Luận văn Công tác văn thư - Quản trị văn phòng và công tác lưu trữ

ư sau: 1 Quyết định số 136/VP của Trường Nguyễn ái Quốc Trung ương ngày 30 tháng 09 năm 1967 138 a. Ban giám đốc nhà trường: gồm Giám đốc và các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Trung ương Đảng về kết quả công việc mà Bộ Chính trị và Ban Bí thư giao. b. Các đơn vị chức năng Khoa triết học: đến tháng 8 năm 1984 chuyển bộ môn Văn hoá XHCN thuộc khoa để thành lập khoa Văn hoá XHCN (QĐ 178). Khoa Lịch sử Đảng. Khoa Xây dựng Đảng. Khoa Chủ nghĩa xã hội khoa học nay là Khoa Lịch sử phong trào cộng sản và công nhân quốc tế. Tháng 12 năm 1982, theo Quyết định số 282 của Ban Giám đốc thành lập tổ bộ môn Nhà nước pháp quyền thuộc khoa, có nhiệm vụ nghiên cứu, giảng dạy, xây dựng nội dung chương trình bộ môn Nhà nước pháp quyền. Các bộ môn kinh tế được chia thành các khoa: Khoa Kinh tế chính trị: tháng 5/1983 theo Quyết định số 54 của Giám đốc thành phòng phương pháp, tư liệu thuộc khoa, có nhiệm vụ nghiên cứu cải tiến xây dựng quy trình, nền nếp các khâu giảng dạy và học tập bộ môn, cung cấp, sưu tầm thông tin phục vụ giảng dạy, học tập. Khoa Kinh tế công nghiệp. Khoa Kinh tế nông nghiệp. Ban Giáo vụ Vụ Tổ chức cán bộ Vụ Thông tin Cơ sở II ở Thành phố Hồ Chí Minh Vụ Quan hệ quốc tế Ban Khoa học Tạp chí Nghiên cứu lý luận 139 Văn phòng nhà trường Cụ thể chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị như sau Chức năng của các khoa: Giảng dạy và nghiên cứu khoa học Nhiệm vụ của các khoa: Soạn thảo chương trình và tổ chức học tập các bài giảng cho các lớp thuộc các hệ của trường về môn học do khoa tổ chức. Tổ chức nghiên cứu khoa học trong khoa. Quản lý cán bộ trong khoa. Tháng 6/1984 Trường ra Quyết định 55 của Giám đốc về tổ chức phòng tư liệu và phương pháp của các khoa có nhiệm vụ làm tư liệu theo yêu cầu chiều sâu của khoa và hỗ trợ về mặt phương pháp cho giảng dạy và học tập thuộc bộ môn khoa học của khoa. Cơ cấu tổ chức trong khoa do tính chất của mỗi khoa quy định, khoa có thể tổ chức các tổ hoặc các nhóm chuyên đề. Ban giáo vụ: nhiệm vụ như giai đoạn trước. Tháng 9/1979 thành lập Ban Giám hiệu bổ túc văn hoá và đến tháng 8/1982 chuyển giao nhiệm vụ này cho Ban Giáo vụ quản lý. Vụ Tổ chức cán bộ: khác không dùng. Vụ Thông tin: Có nhiệm vụ: nghiên cứu và thống nhất quản lý công tác thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Trong vụ có các phòng: Phòng biên soạn tư liệu, phòng ấn loát, đánh máy, phòng tư liệu - thư viện. Cơ sở 2: được thành lập tháng 10/1977 ở Thành phố Hồ Chí Minh, có nhiệm vụ: mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho các đồng chí cán bộ cao cấp nhiều tuổi, sức khoẻ yêu và một số cán bộ hoạt động lâu năm nhưng chưa có điều kiện học tập từ các tỉnh Bình Trị Thiên trở vào. Đến tháng 4/1980 Trung 140 ương quyết định giao cơ sở 2 cho trường chính trị K và chuyển giao nhiệm vụ về cơ sở 1 (trường cao cấp Nguyễn ái Quốc). Vụ Quản lý quốc tế: Tổ công tác đối ngoại của trường được thành lập theo Quyết định số 83/QĐ của Giám đốc ngày 4/11/1981, có nhiệm vụ: nghiên cứu xây dựng nội dung, kế hoạch học tập lý luận Mác - Lênin, hợp tác với Viện Hàn lâm khoa học xã hội trực thuộc ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Liên Xô và các trường Đảng anh em khác. Đến tháng 2/1982 theo Quyết định số 44 của Giám đốc thành lập Vụ hợp tác quốc tế của Trường thay cho Quyết định số 83 tháng 11/1981 ngoài nhiệm vụ như trên còn thêm tổ chức lớp học tiếng Nga cho các lớp đi đào tạo ở lớp ngoài, bố trí đội ngũ phiên dịch và phối hợp với các đơn vị khác đón khách quốc tế đến trường. Đến tháng 8/1982 theo Quyết định số 31 về việc bàn giao công tác tổ chức ngoại ngũ cho học viên các lớp B do Ban giáo vụ phụ trách sang Vụ Quan hệ quốc tế đảm nhiệm. Ban khoa học: là đơn vị có chức năng quản lý công tác nghiên cứu khoa học giúp Giám đốc tổ chức chỉ đạo mọi mặt công tác nghiên cứu khoa học ở trường gồm bọ phận tổng hợp, bộ phận thông tin, toà soạn nội san, bộ phận văn thư, đánh máy. Tạp chí nghiên cứu: được tách ra từ Ban khoa học (tháng 4/1983) có nhiệm vụ hướng dẫn, phản ánh công tác giáo dục và nghiên cứu lý luận của Trường. Tổ chức quản lý nội dung bảo đảm tính chính xác về mặt lý luận quán triệt một cách nghiêm túc quan điểm đường lối của Đảng. Văn phòng nhà trường: Chức năng tổng hợp các hoạt động của Trường và có nhiệm vụ tổng hợp tình hình, xây dựng kế hoạch chung của nhà trường, theo dõi đôn đốc thực hiện các kế hoạch công tác, tổ chức quản lý thu 141 chi tài chính, đời sống của cán bộ công chức viên và học viên. Tổ chức của văn phòng gồm: Phòng hành chính tổng hợp. Phòng quản trị Phòng tài vụ Phòng quản lý nhà ăn Phòng y tế và bệnh xá đến tháng 2/1984 theo Quyết định 312 của Giám đốc đổi tên thành trạm y tế. Tháng 4/1978 văn phòng Trung ương chuyển xưởng in của Văn phòng về trường do Văn phòng trường quản lý, đến tháng 1/1979 chuyển xưởng in của văn phòng nhà trường sang Vụ tư liệu quản lý. Nhiệm vụ của phòng in, in tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu lý luận trong trường từ tháng 1/1985 xưởng in trực thuộc Giám đốc, đến tháng 4/1985 chuyển giao phòng in về tạp chí nghiên cứu quản lý. Tháng 1/1985 thành lập phòng đời sống, đến tháng 10/1985 giải thể và chuyển giao nhiệm vụ của phòng đời sống cho phòng hành chính, quản lý nhà ăn và tài vụ. Nhiệm vụ của phòng đời sống: liên hệ với các công ty, cửa hàng... để phân phối hàng cho CNCNV và Học viện của trường. c) Các đơn vị tư vấn Hội đồng nhà trường Hội đồng khoa học toàn trường Hội đồng khoa học nhiệm vụ cụ thể như sau: Hội đồng Nhà trường, có nhiệm vụ đánh giá và đề xuất ý kiến về tình hình chủ trương, kế hoạch công tác, phổ biến chủ trương, kế hoạch của Giám đốc đã kết luận trong hội đồng cho toàn thể cán bộ công nhân viên 142 trong đơn vị và báo cáo, kết quả công việc Giám đốc phân công các đồng chí trưởng khoa, trưởng ban, vụ trưởng, Chánh văn phòng, Bí thư Đảng uỷ, thư ký công đoàn. Hội đồng khoa học toàn trường; là cơ quan khoa học cao nhất của trường. Có nhiệm vụ: Giúp Giám đốc đề xuất và kết luận những vấn đề lớn trong công tác nghiên cứu khoa học và những thành