Khóa luận Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á - Chi nhánh tỉnh Quảng Ngãi

nh sách nhân sự trong những năm qua cũng đã tác động đến quá trình quản trị và điều hành đạt được các mục tiêu trong kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh cũng như hiệu quả kinh tế gắn liền với hiệu quả xã hội. Lãnh Đạo chi nhánh cũng đã quan tâm đến nhân viên, từng bước cải thiện đời sống vật chất tinh thần như: tiền lương, chế độ khen thưởng, bồi dưỡng... Điều đó giúp nhân viên yên tâm công tác và có tinh thần xây dựng tập thể, đơn vị ngày càng vững mạnh. 3.2. Hệ thống thông tin và truyền thông tại chi nhánh Đạt giải nhất ”Chất lượng Việt Nam” do Bộ Khoa Học và Công Nghệ trao tặng; nhận được giải thưởng SMART 50 dành cho 50 Doanh Nghiệp hàng đầu Châu Á ứng dụng thành công IT vào việc kinh doanh do tạp chí Zdent trao tặng,Với những thành tựu đó, Đông Á là một trong những Ngân hàng đi đầu trong việc ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ Ngân hàng. CNTT tại chi nhánh đã được ứng dụng rộng rãi từ khâu quản lý đến khâu giao dịch, chăm sóc khách hàng. Đưa vào phần mềm quản lý mới (core- banking) trên toàn hệ thống. Phần mềm giao dịch cốt lõi của chi nhánh đã được liên tục cải tiến, bổ sung nhiều tính năng mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi thường xuyên của nghiệp vụ ngân hàng. Sử dụng phần mềm tín dụng FLEXCUBE. Hiện nay, tại chi nhánh cũng đã có các phần mềm phục vụ cho các dịch vụ trực tuyến như homebanking, internetbanking, phonebanking, mobiebanking cho đến các ứng dụng giao dịch vàng, chứng khoán trực tuyến. Đặc biệt, DAB có khả năng mở rộng phục vụ trực tuyến trên toàn hệ thống chi nhánh, qua ngân hàng tự động và ngân hàng điện tử mọi lúc mọi nơi. Hệ thống mạng nội bộ của chi nhánh có kết nối mạng nội bộ với Trung Tâm CNTT của Ngân hàng. Tại địa bàn tỉnh QN, hệ thống máy ATM hiện đại là 10 máy phục vụ cho rút tiền mặt. Chi nhánh thường xuyên tiếp nhận các ý kiến góp ý từ khách hàng và xem xét các báo cáo hoạt động, thực hiện các biện pháp giám sát thường xuyên để phát hiện các biến động bất thường. Trong một buổi đi giới thiệu sản phẩm cùng các anh chị bên bộ phận sell tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, quan sát thấy khi được một đơn vị Trư ờng Đạ i họ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 44 góp ý rằng Ngân hàng không nên đi giới thiệu như thế này mà nên viết thông báo và gửi cho các đơn vị, hôm sau Ban Lãnh Đạo đã thực hiện viết thông báo và gửi kèm thông tin về giới thiệu sản phẩm cho các đơn vị. 3.3. Thực trạng quy trình và kiểm soát nội bộ trong cho vay khách hàng cá nhân tại chi nhánh 3.3.1. Tổng quan về hoạt động cho vay khách hàng cá nhân tại chi nhánh Hoạt động cho vay KH cá nhân của chi nhánh đang ngày càng phát triển, đối tượng KH là các cá nhân có nhu cầu vay để mua sắm, tiêu dùng và những KH là hộ gia đình SXKD. Địa bàn hoạt động của chi nhánh bao gồm địa bàn tại thành phố QN và 14 huyện trong tỉnh. Hoạt động cho vay KH cá nhân để hổ trợ các hộ gia đình là ngư dân ở các huyện ven biển, hổ trợ các hộ gia đình tại các huyện miền núi trồng rừng và các KH cá nhân tại địa bàn thành phố để phát triển SXKD. Số lượng nhân viên tín dụng của chi nhánh (năm 2012) là 6 người, trong đó có 5 nhân viên là quản lý KH cá nhân. Bảng 2.9: Doanh số cho vay theo đối tượng vay từ năm 2010 đến 2012 ĐVT: tỷ đồng Chỉ tiêu 2010 2011 2012 2011-2010 2012-2011 +/- % +/- % Cá nhân 73,5 80 102 6,5 8,8 22 27,5 Doanh nghiệp 24,5 40 30 15,5 63,3 (10) (25) Tổng cho vay 98 120 132 22 22,4 12 10 Tổng dư nợ tín dụng 129 136 152 7 5,4 16 11,76 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Hoạt động cho vay ngày càng phát triển và là hoạt động chính của nghiệp vụ tín dụng, nhìn vào bảng phân tích doanh số cho vay có thể thấy hoạt động cho vay cá nhân chiếm phần lớn quy mô của hoạt động cho vay. Trư ờng Đạ i họ c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 45 Bảng 2.10: Doanh số cho vay KH cá nhân theo mục đích vay từ năm 2010 đến năm 2012 ĐVT: tỷ đồng Chỉ tiêu 2010 2011 2012 2011-2010 2012-2011 +/- % +/- % Doanh số cho vay 73,5 80 102 6,5 8,8 22 27,5 Cho vay tiêu dùng 20 28 35 8 40 7 25 Cho vay hộ sản xuất 53,5 52 67 (1,5) (2,8) 15 28,8 (Nguồn: Phòng kinh doanh) 3.3.2. Yêu cầu về thông tin và quản lý trong quy trình Cho vay KH cá nhân của chi nhánh tuân thủ theo Quy Định Về Cấp Tín Dụng Tại Ngân Hàng Đông Á, mã số QT-DAB-142 ban hành lần thứ nhất ngày 20/07/2010. Và thực hiện theo Quy trình cho vay áp dụng: mã số QT-EAB-19 ban hành lần thứ 3 ngày 01/08/2006. Ngoài ra còn có hướng dẫn để hướng dẫn thực hiện quy trình cho vay (HD- EAB). Hồ sơ đối với KH là cá nhân: - Giấy đề nghị vay vốn do KH tự lập hoặc sử dụng mẫu sau: “Giấy đề nghị vay vốn” (BM-TD-07). KH cá nhân vay vốn cầm cố thẻ tiết kiệm ngân hàng DAB “Giấy đề nghị vay vốn kiêm cam kết cầm cố thẻ tiền gửi” (BM-TD-11). - Kế hoặch trả nợ/ Phương án sử dụng vốn/ Dự án đầu tư. - Giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng vốn: chứng từ sử dụng vốn thích hợp (nếu có). - Giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập trả nợ. - Hồ sơ pháp lý của KH (theo bộ tài liệu hồ sơ pháp lý của DAB). - Hồ sơ TSĐB. Không được cho vay (cấp tín dụng) đối với các cá nhân sau: - Thành viên HĐQT, thành viên Ban Kiểm Soát, TGĐ (GĐ), Phó TGĐ (PGĐ) của DAB. - Những cá nhân là người có quan hệ gia đình với thành viên HĐQT, thành viên Ban Kiểm Soát, TGĐ (GĐ), Phó TGĐ (PGĐ) của DAB. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 46 - Không được cấp tín dụng cho KH trên cơ sở đảm bảo của các đối tượng đã nêu trên. Giới hạn cấp tín dụng: Tổng dư nợ cho vay đối với một KH không được vượt quá 15% vốn tự có của DAB. Đối với hạn mức cấp tín dụng từ 1,5 tỷ đồng trở xuống thì thuộc thẩm quyền phê duyệt của PGĐ chi nhánh. 