Khóa luận Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - Thu tiền tại Công ty TNHH Bia Huế

anh số bán theo từng nhóm khách hàng, báo cáo nhập-xuất-tồn, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 45 2.2.4. Công tác tổ chức Kiểm Soát 2.2.4.1. Đối với nghiệp vụ Bán hàng  Mục tiêu kiểm soát Nhà quản lí khi xây dựng hệ thống KSNB trong đơn vị đều nhằm hướng đến các mục tiêu nhất định. Tại công ty TNHH Bia Huế mục tiêu mà Ban Giám Đốc công ty hướng đến khi thực hiện các thủ tục kiểm soát là đảm bảo các hoạt động trong công ty được thực hiện theo đúng qui định, đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của công ty, đồng thời phải đảm bảo tính trung thực của các thông tin tài chính. Đối với nghiệp vụ bán hàng, mục tiêu mà Ban Giám Đốc đặt ra là tất cả các nghiệp vụ bán hàng xảy ra đều phải được phản ánh trung thực, chính xác, hợp lí, ngăn ngừa sai phạm có thể xảy ra: ghi sổ thiếu các nghiệp vụ bán hàng, xuất hàng hoá khi chưa có lệnh xuất hàng, số lượng xuất không đúng với yêu cầu trên HĐKT, HĐKT chưa được phê duyệt của những người có thẩm quyền, chứng từ không có đầy đủ các yếu tố cấu thành, không được đánh số thứ tự liên tục. Không những thế Ban giám đốc xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình cũng nhằm mục tiêu chung của công ty là doanh thu bán hàng phải đạt được mức cao nhất mà công ty mong muốn, đồng thời chi phí bỏ ra (giá vốn, chi phí bán hàng) phải ở mức thấp nhất có thể. Đồng thời đảm bảo doanh thu ghi sổ là có thật, đã tính toán đúng và ghi sổ chính xác.  Thủ tục kiểm soát  Đối với khách hàng trong nước Đối tượng khách hàng chủ yếu của công ty TNHH Bia Huế là các đại lí Cấp I, các nhà phân phối. Mỗi năm công ty sẽ kí kết HĐKT đối với các đại lí và nhà phân phối này. Khi đạt được các thỏa thuận liên quan và phù hợp với cả 2 bên thì công ty có trách nhiệm cung cấp sản phẩm cho các đại lí và nhà phân phối đó trong vòng 1 năm và sau khi kết thúc hợp đồng thì phải kí lại nếu muốn tiếp tục phân phối sản phẩm của công ty. Trư ờ g Đạ i ọ c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 46 Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán công nợ Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán bán hàng Khách hàng -Đơn đặt hàng -Lệnh chuyển tiền Đối chiếu số tiền 2 chứng từ -Đơn đặt hàng -Lệnh chuyển tiền 1 1 Nhập dữ liệu về khách hàng Kiểm tra công nợ về số tiền và vỏ két Tập tin khách hàng -Đơn đặt hàng -Lệnh chuyển tiền 2 2 Lập đơn đặt hàng -Lệnh chuyển tiền -Đơn đặt hàng Đơn bán hàng Hồ sơ chứng từ đặt hàng -Đơn đặt hàng -Lệnh chuyển tiền 3 3 Lập hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng A - 2 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 47 Thủ kho Nhân viên kế toán công nợ A - 2 Hóa đơn bán hàng Xuất kho và xác nhận trên hóa đơn Hóa đơn bán hàng 4 Khách hàng N 4 Hóa đơn bán hàng Cập nhập công nợ về số tiền và vỏ két Kiểm tra công nợ về số tiền và vỏ két Công nợ khách hàng đã cập nhật Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng N5 Sơ đồ 2.3: Lưu đồ chu trình Bán hàng tại Công ty TNHH Bia HuếTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 48 (1) Nhận và xử lý đơn đặt hàng Với đặc điểm khách hàng của công ty là phân bố rộng khắp từ Bắc về Nam nên sẽ xảy ra khá nhiều hoạt động đặt hàng qua điện thoại hoặc fax. Bên cạnh đó những khách hàng của công ty là những khách hàng lâu dài, có mối quan hệ mất thiết đối với công ty nên việc đặt hàng qua điện thoại hoặc fax là rất thuận tiện. Đối với những khách hàng nằm trong địa phận Thừa Thiên Huế, nếu có nhu cầu mua hàng, đại lí sẽ cử người đến để điền vào “Phiếu yêu cầu mua hàng” làm cơ sở để Bộ phận bán hàng xem xét lập lệnh xuất kho. Đối với những khách hàng đặt hàng bằng fax thì công ty còn có cơ sở để đối chiếu về sau, nhưng đối với những khách hàng đặt hàng bằng điện thoại thì rất khó có thể đối chiếu hoạt động đặt hàng này nếu có những sai sót xảy ra, mặt khác hình thức này có dễ gây ra nhầm lẫn và sai sót. Chẳng hạn như khi khách hàng đặt hàng bằng điện thoại, nếu nhân viên bán hàng ghi nhận thông tin đặt hàng không đầy đủ hoặc có sai sót nhầm lẫn về số lượng đặt hàng thì đến thời hạn giao hàng sẽ gây ra nhầm lẫn trong số lượng hàng giao, việc này dễ gây mất lòng tin và uy tín của công ty. Đồng thời khách hàng còn gửi kèm Lệnh chuyển tiền. Sau khi nhận được đơn đặt hàng cũng như Lệnh chuyển tiền từ phía khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành đối chiếu số tiền trên 2 chứng từ xem đã khớp với nhau hay không. Sau đó chuyển 2 chứng từ này cho Nhân viên kế toán công nợ để nhân viên này tiến hành nhập các dữ liệu liên quan đến khách hàng. Các dữ liệu liên quan đến khách hàng bao gồm: công nợ của khách hàng và các vỏ két mà khách hàng còn nợ. Nếu phù hợp với các yêu cầu trên thì đơn đặt hàng đã được duyệt. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 49 Biểu mẫu 2.1: GIẤY YÊU CẦU ĐẶT HÀNG Đại lý : DNTN Ngọc Tiến Địa chỉ : P. Thủy Phương - TX. Hương Thủy - Huế Chủng loại Số lượng Huda chai 45cl 225 Huda chai 35,5cl Festival 33cl 70 Hue beer Lon Festival Huda lon 33cl (24) 50 (2) Lập Hóa đơn bán hàng và chuyển giao hàng hóa Sau khi đơn đặt hàng đã được duyệt sẽ được chuyển về lại nhân viên bán hàng. Tại đây, nhân viên bán hàng sẽ nhập dữ liệu bao gồm các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng: số lượng, ngày giao hàng, khách hàng, loại sản phẩmvà xuất ra bộ chứng từ đặt hàng giao cho nhân viên kế toán bán hàng. Khi nhận được Bộ chứng từ đặt hàng, nhân viên kế toán bán hàng sẽ tiến hành xuất Hóa đơn bán hàng gồm có 3 liên và gửi đến thủ kho. Tại công ty TNHH Bia Huế, Hóa đơn bán hàng cũng được xem như một phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng được lập theo số lượng sản phẩm thực nhận của khách hàng, hoá đơn được xét duyệt bởi đầy đủ các bộ phận theo qui định của chế độ kế toán Việt Nam. Hóa đơn bán hàng phải được xét duyệt bởi nhân viên bán hàng, người nhận hàng và thủ kho. Căn cứ vào Hóa đơn bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho có trách nhiệm giao đúng hàng hóa, số lượng, chủng loại, còn người nhận hàng sẽ tiến hành kiểm nhận số lượng cũng như chất lượng được giao.Việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và người nhận hàng hóa đảm bảo cho công tác giao nhận hàng hoá được thực hiện theo đúng qui định. Trư ờn Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 50 Tùy vào các điều khoản trong HĐKT đã được kí giữa khách hàng và công ty, việc chuyên chở cho các đại lí và nhà phân phối cũng khác nhau. Đa phần các khách hàng nằm trên địa bàn Thừa Thiên Huế sẽ cho xe chuyên chở đến tận công ty để nhận hàng. Còn những đại lí hay nhà phân phối ở các địa bàn khác, công ty sẽ chuyển hàng trực tiếp đến các nhà phân phối, do đó những trường hợp này giá bán của công ty bao gồm giá nền cộng với chi phí vận chuyển. Sau khi đã xuất kho hàng hóa, dựa trên số lượng thực nhận Thủ kho kí xác nhận trên HĐBH. 1 liên HĐBH sẽ được gửi đến nhân viên kế toán công nợ để cập nhật công nợ, 1 liên HĐBH sẽ được lưu tại bộ phận Kho, còn 1 liên sẽ gửi trả lại cho khách hàng. Bảng 2.6: Bảng thanh toán vận chuyển nội bộ Từ ngày 01/09/2012 đến ngày 31/12/2012 KHU VỰC THANH HÓA ĐVT: VNĐ STT TÊN ĐẠI LÝ HUDA CHAI HUDA LON 24 HUDA LON 12 THÀNH TIỀN 1 CD0284 Hoàng Văn Trung - Thanh Hóa 1.700 500 - 1.860.000 2 CD0285 Cty Đầu tư Ba Đình - Thanh Hóa 1.200 1.000 - 1.960.000 3 CD0286 Trần Thị Oanh - Thanh Hóa - - - - 4 CD0287 Lê Thị Hiền - Thanh Hóa - - - - 5 CD0293 Cty TNHH Bia - Nước giải khát Vĩnh Thành - 100 - 100.000 Cộng 2.900 1.600 - 3.920.000Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 51 Biểu mẫu 2.2: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG INVOICE Liên 3 (Sheet 3): Nội bộ Ngàythángnăm 20. Mẫu số (Form): Ký hiệu (Series): Số (No): Đơn vị bán hàng (Sale Name): CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN BIA HUẾ Địa chỉ (Address) : 243 Nguyễn Sinh Cung, Phú Thượng, Phú Vang, TT.Huế Mã số thuế (Tax Code) : 3300100586 Điện thoại (Tel) : 84.54.3850164 Fax: 84.54.3850171 Số tài khoản (Account No.) : 4000211008037 Ngân hàng (Bank): Chi nhánh Ngânhàng Nông nghiệp Thừa Thiên Huế Họ tên người mua hàng (Customer name): Tên đơn vị (Customer Company): DNTN Ngọc Tiến Mã số thuế (Tax Code): 3300212071 Địa chỉ (Address): P. Thủy Phương - TX Hương Thủy, Huế Hình thức thanh toán (Terms of payment):UNC (18/01/12) Số tài khoản (Account No.): Đơn đặt hàng (Order no): SIO-1210-2887 PNBB (Packaging receipt no): Huế STT (No.) Tên hàng hóa, dịch vụ (Description) Đơn vị tính (Unit) Số lượng (Quantit y) Đơn giá (Unit price) Thành tiền (Amount) 1 2 3 4 5 6=4x5 .......... 1 .......... 2 .......... 3 ........... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............................................................ HUDA BTL 45CL 20btl (Excl.btl) ................................................................ FEST BTL 33CL 24btl (Excl.btl) ................................................................ HUDA CAN 33CL(24C/C) ................................................................ ................................................................ ................................................................ ................................................................ ................................................................ ................................................................ ................................................................ ................................................................ .................. CRATE .................. CRATE .................. CARTON .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. 225 ............. 70 ............. 50 ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. .................... 92.727 .................... 45.455 .................... 63.636 .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ......................... 20.863.636 ......................... 10.181.818 ......................... 8.181.818 ......................... ......................... ......................... ......................... ........................... ....................... ......................... ......................... Cộng tiền hàng (Total): 39.227.279 Thuế suất GTGT (VAT):.....10..........% Tiền thuế GTGT (VAT): 3.922.727 Tổng cộng (Total): 43.150.000 Số tiền viết bằng chữ (In words):..Bốn mươi ba triệu một trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.. ............................................................................................................................................................ Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 52 (3) Cập nhật công nợ và ghi nhận doanh thu: Sau khi kế toán công nợ nhận được HĐBH từ thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu số tiền, vỏ két và hồ sơ chứng từ bán hàng, tiến hành nhập các dữ liệu liên quan đến hồ sơ của khách hàng để theo dõi công nợ. Hồ sơ chứng từ khách hàng sẽ được lưu tại nhân viên kế toán công nợ. Căn cứ vào HĐBH, hồ sơ chứng từ khách hàng do Phòng bán hàng cung cấp, cuối tháng, kế toán doanh thu sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các dữ liệu có liên quan về khách hàng, số lượng, chủng loại sản phẩm Khi phát hiện ra sai sót, nếu điều chỉnh kịp thời trong tháng thì kế toán doanh thu có thể điều chỉnh cho phù hợp với các số liệu có liên quan. Nếu đã qua ngày khóa sổ kế toán, kế toán doanh thu có thể điều chỉnh ở tháng sau cho phù hợp. Bảng 2.7: Báo cáo doanh thu bán hàng Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 ĐVT: VNĐ Mã KH Họ và tên Số lượng Tổng tiền CD0116 DNTN Tuấn Mỹ 25.375 3.384.882.728,64 CD0213 Đậu Thị Thanh 2.888 355.100.000,34 Tổng cộng 28.263 3.739.982.728,98 (4) Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản làm giảm lợi ích của công ty, do vậy kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu cũng sẽ xác định được chính xác doanh thu tiêu thụ trong kỳ, đồng thời kiểm soát được ảnh hưởng của các chính sách tiêu thụ mà