Khóa luận Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội

giám đốc, hiệu trưởng trường Đại học xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của TV như; tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, TV trong nhà trường; bổ sung và phát triển nguồn lực thông tin trong và 26 ngoài nước đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường; thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản,; tổ chức xử lí, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin-thư viện thông qua các hình thức phục vụ của TV; nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tin vào công tác TV; xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụcho cán bộ TV; tổ chức quản lý cán bộ, tài sản và bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất và các tài sản khác của TV. Để thực hiện được những nhiệm vụ trên một cách tốt nhất và có hiệu quả tối ưu thì TV còn phải trải qua một quá trình xử lí và biên mục tài liệu lâu dài và tốn nhiều công sức. Trước kia, khi TV mới hình thành, vai trò của TV chưa được xã hội quan tâm, bản thân mỗi TV vẫn phải xây dựng cho mình một chuẩn xử lý riêng biệt nên không tránh khỏi hạn chế về kỹ thuật và mang tính chất chủ quan. Vì vậy cũng có những hạn chế nhất định trong việc đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc. Ngày nay khi thời đại thông tin bùng nổ, thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết của toàn xã hội, đặc biệt trong các trường Đại học – nơi tri thức được trao đổi mạnh mẽ nhất thì việc đáp ứng tốt nhất những nhu cầu đó trở thành áp lực nặng nề hơn bao giờ hết của các TV. Lúc này công tác xử lí tài liệu và biên mục được đặt lên hàng đầu của các TV trường Đại học. Có thể nói rằng xử lí tài liệu và biên mục không thể thiếu trong tất cả các TV. Chúng ta thử hình dung một căn phòng chỉ là nơi chứa những tài liệu hỗn độn, không được tổ chức, sắp xếp thì đó không còn là TV nữa mà chỉ là cái nhà chứa tài liệu mà thôi. Tài liệu trong đó sẽ không mang lại những giá trị cho xã hội cũng như các nhu cầu của con người. 27 Hiện nay cả nước ta có hơn 250 TV trường Đại học và cao đẳng. Các TV này đã và đang từng bước hiện đại hoá để phục vụ ngày một tốt hơn nhu cầu thông tin của người đọc và người dùng tin và hỗ trợ đắc lực cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập tại các nhà trường. Một số TV đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ và trở thành những điểm sáng trong ngành như: Trung tâm TT – TV Đại học Quốc gia Hà Nội, TV Đại học Bách Khoa Hà Nội, TV Đại học Ngoại Thương Hà Nội, Trung tâm học liệu Huế, Trung tâm học liệu Đà Nẵng, Nhận thấy tầm quan trọng trong việc chuẩn hoá các khâu xử lý nghiệp vụ, nhiều TV trường Đại học đã áp dụng các chuẩn nghiệp vụ như: MARC21, AACR2, DDC vào trong công tác xử lí tài liệu và biên mục. Bên cạnh đó, nhiều TV các trường Đại học vẫn sử dụng các chuẩn khác trong việc phân loại tài liệu ( TV Tạ Quang Bửu – Trường ĐH Bách Khoa; TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự,..), song trong thời gian tới đã có xu hướng chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC trong công tác phân loại tài liệu ( TV trường Học viện Kỹ thuật Quân Sự). Ngay sau khi tham gia các buổi tập huấn do TV Quốc gia Việt Nam tổ chức trong tháng 5/2007, đặc biệt sau khi Bộ Văn hoá – Thông tin ban hành văn bản số 1598, cùng với các TV Việt Nam, TV các trường Đại học đã bắt đầu áp dụng rộng rãi và đồng bộ hơn trong khâu xử lý nghiệp vụ của TV mình. 2.3 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tại một số thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội 2.3.1 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu 2.3.1.1 Mô tả tài liệu 28 Trong công tác TV, mô tả tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng: nó xác định đặc tính của tài liệu về mọi mặt: nội dung, công dụng, hình thức,, cung cấp cho bạn đọc các thông tin về từng tài liệu cụ thể, từ đó giúp họ lựa chọn được tài liệu. Đồng thời, mô tả tài liệu còn là cơ sở để tổ chức các loại mục lục TV – một trong những hệ thống tra cứu truyền thống giúp bạn đọc nhanh chóng phát hiện được đúng tài liệu mình cần. Mô tả tài liệu còn được sử dụng trong nhiều công tác khác nhau của TV như: bổ sung, đăng ký tài liệu, tổ chức mục lục, biên soạn thư mục,ngoài ra còn sử dụng trong công tác nghiên cứu, giảng dạy, xuất bản, phát hành sách,.. Công tác mô tả tài liệu là một trong những khâu xử lí tài liệu được các TV quan tâm áp dụng. Vì thế, việc tìm hiểu thực trạng công tác mô tả sẽ giúp cho việc đánh giá thực trạng áp dụng chuẩn hoạt động TV. Để làm được điều đó, em đã tiến hành khảo sát tại một số TV trường đại học trên địa bàn Hà Nội và tổng hợp thành số liệu dưới đây: 29 STT Tên đơn vị Quy tắc mô tả Ghi chú ISBD AACR2 1 TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội X Trước khi áp dụng AACR2, tất cả TV các trường Đại học được khảo sát ở trên đếu sử dụng quy tắc mô tả ISBD 2 TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội X 3 TV Tạ Quang Bửu X 4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự X 5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá Hà Nội X 6 TV trường Đại học Y Hà Nội X 7 TT TT – TV trường Đại học Luật X 30 Từ thực tế đó ta có thể rút ra các số liệu sau: TV Đại học sử dụng ISBD TV Đại học sử dụng AACR2 Số lượng 2 5 Tỷ lệ (%) 29% 71% Dựa vào bảng thống kê số liệu ta thấy: có 5 TV trên tổng số 7 TV trường Đại học được khảo sát đã áp dụng quy tắc mô tả AACR2 ( chiếm 71%), có 2 trường sử dụng quy tắc ISBD (chiếm 29%). Như vậy, đại đa số các trường Đại học đã bắt đầu chuyển sang áp dụng chuẩn mô tả AACR2 cho các tài liệu của TV mình. Tại các TV, trung tâm thông tin này quá trình thực hiện chuyển đổi CSDL từ ISBD sang AACR2 hầu hết là do các phần mềm hỗ trợ thực hiện, các phần mềm này đã tự động thêm dấu phẩy sau mỗi họ tên. Riêng TT TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội là do tự các cán bộ TV vào từng biểu ghi để hiệu chỉnh lại CSDL theo AACR2. Với sự hỗ trợ của các phần mềm, một số lượng lớn các biểu ghi tại TV, trung tâm thông tin trường Đại học đã được chuyển đổi sang AACR2. Ví dụ, tại thời điểm bắt đầu áp dụng AACR2, năm 2006, TV Tạ Quang Bửu đã có tới 40.000 biểu ghi được chuyển