Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

chữa tài sản cố định tại các bộ phận sử dụng. Thủ quỹ: Giữ két tiền mặt của công ty, thực hiện việc thu chi tiền mặt và báo cáo tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào, lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi biến động tiền mặt và định khoản. Cuối tháng lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt so với sổ quỹ. Kế toán thanh toán: Theo dõi vốn bằng tiền, vốn vay, vốn trong thanh toán và công nợ khách hàng toàn công ty. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình biến động của các tài khoản tại các ngân hàng. Kế toán các đơn vị trực thuộc: Nhiệm vụ công tác kế toán bao gồm tổ chức hạch toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các phần hành kế toán có liên quan được quy định tại đơn vị. Quan hệ giữa kế toán các đơn vị trực thuộc với kế toán văn phòng công ty thông qua các báo cáo kế toán. Các báo cáo này được các đơn vị trực thuộc lập hàng tháng gửi về cho kế toán văn phòng công ty gồm: Báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh (Báo cáo nhanh) và Báo cáo giá thành. 3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Vinatex Đà Nẵng là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp dụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá. Trước đây sử dụng phần mềm FAST, đến tháng 9/2008 chuyển sang dùng Proaccounting Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộng tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Nguyên tắc khử trùng được áp dụng tại đơn vị: Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tiền, thu tiền chỉ được kế tóan thanh tóan khai báo dữ liệu. ( bảng kê nợ 111, có 111) Các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập kho, xuất kho được kế tóan kho hàng cập nhật dữ liệu (Bảng kê nợ 152, có 152, Nợ 153, có 153, Nợ 155, nợ 632) Các nghiệp vụ ngoài 2 trường hợp trên đựợc các phần hành liên quan tập hợp (Các chứng từ ghi sổ còn lại được tập hợp theo PS có các tài khoản) Tất cả các phần hành đều theo dõi, truy xuất các chứng từ cần thiết liên quan đến phần hành của mình. PRO ACCOUTING CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết BÁO CÁO -Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Máy vi tính Nhập hàng ngày Định kỳ in báo cáo Đối chiếu Hệ thống chứng từ luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một số chứng từ sử dụng là do Bộ tài chính cung cấp (hoá đơn…), hoặc các cơ quan hải quan (tờ khai xuất nhập khẩu)…,một số khác có thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt là đầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát. Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của Bộ Tài Chính. Các tài khoản được mở chi tiết tuỳ theo việc quản lý, theo dõi của công ty, ngoài ra để đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu công ty không chỉ sử dụng sổ kế toán tổng hợp mà sử dụng cả sổ kế toán chi tiết. Các báo cáo: Gồm những báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảo tuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp. II. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 1. Môi trường kiểm soát tại công ty 1.1. Đặc thù về quản lý Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì Ban Giám Đốc phải cung cấp đủ nguồn lực. Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của công ty là rất quan trọng và để đạt được điều này thì nguyên phụ liệu mua vào là rất quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra. Phòng kinh doanh là nơi chịu trách nhiệm trong việc tổ chức theo dõi và kiểm tra việc mua hàng. Và theo đó thì phòng quản lý chất lượng (QA) là nơi nắm các tài liệu, các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sơ khi nhận hàng. Nói chung, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng và có cách quản lý riêng của mình nhưng mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng nguyên phụ liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra. Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty. Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong đặc thù về quản lý. 1.2. Chính sách nhân sự Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc đề xuất, lập kế hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thích hợp theo các chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám Đốc ký duyệt và tổ chức thực hiện. Đào tạo công nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty, tạo điều kiện làm việc tốt nhất có thể, tôn trọng, quan tâm tới họ và luôn có chính sách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công viêc và trong vấn đề bảo vệ công ty. Hơn nữa, công ty luôn quan tâm tới việc xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp để đưa công ty phát triển ngày càng vững mạnh. 1.3. Công tác kế hoạch Do tất cả mọi hoạt động đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch nên khâu lập kế hoạch là bước cơ bản cần có. Với mỗi cấp quản lý thì có kế hoạch tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình. Ở cấp độ cao nhất thì Tổng giám đốc có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch trung và dài hạn, còn các phòng ban chức năng thì có trách nhiệm trong các kế hoạch ngắn hạn liên quan nhiệm vụ của phòng ban mình như: phòng tổ chức hành chính thì có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo người lao động, phòng kinh doanh thì có kế hoạch mua hàng,… 1.4. Các nhân tố bên ngoài Môi trường công nghệ: Do công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong ngành là rất cần thiết. Công ty sử dụng các máy móc chuyên dụng trong sản xuất như: máy cắt, máy may, máy ủi,… , ngoài ra công ty còn sử dụng các loại máy tự động vẽ mẫu hàng may thay vì thủ công như trước đây. Đồng thời, công ty còn sử dụng mạng máy tính vào việc quản lý, trao đổi thông tin và ứng dụng kế toán