Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại phở 24

Lời mở đầu Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình đạt hiệu quả , báo cáo tài chính trung thực và hợp lí, tuân thủ pháp luật và các quy định. Mà trong mỗi đơn vị đều chứa những rủi ro tiềm tàng, những rủi ro do môi trường bên ngoài, do chính nội tại bên trong đơn vị. Vì vậy để phòng tránh và giảm thiểu những rủi ro đó thì một trong những hoạt động ngày càng không thể thiếu đối với các đơn vị là hoạt động kiểm soát nội bộ, nhất là đối với những đơn vị có quy mô hoạt động lớn thì kiểm soát nội bộ đã đem lại những hiệu quả đáng kể. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện cùng lúc ở nhiều khâu khác nhau, trong đó chu trình bán hàng – thu tiền là một khâu quan trọng. Nó quyết định đến doanh thu của một đơn vị nên luôn tiềm ẩn trong đó những rủi ro lớn. Để làm rõ hơn hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, nhóm chúng em với đề tài “Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền ở công ty phở 24” mong muốn góp phần nhỏ trong việc đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ trong thực tiễn.Việc đánh giá luôn dựa theo tinh thần của COSO. Trong quá trình làm bài còn nhiều thiếu sót mong thầy/cô nhận xét , góp ý để bài làm chúng em được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn. Phần một : GIỚI THIỆU CÔNG TY PHỞ 24 - Phở 24 là chuỗi nhà hàng phở Việt Nam thuộc tập đoàn Nam  An Group, tập đoàn thực phẩm lớn nhất cả nước. Ngoài Phở 24 ra, Nam An Group còn sở hữu và điều hành nhiều thương hiệu khác, như là An Viên, Maxim’s Nam An, Thanh Niên,  An, Goody, Goddy-Plus, Bamizon, Ibox Café, ... Phở là món ăn nổi tiếng nhất của Việt Nam nhưng nó đã từng được biết đến như là thức ăn lề đường trong nhiều thập kỷ qua. Do đó, những người sáng lập thương hiệu Phở 24 đã thấy được cơ hôi tuyệt vời này để tạo nên một khái niệm kinh doanh mới đáp ứng những tiêu chuẩn cao nhưng vẫn giữ được giá trị truyền thống. Sau gần 2 năm nghiên cứu thị trường – đặc biệt là khẩu vị của khách hàng – Phở 24 đã sáng tạo ra một hương vị độc nhất cho nước dùng phở bắt nguồn từ 24 loại nguyên liệu và gia vị hảo hạn. Hương vị đặc biệt này được đón nhận nồng nhiệt không chỉ bởi các khách hàng ở thành phố Hồ Chí Minh, mà còn từ Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương, Vũng Tàu, Nha Trang, các tỉnh thành khác và kể cả các quốc gia khác trên thế giới… - Cửa hàng Phở 24 đầu tiên được mở vào tháng 6 năm 2003 tại đường Nguyễn Thiệp, đối diện khách sạn Sheraton Sài Gòn. Đến tháng 3 năm 2010, Phở 24 đã mở được 80 cửa hàng trong và ngoài nước: tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Nha Trang, Bình Dương, Jakarta (Indonesia), Manila (Philippines), Seoul (Hàn Quốc), Phnom Penh (Campuchia), Sydney (Úc) và Maucau (Hong kong). Phở 24 dự định mở thêm cửa hàng ở một số thành phố chính của Việt Nam cũng như nước ngoài nơi có đông dân cư người Châu Á. Những người sáng lập tin rằng Phở 24 là một khái niệm kinh doanh độc nhất nhưng lại dễ nhân rộng do yêu cầu mặt bằng nhỏ, vốn đầu tư ít, thủ tục điều hành được tiêu chuẩn hóa, và quan trọng nhất là chất lượng hàng đầu của món ăn. - Vào năm 2004, 2005, 2006, 2007, 2008 và 2009, Phở 24 liện tiếp thắng giải “The Guide Awards” do bạn đọc bầu chọn của báo Vietnam Economics Times, Thời Báo Kinh Tế Việt Nam và tạp chí Tư Vấn Tiêu Dùng. - Năm 2010, Phở 24 lọt vào Top 10 "Sài gòn - 100 điều thú vị" do khách du lich trong và ngoài nước bình chọn Triết Lý Kinh Doanh - Mọi thứ chúng tôi làm đều dựa trên chất lượng, dịch vụ khách hàng và sự trung thực. Chúng tôi tin rằng các khách hàng thường xuyên là mạch máu của việc kinh doanh của chúng tôi. Chúng tôi cũng tin rằng khách hàng mới là nguồn năng lượng vô giá cho sự phát triển của chúng tôi. Do đó, chúng tôi muốn tất cả các khách hàng đến với bất kỳ cửa tiệm nào của Phở 24 với kỳ vọng cao và ra về với sự thỏa mãn hoàn toàn. - Chúng tôi nhất định nhân rộng công thức thành công của chúng tôi và phương pháp sản xuất, điều hành thông qua khái niệm nhượng quyền kinh doanh nhưng với sự chọn lọc kỹ càng các đối tác được nhượng quyền. Chúng tôi chỉ chọn ra những đối tác có thể chia sẻ và truyền đạt lại những tiêu chuẩn cao của chúng tôi cho khách hàng. Chu trình bán hàng - thu tiền tại nhà hàng phở 24 : Có hai hình thức bán hàng : bán hàng ngay tại nhà hàng và bán hàng qua điện thoại. 1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng Khi nhận được yêu cầu của khách hàng ( trực tiếp ) nhân viên phục vụ sẽ ghi vào order (3 liên) Hoặc khách hàng gọi điện về trung tâm theo một số điện thoại nhất định, nhân viên trực điện thoại sẽ fax xuống trung tâm gần nhất. 2. Xuất kho hàng hóa : Căn cứ vào order gửi xuống bộ phận bếp và bar sẽ chế biến các món ăn thức uống theo yêu cầu rồi chuyển cho các nhân viên phục vụ khách hàng. 3. Giao hàng cho khách hàng: Nhân viên phục vụ sẽ mang hàng ra cho khách hàng nagy khi nhận được từ bên bếp và bar. Nếu giao hàng qua điện thoại bộ phận giao hàng nhận hóa đơn từ thu ngân và chuyển hàng cho khách. 4. Lập hoá đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng cung cấp cho khách hàng về số tiền mà họ cần phải thanh toán với công ty nên kế toán lập hóa đơn cần phải chính xác và đứng thời gian. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ : - Kiểm tra các số hiệu các chứng từ chuyển đến - Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn. -Ghi giá vào hóa đơn theo bảng giá hiện hành. - Tính số tiền cho từng chủng loại và cho cả hóa đơn. Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại về những số liệu ghi trên hóa đơn. 5. Nhận tiền thanh toán Tại nhà hàng khi khách hàng yêu cầu nhân viên phục vụ sẽ đưa hóa đơn ra và khách hàng trả tiền ngay tại nhà hàng Bán hàng qua điện thoại : Sau khi đã lập hóa đơn và hàng hóa đã giao cho khách hàng, khách hàng chuyển tiền cho nhà hàng .Tiền được chuyển về cho thủ quỹ, khách hàng ký trên bill rồi chuyển về lưu trữ tại phòng kế toán.Các thông tin về tình hình thanh toán của khách hàng được cập nhật thường xuyên. Phần hai : KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH BÁN HÀNG Ở DOANH NGHIỆP PHỞ 24 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT: Định nghĩa: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát ở doanh nghiệp phở 24: Chúng ta sẽ phân tích môi trường kiểm soát ở doanh nghiệp Phở 24 theo các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát: Sự trung thực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Doanh nghiệp muốn có uy tín, phát triển bền vững phải tuân thủ những nguyên tắc đạo đức, trong đó sự trung thực là quan trọng nhất. Cơ sở vật chất và trang thiết bị là “phần xác”, đạo đức là “phần hồn”, là những “giá trị tinh thần” của doanh nghiệp. Tại doanh nghiệp Phở 24, các nhà quản trị cấp cao đã xây dựng những chuẩn mực đạo đức thông qua Nội quy công ty( Ví dụ: Đúng giờ, lịch sự, cởi mở, hợp tác, đạo đức nghề nghiệp, phát biểu ý kiến và lắng nghe…) , được ban hành thành văn bản và phổ biến đến mọi thành viên. Theo khảo sát đánh giá của các nhân viên trong công ty, các nhà quản trị luôn làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức đó. Công ty quy định mức độ hoành thành công việc thông qua doanh số bán hàng của nhân viên và áp dụng hình thức khen thưởng nếu doanh số cao. Công ty cũng thường đặt ra các mục tiêu ngắn hạn cho nhân viên, ví dụ như doanh thu tháng tới tăng 5%. Cam kết về năng lực : Doanh nghiệp luôn quan tấm đến năng lực của các ứng viên khi tuyển dụng. Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của đơn vị. Tất cả các nhân viên khi vào làm việc đều được đào tạo, huấn luyện kĩ càng, bài bản. Riêng đối với quản lý ở mỗi nhà hàng, Quản lý đi lên từ phục vụà tổ trưởngà Trợ lý quản lýà Quản lý. Do vậy không có tiếng nói với nhân viên. Tuy có được huấn luyện, đào tạo trước khi lên quản lý nhưng mức độ hoàn thành nhiệm vụ không cao. Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị ở công ty gồm những cán bộ lâu năm, có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm và thời gian để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của công ty. Doanh nghiệp không có ủy ban kiểm toán, định kỳ mỗi năm sẽ thuê kiểm toán viên về thực hiện công việc kiểm toán. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản trị: Triết lý thể hiện qua quan điểm, nhận thức của nhà quản lý, còn phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách, thái độ của họ khi điều hành. Các nhà quản trị của doanh nghiệp Phở 24 rất quan tâm đến doanh số, chú trọng đến việc hoàn thành và vượt mức kế hoạch nhưng cũng rất chú trọng đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính. Các nhà quản lý cũng thường xuyên tổ chức các buổi tiếp xúc, trao đổi với nhân viên. • Cơ cấu tổ chức: Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Nhiệm vụ của mỗi thành viên được mô tả rất rõ ràng và chi tiết. Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Quản lý: Có quyền ký bill Free, cộng và trừ tay. Chịu trách nhiệm toàn bộ về doanh thu. Nếu nhà hàng có thất thoát hay gian lận về tiền bạc, quản lý phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Thu ngân: Có quyền in bill thanh toán tiền và nhiệm vụ phải nhập vào máy đúng món khách gọi, nếu để mất tiền trong cash, thu ngân phải bồi thường. Phục vụ: Có nhiệm vụ order đúng món khách gọi và gửi order kịp thời cho thu ngân nhập vào máy, nếu có sai sót trong quá trình này, phục vụ phải đền tiền. Bếp: Có nhiệm vụ chế biến đúng món mà phục vụ ghi trong order. Bar: Có nhiệm vụ ra đúng món mà phục vụ ghi trong order. Quyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên đã được thể chế hóa trong quy định của công ty. Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế: Công ty ban hành chính sách nhân sự khá chặt chẽ Tiêu chí tuyển dụng của công ty là: - Ở cấp quản lý: Ưu tiên có kinh nghiệm, chịu áp lực cao. - Nhân viên bán hàng: Có kinh nghiệm, nhanh nhẹn, chăm chỉ, ưu tiên có Ngoại ngữ đối với các nhà hàng ở khu trung tâm. Tất cả các nhân viên đều được tham gia các lớp huấn luyện, có đầy đủ các hiểu biết về công ty, về các chính sách công ty, đảm bảo đủ các kỹ năng cơ bản đáp ứng tốt cho quá trình hoạt động. Khen thưởng : chính sách khen thưởng theo doanh số bán hàng. Kỉ luật: Đối với các cá nhân sai phạm, tùy theo mức độ sai phạm mà công ty có thể áp dụng các hình thức kỉ luật: - Nhắc nhở, cảnh báo - Lập biên bản - Buộc thôi việc ĐÁNH GIÁ RỦI RO: Yếu tố đánh giá rủi ro : Để đánh giá rủi ro cần dựa vào mục tiêu của đơn vị , mục tiêu của bộ phận