Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay học sinh, sinh viên tại ngân hàng chính sách xã hội Việt Nam chi nhánh huyện tân kỳ, tỉnh Nghệ An

ỏa thuận kỳ hạn trả nợ ngay khi giải ngân. Khi hộ vay đã nhận tiền vay đủ 12 tháng nhưng đủ điều kiện để được vay tiếp, khi giải ngân khoản vay này thì ngân TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 52 hàng tiếp tục định kỳ hạn nợ, thời hạn trả nợ bao gồm cả thời hạn trả nợ của số tiền giải ngân trước và thời hạn phát tiền vay lần này.  Thu nợ gốc: Việc thu nợ gốc được thực hiện theo phân kỳ trả nợ đã thoả thuận trong sổ vay vốn. Trường hợp người vay có khó khăn chưa trả được nợ gốc theo đúng kỳ hạn trả nợ thì được theo dõi vào kỳ hạn trả nợ tiếp theo.  Thu lãi tiền vay: Lãi tiền vay được tính từ ngày người vay nhận món vay đầu tiên đến ngày trả hết nợ gốc. NHCSXH thoả thuận với người vay trả lãi theo tháng trong thời hạn trả nợ. Đối với các khoản nợ quá hạn, thu nợ gốc đến đâu thì thu lãi đến đó; trường hợp người vay thực sự khó khăn có thể ưu tiên thu gốc trước thu lãi sau. Trường hợp HSSV trả gốc trước hạn sẽ được hưởng chính sách giảm lãi của nhà nước.  Các công việc kiểm soát. Định kỳ hàng tháng CBTD lập danh sách các khoản nợ đến hạn gửi các tổ chức hội nhận ủy thác thông báo cho các tổ TK&VV và người vay để đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, hạn chế tối đa hiện tượng trả nợ quá hạn, chai ỳ không chịu trả nợ. CBTD kết hợp với các tổ chức hội nhận ủy thác và tổ trưởng tổ TK&VV theo dõi, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất các khoản vay, tình hình sử dụng khoản vay và hoàn cảnh hộ vay, kịp thời phát hiện các dấu hiệu rủi ro để có biện pháp đối phó kịp thời. Việc thu lãi được ngân hàng ủy thác cho các tổ TK&VV, ngân hàng chỉ thu từ các tổ trưởng tổ TK&VV vào các ngày giao dịch cố định với từng xã trong tháng, đồng thời chi hoa hồng cho các tổ trưởng và tổ chức hội. Nếu việc thu lãi của các tổ trưởng tổ TK&VV gặp khó khăn, có thể kiến nghị lên ngân hàng để yêu cầu sự giúp đỡ, ngân hàng sẽ cử người đại diện kết hợp với tổ TK&VV và tổ chức hội có biện pháp xử lý đối với người vay đó, có thể ko cho vay nữa và cần sự can thiệp của luật pháp. Khi tiến hành giao dịch thu lãi hàng tháng với các tổ TK&VV, các biên lai và chứng từ đều được in thành 2 liên, có đầy đủ chữ ký của các 2 bên, một liên ngân hàng lưu và một liên lưu tại tổ TK&VV, để làm căn cứ cho lần giao dịch đó, tránh các rủi ro TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 53 về thất thoát tài sản, tranh chấp khi không có chứng từ, ví dụ như người nộp không nhớ số tiền đã nộp có thể xem lại chứng từ, không cãi vã, tranh chấp. Đối với gia đình vay vốn cho nhiều sinh viên, thì tách các khoản vay của mỗi sinh viên thành một khế ước riêng. Đảm bảo cho việc kiểm tra, theo dõi, hạn chế sự nhầm lẫn. 2.2.3.4. Xử lý nợ đến hạn  Quy trình thực hiện Các khoản nợ khi đến hạn, có thể được xử lý theo 2 hướng đó là cho gia hạn nợ hoặc chuyển nợ quá hạn. Đến thời điểm trả nợ cuối cùng, nếu người vay có khó khăn khách quan chưa trả được nợ thì được NHCSXH cho gia hạn nợ. Thủ tục gia hạn nợ: Người vay viết Giấy đề nghị gia hạn nợ (mẫu số 09/TD) gửi NHCSXH nơi cho vay xem xét cho gia hạn nợ. Thời gian cho gia hạn nợ: tuỳ từng trường hợp cụ thể, ngân hàng có thể cho gia hạn một hay nhiều lần cho một khoản vay, nhưng thời gian gia hạn nợ tối đa bằng 1/2 thời hạn trả nợ. Trường hợp người vay không trả nợ đúng hạn theo kỳ hạn trả nợ cuối cùng và không được NHCSXH cho gia hạn nợ thì chuyển toàn bộ số dư nợ sang nợ quá hạn. Sau khi chuyển nợ quá hạn, ngân hàng nơi cho vay phối hợp với chính quyền sở tại, các tổ chức chính trị - xã hội, Tổ TK&VV và tổ chức, cá nhân sử dụng lao động là HSSV đã được vay vốn để thu hồi nợ. Trường hợp, người vay có khả năng trả nợ thì xem xét chuyển hồ sơ sang cơ quan pháp luật để xử lý thu hồi vốn theo quy định của pháp luật.  Các công việc kiểm soát. Ngân hàng có thể xem xét gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ với trường hợp khách hàng không có khả năng trả nợ kịp thời hạn. Việc gia hạn nợ phải được thực hiện theo trình tự thủ tục và biểu mẫu theo quy định, giấy đề nghị gia hạn nợ (mẫu 09/TD) được người vay lập và gửi lên tổ trưởng tổ TK&VV, rồi gửi lên CBTD phụ trách địa bàn. CBTD thực hiện kiểm tra, xác minh TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 54 giấy đề nghị về các thông tin, lý do gia hạn, hợp lý thì trình lên trưởng phòng tín dụng và giám đốc phê duyệt. Khi các thủ tục hoàn tất thì người vay được gia hạn nợ. Có biện pháp xử lý với những trường hợp chai ỳ nợ, không chịu trả nợ, phối hợp với các cấp có thẩm quyền, UBND cấp xã, huyện, tòa án Tân Kỳ nếu cần thiết. Với nhứng trường hợp các tổ chức hội hoặc tổ trưởng làm việc không hiệu quả có biện pháp xử lý, thay đổi kịp thời. Định kỳ hoặc đột xuất ban lãnh đạo, ban đại diện cũng như CBTD địa bàn tiến hành kiểm tra, khảo sát tình hình các hộ vay để nắm rõ tình hình dư nợ, khả năng trả nợ của các khách hàng, để có sự xét duyệt đúng đắn hơn, có biện pháp xử lý kịp thời. 2.2.3.5. Kiểm tra vốn vay Đây là hoạt động quan trọng đối với ngân hàng, Ban đại diện cũng như các tổ chức hội và tổ TK&VV. Hoạt động này vừa xác định, kiểm tra khoản vay có được sử dụng đúng mục đích hay không vừa kiểm tra hiệu quả hoạt động của các cá nhân cũng như tổ chức có liên quan trong quy trình cho vay. Trước khi phát tiền vay cho người vay, NHCSXH phải kiểm tra: Người vay phải là thành viên của Tổ TK&VV do tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo văn bản hướng dẫn của NHCSXH. Người vay có tên trong Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH (mẫu số 03/TD) do Tổ TK&VV bình xét, lập danh sách và được UBND cấp xã xác nhận. NHCSXH uỷ thác cho tổ chức chính trị - xã hội, Tổ TK&VV kiểm tra việc sử dụng vốn vay của từng người vay trong phạm vi 30 ngày kể từ ngày nhận tiền vay và kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất (theo mẫu số 06/TD). NHCSXH phối hợp với tổ chức chính trị - xã hội kiểm tra việc sử