đổi; TV Học Viện Kỹ thuật Quân Sự có khoảng 10.000 biểu ghi được chuyển đổi (1999); hay tại TT TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội sau 6 năm tiến hành áp dụng AACR2 đã có khoảng 73.043 biểu ghi sách, ngoài ra còn có CSDL bài trích, tạp chí,.. đã được áp dụng theo AACR2. Bên cạnh các biểu ghi tự động chuyển sang AACR2 nhờ phần mềm hỗ trợ thì vẫn tồn tại một số các biểu ghi không chuyển được do nhiều nguyên nhân khác nhau, đối với các biểu ghi này, các cán bộ TV tiến hành tự sửa bằng tay. 31 Với ưu điểm nổi bật, AACR2 đang là chuẩn mô tả được nhiều TV thuộc hệ thống TV trường Đại học nói riêng và hệ thống TV cả nước nói chung tiến hành áp dụng. Bên cạnh đó, do điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị, kinh phí và trình độ của cán bộ TV thì một số TV chưa có khả năng áp dụng chuẩn mô tả AACR2 mà vẫn sử dụng ISBD. 2.3.1.2 Phân loại tài liệu Cùng với mô tả tài liệu, phân loại tài liệu cũng là một khâu xử lí tài liệu được các TV quan tâm áp dụng. Nhiều quốc gia tự viết riêng khung phân loại hay cải biên các khung phân loại có sẵn – ví dụ: Bảng phân loại thập tiến 19 lớp. Để tiến hành phân loại, các TV ở Việt Nam nói chung và TV Đại học nói riêng đã sử dụng nhiều bảng phân loại khác nhau. Khi TV bắt đầu có nhu cầu liên thông, nhiều TV bắt đầu dùng chung một khung phân loại. Khi quá trình liên thông TV đã đạt đến phạm vi toàn cầu như hiện nay, một số khung phân loại nổi trội như DDC, LCC đã trở thành tiêu chuẩn chung cho nhiều kho tin và CSDL chính tại TV các trường Đại học. Tại Việt Nam, công tác phân loại tài liệu đã được quan tâm một cách thích đáng song thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác phân loại tài liệu hiện nay vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập. Việc sử dụng các bảng phân loại khác nhau trong các cơ quan thông tin – thư viện đã gây ra nhiều trở ngại trong việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của bạn đọc, đặc biệt là trong vấn đề chia sẻ nguồn tin giữa các TV với nhau. Hiện nay ở nước ta có hơn 250 TV trường Đại học, cao đẳng. Tại các TV thuộc nhóm trường Đại học sự bất cập đó cũng được thể hiện rất rõ ràng. Mặc dù đã được phổ biến và được tham gia nhiều lớp tập huấn về nghiệp vụ, đặc biệt sau khi văn 32 bản số 1598 ra đời tất cả các TV đã được Bộ VHTT - DL chỉ đạo nên áp dụng DDC nhưng việc thực hiện tại các trường Đại học vẫn chưa thống nhất. Qua việc đi khảo sát, em đã thống kê việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong công tác phân loại tại một số TV các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội qua bảng sau: STT Tên đơn vị Bảng phân loại Ghi chú Trước 2006 Sau 2006 1 TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội - 19 lớp - BBK - DDC rút gọn 3 cấp DDC rút gọn (ấn bản 14) 2 TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội - 19 lớp - 19 lớp - DDC (cấp 1) - DDC (14) chi tiết - 19 lớp (TVQG biên soạn): được sử dụng cho kho đóng - DDC(cấp 1) dùng cho kho tra cứu - DDC 14 chi tiết: cho tất cả tài liệu 3 TV Tạ Quang Bửu Bảng phân loại 19 lớp LCC 33 4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự BBK BBK 5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá Hà Nội Bảng phân loại 19 lớp Bảng phân loại 19 lớp Áp dụng phân loại và tổ chức kho mở đối với bộ phận tài liệu tra cứu 6 TV trường Đại học Y Hà Nội Bảng phân loại chủ đề tự soạn Bảng phân loại Y học ( TV Y học Mỹ) 7 TT TT – TV trường Đại học Luật Bảng phân loại 19 lớp - Bảng phân loại 19 lớp - DDC DDC áp dụng cho tài liệu ngoại văn Trong xã hội thông tin hiện đại, cũng như mọi ngành nghề khác ngành TV thông tin cũng phải đối mặt với những vấn đề có tính chất toàn cầu. Hơn bao giờ hết vấn đề phân loại tài liệu, kiểm soát các nguồn tin, đặ biệt là các nguồn tin trên Internet đang được cộng đồng TV thế giới và Việt Nam hết sức quan tâm. Nhận thức được điều đó, các nhà nghiên cứu TV học đã tiến hành nhiều đề tài nghiên cứu về các bảng phân loại tiêu biểu của thế giới và công 34 tác phân loại ở Việt Nam, trong đó có việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong công tác phân loại. Qua việc khảo sát, xử lý các số liệu đã có thu được kết quả như sau: Bảng phân loại Số lượng đơn vị sử dụng Tỷ lệ (%) DDC 3 43% 19 lớp 3 43% BBK 1 14% LCC 1 14% Thực tế trên đã cho chúng ta thấy thực trạng và xu hướng áp dụng chuẩn DDC trong công tác phân loại tại TV các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội. Trong số 7 TV được khảo sát có 3 TV là áp dụng DDC trong phân loại tài liệu, chiếm 43%; 3/7 TV sử dụng bảng phân loại 19 lớp ( Bảng phân loại dùng cho TV khoa học tổng hợp), chiếm 43%; 1 TV sử dụng bảng phân loại BBK, chiếm 14%; và 1 TV sử dụng bảng phân loại LCC, chiếm 14%. Như vậy, mặc dù đã được Bộ VHTT- DL khuyến cáo là nên áp dụng DDC trong công tác phân loại tài liệu song số lượng TV tiến hành áp dụng vẫn chưa nhiều ( chỉ có 3/7 TV ), tỷ lệ sử dụng các bảng phân loại khác vẫn còn rất cao. Hiện tại TV các trường Đại học chưa có sự thống nhất trong việc sử dụng các bảng phân loại. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc thực hiện mạng lưới liên TV khối trường Đại học cùng chuyên ngành. Tuy nhiên, trong giai đoạn có nhiều chuyển biến của xã hội, trong tương lai ngành TV sẽ có những kết quả đáng khả quan hơn. 35 Trước đây, các TV trường Đại học ở Việt Nam dùng nhiều khung phân loại 19 lớp hay bảng phân loại BBK. Ngày 7 tháng 5 năm 2007 Bộ VHTT-DL đã có chỉ thị nên sử dụng khung phân loại thập phân Dewey. Thực tế cũng cho thấy TV các trường Đại học lớn đã có xu hướng chuyển sang dùng bảng phân loại DDC ( ĐH Quốc Gia Hà Nội, ĐH Sư Phạm Hà Nội,..), đặc biệt TV của trường Đại học Bách Khoa đã chuyển hẳn sang sử dụng bảng phân loại của TV Quốc hội Mỹ. Trước khi quyết định áp dụng một bảng phân loại mới, thông thường các TV đều có sự tham khảo tại các TV bạn, được tập huấn thậm chí được đào tạo tại nước ngoài (TV Tạ Quang Bửu). Khi các TV, trung tâm thông tin áp dụng các khung phân loại như: DDC (TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội, TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội, TT TT – TV trường Đại học Luật), LCC (TV Tạ Quang Bửu), bảng phân loại Y học (TV trường Đại học Y Hà Nội) thì hầu như phương