Luận văn Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại tổng công ty dệt – may Hà Nội

có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập và xuất kho các loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập kho vật tư hàng hóa mua về và tình hình thanh toán các khoản phải trả người bán về việc mua số vật tư hàng hóa này. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: có nhiệm vụ theo dõi, tính ra các khoản lương phải trả và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), các khoản chi trả cho nhân viên theo chế độ, các khoản thưởng cho công nhân viên. 26 Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh tình hình hiện có và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động tăng, giảm tài sản cố định. Kế toán giá thành: có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép vào sổ tập hợp chi phí chi tiết cho từng nhà máy, phân xưởng; phân bổ chi phí sản xuất chung và tính giá thành cho từng sản phẩm, mặt hàng cụ thể căn cứ vào số liệu có trong các bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ tiền lương,...và các nhật ký chứng từ có liên quan. Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất kho thành phẩm; việc tiêu thụ sản phẩm và theo dõi tình hình công nợ đối với khách hàng. Kế toán xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định; tiến hành đánh giá, so sánh giá dự toán với chi phí thực tế bỏ ra; hoạt động xây dựng cơ bản của công ty theo phương thức giao thầu. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, đồng thời trực tiếp thực hiện việc thu, chi tiền mặt. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối các tài khoản có liên quan, từ đó lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, dựa trên các nhật ký – chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ, do các kế toán viên phần hành phụ trách. Kế toán Siêu thị Hà Đông: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh việc nhập – xuất hàng hóa cũng như tình hình tiêu thụ các mặt hàng, sản phẩm của Công ty tại siêu thị; đồng thời phải thực hiện việc báo cáo thường xuyên và định kỳ về hoạt động kinh doanh của Siêu thị. 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội: Nhìn chung tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, mọi công việc kế toán đều tuân thủ theo đúng chuẩn mực và chế độ hiện hành. Không tồn tại sự khác biệt mà chỉ có sự cụ thể hóa, chi tiết hóa cho từng phân xưởng, sản phẩm. 2.2.1. Đặc điểm tổ chức chứng từ: Chứng từ kế toán, với tư cách là bằng chứng chứng minh cho sự phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, được Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội lập và sử dụng theo đúng quy định của chuẩn mực và chế độ hiện hành. Theo cách đó, các 27 chứng từ thường được sử dụng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp bao gồm: Chứng từ về tiền tệ: bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kê ngoại tệ, bảng kiểm kê quỹ. Chứng từ về hàng tồn kho: bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm, bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, các biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Chứng từ về lao động, tiền lương: bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, giấy chứng nhận nghỉ việc nhận BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ. Chứng từ về tài sản cố định: bao gồm biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ), thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ. Chứng từ về bán hàng: bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thu mua hàng, hóa đơn bán lẻ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng thanh toán hàng đại lý, thẻ quầy hàng. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán: Về hệ thống tài khoản, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng quy địng của chế độ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiến hành phân cấp các tài khoản cấp 2 theo đối tượng sử dụng hoặc sản phẩm để phục vụ cho yêu cầu quản lý một khối lượng lớn các nguồn lực đa dạng và phong phú. Ví dụ như đối với tài khoản 627, tài khoản này sẽ được phân cấp như sau: Mã TK cấp 1 627 Mã TK cấp 2 1 H 1 Mã đối tượng sử dụng Mã chi tiết ĐTSD 28 Hình 2.2: Sơ đồ mã hóa tài khoản trong doanh nghiệp. Bảng hệ thống tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp: Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 121 Đầu t chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu 128 Đầu tư ngắn hạn khác 129 Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn 131 Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng khách hàng) 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác 1381 Tài khoản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 29 139 Dự phòng phải thu khó đòi 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trớc 1421 Chi phí trả trớc 1422 Chi phí chờ kết chuyển 144 Cầm cố, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn 151 Hàng mua đang đi đờng 152 Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu) 153 Công cụ, dụng cụ 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (chi tiết theo sản phẩm) 155 Thành phẩm (chi tiết theo sản phẩm) 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 157 Hàng gửi bán (chi tiết theo từng đại lý) 158 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 211 Tài sản cố định hữu hình 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 2113 Máy móc, thiết bị 2114 Phơng tiện vận tải, truyền dẫn 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ khác 212 TSCĐ thuê tài chính 213 TSCĐ vô hình 2131 Quyền sử dụng đất 2134 Nhãn hiệu hàng hóa 2138 TSCĐ vô hình khác 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn 30 2211 Cổ phiếu 2212 Trái phiếu 222 Góp vốn liên doanh (chi tiết cho từng đối tượng) 228 Đầu tư dài hạn khác (chi tiết cho từng đối tượng) 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 242 Chi phí trả trước dài hạn 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn 311 Vay ngắn hạn (chi tiết cho từng đối tượng) 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả người bán (chi tiết cho từng đối tượng) 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 3353 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ xử lý 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn ( chi tiết cho từng đối tượng) 31 342 Nợ dài hạn 343 Trái phiếu phát hành 3431 Mệnh giá trái phiếu 3432 Chiết khấu trái phiếu 3433 Phụ trội trái phiếu 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 414 Quỹ đầu tư phát triển 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận năm trước 4212 Lợi nhuận năm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 511 Doanh thu bán hàng 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thu bán các thành phẩm 512 Doanh thu nội bộ 5121 Doanh thu bán hàng hóa 5122 Doanh thu bán các thành phẩm 515 Doanh thu hoạt động tài chính 531 Hàng hóa bị trả lại 532 Giảm giá hàng bán 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi tiết) 622 Chi phí nhân công trực tiếp (chi tiết) 627 Chi phí sản xuất chung (chi tiết) 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 32 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí, lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác 711 Thu nhập khác 811 Chi phí khác 911 Xác định kết quả kinh doanh Bảng 6: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp 2.2.3. Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, để đem lại những thông tin thiết thực, chính xác một cách kịp thời, sát với thực tế, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội đã sử dụng hình thức 33 sổ kế toán “Nhật ký – Chứng từ”. Đây là một mô hình tổ chức sổ tương đối phức tạp, chủ yếu dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo bên có của các tài khoản. Tuy vậy hình thức này có ưu điểm lớn là đem lại hiệu quả cao, phục vụ tốt yêu cầu quản lý, đặc biệt là trong trường hợp độingũ nhân viên kế toán của doanh nghiệp là những người am hiểu chuyên môn nghiệp vụ. Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Theo như hình thức này, Doanh nghiệp sẽ sử dụng các loại sổ kế toán đó là các nhật ký – chứng từ, các bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Nhật ký chứng từ: Nhật ký – Chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt” đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan. Nhật ký – Chứng từ số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp – chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính 34 Nhật ký – Chứng từ số 3: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 “Tiền đang chuyển”, đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký – Chứng từ số 4: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK 311 “Vay ngắn hạn”, TK 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả”, TK 341 “Vay dài hạn”, TK 342 “Nợ dài hạn” đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan; ngoài ra nó còn có phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 311 hoặc 315, 341, 342 đối ứng Có các tài khoản có liên quan) Nhật ký – Chứng từ số 5: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhật ký – Chứng từ số 6: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường” nhằm theo dõi tình hình vật tư, hàng hóa còn đang đi đường. Nhật ký – Chứng từ số 7: dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, khinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các tài khoản liên quan đến các chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm TK 142, TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 334, TK 335, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627 và một số tài khoản phản ánh ở các Nhật ký – Chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, 627, 142, 2413, 335, 641, 642. Nhật ký – Chứng từ số 8: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 811, 911. Nhật ký – Chứng từ số 9: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”, TK 212 “TSCĐ thuê tài chính”, TK 213 “TSCĐ vô hình”. Nhật ký – Chứng từ số 10: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK121, 128, 129, 136, 138, 139,141, 144, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 338, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461, mỗi tài khoản được ghi trên một tờ Nhật ký – Chứng từ. Bảng kê: Bảng kê số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” (phiếu thu) đối ứng Có với các TK có liên quan. Bảng kê số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Có với các TK có liên quan. Bảng kê số 3: dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. 35 Bảng kê số 4: dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 622, 627 đối ứng Nợ với các tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ. Bảng kê số 5: dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các tài khoản 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627, 631 đối ứng Nợ với các tài khoản 641, 642, 241. Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và nội dung chi phí: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ đồ dùng... Bảng kê số 6: căn cứ vào các chứng từ có liên quan để ghi vào bên Nợ TK 142, TK 335. Cuối tháng khóa sổ và lấy số liệu để ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 7. Bảng kê số 8: dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa. Bảng kê số 9: dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa. Bảng kê số 10 – Hàng gửi đi bán: dùng để phản ánh các loại hàng hóa, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người mua, giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Từng hóa đơn bán hàng sẽ được theo dõi từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là tiêu thụ. Bảng kê số 11: dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 - Phải thu của khách hàng). Sổ cái: được mở cho các tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ. Số liệu ghi trên sổ cái được lấy từ các Nhật ký – Chứng từ Có liên quan. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ (thẻ) chi tiết sử dụng trong công tác kế toán tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội bao gồm: Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản: TK 521, 531, 532, 632, 711, 811, 911, 128, 129, 139, 159, 228, 229, 411, 412, 413, 414, 421, 431, 441, 641, 642. Sổ theo dõi thanh toán dùng cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 331, 333, 336. Sổ chi tiết tiêu thụ dùng cho các TK 511, 512. Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho các TK 121, 221. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê hay sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi dựa trên bảng kê, sổ chi tiết thì đến ngày cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu ghi trên bảng kê, sổ chi tiết ghi vào nhật ký chứng từ. 36 Đối với các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ như chi phí sản xuất chung (TK 627) thì trước hết số liệu được tập hợp vào các bảng phân bổ, sau đó mới ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khóa sổ, các số liệu trên nhật ký chứng từ được tổng cộng và đối chiếu với sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, sau đó mới ghi vào sổ cái tài khoản. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ cái và một số số liệu trên nhật ký chứng từ, sổ, thẻ chi tiết mà kế toán tổng hợp tiến hành lậơ báo ra báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tượng quan tâm. 2.2.4. Đặc điểm tổ chức báo cáo kế toán: Theo đúng quy định của Bộ Tài chính, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội lập đầy đủ các báo cáo tài chính mang tính bắt buộc bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. Tất cả số liệu trên các báo cáo trên hàng năm đều được kiểm toán bởi các kiểm toán viên nhà nước, đảm bảo cho người nhận thông tin những số liệu đáng tin cậy, phục vụ cho quá trình ra quyết định. Tuy nhiên bên cạnh đó, cũng như các công ty khác, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội còn lập ra các báo cáo nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ hoặc yêu cầu hạch toán của Công ty như bảng cân đối số phát sinh, báo cáo số dư tại quỹ và ngân hàng, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ, bảng kê hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ, bảng kê công nợ phải thu theo hóa đơn, bảng kê công nợ phải trả theo hóa đơn, báo cáo tồn kho, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng nhập, báo cáo chi tiết giá thành theo vật tư, báo cáo tổng hợp giá thành sản phẩm, báo cáo chi tiết tăng hoặc giảm TSCĐ theo nguồn vốn, bộ phận, báo cáo thuế,...Đây là những báo cáo không bắt buộc tuy nhiên lại được sử dụng rất hiệu quả cho mục đích quản trị nội bộ. Ví dụ như từ báo cáo tồn kho, doanh nghiệp có thể đề ra kế hoạch luân chuyển hàng tồn kho một cách thích hợp, không để hàng tồn quá nhiều làm tăng chi phí lưu kho lưu bãi, lãng phí nguồn lực, nhưng cũng không để hàng tồn quá ít gây ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Báo cáo giá thành giúp cho nhà quản lý đề ra được kế hoạch sản xuất hợp lý giúp giảm giá thành, hạ giá bán, đưa sản phẩm tới tay nhiều người tiêu dùng hơn. Báo cáo số dư tiền mặt tại quỹ giúp doanh nghiệp làm giảm tối đa “đồng tiền chết”, làm cho đồng tiền luôn sinh lời, tuy nhiên vẫn phải đáp ứng lượng tiền mặt tối thiểu tại quỹ,...Như vậy, tất cả các báo cáo trên đều rất cần thiết trong phạm vi doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo có thể quản lý tốt hơn, theo sát tình hình doanh nghiệp để từ đó tìm ra những giải pháp khắc phục có hiệu quả, đồng thời phát 37 huy những mặt mạnh, đẩy mạnh sản xuất, có vị trí ngày càng vững chắc hơn trên thương trường. 2.3. Đặc điểm tổ chức những phần hành kế toán chủ yếu Tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, công tác kế toán đã được tin học hóa bằng cách sử dụng các ứng dụng phần mềm ứng dụng trong kế toán. Nhờ đó mà công việc của kế toán trở nên đơn giản hơn trước rất nhiều. Trong khi trước đây phải tự tay ghi chép và tính toán các số liệu thì giờ đây, với phần mềm kế toán Fast Accounting, công việc của kế toán là ghi chép, lập chứng từ ban đầu, kiểm tra chứng từ trước khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu của máy vi tính. Đối với hạch toán trên máy vi tính, quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Đây là khâu đầu tiên của quy trình hạch toán trên máy vi tính và là khâu quan trọng nhất vì kế toán chỉ vào dữ liệu cho máy thật đầy đủ và chính xác (các bút toán). Máy sẽ tự động phân loại, tính toán, tổng hợp và đưa ra các báo cáo cần thiết. Nhìn chung, các phần hành kế toán đều đi theo một quy trình sau: Hình 2.4: Quy trình kế toán khi áp dụng kế toán máy 2.3.1. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): 1. Chuẩn bị: Thu thập, xử lý các tài liệu, chứng từ cần thiết. Định khoản kế toán 2. Nhập dữ liệu cho máy: Nhập mọi thông tin về các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Nhập các bút toán kết chuyển nếu có 3. Khai báo tham số, yêu cầu với máy 5. In sổ sách và các báo cáo theo yêu cầu 4. Máy tự xử lý thông tin và chuẩn bị theo yêu cầu 38 2.3.1.1. Cách xác định nguyên giá (NG), giá trị hao mòn, giá trị còn lại - Nguyên giá của TSCĐ do mua sắm: NG = Giá mua – Chiết khấu thương mại và giảm giá + các khoản thuế không được hoàn lại + chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng - Nguyên giá của TSCĐ do tự xây dựng, tự sản xuất: NG = Giá thành sản xuất thực tế + Chi phí trước khi sử dụng - Nguyên giá của TSCĐ được tài trợ, biếu tặng: NG = Giảtị hợp lý + Chi phí trước khi sử dụng - Nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính: NG = Min [Giá trị hợp lý; Giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu] - Giá trị hao mòn (GTHM): GTHM của TSCĐ = Số khấu hao cơ bản lũy kế của TSCĐ - Giá trị còn lại (GTCL): GTCL = NG - GTHM 2.3.1.2. Hạch toán những nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến TSCĐ: - Chứng từ ban đầu: biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ,... - Tài khoản sử dụng: TK 211 “ TSCĐ hữu hình”, TK 212 “ TSCĐ thuê tài chính”, TK 213 “ TSCĐ vô hình” hạch toán tăng TSCĐ: TH1: TSCĐ tăng do mua sắm BT1: Nợ TK 211, 213 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 BT2: Nợ TK 414, 431, 441,... Có TK 411 hoặc ghi đơn bút toán: Có TK 009 TH2: TSCĐ tăng do mua trả góp, trả chậm: BT1: Nợ TK 211, 213 39 Nợ TK 133 Nợ TK 242 Có TK 331 BT2: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 BT3: Nợ TK 635 Có TK 242 TH3: TSCĐ hình thành do tự xây dựng, nghiên cứu hoặcmua ắm phải qua lắp đặt BT1: Nợ TK 241 (2411, 2412) Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 BT2: Nợ TK 211, 213 Có TK 241 (2411, 2412) TH4: Các trường hợp tăng khác: Nợ TK 211, 213 Có TK 411, 711, 222,... TH5: TSCĐ phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 211, 213 Có TK 214, 338 (3381) hạch toán giảm TSCĐ: TH1: TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán: BT1: Nợ TK 811 Nợ TK 214 Có TK 211, 213 BT2: Nợ TK 811 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 152, 331, ... BT3: Nợ TK 111, 112, 131, 152,... Có TK 711 Có TK 333 (33311) TH2: TSCĐ giảm do góp vốn liên doanh với cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát: 40 BT1: Nợ TK 222, 214, 811 Có TK 211, 213 BT2: Nợ TK 222, 214 Có TK 211, 213 Có TK 3387 BT3: Nợ TK 338 (3387) Có TK 711 TH3: TSCĐ giảm do phát hiệnthiếu khi kiểm kê: Nợ TK 138 (1381, 1388) Nợ TK 214 Có TK 211 TH4: TSCĐ giảm do không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ theo chế độ hiện hành: Nợ TK 627, 641, 642,... Nợ TK 242 Nợ TK 214 Có TK 211, 213 TH5: TSCĐ giảm do đã khấu hao hết: Nợ TK 214 (2143) Có TK 211, 213. Khấu hao tài sản cố định: TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chíh về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích lập khấu hao TSCĐ. Theo phương pháp này, khấu hao TSCĐ được tính theo công thức: KH TSCĐ bình quân năm = NG / Số năm sử dụng BT1: Hàng kỳ trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 627, 641, 642, 632,... Có TK 214 BT2: Ghi đơn: Nợ TK 009 Trường hợp đơn vị phải nộp khấu hao cơ bản cho cấp trên hoặc điều chuyển nội bộ: 41 BT3: Nợ TK 411, 136 Có TK 111, 112,... hạch toán sửa chữa TSCĐ: TH1: Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ: Nợ TK 627, 641, 642 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331, 334, 152,... TH2: Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ: - BT1: Nợ TK 241 (2413) Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331, 334, 152,... - BT2: Nợ TK 242 Có TK 241 (2413) - BT2: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 242 TH3: Hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ: (1) Tập hợp chi phí sửa chữa (2) Kết chuyển chi phí sửa chữa (3) Kết chuyển nguồn nếu có Hình 2.5: Sơ đồ hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ 2.3.2. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: Do dặc điểm quy trình công nghệ sản xuất bao gồm các giai đoạn công nghệ nối tiếp nhau nên chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được tập hợp theo TK 111, 112, 331 TK 241 (2413) TK 211 TK 411 TK 414, 431, 441 (1) (2) ) (3) TK 113 42 từng giai đoạn công nghệ. Do đó, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là theo từng giai đoạn công nghệ và phương pháp hạch toán chi phí được lựa chọn tương ứng là phương pháp hạch toán theo giai đoạn công nghệ. Trong đó hai khoản mục chi phí NVLTT và NCTT được tập hợp trực tiếp cho từng loại sản phẩm, riêng chi phí SXC tập hợp cho cả nhà máy Sợi sau đó tiến hành phân bổ chi phí SXC cho từng loại sản phẩm theo tiền lương thực tế. Để phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý và đáp ứng yêu cầu tính giá thành sản phẩm Công ty tiến hành phân loại chi phí sản xuất thành các khoản mục sau: - Chi phí NVLTT: bao gồm các giá trị NVL chính, NVL phụ, công cụ, dụng cụ,...được tập hợp cho từng nhà máy. - Chi phí NCTT: bao gồm những khoản phải trả cho công nhân sản xuất như: lương, phụ cấp có tính chất lương, các khoản BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn trích theo tỷ lệ quy định, được tính theo phương pháp trực tiếp và tập hợp cho từng loại sản phẩm. Lương sp ngày =Tổng sp ngày x Đơn giá theo chất lượng sp x Hệ số thu nhập bình quân x Hệ số điều chỉnh Lương sản phẩm = Lương sp ngày + Lương sp đêm Tiền lương thực tế của CNSXTT = Lương sp + Phụ cấp & các khoản trích theo lương - Chi phí chung bao gồm các khoản chi phí: + Chi phí nhân viên các nhà máy như nhân viên quản lý ở các ca sản xuất,... + Chi phí công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất ở nhà máy. + Chi phí khấu hao TSCĐ. + Chi phí dịch vụ mua ngoài như chi phí vận chuyển vật tư, điện thoại, nước,... + Chi phí khác bằng tiền. Các khoản chi phí trên được tập hợp cho toàn Công ty cụ thể căn cứ vào “Bảng phân bổ vật liệu” , “Bảng phân bổ tiền lương”, “Bảng phân bổ khấu hao” và các chứng từ có liên quan để tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất chung. Toàn bộ chi phí sản xuất liên quan đến giá thành sản phẩm, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được tập hợp vào bên nợ TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Quá Lương sp đêm = Lương sp ngày + Phụ cấp đêm 43 trình thực hiện được tiến hành sau khi kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền lương, kế toán chi phí sản xuất chung thực hiện các bút toán kết chuyển chi phí tập hợp được trong TK 621, TK 622, TK 627 sang TK 154 vào cuối tháng. Thông thường, Công ty sử dụng phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính tiêu hao dùng cho sản xuất sản phẩm. Theo phương pháp này thì giá trị của sản phẩm dở dang chỉ tính chi phí NVLC. Còn những chi phí khác phát sinh trong kỳ đều tính vào giá thành của sản phẩm hoàn thành. Trong khi đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm thì đối tượng tính giá thành là từng loịa sản phẩm khác nhau, dẫn đến một đối tượng tập hợp chi phí liên quan đến nhiều đối tượng tính giá thành. Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ mà Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội lựa chọn tính giá thành sản phẩm hàng hóa theo phương pháp tỷ lệ. Theo phương pháp này, kế toán phải căn cứ vào:  Bảng giá thành chi tiết kế hoạch theo từng khoản mục chi phí. Bảng này do phòng kế toán tài chính lập trên cơ sở: kế hoạch sản xuất trong năm và giá thành sản phẩm năm trước. Bảng được lập vào đầu năm và sử dụng trong suốt năm kế hoạch.  Tỷ lệ chi phí theo từng khoản mục giữa chi phí sản xuất thực tế với giá thành kế hoạch theo từng khoản mục chi phí. Từ đó, kế toán tính được giá thành thực tế theo từng khoản mục chi phí và tổng giá thành thực tế từng loại sản phẩm. Cách tính như sau: - Đối với khoản mục chi phí NVL chính (NVLC):     n 1i i1i0 ckdk xQZ PLDCDT   Z1i = Z0i x Qi1 x T Trong đó: T : tỷ lệ phân bổ chi phí NVLC Ddk, Dck : giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ C : chi phí NVLC phát sinh trong kỳ PL : phế liệu thu hồi nhập kho Z0i : giá thành thực tế khoản mục chi phí NVLC 1 kg sản phẩm i  Z1i : giá thành thực tế khoản mục chi phí NVLC của toàn bộ sản phẩm i hoàn thành Qi1 : sản lượng thực tế nhập kho của sản phẩm i. - Đối với các khoản mục chi phí còn lại, đều áp dụng công thức chung: 44    n 1i i1i0 ' ' xQZ CT   Z’1i = Z’0i x Qi1 x T’ Trong đó: T’ : tỷ lệ phân bổ từng khoản mục chi phí C’ : chi phí sản xuất thực tế phát sinh theo từng khoản mục Z’0i : giá thành kế hoạch từng khoản mục của toàn bộ sản phẩm i nhập kho trong quý  Z’1i : tổng giá thành thực tế phát sinh theo từng khoản mục Sau đó, dựa vào bảng này và một số liệu có liên quan, kế toán từng bước tính giá thành thực tế của sản phẩm sợi theo khoản mục chi phí. Kết quả giá thành thực tế của sản phẩm nhập kho được thể hiện trên “Bảng giá thành thực tế sợi quý III” – Biểu số 16. Tổng Công ty không sử dụng chương trình kế toán máy để tính giá thành mà chỉ tập hợp chi phí hình thành nên các bảng kê( số 3, 4, 5…) giúp cho việc tính giá thành. Còn việc tính giá thành được thực hiện trên Excel theo các bước như trên do kế toán giá thành phụ trách. 45 (1) Vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm (2) Chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất (3) Chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ (4) Cuối kỳ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho đối tượng tính giá thành (5) Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp (6) Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung (7) Các khoản làm giảm chi phí (8) Tổng giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ, có thể nhập kho, gửi bán hoặc tiêu thụ trực tiếp. Hình 2.6: Sơ đồ hạch toán giá thành sản phẩm PHẦN III: ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY DỆT – MAY HÀ NỘI TK 1524 TK 621 TK 154 TK 152, 138 TK 334, 338 TK 622 TK 155 TK 632 TK 157 TK 153, 214, 111, 112,331,... TK 627 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 46 3.1 Nhận xét chung về kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty Dệt may Hà Nội. Ra đời từ khá sớm, đến nay Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội đã trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong toàn ngành dệt may Việt Nam. Với khối lượng sản phẩm tiêu thụ cả trong và ngoài nước càng ngày càng mở rộng, Tổng Công ty cũng ngày càng lớn mạnh và nắm giữ một vị thế vững chắc trên thị trường. Quán triệt phương châm “Chất lượng hàng đầu, giá bán hợp lý”, các sản phẩm của Tổng Công ty đã và đang được biết đến, được người tiêu dùng ưa chuộng. Chắc chắn trong tương lai, những gì Tổng Công ty đạt được sẽ không chỉ dừng lại ở đó. Dưới giác độ một sinh viên đến thực tập tại đây, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số nhận định, đánh giá về tình hình ưu, nhược điểm, đồng thời dưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hạn chế những nhược điểm đó như sau: 3.1.1. Những ưu điểm Tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật và cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác nhất cho các đối tượng sử dụng. Mọi công tác kế toán phần hành đều được tiến hành một cách hợp lý và khoa học, đem lại những thông tin đầu ra có chất lượng, đáp ứng tốt nhu cầu quản lý của ban lãnh đạo doanh nghiệp. *Thứ nhất, phòng kế toán cùng với 22 kế toán viên và bộ phận kế toán nhà máy luôn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng tốt yêu cầu công việc đề ra và phát huy được hiệu quả cũng như năng lực chuyên môn của từng người. Các thành viên của phòng Tài chính Kế toán có năng lực, kinh nghiệm và chuyên môn cao, biết thay đổi phương thức làm việc một cách linh hoạt sao cho phù hợp với chế độ kế toán mới. Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ tin học (nhất là ứng dụng phần mềm kế toán máy FAST Accounting 2007) vào công tác kế toán đã giúp cho khối lượng công việc giảm đi đáng kể mà chất lượng công việc lại tốt hơn, tóm lại là hiệu quả làm việc cao hơn. *Thứ hai, về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, phương pháp ghi kế toán ta nhận thấy nhìn chung, hệ thống chứng từ được tổ chức đầy đủ theo qui định của Bộ Tài Chính, các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển thường xuyên, kịp thời phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các tài khoản kế toán được vận dụng một cách linh hoạt, tài khoản tổng hợp và chi tiết được mở phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán. *Thứ ba, về hình thức sổ kế toán đang áp dụng, hiện nay, trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì hầu hết các phần hành kế toán đều được thực hiện trên 47 máy. Điều đó làm giảm đi đang kể khối lượng công việc cho các kế toán viên dẫn đến việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ trở nên hợp lý, đảm bảo chính xác