máy trong việc hạch toán cũng như trong việc lập báo cáo tài chính Môi trường tự nhiên: Do công ty nằm ở miền trung, thường xuyên có thiên tai nên việc nhập nguyên phụ liệu hay xuất hàng bán gặp không ít khó khăn. Thậm chí có thể là bị thiệt hại nặng nề nếu trong lúc vận chuyển hàng mà gặp thiên tai, lũ lụt. 2. Đặc điểm mua hàng tại công ty Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng là một công ty chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty là: quần tây, đồ bộ thể thao, áo Polo, áo Jacket… Vì vậy, hoạt động mua hàng của công ty cũng được theo dõi theo từng mặt hàng mà công ty muốn sản xuất hay gia công. Nhân viên phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm trong việc mua nguyên phụ liệu đầu vào nhằm thỏa mãn đơn đặt hàng của khách hàng, mỗi người sẽ đảm nhận mua một nguyên liệu cụ thể, nhưng phải đảm bảo đồng bộ ngày vô chuyền của tất cả các nguyên phụ liệu của cùng một mặt hàng. Do công ty chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và nhận gia công nên việc chọn mua nguyên phụ liệu như thế nào, trong nước hay nhập khẩu hoàn toàn do khách hàng của công ty yêu cầu. Tuy nhiên, công ty cũng đặt ra một số quy định trong việc mua hàng để dễ dàng trong việc kiểm tra kiểm soát. Các quy định đó gồm: + Về chứng từ: Quá trình mua hàng cần phải được lập đầy đủ các chứng từ cần thiết như: đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản nhận hàng, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu,… Và khi thực hiện luân chuyển chứng từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Chứng từ sẽ bắt đầu từ phòng kinh doanh vì tại đây là nơi lập đơn đặt hàng, sau đó được giao cho kế toán thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán và một liên cho bộ phận kho để làm căn cứ kiểm tra hàng hóa khi nhận, còn liên gốc được lưu tại phòng kinh doanh. + Về tiêu chuẩn chất lượng hàng nhận: Đưa ra các quy định, thủ tục nhằm đảm bảo hàng nhận đạt được chất lượng theo yêu cầu. Bố trí bộ phận nhận hàng phải có đủ bốn bên tham gia đó là: kho, cán bộ Sales, cán bộ QA, phòng kỹ thuật công nghệ. Khi hàng về, cán bộ QA kiểm tra hàng nhận có đat tiêu chuẩn chất lượng như đã đề ra trong đơn đặt hàng không. + Về thanh toán: Do công ty đặt hàng từ những nhà cung cấp do khách hàng chỉ định nên việc thanh toán phải đảm bảo đúng theo thời hạn ghi trên hợp đồng để đảm bảo uy tín với khách hàng của công ty. + Về ghi sổ công nợ: Kế toán công nợ cần phải đảm bảo là nhận được đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực sự phát sinh. 3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex 3.1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng 3.1.1. Khái quát chu trình mua hàng tại công ty Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: A Chứng từ Xử lý thủ công Xử lý nghiệp vụ bằng máy Lưu trữ chứng từ Kiểm tra, xét duyệt Điểm nối Đường lưu chuyển của chứng từ Thông tin đầu vào, đầu ra Lưu đồ mua hàng tại công ty: PHÒNG KD KHO BỘ PHẬN QA PHÒNG KTCN KT CÔNG NỢ Đơn đặt hàng Sao chép (3 bản) Gửi cho nhà cung cấp A Nhận BCKTCLNPL và Bảng phối màu Kiểm tra Nhận hàng hoá Kiểm tra số lượng Nhập kho và lập phiếu nhập kho 2 1 Phiếu NK 3 Ghi sổ kế toán Ghi thẻ kho A Nhận Hoá đơn GTGT, tờ khai NK, Packing List từ KH Sao chép Kiểm tra chất lượng Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL A Lấy mẫu NPL từ kho Bảng phối màu Kiểm tra, đối chiếu 3.1.2. Xét duyệt mua hàng Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng không. Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Nếu phòng công nghệ kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng. Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu PO với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua. Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Đối với hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn đối với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt..Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh. Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhân của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng. Sau đây là mẫu đơn đặt hàng do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt: VINATEX DANANG COMPANY 25 Tran Quy Cap Str, DaNang City, Viet Nam Tel: 0511.863757 Fax: 0511.823367 Email: vinatexdn@dng.vnn.vn BM/KDXNK/7.4-03; 01/11/2004; LSD: 02; TR: 1/1 PURCHASE ORDER PO # : S083000014 Date: AUG 22/2008 Vinatex Danang TO: Ms. Thuy Company: Ly Minh Tel: 08.8912888 Fax: 08.8918088 CC: Jennifer/sarah From: Ms.Trang Email: vntdn.trang@dng.vnn.vn Dear Sir, As per Supremee’s request, we would like to book the fabric/trims with the details as below: NO DESCRIPTION COLOR UNIT CODE Q’TY (UNIT) PRICE (VND/UNIT) AMOUNT (VND) 1 BUTTONSOLID W/RIM 4 HOLE BLACK GROSS 20L 23 IT3550 WITHOUT LOGO WHITE GROSS 20L 23 LT KHAKI GROSS 20L 23 SLATE BLUE GROSS 20L 23 TOTAL: 92 28,600.00 2,631,200 (The above price has not been added VAT yet) QUALITY : MUST BE APPROVED BY CUSTOMER DELIVERY : - The latest date on Sept 9 - Partial shipment is allowed/not allowed - Destination: 88 Thanh Son Str, DaNang city PAYMENT: The payment will be made by T/T (Cash or send to the account of…) after presentatiion of Invoiace that will be more added VAT. Yours faithfully SALES DEPARTMENT HO HAI 3.1.3. Nhận hàng Khi hàng về, có bốn bộ phận tham gia nhận hàng: Thủ kho: Trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên Packing List, Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không. Lúc này, thủ kho chỉ kiểm tra số thùng, số kiện, số cây. Trong vòng ba ngày sau khi hàng nhập kho, thủ kho cần kiểm tra chi tiết từng nguyên phụ liệu (ưu tiên kiểm tra số lượng, chất lượng của những nguyên phụ liệu có kế hoạch sản xuất trước) và nộp Biên bản kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu (tổng hợp) dựa trên cơ sở Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL của bộ phận Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu hay Hóa đơn chưa về thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế toán để lấy Hóa đơn. Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn. Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu. Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký của bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho ở mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho Kế toán công nợ làm cơ sở để hạch toán. Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chỉ nhập số thực nhận, còn đối với hàng thừa thì chỉ nhập theo số của Packing list hay Hóa đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó. Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan và kế toán. Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của Thủ kho thì phải có Giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm quyền có liên quan. Bộ phận Quản lý chất lượng (QA) tại kho: Kiểm tra chất lượng của lô hàng có đúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu và chuyển cho các Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp. Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu: Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng bằng đinh ghim hay dán keo). Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách sắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,… Các loại nút thường: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút; kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút. Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ bền màu của dây. Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra. Nếu phát hiện các phụ kiện không phù hợp thì phải để riêng ra và ghi rõ phụ liệu không đạt. Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng của lô phụ liệu: Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao một liên cho bộ phận kho làm căn cứ nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA. Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Phụ liệu không đạt yêu cầu thì không được nhập kho. BÁO CÁO KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG NGUYÊN PHỤ LIỆU Hôm nay, vào lúc…giờ…ngày…tháng…năm… Tại kho:… đại diện phòng KD và phòng QA công ty tiến hành kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho của mã hàng:……………….. Khách hàng:………..kết quả như sau: STT Loại phụ liêu Số lượng nhập kho Màu Số lượng Nêu rõ các lỗi (nếu có) Kiểm tra Đạt Không đạt Ý kiến đề nghị: THỦ KHO ĐẠI DIỆN P.KD ĐẠI DIỆN P.QA VINATEX DANANG PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Bộ phận Kỹ thuật công nghệ: Kiểm tra tính phù hợp của nguyên phụ liệu và lấy mẫu đưa vào Bảng phối màu. Vinatex DaNang Bảng phối màu Mã số: BM/KTCN/7.5-03 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: 30/07/2001 Trang 01/02 BẢNG PHÔI MÀU Khách hàng: ReSources Mẫu hàng: Quần dài (Wrinkle FREE) Mã hàng: Body : 21261 (PO#1009508/09) WS :21912 MX Số lượng: 61,184 pcs Đơn vị SX: XN II B (Lưu) Đã Nẵng, ngày 03 tháng 03 năm 2008 Phòng KTCN (Đây chỉ là trang bìa của Bảng phối màu) Bộ phận Sales: Kiểm tra lô hàng có đúng theo yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ vào Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA và Bảng phối màu từ phòng KTCN. Cán bộ Sales sẽ kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trên trang bìa của Bảng phối màu với hàng thực nhận. Phần bên trong của Bảng phối màu là những nguyên phụ liệu mẫu thực tế cần thiết để may nên một mặt hàng cụ thể, đây là căn cứ để đối chiếu với hàng thực nhận về chất lượng, mẫu mã hàng mua. Đối với các lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ được nhân viên phòng Kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỉ lệ và số lượng không phù hợp. Từ đó sẽ giải quyết ngay với nguyên phụ liệu không phù hợp đó hoặc kịp thời khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất nhằm bảo đảm an toàn cho sản xuất. 3.1.4. Nhập kho và ghi sổ Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho hàng hóa. Khi nhập kho, Thủ kho và Kế toán kho cần căn cứ vào các chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ: Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên bản tạm nhập, Biên bản nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có). Kế toán kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho (người bán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên bản tạm nhập, Biên bản nhận hàng, Biên bản thừa thiếu, Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập khẩu. Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đối chiếu các mục trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng từ có liên quan. Khi thấy phù hợp sẽ tiến hành ghi tăng nguyên phụ liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu hoặc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Căn cứ trên Hóa đơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán kho sẽ kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi trên hóa đơn có đúng không, nếu sai sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có sự phê chuẩn của Tổng giám đốc công ty. Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của mình để truy cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”, … Trường hợp hàng mới nhập kho chưa có trong danh sách mã hàng mà công ty đã mã hóa thì kế toán kho phải báo cho phòng Kinh doanh để tạo thêm danh mục mặt hàng mới vào danh sách. Khi dữ liệu được nhập đầy đủ vào máy tính thì nó sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ sách và báo cáo liên quan (sổ cái TK152, chứng từ ghi sổ TK 152, Bảng cân đối kế toán,…) theo chương trình được lập trình sẵn. Định kỳ, kế toán kho sẽ đối chiếu số dư cuối kỳ của TK 152 với số dư trên Bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng hợp lập, nếu có chênh lệch thì kế toán kho sẽ kiểm tra lại xem việc nhập liệu ban đầu có đúng không hay là do việc định khoản chưa chính xác để sửa chữa lại trực tiếp trên máy cho phù hợp. Tuy nhiên, do sử dụng phần mềm kế toán nên đôi khi cũng không tránh khỏi sai sót do lỗi phần mềm, khi đó kế toán kho không thể tiến hành sửa chữa trực tiếp trên máy được, lúc này kế toán kho sẽ phải lập bảng tổng hợp sai sót do lỗi chương trình và trình cho phòng kinh doanh kiểm tra, xem xét. 3.2. Các thủ tục kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 3.2.1. Kiểm soát nợ phải trả Việc ghi nhận nợ chỉ được thực hiện khi có đầy đủ bằng chứng chứng minh việc mua hàng đã hoàn tất. Do vậy, sau khi nhận hàng kế toán kho phải sao một bộ chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ khai nhập khẩu… và chuyển cho kế toán công nợ lưu giữ cùng với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm căn cứ thanh toán tiền hàng. Phiếu nhập kho do kế toán kho lập cần phải có chữ ký của người nhận hàng (chứng tỏ hàng đã thực nhận) và chữ ký của thủ kho (chứng tỏ hàng đã nhận đúng số lượng) để thanh toán đúng theo số hàng thực nhận. Hợp đồng thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của Tổng giám đốc công ty để chứng minh việc mua hàng là có thật. Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận hàng ghi ở mặt sau của hóa đơn. Tờ khai nhập khẩu sẽ được đối chiếu với hợp đồng về số, ngày, ngày hết hạn của hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) về số lượng hàng nhập và số tiền phải trả. Mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng hàng thực nhận. Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua giữa công ty với nhà cung cấp thì không có văn bản chính thức, công ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói quen mua hàng. Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiêp trên hóa đơn cho công ty. Chính vì vậy, đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong việc kiểm soát các khoản giảm giá, chiết khấu; dễ có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng với nhà cung cấp trong việc thực hiện giảm giá trên hóa đơn, có thể có sai lệch so với khối lượng hàng thực tế mua. Kế toán công nợ dựa vào Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn vận tải,… (người bán là có thật) và Đơn đặt hàng đã được phê chuẩn làm căn cứ ghi sổ. Khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ thanh toán liên quan đến việc mua hàng do kế toán kho cung cấp thì kế toán công nợ tiến hành kiểm tra định khoản trên hóa đơn, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi tiến hành ghi sổ, mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua. Mỗi nhà cung cấp được sẽ mở sổ chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC” với đầy đủ các thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Dữ liệu về khoản nợ phải trả người bán được kế toán công nợ nhập vào máy theo chương trình kế toán máy (Pro Accounting). Sau đó, chương trình sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết người bán và bảng kê các khoản phải trả người bán… Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với Sổ cái do kế toán tổng hợp lập thông qua bảng tổng hợp cân đối số phát sinh. Trong bộ phận kế toán có sự phân quyền rõ ràng nên kế toán công nợ có User và Password riêng để truy cập vào hệ thống dữ liệu liên quan đến các khoản phải trả, không được phép truy cập vào Sổ Cái hay các Bảng tổng hợp khác. Công ty cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ việc trả nợ cho khách hàng để đảm bảo việc cân đối nguồn vốn. Với phương châm “đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu” công ty thường trả nợ đúng hạn nhà cung cấp theo thời gian quy định trên hợp đồng và không để nợ tồn quá hạn. Nợ phải trả người bán cũng là một chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài chính nên nó cũng cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế toán công nợ lưu giữ bộ chứng từ thanh toán chỉ là các bản sao, cho nên trên mỗi bản sao cần phải có đóng dấu “sao y bản chính” kèm theo chữ ký của các cấp có thẩm quyền như: Trưởng phòng kinh doanh, Tổng giám đốc công ty… 3.2.2. Kiểm soát việc chi tiền thanh toán 3.2.2.1. Kiểm soát việc chi tiền mặt Lưu đồ kiểm soát chu trình thanh toán: PHÒNG KD KT THANH TOÁN KT TRƯỞNG THỦ QUỸ Lập giấy đề xuất Lập giấy thanh toán Kiểm tra, xem xét Lập phiếu chi 2 Phiếu chi 1 A Nhận HĐGGT, bảng báo giá Kiểm tra, xét duyệt Chi tiền Phiếu chi 2 Các chứng từ liên quan Ghi sổ quỹ Đối với hàng mua trong nước hoặc khối lượng mua không lớn lắm thì công ty sẽ lập Phiếu chi để thanh toán. Bộ chứng từ thanh toán tiền mua hàng gồm có: Giấy đề xuất, Giấy thanh toán, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan. Giấy đề xuất: Do phó phòng Kinh doanh lập nhưng phải có sự xét duyệt của Ban Giám Đốc công ty. Sau đó, Giấy đề xuất được chuyển cho phòng kế toán giải quyết và thực hiện việc chi tiền. Trường hợp số tiền cần chi là lớn thì đòi hỏi phải có Bảng báo giá từ nhà cung cấp kèm theo Hóa đơn GTGT thì mới chấp nhận lời đề nghị từ phòng kinh doanh. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ XUẤT Kính gửi: - Giám Đốc Công Ty Vinatex Danang - Phòng kế toán Tên tôi : THÁI BÌNH THU TRANG Đơn vị công tác : Phòng KD Xin đề xuất: Thanh toán tiền cho Công ty TNHH & DV Sơn Trà Lý do thanh toán: Mua nguyên phụ liệu sử dụng cho các PO#1009508/09 Số tiền thanh toán: 101.283.270 ( Một trăm lẻ một triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi đồng y) Phương thức thanh toán: Chuyển khoản (hàng đã nhận về kho, đã cho sản xuất) Qua ngân hàng: Ngân hàng đầu tư và phát triển TPHCM Địa chỉ: 134 Nguyễn Công Trữ, P.Nguyễn Thái Bình, Quận 1, HCM A/C No: 310-10-00-001361-8 Người thụ hưởng: Công ty TNHH TM & DV Sơn Trà Vậy, kính đề nghị ban giám đốc và phòng kế toán quan tâm giải quyết Ý KIẾN GIÁM ĐỐC Đà Nẵng, ngày 31 tháng 9 năm 2008 NGƯỜI ĐỀ XUẤT THÁI BÌNH THU TRANG Giấy thanh toán: Khi Giấy đề xuất được chấp nhận thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập Giấy thanh toán, trên đó có ghi rõ số tiền cần chi và định khoản. Sau đó, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra, đối chiếu số tiền và định khoản trên giấy thanh toán với các chứng từ đã được duyệt, nếu thấy phù hợp thì sẽ chuyển lên cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt trước khi tiến hành lập phiếu chi. VINATEX DANANG Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc GIẤY THANH TOÁN Kính gửi : Tổng Giám Đốc công ty Vinatex Đà Nẵng Tên tôi : Nguyễn Thị Hợp Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền hàng mua nguyên phụ liệu cho công ty TNHH TM & DV Sơn Trà. Tổng cộng số tiền thanh toán bằng số: 101.283.270 đ Số tiền bằng chữ: Một trăm lẻ một triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi đồng y. Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người xin thanh toán Phiếu chi được lập dựa trên giấy thanh toán (nhu cầu thanh toán thực sự phát sinh), Biên bản nhận hàng và Hóa đơn bán hàng (hàng hóa đã thực nhận)… Kế toán trưởng và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra sự khớp đúng của các chứng từ trước khi ký duyệt chứng từ chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: một liên giao cho thủ quỹ, một liên kế toán thanh toán sẽ lưu. Thủ quỹ sẽ kiểm tra số tiền trên Phiếu chi với chứng từ gốc đi kèm (Hóa đơn GTGT), xác nhận các chữ ký trên phiếu chi là chính xác thì sẽ tiến hành chi trả tiền cho nhà cung cấp. Cần phải chú ý là không được ký khống trên chứng từ chi với lý do người có thẩm quyền phê duyệt đi vắng trong những lúc cần thiết. Hơn nữa, các chứng từ chi cần được đánh số thứ tự và ghi sổ theo thứ tự để tránh trường hợp ghi thiếu và ghi trùng, còn các hóa đơn bán hàng thì cần được đóng dấu đã thanh toán sau khi đã thanh toán để tránh trường hợp sử dụng lại. Các nghiệp vụ chi tiền cần được chi đúng với số tiền đã duyệt chi căn cứ trên hóa đơn và các chứng từ khác có liên quan. Sau khi nghiệp vụ chi tiền hoàn thành thì kế toán thanh toán cần ghi giảm ngay một khoản tiền tương ứng để tránh gian lận. Cuối tháng, các phiếu chi sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ bé đến lớn trước khi đóng thành tập để lưu trữ và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra một lần nữa số tiền từng phiếu chi với Sổ quỹ chi tiền; liệt kê các phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền để tiến hành giải quyết sau. PHIẾU CHI 11/03/2008 Người nhận tiền: Công ty TNHH TM & DV Sơn Trà Địa chỉ: 134 Nguyễn Công Trữ, P.Nguyễn Thái Bình, Quận 1, HCM Về khoản: Mua nguyên phụ liệu sử dụng cho các PO#1009508/09.. Số tiền: 101.283.270 đ Bằng chữ: Một trăm lẻ một triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi đồng y. Kèm theo: 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Nhận đủ tiền: Ngày… tháng… năm Thủ quỹ Người nhận tiền Vinatex Danang 25 Tran Quy Cap-DN ĐKKD: 113403 Số thuế: 040.041.0498 Mẫu số 02-TT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐCĐKT Ngày 1/11/95 của Bộ Tài Chính Số phiếu: 18.03 Liên 1 Ghi nợ: 111101 Ghi có: 33115 3.2.2.2. Kiểm soát việc chi tiền thông qua ngân hàng NGÂN HÀNG KT TIỀN GỬI BỘ PHẬN KHÁC Thông báo từ NH Sổ phụ NH Giấy báo Nợ Đối chiếu, kiểm tra Nhận bộ chứng từ gốc, giấy đề xuất từ KT kho và phòng KD Cập nhật vào máy Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì công ty thường thanh toán qua ngân hàng. Các hình thức thanh toán mà công ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi, L/C và T/T (gồm trả trước và sau). Khi có nhu cầu phải thanh toán, phòng Kinh doanh sẽ lập một Giấy đề xuất gửi cho bộ phận kế toán xem xét. Nếu đồng ý thì kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi hoặc tiến hành mở L/C, T/T tùy theo phương thức thanh toán đã đề cập trong hợp đồng. Sau khi hoàn tất việc thanh toán tiền hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ và sổ phụ ngân hàng về cho công ty. Kế toán tiền gửi sẽ căn cứ vào bộ chứng từ gốc mua hàng, giấy đề xuất thanh toán để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng đã thanh toán ghi trên giấy báo Nợ và sổ phụ kế toán có khớp với nhau hay không, nếu đúng thì kế toán tiền gửi sẽ dùng User và Password để truy cập hệ thống và cập nhật số liệu và máy tính. 3.3. Kiểm soát trong môi trường xử lí thông tin bằng máy tính Công ty sử dụng phần mềm Pro Accounting trong công tác kế toán. Để đảm bảo việc cung cấp thông tin là trung thực và chính xác thì cần thiết phải có kiểm soát kế toán trong điều kiện tin học hóa. 3.3.1. Kiểm soát chung 3.3.1.1. Kiểm soát việc truy cập hệ thống Phân quyền sử dụng: Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty cho phép phân quyền sử dụng. Theo đó, mỗi nhân viên kế toán sẽ có User và Password riêng để truy cập vào hệ thống và chỉ được phép cập nhật, sửa chữa, in ấn… trên phần hành mà mình đảm nhận. Riêng kế toán tổng hợp và kế toán trưởng được phép truy cập vào dữ liệu của tất cả các phần hành. Kế toán các phần hành chỉ được phép truy nhập vào các báo cáo hay các sổ sách tổng hợp của những năm đã quyết toán xong. 3.3.1.2. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu Phần mềm sử dụng cần cài đặt tính năng tự động lưu trữ dữ liệu mới nhập vào sau một khoảng thời gian nhất định để tránh những trục trặc bất ngờ đột xuất. Cuối tháng, các kế toán viên tiến hành in ấn các sổ sách trên máy rồi đối chiếu với chứng từ gốc, sau đó đóng thành tập và lưu trữ. Mỗi kế toán viên có trách nhiệm lưu trữ chứng từ và sổ sách liên quan tới phần hành của mình. 3.3.2. Kiểm soát ứng dụng 3.3.2.1. Kiểm soát nhập liệu Kế toán chỉ cần nhập “mã NCC”, “mã hàng” vào máy, rồi chương trình sẽ tự động hiển thị thông tin có liên quan đã được thiết kế từ trước. Trong quá trình thiết kế mã nhà cung cấp hay mã hàng nếu có sự trùng lắp thì phần mềm sẽ tự báo lỗi. Chứng từ gốc sẽ được đánh số thứ tự trước khi nhập vào máy để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. Khi nhập xong, nhân viên kế toán phần hành sẽ đánh dấu là đã được sử dụng để tránh tình trạng dữ liệu được nhập hai lần. Dữ liệu trước khi nhập vào máy đều được các cấp có thẩm quyền phê duyệt. 3.3.2.2. Kiểm soát xử lý dữ liệu Công ty chỉ mới áp dụng kế toán máy từ năm 2006 nên dữ liệu lưu trong máy tính chưa nhiều, do đó mà công ty cũng chưa có quy định cụ thể về thời gian lưu trữ dữ liệu và nếu vượt quá một thời hạn nào đó thì dữ liệu sẽ được chuyển sang lưu trữ ở những thiết bị lưu trữ khác như thế nào. Dữ liệu trên chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện phải phù hợp với nhau. Hệ thống được thiết kế đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết nhằm phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi đã chuyển Sổ Cái. 3.3.2.3. Kiểm soát thông tin đầu ra Cần phải kiểm tra và xem xét kỹ càng các sổ sách và báo cáo được in ra để đảm bảo thông tin được cung cấp là chính xác, trung thực và hợp lý; hơn nữa phải đảm bảo hình thức của các sổ sách, báo cáo phù hợp với quy định của chế độ kế toán Việt Nam. Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Vinatex Đà Nẵng I. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 1. Đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty 1.1. Ưu điểm Đặc thù về quản lý: Do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên Ban giám đốc công ty luôn dễ dàng duy trì mối quan hệ trực tuyến với các bộ phận quản lý khác. Có sự phân quyền rõ ràng với cấp dưới, ban lãnh đạo quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính, chú ý tới phong cách lãnh đạo của mình, thân thiện với mọi người và luôn cố gắng phát triển văn hóa công ty. Chính sách nhân sự: Công ty có một chính sách nhân sự rõ ràng, mọi trách nhiệm và quyền hạn đều được quy định cụ thể, không nhập nhằng; chất lượng làm việc được theo dõi chặt chẽ để có chính sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc để nâng cao được chất lượng và hiệu quả của công việc được giao. Cơ cấu tổ chức: Đứng đầu là Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung. Trong mỗi phòng ban có các cấp trưởng và các phòng ban này được tách biệt chức năng và nhiệm vụ với nhau, không nhập nhằng và tất cả đều chịu sự giám sát của Tổng giám đốc. Vì vậy, mà không có sự chồng chéo trong công việc, tạo nên một cơ chế quản lý rõ ràng, chặt chẽ, trong đó có cả chu trình mua hàng và thanh toán. Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ tài chính. Đồng thời công ty áp dụng hình thức kế toán máy nên việc rút số dư các tài khoản chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất vật tư, quản lý các phiếu thu chi, công tác quản lý được giảm nhẹ, nhanh chóng và mang tính khoa học. Hơn nữa, công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nên rất đơn giản cho việc kiểm tra và đối chiếu vào cuối kỳ. 1.2. Nhược điểm Mặc dù là một công ty lớn nhưng vẫn chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty. Mọi công việc kiểm tra, đối chiếu thường do các nhân viên phụ trách các chứng từ, sổ sách của các phòng ban tự kiểm tra, đối chiếu với nhau. Tỉ lệ lạm phát ngày càng cao kéo theo đó là giá của các nguyên liệu đầu vào cũng tăng lên. Nếu công ty tăng giá bán để bù lỗ thì sẽ lại càng đẩy lạm phát lên cao, vì vậy, công ty phải tiết kiệm các chi phí khác hoặc tăng năng suất lao động bằng cách giảm bớt các công đoạn kiểm tra trong việc mua hàng để nguyên phụ liệu nhanh chóng đưa vào sản xuất. Do vậy, rất dễ xảy ra gian lận ở giai đoạn này. Do công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc chọn mua nguyên phụ liệu đầu vào đều do khách hàng của công ty chỉ định nhà cung cấp. Do vậy, công ty rất thụ động trong việc lựa chọn nhà cung cấp hay nói đúng hơn là công ty chưa có kế hoạch cụ thể cho việc mua hàng. 2. Đánh giá các thủ tục kiểm soát 2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng Công ty thực hiện việc kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng khá chặt chẽ, quy định trách nhiệm và công việc của từng bộ phận có liên quan trong việc mua hàng cũng khá là rõ ràng và đầy đủ. Nhưng việc xem xét, kiểm tra hàng mua về còn mang tính hình thức: khi nhận hàng, để thực hiện đầy đủ khâu kiểm tra thì bộ phận nhận hàng nhất thiết phải có bốn bên tham gia nhưng trên thực tế tại đơn vị thì chỉ có ba bộ phận tham gia đó là phòng Kinh doanh, Kho và bộ phận QA mà không có sự tham gia của phòng Kỹ thuật công nghệ. Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường do các nhân viên phụ trách phần hành đó tự kiểm tra với nhau chứ chưa có một nhân viên độc lập để làm nhiệm vụ đó. Công ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng Trong trường hợp hàng đã về nhưng không kèm theo hóa đơn, kế toán kho vẫn ghi tăng khoản mục hàng tồn kho (TK 152). Một số đơn đặt hàng đôi khi in ra giấy không có sự ký duyệt của các cấp có thẩm quyền vì cho rằng đơn đặt hàng sẽ được lưu trên máy và người lưu sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp. Hơn nữa, chưa có sự so sánh cụ thể giữa đơn đặt hàng với Bảng tổng hợp các nguyên phụ liệu cần mua về việc xác định số lượng cần mua. Công ty không sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đang đi đường. Trên Biên bản nhận hàng và hóa đơn không có đánh số thứ tự. Không có kế hoạch về việc mua hàng cũng như tính toán chi phí cụ thể, việc mua hàng thực hiện ngay khi có đơn đặt hàng từ khách hàng. Chưa có sự kiểm tra tự động trên máy về việc nhập sai mã vật tư. 2.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán 2.2.1. Đối với khoản phải trả người bán Bộ chứng từ thanh toán được sao chép thành nhiều bản và giao cho các phòng ban liên quan để đảm bảo sự chính xác về mặt số liệu khi ghi sổ. Có sự phân công rõ ràng về việc theo dõi khoản phải trả người bán, công việc này được thực hiện bởi kế toán công nợ. Để đảm bảo uy tín, công ty luôn duy trì một mức nợ hợp lý nên việc trả nợ cho nhà cung cấp thường không để tồn đọng quá lâu nhưng vẫn đảm bảo đủ vốn cho sự tăng trưởng của công ty. Công ty không có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ. Về khoản chiết khấu: không có quy định cụ thể về sự kiểm tra tính chính xác của các khoản chiết khấu được giảm trừ trên hóa đơn. 2.2.2. Đối với việc chi tiền Chức năng kiểm tra và chức năng chấp nhận thanh toán (do kế toán trưởng và kế toán thanh toán xem xét) được tách biệt so với chức năng xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do thủ quỹ thực hiện). Có sự ký duyệt của thủ quỹ trên phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền đã thực hiện và tránh việc sử dụng lại phiếu chi để yêu cầu được thanh toán. Hóa đơn mua hàng giao cho kế toán thanh toán chỉ là bản sao nên đôi khi chưa có sự kiểm tra lại với hóa đơn gốc. II. Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 1. Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ mua hàng Các yếu tố trình bày trên đơn đặt hàng thường không thống nhất. Một số đơn đặt hàng có ghi rõ số PO# (purchasing order) tức là khi nhìn vào đơn đặt hàng ta sẽ hiểu được hàng mua về đáp ứng cho đơn đặt hàng nào, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra theo dõi. Tuy nhiên, một số đơn đặt hàng của công ty lại không có cột PO# mà thay vào đó là cột số thứ tự. Xét về mặt kiểm tra kiểm soát thì việc tạo số thứ tự không có ý nghĩa gì, do vậy công ty nên xem xét việc biên soạn lại đơn đặt hàng để có một mẫu đơn đặt hàng chuẩn và thống nhất. Khi kiểm tra hàng nhập kho, trên thực tế công ty chỉ có ba bên tham gia là phòng Kinh doanh, Kho và phòng QA. Tuy nhiên, để đảm bảo hàng nhận đúng chất lượng và đủ thì công ty nên quy định sự cần thiết phải tham gia của phòng Kỹ thuật công nghệ vào quá trình kiểm nhận hàng. Công ty nên giao trách nhiệm cho một người độc lập kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, sổ sách giữa các phòng ban. Để thuận lợi trong việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc kiểm soát mua hàng được chặt chẽ hơn công ty nên quy định về việc phải đánh số thứ tự trên Đơn đặt hàng và trên Hóa đơn để thuận tiện hơn trong việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo tất cả các Đơn đặt hàng và Hoá đơn đều được xử lý, đồng thời dễ dàng kiểm tra được sự liên tục. Quan trọng hơn là số thứ tự của đơn đặt hàng phải được ký hiệu sao cho dễ dàng tham chiếu được đến giấy yêu cầu mua hàng, tránh trường hợp cán bộ mặt hàng đặt mua những hàng hoá sử dụng cho mục đích riêng. Tại công ty hiện tại không sử dụng TK 151 khi hàng mua đang đi đường vào cuối kỳ, do vậy để đảm bảo đúng với quy định của Bộ tài chính công ty nên sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đang đi đường: Khi đó kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi hàng về kế toán thực hiện việc điều chỉnh lại: Nợ Tk 152 Có TK 151 Sau khi hàng đã nhập kho đầy đủ và Thủ kho nhận đủ bộ chứng từ mua hàng thì nên sao bộ chứng từ thành 2 bản: một giao cho kế toán công nợ, một giao cho phòng Kinh doanh để chứng nhận quy trình mua hàng đã hoàn tất. Hơn nữa, việc giao cho phòng Kinh doanh còn làm căn cứ để thuận lợi cho việc kiểm tra cán bộ mặt hàng đã đặt mua hàng đúng nhà cung cấp đã chỉ định không. - Để tránh tình trạng gian lận về khoản chiết khấu được hưởng, công ty nên yêu cầu một bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cấp và bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận là phù hợp và chính xác. 2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 2.1. Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ. Sau ngày nhận hàng bao nhiêu ngày thì phải chuyển bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp. Khi hàng về mà Hóa đơn mua hàng chưa về thì công ty vẫn tiến hành ghi tăng một khoản hàng tồn kho, nhưng trong trường hợp này công ty chưa ghi tăng một khoản phải trả người bán mà hạch toán vào “Chi phí trả trước”. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 335 Khi hóa đơn về thì kế toán công nợ tiến hành điều chỉnh: Nợ TK 335 Có TK 331 Khi ghi tăng tạm thời một khoản “Chi phí trả trước” thay vì ghi tăng một khoản “phải trả người bán” thì cũng không làm thay đổi tổng Nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, nếu xảy ra trường hợp đến thời điểm kết thúc niên độ mà hóa đơn của lô hàng vẫn chưa về, tức số liệu nhập vẫn nằm ở TK 335 mà chưa được kết chuyển sang TK 331 thì đôi khi gây ra sự hiểu nhầm về việc công ty đã ghi tăng một khoản chi phí để làm giảm lợi nhuận của công ty, khai báo thuế sai làm cho người sử dụng báo cáo tài chính hiểu sai về thực trạng của công ty, thậm chí có thể bị nghi ngờ là cố tình gian lận để tránh nộp thuế. Vì vậy, nếu đến thời điểm khóa sổ mà hóa đơn chưa về thì công ty nên xem xét việc sử dụng TK 331 “Tạm” để hạch toán khoản phải trả người bán này thay vì đưa vào TK 335. Hơn nữa, công ty nên xem xét việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ vào cuối tháng khi hàng đã nhận và nhập kho mà Hóa đơn mua hàng chưa về và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được Hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của nhà cung cấp. Giá tạm tính cần phải do phòng Kinh doanh lập căn cứ trên Bảng tổng hợp các nguyên phụ liệu cần mua và Costing sheet. Kế toán công nơ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán của nhà cung cấp, tức là thay vì chỉ định khoản một bút toán ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau khi đã trừ chiết khấu, thì kế toán công nợ nên tách biệt hai định khoản này trước khi nhập vào máy: một bút toán phản ánh giá trị hàng mua vào thực tế và một bút toán phản ánh khoản chiết khấu giảm giá được hưởng. Đinh kỳ, nên kiểm tra số dư của TK 331 để phát hiện những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ. 