Kiếm soát chi phí thi công xây dựng – Cách thức quản lý của kế toán viên

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ THI CÔNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG ThS. NGUYỄN LƯƠNG HẢI Bộ môn Kinh tế Xây dựng Khoa Vận tải - Kinh tế Trường Đại học Giao thông Vận tải Tóm tắt: Bài báo nêu lên thực trạng kiểm soát chi phí thi công và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí giữa công ty với các đội thi công trong các doanh nghiệp xây dựng. Summary: This article points out some problems and suggests solutions to complete the executing cost management between the enterprises and the executing department in construction. I. ĐẶT VẤN ĐỀ Theo nguyên tắc phù hợp, khi ghi nhận một khoản doanh thu thì đồng thời phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng để có được doanh thu đó. Đối với doanh nghiệp xây dựng, doanh thu được ghi nhận là giá trị các hạng mục công trình, công trình hoàn thành được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán. Do đó, đòi hỏi việc xác định giá thành sản xuất và giá vốn tương ứng khối lượng nghiệm thu phải phù hợp, chính xác. Nếu xác định không chính xác (thừa hoặc thiếu) sẽ ảnh hưởng đến tính xác thực của việc xác định kết quả kinh doanh đồng thời gây tổn hại cho ngân quỹ của doanh nghiệp. Vì vậy, vấn đề đặt ra cho công tác kế toán, kế hoạch của doanh nghiệp là phải được tổ chức khoa học, chính xác theo tiến độ hợp đồng. Một trong những giải pháp kiểm soát chi phí mà bài báo đề cập đó là khoán chi phí phục vụ thi công. Vậy khoán chi phí phải được tổ chức sao cho vừa dễ thực hiện, khoa học đồng thời phục vụ tốt cho công tác kế toán, kế hoạch. CT 2 II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ THI CÔNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG Để kiểm soát chi phí, một trong những phương thức mà hầu hết các doanh nghiệp xây dựng (DNXD) đang áp dụng là thực hiện giao khoán nội bộ thông qua hợp đồng giao khoán giữa công ty với các đội thi công. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện tồn tại một số vấn đề sau: Về quản lý định mức tiêu hao: do trong quá trình thi công, doanh nghiệp và các đội chưa có sự quản lý chặt chẽ về định mức tiêu hao về: vật liệu, nhân công, ca máy thi công, ... Cho nên khi có hạng mục công trình hoàn thành bàn giao bắt buộc doanh nghiệp phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng ghi nhận doanh thu và phải xác định giá vốn của các hạng mục đó. Qua khảo sát tại một số DNXD cho thấy việc xác định giá vốn đều chưa đảm bảo nguyên tắc phù hợp, xảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu rất đáng kể mức tiêu hao so với dự toán được phê duyệt. Nếu thừa thì khi cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán kiểm tra doanh nghiệp thường bị xuất toán phần vượt quá đó, còn nếu thiếu thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại và quan trọng hơn là làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Về khâu quản lý đơn giá cũng còn nhiều bất cập, do xảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu mức tiêu hao như đã nói ở trên, nên các đội thi công thường tìm cách ghi nhận đơn giá vật liệu, thuê nhân công, ca máy thấp hoặc cao hơn so với giá thực tế để khống chế theo giá trị trúng thầu. Điều này tạo ra khó khăn trong giải trình đơn giá khi quyết toán công trình, nhất là các công trình chỉ định thầu. Xuất phát từ những thực trạng trên, việc kiểm soát chi phí thi công cần phải được hoàn thiện theo một quy trình chặt chẽ, khoa học, phù hợp với quy chế quản lý tài chính và các quy định về đầu tư xây