pháp tiến hành là các cán bộ TV tự hồi cố từng khu vực tài liệu của TV. Sau khi hồi cố xong sẽ tiến hành sửa chữa biểu ghi. Riêng TV Tạ Quang Bửu, đối với những tài liệu ngoại văn thậm chí là tài liệu tiếng Việt, nếu tìm được ký hiệu phân loại trong TV Quốc hội Mỹ thì các cán bộ TV lấy luôn ký hiệu phân loại đó cho các tài liệu trong TV mình. Trong quá trình tìm kiếm, nếu tìm được ký hiệu phân loại DDC của tài liệu thì TV sẽ sử dụng bảng tham chiếu từ DDC sang LCC, sau đó kết hợp với bảng chính để đưa ra ký hiệu phân loại LCC cho tài liệu. Đây là phương pháp nhằm làm giảm thời gian và công sức cho các cán bộ TV, qua đó cũng đem lại hiệu quả rất cao. Ngoài ra, quy mô của việc áp dụng khung phân loại mới ở từng TV cũng mang những nét riêng biệt. Nếu như TV trường Đại học Y Hà Nội đã hồi cố toàn bộ tài liệu sang bảng phân loại Y học, TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội từ sau khi thống nhất sử dụng khung phân loại DDC rút 36 gọn ấn bản 14, hiện nay gần 100% tài liệu của trung tâm này đã được chuyển sang DDC 14 thì tại TT TT – TV trường Đại học Luật chỉ áp dụng DDC cho tài liệu ngoại văn, hay TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội mới chỉ áp dụng DDC cho những tài liệu từ đầu năm học 2008 – 2009 đến nay, hoặc TV Tạ Quang Bửu chỉ áp dụng khung phân loại LCC cho những tài liệu mới, xuất bản những năm 1989, 1990 đến nay (tại thời điểm chuyển đổi TV có khoảng 30.000 đầu tài liệu được chuyển đổi), đối với kho đóng các ký hiệu phân loại vẫn là của bảng phân loại 19 lớp. Hiện nay trên thế giới áp dụng 3 khuynh hướng phân loại: phân loại thập tiến, phân loại phi thập tiến và phân loại theo diện thì ở Việt Nam trong đó có hệ thống TV các trường Đại học chỉ có 2 khuynh hướng cơ bản đó là: phân loại thập tiến và phân loại phi thập tiến. Nhưng khác với thế giới là bảng DDC đang được sử dụng thịnh hành nhất thì ở Việt Nam, bảng phân loại thập tiến cải biên (bảng phân loại dùng cho các TV khoa học tổng hợp – 19 lớp) là bảng phân loại được sử dụng nhiều nhất, bên cạnh đó là BBK. Ngoài ra cũng phải kể đến một số bảng phân loại khác như: UDC, bảng phân loại Y học,Từ sau ngày Bộ VHTT - DL ban hành văn bản số 1598 thì các cơ quan TV thông tin của các trường Đại học cũng đã hướng tới việc sử dụng thêm một khung phân loại mới có khả năng hỗ trợ, trao đổi thông tin và hội nhập quốc tế. Đây là lí do mà nhiều TV trường Đại học đã có sự dịch chuyển sang dùng bảng phân loại DDC được dịch hoàn chỉnh và xuất bản năm 2006. Hy vọng trong tương lai không xa, các cơ quan thông tin ở các trường Đại học nói riêng và Việt Nam nói chung sẽ từng bước hoàn thiện các công cụ phân loại, trên cơ sở đó đẩy mạnh việc thực hiện chuẩn hoá về mặt nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả của hoạt động TV thông tin. 2.3.1.3 Định chủ đề tài liệu 37 Công tác định chủ đề trong TV các trường Đại học có ý nghĩa vô cùng to lớn. Nếu việc định chủ đề được thực hiện tốt sẽ giúp cho cán bộ giảng viên, sinh viên nói riêng và người dùng tin nói chung dễ dàng tìm được các tài liệu thuộc cùng một vấn đề, hay có thể tiến hành tìm tài liệu khi không biết tên tài liệu hoặc tên tác giảNgoài ra, việc tổ chức mục lục chủ đề còn giúp cho cán bộ TV trong việc bổ sung, triển lãm tài liệu và biên soạn các bảng thư mục. Mang một ý nghĩa quan trọng như thế, vậy hiện nay công tác định chủ đề đã được TV các trường Đại học quan tâm thích đáng hay chưa? Việc định chủ đề cho tài liệu đã theo chuẩn hay vẫn còn mang tính tự do? Dưới đây là bảng số liệu do em tiến hành khảo sát và tổng hợp lại tại một số TV trường Đại học trên địa bàn Hà Nội: 38 STT Tên đơn vị Định chủ đề Ghi chú 1 TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội Không tiến hành 2 TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội Không tiến hành 3 TV Tạ Quang Bửu Theo Bộ Từ điển từ khoá KHCN của TTTTKH & CNQG và LCSH Áp dụng định chủ đề đối với những tài liệu nhập về TV từ năm 2007 đến nay 4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự Không tiến hành 5 TT TT – TV ĐH Văn hoá Hà Nội Tự do 6 TV ĐH Y Hà Nội Tự do 7 TTTT – TV ĐH Luật Không tiến hành Từ đó ta có kết quả như sau: 39 TV có định chủ đề TV không định chủ đề Số lượng 3 4 Tỷ lệ (%) 43% 57% Qua những số liệu trong quá trình khảo sát nhận thấy: trong số 7 TV trường Đại học được khảo sát có 3 TV tiến hành định chủ đề, chiếm 43%, và 4 TV không tiến hành định chủ đề, chiếm 57%. Trong 3 TV trường Đại học tiến hành định chủ đề có 1 TV là tiến hành định chủ đề dựa trên bộ từ điển từ khoá mà TV đó sử dụng, còn lại 2 TV tiến hành định chủ đề tự do. Như vậy, mặc dù tiến hành định chủ đề cho tài liệu song vẫn có nhiều TV định chủ đề tự do, điều này gây ra rất nhiều khó khăn trong việc chia sẻ nguồn thông tin giữa các TV, thường xảy ra hiện tượng nhiễu tin, bởi TV tiến hành định chủ đề tự do sẽ khó tránh khỏi có những đề mục chủ đề được xác định là không chính xác, thiếu tính khách quan. TV sử dụng Bộ Từ điển từ khoá, khi xuất hiện chủ đề mới không có trong công cụ này thì người định chủ đề sẽ thực hiện dựa theo kinh nghiệm và phán đoán của mình. Trong số 7 TV được khảo sát, có 4 TV là không tiến hành định chủ đề cho tài liệu do nhiều nguyên nhân khác nhau: thiếu cán bộ, công cụ,Chính điều này làm cho bạn đọc gặp nhiều khó khăn trong việc tìm tài liệu theo vấn đề. Hiện nay trong công tác định chủ đề ở nước ta, cũng có một số TV đã tiến hành những việc làm thiết thực để hướng tới xây dựng một bảng đề mục chủ đề có khả năng đưa ra áp dụng rộng rãi. TVQG Việt Nam đã cho trích bảng danh mục chủ đề của TV Quốc hội Mỹ. Bảng dự thảo các đề mục chủ đề gồm trên 5000 khái niệm, thuật ngữ bước đầu được coi là tài liệu tham khảo trong công tác định chủ đề. Tuy nhiên, do điều kiện có hạn, TVQG Việt Nam 40 mới chỉ tiến hành dịch tên của chủ đề chứ không dịch đầy đủ các tham chiếu và phụ đề cho các chủ đề. Bên cạnh bảng đề mục chủ đề dự thảo của TVQG Việt Nam, Câu lạc bộ TV với sự hỗ trợ của Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh cũng đã tiến hành biên soạn cuốn “Chọn tiêu đề đề mục cho TV”. Thực trạng như trên đòi hỏi các cấp, các ngành có liên quan cần quan tâm nhiều hơn nữa tới công tác định chủ đề cho tài liệu trong các TV đặc biệt là TV trường Đại