công ty đã đề ra đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 53  Các khoản chiết khấu Việc chiết khấu được thực hiện theo quy định của công ty do Giám đốc phê duyệt. Đây là biện pháp kiểm soát tốt nhất tránh nhân viên bán hàng tự ý chiết khấu cho khách hàng. Theo quy định về chiết khấu của công ty, khách hàng sẽ nhận được tiền hoa hồng là 2% doanh số mua hàng, hoa hồng không áp dụng cho doanh số bán ra của bia Carlsberg. Việc chiết khấu được tiến hành vào cuối tháng khi đại lý tiến hành xuất hóa đơn GTGT. Nhân viên kế toán doanh thu hàng tháng sẽ lập Bảng tổng hợp hoa hồng cho đại lý. Sau khi nhận được hóa đơn GTGT do khách hàng gửi đến, nhân viên kế toán doanh thu tiến hành đối chiếu với số tiền hoa hồng mà khách hàng thực nhận, nếu trùng khớp thì kế toán doanh thu sẽ xác nhận cho kế toán chi phí chi trả cho khách hàng hoặc số tiền hoa hồng sẽ được trừ vào các khoản thanh toán trong các lần đặt hàng sau. Hàng đổi bù Hàng đổi bù là sản phẩm đã tiêu thụ của công ty, tuy nhiên trong quá trình tiêu thụ, có một số két xảy ra sự cố, sản phẩm hư hỏng do lỗi sản xuất còn trong thời hạn sử dụng in trên vỏ sản phẩm, chai bia bị vỡ trong quá trình vận chuyển, hay những chai rỗng sẽ được công ty chấp nhận đổi hàng bù cho khách hàng. Do các sự cố đối với các sản phẩm của công ty xảy ra không thường xuyên với số lượng ít nên công ty không tiến hành ghi sổ hay theo dõi các nghiệp vụ đổi hàng bù này và chỉ có một nhân viên kiểm vỏ để xác nhận những sự cố hỏng hóc này. Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 54 Bảng 2.8: Bảng thanh toán hoa hồng đại lý Tháng 12 năm 2012 ĐVT: VNĐ STT Tên đại lý Doanh thu Hoa hồng 2% được nhận Ký nhận 1 CTY TNHH AN THỦY 3.576.180.000 71.523.600 2 CTY TNHH MTV THẠCH HÀ 5.658.038.000 113.160.760 3 DNTN THU HỒNG 8.581.536.500 171.630.730 4 DNTN TMDV CẨM VÂN 12.369.250.000 247.385.000 Tổng cộng 30.185.004.500 603.700.050 Đối với nghiệp vụ xuất khẩu Hoạt động xuất khẩu là một trong những hoạt động quan trọng của công ty, nhận thấy thị trường bên ngoài tương đối rộng lớn, và những sản phẩm đa dạng của công ty có thể tiêu thụ được và ngày càng được ưa chuộng nên công ty đang không ngừng mở rộng thị trường xuất khẩu. Sản phẩm của công ty hiện nay đã có mặt tại nhiều nước trên thế giới như các nước thuộc khu vực Đông Nam Á: Lào, Indonesia... đây cũng là thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty. Bên cạnh đó công ty cũng thường xuyên nhận được các đơn đặt hàng từ các nước Châu Âu như Anh, Pháp cũng như những nước trong khu vực Châu Mỹ như Hòa Kỳ Nhìn chung, Lưu đồ xuất khẩu sản phẩm của công ty gần giống như lưu đồ bán sản phẩm trong nước cho các đại lý bán lẻ, chỉ khác ở nghiệp vụ giao hàng tại các bến cảng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 55 Khi muốn đặt hàng, các khách hàng nước ngoài sẽ tiến hành giao dịch qua Email với nhân viên bán hàng đồng thời chuyển tiền qua ngân hàng đã được thõa thuận trong HĐKT. Sau khi nhận được Giấy báo có từ ngân hàng, nhân viên bán hàng sẽ xuất HĐBH ghi rõ chủng loại sản phẩm và số lượng mà khách hàng đã đặt làm cơ sở giao hàng cho khách hàng. Làm tờ khai hàng xuất khẩu để tiện việc theo dõi tình hình xuất khẩu và tránh sai sót trong nghiệp vụ xuât khấu về chất lượng, mẫu mã sản phẩm giao cho khách hàng. Sau khi HĐBH chuyển về cho bộ phận kho, thủ kho xem xét số lượng sản phẩm và cho các phương tiện vận chuyển tiến hành chuyên chở sản phẩm cho khách hàng tại bến cảng. Khi lập HĐKT, cả công ty và khách hàng sẽ thõa thuận với nhau về đơn vị trung gian chuyên chở cho các sản phẩm của công ty đến với khách hàng. Do đó, khi hàng được giao tại bến cảng như đã thõa thuận, đơn vị trung gian này có trách nhiệm chuyển giao hàng hóa cho khách hàng của công ty theo đúng số lượng, chủng loại sản phẩm, quy cách và thời hạn giao hàng đã thõa thuận trên HĐKT. Bộ chứng từ giao cho khách hàng bao gồm: Tờ khai hải quan, Hóa đơn, chứng từ thu tiền. Trư ờng Đạ i họ c K nh t ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 56 Biểu mẫu 2.3: INVOICE Liên 3 (Sheet 3): Nội bộ Ngàythángnăm 20. Form: 06HDXK3/001 Series: AB/11P No: 0000058 Export Company : HUE BREWERY LTD Address : 243 Nguyen Sinh Cung Street, Hue City, Vietnam Tax Code :3300100586 Tel : 84.54.3850164 Fax: 84.54.3850171 Account No : 016.1.37.000459.3 D D5 At Vietcombank, Hue Branch Customer: Chuin Hou Trading Address: No.8 Butter Worth Lane # 18 - 12 Account number: Telephone: 05.812.792.08 Contract number: Huda - Singapore 25/1 Contract Date: Term of payment: UNC Loading place: Unloading place: No Items/service Unit Quantity Unit price Amount 1 2 3 4 5 6=4x5 1 HUDA BEER 500ml CANS (12,8% alcool) CARTON 1.400 9,2 12.880 Value of goods 12.880 USD In words: Mười hai nghìn tám trăm tám mươi đô la. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 57 2.2.4.2. Đối với nghiệp vụ Thu tiền Mục tiêu kiểm soát Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền đều tồn tại trong nó rất nhiều rủi ro, nhất là đối với một công ty lớn như công ty Bia Huế, hằng ngày phát sinh rất nhiều các khoản phải thu tiền, do đó vấn đề kiểm soát nghiệp vụ thu tiền được Ban giám đốc công ty rất quan tâm. Do đó, để tránh thất thoát cũng như ngăn chặn các trường hợp kế toán có thể lợi dụng sơ hở để biển thủ tiền thu từ khách hàng các khoản tiền khách hàng đã trả, công ty khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Bên cạnh đó, công ty thường xuyên bán hàng cho các địa lý với một số lượng lớn, do đó, theo quy định, đối với những đơn hàng có giá trị trên 20 triệu đồng thì phải giao dịch qua ngân hàng. Vì vậy, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt rất ít xảy ra tại công ty TNHH Bia Huế. Mục tiêu chung nhất đối với kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mà Ban giám đốc muốn đạt được đó là các nghiệp thu tiền phải đảm bảo thu đủ thu đúng. Tức là các khoản tiền ghi sổ là đã thực sự nhận được, số tiền đã thu đều được ghi sổ một cách đầy đủ. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác các khoản thu tiền gửi đã ghi chép và cộng dồn đúng. Các khoản thu phải được ghi chép chính xác tên khách hàng tránh nhầm lẫn các khách hàng gây tranh cãi, mất uy tín đối với khách hàng. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Trư ờng Đạ i họ c K inh ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 58 Nhân viên kế toán ngân hàng Nhân viên kế toán công nợ Sơ đồ 2.4: Lưu đồ thu tiền qua ngân hàng tại công ty TNHH Bia Huế Tại công ty, các khách hàng phải thanh toán tiền hàng thông qua hệ thống ngân hàng và như vậy các giấy báo của ngân hàng là chứng từ quan trọng, giấy báo được ngân hàng gửi cho công ty thường xuyên theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi nhận được “giấy báo Có” của ngân hàng, kế toán ngân hàng kiểm tra sự hợp lệ, tính hiệu lực. Đồng thời nhập dữ liệu về số tiền và số chừng từ đến từng tài khoản của khách hàng để cập nhật dữ liệu công nợ cho khách hàng và xuất ra hồ sơ chứng từ thu tiền và được lưu tại phòng kế toán. Ngân hàng Giấy báo Có Nhập số tiền và số chứng từ đến từng tài khoản khách hàng Cập nhật công nợ của khách hàng (số tiền) Công nợ khách hàng Hồ sơ chứng từ thu tiền N 6 5 6 Công nợ khách hàng đã cập nhật Kiểm tra, đối chiếu số tiền trên công nợ khách hàng Chi tiết công nợ khách hàng đã cập nhật Công nợ khách hàng đã cập nhật Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 59 Sau đó kế toán công nợ dựa vào dữ liệu công nợ khách hàng được cập nhật để kiểm tra đối chiếu với số tiền mà khách hàng thực sự nợ của công ty. Nếu phù hợp sẽ cập nhật vào chi tiết công nợ khách hàng. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu Chính sách tín dụng của công ty. Tại công ty TNHH Bia Huế đã có những quy định rõ ràng về chính sách bán chịu cho khách hàng. Công ty đã áp dụng rộng rãi chính sách tín dụng này cho các khách hàng truyền thống của mình và các khoản khách hàng nợ phải được ngân hàng bảo lãnh. Cụ thể là công ty áp dụng chính sách bán chịu cho khách hàng vào ngày thứ 7 hàng tuần, vì tại ngày này, các ngân hàng thường nghỉ làm và không thể chuyển Lệnh chuyển tiền đến công ty. Đến ngày đầu tuần làm việc, khi nhận được Lệnh chuyển tiền do ngân hàng chuyển đến, nhân viên công nợ sẽ tiến hành kiểm tra số tiền và cập nhật công nợ cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng mua hàng trong những ngày lễ, công ty sẽ phê duyệt cho khách hàng mua nợ vì vào những ngày này, các ngân hàng thường được nghỉ làm. Và sau dịp nghỉ lễ, Đại lý sẽ yêu cầu ngân hàng chuyển Lệnh chuyển tiền đến công ty. Đối với các khách hàng truyền thống muốn mua chịu, việc xét duyệt bán chịu được thông qua bởi Giám đốc tài chính. Tuy nhiên, thời gian tín dụng mà công ty áp dụng là ngắn, khoảng từ 3 đến 4 ngày kể từ ngày bán chịu. Công ty không chấp nhận bán chịu cho những khách hàng có thời gian nợ quá lâu. Đối với các khách hàng mới hoặc khách hàng nước ngoài, công ty chỉ chuyển hàng khi Ngân hàng chuyển Lệnh chuyển tiền đến cho công ty. Quản lý khách hàng nợ Tại công ty TNHH Bia Huế, khi lập phiếu yêu cầu mua hàng, đồng thời khách hàng phải lập Lệnh chuyển tiền và gửi đến nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra số tiền ghi nhận trên Lệnh chuyển tiền và đối chiếu với phiếu yêu cầu mua hàng của khách hàng để tiền hành xuất HĐBH. Đây được coi là cách đảm bảo an toàn cho các khoản thu dựa vào khả năng chi trả của khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 60 Công ty quản lý rất tốt các khoản phải thu của khách hàng. Đa phần các khách hàng của công ty là các đại lý, các nhà phân phối có mối quan hệ lâu năm với công ty. Dựa vào uy tín của khách hàng để công ty có thể đưa ra các quyết định bán chịu. Tuy nhiên, khách hàng phải thanh toán các khoản nợ trong thời hạn sớm nhất, từ 3 - 4 ngày. Việc thanh toán nợ của khách hàng còn phụ thuộc vào thời gian Ngân hàng của khách hàng chuyển tiền cho công ty. Trong trường hợp, một khách hàng truyền thống của công ty muốn mua nợ thì phòng bán hàng sẽ xin ý kiến từ Giám đốc tài chính. Giám đốc tài chính sẽ xem xét uy tín khách hàng, khả năng trả nợ, thời hạn hoàn trả các khoản nợ cho công ty để đưa ra các quyết định. Nếu được phê duyệt, nhân viên phòng bán hàng mới được phép xuất HĐBH cho khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 61 Biểu mẫu 2.4: SAO KÊ TÀI KHOẢN ACCOUNT STATEMENT Kỳ sao kê/from 30/05/2012 tới/to 30/05/2012 Số tài khoản: 1023985 (0000675105) Tên khách hàng: CTY TNHH BIA HUE Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán Địa chỉ: 243 Nguyen Sinh Cung Loại tiền tệ: VND Mã số KH: 24871 Hạn mức thấu chi: 0 Số dư đầu kì Tổng phát sinh có Tổng phát sinh nợ Số dư cuối kì 13,889,21,372 2,169,660,000 0 16,058,870,372 Chi tiết giao dịch: STT Nội dung Số chứng từ Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư Ngày giao dịch 30/05/2012 1 DNTN HIEU LIEN CT MHANG FT1215164826 48,000,000 13,937,210,372 2 DNTN BAO HAN CT MHANG FT1215163574 532,000,000 15,787,710,372 3 DNTN ANH THE CT MHANG FT1215168740 54,320,000 16,039,520,372 4 DNTN HUONG LY CT MHANG FT1215160022 19,350,000 16,058,870,372 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 62 Bảng 2.9: Sổ chi tiết công nợ khách hàng Từ 12/2012 đến 01/2013 ĐVT: VNĐ STT Tên khách hàng Số dư đầu kì 01/12/12 - 31/12/12 01/01/13 - 31/01/13 Số dư cuối kì Tổng CD0001 Nguyễn Văn Tuấn 112,624,682.9184 0.00 0.00 0.00 112,624,682.9184 CD0002 DNTN Bảo Minh - Phú Thọ 51,142,300.00 0.00 0.00 0.00 51,142,300.00 CD0005 CTy CP TM&DL Bến Thành 0.00 0.00 0.00 1,598,259,147.5018 1,598,259,147.5018 CD0006 CTy TNHH Phúc Sinh -238,411.3934 238,000.00 0.00 0.00 -411.3934 Tổng 163,528,571.5 238,000.00 0.00 1,598,259,147.5018 1,762,025,719.00 Tổ chức công tác thu hồi nợ Chính sách tín dụng của công ty tương đối rõ ràng và áp dụng rộng rãi đối với tất các các khách hàng. Ngoài ra, công ty chỉ xuất HĐBH cho những khách hàng khi đặt hàng có kèm theo lệnh chuyển tiền từ ngân hàng. Do đó, các khoản phải thu của công ty rất ít. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, khách hàng thanh toán tiền hàng chậm so với thời gian tín dụng của công ty, Giám đốc tài chính sẽ gửi Giấy đề nghị thanh toán các khoản nợ cho công ty đến khách hàng đồng thời ngưng các hoạt động cung cấp sản phẩm cho khách hàng đó. Nếu sau khi gửi giấy đề nghị thanh toán mà khách hàng vẫn chưa gửi tiền hàng cho công ty, lúc đó công ty sẽ cử nhân viên trực tiếp đến khách hàng để thu nợ. Xử lí các khoản nợ phải thu khó đòi Chính sách tín dụng của Công ty khá chặt chẽ, do đó rất ít các trường hợp khách hàng chậm thanh toán tiền hàng cho công ty quá thời gian tín dụng cho phép. Chính yêu cầu gửi kèm lệnh chuyển tiền cùng với đơn đặt hàng đã giúp cho công ty kiểm soát rất tốt các khoản thanh toán của khách hàng. Trong những trường hợp khách hàng thanh toán chậm thì phòng bán hàng sẽ không xét duyệt đơn đặt hàng cho khách hàng đó, cho đến khi khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ tiền hàng cho công ty, Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 63 đồng thời cũng khép chặt hơn các yêu cầu bán hàng đối với những khách hàng này. Vì vậy, công ty không thường xuyên lập các khoản trích lập các khoản nợ phải thu khó đòi. Trong một số trường hợp, khi khách hàng do vấn đề tài chính mà không thể thanh toán tiền hàng cho công ty, lúc đó công ty sẽ cử nhân viên đến để kiểm tra, xem xét sau đó mới trình Ban giám đốc để giải quyết. Quản lí công nợ hoạt động xuất khẩu Hiện tại, công ty chỉ bán hàng cho các khách hàng nước ngoài khi nhận được lệnh chuyển tiền từ khách hàng. Việc này sẽ hạn chế được các rủi ro khi khách hàng chậm thanh toán tiền hàng hoặc không có khả năng thanh toán cho công ty, do sự khác biệt về khoảng cách địa lí, vấn đề thu hồi nợ sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, khách hàng nước ngoài được ngân hàng phục vụ bảo lãnh cho các khoản nợ của công ty, công ty sẽ chấp nhận xuất hàng bán cho khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 64 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ 3.1. Đánh giá ưu, nhược về công tác KSNB chu trình Bán hàng- Thu tiền 3.1.1. Nhận xét chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty 3.1.1. 1. Ưu điểm Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song quan trọng nhất phải kể đến là công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát. Mà điều này lại phụ thuộc hoàn toàn vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nếu đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ thì ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót trọng yếu cũng như bảo đảm thực hiện được các mục tiêu của đơn vị. Ngược lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ mặc dù đã được hình thành nhưng những hoạt động và thủ tục kiểm tra, kiểm soát không được kết hợp lại thành một hệ thống hoàn chỉnh thì nhiều khi các thủ tục và quy trình đặt ra chỉ mang tính hình thức, không phát huy hết hiệu quả thực sự mà người quản lý cần. Qua một thời gian ngắn thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người mà đặc biệt là các cô chú phòng kế toán để tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Bằng những gì tìm hiểu và quan sát trong thời gian thực tập, em nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty được tổ chức khá chặt chẽ biểu hiện ở những mặt sau: Môi trường kiểm soát - Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới. Với mô hình quản lý hỗn hợp trực tuyến - chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tác kiểm tra kiểm soát trong toàn bộ hoạt động của Công ty. Quyền hạn và trách nhiệm phê duyệt cũng như thực hiện nghiệp vụ bán hàng được phân chia rõ ràng cho các bộ phận và từng cá nhân trong mỗi bộ phận có liên quan. Hơn nữa giữa các phòng ban đều có sự phối hợp, có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Trư ờn Đạ i họ c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 65 - Lãnh đạo Công ty là người liêm chính, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, có năng lực quản lí và năng lực chuyên môn rất tốt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Đây là điều kiện rất thuận lợi để ban giám đốc công ty đề ra các thủ tục, chính sách hợp lý, không ngừng củng cố và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm quản lý, kiểm soát ngày càng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Đồng thời, lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến công việc của nhân viên và luôn trao đổi công việc với nhân viên một cách nghiêm túc nhưng thân thiện đã tạo ra môi trường làm việc thỏa mái; cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ đã tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân. - Các chính sách, thủ tục được quy định rõ ràng và ban hành đến mọi phòng ban, đến từng nhân viên trong Công ty, nâng cao việc tuân thủ các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo các mục tiêu đề ra. - Đội ngũ nhân viên trẻ có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt, năng động, nhiệt tình trong công việc, họ luôn có ý thức trách nhiệm và tinh thần làm việc tích cực, sáng tạo. Họ luôn đề xuất và tư vấn cho ban lãnh đạo những ý tưởng hay và thiết thực để từ đó ban lãnh đạo của công ty có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong công tác quản lí và tổ chức kinh doanh. Mặc dù công việc nhiều hơn so với khả năng đáp ứng hiên tại nhưng lúc nào họ cũng nỗ lực và cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao. Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào. - Sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Để hoạt động của Công ty đi vào nề nếp, kích thích nhân viên hăng say trong công việc, cống hiến hết mình cho Công ty, Công ty đã xây dựng quy chế về lao động, quy chế về tiền lương, chính sách thưởng phạt phân minh, rõ ràng nhằm tạo động cơ tự giác thúc đẩy người lao động phát huy tính chủ động, sáng tạo trong công việc, tăng cường vai trò trách nhiệm của mỗi cá nhân, từng bộ phận, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. - Môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu đạo đức nghề nghiệp cần thiết đã góp phần hạn chế các gian lận, sai sót xảy ra. Từ đó, đã làm giảm đáng kể các hoạt động kiểm soát phải có ở các doanh nghiệp khác. Trư ờ Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 66 - Công ty rất quan tâm đến sức khỏe của CBCNV trong công ty, thường xuyên tổ chức các buổi khám sức khỏe ngay tại công ty, tạo điều kiện thuận lời cho toàn bộ nhân viên được kiểm tra và chăm sóc sức khỏe, giúp cho nhân viên yên tâm làm việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. - Công ty thường tổ chức hội thảo, các lớp tập huấn và mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho CBCNV nhằm phổ biến các thông tin mới và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên tạo nên hiệu quả hoạt động và hạn chế những sai sót xảy ra, giảm được khối lượng công tác kiểm soát cho nhà quản lí.  Hệ thống kế toán - Kế toán Công ty luôn vận dụng chế độ kế toán mới nhất để tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Công tác kế toán trong từng khâu nghiệp vụ được kế toán thực hiện tốt, đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lý của Lãnh đạo Công ty. Hình thức ghi chép cũng như việc hạch toán tổng hợp thể hiện tính logic, sáng tạo và nhạy bén của đội ngũ kế toán điều đó đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty. - Hệ thống sổ sách kế toán chứng từ ghi sổ được bộ phận kế toán vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Chứng từ được tập hợp thành quyển theo nội dung, được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. - Phân công khối lượng công việc rõ ràng cho từng nhân viên theo trình độ, năng lực, không có sự chồng chéo công việc của mỗi nhân viên để đảm bảo cho việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận. - Có hệ thống tài khoản riêng biệt phù hợp với Chuẩn mực Kế toán cũng như phù hợp với yêu cầu quản lí của công ty. Nhìn chung, công tác kế toán tại Công ty đã đảm bảo gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty.  Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát tại công ty được Ban giám đốc ký duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban cùng thực hiện. Các thủ tục kiểm soát được Ban giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Trư ờn Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 67 - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: tại công ty, mọi phòng ban đều được phân chia trách nhiệm khá rõ ràng và cụ thể. Chẳng hạn như phòng bán hàng có nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt và kiểm tra Hàng tồn kho có đầy đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không, xuất hóa đơn bán hàng và ghi nhận công nợ phải thu của khách hàng. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được công ty áp dụng khá tốt như thủ quỹ và kế toán tiền là hai người riêng biệt, hay thủ kho không đồng thời là kế toán hàng tồn kho. - Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: tại công ty, hỗ trợ cho Tổng giám đốc là các Giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau, ví dụ giám đốc tài chính, giám đốc nhân sự Mỗi người sẽ quản lí một phân mảng khác nhau, lập các kế hoạch và điều hành các hoạt động theo mục tiêu, định hướng mà công ty đặt ra. Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm, gian lận một cách tốt hơn. Điều đó cũng có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. 3.1.1.2. Nhược điểm HTKSNB Công Ty hiện nay là do Giám đốc Công Ty tổ chức và điều hành. Các nhân viên trong Công Ty là người thực hiên kiểm soát chứ không phải do một bộ phận độc lập, chuyên trách kiểm tra, kiểm soát. Bởi vậy nếu có sự cấu kết, thông đồng giữa các thành viên trong Công Ty thì Giám đốc sẽ khó mà phát hiện được Một hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty là tuy đã thực hiện nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng các nhân viên trong Công ty thông đồng, cấu kết với nhau hoặc cấu kết với các đối tượng bên ngoài để thực hiện hành vi gian lận gây thất thoát tài sản của Công ty. Hiện nay tại Công ty sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng chính xác, kịp thời. Tuy nhiên việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc cập Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 68 nhập thông tin đầu vào của nhân viên phụ trách phải chính xác, kịp thời. Do vậy, nếu chỉ một sai sót nhỏ sảy ra sẽ khiến cho báo cáo tài chính do máy tính sử lí sẽ cung cấp thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị. 3.1.2. Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền tại công ty 3.1.2.1. Ưu điểm - Nhìn chung công tác tổ chức kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Bia Huế được tổ chức khá tốt. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Không để xảy ra tình trạng chứng từ, hoá đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạng chứng từ, hoá đơn bị đối tượng gian lận sử dụng sai mục đích, có thể làm ảnh hưởng đến ảnh hưởng đến công ty về nhiều mặt. - Công ty đã sử dụng liên 1 của HĐBH để thay thế cho phiếu xuất kho. Tại công ty, do đặc điểm kinh doanh, nên công ty chỉ chấp nhận đơn đặt hàng và xuất HĐBH khi khách hàng đồng ý thanh toán cho công ty. Nếu khách hàng không chấp nhận thanh toán khi hàng được giao tại kho của khách hàng, lúc đó công ty sẽ chịu thêm chi phí của việc chuyên chở và vỏ két. Điều này sẽ giúp công ty kiểm soát tốt hơn hoạt động chuyển giao hàng và tiết kiệm chi phí. - Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể rõ ràng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện một cách dễ dàng và đạt hiệu quả. - Mỗi nhân viên bán hàng đều tuân thủ các bước thủ tục cho từng giai đoạn trong chu trình bán hàng - thu tiền. Mỗi nhân viên trong quá trình thực hiện công việc bán hàng - thu tiền đều cân nhắc đến hiệu quả hoạt động và lợi ích chung của Công ty. - Với việc áp dụng chính sách tín dụng rõ ràng sẽ giúp công ty giảm bớt các rủi ro hình thành các khoản thu khó đòi. - Việc tổ chức hạch toán được thực hiện khá khoa học cho nên mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhiều nhưng không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc . - Công ty yêu cầu khách hàng khi gửi Đơn đặt hàng phải có kèm theo Lệnh chuyển tiền. Sau khi đối chiếu kiểm tra và xác nhận số tiền khớp với nhau, thì Đơn đặt hàng mới được duyệt. Điều này đã hạn chế khả năng khách hàng có thể gian lận, hàng đã gửi đi nhưng khách hàng không thanh toán hoặc cho thấy tình hình tài chính của Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 69 khách hàng. Đây là một hình thức kiểm soát rất tốt đối với hoạt động bán hàng tại công ty. - Công ty kiểm soát rất chặt chẽ đối với công nợ của khách hàng nên đã hạn chế tối đa rủi ro tổn thất công nợ. Trên thực tế, tại công ty cũng chưa có trường hợp nào phải xóa nợ, thất thoát công nợ nên đã chứng tỏ được một phần nào sự hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng - Thu tiền tại công ty. - Việc phân quyền truy cập hệ thống của công ty cũng được thực hiện hết sức chặt chẽ. Mỗi nhân viên trong công ty sẽ được phân quyền truy cập với một tài khoản riêng biệt và chỉ được truy cập vào dữ liệu liên quan đến phần hành của mình và chỉ được xem các dữ liệu khác khi được hệ thống cho phép. Đây thực sự là một cách kiểm soát thông tin rất hữu hiệu và chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lí của công ty. 3.1.2.2. Nhược điểm - Nhận và xử lí đơn đặt hàng: Một số khách hàng ở ngoài địa bàn tỉnh hoặc là các khách hàng nước ngoài có thể đặt hàng công ty thông qua email, fax hoặc là đặt hàng qua điện thoại. Đối với việc đặt hàng qua email hoặc fax thì công ty có căn cứ đối chiếu về sau, còn khi khách hàng đặt hàng thông qua điện thoại có thể xảy ra tình trạng nhân viên bán hàng có thể ghi nhận nhầm lẫn về số lượng hàng hoặc là chủng loại hàng mà khách hàng yêu cầu, điều này gây phiền toái cho không chỉ cho khách hàng mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Trong một số trường hợp khi công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến cho khách hàng thì việc nhầm lẫn này có thể sẽ làm tổn thất đến thời gian và chi phí cho công ty. - Xét duyệt bán chịu: Theo chính sách của công ty, công ty áp dụng bán chịu cho những khách hàng có đơn đặt hàng vào ngày thứ 7 hàng tuần cũng như áp dụng trong những dịp được nghỉ lễ vì vào những ngày này thì ngân hàng phục vụ cho khách hàng thường không làm việc. Điều này cho thấy công ty khá phụ thuộc vào ngày làm việc của ngân hàng và dễ dẫn đến rủi ro trong trường hợp khách hàng có ý định lợi dụng chính sách này của công ty. - Các khoản giảm trừ doanh thu: Các nghiệp vụ hàng đổi bù thường rất ít khi xảy ra, do đó hầu như công ty không có những ghi chép thường xuyên về nghiệp vụ này. Điều này có thể dẫn đến những rủi ro do Thủ kho và người kiểm vỏ có thể thông đồng với nhau, lợi dụng sơ hở để trục lợi cho bản thân. Trư ờn Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 70 3.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng-thu tiền 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ tại công ty Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu kinh doanh đa dạng và quy mô rộng lớn, hoạt động kiểm tra, kiểm soát của Công ty đối với chưa có một bộ phận nào đảm nhận việc rà soát lại hệ thống kế toán và KSNB, giám sát quá trình hoạt động của hệ thống này và tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực; ngăn ngừa và phát hiện kịp thời mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền. Tại Công ty cũng chưa có một bộ phận nào giúp TổngGiám đốc kiểm tra, xác minh độ tin cậy của hệ thống thông tin tài chính, kế toán. Kiểm tra tính chính xác của các báo cáo tài chính trước khi đặt bút ký duyệt. Xuất phát từ những yêu cầu như vậy, chúng ta có thể thấy rằng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Bia Huế là vấn đề cần thiết và tất yếu. Hoàn thiện chính sách nhân sự Con người luôn là chủ thể tạo ra những tác động tích cực hay tiêu cực đến đời sống kinh tế xã hội. Vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn cao cũng như trình độ nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức. Ở công ty TNHH Bia Huế cần phải có một báo cáo về yêu cầu nhân sự của các phòng ban đối với kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, thông tin này sẽ cho phép Tổng Giám đốc xác định nhu cầu nhân sự trong giai đoạn mở rộng quy mô. Khi tuyển dụng nhân sự công ty cần đề ra những tiêu chí cụ thể về trình độ, năng lực, phẩm chất, mức lương... ngay từ đầu để tránh trường hợp người xin việc thì đông mà không đạt yêu cầu cần thiết, mất thời gian. Ngoài ra, Công ty nên tổ chức những cuộc họp nội bộ trao đổi ý kiến giữa các nhân viên với lãnh đạo tạo môi trường làm việc thân thiện, khách quan. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 71 3.2.2. Hoàn thiện thủ tục KSNB trong chu trình Bán hàng - Thu tiền tại công ty TNHH Bia Huế Đối với nghiệp vụ Bán hàng - Cần hạn chế những nghiệp vụ đặt hàng gián tiếp qua email hoặc gọi điện thoại. Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, để tránh những sai sót, nhầm lẫn trong việc ghi nhận, nhân viên bán hàng cần xác nhận lại thật kĩ với khách hàng. Đối với những nghiệp vụ đặt hàng không rõ ràng cần có công tác kiểm tra lại bằng cách gửi thư xác nhận cho khách hàng. - Đối với nghiệp vụ hàng đổi bù, để tránh thất thoát do sự thông đồng giữa Thủ kho và người kiểm vỏ, cần có một chứng từ để ghi nhận sự hiện diện có thực của nghiệp vụ đó. Trên phiếu kiểm soát cần có chữ kí của thủ kho, người kiểm vỏ và cả khách hàng. Cuối tháng, nhân viên kế toán Hàng tồn kho tiến hành tổng hợp và kiểm tra, xác nhận trên phiếu kiểm soát. Điều này phần nào hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra. - Đối với những khách hàng thường xuyên mua nợ vào ngày thứ 7 hoặc trong các dịp lễ, cần có sự kiểm tra đặc biệt. Những khách hàng có tình trạng nợ nhiều thì cần cân nhắc khi xét duyệt đơn đặt hàng của họ, cũng như cần có những sự kiểm duyệt chặt chẽ của bộ phận bán hàng và chỉ xét duyệt đối với những khách hàng