2.2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền 2.2.1. Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền mặt Kế toán trưởng và kế toán thanh toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu giữa bộ chứng từ của kế toán kho cung cấp gồm Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (bản sao), Phiếu nhập kho (liên 2), Đơn đặt hàng,… với bộ chứng từ gốc có khớp với nhau không trước khi tiến hành duyệt chi. Vì bộ chứng từ thanh toán là các bản sao nên ngoài con dấu “sao y bản chính” cần yêu cầu sự ký duyệt của ban giám đốc công ty để tránh trường hợp con dấu bị làm giả. Công ty nên yêu cầu Bảng báo giá từ nhà cung cấp về các nguyên phụ liệu đã mua trước khi tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi là đúng và chính xác. Trên Bảng báo giá của nhà cung cấp nên có xác nhận của nhà cung cấp để đảm bảo không có trường hợp nhân viên làm bảng báo giá giả để thực hiện việc gian lận. 2.2.2. Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền thông qua ngân hàng Công ty nên hạn chế thanh toán qua hình thức T./T (trả trước) vì theo hình thức này thì công ty phải ra lệnh ngân hàng trả tiền trước khi nhận hàng từ phía nhà cung cấp nên dễ gặp rủi ro. Kế toán tiền gửi cần phải đối chiếu số tiền trên giấy báo Nợ và số tiền cần thanh toán trên giấy đề xuất với hóa đơn mua hàng có khớp đúng không. 3. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lí bằng máy tính 3.1. Kiểm soát việc truy cập vào hệ thống Chương trình kế toán máy chỉ mới được áp dụng tại công ty từ năm 2006 nên công ty chưa gặp trường hợp chỉnh sửa số liệu trái phép hay gian lận trong các phần hành. Hơn nữa, do công ty mới áp dụng nên việc thiết kế phần mềm còn chú trọng vào việc cải thiện phầm mềm làm sao cho phù hợp với quy định của Bộ tài chính, cho nên, chưa chú tâm vào việc thiết kế phần mềm để phát hiện nhân viên truy cập trái phép. Công ty nên áp dụng cách thức là chương trình ghi lại số lần, thời gian của từng tài khoản truy cập và truy cập vào menu nào, nên lưu lại tên nhân viên truy cập để có thể phát hiện ra tài khoản nào hay được cập nhật và người cập nhật vào tài khoản đó có được phân quyền truy cập như đã quy định không. 3.2. Kiểm soát việc xử lý dữ liệu Phần mềm trước khi đưa vào sử dụng cần phải được kiểm tra kỹ để đảm bảo các nghiệp vụ không bị thay đổi phương pháp xử lý khi thay đổi phần mềm vì một sai sót nhỏ cũng có thể là thay đổi cả một kết quả lớn. Hàng năm, tại công ty vẫn xảy ra tình trạng số liệu liên quan tới hàng tồn kho bị xử lý không chính xác do lỗi của chương trình kế toán máy. Do vậy, định kỳ kế toán kho vẫn phải lập bảng tổng hợp sai sót do lỗi chương trình để trình cấp trên xử lý, việc kiểm tra thủ công như vậy tốn rất nhiều thời gian, cho nên yêu cầu bộ phận tin học của công ty phải thường xuyên kiểm tra nâng cấp phần mềm kế toán để khắc phục tình trạng trên. Có thể xóa bớt mã của những nhà cung cấp không còn giao dịch nữa ra khỏi hệ thống để tránh tình trạng đầy bộ nhớ và giảm tốc độ xử lý dữ liệu. 3.3. Kiểm soát thiết kế phần mềm Công ty nên đào tạo về mặt nghiệp vụ cho các nhân viên thuộc tổ tin học hoặc bố trí nhân viên có am hiểu về kế toán thực hiện việc tư vấn cho bộ phận này trong quá trình thiết kế phần mềm. Không nên để nhân viên kế toán kho, kế toán công nợ hoặc kế toán thanh toán… tham gia vào việc tư vấn thiết kế phần mềm, điều này dễ dẫn đến sự thông đồng giữa các nhân viên để tạo lập nên một chương trình có lợi cho họ. 3.4. Kiểm soát việc lưu trữ dữ liệu Việc lưu trữ dữ liệu trên máy không phải lúc nào cũng an toàn tuyệt đối, có thể xảy ra trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở cài chương trình virut vào máy để phá hủy những dữ liệu mà họ thực hiện gian lận nhằm xóa dấu vết, cho nên công ty có thể thực hiện sao lưu dữ liệu vào đĩa, USB, thẻ,… Tuy nhiên, không phải việc lưu trữ vào các ổ cứng đó là tuyệt đối an toàn vì đôi lúc có thể hỏng hóc hay bị lỗi, do vậy công ty nên thực hiện: Định kỳ, nên tiến hành in ấn, sao lưu các bản ghi và tập tin quan trọng; nên lưu thành nhiều bản và lưu ở nhiều nơi khác nhau. Các thiết bị như đĩa, USB,…các văn bản nên lưu trữ ở những chỗ an toàn, ít người biết đến để đảm bảo an toàn và phải giao cho người có trách nhiệm quản lý. Lời kết Qua quá trình tìm hiểu về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo của công ty để có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được thông suốt và có hiệu quả. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng, dưới sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Công Phương, cùng với sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, Kho, phòng QA, phòng KTCN đã giúp em có điều kiện tìm hiểu về công tác hạch toán kế toán cũng như các vấn đề khác liên quan tới đề tài. Cùng với những kiến thức đã học và quá trình tìm hiểu, quan sát thực tế đã giúp em hoàn thiện đề tài này. Tuy vậy, đề tài cũng không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các anh chị trong phòng kế toán của công ty. Em xin chân thành cảm ơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS.Nguyễn Quang Quynh – TS.Ngô Trí Tuệ, Giáo trình Kiểm toán tài chính,tái bản lần 2, Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, 2006 ThS.Thái Phúc Huy chủ biên, Hệ thống thông tin kế toán, tái bản lần thứ 2, Nhà xuất bản thống kê, 2004 Bài giảng kiểm toán tài chính, Khoa kế toán, Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng. MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN