Luận văn Giới thiệu tổng quan và thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Pacific Star Logistics

khách hàng cũ nhằm củng cố niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với Công ty. - Lấy thông tin về lô hàng. - Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định thế mạnh của Công ty để tung ra giá cước ưu đãi kèm theo những dịch vụ hậu mãi nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của họ. - Nhân viên phòng kinh doanh và tiếp thị phải luôn thống kê lại lượng hàng mà khách hàng đã đặt chỗ trong tháng, trong quý, trong năm nhằm đưa ra những chiến lược mới và những dịch vụ hậu mãi thích hợp. * Booking ( Phòng đặt chỗ). *** Với tư cách là Forwarder: - Nhận thông tin chi tiết của khách hàng về lô hàng. - Gởi phiếu giữ chỗ đến các hãng tàu. - Nhận xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu gửi cho bộ phận giao nhận và gửi thông tin chi tiết cho các bộ phận chứng từ để làm House Bill of Lading (Vận đơn nhà) nháp. - Đồng thời gửi xác nhận đặt chỗ tàu cho khách hàng. *** Với tư cách là hãng tàu: - Bộ phận đặt chỗ và giao nhận phải hỗ trợ lẫn nhau, tìm hiểu lô hàng nào cùng tuyến đường hay không để thực hiện gom hàng nhằm tiết kiệm chi phí và tăng thêm khoản thu về cho Công ty. - Khi có lô hàng bị rớt nhân viên Đặt chỗ cần nhanh chóng liên hệ với nhân viên kinh doanh và tiếp thị để thông báo cho khách hàng đồng thời tranh thủ tìm kiếm chuyến đi thay thế nào gần nhất để tư vấn thực hiện đặt chỗ nhằm đảm bảo về mặt thời gian và an toàn cho lô hàng. - Có mối quan hệ thật tốt với các hãng tàu, đại lý của hãng tàu nhằm xin được giá tốt nhất. - Luôn cập nhật thông tin về giá cước của các hãng tàu. - Tạo uy tín đối với các hãng tàu, tránh trường hợp phải hủy bỏ đột xuất việc đặt chỗ ở hãng này để sang đặt hãng khác. - Theo dõi lộ trình của tàu đi để cập nhật cho khách hàng biết lô hàng của họ đang ở đâu và giải đáp những thắc mắccủa khách hàng khi được yêu cầu. @ Bộ phận giao nhận: Bộ phận giao nhận (Operation hay còn gọi là OP) là bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng. Do vậy có các nhiệm vụ sau: - Liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin và yêu cầu khách hàng cung cấp những chứng từ cần thiết có liên quan đến lô hàng để làm dịch vụ hải quan (khi khách hàng yêu cầu) như: Invoice (hóa đơn), Packing List (phiếu đóng gói), C/O (Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa)... - Tiếp nhận, kiểm tra hàng. - Dán Seal, bấm Seal; cân đo; kiểm hóa hàng. - Thanh lý hải quan. - Cung cấp đầy đủ các chi tiết cần thiết có liên quan đến lô hàng để phòng chứng từ phát hành Bill (vận đơn) và theo dõi tiếp. @ Bộ phận chứng từ: Nhân viên chứng từ có các nhiệm vụ sau: - Nhận Booking Confirm (xác nhận đặt chỗ) và cho số House Bill of Loading (HB/L – vận đơn nhà). - Nhận chứng từ khách hàng gởi (qua email hoặc fax); kiểm tra chứng từ; làm vận đơn nháp rồi fax qua cho khách hàng kiểm tra lại để giảm thiểu sai sót. - Chủ động liên lạc với bộ phận giao nhận để lấy số liệu kịp thời sau đó kiểm tra lại số liệu và đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn nhà fax cho khách hàng. @ Bộ phận kế toán: Chịu trách nhiệm về các khoản chi của Công ty và các khoản thu từ khách hàng. Bộ phận kế toán gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán viên (trong đó có kế toán chuyên công nợ và kế toán chuyên theo dõi hoạt động thu chi của Công ty). Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận kế toán là : - Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo nợ (Debit Note) của các Đại lý nước ngoài và khách hàng. - Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán, đối tượng xuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước). - Xuất hóa đơn phác thảo (Debit, bảng tổng kết) cho khách hàng. - Liên lạc với khách hàng để kiểm tra tính chính xác của hóa đơn phác thảo. - Xuất hóa đơn gốc. - Kết hợp và hỗ trợ tài chính cho các phòng ban khác trong việc thanh toán các chi phí dịch vụ, cước phí vận chuyển hoặc tính toán và chi tiền hoa hồng cho khách hàng đối với những lô hàng tự khai thác. - Báo cáo cho Giám Đốc tình hình hoạt động của Công ty, cũng như tình hình công nợ cuối tháng và kế hoạch truy thu công nợ. - Tổng kết cuối tháng tình hình trả lương, thưởng cho nhân viên. - Lưu lại các tài liệu, chứng từ cần thiết. @ Bộ phận thủ quỹ - Tạm ứng tiền làm hàng cho bộ phận giao nhận.Thanh toán các quyết toán của công ty mà Giám đốc đã duyệt. - Phát lương, thưởng cho nhân viên. 2.1.6 Cơ sở vật chất, kỹ thuật Cho đến nay công ty ngoài văn phòng chính tại Thành phố Hồ Chí Minh, còn có ba chi nhánh đặt tại Quy Nhơn, Hải Phòng và Hà Nội nên cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty được đầu tư trang bị khá đầy đủ. Văn phòng của công ty được trang bị đầy đủ hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan…đặc biệt là toàn bộ máy tính đều được nối mạng internet tốc độ cao nên thông tin được tiếp cận một cách nhanh chóng. 2.1.6 Tình hình hoạt động của công ty Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, hiệu quả kinh doanh luôn là vấn đề mà mọi Doanh nghiệp quan tâm. Riêng đối với Pacific Star Logistics đã cố gắng giữ vững nhịp độ kinh doanh, góp phần duy trì sự ổn định và từng bước khẳng định vị trí của mình trên thương trường. Sau đây là kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2009 – 2011: Bảng 2.1 Tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2009-2012 (Nguồn : Phòng kế toán) Đơn vị tính: Triệu Đồng Danh Mục 2009 2010 2011 Xuất Khẩu Nhập Khẩu Kim Ngạch XNK Nhìn chung kinm ngạch xuất khẩu đều tăng qua các năm. Cụ thể năm 2010 kim ngạch xuất khẩu tăng...........triệu so với năm 2009 và năm 2011 kim ngạch xuất nhập khẩu tăng .............triệu. Sở dĩ năm 2010 kim ngạch nhập khẩu tăng cao như vậy vì sau khoảng thời gian đi vào hoạt động từ năm 2006, công ty đã tạo được chỗ đứng và uy tín trong lòng khách hàng thông qua những dịch vụ khá tốt mà công ty cung cấp cho các đối tác mang đến cho công ty một nguồn doanh thu khá lớn. Bên cạnh đó đầu năm 2010 công ty Pacific Star Logistics đã ký kết hợp đồng và làm đại lý chính thức của ba hãng tàu là AMASIS của Singapore, FEDERATED của Malaysia và SEAWAYS của Ấn Độ. Vì vậy giá cước công ty cung cấp cho khách hàng rất ưu đãi và giành được nhiều hợp đồng vận tải của cả khách hàng trực tiếp và các công ty forwarder khác. Chính vì lý do đó mà tên tuổi công ty ngày càng khẳng định trong ngành vận tải. Đội ngũ sales của công ty cũng được huấn luyện để ngày càng nâng cao nghiệp vụ, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn nữa để đạt những mục tiêu mà lãnh đạo công ty đề ra. Bảng 2.2 Doanh thu theo từng loại dịch vụ (Nguồn Phòng Kế toán) Đơn vị tính: Triệu Tỷ trọng Mặt hàng 2009 2010 2011 Dthu TỷTrọng Dthu TỷTrọng Dthu TỷTrọng Hàng Lẻ 1830 42.069% 2163 23.991% 2850 27.483% Hàng nguyên cont 2330 53.563% 4530 50.244% 4756 45.863% Dịch vu Hải Quan 190 4.368% 285 3.161% 400 3.857% Đại lý Hãng tàu - 0% 2038 22.604% 2364 22.797% Tổng doanh thu 4350 100% 9016 100% 10370 100% Chi phí 4336 8003 9345 Lợi nhuận 14 1013 1025 Thuế thu nhập DN 3.92 283.64 287 Lợi nhuận sau thuế 10.08 729.36 738 Qua bảng số liệu trên cho thấy rằng doanh thu từ 2009 đến năm 2011 tăng dần, việc doanh số liên tục tăng theo thời gian thể hiện ở trên là do phương châm hoạt động của công ty: ra sức hoàn thành nghĩa vụ, tiến hành giao hàng hóa cho khách hàng trong trạng thái tốt để nhanh chóng kết thúc thương vụ. Nhờ sự nhiệt tình, cần cù và vui vẻ của đội ngũ nhân viên có trình độ cao, năng lực quản lý của ban lãnh đạo tốt, sự kết hợp chặt chẽ giữa nhân viên và lãnh đạo làm cho hàng hóa được giải tỏa sớm, chi phí thấp, độ an toàn hàng hóa cao, vì thế phí dịch vụ mà công ty nhận từ đối tác qua một thương vụ cũng thấp hơn so với các công ty dịch vụ khác. Dần dần tên tuổi của công ty đã trở nên quen thuộc với khách hàng và uy tín cũng được nâng cao trên thương trường, số lượng hợp đồng mà công ty thực hiện tăng lên nhiều nên doanh thu tăng lên liên tục qua các năm. Năm 2009 công ty đã và đang trên bước đường chuyển biến tốt thể hiện bằng việc hợp tác với các hãng tàu và làm đại lý chính thức của họ cũng như việc ký kết các hợp đồng dài hạn với các đối tác trong và ngoài nước. Đây là một mấu chốt quan trọng thúc đẩy sự phát triển của Công ty trong công việc kinh doanh dài lâu. Vì thế Giám Đốc cùng đội ngũ nhân viên cần nỗ lực hơn nữa nhằm cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất để giữ vững các mối quan hệ hợp tác và ngày càng khẳng định thương hiệu PACIFIC STAR LOGISTICS trong lòng khách hàng. Do đó doanh thu mà công ty đạt được năm 2007 là 9016 triệu,tăng 4,666 triệu so với năm 2006.Trong đó danh thu từ việc xuất nhập khẩu hàng cont chiếm tỷ trọng cao nhất là 50.244%,tiếp đến là doanh thu từ việc xuất nhập khẩu hàng lẻ chiếm 23.991% trên tổng doanh thu.Tỷ trọng doanh thu từ hoạt động làm Đại lý hãng tàu chiếm 22.604%.Và doanh thu từ dịch vụ Hải quan chiếm 3.161%.Lợi nhuận mà công ty đạt được năm 2007 là729.36 triệu, tăng719.28 triệu so với năm 2006.Năm 2008 công ty tiếp đà phát triển và đạt doanh thu10370 triệu, tăng 9,640.64 triệu tương ứng với lợi nhuận 738 triệu.Trong đó doanh thu từ việc xuất nhập khẩu hàng cont chiếm tỷ trọng cao nhất 45.863%,nhưng lại thấp hơn tỷ trọng của dịch vụ này năm 2007 là 4.381%. Tỷ trọng doanh thu của Hàng lẻ và dịch vụ Hải quan đều tăng so với 2007, cụ thể tỷ trọng doanh thu. Hàng lẻ chiếm tỷ trọng 7.483% ,tăng 3.492% , Dịch vụ hải quan chiếm 3.857% tăng 0.696% so với năm kế trước .So với năm 2007 năm 2008 doanh thu có tăng nhưng lợi nhuận lại không tăng kịp theo doanh thu, vì cuối năm 2008, do tình hình khủng hoảng kinh tế thế giới,các doanh nghiệp trong nước ngày càng ít đơn hàng xuất khẩu, nên công ty phải đưa ra những mức giá thấp cạnh tranh để tìm kiếm và giữ khách hàng. Trong thời gian tới công ty đang thực hiện nhiểu hình thức quảng cáo và chăm sóc khách hàng ngày càng tốt hơn nữa để ngày càng phat triển và thành công hơn. 2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Pacific Star Logistics Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng nhập khẩu tại công ty Pacific Star Logistics được thực hiện qua các bước sau: 5 Bước 1: Khách hàng liên hệ với công ty Pacific Star Logistics thông qua nhân viên Sales để kí kết hợp đồng giao nhận. 5 Bước 2: Nhân viên Sales làm việc với khách hàng để lấy chi tiết hàng hóa và bộ chứng từ cần thiết. 5 Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan. 5 Bước 4: Khai báo hải quan. 5 Bước 5: Kiểm tra thực tế hàng hóa. 5 Bước 6: Nhận hàng tại cảng. 5 Bước 7: Giao hàng cho khách hàng. 5 Bước 8: Thanh lý tờ khai và giao chứng từ cho khách hàng. 2.2.1 Khách hàng liên hệ với công ty Pacific Star Logistics thông qua nhân viên Sales để kí kết hợp đồng giao nhận. Sau khi hàng về, có được bộ chứng từ gởi hàng từ phía đối tác, công ty Zheng Yi Việt Nam liên hệ với phòng Sale & Maketing, gặp trực tiếp nhân viên sales quản lý tuyến đường mà mình cần nhập khẩu hàng về để thỏa thuận về giá cả, mặt hàng nhập khẩu,… và ký hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu. Nhận xét: Bước đầu tiên tìm kiếm khách hàng là rất quan trọng, nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty. Chính vì thế mà tiêu chí được đặt ra cho các nhân viên sales là nên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn định, cần hạn chế những khách hàng nhỏ lẻ chỉ mang tính thời vụ mà không mang lại lợi nhuận cao. 2.2.2 Nhân viên sales làm việc với khách hàng để lấy chi tiết hàng hóa và bộ chứng từ cần thiết. Các chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng hóa gồm: - Hợp đồng thương mại (Sale Contract) hoặc giấy tờ có giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 1 bản sao. - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) : 1 bản chính. - Vận tải đơn (B/L): 1 bản chính. - Hóa đơn thanh toán cước phí: 1 bản chính (nếu mua theo FOB, FCA,…). - Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): 1 bản chính. - Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): 1 bản sao. - L/C (nếu thanh toán bằng L/C): 1 bản sao. - C/O (nếu có): 1 bản chính. - Thẻ ưu tiên cho doanh nghiệp (nếu có): 1 bản sao. Ngoài ra tuỳ từng trường hợp mà có thêm các giấy tờ sau: - Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp: 01 bản chính (trường hợp hàng hoá nhập khẩu buộc phải kiểm tra nhà nước về chất lượng). - Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản (là bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc bản sao khi nhập khẩu nhiều lần) đối với trường hợp hàng hoá phải có giấy nhập khẩu theo quy định của pháp luật. - Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, giấy khử trùng, kiểm dịch... (nếu có): 01 bản chính. Lưu ý: Các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải được người đứng đầu tổ chức kinh doanh ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu. Người xác nhận ký tên, đóng dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này. 2.2.3 Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan. Sau khi nhận đầy đủ bản chính hoặc bản fax chứng từ của khách hàng, nhân viên sales bàn giao lại cho nhân viên phòng giao nhận để tiến hành lập tờ khai Hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ. Trước khi nhận hàng thì người làm công tác giao nhận của công ty có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu bộ chứng từ về tính đồng nhất, hợp lệ giữa các chứng từ với nhau, vì đây là yếu tố quan trọng để hoàn thành thủ tục hải quan nhận hàng. Mặt khác giúp người giao nhận biết rõ hơn về hàng hoá mà mình sẽ nhận để có phương án nhận hàng kịp thời, nhanh gọn và đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Khi đối chiếu thấy các chứng từ không khớp nhau, nếu có sai sót hoặc bất hợp lệ phải báo cho chủ hàng biết để kịp thời điều chỉnh ngay, tránh những rủi ro về sau do chậm nhận hàng. Lưu ý: Thường trong một ngày, công ty nhận được nhiều lô hàng nhập. Vì vậy, nhằm rút ngắn thời gian nhập hàng, khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice), phòng giao nhận phân công tác cho 2 nhân viên. Một nhân viên đảm trách lấy tất cả Delivery Order (D/O) của các lô hàng về. Trong lúc đó, những nhân viên khác sẽ đảm trách xuống các cảng mở tờ khai. Vì việc đợi chờ kết quả xử lý tờ khai ở khu vực Hải quan thường rất mất thời gian như cảng Cát Lái do hàng về nhiều; nên việc mở tờ khai sớm sẽ giảm thiểu tối đa thời gian. Ở đây, phần công việc nhận D/O và mở tờ khai thường được thực hiện cùng lúc hoặc có việc được thực hiện trước không nhất thiết lấy D/O rồi mới lên cảng mở tờ khai. Trường hợp khách hàng cần mượn container để mang về kho riêng rút ruột. Nhân viên giao nhận phải ghi đầy đủ các thông tin : số cont, tên tàu, địa chỉ kho riêng, nơi trả container rỗng... vào phiếu mượn container . Trên căn cứ đó hãng tàu sẽ thu một số tiền cược và trả cho nhân viên 1 hoá đơn cược container. Phải giữ hoá đơn này để khi trả container đúng thời gian mượn container của hãng tàu cấp (Free time) thì hãng tàu sẽ trả lại tiền cược. Nếu trả container quá hạn hoặc container bị hư hại, hãng tàu sẽ bù trừ vào tiền phạt và tiền sửa chữa thiệt hại. Các bước chuẩn bị hồ sơ chứng từ để làm thủ tục hải quan: - Nhận D/O từ hãng tàu: Sau khi nhận được B/L và thông báo hàng đến của hãng tàu – Arrival Noitce thì nhân viên giao nhận của Pacific Star Logistics sẽ mang B/L, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của Công ty đến hãng tàu để lấy D/O. Hãng tàu sẽ kiểm tra xem đã có điện của bên kia ra thông báo giao hàng hay chưa hoặc kiểm tra lại nội dung trên B/L. Nếu có hoặc kiểm tra đã phù hợp thì hãng tàu sẽ giao D/O cho nhân viên Công ty và nhân viên Công ty sẽ đóng phí lấy D/O. Việc đóng phí D/O cao hay thấp tùy từng hãng tàu. Đối với lô hàng này, người giao nhận phải đến đại lý hãng tàu là Công ty cổ phần Hải Minh xuất trình 01 B/L gốc (House Bill do hãng tàu Super Cargo International Trans cấp), giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) và một giấy giới thiệu của công ty để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O). Xuất trình hai loại giấy tờ này đồng thời đóng các khoản lệ phí như D/O (phí cung cấp Lệnh giao hàng cho Vận đơn), phí vệ sinh container và phí THC (Terminal Handling Charge Fee: phí cầu cảng), Công ty Cổ phần Hải Minh sẽ giữ lại B/L gốc và trao 3 lệnh D/O. Sau đó, nhân viên giao nhận phải qua bộ phận kế toán của Công ty Cổ phần Hải Minh cung cấp mã số thuế của công ty để được xuất hóa đơn. Sau khi nhận D/O, người giao nhận xem kỹ các thông tin ghi trên đó như tên và địa chỉ người nhận, tên tàu, số B/L, số cont/seal, ngày và cảng đến, tên hàng, số lượng, trọng lượng…và đem đối chiếu với B/L. Nếu các nội dung nói trên ở 2 chứng từ không trùng khớp thì yêu cầu hãng tàu điều chỉnh để sớm hoàn thành thủ tục hải quan, tránh những tổn hại cho hàng hoá và những chi phí phát sinh (phí lưu kho, lưu bãi…) do không nhận được hàng. - Khai hải quan điện tử. Theo văn bản số 798/TB- HQ HCM của cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 01/05/2009 tất cả các doanh nghiệp đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu phải tiến hành khai báo Hải quan từ xa. Để tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần máy tính kết nối với hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu của Tổng cục, chi cục Hải quan dựa trên phần mềm ECUS. Nhưng đây vẫn là hình thức khai báo đơn giản nhất “khai báo, nộp chứng từ ngay”. Tức nghĩa là khi khai báo Hải quan điện tử xong, doanh nghiệp vẫn phải mang chứng từ xuống chi cục Hải quan khai báo tiến hành mở tờ khai. Đối với công ty, thời gian bắt đầu khai báo là khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu. Trong quá trình khai báo cần phải nghiên cứu kỹ mã số hàng hoá xuất nhập khẩu (mã số HS) để áp dụng thuế suất cho đúng. Lưu ý: Khi tính thuế đơn vị tính là VNĐ, nếu là ngoại tệ như USD thì nhân viên công ty sẽ truy cập tỷ giá liên ngân hàng trên trang web Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để quy đổi và phần mềm sẽ tự động tính ra tiền thuế phải nộp. Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra và bấm nút “Khai báo”, hồ sơ Hải quan điện tử sẽ được gửi đến Chi cục Hải quan khai báo. Khi nhận được thông tin khai báo, Hải quan sẽ xem xét, tính toán các mẫu khai; nếu có sai lệch, phía hải quan sẽ gửi lại, yêu cầu DN chỉnh sửa; nếu các chứng từ và danh mục đã phù hợp, phía hải quan sẽ gửi thông báo chấp nhận chứng từ của doanh nghiệp và gửi cho doanh nghiệp 01 phiếu tiếp nhận tờ khai Hải quan. Doanh nghiệp in phiếu tiếp nhận để làm bộ hồ sơ mở tờ khai. Các chứng từ cần thiết để lên tờ khai bao gồm các chứng từ sau: • Hợp đồng ngoại thương (Sale contract). • Hóa đơn thương mại (Commercail Invoice). • Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List). • Vận đơn đường biển (Bill of Lading). • Giấy báo hàng đến (Arrival Notice). Nếu tờ khai có từ 3 mặt hàng trở lên thì việc khai báo chi tiết hàng hóa và cách tính thuế đối với toàn bộ lô hàng sẽ được thực hiện trên phụ lục tờ khai. Lưu ý: Trước khi đi mở tờ khai nên photo 01 bản Invoice, 01 bản Packing List đề phòng trường hợp kiểm hoá mang theo để đối chiếu . Photo 04 D/O để làm thủ tục đóng dấu cắt seal và chuyển bãi kiểm hoá. Nên mang theo dao rọc giấy, băng keo để mở hàng ra nếu kiểm hoá. Nhân viên giao nhận của công ty sẽ mở phần mềm Hệ thống khai hải quan điện tử lên (hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUSK 2) và nhập đầy đủ, chính xác mọi thông tin lên tờ khai nhập khẩu. Các thông tin: chi cục Hải quan, Loại hình nhập khẩu, Hình thức vận chuyển, Mã nước xuất khẩu, Phương thức thanh toán, Đồng tiền thanh toán, Đơn vị tính phải chọn theo danh mục do cơ quan hải quan định sẵn. Các thông tin còn lại thì nhập trực tiếp. Cụ thể như sau: TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ (loại hình Nhập khẩu) (theo mẫu HQ/2009-TKĐTNK) Ba ô trên cùng của tờ khai: Ô bên trái Công ty khai – nhập, ô ở giữa là số tham chiếu sau khi gửi thành công. Còn ô bên phải để Hải quan phản hồi và đóng dấu, ký xác nhận. *** Ô bên trái: Chi cục hải quan: chọn Chi cục HQCK Cảng Sài gòn KV1/Cát Lái *** Ô ở giữa: Số tham chiếu: Ngày, giờ gửi: *** Ô bên phải: Số tờ khai: Ngày, giờ đăng ký: - Ô số 1. Người xuất khẩu: thể hiện tên công ty xuất khẩu, địa chỉ, số điện thoại. ZHEJIANG SHUGUANG INDUSTRIAL CO, LTD Quanxi Industrial Park, Wuyi Country, Jinhua City, Zhejiang, P.R China 3212000 - Ô số 2. Người nhập khẩu: thể hiện công ty nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế. 0311218168 Công ty TNHH MTV Zheng Yi Việt Nam 2A/66 Bạch Đằng, P.2, Q. Tân Bình, Tp. HCM - Ô số 3. Người ủy thác: - Ô số 4. Đại lý làm thủ tục hải quan - Ô số 5. Loại hình: thể hiện loại hình nhập khẩu. Chọn NKD01 Nhập kinh doanh - Ô số 6. Hóa đơn thương mại: thể hiện số và ngày của hóa đơn thương mại (dựa vào COMMERCIAL INVOICE tại vị trí “Invoice Date” và “Commercial Invoice No” ta biết được ngày và số Hóa đơn thương mại). IVN12401 Ngày: 13/04/2012 - Ô số 7. Giấy phép: - Ô số 8. Hợp đồng: thể hiện số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn hợp đồng (dựa vào SALES CONTRACT). ZY-SG-0401 Ngày 10/04/2012 Ngày hết hạn 31/12/2012 - Ô số 9. Vận tải đơn: thể hiện số vận tải đơn, ngày thành lập vận tải đơn (dựa vào COMBINED TRANSPORT BILL OF LADING tại vị trí “Bill of Lading No” và “SHIPPED ON BOARD” ta biết được số và ngày Vận đơn). NBSC120411-B Ngày 19/04/2012 - Ô số 10. Cảng xếp hàng: thể hiện cảng xếp hàng (dựa vào ô “Port of Loading” trên B/L). NINGBO, CHINA - Ô số 11. Cảng dỡ hàng: thể hiện cảng dỡ hàng (dựa vào ô “Port of Discharge”). C048 Cảng Cát Lái (Hồ Chí Minh) - Ô số 12. Phương tiện vận tải: thể hiện số hiệu phương tiện vận tải (tên và kí hiệu con tàu dựa vào ô Vessel trên B/L). Chọn Đường biển NINOS - Ô số 13. Nước xuất khẩu: thể hiện kí hiệu và tên nước xuất khẩu hàng hóa. CN China - Điều kiện giao hàng: thể hiện điều kiện giao hàng theo Incoterm (dựa vào điều khoản 1 của hợp đồng). FOB - Ô số 15. Phương thức thanh toán: thể hiện phương thức thanh toán giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu (dựa vào điều khoản 6 – Term of payment của hợp đồng). Chọn TT - Ô số 16. Đồng tiền thanh toán: thể hiện đồng tiền thanh toán giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu (dựa vào điều khoản 6 – Term of payment của hợp đồng). Chọn USD - Ô số 17. Tỷ giá tính thuế: thể hiện tỷ giá tính thuế của lô hàng (theo công bố tỷ giá liên ngân hàng đối với đồng Đôla Mỹ tại thời điểm khai báo Hải quan). 20.828 - Ô số 18. Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải quan: (chờ kết quả phản hồi của cán bộ Hải quan). - Ô số 19. Chứng từ Hải quan trước đó. - Ô số 20. Tên hàng, quy cách phẩm chất Xem phụ lục đính kèm. Mâm xe ô tô366105 (Size 13*60, dunhgf cho xe 4-7 chỗ, bằng hợp kim nhôm, xuất xứ Trung Quốc, hàng mới 100%) Mâm xe ô tô 4289N18 (Size 14*5.5, dùng cho xe 4-7 chỗ, bằng hợp kim nhôm, xuất xứ Trung Quốc, hàng mới 100%). ... - Ô số 21. Mã số hàng hóa (tra mã HS tại Biểu thuế Xuất Nhập khẩu 2010) 87087032 - Ô số 22. Xuất xứ: thể hiện xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu (dựa vào điều khoản 3 – Origin trên hợp đồng) China - Ô số 23. Số lượng (dựa vào điều khoản 1 – Quantity trên hợp đồng) Loại mâm xe ô tô 366105 là 60 Loại mâm xe ô tô 4289N18 là 4 - Ô số 24. Đơn vị tính: thể hiện đơn vị tính. Chọn CÁI - Ô 25. Đơn giá nguyên tệ: thể hiện giá nguyên tệ của một sản phẩm (theo điều khoản 1 – Unit Price trên hợp đồng). Loại mâm xe ô tô 366105 là 17 Loại mâm xe ô tô 4289N18 là 19 - Ô số 26. Trị giá nguyên tệ: thể hiện tổng trị giá nguyên tệ mỗi loại sản phẩm (theo điều khoản 1 – Amount trên hợp đồng). Loại mâm xe ô tô 366105 là 1020 Loại mâm xe ô tô 4289N18 là 76 - Ô số 27. Thuế nhập khẩu: thể hiện thuế nhập khẩu của hàng hóa (= Trị giá tính thuế x Thuế suất). Gồm 3 ô nhỏ: + Trị giá tính thuế: Ghi giá của từng mặt hàng bằng đơn vị tiền Việt Nam. Đối với những mặt hàng theo quy định được áp dụng mức giá trong hợp đồng ngoại thương hoặc trên hoá đơn thương mại để làm trị giá tính thuế và đơn giá ngoại tệ là giá CIF (đường biển) hoặc DAF (biên giới đất liền), thì trị giá tính thuế được quy đổi: @ TGTT = Trị giá nguyên tệ (ô 23) x Tỷ giá tính thuế (ô 15) @ TGTT = Trị giá nguyên tệ (giá FOB+cước+phí bảo hiểm) x Tỷ giá tính thuế (ô 15) + Thuế suất: Dựa vào mã số hàng hoá để xác định thuế suất thuế nhập khẩu của từng mặt hàng. Lô hàng nhập khẩu của Zheng Yi Việt Nam thuộc diện ưu đãi đặc biệt (có C/O form E do Trung Quốc cấp) nên các mặt hàng mâm xe ô tô các loại nhập về có chung mức thuế suất thuế nhập khẩu là 10%. @ Số thuế phải nộp = Số lượng hàng hoá tính thuế x đơn giá tính thuế x thuế suất thuế nhập khẩu (%) x tỷ giá tính thuế. @ Hoặc số thuế phải nộp = Trị giá tính thuế x thuế suất thuế nhập khẩu x tỷ giá tính thuế. Trường hợp này lô hàng có trên 4 mặt hàng nên trên tờ khai hải quan chỉ ghi tổng số thuế phải nộp vào ô “Cộng”, trên phụ lục tờ khai ghi trị giá tính thuế, thuế suất, số tiền. Theo đó, số thuế nhập khẩu mà Zheng Yi Việt Nam phải nộp cho lô hàng này được tính như sau: Cước phí: 6.264.000 VND. Tổng giá trị của lô hàng: 9.172 x 20.828 = 191.034.416 VNĐ ) Số thuế = (191.034.416 + 6.264.000) x 10% =19.728.278 VNĐ Trường hợp có nhiều mặt hàng mà mỗi mặt hàng có thuế suất khác nhau, để tính thuế riêng cho từng mặt hàng trước tiên phải phân bổ I, F cho từng mặt hàng, sau đó áp dụng cách tính tương tự như trên, sẽ được ( có sai số ). - Ô số 28. Thuế GTGT (hoặc TTĐB) VAT: thể hiện thuế giá trị gia tăng (hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt) (= Trị giá tính thuế x Thuế suất). + Trị giá tính thuế VAT bằng giá nhập khẩu tại cửa khẩu + thuế nhập khẩu. Trường hợp hàng hoá nhập khẩu được miễn thuế nhập khẩu hoàn toàn thì giá tính thuế VAT hàng nhập khẩu là giá xác định để tính thuế nhập khẩu. Trường hợp hàng hoá nhập khẩu được miễn một phần thuế nhập khẩu thì giá tính thuế VAT là giá tính thuế được xác định như đã xác định giá tính thuế nhập khẩu và cộng với phần nhập khẩu phải nộp sau khi đã trừ phần được giảm thuế nhập khẩu. + Thuế suất VAT: Căn cứ vào mã số hàng hoá để xác định thuế suất VAT trong biểu thuế theo qui định của nhà nước. Riêng loại hàng mâm xe ô tô các loại trong trường hợp này có thuế suất VAT chung là 10%. + Tiền thuế: Cách tính như sau: VAT = (Trị giá tính thuế hàng nhập khẩu chịu thuế VAT + Thuế nhập khẩu)x Thuế suất VAT. Trong lô hàng có nhiều mặt hàng chịu thuế VAT khác nhau, phải tính thuế riêng cho từng mặt hàng, sau đó tổng hợp số thuế của cả lô hàng. Đối với những lô hàng có 4 mặt hàng trở lên như trong trường hợp này thì cách ghi tương tự ô 24. Theo cách tính trên thì tổng thuế giá trị gia tăng phải nộp của Zheng Yi Việt Nam cho lô hàng mâm xe ô tô các loại sẽ là: VAT = [(191.034.416 + 6.264.000 )+ 19.728.278] x 10% = 21.701.110 VNĐ - Ô số 29. Thu khác (không có). - Ô số 30. Tổng số tiền thuế và thu khác (ô 27+28+29): thể hiện toàn bộ số thuế phải nộp. Bằng số: 41.429.388 VNĐ Bằng chữ: Bốn mươi mốt triệu bốn trăm hai mươi chín nghìn ba trăm tám mươi tám đồng. - Ô số 31. Tổng trọng lượng, tổng số container, tổng số kiện, số hiệu kiện, cont. Tổng trọng lượng (dựa vào ô “Gross Weight” trên B/L): 3.109,2 kg/NET:2.795,52kg Tổng số container: (dựa vào ô “No. of Pkgs or Shipping Units”): Cont20: 1 Tổng số kiện: 294 Số hiệu kiện, cont: (dựa vào ô Container No, Seal No) Container: RFCU2010786/LLL1115145 - Ô số 32. Ghi chép khác: thể hiện cước và các loại phụ phí Phí vận tải (O/F): 300 USD - Ô số 33. Họ tên, chức danh, chữ ký và đóng dấu xác nhận của cá nhân hay tổ chức khai tờ khai. Người ký tờ khai chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về phần nội dung tờ khai mà mình khai báo. - Các ô từ 34 đến 36 là quyết định, xác nhận của cơ quan hải quan. Hoàn tất việc khai báo trên TKHQĐT. Lưu ý: Trong quá trình nhập liệu cần bấm lưu để tránh mất dữ liệu do lỗi đường truyền). Kiểm tra lại toàn bộ các thông tin và tiền thuế vừa khai nhập rồi lưu hoàn tất tờ khai nhập khẩu và thực hiện thao tác “Gửi”. Hải quan sẽ kiểm tra và tự động cung cấp cho tờ khai một con số gọi là số tờ khai (49725). Và nhận được phản hồi kết quả phân luồng tờ khai là luồng đỏ. Hải quan duyệt phân luồng và phản hồi: “Đề nghị Doanh nghiệp nộp hồ sơ và xuất trình hàng hóa để kiểm tra qua máy soi (luồng đỏ - cửa số 1)”. Và thông báo công ty in 2 bản TKHQĐT mang tới cửa khẩu cảng Cát Lái cùng với bộ hồ sơ Hải quan để làm thủ tục thông quan nhập khẩu. Tiếp đó nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm lo lô hàng sẽ viết phiếu tạm ứng để làm hàng ở phòng kế toán công ty. Sau đó đến công ty Zheng Yi Việt Nam để giám đốc ký và đóng dấu vào bộ hồ sơ trước khi đi làm thủ tục hải quan. 2.2.4 Khai báo hải quan. 2.2.4.1 Đăng ký tờ khai. Pacific Star đưa bộ hồ sơ khai hàng nhập đến cảng Cát Lái, mua tem thu lệ phí làm thủ tục hải quan (20.000vnđ) dán lên TKHQĐT in và nộp cho cán bộ Hải quan tại cửa số 1 và lấy phiếu xác nhận đăng ký tờ khai . Công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ, nhập mã số thuế của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp trên hệ thống máy tính (có bị cưỡng chế không) và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế trên tờ thông tin doanh nghiệp in ra từ máy Đối với những trường hợp phải nộp thuế ngay không được ân hạn, người khai phải ký cam kết nộp thuế ngay vào tờ khai thì hải quan mới kiểm tra tiếp hồ sơ. Đối với trường hợp doanh nghiệp có thẻ ưu tiên, được ân hạn thuế thì thời gian nộp thuế là 30 ngày kể từ ngày mở tờ khai và công chức đăng ký sẽ thông báo điều này cho chủ hàng. Tiếp theo hải quan kiểm tra sơ bộ hồ sơ để thực hiện đăng ký tờ khai về các nội dung sau: - Kiểm tra đối chiếu các điều kiện, quy định về việc làm thủ tục hải quan; - Kiểm tra về số lượng các chứng từ phải có của bộ hồ sơ hải quan. Kết thúc kiểm tra hồ sơ công chức hải quan quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ đăng ký. Nếu không tiếp nhận đăng ký, công chức hải quan phải có ý kiến bằng giấy nêu lý do cho người khai hải quan biết. Tuy nhiên trên thực tế, nếu có những sai sót không nghiêm trọng thì hải quan chỉ cho người khai chỉnh sửa tại chỗ, nếu không chấp nhận bộ hồ sơ thì nói lý do cho người khai làm lại, không dùng văn bản. Mang hồ sơ hải quan điện tử đến cảng Cát Lái, nộp vào cửa số 1 để cán bộ hải quan kiểm tra. Hồ sơ gồm: • TKHQĐT in (2 bản chính) • Hợp đồng thương mại (1 bản sao) • Vận đơn (1 bản sao có chữ “copy”) • Hóa đơn thương mại (1 bản chính) • Phiếu đóng gói (1 bản chính) Cán bộ Hải quan kiểm tra, đối chiếu, đóng dấu và ký xác nhận lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy: “Hồ sơ phù hợp, chuyển kiểm tra xác định tên hàng, mã số thuế” 2.2.4.2 Xây dựng giá tính thuế. Tiếp theo công chức hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá tính thuế, mã số, chế độ, tham vấn giá (nếu có)… Dựa vào bảng giá tối thiểu của hải quan để xem xét, đối chiếu lại với giá của người khai tự khai. Nếu giá trên tờ khai của hàng hoá cao hơn