Luận văn Biện pháp phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng không tại AA & Logistics

trên thế giới như FIATA, IATA, APLN, WCA… 2. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh: 2.1. Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không: Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 4 Là đối tác với nhiều hãng hàng không, AA & Logistics là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam về vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không. AA đã và đang cung cấp nhiều dịch vụ khách nhau: hàng hoá thông dụng, hàng hoá tươi sống, hàng hoá giá trị cao, hàng hoá nguy hiểm,… AA là đại lý vận chuyển hàng hoá của 21 hãng hàng không đang hoạt động tại Việt Nam và là một trong số 10 đại lý lớn nhất của các hang hàng không. Để khách hàng có nhiều sự lựa chọn, AA thực hiện dịch vụ vận chuyển kết hợp đường biển và đường hàng không, trung chuyển qua cảng Singapore và Dubai, giúp khách hàng vừa viết kiệm chi phí vừa có được dịch vụ vận chuyển nhanh nhất. Các dịch vụ cung cấp: - giao nhận từ kho chủ hàng hoặc sân bay đến sân bay hoặc kho người nhận - vận chuyển kết hợp đường biển và đường hàng không - dịch vụ phát chuyển nhanh - gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu - dịch vụ khai quan và giao nhận nội địa - dịch vụ đại lý hải quan - đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới như Thai Cargo, China Airlines,… 2.2. Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển: Với một hệ thống đại lý mạnh, dịch vụ giao nhận đường biển của AA không ngừng phát triển và cải tiến, thương hiệu AA đã được phổ biến rộng rãi. AA đã thực hiện giao nhận hàng vạn chuyến hàng xuất khẩu và nhập khẩu qua các cảng biển quốc tế tại Việt Nam. AA luôn đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng lẻ xuất khẩu nhanh, gọn, an toàn và có lợi với mức chi phí thấp theo những tuyến đường và lịch vận chuyển ổn định, hợp lý. Các dịch vụ cung cấp: - giao nhận đường biển (xuất khẩu và nhập khẩu) - dịch vụ gom hàng lẻ xuất khẩu - dịch vụ chia lẻ hàng nhập khẩu - dịch vụ giao hàng tận nhà - môi giới bảo hiểm hàng hoá - dịch vụ hỗ trợ hàng xuất nhập khẩu 2.3. Kinh doanh kho và bảo quản hàng hoá: Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 5 Hệ thống kho AA & Logistics năm ở một vị trí thuận lợi cạnh cảng Sài Gòn và gần với trung tâm thành phố. Công ty có bảo hiểm rủi ro và cháy nổ đối với hàng hoá trong kho, hơn thế hệ thống kho được trang bị hệ thống chiếu sáng, thông gió và phòng cháy chữa cháy hiện đại nên AA là sự lựa chọn đáng tin cậy của khách hàng để gửi hàng hoá lưu kho. Theo yêu cầu của khách hàng, AA thực hiện dịch vụ lưu kho bảo quản hàng hoá theo các hình thức sau: - tấn / tháng - m2 / tháng - container / ngày - thuê bao trọn kho - dịch vụ Kho ngoại quan 2.4. Dịch vụ đóng gói: Để đảm bảo việc giao hàng an toàn, đối với tài sản của khách hàng trên quãng đường dài, cần phải có sự chăm sóc đặc biệt, AA còn cung cấp them dịch vụ đóng gói tuỳ theo yêu cầu để đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển từ những đồ nhỏ nhưng giá trị lớn đến những món hàng cồng kềnh. Đặc biệt, AA thiết kế thùng carton chuyên biệt để đóng gói những vật dụng gia đình đúng theo quy định của ngành vận chuyển hàng hải quốc tế. 3. Cơ cấu tổ chức của công ty: Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 6 - Ban giám đốc + Giám đốc điều hành + Phó giám đốc + Kế toán trưởng - Giao nhận (Phòng đại lý vận tải và gom hàng, Phòng giao nhận hàng không, Phòng Logistics, Chi nhánh Hà Nội) - Đại lý tàu biển - Dịch vụ lưu kho bảo quản hàng hoá 4. Phân tích môi trường kinh doanh của công ty: 4.1. Khách hàng chủ yếu của công ty: - Công ty TNHH Hwa Vina Kyung Seafood - Công ty Sagawa Express Vietnam - Công ty Hoàn Mỹ - Công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Vinateximex - Công ty Vietcare - Công ty vận tải đường biển Navitrans - Công ty da giày Hải Phòng - Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Viettrans - Công ty TNHH Zamil Steel Việt Nam 4.2. Đối thủ cạnh tranh: Hiện nay ở Việt Nam có tới hàng trăm doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, công ty liên doanh, công ty tư nhân cùng cạnh trang với AA trong lĩnh vực giao nhận. Trong bối cảnh này để có thể tồn tại và phát triển, AA phải nhìn nhận đánh giá lại các đối thủ cạnh tranh để nắm bắt những điểm mnạh, điểm yếu của họ nhằm rút kinh nghiệm và học hỏi, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh thích hợp. Một đối thủ được cho là mạnh trên thị trường giao nhận hiện nay là GEMATRANS, doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Giao Thông Vận Tải. Đây là một công ty có ưu thế trong các dịch vụ trọn gói, các hình thức vận tải liên hợp, vận tải hàng công trình, hàng siêu trường, siêu trọng, đặc biệt là dịch vụ gom hàng. Ngoài ra GEMATRANS có mạng lưới trên phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên do GEMATRANS đang vươn ra quá nhiều lĩnh vực, dàn trải nguồn lực mỏng trên thị trường nên khả năng chuyên môn hoá sẽ giảm sút. AA cần khai thác điểm yếu này của GEMATRANS. Trong số các công ty giao nhận nước ngoài, đáng chú ý là NISSHIN, PALNAPINA, đây là những công ty có tiềm lực rất mạnh, lại có uy tín trên toàn cầu nên sẽ là những đối thủ mạnh không chỉ của AA mà còn là các công ty giao nhận của Việt Nam nói chung. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 7 Ngoài ra trên thị trường là lực lượng rất đông đảo các công ty tư nhân, thực sự cũng trở thành mối đe doạ với AA do các công ty này rất linh hoạt, nhanh nhạy, bộ máy quản lý gọn nhẹ, phương thức hoạt động mềm dẻo, không bị rằng buộc bởi các quy định về tài chính của Nhà nước, đặc biệt là nhiều nhân viên chủ chốt lại là những người trưởng thành từ những công ty giao nhận lâu năm nên họ kế thừa được những kinh nghiệm và những mối quan hệ đã được thiết lập từ trước. Từ những phân tích trên ta có thể thây, AA đang phải đối đầu với nhiều đối thủ cạnh tranh rất mạnh trên thị trường. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 8 II. Thực trạng giao nhận hàng hoá quốc tế bằng hàng không tại công ty TNHH giao nhận AA & Logistics 1. Một số vấn đề lý thuyết về dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá bằng hàng không 1.1. Khái niệm dịch vụ giao nhận bằng hàng không: Giao nhận vận tải hàng không là một trong những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối hàng hoá, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai khâu chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội. Giao nhận vận tải hàng không thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ một cách nhanh nhất. 1.2. Đặc điểm giao nhận vận tải hàng không: - Các tuyến đường vận tải hàng không hầu hết là các đường thẳng nối hai điểm vận tải với nhau. - Tốc độ của vận tải hàng không cao, tốc độ khai thác lớn, thời gian vận chuyển nhanh. - Vận tải hàng không an toàn hơn so với các phương tiện vận tải khác. - Vận tải hàng không cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn hơn hẳn so với các phương thức vận tải khác. - Vận tải hàng không đơn giản hoá về chứng từ thủ tục so với các phương thức vận tải khác. Bên cạnh ưu điểm trên, vận tải hàng không cũng có những hạn chế sau: - Cước vận tải hàng không cao - Vận tải hàng không không phù hợp vói vận chuyển hàng hoá cồng kềnh, hàng hoá có khối lượng lớn hoặc có giá trị thấp. - Vận tải hàng không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như đào tạo nhân lực phục vụ. 1.3. Các loại dịch vụ giao nhận hàng không cơ bản: 1.3.1. Dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu) Theo chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ làm những công việc sau đây: - Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp sao cho hàng được di chuyển nhanh chóng, an toàn, chính xác, tiết kiệm. - Lưu cước với người chuyên chở đã chọn - Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 9 - Đóng gói hàng hoá (trừ việc đóng gói hàng hoá thuộc trách nhiệm của người gửi hàng trước khi giao cho người giao nhận) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hoá, và những quy chế áp dụng nếu có, ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước nhập khẩu. - Lo liệu việc lưu kho, cân đo, mua bảo hiểm cho hàng hoá khi khách hàng yêu cầu. - Vận tải hàng hoá đến cảng, thực hiện việc khai báo hải quan, các thủ tục chứng từ lien quan và giao hàng cho người chuyên chở. - Thực hiện việc giao dịch ngoại hối nếu có - Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước. - Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở giao cho người gửi hàng. - Thu xếp việc chuyển tải trên đường nếu cần thiết. - Giám sát việc vận tải hàng hoá trên đường gửi tới người nhận hàng thông qua những mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài. - Ghi nhận những tổn thất của hàng hoá, nếu có. - Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất hàng hoá, nếu có. 1.3.2. Dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) Theo những chỉ dẫn của khách hàng, người giao nhận sẽ: - Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận tải hàng hoá khi trách nhiệm vận tải hàng hoá thuộc về người nhận hàng. - Nhận và kiểm tra tất cả những chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá, quan trọng nhất là vận đơn. - Nhận hàng của người chuyên chở và nếu cần thì thanh toán cước. - Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí, thuế và những phí khác cho hải quan và những cơ quan liên quan. - Thu xếp việc lưu kho quá cảnh nếu cần. - Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng. - Giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về tổn thất hàng hoá nếu có. - Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hoá nếu 2 bên có hợp đồng. 1.3.3. Dịch vụ giao nhận hàng hoá đặc biệt: Giao nhận hàng hoá đặc biệt khác giao nhận hàng hoá thông thường ở chỗ công việc này đòi hỏi người giao nhận phải có them các thiết bị chuyên dụng, đồng thời cũng yêu cầu người giao nhận phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững chắc. Đó là do hàng hoá đặc biệt không đồng nhất mà có thể là hàng bách hoá, bao gồm nhiều loại thành phẩm, bán thành phẩm, hay hàng sơ chế hoặc những hàng hoá khác giao lưu trong buôn bán quốc tế. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 10 Một số dịch vụ giao nhận hàng hoá đặc biệt mà người giao nhận thường gặp hiện nay: - Giao nhận hàng công trình: Hàng công trình chủ yếu là máy móc nặng, thiết bị để xây dựng những công trình lớn như nhà máy hoá chất, nhà máy thủy điện, sân bay, cơ sở lọc dầu. Giao nhận hàng hoá loại này là phải từ nơi sản xuất đến tận công trường xây dựng trong đó việc di chuyển cần phải có kế hoạch cẩn thận để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn. Đây là một lĩnh vực chuyên môn của người giao nhận vì nó cần những thiết bị đặc biệt như cần cẩu loại nặng, xe vận tải ngoại cỡ, tàu chở hàng đặc biệt … - Giao nhận quàn áo treo trên mắc: Quần áo may mặc được chuyên chở bằng những chiếc mắc áo treo giá trong những container đặc biệt gọi là container treo (hanging container). Đây cũng chỉ là những chiếc container 20’, 40’ bình thưòng nhưng được lắp thêm những thanh bar ngang hoặc dọc hay những sợi dây có móc để móc mắc treo vào. Loại container này có những yêu cầu về vệ sinh rất nghiêm ngặt. Ở nơi đến, quần áo được chuyển trực tiếp từ container vào cửa hàng để bày bán. Cách này loại bỏ được việc phải chế biến lại quần áo nếu đóng nhồi trong container, đồng thời tránh được ẩm ướt, bụi bậm. - Giao nhận hàng triển lãm Người giao nhận thường được người tổ chức triển lãm hay các đơn vị tham gia triển lãm giao cho việc chuyên chở hàng đến nơi triển lãm ở nước ngoài. Đây thường là hàng tạm nhập tái xuất hoặc tạm xuất tái nhậ nên cũng có những thủ tục riêng trong giao nhận không giống hàng hoá xuất nhập khẩu thông thường đòi hỏi người giao nhận phải có kinh nghiệm. 