3.3.3 Mô tả các hoạt động trong quy trình cho vay khách hàng cá nhân và các thủ tục kiểm soát Để nắm bắt rõ hơn về thực trạng hoạt động KSNB quy trình cho vay KHCN, trong phần này sẽ có một ví dụ về cho vay KHCN cùng với những thủ tục kiểm soát cụ thể trong quá trình cho vay. Ví dụ: Ngày 01/03/2012 Ông (Ô) Nguyễn Văn Thành là một ngư dân đánh bắt xa bờ có nhu cầu vay vốn. Ô.Thành tới chi nhánh nhánh DAB tại 138 Quang Trung. Được biết Ô.Thành là lần đầu tiên vay ở Chi nhánh, vào Ngân hàng Ô.Thành sẽ gặp Anh (A) Vũ cán bộ trong phòng QHKH và trình bày nguyện vọng được vay vốn, A.Vũ sẽ giới thiệu Ô.Thành lên gặp Chị (C) Thủy Cán bộ phòng Tín dụng cá nhân. Sau khi phỏng vấn được biết Ô.Thành có hộ khẩu thường trú tại xóm 2, thôn An Phú, Xã Tịnh An, Huyện Sơn Tịnh, Tỉnh QN với mục đích vay vốn là để bổ sung vốn đi biển, mức vay là 200 triệu đồng, TSĐB là một đôi thuyền đánh bắt cá xa bờ, C.Thủy quyết định cho Ô.Thành tiếp cận với khoản vay. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 47 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ 3.3.3.1 Tiếp nhận, tư vấn và hướng dẫn KH lập hồ sơ. - KH có nhu cầu vay vốn liên hệ với bộ phận tín dụng tại chi nhánh để được hướng dẫn thủ tục. - CBTD được phân công phải hướng dẫn đầy đủ, chi tiết các thủ tục cho KH. Sau đó, - KH cung cấp thông tin không đúng sự thật về tình hình kinh doanh, mục đích sử dụng vốn, tài sản đảm bảo, - CBTD không thu thập đầy đủ thông tin về KH, hồ sơ lập không hợp lệ, thiếu giấy tờ nhưng vẫn nhận.  CBTD phải đi thực tế kiểm tra thông tin về KH vay vốn nhằm phân tích, đánh giá một cách chính xác nhất khả năng tài chính của KH để có cơ sở thẩm định, phê duyệt và cấp tín dụng cho KH.  CBTD phải Kiểm tra tính đầy của hồ sơ theo yêu cầu; tính đầy đủ, phù hợp của thông tin trên bề mặt hồ sơ; đối với hồ sơ bản sao phải có đối chiếu với các hồ sơ gốc (nếu có); đảm bảo sự phù hợp thông tin giữa các hồ sơ, kiểm tra tính chính xác của chữ ký, con dấu trong bộ hồ sơ. Nội dung kiểm tra: - KH phải lập theo đúng mẫu của Ngân hàng, các giấy tờ là bản Hướng dẫn KH lập hồ sơ  C.Thủy yêu cầu Ô.Thành lập 02 Giấy đề nghị vay vốn giành cho KH vay có TSĐB đưa về UBND Xã Tịnh An nơi Ô.Thành cư trú để xác nhận; 01 bản Ngân hàng giữ, 01 bản KH giữ.  Ngày 03/03/2012 C.Thủy tiếp nhận Giấy đề nghị vay vốn của Ô.Thành. Sau khi kiểm tra Giấy đề nghị vay vốn, C.Thủy hướng dẫn Ô.Thành chuẩn bị các giấy tờ sau: - Giấy CMND của Ô .Thành và vợ (phô tô và có chứng thực). - Hộ khẩu thường trú (phô tô và có chứng thực). - Giấy chứng minh quyền sở hữu tàu có (Giấy chứng minh quyền sở hữu tàu) có phô tô và công chứng. - Biên lai, hóa đơn chứng minh các phí tổn về dầu, dụng cụ đánh bắt trong thời gian gần nhất; Giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập như hóa đơn bán cá,..hay xác nhận của đối tác Ô.Thành về việcTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 48 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ hướng dẫn KH lập hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ sao có chứng nhận của cơ quan công chứng. - Trong giấy đề nghị vay vốn kiểm tra sự đầy đủ và ghi đúng của các yếu tố: tên và địa chỉ KH vay; số tiền vay; mục đích sử dụng tiền vay; các cam kết về sử dụng tiền vay, - Đối với dự án, kế hoạch xin vay vốn, yêu cầu dự án phải đảm bảo các vấn đề sau: Tên KH; nơi thực hiện dự án (kiểm tra xem có sự chấp thuận của chính quyền địa phương hay chưa); Người vay có thuộc đối tượng cấm kinh doanh hay không; có phù hợp với ngành nghề SXKD ghi trong giấy đăng ký kinh doanh hay không. mua bán. - Hướng dẫn Ô.Thành lập phiếu “Phương án vay vốn và kế hoach trả nợ”. - Ngoài ra, để đảm bảo chắc chắn C.Thủy còn yêu cầu Ô.Thành nộp sổ đỏ (phô tô và có công chứng để chứng minh cho khả năng trả nợ của KH). Tiếp nhận hồ sơ.  Kiểm tra thấy hồ sơ mà Ô.Thành chuẩn bị đã đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu.  C.Thủy dùng mẫu “ Phiếu tiếp nhận hồ sơ” để tiếp nhận hồ sơ của Ô.Thành. Trong phiếu thể hiện các thông tin sau: - KH: Nguyễn Văn Thành, CMND số 212124441; và Vợ là Phan Thị Liên, CMND số 212145551. - Hộ hẩu thường trú: Xóm 2, thôn An Phú, xã Tịnh An, Huyện Sơn Tịnh, Tỉnh QN. - Mục đích vay vốn: bổ sung vốn đi biển. - Số tiền vay: 200 triệu đồng (có thể hiện số tiền bằng chữ).Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 49 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ  Sau khi kiểm soát các thông tin trên CBTD sẽ báo cáo lên LĐTD để tiến hành phân công thẩm định cho vay. - Thời hạn vay 12 tháng. - Đảm bảo nợ vay: Một đôi thuyền (2 chiếc) mang biển hiệu: QNg 92411TS và QNg 80955 TS. - Thu nhập sau khi đã trừ đi các khoản chi phí tiêu dùng, sinh hoạt trong gia đình (có 4 thành viên) là 15 triệu đồng/ tháng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 50 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ 3.3.3.2 Thẩm định cho vay. Tối đa 03 ngày làm việc kể từ lúc nhận đầy đủ hồ sơ vay, CBTD phải tiến hành thẩm - CBTD và KH có sự móc nối với nhau dẫn đến bỏ qua những thông tin quan trọng ảnh hưởng đến quyết định cho vay. - Trình độ chuyên môn của cán bộ tín dụng còn hạn chế dẫn đến chưa  Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình kiểm soát. Do đó, CBTD được phân công thẩm định phải theo sát ngay từ đầu với dự án, phương án, phải nắm được ngành nghề, đặc điểm loại hình SXKD của KH vay, thông tin thẩm định phải được khai thác, phân tích, tổng hợp từ nhiều nguồn, coi trọng công tác phòng ngừa rủi ro, khai thác thông tin một cách hiệu quả, để có đánh giá khách quan toàn diện trong công tác thẩm định.  Để tránh rủi ro không thu hồi được nợ thì các giao dịch tín dụng đối với KHCN tại DAB QN chủ yếu là cho vay có TSĐB.  