, Thừa Thiên Huế PXK (Kiêm phiếu giao hàng) Tên KH: Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên Ngày:12/05/2016 Địa chỉ: 24 Thân Trọng Một, P.Tây Lộc, Tp. Huế Số:BH1298 Mã số thuế: 3301570030 Loại tiền: VND Mã hàng Diễn giải Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 6L22(A) Gạch TN 6 lỗ 220(A) Viên 1.500 2.090,91 3.136.364 6L221/2 Gạch TN 6 lỗ 220 1/2 Viên 700 1.227,27 859.091 Cộng tiền hàng:3.995.455 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 399.545 Tổng tiền thanh toán: 4.395.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu ba trăm chín mươi lăm nghìn đồng chẵn KTBH Kế toán trưởng Thủ kho Nguời mua hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)(Ký, họ tên) TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 45 Sau khi đã hoàn thành các thủ tục, KH sẽ gặp KTBH để thanh toán tiền hàng, KTBH sẽ xuất Phiếu thu trong chương trình kế toán máy với nội dung diễn giải “Nộp tiền hàng Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên” Biểu 2.5. Giao diện nhập liệu đối với Phiếu thu của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 Cuối cùng, KTBH in Phiếu thu và đưa cho KH sau khi có chữ kí xác nhận của mình và KH, sau đó KTBH sẽ đưa Phiếu thu cùng tiền mặt giao cho Thủ quỹ kiểm tra và kí xác nhận, rồi trình lên cho Kế toán trưởng kí và cuối cùng là giao cho Giám đốc kí và lưu lại tại phòng Kế toán. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 46 Biểu 2.6. Phiếu thu của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên CN CTCP 1-5 -NM GẠCH TUYNEN 1 -5 Mẫu số: 01 - TT Km23, QL1A, Phong An, Phong Điền, Thừa Thiên Huế PHIẾU THU Ngày 13 tháng 05 năm 2016 Số: PT0934 Nợ: 1111 Có: 131 Họ và tên người nộp tiền: Tuấn – Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên Địa chỉ: 24 Thân Trọng Một, P. Tây Lộc, Tp. Huế Lý do nộp: Nộp tiền hàng cho Công ty TNHH TMDV Tổng Hợp Kim Nguyên 3822 Số tiền: 4.395.000 Viết bằng chữ: Bốn triệu ba trăm chín mươi lăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: .. chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Nguời lập phiếuThủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên )(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Bốn triệu ba trăm chín mươi lăm nghìn đồng chẵn TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 47 2.2.2. Yêu cầu về thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý trong chu trình bán hàng thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 –Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 Bảng 2.3. Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý trong chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5 Các hoạt động Bộ phận quản lý Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý 1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng Phòng Kinh doanh -Thông tin về loại hàng cần bán (gạch đặc nhỏ, gạch đặc lớn, gạch 6 lỗ lớn, gạch nửa 6 lỗ lớn) -Thông tin về hàng tồn kho (tên loại hàng tồn kho, số lượng, đơn giá) -Thông tin về thời gian, địa điểm giao hàng, giá cả, hình thức thanh toán,phương tiện vận chuyển -Thông tin về KH(Tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản) -Thông tin về các khoản nợ phải thu của KH(xem xét KH đó có khoản nợ đối với NM hay không để quyết định cho công ty đó mua nợ NM nữa không) -Thông tin về PXK cho bộ phận thủ kho (tên KH, mã số thuế, số lượng xuất kho, thời gian xuất kho, phương tiện vận chuyển) 2. Lập hóa đơn và theo dõi nợ Phòng Kinh doanh và phòng Kế toán -Thông tin của KH (tên, mã số thuế, địa chỉ, giấy phép ĐKKD, số điện thoại, số tài khoản) -Thông tin về loại hàng bán ra (loại gạch theo yêu cầu của KH, đơn giá của từng loại gạch, số lượng gạch, chất lượng gạch,đơn giá, mức thuế suất, tổng thành tiền) TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIN TẾ HUẾ 48 -Thông tin về phương thức và thời hạn thanh toán (thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản) -Thông tin về khoản phải thu (KH,khoản tiền mà KH nợ NM, thời gian thanh toán, thời hạn nợ) 3. Quá trình thanh toán Phòng kế toán -Thông tin về KH(tên, mã KH, địa chỉ, mã số thuế,số tài khoản, thời hạn thanh toán) -Thông tin về hóa đơn (mã số hóa đơn, ngày bán, loại hàng bán,giá tiền, mức thuế suất, tổng số tiền.) -Thông tin về nợ phải thu (tổng số tiền, mà KH đó nợ NM) -Thông tin về phương thức mà KH thanh toán (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) -Thông tin tổng hợp quá trình thu tiền theo từng KH 4. Xuất kho và giao hàng cho khách Phòng sản xuất (bộ phận Thủ kho) -Thông tin hàng hóa cần xuất (loại gạch cần xuất kho, số lượng, đơn giá xuất kho,thời gian giao hàng, người giao hàng.) -Thông tin về KH(tên KH, người nhận hàng, mã số thuế, phương thức vận chuyển) 2.2.3. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 –Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 2.2.3.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động KSNB và là yếu tố tạo ra môi trường của hệ thống KSNB. Môi trường KSNB tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB. Với NM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 49 Gạch Tuynen 1-5, môi trường kiểm soát đối với chu trình bán hàng - thu tiền được thể hiện qua các yếu tố sau:  Đặc thù quản lý: Ban Giám đốc của NM gạch Tuynen 1-5 luôn cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là rất quan trọng và không thể thiếu đối với hoạt động bán hàng - thu tiền của NM. Ngoài việc luôn tuân thủ các nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, Ban Giám đốc NM luôn không ngừng cải thiện các chính sách, tiến hành những thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức, bộ máy kiểm soát để hạn chế thấp nhất rủi ro trong hoạt động bán hàng - thu tiền. Tuy phải đối mặt với sự cạnh tranh manh mẽ của các NM gạch khác, công ty tìm mọi cách để đa dạng hóa mẫu mã, nâng cao chất lượng. Bên cạnh đó Ban Giám đốc luôn quản lý sát saohoạt động của chu trình bán hàng - thu tiền, đưa ra nhiều biện pháp nhằm hạn chế rủi ro và giúp hoạt động bán hàng - thu tiền đạt được hiệu quả cao.  