Luận văn Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng

Luận văn Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng Môc Lôc Lời mởi đầu 2 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1. Các khái niệm 3 1.2. Giới thiệu hệ thống 4 PHẦN 2: CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng FHD 5 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu 5 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 13 2.3.1. Xây dựng bảng thực thể liên kết ERD 13 2.3.2. Thiết kế Database mức vật lý 15 2.4. Thiết kế một số form nhập liệu 21 2.5. Thiết kế một số báo cáo 23 PHẦN 3: NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Kết luận 29 Lêi Më §Çu Trong những năm trở lại đây, bên cạnh sự phát triển của nền kinh tế là sự phát triển cực kỳ ấn tượng của việc ứng dụng của khoa học công nghệ vào tất cả mọi lĩnh vực. Trong đó, công nghệ thông tin là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi nhất. Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, có thể nói hàng hóa là đối tượng đặc trưng nhất, chính vì thế công tác quản lý hàng hóa, đặc biệt là quản lý bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác kế toán và công tác quản lý. Nhưng có một số khó khăn với các nhà quản trị đó là các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng phát sinh với số lượng lớn và liên tục, việc ghi chép trên sổ sách mang tính thủ công, có thể dẫn đến việc để sót các nghiệp vụ kinh tế, tổng hợp thông tin chậm…làm cho năng suất làm việc thấp, kết quả làm việc không như ý muốn. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã đem đến một giải pháp cho công tác quản lý của các nhà quản trị, thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, luồng thông tin sẽ được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ và bảo mật. Chính vì vậy, nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng” nhằm tìm hiểu và phân tích rõ hơn về quá trình doanh thu của công ty. PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1. Các khái niệm Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước. Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để tạo thông tin hữu ích cho người sư dụng liên quan. Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, xử lý dữ liệu từ các sự kiện và nghiệp vụ phát sinh trong một tổ chức thành thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram _DFD) là một công cụ đổ hoạ mô tả luồng dữ liệu luân chuyển trong một hệ thống và những hoạt động xử lý được thực hiện bởi hệ thống đó. Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các các nghiệp vụ. Trong đó nhấn mạnh đến việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các đối tượng tham gia vào hệ thống. Hướng đọc lưu đồ qui ước từ trên xuống dưới, từ trái sang phải. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được lưu trữ trên giá mang, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng. Thực thể là một sự vật, sự việc tồn tại và có thể phân biệt được, hoặc thực thể là một đối tượng mà ta cần ghi nhớ thông tin cho nó. Từ ngữ thực thể là một khái niệm và chỉ được xác định thông qua những đặc tính của nó. Tập thực thể là một nhóm bao gồm các thực thể có thuộc tính tương tự nhau. Mối liên kết là sự liên kết giữa một hay nhiều tập thực thể. Bậc của một mối liên kết là số các thực thể tham gia vào mối liên kết đó. Mức vật lý của cơ sở dữ liệu cho ta biết dữ liệu được lưu trữ như thế nào trên các giá mang ngoại vi của máy tính. Người ta có thể xem sự miêu tả này ở mức chi tiết hơn bằng cách xem mỗi bit được đặt trên giá mang và bằng cách cho một ý nghĩa và địa chỉ của nó. Hoặc ở mức cao hơn như các record, file mà chúng đã được diễn dịch trong các ngôn ngữ lập trình bậc cao. 1.2. Giới thiệu hệ thống Nhà sách Phương Nam là đơn vị chuyên cung cấp hơn 30.000 đầu sách với nhiều thể loại như tự nhiên xã hội, khoa học kỹ thuật, lịch sử văn hóa; các thiết