học. Hy vọng trong thời gian gần đây công tác định chủ đề sẽ được thực hiện ở tất cả các TV trong hệ thống TV các trường Đại học và việc chuẩn hoá cho công tác định chủ đề sẽ được triển khai nhanh chóng nhằm đảm bảo việc giao lưu, chia sẻ thông tin giữa các TV với nhau. 2.3.1.4. Định từ khoá tài liệu Qua việc khảo sát một số TV trường Đại học trên địa bàn Hà Nội, em đã thống kê được việc áp dụng chuẩn trong công tác định từ khoá như sau: STT Tên đơn vị Bộ từ khoá sử dụng Ghi chú 1 TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội - Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam - Bộ Từ điển từ khoá KHCN của TTTTKH& CNQG -Tài liệu thuộc lĩnh vực KH xã hội xử lý theo Bộ từ khoá của TVQGVN - Tài liệu thuộc lĩnh vực KH tự nhiên và KH ứng dụng xử lý theo Từ điển từ khoá KHCN của 41 TTTTKH & CNQG 2 TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội Tự do 3 TV Tạ Quang Bửu Không tiến hành từ khi áp dụng đề mục chủ đề 4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự - Bộ Từ điển từ khoá Từ điển từ khoá KHCN của TTTTKH& CNQG - Bảng từ khoá của Học viện Kỹ thuật Quân Sự - Tài liệu thuộc lĩnh vực KH tự nhiên & kỹ thuật xử lý theo Từ điển từ khoá KHCN của TTTT KH & CNQG - Tài liệu chuyên ngành theo bảng từ khoá của Học viện Kỹ thuật Quân Sự 5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá HN Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam 6 TV ĐH Y Hà Nội Tự do 7 TTTT – TV ĐH Luật Tự do 42 Thực tế việc khảo sát đã cho thấy rõ thực trạng áp dụng chuẩn trong công tác định từ khoá tại TV các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội. Khảo sát chỉ ở 7 trường – một con số quá nhỏ song chúng ta cũng đã thấy có nhiều Bộ từ khoá khác nhau dùng để áp dụng trong công tác định từ khoá như: Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam, Bộ từ điển từ khoá Khoa học công nghệ của TTTTKH & CNQG,và có những bảng từ khoá do trường biên soạn riêng. Trong số 7 trường được khảo sát có 1 TV không tiến hành định từ khoá là TV Tạ Quang Bửu, chiếm 14%. Thực chất, từ trước năm 2007, TV Tạ Quang Bửu vẫn áp dụng định từ khoá cho các tài liệu. Nhưng từ năm 2007 trở lại đây, TV bắt đầu sử dụng bộ đề mục chủ đề vì thế những tài liệu từ năm 2007 đến nay TV không tiến hành định từ khoá nữa. Qua việc khảo sát cho thấy, số lượng TV trường Đại học áp dụng Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam là 2 TV, chiếm 28%; 2 TV áp dụng Bộ từ điển từ khoá Khoa học công nghệ của TTTTKH & CNQG, chiếm 28%. Ngoài ra, ta cũng nhận thấy cùng với việc sử dụng các Bộ từ khoá do các cơ quan thông tin biên soạn, cũng có TV còn sử dụng bảng từ khoá do chính trường biên soạn như TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự hoặc có TV còn tiến hành định từ khoá một cách tự do ( TT TT-TV Đại học Sư phạm Hà Nội, TT TT-TV Đại học Văn hoá Hà Nội,). Rõ ràng, số liệu trên chứng tỏ một thực trạng trong việc áp dụng chuẩn trong công tác định từ khoá tài liệu đó là: hầu hết TV các trường Đại học được khảo sát đều không theo một chuẩn chung nào trong công tác định từ khoá của TV mình, mỗi trường có một cách áp dụng khác nhau, chưa có sự thống nhất trong việc lựa chọn công cụ kiểm soát, nhiều trường vẫn còn tiến hành định từ khoá tự do. Đặc biệt các Bộ từ khoá mà các TV sử dụng hầu hết là được biên soạn từ lâu, ít được cập nhật, bổ sung thưòng xuyên do đó xảy ra hiện tượng khi xuất hiện các khái niệm mới, nếu không có trong Bộ từ khoá mà TV sử dụng thì các cán bộ sẽ định từ khoá tự 43 do. Điều này gây nên tình trạng không thống nhất thuật ngữ nếu như tài liệu đó qua 2 hoặc 3 cán bộ xử lý. Từ khoá là một công cụ hiện đại dùng để tìm kiếm tin trên các hệ thống CSDL hiện đại, nhưng trên thực tế công tác định từ khoá còn nhiều vấn đề cần được quan tâm hơn nữa. Từ thực tế TV các trường Đại học được khảo sát ở trên cho thấy việc thống nhất những chuẩn nghiệp vụ trong công tác TV là điều đang được đặt ra một cách cấp bách, bên cạnh đó việc thống nhất những chuẩn trong công tác định từ khoá cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần vào vào việc kiện toàn hơn bộ máy thông tin của hệ thống TV trên cả nước nói chung, đặc biệt là hệ thống TV các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội nói riêng. 2.3.2 Thực trạng việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong công tác biên mục 2.3.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống Hệ thống mục lục truyền thống TV luôn được hiểu như là một phương tiện nhằm giới thiệu một hệ quy chiếu nhất định nào đó bộ sưu tập tài liệu và nguồn thông tin có trong TV hoặc một cơ quan thông tin, nhằm giúp cho người đọc, người dùng tin có thể tiếp cận được với tài liệu hoặc thông tin mà học cần tìm một cách nhanh nhất, thuận lợi nhất. Tại TV các trường Đại học, vai trò này càng được biểu hiện rõ rệt. Tuy nhiên, do khuôn khổ hạn chế một tờ phiếu mục lục với kích cỡ 7,5cm x 12,5cm, và do việc biên mục được xử lý bằng thủ công, hệ thống mục lục theo hình thức tủ phiếu không thể cung cấp những thông tin đầy đủ về tài liệu cho người đọc, không có khả năng đưa ra những dấu hiệu tìm kiếm để trợ giúp người dùng tin. Mặt khác, khi vốn tài liệu và nguồn lực thông tin có tại TV phát triển lên quy mô lớn, hệ thống mục lục này sẽ trở nên cồng kềnh, làm cho người đọc phải hao phí nhiều thời gian trong việc tìm kiếm. 44 Thông thường các TV trường đại học được khảo sát thường tổ chức 2 loại mục lục giúp cho tra tìm tài liệu trong kho của TV: Mục lục chữ cái và Mục lục phân loại. STT Tên đơn vị Mục lục truyền thống 1 TT TT – TV trường ĐH Quốc gia Hà Nội Mục lục phân loại 2 TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại 3 TV Tạ Quang Bửu - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại 4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự Mục lục phân loại 5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá Hà Nội - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại - Hộp phiếu chuyên đề 6 TV trường Đại học Y Hà Nội - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại 7 TT TT – TV trường Đại học Luật - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại 45 * Mục lục chữ cái: Là loại mục lục trong đó các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả hay tên tài liệuNhìn chung, tại hầu hết các TV Đại học mục lục chữ cái được tổ chức dưới 2 dạng: mục lục tên tác giả và mục lục tên sách. * Mục lục phân loại: Là loại mục lục phản ánh nội dung kho tài liệu của TV thông qua các phiếu mô tả được sắp xếp theo các môn loại tri thức dựa trên một bảng phân loại cụ thể. Mục lục phân loại giúp sinh viên và cán bộ trong việc tìm tài liệu theo các môn ngành tri thức. Tại TV các trường Đại học được khảo sát, với việc ứng dụng về tin học việc người dùng tin sử dụng hệ thống mục lục truyền thống để tra cứu còn không nhiều. Qua quan sát và hỏi các cán bộ TV thì em nhận thấy chỉ có sinh viên trường ĐH Văn hoá Hà Nội mặc dù đã có hệ thống tra cứu trên máy song tỷ lệ sử dụng mục lục truyền thống vẫn cao. Còn lại, ở 6 trường tỉ lệ này rất ít bởi người dùng tin thường tra cứu trên máy luôn. Rõ ràng, với xu thế tin học hoá trong các TV thì hiện nay, hệ thống mục lục truyền thống không còn phát huy tác dụng như trước nữa. Trong tương lai, cùng với việc ứng dụng CNTT hiện đại thì các loại mục lục này ít được các TV tổ chức. 2.3.2.2 Biên mục đọc máy Gần đây, với xu hướng hoà nhập với thế giới, việc thống nhất và tiêu chuẩn hoá khổ mẫu trao đổi thông tin thư mục trên toàn quốc đã trở thành nhu cầu cần thiết. Tại TV 7 trường Đại học được khảo sát, việc áp dụng MARC21 được cả 7 trường đều áp dụng MARC21 trong công tác biên mục: 46 STT Tên đơn vị Khổ mẫu Năm áp dụng 1 TT TT – TV ĐH Quốc gia Hà Nội MARC21 2001 2 TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội MARC21 2005 3 TV Tạ Quang Bửu MARC21 2006 4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự MARC21 1999 5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá Hà Nội MARC21 2008 6 TV trường Đại học Y Hà Nội MARC21 2007 7 TT TT – TV trường Đại học Luật MARC21 2007 Như vậy từ sau năm 2000 đến nay, tỷ lệ các TV áp dụng MARC21 đã đạt tới 100%. Việc triển khai áp dụng MARC21 trong các TV Đại học gắn liền với việc triển khai các phần mềm quản trị TV của các công ty tin học. Cụ thể: 47 STT Tên đơn vị Phần mềm ứng dụng 1 TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội Libol 5.5 2 TT TT – TV trường ĐH Sư Phạm Hà Nội Libol 5.5 3 TV Tạ Quang Bửu VTLS 4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự Libol 5.5 5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá HN Ilib 6 TV trường Đại học Y Hà Nội Medlib 7 TT TT – TV trường Đại học Luật Libol 5.5 Từ việc khảo sát ở trên cho thấy, hiện nay các TV ở Việt Nam đang sử dụng nhiều phần mềm quản trị TV tích hợp do các công ty phần mềm cung cấp trong hoạt động của mình và mỗi phần mềm đều tỏ ra có những mặt nổi trội nhất định. Thực tế cho thấy, phần lớn các phần mềm quản trị TV tiêu biểu được triển khai sử dụng ở các TV Đại học đều được ứng dụng chuẩn biên mục MARC21. Khi triển khai sử dụng, mỗi phần mềm đều có tài liệu hướng dẫn biên mục theo MARC21 đi kèm. Cũng giống như AACR2, khi chuyển đổi từ CSDL cũ sang khổ mẫu MARC21 đều là do phần mềm TV sử dụng chuyển đổi. Trước khi áp dụng các phần mềm ở trên hầu hết các TV đều sử dụng phần mềm CDS/ISIS, do đó khi chuyển đổi phải có phần trung gian tiến hành chuyển đổi, sau đó mới tiến hành đổ dữ liệu từ phần trung gian vào. Phần lớn các biểu ghi được chuyển đổi đều tuân thủ theo cách thức của khổ 48 mẫu MARC21 trong phần mềm, chỉ một số ít biểu ghi có sai sót. Đối với các biểu ghi này, các cán bộ TV cũng tự tiến hành hiệu đính lại. Sản phẩm và dịch vụ quan trọng nhất mà TV các trường Đại học đạt được khi sử dụng phần mềm quản trị TV tích hợp có module biên mục dựa trên khổ mẫu MARC21 là tạo ra được các CSDL tài liệu TV có thể giao diện trên Web. Nhờ có MARC21 và các phần mềm hỗ trợ, một số lượng biểu ghi lớn đã được tạo ra tại 7 TV trường Đại học được khảo sát. Thông tin trong CSDL có ý nghĩa như một công cụ hỗ trợ quản lý đào tạo và công tác giảng dạy trong trường Đại học. Với một số lượng CSDL thư mục khổng lồ tại các TV trường Đại học ở trên, thì vai trò đó ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. 2.4 Đánh giá về thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tại các thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội 2.4.1 Ưu điểm Thực hiện sự chỉ đạo của Vụ Thư viện – Bộ VHTT-DL và TVQG Việt Nam, hệ thống các TV trường Đại học trên địa bàn Hà Nội đã đưa vào áp dụng các chuẩn nghiệp vụ theo quy định. Cụ thể như sau: - Áp dụng quy tắc mô tả tài liệu theo AACR2: Hầu hết các TV trường Đại học được khảo sát đã áp dụng quy tắc này, chỉ có 2 trường được khảo sát vẫn sử dụng quy tắc ISBD là trung tâm TTTV trường Đại học Văn hoá Hà Nội và TV trường Đại học Y Hà Nội. Đây là kết quả đáng mừng cho thấy sự quan tâm của TV các trường Đại học trong thời kỳ hội nhập quốc tế. Việc áp dụng quy tắc này không khó, so với quy tắc mô tả ISBD lâu nay áp dụng thì AACR2 không cách biệt là mấy, chỉ khác nhau ở tiêu đề mô tả và một số điểm trong nội dung. Bên cạnh đó, AACR2 cũng là quy tắc hiện được áp 49 dụng rộng rãi trên thế giới, do đó việc áp dụng quy tắc này giúp hệ thống TV các trường Đại học trong cả nước, đặc biệt là trên địa bàn Hà Nội hội nhập nhanh hơn, từ đó có thể tiến xa hơn trong xu thế liên kết toàn cầu hiện nay. - Áp dụng bảng phân loại DDC: Nhìn chung, hiện nay đa số các trường Đại học đều có xu hướng sử dụng bảng phân loại DDC vì đây là một bảng phân loại được xây dựng trên nguyên tắc hợp lý, làm cho nó trở thành công cụ tổ chức tri thức tổng hợp lý tưởng; các ký hiệu được sử dụng bằng chữ số Ả rập đồng nhất nên được áp dụng trên toàn thế giới mà không bị rào cản bởi bất cứ nước nào. Ngoài ra, DDC còn là khung phân loại khoa học và được tổ chức chặt chẽ, các môn loại được chi tiết hoá cụ thể, nhạy bén, liên tục được cập nhật: Ví dụ lớp 300, 600,là những lớp lớn, các vấn đề luôn được cập nhật và mở rộng. Trong số các trường Đại học được khảo sát, dễ nhận thấy có TTTT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội là trung tâm đứng đầu hệ thống TV các trường Đại học trong cả nước đồng thời là nơi đặt trụ sở của Hội liên hiệp TV các trường Đại học phía Bắc cũng đã triển khai áp dụng DDC từ năm 2003. Đây là một tín hiệu cho thấy xu thế chung trong tương lai của hệ thống TV ở nước ta là chuyển dịch sang khung phân loại được phổ biến trên thế giới