hoặc không thấp hơn 80% giá tối thiểu của hải quan thì chấp nhận, ngược lại công chức hải quan sẽ thông báo cho chủ hàng biết, điều chỉnh lại giá và ghi vào mặt sau của tờ khai.Tiếp theo hải quan tính lại thuế dựa vào mã số hàng hoá cùng đơn giá tính lại (nếu đơn giá có điều chỉnh) và thông báo thuế cho chủ hàng. Sau khi kiểm tra, tính toán xong nếu thấy kết quả tính thuế của doanh nghiệp hoàn toàn hợp lý thì công chức hải quan đóng dấu và kí xác nhận lên TKHQĐT, các tờ phụ lục đính kèm và tờ khai trị giá tính thuế rồi chuyển qua bộ phận thu lệ phí hải quan. 2.2.4.3 Nộp thuế và lệ phí hải quan Trong trường hợp phải nộp thuế ngay, vì Pacific Star đã hợp đồng với Công ty Zheng Yi Việt Nam là sẽ thanh toán thay tất cả các chi phí cho Zheng Yi Việt Nam và sẽ quyết toán sau nên nhân viên giao nhận đi nộp thuế tại kho bạc nhà nước Quận 2, Quầy giao dịch số 75, gần cảng Cát Lái để thuận tiện cho việc hoàn tất mở tờ khai. 2.2.4.4 Đối chiếu D/O Người giao nhận đến bãi (vì đây là hàng nguyên cont), đưa 1 D/O ghi số tàu, loại hình tờ khai, tên người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng cho hải quan giám sát. Nhân viên hải quan sẽ căn cứ vào D/O đối chiếu tên người gởi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng với trên hồ sơ lưu manifest của hải quan, xem hàng đã vào bãi hay chưa. Sau đó đóng dấu “Đã đối chiếu” lên D/O và trả lại cho Pacific Star để làm thủ tục hải quan cổng khi lấy hàng về. 2.2.4.5 Đăng ký cán bộ kiểm hóa. Trong trường hợp này, mức độ kiểm hóa được kiểm duyệt là kiểm tra bằng máy soi 2.2.4.6 Kiểm tra vị trí container, tìm hàng: Người giao nhận phải biết chính xác hàng mình ở vị trí nào trước khi mời hải quan kiểm hoá. Thường thì lúc tàu về, container được dỡ xuống đặt tại bãi trung tâm. Các container lúc này được xếp theo các line hình cây cao. Do đó cần phải đưa cont về bãi kiểm hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra thực tế hàng hoá của hải quan. Xin chuyển cont từ bãi trung tâm về bãi kiểm hoá tại văn phòng điều độ cảng. Tại đây trình 2 D/O, trên 1 D/O ghi số cont, số seal, lưu lại văn phòng. Nhân viên điều độ cảng đóng dấu xác nhận và ghi ngày giờ chuyển cont lên D/O còn lại và trả cho chủ hàng. Trong thực tế, muốn xin chuyển cont người giao nhận không phải trực tiếp đến văn phòng điều độ cảng mà chỉ cần gọi điện đến nhờ nhân viên điều độ chuyển là được. Pacific Star cũng thường dùng cách này, Pacific Star gọi điện đến văn phòng điều độ, đọc số cont và số seal nhờ chuyển cont. Tuy nhiên bao giờ cũng cần phải xin chuyển cont trước giờ kiểm hóa. Khi biết chính xác ngày giờ cont được chuyển về bãi kiểm hóa, Pacific Star phải đến tận nơi để kiểm tra xem số cont, số seal có đúng không. Nếu có sai sót phải báo ngay cho điều độ cảng và hãng tàu yêu cầu họ giải quyết. 2.2.4.7 Kiểm hóa: Đối với lô hàng này đã được phân vào luồng đỏ thì buộc phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Thông thường việc kiểm tra thực tế được tiến hành như sau: - Người giao nhận theo dõi bảng phân công kiểm hoá và liên hệ với 2 hải quan kiểm hoá nhận trách nhiệm kiểm tra thực tế lô hàng của công ty mình để xin kiểm hoá tại bãi container. - Tại bãi container, sau khi hải quan (thường là 2 công chức) đã đối chiếu số cont, số seal đúng như trên D/O hoặc B/L, sẽ tiến hàng dùng máy soi để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp phát hiện việc khai của người khai là chưa chính xác nhưng không nghiêm trọng thì giải thích cho người khai hải quan biết và điều chỉnh tên hàng, áp lại mã số theo đúng quy định. Đối với các trường hợp người khai cố ý khai sai với thực tế hàng hoá thì hải quan sẽ lập biên bản vi phạm và ra quyết định phạt hành chính theo mức độ vi phạm. Sau đó cán bộ kiểm hóa tiến hành đóng dấu, kí tên xác nhận vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa với nội dung: “Hình ảnh soi chiếu không có nghi vấn, hàng hóa được thông quan theo khai hải quan” đồng thời đóng dấu và kí tên xác nhận vào ô xác nhận thông quan số 36. 2.2.4.8 Nhận lại tờ khai. Người giao nhận xuất trình biên lai đã đóng lệ phí hải quan và bản sao giấy nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước(trường hợp phải nộp thuế ngay) và nhận lại tờ khai (bản lưu người khai).Người giao nhận ký xác nhận đã nhận lại tờ khai vào phiếu tiếp nhận theo dõi và mặt sau tờ khai.Sau đó đi làm thủ tục nhận hàng 2.2.5 Nhận hàng tại cảng. 2.2.5.1 Thủ tục xuất hàng: Nhân viên giao nhận của công ty Pacific Star xuống phòng thương vụ cảng, xuất 1 D/O có ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của công ty Zheng Yi Việt Nam cho nhân viên cảng đồng thời đóng phí nâng hạ cont,... để họ xuất hoá đơn lấy hàng. Sau đó nhân viên cảng sẽ đóng dấu lên D/O “ Đề nghị giao thẳng”. Người giao nhận cầm D/O qua bộ phận thủ tục xuất hàng trình lệnh xuất có ghi số xe vào nhận hàng và sẽ được xuất 4 phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt – EIR) tương ứng 4 màu, ở mỗi cảng có cách quy định màu khác nhau. Riêng ở Cát Lái quy định như sau: • Phiếu trắng: lưu lại phòng thương vụ cảng • Phiếu xanh: dùng thanh lý cổng • Phiếu hồng: giao cho bảo vệ cảng • Phiếu vàng: giao cho xe tải làm phiếu thông hành Lưu ý: Trong trường hợp rút ruột tại kho riêng, khi đi làm thủ tục tại cảng, nhân viên giao nhận nên mang theo giấy cam kết mượn container về kho riêng mà lúc đầu làm ở hãng tàu để xuất trình. 2.2.5.2 Thanh lý cổng: Nhân viên giao nhận của công ty xuất tờ khai, lệnh hình thức, D/O đối chiếu cho hải quan cổng đối chiếu, kiểm tra vào sổ theo dõi: • Coi trên tờ khai đã hoàn thành thủ tục hải quan hay chưa. • Căn cứ trên tờ khai và trên phiếu xuất đối chiếu có đúng tên hàng, số lượng, trọng lượng hay không, ghi số xe vào nhận hàng sau đó vào sổ hải quan. Hải quan cổng sẽ giữ lại 1 phiếu EIR màu xanh cùng lệnh hình thức và đóng dấu xác nhận lên phiếu EIR màu hồng. Nhân viên giao nhận nhận lại D/O và phiếu EIR màu hồng, giao cho bảo vệ cảng phiếu EIR màu hồng để đối chiếu với xe chở hàng khi qua cổng. 2.2.5.3 Nhận hàng: Dự kiến thời gian hoàn tất thủ tục hải quan rồi báo cho công ty biết để sắp xếp và điều xe đi nhận hàng. Khi xe vào bãi, nhân viên giao nhận của công ty liên hệ với công nhân cảng để họ xếp hàng lên xe, mặt khác kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng trước khi lấy hàng.Trong trường hợp hàng nhiều thì trong quá trình bốc xếp hàng hoá, Người giao nhận phải theo dõi, đốc thúc công nhân tổ chức thực hiện nhanh gọn, đồng thời đảm bảo an toàn tránh hư hỏng cho hàng hoá do bất cẩn của công nhân. Sau đó viết phiếu bàn giao cho các xe, trong đó ghi rõ số xe, số lượng thực chở, địa điểm hàng được chở đến và giao phiếu EIR màu hồng cho xe để tiện kiểm tra khi xe qua cổng. Vậy là thủ tục nhận hàng coi như hoàn tất. Lưu ý: - Trong trường hợp giao hàng tại kho riêng, nhân viên giao nhận yêu cầu tài xế sau khi chở hàng về kho và rút hàng, phải mang container trả về địa điểm mà hãng tàu đã quy định trong giấy mượn container. Sau khi trả container phải có xác nhận đã trả container, tình trạng container trên phiếu hạ container rỗng. - Tài xế xe phải giao lại phiếu hạ container rỗng để nhân viên giao nhận đi lấy lại tiền cược. Những giấy tờ cần thiết trong quá trình đi lấy tiền cược: + Giấy cam kết mượn container. + Phiếu hạ container rỗng. - Nhân viên hãng tàu sẽ tính chi phí sửa chữa container nếu trên biên bản giao có ghi chú container bị hư hỏng, tuỳ vào mức độ khác nhau sẽ được trừ vào số tiền đã đóng cho hãng tàu. 2.2.6 Giao hàng cho khách hàng. Sau khi nhận hàng tại cảng xong, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho khách hàng tại kho riêng và hai bên ký nhận vào Biên bản bàn giao hàng hóa. Khi kiểm tra hàng hóa đúng và đầy đủ theo chứng từ, nhân viên đại diện cho khách hàng sẽ ký vào Biên bản bàn giao hàng hóa nhằm chứng minh hàng hóa đã được giao theo đúng thỏa thuận. Lưu ý: Khi giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải hết sức lưu ý về số lượng của hàng hóa thực giao so với số lượng ghi trên chứng từ. Nếu như hàng hóa được Hải quan kiểm tra với tỷ lệ 5% hay 10% thì thật khó để đảm bảo đúng số lượng trên chứng từ. Nhưng khi hàng hóa được kiểm tra toàn bộ thì số lượng hàng hóa sẽ do nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm thực tế so với số lượng trên chứng từ. 2.2.7 Thanh lý tờ khai và giao chứng từ cho khách hàng. Sau khi tất cả các thủ tục liên quan đã hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận tiến hành thanh lý tờ khai và bàn giao hồ sơ cần thiết cho khách hàng. Công ty sẽ nhận phí dịch vụ từ khách hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết. Đến đây coi như quy trình giao nhận đối với hàng nhập khẩu đã kết thúc. 2.2.8 Nhận xét về các bước thực hiện quy trình giao nhận 2.2.8.1 Ưu điểm Do có khá nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải nên Pacific Star đã có nhiều thời gian để cọ xát thực tế đồng thời nâng cao các dịch vụ tại công ty, do đó cho đến nay, công ty đã có khá nhiều khách hàng lớn và nguồn hàng ổn định. Việc tìm kiếm khách hàng là khâu rất quan trọng, vì thế phòng giao nhận đã rất quan tâm trong việc này. Ban lãnh đạo công ty cũng như là trưởng phòng giao nhận luôn luôn nhắc nhở các nhân viên sales là nên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn định, cần hạn chế những khách hàng nhỏ lẻ chỉ mang tính thời vụ mà không mang lại lợi nhuận cao. Hầu hết những nhân viên của phòng giao nhận đều có nghiệp vụ chuyên môn cao, có những kinh nghiệm làm việc nhiều năm ở những công ty lớn. Vì vậy mà công việc được thực hiện một cách suông sẻ, tránh được những sai sót và nhanh chóng xử lý những tình huống bất ngờ. Do công ty có gầy dựng uy tín lâu dài nên Công ty được kiểm hóa với tỷ lệ thấp và thỉnh thoảng còn được miễn kiểm hóa 100%. Điều đó làm giảm thời gian nhập hàng và tránh những phiền phức trong quá trình kiểm hóa. Chứng từ có liên quan đến lô hàng nhập được các bên đối tác cung cấp đầy đủ, nhanh chóng. Tận dụng được lợi thế nhà cung cấp của công ty là đối tác quen nên đã lược bỏ một số bước không cần thiết, rút ngắn thời gian nhận hàng, không làm ứ đọng vốn, giúp tăng lợi nhuận trong việc thu hồi vốn nhanh. 2.2.8.2 Nhược điểm Kho bãi ở cảng bề bộn gây khó khăn cho việc tìm container, kiếm hàng và rút hàng về kho. Do không kiểm tra kỹ chứng từ khi nhận từ khách hàng nên trong quá tình khai báo hải quan đã phát sinh thêm những chi phí khác, điều đó đã làm cho khách hàng tốn thêm nhiều chi phí. Có nhiều trường hợp khác là do nhân viên giao nhận không nắm rõ được lịch giao hàng hóa cho khách hàng nên khi lấy lệnh giao hàng đã gia hạn lệch quá nhiều ngày, dẫn đến việc phát sinh thêm chi phí cho khách hàng. Việc lập tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu cũng rất quan trọng nhất là việc áp mã thuế đối với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp nhân viên chứng từ áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó khăn cho người giao nhận, làm chậm tiến trình làm việc. Quá trình từ khi nhận chứng từ của khách hàng đến khi giao hàng hóa cho khách hàng còn diễn ra chậm do nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan. Trong quá trình rút ruột hàng container, do không liên lạc với khách hàng để cử nhân viên xuống giám sát nên khi kiểm tra hàng hóa mới phát hiện bị thiếu hụt so với chứng từ, lúc này thật khó lý giải với khách hàng ( nhưng thực tế hầu hết những trường hợp này là do người gởi hàng gởi thiếu hàng). Vì thế mà những rắc rối có thể xảy ra cho riêng cá nhân cũng như là uy tín của công ty nói chung. Do không có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa nhân viên và trưởng phòng hay phó phòng kinh doanh mà trong quá trình làm việc thường gặp phải những vấn đề như: công việc chồng chéo nhau hoặc cả hai người đều làm một việc…do đó mà tiến trình làm việc bị chậm lại, làm chậm tiến trình giao hàng cho khách hàng. CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI PACIFIC STAR LOGISTICS 3.1. Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, công ty đã đề ra một số mục tiêu và phương hướng phát triển như sau: Ä Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, đặc biệt chú trọng tới thị trường Trung Quốc, Châu Âu, Mỹ,… tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề. Ä Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống. Ä Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho bãi, đổi mới thiết bị phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận. Ä Xây dựng chiến lược kinh doanh cho thời kỳ 2010 - 2015 và những năm tiếp sau, trong đó chú trọng mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời đa dạng hoá các loại hình dịch vụ trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm. Ä Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Văn phòng công ty, giữa Văn phòng với chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau vì lợi ích chung và lợi ích của từng đơn vị. 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận kho vận vận tải biển tại công ty Trải qua một thời gian thực tập ở Công ty và cùng với những kiến thức tiếp nhận được em xin đưa ra một vài giải pháp hy vọng phần nào đóng góp nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ giao nhận của Công ty 3.2.1 Phát triển năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh Nhân viên kinh doanh phải luôn trang bị kiến thức, học hỏi, trao dồi kinh nghiệm. Đồng thời tranh thủ thời gian bổ sung vốn ngoại ngữ, học các lớp dạy về nắm bắt tâm lý khách hàng, khả năng nói trước công chúng...để có kiến thức chuyên sâu về các loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp và am tường về nghiệp vụ để khi khách hàng thắc mắc thì có thể trả lời một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Đội ngũ nhân viên kinh doanh là bộ mặt của doanh nghiệp có vai trò quảng bá giới thiệu hình ảnh của Công ty đến với khách hàng. Vậy nên Công ty cần có những chính sách phù hợp trong việc đào tạo, nâng cao năng lực của đội ngũ này : ª Công ty cần có chính sách tuyển dụng và đãi ngộ những nhân viên có năng lực thật sự và được phân công vào công việc phù hợp với năng lực và niềm đam mê của mỗi nhân viên nhằm phát huy hết sức mạnh riêng có của họ nhằm đem lại hiệu quả công việc cao nhất. ª Công ty cần có chế độ khen thưởng rõ ràng, tăng lương trong những tháng cao điểm và công nhận năng lực làm việc khi họ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc. Việc khen thưởng và tuyên dương kịp thời sẽ là động lực giúp nhân viên làm việc hăng sai hoàn thành công việc một cách hiệu quả. ª Thường xuyên tổ chức các khóa học đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn cho nhân viên, cử nhân viên đi công tác để học hỏi kiến thức và nâng cao kinh nghiệm. 3.2.2 Nâng cao mối quan hệ giữa các phòng ban Không ngừng liên kết hỗ trợ giữa các phòng ban với nhau, các nhân viên cần liên kết hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc tránh tình trạng đùn đẩy làm ngưng trệ công việc gây phiền hà cho khách hàng và mất uy tín của Công ty. Do vậy Công ty cần tổ chức những buổi họp mặt tạo điều kiện cho nhân viên trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và hiểu nhau hơn. 3.2.3 Phát huy các dịch vụ hỗ trợ khách hàng Trong một môi trường cạnh tranh đầy khốc liệt như ngày nay, để có thể đứng vững trên thương trường, thì Công ty ngoài chiến lược giá phù hợp còn tăng thêm các dịch vụ hỗ trợ khách hàng một cách hấp dẫn nhất nhằm không những giữ chân khách hàng cũ mà còn lôi cuốn các khách hàng tiềm năng mới thậm chí là từ các đối thủ cạnh tranh khác. Do vậy Công ty nên mở một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu của khách hàng và hỗ trợ, tư vấn cho khách khi cần thiết. Một website chuyên nghiệp cũng góp phần nâng cao thương hiệu và mang đến hiệu quả kinh doanh cho Công ty. Trang web cần cập nhật liên tục các thông tin về các tuyến vận chuyển, những thay đổi về các khoản phụ phí, các quy tắc hướng dẫn thực hiện giao dịch và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ để khách có thể theo dõi thông tin về lô hàng của mình. 3.2.4 Tăng cường khả năng liên doanh, liên kết các đối tác trong và ngoài nước Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, việc một Công ty tự doanh độc lập không phải là một hướng đi đúng đắn. Do vậy PACIFIC STAR LOGISTICS cần liên kết với các doanh nghiệp cùng ngành để hỗ trợ nhau cùng lớn mạnh. Công ty nên gia nhập Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFAS), Liên đoàn những nhà giao nhận các nước ASEAN... để có cơ hội học tập kinh nghiệm và mở rộng mối quan hệ... Việc thiết lập quan hệ Đại lý trên toàn cầu giúp Công ty có thể chủ động đáp ứng được các nhu cầu khách hàng, khai thác tối đa phạm vi hoạt động và mang lại hiệu quả kinh tế. Do vậy PACIFIC STAR LOGISTICS phải luôn duy trì giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các Đại lý, thỉnh thoảng cần có những chuyến du ngoại nhằm thắt chặt mối quan hệ Đại lý. 3.3. Kiến nghị đối với nhà nước Đầu tư xây dựng, nâng cấp các cảng biển và đội tàu : Hệ thống cảng biển Việt Nam còn lạc hậu, sức chứa nhỏ, thiếu các cảng nước sâu gây trở ngại cho việc cập bến của những tàu thuyền lớn. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại cảng chưa đồng bộ. Đội tàu thì già nua kém chất lượng độ tuổi trung bình là 14.5. Do đó Nhà nước cần trích một khoảng ngân sách hoặc huy động nguồn vốn đầu tư, tăng cường thu hút nguồn vốn FDI và ODA để xây dựng nâng cấp cơ sở hạ tầng tại cảng.Cần tập trung đầu tư vốn và nguồn lực để xây dựng cảng trung chuyển mang tầm cỡ quốc tế ở Việt Nam. Phát triển nguồn nhân lực: Hiện tại ở Việt Nam nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn về vận tải biển còn thấp. Chỉ có một vài trường đào tạo chuyên ngành vận tải biển như Đại học hàng hải, Đại học giao thông vận tải... Hoặc ở một số trường chuyên ngành kinh tế sinh viên cũng chỉ học khoảng 60 tiết ở môn Vận tải và bảo hiểm ngoại thương. Do vậy trong tương lai, Nhà nước cần đầu tư để mở thêm các trường đào tạo về chuyên ngành này. Đồng thời liên kết với nước ngoài để có thể đào sâu mở rộng các lớp nghiệp vụ mang tầm cỡ quốc tế. Đối với cơ quan hải quan : Cần đơn giản hóa, cải cách các thủ tục làm Hải quan tại cảng tạo thuân lợi cho các doanh nghiệp nhanh chóng trong việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Công khai mọi thủ tục Hải quan để doanh nghiệp có thể biết và thực hiện chính xác nhằm hạn chế những hành động tiêu cực của cán bộ Hải quan. Đối với nhà trường : Chú trọng hơn trong việc đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu bằng đường hàng không vì lĩnh vực này đang phát triển manh ở thị trường Viêt Nam.