tuyệt đối, đặc biệt là trong điều kiện đội ngũ lao động kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, dễ dàng thay đổi thích nghi trong điều kiện mới. Với hình thức này thì quá trình nhập dữ liệu vào máy cũng là thực hiện việc ghi sổ nhật ký chứng từ. Trên cơ sở các đề mục sẵn có, công việc còn lại của kế toán máy chỉ còn là cập nhật nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài khoản sử dụng, số tiền,...sao cho chính xác và kịp thời *Thứ tư, về công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Theo phương pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại doanh nghiệp thì nhìn chung, các chi phí phát sinh được tập hợp theo đúng khoản mục phí. Qua quá trình phân loại, tổng hợp, hệ thống hoá các chi phí thì bộ phận kế toán nắm được số lượng tiêu hao cho từng đối tượng, làm cơ sở tập hợp trực tiếp một số khoản mục và giá thành cho từng loại sản phẩm. Ví dụ như trong trường hợp tính giá thành của sản phẩm sợi thì đối tượng tính giá thành là từng loại sợi, chi số sợi đảm bảo phải xác định chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh cho từng loại sợi, xử lý kịp thời với loại sợi tiêu thụ kém. Thêm vào đó, việc xác định phương pháp tính giá thành sản phẩm sợi là phương pháp tỷ lệ là rất hợp lý, vì nó phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm này cũng như phù hợp với hình thức tổ chức sản xuất của Tổng Công ty. Công tác kế toán tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội nói chung đã tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với yêu cầu hạch toán cũng như yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt mạnh đáng khích lệ, công tác kế toán tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội vẫn còn tồn tại một số bất cập, cần được quan tâm thích đáng hơn nữa để khắc phục và hoàn thiện . 3.1.2 Một số hạn chế cần hoàn thiện * Thứ nhất, về kỳ tính giá thành. Tại Công ty Dệt May Hà Nội, giá thành sản phẩm được tính vào cuối quý nên thông tin về chi phí và giá thành không nhanh nhạy và đáp ứng được yêu cầu của quản lý. Mặt khác, do đặc điểm sản xuất của Công ty là có chu kỳ sản xuất ngắn, sản phẩm hoàn thành nhập kho liên tục trong tháng, giá cả sản phẩm lại thường xuyên biến động, nên kỳ tính giá thành một quý/1 lần không còn phù hợp nữa. Nó mang tính “trễ” cao và tỏ ra không phù hợp với một thị trường với nhiều biến động. * Thứ hai, về chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Tổng Công ty đã không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn (SCL) TSCĐ, cũng không tiến hành phân 48 bổ chi phí SCL TSCĐ. Việc sửa chữa lớn TSCĐ được theo dõi trên TK 2413. Khi công trình SCL TSCĐ ở từng nhà máy hoàn thành thì kế toán đã tiến hành kết chuyển luôn chi phí SCL TSCĐ đó vào TK 627 “ Chi phí sản xuất chung” theo đối tượng sử dụng. Việc làm này đã khiến chi phí SXC tăng lên, dẫn đến sự tăng lên trong giá thành sản phẩm. Ví dụ, tại nhà máy Sợi, quý 3/ 2004 có một máy đánh ống AUTO CONER cũ sắp phải SCL với NG = 1tỷ, giá trị hao mòn là 600 triệu và giá trị còn lại là 400 triệu. Trước đó công ty đã không tiến hành trích trước chi phí SCL TSCĐ để tạo nguồn kinh phí sửa chữa khi máy bị hỏng hóc. Đến khi chi phí này phát sinh, phải tiến hành chuyển thẳng vào chi phí sản xuất chung, làm cho chi phí sản xuất chung trong kỳ tăng lên. Do chi phí sửa chữa này khá lớn nên đã làm ảnh hưởng đến tổng chi phí phát sinh trong kỳ, không phản ánh đúng thực tế tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Thứ ba, về việc hạch toán chi phí trả trước. Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh, nhưng có liên quan tới nhiều kỳ hạch toán, nên chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này, mà được tính cho hai hay nhiều kỳ hạch toán tiếp theo. Tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, do là một doanh nghiệp sản xuất nên thường phát sinh các khoản chi phí trả trước như giá trị CCDC nhỏ xuất dùng thuộc loại phân bổ hai hay nhiều lần, giá trị sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch, chi phí mua bảo hiểm tài sản, bảo hiểm kinh doanh,... Các khoản này, mặc dù có liên quan đến nhiều kỳ hạch toán hoặc là những chi phí phát sinh một lần quá lớn, nhưng đều được tính một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phát sinh chi phí. Ví dụ: Trong quí III, phát sinh chi phí phụ tùng thay thế (vòng Zoăng) để sửa chữa máy móc thiết bị với giá trị là: 41.384.000đ thuộc loại phân bổ ba lần, kế toán ghi vào bên Nợ TK 6273: 1.780.532 (đối ứng bên Có TK 153) trên Bảng kê số 4. Kế toán hạch toán như vậy có nghĩa là phân bổ 1 lần 1 lượng chi phí phát sinh tương đối lớn vào chi phí sản xuất chung. Điều này đã làm cho chi phí sản xuất trong kỳ tăng lên. Như vậy là không hợp lý so với thực tế vì những vòng Zoăng đó sau khi được dùng để sửa chữa lớn TSCĐ, sẽ đóng góp vào nhiều kỳ sản xuất kinh doanh cùng với TSCĐ, chứ không chỉ ngắn ngủi trong một kỳ báo cáo. * Thứ tư, về việc hạch toán phế liệu thu hồi. Trong quá trình sản xuất Sợi, phế liệu thu hồi từ qui trình sản xuất chủ yếu là bông, xơ. Một phần bông, xơ này được sử dụng lại cho quá trình sản xuất sản phẩm tiếp theo để tiết kiệm chi phí, hướng tới mục tiêu hạ giá thành sản phẩm. Trong công việc phản ánh quá 49 trình nhập – xuất – tồn kho phế liệu tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, kế toán sử dụng TK1527 và trình tự hạch toán được phản ánh theo sơ đồ: (1): Phế liệu (bông, xơ) thu hồi nhập kho (2): Xuất bông, xơ cho sản xuất sản phẩm Hình 2.7: Sơ đồ hạch toán phế liệu thu hồi Cách ghi này chưa phản ánh chính xác nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh vì TK 154 thể hiện chi phí sản xuất dở danh chư không phải phế liệu thu hồi. * Thứ năm, về việc mở sổ sách kế toán. Công ty tiến hành theo dõi nguyên vật liệu chi tiết theo từng loại và từng kho, tương ứng với các TK cấp 2 theo quy định, ví dụ như sổ cái TK 1521 (NVL chính), sổ cái TK 1522 (NVL phụ), sổ cái TK 