quả của việc nghiên cứu ấy. Thành phần gồm: các đồng chí trong ban giám đốc, các trưởng khoa, một số trưởng ban, một số phó khoa và cán bộ nghiên cứu giảng dạy có khả năng và nhiều kinh nghiệm trong công tác nghiên cứu khoa học. Hội đồng khoa học nhiệm vụ: Xác định phương hướng, nội dung, kế hoạch, tổ chức nghiên cứu khoa học của khoa học. Xét duyệt bài giảng, sách giáo khoa và các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ trong khoa. Kiến nghị với Giám đốc về việc công nhận các chức vụ khoa học của cán bộ khoa. Thành phần gồm: Chủ tịch hội đồng khoa học do trưởng khoa phụ trách, một phó chủ tịch, một thư ký và một số uỷ viên là cán bộ giảng dạy có năng lực và có uy tín khoa học trong khoa, số lượng tùy theo tình hình cụ thể của khoa. 5. Từ tháng 7/1986 đến 1992 Trường Đảng cao cấp Nguyễn ái Quốc được đổi thành Học viện khoa học xã hội mang tên Nguyễn ái Quốc (gọi tắt là Học viện Nguyễn ái Quốc). Tổ chức bộ máy như sau: a) Ban lãnh đạo Học viện:gồm Giám đốc và các phó Giám đốc như giai đoạn trước. b) Các đơn vị chức năng Khoa Triết học 143 Khoa Kinh tế chính trị Khoa CNXHKH Khoa Xây dựng Đảng Khoa Lịch sử Đảng Khoa Quản lý kinh tế Khoa phong trào cộng sản và công nhân quốc tế Khoa Kinh tế tổ chức Khoa Nhà nước pháp quyền Khoa Văn hoá XHCN Tổ bộ môn tâm lý xã hội Tổ bộ môn văn hoá ngoại ngữ Tổ chủ nhiệm lớp Viện Nghiên cứu khoa học Trung tâm thông tin - tư liệu Ban Giáo vụ Ban Nghiên cứu sinh Ban Quản lý khoa học Ban Quốc tế Tạp chí Nghiên cứu lý luận Vụ Tổ chức - Cán bộ Văn phòng và các phòng hành chính, quản trị, y tế, tài vụ, đội xe, nhà ăn. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau: Đối với các khoa: như giai đoạn trước, thêm: hướng dẫn các trường Đảng khu vực về nội dung, phương pháp giảng dạy, nghiên cứu khoa học theo bộ môn mình phụ trách. Trực tiếp chỉ đạo các khoa ở phân viện miền nam, mở rộng quan hệ hợp tác phối hợp nghiên cứu khoa học trao đổi kinh nghiệm với trong nước và các trường Đảng các nước XHCN anh em. 144 Bộ môn Văn hoá ngoại ngữ: tháng 5/1988 giải thể tổ ngoại ngữ bắt đầu không phải gửi ra ngoài nhờ phiên dịch tài liệu. Phân công thành hai nhóm công tác: nhóm phiên dịch và giảng dạy ngoại ngữ, nhóm bổ sung nâng cao kiến thức văn hoá. Tổ chủ nhiệm lớp: được thành lập tháng 9/1988 đến 10/1989 tổ chủ nhiệm chuyển về Ban giáo vụ, có nhiệm vụ: giúp Ban Giám đốc chỉ đạo thống nhất hoạt động phối hợp công tác, nâng cao nghiệp vụ, quản lý nội bộ (chính trị, tư tưởng, chế độ chính sách) của các lớp. Việc nghiên cứu khoa học: được thành lập theo quyết định của Giám đốc số 70/QĐ ngày 18/10/1987, có nhiệm vụ nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn cách mạng Việt Nam và đường lối chính sách của Đảng dưới ánh sáng chủ nghĩa Mác - Lênin góp phần vào quá trình hình thành phát triển và cụ thể hoá đường lối, chính sách của Đảng. Vụ Tư liệu được đổi tên thành Trung tâm Thông tin tư liệu tháng 1/1988, có nhiệm vụ như giai đoạn trước và thêm nhiệm vụ tổng hợp thông tin tư liệu về lý luận và Campuchia thuộc Ban Quốc tế về trung tâm thông tin tư liệu quản lý. Gồm các đơn vị. Phòng văn kiện - lưu trữ Phòng xử lý phổ biến tin Thư viện + Tổ quản lý phương tiện kỹ thuật về thông tin Ban Giáo vụ: có nhiệm vụ như giai đoạn trước, tháng 4/1990 đổi tên thành Vụ Quản lý đào tạo. Gồm các phòng: Phòng Kế hoạch Tổ phương pháp và phương tiện kỹ thuật dạy học Tổ hành chính giáo vụ Ban nghiên cứu sinh: có nhiệm vụ nghiên cứu phương pháp, kế hoạch chính sách và quy chế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lý luận Mác - Lênin có trình độ trên địa học và tổ chức quản lý công tác đó. 145 Ban quản lý khoa học có nhiệm vụ tổ chức quản lý quá trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học vào công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Ban quốc tế: được thành lập từ tháng 7 năm 1987 có nhiệm vụ nghiên cứu tổ chức thực hiện việc quản lý các lớp học quốc tế và hợp tác quốc tế thuộc trách nhiệm của Học viện. Tạp chí nghiên cứu lý luận, có nhiệm vụ nghiên cứu hướng dẫn, phản ánh những kết quả nghiên cứu lý luận Mác - Lênin, thực tiễn vào đường lối chính sách của Đảng, những kinh nghiệm về giảng dạy, học tập lý luận chính trị. Tổ chức gồm tổ chức biên tập, thư ký toà soạn và trị sự, ban đọc, tư liệu, biên dịch. Tổ công tác ở miền Nam: được thành lập từ tháng 5 năm 1989 đặt tại thành phố Hồ Chí Minh. Có nhiệm vụ tổ chức quản lý theo dõi quá trình học tập và kết quả học tập tại các lớp tại chức ở miền nam, tổ chức nghiên cứu thực tế tình hình miền nam, tham gia công tác đối ngoại của Học viện ở miền Nam. Tổ bộ môn Xã hội học: được thành lập tháng 5 năm 1989 có nhiệm vụ giảng dạy và nghiên cứu về xã hội học trong công tác Đảng. Vụ tổ chức - cán bộ, nhiệm vụ làm công tác cán bộ. Văn phòng, có nhiệm vụ tổng hợp giúp Giám đốc nghiên cứu, xây dựng, phương hướng, đôn đốc thực hiện các kế hoạch mà Giám đốc đề ra, chuẩn bị các văn bản trình Giám đốc ký, thông tin những điều cần thiết cho các khoa, viện, vụ, ban, phòng của Học viện. Hành chính, Quản trị, Nhà ăn Học viện, Tài vụ, Vật tư, Trạm y tế, Đội xe 146 Phòng tổ chức sản xuất và dịch vụ được thành lập tháng 01 năm 1989, có nhiệm vụ, thực hiện và cải thiện đời sống cho cán bộ CNV và Học viện bằng con đường tự sản xuất và dịch vụ. C. Các đơn vị tư vấn Hội đồng khoa học Học viện Hội đồng khoa học khoa Chức năng, nhiệm vụ như giai đoạn trước. Giai đoạn từ 1993 đến năm 2000 Ban Chấp hành Trung ương ra Quyết định 61/QĐ-TƯ ngày 10/3/1993 về việc sắp lại các trường Đảng Trung ương chuyển thành Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, nhằm tăng cường vai trò, nhiệm vụ của các trường Đảng Trung ương đáp ứng yêu cầu cách mạng trong giai đoạn mới, Bộ Chính trị quyết định: 1.Chuyển Học viện Nguyễn ái Quốc thành Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. Chuyển các trường Nguyễn ái Quốc khu vực I, II, III thành các Phân viện Hà Nội, Phân viện thành phố Hồ Chí Minh, Phân viện Đà Nẵng và chuyển trường Đại học Tuyên giáo thành Phân viện Báo chí và tuyên truyền của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, địa điểm của các Phân viện đặt tại cơ sở hiện tại. Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng và Chính phủ, là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học về lý luận chính trị của Đảng và của Nhà nước. Học viện có các nhiệm vụ chủ yếu sau: a) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo và quản lý chủ chốt trung cao cấp của Đảng, của Nhà nước, của các đoàn thể, về chủ nghĩa Mác - Lênin, tư 147 tưởng Hồ Chí Minh, về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, về công tác chính trị và sự lãnh đạo chính trị. b) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lý luận về chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh có trình độ đại học và trên đại học nhằm cung cấp cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiên cứu chủ chốt cho các viện nghiên cứu, các Học viện, các trường và khoa Mác - Lênin các trường đại học. c) Nghiên cứu những vấn đề về lý luận Mác - Lênin, về tư tưởng Hồ Chí Minh, về khoa chính trị, những vấn đề về lý luận và thực tiễn, về xây dựng Đảng, về Đảng và quản lý nhà nước, quản lý xã hội. d) Chỉ đạo chương trình, nội dung giảng dạy, phương pháp giảng dạy và nghiên cứu khoa học đối với các trường chính trị của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. đ) Mở rộng hợp tác quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu khoa học với các nước, các Đảng. 2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học của Học viện thực hiện theo phương hướng chính trị, mục tiêu, yêu cầu do Đảng đề ra và được thể chế hoá về mặt Nhà nước. Tiếp theo là Nghị định 44/CP ngày 22 tháng 6 năm 1993 căn cứ nghị định 61 khẳng định Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh thuộc cơ quan Chính phủ, chức năng thì như cũ và địa bàn của Học viện và 4 Phân viện được đóng trên địa bàn Hà Nội. Đến QĐ 67/QĐ-TW ngày 20 tháng 10 năm 1999 chức năng nhiệm vụ được mở rộng và cao hơn, cung cấp cơ sở khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Về đào tạo thêm về thạc sĩ, tiến sĩ, bồi dưỡng cán bộ quản lý của các cán bộ quản lý của các Bộ ngành và đoàn thể, đào tạo, bồi dưỡng bậc đại học và sau đại học, cán bộ chủ chốt báo chí, xuất bản, tuyên truyền, CB làm công 148 tác tư tưởng, tổ chức, kiểm tra, dân vận, văn phòng, đối ngoại của Đảng, cho cả nước bạn, Đảng bạn. Tổ chức bộ máy của Học viện: - Học viện có Trung tâm Học viện và 04 Phân viện - Lãnh đạo Học viện và các Phân viện có Giám đốc và các Phó Giám đốc, các Phân viện có các bộ môn, phòng, tạp chí. Trung tâm Học viện có các đơn vị sau: 1. Viện Xây dựng Đảng 2. Viện CNXHKH 3. Viện Kinh điển Mác - xít 4. Viện Khoa học chính trị 5. Viện Hồ Chí Minh 6. Viện Thông tin khoa học 7. Viện Lịch sử Đảng 8.Viện Quan hệ quốc tế 9. Khoa Triết 10. Khoa Kinh tế chính trị 11. Khoa Kinh tế phát triển 12. Khoa Quản lý kinh tế 13. Khoa Văn hoá XHCN 14. Khoa Tâm lý xã hội 15. Khoa Nhà nước - pháp luật 16. Bộ môn Ngoại ngữ 17. Bộ môn Tin học 18. Trung tâm nghiên cứu quyền con người 19. Trung tâm Xã hội học 20. Trung tâm Tôn giáo và tín ngưỡng 21. Tạp chí Thông tin lý luận chính trị 149 22. Tạp chí Lịch sử Đảng 23. Vụ Tổ chức - Cán bộ 24. Vụ các trường chính trị tỉnh 25. Vụ Quản lý khoa học 26. Vụ Hợp tác quốc tế 27. Vụ Kế hoạch Tài vụ 28. Vụ Quản lý đào tạo 29. Vụ Quản lý đào tạo sau đại học 30. Cục quản trị 31. Ban Thanh tra giáo dục 32. Văn phòng Học viện 33. Văn phòng Đảng đoàn Năm 2004, nhiệm vụ của Học viện có thay đổi tên một số đơn vị từ khoa, viện. Các đơn vị trực thuộc giám đốc: Học viện Hành chính sát nhập vào Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. 1. Vụ Tổ chức - cán bộ 2. Ban Thanh tra Học viện 3. Vụ Quản lý khoa học 4. Vụ Hợp tác quốc tế 5. Vụ Quản lý đào tạo 6. Vụ Quản lý đào tạo sau đại học 7. Vụ các trường chính trị Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng 9. Viện quan hệq t 10. Viện khoa học chính trị 11. ViênCj xã hội khoa học 12. Viện Lịch sử Đảng 13. Viện Xây dựng Đảng 150 14. Viện Thông tin khoa học 15. Viện Nghiên cứu kinh điển 16. Viện Nghiên cứu kinh điển mác xít 17.Trung tâm Khoa học về tín ngưỡng và tôn giáo 18.Viện Xã hội học 19. Viện Triết học 20. Viện Kinh tế chính trị 21. Viện Quản lý kinh tế 22. Viện Kinh tế phát triển 23. Viện Khoa học nhà nước và pháp luật 24. Viện Văn hoá xã hội chủ nghĩa 25. Viện Tâm lý xã hội 26. Tạp chí Lý luận chính trị 27. Tạp chí Lịch sử Đảng 28. Nhà xuất bản lý luận chính trị 29. Phân viện Hà Nội 30. Phân viện Báo chí và tuyên truyền 31. Phân viện Đà Nẵng 32. Phân viện Thành phố Hồ Chí Minh Đến năm 2008, chức năng nhiệm vụ của Học viện có thay đổi, Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. Có 4 đơn vị sát nhập vào thành một đơn vị gọi là Viện Nghiên cứu Chính trị học thế giới còn lại các đầu mối giống như trên. 151 Phụ lục 5 Lịch sử phông lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (Chỉnh lý tài liệu từ năm 1949 đến năm 2000) I. Xác lập và giới hạn phông 1. Xác lập phông Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh mang tên Nguyễn ái Quốc được thành lập theo Nghị quyết Hội nghị Trung ương lần thứ 6 (1949) khoá I. Trải qua 59 năm hoạt động liên tục, Học viện đã nhiều lần thay đổi tên nhưng chức năng, nhiệm vụ cơ bản không thay đổi và có: Cơ cấu tổ chức bộ máy riêng Có văn thư, con dấu riêng Có tài khoản riêng Vì thế Học viện có đủ điều kiện để thành lập phông tài liệu độc lập. Tên phông được gọi là: "Phông Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh" 2. Giới hạn phông Lấy thời gian bắt đầu của phông là 18-1-1949, vì đây là ngày Hội nghị Cán bộ Trung ương lần thứ 6 ra nghị quyết thành lập Trường huấn luyện cán bộ mang tên Nguyễn ái Quốc. Hiện nay phông mở vì Học viện vẫn còn đang hoạt động. II. Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong phông 1. Khối lượng tài liệu Tài liệu hiện có 300 cặp ba dây. Thời gian bắt đầu của tài liệu từ năm 1997 đến Thời gian kết thúc của tài liệu trong đợt chỉnh lý lần một 1992 Từ năm 1992 đến năm 2000 152 2. Thành phần nội dung tài liệu a) Tài liệu do Học viện sản sinh ra Tài liệu Hội nghị do Học viện tổ chức gồm: chương trình danh sách, đề án, báo cáo... Biên bản họp Ban Giám đốc, Thường vụ Đảng uỷ với các đơn vị trong Học viện... Bài nói, bài viết của các đồng chí trong Ban Giám đốc Chương trình, báo cáo của Ban Giám đốc và các đơn vị thuộc Học viện về công văn hằng năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần. Các văn bản như: dự thảo nghị quyết, chỉ thị, thông tri, công văn... do Học viện dự thảo giúp Bộ Chính trị, Ban Bí thư để ban hành. Các hồ sơ đoàn ra vào của Học viện (gồm công văn xin ý kiến Ban Bí thư, kế hoạch, danh sách, báo cáo, biên bản, hội đàm...). Tài liệu của Ban Giám đốc như: nghị quyết, quyết định, thông tri, báo cáo, công văn... hướng dẫn các đơn vị về việc tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, thông tri của Ban chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Thông báo, công văn của Ban Giám đốc gửi đi các nơi khác và lưu hành trong nội bộ Học viện. Tài liệu nghiên cứu các công trình khoa học thuộc cấp Nhà nước và cácđề tài nghiên cứu khoa học trong nội bộ Học viện. Sổ ghi các cuộc giao ban của Ban Giám đốc Sổ đăng ký công văn đi đến Ngoài ra các đơn vị thuộc Học viện còn các loại tài liệu sau: Giáo trình giảng dạy của giảng viên (gồm cả dự thảo giáo trình) Đề cương hướng dẫn thảo luận, giải đáp Báo cáo kết quả các lớp đi thực tế và kết quả lớp học. 153 Đề thi, kiểm tra, các luận án của học viên Tài liệu hướng dẫn, giúp đỡ các trường Đảng tỉnh, thành, khu vực Tài liệu về quan hệ hợp tác, phối hợp, nghiên cứu khoa học trao đổi kinh nghiệm đối với các đơn vị, cơ quan khoa học trong và ngoài nước. Tài liệu của các Viện nghiên cứu chính trị, Vụ quản lý khoa học, Vụ quản lý đào tạo, Vụ các trường chính trị, Trung tâm thông tin Tư liệu, Tạp chí nghiên cứu lý luận, Ban nghiên cứu sinh gồm các loại: Chương trình, đề án, kế hoạch, hướng dẫn về công tác tổ chức và nghiên cứu khoa học các đề tài trong nước và quốc tế. Tài liệu nghiệm thu các đề tài, duyệt các chức vụ khoa học. Tài liệu chương trình, kế hoạch học tập, giáo dục toàn khoá Tài liệu tổng hợp tình hình giáo dục ở các trường Đảng tỉnh và trường Đảng khu vực Tài liệu về quy trình, quy chế giảng dạy Tài liệu về việc tổ chức và quản lý các hoạt động thông tin trong Học viện. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác biên tập bài viết cho từng năm, từng số. Quy định, quy chế chọn, đặt bài, chế độ xuất bản, phát hành. Tài liệu về công tác đào tạo nghiên cứu sinh, giúp việc hoàn chỉnh các công trình khoa học (luận án tiến sỹ, phó tiến sĩ, thạc sỹ); bồi dưỡng cán bộ sau đại học... Tài liệu của các phòng hành chính, quản trị, tài vụ: hồ sơ thiết kế, xây dựng nhà ở, các dự toán, quyết toán, sổ sách thu chi, sổ tổng hợp, sổ chi tiết, sổ quỹ ngân hàng, chứng từ kế toán... b) Tài liệu của các cơ quan khác gửi đến: Gồm các bài nói, viết của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước 154 Các nghị quyết, thông tri, chỉ thị, báo cáo, thông tư, nghị định của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Văn phòng Quốc hội, Hội đồng Nhà nước, Hội đồng Bộ trưởng gửi đến. Tài liệu của các Ban, Bộ, ngành, Tổng Cục... gửi đến Tài liệu của các tỉnh, thành uỷ, Đặc khu và các trường Đảng gửi đến. Các loại thư cá nhân gửi đến, kiến nghị... III. Tình hình tài liệu trong phông 1. Sự thiếu, đủ của tài liệu Phông Học viện được thành lập từ tháng 1/1949 cho đến nay Học viện vẫn còn đang hoạt động, khối tài liệu trong phông còn thiếu nhiều, nhất là từ 1949 đến 1963. Sự mất mát tài liệu này là do khi trụ sở Học viện còn đóng ở Việt Bắc. Sau này Học viện được chuyển về Hà Nội thì khối tài liệu trong phông mói được hình thành. Thời gian gần đây Học viện đã chú ý tới công tác lưu trữ nên tài liệu đã có tương đối đầy đủ. Học viện có đặc điểm vừa là cơ quan giáo dục, vừa là cơ quan nghiên cứu nên có một số loại tài liệu vừa là tài liệu thuộc phông, vừa là tài liệu nghiên cứu của giáo viên và học viên. Số lượng tài liệu này tương đối lớn (chiếm khoảng 30% tổng số tài liệu trong phông) nhưng chỉ có một bản nên Học viện đã để sang phần tư liệu nghiên cứu. Do vậy, mảng tài liệu này trong phông bị thiếu. Tài liệu đưa ra chỉnh lý chủ yếu là tài liệu của văn phòng, Ban Giám đốc. 2. Tình trạng vật lý và thể thức văn bản của tài liệu trong phông Tình trạng vật lý của tài liệu trong phông nói chung là tốt, song có nhóm tài liệu trước 1974 bị giấy đen, nhàu nát vì lý do thời kỳ đó ở cơ sở tán tài liệu không được quản lý cẩn thận. Thể thức văn bản của tài liệu trong phông không được thống nhất, do văn thư phân tán. Có nhiều văn bản không có ngày tháng, tác giả, dấu, chữ ký, hoặc thiếu một hai yếu tố của thể thức văn bản. 155 3. Tình hình tài liệu Đối với tài liệu của văn phòng Ban Giám đốc, Vụ Lưu trữ văn phòng Trung ương có mở lớp bồi dưỡng và giúp Học viện chỉnh lý khối tài liệu từ năm 1967 đến năm 1964. Mức độ chỉnh lý chỉ sơ bộ và phương án phân loại là năm - Tác giả. Đối với tài liệu của các đơn vị thuộc Giám đốc: hiện nay có 37 đầu mối trực thuộc, các đơn vị này chưa được sắp xếp tài liệu, mặc dù văn thư của các khoa có được thành lập nhưng tài liệu còn để lộn xộn, không theo một phương án phân loại nào. Học viện thành lập đến nay đã được 50 năm (1949-1950) tài liệu trong phông chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, đề nghị chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1949 đến 2000 và nộp lưu vào kho Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương khối tài liệu này. 156 C. Tài liệu tham khảo 1. Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990. 2. Văn bản và lưu trữ học đại cương, Nxb Giáo dục, Hà Nội, 1996-1997. 3. Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ. 157 Phụ lục 6a Phương pháp phân loại tài liệu Phông Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (Đợt chỉnh lý tài liệu từ năm 1949 - 2000) I. Cơ sở chọn phương án 1. Đặc điểm lịch sử đơn vị hình thành phông - Đây là một phông đang hoạt động từ năm 1949 đến nay. - Chức năng cơ bản của Học viện không thay đổi: "Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học về lý luận chính trị của Đảng và Nhà nước"1. - Về cơ cấu tổ chức bộ máy không ổn định, luôn luôn thay đổi, tùy theo sự thay đổi của các nhiệm vụ cụ thể. - Về phạm vi hoạt động của Học viện cũng thay đổi, nhất là thời kỳ sau cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước ở miền Nam thắng lợi. Trước đó, chủ yếu Học viện làm nhiệm vụ đào tạo bồi dưỡng cán bộ phục vụ cho cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc, sau 1975 nhiệm vụ này được mở rộng với quy mô lớn trong cả nước. 2. Đặc điểm lịch sử phông - Số lượng được đưa ra chỉnh lý lần này so với chức năng, nhiệm vụ và thời gian hoạt động của Học viện thiếu nhiều. Tài liệu trước 1976 rất ít, có mảng khuyết. Tài liệu sau 1977 chủ yếu là tài liệu của Văn phòng Ban Giám đốc, tài liệu của các đơn vị trực thuộc còn thiếu, có đơn vị không có. - Thể thực văn bản không đầy đủ, nhất là thiếu tác giả, thời gian. - Tài liệu chưa được sắp xếp, chưa chỉnh lý. Chính do hai yếu tố đặc điểm lịch sử đơn vị hình thành phông và đặc điểm lịch sử phông, tôi chọn phương án phân loại tài liệu: Thời gian - mặt hoạt động. Phân loại thời gian là khoảng thời gian: 1949-1976, 1977-1992 (mốc 1976 là mốc đánh dấu sự hoạt động của Học viện trên diện rộng và chất lượng đào tạo giáo dục và nghiên cứu khoa học được nâng cao đáp ứng với yêu cầu của cách mạng). Mặt hoạt động chủ yếu dựa vào chức năng chính của Học viện. Tài liệu trước 1950 không có. Do vậy chúng tôi chỉ xây dựng khung 1 Quyết định số 61/QĐ-TW ngày 10 tháng 3 năm 1993 của Ban Bí thư Trung ương. 158 phân loại tài liệu từ sau 1950 cho đến năm 2000, từ năm 2000 thì tài liệu được xác định thời kỳ năm 2010 và cho các năm tiếp theo. 159 Cụ thể: A. Tài liệu giai đoạn 1950-1976 I. Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo chung của Học viện. II. Tài liệu về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ. III. Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học. IV. Tài liệu về đối ngoại V. tài liệu về công tác tổ chức, hậu cần, phục vụ CBCNVC và học viên B. Tài liệu giai đoạn 1977-1992 Như giai đoạn 1955-1976. Ưu và nhược điểm của phương án: + Ưu điểm: - Phân tài liệu theo "thời gian" ở bước 1 phù hợp với phông đang hoạt động, dễ dàng bổ sung tài liệu ở giai đoạn sau. - Phản ánh được các mặt hoạt động chính của Học viện qua các giai đoạn lịch sử cách mạng. - Khi phân chia tài liệu không gặp khó khăn trong các nhóm tài liệu giữa cơ quan chức năng với cơ quan tư vấn. + Nhược điểm: - Không phản ánh được cơ cấu tổ chức bộ máy của Học viện. II. Khung phân loại chi tiết A. Tài liệu giai đoạn 1950-1976 I. Tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo chung của Học viện 1. Tên gọi của Học viện về công tác chung: Biên bản, nghị quyết, quyết định... 2. Hồ sơ vấn đề: - Hồ sơ thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương - Hồ sơ kỷ niệm ngày thành lập Học viện. II. Tài liệu về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ 1. Tài liệu hội nghị bàn về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ 160 - Hội nghị của Học viện. - Hội nghị của Giám đốc. 2. Tài liệu tên gọi của Giám đốc về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ. 3. Tài liệu về các nơi khác gửi đến về công tác giáo dục đào tạo. 4. Tài liệu của các khoa, ban, vụ về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ. - Khoa Triết học - Khoa Kinh tế chính trị - Khoa Chủ nghĩa cộng sản khoa học - Khoa Lịch sử Đảng - Khoa Xây dựng Đảng Tài liệu của các khoa, vụ tổ này gồm những tài liệu sau (từ đây gọi tắt là khoa) - Hội nghị công tác của khoa hàng năm - Chương trình, báo cáo công tác của khoa - Kết quả lớp học, đề thi, bài thi, luận văn, luận án - Các văn bản khác gửi đến cho khoa - Các ý kiến góp ý của học viên cho công tác giáo dục, đào tạo. - Tài liệu của giáo viên đi thực tế ở các địa phương (trừ đi thực tế phục vụ cho nghiên cứu khoa học). 6. Các lớp học cụ thể - Tài liệu chung về các lớp học cụ thể - Lớp cao trung - Lớp nghiên cứu sinh - Lớp chuyên tu - Lớp ngắn hạn - Lớp tại chức - Lớp mở cho các ngành, địa phương III. Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học 161 1. Tài liệu hội nghị về công tác nghiên cứu khoa học: - Hội nghị của Học viện - Hội nghị của Ban Giám đốc - Hội nghị của Ban Giám đốc và các nhà nghiên cứu khoa học. 2. Tài liệu dự thảo giúp Trung ương về công tác nghiên cứu khoa học. 3. Tài liệu dự thảo giúp Ban Giám đốc về công tác nghiên cứu khoa học 4. Hồ sơ vấn đề: - Hồ sơ hội thảo về các đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước, Học viện. - Hồ sơ hội thảo khoa học về các ngày lễ lớn. IV. Tài liệu về công tác đối ngoại của Học viện Tài liệu tên gọi của Ban Giám đốc về công tác đối ngoại V. Tài liệu về tổ chức, hậu cần, phục vụ CBCNV và học viên 1. Tài liệu về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ - Tài liệu chung về công tác tổ chức - Tài liệu đến về công tác tổ chức cán bộ - Tài liệu về công tác tổ chức bộ máy - Tài liệu về công tác cán bộ - Quyết định đi nước ngoài. - Quyết định lên lương, bổ nhiệm cán bộ. - Tài liệu về chế độ chính sách cán bộ - Hồ sơ vấn đề 2. Tài liệu của các đơn vị thuộc khối hậu cần phục vụ như: Thông tin tư liệu, in xuất bản, y tế. A. Tài liệu giai đoạn 1977-1992 I. Tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo chung của Học viện 1. Tài liệu Đại hội công nhân viên chức hằng năm 2. Dự thảo giúp Trung ương về công tác chung và góp ý các văn bản của Trung ương, ban, ngành, tỉnh thành (ngoài các văn bản về đào tạo, nghiên cứu khoa học và tổ chức chính sách cán bộ của cán bộ các trường Đảng). - Dự thảo các văn bản giúp Trung ương 162 - Góp ý các văn bản của Trung ương, ban, ngành... 3. Tên gọi của Học viện về công tác chung - Báo cáo, chương trình kế hoạch 4. Tên gọi của Học viện về công tác chung - Bá cáo, chương trình kế hoạch 5. Tài liệu của các nơi khác gửi đến 6. Hồ sơ vấn đề - Hồ sơ thực hiện chỉ thị, nghị quyết của Trung ương - Hồ sơ kỷ niệm ngày thành lập Học viện II. Tài liệu về công tác giáo dục, đào tạo bồi dưỡng cán bộ 1. Tài liệu hội nghị bàn về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ 2. Tài liệu dự thảo giúp Trung ương và góp ý các văn bản của Trung ương ban ngành Trung ương, các trường Đảng về công tác giáo dục và đào tạo. 3. Tài liệu tên gọi của Giám đốc, các khoa về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ 4. Các lớp cụ thể: như giai đoạn trên 5. Hồ sơ vấn đề - Công tác biên soạn giáo trình, giáo khoa - Phòng học hàm, học vị - Tài liệu về hệ thống các trường Đảng III. Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học 1. Tài liệu hội nghị về công tác nghiên cứu khoa học 2. Kiểm tra tài liệu dự thảo giúp Trung ương về công tác nghiên cứu khoa học 3. Tài liệu tên gọi của Giám đốc về công tác nghiên cứu khoa học 4. Tài liệu đến. 5. Tài liệu của các Viện, Ban, Tạp chí và các hội đồng về công tác nghiên cứu khoa học. 163 - Viện Nghiên cứu khoa học - Ban quản lý khoa học - Tạp chí Nghiên cứu lý luận - Hội đồng khoa học Học viện - Hội đồng khoa học các khoa - Hội đồng biên soạn giáo trình. Tài liệu của các Viện, ban, Tạp chí và các Hội đồng này gồm những tài liệu sau: - Hội nghị bàn về công tác nghiên cứu khoa học - Chương trình đề án, báo cáo công tác - Tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học 6. Hồ sơ vấn đề - Hồ sơ hội thảo và các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, Học viện - Hồ sơ hội thảo khoa học về các ngày lễ lớn. IV. Tài liệu về công tác đối ngoại của Học viện (Gồm cả tài liệu về công tác đào tạo bồi dưỡng giúp các Đảng bạn và đoàn ra, đoàn vào). 1. Tài liệu đối ngoại với châu Âu 2. Tài liệu đối ngoại với châu á 3. Tài liệu đối ngoại với châu Mỹ 4. Tài liệu đối ngoại với châu Phi 5. Tài liệu đối ngoại với úc V. Tài liệu về công tác tổ chức, hậu cần phục vụ CBCNVC và Học viên 1. Tài liệu chung về tổ chức bộ máy và hậu cần phục vụ - Tài liệu về hội nghị của Giám đốc và Giám đốc với các cơ quan có liên quan. - Tài liệu tên gọi của Giám đốc. 164 - Tài liệu của các nơi khác gửi đến về công tác tổ chức, hậu cần. - Như giai đoạn trên. 2. Tài liệu về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ CNVC - Tài liệu chung về công tác tổ chức - Dự thảo giúp Trung ương về công tác tổ chức. - Tài liệu đến về công tác tổ chức - Tài liệu về công tác tổ chức bộ máy - Tài liệu bổ nhiệm cán bộ. - Tài liệu lên lương - Tài liệu đi nước ngoài - Tài liệu về chế độ chính sách cán bộ - Hồ sơ vấn đề 3. Tài liệu của các đơn vị thuộc khối hậu cần phục vụ - Tài liệu về xây dựng cơ bản - Các tài liệu về kế hoạch mua sắm tài sản của Học viện + Mua sắm bàn ghế, tủ làm việc. + Giá đựng tài liệu làm việc. + Giá đựng tài liệu lưu trữ + Giá đựng sách, báo, các tạp chí. - Tài liệu quản lý hậu cần - Hồ sơ vấn đề B. Tài liệu giai đoạn 1993-2000 I. Tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo chung của Học viện 1. Tài liệu Đại hội công nhân viên chức hằng năm 2. Dự thảo giúp Trung ương về công tác chung và góp ý các văn bản của Trung ương, ban, ngành, tỉnh thành (ngoài các văn bản về đào tạo, nghiên cứu khoa học và tổ chức chính sách cán bộ của cán bộ các trường Đảng). 165 - Dự thảo các văn bản giúp Trung ương - Góp ý các văn bản của Trung ương, ban, ngành... - Hướng dẫn biên soạn lịch sử Đảng ở các địa phương 3. Tên gọi của Học viện về công tác chung - Báo cáo, chương trình kế hoạch 4. Tên gọi của Học viện về công tác chung - Báo cáo, chương trình kế hoạch 5. Tài liệu các nơi khác gửi đến 6. Hồ sơ vấn đề - Hồ sơ thực hiện chỉ thị, nghị quyết của Trung ương - Hồ sơ kỷ niệm ngày thành lập Học viện. II. Tài liệu về công tác giáo dục, đào tạo bồi dưỡng cán bộ 1. Tài liệu hội nghị bàn về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ 2. Tài liệu dự thảo giúp Trung ương và góp ý các văn bản của Trung ương ban ngành Trung ương, các trường Đảng về công tác giáo dục và đào tạo. 3. Tài liệu tên gọi của Giám đốc, các khoa về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ. 4. Các lớp cụ thể: như giai đoạn trên Thêm lớp tiến sĩ, nghiên cứu sinh 5. Hồ sơ vấn đề - Công tác biên soạn giáo trình, giáo khoa - Phong học hàm, học vị - Tài liệu về hệ thống các trường Đảng 6. Tài liệu về giảng dạy cho cán bộ Đảng bạn (Lào) III. Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học 1. Tài liệu hội nghị về công tác nghiên cứu khoa học 2. Tài liệu dự thảo giúp Trung ương về công tác nghiên cứu khoa học 166 3. Tài liệu tên gọi của Giám đốc về công tác nghiên cứu khoa học 5. Tài liệu đến 5. Tài liệu của các viện, Ban, Tạp chí và các hội đồng về công tác nghiên cứu khoa học. 6. Tài liệu nghiên cứu về giáo trình giáo khoa các tỉnh thành phố 7. Tổ chức biên soạn giáo trình, cho các trường cao đẳng, đại học - Viện nghiên cứu khoa học - Vụ Quản lý khoa học - Vụ Các Trường chính trị - Tạp chí Nghiên cứu lý luận - Hội đồng khoa học Học viện - Hội đồng khoa học các khoa - Hội đồng biên soạn giáo trình Tài liệu của các khối khoa, ban, viện, Tạp chí và các Hội đồng này gồm những tài liệu sau: - Hội nghị bàn về công tác nghiên cứu khoa học - Chương trình đề án, báo cáo công tác - Tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học - Tài liệu về công tác thanh tra, kiểm tra 6. Hồ sơ vấn đề: - Hồ sơ hội thảo và các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, Học viện. - Hồ sơ hội thảo khoa học về các ngày lễ lớn. IV. Tài liệu về công tác đối ngoại của Học viện (Gồm cả tài liệu về công tác đào tạo bồi dưỡng giúp các Đảng bạn và đoàn ra, đoàn vào) 1. Tài liệu đối ngoại với Châu Âu 2. Tài liệu đối ngoại với Châu á 167 3. Tài liệu đối ngoại với Châu Mỹ 4. Tài liệu đối ngoại với Châu Phi 5. Tài liệu đối ngoại với úc V. Tài liệu về công tác tổ chức, hậu cần phục vụ Học viện - Tài liệu về hội nghị của Giám đốc và Giám đốc với các cơ quan có liên quan. - Tài liệu tên gọi của Giám đốc. - Tài liệu của các nơi khác gửi đến về công tác tổ chức, hậu cần, - Như giai đoạn trên. 2. Tài liệu về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ CNVC - Tài liệu chung về công tác tổ chức - Dự thảo giúp Trung ương về công tác tổ chức - Tài liệu đến về công tác tổ chức - Tài liệu về công tác tổ chức bộ máy - Tài liệu lên lương - Tài liệu bổ nhiệm giữ chức cán bộ. - Tài liệu đi nước ngoài - Tài liệu về chế độ chính sách cán bộ - Hồ sơ vấn đề 3. Tài liệu của các đơn vị thuộc khối hậu cần phục vụ - Tài liệu về xây dựng cơ bản - Các tài liệu về kế hoạch mua sắm tài sản của Học viện - Tài liệu quản lý hậu cần - Hồ sơ vấn đề. 168 Phụ lục 6b Bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông I. Một số đặc điểm cần chú ý trong khi xác định giá trị tài liệu Dựa vào những nguyên tắc và vận dụng các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu; căn cứ vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của tài liệu hiện có trong phông, chúng ta cần chú ý những đặc điểm sau: 1. Khối tài liệu do Học viện sản sinh ra - Tài liệu trước năm 1968 của Học viện bị thiếu nhiều (nếu không có báo cáo năm) nâng cấp giá trị một số tài liệu như báo cáo quý, tháng: vĩnh viễn. - Các lần dự thảo văn bản giúp Trung ương, các đề tài nghiên cứu khoa học, tổng kết một số mặt về đường lối chủ trương, chính sách của Đảng và Chính phủ trong cách mạng dân tộc dân chủ và cách mạng xã hội chủ nghĩa: vĩnh viễn (kể cả những ý kiến khác nhau của các cá nhân). - Các đề thi của các lớp qua các năm học: vĩnh viễn. - Nhóm tài liệu của Học viện giúp các đảng bạn Lào và Campuchia đào tạo bồi dưỡng lý luận chính trị (kể cả chế độ phục vụ) cho cán bộ lãnh đạo cao cấp, trung cấp cho bạn: vĩnh viễn (trừ những tài liệu sự vụ quá vụn vặt). 2. Khối tài liệu của các nơi khác gửi đến Ngoài việc xác định giá trị tài liệu theo bảng thời hạn quản mẫu ra cần chú ý một số nhóm tài liệu sau: - Nhóm tài liệu đối ngoại của các nơi khác gửi đến, thăm quan, hoặc cùng Học viện nghiên cứu khoa học phục vụ cho cách mạng nước ta hoặc cách mạng nước bạn: vĩnh viễn. 169 - Nhóm tài liệu của Đảng và Chính phủ Lào - Campuchia gửi đến Học viện đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo... II. Bảng thời hạn bảo quản TT Tên loại tài liệu Thời hạn bảo quản 1. Tài liệu của Học viện sản sinh ra Tài liệu của Hội nghị do Học viện tổ chức: Hội nghị tổng kết năm, nhiều năm, các Hội nghị về nghiên cứu khoa học... (gồm công văn triệu tập, danh sách đại biểu, chương trình, báo cáo, đề án, biên bản...) Vĩnh viễn 2. Bài nói, bài viết của các đồng chí lãnh đạo Học viện Vĩnh viễn 3. Biên bản họp Ban Giám đốc Vĩnh viễn 4. Dự thảo văn bản giúp Trung ương ban hành Vĩnh viễn 5. Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào (gồm công văn, chương trình, kế hoạch, báo cáo, biên bản hội đàm, hiệp ước... nếu có) Vĩnh viễn 6. Tài liệu học tập Nghị quyết, chỉ thị... của Trung ương (có liên quan trực tiếp đến Trường: Nghị quyết, chỉ thị chung lưu báo cáo) Vĩnh viễn 7. Chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo... về công tác chung Vĩnh viễn 8. Thông báo, quyết định, công văn của Ban Giám đốc lưu hành trong nội bộ về chủ trương công tác lớn Vĩnh viễn 9. Công văn về các vấn đề nội bộ sự vụ của Học viện Vĩnh viễn 10. Sổ ghi các cuộc giao ban của Học viện Vĩnh viễn 11. Sổ đăng ký công văn đi, đến Vĩnh viễn 12. Giáo trình giảng dạy (kể cả quy chế, quy trình giảng dạy) Vĩnh viễn 170 13. Tài liệu hướng dẫn thảo luận, giải đáp Vĩnh viễn 14. Chương trình kế hoạch, đề án, báo cáo... về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Vĩnh viễn 15. Báo cáo kết quả các lớp đi thực tế, kết quả lớp học Vĩnh viễn 16. Danh sách học viên, hồ sơ học viên Vĩnh viễn 17. Đề thi kiểm tra, luận án học viên Vĩnh viễn 18. Chương trình, kế hoạch, đề án về công tác tổ chức và nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước Vĩnh viễn 19. Tài liệu nghiệm thu các đề tài, duyệt các chức danh khoa học Vĩnh viễn 20. Chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo giúp bạn Campuchia, Lào đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Vĩnh viễn 21. Quy định, quy chế về quản lý, tổ chức các hoạt động thông tin của Học viện Vĩnh viễn 22. Bản thảo, bản gốc đăng tạp chí, Tạp chí Nghiên cứu lý luận Vĩnh viễn 23. Báo cáo, kế hoạch công tác biên tập cho từng năm, từng số (nếu không có báo cáo lưu chương trình) Vĩnh viễn 24. Quy định, quy chế chọn đặt bài, chế độ xuất bản phẩm Vĩnh viễn 25. Nghị quyết, quyết định, thông báo về tổ chức bộ máy về nhân sự của Học viện 70 năm Vĩnh viễn 26. Tài liệu tài chính (theo quy định của Ban Tài chính Quản trị Trung ương) Vĩnh viễn 27. Tài liệu của các nơi gửi đến + Tài liệu của BCHTW, BCT, BBT, các ban ngành Trung ương gửi đến - Nghị quyết, chỉ thị, thông tri, thông báo, báo cáo của Loại (để ở Tư liệu) 171 BCHTW, BCT, BBT gửi đến để biết 28. Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tri... của Trung ương nói về các vấn đề liên quan trực tiếp chức năng, nhiệm vụ của Học viện Vĩnh viễn 29. Bài nói, viết của các đồng chí BCT, BBT về công tác của Học viện Vĩnh viễn 30. Tài liệu của các ban, ngành gửi đến phối hợp cùng giải quyết. Tài liệu của các ban, ngành gửi đến để biết. Vĩnh viễn 31. Tài liệu của địa phương, cơ quan, các cá nhân gửi đến phối hợp công tác đối với chức năng, nhiệm vụ chính của Viện (đối với các cá nhân chủ yếu là nghiên cứu các đề tài Vĩnh viễn 32. Tài liệu của các cơ quan, cá nhân địa phương gửi đến Học viện để biết Loại 33. Công văn sự vụ Loại 34. Thư kiến nghị của các cá nhân trong và ngoài nước: - Góp ý có giá trị cho đường lối chung và đào tạo. - Các thư khác. Vĩnh viễn 35. Giấy tờ không phải tài liệu lưu trữ Loại 36. Tài liệu tham khảo, bản tin Loại 172 Phụ lục số 7: Mục lục hồ sơ của cơ quan (Gồm bìa hồ sơ và một số trang mục lục hồ sơ) MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH TỪ NĂM 1949-2000 173 MỤC LỤC HỒ SƠ 1949 - 1992 STT Tên hồ sơ (Tên đơn vị bảo quản) Ngày tháng bắt đầu - kết thúc Thời hạn bảo quản Số trang Ghi chú 1 2 3 4 5 6 A. Tài liệu giai đoạn 1950 - 1992 1. Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo chung của Học viện 01 Biên bản những ý kiến thảo luận của Ban Giám đốc, của đồng chí Tố Hữu (giám đốc) và Hội đồng nhà trường về một số nhiệm vụ công tác của Trường 1969 - 1970, 1972-1976. 01/1970 đến 20/8/1976 Vĩnh viễn 15 Cạp I 02 Sổ ghi biên bản của Ban Giám đốc trường Đảng Nguyễn ái Quốc với các bộ phận trực thuộc và các cơ quan ngoài. Năm 1973-1977. 1973 đến 1977 Vĩnh viễn 05 quyển 03 Báo cáo, dự thảo báo cáo của Trường Nguyễn ái Quốc về tổng kết năm, nhiều năm 1965-1976. 1965 đến 1976 Vĩnh viễn 77 04 Chương trình công tác 06 tháng, 01 năm của Trường Nguyễn ái Quốc 1970 đến 1975 Vĩnh viễn 18 174 1970, 1971, 1976. 