Khóa luận Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhật Dương

versity Library 41 Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng 2.3. mại Nhật Dƣơng 2.3.1. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương  Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc;  Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO);  Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.  Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá đích danh;  Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. 2.3.2. Phân loại hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương Trong cả ba năm 2011, 2012, 2013 công ty chỉ tập trung kinh doanh các sản phẩm quần áo mà không có hoạt động sản xuất. Vì vậy, hàng tồn kho của công ty trong cả 3 năm đều thuộc loại tồn kho thành phẩm. Cụ thể, thành phẩm tồn kho của công ty là:  Áo phông polo đủ màu, chất liệu vải cá sấu kiểu 4 chiều hình thoi dành cho nam, nữ. Nhận xét: Chủng loại hàng hóa kinh doanh của công ty nghèo nàn, thiếu đa dạng, bằng chứng là trong cả 3 năm là năm 2011, 2012 và 2013 công ty chỉ kinh doanh một dòng sản phẩm là áo phông polo chất liệu vải cá sấu. Ngày nay, yêu cầu về sản phẩm may mặc của người tiêu dùng ngày càng nâng cao, sản phẩm muốn được khách hàng đón nhận rộng rãi không chỉ cần có chất lượng tốt mà còn cần phải được đổi mới liên tục về mẫu mã, kiểu dáng, màu sắc, bắt kịp với xu hướng thời trang và thị hiếu người tiêu dùng. Vì vậy, việc tập trung kinh doanh 1 dòng sản phẩm duy nhất trong thời gian dài có thể dẫn tới sự nhàm chán của khách hàng, làm giảm số lượng hàng bán được từ đó ảnh hưởng xấu tới doanh thu và lợi nhuận của công ty. 2.3.3. Đặc điểm hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương  Vì toàn bộ hàng tồn kho của công ty là áo có chất liệu vải nên nếu bị nước vào sẽ gây ẩm mốc. Vì vậy, yêu cầu quản lý hàng tồn kho là phải giữ cho nhà kho luôn khô ráo, thông tháng. Ngoài ra, vải rất dễ cháy khi có lửa nên trong kho cần có một số bình cứu hỏa để có thể dập lửa kịp thời nếu có hỏa hoạn xảy ra; 42  Đặc thù của hàng hóa quần áo là có độ lỗi thời theo thời gian, quần áo được lưu kho trong thời gian càng dài, hiểm họa lỗi thời càng cao. 2.3.4. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Sau đây là mô tả cụ thể từng bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương: Bƣớc 1: Tìm kiếm nhà cung cấp  Phân tích định lượng:  Liệt kê danh sách những nhà cung cấp trên thị trường đang cung ứng sản phẩm quần áo phù hợp với nhu cầu của công ty (chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng thiết kế, màu sắc,);  Yêu cầu báo giá từ những nhà cung cấp này;  Chọn lọc những nhà cung ứng có mức giá thấp nhất.  Phân tích định tính:  Tìm hiểu thông tin về uy tín cũng như khả năng tài chính của nhà cung cấp;  Chọn ra những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường để đảm bảo hàng hóa luôn được cung ứng đúng hẹn, chất lượng, mẫu mã hàng hóa đúng quy cách, không có tình trạng trà trộn hàng kém chất lượng vào lô sản phẩm;  Chọn ra những nhà cung cấp có khả năng tài chính tốt để tránh tình trạng nếu nhà cung cấp bị phá sản, công ty sẽ tốn kém chi phí, thời gian tìm kiếm đối tác mới.  Lựa chọn nhà cung ứng vừa có mức giá thấp, có uy tín và khả năng tài chính tốt. Bƣớc 2: Đặt hàng  Công ty đàm phán với nhà cung cấp, thỏa thuận các điều khoản hợp đồng;  Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Trong hợp đồng phải ghi rõ các điều khoản như chủng loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, các điều khoản thanh Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp Bước 2: Đặt hàng Bước 3: Mua hàng và nhập kho Bước 4: Lưu kho hàng hóa Bước 5: Xuất kho hàng hóa Thang Long University Library 43 toán (hình thức thanh toán, thời gian thanh toán), các điều khoản liên quan đến vận chuyển hàng hóa (chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển do bên nào chịu),  Trung bình cứ 1 tháng công ty đặt hàng từ nhà cung cấp một lần. Như vậy tức là trung bình 1 năm công ty đặt hàng từ nhà cung cấp 12 lần. Số lượng đặt hàng của công ty phụ thuộc vào một số yếu tố như số lượng hàng tồn kho hiện có của công ty tại thời điểm đặt mua, giá cả của hàng hóa tại thời điểm đặt mua, độ đa dạng về chủng loại và mẫu mã của hàng hóa tại thời điểm đặt mua, mức độ sẵn có của hàng hóa trên thị trường tại thời điểm đặt mua. Sau khi đặt hàng khoảng 4 – 7 ngày làm việc, nhà cung cấp sẽ đưa hàng đến kho của công ty. Thời gian chờ hàng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như mức độ sẵn có hàng hóa của nhà cung cấp, số lượng đặt hàng của công ty, thời tiết, giao thông,  Sau đây là bảng biểu diễn số lượng (SL) hàng hóa đặt mua từ nhà cung cấp của công ty năm 2011, 2012, 2013 là: Bảng 2.6. Số lƣợng hàng hóa đặt mua từ nhà cung cấp năm 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Tổng SL hàng đặt mua 31.787 42.480 35.016 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)  Từ đó có thể ước lượng số lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng của công ty năm 2011, 2012, 2013 là: Bảng 2.7. Số lƣợng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng năm 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 SL đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng Tổng SL hàng đặt mua Số lần đặt hàng trung bình 2.649 3.540 2.918 (Nguồn: Tính toán của tác giả) Bƣớc 3: Mua hàng và nhập kho  Công ty tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra về số lượng, chất lượng hàng hóa. Trong trường hợp phát hiện số lượng hàng hóa bị thiếu hụt hoặc chất lượng hàng hóa không đạt yêu cầu, công ty lập tức báo ngay cho nhà cung cấp để giải quyết;  Nhập kho những hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng;  Thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán ghi trong hợp đồng; 44  Thanh toán cho nhà vận chuyển trong trường hợp công ty là bên chịu chi phí vận chuyển;  Sau đây là bảng số lượng hàng hóa được nhập kho trong các năm 2011, 2012 và 2013 của công ty: Bảng 2.8. Số lƣợng hàng hóa nhập kho năm 2011, năm 2012, năm 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 SL hàng hóa nhập kho 31.787 42.480 35.016 (Nguồn: Tính toán của tác giả) Bƣớc 4: Lƣu kho hàng hóa  Trong quá trình lưu kho hàng hóa, nhân viên quản lý kho phải đảm bảo nhà kho luôn thông thoáng, sạch sẽ, cấm sử dụng lửa trong kho (cấm hút thuốc lá, cấm sử dụng bật lửa, cấm nấu nướng trong kho);  Kiểm kê định kỳ số lượng hàng hóa đang còn trong kho, thường xuyên báo cáo tình hình hàng tồn kho với phòng tài chính – kế toán;  Sau đây là bảng biểu diễn tổng số lượng hàng hóa được lưu kho trong các năm 2011, 2012 và 2013 của công ty: Bảng 2.9. Số lƣợng hàng hóa lƣu kho năm 2011, năm 2012, năm 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Công thức Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 SL hàng hóa lưu kho SL hàng hóa tồn đầu năm  SL hàng hóa nhập trong năm 31.787 42.480 45.424 (Nguồn: Tính toán của tác giả) Bƣớc 5: Xuất kho hàng hóa  Chuẩn bị xuất kho khi có yêu cầu xuất kho từ phòng tài chính – kế toán;  Kiểm kê, kiểm tra về số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho. Chỉ xuất kho những sản phẩm đủ tiêu chuẩn chất lượng (sản phẩm không bị mốc,);  Xuất kho theo phiếu xuất kho;  Sau đây là bảng số lượng hàng hóa được xuất kho trong các năm 2011, 2012 và 2013 của công ty: Thang Long University Library 45 Bảng 2.10. Số lƣợng hàng hóa xuất kho năm 2011, năm 2012, năm 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 SL hàng hóa xuất kho 31.787 32.336 43.884 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)  Sau khi xuất kho, kiểm kê lại số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Sau đó báo cáo lại với phòng tài chính – kế toán;  Sau đây là bảng số lượng hàng tồn kho cuối kỳ của công ty trong các năm 2011, 2012 và 2013: Bảng 2.11. Số lƣợng hàng tồn kho cuối kỳ năm 2011, năm 2012, năm 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 SL hàng tồn kho cuối kỳ 0 10.144 1.540 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) 2.3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương a. Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho Chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho: Bảng 2.12. Hệ số quay vòng hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng Đơn vị tính: lần Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2011 – 2012 Chênh lệch 2012 – 2013 (A) (B) (1) (2) (3) (4)=(2)–(1) (5)=(3)–(2) Hệ số quay vòng hàng tồn kho GVHB Giá trị lưu kho 50 3 2 (47) (1) (Nguồn: Tính toán của tác giả) Năm 2011, hệ số quay vòng hàng tồn kho của công ty là 50 lần. Chỉ tiêu này có ý nghĩa là trong 1 năm hàng tồn kho quay vòng được 50 lần. Có thể thấy, đây là tín hiệu tốt vì hàng tồn kho của công ty luân chuyển rất nhanh, vốn được quay vòng thường xuyên và không bị ứ đọng. Tuy nhiên, hàng tồn kho luân chuyển quá nhanh đồng nghĩa với việc lượng hàng hóa dự trữ trong kho thấp. Điều này có thể ảnh hưởng không tốt đến khả năng cung ứng hàng hóa ra thị trường của công ty trong các mùa cao điểm như các dịp lễ, tết vì trong các dịp này người dân thường có xu hướng mua 46 nhiều quần áo hơn. Đến năm 2012, hệ số quay vòng hàng tồn kho là 3 lần, giảm mạnh 47 lần so với năm 2011. Như vậy có nghĩa trong 1 năm hàng tồn của công ty chỉ quay vòng được 3 lần. Nguyên nhân của sự sụt giảm nghiêm trọng này là cả giá vốn hàng bán và hàng tồn kho đều tăng nhưng mức tăng lên của hàng tồn kho lớn hơn nhiều so với mức tăng lên của giá vốn hàng bán. Cụ thể, năm 2012 hàng tồn kho tăng 803.481.578 đồng trong khi giá vốn hàng bán chỉ tăng 504.965.960 đồng so với năm 2011. Có thể thấy, công tác quản lý hàng tồn kho còn yếu kém. Công ty đang dự trữ nhiều hàng hoá hơn gây ra tình trạng ứ đọng vốn, ảnh hưởng xấu đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Hệ số quay vòng hàng tồn kho của công ty năm 2013 tiếp tục giảm 1 lần so với năm 2012, xuống còn 2 lần. Tức là trong 1 năm hàng tồn kho chỉ quay vòng được 2 lần. Hệ số quay vòng hàng tồn kho năm 2013 tiếp tục giảm so với năm 2012 vì giá vốn hàng bán và hàng tồn kho của công ty năm 2013 đều tăng lên so với năm 2012. Tuy nhiên, mức tăng lên của giá vốn hàng bán nhỏ hơn mức tăng lên của hàng tồn kho. Cụ thể, giá vốn hàng bán năm 2013 chỉ tăng 373.243.785 đồng trong khi hàng tồn kho tăng tận 478.899.386 đồng so với năm 2012. Có thể thấy, công ty vẫn chưa tìm ra cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, lượng hàng hóa dự trữ trong kho còn cao, vượt quá nhu cầu thực tế của công ty. Chỉ tiêu thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình: Bảng 2.13. Thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng Đơn vị tính: ngày Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2011 – 2012 Chênh lệch 2012 – 2013 (A) (B) (1) (2) (3) (4)=(2)–(1) (5)=(3)–(2) Thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình 365 Hệ số quay vòng HTK 7 122 183 115 61 (Nguồn: Tính toán của tác giả) Thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình cho biết trung bình cứ bao nhiêu ngày hàng tồn kho quay vòng được một lần. Năm 2011, trung bình cứ 7 ngày hàng tồn kho quay vòng được một lần. Thời gian quay vòng hàng tồn kho ngắn có nghĩa tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của công ty rất nhanh, hàng hóa mua về nhập kho đến đâu xuất bán ra đến đấy. Vì vậy không có tình trạng ứ đọng vốn trong hàng tồn kho. Tuy nhiên, đến năm 2012 và năm 2013, thời gian quay vòng hàng tồn kho tăng đột ngột lên đến 122 ngày và 183 ngày. Như vậy có nghĩa trung bình cứ 122 ngày hàng tồn kho quay vòng được một lần năm 2012 và trung bình cứ 183 ngày hàng tồn kho quay vòng được một lần năm 2013. Chỉ tiêu thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình có mối Thang Long University Library 47 quan hệ tỷ lệ nghịch với chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho. Bởi vì hệ số quay vòng hàng tồn kho của công ty giảm mạnh xuống chỉ còn 3 lần năm 2012 và 2 lần năm 2013 nên thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình bị kéo dài lên đến 122 ngày năm 2012 và 183 ngày năm 2013. Thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình càng dài có nghĩa tốc độ luân chuyển hàng tồn kho càng chậm, vốn đầu tư vào hàng tồn kho tăng mạnh làm tăng chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho. Từ đó làm giảm doanh thu, lợi nhuận của công ty. b. Chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho Bảng 2.14. Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng Đơn vị tính: lần Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2011 – 2012 Chênh lệch 2012 – 2013 (A) (B) (1) (2) (3) (4)=(2)–(1) (5)=(3)–(2) Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho Giá trị lưu kho Doanh thu thuần 0,02 0,34 0,48 0,32 0,14 (Nguồn: Tính toán của tác giả) Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho cho biết trung bình để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho. Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho năm 2012 là 0,34 lần, tăng 0,32 lần so với năm 2011. Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho năm 2013 là 0,48 lần, tăng 0,14 lần so với năm 2012. Như vậy có nghĩa trung bình cứ 0,34 đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho tạo ra được 1 đồng doanh thu thuần năm 2012, trong khi trung bình cứ 0,48 đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho tạo ra được 1 đồng doanh thu thuần năm 2013. Trong các năm 2011, 2012, 2013 hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho của công ty đều nhỏ hơn 1 chứng tỏ hàng tồn kho được sử dụng một cách hiệu quả. Tuy nhiên, hệ số này đang có xu hướng tăng dần qua các năm từ 2011 – 2013 có nghĩa công ty đang phải đầu tư ngày càng nhiều vốn hơn vào hàng tồn kho để thu về 1 đồng doanh thu thuần. Hay nói cách khác, hiệu quả vốn đầu tư vào hàng tồn kho đang kém dần từ năm 2011 – 2013. Nguyên nhân là do hàng tồn kho bình quân và doanh thu thuần của công ty đều tăng từ năm 2011 – 2013 nhưng mức tăng lên của hàng tồn kho bình quân lớn hơn mức tăng lên của doanh thu thuần. Cụ thể, giai đoạn từ năm 2011 – 2012 hàng tồn kho bình quân tăng 803.481.578 đồng trong khi doanh thu thuần chỉ tăng 460.270.131 đồng, giai đoạn từ năm 2012 – 2013 hàng tồn kho bình quân tăng 478.899.386 đồng trong khi doanh thu thuần chỉ tăng 328.248.320 đồng. Vì hàng tồn kho là một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu cho công ty nên việc sử dụng kém hiệu quả đồng vốn đầu tư vào hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến 48 doanh thu và lợi nhuận của công ty. Cụ thể, trong hai năm liên tiếp 2012, 2013 công ty đều làm ăn thua lỗ, năm 2013 thua lỗ nặng nề hơn năm 2012. Vì vậy, việc công ty cần làm hiện nay là tìm ra những biện pháp nhằm cải thiện hiệu quả sử dụng vốn dùng để đầu tư vào hàng tồn kho. c. Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lợi của hàng tồn kho Bảng 2.15. Khả năng sinh lợi hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng Đơn vị tính: lần Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2011 – 2012 Chênh lệch 2012 – 2013 (A) (B) (1) (2) (3) (4)=(2)–(1) (5)=(3)–(2) Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho Lợi nhuận sau thuế Giá trị lưu kho 0,80 (0,07) (0,14) (0,87) (0,07) (Nguồn: Tính toán của tác giả) Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho được so sánh với 1 khi đánh giá hiệu quả sử dụng hàng tồn kho để tạo ra lợi nhuận ròng cho doanh nghiệp. Khả năng sinh lợi hàng tồn kho lớn hơn 1 chứng tỏ hàng tồn kho đang được sử dụng hiệu quả, nhỏ hơn 1 chứng tỏ hàng tồn kho đang được sử dụng kém hiệu quả. Cụ thể trong trường hợp công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Nhật Dương, khả năng sinh lợi của hàng tồn kho năm 2011 là 0,80 lần nhỏ hơn 1 có nghĩa hàng tồn kho đang được sử dụng kém hiệu quả, 1 đồng hàng tồn kho chỉ tạo được 0,80 đồng lợi nhuận ròng sau thuế. Đến năm 2012, khả năng sinh lợi của hàng tồn kho giảm đột ngột xuống còn (0,07) lần, giảm 0,87 lần so với năm 2011 có nghĩa năm 2012 cứ đầu tư 1 đồng vào hàng tồn kho thì bị thua lỗ 0,07 đồng. Năm 2013, khả năng sinh lợi hàng tồn kho tiếp tục giảm xuống còn (0,14) lần, giảm 0,07 lần so với năm 2012. Năm 2013, cứ đầu tư 1 đồng vào hàng tồn kho thì bị thua lỗ 0,14 đồng. Nguyên nhân khả năng sinh lợi của hàng tồn kho giảm dần qua các năm từ năm 2011 – 2013 do giá trị lưu kho có xu hướng tăng dần và lợi nhuận sau thuế của công ty có xu hướng giảm dần từ năm 2011 – 2013. Điều này chứng tỏ vốn đầu tư vào hàng tồn kho kém hiệu quả. Trong 2 năm 2012, 2013 công ty đầu tư nhiều vốn hơn vào hàng tồn kho khiến giá trị lưu kho tăng cao, doanh thu công ty thu về từ việc bán hàng hóa không đủ lớn để bù đắp phần chi phí bỏ ra để mua hàng hóa. Vì vậy dẫn đến lợi nhuận ròng năm 2012, 2013 của công ty liên tục mang giá trị âm, năm 2013 công ty thua lỗ nặng nề hơn năm 2012. Thang Long University Library 49 d. Chỉ tiêu đánh giá chu kỳ vận động của tiền mặt Để thuận tiện cho việc theo dõi và phân tích, chu kỳ vận động của tiền mặt được tính trong bảng sau thông qua các chỉ tiêu như thời gian thu nợ trung bình, thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình, thời gian trả nợ trung bình: Bảng 2.16. Chu kỳ vận động tiền mặt của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng Đơn vị tính: ngày Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2011 – 2012 Chênh lệch 2012 – 2013 (A) (B) (1) (2) (3) (4)=(2)–(1) (5)=(3)–(2) Thời gian thu nợ trung bình 365  PTKH DTT 0 0 0 0 0 Thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình 365 Hệ số quay vòng HTK 7 122 183 115 61 Thời gian trả nợ trung bình 365  (GVHB  Chi phí quản lý, bán hàng) PTNB  Lương, thưởng, thuế phải trả 133.310,49 0 10.478,49 (133.310,49) 10.478,49 Chu kỳ vận động tiền mặt Thời gian thu nợ trung bình  Thời gian quay vòng HTK trung bình  Thời gian trả nợ trung bình (133.303,49) 122 (10.295,49) 133.425,49 (10.417,49) (Nguồn: Tính toán của tác giả) Chu kỳ vận động tiền mặt của công ty năm 2011 là (133.303,49) ngày. Chỉ tiêu này có ý nghĩa khoảng thời gian ròng từ khi công ty thanh toán tiền mua hàng đến khi công ty thu được tiền thông qua việc bán sản phẩm cuối cùng là (133.303,49) ngày. Chỉ tiêu này âm có nghĩa là công ty thu tiền từ việc bán hàng trước khi phải thanh toán cho nhà cung cấp. Đến năm 2012, chu kỳ vận động tiền mặt của công ty tăng lên đến 122 ngày, tăng 133.425,49 ngày so với năm 2011. Chỉ tiêu này có ý nghĩa khoảng thời gian ròng từ khi công ty thanh toán tiền