là DDC. Mặc dù vẫn tồn tại các khung phân loại khác như: 19 lớp, BBK, LCC,song DDC vẫn là sự lựa chọn của đa số TV các trường Đại học. Đặc biệt từ sau khi dịch và xuất bản DDC sang tiếng Việt thì hiện nay các TV đang được khuyến cáo là nên sử dụng DDC bằng tiếng Việt ấn bản 14. - Áp dụng khổ mẫu chuẩn MARC21: Thực hiện theo tinh thần văn bản số 1598, tất cả các trường Đại học được khảo sát đã áp dụng khổ mẫu MARC21. Đây là khổ mẫu hiện đã trở thành chuẩn biên mục mang tính quốc 50 tế vì nó đã được đa số các nước trên thế giới sử dụng với những lý do: sử dụng chuẩn MARC21 cho phép các TV có thể chia sẻ được tài nguyên thư mục; Đảm bảo được dữ liệu vẫn tương thích khi chuyển từ phần mềm quản lý TV này sang phần mềm TV khác... AACR2, DDC, MARC21 là 3 chuẩn nghiệp vụ TV mang tính quốc tế cao, do đó việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ này tạo nhiều thuận lợi cho hệ thống các TV Việt Nam đặc biệt là hệ thống các trường Đại học trong việc gia nhập sân chơi quốc tế. Ngoài ra, trong quá trình triển khai áp dụng chuẩn nghiệp vụ vào công tác TV, hệ thống TV các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo giúp đỡ của Vụ Thư viện – Bộ VHTT – DL, TVQG Việt Nam,..Hệ thống các TV này luôn bám sát các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước đặc biệt là ngành TV để triển khai kịp thời các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ đồng thời tham gia vào các lớp tập huấn nghiệp vụ ngắn ngày, các hội nghị hội thảo về các chuẩn nghiệp vụ trên phạm vi cả nước. Bên cạnh đó, TVQG Việt Nam đã cập nhật toàn bộ kiến thức, kinh nghiệm và kết quả áp dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế lên mạng qua trang Web của TV giúp cho các TV trên cả nước trong đó có hệ thống TV các trường Đại học chia sẻ, khai thác thông tin nghiệp vụ. Hầu hết TV các trường Đại học đã chuyển đổi và quan tâm áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trước khi có công văn khuyến cáo (năm 2007) của cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực TV. Điều này cho thấy sự năng động của TV các trường Đại học trong việc nghiên cứu áp dụng các chuẩn mới. Đồng thời cũng cho thấy cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực TV cần có sự định hướng, xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài cho ngành TV nước nhà. 51 2.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những ưu điểm của các chuẩn nghiệp vụ được Bộ VHTT – DL khuyến cáo nên áp dụng thì cũng tồn tại một số vấn đề như sau: -Trong công tác mô tả tài liệu: Mặc dù giữa AACR2 và ISBD không có sự cách biệt là mấy, đồng thời đã có văn bản chỉ đạo của Bộ VHTT – DL, TVQG Việt Nam song vẫn có TV còn sử dụng quy tắc mô tả ISBD là TTTT – TV trường Đại học Văn hoá Hà Nội và TV trường Đại học Y Hà Nội. Lý do còn tồn tại vấn đề này là do nhiều nguyên nhân khác nhau. Cũng vì sự không thống nhất trong sử dụng các quy tắc mô tả nên việc trình bày nội dung các trường chưa thống nhất (Ví dụ: giữa họ và tên tác giả Việt Nam có dấu phảy hay không có dấu phảy?). - Trong công tác phân loại tài liệu: Nhiều TV vẫn sử dụng các bảng phân loại khác nhau, chưa có sự đồng nhất khung phân loại. Điều này cản trở việc chia sẻ nguồn tin giữa các TV với nhau. DDC là khung phân loại mới, các TV Việt Nam chưa áp dụng rộng rãi nên việc đánh giá chất lượng và bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình sử dụng khung phân loại này hiện vẫn chưa có được triển khai sâu sắc. Đồng thời đây cũng là khung phân loại có ngôn ngữ từ Hoa Kỳ nên có những điểm không tương thích đối với Việt Nam. Ví dụ: mục pháp luật, văn hoá, chính trị,đặc biệt là những vấn đề liên quan tới Chủ nghĩa Mác - Lênin Riêng ấn bản rút gọn DDC 14 – đây là ấn bản chỉ sự dụng cho các loại TV cỡ nhỏ (từ 20.000 bản sách trở xuống) nên ở một số lớp, chỉ số phân loại không được phân chia chi tiết mà thường để mức độ khái quát “Bao gồm cả” trong chỉ số phân loại nên khi phân loại các TV lớn thường gặp khó khăn khi định ký hiệu. 52 Trong khung phân loại cách hướng dẫn phân loại còn chỉ dẫn quá nhiều và phức tạp; cách ghép còn nhiều khó khăn giữa các môn loại chính và các bảng phụ nên gây khó khăn cho người làm công tác xử lí. Ngoài ra, do chỉ được tập huấn tại các lớp nghiệp vụ ngắn ngày mà chủ yếu là trên lý thuyết với những tài liệu điển hình nên thực tế khi về áp dụng tại TV mình vẫn còn có những vấn đề chưa làm được. Vì vậy có trường hợp cùng một tài liệu nhưng mỗi TV lại có thể có cách phân loại khác nhau. Trên thực tế, phải thừa nhận rằng, trước đây ngành TV của chúng ta chịu nhiều ảnh hưởng từ nền TV của Liên Xô cũ. Điều này tác động rất lớn đến vấn đề nhận thức sử dụng khung phân loại. Người ta thường khó chấp nhận một khung phân loại hoàn toàn theo Mỹ trong khi BBK vẫn được đánh giá là một khung phân loại có giá trị cao không những về mặt tư tưởng mà còn về khía cạnh khoa học, đặc biệt là khoa học xã hội. Ngoài ra, không ít người cảm thấy hết sức quen thuộc với bảng phân loại 19 lớp (được dịch từ ấn bản tiếng Nga và được Việt Nam cải biên). Đây cũng chính là lý do mà nhiều TV trường Đại học hiện nay vẫn lựa chọn BBK mà không lựa chọn DDC. - Trong công tác định chủ đề và định từ khoá: Nhiều TV còn tiến hành định chủ đề và định từ khoá một cách tự do. Điều này gây nên tình trạng nhiễu tin khiến bạn đọc khó khăn trong việc tìm tài liệu. Đối với các Bộ từ khoá, từ điển từ khoá các TV sử dụng thì chưa có sự điều chỉnh, cập nhật thường xuyên. Ngoài ra, do chưa có sự thống nhất về quy định chính tả nên các TV vẫn sử dụng chưa thống nhất y và i: quy tắc, qui tắc; kỹ thuật, kĩ thuật, - Trong công tác biên mục: Việc áp dụng MARC21 vẫn tồn tại nhiều vướng mắc. Chẳng hạn, mặc dù đã có hai bộ tài liệu chính thức bằng tiếng Việt về MARC21, song cả hai tài liệu này quá đồ sộ nên việc sử dụng các tài liệu này trong tác nghiệp hàng ngày rất khó và không cụ thể đối với từng TV, cơ quan thông tin. 53 Chương 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 3.1 Một số kiến nghị đề xuất với cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động thư viện Các cơ quan chức năng, bao gồm Vụ Thư viện, cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động TV, Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Ủy