bán hàng và của từng nhân viên trực thuộc Mục tiêu của đơn vị: Cái tên Phở 24 từ lâu đã trở nên quen thuộc với hầu hết mọi người. Không phải chỉ bởi nó gắn với một món ăn tiêu biểu của văn hóa ẩm thực Việt Nam mà còn vì nó đã trở thành một thương hiệu phở mang đẳng cấp quốc tế. Không gì chứng minh đẳng cấp của thương hiệu Phở 24 hiệu quả hơn là những con số cụ thể. Đó là sự có mặt của hơn 80 cơ sở Phở 24 trên khắp cả nước, cũng như sự chinh phục thành công của món ăn này tại các nước Úc, Singapore, Malaysia, Philippines, Trung Quốc và còn nhiều nước khác trên thế giới. Phở 24 đã và đang trở thành thương hiệu món ăn hoạt động theo phương thức nhượng quyền đầu tiên tại Việt Nam. Mục tiêu của Phở 24 là sẽ trở thành thương hiệu thức ăn nhanh của Việt Nam, sánh ngang tầm với những cái tên quen thuộc như McDonald’s, KFC, Lotteria… Một mô hình nhà hàng phở vừa hiện đại, vừa mang tính bản sắc văn hóa Việt, đạt tiêu chuẩn quốc tế về mọi mặt, Phở 24 đang thực hiện sứ mệnh biến một món ăn dân dã thành một món ăn hiện đại và đẳng cấp, góp phần vinh danh thương hiệu phở Việt. Đơn vị cũng đang cố gắng tăng doanh thu, giảm chi phí để công việc kinh doanh ngày càng có lợi và phát triển hơn. Mục tiêu của bộ phận bán hàng: Bộ phận bán hàng lấy mục tiêu làm hài lòng khách hàng là mục tiêu chính của mình. Phấn đấu ngày càng có nhều khách hàng tiềm năng đến với Phở 24. Góp phần tăng doanh thu nhờ đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình và quản lý có năng lực. Mục tiêu của từng nhân viên: Các nhân viên luôn cố gắng để hoàn thành tốt mục tiêu chung của toàn công ty và của bộ phận bán hàng. Quản lý : giám sát, chỉ đạo nhân viên để mọi người hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Thu ngân : nhập vào máy đúng món khách hàng gọi, in đúng bill. Phục vụ : cố gắng phục vụ khách hàng tận tình chu đáo, làm hài lòng khách hàng, ghi đúng món khách gọi để đưa cho thu ngân. Bếp và bar : chế biến đúng món khách hàng yêu cầu, cố gắng nâng cao tay nghề để có được chất lượng món ăn tốt nhất phục vụ nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Giao hàng : giao hàng nhanh, kịp thời, đúng giờ. Đánh giá rủi ro của quy trình: Đối với mọi hoạt động của 1 đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy các nhà quản lý cần đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên những rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa vào mục tiêu đã xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó có thể quản trị được rủi ro. Quy trình bán hàng của hệ thống nhà hàng Phở 24 cũng tồn tại nhiều rủi ro, bao gồm cả rủi ro từ môi trường bên ngoài tác động vào và rủi ro tồn tại ngay bên trong hệ thống bán hàng của nhà hàng. Rủi ro từ môi trường bên ngoài: Hiện nay công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh lớn nhất hiện nay là KFC, và đối thủ cạnh tranh sắp xuất hiện trên thị trường Việt Nam đó là McDonald’s. Hiện nay công ty đang lo ngại thị phần của mình sẽ bị thu hẹp nếu các đối thủ cạnh tranh ngày càng tăng và đi theo đó chất lượng dịch vụ cung cấp ngày càng đáp ứng được thị yếu nhu cầu khách hàng. Điều đó tạo áp lực rất lớn cho công ty, đồi hỏi ban quản lý công ty phải cố gắng sáng tạo nhiều phương thức bán hàng thông minh cũng như đa dạng món ăn để phục vụ tốt hơn nhu cầu khách hàng. Tạo áp lực cho đội ngũ nhân viên nhà hàng cần làm việc nghiêm túc hơn. Trong thời gian gần đây tình hình kinh doanh của công ty cũng gặp nhiều khó khăn, chi phí ngày càng tăng cao nhưng doanh thu thì không thể tăng tỷ lệ thuận với chi phí. Những áp lực trong công việc sẽ khiến cho cả nhà quản lý cũng như nhân viên làm việc trong trạng thái căng thẳng, dễ gây ra sai sót, và rủi ro trong công việc. Khách hàng ngày càng có nhiều sự lựa chọn hơn trong việc ăn uống của mình. Họ ngày càng yêu cầu cao hơn về chất lượng thức ăn, mẫu mã, cách thức trình bày đồ ăn sao cho bắt mắt, và chất lượng phục vụ của nhân viên. Công ty muốn giữ được khách hàng và có thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới thì công ty cũng phải ngày càng cải tiến trong sản phẩm và chất lượng phục vụ khách hàng của nhân viên. Ở phương thức bán hàng delivery, rủi ro xảy ra khi khách hàng không thể đợi đến khi nhà hàng giao hàng, hay đặt hàng bằng điện thoại không bảo đảm sự chắc chắn cho việc đơn đặt hàng được thực hiện và doanh thu được thực hiện. Nếu rủi ro này xảy ra thì thiệt hại do nhà hàng chịu toàn bộ Rủi ro từ môi trường bên trong doanh nghiệp: Áp lực: áp lực, sức ép của đơn vị lên nhân viên bằng việc lấy doanh số bán hàng để đánh giá chất lượng và mức độ hoàn thành công việc là 1 rủi ro tiềm tàng trong hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng. Việc lấy doanh số làm thước đo hiệu quả sẽ làm cho nhân viên chỉ chú trọng đến việc, làm như thế nào bằng mọi cách để đạt được doanh số theo yêu cầu chứ không quan tâm đến chất lượng công việc mình làm cũng như hậu quả để lại sau này. Vấn đề này rất nguy hiểm, vì việc kinh doanh của doanh nghiệp là lâu dài, và có nhiều mục tiêu khác cần phấn đấu như sự hài lòng của khách hàng, tạo nên sự tin tưởng và uy tín thương hiệu…. Năng lực của nhân viên : vấn đề năng lực của nhân viên cũng là vấn đề đáng quan tâm hiện nay của công ty, hạn chế của hệ thống nhân sự là trình độ chuyên môn của nhân viên không đồng đều, trình độ hiểu biết của nhân viên chỉ mang tính tương đối, vấn đề này cũng là 1 rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Hiện nay công ty có sự thay đổi nhân sự mới đó là kế toán trưởng và giám đốc mới. Việc thay đổi hệ thống nhân sự mới sẽ có nguy cơ rủi ro lớn trong việc điều hành công ty, kế toán trưởng và giám đốc mới rất có thể sẽ cần thời gian để quen việc, và thành thạo trong cách xử lý công việc, tạo rủi ro trong qua trình hoạt động của công ty, có thể công việc kinh doanh không thuận lợi, không kịp tiến độ. Về trình độ đội ngũ kiểm soát bán hàng của công ty cũng tiềm ẩn những rủi ro. Phần lớn nhân viên làm việc lâu năm sẽ được thăng chức lên kiểm soát bán hàng, yếu tố này sẽ không đảm bảo được năng lực chuyên môn cũng như tính khả quan trong việc kiểm soát trong quy trình bán hàng. Phần mềm kế toán : hiện nay công ty đang sử dụng song song 2 phần mềm kế toán cũ và mới, điều này sẽ tạo nên rủi ro, sẽ có sự khó khăn, sai sót trong quá trình nhập liệu hay không quen sử dụng phần mềm mới. và công ty cũng mới đưa vào sử dụng ở bộ phận thu ngân máy tính tiền cảm ứng tự động, việc này cũng gây ra rủi ro do nhân viên thu ngân chưa quen sử dụng, gây ra sai sót trong quá trình tính tiền và thu tiền. Sự thiếu nghiêm túc : quá trình bán hàng của nhà hàng có thể cũng xảy ra nhiều rủi ro nếu nhân viên thu ngân không làm việc nghiêm túc. Thu ngân khi xuất bill thanh toán cho khách hàng không nhập liệu vào phần mềm POS mà lấy lại bill thanh toán cũ để thanh toán cho khách hàng, nếu kế toán nội bộ không phát hiện được khi kiểm tra thì số tiền này nhân viên thu ngân sẽ biển thủ. Bởi vì quá trình nhập liệu vào phần mềm và in hóa đơn thanh toán tiền cho khách hàng chỉ có 1 nhân viên thu ngân làm nên rủi ro rất dễ xảy ra nếu nhân viên này không trung thực. Sự thông đồng : rủi ro cũng rất dễ xảy ra nếu có sự thông đồng giữa nhân viên thu ngân, phục vụ và quầy bar ở vấn đề thức uống là trà đá, vì trà đá nhân viên công ty cũng có thể uống nên nhà hàng không thể kiểm soát được lượng trà đá. Có thể khách hàng kêu trà đá nhưng trong bill thanh toán của khách hàng không có tính trà đá, và nhân viên phục vụ tính riêng tiền trà đá cho khách hàng (5000d/ly trà đá), tiền trà đá này nhân viên phục vụ, thu ngân và quầy bar sẽ tự chia cho nhau. Ở phương thức bán hàng delivery cũng có thể xảy ra rủi ro bởi vì khách hàng đặt hàng qua điện thoại không thể đảm bảo được độ chắc chắn của đơn đặt hàng. Rủi ro có thể xảy ra ở đây khi nhà hàng giao hàng trễ, khách hàng đã không thể đợi được và đã rời khỏi nơi giao hàng nếu khách hàng đang ở quán café hay đang ở khách sạn và gọi đặt hàng…. vì thế đơn đặt hàng này bị hủy và nhà hàng sẽ chịu mọi tổn thất. Các hoạt động kiểm soát: Định nghĩa: Hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Hoạt động kiểm soát trong nhà hàng phở 24: Các hoạt động kiểm soát phòng ngừa : Các chứng từ thiết kế rõ ràng, dễ hiểu, dễ kiểm tra. Nhà hàng có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này được đánh số trước. Đơn này bao gồm : + Thông tin khách hàng. + Chủng loại ,số lượng , đơn giá mặt hàng Các chứng từ thường được lập thành nhiều liên, để cuối kỳ có thể kiểm tra đối chiếu dễ dàng. Đánh số trước liên tục các chứng từ. Các chứng từ đều được lưu trữ tại phòng kế toán 1 năm. Các chính sách bán hàng, chính sách khuyến mãi, giảm giá hàng bán đều được phê duyệt trước khi đưa ra áp dụng. Tách biệt chức năng thu tiền và chức năng ghi nhận. Nhà quản lý đưa ra định mức chế biến nguyên vật liệu. Đối với hình thức bán hàng Delivery, kiểm tra độ đảm bảo và tính khả thi của đơn đặt hàng. Các hoạt động kiểm soát phát hiện : Kiểm tra đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách và tài sản hiện có. Theo dõi, so sánh nguyên vật liệu thực nhập và thành phẩm thực tế bán ra rồi đối chiếu với định mức để phát hiện thiếu hụt, thất thoát trong quá trình bán hàng. Nhà quản lý thường xuyên kiểm tra đột xuất việc nhập vào phần mềm POS và in bill thanh toán của thu ngân để tránh trường hợp thu ngân sử dụng lại bill cũ để thanh toán cho khách hàng. Các hoạt động kiểm soát bù đắp : Kiểm tra chéo lẫn nhau : Phòng điều hành kiểm tra nhà hàng è phát hiện sai sót Phòng kế toán kiểm tra nhà hàng giữa phòng điều hành, phòng kế toán Kiểm soát quản lý và kế toán: Ban quản lý thực hiện kiểm tra, xét duyệt các chính sách bán hàng, chính sách khuyến mãi, hợp đồng nhượng quyền thương mại. Các hóa đơn sẽ được chuyển đến phòng kế toán để thực hiện việc ghi nhận, lưu trữ. Kiểm soát trong môi trường máy tính: Hệ thống máy tính của công ty luôn được bảo trì thường xuyên. Các phần mềm kế toán luôn được nâng cấp ngày càng tốt hơn để đáp ứng mục đích sử dụng. Có phân chia quyền hạn sử dụng đối với phần mềm bằng cách cài đặt Password cho từng đối tượng sủ dụng. Kiểm soát thủ công: Định kì 15 ngày kế toán lập bảng kê chi tiết bán hàng. Cuối tháng kế toán lập bảng kê tổng hợ bán hàng và báo cáo bán hàng nộp lên cho ban quản lý. Thông tin và truyền thông: Định nghĩa: Thông tin và truyền thông là một trong những hoạt động kiểm soát của hệ thông kiểm soát nội bộ : Trong đó thông tin là điều mà mỗi nhân viên trong nhà hàng cần phải biết : được phổ biến thông qua nội quy công ty, các chính sách của công ty, công việc cụ thể của mỗi người Truyền thông là cách truyền đạt thông tin đến mỗi nhân viên , mỗi phòng ban trong công ty. Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền Áp dụngtrong nhà hàng phở 24 : Các nhân viên khi vào công ty đều tham gia buổi huấn luyện đào tạo để biết cụ thể chính sách của công ty cũng như công việc cụ thể cần làm của mình.Đặc biệt hầu hết các nhân viên trong công ty đều nắm rõ mục tiêu của công ty (giảm chi phí, tăng doanh thu) Các thông tin chỉ thị từ cấp trên đưa xuống đều thông qua các văn bản cụ thể Sự truyền thông trong công ty chủ yếu chiều từ trên xuống dưới, các chiều từ cấp dưới phản ánh lên trên hoặc thông tin giữa các bộ phận phòng ban có phần không được chú ý nhiều. Các thông tin về khách hàng cũng như đối thủ cạnh tranh đều được công ty cập nhật thông qua nghiên cứu thị trường, có các thùng thư góp ý,… để có thể có được thông tin một cách nhanh nhất. Công ty cũng đưa ra các hình thức quảng cáo : trên báo, poster, internet ...để quảng bá hình ảnh của công ty Hộp thư góp ý Môi trường bên ngoài GIÁM SÁT: Định nghĩa: Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát, xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Quá trình giám sát ở doanh nghiệp Phở 24: Giám sát thường xuyên: Tại mỗi nhà hàng đều có những hộp thư góp ý để tiếp nhận những ý kiến đóng góp, khiếu nại của khách hàng. Nhà quản lý cũng thường xuyên tiếp xúc với nhà cung cấp, trao đổi, ghi nhận những đóng góp của nhà cung cấp. Nội bộ công ty, các nhà quản lý cũng thường có những cuộc gặp gỡ với nhân viên, lắng nghe những phản ánh của nhân viên về tình hình hoạt động của công ty để tiến hành kiểm tra, xem xét và có hướng điều chỉnh thích hợp. Đối với hoạt dộng trong doanh nghiệp, các nhà quản trị phân công các phòng ban giám sát lẫn nhau và giám sát các nhà hàng. Ví dụ: Phòng điều hành và phòng kế toán giám sát nhà hàng rồi đối chiếu, kiểm tra phát hiện sai sót. Phòng điều hành giám sát Bếp về lượng thực phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, cách lưu kho… Thường xuyên đối chiếu sổ sách với số liệu thực tế định kì 15 ngày/ lần. Có các khách hàng bí mật do nhà quản trị chỉ định là người ngoài doanh nghiệp đi kiểm tra đột xuất một số nhà hàng. Giám sát định kỳ: Doanh nghiệp không tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ. Công ty thực hiện giám sát định kỳ thông qua các cuộc kiểm toán mỗi năm một lần do kiểm toán viên thực hiện. Doanh nghiệp có tổ chức mỗi tháng một lần chương trình đánh giá về hệ thống kiểm soát thuộc bộ phận kế toán thông qua các buổi họp. Doanh nghiệp sử dụng công cụ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là bảng kiểm tra và bảng câu hỏi. Đưa ra trong các buổi họp cuối tháng để đánh giá kiểm soát. CÁC BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT: Đối với rủi ro từ môi trường bên ngoài: Ban quản lý công ty cũng như nhân viên của công ty cần làm việc thật nghiêm túc, lấy sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu phục vụ, và cần năng động sáng tạo tìm tòi, học hỏi để ngày càng nâng cao chất lượng để có thể cạnh tranh được với các đối thủ hiện nay cũng như mở rộng thị phần, số lượng khách hàng ngày càng tăng, uy tín ngày càng được nâng cao, và ngày càng được nhiều người biết đến. Đối với rủi ro từ môi trường bên trong doanh nghiệp: Cần lấy chất lượng phục vụ khách hàng đi kèm doanh số làm thước đo hiệu quả làm việc của nhân viên, cần có những hình thức khuyến khích nhân viên làm việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ. ban quản trị nên thường xuyên củng cố tinh thần cho đội ngũ nhân viên, nhất là đội ngũ nhân viên bán hàng. Cần tổ chức các lớp học về đạo đức nghề nghiệp và nâng cao phẩm chất trung thực, hết lòng vì khách hàng của nhân viên công ty. Các chuẩn mực đạo đức của doanh nghiệp cần được phổ biến rộng rãi và có hình thức truyền đạt sao cho đi vào tư tưởng của toàn bộ nhân viên công ty, Ban Quản lý cần làm gương cho nhân viên bằng cách đi đầu trong việc thực hiện, và cần mở các lớp học tập, rèn luyện đạo đức định kì trong công ty. Ban quản lý nên khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và làm việc theo đúng quyền hạn của mình. Nhân viên bán hàng, kiểm soát quá trình bán hàng cần được đào tạo tốt và đúng chuyên môn, nên tổ chức nhiều khóa học nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ cũng như đạo đức nhân viên khi làm việc. Cần kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ chu trình bán hàng bằng cách kiểm tra đột xuất và định kì chu trình bán hàng, quy trình lập và xử lý và lưu trữ hóa đơn của bộ phận bán hàng. Cần khuyến khích nhân viên nên làm đúng trách nhiệm và quyền hạn của mình, trung thực và lấy việc phục vụ khách hàng là mục tiêu hàng đầu, là phương châm làm việc. Phòng kế toán và các nhân viên kiểm soát bán hàng cần kiểm tra chặt chẽ hơn nữa quá trình làm việc của nhân viên bán hàng cũng như thu ngân trong mọi nhà hàng. Cần phải có những cuộc kiểm tra đột xuất quá trình bán hàng của nhân viên bán hàng của nhà hàng cũng như kiểm tra đột xuất việc in bill thanh toán và nộp bill thanh toán của thu ngân. Nếu những nhà hàng lớn thì cần phân chia trách nhiệm giữa người lập bill thanh toán và nhập liệu vào phần mềm POS. Khi đưa vào sử dụng phần mềm kế toán mới hay các máy móc phục vụ cho việc bán hàng…. Thì cần tổ chức 1 khóa học để sử dụng máy, hay phải có người hướng dẫn vào thời gian đầu khi đưa máy vào sử dụng. Việc bán hàng theo hình thức delivery, để giảm thiểu rủi ro thì cần xác nhận rõ người đặt hàng, địa điểm giao hàng cũng như thời gian khách hàng có thể đợi cho đến khi nhân viên nhà hàng mang đồ ăn đến, nếu cảm thấy có thể thực hiện được yêu cầu đặt hàng này thì sẽ nhận đơn đặt hàng này. Nhân viên nhà bếp cũng như nhân viên giao hàng cũng cần nhanh nhẹn trong khâu bán hàng, cần làm việc có tinh thần trách nhiệm để hoàn thành công việc được giao. Tuyển dụng cần quan tâm đến tính chính trực, trung thực của nhân viên. Khuyến khích khách hàng kiểm tra, phát hiện sự gian lận của nhân viên thu ngân thông qua ngày tháng, số bàn, số món in trên bill. KẾT LUẬN Kiểm soát nội bộ là 1 quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị thực hiện và chi phối, vì thế hệ thống kiểm soát nội bộ mang yếu tố chủ quan nhiều của con người nên chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải là đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu của đơn vị được thực hiện. Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng công ty Phở 24 cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, nhưng chủ yếu rủi ro mang lại là do yếu tố chủ quan bên trong doanh nghiệp. Hiện nay doanh nghiệp Phở 24 cũng đang cố gắng nổ lực giảm thiểu rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ, nhất là trong chu trình bán hàng của mình. Ban quản lý công ty đang tích cực tìm giải pháp để ngày càng nâng cao chất lượng, để cho công việc kinh doanh của đơn vị ngày càng thuận lợi hơn, và quan trọng hơn là có được niềm tin của khách hàng và nâng cao uy tín thương hiệu.