05 Báo cáo kế hoạch của Trường Nguyễn ái Quốc về kết quả thực hiện Nghị quyết hội nghị Trung ương 11, 19, 23, Nghị quyết Bộ Chính trị 288 năm 1965, 1971, 1974, 1975 11/5/1965 đến 1975 Vĩnh viễn 111 06 Về đợt giáo dục chính trị phê bình và tự phê bình của trường Đảng Nguyễn ái Quốc. Năm 1976 14/9/1976 đến 20/10/1976 07 Đề án thảo luận trong Hội nghị Ban Giám đốc với các trưởng khoa về phương hướng mở lớp. 6/1965 Vĩnh viễn 06 Cặp 2 08 Kế hoạch, chương trình, đề cương tổng kết báo cáo của Trường Nguyễn ái Quốc về công tác giáo dục, đào tạo 1966-1971 1976 đến 5/1974 Vĩnh viễn 249 09 Công văn, kiến nghị của Trường Nguyễn ái Quốc gửi Ban Bí thư về việc kế hoạch mở lớp, về nội dung giảng dạy 1969-1971 4/1969 đến 1971 Vĩnh viễn 49 10 Chỉ thị, thông báo của Ban Bí thư, Ban Tổ chức Trung 9/01/1976 đến Vĩnh viễn 47 175 ương, Ban Tuyên huấn Trung ương về Trường Nguyễn ái Quốc về công tác giáo dục lý luận và mở các lớp. Năm 1962-1976 1976 11 Quyết định của Ban Tuyên huấn Trung ương, Ban giáo vụ Trường Nguyễn ái Quốc về việc quy định quản lý lớp học, tổ chức thi tốt nghiệp, cấp bằng tốt nghiệp. 1976 đến 27/3/1975 Vĩnh viễn 20 12 Báo cáo phương hướng của các khoa: Lịch sử Đảng, quản lý kinh tế, Triết, Xây dựng Đảng, Kinh tế chính trị và chủ nghĩa xã hội khoa học. Năm 1958, 1976, 1977. 1958 đến 11/1970 Vĩnh viễn 13 Tổng kết ý kiến góp ý của các chi học viên cho công tác tổ chức lớp học và công tác giảng dạy. Năm 1959-1970. 3/1959 đến 6/1970 Vĩnh viễn 13 14 Kế hoạch, chương trình, báo cáo của các lớp cao trung. Năm 1950, 1968, 1976. 15/4/1950 đến 12/1970 Vĩnh viễn 106 15 Hồ sơ lớp học cán bộ cao trung cấp 18 tháng khoá 2. Năm 1961 (gồm báo cáo và dự thảo khoa 1961 Vĩnh viễn 26 176 học). 16 Hồ sơ bồi dưỡng lớp cán bộ lý luận trung cấp khoá 3 (lớp 18 tháng). Năm 1961-1963 (gồm kế hoạch, diễn văn, khai mạc, báo cáo). 10/1961 đến 11/1962 Vĩnh viễn 54 17 Hồ sơ lớp bồi dưỡng cán bộ cao trung cấp khoá V, 1970-1971 (gồm thông tư, báo cáo, kế hoạch, bài nói chuyện của đồng chí Lê Duẩn) 5/12/1969 đến 1971 Vĩnh viễn 177 18 Hồ sơ lớp bồi dưỡng cán bộ trung cao khoá II, 1971- 1973 (gồm chương trình, đề cương, báo cáo) 1971 đến 1973 Vĩnh viễn 54 19 Hồ sơ lớp bồi dưỡng dài hạn cho cán bộ cao trung cấp khoá 1974- 1975 (gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo) 1974 đến 1976 Vĩnh viễn 23 20 Hồ sơ lớp cao trung cấp ngắn hạn (A1) 1975-1976 (gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo) 16/10/1975 đến 03/7/1976 Vĩnh viễn 114 21 Hồ sơ lớp cao trung cho cán bộ miền Nam. Năm 1976 (gồm quyết định, danh sách, chương trình, báo cáo) 1976 Vĩnh viễn 14 177 22 Hồ sơ lớp cao trung khoá 1974-1976 (B1) (gồm chương trình, kế hoạch, quyết định bế giảng) 1976 Vĩnh viễn 17 23 Sổ ghi danh sách học viên các lớp cao trung cấp từ khoá II đến khoá VIII. 1956-1966 1956 đến 1966 Vĩnh viễn 08 quyển Cặp 4 24 Diễn văn khai mạc lớp học khoá I tại Trường Đảng cao cấp Nguyễn ái Quốc của Hồ Chủ tịch ngày 07/9/1957 1983 Vĩnh viễn 25 Hồ sơ lớp học cán bộ 02 năm khoá I 1960-1961 (gồm báo cáo, kế hoạch, một số vấn đề chú ý khi đi thực tế) 1961 đến 7/1961 Vĩnh viễn 39 26 Hồ sơ lớp học lý luận về chính trị kinh tế khoá Ii - 1959 (gồm báo cáo, diễn văn, bế mạc) 4/1959 đến 5/1959 Vĩnh viễn 08 178 Phụ lục 8 Bảng kê những tài liệu không còn giá trị sử dụng không thuộc phông Bó số Trích yếu, nội dung tài liệu Lý do loại Ghi chú 1. Các loại quyết định thông báo công văn Trùng thừa 2. Thông báo ngày nghỉ tết, lễ của các đơn vị Hết giá trị sử dụng 3. Lịch làm việc của văn phòng Hết giá trị sử dụng 4. Các loại giấy mời Hải Phòng gửi các đơn vị Hết giá trị sử dụng 5. Các loại tài liệu soạn thảo thiếu chữ ký và con dấu Không có giá trị 6. Tài liệu biểu mẫu chưa ghi nội dung Không có giá trị 7. Các loại giấy nháp soạn thảo văn bản Không có giá trị 8. Công văn trao đổi thông thường Hết giá trị sử dụng 179 Bảng thống kê hồ sơ Hộp số Tiêu đề Hồ sơ Ngày tháng Số tờ Thời gian bảo quản Ghi chú 27 Hồ sơ lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ cao cấp của Đảng khoá I của trường Đảng cao cấp Nguyễn ái Quốc từ 16/3/81 - 10/7/81 gồm QĐ mở lớp, chương trình kế hoạch, báo cáo tình hình học tập, danh sách học viên... 24/10/80 đến ngày 25/7/81 100 Vĩnh viễn Hồ sơ Bài phát biểu của đ/c Đỗ Mười uỷ viên Bộ Chính trị BCHTƯ Đảng về nghị quyết Hội nghị Trung ương lần thứ IV về tư tưởng và tổ chức tại trường Đảng cao cấp Nguyễn ái Quốc ngày 4/7/1983 1983 115 Vĩnh viễn Hồ sơ lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ lãnh đạo của Đảng khoá II (sau ĐH Đảng lần thứ V) của Trường Đảng cao cấp Nguyễn ái Quốc từ 22/9/1983 đến 19/11/1983 gồm: Chương trình kế hoạch học tập, thảo luận, báo cáo kết quả lớp học 1983 46 Vĩnh viễn Hồ sơ lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ chủ chốt của Đảng khoá III của trường Đảng cao cấp Nguyễn ái Quốc từ 25/11/1983 đến 25/1/1984 gồm Quyết định mở, kết thúc lớp, chương trình, báo cáo tình hình lớp học. 20/11/83 đến 11/1/1984 34 Vĩnh viễn Hồ sơ lớp học nâng cao trình 3/1/84 31 Vĩnh viễn 180 độ ngắn hạn khoá IV mở tại trường Đảng cao cấp Nguyễn ái Quốc từ 9/5/1984 đến 7/7/1984 gồm Quyết định mở, kết thúc lớp, chương trình, báo cáo học tập 25/2/85 Hồ sơ lớp học nâng cao trình độ ngắn hạn khoá V mở tại trường Đảng cao cấp NAQ gồm QĐ mở, kết thúc lớp, chương trình học tập, danh sách học viên 14/8/84 - 1/11/84 20 Vĩnh viễn Hồ sơ: quyết định mở lớp, chương trình, kế hoạch và báo cáo kết quả học tập, thống kê, danh sách học viên... của trường Đảng cao cấp Nguyễn ái Quốc, Ban giáo vụ về lớp nâng cao trình độ khoá VII (6/9-17/10/85) và khoá VII (10/11- 26/12/85) để nghiên cứu NQTƯ VIII 27/7/85 - 9/11/85 40 Vĩnh viễn Hồ sơ lớp học NQ Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI do Ban Bí thư triệu tập mở tại Học viện NTƯ từ tháng 5- 12/1987 (và lớp nâng cao trình độ khoá VIII, IX, X, XI) 1987 272 Vĩnh viễn Hồ sơ về việc xin ý kiến Ban Bí thư, Ban tổ chức Trung ương v/v mở lớp nâng cao trình độ khoá XII cho cán bộ lãnh đạo cấp tỉnh, thành... tại Học viện NAQ. 28/7/87 - 16/4/90 07 Vĩnh viễn Hồ sơ lớp học, NQ Đại hội Đảng toàn quốc do Ban Bí thư triệu tập tại Học viện NAQ năm 1991-1992 gồm: Thông tư, Thông báo, KH 181 báo cáo.