1.3.4. Các dịch vụ khác: Ngoài những dịch vụ nêu trên, tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng, người giao nhận có thể làm những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt như gom hàng, dịch vụ liên quan đến hàng công trình, công trình chìa khoá trao tay … Người giao nhận cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều kh oản cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương, tóm lại là tất cả những vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh của khách hàng, cho dù khách hàg có yêu cầu hay không. 1.4. Quy trình giao nhận hàng hoá bằng hàng không: 1.4.1. Giao hàng xuất khẩu: Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 11 Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu tiến hành chuẩn bị hàng hoá và lập một số chứng từ cần thiết về hàng hoá để giao hàng cho hãng hàng không. Thông thường, họ uỷ thác cho người giao nhận hay đại lý hàng không bằng một hợp đồng uỷ thác giao nhận. Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng vận chuyển chỉ định và cho phép khai thác hàng hoá. Quy trình giao nhận xuất khẩu như sau: - Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm với thư chỉ dẫn của người gửi hàng để người giao nhận giao hàng cho hãng vận chuyển và lập vận đơn. Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội dung chính sau:  Tên và địa chỉ của người gửi hàng;  Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển;  Số kiện, trọng lượng;  Kích thước của hàng;  Đặc điểm và số lượng hàng hoá;  Phương pháp thanh toán cước phí;  Ký mã hiệu hàng hoá;  Có hay không mua bảo hiểm cho hàng hoá;  Liệt kê các chứng từ gửi kèm. - Người giao nhận sẽ cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng của người giao nhận (FCR – fowarder’s certificate of receipt). Đây là sự thừa nhận chính thức của người giao nhận là họ đã nhận hàng. FCR gồm những nội dung chính sau:  Tên, địa chỉ của người uỷ thác;  Tên, địa chỉ của người nhận hàng;  Ký mã hiệu và số hiệu hàng hoá;  Số lượng kiện và cách đóng gói;  Tên hàng;  Trọng lượng cả bì;  Thể tích;  Nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận - Người giao nhận sẽ cấp giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (FTC – forwarder’s certificate of transport), nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng tại đích. Nội dung chính của FTC gồm:  Tên, địa chỉ của người uỷ thác;  Tên và địa chỉ của người nhận hàng;  Địa chỉ thông báo;  Phương tiện vận chuyển; Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 12  Từ/qua;  Nơi hàng đến;  Tên hàng;  Ký mã và số hiệu hàng hoá;  Trọng lượng cả bì;  Thể tích;  Bảo hiểm  Cước phí và kinh phí trả cho;  Nơi và ngày phát hành chứng từ. - Người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (FWR – forwarder’s warehouse receipt) nếu hàng được lưu tại kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không. FWR gồm những nội dung chính sau:  Tên và người cung cấp hàng;  Tên người gửi vào kho;  Tên thủ kho;  Tên kho;  Phương tiện vận tải;  Tên hàng;  Trọng lượng cả bì;  Tình trạng bên ngoài của hàng hoá khi nhận và ai nhận;  Mã và số hiệu hàng hoá;  Số hiệu và bao bì;  Bảo hiểm;  Nơi và ngày phát hành FWR. - Trên cơ sở uỷ thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợp và lập chứng từ sau đây để chuẩn bị giao hàng cho hang hàng không.  Giấy phép xuất khẩu: do cơ quan quản lý xuất nhập khẩu của một nước cấp, ở Việt Nam là Bộ Công Thương. Giấy phép xuất khẩu của Việt Nam có 2 loại chính: loại 1 là giấy phép mẹ, tức là loại giấy phép cấp cho doanh nghiệp được phép xuất hay nhập một khối lượng hay trị giá hàng trong một năm. Loại 2 là giáy phép con, được cấp cho từng chuyến hàng một, giấy phép con còn gọi là giấy phép chuyến, loại 2 được sử dụng phổ biến hơn. Giấy phép xuất nhập khẩu gồm những nội dung chủ yếu sau:  Tên, địa chỉ của người xuất khẩu; Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 13  Số giấy phép, ngày cấp;  Thời gian hiệu lực;  Cơ sở cấp giấy phép  Loại hình kinh doanh;  Cửa khẩu nhập;  Hợp đồng số;  Ngày;  Dạng hợp đồng;  Chi tiết về vận tải;  Điều kiện và địa chỉ giao hàng;  Thời gian giao hàng;  Phương thức thanh toán;  Đồng tiền thanh toán;  Tên hàng, chủng loại bao kiện, tên và đặc điểm hàng hoá;  Ký mã hiệu hàng hoá;  Số lượng hàng hoá;  Đơn giá, trị giá;  Người và ngày xin cấp giấy phép;  Xác nhận của hải quan;  Cơ quan duyệt cấp giấy phép ký tên, đóng dấu.  Bản kê chi tiết hàng hoá: là bản khai chi tiết về hàng hoá của người gửi hàng, nhiều khi người ta dung phiếu đóng gói thay bản kê khai chi tiết. Nội dung chính của bản khai chi tiết:  Tên và địa chỉ của người gửi hàng;  Tên hàng;  Ký mã hiệu của hàng;  Số kiện hàng;  Trọng lượng toàn bộ;  Trọng lượng tịnh;  Kích thước của hàng hoá;  Mô tả hàng hoá;  Chữ ký của người lập.  Bản lược khai hàng hoá là một bản kê khai tóm tắt về hàng hoá chuyên chở. Lược khai hàng hoá do người giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng sẽ gửi chung một vận đơn (trường hợp gom hàng). Lược khai hàng hoá bao gồm những nội dung chính sau:  Tên, địa chỉ người gửi; Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 14  Tên, địa chỉ người nhận;  Số thứ tự của vận đơn;  Tên hàng  Ký mã hiệu;  Trọng lượng;  Số kiện hàng của từng vận đơn;  Nơi đi;  Nơi đến.  Giấy chứng nhận xuất xứ: là chứng từ ghi nơi sản xuất của hàng hoá do người xuất khẩu kê khai, ký và được cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu xác nhận (ở Việt Nam là phòng thương mại và công nghiệp, Phòng XNK Bộ Công Thương). Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm những nội dung chủ yếu sau:  Tên và địa chỉ của người gửi hàng;  Tên và địa chỉ của người nhận hàng;  Phương tiện và tuyến vận tải;  Mục đích và sử dụng chính thức;  Số thứ tự của lô hàng;  Mã và số hiệu bao bì;  Tên hàng và mô tả hàng hoá;  Số lượng hàng hoá;  Số và ngày của hoá đơn thương mại;  Cam đoan của người xuất khẩu về hàng hoá;  Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.  Tờ khai hàng hoá XNK (khai hải quan): là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo, xuất trình do cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.  Vận đơn hàng không, hoá đơn thương mại Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hoá gồm:  Các bản còn lại của MAWB và HAWB  Hoá đơn thương mại  Bản kê khai chi tiết hàng hoá  Giấy chứng nhận xuất xứ  Phiếu đóng gói  Lược khai hàng hoá  Và chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 15 Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặc HAWB) cùng thông báo thuế và thu tiền cước cùng các khoản chi phí cần thiết có liên quan. 1.4.2. Nhận hàng nhập khẩu: Theo sự uỷ thác của người giao nhận nước ngoài hay người nhập khẩu, người đại lý hay người giao nhận hàng không sẽ tiến hành giao nhận hàng hoá bằng chứng từ được gửi từ nước xuất khẩu và những chứng từ do nước nhập khẩu cung cấp. - Nếu chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người nhập khẩu tại kho hay trạm giao nhận hàng hoá của sân bay thì sau khi được thông báo đã đến của hãng vận chuyển cấp vận đơn thì:  Người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng hoá (đã trình bày ở phần giao hàng xuất khẩu)  Sau khi thu hồi bản vạn đơn gốc số 2, người giao nhận cùng người nhập khẩu làm các thủ tục nhận hàng ở sân bay.  Nếu người giao nhận là đại lý gom hàng thì phải nhận lô hàng nguyên bằng vận đơn chủ sau đó chia hàng và giao cho các chủ hàng lẻ và thu hồi lại vận đơn gom hàng. - Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến đích, thì ngoài việc thu hồi các bản số 2 của vận đơn chủ hoặc vận đơn gom hàng, người giao nhận còn phải yêu cầu người nhập khẩu cung cấp các chứng từ sau:  Giấy phép nhập khẩu  Bản kê khai chi tiết hàng hoá  Hợp đồng mua bán ngoại thương  Chứng từ xuất xứ  Hoà đơn thương mại  Lược khai hàng nếu gửi hàng theo HAWB  Tờ khai hàng nhập khẩu  Giấy chứng nhận phẩm chất Người giao nhận tiến hành nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thus au, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không, thông quan cho hàng hoá. Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho của người nhập khẩu cùng giấy tờ hải quan và thông báo thuế. Người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán các chi phí mà người giao nhận đã nộp cùng phí giao nhận cho người giao nhận. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 16 2. Thực trạng giao nhận hàng hoá quốc tế bằng hàng không tại công ty TNHH giao nhận AA & Logistics (chi nhánh Hà Nội) 2.1. Quy trình giao nhận hàng hoá bằng hàng không tại công ty 2.1.1. Nhận thông tin khách hàng từ bộ phận Sales của Logistics hoặc từ bộ phận chứng từ chuyển qua Bộ phận Sales của Logistics sau khi ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng sẽ chuyển thông tin khách hàng cho bộ phận Operation để tiến hành giao dịch thực hiện dịch vụ. Đối với những lô hàng do bộ phận Air gửi Phiếu yêu cầu thực hiện dịch vụ, chứng từ lô hàng sẽ được người phụ trách chứng từ trực tiếp nhận và kiểm tra. Sau đó, người phụ trách chứng từ sẽ chuyển hồ sơ và thông tin khách hàng cho Giám sát Bộ phận giao nhận để phân công thực hiện lô hàng. Khi đã có thông tin về khách hàng của AA, bộ phận giao nhận dưới sự phân công của Giám sát bộ phận, sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng để lấy thông tin về lô hàng, yêu cầu khách hàng fax bản chứng từ để kiểm tra 2 ngày trước ngày hàng đến hoặc 1 ngày trước ngày xuất hàng. Sau đó bộ phận giao nhận chuyển cho người lập chứng từ Double check và chuẩn bị hồ sơ. 2.1.2. Tìm hiểu hồ sơ khách hàng Sau khi kiểm tra chứng từ copy của lô hàng đầy đủ và hợp lệ, nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu người phụ trách chứng từ cùng kiểm tra và lập hồ sơ. Đối với những lô hàng có trục trặc về khâu chứng từ hoặc về hàng hoá, nhân viên giao nhận phải thông báo cho Giám sát bộ phận biết tình hình, phối hợp với khách hàng khắc phục thiếu sót hoặc tìm cách tháo gỡ. Khi có khả năng phát sinh chi phí thực hiện lô hàng, giám sát bộ phận sẽ thông báo với Bộ phận Sales để báo lại giá và cùng khách hàng thống nhất cách xử lý. 2.1.3. Tiến hành thủ tục cần thiết để giao nhận hàng hoá Ngay lập tức khi nhận được Thông báo hàng đến hoặc chứng từ hàng xuất phải đên gặp khách hàng để lấy chứng từ gốc (đối với hàng nhập), hoặc lấy chữ ký của người có thẩm quyền phía khách hàng (đối với hàng xuất) để hoàn tất hồ sơ khai báo hải quan. Khi giao nhận chứng từ gốc với khách hàng phải có Document Delivery Note, hai bên ký nhận và mỗi bên giữ một bản. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 17 Nhân viên giao nhận phải kiểm tra lần cuối Hồ sơ trước khi nộp cho Hải quan, và là người ký vào phần “Last checked on” trên bản Import/Export clearance – Cover page and Check list. Nhân viên giao nhận và nhân viên lập chứng từ cùng liên đới chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hồ sơ, đặc biệt là về mặt tài chính nếu phát sinh gây ra do lỗi chuẩn bị chứng từ. Chứng từ gốc của lô hàng phải được copy lưu file trước khi xuất trình Hải quan. Nhân viên giao nhận phối hợp với nhà cung cấp vận tải yêu cầu xe, theo dõi giờ đến, số xe để ghi trong Cargo Delivery Note khi đến giao hàng cho khách hoặc load hàng xuất đi. Trên biên bản cũng phải thể hiện giờ đến lấy hàng hoặc giao hàng, có ký nhận giữa nhân viên giao nhận và người thừa hành của khách hàng. Bất kỳ có sự chậm trễ nào gây ra chi phí lưu kho hoặc các chi phí phát sinh khác nhân viên giao nhận phải có trách nhiệm thông báo với khách hàng biết tình hình, lý do của sự chậm trễ, đồng thời báo ngay cho Giám sát bộ phận biết. Trường hợp Giám sát bộ phận không thể quýet định được, phải báo lên Giám đốc bộ phận để xin ý kiến. Khi được khách hàng yêu cầu hỗ trợ trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá nằm trong khả năng của nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận sẽ hết long phục vụ khách hàng. Nhân viên giao nhận có trách nhiệm phát huy tối đa nghiệp vụ của mình khi làm việc với Hải quan, với Cảng để đảm bảo tiến độ mở tờ khai Hải quan cũng như nhập xuất hàng cho khách. Nếu có sự cố về nghiệp vụ, nhân viên giao nhận phải liên lạc với giám sát bộ phận để tìm cách giải quyết. Chỉ khi không giải quyết được và cần sự hỗ trợ của khách hàng, nhân viên mới thông báo về sự cố cho khách hàng biết. Thời gian thực hiện một lô hàng thông thường được phép chậm nhất khi đã nhận đầy đủ chứng từ (Tờ khai, Bill, D/O …) như