1523 (nhiên liệu)…Nhưng Công ty lại không mở sổ cái TK tổng hợp TK 152 “Nguyên vật liệu”, điều này gây khó khăn cho việc lập báo cáo tài chính. * Thứ sáu, về việc ứng dụng phần mềm kế toán. Với khối lượng công việc tính toán lớn, phức tạp như hiện nay, Tổng Công ty đã trang bị phần mềm kế toán Fast. Tuy nhiên, bên cạnh hiệu quả đem lại, thì phần mềm này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Chẳng hạn như công tác tính giá thành không được thực hiện bằng phần mềm do sự phức tạp và kém ổn định của phần mềm. Do lỗi kỹ thuật mà thi thoảng chương trình tự động làm mất đi hoặc làm sai lệch những dòng dữ liệu đã được cập nhật trước đó, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới guồng hoạt động liên tục của các kế toán viên. Hay như công tác theo dõi, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ của phần mềm cũng chưa được hoàn thiện. Điều này gây ra không ít khó khăn và sự không đồng bộ cho công tác kế toán của Công ty. 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác Kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội - Thứ nhất: Đối với kỳ tính giá thành TK154 TK1527 TK621 (1) (2) 50 Theo tôi, Công ty nên rút ngắn kỳ tính giá thành xuống thành mỗi tháng một lần, để thông tin về giá thành đưa ra trở nên kịp thời, nhanh chóng. Chúng sẽ trở nên rất hữu ích trong việc đẩy mạnh sản xuất, giá cả hợp lý với nhu cầu người tiêu dùng, đem lại lợi ích kinh tế tối đa cho doanhnghiệp, nhất là trong môi trường cạnh tranh gay gắt như ngày nay. Tuy nhiên, việc rút ngắn kỳ tính giá thành xuống 1 tháng không phải dễ. Nó đòi hỏi công tác kế toán phải được tiến hành thường xuyên, liên tục hơn. Vì vậy các nhân viên kế toán sẽ phải tăng cường độ làm việc. Nếu làm không quen có thể dẫn đến việc giá thành kỳ này tính chưa xong đã lại tới kỳ tính giá thành sau, gây ảnh hưởng tới guồng máy hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Nhưng nếu biết tổ chức, sắp xếp công việc một cách hợp lý thì với trình độ chuyên môn và bề dày kinh nghiệm sẵn có, cộng với sự trợ giúp của máy vi tính, chắc chắn các nhân viên kế toán sẽ hoàn thành tốt nghiệm vụ tính giá thành sản phẩm trong một tháng. Việc thay đổi kỳ tính giá thành sẽ làm thay đổi toàn bộ các phần hành kế toán khác. Vì vậy, xem xét sự thay đổi này phải được thống nhất trong phạm vi toàn Công ty. - Thứ hai: Đối với việc hạch toán chi phí SCL TSCĐ Khi công việc SCL TSCĐ hoàn thành, chi phí phát sinh thường rất lớn, kế toán cần có kế hoạch trích trước chi phí SCL TSCĐ cho các đối tượng sử dụng nhằm tập hợp CPSX đầy đủ và chính xác. Tránh hiện tượng như hiện nay, chi phí phát sinh quá lớn, Công ty tiến hành hạch toán hết chi phí đó vào TK 627 làm cho khoản mục chi phí SXC tăng lên, làm ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận. Hiện bây giờ Tổng Công ty mới đang trong tién trình cổ phần hóa. Khi cổ phần hóa doanh nghiệp hoàn tất thì sự giảm sút của chỉ tiêu lợi nhuận sẽ ảnh hưởng tới ý kiến đầu tư từ phía những người đang muốn mua cổ phiếu của doanh nghiệp. Để khắc phục tồn tại này, theo tôi Công ty cần trích trước chi phí SCL TCSĐ theo đúng chế độ như sau: Khi trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh số chi phí sửa chữa lớn TSCĐ dự kiến sẽ phát sinh kế toán ghi: Nợ TK 627, TK 641, TK 642 Có TK 335. 51 Khi chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh kế toán ghi: Nợ TK 335 Có TK 111,TK 112, TK 152, TK 153,TK 331. Hiện tại vì Công ty chưa tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ nên cần phải tiến hành phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí của các đối tượng sử dụng. Cụ thể là khi công việc sửa chữa lớn TCSĐ tại nhà máy Z hoàn thành, kế toán kết chuyển toàn bộ khoản chi phí thực tế sửa chữa TSCĐ trên vào TK 1421 “ Chi phí chờ phân bổ”, ghi vào bảng kê 6 theo định khoản: Nợ TK 1421(FX Z) Có TK 2413 Sau đó hàng quý, kế toán phân bổ giá trị này cho đối tượng sử dụng theo tiêu thức là khoảng thời gian kể từ lần sửa chữa TSCĐ này đến lần sửa chữa TSCĐ lần sau. Nợ TK 627(FX Z) Có TK 1421 Ví dụ như trong tháng 9 theo số liệu kế toán cung cấp: các công trình SCL hoàn thành với tổng chi phí là 58 802 274 đ trong đó: Chi phí SCL TSCĐ hoàn thành: Ở nhà máy điện: 1 164 820 đ Ở nhà máy dệt nhuộm: 5 823 600 đ Ở nhà máy may 1: 26 992 824 đ Ở nhà máy may thời trang: 13 100 000 đ Ở nhà máy dệt Vinh: 6 565 950 đ Ở nhà máy dệt Denim: 5 155 080 đ Áp dụng phương thức hạch toán trên đây, theo kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ thì: Biết rằng khoảng thời gian từ lần sửa chữa này đến lần sửa chữa tiếp theo của TSCĐ ở nhà máy điện là: 20 tháng Như vậy giá trị SCL TSCĐ phân bổ cho tháng 9 là: 1 164 820/20 = 58 241 đ - Khoảng thời gian từ lần sửa chữa này đến lần sửa chữa tiếp theo của TSCĐ sửa chữa vừa hoàn thành: Ở nhà máy dệt nhuộm là 25 tháng 52 Ở nhà máy may 1 là 60 tháng Ở nhà máy may thời trang là 40 tháng Ở nhà máy dệt Vinh là 30 tháng Ở nhà máy dệt Denim là 24 tháng  Giá trị SCL TSCĐ hoàn thành phân bổ tính vào chi phí SXKD trong tháng 9 cho từng nhà máy là: Nhà máy dệt nhuộm: 5 823 600 : 25 = 232 944 đ Nhà máy may 1: 26 992 824 : 60 = 449 880,4 đ Nhà máy may thời trang: 13 100 000 : 40 = 327 500 đ Nhà máy dệt Vinh: 6 565 950 : 30 = 218 865 đ Nhà máy dệt Denim: 5 155 080 : 24 = 214 795 đ Kế toán ghi các sổ liên quan theo định khoản Nợ TK 1421 58 820 274 NM dệt nhuộm 1 164 820 NM may 1 5 823 600 …. Có TK 2413 58 820 274 Sau đó: Nợ TK 627 1 502 225,4 NM dệt nhuộm 58 241 NM may 1 232 944 … Có TK 1421 1 502 225,4 Do đó chi phí SCL TSCĐ tính không đúng vào CPSX cho từng nhà máy trong tháng 9 do kế toán xác định trước đây là: 1 502 255,4 – 58 802 274 = -57 300 049 đ - Thứ ba: Về việc hạch toán chi phí trả trước Theo nhận định và đánh giá trên, tôi xin đưa ra giải pháp để khắc phục nhược điểm này, đó là kế toán nên tiến hành định khoản theo trình tự sau: TK 1531 (1) TK 142 (2) TK 6273 53 (1) : Tập hợp chi phí công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần. (2) : Định kỳ tiến hành phân bổ cho đối tượng sử dụng. Hình 2.8: Sơ đồ hạch toán chi phí trả trước Ví dụ như: Trong quí IV, Tổng Công ty phát sinh chi phí phụ tùng thay thế để sửa chữa máy móc thiết bị với giá trị là: 41.384.000đ, dự kiến sử dụng trong 2 năm. Khi xuất dùng CCDC căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK142 41.384.000 Có TK 153 41.384.000 Giá trị phân bổ hàng quý = 41.384.000 = 5.173.000 đ 8 Khi đó chỉ tính vào chi phí sản xuất trong kỳ là: 5.173.000 đ Chênh lệch giữa chi phí vật liệu khi không phân bổ và khi thực hiện phân bổ là: 41.384.000 – 5.173.000 =36.211.000 đ - Thứ tư: Về việc hạch toán phế liệu thu hồi. Lượng bông phế, xơ phế nhập kho được trừ ra khỏi chi phí NVL chính tính vào giá thành sản phẩm. Ví dụ trong quí IV - Giá trị bông, xơ xuất dùng cho sản xuất là: 64.128.502.247đ - Giá trị bông phế, xơ phế thu hồi nhập kho là: 2.043.611.837đ Theo đó, bông xơ dùng cho sản xuất sợi là: 64.128.502.247 – 2.043.611.837 = 60.799.954.127đ Như vậy, để phản ánh chính xác nội dung kinh tế của nhiệm vụ phát sinh thì khi nhập kho bông, xơ phế từ quá trình sản xuất sợi, kế toán nên ghi bút toán phản ánh giảm chi phí NVL chính theo sơ đồ sau: (1) : Nhập kho phế liệu thu hồi (bông, xơ phế) (2) : Xuất kho phế liệu để sản xuất sản phẩm. TK 1527 (2) TK 621 (1) 54 - Thứ năm: Đối với việc hoàn thiện hệ thống phần mềm kế toán máy. Tổng Công ty Dệt may HN sau khi đã triển khai việc hoàn thiện, nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán máy, cần phải liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để tìm ra những giải pháp khắc phục cho những lỗi kỹ thuật mà phần mềm gây ra. Tránh để lâu có thể gây tổn thất cho bản thân doanh nghiệp. Nếu được sử dụng một cách thích hợp, phần mềm kế toán sẽ giúp cho việc giảm bớt một lượng lớn công việc cho kế toán. Hơn nữa, công tác kế toán sẽ được chính xác hơn, khoa học hơn, đem lại hiệu quả cao hơn. 55 MỤC LỤC PHẦN I : TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY DỆT – MAY HÀ NỘI ...... 1 1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ............................................ 1 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng Công ty: ........................................... 3 1.2.1. Chức năng: ............................................................................................. 3 1.2.2. Nhiệm vụ: ............................................................................................... 3 1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh: ............................................................ 4 1.3.1. Đặc điểm hoạt động: .............................................................................. 4 1.3.2. Đặc điểm về các loại sản phẩm của Tổng Công ty: ............................... 5 1.3.3. Đặc điểm về lao động và tiền lơng: ........................................................ 6 1.3.4. Đặc điểm về tình hình quản lý vật t và tài sản cố định ................ 7 1.3.5. Đặc điểm về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh ................ 9 1.4. Công nghệ sản xuất và mô hình tổ chức Sản xuất – Kinh doanh……..12 1.4.1. Công nghệ sản xuất một số sản phẩm chủ yếu tại Tổng Công ty Dệt – May Hà ....................................................................................................... 12 1.4.2. Mô hình tổ chức Sản xuất – Kinh doanh ............................................ 13 1.5. Đặc điểm tổ chức quản lý của Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội ........ 16 1.5.1. Cơ cấu quản lý của Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội ........................ 16 1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý trong Tổng Công ty: ......................................................................................................... 18 1.5.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chức năng ....................... 19 PHẦN II: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY DỆT – MAY HÀ NỘI .................................................................21 2.1. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán .................................................... 21 2.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: .........................................................21 2.1.2. Lao động kế toán và phân công lao động kế toán .................................21 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty ...........................24 2.2.1. Đặc điểm tổ chức chứng từ: ..................................................................24 2.2.2. Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán: ....................................................25 2.2.3. Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán .........................................................30 2.2.4. Đặc điểm tổ chức báo cáo kế toán: .......................................................34 2.3. Đặc điểm tổ chức những phần hành kế toán chủ yếu ...........................34 2.3.1. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): ..........................................................35 56 2.3.2. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: ........................................39 PHẦN III: ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY DỆT – MAY HÀ NỘI .............................................43 3.1 Nhận xét chung về kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty Dệt may Hà Nội. ............................................................43 3.1.1. Những u điểm........................................................................................43 3.1.2 Một số hạn chế cần hoàn thiện ..............................................................44 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác Kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội ..................................46