dựng. III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC KHOÁN NHẰM KIỂM SOÁT CHI PHÍ THI CÔNG TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 3.1. Hoàn thiện các chỉ tiêu giao khoán Cở sở giao khoán: Dự toán thi công; Hợp đồng giao khoán. a. Chi phí vật liệu CT 2 Giao khoán tối đa 100% chi phí thuộc khoản mục này. Các đội khi lập chứng từ thanh toán với Phòng tài chính kế toán phải ghi rõ loại chi phí để theo dõi. Các tiêu hao vật liệu, nhiên liệu phục vụ thi công cần phải được chi tiết theo từng hạng mục công trình (mẫu Đ01) nhằm dễ dàng đối chiếu, kiểm tra trong khâu thanh toán, kế toán với công ty cũng như đẩy nhanh tiến trình thực hiện công việc. Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm giám sát từng hạng mục về tính hợp lý, về số lượng, đơn giá vật tư so với khối lượng được giao của các đội trong toàn doanh nghiệp thông qua mẫu CT-01 để đối chiếu báo cáo định kỳ. Các đội phải tự theo dõi các khoản chi cụ thể của đội mình và định kỳ hoặc khi cần thiết đối chiếu với phòng tài chính kế toán. Hóa đơn của các đội gửi về phải phù hợp với tiến độ thi công các hạng mục, ngày cuối cùng của tháng các đội phải tập hợp hóa đơn về trụ sở doanh nghiệp (nếu ở xa cho phép chậm không quá 10 ngày). b. Chi phí nhân công Giao khoán tối đa 100% mức chi trong dự toán thi công chi phí này dùng để trả lương cho toàn bộ CBCNV trong đơn vị sản xuất. Đội thi công phải theo dõi chi tiết từng hạng mục công việc (mẫu Đ02) giống như vật liệu. Khi hạng mục công việc hoàn thành, đội thi công phải yêu cầu bên nhận khoán xuất hóa đơn trước ngày hạng mục công trình được nghiệm thu với số tiền nằm trong phạm vị tổng chi phí nhân công theo dự toán mà doanh nghiệp đã lập (trường hợp thuê khoán đơn vị bên ngoài), hoặc hoàn thiện các chứng từ nhân công kèm theo bảng theo dõi chi tiết (trường hợp không thuê ngoài). c. Chi phí máy thi công Giao khoán 100% chi phí máy móc, thiết bị phương tiện thi công cần thiết phục vụ thi công mà công ty không đáp ứng được yêu cầu của công trình (trừ chi phí nhiên liệu). Đội thi công phải theo dõi chi tiết từng hạng mục công việc (mẫu Đ03) giống như nhân công. Khi hạng mục công việc hoàn thành, đội thi công phải yêu cầu bên nhận khoán xuất hóa đơn trước ngày hạng mục công trình được nghiệm thu với số tiền nằm trong phạm vị tổng chi phí máy thi công theo dự toán mà doanh nghiệp đã lập (trường hợp thuê thuê ngoài), hoặc chứng từ theo dõi ca máy kèm theo bảng theo dõi chi tiết (trường hợp đội tự thực hiện). d. Chi phí sản xuất chung (phục vụ thi công): Đội thi công phải tập hợp các hóa đơn tài chính của các chi phí này theo giá trị được giao khoán. 3.2. Xây dựng hệ thống các biểu mẫu giao khoán thống nhất toàn doanh nghiệp Khi giao khoán phải đảm bảo thống nhất về các biểu mẫu nhằm khống chế các chỉ tiêu giao khoán sau: Giá trị hóa đơn của Vật liệu, Nhiên liệu, nhân công và ca máy thuê ngoài mà các đội tập hợp có tổng giá trị phải nhỏ hơn hoặc bằng tổng chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công theo dự toán thi công mà công ty lập (trừ trường hợp có biến động giá thì phải lập mẫu bù giá riêng), đồng thời số lượng không được vượt định mức tiêu hao vật liệu, nhân công, ca máy thi công theo dự toán toán thi công tại mẫu CT-01 và CT -02. CT 2 Để kiểm soát tốt chi phí thi công, tác đề xuất hệ thống các biểu mẫu giao khoán thống nhất trong doanh nghiệp như sau: các mẫu Đ01, Đ02, Đ03 được sử dụng tại các đội thi công; các mẫu CT01, CT02 được sủ dụng tại phòng kế hoạch và tài chính của doanh nghiệp. Mẫu Đ01 - Biểu tổng hợp theo dõi NVL, nhiên liệu ở các đội (trách nhiệm của các đội) Tên Đội thi công: ………………….. Tên hạng mục công việc: ………….. Loại NVL, NL Tiêu hao 1. Cát Lần Số lượng Đơn giá (chưa có VAT) Thành tiền Kèm theo hóa đơn số Ngày tháng hóa đơn Lần 1: Lần 2: …. 