sau: - Xuất Air: ½ ngày - Nhập Air: 1 ngày 2.1.4. Lên chí phí lô hàng Chi phí thực hiện lô hàng được áp dụng theo Bảng giá Cost của Công ty đã được Giám đốc công ty thông qua. Nhân viên giao nhận sử dụng tối đa kinh nghiệm nghiệp vụ của mình và hạn chế chi phí trong phạm vi bảng giá nói trên. Những chi phí nào có hoá đơn, nhân viên giao nhận phải xuất trình đầy đủ, hợp lệ hoặc phải giải trình một cách hợp lý. Nếu không có, khoản chi phí đó sẽ không được duyệt. Bất kỳ một chi phí phát sinh nào trong quá trình làm hàng phải được sự đồng ý của Giám đốc bộ phận, do Giám sát bộ phận duyệt trước và xin ý kiến Giám đốc bộ phận và cũng phải chịu trách nhiệm giải trình khi thanh toán. Giám sát bộ phận có trách nhiệm nắm rõ Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 18 tình hành làm hàng của nhân viên và xác nhận được những chi phí phát sinh đó. Những chi phí phát sinh phải được thông báo kịp thời ch khách hàng (trường hợp phát sinh từ phía khách hàng) hoặc giám sát bộ phận phải trình báo lên Giám đốc bộ phận (nếu phát sinh từ phía Công ty AA và Công ty AA chịu phát sinh đó) Trước mỗi lô hàng, nhân viên giao nhận phải làm Bản dự chi để trình Giám sát bộ phận. Giám sát bộ phận được phép ký duyệt Tạm ứng cho nhân viên giao nhận với số dư nợ tối đa của mỗi lô hàng không vượt quá 5.000.000đ, nếu vượt quá năm triệu đồng sẽ chuyển cho Giám đốc ký duyệt và phải có chữ ký của Giám sát bộ phận. Thời gian thanh toán tạm ứng là 3 ngày kể từ ngày tạm ứng. Nhân viên giao nhận phải nộp phiếu thanh toán tạm ứng cho Giám sát bộ phận ký nháy, rồi chuyển cho Giám đốc bộ phận duyệt ngay khi hoàn tất lô hàng. 2.1.5. Hoàn tất giao - nhận hàng và thủ tục XNK Khi hoàn tất các thủ tục kê hàng hàng xuất nhập, nhân viên giao nhận phải báo cho khách hàng biết tình hình để khách hàng yên tâm về thủ tục lô hàng. Khi hoàn tất giao nhận phải ký nhận với khách hàng Cargo Delivery Note. Khi nhận được tờ khai có xác nhận của Hải quan (hồ sơ thông quan của lô hàng) phải copy tờ khai lưu file AA và fax cho khách hàng, sau đó giao cho khách hàng bản gốc. Việc giao nhận chứng từ phải được thể hiện bằng Document Delivery Note. Cuối cùng, nhân viên giao nhận phải thông báo cho nhân viên lập chứng từ tình hình lô hàng để đóng hồ sơ, đồng thời nhập dữ liệu EDI và ra hoá đơn cho khách hàng. 2.2. Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng hàng không của công ty AA & Logistics (chi nhánh Hà Nội) 2.2.1. Sản lượng giao nhận Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 SLGN hàng không (kg) 414321 372061 407890 482412 473970 Chỉ số phát triển (%) 89,8 109,63 118,27 98,25 SLGN toàn công ty 1573570 1602330 1792135 2704103 2226092 Tỷ trọng (%) 26,33 23,22 22,76 17,84 22,19 Qua bảng trên ta thấy rằng trong những năm gần đây, sản lượng giao nhận năm 2006 đạt mức cao nhất, lên đến gần 500 tấn, tăng gần 20% so với Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 19 năm 2005. Đến năm 2007 vẫn duy trì được khối lượng này và xu hướng này sang năm 2008 sẽ vẫn tiếp tục phát triển (ước năm 2008 là trên 500 tấn). Con số này tuy tăng không đều nhưng ở mức cao cho thấy công ty có chiến lược kinh doanh đúng đắn và có được sự tin tưởng của khách hàng. So với tổng sản lượng giao nhận của công ty thì sản lượng giao nhận hàng không luôn chiếm tỉ trọng gần 30% và đang có xu hướng tăng lên. Ta có thể thấy tuy năm 2004 là một năm đầy khó khăn đối với AA vì vào năm này công ty vấp phải sự cạnh tranh quyết liệt của các công ty khác làm sản lượng giao nhận nói chung sụt giảm nhưng tỷ trọng đường hàng không vẫn giữ được ở mức gần 24%. Có thể nói xét về mặt sản lượng giao nhận, AA đã đạt được kết quả khả quan. Nhưng đối với dịch vụ giao nhận hàng hoá, con số có ý nghĩa hơn đối với người giao nhận lại là giá trị giao nhận vì nó phản ánh số tiền mà người giao nhận có được khi tiến hành giao nhận một lô hàng cho khách hàng của mình. Vì vậy phần tiếp sau đây sẽ cho ta thấy rõ khía cạnh này. 2.2.2. Giá trị giao nhận Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 GTGN hàng không () 461168 462090 529602 504340 557296 Chỉ số phát triển (%) 100,2 114,61 95,23 110,5 GTGN toàn công ty 1525026 1383088 1479748 1316127 1480595 Tỷ trọng (%) 30,24 33,41 35,79 38,32 37,64 Bảng trên cho thấy, trong hoạt dộng giao nhận vận tải hàng không dù sản lượng giao nhận chỉ chiếm 25% nhưng giá trị giao nhận luôn chiếm hơn 30%. Điều này có thể lý giải là do tiền cước phí giao nhận một đơn vị hàng hoá trong vận tải hàng không cao hơn nhiều so với các phương thức vận tải khác trong khi năng lực vận chuyển thấp. Qua đó chúng ta thấy con số tỷ trọng giá trị giao nhận trung bình 35% có thể coi là rất thành công, nhất là trong tình hình cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay. Giá trị giao nhận hàng không của công ty ở mức cao, xu hướng chung là tăng lên và tương đối đồng đều qua các năm. Năm 2006, tuy giá trị tuyệt đối của hoạt động này giảm nhưng tỷ trọng vẫn tăng lên cho thấy dùg trong hoàn cảnh khó khăn, giao nhận vận tải hàng không vẫn đã, đang và sẽ là hoạt động chủ đạo của công ty. 2.2.3. Mặt hàng giao nhận trong vận tải hàng không Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 20 Năm Mặt hàng 2005 2006 2007 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Dệt may 217984 41,16 212630 42,16 228157 40,94 Da giày 179641 33,92 176418 34,98 195890 35,15 Thiết bị điện tử 89503 16,90 67481 13,38 77185 13,85 Các mặt hàng khác 42474 8,02 47811 9,48 56064 10,06 Tổng 529602 100 504340 100 557296 100 Hàng dệt may là một trong những mặt hàng thế mạnh của AA, chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu mặt hàng giao nhận (khoảng 40%). Chúng ta đều biết trong những năm gần đây, mặt hàng này cũng là một mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam. Nó đem lại không chỉ nguồn ngoại tệ to lớn cho đất nước mà còn đóng góp vào doanh thu của các công ty giao nhận vận tải. Hơn thế AA lại có được những khách hàng truyền thống là những công ty may mặc lớn như Vinateximex. Tuy nhiên, do việc kiểm soát và cấp hạn ngạch hạn chế của Châu Âu và Mỹ trong