Kiểm tra thông tin về: - Tên KH; Quan hệ của KH với các tổ chức tín dụng khác: lấy từ Trung Tâm Thông Tin Tín Dụng của NHNN. - Về lịch sử quan hệ tín dụng: Kiểm tra thông tin khách hàng trên phân hệ CIF để biết nắm bắt và Kiểm tra thông tin  03 ngày sau (06/03/2012), A.Minh (CBTD) và C.Thủy đã tới nhà của Ô.Thành để tiến hành thẩm định. Xác định tại nhà Ô.Thành có: - Một đôi thuyền với biển hiệu QNg 92411TS (công suất máy 90CV, mua cách đây 3 năm) và QNg 80955 TS (công suất máy 80CV, mua cách đây 5 năm), khi xem bản gốc giấy chứng nhận tàu có thì đúng đôi thuyền là sở hữu của vợ chồng Ô.Thành mang tên Ô.Ngyễn Văn Thành. Trư ờng Đạ i họ c K nh t ế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 51 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ định. thể nhận diện hoặc nhận diện không đầy đủ và tiên đoán những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra, kết quả là đánh giá sai khả năng của KH, tính chân thực của hồ sơ KH. - CBTD không kiểm phân tích được lịch sử giao dịch của khách hàng (đối với khách hàng cũ) về mức vay, dư nợ hiện tại, việc thực hiện trả nợ gốc và lãi. - Về thông tin KH: như họ tên, ngày tháng năm sinh tình trạng gia đình, thông tin nghề nghiệp và các thông tin có liên quan căn cứ vào CMND/ Hộ chiếu, hộ khẩu/ Sổ tạm trú, Hợp đồng lao động/ Quyết định tuyển dụng., Các căn cứ khác khách hàng cung cấp và tìm thông tin lịch sử khách hàng tại chi nhánh (nếu có). - Phải kiểm tra, chú ý đến nguồn và kế hoạch trả nợ của KH. Về năng lực tài chính KH: CBTD tiến hành đánh giá, phân tích thu nhập của KH trên cơ sở chứng minh năng lực tài chính đã được KH cung cấp cụ thể: Thu nhập từ lương thưởng và các thu nhập khác căn cứ vào sao kê tài khoản gửi thanh toán hoặc bảng lương của đơn vị công tác, hoặc các văn bản khác đủ cơ sở chứng minh nguồnTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 52 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ tra thực tế hoặc kiểm tra qua loa, dẫn đến không đánh giá đúng thực tế, kết quả thẩm định không chính xác. - CBTD thẩm định không đúng giá trị của TSĐB; giấy tờ chứng minh quyền sở hữu về thu nhập hợp pháp. - Thể loại vay; Phương thức vay. - Thẩm định phương án vay. + Kiểm tra xem mặt hàng kinh doanh của KH có phù hợp với giấy đăng ký kinh doanh hay không. + Dựa trên phương án SXKD do KH xây dựng để đánh giá tính khả thi của phương án. Việc đánh giá này nhằm ước lượng sự hợp lý của các chỉ tiêu sau: giá bán; giá mua; các loại chi phí: giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ, kho bãi, chứng từ - Kiểm tra mục đích vay vốn: mục đích vay vốn sẽ có ảnh hưởng tới việc thỏa thuận thời hạn cho vay do vậy CBTD phải phân tích về hiệu quả đối với khả năng sinh lời của KH. - Kiểm tra việc tính toán tổng nhu cầu vốn của dự án (tính toán từng chỉ tiêu dựa trên định mức kinh tế kỹ thuật của nhà nước và mặt bằng giá cả chung tại nơi thực hiện dự án). Thẩm định - Thẩm định năng luật pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự (kiểm tra đối chiếu giữa CMND, sổ hộ khẩu). - Khi thực hiện thẩm định, đôi thuyền được định giá là 800 triệu đồng (căn cứ vào công suất thuyền, tuổi thọ của thuyền, giá thị trường, hỏi những ngư dân xung quanh về giá thuyền, tìm hiểu trên mạng về giá cả của thuyền). - Một nhà ở, có sổ đỏ mang tên Ô.Nguyễn Văn Thành. - Bản gốc sổ hộ khẩu thường trú tại xóm 2, thôn An Phú, xã Tịnh An, Huyện Sơn Tịnh, Tỉnh QN. - C.Thủy kiểm tra các giấy tờ cũng như hỏi người dân xung quanh chứng minh cho thấy nguồn thu nhập của vợ chồngTrư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 53 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ TSĐB của KH có thể là giả. - Đánh giá hạn mức tín dụng khách hàng đã sử dụng đối với các sản phẩm tín dụng khác. - Kiểm tra vốn tự có của KH có đạt mức tối thiểu theo quy định của NHNN. Chi tiết các khoản vốn bằng tiền, TS của hộ gia đình tham gia dự án (đối với khoản vay hộ sản xuất). Thẩm định tính đầy đủ của hồ sơ pháp lý - Nếu KH là cơ sở sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ thì CBTD nên yều cầu nộp: biên lai nộp thuế hàng tháng, chứng từ chứng minh mục đích việc sử dụng vốn (hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng). - Nếu KH vay vốn tiêu dùng, trả góp, trồng trọt, chăn nuôi quy mô nhỏ CBTD yêu cầu bổ sung chứng từ vay vốn thích hợp (nếu có). - Xác đinh KH đang hoạt động sản SXKD đúng với ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh. Ô.Thành là hợp lý. - C.Thủy cũng đã kiểm tra thông tin từ trung tâm thông tin tín dụng của Nhà Nước và thấy trước đây Ô.Thành đã có quan hệ tín dụng với Ngân hàng Agribank nhưng đã hoàn thành nghĩa vụ trả nợ theo đúng thời hạn. - Điều tra thông tin từ những người dân xung quanh và những tiểu thương hay mua cá của Ô.Thành được biết Ô.Thành là ngư dân đánh bắt cá xa bờ, các loại cá chủ yếu: cá ngừ, cá thu, cá cam,thỉnh thoảng thì có mực, tôm  Sau khi thẩm định xong, C. Thủy kiểm tra lại hồ sơ của KH, đảm rằng đã đầy đủ các giấy tờ cần thiết, sau đó lập và ký vào tờ trình hồ sơ vay (với ý kiến “đồng ý cho vay”) và đưa lên C.Viện (PGĐ) .Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 54 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ Thẩm định về TSĐB  TSĐB có thể là TS hiện có hoặc TS trong tương lai hình thành từ khoản vay và được phép giao dịch. CBTD kiểm tra tính đầy, hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu TS. Tham khảo giá cả thị trường tại địa phương nơi có TS để xem TS có phù hợp với giá trị ghi trong hồ sơ thế chấp TS.  Sau khi thẩm định xong CBTD tiến hành lập tờ trình hồ sơ vay vốn phải nêu rõ ý kiến cho vay hay không cho vay lên tờ trình.  Tối đa 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ vay đầy đủ, CBTD phải trình hồ sơ vay cho lãnh LĐTD xét duyệt.  Việc kiểm soát thẩm định khoản vay rất quan trọng vì nếu không xác định đúng vốn tự có, không đánh giá đúng phương án SXKD và giá trị TSĐB điều dẫn đến xác định nhu cầu vay và mức cho vay không đúng và tất yếu xảy ra rủi ro.Trư ờng Đạ i ọ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 55 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ 3.3.3.3 Xét duyệt cho vay. - Quyết định cho vay những KH không tốt, bỏ qua những KH tốt, tiềm năng. - Người quyết định cho vay không có đủ trách nhiệm quyền hạn tương ứng khoản vay hoặc không có đủ năng lực, kinh nghiệm để ra quyết định cho vay. - LĐTD vẫn  Trong bước này, KSV tín dụng sẽ đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và việc thực hiện cho vay có theo đúng quy trình không. Bên cạnh đó LĐTD có thực hiện cơ chế phân công, phân cấp, ủy quyền một cách hợp lý, rõ ràng. Cụ thể: - Người phê duyệt cho vay không đồng thời là người thẩm định và người trình hồ sơ. Và việc ra quyết định cho vay phải dựa trên thẩm định của CBTD tín dụng. - Người phê duyệt cho vay không được tham gia phê duyệt hồ sơ vay trong các trường hợp: + Có quan hệ gia đình đối với KH là cá nhân. + Có quan hệ gia đình đối với người thẩm định hoặc người trình hồ sơ. - Người phê duyệt cho vay phải đúng theo thẩm quyền