Luận văn Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh

căn cứ đối chiếu với tình hình thực tế tại cơ quan. Ba là, dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi. Bốn là, sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin cho đề tài này. Cuối cùng, sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu rõ về vấn đề Bố cục bài báo cáo gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4 QUẬN 6, TP. HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ VẤN CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP. HCM Do hạn chế về thời gian nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Kính mong Quý thầy, cô cùng các anh, chị và các bạn đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 1.1. Khái quát về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến 1.1.1. Khái niệm - Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng. 1.1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến - Làm tốt công tác quản lý văn bản đi - đến sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ. - Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp. - Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan. 1.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 1.2.1. Khái niệm văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. 1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan. Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 5 1.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi Bước 1: Kiểm tra văn bản - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo cho người giao trách nhiệm được xem xét và giải quyết - Ghi số và ngày, tháng văn bản - Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Bước 2: Đóng dấu Đóng dấu văn bản cơ quan : Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 điều 26 của Nghị định số 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Kiểm tra văn bản (1) Đóng dấu (2) Đăng ký văn bản đi (3) Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi (4) Lưu văn bản đi (5) Kiểm tra thể thức hình thức kỹ thuật trình bày Đóng dấu cơ quan Đăng ký văn bản đi bằng sổ Đăng ký văn bản đi bằng máy tính Làm thủ tục phát hành văn bản Ghi số ngày tháng năm Đóng dấu độ khẩn mật Chuyển phát văn bản Nhân bản Theo dõi việc chuyển phát văn bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 6 Bước 3: Đăng ký văn bản đi - Đăng ký văn bản bằng sổ: Nội dung bên trong sổ gồm: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Nơi nhận vản bản Số lượng văn bản Nơi lưu văn bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn đăng ký (1) Ghi số và ký hiệu của văn bản (2) Ghi ngày, tháng vản bản. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12. (3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản. (4) Ghi tên cơ qua, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (5) Ghi số lượng vản bản phát hành (6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản (7) Ghi những điều cần thiết khác TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ) TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) NĂM……………………. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số………………đến số………… Từ ngày…………….đến ngày……... Quyển sổ: Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 7 - Đăng ký văn bản đi bằng máy tính là: Sử dụng phần mềm vào quản lý văn bản. - Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý vản bản của cơ quan, tổ chức cung cấp phần mềm đó. Bước 4: Làm thủ tục theo dõi và chuyển phát văn bản đi  Làm thủ phát hành văn bản:  Lựa chọn phong bì: Bì văn bản phải được làm bằng loại giấy dai bền khó thấm nước, không nhìn thấu được.  Chuyển phát văn bản đi  Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhắt là sáng ngày hôm sau, vào sổ và đăng ký phát hành.  Theo dõi việc chuyển phát vản bản:  Lập phiếu gửi theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Nếu phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.  Mẫu sổ : Trang bìa trình bày tương tự như trang bìa của sổ đăng ký vản bản đi, chỉ khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn bản đi” và không có dòng chữ “từ số…đến số…”  Phần đăng ký bên trong : Ngày tháng Số và ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) Bước 5: Lưu văn bản đi Văn bản lưu lại văn thư phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 1.3. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến 1.3.1. Khái niệm văn bản đến - Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 8 1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến - Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký - Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan và Chánh văn phòng xem xét. - Được tổ chức và giải quyết kịp thời 1.3.3. Quy trình quản lý văn bản đến: Gồm có 3 bước Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến: Người làm công tác văn thư khi tiếp nhận các văn bản chuyển đến ở mọi nguồn, có những trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra về số lượng, tình trạng phong bì nơi nhận. - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận các văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:  Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì chỉ đích danh người nhận. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến (1) Trình văn bản đến và chuyển giao (2) Giải quyết và đôn đốc nhắc nhở văn bản đến (3) Tiếp nhận văn bản đến Trình văn bản đến Giải quyết văn bản đến Phân loại sơ bộ bóc bì văn bản đến Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Đăng ký Trình văn bản đến Chuyển giao văn bản đi Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 9  Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ các loại văn bản trên có dấu chữ ký hiệu độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm chứ không đóng dấu mật. - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan của pháp luật. Mẫu dấu “Đến” Đăng ký văn bản đến bằng sổ TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (nếu có) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày………đến ngày……….. Từ số………….đến số…………. Quyển số: …… Nội dung bên trong của sổ gồm các cột mục sau: Ngày đến Số đến Số, ký hiệu Ngày tháng Tác giả văn bản Tên loại và trích yếu Lưu hồ sơ số Đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ………… Ngày: …….. Lưu hồ sơ số: ……….. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 10 Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến - Trình văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chuyển giải quyết kịp thời. - Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được theo dõi. 1.4. Khái quát về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 1.4.1. Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ là: Tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đế, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục theo phương pháp khoa học. 1.4.2. Phương pháp lập hồ sơ Phương pháp lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ - Phân chia đề mục trong danh mục - Dự kiến tiêu đề hồ sơ - Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ - Dự kiến họ tên người lập hồ sơ. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 11 Mẫu danh mục hồ sơ như sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ NĂM….. STT Số và ký hiệu Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) Bản danh mục hồ sơ này có….hồ sơ, bao gồm: …………..hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn …..............hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài …………..hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. Duyệt Ngày tháng năm Thủ trưởng cơ quan Ký tên và đóng dấu Phương pháp lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi nhưng trong thực tế, hầu như các cơ quan nhà nước đều không lập được bản danh mục việc khác và giao nộp cho cơ quan theo từng bó, gói hoặc cặp ba giây. Việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và ta tiến hành theo trình tự như sau: Bước 1: Mở hồ sơ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ. - Nguồn thu là văn bản đi - đến Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 12 Bước 3: Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ - Sắp xếp theo trình tự thời gian - Sắp xếp hồ sơ theo số văn bản - Sắp xếp văn bản theo quá trình giải quyết công việc - Sắp xếp văn bản theo vần chữ cái Bước 4: Biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ là ghi chép lên bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung. STT Số và ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tác giả văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Tờ số Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Bìa hồ sơ TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN……… TÊN CƠ QUAN…………………… HỒ SƠ Từ ngày….đến….ngày….. Gồm:….tờ Phông số:……… thời hạn bảo quản: Mục lục sơ: ……. Hồ sơ số: ………. Viết chứng từ kết thúc: Hồ sơ gồm có…tờ Mục lục văn bản có: 2 tờ Đặc điểm, trạng thái của văn bản trong hồ sơ… Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm Người lập: Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 13 1.4.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ - Thời hạn giao nộp: Theo quy định tại nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư. - Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải nộp hai bản “Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liêu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu như sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU Năm: ……………………. STT Ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ Thời hạn bảo quản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Tổng cộng bản mục lục hồ sơ này gồm có ….. hồ sơ, trong đó có……hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn…..hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài….hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. Ngày tháng năm Họ tên chức vụ, chữ ký của người phụ trách lưu trữ Cơ quan nhận hồ sơ Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 14 CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM 2.1. Quá trình thành lập và phát triển của UBND phường 4, Quận 6, Tp. HCM. Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh Địa chỉ: 152 Phạm Văn Chí, phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh UBND phường 4, Quận 6, Tp. Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết định số 178/QĐ - CP ngày 05/7/1973 của Hội đồng Chính phủ, trên sự sát nhập của UBND phường 1 và một phần của phường 2, UBND phường 4 tồn tại đến ngày nay. Hiện nay thì UBND phường 4 chưa có phân các ra các phòng ban. Địa bàn Phường 4 có 05 khu phố, 72 tổ dân phố, có 4008 hộ với 16.477 nhân khẩu (trong đó KT1 với 3.414 hộ, 15.095 nhân khẩu ; KT2 với 119 hộ, 468 nhân khẩu và KT3 với 475 hộ, 914 nhân khẩu). Tổ chức bộ máy chính quyền có 43 người trong đó có 11 người tốt nghiệp đại học, 01 cao đẳng, 05 trung cấp, có 11 cán bộ đang theo học các lớp đại học. UBND phường phân công 02 Phó Chủ tịch phụ trách riêng từng khối theo lĩnh vực và quyết định ký trực tiếp đối với các văn bản hành chính thông thường; đối với các quyết định cá biệt hoặc văn bản quan trọng do đồng chí Chủ tịch phụ trách ký duyệt. Về thành phần dân tộc thì đa số là người Kinh (chiếm 71, 54%), kế đến là người Hoa chiếm 27,31%, ngoài ra còn một số khác như người Chăm, Khơme, Tày, Nùng…. Với vị trí địa lý là cửa ngõ phía Tây của Thành phố Hồ Chí Minh, có chợ Bình Tiên là trung tâm buôn bán, do đó thế mạnh của thương mại dịch vụ, trong đó chủ yếu là buôn bán, bên cạnh đó với phần đông là dân lao động, có đông người Hoa nhiều kinh nghiệm, nhạy bén trong sản xuất - kinh doanh, phát triển mạnh về sản xuất nhỏ tiểu thủ công nghiệp. Việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng “Thương mại - Dịch vụ - Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp” đã tạo sự chuyển biến tích cực trong phát triển kinh tế - xã hội theo Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Phường nhiệm kỳ VIII (2000 - 2005) đề ra, tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm đạt trên 10%; riêng trong năm 2006 tăng 11,9% so với năm 2005. Bên cạnh đó, phường đã triển khai nhiều biện pháp đồng bộ nhằm khai thác tiềm năng thế mạnh của các thành phần kinh tế, đa dạng hóa các hình thức hợp tác, khai Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 15 thác có hiệu quả các nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước; tạo điều kiện thuận lợi để các đơn vị kinh tế tư nhân mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, kinh tế hợp tác, hợp tác xã hoạt động ổn định. Hoạt động thương mại - dịch vụ trên địa bàn phát triển mạnh, tốc độ năm sau cao hơn năm trước; doanh nghiệp tư nhân, các cơ sở cá thể hình thành ngày càng nhiều đã nâng tổng doanh thu mua bán hàng hóa, dịch vụ tăng bình quân giai đọan 2000-2005 là 10% năm, riêng năm 2006 tăng 11,9% so với năm 2005 của Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Quận Khóa IX đã đề ra. Về sản xuất công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp tăng bình quân hàng năm giai đọan 2000-2005 là 12,02%; riêng trong năm 2006 tăng 9% so với năm 2000. Các hoạt động văn hóa - xã hội và công tác chăm lo nhân dân có những chuyển biến tích cực, đời sống người dân từng bước được cải thiện. Trong 05 năm 2000 - 2005 bình quân hàng năm phường 4 trợ cấp khó khăn thường xuyên là 50 triệu đồng, chăm lo Tết 80 triệu đồng cho các đối tượng chính sách, dân nghèo, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn. Trong công tác xóa đói giảm nghèo phường 4 đã tập trung mọi nguồn lực để thực hiện, qua đó đã hoàn thành chỉ tiêu Nghị quyết Đại hội VIII trước thời hạn, phường 4 đạt chuẩn không còn hộ nghèo có thu nhập bình quân dưới 4 triệu đồng/người/năm trước thời hạn. Chất lượng dạy và học được nâng cao, tỷ lệ tốt nghiệp các bậc học hàng năm đạt trên 99% tốt nghiệp bổ túc PTTH cao hơn tỷ lệ bình quân toàn Thành phố, duy trì hiệu quả đạt chuẩn quốc gia về chống mù chữ, phổ cập tiểu học và THCS, đến nay toàn phường đạt chuẩn phổ cập giáo dục bậc Trung học. Tình hình an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường 4 được giữ vững không để xảy ra vụ việc phức tạp về an ninh chính trị, khiếu kiện tập thể, số vụ phạm pháp hình sự giảm dần từng năm, tỷ lệ phá án bình quân hàng năm đạt trên 55%. Công tác quân sự - quốc phòng địa phường 4 ngày càng được nâng cao về chất lượng, đáp ứng yêu cầu chỉ tiêu, kế hoạch Thành phố giao cho ; công tác tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ đạt và vượt chỉ tiêu cao. Đặc biệt công tác phát triển Đảng trong thanh niên thi hành NVQS được phường 4 chú trọng nên đạt được những kết quả tốt. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 16 Hoạt động khối Nội chính ngày càng nâng cao hiệu quả, đảm bảo phục vụ nhiệm vụ chính trị địa phương. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ… được quan tâm đúng mức, nhằm chuẩn hóa cán bộ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới. Khối đại đoàn kết toàn dân tộc tiếp tục được củng cố; chất lượng tổ chức và hoạt động Mặt trận - Đoàn thể xây dựng lực lượng nòng cốt, đưa các hoạt động phong trào cuộc vận động… ngày càng đi vào chiều sâu và đạt hiệu quả thiết thực, qua các phong trào hoạt động công tác tập hợp, phát triển lực lượng đoàn viên, hội viên hàng năm đều đạt và vượt chỉ tiêu. 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường 4 2.2.1. Chức năng - Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng năm của cơ quan, quy chế làm việc. - Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ. - Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóa trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ của phường. - Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng bộ, quy định các chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định. - Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định tại Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra trung ương “Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”. 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường 4 - Nhiệm vụ của UBND Phường 4 được quy định trong Luật tổ chức HĐND và UBND. Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định UBND ra quyết định tổ chức và thực hiện. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 17 - Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và UBND phường 4, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo. - Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp Quận theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác đề ra. - Giúp chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoa học. - Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của UBND phường 4 và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho cấp lãnh đạo, chỉ đạo. - Quản lý hành chính nhà nước ở địa bàn phường trên lĩnh vực kinh tế - xã hội, phát triển đô thị, lập và dự toán về thu chi ngân sách và quyết toán ngân sách Nhà nước quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai, khoa học, công nghệ - môi trường. - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường. - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền và lợi ích của công dân. Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác như mại dâm, ma túy… - Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở phường theo quy định của pháp luật. - Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũ cán bộ, biên chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp. - Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với lãnh đạo. 2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường 4  Cơ cấu tổ chức của UBND phường 4 bao gồm: - Chủ tịch: Phụ trách và điều hành chung mọi hoạt động của cơ quan - 01 Phó chủ tịch: Phụ trách khối kinh tế - 01 Phó chủ tich: Phụ trách khối Văn hóa - Xã hội. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 18 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG 4 Chủ tịch UBND P. Chủ Tịch Khối Kinh Tế Tài chính Địa chính xây dựng Giao thông đô thị Trật tự đô thị P. Chủ Tịch Khối VH - XH Xóa đói giảm nghèo Y tế Dân số GĐ & trẻ em VH XH Văn Phòng UBND Tư Pháp Công An Quân Sự Tổ Ủy Nhiệm Thu 9 Ban Điều Hành KP Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 19 2.4. Tình hình công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ của UBND phường 4 Văn thư thuộc văn phòng của cơ quan có chức năng tham mưu, tổng hợp và mang tính chất phục vụ (hậu cần). Phối hợp, điều hòa mối quan hệ các cơ quan trên địa bàn phường 4 và chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực Quận ủy, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan. Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Quản lý công văn đi - đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ. Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng ký công văn, văn bản đi vào sổ. Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng dấu ban hành. Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói công văn trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận. Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của UBND phường 4, thì cán bộ văn thư phải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên. Chính vì thế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý văn bản đi - đến và công tác lập hồ sơ của UBND phường 4 đã có những bước phát phát triển to lớn. Nhờ vào sự nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau. Cũng chính vì điều đó mà công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ trong UBND phường 4, ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước, trong đó công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 20 - Trong năm 2010 UBND phường đã ban hành 1268 văn bản (cụ thể Công văn 295, thực hiện 292 báo cáo, 81 thông báo, 136 kế hoạch, 90 thư mời và ban hành 374 quyết định các loại) Số liệu văn bản ban hành trong 3 năm thống kê như sau Năm Tên 2009 2010 2011 Quyết định 325 374 390 Thông báo 61 81 87 Tờ trình 42 61 80 Báo cáo 297 292 324 Kế hoạch 127 136 178 Thư mời và các loại giấy tờ khác 78 90 120 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 21 CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM 3.1. Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi - đến tại UBND phường 4 - Khái quát chung về công tác văn thư là: Hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan. - Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với UBND phường 4 nói riêng. Phường 4 có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi - đến và lập hồ sơ của cơ quan. Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo trong quá trình giải quyết công việc. - Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về chính trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa,… - Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến hiệu quả công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác quản lý công văn, phường 4 cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết. Theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ. 3.1.1. Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND phường 4 - UBND phường 4 đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng thường xuyên cập nhật, theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định, thường xuyên rà soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình, đúng thể thức trình tự trước khi ban hành theo Thông tư số 55/2005/TTLT - BNV – VPCP; quy trình xử lý công văn đến… Tại đơn vị UBND phường đã xây dựng và ban hành quy chế phân công vai trò trách nhiệm cụ thể từng cá nhân, trong đó 01 cán bộ Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp, phụ trách quản lý tổ 01 cửa và phụ trách công tác văn thư lưu trữ (đồng chí Bùi Thị Hồng Nhung tốt nghiệp trung cấp lý luận chính trị, đại học Luật). Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 22 Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau Bước 1: Kiểm tra văn bản - Phần lớn các văn bản của UBND đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn có một số ban ngành, đoàn thể thì các phòng ban đó tự soạn thảo. Nhưng trước khi các văn bản được phát hành thì các văn bản đó phải được tập trung tại văn thư, để cán bộ văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỷ thuật trình bày…  Ghi số, ngày tháng của văn bản:  Ghi số của văn bản: - Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản  Ghi ngày, tháng, năm văn bản: - Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm quyền ký và đóng dấu. - Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn 02 thì phải thêm số “0” trước số đó. Kiểm tra văn bản Đóng dấu Đăng ký văn Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi Lưu văn bản đi Kiểm tra hình thức thể thức kỹ thuật trình bày Ghi số ngày tháng năm Nhân bản Đóng dấu cơ quan Đóng dấu độ khẩn mật (nếu có) Đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc bằng máy tính Làm thủ tục phát hành văn bản Chuyển phát văn bản Theo dõi việc chuyển phát văn bản bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 23 - Nhưng nhìn chung việc đánh số của UBND phường 4 là đúng thể thức, số ký hiệu đầy đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản có tháng nhỏ hơn 02 thì thêm số “0” nhưng trong một số văn bản ở UBND phường 4 vẫn còn nhiều sai sót về thể thức trình bày. (Đính kèm phụ lục 1) - Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ ký của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản là bao nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu. Bước 2: Đóng dấu cơ quan - Khi đóng dấu văn bản đi ở UBND phường 4 cán bộ văn thư đã kiểm tra số, chữ ký của người ký có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định hay chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại. - Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản cũng như nội dung để ta đóng dấu giáp lai như: Có một số văn bản đặc biệt như quy phạm pháp luật hay bên Địa chính…thì nội dung văn bản 02 trang trở lên được đóng dấu giáp lai, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản. Còn đối những văn bản hành chính thông thường thì không cần đóng dấu giáp lai. (Đính kèm phụ lục 3) Bước 3: Đăng ký văn bản đi - Đăng ký văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, ký hiệu ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu…nhằm làm cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lý văn bản của cơ quan, giúp cho việc quản lý và tra tìm văn bản một cách dể dàng, nhanh chóng. - Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng văn bản trong năm. Thực tế hiện nay UBND phường 4 chưa có phần mềm quản lý văn bản cho nên việc quản lý văn bản chủ yếu là bằng sổ. Hiện nay UBND Quận 6 đang triển khai phần mềm quản lý văn bản, UBND phường 4 đã đề cử đồng chí Bùi Thị Hồng Nhung phụ trách văn thư đi học, tiếp nhận phần mềm, dự kiến trong năm 2013 sẽ áp dụng phần mềm vào quản lý văn bản. - Văn bản được ban hành ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký ngày đó. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 24 Mẫu sổ: Trang bìa Mẫu sổ đăng ký bên trong tại UBND phường 4. (Đính kèm phụ lục 4) Ngày Số Nội dung Người vào sổ ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) - UBND phường không có sổ đăng ký theo dõi công văn “khẩn”, “mật”. - Từ mẫu sổ trên, ta nhận thấy phần đăng ký nội dung bên trong sổ còn thiếu một số nội dung so với mẫu sổ đã học như: Người ký, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận bản lưu, số lượng bản. Phần đăng ký bên trong sổ đăng ký văn bản đi của UBND phường 4 có thêm cột “Người vào sổ” nhằm quản lý văn bản, không bị thất lạc văn bản. Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký bên trong sổ của UBND phường 4. Ngày Số Nội dung Người vào sổ 04/01/2011 01 Công văn bổ nhiệm ngạch công chức Đỗ Thị Tuyết Mai Hạ 06/01/2011 05 Xác minh nhà đất 178/7 PVC ĐC Bước 4: Chuyển phát và theo dõi chuyển phát - Sau khi đăng ký văn bản xong thì làm thủ tục chuyển phát. Bì thư của UBND phường 4 là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax. Để văn bản vào ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2011 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 25 bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa bì cho phù hợp sau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng và bí mật. - Đối với văn bản thông thường cán bộ văn thư tại UBND phường 4 sẽ bỏ bì thư cẩn thận, bên ngoài có ghi rõ địa chỉ cơ quan hoặc cán nhân gửi và nhận Mẫu bì: (Đính kém phụ lục 5) Bước 5: Lưu văn bản đi - Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở UBND phường 4 sẽ giữ lại bản chính và được lưu ở văn phòng UBND. (Đính kèm phụ lục 6) - Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý đều được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành được lưu lại tại đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu dùng để làm căn cứ pháp lý và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản chính và được sắp xếp theo số, ký hiệu. - Bên cạnh đó tại UBND phường 4 còn có một số văn bản đi, sau khi lưu văn bản thì cán bộ văn thư không đóng dấu văn bản mà đưa vào lưu, như vậy văn bản đó sẽ không có hiệu lực pháp lý, về cơ bản là sai. (Đính kèm phụ lục 6) - Văn bản lưu của UBND phường 4 được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi một tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau. UBND PHƯỜNG 4 ĐC: 152 Đường Phạm Văn Chí, Phường 4, Quận 6, TP. HCM ĐT: 0839679524 – Fax: 01409. 3582630 Kính gửi: ………………………… …………………………………… Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 26 3.1.2. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND phường 4 - Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau: Có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang về hoặc qua đường bưu điện, Fax, mail... Văn bản đến tại UBND phường 4 được cán bộ văn thư thực hiện theo các bước được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật: Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến - Hàng ngày, UBND phường 4 thường tiếp nhận các loại văn bản, giấy mời họp, đơn thư … của các cơ quan bên ngoài, đoàn thể và của cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn bản của các cơ quan khác. Tất cả đều được văn thư cơ quan kiểm tra, đóng dấu “đến”, đăng ký, trình lên Chủ tịch xem xét. - Trong năm 2010 UBND phường đã tiếp nhận 3021 văn bản đến, riêng văn bản mật là 21 văn bản, đối với văn bản mật UBND phường chỉ đạo Cán bộ văn phòng lập sổ quản lý riêng và lưu tập hồ sơ riêng theo quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và điều 11 của Nghị định 33/2002/NĐ - CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính Phủ. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến (1) Trình và chuyển giao văn bản đến (2) Giải quyết, đôn đốc, nhắc nhở việc giải quyết văn bản đến (3) Tiếp nhận văn bản đến Trình văn bản đến Giải quyết văn bản đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Đóng dấu đến, ghi số ngày đến Đăng ký Chuyển giao văn bản đến Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 27 - Loại văn bản trả lại nơi gửi: gồm văn bản không đúng thủ tục hành chính (thiếu dấu, chữ ký…); văn bản chưa được xử lý liên ban, ngành, văn bản nhàu nát, khó đọc… hoặc không đúng chức năng và thẩm quyền giải quyết. Văn bản có 2 loại:  Loại không đăng ký: Là tất cả thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…..  Loại phải đăng ký: Là tất cả văn bản gửi đến UBND phường, Văn phòng UBND, văn bản gửi đích danh lãnh đạo, văn bản có dấu khẩn, mật, gửi cho đơn vị, tổ chức, đoàn thể trong cơ quan. - Đối với văn bản không đăng ký thì được cán bộ văn thư gửi trực tiếp đến đối tượng ghi trên phong bì. Bóc bì không làm rách văn bản bên trong, mất số, ký hiệu. Nếu trường hợp bóc bì văn bản xong, nếu thấy tài liệu đi kèm văn bản, quên đóng dấu cơ quan gửi đi thì phải báo cho lãnh đạo biết để có cách xử lý. - Ngoài ra các đơn, thư khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan đều được cán bộ tiếp nhận, xử lý đơn theo đúng quy chế tiếp dân.  Đóng dấu “đến”, ghi số, ngày đến Tất cả văn bản đến của cơ quan được tập trung đăng ký tại văn thư, được đóng dấu “đến” ghi số đến và ngày đến. Mẫu dấu “đến” của UBND phường 4 (Đính kèm phụ lục 6) - Đối với Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến”. - Dấu đến được đóng rõ ràng vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu đối với văn bản có tên loại. (Đính kèm phụ lục 7) - Đối với văn bản là công văn thì việc đóng dấu “ đến” được đóng dấu dưới phần trích yếu nội dung. (Đính kèm phụ lục 8) UBND PHƯỜNG 4 - Q6 ĐẾN Số: ………….. Ngày: ………. Chuyển: …….. Lưu hồ sơ: ……………… Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 28 Mẫu số đăng ký văn bản đến. (Đính kèm phụ lục 9) Phần đăng ký bên trong sổ tại UBND phường: (Đính kèm phụ lục 10) STT Ngày đến Số văn bản Nơi gửi Loại văn bản Nội dung Chuyển đến Ngày xử lý 01 29/12/2009 2561/HĐ LS Sở TC CV Về nhân sự, của TTHTCĐ Vân, Thanh 07 04/01/2010 189/KH Q6 KH Kế hoạch tăng cường PCCC CA - XDKH VPBC So với mẫu sổ đã học thì về cở bản UBND đã làm đúng theo thể thức và có thêm cột “ngày xử lý” đã được cập nhật. Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản - Sau khi tiếp nhận văn bản, bóc bì, cán bộ văn thư sẽ trình cho P. Chủ tịch cơ quan có ý kiến xem xét. Sau khi có ý kiến phân phối thì ghi vào mục “chuyển” của dấu “ đến” và xác định thời hạn giải quyết. (Đính kèm phụ lục 11) - Đóng dấu văn bản xong chuyển sang photocopy nhân bản số lượng theo yêu cầu. - Văn phòng UBND phường nhận văn bản rồi tham mưu cho Chủ tịch, chuyển cho các phòng có liên quan xử lý. Ví dụ: Công văn đến có nội dung về việc kế hoạch “Tổ chức Hội nghị phổ biến chủ trương của Đảng, Nhà nước về phòng chống an ninh cho Chủ tịch Hội đồng quản trị” thì được chuyển đến Phó chủ tịch văn hóa xã hội. (Đính kèm phụ lục 12) ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4 SỔ QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN NĂM…. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 29 Bước 3: Giải quyết và theo dõi văn bản đến - Khi nhân văn bản đến, cá nhân, ban ngành có liên quan phải có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn mà Chủ tịch cơ quan quy định, đối với những phong bì có đề “ khẩn” sẽ được ưu tiên bóc trước, đăng ký, cho số đến chuyển lãnh đạo giải quyết trước. (Đính kèm phụ lục 13) - Hàng ngày cán bộ văn thư phường 4 còn tiếp nhận một số văn bản đến, bên ngoài phong bì có đóng dấu chữ “C” in hoa thì đó là những văn bản mật, thì không được bóc bì mà chuyển ngay đến cho Chủ tịch cơ quan giải quyết. (Đính kèm phục lục 14) - Tất cả văn bản đến đều ấn định thời gian xử lý nên theo dõi nhắc nhở giải quyết văn bản cho đúng thời hạn quy định. Thực tế ở UBND phường 4 cán bộ văn thư lập sổ quản lý văn bản đến có thêm cột “ngày xử lý” để dể dàng trong việc theo dõi và giải quyết văn bản đến. - Tất cả văn bản đến của UBND phường 4 đều được cán bộ văn thư đăng ký trên máy tính và sổ quản lý văn bản đến. 3.2. Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại UBND phường 4 - Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. - Đối với UBND phường 4 công tác lập hồ sơ hiện hành không được thực hiện đầy đủ theo Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, do thiếu nguồn nhân lực. - Việc quản lý hồ sơ tại UBND phường 4 chỉ được thực hiện đơn giản bằng cách lập sổ quản lý văn bản. Vì thế việc lưu trữ tài liệu và các loại văn bản khác sẽ rất khó khăn và khó kiểm soát. - Hiện nay, UBND phường 4 có 01 kho lưu trữ dành cho tất cả các loại văn bản, giấy tờ, với diện tích khoảng 40m2 và được trang bị 6 bình chữa cháy, nhiệt độ ánh sáng đảm bảo phù hợp và thông thoáng. - Ngoài ra còn có 03 kho lưu trữ dành riêng cho các lĩnh vực quan trọng như nhà đất, tư pháp, văn phòng. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 30 3.3. Nhận xét: Công tác văn thư tại UBND phường 4 đã đạt được những thành tích tốt, bên cạnh đó vẫn còn nhiều điểm yếu kém cần khắc phục, để công tác văn thư tại cơ quan đạt được những kết quả tốt hơn nữa.  Ưu điểm - UBND phường 4 luôn quan tâm chú trọng đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như: - Trang thiết bị phải đầy đủ các loại máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy Fax …để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ. - Nhìn chung các trang thiết bị tương đối đầy đủ để đảm bảo thực hiện tốt công việc - Ngoài ra còn có tủ đựng hồ sơ và những văn phòng phẩm thiết yếu: cặp ba dây, sổ sách, kẹp giấy… - Đặc biệt, chú trọng việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ trong cơ quan và cán bộ làm công tác văn thư nói riêng. - Thực hiện chủ trương rà soát lại các văn bản đã ban hành có tác dụng rất tích cực, giúp loại bớt những văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn bản cần sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành… - Công tác văn thư đã tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng, nhận, chuyển giao các văn bản đi – đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành nhiệm vụ được giao và cơ bản đảm bảo các quy định về công tác công văn giấy tờ. - Công tác văn thư luôn được lãnh đạo quan tâm chú trọng trang bị về trang thiết bị và hàng năm cử cán bộ đi học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư. Chính nhờ sự quan tâm của lãnh đạo UBND phường 4 nên công tác văn thư từng bước hoàn thiện.  Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư vẫn còn gặp một số hạn chế sau: - Hiện nay ở UBND phường 4 chưa có phần mềm quản lý văn bản, việc quản lý văn bản chỉ là thủ công sẽ dẫn đến tình trạng tìm kiếm văn bản còn chậm. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 31 - Việc quản lý công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban thực hiện chưa tốt. Do đó văn bản nằm rải rác ở phòng ban nghiệp vụ khi cần tìm không có hoặc mất nhiều thời gian. Riêng ở từng bộ phận cán bộ văn thư chưa lập hồ sơ nên việc quản lý công văn, giấy tờ của cơ quan còn gặp nhiều khó khăn. Công tác lập hồ sơ của từng phòng, ban cũng chưa thực hiện đúng theo quy chế ban hành. (Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư) - Trong việc lưu trữ công văn giấy tờ thì cán bộ lưu trữ sắp xếp chưa khoa học, không phân loại nên khi tìm kiếm, phục vụ cho việc khai thác hồ sơ tài liệu còn mất nhiều thời gian. - Sổ đăng ký văn bản đi - đến được đăng ký theo một nhiệm kỳ nên sẽ khó khăn hơn trong việc tra tìm văn bản. - Bên cạnh đó vẫn có nhiều khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ. Điều này một phần là do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ.  Nguyên nhân của những hạn chế  Nhân lực - Thiếu nhân lực do cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ - Ngoài ra, công tác đào tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho các cán bộ công chức vẫn chưa đạt yêu cầu. - Nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của cán bộ công chức còn yếu - Nhận thức về công tác văn thư chưa đúng với thực tế của một số cán bộ trong cơ quan  Cơ sở vật chất - Kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ còn hạn hẹp. - Do UBND phường 4 có diện tích còn khá nhỏ so với nhu cầu công việc, cho nên cơ sở vật chất còn hạn chế. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 32 3.4. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giải quyết văn bản đi - đến và lập hồ sơ tại UBND phường 4 3.4.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến tại UBND phường 4 Để hướng tới xây dựng UBND hiện đại, theo kịp chủ trương công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, qua quá trình tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ tại UBND phường 4, cũng như ý nghĩa quan trọng của nó nhằm đảm bảo là cung cấp nguồn thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho lãnh đạo, cán bộ chuyên môn. Để giải quyết một số vấn đề còn tồn tại: Sau đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi - đến tại UBND phường 4, Quận 6, TP. Hồ Chí Minh trong đợt thực tập này.  Cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị - Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác quản lý và giải quyết văn bản thì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết. - Ngoài việc trang bị các máy loại máy, kính mong UBND phường 4 trong thời gian tới tăng thêm máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư và lưu trữ. - Nên trang bị phần mềm quản lý văn bản vào cơ quan, giúp cho việc quản lý và giải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời. - UBND phường thường tiếp nhận một lượng văn bản rất lớn vì vậy hệ thống phòng kho lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá, hộp, kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu được bảo quản lâu dài … Thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, thực hiện nghiêm chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu.  Tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, CNV - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản và nhân viên văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện đúng quy định của Nhà nước. - Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn và các văn bản khác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ: Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, công văn 425/VTLTNN – Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 33 NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi- đến nhằm cho mọi người hiểu về vai trò của văn thư. - Thường xuyên phổ biến và cập nhật hoá các quy định của Nhà nước về công tác công văn giấy tờ cũng như các kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ của công tác văn phòng sao cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực cao hơn trong công việc của mình.  Nhân sự - Nhân sự là vấn đề khá quan trọng, văn thư do cán bộ Nội vụ kiêm nhiệm cho nên tiếp nhận một khối công việc lớn. Vì vậy UBND phường nên bố trí thêm nhân việ phụ trách về công tác văn thư để tránh tình trạng công việc bị tồn đọng. - Cán bộ văn thư chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên việc thực hiện chuyên môn gặp khó khăn. Vì vậy UBND thường xuyên mở lớp tập huấn, cử cán bộ đi học nâng cao trình độ chuyên môn văn thư. - Khuyến khích cán bộ công chức tự học nâng cao trình độ, năng lực. - Có chế độ phụ cấp trách nhiệm cho cán bộ văn thư, lưu trữ.  Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản - Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là rất cần thiết, mọi khâu nghiệp của công tác văn thư đều nhờ vào sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt là hạn chế nạn quan lưu giấy tờ. - Để đáp ứng yêu cầu trên trước hết UBND phường 4 cần trang bị phần mềm quản lý văn bản, riêng với cán bộ văn thư phải được đào tạo và sử dụng thành thạo các phần mềm về công tác quản lý văn bản. 3.4.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại UBND phường 4 - Chủ tịch cơ quan, cần tổ chức và có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, thuộc phạm vi quản lý của mình. - Cuối năm, cán bộ văn thư phải đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 34 - Cần trang bị thêm cho phòng văn thư máy tính để việc đăng ký văn bản trên máy, phục vụ cho công tác tra tìm và lưu giữ văn bản. - Về công tác văn thư: Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu quả cao. Các đơn vị phòng ban chức năng đưa ra mục lục hồ sơ từng đơn vị mình để dựa vào đó cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ cho cho cơ quan. Công văn tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. - Cán bộ văn thư cần chú trọng thực hiện nhiệm vụ của mình để công tác văn thư của cơ quan đạt được kết quả cao hơn. - Hiện nay phòng văn thư qua tìm hiểu tôi, nhận thấy nhân viên văn thư còn kiêm nhiệm nhiều công việc. Ngoài công việc nhận công văn đến, photocopy các tài liệu còn đảm nhận cả việc mua sắm các văn phòng phẩm cho văn phòng và cho các phòng ban khác. Vì vậy nên bố trí thêm người hoặc phân bổ đều công việc cho các nhân viên khác. - Thực hiện nghiêm túc quy chế công tác công văn giấy tờ và lưu trữ. Bố trí thêm cán bộ có trình độ chuyên môn vào bộ phận này. Để cập nhật hoá hồ sơ vào hệ thống máy tính đòi hỏi phải có nhân viên giỏi về lĩnh vực máy tính. Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 35 KẾT LUẬN Công tác văn thư chính là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước nói chung và UBND phường 4 nói riêng. Qua 7 tuần (từ ngày 09/4/2012 đến ngày 02/6/2012) tại UBND phường 4, Quận 6, TP. Hồ Chí Minh đó là khoảng thời gian không dài nhưng cũng đủ để em, một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường được sự dìu dắt, dạy dỗ của các thầy cô và đặc biệt hơn là tạo điều kiện để em cùng với những sinh viên khác được đi vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã chọn. Qua thời gian thực tập tại UBND phường 4, em đã được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cán bộ văn phòng cùng với sự nhiệt tình của công việc.Em đã học hỏi được nhiều điều, được đi vào thực tế tìm hiểu sâu hơn về chuyên ngành của mình và đặc biệt là đề tài mà em đã chọn. Qua quá trình thực tập đã giúp em trưởng thành hơn rất nhiều, vận dụng những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế không phải là khó nhưng nó cũng không đơn giản, cần sự nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn sao cho phù hợp với công việc của mình. Trong quá trình thực tập, không tránh tránh khỏi những sai sót, em cũng đã có gặp phải những sai sót trong quá trình làm việc, em đã được các cán bộ quan tâm, chỉ bảo tận tình để em biết được nhưng lỗi mình đã mắc phải để sửa sai.Và đó cũng chính là những thử thách đầu tiên, những va chạm công việc khi bước vào thực tế. Em tin rằng, mỗi một lần mắc lỗi sẽ làm cho bản thân mình trưởng thành hơn vững bước hơn và tự tin hơn trong công việc. Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô đã trang bị cho em vốn kiến thức đầy đủ để giúp cho quá trình thực tế không ngỡ ngàng và tự tin với kiến thức mình đã được trang bị ở trường. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các cán bộ trong UBND phường 4 đã giúp đỡ, bảo ban em trong quá trình thực tập tại cơ quan./.