thời gian gần đây nên tỷ trọng giao nhận mặt hàng này ở AA có chiều hướng giảm sút. Bù lại trong những năm qua, công ty ký được nhiều hợp đồng giao nhận các mặt hàng máy móc thiết bị, linh kiện điện tử… Những loại hàng này lại đem về doanh thu cao nên tỷ trọng có xu hướng tăng lên. Các mặt hàng như giày dép da và các sản phẩm từ da luôn giữ vị trí ổn định. Ngoài ra những mặt hàng khác tuy không đều nhưng tổng đóng góp cũng tăng lên cùng với việc mở rộng quan hệ bạn hàng của công ty. 2.2.4. Thị trường giao nhận của vận tải hàng không Các thị trường có lượng hàng giao nhận lớn của AA hiện nay là: - Khu vực Đông Nam Á: bao gồm một số nước trong khối ASEAN như Thái Lan, Singapore, Phillipin … - Khu vực Đông Bắc Á: chủ yếu là Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản. - Khu vực châu Âu: khối EU - Khu vực Châu Mỹ: Hoa Kỳ, Canada,… Ta nhận thấy rằng đây đều là những nước có cảng hàng không lớn. Nhưng không có nghĩa những nước có cảng hàng không nhỏ, cần phải qua nhiều cảng chuyển tải thì AA ko nhận hàng. Nhờ vậy thị trường giao nhận của AA ngày càng được mở rộng. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 21 3. Đánh giá: 3.1. Thị phần còn hạn chế: Hiện nay AA mới chỉ chiếm được khoảng gần 8% thị phần giao nhận hàng hoá nói chung và khoảng 7% thị phần giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đường hàng không. Thị phần này về tỷ trọng thì không phải là quá nhỏ nhưng với một công ty quy mô như AA thì đây có thể coi là một tồn tại cần khắc phục. So với các công ty giao nhận nước ngoài hay liên doanh thì thị phần này càng trở nên nhỏ bé mặc dù các công ty này mới nhảy vào Việt Nam một thời gian chưa lâu. Điều này chưa hẳn nằm trong tầm kiểm soát của AA cũng như các doanh nghiệp khác vì các công ty đó có tiềm lực về vốn và công nghệ, họ thường đưa ra mức giá thấp hơn với dịch vụ cũng rất hoàn hảo. Mà với các khách hàng thì đôi khi mức chào giá ban đầu đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình ra quyết định. Nói tóm lại, AA không thể tự bằng long với những gì đã có mà cần phải nỗ lực hơn nữa mới có thể giành được vị trí cao hơn trong thị trường giao nhận vận tải hàng không ở Việt Nam. 3.2. Cơ cấu giao nhận còn mất cân đối Tại công ty TNHH giao nhận AA & Logistics, sự mất cân đối về cơ cấu hàng hoá giao nhận bằng đưòng hàng không thể hiện ở sự không cân bằng trong sản lượng cũng như giá trị hàng xuất – hàng nhập. Trong khi Việt Nam vẫn còn là một nước nhập siêu thì tỷ trọng giao nhận hàng xuất tại AA lại luôn chiếm ưu thế, còn hàng nhập không chỉ ít về số lượng mà giá trị giao nhận còn nhỏ bé hơn nhiều. Giá trị hàng xuất của AA chiếm đến hơn 70% tổng giá trị giao nhận, đem về nguồn thu nhập chủ yếu cho doanh nghiệp chứ không phải là hàng nhập trong khi Việt Nam vẫn là một nước nhập siêu. Sở dĩ như vậy vì các doanh nghiệp Việt Nam thường có thói quen xuất khẩu theo điều kiện FOB, nhập khẩu theo điều kiện CIF. Trong cả hai trường hợp thì quyền vận tải đều do phía nước ngoài quyết định. Tuy nhiên đối với hàng xuất, trong thời gian gần đây, nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam đã dần nhận thức được ý nghĩa của việc giành quyền vận tải. Thêm vào đó, đối với hàng xuất, người giao nhận dễ dàng tiếp cận khác hàng hơn. Còn đối với hàng nhập, các đại diện hay đại lý của các công ty nước ngoài do có lợi thế về am hiểu thị trường cùng tiềm lực vốn lớn thường đưa ra mức cước rất thấp, do đó cho dù các công ty giao nhận Việt Nam có cố gắng thế nào cũng khó thuyết phục được khách hàng. Nên với hàng nhập, người giao nhận Việt Nam thường chỉ có nguồn thu từ phí giao nhận từ các cảng chuyển tải về đến cảng Việt Nam. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 22 3.3. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ không chỉ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải hàng không mà còn được coi là một tồn tại cầng khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng không, lượng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc. Nhiều khi số chỗ đã đặt trước của các hãng hàng không hết, công ty buộc phải từ chối hàng. Song đến mùa hàng xuống, khối lượng giảm, công việc vì thế mà cũng ít đi. Khoảng thời gian hàng nhiều thường là những tháng giữa năm như tháng 6 đén tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dương Lịch). Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của công ty không ổn đinh, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và thu nhập của người lao động. Hơn nữa, trong những khoảng thời gian mùa hàng xuống, công ty vẫn phải trả lương cho nhân viên, khiến lợi nhuận bị giảm sút. Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngoài sự trù liệu của doanh nghiệp nên để khắc phục không đơn giản, nó cần sự vận động của bản thân doanh nghiệp, hơn thế nữa là sự tin tưởng, ủng hộ của khách hàng. 3.4. Trình độ đội ngũ cán bộ còn hạn chế, hiệu quả làm việc chưa cao Chúng ta biết hoạt động giao nhận là một công việc khác phức tạp, đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng, Khi giao dịch với khách hàng, người giao nhận không chỉ phải giỏi nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vững mức cước trên thị trường với từng dịch vụ, từng luồng tuyến mà còn phải thông tường pháp luật, có những kiến thức tổng quát về tính chất hàng hoá, có khả năng thuyết phục khách hàng, hơn thế phải tư vấn cho khách hàng về nhu cầu thị trường. Muốn vậy người làm giao nhận phải am hiểu nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, nắm vững địa lý, có nghệ thuật giao tiếp với khách hàng. Tại công ty TNHH giao nhận AA & Logistics, đội ngũ lao động được đánh giá so với các công ty khác là giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm. Nhứng nếu so sánh với những người đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ của cán bộ nhân viên AA vẫn còn non yếu, chưa thể đáp ứng yêu cầu hội nhập. Điều đó thể hiện ở chỗ chỉ có khoảng 20% nhân viên có bằng trên đại học, 27% thông thạo từ 2 ngoại ngữ trở lên, số còn lại chỉ biết 1 ngoại ngữ, vẫn còn những nhân viên chưa có bằng chính quy. Điều này gây khá nhiều cản trở trong hoạt động của công ty. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 23 III. Biện pháp phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng không tại AA & Logistics 1. Mục tiêu và phương hướng phát triển của AA & Logistics trong thời gian tới Để tằng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, AA đã đề ra một số mục tiêu và phương hướng phát triển như sau: - Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, đặc biệt chú trọng thị ftrường Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề. - Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống. - Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho bãi, đổi mới thiết bị, phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận - Xây dựng chiến lược kinh doanh cho những năm tiếp theo, trong đó chú trọng mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời đa dạng hoá các loại hinh dịch vụ trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh. - Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Văn phòng công ty, giữa văn phòng với chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau vì lợi ích chung và lợi ích của từng đơn vị. 2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng không tại công ty 2.1. Giải pháp về thị trường: Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận như hiện nay, muốn tồn tại và phát triển đồng thời nâng cao thị phần, AA cần phải mở rộng thị trường giao nhận. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt được các mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu củng cố, tăng cường vị thế và mục tiêu an toàn. Khi thị trường đã được mở rộng thì cho dù một khu vực thị trường nào đó có biến động cũng sẽ không gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của toàn công ty. Có 2 hình thức mở rộng thị trường, đó là mở rộng thị trường theo chiều rộng và mở rộng thị trường theo chiều sâu: - Mở rộng thị trường theo chiều rộng được hiểu là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý. Cho đến nay, AA đã vươn ra nhiều thị trường Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 24 quốc tế, hoạt động trên hầu hết các châu lục như Châu Âu, Châu Á, Châu Mỹ, Châu Phi. Tuy nhiên, vẫn còn một số thị trường mà công ty chưa khai thác hết tiềm năng của nó như khu vực Châu Phi, khu vực Nam Mỹ (Mexico, Brazil,…) - Mở rộng thị trường theo chiều sâu là trên cùng một thị trường hiện có nhưng công ty có thể thu hút thêm nhiều khách hàng, củng cố, thiết lập quan hệ lâu dài với các khách hàng truyền thống bằng chất lượng dịch vụ, bằng việc mở rộng phạm vi dịch vụ của mình. 2.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ là rất khó khăn bởi khái niệm “chất lượng dịch vụ” còn rất mơ hồ, chưa có một tiêu chuẩn nào đánh giá. Trong hạot động giao nhận hàng hoá, chất lượng của dịch vụ đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, yên tâm là hàng hóa của mình đang được an toàn và đến đích chính xác trong tay những người giao nhận mẫn cán nhất. Ta thấy rằng AA mới chỉ chiếm được thị phần rất nhỏ trong thị trường giao nhận vận tải hàng không một phần là do chất lượng dịch vụ chưa cao, một số khách hàng khi uỷ thác cho AA giao nhận một lô hàng do gặp quá nhiều trục trặc đã không quay lại công ty nữa. Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lượng là rất cần thiết, nó giúp công ty bớt được gánh nặng cạnh tranh bằng giá vì trong cuộc chiến giá cả, AA không thể đấu lại được với các công ty nước ngoài có tiềm lực về vốn. Với loại hình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, chất lượng dịch vụ đôi khi thể hiện ở những việc đôi khi rất nhỏ. Chẳng hạn với những hoàng hoá đặc biệt như hàng container treo cần yêu cầu về vệ sinh cao thì công ty nên chọn container sạch, các trang thiết bị làm hàng cũng nên đảm bảo để hàng được xếp đều, không bị nhàu nát. Nếu chỉ cần chú ý những chi tiết nhỏ nhặt như thế thì cách nhìn nhận, đánh giá của khách hàng đối với dịch vụ của công ty sẽ khác hẳn. Ngoài ra tạo dịch vụ tốt cũng tức là tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế. Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra. Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của công ty trong cạnh tranh. Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 25 2.3. Giải pháp về xúc tiến thương mại Xúc tiến thương mại là hoạt động vô cùng phong phú. Mọi công ty đều biết đến tầm quan trọng của hoạt động này nhưng để thực hiện một kế hoạch xúc tiến hiệu quả là một việc rất khó khăn bởi đa phần các công ty Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài. Nhưng để phát triển bền vững, AA cần thúc đẩy hoạt động này. Xúc tiến thương mại với một doanh nghiệp dịch vụ bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: quảng cáo và quan hệ khách hàng mà trong đó quan trọng là chính sách chăm sóc khách hàng. Về phương tiện quảng cáo, AA có thể quảng cáo trên báo, làm panô, áp phích quảng cáo. Đây là các biện pháp dễ dàng mà không quá tốn kém vì khác với các doanh nghiệp sản xuất, phải đưa ra chiến dịch quảng cáo rầm rộ khi đưa ra sản phẩm mới, là một doanh nghiệp dịch vụ, AA chỉ cần quảng cáo thường xuyên mà không cần quá phô trương. Ngoài ra, tăng cường quảng cáo tại các cơ sở giao dịch cũng là biện pháp thưòng dung đối với một ngân sách không lớn của những công ty như AA. Hiện nay công ty cũng sử dụng nhiều loại hình tiếp thị như: in các ấn phẩm giới thiệu về công ty có hình thức đẹp, tham gia các hội trợ triển lãm… Tuy nhiên hình thức được ưa chuộng nhất có vẻ như là các nhân viên của công ty đi đến các đơn vị xuất nhập khẩu để xây dựng quan hệ bằng cách đưa báo giá, tờ rơi, thuyết phục khách hàng. Không chỉ là thưòng xuyên đi gặp khách hàng để tìm hiểu về những nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng đối với dịch vụ của công ty, những cuộc trao đổi còn giúp cho hai bên hiểu và tin tưởng lẫn nhau. Điều này rất có lợi cho những công ty trong những lúc khó khăn. Bên cạnh đó, để giành được sự ủng hộ của khách hàng, AA có thể áp dụng một số cách sau: cho khách hàng hưởng hoa hồng thoả đáng, với những khách hàng lớn có lượng hàng ổn định cho hưởng mức giá ưu đãi, quan tâm đến khách hàng khi ốm đau, thai sản, hiếu hỉ,… Những điều này nghe tưởng như không hiệu quả nhưng đã được nhiều công ty áp dụng và đạt được nhiều thành công. 2.4. Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới Trước hết là về trình độ nghiệp vụ, cho dù mỗi nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm về nghiệp vụ nhưng vai trò của công ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động của mình là không thể phủ nhận. Công ty cần thường xuyên tổ chức các khoá học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giap tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các nhân viên kinh doanh. Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Có thế mới tạo lợi Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 26 nhuận cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi nhân viên luôn phải tự học tập, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kíến thức, trình độ của mình. Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho các nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sang tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản của công ty. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như AA, tinh thần trách nhiệm, tính mẫn cán trong công việc nên đặc biệt coi trọng vì khi khách hàng đã tin tưởng giao hàng hoá vào tay người giao nhận, họ phải được đảm bảo rằng hàng hoá sẽ được an toàn. 2.5. Giải pháp về tổ chức quản lý Một công ty rất cần có những cán bộ giỏi nhưng làm thế nào để kết hợp họ thành một tập thể mạnh còn quan trọng hơn. Mà điều này lại phụ thuộc rất nhiều vào phương thức tổ chức quản lý của công ty. Mỗi công ty có một mô hình tổ chức riêng và có một phương thức quản lý riêng, phù hợp với mô hình tổ chức đó. AA tuy đã có rất nhiều cải tiến nhằm từng bước hoàn thiện mô hình quản lý của mình nhưng phải thẳng thắn thừa nhận rằng, công ty hoạt động còn cồng kềnh, chưa thực sự tạo được mối liên kết giữa các chi nhánh, phòng ban. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chưa đạt hiệu quả mong muốn, không tạo được sức mạnh tập thể của một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Chính vì vậy công ty cần phải đổi mới hình thức quản lý và mô hình tổ chức cho phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của công ty. Hiện nay tuy AA đã có phòng chuyên trách về marketing và các phòng ban chuyên về đường hàng không, đường biển,.. nhưng chưa phát huy được hết tác dụng. Đó là do phòng marketing chưa được tạo điều kiện thuận lợi nhất trong các hoạt động, các phòng ban khi nhận được việc tiến hành không chu đáo làm mất uy tín của phòng Marketing. Biện pháp trước mắt là phải chấn chỉnh ngay hoạt động của các phòng ban, mỗi phòng chỉ hoạt động đúng chức năng của mình. Phòng Thị trường đóng vai trò chủ đạo trong quan hệ khách hàng, thực hiện việc nghiên cứu dự báo nhu cầu thị trường, thực hiện chức năng hướng dẫn các phòng ban khác, đồng thời khuyến khích các phòng ban khác thiết lập và mở rộng bạn hàng. Chuyên môn hoá theo hướng trên vừa phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, vừa đảm bảo tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban trong quá trình thực hiện các công đoạn khác nhau của một nghiệp vụ. Điều đó không dễ dành thực hiện, đòi hỏi chi phí về thời gian, tiền của, công sức không nhỏ. Nhưng chỉ khi làm được những điều đó, Giao nhận hàng không Nguyễn Tùy Anh – A2 QTKDA – K44 27 AA mới phát huy được hết thế mạnh, tiềm lực của một công ty lớn, đầu ngành trong lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam. 2.6. Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ Như trên đã phân tích, một đặc thù mà cũng là một tồn tại cần khắc phục của Công ty TNHH giao nhận AA & Logistics đó là tính thời vụ. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát tư tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hoá xuất nhập khẩu chính là đối tượng của hoạt động giao nhận. Tuy vậy khi nước ta đang ngày càng hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì sự lưu thông hàng hoá sẽ ngày càng được đẩy mạnh. Dù có lúc lượng hàng hoá có sụt giảm nhưng không phải là không có hàng, nếu biết khai thác tốt, AA vẫn có thể ổn định được nguồn hàng, tiến tới chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn hạn chế được ảnh hưởng của tính thời vụ, AA phải có được sự tín nhiệm của khách hàng, hoặc phải ký được những hợp đồng uỷ thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Đây là một công việc đòi hỏi phải có chiến lược lâu dài nhưng trước mắt AA có thể thực hiện một số giải pháp sau: 2.6.1. Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng Khi tiền hành giảm giá dịch vụ, công ty có thể sẽ rơi vào tình trạng làm ăn không có lãi, thậm chí lỗ. Nhưng nếu không làm gì, công y cũng sẽ vẫn phải trả lương nhân viên, khấu hao máy móc thiết bị. Còn nếu thực hiện chiến lược giảm giá, công ty còn có một cái lợi là duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng, điều này là cái lợi tiềm tàng, khó có gì mua được. Khi tiến hành giảm giá, AA phải nghiên cứu một mức hợp lý, vừa thu hút được khách hàng vừa đảm bảo được lợi nhuận. Điều này không đơn giản chút nào vì mùa hàng xuống, các hang hàng không cũng như cơ quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết các doanh nghiệp giao nhận cũng đều có khả năng giảm giá. Mà với các công ty có tiềm lực thì mức giá mà họ đưa ra ngay cả mùa hàng cao cũng thấp đến giật mình, nếu các doanh nghiệp như AA bị cúôn vào vòng xoáy cạnh tranh thì sẽ làm cho lợi nhuận bị xói mòn, giảm khả năng tích luỹ đầu tư mở rộng sản xuất. Do đó, AA nên chuyển theo hướng thứ hai. 2.6.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi Đây là biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nhưng chất lượng dịch vụ không phải ngày một ngày hai mà có được, cũng không dễ dàng tạo được ý niệm trong tâm tưởng của khách hàng. Nâng cao chất lượng dịch vụ tuy khó khăn nhưng phải được tiến hành đồng bộ sau một quá trình chuẩn bị chu đáo.