mua hàng đến khi công ty thu được tiền thông qua việc bán sản phẩm cuối cùng là 122 ngày. Chu kỳ vận động tiền mặt của công ty tăng do sự tăng lên của thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình và sự sụt giảm rất 50 lớn của thời gian trả nợ trung bình. Sự tăng lên này là không tốt vì công ty luôn mong muốn rút ngắn thời gian quay vòng tiền. Năm 2013, chu kỳ vận động tiền mặt của công ty giảm xuống còn (10.295,49) ngày, giảm 10.417,49 ngày so với năm 2012. Chỉ tiêu này có ý nghĩa khoảng thời gian ròng từ khi công ty thanh toán tiền mua hàng đến khi công ty thu được tiền thông qua việc bán sản phẩm cuối cùng là (10.417,49) ngày. Chỉ tiêu này âm là tốt bởi vì công ty thu được tiền bán hàng trước khi phải thanh toán cho nhà cung cấp. Chu kỳ vận động tiền mặt của công ty năm 2013 giảm đi so với năm 2012 do mức tăng lên của thời gian trả nợ trung bình lớn hơn mức tăng lên của thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình. Nhìn chung trong cả ba năm, thời gian quay vòng tiền có sự biến động lớn. 2.3.6. Những ưu điểm, tồn tại trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương a. Ƣu điểm  Lao động của công ty chủ yếu trong độ tuổi từ 21 tuổi – 33 tuổi. Đây là những lao động trẻ, nhiệt tình với công việc, sẵn sàng tiếp thu học hỏi cái mới. Hoạt động chính tạo ra doanh thu cho công ty là hoạt động kinh doanh, buôn bán nên những nhân viên với ngoại hình ưa nhìn, tính cách khéo léo, nhanh nhẹn, hoạt bát là một trong những yếu tố cần thiết để lôi kéo khách hàng, từ đó giúp ích cho hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và hoạt động bán hàng làm tăng tốc độ quay vòng hàng tồn kho nói riêng;  Hàng tồn kho của công ty chỉ gồm 1 chủng loại hàng hóa là áo phông polo chất liệu vải cá sấu. Điều này giúp cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm các chi phí như chi phí phân loại hàng tồn kho, chi phí gắn mã hàng cho hàng hóa tồn kho,;  Thời gian chiếm dụng vốn của công ty dài. Cụ thể, chu kỳ vận động tiền mặt của công ty mang giá trị âm và rất lớn trong hai năm là 2011 và 2013. Cụ thể chu kỳ vận động tiền mặt của công ty năm 2011 và 2013 lần lượt là (133.303,49) ngày và (10.295,49) ngày. Nguồn vốn chiếm dụng thường có lãi suất rất thấp hoặc thậm chí bằng 0%. Công ty có thể tận dụng nguồn vốn này để đầu tư sinh lời hoặc phục vụ cho các hoạt động kinh doanh khác. b. Tồn tại  Khả năng quản lý chi phí giá vốn hàng bán của công ty còn nhiều yếu kém. Công ty chưa thực sự tìm được nguồn cung cấp giá rẻ, điều này dẫn tới chi phí giá vốn hàng bán cao, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của công ty; Thang Long University Library 51  Về tốc độ luân chuyển hàng tồn kho, công ty đang dự trữ nhiều hàng hóa hơn so với nhu cầu thực tế gây ứ đọng vốn, ảnh hướng xấu tới doanh thu và lợi nhuận của công ty, làm tăng chi phí cơ hội của khoản vốn đầu từ vào hàng tồn kho. Điển hình là trong năm 2012, 2013 tốc độ luân chuyển hàng tồn kho rất chậm, năm 2012 hàng tồn kho chỉ quay vòng được 3 lần và năm 2012 số vòng quay hàng tồn kho tiếp tục giảm xuống còn 2 lần, kéo theo sự tăng lên rất lớn của thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình, trung bình để hàng tồn kho quay vòng được 1 lần thì cần 122 ngày năm 2012 và 183 ngày năm 2013;  Về khả năng sinh lợi hàng tồn kho, công ty đang đầu tư một cách kém hiệu quả vào hàng tồn kho, hàng hóa tồn kho dự trữ cao vượt quá nhu cầu của công ty. Điều này làm tăng các khoản chi phí của công ty như chi phí lưu kho, chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho;  Vốn đầu tư vào hàng tồn kho của công ty chủ yếu là vốn nợ. Điều này có nghĩa công ty có thể gặp phải rủi ro thanh toán trong trường hợp nợ đến hạn trả nhưng phần lớn tiền và tài sản ngắn hạn của công ty lại tồn tại dưới hình thái hàng hóa tồn kho. Hơn nữa, việc công ty thường xuyên nợ hoặc chiếm dụng vốn của nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên có thể ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty. Kết luận chƣơng 2: Chương 2 của khóa luận tốt nghiệp đã giới thiệu tổng quan, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 và nêu lên thực trạng quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương. Từ đó, đánh giá hiệu quả và đưa ra những ưu điểm, tồn tại trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty. 52 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN CHƢƠNG 3. KHO TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI NHẬT DƢƠNG Biện pháp khắc phục tồn tại trong công tác quản lý hàng tồn kho của công 3.1. ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng  Để giảm chi phí giá vốn hàng bán, việc công ty nên làm là:  Thứ nhất, công ty nên chủ động tìm kiếm các nhà phân phối khác cung cấp sản phẩm với chất lượng tương đương nhưng với giá thành thấp hơn. Hoặc công ty có thể đàm phán với nhà cung cấp hiện tại để yêu cầu được mua với giá rẻ hơn, nếu không sẽ chấm dứt hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp;  Thứ hai, công ty nên cân nhắc giữa lợi ích tăng thêm và chi phí tăng thêm khi tăng số lượng đặt hàng trong một đơn hàng để làm giảm chi phí vận chuyển. Lợi ích tăng thêm chính là phần chi phí vận chuyển tiết kiệm được khi tận dụng tối đa chỗ chứa hàng của phương tiện vận chuyển. Chi phí tăng thêm là chi phí tồn kho, chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho.  Để cải thiện tốc độ luân chuyển hàng tồn kho cũng như khả năng sinh lời hàng tồn kho, việc công ty nên làm là:  Thứ nhất, công ty nên ước lượng, tính toán kỹ nhu cầu hàng hóa của mình trước khi đặt mua thêm nhiều hàng hơn. Việc dự trữ hàng hóa tồn kho là cần thiết. Tuy nhiên, công ty nên xem xét kỹ trước khi đưa ra quyết định dự trữ thêm nhiều hàng hóa hơn. Vào những mùa cao điểm, nhu cầu mua sắm quần áo của khách hàng tăng cao như khi thời tiết chuyển mùa, các dịp lễ tết, công ty nên dự trữ nhiều hàng hóa hơn. Tuy nhiên, việc dự trữ hàng hóa quá nhiều sẽ là không cần thiết và thừa thãi vào những mùa thấp điểm, làm chi phí tồn kho tăng cao, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Trong những mùa thấp điểm, công ty chỉ nên dự trữ một lượng hàng hóa vừa phải để tiết kiệm chi phí tồn kho và làm giảm chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho;  Thứ hai, công ty nên đầu tư nhiều hơn cho bộ phận bán hàng vì bộ phận bán hàng làm việc tốt, bán được nhiều hàng có nghĩa hàng tồn kho sẽ luân chuyển nhanh hơn, làm tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty. Ví dụ, công ty nên mở các lớp học về kỹ năng mềm cho nhân viên bán hàng như kỹ năng chăm sóc khách hàng, kỹ năng đàm phán với khách hàng, kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng,;  Thứ ba, công ty nên có những chiến lược nghiên cứu thị trường, tìm hiểu thị hiếu và tâm lý của người tiêu dùng để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường như thường xuyên thay đổi mẫu mã, kiểu dáng hàng hóa. Bên cạnh đó, công ty cũng nên Thang Long University Library 53 chủ động tìm kiếm khách hàng, cho khách hàng hưởng thêm một số ưu đãi về lợi ích như cho hưởng chiết khấu thanh toán, chiếu khấu thương mại. Đối với những khách hàng lớn và có uy tín, cần khuyến khích khách hàng mua hàng và đặt hàng của công ty bằng cách cho phép khách hàng đặt mua hàng nhưng không cần ứng trước tiền. Ngoài ra, công ty có thể áp dụng thêm chương trình miễn phí chi phí giao hàng cho những đơn hàng giá trị lớn. Như vậy có thể khuyến khích khách hàng mua nhiều hàng hơn, từ đó làm tăng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho. Áp dụng các mô hình tồn kho để tính lƣợng đặt hàng tối ƣu của công ty 3.2. TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng năm 2011, 2012, 2013 3.2.1. Áp dụng mô hình EOQ tính lượng đặt hàng tối ưu của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương năm 2011, 2012, 2013 Các giả định của mô hình EOQ:  Nhu cầu về hàng tồn kho ổn định (không thay đổi);  Thời gian chờ hàng kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng là xác định và không thay đổi;  Công ty tiếp nhận toàn bộ số hàng đặt mua từ nhà cung ứng tại cùng một thời điểm;  Công ty không được hưởng chính sách chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp;  Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí tồn kho là chi phí dự trữ và chi phí đặt hàng;  Không có thiếu hụt xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng hạn, tức là nếu việc đặt hàng sau khi xác định được lượng hàng tồn kho tối ưu và đơn đặt hàng được hiện đúng hạn thì sẽ hoàn toàn không có tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho dẫn đến gián đoạn sản xuất và tiêu thụ. Ta gọi: D: Nhu cầu hàng tồn kho trong mỗi năm của công ty; d: Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày của công ty; S: Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng của công ty; H: Chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa của công ty; L: Thời gian chờ từ lúc công ty đặt hàng đến khi nhận được hàng; Q*: Lượng đặt hàng tối ưu của công ty; TCmin: Tổng chi phí tồn kho tối thiểu của công ty; n*: Số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm; T*: Khoảng thời gian dự trữ tối ưu; ROP: Diểm tái đặt hàng của công ty. 54 Muốn tính lượng đặt hàng tối ưu của công ty trong các năm 2011, 2012, 2013 theo mô hình EOQ cần biết nhu cầu hàng tồn kho trong mỗi năm (D), nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày (d), chi phí đặt hàng cho một đơn hàng (S) và chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa (H) năm 2011, 2012, 2013. Sau đây là phần tính toán các chỉ tiêu này:  Thứ nhất, xác định nhu cầu hàng tồn kho của công ty trong các năm 2011, 2012, 2013: Bảng 3.1. Nhu cầu hàng tồn kho năm 2011, 2012, 2013 của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm (D) SL HTK tồn đầu năm  SL HTK nhập trong năm  SL HTK tồn cuối năm 31.787 32.336 43.884 (Nguồn: Tính toán của tác giả)  Thứ hai, xác định nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày của công ty trong mỗi năm, biết rằng trong 1 năm công ty làm việc 308 ngày: Bảng 3.2. Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày năm 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày (d) D Số ngày làm việc trong năm 103 105 142 (Nguồn: Tính toán của tác giả)  Thứ ba, xác định chi phí đặt hàng cho một đơn hàng: Bảng 3.3. Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng năm 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng (S)  Chi phí gọi điện, thư giao dịch  Chi phí vận chuyển  Chi phí giao nhận, kiểm tra hàng hóa 30.000 1.100.000 340.000 1.470.000 30.000 1.210.000 330.000 1.570.000 30.000 1.320.000 300.000 1.650.000 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Thang Long University Library 55  Thứ tư, xác định chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa năm 2011, 2012, 2013 bằng cách lấy tổng chi phí lưu kho mỗi năm 2011, 2012, 2013 chia cho số lượng hàng tồn kho mỗi năm.  Tổng chi phí lưu kho mỗi năm 2011, 2012, 2013: Bảng 3.4. Tổng chi phí lƣu kho năm 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Tổng chi phí lưu kho mỗi năm  Chi phí kho hàng  Chi phí năng lượng (điện)  Chi phí về nhân lực cho hoạt động bảo vệ, quản lý kho 37.200.000 4.800.000 57.600.000 99.600.000 37.200.000 4.860.000 58.800.000 100.560.000 43.200.000 6.170.000 75.600.000 124.970.000 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)  Chi phí lưu kho cho một sản phẩm năm 2011, 2012, 2013: Bảng 3.5. Chi phí lƣu kho đơn vị năm 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chi phí lưu kho đơn vị (H) Tổng chi phí lưu kho mỗi năm SL hàng tồn kho mỗi năm 3.133,36 3.109,85 2.847,73 (Nguồn: Tính toán của tác giả) Dựa vào (D), (S), (H) vừa tính được ở trên để tính mức tồn kho tối đa (Q*), tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin), khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*), điểm tái đặt hàng của công ty (ROP) và số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*). Biết rằng: giả định thời gian chờ từ lúc công ty đặt hàng đến khi nhận được hàng (L) trong cả 3 năm 2011, 2012, 2013 là 5 ngày làm việc. Bảng 3.6. Lƣợng đặt hàng tối ƣu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ƣu, điểm tái đặt hàng và số lƣợng đơn đặt hàng tối ƣu theo mô hình POQ Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) Q*  √ 5.461 sản phẩm 