của mình hoặc theo uỷ quyền đã được cấp. Tất cả các khoản cho vay vượt quá thẩm quyền Xét duyệt cho vay  Đây là khoản vay dưới 1,5 tỷ đồng nên Ban GĐ chi nhánh sẽ có thẩm quyền phê duyệt cho vay hay không cho vay. Dựa trên các điều kiện mà KH có cũng như kết quả thẩm định của CBTD, ngày 08/03/2012 Phó GĐ chi nhánh đã quyết định cho Ô.Thành vay: - Số tiền 200 triệu đồng. - Thời hạn vay là 12 tháng. - Lãi suất vay 15%/ năm (1,25%/ tháng). - Phương thức vay: vay từng lần; phương thức giải ngân: giải ngân 1 lần. - Phương thức trả gốc và lãi: gốc trả vào cuối thời hạn vay, lãi trảTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 56 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ quyết định cho vay do gian lận, bị chi phối, cho dù biết KH không đủ tiêu chuẩn, ngân hàng sẽ gặp rủi ro. điều phải trình lên cấp cao hơn để xét duyệt; GĐ chi nhánh, PGĐ chi nhánh, Trưởng phòng giao dịch..., có thẩm quyền ký duyệt cho vay theo hạn mức uỷ quyền của TGĐ tại từng thời điểm. Chỉ có TGĐ hoặc người được TGĐ uỷ quyền mới được xét duyệt hồ sơ cho vay không có TSĐB. - Kiểm tra việc sắp xếp chứng từ giao dịch phải theo quy định: sắp xếp, đánh số chứng từ, chữ ký trên chứng từ. Các thông báo, biên bản có đúng quy định không. - Người có thẩm quyền xét duyệt cho vay phải nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cho vay khi phê duyệt cho vay. Trường hợp không đồng ý phải có bút phê nêu rõ lý do trên tờ trình hồ sơ cho vay.  Tối đa 02 ngày làm việc kể từ lúc CBTD trình hồ sơ vay, LĐTD phải duyệt hồ sơ vay và chuyển lại cho CBTD. từng kỳ theo tháng.  C.Viện chi nhánh phê duyệt và ký lên tờ trình hồ sơ “đồng ý cho vay” Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 57 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ 3.3.3.4 Kiểm tra hồ sơ, TSĐB và giải ngân - Giải ngân khi chưa có chữ ký của người phê duyệt cho vay, giải ngân không đúng, không đủ số tiền, thời gian, đối tượng KH, cách thức và hạn mức đã cam kết trong hợp đồng tín dụng, chậm trễ  Tối đa 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận kết quả phê duyệt của LĐTD, CBTD phải thông báo kết quả duyệt hồ sơ vay cho KH. Trên cơ sở quyết định cho vay của cấp có thẩm quyền CBTD hoàn tất thủ tục pháp lý cho TSĐB và ký hợp đồng. - CBTD phải lập hợp đồng thế chấp/ cầm cố TSĐB. Đối với các khoản vay có TSĐB hình thành từ khoản vay, CBTD yêu cầu KH lập văn bản cam kết hoàn tất thủ tục thế chấp/cầm cố ngay sau khi hoàn tất thủ tục quyền sở hữu (nêu rõ số ngày hoàn tất thủ tục về quyền sở hữu tài sản). CBTD có trách nhiệm theo dõi quá trình hoàn tất thủ tục xác định quyền sở hữu TSĐB. Nếu thời gian hoàn tất quyền sở hữu TSĐB lâu hơn mức bình thường, CBTD phải báo ngay cho LĐTD biết để xử lý. - CBTD phải thực hiện theo các hướng dẫn về TSĐB của Ngân hàng. - Hợp đồng thế chấp TSĐB sau khi được ký kết phải Hoàn tất thủ tục pháp lý  Sau khi nhận được kết quả thông báo của PGĐ toàn bộ hồ sơ sẽ chuyển qua cho C.Quyên (KSV tín dụng) để kiểm tra, rà soát lại các giấy tờ đã thật sự đầy đủ hay chưa. - Ngày 09/03/2012 C.Thủy thông báo cho KH bằng điện thoại và soạn thảo 03 bản hợp đồng tín dụng( hợp đông cho vay); đồng thời đăng ký hợp đồng tín dụng trên máy vi tính, trong hợp đồng sẽ có chữ ký của PGĐ chi nhánh, C.Thủy và của Ô.Thành, sau đó chuyển cho C.Nguyệt (bộ phận con dấu để đóng dấu hợp đồng) (tham khảo hợp đồng vay ở phần phụ lục). KH sẽ giữ 01 bản hợp đồng tín dụng, 01 bản chuyển cho thũ quỹ, bản còn lại để lưu.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 58 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ gây khó khăn cho KH, mất uy tín ngân hàng. được công chứng hoặc chứng thực của bên thứ ba. Sau khi hoàn tất thủ tục về TSĐB - CBTD hướng dẫn KH vay vốn lập giấy nhận nợ; hoặc phụ lục hợp đồng kiêm giấy nhận nợ. - CBTD Lập 03 hợp đồng tín dụng, đăng ký hợp đồng tín dụng trên máy vi tính, lập và ký phiếu nhập ngoại bảng TS thế chấp/ cầm cố sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký hợp đồng tín dụng, Phiếu nhập ngoại bảng TS thế chấp/ cầm cố. Hợp đồng tín dụng chuyển cho bộ phận con dấu để đóng dấu. - LĐTD hoặc người được uỷ quyền sẽ duyệt hợp đồng tín dụng trên máy vi tính và in phiếu chi. CBTD ký đề xuất chi trên phiếu chi. LĐTD ký duyệt chi theo thẩm quyền. Phải đảm bảo tách bạch giữa người đề xuất chi, người duyệt, người chi. - CBTD giao cho KH 01 bản hợp đồng vay; chuyển cho ngân quỹ kế toán viên/ thanh toán viên (người phụ trách tài khoản vay của KH hoặc thực hiện - C.Thủy sẽ lập Hợp đồng thế chấp TSĐB có chữ ký của PGĐ và KH, chuyển cho C.Nguyệt đóng dấu, sau đó C.Thủy cùng Ô.Thành đến cơ quan nhà nước để công chứng hợp đồng này. - Lập và lưu Phiếu nhập ngoại bảng TS thế chấp. - Hướng dẫn KH lập bản cam kết sử dụng vốn vay đúng mục đích.  Ngay sau khi ký hợp đồng, Ô.Thành đã được Ngân hàng giải ngân cho số tiền 200 triệu đồng, C.Thủy hướng dẫn KH lập và ký giấy nhận nợ với số tiền là 200 triệu đồng. Giải ngân - C.Thủy cùng Ô.Thành xuống phòng tiền tệ kho quỹ để thực hiện thủ tục giải ngân.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 59 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ thanh toán giúp KH) 01 bản hợp đồng và phiếu chi; lưu bản còn lại vào hồ sơ vay. - Lưu phiếu nhập ngoại bảng TS thế chấp/ cầm cố vào hồ sơ vay. - Chứng từ tài sản cầm cố, thế chấp đều được niêm phong và cất giữ trong kho quỹ, két sắt có khóa. - Hồ sơ vay do LĐTD đựng trong tủ có khóa và phân công nhân viên quản lý chìa khóa. Muốn tiếp cận hồ sơ vay phải có phiếu yêu cầu cung cấp hồ sơ và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Khi ký hợp đồng cho vay thì CBTD và LĐTD phải lưu ý Hợp đồng cho vay phải đảm bảo ít nhất các nội dung về điều kiện, mục đích sử dụng vốn, phương thức, số vốn được cấp, lãi suất, thời hạn cho vay, hình thức bảo đảm, giá trị TS bảo đảm, phương thức trả nợ và những cam kết khác được các bên thoả thuận hoặc theo các biểu mẫu có liên - Khi giải ngân còn có sự giám sát của camera. - KH phải trình giấy CMND, sau khi kiểm tra sự khớp đúng giữa các giấy tờ C. Nga (thũ quỹ) sẽ giải ngân cho KH. - Thủ quỹ lập phiếu chi thể hiện số tiền 200 triệu đồng bằng chữ và bằng số, trên phiếu chi có 5 chữ ký: C. Nga (thũ quỹ), C.Thủy (CBTD phụ trách hồ sơ của Ô.Thành), Ô.Thành, C.Quyên (KSV), C.Viện (PGĐ).  Hồ sơ được lưu giữ trong tủ sắt. Trư ờng Đạ i họ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 60 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ quan của DAB đang có hiệu lực thi hành. Giải ngân - Kiểm tra sự khớp đúng giữa CMND cuả người vay, người nhận tiền và người có tên trong hồ sơ vay vốn. - Đảm bảo số tiền giải ngân phù hợp như trong hợp đồng và trùng khớp với con số ghi trên chứng từ hoạch toán. - Khi giải ngân phải lập khế ước nhận nợ có chữ ký của KH và cấp có thẩm quyền. - Hướng dẫn KH thực hiện ghi chép chứng từ để tránh sai sót, tẩy xóa. - Tách bạch giữa người phê duyệt giải ngân, người chuyển tiền và người ghi sổ. - Bộ phận ngân quỹ thực hiện giải ngân tiền mặt; hoặc thanh toán viên chuyển khoản thanh toán theo yêu cầu của KH. - Đảm bảo thực hiện đúng theo tiến độ giải ngân ghiTrư ờn Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 61 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ trong hợp đồng (Giải ngân từng lần hay giải ngân 1 lần). Mỗi lần giải ngân phải kiểm tra đối chiếu sự trùng khớp giữa các giấy tờ có liên quan (bảng kê rút vốn; khế ước vay,).  Các bộ phận có liên quan phải thực hiện đúng các bước, các thủ tục trong quy trình để tránh xảy ra sai sót và giảm thiếu rủi ro cho Ngân hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 62 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ 3.3.3.5 Theo dõi sau cho vay - KH sử dụng vốn vay không đúng như đã cam kết trong hợp đồng tín dụng. - KH kinh doanh thua lỗ, không có khả năng thanh toán cho ngân hàng hoặc thanh toán không đủ số tiền( gốc và lãi) cho ngân hàng. Hoặc nghiêm trọng hơn là KH có ý định lừa đảo không muốn trả nợ. - Giá trị tài sản thế chấp có thể bị xuống cấp, hư hỏng không  Đây là bước công việc mang tính kiểm soát cao nhất bởi các các rủi ro sau khi vay có thể dẫn đến từ phía KH và các nguyên nhân khách quan khác. CBTD phải thường xuyên theo dõi hồ sơ vay do mình phụ trách từ khi bắt đầu cho đến khi hồ sơ vay thanh lý.  CBTĐ tiến hành thẩm định, đánh giá các thông tin liên quan đến KH và hạn mức tín dụng đã cấp cho KH đó, nguyên tắc kiểm soát là: tổng dư nợ tại mọi thời điểm không vượt quá hạn mức tín dụng được cấp. - Kiểm tra xem KH có thực hiện đúng mục đích vay vốn trong hợp đồng hay không. Đề xuất biện pháp xử lý và trình LĐTD nếu KH không thực hiên đúng mục đích. - Lưu ý, khi KH phát sinh quan hệ tín dụng đồng thời với các tổ chức khác ngoài DAB thì tiến hành thẩm định lại khả năng trả nợ của KH, nếu - C.Thủy sẽ là người theo dõi hồ sơ này, thực hiện thu lãi và gốc. - Cách ngày trả lãi khoản 5 ngày chị có điện thoại nhắc nhở Ô.Thành trả lãi. - Đúng vào ngày 09/ 04/2012 Ô.Thành đã tới chi nhánh để trả số tiền lãi là 2,5 triệu đồng của tháng 4. Các kỳ sau này Ô.Thành vẫn thanh toán lãi đúng thời hạn. - Trong thời gian này CBTD của Ngân hàng không đi thẩm định lại giá TSĐB. - CBTD cũng không đi đến gia đình KH để kiểm và thăm hỏi việc sử dụng vốnTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 63 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ còn giá trị như ban đầu thẩm định. - CBTD đã không giám sát chặt chẽ việc sử dụng vốn của KH sau khi giải ngân dẫn đến trường hợp không sử dụng vốn như đã thoả thuận gây tổn thất và mất khả năng chi trả. khả năng trả nợ bị ảnh hưởng nghiêm trọng phải báo cáo với LĐTD. - Xác minh lại thông tin KH và làm rõ nguyên nhân trong trường hợp: KH thay đổi đơn vị công tác, nghỉ việc, đi nghĩa vụ quân sự, bị bắt, truy cứu trách nhiệm hình sự, thiệt hại lớn về TS,, hoặc đơn vị của KH bị phá sản, giải thể mất khả năng thanh toán lương cho nhân viên,, có thể ảnh hưởng đến khả năng trả nợ của KH. Thu lãi, gốc và phí phát sinh - Nếu KH chưa trả lãi và gốc khi gần đến hạn thì CBTD phụ trách phải nhắc nhở, đôn đốc KH trả nợ. - Trong thời gian cho vay, nếu KH chậm trả nợ gốc và tiền lãi vay trong vài kỳ theo quy định trong hợp đồng mà không có lý do chính đáng thì CBTD phải chủ động kiểm tra, đánh giá lại nguồn trả nợ của KH hoặc kiểm tra tình hình thu nhập, của KH Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 64 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ công tác của KH vay. - Nếu có trường hợp miễn, giảm lãi cho KH thì TGĐ sẽ thực hiện việc xét miễn, giảm lãi cho KH căn cứ vào quy chế miễn , giảm lãi của Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị ban hành đang có hiệu lực thi hành. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 65 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ 3.3.3.6 Cơ cấu lại khoản vay và xử lý phát sinh.  Không phải mọi khoản vay điều được thanh toán đúng hạn. Khi đó, KH sẽ gửi Giấy đề nghị gia hạn lại thời hạn vay. LĐTD sẽ xem xét và cơ cấu lại thời hạn vay cho KH. - CBTD thẩm định lại tình hình tài chính, khả năng trả nợ, của KH sau đó trình LĐTD. LĐTD sẽ xem xét và ký duyệt đồng ý hoặc không đồng ý. - Ngân hàng và KH sẽ ký hợp đồng mới trong đó thỏa thuận lại lãi suất, thời hạn trả nợ, chi phí cơ cấu, và ký phụ lục hợp đồng bổ sung hoặc điều chỉnh điều khoản hợp đồng. - Nếu đến kỳ hạn trả nợ mà KH chưa trả được nợ thì HĐTD được chuyển sang nợ quá hạn. - Nếu KH cố tình lừa đảo gian lận, vi phạm hợp đồng đảm bảo tiền vay, cố tình không trả nợ khi có khả năng, làm trái pháp luật thì ngân hàng sẽ khởi kiện Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 66 Các Bước Rủi ro Thủ tục kiểm soát Ví dụ 3.3.3.7 Thanh lý hợp đồng - CBTD đối chiếu số tiền KH trả nợ vay kèm theo các khoản lãi và các loại phí phát sinh. Sau đó làm thủ tục giải chấp TSĐB cho KH. - CBTD lập một liên phiếu xuất ngoại bảng TS thế chấp. Trình lãnh đạo ký và lưu vào hồ sơ. - In hoạt động hồ sơ vay lưu vào hồ sơ thanh lý. - Đóng dấu thanh lý vào bìa hồ sơ và hợp đồng tín dụng, ghi ngày thanh lý và ký tên CBTD thanh lý hồ sơ ngay bên cạnh dấu mộc. - Nếu KH không trả được nợ thì Ngân hàng thực hiện thanh lý TS theo đúng thủ tục để thu nợ.  Vào ngày 09/03/2013 vừa qua Ô. Thành đã tới chi nhánh thanh toán số tiền gốc 200 triệu đồng và số tiền lãi tháng cuối cùng là 2,5 triệu đồng. C.Thủy đã làm thủ tục giải chấp TSĐB cho KH Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 67 Trong suốt quy trình cho vay, ngoài sự tham gia của Bộ phận tín dụng và các bộ phận có liên quan thì còn có sự tham gia kiểm soát, giám sát của KSV tín dụng. KSV tín dụng cũng thực hiên kiểm soát lại các thông tin mà CBTD kiểm tra. Nếu phát hiện có sai sót, thiếu thông tin thì nhắc nhở CBTD điều chỉnh, bổ sung. 3.4. Giám sát độc lập Hàng năm chi nhánh DAB Quảng Ngãi điều được đoàn kiểm tra của Hội sở chính Ngân hàng DAB về kiểm tra hoạt động kinh doanh. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 68 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐÔNG Á CHI NHÁNH TỈNH QUẢNG NGÃI 4.1. Nhận xét đối với quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại NHTM cổ phần Đông Á chi nhánh Quảng Ngãi 4.1.1. Ưu điểm của hệ thống KSNB quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại NHTM cổ phần Đông Á chi nhánh Quảng Ngãi 4.1.1.1. Về hoạt động kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát - Tại chi nhánh Ban GĐ luôn quan tâm tới công tác kiểm soát, tạo mọi điều kiện để công tác kiểm soát phát huy hết tác dụng của nó. - Hệ thống các Văn Bản, quy định, quy trình của chi nhánh rất đầy đủ. - Nhân viên đã thực hiện đúng quy trình tín dụng và kiểm soát quy trình một cách chặt chẽ theo các quy định. Đội ngũ nhân viên tín dụng có năng lực, năng nổ trong công việc. - Ngoài ra nguyên tắc phân quyền, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được thực hiện tốt, phân rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của từng nhân viên, từng cấp lãnh đạo. Hoạt động kiểm soát - Các nghiệp vụ do người có đủ năng lực và có trách nhiệm phê duyệt trước khi thực hiện giúp cho hoạt động của quy trình tín dụng không bị xáo trộn, công việc được giải quyết một cách thuận lợi. - Công tác kiểm tra, KSNB được thực hiện xuyên suốt trong cả quy trình cho vay; hoạt động giám sát, rà soát được trực hiện định kỳ đảm bảo hạn chế rủi ro cho vay. Thông tin và truyền thông - Ứng dụng CNTT hiện đại vào nhiều khâu, từ công tác quản lý cho đến thực hiện các nghiệp vụ, giảm thiểu được các sai sót trong tính toán mà con người hay mắc phải. Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 69 - Nhân viên Ngân hàng có đồng phục riêng, mỗi người điều được trang bị một máy tính có nối mạng trực tuyến có USER (tên người dùng) và pass (mật khẩu) riêng, một tủ đựng hồ sơ. Chính điều này tạo điều kiện thuận lợi cho viêc kiểm soát tốt thủ tục ra vào, kiểm soát được các đối tượng không phận sự vào ngân hàng. Công tác bảo mật thông tin của chi nhánh rất tốt, máy tính của nhân viên nào thì chỉ nhân viên đó mới truy cập được và chỉ có những người có thẩm quyền mới được truy cập thông tin mật. Tất cả các thông tin điều được sàng lọc và chiụ sự kiểm soát. - Có hệ thống camera theo giỏi, giám sát trong ngân hàng. - Tiếp thu những ý kiến đóng góp của KH để cải thiện môi trường làm việc. 4.1.1.2. Công tác kiểm soát cho vay KH cá nhân - Có môi trường kiểm soát tốt, đồng nhất trong toàn chi nhánh. Từ GĐ đến các nhân viên điều có vai trò thực hiện công tác kiểm soát làm cho quy trình cho vay có hiệu quả hơn. - Ngay từ khâu tiếp xúc KH cho tới chấp nhận cho vay, mọi thủ tục đã được CBTD và KSV thực hiện theo đúng quy trình, quy định góp phần hạn chế rủi ro. - Công tác thẩm định được thực hiện khá chặt chẽ, có hai nhân viên tín dụng tiến hành thẩm định. - Việc cung cấp thông tin về khoản vay như là thông tin về KH, dự án, mục đích vay vốn khá tốt. - Quá trình lập hồ sơ cho vay đã được thực hiện một cách tỉ mỉ, rõ ràng đến từng chi tiết nhỏ. - TSĐB, hồ sơ về TSĐB được kiểm soát, xác minh là có thực. 4.1.2. Nhược điểm của hệ thống KSNB quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại NHTM cổ phần Đông Á chi nhánh Quảng Ngãi 4.1.2.1. Hoạt động kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát - Việc thiết kế HTKSNB dưới quyền của GĐ, chính điều này làm ảnh hưởng tới tính độc lập, khách quan dẫn đến việc thực hiện kiểm soát chưa hiệu quả. - Nhân sự: đội ngũ nhân viên tại chi nhánh còn khá trẻ, nằm trong độ tuổi từ 25-30 nên thiếu kinh nghiệm trong công việc; chưa nắm bắt được các thao tác nghiệp vụ dẫn đến còn nhiều sai sót, và gây chậm trễ công việc. Trư ờng Đại học Kin tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 70 - Chi nhánh chưa thành lập phòng quản lý rủi ro, nên công tác quản lý rủi ro còn chưa chuyên nghiệp. - Tính chính trực của Ban GĐ chưa được đề cao. Hoạt đông kiểm soát - KSNB chưa làm tốt chức năng ngăn chặn rủi ro và giám sát mà chỉ mới thực hiện việc kiểm tra phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Chưa đi sâu, phân tích được nguyên nhân, bản chất của các sai phạm. - Mặc dù có gắn camera theo dõi để quản lý thời gian làm việc của nhân viên, nhưng đặc thù của công việc CBTD là đi thẩm định, do đó chỉ quản lý được họ trong thời gian làm việc tại ngân hàng, còn thời gian làm việc bên ngoài ngân hàng thì không quản lý được. Hệ thống thông tin và truyền thông - Có một số máy tính trong chi nhánh đã cũ điều này có thể gây trở ngại cho công việc nếu máy tính gặp trục trặc. 4.1.2.2. Công tác kiểm soát cho vay KH cá nhân - Nhân viên thẩm định còn thiếu kiến thức về ngành nghề kinh doanh của KH; thiếu kiến thức về một số lĩnh vực trong công tác thẩm định. - Đối với số tiền lớn mà chỉ thực hiện giải ngân 1 lần (như trong trường hợp của Ô.Thành) - Một vài trường hợp thiếu thông tin về KH vay vốn, với những thông tin mà KH cung cấp được cho là thiếu trung thực, chưa khách quan. Nhằm hạn chế rủi ro thì đòi hỏi nguồn thông tin mà KH cung cấp phải được kiểm chứng, điều này rất tốn thời gian và chi phí mà đôi khi còn gặp những khó khăn khi tìm hiểu nên có thể bị bỏ qua hoặc không được đánh giá đúng mức. Điều này có thể gây ra rủi ro không thu hồi được nợ nếu cho KH có phẩm chất không tốt vay. - Quá chú trọng tới TSĐB nên đôi khi làm mất đi lượng KH tiềm năng không có TSĐB nhưng có thiện chí hợp tác với chi nhánh. - Một số trường hợp định giá TSĐB chưa nêu rõ cơ sở, chưa thực hiện định giá định kỳ đúng quy định. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 71 - Chi nhánh không quy định mức cho vay tương ứng với từng mức xếp hạn tín dụng, nên những KH có mức xếp hạn trung bình vẫn vay được vốn với mức tối đa mà họ yêu cầu điều này dẫn đến rủi ro KH trả nợ chậm hoặc không trả hết nợ. - Công tác nhắc nhở KH trả nợ còn chưa tốt dẫn đến tỷ lệ nợ quá hạn tăng qua các năm. Chủ yếu là nhắc nhở qua điện thoại nên hiệu quả không cao. - Đôi khi, có một số CBTD chạy theo thành tích nên thực hiện công tác thẩm định một cách sơ sài. - Kiểm soát sau cho vay còn sơ sài dẫn đến rủi ro khó thu hồi được nợ. - Chi nhánh chưa có bộ phận chuyên thẩm định; CBTD vừa tiếp nhận hồ sơ vừa thẩm định điều này làm tăng nguy cơ KH và CBTD có sự móc nối với nhau. - CBTD chưa chủ động tìm hiểu KH, chủ yếu là KH tự tìm đến. 4.2. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện thiện hệ thống KSNB quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại NHTM cổ phần Đông Á - chi nhánh Quảng Ngãi Mặc dù HTKSNB nói chung và hoạt động KSNB quy trình cho vay KH cá nhân nói riêng của chi nhánh được tổ chức khá tốt, đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực nhưng vẫn không thể tránh khỏi những vấn đề tồn tại do nguyên nhân khách quan hay chủ quan. Bởi lẽ, tính hữu hiệu của nó vẫn tùy thuộc chủ yếu vào nhân tố con người. Môi trường kiểm soát Trong công tác kiểm soát, bên cạnh việc đề ra các chính sách, quy trình tín dụng hợp lý thì vấn đề tạo một môi trường làm việc tốt; nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự luôn được Ban Lãnh Đạo quan tâm. Thực tế hiện nay, công tác thẩm định của chi nhánh còn sơ sài; CBTD không nắm vững quy trình; cán bộ quản lý thiếu năng lực tinh thần trách nhiệm. Chính vì vậy, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện HTKSNB của chi nhánh. Cụ thể như sau: Môi trường làm việc - Xây dựng văn hóa, môi trường làm việc tốt trong chi nhánh góp phần giữ chân người tài và thu hút thêm nguồn nhân lực mới. Hiện nay chi nhánh đang cố gắng từng bước thay đổi, cải thiện văn hóa, môi trường làm việc theo hướng tích cực hơn. Điều này là nổ lực to lớn của cả Ban GĐ và toàn thể nhân viên của chi nhánh, nó cần được duy trì và phát huy hơn nữa để thực sự trở thành nguồn nội lực mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển của chi nhánh. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 72 - Hàng tháng, chi nhánh nên tổ chứ các buổi nói chuyện chuyên đề, các buổi tập huấn nghiệp vụ nhằm tạo điều kiện cho các Cán Bộ trao đổi nghiệp vụ, thảo luận và hướng giải quyết những vướng mắc phát sinh từ thực tế. - Chi nhánh nên thành lập phòng quản lý rủi ro để thực hiện công tác quản lý rủi ro chuyên nghiệp hơn. - Ban Lãnh Đạo luôn nâng cao tinh thần trách nhiệm, phẩm chất đạo đức để cấp dưới học tập và noi gương. Biện pháp nhân sự - Việc bổ nhiệm các chức danh liên quan đến công tác cho vay phải thực sự khách quan, đúng quy trình, lựa chọn người có đủ năng lực và phẩm chất thực sự. Việc bố trí CBTD phải được chọn lọc và phù hợp với năng lực thực tế cũng như lĩnh vực công việc được phân công. - Coi trọng công tác đào tạo, đào tạo lại nhân viên, từ nghiệp vụ chuyên môn tới phẩm chất đạo đức. Đặc biệt, ở chi nhánh hiện nay đội ngủ nhân viên là lao động trẻ năng nổ, có kiến thức nhưng chưa có kinh nghiệm nhiều nên công tác đào tạo lại phải được xem trọng. - Chi nhánh phải luôn coi trọng công tác cho vay nói chung và cho vay KHCN nói riêng cũng như phẩm chất CBTD (vì cho vay là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn của tín dụng, mà hiện nay cho vay cá nhân đang chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh số cho vay của chi nhánh) .Trong việc tuyển CBTD cần phải được xem xét kỹ lưỡng không chỉ tập trung vào kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn mà phải xem trọng phẩm chất đạo đức của nhân viên. - Có chính sách đãi ngộ và khen thưởng hợp lý để khích lệ, động viên nhân viên cố gắng làm việc đồng thời góp phần hạn chế sự gian lận của nhân viên. - Nhân viên trong chi nhánh nói chung và nhân viên tín dụng nói riêng phải ân cần, niềm nở, giải thích tận tình và cặn kẽ cho khách hàng ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ, thẩm định khách hàng, từ chối cho vay,đặc biệt phải có thái độ hòa nhã, khéo léo trong việc nhắc nhở trả lãi. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 73 Hệ thống thông tin và truyền thông - Không ngừng nâng cấp phần mềm ứng dụng, nâng cấp hệ thống máy tính để phục vụ hoạt động kiểm soát. - Thay thế một số máy tính cũ trong chi nhánh bằng các máy tính mới để phục vụ cho công việc. Kiểm soát cho vay KH cá nhân Đối với hoạt động cho vay KH cá nhân thì công tác kiểm tra, kiểm soát của phòng Kinh Doanh mà nhất là bộ phận phụ trách tín dụng cá nhân đóng vai trò quan trọng hơn cả. Phòng KSNB cũng tham gia nhưng không nhiều, bởi hạn mức cho vay đã được Chi nhánh quy định và giới hạn. Vấn đề chủ yếu là các cán bộ phòng tín dụng có thực hiện theo đúng quy trình hay không. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác KSNB cho vay, em xin đưa ra một số giải pháp sau: - Ngân hàng nên chú trọng trình độ, chất lượng nguồn nhân lực, chất lượng cán bộ làm công tác quản lý tín dụng. Thường xuyên tổ chức những khóa học chuyên môn giúp nhân viên tín dụng nâng cao kiến thức, kinh nghiệm, phải có kiến thức sâu rộng trong những lĩnh vực có liên quan đến ngành nghề SXKD của khách hàng mới có thể thẩm định chính xác, như trong trường hợp đã nêu trên, khi thẩm định về thuyền các CBTD chưa có hiểu biết thực tế về nó mà chỉ hỏi thăm từ những người dân xung quanh và tham khảo giá thị trường. CBTD nên học hỏi, tìm hiểu về nhiều ngành nghề lĩnh vực khác để phục vụ cho công tác thẩm định. - Ngân hàng thường xuyên trang bị nghiệp vụ cho CBTD để họ có khả năng nắm bắt rõ thông tin về KH vay. Đây là một yếu tố rất quan trọng trong quy trình quản lý rủi ro hoạt động cho vay. - Chuyên môn hóa trong nghiệp vụ cho vay KH cá nhân sẽ giúp các nhân viên liên quan phát triển kiến thức chuyên sâu về một khâu trong quy trình cho vay và có khả năng xử lý những vấn đề một cách triệt để. Do đó, chất lượng nghiệp vụ cho vay KH cá nhân cũng được nâng lên. - Hầu hết các nhân viên điều nắm được các thủ tục cần thiết khi cho vay nhưng lại ít biết rõ các quy định trong