dụng vốn vay và chấp hành quy định cho vay của người vay khi cần thiết. Kết quả kiểm tra của tổ chức chính trị - xã hội, Tổ TK&VV được gửi cho NHCSXH sau khi hoàn thành việc kiểm tra. NHCSXH uỷ thác cho tổ chức chính trị - xã hội thực hiện đối chiếu nợ công khai ít nhất một năm một lần theo mẫu số 15/TD và gửi kết quả đối chiếu cho NHCSXH. Định kỳ hoặc đột xuất, lãnh đạo NHCSXH mời các thành viên trong Ban đại diện HĐQT NHCSXH cùng cấp thực hiện chương trình kiểm tra, giám sát hoạt động của Tổ TK&VV, của người vay và của tổ chức Hội cấp dưới trong việc chấp hành chính sách tín TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 55 dụng và hiệu quả sử dụng vốn vay của người vay. Chủ động tổ chức giao ban định kỳ tại các Điểm giao dịch lưu động tại xã để trao đổi về kết quả uỷ thác, tồn tại, vướng mắc, bàn giải pháp và kiến nghị xử lý nợ đến hạn, nợ quá hạn, nợ bị rủi ro, nợ bị xâm tiêu (nếu có) Kiểm soát dữ liệu, thông tin trên máy tính: Ngân hàng sử dụng phần mềm kế toán giao dịch trung tâm tại trung tâm và kế toán giao dịch lưu động tại các địa bàn cơ sở, đây là phần mềm thống nhất trong hệ thống NHCSXH cả nước. Hệ thống có công cụ khai báo, phân quyền chi tiết và quản lý mật khẩu cho từng người sử dụng. Nhân viên được phép xem, sửa hoặc xóa các thông tin thuộc trách nhiệm của mình khi cá mã nhân viên và mật khẩu hợp lệ. Người không có trách nhiệm không được phép truy cập vào phần hành của nhân viên khác, ví dụ như CBTD không được phép truy cập vào phần hành của nhân viên kế toán. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhân viên chưa hoàn toàn thực hiện quy định nêu trên, một số CBTD vẫn sử dụng máy tính và truy cập vào giao dịch trong hệ thống máy tính của phòng kế toán. Hầu hết sự tin tưởng trong tập thể ngân hàng đã để cho những người khác biết được tên truy cập và mật khẩu của mình. Đây là một điều có thể gây rủi ro lớn cho đơn vị. Đối với đối tượng bên ngoài: không được tiếp cận với phần mềm nếu không có sự chấp thuận và chỉ dẫn của người quản trị hệ thống. Thực tế tôi quan sát, khi hệ thống máy tính bị hỏng, nhân viên phòng mạng của NHCSXH tỉnh về và tiếp cận với hệ thống, và có sự chứng kiến của kế toán trưởng trong toàn bộ quá trình sửa chữa. Các hoạt động kiểm tra, giám sát của Ban đại diện HĐQT NHCSXH Tân Kỳ: Mỗi năm thực hiện kiểm tra định kỳ 2 lần và báo cáo kết quả vào ngày 20 tháng cuối quý. Nội dung kiểm tra bao gồm:  Tập trung kiểm tra, giám sát việc bình xét, xác nhận, phê duyệt danh sách các hộ vay đặc biệt là đối tượng hộ nghèo và cận nghèo.  Kiểm tra giám sát công tác chỉ đạo điều hành cùa giám đốc NHCSXH huyện Tân Kỳ.  Sự phối hợp của các phòng, ban ngành, hội đoàn thể cấp huyện với NHCSXH huyện. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 56  Công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện chương trình cho vay HSSV của các tổ chức hội đoàn thể nhận ủy thác theo nội dung văn bản liên tịch và hợp đồng ủy thác đã ký với NHCSXH huyện.  Kiểm tra hoạt động của tổ TK&VV, thu lãi và tiết kiệm qua biên lai.  Kiểm tra sử dụng, hiệu quả vốn vay của hộ vay vốn. Đánh giá chất lượng tín dụng về mặt xã hội và thực tế.  Kiểm tra công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ của NHCSXH huyện về công tác tín dụng, kết toán ngân quỹ, an toàn kho quỹ và cơ quan.  Tổng hợp những đề xuất kiến nghị về cơ chế chính sách quy trình nghiệp vụ và khó khăn vướng mắc, tồn tại ở cơ sở đến giải quyết kịp thời và xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị lên ban đại diện HĐQT tỉnh hoặc HĐQT NHCSXH. Đối với tổ chức chính trị - xã hội cấp xã : Chỉ đạo và tham gia cùng Tổ TK&VV tổ chức họp Tổ để bình xét công khai người vay có nhu cầu xin vay vốn và đủ điều kiện vay đưa vào Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH (mẫu số 03/TD). Kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay của người vay theo hình thức đối chiếu công khai (mẫu số 06/TD) và thông báo kịp thời cho Ngân hàng nơi cho vay về các trường hợp sử dụng vốn vay sai mục đích, vay ké, bỏ trốn, chết, mất tích, bị rủi ro do nguyên nhân khách quan (thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn) để có biện pháp xử lý kịp thời. Kết hợp với Tổ TK&VV và chính quyền địa phương xử lý các trường hợp nợ chây ỳ, nợ quá hạn và hướng dẫn người vay lập hồ sơ đề nghị xử lý nợ rủi ro do nguyên nhân khách quan (nếu có). Chỉ đạo và giám sát Ban quản lý Tổ TK&VV trong việc thực hiện Hợp đồng uỷ nhiệm đã ký với NHCSXH. Đối với tổ TK&VV: Tổ TK&VV có nhiệm vụ kiểm tra điều kiện vay vốn của người vay khi nhận hồ sơ vay vốn từ người vay để xác định đúng đối tượng được vay. - Thường xuyên làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát đôn đốc người vay trong Tổ TK&VV sử dụng vốn vay đúng mục đích, trả nợ, trả lãi đúng kỳ hạn cam kết; chứng kiến và giám sát các buổi giải ngân cho vay, thu nợ, thu lãi. - Cùng với các tổ chức chính trị - xã hội bàn bạc thống nhất ý kiến đề xuất xử lý các khoản nợ bị rủi ro trình UBND cấp xã xác nhận. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 57 2.2.4. Ví dụ minh họa Để hình dung rõ hơn về các hoạt động trong quy trình cho vay cũng như công tác kiểm soát được áp dụng như thế nào, tôi mạnh dạn đưa ra một số ví dụ sau đây để mô tả về trường hợp cho vay vốn HSSV thông thường của NHCSXH Tân Kỳ. Sở dĩ ví dụ tôi đưa ra cho các giai đoạn trước và sau cho vay là những đối tượng khác nhau do chương trình cho vay HSSV là chương trình lớn, dài hạn, do đó việc thu thập tài liệu và chứng từ liên quan còn hạn chế, để có chứng từ đảm bảo sự xác thực của ví dụ nêu ra tôi xin được đưa ra ví dụ từ 3 đối tượng khác nhau. Ví dụ sẽ được trình bày theo các bước thực hiện của quy trình cho vay HSSV:  Tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ vay vốn. Khách hàng Thái Thị Hoa (gọi là chị Hoa) (phụ lục 1) muốn vay vốn HSSV của NHCSXH Tân Kỳ cho sinh viên Lê Văn Phú. Ngày 03/03/2013 chị Hoa viết giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (PL01-A) gửi tổ TK&VV thuộc hội Cựu chiến binh do bà Nguyễn Thị Vân làm tổ trưởng để được bình xét vay vốn, chị Hoa đã là thành viên của tổ có biên bản xác nhận (PL01-D). Trong giấy đề nghị vay vốn ghi rõ đối tượng vay vốn là gia đình khó khăn kinh tế. Giấy đề nghị vay vốn được gửi kèm với đơn xin vay vốn sinh viên có xác nhận của UBND xã Tân Hợp về gia đình khó khăn kinh tế của chị (PL01-B) và giấy xác nhận (PL01-C) của sinh viên Lê Văn Phú có xác nhận của trường Đại học công nghiệp TP.HCM. Cùng ngày 03/03/2013, tổ TK&VV do bà Nguyễn Thị Vân làm tổ trưởng tiến hành họp tổ. Tại cuộc họp các thành viên trong tổ đã nhất trí đề xuất cho chị Hoa được vay vốn NHCSXH Tân Kỳ đợt này với số tiền là 40.000.000 đồng, thời hạn 116 tháng. Tổ trưởng lập danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH chương trình cho vay HSSV mẫu số 03/TD (PL01-E) lập thành 4 liên, ký tên, sau khi có xác nhận của UBND xã Tân Hợp, toàn bộ hồ sơ của chị Hoa và danh sách 4 liên được gửi lên cho CBTD của ngân hàng là anh Nguyễn Đình Hùng (gọi là A. Hùng). Nhận được bộ hồ sơ vay vốn, A. Hùng thu thập được những thông tin cơ bản về khách hàng này như sau: Họ tên: Thái Thị Hoa. Số CMND: 186891964 cấp ngày 24/04/07 tại công an Nghệ An. Địa chỉ: xóm Yên Hòa, xã Tân Hợp, huyện Tân Kỳ, Nghệ An. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 58 Thành viên tổ TK&VV do bà Nguyễn Thị Vân làm tổ trưởng, thuộc tổ chức hội cựu chiến binh xã Tân Hợp. Nhu cầu vay vốn: vay vốn HSSV, số tiền: 40.000.000 đồng. Mục đích sử dụng vốn vay: trang trải học phí và chi phí phục vụ học tập. Thời gian vay: 108 tháng, kỳ hạn trả nợ: 12 tháng/ lần. Sinh viên hưởng món vay: Lê Văn Phú, học trường Đại học công nghiệp TP.HCM. Không có tài sản đảm bảo. Trên cơ sở các thông tin thu thập và chọn lọc được, A. Hùng làm cơ sở để đánh giá, phân tích và tiến hành xét duyệt cho vay. Sau khi kiểm tra, xét thấy hồ sơ đầy đủ, đảm bảo yêu cầu, các mẫu biểu đúng quy định, A.Hùng đã đồng ý cho vay, ghi ý kiến đề xuất vào phần phê duyệt của ngân hàng nhu sau: Số tiền cho vay: 10.000.000 đồng. Lãi suất: 0,65%/ tháng, lãi suất nợ quá hạn: 130% lãi suất khi cho vay. Thời hạn cho vay: 42 tháng. Kỳ hạn trả nợ: 6 tháng/ lần. Số tiền trả nợ: 5.000.000 đồng/ lần. Hạn trả nợ cuối cùng: 09/09/2016 A.Hùng tiếp tục trình trưởng phòng tín dụng (Phan Bá Cường) và phó giám đốc (Nguyễn Sỹ Hải) phê duyệt. Trưởng phòng tín dụng và phó giám đốc căn cứ hồ sơ do A.Hùng trình lên, xem xét, quyết định phê duyệt khoản vay, ký tên vào phần dành cho trưởng phòng tín dụng và giám đốc (phó giám đốc). Hoàn thiện phê duyệt ngày 04/03/3013. Cùng ngày, A.Hùng lập thông báo kết quả phê duyệt cho vay làm 2 liên (PL01-F) nêu rõ số hộ vay là 1 với số tiền là 10.000.000 đồng, giải ngân vào 7h30 ngày 09/03/2013 tại điểm giao dịch xã Tân Hợp. Thông báo kèm theo mẫu 03/TD được phó giám đốc ký tên và đóng dấu.  Tổ chức giải ngân Toàn bộ hồ sơ sau khi phê duyệt được chuyển đến phòng kế toán, nhân viên kế toán (Trần Khải Định) tiến hành đăng ký khế ước vào phần mềm kế toán trung tâm và xuất ra phiếu chi (phiếu chi ghi rõ ngày giải ngân là 09/03/2013) 1 liên, có số bút toán là: 02J259; ghi rõ khế ước cho vay sinh viên Lê Văn Phú là S140708 (PL01-G). Đồng thời in sổ lưu tờ rời theo dõi cho vay - thu nợ - dư nợ(còn gọi là thẻ lưu) (PL01-I). TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 59 Phiếu chi được trình lên giám đốc ký tên và đóng dấu trước khi chuyển cho CBTD thực hiện giải ngân. CBTD Hùng nhận lại hồ sơ, chứng từ đã được duyệt giải ngân. Ngày 09/03/2013, A. Hùng và CBTD Nguyễn Thị Thắm tiến hành giải ngân tại điểm giao dịch xã Tân Hợp. Chị Hoa mang CMND và sổ vay vốn (PL01-H) đến, CBTD Thắm thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu CMND với phiếu chi, với người đến nhận tiền, chị Hoa ký vào phiếu chi và thẻ lưu. CBTD Thắm kỳ tên vào phần sổ phụ của phiếu chi. Chuyển qua A. Hùng chi tiền, ký tên vào mục kho quỹ và kiểm soát. Trả lại sổ vay vốn đã được ghi khoản vay. Hoàn thành quá trình giải ngân. Từ đây, chị Hoa trở thành khách hàng của NHCSXH Tân Kỳ về khoản vay HSSV, và phải thực hiện nghĩa vụ của một người vay, trả lãi và nợ đúng hạn theo cam kết. Hoạt động giải ngân đối với trường hợp là giải ngân qua thẻ ATM cũng diễn ra tương tự.(ví dụ về 1 phiếu giải ngân qua thẻ ATM ở phụ lục 2) Định kỳ hạn trả nợ, thu nợ, thu lãi tiền vay  Thu lãi tiền vay. NHCSXH ủy thác cho các tổ TK&VV thực hiện việc thu lãi , ví dụ việc thu lãi của tổ 02CB05 do bà Phan Thị Nhạ làm tổ trưởng, tại xóm Đội Cung 1, xã Kỳ Sơn, huyện Tân Kỳ, Nghệ An (Phụ lục 3). Ngày giao dịch tại xã Kỳ Sơn 08/01/2013, bà Phan Thị Nhạ đến tại điểm giao dịch, trả lãi những hộ thu được cho CBTD theo các bước sau: Nộp danh sách các hộ nộp lãi, CBTD 1 đối chiếu với bản cập nhật lãi của ngân hàng trong phần mềm giao dịch lưu động, trùng khớp thì xuất ra phiếu thu (PL03-A), đồng thời phiếu chi hoa hồng cho tổ trưởng (PL03-C) kèm theo bảng kê thu lãi- thu tiền gửi tiết kiệm- thu nợ gốc từ tiền gửi tiết kiệm và chi trả hoa hồng (PL03-B) làm thành 2 liên, ký vào phần sổ phụ và kế toán tại các phiếu. Sau đó, giao qua cho CBTD thứ 2 tiến hành thu tiền, thực hiện công việc của thủ quỹ. CBTD 2 căn cứ vào các hóa đơn chứng từ, kiểm tra lại một lần nữa, thực hiện việc thu tiền, chi hoa hồng cho tổ trưởng tổ TK&VV, ký tên vào các chứng từ, giao 1 bản lưu tại tổ TK&VV và hoàn thành việc thu lãi. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 60  Thu nợ gốc. Ví dụ được nêu ra về thu nợ gốc là anh Đậu Văn Tiến, số CMND: 181530264, có địa chỉ: xóm Đội Cung 1, xã Kỳ Sơn, Tân Kỳ, Nghệ An, là thành viên của tổ TK&VV do ông Đỗ Xuân Thắng làm tổ trưởng (Phụ lục 4). Anh Tiến có khoản vay HSSV có mã món vay là SV2412, với tổng số tiền vay là 20.000.000 đồng, đã trả 1 lần vào ngày 08/10/2012, hiện còn dư nợ là 5.000.000 đồng. ngày 08/01/2013, anh Tiến tất toán khoản nợ của mình. Anh mang sổ vay vốn đến điểm giao dịch xã và yêu cầu CBTD được trả nợ. CBTD kiểm tra, đối chiếu khoản nợ trong phần mềm giao dịch lưu động, đúng với trong sổ vay vốn của anh Tiến, anh Tiến trả nợ trước hạn nên được hưởng chính sách giảm lãi của NHCSXH. CBTD nhập liệu, xuất phiếu thu (PL04-A), thẻ theo dõi khách hàng trả lãi tiền vay (PL04-B), thẻ lưu (PL04-D), phiếu chi thoái lãi trong hạn (PL04- D), phiếu chuyển khoản (chuyển tiền gửi tiết kiệm trả nợ) (PL04-E), mỗi chứng từ đều có 2 liên. CBTD thực hiện và hướng dẫn anh Tiến ký tên đầy đủ vào các mục trong chứng từ, chuyển qua CBTD khác tiến hành công việc như một thủ quỹ. Đồng thời, nhập thông tin tất toán vào hệ thống. CBTD thứ 2 kiểm tra lại các chứng từ lần 2, kiểm tra sự đầy đủ các chữ ký, sự khớp đúng các khoản tiền, ký tên vào phần thủ quỹ, kiểm soát và thu tiền, chi tiền tương ứng các chứng từ. CBTD ghi rõ nghiệp vụ và ký tên vào sổ vay vốn của anh Tiến, trả sổ và hoàn thành nghiệp vụ thu gốc đối với khách hàng Đậu Văn Tiến. Thông qua các ví dụ trên đây, chúng ta có thể thấy rằng thực tế mỗi khoản vay có những yêu cầu khác nhau về thông tin phù hợp với từng đối tượng vay, tuy nhiên quy trình vay không có sự khác nhau lớn, theo quy định chung thống nhất với NHCSXH, phải thực hiện đầy đủ các bước, đủ các loại giấy tờ như quy định. Riêng đối với các hoạt động kiểm soát được thực hiện bởi NHCSXH và Ban đại diện thì được thực hiện kết hợp với các chương trình cho vay khác của NHCSXH. Nói chung, chương trình cho vay HSSV chủ yếu theo một quy trình nhất định, chỉ cần triển khai cho đúng quy trình, đầy đủ giấy tờ cần thiết, tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cho vay, vừa tránh để khách hàng đợi lâu, tạo mọi điều kiện cho khách hàng có thể vay vốn ngân hàng thuận lợi nhất. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 61 Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY HỌC SINH, SINH VIÊN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI VIỆT NAM, CHI NHÁNH TÂN KỲ, NGHỆ AN 3.1. Đánh giá hoạt động cho vay tại ngân hàng chính sách xã hội Việt Nam chi nhánh Tân Kỳ, Nghệ An 3.1.1. Kết quả đạt được Thực hiện quyết định 157/2007/QĐ-TTg ngày 27/09/2007 của Thủ tướng chính phủ về tín dụng đối với HSSV, với đặc điểm phục vụ trên địa bàn rộng, đối tượng và nhu cầu vay vốn lớn, quán triệt tinh thần “không để bất kỳ một sinh viên có hoàn cảnh khó khăn nào phải bỏ học vì thiếu tiền đóng học phí” NHCSXH Tân Kỳ đã quyết tâm khắc phục khó khăn đưa nguồn vốn đến với người dân kịp thời, mang lại cơ hội học tập cho hàng trăm nghìn sinh viên nghèo. Sau hơn 5 năm triển khai thực hiện, chương trình đã nhanh chóng đi vào cuộc sống, góp phần tích cực trong việc thực hiện chủ trương của Đảng và Chính phủ về thúc đẩy, phát triển giáo dục, đảm bảo an sinh xã hội. Nguồn vốn để thực hiện chương trình chủ yếu là nguồn vốn từ ngân sách nhà nước (Ngân sách trung ương). Tổng nguồn vốn đạt được đến 31/12/2012 là 289.237 triệu đồng, đạt tốc độ tăng trưởng bình quân vốn hàng năm 104%. Doanh số cho vay thông qua sự ủy thác bán phần cho các tổ chức chính trị xã hội đến năm 2012 đạt 27.726 triệu đồng, tổng số hộ được vay đạt 2665 lượt hộ. Chất lượng tín dụng ngày càng được nâng lên. Năm 2012, nợ quá hạn cho vay HSSV 129 triệu đồng chiếm tỷ lệ 0,09% trên dư nợ cho vay HSSV. NHCSXH thực hiện nguyên tắc giải ngân vốn vay và thu nợ trực tiếp không qua cấp trung gian. Nhằm quản lý tốt nguồn vốn, truyền tải nguồn vốn kịp thời đến với các hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác, NHCSXH Tân Kỳ đã xây dựng được 22 điểm giao dịch tại 22 xã, thị trấn trong toàn huyện, được thực hiện giao dịch từ ngày 06 đến ngày 21 hàng tháng; tại mỗi điểm giao dịch của các xã, thị, Ngân hàng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 62 thực hiện giao dịch 01 phiên/ tháng vào ngày cố định được niêm yết công khai và thực hiện các nghiệp vụ cho vay, thu nợ trực tiếp hộ vay, thu lãi hàng tháng, chi trả hoa hồng cho ban quản lý tổ Tk&VV được ngân hàng ủy nhiệm thu lãi, thu tiết kiệm, giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của ngân hàng. Tại các điểm giao dịch, Ngân hàng thực hiện công khai các chương trình tín dụng ưu đãi của Chính phủ, quy trình, thủ tục vay vốn; công khai dư nợ hàng tháng của tất cả các khách hàng để mọi người biết và giám sát lẫn nhau; thu nhận góp ý, phản ánh của nhân dân và chính quyền địa phương. Điểm giao dịch của NHCSXH được đặt tại hội trường UBND xã là điểm trung tâm của vùng, nên thuận tiện cho khách hàng khi có nhu cầu giao dịch, giảm chi phí, thời gian cho khách hàng. Các thủ tục tại ngân hàng đơn giản, phù hợp với trình độ của người nghèo và đối tượng chính sách. Kết quả hoạt động ủy thác ngày càng được nâng cao, các tổ chức chính trị xã hội nhận ủy thác đã phát huy tốt vai trò trách nhiệm của mình trong các khâu nhận ủy thác, phát huy và quản lý tốt các đối tượng vay và dư nợ, từ khi thành lập dư nợ ủy thác 15.170 triệu đồng đến năm 2012 là 270.845 triệu đồng, chiếm 97,09% trên tổng dư nợ hiện có của ngân hàng. 3.1.2. Tồn tại và nguyên nhân Lần đầu tiên triển khai một quyết định lớn có diện rộng, ảnh hưởng lớn đến xã hội, đặc biệt là đối tượng cho vay là chi phí học tập cho HSSV hộ nghèo, cận nghèo và gia đình hoàn cảnh khó khăn nhằm mục đích phục vụ chiến lược giáo dục và đào tạo của chính phủ, nên không tránh khỏi những hạn chế và sai sót. Nguồn vốn để thực hiện Chương trình còn bị động, phụ thuộc vào nguồn vốn điều chuyển từ trung ương là chủ yếu. Do đó, có đôi lúc có nơi chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu vay vốn của người dân, gây tâm lý không tốt trong dư luận. Bên cạnh đó, việc giải ngân mang tính thời vụ cao, thời gian ngắn thường vào năm học và đầu học kỳ trong điều kiện cơ sở vật chất và con người hạn chế nên gây áp lực không nhỏ đối với đội ngũ cán bộ của NHCSXH Tân Kỳ. Việc xác định tiêu chí hộ cận nghèo theo quyết định 157 giữa các địa phương cấp xã chưa thống nhất, một số xã thì quá chặt, xã thì lỏng lẻo, cá biệt là một số nơi khi hộ có nhu cầu vay vốn không thuộc hộ nghèo, cận nghèo thì đều xác nhận là hộ khó khăn tài chính để được vay vốn, tạo áp lực lớn về nguồn vốn cho vay. Một số địa TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 63 phương, UBND cấp xã chưa thực hiện việc khảo sát điều tra bổ sung kịp thời hộ nghèo, hộ cận nghèo hàng năm theo chỉ đạo của Thủ tướng chính phủ tại thông báo số 5889/VPCP-KHTH ngày 27/08/2011 cũng gây thiệt thòi cho người dân trong việc thụ hưởng chương trình. Việc triển khai điều tra hộ cận nghèo chưa mang tính dài hạn nên chủ yếu chỉ điều tra những hộ đang vay vốn còn những hộ trong tương lai sẽ có con em đi học thì chưa điều tra mà phải điều tra bổ sung hàng năm. Công tác kiểm tra sử dụng vốn vay sau khi giải ngân còn dựa vào NHCSXH huyện, các tổ chức hội và tổ vay vốn hầu như không kiểm tra. Hầu hết các hộ vay đều có ý thức trả nợ nhưng nguồn trả nợ tiền vay hiện đang là tổng hợp từ thu nhập của gia đình. Trong khi đó mục tiêu của chương trình xác định là nguồn trả nợ phải chủ yếu từ thu nhập của HSSV sau khi ra trường có việc làm ổn định. Do đó, trường hợp HSSV ra trường không có việc làm, không có thu nhập trong khi gia đình vẫn đang thuộc diện hộ nghèo, hộ khó khăn thì việc thu hồi nợ đến hạn gặp rất nhiều khó khăn. Công tác kiểm tra giám sát, thông tin tuyên truyền tại một số địa phương thực hiện chưa tốt, còn để người dân thắc mắc; chưa đi vào chiều sâu, chủ yếu mới chỉ tuyên truyền về chính sách tín dụng ưu đãi, đối tượng thụ hưởng, chưa quan tâm nhiều đến việc sử dụng vốn vay đúng mục đích, hiệu quả và đặc biệt là trách nhiệm trả nợ tiền vay khi đến hạn. Cơ chế cho vay hiện nay tiềm ẩn nhiều rủi ro. Chi nhánh NHCSXH huyện Tân Kỳ uỷ thác qua tổ chức chính trị xã hội quá nhiều công đoạn trong cho vay, trong khi công tác cho vay vốn đối với cán bộ tổ chức chính trị xã hội là không chuyên, không qua đào tạo, chỉ là kiêm nhiệm. 3.2. Nhận xét về hệ thống KSNB quy trình cho vay học sinh, sinh viên tại chi nhánh ngân hàng chính sách xã hội Tân Kỳ, Nghệ An 3.2.1. Ưu điểm  Về ban lãnh đạo ngân hàng. Việc xây dựng hệ thống KSNB được thể hiện trước hết ở ý thức của ban lãnh đạo chi nhánh trong việc xây dựng một môi trường kiểm soát lành mạnh. Hoạt động kiểm soát nội bộ luôn được ban lãnh đạo BIDV Huế chú ý quan tâm xây dựng và củng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 64 cố. Đây chính là cơ sở quan trọng nhằm thực hiện tốt công tác quản lý rủi ro tín dụng nói chung, giữ vững và nâng cao vị thế của chi nhánh trên địa bàn tỉnh. Ban lãnh đạo luôn bám sát những chủ trương, chính sách của NHCSXH tỉnh, trung ương và các chính sách mới của Chính phủ và Nhà nước để kịp thời có các phương án thực hiện, đối phó với những biến động xảy ra. Ban lãnh đạo luôn tuân thủ các nguyên tắc kiếm soát nội bộ, thường xuyên đôn đốc nhân viên thực hiện theo đúng các chính sách tín dụng của chi nhánh nhằm hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất. Ban lãnh đạo đưa ra những chuẩn mực đạo đức để cán bộ nhân viên hướng đến và thực hiện, kịp thời khen thưởng các cá nhân xuất sắc có nhiều đóng góp cho chi nhánh.  Về nhân sự. Chính sách nhân sự của ngân hàng được ban lãnh đạo quan tâm. Nâng cao ý thức tự giác từ chính các nhân viên trong cơ quan. Ngân hàng thường tổ chức các đợt tập huấn, cử cán bộ tham gia các đợt tập huấn của NHCSXH tỉnh để tiếp cận với các chủ trương, các chương trình mới cũng như những thay đổi trong nghiệp vụ, nâng cao nghiệp vụ của nhân viên trong chi nhánh. Thường xuyên tổ chức các buổi họp mặt, giao ban, trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên các bộ phận, trong cùng bộ phận để trao đổi kinh nghiệm, đề xuất ý kiến góp ý cho nghiệp vụ và cho sự phát triển của ngân hàng. Ngân hàng chú ý quan tâm tới tiền lương, đãi ngộ của nhân viên, để nhân viên yên tâm công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.  Về máy móc công nghệ. Từ chỗ thiếu thốn máy móc khi mới thành lập đến nay ngân hàng đã có may móc phục vụ cho nghiệp vụ tại trung tâm và giao dịch lưu động tại các điểm giao dịch xã, tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và nâng cao năng suất công việc của các nhân viên.  Về chính sách tín dụng. Thủ tục kiểm soát và quy trình tín dụng được quy định cụ thể theo hệ thống NHXSXH cả nước. NHCSXH Tân Kỳ thực hiện đúng các thủ tục quy trình cho vay TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 65 cũng như kiểm tra, giám sát quy trình này. Thực hiện đúng quy tắc phân chia trách nhiệm, thủ tục ủy quyền và phê chuẩn đúng đắn.  Về kiểm tra, giám sát. NHCSXH Tân Kỳ thực hiện việc kiểm tra, giám sát trong tất cả các bước của quy trình cho vay. Định kỳ hoặc đột xuất ban lãnh đạo ngân hàng kết hợp với Ban đại diện thực hiện kiểm tra việc sử dụng vốn vay và hoạt động của các tổ chức hội nhận ủy thác. Công tác kiểm tra đã có những đóng góp lớn trong việc phát hiện sai sót và đôn đốc các tổ chức nhận ủy thác thực hiện tốt nhiệm vụ. Việc kiểm tra giám sát được thực hiện không chỉ bởi ngân hàng mà còn là trách nhiệm của Ban đại diện là những ban, ngành, những lãnh đạo trong UBND huyện, xã. Do đó, việc kiểm tra kiểm soát có thể được thực hiện thuận lợi hơn, hiệu quả hơn. 3.2.2. Tồn tại Bên cạnh những ưu điểm, hệ thống KSNB của NHCSXH Tân Kỳ còn một số hạn chế còn tồn tại sau:  Về phía ngân hàng. Chi nhánh chưa có bộ phận KTNB, chỉ có trưởng phòng tín dụng kiêm phần kiểm tra, hướng dẫn, kiểm soát, sửa chữa việc tuân thủ các thủ tục, quy định của CBTD. Điều này không đảm bảo yêu cầu về tính độc lập của bộ phận KTNB, cán bộ kiểm toán phải tách biệt với bộ phận được kiểm toán. Các thủ tục kiểm soát chưa hoàn toàn chặt chẽ và không phải lúc nào cũng được thực hiện nghiêm chỉnh, đầy đủ. Ví dụ như khi xét duyệt cho vay, CBTD chủ yếu chỉ căn cứ vào hồ sơ do các tổ chức nhận ủy thác trình lên để xem xét, còn không kiểm tra thực tế hoàn cảnh và đối tượng người yêu cầu được vay như thế nào. Việc này có thể có rủi ro rằng có sự gian lận trong việc bình xét cho vay ở các tổ TK&VV hay tổ chức hội nhận ủy thác mà ngân hàng không nắm được, dẫn đến việc cho vay sai đối tượng. Trong khâu xét duyệt của trưởng phòng tín dụng và GĐ (PGĐ) cũng chỉ chủ yếu kiểm soát trên mặt giấy tờ, hồ sơ tín dụng do CBTD trình lên, ít đối chiếu với thực tế nên việc kiểm soát có thể không đạt được. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 66 Chi nhánh không có bộ phận xét duyệt KH riêng, chủ yếu là CBTD phụ trách địa bàn nào thì xét duyệt người vay ở địa bàn đó, điều này làm tăng nguy cơ KH và CBTD có thể móc nối với nhau khiến kết quả xét duyệt có thể kém chính xác. Quá trình kiểm tra, giám sát sử dụng vốn vay của CBTD còn chưa được kiểm tra thường xuyên và chưa thực sự nghiêm túc, thường chỉ kiểm tra những khoản vay khi có vấn đề xảy ra. Vì vậy, một số KH sử dụng vốn vay không đúng cam kết, gặp sự cố, không trả được nợ cho ngân hàng. Việc thông báo, trao đổi với các tổ TK&VV cũng như KH thường được thực hiện qua điện thoại nên không có bằng chứng để đối chiếu việc thực hiện của nhân viên. Nhân viên trong ngân hàng còn tin tưởng nhau quá lớn, ví dụ như nhân viên kế toán đôi lúc cho phép CBTD có thể sử dụng máy tính của mình, cho biết tên và mật khẩu truy cập hệ thống. Việc này chứa đựng rủi ro lớn, ảnh hưởng đến việc kiểm soát thông tin và nếu CBTD có gian lận thì kế toán sẽ không biết được. Hệ thống máy móc, phương tiện của ngân hàng còn hạn chế, thường xuyên bị hư hỏng, bị lỗi làm chậm quá trình làm việc của nhân viên, giảm hiệu quả công việc và có thể ảnh hưởng đến việc kiểm soát, ảnh hưởng đến tính bảo mật của thông tin.  Về phía khách hàng. Bên cạnh những KH tốt, thiện chí cung cấp thông tin và trả nợ đúng thời hạn, còn có những khách hàng sau khi cho vay, cố tình không thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ trả nợ của mình. KH của NHCSXH chủ yếu là người nghèo nên nhận thức còn hạn chế, chưa hiểu hết về các thủ tục, quy trình vay cũng như những quy định về mẫu biểu, Do đó, tăng thêm trách nhiệm của CBTD trong việc hướng dẫn người dân thực hiện quy trình vay được chính xác. 3.3. Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình cho vay học sinh, sinh viên tại chi nhánh ngân hàng chính sách xã hội Tân Kỳ, Nghệ An Từ kết quả đạt được và hạn chế trên, nhận thức được vai trò và ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ, NHCSXH đã không ngừng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của mình. Nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB nói chung và TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 67 hệ thống KSNB quy trình cho vay HSSV nói riêng, tôi mạnh dạn đưa ra một số đề xuất sau:  Thực hiện nghiêm túc, hoàn thiện các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa và phát hiện tối đa các rủi ro. Bảng 3.1: Đề xuất hoàn thiện các thủ tục kiểm soát hạn chế, xử lý rủi ro. Các rủi ro Các thủ tục kiểm soát đề xuất KH hiểu sai hoặc không đầy đủ quy trình nội dung khoản vay Tổ chức các buổi nói chuyện, giao lưu truyền đạt các quy định, thông tin từ ngân hàng tới người vay đồng thời giải đáp thắc mắc kịp thời, rõ ràng để người vay hiểu và thực hiện tốt. Cho vay những KH không thuộc đối tượng cho vay của NH Thường xuyên kiểm tra hoạt động và công việc thực hiện của các tổ và hội nhận ủy thác. Tăng cường công việc xác nhận ở khâu xét duyệt, không phụ thuộc và tin tưởng hoàn toàn vào kết quả của các tổ đề xuất. Thu nhận hồ sơ không đầy đủ giấy tờ, các mẫu biểu sai quy định. Phổ biến các quy định tới các tổ, kiểm tra hồ sơ trước khi nhận. CBTD trực tiếp xét duyệt, thẩm định không đủ năng lực quyền hạn tương ứng. Tăng cường tập huấn, đào tạo cán bộ để bám sát với các chủ trương, chính sách mới, nâng cao năng lực nghiệp vụ. CBTD và KH cấu kết với nhau. Không nên để 1 CBTD phụ trách 1 địa bàn trong thời gian quá dài, nên có sự thay đổi và có sự kiểm tra, theo dõi lẫn nhau giữa các cán bộ Một số lần giải ngân chưa có phê duyệt của giám đốc. Kiểm tra hồ sơ kỹ lưỡng trước khi giải ngân. CBTD sử dụng máy tính của CBKT. Phân định quyền hạn truy cập. Quy định nghiêm túc về việc thực hiện và phạm vi sử dụng của từng nhân viên. Áp lực công việc lớn. Bổ sung thêm nguồn nhân lực, giảm áp lực. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 68 Các rủi ro Các thủ tục kiểm soát đề xuất Nhập sai thông tin về KH, khoản vay hệ thống. Ghi nhận, cập nhật sai nợ, thời gian trả nợ của khách hàng. Cần có sự kiểm tra đối chiếu cuối ngày, cuối tháng thường xuyên và kỹ lưỡng CBTD không kiếm soát thường xuyên nợ vay và tình hình sử dụng vốn vay. CBTD cần kiểm soát thường xuyên, nếu công việc quá lớn cần đề xuất bổ sung thêm người hỗ trợ. CBTD không thu được nợ (gốc, lãi )của KH đúng hạn và đúng số tiền. CBTD cần theo dõi, kiểm tra tình hình các khoản vay và khả năng trả nợ của người vay. Kết hợp với tổ TK&VV và tổ chức hội xử lý nghiêm trường hợp cố tình sai phạm. Ban GĐ không nắm rõ tình hình sử dụng vốn vay, thực trạng nhóm nợ, nợ xấu. Lãnh đạo cần bám sát tình hình, bám sát hoạt động của nhân viên, các khoản nợ. không nên quá tin tưởng và nhân viên. Tất toán các khoản vay không đúng đối tượng khi chưa trả hết nợ. Thu nợ cần đối chiếu rõ ràng, cẩn thận giữa hệ thống và sổ vay vốn của người vay. Hỏi một số câu hỏi khi người vay đến trả nợ để nắm rõ hơn về khoản vay. .  Về nhân sự: Hiện nay PGD NHCSXH Tân Kỳ chỉ có 4 CBTD và 3 nhân viên kế toán, trong khi phải thực hiện cho vay, kiểm soát 22 xã thị, 317 tổ vay vốn với hàng nghìn lượt vay. Số lượng nhân viên như thế là ít so với khối lượng công việc là rất lớn, điều này đặt áp lực lớn cho nhân viên, đặc biệt là trong các mùa giải ngân. Khi áp lực quá cao sẽ không tránh khỏi có sai sót. Vì vậy, chi nhánh cần tăng thêm số lượng CBTD cũng như nhân viên kế toán để giảm bớt gánh nặng trong công việc, tăng hiệu quả thực hiện. Chi nhánh cần thường xuyên trang bị nghiệp vụ tín dụng cho nhân viên, để họ có khả năng nhận biết về khách hàng. Thường xuyên tổ chức các đợt tập huấn, giao lưu trao đổi kinh nghiệm để nâng cao trình độ, chất lượng cán bộ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 69 Chi nhánh có thể tổ chức các cuộc thi, kiểm tra, giao lưu bằng các trò chơi giải quyết tình huống thường gặp trong giao dịch vào mỗi quý, mỗi tháng để các nhân viên gắn bó với nhau, trao đổi kinh nghiệm và học tập lẫn nhau, đồng thời kiểm tra năng lực của các nhân viên chi nhánh. Dựa trên chất lượng tín dụng và hiệu quả công việc của từng cán bộ thực hiện, chi nhánh nên xây dựng chế độ đánh giá khen thưởng và kỉ luật phù hợp. Có như vậy mới nâng cao tính tự chịu trách nhiệm trong các quyết định tín dụng của các cán bộ có liên quan, làm tăng hiệu quả công việc.  Về nâng cao chất lượng dịch vụ ủy thác. Không ngừng củng cố và nâng cao chất lượng hoạt động của tổ TK&VV. Xây dựng tổ TK&VV thực sự là cầu nối hữu hiệu giữa ngân hàng với người vay. Tổ trưởng tổ TK&VV là người gần gũi với các hộ gia đình vay vốn, cần được đào tạo, tập huấn để nắm bắt được quy trình, nghiệp vụ ngân hàng, cũng như tâm tư, nguyện vọng, diễn biến đời sống kinh tế, xã hội của từng hộ gia đình, có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ tổ viên trong việc vay vốn, thông báo, đôn đốc hộ vay để trả nợ theo kế hoạch đã thỏa thuận. Nâng cao chất lượng thực hiện dịch vụ ủy thác với các tổ chức chính trị xã hội, tăng cường và phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của tổ chức nhận ủy thác các cấp đối với hoạt động tổ TK&VV và quá trình sử dụng vốn vay của người vay. Thường xuyên tuyên truyền để nâng cao ý thức trong việc sử dụng vốn cũng như nghĩa vụ trả nợ khi đến hạn, làm tốt công tác phối hợp trong việc xử lý nợ đến hạn, nợ bị rủi ro. Phối hợp chặt chẽ với các tổ chức nhận ủy thác, chính quyền địa phương để xử lý nghiêm túc đối với những hộ vay quá hạn có khả năng và điều kiện nhưng cố tình chây ỳ không chịu trả nợ. Định kỳ hoặc đột xuất, tăng cường hơn nữa việc kiểm tra hoạt động của tổ chức chính trị xã hội cấp xã nhận ủy thác, các tổ TK&VV. Có thể tổ chức một số buổi giao lưu giữa các tổ trưởng tổ TK&VV để trao đổi kinh nghiệm về việc thực hiện, đồng thời kiểm tra khả năng và hoạt động của các tổ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 70  Phát huy vai trò kiểm tra, giám sát. Đối với NHCSXH hiện nay cơ chế giải ngân tín dụng HSSV thực hiện ủy thác qua các tổ chức chính trị xã hội trên địa bàn; việc bình xét hộ vay, mức vay, thời hạn vay được thực hiện tại tổ vay vốn; có sự kiểm tra của tổ chức hội và phê duyệt của UBND cấp xã; hộ nhận tiền vay, trả nợ (gốc, lãi)... tại điểm giao dịch của NHCSXH tại xã. Do đó, việc kiểm tra giám sát có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hoạt động của NHCSXH. Phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của Ban đại diện HĐQT các cấp, tổ chức chính trị xã hội nhận uỷ thác và người dân:  NHCSXH cần thực hiện kiểm tra đối chiếu danh sách đề nghị vay vốn NHCSXH (mẩu số 03/TD) với danh sách thành viên tổ tiết kiệm và vay vốn (mẫu số 10/TD). Kiểm tra tính pháp lý của bộ hồ sơ xin vay theo quy định.  Định kỳ hoặc đột xuất, lãnh đạo NHCSXH mời các thành viên trong Ban đại diện Hội đồng quản trị NHCSXH cấp huyện thực hiện chương trình kiểm tra, giám sát hoạt động của tổ tiết kiệm và vay vốn, của người vay và tổ chức hội cấp xã trong việc chấp hành chính sách tín dụng và hiệu quả sử dụng vốn vay của người vay.  Chủ động tổ chức giao ban định kỳ tại các điểm giao dịch tại xã, để trao đổi về kết quả uỷ thác, tồn tại, vướng mắc, bàn giải pháp và kiến nghị xử lý nợ đến hạn, nợ quá hạn, nợ bị rủi ro.  NHCSXH huyện tăng cường kiểm tra, giám sát đối với hoạt động của cấp xã và hoạt động tổ vay vốn. Hàng tháng, NHCSXH huyện đi kiểm tra thực tế tại một số hộ vay vốn.  Phòng giao dịch cấp huyện kiểm tra hoạt động của tổ vay vốn . Kiểm tra việc ghi chép sổ sách của ban quan lý tổ, việc bình xét cho vay; kiểm tra việc sử dụng vốn, chấp hành trả lãi, gốc của hộ vay.  Thường xuyên tập huấn nghiệp vụ kiểm tra đối với cán bộ NHCSXH và cán bộ các tổ chức nhận uỷ thác, ban quản lý tổ vay vốn, ban XĐGN xã.  Về công nghệ, máy móc. Máy móc, công nghệ là thiết bị phục vụ đắc lực cho công tác hoạt động cũng như việc kiểm soát quy trình cho vay. Vì thế, chi nhánh cần quan tâm hơn nữa về việc TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 71 nâng cao chất lượng máy móc, thay thế, sửa chữa kịp thời những mãy móc có vấn đề, hỏng hóc. Tăng cường, bổ sung cập nhật những phần mềm, công nghệ mới đáp ứng nhu cầu phục vụ hiệu quả hoạt động cho vay Nên tổ chức lớp tập huấn cho các cán bộ ngân hàng về hoạt động của máy, cách khắc phục một số lỗi thường gặp để có thể chủ động sửa chữa, đối phó khi có vấn đề xảy ra; không cần chờ nhân viên từ phòng mạng của tỉnh, giảm tiến độ công việc. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 72 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng phát triển, hội nhập quốc tế, đào tạo nhân tài cho đất nước là một việc làm hết sức cần thiết và quan trọng. Chương trình tín dụng HSSV là chương trình thể hiện ý nghĩa xã hội sâu sắc, khẳng định chủ trương, chính sách của Đảng, Chính phủ là đúng đắn, phù hợp với xu thế phát triển chung của xã hội. Do vậy, tạo được sự đồng thuận cao của các ngành, các cấp, của cộng đồng, xã hội. Đây cũng là chương trình tín dụng chính sách có tính xã hội hóa cao, liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều tổ chức, cá nhân từ trung ương đến địa phương cùng tham gia thực hiện từ khâu tạo lập, huy động nguồn vốn đến việc tổ chức cho vay, thu hồi và xử lý nợ. Với mục đích nghiên cứu hệ thống KSNB hoạt động cho vay HSSV của ngân hàng, để tìm hiểu NHCSXH Tân Kỳ kiểm soát hoạt động này ra sao và giảm thiểu rủi ro như thế nào, đồng thời cũng tìm biện pháp giúp ngân hàng nâng cao chất lượng của hệ thống KSNB. Về cơ bản, luận văn đã tập trung hoàn thành một số vấn đề sau:  Hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về hệ thống KSNB nói chung và hệ thống KSNB quy trình cho vay HSSV nói riêng.  Khái quát về đặc điểm hoạt động, cách thức tổ chức quản lý của NHCSXH nói chung cũng như NHCSXH chi nhánh Tân Kỳ.  Tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác KSNB quy trình cho vay HSSV của chi nhánh NHCSXH Tân Kỳ, Nghệ An.  Kiến nghị một số biện pháp để góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm KSNB quy trình cho vay HSSV của chi nhánh. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như điều kiện thời gian, đặc thù công việc cũng như hạn chế về kinh nghiệm thực tế nên đề tài còn một số hạn chế. 2. Kiến nghị  Đối với NHCSXH Việt Nam. Hiện nay nhu cầu về nguồn vốn vẫn rất bức xúc, đề nghị NHCSXH Việt Nam tiếp tục quan tâm tạo điều kiện tăng thêm nguồn vốn, để NHCSXH huyện Tân Kỳ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 73 thực hiện tốt hơn nhiệm vụ cho vay HSSV và các đối tượng chính sách khác trên địa bàn, đáp ứng kịp thời nhu cầy vay vốn của người dân.  Đối với NHCSXH tỉnh Nghệ An. Để tránh quá tải trong công việc và để phù hợp với tình hình đìa bàn hoạt động rất rộng 22 xã, thị trấn, 317 tổ TK&VV. Hiện nay, tại chi nhánh mới chỉ có 3 cán bộ kế toán, 4 CBTD, nên bố trí thêm cán bộ. Bổ sung, nâng cấp hệ thống máy móc, thiết bị hỗ trợ cho công việc của cán bộ.  Đối với NHCSXH huyên Tân Kỳ. Tổ chức tốt hơn các hoạt động tuyên truyền về các hoạt động của NHCSXH, thông qua các phương tiện thông tin đại chúng (truyền hình, đài phát thanh, báo chí) nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cấp, các nghành và của toàn xã hội về chủ trương và mô hình đúng đắn, một địa chỉ tin cậy của người nghèo và các đối tượng chính sách khác. Đề nghị phòng giao dịch huyện Tân Kỳ nên thường xuyên hơn nữa phát động phong trào thi đua sôi nổi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ tổng kết kinh nghiệm và biểu dương khen thưởng đối với những tổ trưởng tổ TK&VV có những thành tích tốt . Thực hiện tốt hơn nữa công tác tổ chức đào tạo tập huấn nhằm nâng cao về công tác quản lý vốn vay cho cấp hội đoàn thể ( tổ trưởng tổ TK&VV).  Đối với chính quyền địa phương các cấp. Đề nghị UBND huyện chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thường xuyên rà soát kịp thời bổ sung đối tượng hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có thu nhập bình quân đầu người tối đa bằng 150% thu nhập bình quân đầu người của hộ nghèo. Từ đó, có cơ sở thực hiện nghiêm túc về việc xác nhận các hộ gia đình vay vốn chương trình HSSV đúng đối tượng quy định. Thường xuyên quan tâm hơn nữa đến các hoạt động giao dịch tại xã của NHCSXH nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các chương trình tín dụng chính sách, đảm bảo thu hồi vốn đạt hiệu quả cao.  Đối với những đề tài nghiên cứu tiếp theo. Tôi xin đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện hơn nội dung của những đề tài nghiên cứu tiếp theo:  Mở rộng nghiên cứu toàn bộ quy trình cho vay của NHCSXH Tân Kỳ NHCSXH Việt Nam để có thể đánh giá tổng quan về hệ thống KSNB trong ngân hàng. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán 74 Nếu có điều kiện thì mở rộng nghiên cứu cả hệ thống KSNB của các ngân hàng có quy mô tương tự làm cơ sở so sánh và đánh giá tốt hơn.  Xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể để làm cơ sở đánh giá hệ thống KSNB ngân hàng. Từ đó, đề xuất một số biện pháp cụ thể giúp ngân hàng hoàn thiện hệ thống KSNB. Nếu thực hiện được những điều trên thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và ra quyết định của Ban lãnh đạo NHCSXH Tân Kỳ cũng như hệ thống NHCSXH. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TS Nguyễn Phúc Sinh (chủ biên – 2010), Giáo trình kiểm toán đại cương, NXB GTVT. 2. Nguyễn Minh Kiều (2009), Ngiệp vụ ngân hàng hiện đại, NXB Thống kê 3. PGS. TS Nguyễn Văn Tiến (2009), Giáo trình tài chính – tiền tệ ngân hàng, NXB Thống kê 4. Victor Z.Brink and Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại, NXB Tài chính 5. PGS. TS Lê Văn Tề (2010), Tín dụng ngân hàng, NXB GTVT 6. TS Lâm Thị Hồng Hoa (2002), Giáo trình kiểm toán ngân hàng, NXB Thống kê 7. Quyết định 157/2007/ QĐ- TTg của Thủ tướng chính phủ về tín dụng chính sách cho vay HSSV. 8. Công văn số 2162A/NHCS-TD hướng dẫn thực hiện cho vay đối với học sinh, sinh viên theo Quyết định số 157/2007/QĐ-TTg ngày 27/9/2007 của Thủ tướng Chính phủ. 9. Thông báo số 568/NHCS- TDSV của NHCSXH Việt Nam về đề cương kiểm tra liên ngành về thực hiện quyết định 157/2007/ QĐ-TTg. 10. Công văn số 737/NHCS- TDSV về việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Phó thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân tại Thông báo số 58/ TB-VPCP. 11. Báo cáo tổng kết 5 năm thực hiện quyết định 157/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ về tín dụng chính sách cho vay HSSV của NHCSXH Tân Kỳ, Nghệ An. 12. Báo cáo tổng kết 10 năm hoạt động của NHCSXH Tân Kỳ. 13. Kế hoạch kiểm tra của Ban đại diện HĐQT NHCSXH Tân Kỳ năm 2012. 14. Các website:  www.vbsp.com  www.webketoan.com  www.tailieu.vn  www.kiemtoan.com.vn  www.saga.vn TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trường Đại học kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trương Thị Hiền – K43A Kế toán kiểm toán PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bộ hồ sơ vay vốn của khách hàng Thái Thị Hoa:  PL 01 – A: Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay.  PL 01 - B: Đơn xin vay vốn sinh viên.  PL 01 - C: Giấy xác nhận của sinh viên Lê Văn Phú.  PL 01 – D: Biên bản họp tổ tiết kiệm và vay vốn.  PL 01- E: Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH chương trình cho vay HSSV.  PL 01 – F: Thông báo kết quả phê duyệt cho vay.  PL 01 – G: Phiếu chi.  PL 01 – H: Sổ vay vốn.  PL 01 – I: Sổ lưu rời theo dõi cho vay – thu nợ - dư nợ. Phụ lục 2: Phiếu giải ngân cho vay vào tài khoản thẻ của khách hàng Trần Văn Tính. Phụ lục 3: Bộ chứng từ thu lãi, chi hoa hồng của tổ trưởng tổ TK&VV Phan Thị Nhạ:  PL 03 – A: Phiếu thu.  PL 03 – B: Bảng kê thu lãi – thu tiền gửi tiết kiệm – thu nợ gốc từ tiền gửi tiết kiệm và chi trả hoa hồng.  PL 03 – C: Phiếu chi. Phụ lục 4: Bộ chứng từ trả nợ gốc của khách hàng Đậu Văn Tiến:  PL 04 – A: Phiếu thu.  PL 04 – B: Thẻ theo dõi khách hàng trả lãi tiền vay.  PL 04 – C: Sổ lưu tờ rời theo dõi cho vay – thu nợ - dư nợ.  PL 04 – D: Phiếu chi.  PL 04 – E: Phiếu chuyển khoản. Phụ lục 5: Quyết đinh 157/2007/QĐ – TTg của Thủ tướng chính phủ về chương trình chính sách cho vay HSSV. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