ban TC46 cần quan tâm hơn nữa đến việc xây dựng và ban hành các văn bản pháp quy và các tiêu chuẩn về xử lí tài liệu và biên mục. Đây là yếu tố giữ vai trò quan trọng đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ trong việc thực thi chuẩn hoá. Bên cạnh việc ban hành các văn bản pháp quy, công tác tiêu chuẩn hoá cũng cần được quan tâm hơn. Ban kĩ thuật TCVN TC46 thông tin và tư liệu cần thường xuyên xem xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn hiện hành và xây dựng thêm các TCVN mới liên quan đến xử lí tài liệu và biên mục. Có thể triển khai áp dụng một số chuẩn quốc tế liên quan đến các khâu công tác này. Để hỗ trợ cho các hoạt động này Hội TV Việt Nam cần xác định chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục là một nội dung quan trọng mà các TV cần hướng tới. Trong văn bản số 1598/BVHTT, mới chỉ đề cập tới 3 chuẩn nghiệp vụ được đưa ra cho các TV áp dụng là AACR2, DDC, MARC21, trong khi đó định chủ đề và định từ khoá cũng là các khâu xử lý đang được áp dụng rộng rãi ở Việt Nam hiện nay, nhưng cho đến nay vẫn chưa hình thành một chuẩn 54 chung về định chủ đề và định từ khoá. Việt Nam chưa xây dựng một bảng đề mục chủ đề hay từ điển từ chuẩn nào để có thể sử dụng mang tính thống nhất, rộng rãi trên phạm vi cả nước. Do đó cộng đồng TV Việt Nam cần tiếp tục hoàn thiện và xây dựng các chuẩn nghiệp vụ TV một cách đầy đủ: - Dịch và chính thức ban hành bản quy tắc mô tả AACR2 - Nghiên cứu dịch bản DDC đầy đủ, mở rộng các phần cho phù hợp với điều kiện Việt Nam. - Xây dựng các bộ từ khoá chuẩn áp dụng thống nhất cho các TV. - Xúc tiến biên soạn các bảng đề mục chủ đề để sớm khắc phục tình trạng định chủ đề tự do như hiện nay. - Hoàn thiện khổ mẫu MARC 21 cho phù hợp với tình hình thực tế của TV các trường Đại học nói riêng và TV Việt Nam nói chung. Ngoài ra, cần đẩy mạnh công tác chỉ đạo nghiệp vụ: công tác tuyên truyền, hướng dẫn áp dụng các chuẩn nghiệp vụĐây là công việc không thể bỏ qua nếu muốn thực thi việc chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục. Để thực hiện được điều này có thể áp dụng một số biện pháp như biên soạn các tài liệu dướng dẫn nghiệp vụ, đào tạo bồi dưỡng và mở các lớp tập huấn hướng dẫn áp dụng các chuẩn cho những người tham gia xử lí tài liệu và biên mục trong các TV nhiều hơn nữa. Cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động TV cần tăng cường các văn bản chỉ đạo, khi đưa ra văn bản phải cụ thể hóa bằng các chương trình, kế hoạch trên cơ sở phân tích điều kiện cụ thể từng TV, trung tâm thông tin. Thực hiện biên mục tại nguồn và đổi mới công tác biên mục tập trung. Thực tế công tác biên mục trên thế giới cho thấy nhiều nước đã triển khai việc biên mục trong các ấn phẩm. Các kết quả của xử lí tài liệu như: mô tả, phân 55 loại, định chủ đề được in kèm luôn trong tài liệu. Công tác biên mục tại nguồn thường được các TV đầu ngành thực hiện nên tính chuẩn xác cao. Với hình thức biên mục này, các TV khi bổ sung sách vào TV có thể tận dụng ngay kết quả biên mục đã được xử lý. Trách nhiệm này có thể do TVQG và một số TV lớn đảm nhiệm. Nếu thực hiện được điều này không những giúp cho việc chuẩn hoá trong các TV có thể thực thi mà còn tiết kiệm công sức và thời gian cho người làm công tác xử lí tài liệu và biên mục Hàng năm cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động TV nên có kế hoạch đưa các chuyên viên về nghiệp vụ đi kiểm tra thực tế tại TV các trường Đại học để nắm bắt được những vấn đề gì còn tồn tại trong vấn đề xử lý nghiệp vụ trong các TV này, từ đó có hướng giải quyết kịp thời những vấn đề đang vướng mắc trong quá trình áp dụng các chuẩn nghiệp vụ. 3.2 Một số giải pháp đối với các thư viện trường Đại học Nâng cao trình độ nghiệp vụ TV thông tin và nhận thức cho cán bộ TV: Trong thực tế, yếu tố con người luôn là một yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả và chất lượng của bất cứ hoạt động nào trong xã hội. Trong TV người cán bộ TV là linh hồn của TV, yếu tố vận hành các yếu tố khác trong TV. Công tác xử lí tài liệu và biên mục chỉ có thể chuẩn xác khi người cán bộ TV tham gia trực tiếp vào quá trình xử lí tài liệu và biên mục có nhận thức đầy đủ và thực sự quan tâm đến việc chuẩn hoá công tác xử lí tài liệu và biên mục. Việc ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế, công nghệ thông tin trong các hoạt động của TV đòi hỏi người cán bộ TV nói chung phải cập nhật và hoàn thiện những năng lực mới như: có kiến thức về tin học, về trình độ ngoại ngữ; có khả năng đánh giá các phần mềm và trang thiết bị; xây dựng, sử dụng và kiểm tra việc áp dụng các tiêu chuẩn mô tả thư mục, phân loại, định từ khoá, format, sử dụng các mục lục tự động hóa, 56 Ngoài việc cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về các chuẩn nghiệp vụ thì các cán bộ TV các trường Đại học cũng cần phải được tham quan, học hỏi các TV bạn khác cả trong và ngoài nước nhiều hơn. Từ đó rút ra cách làm hay, phương pháp tốt nhất để áp dụng tại TV của mình. Các TV, trung tâm thông tin trường Đại học cần thống nhất áp dụng và hoàn thiện các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên mục. Đối với TV, trung tâm thông tin áp dụng nhiều khung phân loại khác nhau trong công tác phân loại tài liệu thì nên thống nhất sử dụng một khung phân loại. Tăng cường tuyên truyền về lợi ích của các chuẩn nghiệp vụ và phổ biến, thúc đẩy hoạt động áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong lĩnh vực TV thông tin tại các trường Đại học: bên cạnh việc tăng cường mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ thư viện thông tin, thì việc tuyên truyền, phổ biến sự hiện diện của các chuẩn nghiệp vụ cũng là một việc làm rất cần thiết. Ngoài ra, cần áp dụng các biện pháp giáo dục ý thức áp dụng các chuẩn cho cán bộ TV-TT. Ý thức áp dụng các chuẩn trước hết cần được thể hiện ở các cán bộ lãnh đạo các TV, trung tâm thông tin, bởi chính họ là những người quyết định trong việc có áp dụng chuẩn vào các công đoạn của dây chuyền hoạt động thư viện thông tin tại cơ quan mình hay không. Ban lãnh đạo các trường Đại học cần quan tâm và ủng hộ, tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt đặc biệt là về kinh phí cho TV tham gia vào các hoạt động TV đặc biệt là