bị văn phòng phẩm, học cụ như tập vở, bút viết, quả địa cầu, băng đĩa nhạc, sổ tay… đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của người dân thành phố Đà Nẵng. Địa chỉ: 68 Phan Chu trinh- TP Đà Nẵng Ngay từ khi mới thành lập, đơn vị đã chú trọng tới việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ giúp cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ đơn vị để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với đơn vị, đồng thời cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài trong phạm vi, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành. Chu trình doanh thu là một trong những chu trình thuộc hệ thống thông tin kế toán của đơn vị bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có 4 hoạt động chính trong quá trình này đó là: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. PHẦN 2 CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng FHD KẾ TOÁN DOANH THU CẬP NHẬT DANH MỤC KH DANH MỤC KHO DANH MỤC HÀNG HÓA BÁN HÀNG ĐĐ HÀNG KIỂM TRA THÔNG TIN XÉT DUYỆT TRẢ LỜI XUÂT KHO YÊU CẦU XK KIỂM TRA XUẤT KHO GIAO HÀNG KIỂM TRA ĐÓNG GÓI PHIẾU GIAO HÀNG LẬP HĐ CHỨNG TỪ LIÊN QUAN HĐ BÁN HÀNG 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0) Cửa Hàng Khách Hàng Yêu cầu báo cáo Văn bản báo cáo Yêu cầu đặt hàng Kết quả yêu cầu Đặt hàng Hóa đơn bán hàng Quản lý Bán Hàng Giám Đốc Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 1) Cập nhập danh mục Bán hàng Khách hàng Kho Giao hàng Lập hóa đơn Lãnh đạo Đặt hàng HĐ bán hàng Trả lời Báo cáo Xuất hàng Khái quát hệ thống doanh thu của công ty, từ việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng, nhập thông tin khách hàng, xem xét đơn đặt hàng. Hoá đơn đặt hàng sau khi lập sẽ được mang cho cấp trên phê duyệt. Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển đến kho để xuất kho hàng hóa bán cho khách. Sau khi giao hàng cho khách và lập hóa đơn bán hàng, tiến hành báo cáo lại cho cấp trên. Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2): Định nghĩa chức năng cập nhật. KHÁCH HÀNG Cập nhật DM khách hàng 1.3 Cập nhật kho 1.5.Cập nhật hàng Khách hàng Sau khi nhận được thông tin yêu cầu mua hàng của khách, bộ phận bán hàng tiến hành tìm hiểu thông tin của khách hàng và lưu vào hồ sơ. Trong quá trình cập nhập thông tin của khách hàng, bộ phận bán hàng tiến hành cập nhập thông tin về hàng hóa mà khách yêu cầu (loại hàng, mẫu mã,số lượng). Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng bán hàng. KHÁCH HÀNG ĐƠN ĐẶT HÀNG KIỂM TRA ĐĐH HÀNG TỒN KHO LÃNH ĐẠO CHỨNG TỪ PHẢN HỒI LỆNH BÁN HÀNG Đơn đặt hàng Chấp Nhận Không chấp nhận Sau khi bộ phận đặt hàng kiểm tra đơn đặt hàng, việc kiểm tra ở đây bao gồm kiểm tra hàng tồn trong kho có đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng không. Tiếp theo đó sẽ kiểm tra giá cả của mặt hàng, hàng thì bộ phận bán hàng sẽ gửi chứng từ về việc chấp nhận bán hàng hay không. Nếu đồng ý bán hàng thì thì bộ phận bán hàng sẽ phát lệnh bán hàng. Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng xuất kho Lệnh bán hàng Thủ kho Xuất kho BP Bán hàng Kiểm tra kho Phiếu xuất kho Từ chối xuất Đồng ý Lệnh bán hàng sau khi được kí sẽ gửi cho thủ kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra kho, xem có đáp ứng được nhu cầu của hóa đơn không. Sau khi chấp nhận thủ kho sẽ làm phiếu xuât kho, nếu không thì sẽ gửi lại thông báo cho bộ phận bán hàng. Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng giao hàng. Lệnh bán hàng BP giao hàng Kiểm tra Phiêu giao hàng Đóng gói Khách hàng Hàng hóa Lệnh bán hàng và hàng sau khi xuất sẽ được chuyển đến bộ phận giao hàng, tại đây bộ phận giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra và đóng gói hàng kèm theo phiếu giao hàng. Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng lập hóa đơn. Lệnh bán hàng Lập hóa đơn Xuất kho Giao hàng KHÁCH HÀNG Theo dõi nợ Dữ liệu bán hàng Nợ phải thu KH Lãnh đạo Bộ phận lập hóa đơn sẽ tiếp nhận các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ để tiến hành ghi sổ và lập hóa đơn. Hóa đơn sẽ được gửi cho khách hàng, giữ lại 2 liên lưu sổ và báo cáo lên cấp trên. Bên cạch đó còn theo dõi nợ của khách hàng để từ đó đưa ra biện pháp thu hồi. Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 3): Định nghĩa chức năng kiểm tra kho. Phiếu xuất kho Hàng tồn kho Kho hàng \ Đơn đặt hàng Loại hàng Kiểm tra kho Số lượng HH Phiêu xuất kho Quá trình kiểm tra kho nhằm kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho còn đủ để đáp ứng hay không. Qua đó tiến hành xuất kho. 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2.3.1. Xây dựng bảng thực thể liên kết ERD Ø Xác định các tập thực thể Khách hàng: MAKH, TenKH, Diachi, Dienthoai, TenCty, EmailKH, Fax. Nhân viên: MSNV, Holot, TenNV, Gioitinh, Diachi, Dienthoai, MSPGH Loại hàng: Maloai, Tenloai, Diengiai, Slton, Ghichu. Hàng hóa: MSHH, Tenhang, DVT, Maloai, Slton, SHTK,Ghichu. CT hóa đơn: MSHD, MSHH, Soluong, Dongia, Thanhtien, VAT%. Hóa đơn: MSHD, SoHD, NgayHD, MAKH, MANV, MSPGH, Tongtien, TongVAT. Giao hàng: MSPGH, Ngaygiao, Tencty, Diachi, Dienthoai, Fax. CT giao hàng: MSPGH, MSHH, Dongia, Soluong, Thanhtien. Ø Mối quan hệ giữa các thực thể được thể hiện trong hình dưới đây Ø Ta có thể hình dung sơ đồ sau khi kết nối có dạng như sau GIAO HÀNG MSPGH Ngaygiao TenCTY Diachi Dienthoai Fax CT GIAO HÀNG MSPGH MSHH Dongia Sluong Thanhtien LOẠI HÀNG Maloai Tenloai Diengiai SLton Ghichu HÓA ĐƠN MSHD SOHD NgayHD MAKH MSNV MSPGH Tongtien TongVAT KHÁCH HÀNG MAKH TenKH Diachi Dienthoai TenCTY EmailKH Fax NHÂN VIÊN MSNV Holot TenNV Gioitinh Diachi Dienthoai MSPGH CT HÓA ĐƠN MSHD MSHH Sluong Dongia Thanhtien VAT% HÀNG HÓA MSHH Tenhang Dvt Maloai Slton SHTK Ghichu 1 1 1 1 1 1 n n 1 n n n n n n n Biểu đồ thực thể ERD 2.3.2. Thiết kế Database mức vật lý Gồm 8 bảng với các thông tin về: tên trường, kiểu dữ liệu, mô tả và thuộc tính. Bảng HÀNG HÓA: Trình bày các thông tin liên quan đến hàng hoá nhập xuất. Tên trường Kiểu dữ kiệu Mô tả Thuộc tính MAHANG Ký tự Mã hàng hoá Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhập liệuRequiredIndexed 10>LL000YesYes TENHANG Ký tự Tên hàng Độ rộng tối đa 30 DVT Ký tự Đơn vị tính Độ rộng tối đa 10 MANCC Ký tự Mã nhà cung cấp Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhập liệuRequiredIndexed 10>LL000YesYes MALOAI Ký tự Mã loại hàng hoá Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhập liệuRequiredIndexed 10>LL000YesYes SLTON Kiểu số Số lượng hàng tồn Độ rộng tối đa Double SHTK Ký tự Số hiệu tài khoản Độ rộng tối đa 15 GHICHU Ký tự Ghi chú Độ rộng tối đa 50 Bảng LOẠI HÀNG: Cung cấp các thông tin về loại hàng có tại công ty. Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Thuộc tính MALOAI Ký tự Mã loại hàng hoá Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhập liệuRequiredIndexed 10>LL000YesYes TENLOẠI Ký tự Tên chủng loại hàng hoá Độ rộng tối đa 30 DIENGIAI Ký tự Diễn giải Độ rộng tối đa 50 SLTON Kiểu số Số lượng hàng tồn Độ rộng tối đa Double GHICHU Ký tự Ghi chú Độ rộng tối đa 50 Bảng KHÁCH HÀNG: Cung cấp các thông tin liên quan đến khách hàng. Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Thuộc tính MAKH Ký tự Mã khách hàng Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes TENKH Ký tự Tên khách hàng Độ rộng tối đa 30 DIACHI Ký tự Địa chỉ khách hang Độ rộng tối đa 50 DIENTHOAI Ký tự Điện thoại của k/hàng Độ rộng tối đa 15 TENCTY Ký tự Tên Công ty mua hang Độ rộng tối đa 30 EMAIL Ký tự Email khách hàng Độ rộng tối đa 30 FAX Ký tự Số Fax của khách hàng Độ rộng tối đa 30 Bảng HÓA ĐƠN: Cung cấp thông tin về hàng hoá xuất kho trong kỳ. Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Thuộc tính MSHD Ký tự Mã số hoá đơn nhập xuất Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes SOHD Ký tự Số hoá đơn Độ rộng tối đa 5 NGAYHD Ngày /giờ Ngày lập hoá Đơn Định dạngKhung nhậpliệuRequiredValudationRule dd/mm/yyyy99/99/9999Yes>=01/01/1900#and<=date( ) MSKH Ký tự Mã số khách hàng mua hàng Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes MSNV Ký tự Mã số nhân viên bán hàng Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes MSPGH Ký tự Mã số phòng giao hang Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes TONGTIEN Kiểu số Tổng tiền bán hàng Độ rộng tối đa Double TONGVAT Kiểu số Tổng thuế VAT phải nộp Độ rộng tối đa Double Bảng CT HÓA ĐƠN: Cung cấp thông tin về hàng hoá xuất kho trong kỳ. Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Thuộc tính MSHD Ký tự Mã số hoá đơn nhập xuất Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes MSHH Ký tự Mã hàng hoá Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes SOLUONG Kiểu số Số lượng hàng bán Độ rộng tối đa Double THANHTIEN Kiểu số Thành tiền hàng bán Độ rông tối đa double DONGIA Kiểu số Đơn giá hàng bán Độ rộng tối đa Double VAT% Kiểu số Tổng thuế VAT phải nộp Độ rộng tối đa Double Bảng NHÂN VIÊN: cung cấp thông tin về nhân viên giao hàng. Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Thuộc tính MSNV Ký tự Mã số nhân viên bán hang Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes HOLOT Ký tự Họ lót của nhân viên BH Độ rộng tối đa 30 GIOITINH Ký tự Giới tính nhân viên: nam: Yes(1), Nữ: No(0) Mặc định Yes TENNV Ký tự Tên nhân viên bán hang Độ rộng tối đa 20 DIACHI Ký tự Địa chỉ nhân viên Độ rộng tối đa 50 DIENTHOAI Ký tự Điện thoại nhân viên Độ rộng tối đa 15 MSPGH Ký tự Mã số phiếu giao hang Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes Bảng GIAO HÀNG: cung cấp thông tin về quá trình giao hàng. Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Thuộc tính MSPGH Ký tự Mã số phiếu giao hang Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes NGAYGIAO Ngày /giờ Ngày giao hang Định dạngKhung nhậpliệuRequiredValudationRule dd/mm/yyyy99/99/9999Yes>=01/01/1900#and<=date() TENCTY Ký tự Tên Công ty bán hang Độ rộng tối đa 30 DIACHI Ký tự Địa chỉ công ty bán hàng Độ rộng tối đa 50 DIENTHOAI Ký tự Điện thoại công ty bán hang Độ rộng tối đa 15 FAX Ký tự Số fax của người bán Độ rộng tối đa 30 Bảng CT GIAO HÀNG: Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Thuộc tính MSPGH Ký tự Mã số phòng giao hàng nhân viên đang làm việc Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes MSHH Ký tự Mã hàng hóa Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequiredIndexed 5>LL000YesYes DONGIA Kiểu số Đơn giá hàng bán Độ rộng tối đa Double SOLUONG Kiểu số Số lượng hàng xuất bán Độ rộng tối đa Double THANHTIEN Kiểu số Tổng thành tiền Độ rộng tối đa Double 2.4. Thiết kế một số Form nhập liệu Form Quản lý bán hàng Form Hàng hóa Form Nhân viên Form Khách hàng Form Hóa đơn Form Chi tiết giao hàng 2.5. Thiết kế một số báo cáo Báo cáo chi tiết hóa đơn bán hàng theo số hóa đơn Báo cáo theo dõi hàng tồn kho PHẦN 3 NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát - Đơn đặt hàng của khách hàng sai về số lượng, chất lượng do 2 bên thỏa thuận. - Gây thất thoát tài sản công ty do khách hàng đòi số lượng, chất lượng chênh lệch so với thỏa thuận của hai bên. - Công ty nên lưu giữ lại biên bản của thỏa thuận để đối chiếu kiểm tra. - Lệnh bán hàng bị làm giả hoặc sai về số lượng, chất lượng. - Gây thất thoát tài sản của công ty, ảnh hưởng đến uy tín nếu giao sai số lượng, chất lượng, quy cách sản phẩm. - Nên tách biệt bộ phận giao hàng và thủ kho. Công ty nên chuẩn hóa và đánh số lệnh bán hàng. Lệnh này phải được đối chiếu đến hóa đơn đặt hàng của khách hàng. Các lien của đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng kế toán, thủ kho để kiểm tra đối chứng với lệnh bán hàng. - Phiếu giao hàng bị bộ phận bán hàng làm giả. - Bộ phận giao hàng giao hàng cho khách hàng sai về quy cách, số lượng, chất lượng gây ảnh hưởng đến uy tín, đồng thời khách hàng có thể đòi bồi thường về hàng hóa. - Phiếu giao hàng nên được đánh số, phải ghi thêm số của lệnh bán để đối chiếu, kiểm tra. Công ty áp dụng một chính sách kỉ luật chặt chẽ khi phát hiện sai sót cho bộ phận bán hàng gian lận. - Thiếu sót trong hóa đơn bán hàng. - Thiếu sót chứng từ làm cho hóa đơn không có giá trị, khách hàng có thể lấy lí do đó để trì hoãn hoặc không thanh toán cho công ty. - Việc lập hóa đơn bán hàng phải được dựa trên các chứng từ liên quan ( đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho..). Hóa đơn phải được đánh số thứ tự và chia làm nhiều liên. Kế toán phải có nhiệm vụ lưu giữ, đối chiếu, bổ sung các chứng từ có liên quan. - Sai sót trong giấy báo thanh toán. - Việc sai sót có thể gây thất thoát tài sản của công ty. - Giấy báo thanh toán phải được lập trên cơ sở hóa đơn bán hàng. Giấy thanh toán phải được đánh số và lập làm nhiều liên giấy báo thanh toán phải có chữ kí của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo công ty. - Phiếu nhập kho bị làm giả (hàng bị trả lại ). - Số hàng nhập kho sai với thực tế gây thất thoát tài sản của công ty - Phiếu nhập kho phải được đánh số và chia làm nhiều liên. Phiếu phải có chữ kí của người có thẩm quyền. Kế toán, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số hàng nhận lại và số hàng nhập kho. - Người không có thẩm quyền kí xét duyệt phiếu giảm giá, chiết khấu hàng bán. - Gây thất thoát tài sản, tiền bạc của doanh nghiệp. - Phiếu xét duyệt giảm giá, chiết khấu hàng bán phải có chữ kí của người có thẩm quyền.Phiếu phải được đánh số, chia làm nhiều liên. Kế toán lưu giữ hóa đơn bán hàng làm căn cứ kiểm tra xét duyệt giảm giá, chiết khấu hàng bán. - Sai sót trong biên lai, biên nhận. - Việc sai sót có thể gây ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp. - Tách biệt bộ phận giao hàng và bộ phận bán hàng. Biên lai, biên nhận phải được để đối chiếu với hóa đơn bán hàng. - Giả mạo phiếu xuất kho. - Thủ kho giả mạo phiếu xuất kho hàng hóa ra ngoài gây thất thoát tài sản doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tách biệt bộ phận giao hàng và thủ kho. Phiếu xuất kho phải có chữ kí của người có thẩm quyền, được đánh số và chia làm nhiều liên, đồng thời được lập dựa vào lệnh bán hàng, đơn đặt hàng. - Thủ kho có thể có từ hai người trở lên để có thể kiểm tra chéo lẫn nhau. - Kế toán hoặc người có thẩm quyền kiểm tra hàng tồn kho. - Sai sót hoặc gian lận về báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ. - Báo cáo có thể sai về thời hạn thanh toán và làm chậm trễ ngày thanh toán của khách hàng cho công ty. - Báo cáo phải được lập dựa trên các chứng từ có liên quan (hóa đơn bán hàng, giấy báo thanh toán…). Báo cáo phải được đánh số và chia làm nhiều liên để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra. KÕt LuËn Có thể thấy rằng công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng rộng rãi và đóng vai trò quan trọng trong tất cả mọi lĩnh vực, kinh tế cũng không phải ngoại lệ. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, các nhà quản trị đã giảm tải được rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý của mình. Thông qua xây dựng hệ thống thông tin, các luồng thông tin đã được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ, bảo mật. Chính vì vậy, làm cho năng suất làm việc cao hơn, kết quả làm việc theo như kế hoạch đã đề ra. Nhà sách Phương Nam cũng xây dựng cho mình một hệ thống thông tin cho quá trình kế toán doanh thu và nó đã thực sự giúp cho nhà sách quản lý doanh thu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Với việc thực hiện đề tài này, nhóm chúng tôi đã nhận thấy sự quan trọng của việc xây dựng một hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp, nó thực sự giúp ích rất nhiều cho công việc quản lý, từ đó làm cho doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn.