Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần Hồng Đức

số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết. • Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán. • Đối chiếu số liệu nội bộ với số liệu bên ngoài. • So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán. • Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp các tài sản và các tài liệu kế toán. • Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát trong công ty được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Các nguyên tắc này đã được thể hiện rõ ràng trong vai trò và chức năng của Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng khác trong công ty. 2.2.3.3. Tình hình kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền + Đặc điểm đối với khoản mục vốn bằng tiền và tầm quan trọng Vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Hồng Đức bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của công ty (tiền mặt) hoặc gửi tại ngân hàng (TGNH). Ý thức được khả năng sai phạm trong quản lí vốn bằng tiền nên công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với vốn bằng tiền, đặc biệt là thủ quỹ và kế toán vốn bằng tiền, những người trực tiếp quản lí vốn bằng tiền. Ở Công ty không có bộ phận kiểm soát các nghiệp vụ thu, chi vốn bằng tiền, Kế toán trưởng cũng không kiêm nhiệm công tác này. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 38 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ trong quá trình thu, chi thì việc kiểm soát đã được thực hiện thông qua việc kiểm tra các yếu tố hợp lí, hợp lệ của chứng từ, so sánh số liệu trên phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có với các chứng từ gốc nên việc kiểm soát đối với vốn bằng tiền vẫn diễn ra thường xuyên song song với các nghiệp vụ. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên kế toán của công ty có trình độ, có phẩm chất đạo đức và ý thức trách nhiệm trong công việc nên vốn bằng tiền của Công ty được bảo vệ. + Thủ tục kiểm soát vốn bằng tiền Một số biện pháp, thủ tục Công ty áp dụng để bảo vệ vốn bằng tiền. Một là: Thủ tục thu tiền. Công ty không xây dựng quy chế quản lí tiền mặt, các thủ tục thu, chi tiền được hướng dẫn và thực hiện như một thói quen. Các nghiệp vụ thu tiền được kiểm soát bằng các động tác kiểm tra tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là kiểm tra của kế toán trưởng và thông qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quỹ và đối chiếu giữa kế toán với thủ quỹ. Tính liên tục của chứng từ thu được kiểm tra kĩ lưỡng bởi kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên này không phải kế toán vốn bằng tiền. Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, Kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra chứng từ gốc và lập phiếu thu dựa trên chứng từ gốc và kí vào chứng từ. Phiếu thu được đánh số liên tục, tránh trường hợp số phiếu thu được sử dụng 2 lần nhưng chỉ được sử dụng 1 lần. Phiếu thu sau khi được lập chuyển cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng kí duyệt. Kế toán vốn bằng tiền vừa được thực hiện bằng máy, vừa được thực hiện bằng tay và cuối kì đối chiếu. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 39 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Quy trình kiểm soát hoạt động thu tiền tại Công ty Người nộp tiền KT tiền mặt KT trưởng Thủ quỹ Giám đốc Sơ đồ 2.5 - Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ thu. Đề nghị nộp tiền Lập Phiếu thu Phiếu thu Kí duyệt Phiếu thu được kí Thủ quỹ Phiếu thu Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 40 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Có thể tham khảo mẫu phiếu thu sau: Biểu mẫu 2.1 - Phiếu thu tiền CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC Mẫu số 01 – TT 09 Trần Cao Vân, TP Huế (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày ... . tháng ..... năm 20...... Quyển số: ................ Số: ........................... Nợ: .......................... Có: .......................... Họ và tên người nộp tiền: ..................................................................................... Địa chỉ: ................................................................................................................. Lý do nộp: ............................................................................................................. Số tiền:...............................(Viết bằng chữ): ........................................................ Kèm theo: ..............Chứng từ gốc:...................... Ngày ............ tháng ............ năm 20......... Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):...................................................................... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ................................................................... + Số tiền quy đổi: ................................................................................................. Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch. Trường hợp thu tiền không tại quỹ thì khi mang tiền về quỹ phải có giấy nộp tiền. Có thể tham khảo mẫu giấy nộp tiền sau: SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 41 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Biểu mẫu 2.2 - Giấy nộp tiền GIẤY NỘP TIỀN Họ tên: Đơn vị: Số tiền: Nội dung: Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp Hai là: Thủ tục chi tiền. Kiểm soát cũng được thực hiện cùng với quá trình chi tiền, không có bộ phận kiểm soát độc lập. Tại Công ty, nghiệp vụ chi tiền thường phát sinh trong các trường hợp sau: o Chi tiền mua hàng hóa, tài sản. o Chi tạm ứng. o Chi trả lương. o Chi tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi. o Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay. o Chi trả tiền điện, nước, dịch vụ mua ngoài khác. o Chi nộp thuế, các khoản phí, lệ phí Đối với các khoản chi ngoài: Chi mua hàng hóa, tài sản; chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vaythì: - Phải có sự đồng ý của Giám đốc. - Phải có chứng từ hợp lý và hợp lệ, đúng mục đích sử dụng. - Kế toán trưởng thực hiện việc khảo giá trước khi có quyết định chi cho việc mua sắm các thiết bị, hàng hóa, tài sản SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 42 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Quá trình kiểm soát hoạt động thu tiền tại công ty: Người có nhu cầu KT trưởng KT tiền mặt Thủ quỹ Giám đốc không Không duyệt Duyệt Sơ đồ 2.6 - Thủ tục chi quĩ và luân chuyển chứng từ chi Đối với các khoản chi nội bộ: - Các khoản chi cho cán bộ nhân viên Bao gồm các khoản chi lương, chi ăn ca, lương làm thêm giờ; tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ Lương và các khoản trích theo lương cùng các chế độ được hưởng khác của cán bộ nhân viên sau khi được tính và lên bảng kê đầy đủ, thủ quỹ sẽ tiến hành chi lương Đề nghị t/toán Giấy đề nghị t/toán Duyệt Lệnh chi Lập Phiếu chi Phiếu chi Xuất quỹ Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 43 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân cho nhân viên. Mỗi cán bộ trước khi nhận tiền đều phải ký nhận số tiền lương tháng mình đã nhận. Ngoài ra còn bù trừ các khoản tạm ứng vào lương nếu có thì thông báo để người đó kiểm tra lại đầy đủ và xác nhận. - Chi tạm ứng cho cán bộ CNV Để ứng tiền, các nhân viên phải viết giấy đề nghị tạm ứng, trên đó phải có đầy đủ sự xác nhận của Giám đốc về mục đích xin tạm ứng và số tiền được tạm ứng. Đầy đủ sự xác nhận này nhân viên mới được ứng tiền. Qua sự xác nhận của từng cấp quản lý nhằm đảm bảo cho sự phê duyệt của nghiệp vụ. Mỗi người ký là đã kiểm soát sự đúng đắn của nghiệp vụ ứng với từng sự quản lý của mình. Căn cứ vào giấy tạm ứng đã có đầy đủ sự phê duyệt, kế toán tiền mặt tiến hành viết phiếu chi cho nhân viên, trên phiếu chi người nhận tiền phải viết rõ số tiền mình nhận bằng chữ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi và giấy tạm ứng theo đúng yêu cầu và bàn giao số tiền cần tạm ứng sau khi đóng dấu “Đã chi tiền” lên phiếu chi liên 2. Điều này đảm bảo cho thủ quỹ độc lập kiểm soát nghiệp vụ theo chức năng của mình và không chi sai tiền, phục vụ cho việc ghi sổ chính xác và trung thực. Hoàn thành công việc, nhân viên tiến hành lập bảng kê hoàn ứng với toàn bộ chứng từ gốc nộp lại cho kế toán làm căn cứ cho việc ghi nhận chi phí. Nếu mục đích là mua hàng hóa thì cần có phiếu nhập kho kèm theo hóa đơn mua hàng. Căn cứ vào bảng kê và chứng từ gốc nộp về, kế toán kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Những chứng từ nào không hợp lệ sẽ loại bỏ và yêu cầu lập lại bảng kê khác, không thanh toán. Điều này để kiểm soát tốt việc nhân viên sử dụng chứng từ giả hay chứng từ của người khác, nghiệp vụ khác, ngày tháng khác để xin hoàn ứng. Đồng thời, nghiệp vụ tạm ứng còn được kế toán tiền mặt ghi vào sổ tạm ứng, nhằm theo dõi, kiểm soát hoạt động tạm ứng và hoàn ứng cho từng nhân viên. Sau bước kiểm soát đó, kế toán tiến hành hoàn ứng cho nhân viên, đồng thời nếu còn thừa tiền và nhân viên muốn nộp lại thì kế toán sẽ viết phiếu thu hay cần thanh toán thêm tiền cho nhân viên thì sẽ viết phiếu chi. - Chi tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 44 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị đều phục vụ thiết yếu cho hoạt động kinh doanh của DN. Việc xuất chi này phải đúng đối tượng, thành phần và định mức, được theo dõi sổ sách đầy đủ. Để thực hiện các khoản chi này thì cán bộ được phân công nhiệm vụ sẽ làm tờ trình, lập bảng dự toán. Căn cứ vào đó, kế toán trưởng sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động đó. Nếu đúng theo quy định thì sẽ trình cho Giám đốc xét duyệt và tiến hành chi tiền. Khi nhận bảng kê và chứng từ gốc, kế toán tiến hành quyết toán và cùng với các bộ phận có liên quan nghiệm thu quyết toán. Các công đoạn này đều có sự phê duyệt của Giám đốc, sự ký duyệt này gắn với trách nhiệm duyệt chi cho các hoạt động của nhà quản lý đơn vị. Căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiền mặt vào sổ chi tiền mặt theo số phiếu chi và nội dung các khoản chi. Sổ chi tiền mặt được mở từ đầu năm nhằm ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ chi tiền theo quan hệ đối ứng của từng nghiệp vụ, theo trình tự thời gian trên mỗi hàng. Điều này nhằm kiểm soát được các nghiệp vụ theo từng nội dung và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ. Trên cơ sở ghi sổ, khi cần kiểm tra một nghiệp vụ chi tiền nào đó đã chi tiền, căn cứ vào chứng từ có thể kiểm tra việc ghi chép trên sổ và ngược lại, căn cứ vào sổ có thể kiểm tra chứng từ. Thủ quỹ căn cứ vào các khoản tiền đã chi ra để ghi sổ quỹ tiền mặt và tổng hợp số liệu đối chiếu với quỹ thực tế. Vào cuối tháng, kế toán tiền mặt cộng sổ thu – chi tiền mặt theo các quan hệ đối ứng và lên bảng cân đối thu - chi. Việc kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền được thiết lập thông qua sự kiểm duyệt của các cấp lãnh đạo và sự độc lập trong công việc giữa các nhân viên. Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lí và chứng từ chi được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh. Chứng từ chi được đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường hợp nghiệp vụ chi được lập là không có thực. Tính liên tục của chứng từ được kiểm tra bởi Kế toán trưởng và người nhập chứng từ vào máy. Kế toán và thủ quỹ đối chiếu hằng ngày. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 45 Đạ i h ọc Ki nh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Biểu mẫu 2.3 - Sổ quỹ tiền mặt CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC 09 Trần Cao Vân, TP Huế ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC). SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tháng 12/2013 Đơn vị tính: Đồng NT Số hiệu Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn Số dư đầu kì 31/12 PT01 Trung tâm hỗ trợ HTX, DN vừa và nhỏ thanh toán tiền. 94.379.539 31/12 PT02 Rút tiền ngân hàng nhập quỹ 20.000.000 31/12 PT03 Thu tiền bán hàng HĐ 0000065 1.751.019 31/12 PT04 Thu học phí đào tạo kế toán máy theo HĐ 0000271; và thu học phí đào tạo kế toán máy theo HĐ 000 457.365.966 31/12 PC01 Thanh toán cước điện thoại 2.315.745 31/12 PC02 Thanh toán tiền mua giấy 27.631.000 31/12 PC03 Trả nợ cho ông Nguyễn Quang Khải 330.000.000 31/12 PC04 Nhập kho văn phòng phẩm. 839.378 Cộng phát sinh 573.496.524 360.786.123 192.710.401 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 46 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Biểu mẫu 2.4 - Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị:Công ty Cổ phần Hồng Đức Mẫu số: 03-TT Bộ phận: Phòng Kế toán (Ban hành theo quyết đinh số 48/2006 QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Kính gửi: Giám đốc công ty Tôi tên là: Địa chỉ: Đề nghị tạm ứng số tiền: Lí do tạm ứng: Thời hạn thanh toán: Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng Biểu mẫu 2.5 - Phiếu chi tiền SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 47 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Đơn vị: ................ Địa chỉ: ............... PHIẾU CHI Ngày ... tháng ... năm 20 Quyển số:........ Số: .................. Nợ: ................ Có: ................. Mẫu số 02 - TT QĐ số: 48/2006/ QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: .......................................................................................................... Địa chỉ: ................................................................................................................................... Lý do chi: ............................................................................................................................... Số tiền: .................................(Viết bằng chữ) ........................................................................ Kèm theo: ........... Chứng từ gốc ................ Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) ...................................................................................... Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhân tiền (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy): ......................... + Số tiền quy đổi: ......................................................... Ba là: Bảo quản tiền mặt tại quỹ Tiền mặt của công ty được bảo quản tập trung tại quĩ của công ty. Thủ quỹ là người duy nhất chịu trách nhiệm quản lí tiền mặt, thu và chi tiền mặt tại quỹ, là người duy nhất cầm chìa khóa két. Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí tiền mặt Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Do nghiệp vụ tiền mặt phát sinh ít và qui mô không lớn nên công ty không có từng người phụ trách đối với từng loại tiền mà hoàn toàn do Kế toán vốn bằng tiền đảm nhận. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm o Thủ quỹ không kiêm kế toán quỹ. o GĐ và Kế toán trưởng là người duyệt chi cách li trách nhiệm với những người thực hiện nhiệm vụ chi. Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: o Mọi nghiệp vụ chi tiền mặt tại Công ty đều được phê chuẩn bởi GĐ Công ty. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 48 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân o Công ty thực hiện việc ủy quyền rất hạn chế: Không phân cấp phê chuẩn, khi GĐ đi vắng thì Kế toán trưởng duyệt chi, sau đó GĐ sẽ hoàn tất thủ tục, đối với tiền gửi ngân hàng, GĐ viết giấy ủy quyền cho thủ quỹ đi lĩnh tiền. Năm là: Công tác quản lí Việc thu tiền chủ yếu thực hiện tại Công ty nếu thu ở ngoài Công ty, khi nộp tiền ngoài phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền”. Sáu là: Thủ tục kiểm kê Để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lí tiền mặt, đảm bảo rằng tiền mặt trong quỹ không được sử dụng cho mục đích ngoài Công ty, hoặc những mục đích không được phê chuẩn, Công ty tiến hành kiểm kê tồn quỹ tiền mặt hàng tháng. Căn cứ vào phương án kiểm kê do GĐ đưa ra, ban kiểm kê được thành lập, trước khi kiểm kê, sổ sách được khóa và két được niêm phong. Ban kiểm kê thực hiện phân loại tiền mặt, đếm từng loại tiền, tính toán và đối chiếu với sổ sách. Nếu có chênh lệch sẽ tḿ hiểu nguyên nhân để qui trách nhiệm và xử lí. Mẫu biên bản kiểm kê được sử dụng tại Công ty: SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 49 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Biểu mẫu 2.6 - Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT Vàogiờngày 31/12/2013 Chúng tôi gồm: Ông/Bà: Nguyễn Thị Mỹ Hằng Đại diện kế toán Ông/Bà: Đỗ Thị Thu Hằng Đại diện thủ quỹ Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau: STT Diễn giải Số lượng Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ II Số kiểm kê thực tế 1 Trong đó: 2 - Loại 500.000 3 - Loại 200.000 4 - Loại 100.000 5 - Loại 50.000 6 - Loại 20.000 7 - Loại 10.000 8 - Loại 5.000 9 - Loại 2.000 III Chênh lệch (III= I-II) - Lý do: + Thừa +Thiếu - Kết luận sau kiểm kê Kế toán trưởng Thủ quỹ Đại diện chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ Đối với TGNH ngoài việc đối chiếu thường xuyên số dư TGNH với sổ sách của Công ty, cuối năm đều có đối chiếu với ngân hàng, xác nhận số dư tiền gửi của Công ty tại ngân hàng. Như vậy, kiểm soát đối với vốn bằng tiền cũng diễn ra tự phát gắn liền với công tác kế toán nhưng được thực hiện khá nghiêm túc cùng với các thủ tục kểm kê, thủ tục SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 50 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân đối chiếu với ngân hàng, vốn bằng tiền của Công ty đã được kiểm soát, tránh rủi ro bị lạm dụng hoặc lấy cắp. 2.2.3.4. Tình hình kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu Khoản phải thu của Công ty Cổ phần Hồng Đức chủ yếu là khoản phải thu khách hàng. Khoản phải thu của Công ty do một nhân viên kế kế toán theo dõi. Các khoản phải thu được kiểm soát bằng các biện pháp, thủ tục sau: - Ghi sổ chi tiết các khoản phải thu của khách hàng. - Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi nhận doanh thu và khoản phải thu. - Khoản phải thu trong năm được theo dõi cho từng khách hàng. - Tổng hợp số phát sinh chi tiết của từng khách hàng Công ty, lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ của tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng được ghi trên một dòng và được theo dõi về các chỉ tiêu số dư đầu kì, phát sinh trong kì và số dư cuối kì. - Số liệu tổng hợp phát sinh chi tiết này được sử dụng để đối chiếu với sổ cái. Biểu mẫu 2.7 - Sổ theo dõi chi tiết công nợ SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131- Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH TM&DV An Bình Địa chỉ: 62 Phạm Văn Đồng, TP Huế, TT Huế Điện thoại: MST: Công nợ từ ngày 1/12/2013 đến ngày 31/12/2013 STT Ngày SHCT Hạn nợ Diễn giải TK đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số dư đầu kì 5.000.000 08/12 0001555 30 ngày Tiền văn phòng phẩm 5111, 3331 7.500.000 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 51 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân -Việc thu hồi nợ được công ty rất quan tâm. Công ty thông báo cho khách hàng đến hạn trả nợ hoặc quá hạn trả một cách thường xuyên bằng điện thoại hoặc nhân viên theo dõi nợ phải thu đến tận trụ sở của khách hàng để thông báo hoặc đòi nợ. Biểu mẫu 2.8 - Giấy đề nghị thanh toán CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC 09 Trần Cao Vân, TP Huế Mẫu số: 05 - TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 18 tháng 12 năm 2013 Kính gửi:.Giám đốc Công ty TNHH TM&DV An Bình Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Thị Mỹ Hằng Bộ phận (hoặc địa chỉ): Phòng kế toán, Công ty Cổ phần Hồng Đức Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm Số tiền: 5.500.000 (Viết bằng chữ): Năm triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn (Kèm theo: 01 chứng từ gốc) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người duyệt (Ký, họ tên)  Đối chiếu và kiểm kê công nợ Công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. Sau khi đối chiếu công nợ đều lập biên bản đối chiếu công nợ. Cuối năm, sau khi đối chiếu công nợ, công ty tiến hành kiểm kê các tài khoản phải thu và lập biên bản kiểm kê tài khoản 131 Công ty không kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian nên rất khó theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt đối với các khoản nợ ngắn hạn. Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi nên một số khoản phải thu đã kéo dài quá lâu, khả năng đòi được là nhỏ nhưng vẫn thể hiện trên báo cáo tài chính, là một bộ phận của tài sản lưu động, điều này làm cho báo cáo tài chính của Công ty không thể hiện đúng thực trạng tài sản của Công ty, có thể dẫn đến những quyết định sai của những người sử dụng báo cáo tài chính của Công ty. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 52 Đạ i h ọc K inh tế uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP CHỦ YẾU GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC 3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Hồng Đức 3.1.1. Những kết quả đạt được trong công tác KSNB Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song quan trọng nhất phải kể đến là công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát. Mà điều này lại phụ thuộc hoàn toàn vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nếu đơn vị có hệ thống KSNB chặt chẽ thì ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót trọng yếu cũng như bảo đảm thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Ngược lại, một hệ thống KSNB mặc dù đã được hình thành nhưng những hoạt động và thủ tục kiểm tra, kiểm soát không được kết hợp lại thành một hệ thống hoàn chỉnh thì nhiều khi các thủ tục và quy trình đặt ra chỉ mang tính hình thức, không phát huy hết hiệu quả thực sự mà người quản lý cần. Qua một thời gian ngắn thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người và đặc biệt là các anh chị phòng kế toán của Công ty Cổ phần Hồng Đức để tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống KSNB của Công ty. Bằng những gì tìm hiểu và quan sát trong thời gian thực tập, em nhận thấy hệ thống KSNB trong Công ty được tổ chức khá chặt chẽ biểu hiện ở những mặt sau:  Môi trường kiểm soát - BGĐ Công ty Cổ phần Hồng Đức có trình độ năng lực kinh doanh và tổ chức điều hành doanh nghiệp, có phẩm chất đạo đức, sức khỏe tốt, đáp ứng yêu cầu khác theo quy định tại điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. - Không ngừng nắm bắt những yêu cầu từ thực tiễn, trong những năm qua BGĐ công ty đã xây dựng được hệ thống KSNB hoạt động khá hữu hiệu trong quá trình điều hành kiểm tra, giám sát, xuyên suốt mọi hoạt động từ trên xuống dưới. - Về triết lí kinh doanh, Công ty Cổ phần Hồng Đức không chỉ là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh khá hiệu quả mà còn là đơn vị nhiệt tình trong các hoạt SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 53 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân động từ thiện, hoạt động xã hội như: Hỗ trợ học bổng cho sinh viên nghèo, chung tay với Đại học Huế đặc biệt là Đại học Kinh tế Huế thực hiện nhiều chương trình bổ ích cho sinh viên. - Đối với chính sách nhân sự, BGĐ luôn tạo điều kiện môi trường làm việc thoải mái nhất để các thành viên có thể cống hiến tài năng, sức lực cho công ty. Công ty cũng thường xuyên tổ chức các khoá học tại chỗ hoặc gửi cán bộ đi tập huấn nhằm bồi dưỡng trình độ, nâng cao tay nghề, cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới... đối với nhân viên mới vào làm thì Công ty cho đi học việc một thời gian để làm quen với công việc. Xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, chi tiết; khuyến khích đội ngũ nhân viên có động lực phấn đấu, ý thức trách nhiệm. - Kết hợp phong cách lãnh đạo công bằng, dân chủ. BGĐ đưa ra quyết định trên cơ sở tham khảo ý kiến của cấp dưới Điều đó đã tạo được mối quan hệ thông tin đa chiều, quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới. Sự đồng tình, ủng hộ, thực hiện nghiêm túc của các cấp. Luôn nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh và giám sát một cách thỏa đáng, sẵn sàng điều chỉnh BCTC khi có sai sót trọng yếu. - Tuy quy mô của Công ty còn khá nhỏ nhưng Công ty đã xây dựng một sơ đồ tổ chức khá hợp lí, đảm bảo sự phân công phân nhiệm rõ ràng, nhằm giúp cho công tác quản lí và thực hiện công việc kịp thời, hiệu quả, giảm thiểu sai sót, gian lận. - Công ty Cổ phần Hồng Đức là một đơn vị có sự minh bạch, công khai trong các hoạt động của mình. Đơn vị đã được sự hỗ trợ và cho phép của các cấp chính quyền, công đoàn nên đơn vị đã có các mối quan hệ, liên doanh, cộng tác chặt chẽ với nhiều đơn vị khác trong thành phố và các tỉnh mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.  Với những yếu tố trên đã góp phần giúp công ty phát huy được sức mạnh tập thể trong công tác điều hành, quản lý. Giúp cho công tác kiểm soát trở nên hữu hiệu, kịp thời phát hiện ra các sai sót, dễ quy trách nhiệm và đạt được các mục tiêu kiểm soát đề ra.  Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin - Kế toán Công ty luôn vận dụng chế độ kế toán mới nhất để tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Công tác kế toán trong từng khâu nghiệp vụ được kế toán thực SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 54 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân hiện tốt, đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lí của lãnh đạo Công ty. Hình thức ghi chép cũng như việc hạch toán tổng hợp thể hiện tính logic, sáng tạo và nhạy bén của đội ngũ kế toán, điều đó đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty. - Hệ thống sổ sách kế toán chứng từ ghi sổ được bộ phận kế toán vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Chứng từ được tập hợp thành quyển theo nội dung, được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. - Nhân viên kế toán của Công ty là những người có năng lực, không có sự chồng chéo công việc của mỗi nhân viên để đảm bảo cho việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận. Nhìn chung, công tác kế toán tại Công ty đã đảm bảo gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lí của Công ty. - Các chứng từ được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu, dễ kiểm tra, được đánh số liên tục, được lưu trữ ở phòng kế toán. - Áp dụng phần mềm KTVN giúp cho công tác kế toán được nhanh chóng, hạn chế sai sót.  Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát tại Công ty được GĐ kí duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban cùng thực hiện. Các thủ tục kiểm soát được GĐ thiết lập dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn. - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Tại Công ty, mọi phòng ban đều được chia trách nhiệm khá rõ ràng và cụ thể. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được Công ty áp dụng khá tốt như thủ quỹ và kế toán tiền là hai người riêng biệt. - Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Ở Công ty, hỗ trợ cho GĐ là hai phó GĐ phụ trách hai lĩnh vực khác nhau. Mỗi người sẽ tiến hành lập các kế hoạch và điều hành các hoạt động theo mục tiêu, định hướng mà công ty đặt ra. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 55 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân 3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại trong công tác KSNB  Môi trường kiểm soát - Hệ thống KSNB của Công ty Cổ phần Hồng Đức hiện nay là do GĐ tổ chức và điều hành. Các nhân viên trong công ty là người thực hiện kiểm soát chứ không phải do một bộ phận độc lập, chuyên trách kiểm tra, kiểm soát. Bởi vậy, nếu có sự cấu kết, thông đồng giữa các thành viên trong Công ty thì Giám đốc khó mà phát hiện. - Các nhà quản lý rất muốn quan tâm đầu tư đến chính sách phát triển nguồn nhân lực, vì con người là nhân tố hết sức quan trọng và then chốt. Tại Công ty Cổ phần Hồng Đức, số lượng lao động đều đã được qua đào tạo, tuy nhiên số lượng lao động đào tạo qua bậc Cao đẳng, Đại học vẫn còn thấp mà chủ yếu là Trung cấp. Công ty cần chú trọng đầu tư hơn vào việc đào tạo nguồn nhân lực.  Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin Bên cạnh những ưu điểm của mình thì trong quá trình cung cấp thông tin kế toán và quản lý thông tin tại Công ty Cổ phần Hồng Đức vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Hiện nay Công ty sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc cập nhật thông tin đầu vào của nhân viên phụ trách phải chính xác, kịp thời. Do vậy, chỉ một sai sót nhỏ xảy ra sẽ khiến cho BCTC do máy xử lí sẽ cung cấp thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết dịnh của nhà quản trị. Thủ tục kiểm soát Một hạn chế vốn có của hệ thống KSNB tại Công ty là tuy đã thực hiện nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng các nhân viên trong Công ty thông đồng, cấu kết với nhau hoặc cấu kết với các đối tượng bên ngoài để thực hiện hành vi gian lận gây thất thoát tài sản của Công ty. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 56 Đạ i h ọc K inh tế H u Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân 3.2. Nhận xét về hoạt động KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu ở Công ty Cổ phần Hồng Đức 3.2.1. Những kết quả đạt được  Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền - Đối với nghiệp vụ thu tiền: Các nghiệp vụ thu tiền được kiểm soát bằng các động tác kiểm tra tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là kiểm tra của kế toán trưởng và thông qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quỹ và đối chiếu giữa kế toán với thủ quỹ. Tính liên tục của chứng từ thu được kiểm tra kĩ lưỡng bởi kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên này không phải kế toán vốn bằng tiền. - Đối với nghiệp vụ chi tiền: Mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lí và chứng từ chi được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh. Chứng từ chi được đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường hợp nghiệp vụ chi được lập là không có thực. Tính liên tục của chứng từ được kiểm tra bởi Kế toán trưởng và người nhập chứng từ vào máy. - Đối với công tác quản lí: Việc thu tiền chủ yếu thực hiện tại Công ty nếu thu ở ngoài Công ty, khi nộp tiền ngoài phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền”. - Đối với kiểm kê tiền: Công ty tiến hành kiểm kê tồn quỹ tiền mặt hàng tháng. Kiểm soát đối với vốn bằng tiền tuy diễn ra tự phát gắn liền với công tác kế toán nhưng được thực hiện khá nghiêm túc cùng với các thủ tục kiểm kê, thủ tục đối chiếu với ngân hàng, vốn bằng tiền của Công ty đã được kiểm soát, tránh rủi ro bị lạm dụng hoặc lấy cắp.  Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu Công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. Sau khi đối chiếu công nợ đều lập biên bản đối chiếu công nợ. Công ty có tiến hành kiểm kê tài khoản phải thu và lập biên bản kiểm kê tài khoản 131. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 57 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân 3.2.2. Những vấn đề còn tồn tại Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền Công ty không xây dựng quy chế quản lí tiền mặt, các thủ tục thu, chi tiền được hướng dẫn và thực hiện như một thói quen. Kiểm soát cũng được thực hiện cùng với quá trình thu tiền, chi tiền, không có bộ phận kiểm soát độc lập. Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu Công ty không kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian nên rất khó theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt đối với các khoản nợ ngắn hạn. Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi nên một số khoản phải thu đã kéo dài quá lâu, khả năng đòi được là nhỏ nhưng vẫn thể hiện trên báo cáo tài chính, là một bộ phận của tài sản lưu động, điều này làm cho báo cáo tài chính của Công ty không thể hiện đúng thực trạng tài sản của Công ty, có thể dẫn đến những quyết định sai của những người sử dụng báo cáo tài chính của Công ty. 3.3. Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống Công ty cần xây dựng và thực hiện thêm các thủ tục kiểm soát, hoàn thiện nhân lực, thiết bị quản lý, phần mềm nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro và gian lận. 3.3.1. Đối với môi trường kiểm soát - Không ngừng đào tạo, bồi dưỡng nhân viên về chuyên môn cũng như nghiệp vụ. Công tác tuyển dụng đầu vào cũng phải tổ chức kỹ lưỡng, cần quan tâm đến tính chính trực và trung thực của nhân viên giúp các thủ tục kiểm soát Công ty được vận hành có hiệu quả. - Cần lập ra một bộ phận kiểm soát nội bộ tách biệt so với các bộ phận khác để quy trình kiểm soát nội bộ được chặt chẽ hơn. - Hằng năm Công ty cần trích lập quỹ đầu tư và phát triển để cho nhân viên kế toán đi đào tạo các lớp chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề, đồng thời người làm công tác kế toán phải luôn cập nhật những thông tư, quyết định của BTC để đáp ứng thông tin kế toán phù hợp với nền kinh tế. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 58 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân - Công ty cần đầu tư thêm cơ sở vật chất cho phòng kế toán như thay những máy vi tính đã lỗi thời, tạo điều kiện cho phòng kế toán ngày càng hoàn thiện hơn. - Tổ chức các cuộc thi có chính sách khen thưởng nhằm nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, tạo mối giao lưu giữa các nhân viên với nhau như: thi đua đạt thành tích lao động tốt. Thông qua đó các nhân viên được trao dồi kinh nghiệm, và giám đốc cũng sẽ hiểu thêm về nhân viên của mình, nâng cao được tinh thần đoàn kết của các nhân viên với nhau. - Thường xuyên có chính sách khen thưởng hàng ngày, nhằm động viên các nhân viên nổ lực cũng như tìm tòi sáng tạo những điều mới lạ. - Phải thường xuyên khuyến khích nhân viên đi khám sức khỏe định kỳ bởi vì sức khỏe ảnh hưởng rất lớn đến cách phục vụ của nhân viên. - Phải thường xuyên kiểm tra quy trình phục vụ của nhân viên mọi lúc mọi nơi để tránh sai xót trong quá trình tiếp xúc với khách hàng. 3.3.2. Đối với hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin Công ty cần thường xuyên bảo trì phần mềm , nâng cấp cơ sở vật chất, thiết bị quản lý để hệ thống phần mềm KTVN hoạt động được tốt, hạn chế các sai sót do lỗi của máy móc. 3.3.3. Đối với thủ tục kiểm soát - Kiểm tra đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách và số tiền hiện có. - Thường xuyên kiểm tra đột suất việc nhập vào phần mềm KTVN của các nhân viên kế toán. 3.3.4. Đối với kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền Về cơ bản, các thủ tục kiểm soát vốn bằng tiền được áp dụng tại Công ty Cổ phần Hồng Đức được thực hiện khá chặt chẽ, một phần là do thực hiện theo quy chế của Công ty, mặt khác là do ý thức, tinh thần của cán bộ CNV. Tuy nhiên việc thực hiện các thủ tục kiểm soát được xem như một cái luật bất thành văn, thực hiện theo quán tính. Một số chứng từ mặc dù không đủ chữ ký nhưng vẫn được luân chuyển bình thường, điều này tạo nên kẻ hở cho gian lận xảy ra. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 59 Đạ họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Vì vậy, yêu cầu đối với công tác hoàn thiện các thủ tục kiểm soát là phải làm sao để xác định những khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực hiện cho tốt. Công ty cũng nên đề ra những chính sách kiểm soát bắt buộc nhân viên thực hiện, đồng thời quy kết trách nhiệm cho người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ và có những biện pháp xử lý thích đáng. + Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt Hiện nay tại Công ty, các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện trên phần mềm máy tính KTVN. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ kế toán chi tiết liên quan. Việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động trên máy. Do đó phải có kế hoạch tiếp cận hệ thống máy tính, theo dõi chặt chẽ ngay từ khâu lập chứng từ để đảm bảo việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đúng và chính xác. Công việc đối chiếu giữa sổ sổ cái và sổ quỹ cũng nên được thực hiện trong ngày, đây là khâu kiểm soát quan trọng để đảm bảo cho việc lên bảng cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm) chính xác và khớp đúng số liệu. Như vậy các bước kiểm soát trước (thanh toán viên thực hiện) và kiểm soát sau (kiểm soát trước quỹ thực hiện) phải được thực hiện chặt chẽ và đối chiếu ngay từ đầu sẽ đảm bảo các thủ tục kiểm soát được vận hành có hiệu quả. Bên cạnh đó, để khắc phục những nhược điểm của thủ tục kiểm soát đang được áp dụng thì cần có những quy định bắt buộc về việc: - Thực hiện đối chiếu, kiểm tra thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh trong ngày giữa các nhân viên. Các kế toán tùy theo khoảng thời gian phù hợp tiến hành đối chiếu sổ sách với nhau có thể trong hoặc ngoài giờ hành chính, có sự chứng kiến của Trưởng phòng kế toán và một nhân viên độc lập khác để đảm bảo tính khách quan. Nếu có sự chênh lệch nào phải tiền hành kiểm tra lại chứng từ gốc để điều chỉnh. Giữa các kế toán viên làm việc độc lập, chịu trách nhiệm về số liệu do mình cung cấp. - Quy định trách nhiệm trong khâu kiểm soát chứng từ, sai phạm từ khâu nào thì khâu đó phải chịu trách nhiệm hoàn toàn. Đồng thời có những biện pháp nghiêm khắc hơn để các kế toán viên có trách nhiệm hơn trong việc kiểm tra chứng từ. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 60 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân - Một nhân viên độc lập khác có thể là người theo dõi, kiểm tra việc ghi sổ của kế toán và chứng kiến nhập quỹ tiền mặt để đảm bảo sự khách quan + Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ chi tiền mặt Việc thực hiện các khoản chi ngoài bắt buộc phải có đầy đủ hồ sơ, sự đồng ý và kí duyệt của Giám đốc. Riêng đối với các khoản chi tiêu nội bộ gồm: chi tạm ứng, chi lương, chi cho hoạt động tuyên truyền, tiếp thị là những nghiệp vụ rất dễ phát sinh tiêu cực, do đó cần phải hướng đến một sự kiểm soát chặt chẽ nhưng đảm bảo cho công việc hiệu quả hơn. - Các khoản chi cho cán bộ CNV Phòng kế toán phải có danh sách các nhân viên với đầy đủ thông tin và được cập nhật kịp thời những thay đổi về điều chỉnh mức lương, bậc lương, ngày kết thúc hợp đồng và những thay đổi này được thực hiện thông qua bởi ban lãnh đạo Công ty, yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp đầy đủ bảng chấm công. Ngoài ra, để kiểm soát tốt còn phải hoạch định và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch tiền lương. Hàng tháng phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương: lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, hệ số lương so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương. Mọi sự khác biệt đề cần được phát hiện kịp thời và điều chỉnh phù hợp. - Các khoản chi tạm ứng Sau khi có sự xét duyệt qua của Giám đốc hoặc người có thẩm quyền, kế toán cũng cần xem xét việc nhân viên tạm ứng đã hoàn thành tạm ứng đợt trước chưa, nếu chưa nhưng số tiền nhỏ thì có thể cho tạm ứng tiếp, còn nếu số tiền lớn thì không nên cho nhân viên này tạm ứng để tránh tình trạng nhân viên nợ quá nhiều làm cho quỹ chi tiêu bị thâm hụt. Đối với những khoản chi tiền lớn thì cũng cần phải giám định lại chữ ký vì nhân viên có thể giả mạo chữ ký. Sau đó mới viết phiếu chi, có như vậy mới đảm bảo các khoản chi đúng mục đích. Trong trường hợp Giám đốc đi công tác đột xuất, chưa kịp ủy quyền lại cho người khác nhưng nhân viên cần tạm ứng ngay thì bắt buộc phải viết giấy cam đoan SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 61 Đạ i h ọc K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền mà mình xin tạm ứng, trong đó phải có sự xác nhận của một nhân viên độc lập khác và Trưởng phòng kế toán. Song song với việc kiểm tra mục đích của các khoản chi nhằm đảm bảo chi đúng thì hàng ngày cũng cần thực hiện kiểm tra việc ghi sổ của các nhân viên có kịp thời hay không, tiến hành đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt (tốt nhất là do một người thứ ba độc lập thực hiện). 3.3.5. Đối với kiểm soát nội bộ các khoản phải thu Công ty nên kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian để dễ dàng theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt đối với các khoản nợ ngắn hạn. Công ty nên trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 62 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Xuất phát từ vai trò của hệ thống KSNB trong từng doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế thị trường hiện nay nói chung thì việc hình thành hệ thống KSNB ở nước ta là một vấn đề tất yếu cần thiết để đảm bảo tính trung thực của BCTC trong doanh nghiệp cũng như tính tuân thủ, tính hoạt động của doanh nghiệp nhằm đưa ra các kiến nghị và giải pháp về chế độ kế toán, hình thức quản lí, tính hiệu quả của doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt các doanh nghiệp phải tự vươn lên bằng chính sức lực của bản thân mình, KSNB giúp cho các nhà quản trị có đầy đủ các thông tin chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình mà từ đó ra các quyết định quản lí, đảm bảo kinh doanh một cách có lãi. Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay ở Việt Nam, KSNB còn là vấn đề khá mới mẻ, chưa được đề cập tới nhiều, cho nên việc hình thành bộ phận KSNB trong các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay còn gặp phải nhiều khó khăn. Nhận thức được tầm quan trọng đó, em đã thực hiện đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Hồng Đức”. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Hồng Đức, đã giúp em nắm rõ hơn về hệ thống KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu, trình bày được tổng quan về hệ thống KSNB và hệ thống lại những kiến thức cơ bản nhất về KSNB. Em đã tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB và so sánh với kiến thức đã được học và đưa ra một số đánh giá. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB của Công ty Cổ phần Hồng Đức. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như lượng kiến thức tích lũy là chưa nhiều nên bài báo cáo vẫn còn một số hạn chế về việc tìm hiểu các văn bản, giấy tờ làm việcdo tính bảo mật thông tin trong Công ty, chưa thể tiếp cận kĩ hơn đối với các nghiệp vụ để có thể đưa ra nhận xét mang tính tổng quát hơn. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 63 Đạ i h ọc K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân 2. Kiến nghị Từ kết luận trên, em xin đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện đề tài này: - Cần nghiên cứu có chọn lọc các vấn đề lý luận về những chính sách, thủ tục làm cơ sở tổ chức công tác KSNB phù hợp với đặc điểm của Công ty. - Tập trung hơn về việc đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, các giải pháp phải khả quan để đơn vị có thể áp dụng vào thực tiễn. - Xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể hơn làm cơ sở để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Em cũng mong muốn rằng các kết quả ban đầu của khóa luận là tiền đề, gợi ý cho những nghiên cứu sâu hơn và cụ thể hơn về việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ giúp các doanh nghiệp Việt Nam kiểm soát hiệu quả hơn các rủi ro liên quan đến quá trình hoạt động. Mặc dù đã đi sâu nghiên cứu nhưng đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự thông cảm và đóng góp từ thầy cô. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 64 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GS.TS Nguyễn Quang Quynh, TS Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm toán tài chính, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 2. TS Nguyễn Quang Quynh (2003), Giáo trình lí thuyết kiểm toán, NXB Tài chính. 3. Th.S Phan Trung Kiên, Kiểm toán- lí thuyết và thực hành, NXB tài chính, Hà Nội. 4. Trịnh Văn Sơn (2008), Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh, NXB Thống kê, TP.HCM. 5. NGƯT Phan Đình Ngân (2008), Gióa trình kế toán doanh nghiệp, NXB Đại học Huế, Huế. 6. Chuẩn mực kiểm toán số 400: Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). 7. Trần Phan Khánh Trang, Slide bài giảng Kiểm toán căn bản. 8. Một số khóa luận của các khóa trước. 9. Các trang Web: www.kiemtoan.com.vn www.webketoan.vn www.tailieu.vn SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 65 Đạ i h ọc K inh tế H uế PHỤ LỤC Bảng câu hỏi 1: MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT Có Không Mô tả/Ghi chú Phong cách điều hành và triết lí của các nhà quản lí doanh nghiệp 1.Thái độ của các nhà quản lí DN đối với hệ thống KSNB? Có xem trọng không? X Ban lãnh đạo luông giữ thái độ xem trọng, quan tâm đúng mức. 2. Nhà quản lí có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh và giám sát một cách thỏa đáng không? X Thường tiến hành phân tích rủi ro theo quí về giá cả, lãi suất,.. 3. Mức độ tham gia của BGĐ doanh nghiệp vào quá trình lập BCTC? X Thường ít hoặc không tham gia 4. BGĐ có vui lòng điều chỉnh BCTC khi có các sai sót trọng yếu không? X Nếu cảm thấy cần thiết và thực sự trọng yếu 5. Các sai phạm về tín chính trực và giá trị đạo đức có được xử lí thỏa đáng không? Cách thức xử lí có được quy định rõ và áp dụng đúng đắn? X Quy định rõ ràng bằng văn bản, tuy nhiên ít khi được áp dụng. Cơ cấu tổ chức 1.Có sự rõ ràng trong phân quyền phân nhiệm hay không? X Được quy định bằng văn bản cụ thể và được áp dụng. 2. Có sự kiểm tra giám sát các hoạt động phân quyền hay không? X Kiểm tra thường xuyên bằng cách quan sát. 3. Có sự tham gia của BGĐ trong việc giám sát và xử lí dữ liệu không? X Có, nhưng tùy mức độ trọng yếu. Chính sách nhân sự 1.Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên không? X Quy định bằng văn bản cụ thể, tuy nhiên chỉ mang tính hình thức. Đạ i h ọc K inh tế H uế 2. Có sự giám sát nhân sự không? X 3. Công ty có thường xuyên đào tạo, nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên không hay không? X Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, cử nhân viên tham gia các lớp nâng cao kĩ năng, 4. DN xử lí như thế nào đối với nhân viên không có năng lực? Điều chuyển công tác, bổ nhiệm vào vị trí thích hợp hơn (nếu cần). 5. BGĐ có bằng chứng về năng lực của họ không? X Bằng chứng lớn nhất là kết quả làm việc. Công tác kế hoạch và dự toán 1.Nhân viên trong công ty có làm việc dựa trên kế hoạch, dự toán không? Có thường đạt hiệu quả theo kế hoạch đề ra không? X Tất cả các hoạt động kinh doanh đều được thực hiện theo kế hoạch và định mức để dễ kiểm soát và đảm bảo đúng mục tiêu, tiến độ đề ra. 3. DN có văn bản, chính sách cụ thể quy định đối với tiêu chuẩn về việc lập dự toán hằng năm không? X Việc lập kế hoạch, dự toán chủ yếu dựa trên kinh nghiệm đúc kết từ thực tiễn, chưa ban hành văn bản cụ thể nào quy định về việc này. Môi trường bên ngoài 1.Sư kiểm soát của cơ quan chức năng của nhà nước có ảnh hưởng lớn đến các quyết định của Công ty không? X Các bản bản luật có ảnh hưởng lớn đến các hoạt động của Công ty. Hệ thống kế toán 1.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty? Chứng từ ghi sổ 2. Phần mềm kế toán sử dụng? KTVN 3. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính? Theo quyết định 48 QĐ-BTC Đạ i h ọc K inh tế H uế BẢNG CÂU HỎI 2: Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền CÂU HỎI TRẢ LỜI Ghi chú Có Không 1. Có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không? X 2. Các phiếu thu, phiếu chi có được đánh số trước một cách liên tục hay không? X 3. Có thiết lập trình tự luân chuyển cho tiền không? X 4. Có phân quyền trong phê chuẩn đối với nghiệp vụ thu chi hay không? X 5. Có xác nhận trực tiếp trên chứng từ hay không? 6. Có kiểm kê quỹ hay không? X 7. Có đối chiếu giữa nhật kí quĩ và sổ quĩ hay không? X 8. Có đối chiếu định kì giữa sổ cái tài khoản ngân hàng và sổ phụ ngân hàng không? X BẢNG CÂU HỎI 3: Thủ tục kiểm soát nội bộ khoản phải thu CÂU HỎI TRẢ LỜI Ghi chú Có Không 1. Có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không? X 2. Có kế toán riêng để theo dõi các khoản phải thu hay không? X 3. Khoản phải thu trong năm có được theo dõi cho từng khách hàng hay không? X 4. Số liệu tổng hợp phát sinh chi tiết có được sử dụng để đối chiếu với sổ cái không? X 5. Công ty có thông báo cho khách hàng đến hạn trả nợ hoặc quá hạn trả hay không? X 6. Công ty có thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng hay không? X Đạ i h ọc K inh tế H uế CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Đơn vị : Công ty Cổ phần Hồng Đức Xác nhận sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Giàu Lớp : K44B Kế Toán- Kiểm Toán Khoa : Kế toán- Tài chính Trường : Đại học Kinh tế Huế Đã có thời gian thực tập từ ngày 12/02/2014 đến ngày 15/05/2014 với đề tài “Tìm hiểu hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Hồng Đức”. Trong thời gian thực tập, sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Giàu đã có ý thức chấp hành nghiêm túc nội quy, nề nếp, tổ chức kỉ luật tại đơn vị và hoàn thành đầy đủ công việc theo sự hướng dẫn, giúp đỡ của các nhân viên và cán bộ tại đơn vị thực tập. Vậy kính đề nghị khoa Kế toán Tài chính- Trường Đại hoc Kinh tế Huế tạo điều kiện giúp đỡ sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Giàu hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình. Huế, ngày 15 tháng 05 năm 2014 Xác nhận của đơn vị thực tập Đạ i h ọc K inh tế H uế