hoạt động tập huấn nghiệp vụ. Vì đây là một quyền lợi chính đáng và mang lại lợi ích thiết thực cho chính TV trong quá trình hội nhập, chuẩn hóa và phát triển. Phát huy vai trò của các Liên hiệp TV trường đại học, đặc biệt là Liên hiệp TV các trường Đại học khu vực phía Bắc phải có sự quan tâm, tăng 57 cường hơn nữa các hoạt động của Liên hiệp nhằm thúc đẩy hoạt động áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tại các TV, TTTT các trường ĐH. 58 KẾT LUẬN Ngày nay, cùng với sự phát triển của các trường Đại học thì TV các trường Đại học càng ngày càng trở nên quan trọng trong sự nghiệp giáo dục Đại học của nước nhà. Trong thời đại hoà nhập toàn cầu hiện nay, sự phát triển kinh tế, xã hội, và khoa học kỹ thuật của tất cả các nước nói chung và Việt Nam nói riêng đều cần được cung cấp đúng, đủ và kịp thời lượng thông tin cần thiết. Thông tin đang là mạch máu duy trì sự sống và là một trong những nguồn lực quyết định sức mạnh của đất nước. Như vậy, không chỉ thu thập thông tin mà TV tại các trường Đại học còn phải xử lý các dạng thông tin theo hướng tích cực, giúp độc giả tiếp cận tri thức một cách nhanh nhất, thoả mãn yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin. “Chuẩn hoá để hội nhập nhằm mục đích phát triển thư viện, hay muốn phát triển thư viện thì phải hội nhập, muốn hội nhập thì phải chuẩn hoá”. Chuẩn hoá trong hoạt động TV nói chung và chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tại TV các trường Đại học nói riêng có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Đó là một vấn đề có ý nghĩa chiến lược góp phần và đảm bảo cho sự nghiệp TV ở Việt Nam đặc biệt là hệ thống TV các trường Đại học có thể phát triển ổn định và bền vững. Song song với những tiến bộ vượt bậc về công tác tổ chức, mà tiêu biểu là sự ra đời của pháp lệnh TV và Hội TV Việt Nam, Liên hiệp TV các trường Đại học phía Bắc, việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ sẽ giúp TV các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội nhanh chóng có bước phát triển vượt bậc, vị thế trên trường quốc tế sẽ được nâng cao, mục tiêu “thống nhất, chuẩn hoá, chia sẻ và hội nhập” của sự nghiệp TV nước nhà trong đó có hệ thống TV các trường Đại học sẽ trở thành hiện thực. 59 Danh mục tài liệu tham khảo 1. Bộ Văn hóa Thể thao & Du lịch(2008), Hội nghị TV các trường Đại học, cao đẳng lần thứ nhất, Đà Nẵng, nxb Đà Nẵng. 2. Bộ Văn hóa Thể thao & Du lịch(2008), Tổng kết 8 năm thực hiện pháp lệnh TV và bàn giải pháp áp dụng các chuẩn nghiệp vụ TV: Tài liệu hội nghị hội thảo, Hà Nội, VHTT. 3. Đoàn Phan Tân (2001),Thông tin học: giáo trình dành cho sinh viên ngành TV-thông tin và quản trị thông tin, H, ĐHQGHN. 4. Lê Văn Viết(2000), Cẩm nang nghề TV, Hà Nội, VHTT. 5. Nguyễn Minh Hiệp(2008), “10 năm giảng dạy và quảng bá DDC 1998 – 2008”, Tạp chí TV, Hà Nội, số 2(14), tr.35-38. 6. Nguyễn Thị Tuyết Nga (1992), Mô tả tài liệu TV: giáo trình, Hà Nội, Đại học Văn hóa Hà Nội. 7. Nguyễn Văn Hành(2006), “Áp dụng MARC21 ở một số TV Đại học Việt Nam”, Thông tin & Tư liệu, số 2, tr.20-23. 8. Phạm Thế Khang(2008), “Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế ở Việt Nam”, Tạp chí TV, số 3(15), tr.24-31. 9. Phan Huy Quế(2000), “Hoạt động tiêu chuẩn hoá trong lĩnh vực thông tin tư liệu”, Thông tin & tư liệu, số 4, tr.19-23. 10. TV Quốc gia Việt Nam(2005), Bộ từ khoá, H, TVQGVN. 11. TV Quốc gia Việt Nam(2006), Khung phân loại thập phân Deywey rút gọn( ấn bản 14), H, TVQGVN. 60 12. Trung tâm Thông tin Khoa học và công nghệ Quốc gia(2001), Từ điển từ khoá khoa học và công nghệ, Hà Nội, Trung tâm Thông tin Khoa học và công nghệ Quốc gia. 13. Viện Thông tin Khoa học Xã hội(2005), Bộ từ khoá khoa học xã hội và nhân văn, H, Viện Thông tin Khoa học Xã hội. 14. Vũ Dương Thuý Ngà(2008), “Để hướng tới sự chuẩn hoá trong công tác định từ khoá và định chủ đề tài liệu ở Việt Nam”, Tạp chí TV, số 3(15).- tr.3-7. 15. Vũ Dương Thuý Ngà(2005), Phân loại tài liệu: giáo trình, H, VHTT. 16. Vũ Văn Sơn(2000), Biên mục mô tả: giáo trình, H, ĐHQGHN. 17. Vũ Văn Sơn(2002), “Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 và thực tiễn biên mục ở Việt Nam”, Thông tin & tư liệu, số 3, tr.13-18. 18. Võ Công Nam(2003), “Vấn đề lựa chọn dạng thức biên mục đọc máy để xây dựng bộ máy tra cứu của TV Việt Nam”, Thông tin & Tư liệu, Hà Nội, số 4, tr.10-14. 61 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI TRẦN THỊ NGA VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI PHỤ LỤC KHÓA LUẬN HÀ NỘI – 2009 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH 62 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI TRẦN THỊ NGA VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI PHỤ LỤC KHÓA LUẬN HÀ NỘI – 2009 63 Bảng câu hỏi phỏng vấn cán bộ thư viện. Để góp phần cho việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tại thư viện các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội được tốt hơn, mong anh (chị) vui lòng cho tôi biết một số thông tin sau: 1. Hiện nay thư viện của anh (chị) sử dụng quy tắc mô tả thư mục nào? ISBD hay AACR2? Nếu là AACR2 thì áp dụng từ khi nào? 2. Thư viện của anh (chị) sử dụng bảng phân loại nào trong công tác phân loại tài liệu? Những khó khăn thư viện gặp phải trong công tác phân loại hiện nay? 3. Hiện nay thư viện của anh (chị) có tiến hành định chủ đề cho tài liệu không? Nếu có, thư viện có sử dụng chuẩn nào trong công tác định chủ đề không? 4. Hiện nay thư viện của anh (chị) định từ khoá cho tài liệu, thư viện có sử dụng bộ từ khoá có kiểm soát không? Đó là bộ từ khoá nào? Thuận lợi và khó khăn trong công tác định từ khoá hiện nay của thư viện? 5. Hiện nay trong khâu tóm tắt tài liệu, thư viện tiến hành áp dụng cho dạng tài liệu nào? Khi thực hiện tóm tắt, thư viện có đặt ra quy định nào không? 6. Hiện nay thư viện của anh (chị) có sử dụng hệ thống mục lục truyền thống không? Nếu có, thư viện tổ chức loại mục lục gi? Theo quan sát của anh (chị) người đọc tại thư viện có thường xuyên tra cứu sử dụng mục lục không? 64 7. Công tác biên mục đọc máy của thư viện anh (chị) có theo tiêu chuẩn MARC21 hay không? Hay theo tiêu chuẩn nào khác? Công tác biên mục theo MARC21 áp dụng từ bao giờ? Cám ơn các ý kiến đóng góp quý báu của anh (chị)! 65