Tính trung thực và các giá trị đạo đức: NM Gạch Tuynen 1-5 xây dựng các chuẩn mực đạo đức, trong đó tất cả thành viên trong công ty, nhà lãnh đạo đến các nhân viên xây dựng một chuẩn mực đạo đức và cư xử đúng đắn để ngăn ngừa các hành vi vi phạm đạo đức, vi phạm pháp luật. Ban Giám đốc -Bộ phận quản lý cao nhất của NM Gạch 1-5 đã đề ra nội quy chung để mọi nhân viên đều thực hiện bao gồm những nội quy đối với nhân viên, cán bộ NM và đối với KH  Cơ cấu tổ chức quản lý: Cơ cấu tổ chức của NM cho thấy NM đã xây dựng được một hệ thống cơ cấu tổ chức xuyên suốt, nhất quán từ trên xuống dưới, đồng thời xác định rõ vai trò, trách nhiệm của Ban Giám Đốc và các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo những quyết định quan trọng được đưa ra một cách thích hợp. NM phân chia bộ máy nhân sự thành các phòng ban đảm nhận một chức năng, nhiệm vụ nhất định đã giúp cho DN hạn chế sự chồng chéo giữa các phòng, giảm đi sự TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 50 trùng lặp công việc và nguồn lực, đảm bảo tính độc lập tương đối, góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót. Được phân ra chủ yếu là 4 phòng ban gồm Phòng Hành chính-Tổng hợp, Phòng Kế hoạch-Sản xuất, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh.  Vai trò độc lập của bộ phận kiểm tra: Hằng quý thì CTCP 1-5 sẽ kiểm tra hoạt động SXKD, tình hình bán hàng - thu tiền ở NM. Các cơ quan của Nhà nước như Chi cục thuế huyện Phong Điền, Phòng Tài nguyên Môi trường huyện Phong Điền, Phòng Cảnh sát Môi trường Thừa Thiên Huế cũng thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ, pháp luật theo quy định của Nhà nước  Chính sách nhân sự: NM quan tâm đến các chính sách đãi ngộ nhân viên bằng các chính sách: Để khuyến khích nhân viên làm việc tốt phục vụ cho lợi ích của NM, các chính sách nhân sự được NM áp dụng như cải thiện môi trường làm viêc; NM áp dụng quy chế tính lương theo số sản phẩm gạch làm ra, mức tiền lương thỏa đáng, thưởng phạt hợp lý tạo ra sự công bằng cho mọi công nhân trong NM. Bên cạnh đó mọi chế độ của Nhà nước đối với người lao động như bảo hiểm xã hội, phụ cấp... đều được đảm bảo. Đối với bộ phận tìm kiếm KH và NVBH nếu tìm được những KH tiềm năng có số lượng mua lớn thì NM sẽ có những hình thức khen thưởng nhất định. NM Gạch Tuynen 1-5 tuyển nhân viên và công nhân dưới hình thức xét tuyển và thử việc tại chỗ, hiện nay số công nhân đạt 229 người bao gồm 145 nam và 84 nữ.Hàng tháng, quý, NM có tổ chức các lớp học giúp cho công nhân nâng cao trình độ và tay nghề. Đồng thời, công nhân có thể trao đổi kinh nghiệm với nhau và giúp nhau cùng tiến bộ, tạo ra được các sản phẩm gạch đạt chất lượng với năng suất cao.  Công tác kế hoạch: Công tác kế hoạch là một trong những khâu quan trọng trong tiến trình thực hiện công việc. Lập kế hoạch chu đáo sẽ giúp NM không chỉ thực hiện tốt mà còn TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 51 kiểm soát các hoạt động một cách chặt chẽ. Tùy thuộc vào tình hình biến động kinh doanh, NMluôn đưa ra các điều chỉnh hợp lý cho từng thời kỳ nhất định, phù hợp với khả năng của từng bộ phận và tính cấp thiết của công việc. Bên cạnh đó, NM luôn xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm tới vào cuối mỗi năm, sau khi trình lên Ban Giám đốc sẽ phân kế hoạch cho từng phòng ban theo từng chức năng nhiệm vụ của phòng ban đó. NM cũng đề ra các kế hoạch để ứng phó với những rủi ro có thể xảy ra, để khi gặp rủi ro thì mọi hoạt động phải tuân theo hướng dẫn cụ thể từ trước. Công tác kế hoạch thực hiện tốt sẽ giúp cho hệ thống KSNB của NM đạt hiệu quả cao.  Các yếu tố tác động từ bên ngoài: Hiện nay NM có một số đối thủ cạnh tranh như sau: NM Tuynen 1 - Tuynen Vĩnh Đại - Tuynen Đông Hà- Tuynen Minh Hưng... Hầu hết các NM đều có sản phẩm mẫu mã, màu sắc và sắc sảo hơn sản phẩm của mình, riêng NM Hải Lăng giá vào Huế rất thấp. Tính ưu việt của sản phẩm ta nổi trội hơn là độ cứng chắc hơn các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Giá 6 lỗ nhỏ có giá bán thấp hơn tất cả các NM nên sản phẩm này ra được thị trường phía Bắc và qua Lào, đây là sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất trên tổng doanh số của NMnăm 2015. Trong quá trình sản xuất gạch sẽ tạo ra nước thải và khí có thể gây ô nhiễm môi trường, nên NM đã rất chú trọng đến công tác xử lý nước thải, xả khí. NM có nhiều biện pháp phù hợp như trồng thêm cây xanh xung quanh NM, đầu tư xây dựng hệ thống xử lý nước thải và xả khí an toàn với môi trường xung quanh theo đúng với quy định của pháp luật. 2.2.3.2. Đánh giá rủi ro Để giảm thiểu được rủi ro, NM thường xuyên xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn để từ đó phân tích ảnh hưởng của chúng đến tình hình bán hàng - thu tiền và xác định các nguyên nhân gây ra những rủi ro để giảm thiểu tổn thất cho NM. Trong quá trình bán hàng - thu tiền thường xảy ra những rủi ro sau: TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 52 Bảng 2.4. Bảng về đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng - thu tiền tại NM Gạch Tuynen 1-5 Chu trình Rủi ro kiểm toán có thể xáy ra Nguyên nhân gây ra rủi ro Ảnh hưởng của rủi ro 1.Nhận và xử lý đơn đặt hàng A. Đánh giá lựa chọn KH 1. Lựa chọn những KH, đại lý không đủ điều kiện, tiêu chuẩn của NM quy định. Không nắm điều kiện lựa chọn KH của NM. Không thực hiện được hợp đồng kinh tế, tốn chi phí của NM. B. Nhận và xử lý đơn đặt hàng 2. Nhận và chấp nhận đặt hàng từ những KH không có khả năng thanh toán, vượt mức nợ cho phép - Không tìm hiểu kĩ thông tin KH, đại lý - Áp lực về doanh số bán hàng mà NM đề ra - Không thu được tiền mà KH nợ - Ảnh hưởng đến doanh thu của NM 3. Nhận và chấp nhận đơn đặt hàng mà NM không có sẵn hàng và không có khả năng cung cấp - Không nắm rõ tình hình hàng tồn kho của NM - Áp lực doanh số bán hàng mà NM đã đề ra - Ảnh hưởng đến uy tín của NM - Không thực hiện được hợp đồng kinh tề 4. Người không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng Do NM không quản lý chặt chẽ các nhân viên - Có thể không thực hiện được hợp đồng kinh tế 5. Lập đơn đặt hàng sai thông tin KH; tên, giá tiền, số lượng gạch - NVBH bất cẩn, không tập trung công việc, áp lực của - Dẫn đến lập hóa đơn sai, bán sai hàng hóa - Giao hàng sai TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 53 địa điểm, KH, phát sinh thêm chi phí 6. Cam kết những chính sách ưu đãi cho KH mà NM không áp dụng - Không nắm rõ chính sách của NM, áp lực doanh số - Có thể có quan hệ quen biết với KH - Ảnh hưởng tới doanh thu của NM - Phát sinh thêm chi phí 7. Lập PXK sai thông tin về số lượng, loại gạch, thông tin KH, phương tiện vận chuyển. Nhân viên kinh doanh bất cẩn, chủ quan, không tập trung công việc, áp lực của công việc -Giao hàng sai loại gạch, số lượng gạch, nhầm KH -Ảnh hưởng tới doanh thu của NM 2. Lập hóa đơn cho KH 8. Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ, sai thông tin KH, sai thông tin hàng hóa, số lượng, thời hạn thanh toán Nhân viên kế toán bất cẩn, chủ quan, không tập trung vào công việc, áp lực của công việc Giao hàng sai KH, bán hàng sai, phát sinh thêm chi phí 9. Lập hóa đơn nhiều lần, không lập hóa đơn cho KH - Nhân viên kế toán bất cẩn, chủ quan, không tập trung công việc, áp lực của công việc... -Nhân viên kế toán biển thủ tiền KH - Ảnh hưởng doanh thu của NM - KH không chấp nhận thanh toán 3. Xuất kho và giao hàng 10. Xuất hàng khi không có hoặc chưa đầy đủ PXK, - Thủ kho thông đồng với KH - Mất hàng - Ảnh hưởng TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 54 cho khách hóa đơn - Thủ kho làm việc vô trách nhiệm, không theo chu trình doanh thu của NM 11. Xuất nhầm loại gạch, số lượng gạch. - Thủ kho bất cẩn, chủ quan, áp lực công việc - Mất uy tín của NM - Ảnh hưởng doanh thu của NM - Phát sinh thêm chi phí vận chuyển 12. Vận chuyển hàng hóa sai địa điểm, sai KH và hư hỏng gạch trong quá trình vận chuyển - Lái xe không nắm rõ thông tin vận chuyển - Lái xe bất cẩn, đường vận chuyển xấu - Mất uy tín của NM - Ảnh hưởng doanh thu của NM 13. Mất hàng, làm hư hỏng hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng - Công nhân bốc dỡ hàng bất cẩn, không có trách nhiệm Ảnh hưởng doanh thu của NM 4. Quá trình thanh toán 14. Ghi nhận sai số tiền KH thanh toán, nợ phải thu KH Nhân viên kế toán bất cẩn, chủ quan, không tập trung công việc, áp lực của công việc - Mất uy tín của NM - Ảnh hưởng doanh thu của NM 15. Xóa nợ, giảm nợ không đúng quy định Thông đồng với KH vì mục đích riêng của cá nhân -Ảnh hưởng doanh thu của NM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 55 -Sai lệch thông tin BCTC 16. Ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, thu thêm tiền KH, thủ quỹ không nộp tiền thu -Nhân viên kế toán bất cẩn, chủ quan, không tập trung công việc, áp lực của công việc - Vì lợi ích cá nhân -Mất uy tín của Nhà -Ảnh hưởng doanh thu của NM 2.2.3.3. Hoạt động kiểm soát Từ việc đánh giá các rủi ro có thể xảy ra, NM đã đề ra các biện pháp kiểm soát nhằm phát hiện và ngăn ngừa những rủi ro đó, góp phần giảm thiệt hại cho NM. Nhìn chung các hoạt động kiểm toán được thực hiện đều dựa trên nguyên tắc:  Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Việc phân chia trách nhiệm đối với chu trình bán hàng - thu tiền đều được thực hiện theo đúng quy định của NM. Mỗi nhân viên, phòng ban đều có vai trò và trách nhiệm được quy định rõ ràng giúp hạn chế những rủi ro có thể xảy ra. Trong quá trình bổ nhiệm, sắp xếp nhân viên trong chu trình bán hàng - thu tiền, NM tuân thủ theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, không bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ như: bộ phận bán hàng và bộ phận xét duyệt bán chịu; bộ phận bán hàng và thu tiền; thủ quỹ và kế toán phải thu Phải ủy nhiệm cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp: Theo sự ủy quyền của Ban Giám đốc, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Bên cạnh đó, các cá nhân được giao trách nhiệm lựa chọn KH, bán hàng đều được quy định cụ thể bằng các quyết định tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà không làm mất tính tập trung của NM. Việc phê duyệt chấp nhận cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cho KH do trưởng phòng Kinh doanh dưới sự ủy quyền của Giám đốc quyết định. Việc xuất hàng và giao TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 56 hàng cho KH cũng cần có sự phê chuẩn của các phòng ban liên quan. Hoạt động này nhằm giảm rủi ro của các nghiệp vụ không được phép vẫn được thực hiện. Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ: Mọi hồ sơ chứng từ đều được lập đầy đủ từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc chu trình. Được thể hiện qua các chữ ký, số liên đã phát hành và quá trình luân chuyển của các chứng từ qua từng nhân viên, từng phòng ban có liên quan Kiểm soát vật chất đối với TS và sổ sách Mọi hồ sơ, tài liệu về hoạt động bán hàng - thu tiền được phân công cụ thể cho bộ các phòng ban cất giữ và bảo quản cẩn thận. Bên cạnh đó TS bảo đảm luôn được theo dõi và quản lý để tránh thất thoát cho NM. Các hoạt động KSNB và thủ tục kiểm soát của chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 -NM gạch 1-5: A. Hoạt động kiểm soát giai đoạn Nhận và xử lý đơn đặt hàng Sơ đồ 2.4. Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Nhận và xử lý đơn đặt hàng NM đã ban hành những quy định về các thôngtin KH để ghi rõ trên đơn đặt hàng.(1): NVBH hướng dẫn KH ghi rõ những thông tin trên đơn đặt hàng như: tên TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 57 KH, địa chỉ, mã số thuế, tên loại gạch, số lượng, giá tiền, ngày giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức thanh toán Nếu phát hiện Đơn đặt hàng chưa có đầy đủ thông tin, chưa hợp lệ thì thông báo cho KH để điều chỉnh, bổ sung. (2): Trên cơ sở tiêu chuẩn của NM đặt ra, Ban giám đốc ủy quyền cho NVBH tiến hành kiểm tra Đơn đặt hàng đã có chữ kí của KH, kiểm tra những thông tin ghi trên Đơn đặt hàng đã đầy đủ rõ ràng chưa. Ngoài ra NVBH còn kiểm tra KH có đủ tiêu chuẩn của NM đã đề ra chưa như: tình hình KH có nợ tiền hàng NM vượt mức quy định không, có đủ điều kiện để làm đại lý không và xem xét số lượng, chủng loại hàng còn trong kho có đủ để đáp ứng nhu cầu của KH không. (3): Sau khi tiến hành kiểm tra xong thì sẽ ký xét duyệt xác nhận đơn đặt hàng. Nguyên tắc chứng từ và sổ kế toán sẽ được thực hiện bằng cách lưu Đơn đặt hàng hằng ngày để theo dõi tình hình bán hàng - thu tiền KH để tiến hành lập PXK và Hóa đơn cho KH. Nhìn chung, với các thủ tục kiểm soát về xét duyệt, kiểm tra Đơn đặt hàng, phân chia trách nhiệm, chứng từ và sổ kế toán thì NM đã thực hiện tốt, giảm thiểu nhiều rủi ro về KH, về rủi ro nhận Đơn đặt hàng và qua đóđể giúp NM phục vụ KH một cách tốt nhất, nhanh chóng nhất. B. Lập hóa đơn cho KH TRƯỜNG ẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 58 Sơ đồ 2.5. Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Lập hóa đơn cho KH (1): Căn cứ thủ tục chứng từ và sổ kế toán, dựa vào Đơn đặt hàng đã được xét duyệt thì NVBH sẽ tiến hành lập Hóa đơn GTGT gồm 3 liên và PXK gồm 4 liên với đầy đủ thông tin như ngày tháng, thông tin của KH, hàng hóa, mức thuế suất, giá tiền thanh toán. Giá bán được mặc định và được tự động tính toán ở phần mềm kế toán và cũng được thể hiện ở Đơn đặt hàng. Hóa đơn GTGT và PXKđược đánh số liên tục tự động. (2): Sau đó sẽ chuyển cho KH ký nhận vào hóa đơn. Phòng Kinh doanh giữ lại 1 liên (kiểm soát vật chất đối với chứng từ, sổ sách) để ghi sổ theo dõi số lượng, doanh thu hàng bán ra và để đối chiếu với phòng Kế toán. (3): Chuyển 2 liên còn lại đến phòng Kế toán, sau khi kiểm tra và xét duyệt các thông tin trên hóa đơn như tên KH, mã số thuế, giá tiền hàng hóa, hình thức thanh toán đúng với quy định của NM không. Theo hoạt động bảo vệ an toàn TSKế toánkiểm tra tình hình công nợ của KH trước khi xét duyệt. Nếu thấy mọi thông tin hợp lý, đúng với quy định Kế toán trưởng sẽ ký vào Hóa đơn, phòng kế toán sẽ lưu lại 1 liên để ghi sổ doanh thu bán hàng và để đối chiếu với phòng Kinh doanh. Và liên còn lại giao cho KH. Hệ thống kiểm soát của NM ở giai đoạn Lập hóa đơn cho KH thực hiện khá tốt và chặt chẽ tránh những rủi ro như ghi sai thông tin trên hóa đơn, lập hóa đơn nhiều lần, không lập hóa đơn cho KH Những hoạt động kiểm soát đó đã góp phần không nhỏ giúp NM tránh thất thoát hàng hóa, giảm doanh thu C. Xuất kho và giao hàng cho khách TRƯỜNG ĐẠI HỌC INH TẾ HUẾ 59 Sơ đồ 2.6. Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Xuất kho và giao hàng cho khách (1): Căn cứ vào Đơn đặt hàng đã duyệt thì NVBH tiến hành lập PXK gồm 4 liên (chứng từ, sổ sách phải đầy đủ) với những thông tin có sẵn trên Đơn đặt hàng như thông tin KH, số lượng, chủng loại sản phẩm. và phòng Kinh doanh sẽ giữ lại liên 1 của PXK để đối chiếu với bộ phận Thủ kho để xác định tình hình bán hàng của NM. (2): Sau khi NVBH ký sẽ chuyển sang phòng Kế toán xác nhận về thông tin trên PXK có hợp lý, đầy đủ, đúng với quy định của NM không. (3): Kế toán trưởng sẽ ký nhận và chuyển cho KH xuống kho để nhận hàng,hách hàng ký nhận vào PXK và xuống kho của NM để nhận hàng. Đồng thời, Phòng kế toán sẽ lưu lại liên 2 của PXK để đối chiếu với các phòng ban khác vào cuối tháng. (4): Khi Thủ kho nhận được PXK hợp lệ, đầy đủ thông tin, đúng với quy định của NM thì sẽ ký vào PXK và tiến hành ghi số lượng gạch thực xuất và cho bộ phận bốc xếp tiến hành giao hàng cho khách. Trong quy định của NM, Ban Giám Đốc yêu cầu tách biệt giữa bộ phận giao hàng và bộ phận kho. Vì vậy, chính bộ phận giao hàng sẽ giao cho KH liên 4 và giữ lại liên 3 theo nguyên tắc chứng từ và sổ kế toán để tiến hành ghi số lượng gạch xuất ra trong ngày và để đối chiếu với phòng Kinh doanh. Khi đó, để bảo vệ an toàn TS, NM chỉ thực hiện giao hàng khi hóa đơn bán hàng có đầy đủ chữ ký, con dấu của những người đại diện có thẩm quyền của các phòng ban liên quan. Chỉ xuất hàng khi có sự kiểm đếm số lượng của thủ kho. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 60 Nếu như là KH thân thuộc như đại lý, công trình thi công lâu năm, công trình thi công nhà nước thì Thủ kho sẽ căn cứ vào hợp đồng, PXK để tiến hành vận chuyển cho KH, rồi giao cho KH tại công trình. Sau đó người vận chuyển sẽ giao PXK, Hóa đơn GTGT cho KH ký nhận và giao lại cho Thủ kho, phòng Kế toán để xác nhận là đã giao đúng KH, đúng số lượng Ở giai đoạn Xuất kho và giao hàng hóa cho khách, hệ thống KSNB của NM hoạt động khá hiệu quả giúp tránh được nhiều rủi ro như giao nhầm hàng, số lượng, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, giao sai KH Qua đó giúp NM giữ được uy tín, niềm tin với KH cũng như không làm ảnh hưởng tới doanh thu của NM. D. Quá trình thanh toán TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 61 Sơ đồ 2.7. Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Quá trình thanh toán NM có 3 hình thức thanh toán gồm: thu tiền qua ngân hàng, thu tiền bằng tiền mặt và cho KH nợ. Trong chu trình thanh toán gồm những thủ tục kiểm soát sau:  Đối với hình thức thu tiền qua ngân hàng: Saukhi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng, phần mềm tự động chuyển số liệu vào các sổ sách liên quan, phiếu thu được đánh số liên tục thực hiện tự động bởi phần mềm. Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu với thông tin KH như tên KH, mã số thuế, khoản nợ của KH và tiến hành hoàn thành thanh toán với KH hoặc giảm nợ cho KH. NM có sự tách biệt giữa chức năng ghi nhận tiền với thủ quỹ.  Đối với hình thức thu tiền bằng tiền mặt: Sau khi nhận được PXK và Hóa đơn GTGT thì nhân viên thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền, ký nhận và đóng dấu rồi xuất Phiếu thu cho KH để KH xuống kho lấy hàng. Trong đó, phiếu thu được đánh số liên tục, tự động bởi phần mềm. Đối với KH nhận hàng ở đại lý hoặc công trình thì sẽ tiền hành thu tiền trực tiếp tại nơi giao hàng. Lúc này phiếu thu sẽ được lập trước khi KH trả tiền. Với cả hai hình thức thu tiền qua ngân hàng và tiền mặt thì nhân viên Kế toán đều ghi sổ doanh thu hằng ngày. Cuối mỗi tháng sẽ tập hợp các chứng từ để lên sổ cái. Cuối mỗi tháng đối chiếu với Phòng Kinh doanh, Thủ kho để đối chiếu số lượng hàng, doanh thu của hàng hóa bán ra. Cuối mỗi ngày Thủ quỹ và Kế toán tiến hành kiểm kê và đối chiếu số tiền tại quỹ và trên sổ sách kế toán.  Đối với hình thức cho KH nợ: Nếu trường hợp cho KH nợ thì kế toán tiến hành ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ ngay khi nhận được PXK, Hóa đơn. Cuối mỗi tháng, kế toán báo cáo tình hình công nợ của KH, những KH nào đã đến hạn trả nợ, những KH nào đã quá hạn trả nợ. Chức năng ghi giảm nợ của kế toán công nợ và thủ quỹ được tách biệt với nhau. Nhìn chung, hoạt động kiểm soát của NM ở quá trình thanh toán tương đối hoàn chỉnh, giảm thiểu nhiều rủi ro như ghi nhận sai số tiền KH, nợ phải thu KH, xóa nợ TRƯỜ G ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 62 giảm nợ không đúng quy định Qua đó giúp NM giữ được uy tín với KH, tăng doanh thu và lập được BCTC hợp lý 2.2.3.4. Thông tin truyền thông NM Gạch Tuynen 1-5 sử dụng phần mềm kế toán máy MISA để hổ trợ cho bộ phận kế toán. Nhìn chung, việc sử dụng phần mềm MISA đã góp phần vào việc kiểm soát toàn diện, nhanh chóng, chính xác về tính hình bán hàng - thu tiền của NM tại mọi thời điểm. Ban lãnh đạo của NM thường xuyên tổ chức các cuộc họp để đưa ra những mục tiêu, nhiệm vụ và những quyết định về định hướng phát triển, giá cả, xử lý vi phạmMọi thông tin, quyết định, văn bản đều được dán ở bảng thông báo của NM để công nhân viên trong NM có thể nắm bắt thông tin đó một cách nhanh chóng nhất. Ngoài ra, dựa vào tình hình thực tế từng thời điểm và giá của các đối thủ cạnh trạnh phòng Kinh doanh nhanh chóng đề xuất với ban Giám đốc để đưa ra các quyết định về giá bán sản phẩm cho KH, tỷ lệ chiết khấu bán hàng cho các đại lý và giảm giá cho KH. Những quyết định đó sẽ được gửi tới các đại lý, những KH thân thuộc với NM và cũng sẽ được dán trên bảng thông báo của NM nhằm cung cấp rõ ràng về thông tin sản phẩm cho KH. Bên cạnh đó, NM còn có công cụ để kiểm soát thông tin về KH như số nợ của KH, ngày đến hạn thanh toán, nợ trả chậm dựa trên mã giao dịch hoặc tên KH để có thể phục vụ KH một cách nhanh chóng, tiện lợi. Phòng Kinh doanh tăng cường quảng bá bằng hình thức phát tờ rơi; đi bán hàng trực tiếp đến từng hộ gia đình và đến các công trình; quảng cáo trên thông tin đại chúng Kích cầu cho những KH có doanh số tiêu thụ lớn trong tháng được hưởng chiết khấu bán hàng theo tỷ lệ tương ứng, và chăm sóc hậu bán hàng như cuối năm Âm lịch NM tiến hành thăm tặng quà cho những KH sử dụng sản phẩm của NM có số lượng trên 100 triệu đồng/năm. NM có chủ trương bán hàng đầu năm giảm giá cho những KH mua ngày đầu năm. 2.2.3.5. Giám sát TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 63 Giám sát thường xuyên Việc giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của NM, được thực hiện bởi Ban Giám đốc, các phòng ban và xưởng sản xuất. Phòng Kinh doanh, phòng Kế toán phải thường xuyên báo cáo tình hình kinh doanh, bán hàng và doanh thu cho Ban Giám đốc. Nếu tình hình kinh doanh, bán hàng không đạt với mục tiêu đề ra thì có biện pháp xử lý, đề ra những cách thức khắc phục và ngăn ngừa ở kỳ tiếp theo. Nếu tình hình kinh doanh, bán hàng hoàn thành và vượt mục đích đề ra thì Ban Giám đốc đưa ra những mức khen thưởng hợp lý và đề ra những mục tiêu mới giúp NM phát triển hơn nữa.Đồng thời vào những cuộc họp của NM sẽ đưa ra những biện pháp xử lý, xử phạt đối với nhữngđối tượng vi phạm quy chế hoạt động của NM. Giám sát định kỳ Vì NM là đơn vị trực thuộc của CTCP 1-5 nên vào cuối mỗi quý thì Ban Giám đốc công ty sẽ cử người xuống để đánh giá việc hoạt động và tình hình kinh doanh của NM. Tại đây, đoàn kiểm tra có thể kiểm tra đột xuất bất kỳ Hồ sơ bán hàng - thu tiền của bất kỳ KH nào, nếu phát hiện sai phạm sẽ đưa ra hướng giải quyết thích hợp. Bên cạnh đó, đoàn kiểm tra còn kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ các quy định của nhân viên, từ đó có thể phát hiện ra những yếu kém của hệ thống KSNB để đưa ra biện pháp khắc phục nhằm giúp NM nói riêng cũng như Công ty nói chung ngày càng phát triển. Hàng năm, Chi cục Thuế huyện Phong Điền sẽ đến kiểm tra tình hình hoạt động, nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ của Nhà nước của NM. Nếu phát hiện sai phạm sẽ xử lý và đưa ra xử phạt theo quy định của Pháp luật hiện hành. Và Phòng Tài nguyên Môi trường huyện Phong Điền và Phòng Cảnh sát Môi trường hàng quý cũng đến kiểm tra tình hình xử lý nước thải và xả khí của NM. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 64 TÓM TẮT CHƯƠNG II Từ nền tảng cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong DN tại chương I, chương II của đề tài đã làm rõ thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Chi nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5. Cụ thể, tại chương II đã nêu lên các nội dung chủ yếu sau: - Giới thiệu tổng quan về Chi nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 như lịch sử hình thành và phát triển của công ty, chức năng và nhiệm vụ, cơ cấu bộ máy quản lý của NM. - Giới thiệu tổ chức công tác kế toán và công tác kinh doanh tại NM như: tổ chức bộ máy kế toán và bộ máy kinh doanh, các chế độ và chính sách kế toán và kinh doanh áp dụng của NM. - Phân tích tình hình hoạt động SXKD của NM qua 3 năm 2013-2015 như: nguồn lực lao động, tình hình biến động TS và nguồn vốn, tình hình biến động kết quả SXKD. - Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của NM như: nhận và xử lý đơn đặt hàng, lập hóa đơn cho KH, xuất kho và giao hàng cho khách và quá trình thanh toán. - Có ví dụ minh họa về chu trình bán hàng – thu tiền tại NM. - Bên cạnh đó cũng nêu lên những yêu cầu về thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý trong chu trình bán hàng – thu tiền của NM. - Quan trọng nhất là ở chương II đã mô tả được thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Chi nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 qua các nội dụng như: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 65 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘCHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN 1-5 –NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN 1-5 3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộchu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 –Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 3.1.1. Kết quả đạt được Chi nhánh CTCP 1-5 -NM Gạch Tuynen 1-5 là một trong những DN hoạt động có hiệu quả trên địa bàn, sản xuất ra sản phẩm chất lượng tốt được KH ưa chuộng, đạt doanh thu cao. Để đạt được những thành tựu đó Ban Giám đốc đã chú ý quan tâm xây dựng và củng cố hoạt động hệ thống KSNBchu trình bán hàng - thu tiền. Môi trường kiểm soát Trước hết, Ban Giám đốc NM đã tạo ra một môi trường kiểm toán lành mạnh và có hiệu quả cao. Về đặc thù quản lý, Ban Giám đốc không ngừng cải thiện các chính sách, thực hiện thay đổi trong cơ cấu tổ chức, bộ máy kiểm soát liện tục, hạn chế thấp nhất rủi ro trong hoạt động bán hàng - thu tiền. Về tính trung thực và các giá trị đạo đức, từ ban lãnh đạo đến toàn thể công nhân viên trong NM đều thực hiện nghiêm túc những quy định của Nhà nước và NM đề ra. Về cơ cấu tổ chức quản lý, NM đã xây dựng được một hệ thống nhất cơ cấu tổ chức nhất quán, xuyên suốt từ trên xuống dưới đồng thời xác định được rõ vai trò, trách nhiệm của các phòng ban. Về vai trò độc lập của bộ phận kiểm tra, CTCP 1-5 và các cơ quan chức năng thường xuyên kiểm tra tình hình kinh doanh và thực hiện nhiệm vụ, pháp luật. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 66 Về chính sách nhân sự,NM thường xuyên tổ chức các khóa tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho công nhân viên và quan tâm chính sách đãi ngộ của công nhân viên. Về công tác kế hoạch, NM luôn xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm tới và đề ra những kế hoạch ứng phó với những rủi ro có thể xảy ra. Về các yếu tố tác động từ bên ngoài, luôn xác định những ưu điểm của đối thủ cạnh tranh để đề ra phương hướng kinh doanh phù hợp. Bên cạnh đó đầu tư xây dựng hệ thống xử lý nước thải và xả khí an toàn với môi trường.  Đánh giá rủi ro Ban Giám đốc đã thường xuyên xác định, phát hiện các rủi ro và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình bán hàng - thu tiền, qua đó xác định nguyên nhân và ảnh hưởng của rủi ro để đưa ra những hoạt động kiểm soát nhằm hoàn thiện chu trình bán hàng- thu tiền. Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán đã thường xuyên tìm hiểu và phát hiện nhiều rủi ro và sai phạm qua đó giúp hoàn thành công việc được giao và phát triển hoạt động bán hàng - thu tiền tại NM. Hoạt động kiểm soát Từ việc đánh giá các rủi ro có thể xảy ra, NM đã đề ra các biện pháp kiểm soát phù hợp để ngăn ngừa những rủi ro đó, góp phần hoàn thiện công tác bán hàng - thu tiền nói riêng và góp phần giảm thiểu thiệt hại cho NM nói chung. Về phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thực hiện theo đúng quy định của NM, mỗi công nhân viênđều có vai trò và trách nhiệm riêng. NM thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, hầu hết không bố trí giữa các nhiệm vụ có liên quan cho cùng một nhân viên. Về ủy nhiệm cho người có thẩm quyền phê chuẩn, trong chu trình bán hàng - thu tiền thì nhân viên được giao quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Việc phê duyệt các hoạt động bán hàng - thu tiền đều được thực hiện dưới sự ủy quyền của Ban giám đốc. Về chứng từ và sổ sách, đều được lập đầy đủ chứng từ, chữ ký, thông tin từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc chu trình bán hàng - thu tiền. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 67 Về kiểm soát vật chất đối với TS và sổ sách, mọi hồ sơ, tài liệu về hoạt động bán hàng - thu tiền đều được lưu giữ và bảo quản cẩn thận.  Thông tin truyền thông Sử dụng phần mềm kế toán mới nhất giúp cho việc kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền toàn diện, nhanh chóng và chính xác nhất tại mọi thời điểm. Ban Giám đốc thường xuyên thông báo các quyết định về chính sách của NM, định hướng phát triển đến toàn bộ công nhân viên NM. Và cũng đồng thời thông báo những quyết định về giá, tỷ lệ chiết khấu, giảm giá đến với đại lý và KH một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó, NM cũng thường xuyên tăng cường quảng bá sản phẩm bằng nhiều hình thức đến KH. Hằng năm, NM thường tặng quà và xây nhà tình nghĩa cho các gia đình chính sách trên địa bàn. Giám sát Về giám sát thường xuyên, Ban Giám đốc giám sát sát sao công tác bán hàng - thu tiền và yêu cầu phòng Kinh doanh, phòng Kế toán báo cáo tình hình hoạt động thường xuyên. Từ đó đã đề ra những giải pháp phù hợp nhằm phát triển NM. Về giám sát định kỳ, lãnh đạo và công nhân viên NM luôn tạo điều kiện tốt cho các đoàn kiểm tra của Công ty và cơ quan chức năng xem xét tình hình hoạt động kinhdoanh của NM. Bên cạnh đó NM còn kiểm tra việc thực hiện, tuân thủ các kế hoạch, quy đinh mà Công ty và Nhà nước đề ra. Nhìn chung, hệ thống KSNB của Chi nhánh CTCP 1-5 -NM gạch Tuynen 1-5 trong chu trình bán hàng - thu tiền đảm bảo đầy đủ và hoạt động tốt. Các hoạt động kiểm soát hầu hết đã ngăn ngừa, phát hiện được nhiều rủi ro, đảm bảo cho quá trình bán hàng - thu tiền diễn ra liên tục và hoạt động có hiệu quả. 3.1.2. Hạn chế còn lại Mặc dù hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền của NM đã hoạt động khá tốt, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như sau: TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 68 Môi trường kiểm soát Về đặc thù quản lý, Ban lãnh đạo vẫn chưa thật sự đưa ra những chính sách về đa dạng hóa mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm. Về tính trung thực và giá trị đạo đức, vẫn còn tồn tại tình trạng đi làm không đúng giờ, trang phục không đúng quy định, làm việc riêng trong giờ làm việc Vềcơ cấu tổ chức,chưa quy định rõ trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân cho từng nhân viên. Về chính sách nhân sự, đội ngũ NVBH có tuổi đời còn khá trẻ nên đôi lúc còn thiếu kinh nghiệm trong công tác. Số lượng NVBH còn khá mỏng so với khối lượng công việc phải thực hiện dẫn đến áp lực trong công việc rất lớn.  Đánh giá rủi ro NM có quan tâm đến việc đánh giá rủi ro nhưng vẫn chưa hoàn toàn đánh giá, phát hiện được tất cả các rủi ro có thể xảy ra. Thị trường tiêu thụ hàng hóa luôn có những biến động bất thường mà NM không thể nắm bắt kịp thời để có thể đưa ra những rủi ro có thể xảy ra và giải pháp cụ thể. Hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát của NM hoạt động tương đối tốt nhưng vẫn còn những hạn chế nhất định sau:  Nhận và xử lý đơn đặt hàng - NM không có bộ phận tín dụng KH nhằm phân tích tình hình tài chính KH, để đưa ra chính sách bán chịu phù hợp. - Việc đặt hàng qua điện thoại của KH dễ dẫn đến rủi ro sai thông tin về KH, thông tin về hàng hóa và đơn đặt hàng khống. - Đơn đặt hàng chỉ có 1 liên dẫn đến KH không năm rõ được thông tin trên đơn đặt hàng mà KH đả thỏa thuận mua. - Ở khâu lựa chọn KH làm đại lý, NVBH chủ quan không kiểm tra kỹ thông tin về đại lý như cơ sở vật chất, kho bãi mà chỉ nghe một phía từ KH.  Lập hóa đơn cho KH - NVBH vừa lập Đơn đặt hàng vừa lập Hóa đơn GTGT và PXK nhưng không có một người độc lập kiểm tra. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 69 - Có xuất hiện những trường hợp khi KH không yêu cầu lập Hóa đơn GTGT thì nhân viên cũng không lập Hóa đơn cho khách.  Xuất kho và giao hàng cho khách - Còn xảy ra trường hợp xuất kho nhầm hàng, nhầm số lượng cho khách - NM vẫn chưa quy định rõ về hạn mức hàng hóa đỗ vỡ cho phép trong quá trình vận chuyển khi đi giao hàng cho khách. - Công việc đối chiếu số hàng đã bán ra giữa Thủ kho và phòng Kinh doanh hằng ngày ít được thực hiện và ít được kiểm tra giám sát.  Quá trình thanh toán - Người vận chuyển vừa là người giao hàng vừa là người nhận tiền của KH nên dễ xảy ra trường hợp biển thủ, mất tiền. - Cho KH nợ vượt mức quy định của NM. - Ký nhận xuất PXK khi chưa thỏa thuận thanh toán với KH.  Thông tin truyền thông Số lượng nhân viên Bộ phận giới thiệu sản phẩm còn ít dẫn đến thông tin về sản phẩm chưa đến với hầu hết KH. Các hình thức thông tin truyền thông vẫn chưa thực sự có hiệu quả lớn. Giám sát Trong chu trình bán hàng - thu tiền có thể xảy ra những sai phạm mà Ban Giám đốc NM không thể phát hiện ra được. Nhìn chung, NM vẫn tồn tại nhiều hạn chế, NM vẫn chưa có bộ phận chuyên trách kiểm tra, giám sát thực hiện các thủ tục KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền. 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộchu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 –Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 Từ những kết quả đạt được và hạn chế trên, nhận thức được vai trò và ý nghĩa của hệ thống KSNB, NM Gạch Tuynen 1-5 đã không ngừng xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB của mình. Với nhu cầu thị trường ngày càng tăng, NM cần đổi mới và cải tiến chu trình nhằm tạo điều kiện cho KH tiếp cận với sản phẩm của NM. Trước sự cạnh tranh của các NM trên địa bàn, hệ thống KSNB đứng trước yêu cầu phải thay đổi TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 70 và hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu của KH. Do đó cần các biện pháp cụ thể để tăng cường hiệu quả hoạt động trong chu trình bán hàng - thu tiền của NM. NM nên thành lập một bộ phận KSNB độc lập trong NM. Trong quá trình nghiên cứu, tôi có những đề xuất về các giải pháp sau: Môi trường kiểm soát  NM cần mở các lớp đào tạo nghiệp vụ bán hàng, quảng cáo sản phẩm cho NVBH và bộ phận giới thiệu sản phẩm.  Cần thắt chặt quản lý công nhân viên về việc thực hiện nội quy, quy định mà NM đề ra.  Tạo môi trường làm việc và cơ chế đãi ngộ hợp lý: môi trường làm việc tốt thì đội ngũ nhân viên sẽ tận tâm, năng động và sáng tạo. Xây dựng chính sách tiền lương thỏa đáng, thể hiện sự công bằng đối với vai trò của từng nhân viên.  Cần quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên.  Đánh giá rủi ro Cần nắm bắt kịp thời các thông tin đối thủ cạnh tranh, thông tin thị trường để nhanh chóng,đưa ra những rủi ro có thể xảy ra. Thường xuyên thực hiện hoạt động kiểm tra, giám sát để đánh giá được những rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền. Hoạt động kiểm soát  Nhận và xử lý đơn đặt hàng - NM nên lập một bộ phận tín dụng nhằm phân tích tình hình tài chính của KH giúp NM lựa chọn được những KH phù hợp với tiêu chí đã đề ra. - Nên đưa ra những quy định chặt chẽ hơn về việc bán hàng qua điện thoại như: quy định sau 2 ngày KH không xác nhận thông tin và phương thức thanh toán thì NM sẽ hủy đơn đặt hàng - Đơn đặt hàng nên có 2 liên, KH giữ 1 liên và phòng Kinh doanh giữ 1 liên  Lập hóa đơn cho KH - Nên cử người độc lập kiểm tra, giám sát hoạt động lập hóa đơn và PXK hàng hóa, có thể là trưởng phòng Kinh doanh. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 71 - Yêu cầu lập đầy đủ Hóa đơn khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng. - Bộ phận Kế toán nên lập một bảng kê tiếp nhận hóa đơn do bộ phận bán hàng chuyển đến để đối chiếu  Xuất kho và giao hàng cho khách - Thủ kho cần kiểm tra kĩ thông tin trên PXK và Hóa đơn GTGT trước khi giao hàng để tránh trường hợp xuất nhầm hàng, nhầm số lượng, nhầm KH - Cần quy định rõ về hạn mức cho phép đỗ vỡ hàng hóa khi vận chuyển như: nếu vượt mức đỗ vỡ 5% số lượng gạch khi vận chuyển thì người vẫn chuyển sẽ chịu phần vượt mức đó nhằm tránh thất thoát doanh thu của NM. - Hằng ngày, Thủ kho cần phải đối chiếu với phòng Kinh doanh về số lượng gạch bán ra trong ngày  Quá trình thanh toán - Cần tách biệt người vận chuyển và người thu tiền khi giao hàng cho khách. - Chỉ ký giấy xuất kho KH khi đã thỏa thuận xong hình thức thanh toán. - NM nên tách biệt kế toán tiêu thụ và kế toán công nợ là hai người khác nhau. - Hàng tháng, NM nên yêu cầu lập bảng đối chiếu số lượng hàng hóa tiêu thụ trong tháng giữa bộ phận kế toán và phòng Kinh doanh. - Phòng Kế toán cần thường xuyên theo dõi nợ phải thu KH và báo cáo tình hình công nợ của KH hằng tháng. - Nên khuyến khích KH thanh toán qua ngân hàng và thương xuyên đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày.  Thông tin truyền thông Cần tuyển thêm nhân viên giới thiệu sản phẩm, chú trọng quảng bá sản phẩm đến với nhiều KH hơn nữa nhằm tăng doanh số bán hàng của NM. Tích cực tham gia các hoạt động xã hội, giúp đỡ người nghèo, người khó khăn trên địa bàn. Giám sát Hằng năm nên mời KTV độc lập về kiểm toán BCTC để tạo sự minh bạch trong công tác tài chính và hoàn thiện hệ thống KSNB của NM. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 72  Phầm mềm NM nên thiết lập một hệ thống phần mềm bán hàng - thu tiền riêng của NM nhằm tránh những rủi ro, sai phạm có thể xảy ra và cũng giúp Ban giám đốc dễ dàng quản lý, giúp hệ thống KSNB hoạt động có hiểu qua cao hơn nữa. Phần mềm này có thể được thiết lập với nhiều công cụ và tính năng:  Ban lãnh đạo, NVBH, nhân viên kế toán, Thủ kho sẽ được cấp password riêng để truy cập vào hệ thống và chỉ được truy cập vào phần hành theo những chức năng, nhiệm vụ riêng.  Trong đó gồm những thông tin như: gạch đang có ở kho (tên từng loại gạch, số lượng); thông tin về giá cả; giảm giá, chiết khấu; thông tin về KH (tên, mã số thuế, địa chỉ.); số nợ của KH  Khi xuất hiện nghiệp vụ bán hàng thì NVBH dễ dàng tìm hiểu thông tin về hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách, thông tin về KH để chấp nhận bán chịu hay không. Sau đó sẽ tiến hành lập PXK, hóa đơn trực tiếp trên phần mềm.  Nhân viên kế toán qua những số liệu mà NVBH đã lập, có thể dễ dàng kiểm tra đối chiếu để tiến hành quá trình thanh toán với KH, qua đó cũng tránh việc sai sót trong quá trình nhập liệu và cũng dễ dàng theo dõi tình hình công nợ của KH  Thủ kho cũng dễ dàng truy cập vào phần mềm để nhập dữ liệu về hàng tồn kho; đối chiếu số liệu để xuất hàng giao cho khách; đối chiếu tình hình bán hàng hằng ngày với phòng Kinh doanh qua đó tránh việc xuất hàng sai chủng loại, sai số lượng, sai KHmất uy tín, gây thất thoát hàng hóa, sai số so với tình hình bán hàng ở phòng Kinh doanh TRƯỜ G ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 73 TÓM TẮT CHƯƠNG III Từ nền tảng cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền ở chương I và thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Chi nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 ở chương II, chương III phát hiện ra các ưu nhược điểm, từ đó đề xuất một số giải pháp để khắc phục những tồn tại, hạn chế trong hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại NM. Cụ thể, tại chương III đã nêu lên các nội dung chủ yếu sau: - Nêu lên những kết quả đã đạt được của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiềntại NM nhưng bên cạnh đó vẫn còn lại những hạn chế cần phải khắc phục. Từ những ưu nhược điểm đó, tại chương III đã đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Chi nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 74 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Hệ thống KSNB là một công cụ giúp các DN đạt được các mục tiêu đã hoạch định. Theo đánh giá của các chuyên gia, phần lớn các DN chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống KSNB. Và đây cũng là một trong những nguyên nhân đã gây ra những hạn chế trong việc xây dựng hệ thống KSNB tại DN. Hệ thống KSNB chỉ có thể trợ giúp DN đạt được mục tiêu hoạt động khi lãnh đạo đơn vị thiết lập các thủ tục hoạt động cho nó, đảm bảo sự hỗ trợ nhất định về tài chính cho các kiểm soát phòng ngừa phát huy tác dụng, tăng cường các thủ tục kiểm soát phát hiện. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã thực hiện đề tài “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5”. Với các nọ ̂i dung đã trình bày, đề tài đã hoàn thành được các mục tie ̂u nghie ̂n cứu sau: Thứ nhất, đề tài đã hẹ ̂ thống hóa những co ̛ sở lý luạ ̂n co ̛ bản về hẹ ̂ thống kiểm soát nội bọ ̂ trong doanh nghiẹ ̂p. Giới thiẹ ̂u mọ ̂t số tie ̂u chí để đánh giá hẹ ̂ thống kiểm soát nội bọ ̂ đó. Thứ hai, về nội dung, đề tài đã tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNBchu trình bán hàng - thu tiền tại NM Gạch Tuynen 1-5. Thứ ba, đu ̛a ra đu ̛ợc mọ ̂t số đánh giá về mạ ̆t mạnh và những điểm còn thiếu sót của hẹ ̂ thống kiểm soát nọ ̂i bọ ̂chu trình bán hàng - thu tiền của NM Gạch Tuynen 1 - 5 và đề xuất mọ ̂t số biẹ ̂n pháp để hoàn thiẹ ̂n. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như khó khăn trong việc tiếp cận số liệu kế toán thực tế, điều kiện thời gian nên đề tài vẫn còn một số hạn chế như sau: TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 75 Thứ nhất, đề tài chỉ nghiên cứu trên giấy tờ, các quy định được xây dựng bởi NM chứ chưa đi sâu vào thực tế thực hiện chu trình đó; có tiếp xúc với chu trình bán hàng - thu tiền thực tế tại NM nhưng chưa đủ cơ sở để đi đến những kết luận cụ thể. Thứ hai, các tie ̂u chí để làm co ̛ sở đánh giá hẹ ̂ thống kiểm soát nọ ̂i bộ còn ít và chu ̛a cụ thể. Các giải pháp đu ̛a ra cũng chỉ mang tính định hu ̛ớng và chu ̛a có sự thẩm định qua thực tế. 2. Kiến nghị Trong thời gian tìm hiểu tại Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5, tôi đã có cơ hội tìm hiểu chu trình bán hàng - thu tiền cũng như hệ thống KSNB và các thủ tục kiểm soát áp dụng trong chu trình đó nhưng oo giới hạn về thời gian và không gian nghiên cứu, đề tài không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định. Từ những kết luận trên, tôi xin đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện đề tài trên: Thứ nhất, mở rọ ̂ng nghie ̂n cứu toàn bọ ̂ các quy trình trong NM Gạch Tuynen 1- 5 để có thể đánh giá được tổng quan về hẹ ̂ thống kiểm soát nọ ̂i bọ ̂ của doanh nghiẹ ̂p. Nếu có điều kiẹ ̂n thì nghie ̂n cứu cả hẹ ̂ thống kiểm soát nọ ̂i bộ của các doanh nghiẹ ̂p có quy mo ̂ và lĩnh vực kinh doanh tu ̛o ̛ng tự làm co ̛ sở để đánh giá và so sánh tốt ho ̛n. Thứ hai, xa ̂y dựng mọ ̂t hẹ ̂ thống tie ̂u chí cụ thể làm co ̛ sở đánh giá hẹ ̂ thống kiểm soát nọ ̂i bộ cho doanh nghiẹ ̂p. Từ đó, đề xuất ra những biẹ ̂n pháp cụ thể giúp doanh nghiẹ ̂p hoàn thiẹ ̂n hẹ ̂ thống kiểm soát nọ ̂i bọ ̂ của mình. Thứ ba, nếu thực hiẹ ̂n được những điều tre ̂n thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiẹ ̂n và chính xác ho ̛n, phục vụ tốt co ye ̂u cầu quản lý và ra quyết định của Ban Giám đốc doanh nghie ̂p. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TS. Vũ Hữu Đức (2010), “Kiểm toán hoạt động”, NXB Phương Đông, TP. Hồ Chí Minh 2. TS. Vũ Hữu Đức, Th.S. Võ Văn Dũng (2012), “Kiểm toán”, NXB Lao Động Xã Hội, TP. Hồ Chí Minh 3. Th.S. Phạm Bích Ngọc, Slide bài giảng Kiểm toán tài chính 4. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QB – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). 5. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh, TS. Ngô Trí Tuệ (2012), “Giáo trình kiểm toán tài chính”, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội 6. PGS.TS Nguyễn Năng Phúc, Giáo trình phân tích báo cáo tài chính, NXB Đại học kinh tế quốc dân, 2010 7. Trần Lê Kỳ Nam (2013), luận văn “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Hương Thủy”, Đại học Kinh tế Huế. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