2. ……. Ghi chú: Các hóa đơn tài chính phải gửi về doanh nghiệp vào ngày cuối cùng của tháng (chậm nhất là 10 ngày sau ngày cuối cùng của tháng đó). Ngày ghi trên hóa đơn tài chính phải nằm trước hoặc trong khoảng thời gian thi công hạng mục công việc đó. - Mẫu Đ02 - Biểu tổng hợp theo dõi nhân công (trách nhiệm của các đội) Tên Đội thi công: ………………….. Tên hạng mục công việc: ………….. Loại nhân công Số công Đơn giá (chưa có VAT) Thành tiền Bảng chấm công số Ngày tháng chấm công 1. Bậc 3/7 …. 2. ……. Tổng cộng Ghi chú: Các đội thi công phải theo dõi nhân công để xuất hóa đơn phần chi phí nhân công theo hạng mục công việc và theo hợp đồng giao khoán cụ thể với công ty. Ngày tháng ghi trên hóa đơn này phải phù hợp với tiến độ thi công và nghiệm thu hạng mục công việc đó. Hóa đơn được xuất vào tháng nào thì phải được gửi về công ty vào ngày cuối cùng của tháng đó. Mẫu Đ03 - Biểu tổng hợp theo dõi máy thi công (trách nhiệm của các đội) CT 2 Tên Đội thi công: ………………….. Tên hạng mục công việc: ………….. Loại máy Số ca Đơn giá (chưa có VAT) Thành tiền Lịch trình máy số Ngày tháng ghi lịch trình 1. Lu 10T 2.Ủi 110cv ……. Tổng cộng Ghi chú: Các đội thi công phải theo dõi máy thi công để xuất hóa đơn phần chi phí máy thi công (không gồm nhiên liệu) theo hạng mục công việc và theo hợp đồng giao khoán cụ thể với công ty. Ngày tháng ghi trên hóa đơn này phải phù hợp với tiến độ thi công và nghiệm thu hạng mục công việc đó. Hóa đơn được xuất vào tháng nào thì phải được gửi về công ty vào ngày cuối cùng của tháng đó. Mẫu CT 01 - Mẫu phân tích vật tư theo từng hạng mục công việc trúng thầu Tên hạng mục công trình: ………….. Khối lượng Đơn giá trúng thầu trước thuế Thành tiền STT Mã hiệu Thành phần hao phí Đơn vị Thi công Đinh mức Vật tư 1 AF.11213 Bê tông móng m3 132 ĐG1 TT1 Vật liệu (a) Xi măng PC30 kg …. Nhân công (b) Nhân công 3,0/7 công Máy thi công (c) Máy trộn BT 250L ca …. 2 …. Đào nền đất cấp 2 … Ghi chú: Cột thành tiền là cơ sở để Công ty yêu cầu các Đội thi công tập hợp hóa đơn vật liệu, xuất hóa đơn nhân công, máy cho từng hạng mục để kế toán tính giá thành. Bảng này phải cung cấp cho phòng kế toán để kế toán hạch toán giá thành công trình theo từng hạng mục, giai đoạn công việc khi công ty phải xuất hóa đơn đầu ra theo tiến độ thanh toán với chủ đầu tư. CT 2 Mẫu CT 02 - Mẫu tổng hợp vật tư Tên công trình trúng thầu: ………….. STT Tên vật tư Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền Vật liệu 1 Đá dăm 1x2 m3 2 … … Nhân công 11 Nhân công 3,0/7 Công … … Máy thi công 14 Máy đầm bánh hơi 25T ca … ….. Ghi chú: Cột “khối lượng” dùng để khống chế định mức tiêu hao của các đội (lượng tiêu hao mà trên hóa đơn các đội tập hợp không được vượt lượng tiêu hao ở cột này). Cột “thành tiền” nhân công và máy thi công dùng để khống chế giá trị hóa đơn các đội tập hợp cho công ty. Đơn giá ca máy chưa bao gồm nhiên liệu. Bảng này dùng cho phòng kế hoạch và kế toán. IV. KẾT LUẬN Khoán chi phí là một trong những biện pháp quan trọng nhằm kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây dựng. Nội dung bài viết này góp phần hoàn thiện công tác khoán chi phí giúp các doanh nghiệp xây dựng nâng cao hiệu quả công tác khoán, kế toán tài chính cũng như công tác kế hoạch của mình. Tài liệu tham khảo [1]. Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 3 tháng 6 năm 2008. [2]. Thông tư số 130 /2008/TT-BTC ngày 26 tháng 12 năm 2008. [3]. Định mức dự toán - Phần xây dựng♦ CT 2