5.714 sản phẩm 7.131 sản phẩm Tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin) TCmin   17.112.110,82 đồng 17.769.601,69 đồng 20.307.641,05 đồng Khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*) T*  53 ngày 54 ngày 50 ngày Điểm tái đặt hàng (ROP) ROP  d  L 515 sản phẩm 525 sản phẩm 710 sản phẩm 56 Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*) n*  5,82 đơn hàng 5,66 đơn hàng 6,15 đơn hàng (Nguồn: Tính toán của tác giả) 3.2.2. Áp dụng mô hình POQ tính lượng đặt hàng tối ưu của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương năm 2011, 2012, 2013 Các giả định của mô hình POQ về cơ bản giống hệt như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là trong mô hình POQ số hàng đặt mua từ nhà cung cấp được đưa đến công ty bằng nhiều chuyến thay vì công ty tiếp nhận toàn bộ số hàng tại cùng một thời điểm như trong mô hình EOQ. Ta gọi: D: Nhu cầu hàng tồn kho trong mỗi năm của công ty; d: Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày của công ty; S: Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng của công ty; H: Chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa của công ty; L: Thời gian chờ từ lúc công ty đặt hàng đến khi nhận được hàng; p: Mức cung ứng mỗi ngày công ty nhận được từ nhà cung cấp trong khoảng thời gian cung ứng; Q*: Lượng đặt hàng tối ưu của công ty; TCmin: Tổng chi phí tồn kho tối thiểu của công ty; n*: Số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm; T*: Khoảng thời gian dự trữ tối ưu; ROP: Điểm tái đặt hàng của công ty. Muốn tính lượng đặt hàng tối ưu của công ty trong các năm 2011, 2012, 2013 theo mô hình POQ cần biết nhu cầu hàng tồn kho trong mỗi năm (D), nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày (d), chi phí đặt hàng cho một đơn hàng (S) và chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa (H), mức cung ứng mỗi ngày công ty nhận được từ nhà cung cấp trong khoảng thời gian cung ứng (p) trong các năm 2011, 2012, 2013. Các đại lượng (D), (d), (S), (H) đã được tính ở mục 3.2.1 ở trên. Giả định mức cung ứng mỗi ngày công ty nhận được từ nhà cung cấp trong khoảng thời gian cung ứng (p) trong cả 3 năm 2011, 2012, 2013 là 2.000 đơn vị/ngày. Như vậy, ta có thể tính lượng đặt hàng tối ưu (Q*), tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin), khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*), điểm tái đặt hàng (ROP) và số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*) của công ty. Biết rằng: giả định thời gian chờ từ Thang Long University Library 57 lúc công ty đặt hàng đến khi nhận được hàng (L) trong cả 3 năm 2011, 2012, 2013 là 5 ngày làm việc. Bảng 3.7. Lƣợng đặt hàng tối ƣu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ƣu, điểm tái đặt hàng và số lƣợng đơn đặt hàng tối ƣu theo mô hình POQ Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) Q*  √  (  ) 5.608 sản phẩm 5.870 sản phẩm 7.399 sản phẩm Tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin) TCmin  S    (  )  H 16.665.649,84 đồng 17.296.861,28 đồng 19.573.447,97 đồng Khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*) T*  54 ngày 56 ngày 52 ngày Điểm tái đặt hàng (ROP) ROP  d  L 515 sản phẩm 525 sản phẩm 710 sản phẩm Số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*) n*  5,67 đơn hàng 7,24 đơn hàng 4,73 đơn hàng (Nguồn: Tính toán của tác giả) 3.2.3. Áp dụng mô hình QDM tính lượng đặt hàng tối ưu của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương năm 2011, 2012, 2013 Các giả định của mô hình QDM giống hệt các giả định của mô hình EOQ. Hai điểm khác biệt duy nhất trong mô hình QDM là:  Thứ nhất, trong mô hình QDM tổng chi phí tồn kho bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng và chi phí lưu kho. Khác với mô hình EOQ, trong mô hình EOQ tổng chi phí tồn kho chỉ bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho;  Thứ hai, trong mô hình QDM công ty được hưởng chính sách chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp. Khác với mô hình EOQ, trong mô hình EOQ công ty không được hưởng chính sách chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp. Ta gọi: D: Nhu cầu hàng tồn kho trong mỗi năm của công ty; d: Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày của công ty; S: Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng của công ty; L: Thời gian chờ từ lúc công ty đặt hàng đến khi nhận được hàng; 58 P: Giá mua hàng đơn vị; I: Tỷ lệ % chi phí tồn kho tính theo giá mua hàng đơn vị; Q*: Lượng đặt hàng tối ưu của công ty; TCmin: Tổng chi phí tồn kho tối thiểu của công ty; n*: Số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm; T*: khoảng thời gian dự trữ tối ưu; ROP: Diểm tái đặt hàng của công ty. Lượng đặt hàng tối ưu cho một đơn hàng của công ty được tính thông qua 4 bước sau: Bƣớc 1:  Thứ nhất, xác định các mức giá đầu vào khác nhau khi công ty mua hàng với số lượng lớn từ nhà cung cấp trong các năm 2011, 2012, 2013.  Biết rằng nhà cung cấp đưa ra tỷ lệ chiết khấu thương mại cho công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương khi mua hàng với số lượng lớn trong cả 3 năm 2011, 2012, 2013 như sau: Bảng 3.8. Tỷ lệ chiết khấu thƣơng mại công ty đƣợc hƣởng từ nhà cung cấp khi mua hàng với số lƣợng lớn Số lƣợng (sản phẩm) Tỷ lệ chiết khấu (%) 0 – 2.999 0,00 3.000 –3.999 0,25 4.000 – 5.999 0,50 6.000 – 6.999 0,75  7.000 1,00 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)  Biết rằng giá mua hàng đơn vị (P) của công ty trong các năm 2011, 2012, 2013 như sau: Bảng 3.9. Giá mua hàng đơn vị năm 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: đồng/sản phẩm Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Giá mua hàng đơn vị (P) 50.800 65.510 56.175 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) Thang Long University Library 59  Dựa vào tỷ lệ chiết khấu và giá mua hàng đơn vị ở trên, xác định các mức giá mua đầu vào khác nhau của công ty khi mua hàng với số lượng lớn từ nhà cung cấp: Bảng 3.10. Các mức giá mua đầu vào khác nhau khi công ty mua hàng với số lƣợng lớn Số lƣợng (sản phẩm) Tỷ lệ chiết khấu (%) Giá mua vào của công ty năm 2011 (đồng/ sản phẩm) Giá mua vào của công ty năm 2012 (đồng/ sản phẩm) Giá mua vào của công ty năm 2013 (đồng/ sản phẩm) 0 – 2.999 0,00 50.800 65.510 56.175 3.000 – 3.999 0,25 50.673 65.346 56.035 4.000 – 5.999 0,50 50.546 65.182 55.894 6.000 – 6.999 0,75 50.419 65.019 55.754  7.000 1,00 50.292 64.855 55.613 (Nguồn: Tính toán của tác giả)  Thứ hai, xác định các mức sản lượng đặt hàng Q* năm 2011, 2012, 2013 tương ứng với các mức giá ở trên dựa vào công thức Q*  √  . Biết rằng: Các đại lượng (D), (S) đã được tính ở mục 3.2.1 ở trên. Giả định chi phí lưu kho cho 1 đơn vị hàng hóa (I) năm 2011, 2012, 2013 lần lượt bằng 6,50%; 5,00%; 5,40% giá mua hàng hóa đầu vào. Bảng 3.11. Sản lƣợng đặt hàng tƣơng ứng với các mức giá khác nhau khi công ty mua hàng với số lƣợng lớn Đơn vị tính: sản phẩm Năm Sản lƣợng đặt hàng Q* Năm 2011 Q*1  √     5.320 Q*2  √     5.327 Q*3  √     5.333 Q*4  √     5.340 Q*5  √     5.347 60 Năm Sản lƣợng đặt hàng Q* Năm 2012 Q*1  √     5.568 Q*2  √     5.575 Q*3  √     5.582 Q*4  √     5.589 Q*5  √     5.596 Năm 2013 Q*1  √     6.909 Q*2  √     6.918 Q*3  √     6.927 Q*4  √     6.935 Q*5  √     6.944 (Nguồn: Tính toán của tác giả) Bƣớc 2: Điều chỉnh các mức sản lượng đặt hàng Q* tính được ở bước 1 lên mức sản lượng đặt hàng được hưởng giá khấu trừ.  Xét các mức sản lƣợng đặt hàng Q* năm 2011:  Với Q*1  5.320 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  50.546 đồng chứ không phải mức giá (P)  50.800 đồng. Do đó, Q*1 bị loại vì vô lý;  Với Q*2  5.327 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  50.546 đồng chứ không phải mức giá (P)  50.673 đồng. Do đó, Q*2 bị loại vì vô lý; Thang Long University Library 61  Với Q*3  5.333 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  50.546 đồng. Do đó, mức sản lượng đặt hàng Q*3 là hợp lý nên được giữ nguyên không cần điều chỉnh;  Với Q*4  5.340 sản phẩm, công ty sẽ không được hưởng mức giá (P)  50.419 đồng. Muốn được hưởng mức giá (P)  50.419 đồng, công ty phải điều chỉnh mức sản lượng đặt hàng từ Q*4  5.340 sản phẩm lên mức sản lượng đặt hàng Q*4  6.000 sản phẩm;  Với Q*5  5.347 sản phẩm, công ty sẽ không được hưởng mức giá (P)  50.292 đồng. Muốn được hưởng mức giá (P)  50.292 đồng, công ty phải điều chỉnh mức sản lượng đặt hàng từ Q*5  5.347 sản phẩm lên mức sản lượng đặt hàng Q*5  7.000 sản phẩm.  Xét các mức sản lƣợng đặt hàng Q* năm 2012:  Với Q*1  5.568 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  65.182 đồng chứ không phải mức giá (P)  65.510 đồng. Do đó, Q*1 bị loại vì vô lý;  Với Q*2  5.575 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  65.182 đồng chứ không phải mức giá (P)  65.346 đồng. Do đó, Q*2 bị loại vì vô lý;  Với Q*3  5.582 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  65.346 đồng. Do đó, mức sản lượng đặt hàng Q*3 là hợp lý nên được giữ nguyên không cần điều chỉnh;  Với Q*4  5.589 sản phẩm, công ty sẽ không được hưởng mức giá (P)  65.019 đồng. Muốn được hưởng mức giá (P)  65.019 đồng, công ty phải điều chỉnh mức sản lượng đặt hàng từ Q*4  5.589 sản phẩm lên mức sản lượng đặt hàng Q*4  6.000 sản phẩm;  Với Q*5  5.596 sản phẩm, công ty sẽ không được hưởng mức giá (P)  64.855 đồng. Muốn được hưởng mức giá (P)  64.855 đồng, công ty phải điều chỉnh mức sản lượng đặt hàng từ Q*5  5.596 sản phẩm lên mức sản lượng đặt hàng Q*5  7.000 sản phẩm.  Xét các mức sản lƣợng đặt hàng Q* năm 2013:  Với Q*1  6.909 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  55.754 đồng chứ không phải mức giá (P)  56.175 đồng. Do đó, Q*1 bị loại vì vô lý;  Với Q*2  6.918 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  55.754 đồng chứ không phải mức giá (P)  56.035 đồng. Do đó, Q*2 bị loại vì vô lý; 62  Với Q*3  6.927 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  55.754 đồng chứ không phải mức giá (P)  55.894 đồng. Do đó, Q*3 bị loại vì vô lý;  Với Q*4  6.935 sản phẩm, công ty sẽ được hưởng mức giá (P)  55.754 đồng. Do đó, mức sản lượng đặt hàng Q*4 là hợp lý nên được giữ nguyên không cần điều chỉnh;  Với Q*5  6.944 sản phẩm, công ty sẽ không được hưởng mức giá (P)  55.613 đồng. Muốn được hưởng mức giá (P)  55.613 đồng, công ty phải điều chỉnh mức sản lượng đặt hàng từ Q*5  6.944 sản phẩm lên mức sản lượng đặt hàng Q*5  7.000 sản phẩm. Bƣớc 3: Tính tổng chi phí tồn kho theo các mức sản lượng đặt hàng Q* hợp lý và Q* đã được điều chỉnh ở bước 2 bằng công thức sau: TC  S   I  P   P  D, không tính tổng chi phí tồn kho cho các mức sản lượng Q* đã bị loại ở bước 2. Kết quả của bước 3 được biểu diễn thông qua bảng sau: Bảng 3.12. Tổng chi phí tồn kho theo các mức sản lƣợng Q* hợp lý và Q* sau khi điều chỉnh Đơn vị tính: đồng Năm Tổng chi phí tồn kho Năm 2011 TC (Q*3)  1.470.000   6,50%  50.546   50.546  31.787  1.624.228.301 TC (Q*4)  1.470.000   6,50%  50.419   50.419  31.787  1.620.288.273 TC (Q*5)  1.470.000   6,50%  50.292   50.292  31.787  1.616.748.504 Năm 2012 TC (Q*3)  1.570.000   5,00%  65.182   65.182  32.336  2.092.136.221 TC (Q*4)  1.570.000   5,00%  65.019   65.019  32.336  2.087.225.473 TC (Q*5)  1.570.000   5,00%  64.855   64.855  32.336  2.082.975.668 Năm 2013 TC (Q*4)  1.650.000   5,40%  55.754   55.754  43.884  1.791.556.488 TC (Q*5)  1.650.000   5,40%  55.613   55.613  43.884  1.787.097.659 (Nguồn: Tính toán của tác giả) Thang Long University Library 63 Bƣớc 4: Chọn Q* có tổng chi phí tồn kho thấp nhấp ở bước 3. Q* được chọn chính là lượng đặt hàng tối ưu của công ty thỏa mãn yêu cầu TCmin. Kết quả bước 4 được biểu diễn thông qua bảng sau: Bảng 3.13. Lƣợng đặt hàng tối ƣu thỏa mãn yêu cầu TCmin theo mô hình QDM Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) 7.000 sản phẩm 7.000 sản phẩm 7.000 sản phẩm Tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin) 1.616.748.504 đồng 2.082.975.668 đồng 1.787.097.659 đồng (Nguồn: Tính toán của tác giả) Xác định khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*), điểm tái đặt hàng (ROP) và số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*). Biết rằng: đại lượng (d) đã được tính ở mục 3.2.1 ở trên. Giả định thời gian chờ từ lúc công ty đặt hàng đến khi nhận được hàng (L) trong cả 3 năm 2011, 2012, 2013 là 5 ngày làm việc. Bảng 3.14. Khoảng thời gian dự trữ tối ƣu, điểm tái đặt hàng và số lƣợng đơn đặt hàng tối ƣu của công ty theo mô hình QDM Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*) T*  68 ngày 67 ngày 49 ngày Điểm tái đặt hàng (ROP) ROP  d  L 515 sản phẩm 525 sản phẩm 710 sản phẩm Số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*) n*  4,54 đơn hàng 6,07 đơn hàng 5,00 đơn hàng (Nguồn: Tính toán của tác giả) 3.2.4. Nhận xét  Thứ nhất, mức sản lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng trên thực tế của công ty trong cả 3 năm 2011, 2012, 2013 đều nhỏ hơn tất cả các mức sản lượng đặt hàng tối ưu Q* tính được ở cả 3 mô hình EOQ, POQ và QDM. Cụ thể như sau: Bảng 3.15. Bảng tổng hợp kết quả mức sản lƣợng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng trên thực tế của công ty và mức sản lƣợng đặt hàng tối ƣu theo mô hình EOQ, POQ, QDM Đơn vị tính: sản phẩm Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Q thực tế của công ty 2.649 3.540 2.918 Q* theo mô hình EOQ 5.461 5.714 7.131 Q* theo mô hình POQ 5.608 5.870 7.399 Q* theo mô hình QDM 7.000 7.000 7.000 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán và tính toán của tác giả) 64  Có thể thấy, công ty đặt hàng với số lượng ít có ưu điểm là tiết kiệm chi phí lưu kho (chi phí thuê kho chứa, chi phí về nhân lực cho hoạt động bảo vệ và quản lý kho), chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho,... Tuy nhiên, số lượng hàng đặt trong 1 đơn hàng nhỏ có nghĩa số lần đặt hàng sẽ tăng lên. Số lần đặt hàng tăng lên sẽ làm tăng tổng chi phí đặt hàng của công ty đặc biệt là chi phí vận chuyển vì đây là khoản chi phí lớn nhất trong tổng chi phí đặt hàng và có độ lớn tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng của công ty.  Thứ hai, tổng chi phí tồn kho thực tế của công ty không tính đến chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho và chi phí thiệt hại khi không có hàng. Đây là một thiếu sót vì đây là 2 chi phí khá quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty;  Thứ ba, trong mô hình EOQ và mô hình POQ, tổng chi phí tồn kho của công ty chỉ bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, các khi phí còn lại liên quan đến hàng tồn kho (chi phí thiệt hại khi không có hàng, chi phí mua hàng) đều bị bỏ qua. Trong mô hình QDM, tổng chi phí tồn kho của công ty chỉ bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và chi phí mua hàng, các chi phí còn lại liên quan đến hàng tồn kho (chi phí thiệt hại khi không có hàng) không được tính đến. Vì vậy, các kết quả của 3 mô hình này (lượng đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ưu, số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm) cũng chưa hoàn toàn chính xác. Lời khuyên cho công ty khi ra quyết định liên quan đến hàng tồn kho là bên cạnh việc tham khảo kết quả của 3 mô hình EOQ, POQ, QDM, công ty nên dựa vào tình trạng kinh doanh thực tế của mình tại thời điểm đó để có thể đưa ra những quyết định dự trữ hàng tồn kho phù hợp. Kết luận chƣơng 3: Chương 3 của khóa luận tốt nghiệp đã đưa ra biện pháp để khắc phục những điểm yếu trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương. Ngoài ra, ba mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ, POQ và QDM đã được ứng dụng vào điều kiện thực tế của công ty để ước lượng mức đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ kho tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong các năm 2011, 2012, 2013. Thang Long University Library KẾT LUẬN Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ khó khăn, phức tạp đòi hỏi các nhà quản lý phải vận dụng sáng tạo, khéo léo các phương pháp, mô hình trong lý thuyết vào thực tiễn cụ thể của từng doanh nghiệp. Việc này không hề dễ bởi thực tế thường khác xa so với lý thuyết. Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp liên quan đến đề tài “ Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại Công Ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương” với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn Th.S Trịnh Trọng Anh cùng các nhân viên trong công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương, em đã được củng cố các kiến thức học trên trường đồng thời học hỏi thêm nhiều điều mới. Trên cơ sở phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty, em đã đưa ra một vài giải pháp nhằm cải thiện công tác quản lý hàng tồn kho kèm theo đó là sự ứng dụng một số mô hình tồn kho nhằm giúp ích cho việc ra quyết định tồn kho của nhà quản lý. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Trịnh Trọng Anh và các nhân viên trong công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này! Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2014 Sinh viên Đỗ Thu Hà TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính Việt Nam (2001), Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 02, Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC. 2. Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý (2008), Quản lý tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội. 3. PGS. TS. Nguyễn Thu Thủy (2011), Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao Động, Hà Nội. 4. PGS. TS. Trần Ngọc Thơ (2003), Tài chính doanh nghiệp hiện đại, Khoa tài chính doanh nghiệp, Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, NXB Thống Kê, Hà Nội. 5. Nguyễn Hải Sản (1996), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Hà Nội. 6. Trang web thuộc sở hữu của công ty TNHH Vietnam Petrol Information (2014), Bảng tổng hợp giá bán lẻ xăng từ 01/01/2005 đến 07/07/2014. 7. PGS. TS. Nguyễn Đình Kiệm – TS. Bạch Đức Hiền (2008), Giáo trình Tài chính doanh nghiệp, NXB Tài Chính, Hà Nội, tr. 83 – 85. 8. TS. Trần Ngọc Thơ (2003), Tài chính doanh nghiệp hiện đại, NXB Thống Kê, Hà Nội, tr 738 – 748. 9. Th.S. Chu Thị Thu Thủy (2012), Bài giảng Quản lý tài chính doanh nghiệp 1, Đại học Thăng Long, Hà Nội, chương 3. Thang Long University Library PHỤ LỤC Phụ lục 01: Bảng cân đối kế toán của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương giai đoạn 2011 – 2013. Phụ lục 02: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương giai đoạn 2011 – 2013. Phụ lục 03: Giấy xác nhận của đơn vị thực tập.