truyền thống cũng như uy tín của công ty. - Thiết lập bộ phận kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho: Để tránh việc thủ kho có thể xuất quá số lượng hàng bán thì Công ty nên thêm bộ phận kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho. Làm như vậy, khi bộ phận kiểm toán thực hiện kiểm toán thì họ sẽ nhanh chóng thấy được công tác kiểm soát nội bộ cho hàng hóa xuất kho được thực hiện tốt, rõ ràng. Đối với nghiệp vụ thu tiền Việc quản lí hoạt động thu tiền ở công ty rất chặt chẽ, vì vậy rất khó để xảy ra những rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên, những nghiệp vụ liên quan đến tiền đều chứa đựng nhiều rủi ro, nếu công tác kiểm soát không chặt chẽ sẽ dễ dẫn đến những thất thoát không đáng có. Trư ờng Đạ i họ c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 72 - Trước tiên cần thành lập bộ phận thu hồi nợ để giảm bớt gánh nặng cho bộ phận bán hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ thường xuyên cập nhật tình hình công nợ của khách hàng, theo dõi tình hình tài chính của khách hàng. Khi có trường hợp khách hàng chậm thanh toán các khoản tiền cho công ty, Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ gửi Giấy đề nghị thanh toán đến khách hàng hoặc trong một số trường hợp đối với khách hàng truyền thống, có uy tín, bộ phận xem xét việc gia hạn các khoản nợ đó. Việc thành lập bộ phận này là cần thiết để có thể theo dõi thường xuyên tình hình công nợ của khách hàng và đưa ra những hành động cần thiết khi xảy ra rủi ro. - Quản lí nợ khách hàng: Chúng ta đều biết những rủi ro là không thể tránh khỏi khi áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng. Tuy nhiên, để tiêu thụ được sản phẩm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thì không thể không áp dụng chính sách tín dụng. Vấn đề là phải quyết định áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào để rủi ro là nhỏ nhất. Đây không phải là vấn đề đơn giản. Vì thế nên có sự đánh giá tình hình tài chính của khách hàng trước khi quyết định có áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào đó hay không. Đối với những khách hàng lâu năm thì có thể dựa vào kinh nghiệm để có thể đánh giá, có thể thông qua lịch sử thanh toán các khoản nợ của khách hàng trước đây. Nếu khách hàng nào có lịch sử giao dịch tốt thì công ty có thể áp dụng các chính sách tín dụng thông thoáng hơn, còn nếu khách hàng này trước đây đã từng nợ thời gian lâu, hoặc không giao dịch trong một thời gian và nay trở lại tiếp tục giao dịch thì cần qui định chặt chẽ hơn các chính sách tín dụng, hoặc nên có các yêu cầu ràng buộc như ký cược Đối với những khách hàng mới, bộ phận xét duyệt tín dụng nên tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng. Có thể ban đầu lúc ký hợp đồng phân phối sẽ yêu cầu khách hàng ký cược một khoản để đảm bảo khả năng thanh toán trong tương lai. Nhìn chung công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng nhỏ, ít giao dịch so với các khách hàng lớn và thường xuyên. Đối với những khách hàng có số dư nợ quá mức cho phép mà chưa thanh toán, bộ phận bán hàng cần yêu cầu thanh toán toàn bộ hay một phần khoản nợ trước khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 73 PHẦN III: KẾT LUẬN Chu trình Bán hàng - Thu tiền luôn gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh, và việc kiểm soát chu trình này là một yêu cầu tất yếu. Đây là một công cụ giúp Ban giám đốc quản lí được hoạt đông Bán hàng - Thu tiền của công ty, đảm bảo cho các thông tin liên quan được phản ánh một cách chính xác, kịp thời. Trong đó, quan trọng nhất là các thông tin về công nợ, doanh thu. Do đó, với môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay đòi hỏi công ty phải không ngừng nâng cao và hoàn thiện HTKSNB tại đơn vị. Đối với Công ty TNHH Bia Huế cũng vậy, việc nỗ lực hoàn thiện công việc KSNB nói chung và KSNB chu trình Bán hàng - Thu tiền nói riêng là mối quan tâm đặc biệt và vô cùng quan trọng. Với đề tài báo cáo của bản thân, em đã trình bày được tổng quan về HTKSNB và hệ thống lại được những kiến thức cơ bản nhất về KSNB, đặc biệt là chu trình Bán hàng - Thu tiền. Dựa trên thực trạng HTKSNB của công ty TNHH Bia Huế, em đã đưa ra một số đánh giá và đề xuất một số biện pháp nhằm cải thiện HTKSNB chu trình Bán hàng - Thu tiền tại công ty TNHH Bia Huế Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như lượng kiến thức tích lũy là chưa nhiều nên bài báo cáo vẫn còn một số hạn chế về việc tìm hiểu các văn bản, giấy tờ làm việc do tính bảo mật thông tin trong công ty, chưa thể tiếp cận kĩ hơn đối với các nghiệp vụ để có thể đưa ra nhận xét mang tính tổng quát hơn. Từ kết luận trên, em xin đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện đề tài này: thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm soát các hoạt động trong công ty, hoàn thiện chính sách nhân sự để đáp ứng các yêu cầu cao của nghiệp vụ, xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể làm cơ sở đánh giá HTKSNB quy trình Bán hàng - Thu tiền tại công tyDo hạn chế về mặt thời gian cũng như kiến thức thực tế và kiến thức chuyên môn nên không tránh khỏi những sai sót, mong nhận được sự đóng góp của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Ngô Quốc Huy 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chuẩn mực kế toán - kiểm toán, Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. 2. Kiểm toán - Vương Đình Huệ - Nhà xuất bản tài chính 3. Giáo trình Kiểm Toán Hoạt Động -GS.TS.Nguyễn Quang Quynh - Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân. 4. Giáo trình Kiểm Toán Tài Chính -GS.TS.Nguyễn Quang Quynh - Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân . 5. Các mẫu giấy làm việc và thông tin của công ty TNHH Bia Huế 6. Các trang web trực tuyến như: + www.tailieu.vn + www.danketoan.net + www.hocmai.vn + Kilobook.com + Kholuanvan.com 7. Một số luận văn tốt nghiệp của những khóa trước và một số tài liệu tham khảo như sách báo, tạp chí Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế