Lãng phí thời gian - Nguyên nhân và cách khắc phục

............ 3 1.2. Giá trị của thời gian .......................................................................................... 3 1.3. Thế nào là lãng phí thời gian? .......................................................................... 3 1.4. Khái niệm quản lý thời gian .............................................................................. 3 2. Nguyên nhân dẫn đến việc quản lý thời gian chưa hợp lý gây mất thời gian ... 3 2.1. Không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lặp kế hoạch làm việc ................. 3 2.2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết/ khách không mời ........................................ 4 2.3. Điện thoại/ internet ........................................................................................... 5 2.4. Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng ............................................ 5 2.5. Tính trì hoãn khi làm việc ................................................................................. 6 3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công việc ............................................................................................................................... 7 4. Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian ..................................................... 9 4.1. Lập kế hoạch làm việc ....................................................................................... 9 4.2. Làm việc có tổ chức và quản lý góc làm việc, học tập .................................... 10 4.3. Biết nói “không” ............................................................................................. 11 4.4. Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả ............................................ 12 4.5. Tính kỷ luật đối với bản thân .......................................................................... 13 4.6. Sử dụng công cụ quản lý thời gian .................................................................. 14 4.7. Sử dụng nguyên tắc SMART ............................................................................ 17 KẾT LUẬN ................................................................................................................ 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 22 Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” LỜI MỞ “Thời gian là vàng” - câu nói luôn đúng với mọi thời đại, thậm chí, nó còn quý hơn vàng rất nhiều lần. Đặc biệt trong xu thế hiện nay, con người đang cố gắng chạy đua với thời gian…Sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu đã tác động mạnh tới việc sử dụng quỹ thời gian vốn có của mỗi người. Mọi thứ dường như đang chuyển động nhanh dần và nhanh dần lên, hối hả và gấp gáp. Con người chúng ta nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau. Chúng ta phí phạm thời gian cũng như chúng ta tiêu phí sản phẩm hàng hóa vậy. Thời gian mỗi khi mất đi không bao giờ lấy lại được. Mọi người trong chúng ta đều có khoảng thời gian giống nhau nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng nó. Và cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến mỗi ngày có 24 giờ, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày thì không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng thời gian hiệu quả. Có người thấy 24 giờ một ngày thật dài, có người lại thấy nó thật ngắn ngủi không đủ cho họ hoạt động, luôn luôn than phiền mình thiếu thời gian, và ước rằng một ngày có nhiều hơn 24 giờ. Vậy sử sụng thời gian thế nào để thật sự tiết kiệm và đem lại hiệu quả? Đây không phải là vấn đề dễ giải quyết khi việc đánh mất thời gian, tình trạng lãng phí thời gian vẫn đang diễn ra hàng ngày, thời gian cứ lướt qua trước mắt chúng ta mà chúng ta không hề nhận thức được. Sự vô hình của thời gian vô tình làm chúng ta quên đi sự tồn tại của nó, và khi đó việc đánh mất hay lãng phí nó là lẽ tất nhiên nếu chúng ta không thấu hiểu được vấn đề, không thấu hiểu được quy luật hoạt động của thời gian để đưa ra cách thức sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Khi sự tất bật, nhộn nhịp của cuộc sống hiện đại như hối thúc mỗi chúng ta từng phút từng giờ vận động liên tục không ngừng, khi việc sử dụng thời gian một cách hợp lý được đánh giá cao hơn bao giờ hết thì bên cạnh, tình trạng “lãng phí thời gian” đang rất nổi trội, không chỉ lãng phí thời gian trong cuộc sống thường ngày mà việc lãng phí thời gian nơi công sở cũng trở thành phổ biến trong hầu hết các văn phòng. Vậy, đâu là nguyên nhân của hiện tượng này, thực trạng lãng phí thời gian hiện nay ra sao và làm cách nào để hạn chế việc lãng phí thời gian ấy? Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” Để trả lời những câu hỏi trên, cũng như bản thân muốn đi sâu vào tìm hiểu tình trạng lãng phí thời gian hiện nay, nhóm ECO đã chọn “Lãng phí thời gian - nguyên nhân và cách khắc phục” làm đề tài học tập, nghiên cứu. Mục tiêu hướng tới là giúp tất cả mọi người cũng như giúp chính bản thân nhóm xác định xem mình đã lãng phí thời gian như thế nào và cách thức để hạn chế từng nguyên nhân đó để làm việc, học tập và sinh hoạt đạt hiệu quả cao nhất với sự phân phối thời gian hợp lý không gây lãng phí món hàng “quý giá hơn vàng” này. Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” NỘI DUNG 1. Một số khái niệm 1.1. Thời gian là gì? Định nghĩa về thời gian rất trừu tượng, nhưng có thể nói rằng thời gian là một khái niệm, và là một đại lượng đặt ra để độ dài sự tồn tại của bất kỳ sự vật, sự việc hoặc hiện tượng gì. Do thời gian chỉ là "khái niệm" nên không thể có chuyện "thời gian dừng lại" được. Chỉ có sự vật hoặc sự việc dừng lại, và sự "dừng" đó cũng phải đo bằng thời gian. Thời gian là đại lượng vật lý đặc trưng cho sự biến đổi. Có thể nó chưa chính xác nhưng cũng gần như vậy. Hiểu nôm na nó như một giá trị trung gian giúp ta so sánh sự biển đổi của vật chất. Thời gian là thứ quý nhất và cũng là thứ khó để có thể sử dụng nhất. Thời gian cũng chỉ là một đại lượng tương đối và tóm lại thì thời gian là thứ đã qua đi mà không thể lấy lại được. 1.2. Giá trị của thời gian Giá trị của thời gian là những gì chúng ta làm được, những hiệu quả chúng ta đạt được trong khoảng thời gian chúng ta sử dụng. Giá trị thời gian là những lợi ích từ việc chúng sử dụng 24 giờ mỗi ngày để làm những việc có hiệu quả. Đó là những giá trị mà thời gian mang lại cho chúng ta. 1.3. Thế nào là lãng phí thời gian? Lãng phí thời gian là việc sử dụng thời gian một cách không hợp lý. Việc phân chia thời gian đó không mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc bạn thực hiện mà còn có thể mang lại hậu quả ngược lại. 1.4. Khái niệm quản lý thời gian Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc mà bạn thực hiện. 2. Nguyên nhân dẫn đến việc quản lý thời gian chưa hợp lý gây mất thời gian 2.1. Không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lặp kế hoạch làm việc Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình cần làm là một trong những nguyên nhân mà nhiều người mắc phải. Chúng ta thường mang suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên thường không có mục tiêu nhất định để lập kế hoạch làm việc cho bản thân, bỏ sót những công việc quan trọng là vấn đề thường thấy do không phải ai cũng có trí nhớ tốt, sự loay hoay khi làm việc hay làm việc mà Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” không biết tiếp theo phải làm gì làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng kết quả và những công việc khác. Tuy nhiên công việc lên kế hoạch không phải lúc nào cũng cứng nhắc là phải làm việc này việc kia vào thời điểm này hay thời điểm khác, mà đôi khi ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp khi có những tình huống bất ngờ tới, phù hợp với tình trạng công việc, không nên mượn lý do để tự biện hộ cho sự lười biếng, chậm chạp làm hỏng kế hoạch. Rất đơn giản để đưa ra một danh sách công việc cần làm, nhưng điều quan trọng hơn đó là phải làm công việc nào trước tiên? Liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch làm việc. Khi không có thứ tự ưu tiên trước sau, chúng ta thường làm việc theo cảm hứng, dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự. Lặp kế hoạch là việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện kế hoạch đã đề ra, nhưng khá nhiều người không làm, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít (Do more, think less!). Khi chúng ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm. 2.2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết/ khách không mời Mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiếu trong cuộc sống thường nhật, nhưng cũng không phải vì vậy là chúng ta nhận lời mời của tất cả mọi người, hay bất cứ ai.Vì đôi khi cuộc gặp gỡ là không cần thiết hoặc người khách đó làm ảnh hưởng đến công việc của mình thì đó lại là vấn đề. Đôi khi chỉ có một nhóm bạn nhưng chúng ta lại đi chơi, bia rượu suốt tuần, hôm nhà người này, mai nhà người kia, tiệc này, tiệc khác, tiêu tốn biết bao nhiêu thời gian nhưng thu lại được điều chi có ích hay các cuộc vui vẻ đó làm chúng ta mất hẳn thời gian cho công việc và gia đình, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, không hoàn thành tốt công việc, ảnh hưởng đến gia đình... Cái gì nhiều quá cũng không tốt, phải biết sử dụng đúng mức và dừng đúng lúc. Không ai không có bạn bè và những cuộc vui nhưng nếu không biết cách dừng lại, chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền bạc, tốn cả sức khỏe mà lại không cải thiện được gì. Chúng ta có thể gặp gỡ vui chơi khi cần thiết, khi rảnh rỗi, và có thể làm việc hiệu quả hơn, có thể thư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp hợp lý thời gian biểu của mình. Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian, đôi khi một người bạn cũ, một người thân hay một ai đó quen biết bất ngờ ghé thăm, việc tiếp đón họ là điều không thể thiếu. Nhưng chúng ta phải biết cách phân bổ thời gian và tùy hoàn cảnh mà có cách giải quyết tốt nhất, làm sao để người khách ra về trong sự niềm nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng phần công việc dở dang của chúng ta vẫn hoàn thành theo đúng kế hoạch, đó là điều rất đáng lưu tâm. 2.3. Điện thoại/ internet Đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bạn bè, người thân, nếu chỉ nói trong ít phút thì không có gì để nói, tình trạng “nấu cháo” mới là điều đáng quan tâm. Nó lấy đi của chúng ta từ mấy mươi phút đến vài giờ đồng hồ, thu về những thứ phần lớn là vô bổ còn công việc thì bị gián đoạn, trễ nãi. Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng nhiều chức năng hơn, nhiều những ứng dụng, những trò chơi, hay những tiện ích giải… rất nhiều người suốt ngày cầm chiếc điện thoại trong tay, nhắn tin, “tám chuyện”, chơi game, lướt web,… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà không suy nghĩ rằng mình đang bỏ rơi công việc ở phía sau. Internet cũng là một nhân tố góp phần làm chúng ta mất tập trung trong công việc của mình. Nó mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta biết cách sử dụng nó hợp lý. Đôi khi ngồi vào máy tính làm việc, chúng ta lại đồng thời lướt web xem tin tức, tin hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xã hội,… những thứ cuốn chúng ta ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy làm việc, chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm tin đôi chút rồi quay lại làm việc nhưng rất rất nhiều người không làm được thế. Đặc biệt trong giới trẻ, học sinh sinh viên… internet rất có sức ảnh hưởng, “mình vào diễn đàn này chút thôi rồi làm bài tiếp”, hay “chơi game giải trí một chút cũng hay”, nhưng 10 phút rồi nửa giờ, “thôi thêm chút nữa cũng được”, “đang hay”, “chút nữa…” và cứ thế thời gian trôi qua, công việc, bài vở vẫn còn nguyên, nhưng game thì tăng cấp độ, mạng xã hội thì nhiều câu chuyện gẫu, chat chít, đến lúc quay lại làm việc thì lại có công việc khác cần làm, kế hoạch lại không hoàn thành. 2.4. Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Có quá nhiều loại tạp chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới, ngăn kéo bàn làm việc thì chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết. Chúng ta Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” nghĩ sao khi buổi sáng bước vào công ty, nhìn vào bàn làm việc lại thấy một khối bề bộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồn đọng của ngày trước… sẽ thật sự mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bề bộn đó, có chắc chúng ta giữ được tinh thần làm việc tốt hay không? Nơi làm việc gọn gàng sạch sẽ giữ một vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc của chúng ta. Đồng nghiệp, bạn bè, sếp,… sẽ nghĩ sao khi nhìn vào bàn làm việc của chúng ta, vì lý do này mà bị đánh giá không tốt thì thật không đáng. 2.5. Tính trì hoãn khi làm việc Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất. Những kiểu suy nghĩ “Tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai” ăn sâu vào suy nghĩ rất nhiều người, nó làm cho bản thân chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại; điều đó lặp đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch, luôn trễ trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong công việc. Khi gặp một công việc không ưa thích, hay công việc đó quá khó hoặc quá dễ, hoặc tính khẩn cấp công việc không quá cao…chúng ta thường có lối nghĩ đợi đến lúc khác hay đợi đến ngày mai khi có cảm hứng thì sẽ bắt đầu công việc. Vấn đề ở đây là chúng ta trì hoãn hành động trong khi đó lại thụ động chờ đợi một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán được vào ngày mai. Chắc gì tâm trạng ngày mai đã tốt hơn hôm nay? Biết đâu ngày mai có công việc đột xuất? Chính sự trì hoãn nhiều lần đã làm chúng ta trở thành người thiếu trách nhiệm với bản thân, chúng ta đã phung phí đi những khoảng thời gian mà đáng ra có thể làm những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những suy nghĩ ỷ lại, phó mặc, ngày mai hẳn lo… để làm những công việc vô bổ, hoặc những công việc không đúng nơi, đúng lúc. Ví dụ đối với một sinh viên: Đã không biết bao nhiêu lần định xắn tay vào dọn dẹp cho phòng học hay phòng ngủ gọn gàng nhưng rồi vẫn chưa thực hiện được. Lên kế hoạch là sáng chủ nhật sẽ dọn phòng, nhưng sáng thì bận đi họp nhóm, sáng thì phải làm bài tập tiểu luận, sáng thì lại vướng vào học bài kiểm tra giữa kì…Vậy là căn phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang tuần khác. Chờ khi bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ cũng đã rối tinh lên. Trong cuộc sống, chúng ta trì hoãn rất nhiều công việc, từ những việc nhỏ nhặt đến quan trọng nhất. Ngay cả những việc dường như rất thường nhật nhưng chúng ta lại không làm ngay, và trì hoãn, rồi cuối cùng là không làm!? Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân gây ra tính thụ động, thiếu quyết đoán và từ đó, trở thành một yếu tố cốt lõi giết chết thời gian mà chúng ta có được. Hiểu theo một cách khác, sự trì hoãn làm kéo dài thời gian thực hiện một công việc, từ đó làm giảm khả năng phản xạ nhanh nhạy trong mọi việc, khiến năng suất công việc giảm. Chúng ta cứ hẹn giờ qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất công việc, chúng ta sẽ choáng ngợp trước sự quá tải, rồi phải loại bỏ bớt những việc lặt nhặt nhưng không kém phần quan trọng hoặc phải giải quyết quá nhiều việc trong một khuôn thời gian ít ỏi, dẫn đến hiệu quả không cao, kết quả không được như mong đợi. Trì hoãn gây ra các thói quen xấu khác: sự lề mề, không hành động ngay, sự thụ động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mình đang lãng phí quá nhiều thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên nhân để ngụy biện cho sự trì hoãn của mình, cứ như thế họ tự làm mất đi khả năng vốn có, mất đi những cơ hội “quý báu” chỉ đến trong nháy mắt. Dù tính trì hoãn chủ yếu là do chủ quan cá nhân, nhưng yếu tố sức khỏe cũng ảnh hưởng khá nhiều, sức khỏe kém sẽ làm cho chúng ta lười làm việc, cảm giác mệt mỏi, đau nhức, cảm sốt làm chúng ta không tập trung vào công việc, dẫn đến chậm kế hoạch làm việc nhưng sức khỏe kém là điều không ai muốn. Đôi khi nó đến bất ngờ do nhịp sống hối hả, stress, thời tiết,… Do đó nếu rơi vào tình trạng sức khỏe không tốt thì nên linh hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe và đồng thời vẫn đạt hiệu quả hoàn thành kế hoạch. 3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công việc Đôi khi chúng ta cảm thấy rằng có lẽ một ngày 24 giờ là không đủ để hoàn thành mọi việc. Đó là do chúng ta không quản lý tốt thời gian của bản thân mình. Việc không quản lý tốt thời gian của bản thân có ảnh hưởng rất nhiều đến đời sống và công việc của bản thân. Đối với đời sống, không quản lý tốt thời gian của mình điều đó đồng nghĩa với việc chúng ta sống thiếu trách nhiệm với bản thân. Khi tự bản thân ta đã đặt ra mục tiêu cho mình, trong thời gian hữu hạn, nhưng không lên kế hoạch cụ thể mà lại thực hiện những việc ấy theo cảm tính thì ta dễ dàng bỏ sót việc cần phải làm, không phân bố công việc hợp lý, làm cho mọi việc bị trì trệ, như vậy mục tiêu của ta không thể hoàn thành theo dự định được. Phí phạm thời gian của tuổi trẻ chơi bời, không lo học Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” hành định hướng xây dựng tương lai như bao lớp trẻ hiện nay thì đến ngày chùn chân mỏi gối nhìn lại bản thân, nuối tiếc và hối hận, lúc ấy than trách thì cũng vô dụng vì thời gian thì chẳng bao giờ quay lại. Cùng một quỹ thời gian đáng lẽ bản thân cũng có thể làm được rất rất nhiều việc nhưng tính thụ động, biếng nhác, không tự chủ bản thân, cứ để thời gian trôi đi, phí bỏ bao nhiêu cơ hội, làm cho mình ngày càng thụt lùi trong khi xã hội thì ngày càng phát triển, nó nhanh đến mức khiến người ta thấy chóng mặt, hối hả xếp những lịch trình kín cả ngày để làm việc học tập, cố gắng đuổi theo nó để không bị tụt lại phía sau. Nhưng nó lại rất khắc khe. Nó loại bỏ tất cả những ai không biết phấn đấu nỗ lực, không linh hoạt nắm bắt thời gian và cơ hội, sự phát triển xã hội cũng giống như thời gian, nó chẳng chờ đợi ai, không biết nắm bắt thì điều thiệt luôn thuộc về bản thân chúng ta. Không phân chia được thời gian cho công việc, học tập, bạn bè, gia đình và cho bản thân thì quả thật chúng ta thật thiếu trách nhiệm với bản thân, và đó là một điều vô cùng tồi tệ, cả bản thân mình chúng ta còn thiếu trách nhiệm thì ai dám giao công việc cho một người như thế, liệu chúng ta có thể thành công trong xã hội ngày càng phát triển này? Không quản lý tốt thời gian cũng ảnh hưởng đến sinh hoạt gia đình. Khi xã hội ngày nay khiến con người ngày càng bận rộn nếu chúng ta không sắp xếp được thời gian cho công việc và gia đình thì sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh. Công việc quá nhiều đôi khi khiến chúng ta chẳng có thời gian để chăm sóc gia đình của mình. Việc cơ quan, công tác, thư từ, bạn bè, giải trí, tiệc tùng, giao thiệp, người thân, nội ngoại, bà con xa bà con gần, chăm sóc gia đình, con cái, chuyện vợ chồng, việc nhà,... Khối khối công việc trong 24 giờ, nếu không có kế hoạch, không biết sắp xếp, phân phối thời gian hợp lý liệu chúng ta có thoải mái được không? Nếu làm việc qua loa, công việc không tốt thì điều kiện kinh tế gia đình và nhiều thứ khác bị ảnh hưởng, chúng ta có vui không khi về nhà với kết quả công việc không tốt? Nếu dành thời gian cho công việc, đi sớm về muốn, công việc thành công, ngày càng thăng tiến thì công việc lại càng nhiều, thì thời gian đâu để cùng tham gia những bữa ăn gia đình, cùng chăm sóc vui chơi với con cái, thiếu sự quan tâm của cha mẹ trẻ dễ dàng trở nên hư hỏng. Không dành thời gian chăm sóc gia đình thì kết quả thường thấy đó là sự đổ vỡ, gia đình không êm ấm, như thế thì tinh thần đâu để làm tốt công việc.? Phân chia quỹ thời gian hợp lý cho công việc và gia đình luôn luôn đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hiện đại hiện nay. Thời gian là vàng và nó ảnh hưởng đến Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” mọi mặt của cuộc sống, sử dụng nó hợp lý thì nó đem lại cho chúng ta những điều thật tuyệt vời từ những thành công trong công việc đến hạnh phúc gia đình, mục tiêu mà ai ai trong chúng ta đều hướng đến và ngược lại thì bao nhiêu rắc rối vây quanh chúng ta. 4. Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian 4.1. Lập kế hoạch làm việc Lên kế hoạch làm việc là một quá trình chúng ta sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình. Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch.  Đầu tiên chúng ta nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài công việc, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì mình muốn.  Kế đến, lấp đầy những hoạt động chúng ta cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là chúng ta phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích, có thể phụ thuộc ở chính chúng ta, phụ thuộc vào mối tương quan giữa những việc lớn và nhỏ. Đôi khi phải biết hy sinh cái này vì cái kia.  Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của chúng ta. Chúng ta đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao hoặc một công việc mới, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên.  Kế hoạch đã lập cần linh hoạt, hoàn toàn có thể thay đổi vào giờ chót. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên hợp lý. Ví dụ, chúng ta không thể hoãn gặp đối tác chỉ vì hôm nay mặt chúng ta mới nổi mụn. Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là chúng ta đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể chúng ta vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn. Nhưng cũng cần tránh lập một kế hoạch với số lượng công việc quá tải vào một ngày để tránh làm giảm hiệu quả công việc và sức khỏe của bản thân. Những công cụ để hỗ trợ việc chúng ta lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên chúng ta không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù chúng ta có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” không chúng ta lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để nhớ ra lịch làm việc của mình.  Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:  Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.  Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.  Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.  Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm được những gì đã đề ra.  Sau khi lập xong một kế hoạch làm việc chúng ta cần:  Xem lại bản liệt kê một tuần một lần.  Bắt đầu một ngày mới.  Thực hiện kế hoạch. 4.2. Làm việc có tổ chức và quản lý góc làm việc, học tập Góc làm việc bừa bộn chứng tỏ chúng ta không có tổ chức. Nếu chúng ta để chỗ làm việc bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc cần chúng ta sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm. Thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc khác có ích hơn. Việc sắp xếp bàn làm việc học tập một cách ngăn nắp, gọn gàng, có khoa học là điều hết sức cần thiết. Nếu làm được điều này chúng ta cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc, đi ngược lại với điều này chúng ta sẽ trở thành “ Hội chứng bàn làm việc”, khi đó cảm giác chúng ta vô cùng bực tức, cáu giận sẽ dẫn đến hiệu quả học tập không cao. Hàng ngày, chúng ta vẫn phải xử lý hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, tiểu luận….không kể hết. Chúng ta làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày?  Sắp xếp gọn gàng mỗi ngăn bàn, bỏ những gì không cần thiết và chỉ giữ lại những giấy tờ có liên quan đến công việc.  Dọn sạch bàn, lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn. Chỉ để lại những vật dụng cần thiết trên bàn (máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note).  Nếu làm việc cùng với nhiều người, chúng ta có thể tạo ta một ngăn làm việc riêng của mỗi người.  Lên lịch làm việc hàng ngày.  Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi). Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED”  Sử dụng nhiều loại hộp để đựng giấy tờ và viết.  Sử dụng nhiều ngăn đựng để sắp xếp giấy tờ ngăn nắp trên bàn.  Tạo ra một ngăn kéo riêng để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.  Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ.  Mua hộp hay giá đựng tạp chí để lưu trữ sách, tạp chí, danh mục liệt kê mà chúng ta muốn giữ.  Tạo ra một tập hồ sơ để đựng các bài trên các tạp chí hay quét chúng vào máy vi tính.  Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.  Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp chúng ta tìm thông tin một cách nhanh hơn.  Không được chồng các tập hồ sơ lên nhau. Nó có thể làm một số giấy tờ trong hồ sơ bị rơi.  Không bao giờ cho quá nhiều đồ vào ngăn kéo. Nó có thể làm chúng ta khó kiếm được tài liệu.  Chia hồ sơ thành những tập nhỏ kèm theo những tập tài liệu bên trong.  Để những tập tài liệu cần thiết ở trước mặt.  Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch hay làm mất giấy tờ.  Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.  Giữ thực đơn của nhà hàng mà chúng ta thích để có thể gọi thức ăn hay đặt bữa tối trên đường về nhà.  Khi sử dụng nhiều tài khoản séc, chúng ta nên mã hóa màu trên các tấm séc để dễ dàng xác định.  Cuối mỗi dự án hay sự kiện, chúng ta nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu trữ lại nó.  Xếp giấy tờ ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái hơn. 4.3. Biết nói “không” Biết nói “không” là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để khằc phục việc lãng phí thời gian. Nhưng việc này thật sự không đơn giản khi mà hầu hết các lời Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” mời rất hấp dẫn. Việc cần làm là phải kiên định với một công việc đang làm và không bỏ dở hoặc mất tập trung. Vấn đề khó khăn nhất của các bạn trẻ bây giờ là ham chơi hơn ham học, ham làm, tất cả chúng ta chỉ muốn nghỉ ngơi, đi chơi nhiều hơn muốn làm việc. Chỉ cần một lời mời là sẵn sàng hủy mọi công việc hoạch tính trước đó để đi chơi. Hoặc nếu có sự từ chối, sẽ nhận được lời phản hồi là “Lúc nào rủ cũng không đi” hoặc “lần này đông đủ, thiếu bạn mất cả cuộc vui, cố gắng sắp xếp, một người vì mọi người đi”… Cách tốt nhất để nói không đó là nói “không”. Vì càng vòng vo tìm cách nói dối thì thứ nhất, chúng ta đã tự lừa dối bản thân, thứ hai, chúng ta không xem trọng bạn bè. Nếu chúng ta bận thật sự, họ sẽ hiểu và thông cảm cho chúng ta. Nhưng gặp trường hợp nếu đó là cuộc họp lớp lớn hoặc thăm thầy cô. Chúng ta có thể điều chỉnh lại thời gian biểu của mình, tính quan trọng nhất của thời gian biểu là tính khoa học và linh hoạt. Chúng ta hãy luôn sẵn sàng khi có một sự cố hoặc linh hoạt thay đổi việc làm, sắp xếp theo các khác để bản thân hoàn thành số chỉ tiêu đã đạt ra trong ngày mà vẫn cảm thấy thoải mái. Nói “không” đúng lúc còn có nghĩ chúng ta đã trưởng thành và có suy nghĩ, biết đặt việc quan trọng hơn lên trên và có trách nhiệm với việc mình đang làm. Tuy nhiên, vẫn nên sử dụng hợp lý và không nên trả lời quá thẳng thừng khiến cả hai bên đều cảm thấy có lỗi. 4.4. Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả Làm việc trong sự thoải mái, không căng thẳng là lúc tính hiệu quả của chất lượng công việc được đẩy lên cao nhất. Diễn biến tâm lý và sự thích ứng thời gian của mỗi chúng ta trong một ngày khá phức tạp, điều đó ảnh hưởng ít nhiều đến công việc chúng ta đang làm, một tâm trạng không tốt, hay một buổi trưa oi bức với căn phòng làm việc chật chội không máy điều hòa…tất cả chúng đều làm ì đi sự nhanh nhẹn, linh hoạt và chính xác của chúng ta. Chính vì vậy việc lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả trong một ngày là hết sức cần thiết. Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những công việc quan trọng luôn yêu cầu tính tư duy rất cao, việc lựa chọn không gian và thời gian tốt kết hợp với tâm trạng thoải mái sẽ giúp chúng ta phát huy tốt nhất khả năng vốn có của mình; khi đó sự tập trung, tính chuẩn xác, sáng tạo sẽ đưa chúng ta tới kết quả một cách nhanh nhất và đạt được hiệu quả một cách tốt nhất. Một khi những công việc quan trọng được giải quyết tốt, áp lực sẽ được cởi bỏ rất nhiều, sự Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” nhẹ nhõm lúc này trở thành động lực để chúng ta hoàn thành nốt những công việc còn lại. Với những khoảng thời gian không phải là “đỉnh” chúng ta nên dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Những công việc này thường không đòi hỏi tư duy quá nhiều, áp lực không quá cao, nên chúng ta có cảm giác thoải mái và ít lo lắng hơn. Lúc này, việc đã qua khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày không còn ảnh hưởng quá lớn tới chất lượng những công việc còn lại… Việc kết hợp sự lựa chọn thời gian làm việc hiệu quả với phân loại, sắp xếp thứ tự công việc là hết sức cần thiết, chúng nên đi đôi với nhau, và thực hiện song hành nhau, có như thế chúng ta mới hoàn thành tốt những công việc trong một ngày mà mất không quá nhiều thời gian và bản thân không phải chịu áp lực quá lớn từ số nhiều công việc. Hơn nữa, việc tiết kiệm ấy sẽ giúp chúng ta có thêm những phút giây để thư giãn tinh thần sau một ngày làm việc căng thẳng hay dành nhiều thời gian hơn bên gia đình hoặc có thể dùng khoảng thời gian ấy để chuẩn bị cho những công việc của ngày hôm sau… 4.5. Tính kỷ luật đối với bản thân a. Khái niệm kỷ luật tự giác Kỷ luật bản thân (hay Tự kỷ luật) là hành động dựa vào lý trí thay vì cảm xúc nhất thời của bạn. Nó là sự vượt qua lòng ham thích và nỗi sợ trong hiện tại vì mục đích ý nghĩa hơn cho cuộc sống. Đó là khả năng kiểm soát xung động của một người, cảm xúc, ham muốn và hành vi. Nó có thể từ chối niềm vui và sự hài lòng ngay lập tức ủng hộ ngay lập tức đạt được sự hài lòng lâu dài và thực hiện đạt được các mục tiêu cao hơn và có ý nghĩa hơn. b. Đặc điểm  Hiểu chính mình: đặc điểm đầu tiên của sự tự kỷ luật là phải tự nhận biết. Bạn cần quyết định xem hành động nào sẽ là tốt nhất cho mục tiêu và giá trị của bạn.  Nhận thức:Tự kỷ luật phụ thuộc vào việc nhận thức cả cái bạn đang làm và không đang làm.  Cam kết: Bạn cần phải có sự cam kết bên trong chính bản thân đối với những việc đã đặt ra.  Can đảm: Tâm trạng, ham muốn và niềm đam mê có thể là lực lượng mạnh mẽ để chống lại. Do đó, tự kỷ luật là phụ thuộc nhiều vào sự can đảm. Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED”  Người huấn luyện bên trong: Khi bạn thấy bản thân mình đang phân vân, hãy nói chuyện với chính mình, tự động viên và trấn an bản thânTiếp tục thực hiện các ý tưởng và dự án sau khi tinh thần nhiệt tình, hăng hái ban đầu đã bị xuống dốc. c. Lợi ích của kỷ luật tự giác Tính kỷ luật chắc chắn sẽ giúp chúng ta hoàn thành những việc khi chúng ta cần phải hoàn thành, chứ không phải khi chúng ta cảm thấy thích hoàn thành chúng. Đây là chìa khóa để thành công và cả hạnh phúc, bởi chúng ta sẽ cảm thấy hài lòng thật sự khi gặt hái kết quả từ công sức lao động chăm chỉ và bền bỉ của chính mình. Kỷ luật không có nghĩa là thúc ép sau lưng chúng ta, nó ở bên cạnh khích lệ chúng ta. Khi hiểu rằng, kỷ luật là tự chăm sóc mình chứ không phải tự trừng trị mình, chúng ta sẽ không e dè khi nhắc đến nó mà ngược lại sẽ vun đắp cho nó. Chúng ta cần những kỹ năng để kiểm soát suy nghĩ, cải thiện sự tập trung, và để trở thành ông chủ của tâm trí của chính bản thân mình. Không có tính kỷ luật, cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên chao đảo và thiếu tập trung. Nếu hành động của chúng ta tùy theo tâm trạng và ý thích thì tất cả những điều đó không hơn gì một thú tiêu khiển. Chúng ta sẽ chẳng bao giờ trở nên xuất sắc nếu ta không thực hiện những điều chúng ta đặt ra, những mục tiêu mà chúng ta hướng tới với tinh thần kỷ luật tự giác cao. Một trong những điều kỳ diệu về kỷ luật tự giác là khi có nó, chúng ta có thể làm việc kỳ diệu và vẫn còn có rất nhiều thời gian. Đó là một trong các cách để quản lý thời gian của mình một cách khôn ngoan. 4.6. Sử dụng công cụ quản lý thời gian a. Đồ thị quản lý thời gian Đồ thị quản lý thời gian là một công cụ thông minh giúp bạn quyết định tính khẩn cấp và tầm quan trọng của một công việc cụ thể nào đó.  Tính khẩn cấp Một việc được coi là khẩn cấp khi nó đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Khi một việc phải hoàn thành vào một thời gian nhất định, khi hạn cuối cùng đến nó sẽ trở nên khẩn cấp hơn. Biểu hiện của tính khẩn cấp ta thể hiện cột đứng, các công Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” việc mang tính khẩn cấp càng cao thì được đặt ở trên và dần xuống dưới thì mang tính khẩn cấp ít ngay tại thời điểm ta lập đồ thị. Ví dụ: Ta có 3 việc cần làm ở thời gian sắp tới: 1) Làm bài tập cá nhân 2) Lập ý tưởng cho bài tiểu luận 3) Kế hoạch picnic cho nhóm vào một tháng sau Khi thời gian trôi qua, thì cả ba công việc sẽ có xu hướng chuyển dần lên trên của trục thẳng đứng, công việc ngày càng khẩn cấp hơn.  Tầm quan trọng Một việc được coi là quan trọng khi nó có một ý nghĩa lớn hoặc sẽ gây ra kết quả hay hậu quả đáng kể. Mức độ quan trọng của công việc không bị ảnh hưởng bởi thời gian trôi qua. Tầm quan trọng của công việc được thể hiện ở trục ngang và tầm quan trọng tăng dần từ trái sang phải. Như ví dụ trên, ta xét tầm quan trọng của các công việc thì ta nhận thấy rằng lập ý tưởng cho bài tiểu luận có tầm quan trọng nhất, tiếp theo là làm bài tập cá nhân và kế hoạch picnic cho nhóm là ít quan trọng nhất. Ta nhận thấy vị trí của công việc đã thay đổi, công việc sắp xếp theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng khác nhau. (1) (2) (3) Khẩn cấp (+) Khẩn cấp (-) (3) (1) (2) Quan trọng (-) Quan trọng (+) Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED”  Kết hợp hai trục trên Khi có đồ thị quản lý thời gian như vậy ta biết được việc nào cần làm trước như đồ thị trên ta cần:  Làm bài tập cá nhân khẩn cấp hơn là lập ý tưởng cho bài tiểu luận, vì nó cần hoàn tất sớm.  Việc lập ý tưởng cho bài tiểu luận quan trọng hơn việc lên kế hoạch pinic cho nhóm vào tháng sau, nên cần hoàn tất việc lập ý tưởng cho bài tiểu luận.  Cuối cùng là đến việc lên kế hoạch picnic cho nhóm. Sử dụng đồ thị quản lý thời gian là một cách hữu ích để xem xét những đòi hỏi được đặt ra cho thời gian của bạn, nó giúp bạn đưa ra quyết định trình tự giải quyết của công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo những mục tiêu đã đề ra. b. Lịch công việc Lịch công việc dành cho việc lập kế hoạch ngắn hạn. Việc lên lịch làm việc sẽ giúp bạn theo dõi được sự tiến triển nhiều việc cùng lúc và lập kế hoạch cho bước tiếp theo trong chuỗi các công việc. Khi có những công việc đột xuất cần giải quyết gấp thì lịch công việc sẽ giúp ta linh hoạt thay đổi việc ưu tiên công việc trong lịch công việc. c. Sổ nhật kí Sổ nhật kí dành cho việc lập kế hoạch dài hạn, để ghi lại những cuộc hẹn, sự kiện và những cam kết cho một thời gian nào đó trong tương lai. Giúp ta xem xét bản thân mình đã sử dụng thời gian tốt hay chưa, từ đó rút ra kinh nghiệm để hoàn thiện bản thân. Khẩn cấp (+) Khẩn cấp (-) Quan trọng (-) Quan trọng (+) (1) (3) (2) Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” 4.7. Sử dụng nguyên tắc SMART Xác định mục tiêu trong công việc là một trong những yếu tố quản lý thời gian hiệu quả. Nếu chúng ta không xác định được mục tiêu trong công việc thì rất khó để quản lý thời gian của mình. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Và cách xác định mà người ta thường đề cập đến là nguyên tắc SMART, là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau: S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu M-Measurable: Đo đếm được A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình R-Realistic: Thực tế, không viễn vong T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của chúng ta là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? Nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ, một tỉ hay mười tỉ... Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được. Cũng đôi khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị. Bước tiếp theo sau khi xác định được mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà chúng ta có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp chúng ta luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy chúng ta hành động hướng tới mục tiêu đề ra. Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, chúng ta sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm chúng ta sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, và khi nào mua đất, cất nhà…. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường chúng ta đi bao xa, chúng ta đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó chúng ta sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu chúng ta cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi chúng ta xếp lần lượt đá-sỏi-cát, chúng ta còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là chúng ta phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống. Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 366 ngày...” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”. Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi, giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, quy trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viên có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên. Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu SMART, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giữa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu. Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” KẾT LUẬN Tại sao trong một chừng mực thời gian nhất định, một số người chẳng làm nên việc gì thật sự có hiệu quả kể cả những chuyện rất nhỏ nhặt trong khi đó một số khác làm được khối việc lớn lao, to tát? Tại sao mỗi khi không có đủ thời gian để làm một việc gì đó, hầu như ai trong chúng ta cũng than phiền, và luôn miệng ước ao rằng: “giá như một ngày có thể dài thêm...” Đề tài này đã giúp chúng ta tìm được câu trả lời. Một khi đã than phiền về việc quỹ thời gian quá hạn hẹp đồng nghĩa với việc chúng ta chưa sử dụng thời gian hiệu quả. Lúc này ta lại tự đặt ra cho mình những câu hỏi có vẻ như là rất vớ vẩn: tại sao họ lại làm được như thế? Liệu thời gian trong một ngày của họ có phải hơn chúng ta không hay họ tài giỏi hơn chúng ta nên họ làm việc nhiều hơn, mang lại hiệu quả cao và đạt thành tích tốt? Nếu ai đang giữ trong mình những suy nghĩ ấy thì tốt nhất hãy bỏ nó đi ngay từ bây giờ, dù là nguyên nhân nào đi nữa, chúng ta cũng đang lãng phí thời gian của mình, lãng phí cuộc sống của mình. Đó là những suy nghĩ không chính xác và hoàn toàn sai lầm. Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, không ai nhiều hơn và cũng không ai ít hơn, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc, mà mấu chốt ở đây đó là chúng ta sử dụng quỹ thời gian đó như thế nào cho hiệu quả. Thời gian là tài sản vô giá mà ai trong chúng ta đều cũng nhận được từ khi chúng ta có mặt trên đời. Phần lớn những nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản, hơn nữa đó là thứ tài sản vô cùng quý giá, có một không hai. Người ta không thể tích lũy nó như tàng trữ nhiên liệu. Dù muốn hay không thì chúng cũng tiêu dùng nó với tốc độ 60 giây một phút. Như Chaplin Tyler đã có một câu nói rất hay và rất có ỹ nghĩa: “Thời gian là nhân tố không suy suyễn và không co giãn nhất là trong cuộc sống của chúng ta”. Cũng như mọi tài sản, thời gian có thể được kiểm soát có hiệu quả hoặc không được kiểm soát gì cả. Và thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta không kiểm soát được gì cả. Từ góc nhìn của những nhà quản trị, thời gian là một thứ tài sản, là nguồn vốn quý báu bởi họ là người nắm giữ những nhiệm vụ quan trọng nhất và mức chi phí lương cao nhất của doanh nghiệp. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Hãy khắc phục tất cả nguyên nhân gây lãng phí thời gian của chúng ta, mỗi ngày cũng chỉ có 24 giờ, nên việc sử dụng thời gian hợp lý sẽ giúp chúng ta đạt được những mục tiêu đề ra, giảm áp lực với thời gian trong giải quyết công việc, trong một chuẩn mực nào đó, tiết kiêm thời gian còn giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí và thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống, làm được nhiều việc hơn đồng nghĩa với cuộc sống của chúng ta sẽ có ý nghĩa hơn khi nhìn lại và chúng ta không cần phải hối hả chạy theo thời gian. Kết thúc đề tài đó là những câu danh ngôn, những câu nói hay về thời gian mà nhóm sưu tập được, xin cảm ơn thầy đã tạo điều kiện cho nhóm tiếp xúc và hoàn thành đề tài này, một đề tài rất hay và vô cùng cần thiết! “Đừng than mình không có giờ. Số giờ mỗi ngày mình có cũng ngang với số giờ của một vị Tổng Thống” “Hãy có thời gian cho cả công việc và hưởng thụ; khiến mỗi ngày vừa hữu ích vừa thoải mái, và chứng tỏ rằng bạn hiểu giá trị của thời gian bằng cách sử dụng nó thật tốt. Và rồi tuổi trẻ sẽ tươi vui, và tuổi già không có nhiều hối tiếc, và cuộc đời sẽ là một thành công tươi đẹp” (Louisa May Alcott) “Anh có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không” (Benjamin Franklin) “Hỏi: Làm thế nào để không lãng phí thời gian? Đáp: Bằng cách lúc nào cũng ý thức về điều đó. Những điều có thể làm để lãng phí: Chờ đợi cả ngày bồn chồn trên ghế trong phòng đợi của nha sĩ; đứng trên ban công cả chiều Chủ nhật; nghe bài giảng bằng ngôn ngữ mình không hiểu; đi bằng đường tàu xa nhất và ít thuận tiện nhất, và dĩ nhiên đứng cả buổi xếp hàng trước quầy vé rạp hát và rồi không mua vé; và cứ như vậy...” (Albert Camus) “Thời gian của bạn không nhiều, đừng lãng phí bằng cách sống cuộc đời của người khác. Đừng nghe lời giáo điều, vì đó là suy nghĩ của người khác. Đừng để những quan điểm ồn ào lấn át tiếng nói bên trong bạn. Hãy biết bạn muốn gì. Mọi thứ khác chỉ là thứ yếu” (Steve Jobs). Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” TÀI LIỆU THAM KHẢO  Phần lớn thông tin tham khảo từ các website:  ời_gian  tieng-cua-steve-jobs/  do-cong-chuc/20499241/478/  dao/lang_phi_thoi_gian_cua_nhan_vien_va_cach_quan_ly_P2/  ly/Khac_phuc_benh_lang_phi_thoi_gian_cho_nha_quan_ly/  …  Giáo trình Quản Trị Văn Phòng – Đại học Công Nghiệp Tp Hồ Chí Minh.