Kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu

Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 1 KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU AUDITING THE SALES AND RECEIVABLES PROCESS SVTH: Phạm Nguyễn Anh Thư, Phan Thị Thu Thật Lớp 09A3, Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường CĐ Công nghệ Thông tin, ĐHĐN GVHD: ThS. Trần Thị Mỹ Châu Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường CĐ Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng TÓM TẮT Kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu là công cụ kiểm tra, kiểm soát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó xác minh rõ ràng về khoản mục nợ phải thu trên Báo cáo tài chính. Mục đích chính của bài báo cáo này là đưa ra một cái nhìn tổng quan về kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu. Chương trình kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu sẽ giúp kiểm toán viên có được những xác minh và bày tỏ ý kiến một cách trung thực và hợp lý của Báo cáo tài chính. Bài báo cáo này sẽ đưa ra một chương trình kiểm toán chung cho chu trình bán hàng và nợ phải thu, đặc biệt thực hiện phương thức bán chịu. Từ khóa: Kiểm toán; nợ phải thu; chu trình bán hàng; kiểm toán nợ phải thu; gian lận; chương trình kiểm toán. ABSTRACT Auditing the sales and receivables process is the tool using to check and control the business situation of the enterprises. It verifies clearly about the receivables item in the financial statement. The main purpose of this article is to introduce an overview of auditing the sales and receivables process. Audit program for sales and receivables process will help the auditor obtain the verfications and give the opinions honestly and reasonably of the finacial statement. This report will reveal a general audit program for sales and receivables process, especially the way sells on credit. Key words: audit; receivables; the sales process; auditing receivables; fraud; auditing process. 1. Đặt vấn đề Kinh tế Việt Nam đang hội nhập với nền kinh tế thế giới. Vì vậy, nó tạo cho doanh nghiệp những cơ hội cùng những thách thức. Cùng với đó, nhiều phương thức và hình thức kinh doanh mới được ra đời. Nhà nước đã ban hành và bổ sung nhiều chế tài, quy định cho các quan hệ tài chính, kinh tế. Nhưng thực tế đã chỉ ra rằng công tác kiểm tra, kiểm soát vẫn chưa chuyển hướng kịp thời dẫn tới tình trạng kỷ cương bị buông lõng, lợi ích của Nhà nước nhiều nơi bị vi phạm. Từ thực tiễn này đưa ra một kinh nghiệm thực tế: phải triển khai tốt công tác kiểm toán mới có thể đưa công tác kế toán vào nề nếp. Kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu là một trong những công tác kiểm toán phát huy được nhiệm vụ hoàn thiện và củng cố nề nếp hoạt động tài chính kế toán ở các doanh nghiệp, tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh. Trong phạm vi đề tài này sẽ giới thiệu tổng quan về chu trình bán hàng và nợ phải thu. Từ đó đưa ra một chương trình kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu hữu hiệu, áp dụng cho các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện bán chịu. 2. Giải quyết vấn đề  Phương pháp nghiên cứu Trong đề tài này, tác giả đã sử dụng phối hợp các phương pháp nghiên cứu sau: đọc và phân tích tài liệu, sử dụng nhóm các phương pháp tổng hợp, phương pháp nghiên cứu. Tham khảo các tài liệu để tìm hiểu vấn đề. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 2  Phương tiện nghiên cứu Phương tiện nghiên cứu bao gồm: giáo trình kiểm toán, thông tư, quyết định của Nhà nước về kiểm toán, các trang web về kiểm toán.  Nội dung nghiên cứu đã thực hiện 2.1. Nội dung, đặc điểm nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu 2.1.1. Nội dung khoản mục Các tài khoản tham gia vào chu trình nợ phải thu và nghiệp vụ bán hàng có thể biểu thị qua sơ đồ hình 1. 2.1.2. Đặc điểm khoản mục - Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô. - Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh. Do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. - Nợ phải thu phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên, do việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng thường dựa vào ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra. 2.2. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải thu và nghiệp vụ bán hàng Xử lý đơn đặt hàng của người mua Phê chuẩn phương thức bán chịu Chuyển giao hàng hóa Gửi hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá và hàng bán bị trả lại Thẩm định xóa sổ khoản phải thu không thu được Dự phòng nợ khó đòi Doanh thu bán hàng Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Bán thu tiền ngay Phải thu Dư đầu kỳ Bán chịu Thu tiền của khách hàng Chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại Dư cuối kỳ Chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại Hình 1. Tài khoản tham gia vào chu trình nợ phải thu và nghiệp vụ bán hàng Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 3 2.3. Chương trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng 2.3.1. Mục tiêu kiểm toán - Các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép có thực tại thời điểm lập báo cáo (Hiện hữu). - Tất cả các khoản nợ phải thu có thực được ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ). - Các khoản nợ phải thu khách hàng vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị (Quyền kiểm soát). - Những khoản nợ phải thu khách hàng phải được ghi chép đúng số tiền trên báo cáo tài chính và phù hợp giữa sổ chi tiết của nợ phải thu khách hàng với sổ cái (Ghi chép chính xác). - Các khoản dự phòng được tính toán hợp lý để giá trị thuần của nợ phải thu khách hàng gần đúng với giá trị thuần có thể thực hiện được (Đánh giá). - Sự đúng đắn trong trình bày và công bố khoản nợ phải thu, bao gồm việc trình bày đúng đắn các khoản nợ phải thu, cũng như công bố đầy đủ những vấn đề có liên quan như cầm cố, thế chấp…(Trình bày và công bố). 2.3.2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ bao gồm các bước được tóm tắt trong hình 2. a. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ Để thực hiện việc tìm hiểu kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên thiết lập bảng câu hỏi gồm những vấn đề chính. Sau đó dùng kỹ thuật kiểm tra từ đầu đến cuối để kiểm tra xem trên thực tế có vận hành đúng như vậy không. b. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Trên cơ sở những hiểu biết về kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đưa ra đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. c. Thiết kế và thử nghiệm các thử nghiệm kiểm soát - Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng - Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng và hóa đơn liên quan - Xem xét sự cho phép xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hay bị hư hỏng d. Đánh giá lại các rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản Sau khi đã thực hiện các thử nghiệm trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá mức rủi ro kiểm soát cho mỗi cơ sở dẫn liệu liên quan đến khoản nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng. Khi đánh giá, kiểm toán viên nên nhận diện những điểm yếu của kiểm soát nội bộ để mở rộng các thử nghiệm cơ bản và những điểm mạnh cho phép giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản 2.3.3. Thử nghiệm cơ bản Những thử nghiệm cơ bản để đáp ứng các mục tiêu kiểm toán của nợ phải thu bao gồm thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết được trình bày tóm tắt trong bảng 1. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 4 Loại Thử nghiệm cơ bản Mục tiêu kiểm toán Thủ tục phân tích Tính các tỷ số: - Nợ phải thu khách hàng/Doanh thu. - Nợ phải thu khách hàng/Tổng tài sản ngắn hạn. - Chi phí dự phòng nợ khó đòi/Doanh thu bán chịu… Hiện hữu, Đầy đủ, Đánh giá, Ghi chép chính xác Thử nghiệm chi tiết - Đối chiếu số dư đầu năm của tài khoản Nợ phải thu khách hàng và Dự phòng phải thu khó đòi với số dư cuối kỳ năm trước. - Thu thập bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ để: + Kiểm tra số tổng cộng trên bảng và đối chiếu với sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản Nợ phải thu. + Đối chiếu số dư chi tiết của bảng với sổ chi tiết của các khách hàng có liên quan. Ghi chép chính xác - Gửi thư xác nhận đến khách hàng. Hiện hữu, Quyền sở hữu - Kiểm tra việc lập dự phòng nợ khó đòi. Đánh giá - Kiểm tra mẫu một số nghiệp vụ bán hàng đã ghi trên sổ xem có chứng từ hay không ? Hiện hữu - Kiểm tra việc khóa sổ đối với nghiệp vụ bán hàng. Hiện hữu, Đầy đủ - Xem xét về các khoản nợ phải thu bị cầm cố thế chấp. Quyền sở hữu, Công bố - Xem xét khoản nợ phải thu khách hàng có được phân loại đúng đắn không ? Trình bày - Đánh giá chung về sự trình bày và công bố khoản nợ phải thu khách hàng. Trình bày và công bố a. Thủ tục phân tích đối với nợ phải thu Rất nhiều tỷ suất có thể được sử dụng để xem xét tính hợp lý chung của khoản mục doanh thu và tài khoản phải thu. Một trong những phương pháp được các kiểm toán viên sử dụng là lập bảng so sánh các tỷ suất của năm nay với năm trước. Các tỷ suất thường được sử dụng được trình bày trong bảng 2. Thủ tục phân tích Sai sót có thể xảy ra 1. So sánh tỷ lệ lãi gộp năm nay so với năm trước Tăng hay giảm doanh số 2. So sánh doanh thu bán chịu giữa các tháng trong năm Tăng hay giảm doanh số 3. So sánh giữa số dư của tài khoản phải thu với doanh thu bán chịu của năm nay so với năm trước Tăng hay giảm khoản thu được từ khách hàng 4. So sánh số dư của các khách hàng có số dư nợ vượt quá Sai sót ở tài khoản phải thu Bảng 1. Thử nghiệm cơ bản Bảng 2. Các tỷ suất phân tích Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 5 một giới hạn nào đó với năm trước 5. So sánh giữa chi phí về nợ không thu hồi được với số dư tài khoản phải thu của năm nay và năm trước Tăng hay giảm mức dự phòng 6. So sánh các khoản phải thu phân tích theo từng nhóm tuổi của năm nay so với năm trước Tăng hay giảm mức dự phòng b. Thử nghiệm chi tiết - Thu thập hay tự lập bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ để đối chiếu với sổ chi tiết và sổ cái. Thông thường, bảng số dư chi tiết phân tích theo nhóm tuổi nợ được lập khi kết thúc niên độ. Việc xác định các thử nghiệm cần thực hiện sẽ phụ thuộc vào chất lượng của kiểm soát nội bộ. Kiểm toán viên thường sử dụng bảng này với mục đích để gửi thư xác nhận đến khách hàng. Sau đây là bảng số dư chi tiết phân tích theo nhóm tuổi nợ tại Công ty X, thời gian đến ngày 31/12/2011 được trình bày trong bảng 3. Tên khách hàng Nợ hiện còn Nợ trong hạn Nợ quá hạn từ 1-30 ngày Nợ quá hạn từ 31-60 ngày Nợ quá hạn từ 61-90 ngày Nợ quá hạn từ 91-120 ngày Nợ quá hạn trên 120 ngày Bình Minh 30.000 30.000 Lan Mai 52.000 12.000 40.000 Hồng Thu 28.000 28.000 Đình Hòa 51.000 40.000 11.000 Thanh Mai 24.000 24.000 Minh Tiến 44.000 44.000 Văn Việt 25.000 15.000 10.000 Tổng cộng 254.000 70.000 23.000 28.000 40.000 39.000 54.000 - Gửi thư xin xác nhận đến khách hàng. Thông qua thư xác nhận kiểm toán viên thu thập bằng chứng để chứng minh rằng các công nợ của khách hàng là có thật. Có 2 phương pháp thu thập xác nhận: + Yêu cầu khách hàng trả lời trong mọi trường hợp + Chỉ gửi thư yêu cầu trả lời trong trường hợp có sự khác biệt về số liệu - Kiểm tra việc lập dự phòng nợ khó đòi. Kiểm toán viên thường thực hiện các bước công việc như sau: + So sánh chi tiết khoản nợ phân theo nhóm tuổi của năm nay so với năm trước + Điều tra, xem xét các khoản bán chịu quá hạn và lớn bất thường + Rà soát lại thư xác nhận từ khách hàng, đặc biệt các khoản đang tranh chấp + Tổng cộng tất cả những khoản nợ có khả năng không thu hồi được ước tính dựa trên thủ tục kiểm toán đã thực hiện. Lập danh sách + Cùng nhân viên công nợ xem xét lại về mọi khoản nợ ước tính không thu hồi Bảng 3. Bảng số dư chi tiết phân tích theo nhóm tuổi nợ tại Công ty X, ngày 31/12/2011 Đơn vị tính: Triệu đồng Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 6 được lập ở bước trên + Tính toán và xem xét về số ngày bán chịu. Mối liên hệ giữa dự phòng nợ khó đòi với nợ phải thu và doanh thu bán chịu. So sánh với năm trước - Kiểm tra việc khóa sổ đối với nghiệp vụ bán hàng. Nhằm kiểm tra thủ thuật làm tăng, giả tạo doanh thu ghi vào nhật ký và sổ cái về các nghiệp vụ bán hàng xảy ra sau ngày kết thức niên độ - Xem xét về khoản nợ phải thu khách hàng bị cầm cố, thế chấp. Bằng chứng về sự cầm cố, thế chấp của các khoản phải thu khách hàng có thể được kiểm toán viên thu thập thông qua thư xác nhận. Ngoài ra, việc phân tích tài khoản lãi vay có thể giúp kiểm toán viên phát hiện chi phí phải trả cho việc cầm cố, thế chấp. Từ đó, lần ra các nghiệp vụ cầm cố, thế chấp nợ phải thu - Đánh giá chung về sự trình bày và công bố khoản nợ phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính. Xem xét khoản nợ phải thu khách hàng có được tách biệt với các khoản phải thu khác. Việc trình bày, công bố có tuân thủ đúng chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành? 3. Kết quả nghiên cứu và bình luận Kết quả nghiên cứu đề tài kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu mang đến cái nhìn rõ ràng hơn về khoản mục nợ phải thu đối với chu trình bán hàng, đặc biệt với phương thức bán chịu. Cùng với chương trình kiểm toán cụ thể sẽ giúp cho công tác kiểm tra, kiểm soát được chặt chẽ hơn, tránh được những rủi ro và gian lận có thể xảy ra. Đồng thời, đề tài này giúp ta có được sự đánh giá đúng đắn, cụ thể hơn đối với công việc kiểm toán. Có thể khẳng định rằng: công tác kiểm tra gắn liền với quản lý, đồng thời gắn liền với mọi hoạt động, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra. Với chu trình kiểm toán giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hơn nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu, nâng cao việc quản lý nợ phải thu tại doanh nghiệp hiệu quả hơn. Kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu là một công cụ quản lý hữu hiệu cho doanh nghiệp. 4. Kết luận Bài báo cáo này đã đưa ra một chương trình kiểm toán cụ thể, hữu hiệu cho chu trình bán hàng và nợ phải thu, đặc biệt với phương thức bán chịu. Với một chương trình kiểm toán như vậy sẽ giúp hoàn thiện hơn hoạt động tài chính, nâng cao hiệu quả và năng lực quản lý của doanh nghiệp. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Gs.Ts. Nguyễn Quang Quynh, Kiểm toán tài chính, Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội. [2] Thông tư 55/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính [3] Jonh Dunn, Kiểm toán lý thuyết và thực hành, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội CÁC THÔNG TIN KHÁC Họ và tên: Phạm Nguyễn Anh Thư Địa chỉ : Tổ 40, Phường Hòa Thuận Tây, Quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng Số điện thoại liên hệ: 01674.822.209 Email : phamnguyenanhthu09a3@gmail.com