những trường hợp đặc biệt, trường hợp không thường xuyên và hoạt động kiểm soát cũng thường ít chú ý đến những hoạt động như vậy, Trư ờn Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 74 DAB nói chung và chi nhánh nói riêng cần quy định cụ thể, rõ ràng những trường hợp đặc biệt và phổ biến kỹ càng đến các nhân viên có liên quan. - Chi tiết hóa hệ thống văn bản, quy định để phù hợp với điều kiện của từng chi nhánh; tránh gây máy móc, không rõ ràng cho CBTD. - Lãnh đạo Phòng Kinh Doanh phải yêu cầu CBTD khi phỏng vấn KH cần phải ghi chép vào sổ nhật ký tiếp nhận KH để làm căn cứ kiểm soát quá trình phỏng vấn KH. - Tạo điều kiện cho các nhân viên tín dụng mới vào nắm bắt được thực tế thẩm định cho vay bằng cách cho CBTD mới đi theo khi thực hiện việc thẩm định KH. - Nên có một đội riêng cho công tác thẩm định để đảm bảo về chuyên môn và tính khách quan; nên có một đội ngũ riêng đi thu hồi lãi và gốc trong trường hợp KH chậm trễ trả nợ. - CBTD thường xuyên tới hiện trường kiểm tra, thăm hỏi KH để nắm bắt được tình hình sử dụng vốn vay của KH. - Đối với số tiền lớn thì nên thực hiện giải ngân nhiều lần để hạn chế rủi ro KH không sử dụng đúng mục đích. - Thực hiện định kỳ việc định giá TSĐB theo giá thị trường. - Đối với TSĐB là máy móc thiết bị phải tiến hành kiểm tra thường xuyên hơn vì tính hao mòn cao và khó quản lý. - LĐTD cần thận trọng hơn trong công tác phê duyệt, không nên quá tin tưởng vào kết quả thẩm định của cấp dưới. - Nếu có thể, rút ngắn thời gian từ lúc KH được tiếp cận khoản vay đến lúc giải ngân để không gây chậm trễ cho việc tiếp nhận vốn của KH, đây cũng là một yếu tố giữ chân KH. Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 75 PHẦN III – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Ngân hàng là một ngành kinh doanh rủi ro vì thế để tồn tại và và cạnh tranh, các Ngân hàng phải hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất có thể bằng nhiều giải pháp. Qua nghiên cứu HTKSNB quy trình cho vay KH cá nhân tại chi nhánh DAB tỉnh QN, chúng ta có thể thấy được vai trò rất quan trọng của HTKSNB đối với hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung và hoạt động cho vay nói riêng. Vì vậy, xây dựng và thực hiện một cơ chế KSNB phù hợp và hiệu quả sẽ giúp cho các NHTM phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro xảy ra một cách hiệu quả, nhất là đối với hoạt động cho vay- hoạt động mang lại thu nhập rất lớn cho Ngân hàng. Qua đề tài này, cũng phần nào đưa ra cái nhìn chi tiết hơn về các thủ tục KSNB đối với hoạt động cho vay KH cá nhân trong một NHTM; cũng phần nào đưa những lý thuyết về KSNB vào thực tiễn hoạt động ngân hàng. Trải qua quá trình thực tập tại DAB chi nhánh tỉnh QN tôi đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á- chi nhánh Quảng Ngãi”. Khóa luận đã tổng kết các vấn đề lý luận về NHTM và HTKSNB; nghiên cứu thực trạng HTKSNB trong quy trình cho vay KH cá nhân tại chi nhánh. Thông qua thực trạng hoạt động KSNB quy trình cho vay KH cá nhân; đưa ra những nhận xét, đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động cho vay KH cá nhân của chi nhánh để từ đó đưa ra các giải pháp hướng tới hoàn thiện HTKSNB đối với quy trình cho vay KH cá nhân. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như năng lực cá nhân, điều kiện về thời gian và đặc thù công việc nên đề tài vẫn còn nhiều hạn chế sau: - Khóa luận gặp phải những hạn chế về thông tin từ phía ngân hàng. - Quá trình thực tập không có điều kiện đi thẩm định thực tế; không tham gia các cuộc kiểm tra, kiểm soát của Ngân hàng để thấy được công việc diễn ra như thế nào, có tuân thủ quy định hay không. - Các giải pháp đưa ra chỉ mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định qua thực tế. Trư ờng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh 76 2. Kiến nghị Từ nội dung nghiên cứu và kết quả đạt được, tôi xin đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện và mở rộng đề tài theo một số hướng như sau:  Xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể để đánh giá HTKSNB bộ của Ngân hàng.  Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các hoạt động tín dụng khác như bảo lãnh, chiết khấu thương phiếu, để thấy được tổng quan về hệ thống KSNB trong ngân hàng  Mở rộng phạm vi nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng HTKSNB tại các Ngân hàng khác trên địa bàn thành phố QN; để từ đó có thể so sánh đánh giá HTKSNB quy trình cho vay KH cá nhân tại DAB QN. Có thể tham khảo các giải pháp KSNB quy trình cho vay KH cá nhân từ các Ngân hàng đó để hoàn thiện HTKSNB quy trình cho vay KH cá nhân của chi nhánh DAB QN. Nếu thực hiện được những điều trên thì những kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý và ra quyết định của Ban Lãnh Đạo chi nhánh DAB QN. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Nghiệp vụ Ngân Hàng Thương Mại (Comercial Banking) của TS Nguyễn Minh Kiều (2009), nhà xuất bản Thống Kê. 2. Giáo trình Kiểm Toán Đại Cương do Thạc sĩ Nguyễn Phúc Sinh chủ biên (2010), nhà xuất bản Giao Thông Vận Tải. 3. Giáo trình Tín Dụng Ngân Hàng của PGS. TS Lê Văn Tề (2010), nhà xuất bản Giao Thông Vận Tải. 4. Giáo trình Nghiệp Vụ Ngân Hàng Thương Mại do PGS. TS Nguyễn Dăng Dờn chủ biên (2009) , nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh. 5. Giáo trình Nghiệp Vụ Ngân Hàng Hiện Đại của TS Nguyễn Minh Kiều (2007), nhà xuất bản Thống Kê. 6. Giáo trình Kiểm Toán (2004), khoa kế toán kiểm toán, Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh, NXB Thống Kê. 7. Quy định về cấp tín dụng tại Ngân Hàng Đông Á (QT-DAB-142, ban hành ngày 20/07/2010). 8. Quy trình cho vay ngắn hạn tại Ngân Hàng Đông Á (QT-EAB-19, ban hành ngày 01/08/2006). 9. Chuẩn mực Kiểm Toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành kèm theo quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính). 10. Luật các tổ chức tín dụng được Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 12/12/1997 và được sửa đổi, bổ sung ngày 15/06/2004 . 11. Trang web www.tailieu.VN 12. Trang web www.Google.vnTrư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Phan Thị Trinh PHỤ LỤC Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế