Luận văn Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh

Văn phòng từng bƣớc đƣợc nâng lên. Tuy nhiên trƣớc khi yêu cầu của cải cách hành chính đòi hỏi Văn phòng HĐND-UBND huyện phải khắc phục đƣợc những tồn tại, hạn chế, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác. 65 Tiểu kết chƣơng 2 Nội dung nghiên cứu chính trong chƣơng này là đánh giá thực trạng hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tỉnh Bắc Ninh thông qua các kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng. Từ các kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá hạn chế hoạt động Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài, từ đó làm cơ sở cho những giải pháp và kiến nghị góp phần cho hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND hiệu quả hơn. 66 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG Hội ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI HIỆU QUẢ HƠN 3.1. Nhóm giải pháp đối với công tác quản lý nhà nƣớc 3.1.1. Thay đổi nhận thức về Văn phòng Trên thực tế, nhiều ngƣời cho rằng Văn phòng và công tác văn phòng là công việc sự vụ, giấy tờ, công tác hậu cần. Do nhận thức trên, trong một thời gian dài Văn phòng không đƣợc đầu tƣ thích đáng, công tác Văn phòng không đƣợc chú trọng. Vì vậy, hoạt động của Văn phòng hiệu quả thì cần thay đổi nhận thức của cán bộ, công chức về vai trò của Văn phòng và công tác Văn phòng. Văn phòng không chỉ làm công việc giấy tờ, hành chính, sự vụ mà là một trung tâm điều hành. Cần hƣớng mọi hoạt động của Văn phòng vào mục tiêu chủ động và xử lý thông tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển, giúp lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết định quản lý đúng đắn. Để đạt đƣợc sự thay đổi nhận thức của cán bộ, công chức, UBND huyện Lƣơng Tài nói riêng có thể triển khai một số biện pháp cụ thể nhƣ sau: Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về công tác Văn phòng trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức các buổi hội thảo về hoàn thiện, nâng cấp tính hiệu quả hoạt động của Văn phòng, 3.1.2. Hoàn thiện về thể chế Trong nhiều năm qua, Nhà nƣớc đã ban hành một số văn bản quy định, hƣớng dẫn các nghiệp vụ thực hiện công tác văn phòng nhằm đƣa hoạt động này của các cơ quan trong bộ máy Nhà nƣớc đi vào nề nếp khoa học. Tuy 67 vậy, những văn bản quy định, hƣớng dẫn đó còn tản mạn, không chặt chẽ cho nên ảnh hƣởng không nhỏ đến nhận thức cũng nhƣ thực tế thực hiện hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài. Để hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND cấp huyện hiệu quả đòi hỏi cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền đƣa ra các quy định, các quy phạm thống nhất khi xây dựng hệ thống pháp luật về công tác văn phòng. Nhà nƣớc cần xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ, kỹ năng trong công tác văn phòng. Xây dựng những văn bản nhằm cụ thể hóa nội dung, phân định phạm vi hoạt động của Văn phòng với các phòng ban chuyên môn và cơ chế phối hợp. Xây dựng những quy định, làm rõ trách nhiệm của UBND và Văn phòng HĐND-UBND cấp huyện thực hiện công tác Văn phòng. Qua đó, sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động Văn phòng tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. Cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng; Xây dựng các chƣơng trình, đề án về đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức phục vụ cho các hoạt động ở Văn phòng. Các văn bản do Chính phủ xây dựng mang tính định hƣớng. Các địa phƣơng chủ động căn cứ vào định hƣớng của Chính phủ để ban hành những quy định phù hợp với thực tiễn quản lý của mình. Ngoài ra, hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát đối với các hoạt động cụ thể của Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài. Việc thanh tra, kiểm tra không chỉ do cơ quan nhà nƣớc cấp trên tiến hành mà tự bản thân UBND huyện cũng phải thực hiện định kỳ, thƣờng xuyên. 3.2. Nhóm giải pháp đối với UBND, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài 3.2.1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công chức làm việc công tác tại Văn phòng Về số lƣợng Thực tế cho thấy, số lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức tại một số bộ phận trong Văn phòng chƣa hợp lý, nhiều vị trí phải kiêm nhiệm làm ảnh hƣởng 68 nhất định tới chất lƣợng và tiến độ giải quyết công việc. Cụ thể nhƣ: Số lƣợng cán bộ, công chức làm công tác tham mƣu tổng hợp ở Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài vẫn còn ít, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc. Hiện nay, ở bộ phận chuyên viên tổng hợp của Văn phòng HĐND-UBND huyện mới có 4 chuyên viên phụ trách ở những lĩnh vực khác nhau (CV tổng hợp chung; CV tồng hợp công tác kinh tế, nhà đất - xây dựng - đô thị; CV tổng hợp công tác văn hóa - xã hội, CV tổng hợp giúp thƣờng trực HĐND huyện). Số lƣợng này không tƣơng xứng với khối lƣợng công việc mà Văn phòng HĐND-UBND huyện phải làm. Do vậy, trong thời gian trƣớc mắt, UBND huyện cần bổ sung thêm nhân sự cho bộ phận này, cụ thể là thêm 1 CV tổng hợp công tác tiếp dân, 1 CV tổng hợp công tác nhà đất - xây dựng - đô thị bởi đây là 2 lĩnh vực có khối lƣợng công việc nhiều, công tác tham mƣu tổng hợp thực hiện chậm hơn so với các lĩnh vực khác. Việc tăng thêm nhân sự sẽ giảm bớt thời gian giải quyết công việc, nâng cao chất lƣợng của công tác tham mƣu tổng hợp, giúp lãnh đạo đƣa ra quyết định quản lý đúng đắn, từ đó góp phần tăng cƣờng, củng cố niềm tin của nhân dân vào các cơ quan hành chính nhà nƣớc, đồng thời mang lại các giá trị kinh tế - xã hội. Về chất lƣợng: Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng là một trong những giải pháp quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài. Để Văn phòng có thể hoàn thành tốt hai chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng hậu cần, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài phải đáp ứng đƣợc một số yêu cầu cơ bản sau: Đối với cán bộ, công chức làm công tác tham mƣu tổng hợp Thực tế, công tác tham mƣu tổng hợp tại UBND huyện Lƣơng Tài cần có sự tham gia của những cán bộ sau: CVP, PVP, chuyên viên tổng hợp; các 69 cán bộ chuyên môn khác (lãnh đạo các phòng, ban và chuyên viên thuộc các đơn vị của Văn phòng). Trong đó, lãnh đạo Văn phòng là ngƣời có trách nhiệm chính trong việc tham mƣu cho lãnh đạo UBND huyện. Do vậy, lãnh đạo Văn phòng cần phải có một số tiêu chuẩn. - Năng lực tổ chức bao quát công việc, hiểu và xử lý đúng đắn các mối quan hệ nội bộ và với bên ngoài, chắc chắn và thận trọng khi ra quyết định. - Khả năng tiếp nhận thông tin nhạy cảm trong phân tích xử lý thông tin quản lý để tham mƣu cho lãnh đạo có quyết định hợp lý và đúng đắn. - Trình độ am hiểu về pháp luật, khả năng nhận thức về pháp luật phải có chiều sâu và có khả năng cảm hoá, thuyết phục mọi ngƣời. - Khả năng phản biện với lãnh đạo cơ quan về các ý kiến, đề xuất của mình, giúp cho lãnh đạo cơ quan có những quyết định đúng đắn. Công tác văn phòng là công tác nghiệp vụ khoa học, không phải công việc hành chính, sự vụ đơn thuần. Sản phẩm của hoạt động Văn phòng là sự tổng hợp nhiều lĩnh vực, kết quả đƣợc thể hiện trong việc ban hành các quyết định quản lý. Điều này đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tổng hợp phải đáp ứng những yêu cầu sau: - Năng lực chuyên môn vững vàng và khả năng tƣ duy tổng hợp trong lĩnh vực đƣợc phân công để giải quyết một cách khoa học những công việc đƣợc giao hàng ngày ở vị trí công tác đƣợc phân công. - Trình độ hiểu biết về pháp luật, khả năng lắm chắc và vận dụng nhuần nhuyễn pháp luật vào công việc. Đối với cán bộ, công chức làm công tác hậu cần, lễ tân - giao tiếp Nguồn chi cho hoạt động Văn phòng từ ngân sách Nhà nƣớc hàng năm ít, trong khi nhu cầu tỷ trọng chi cho hoạt động Văn phòng là tƣơng đối lớn (chi tiếp khách, hiếu hỷ, mua sắm trang thiết bị,). Nguồn kinh phí ổn định là điều kiện cần thiết cho hoạt động UBND huyện nói chung và hoạt động của 70 Văn phòng HĐND-UBND huyện nói riêng đƣợc thực hiện tốt, đúng kế hoạch đƣợc giao. Việc tham mƣu và tổ chức các công tác hậu cần còn có những hạn chế dẫn đến chƣa khai thác đƣợc hết các yếu tố làm nâng cao chất lƣợng công tác hậu cần. Vì vậy, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tài chính kế toán phải có trình độ chuyên môn giỏi để quản lý, sử dụng kinh phí hiệu quả và đúng chế độ tài chính. Công tác lễ tân, giao tiếp đóng vai trò quan trọng, thể hiện nét văn hoá của một tổ chức. Điều này đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác thƣờng trực, bảo vệ đến công tác lễ tân đón tiếp khách và trả lời điện thoại trong giao tiếp ban đầu đều đƣợc chú trọng đào tạo, bồi dƣỡng và huấn luyện những kiến thức và kỹ năng cần thiết về công tác lễ tân, tiếp khách, giao dịch, đổi mới tác phong, phong cách phục vụ, coi việc thực hiện tốt công tác lễ tân, giao tiếp là nghĩa vụ và trách nhiệm của cán bộ, công chức. Ngoài ra, số lƣợng tổ chức, cá nhân UBND huyện giao dịch, tiếp xúc hàng ngày tƣơng đối lớn (do Văn phòng có trách nhiệm hƣớng dẫn công dân thực hiện các thủ tục hành chính, tiếp nhận đơn thƣ khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân,) vì vậy, UBND huyện cần phổ biến rộng rãi quy chế tiếp công dân. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính thuộc Văn phòng là điểm tiếp xúc đầu tiên của cơ quan chính quyền địa phƣơng với công dân, để đảm bảo thực hiện công tác này cần đáp ứng các tiêu chí sau: - Có tinh thần nhiệt tình và trách nhiệm công tác cao. Ngƣời công chức tiếp nhận hồ sơ hành chính đƣợc coi là có trình độ năng lực chuyên môn trƣớc hết là ngƣời nắm vững cơ sở pháp lý, thể thức tiếp nhận hồ sơ, quy trình tiếp nhận giải quyết đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền để tiếp nhận yêu cầu của công dân, tổ chức. - Thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ, nắm vững chức năng nhiệm vụ quyền hạn đƣợc giao, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hành chính và các phòng ban chuyên môn có liên quan, tôn trọng nhân dân và có khả năng giao tiếp tốt. 71 Một số đề xuất để nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài: Thứ nhất, UBND huyện cần nâng cao chất lƣợng tuyển dụng công chức tuyển dụng cần gắn với vị trí việc làm. Trên cơ sở các tiêu chuẩn đối với từng vị trí công tác tại Văn phòng và yêu cầu thực tế công việc, UBND huyện cần có cơ chế tuyển dụng công chức rõ ràng, thực hiện đúng quy trình. Xây dựng bản mô tả công việc một cách chi tiết từ đó tuyển chọn đúng yêu cầu của vị trí công việc tại Văn phòng. Thứ hai, hoàn thiện quy định về đánh giá cán bộ, công chức Văn phòng, cần có những tiêu chuẩn riêng để đánh giá cán bộ văn phòng. Tiêu chí đánh giá phải đƣợc xây dựng chi tiết dựa trên mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Việc đánh giá cán bộ phải tập trung vào kết quả thực hiện thay vì đánh giá từng hoạt động đơn lẻ. Chất lƣợng thực hiện công việc thể hiện đƣợc kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm; thái độ với công việc, cách ứng xử, tính sáng tạo, khả năng làm việc theo nhóm, Dựa trên kết quả đánh giá, cơ cấu vị trí việc làm đƣợc xác định cụ thể, tạo cơ sở cho việc tuyển dụng mới, thay thế những ngƣời nghỉ hƣu, đào tạo những ngƣời chƣa đảm bảo yêu cầu, và tiến hành tinh giảm biên chế theo tiêu chí định lƣợng đƣợc. Công tác đánh giá khả năng thực thi nhiệm vụ đƣợc thực hiện định kỳ (thông qua các bài thi cũng nhƣ kiểm tra thực hành). Việc đánh giá đƣợc thực hiện bởi thủ trƣởng trực tiếp, đồng nghiệp cùng cấp và khách hàng (các tổ chức, công dân,). Đánh giá từ phía khách hàng về đạo đức, thái độ, hành vi có đúng với chuẩn mực nghề nghiệp hay không. Kết quả đánh giá đƣợc sử dụng làm cơ sở để xem xét phân công công tác, tiềm năng phát triển, bồi dƣỡng hay cho thôi việc, bãi miễn đối với những ngƣời không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỷ luật và quy định của công việc. Phải có chế tài cụ thể cho những hành vi vi phạm đạo đức công vụ của cán bộ, công chức Văn phòng. 72 Đồng thời, trên cơ sở kết quả đánh giá, UBND huyện cần có hình thức khen thƣởng, khuyến khích kịp thời đối với những cán bộ, công chức có thành tích đặc biệt trong công tác. Đánh giá đúng vai trò của cán bộ, công chức trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao. Thứ ba, UBND huyện Lƣơng Tài cần thực hiện tốt công tác đào tạo bồi dƣỡng, từng bƣớc nâng cao trình độ chuyên môn (về quản lý nhà nƣớc, ngoại ngữ, tin học, pháp luật,) của đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại văn phòng. Để làm đƣợc điều này, cần có sự quan tâm, hỗ trợ mạnh mẽ từ phía cán bộ, công chức Văn phòng đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hành chính, thông qua lớp bồi dƣỡng ngắn hạn, dài hạn đƣợc mở tại địa phƣơng hoặc tại các cơ sở đào tạo có uy tín trong nƣớc; có kế hoạch cử cán bộ, công chức thuộc bộ phận Văn phòng có đủ tiêu chuẩn đi đào tạo, bồi dƣỡng. Văn phòng HĐND-UBND huyện cần định kỳ hàng năm đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức nhằm xác định trình độ chuyên môn, khả năng đáp ứng các yêu cầu công việc, từ đó có giải pháp đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức là phải thật sự xuất phát từ yêu cầu công việc, trên cơ sở năng lực của cán bộ, công chức, định hƣớng phát triển để tiến hành các hoạt động quy hoạch gắn với sử dụng, phát huy đƣợc hiệu quả bồi dƣỡng. Cần khắc phục tình trạng cán bộ, công chức đƣợc đào tạo nhƣng không gắn với sử dụng đúng mục đích đề ra hay đào tạo vì lý do, động cơ cá nhân hoặc sau khi đào tạo thì chuyển công tác, nghỉ việc. Ngoài ra, tự bản thân cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng phải không ngừng học tập, nâng cao trình độ, chuyên môn, rèn luyện về phẩm chất đạo đức. Đặc biệt, cán bộ, công chức Văn phòng cần bồi dƣỡng thêm về công nghệ thông tin mà cụ thể nhất là bồi dƣỡng khả năng sử dụng máy vi tính và khai thác thông tin trên mạng nhằm đảm bảo có đƣợc những thông tin đa chiều, toàn diện để tham mƣu cho UBND, lãnh đạo UBND huyện. 73 Thứ tƣ, UBND huyện cần xây dựng một lề nối làm việc khoa học, có trật tự, kỷ cƣơng, dân chủ trong mọi hoạt động của công tác Văn phòng. Lãnh đạo UBND huyện tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên trong UBND huyện nói chung, cán bộ làm việc tại Văn phòng nói riêng tham gia vào các hoạt động, văn hoá, nghệ thuật, thể dục thể thao để tăng sự hiểu biết, tạo sự tƣơng trợ lẫn nhau khi cần thiết đồng thời qua đó giáo dục ý thức tận tâm, tận tuỵ với công việc, xây dựng lề lối, tác phong khoa học góp phần hình thành môi trƣờng văn hoá công sở hiện đại. Thứ năm, UBND huyện Lƣơng Tài cần có chế độ đãi ngộ xứng đáng cho đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng để thu hút những ngƣời thực sự có khả năng vào làm việc và để họ yên tâm, gắn bó với công việc, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Trên thực tế, một số cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức làm công tác tham mƣu tổng hợp vẫn còn tâm lý không an tâm với công việc đƣợc giao, có tƣ tƣởng muốn chuyển đi nơi khác, Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, có nguyên nhân chủ quan nhƣng cũng do cả những nguyên nhân khách quan nhƣ lƣơng thấp, công việc vất vả, ít có cơ hội đi công tác, học tập, trao đổi kinh nghiệm. Chính vì vậy, lãnh đạo UBND huyện cần có sự quan tâm hơn đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng. Cụ thể: ngoài việc có những chính sách đãi ngộ đặc thù về vật chất, còn cần đánh giá đúng vai trò của họ trong công việc. Nên tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức làm công tác tham mƣu tổng hợp có cơ hội đi dự các buổi hội nghị, hội thảo, đi nghiên cứu khảo sát thực tiễn. Đồng thời, phải cung cấp đầy đủ phƣơng tiện và điều kiện làm việc cho họ 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện các hoạt dộng cụ thể của Văn phòng 3.2.2.1. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác Đối với việc xây dựng kế hoạch, chiến lƣợc Công tác lập kế hoạch ngày càng đƣợc đề cao trong quản lý hiện đại. Kế 74 hoạch đƣợc lập một cách đúng đắn, hợp lý sẽ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý giảm đến mức độ tối đa các bất trắc, tập trung lực lƣợng để thực hiện mục tiêu đã định và kiểm tra mọi hoạt động của cơ quan một cách thuận lợi, có căn cứ. Do vậy, Văn phòng HĐND-UBND huyện cần đặc biệt quan tâm, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác này, Văn phòng HĐND-UBND huyện cần: Coi trọng công tác thu thập thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu, bởi đây là những yếu tố quyết định việc xây dựng kế hoạch có sát với thực tế, có tính khả thi hay không. Chú trọng việc thảo luận và thu thập ý kiến của đơn vị liên quan bởi họ là những ngƣời trực tiếp, đƣa kế hoạch vào đời sống. Cán bộ Văn phòng HĐND-UBND huyện quận cần nắng nghe, tiếp thu ý kiến của họ để từ đó đƣa ra mục tiêu cũng nhƣ phƣơng pháp, cách thức thực hiện cho phù hợp. Nâng cao năng lực, trình độ cán bộ, công chức làm công tác tham mƣu. Họ cần phải có tầm nhìn xa trông rộng, phải lƣờng trƣớc đƣợc mọi biến đổi có thể xảy ra khi thực hiện kế hoạch. Đối với việc thực hiện chƣơng trình công tác Thực tế, chƣơng trình công tác do Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài xây dựng đôi khi chồng chéo, chƣa hợp lý, đƣa quá nhiều vấn đề vào chƣơng trình nhƣng không thực hiện đƣợc hoặc thực hiện không hiệu quả. Vì vậy, khi xây dựng chƣơng trình công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài cần: Xây dựng nội dung chƣơng trình phải bám sát và thể hiện đúng, kịp thời trong từng thời gian, đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Xác định đúng định hƣớng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian. Đồng thời chú ý triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của UBND huyện. Chọn lọc, sắp xếp theo thứ tự ƣu tiên các việc. 75 Phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị đề án. Không đƣa quá nhiều vần đề vào chƣơng trình để rồi không thực hiện đƣợc. Khi lập chƣơng trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất. Cần tính toán, dành thời gian đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo. Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chƣơng trình do Văn phòng Đảng uỷ huyện xây dựng vói chƣơng trình do Văn phòng HĐND-UBND huyện xây dựng. bảo đảm tính hệ thống giữa chƣơng trình, 6 tháng với chƣơng trình tháng, tuần, để thực hiện có kết quả mục tiêu đã đề ra trong chƣơng trình cả năm. 3.2.2.2. Hoàn thiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Hiện nay, chủ yếu thông tin Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài có đƣợc là thông tin từ cấp trên và thông tin từ cấp dƣới. Do vậy, Văn phòng HĐND-UBND huyện cần tăng cƣờng thu thập thông tin từ các nguồn khác, đặc biệt là thông tin từ dƣ luận xã hội để thông tin sử dụng phục vụ cho công tác tham mƣu sát với yêu cầu thực tế, đáp ứng đƣợc nhu cầu, phù hợp với tâm tƣ, nguyện vọn của quần chúng nhân dân. Đồng thời Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tăng cƣờng mối quan hệ, sự phối hợp với các phòng, ban, các cơ quan, tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Việc ứng dụng CNTT cũng là một giải pháp để việc thu thập thông tin, truyền nhận tin diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND huyện cần quan tâm đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác tham mƣu tổng hợp. Cụ thể, UBND huyện cần xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu trên các mặt: - Xây dựng cơ sở dữ liệu về văn bản pháp luật. - Xây dựng sơ sở dữ liệu về chƣơng trình, kế hoạch công tác. - Xây dựng cơ sở dữ liệu về tổ chức hội họp. - Xây dựng cơ sở dữ liệu về công tác tiếp công dân, xử lý đơn thƣ khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. 76 - Xây dựng cơ sở dữ liệu về lƣu trữ. - Xây dựng cơ sở dữ liệu về đội ngũ cán bộ, công chức 3.2.2.3. Hoàn thiện công tác tổ chức hội họp Thực tế, hiện nay Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài còn một số tồn tại, hạn chế trong khi thực hiện công tác này nhƣ: Thiếu nguồn kinh phí, nội dung tài liệu phục vụ cho cuộc họp còn thiếu sót, các đại biểu đƣợc mời họp không tham dự, Do vậy, để hoàn thiện công tác này Văn phòng HĐND-UBND huyện cần: Văn phòng HĐND-UBND huyện cần lựa chọn, xác định tổ chức hay không tổ chức một cuộc họp để tránh việc tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn, không cần thiết. Cần xác định rõ thành phần tham dự cuộc họp, từ đó góp phần nâng cao chất lƣợng cuộc họp, đồng thời giảm chi phí không cần thiết. Xác định rõ nội dung, tính chất của cuộc họp để chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho cuộc họp đầy đủ, hợp lý. Nếu tài liệu nào quá dài thì phải kèm theo bản tóm tắt để các đại biểu nắm đƣợc nội dung. 3.2.2.4. Hoàn thiện công tác xây dựng văn bản. Trên thực tế, văn bản vẫn đƣợc xem là một phƣơng tiện thông tin, công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng. Chúng chƣa đƣợc sử dụng có hiệu quả để kiểm tra, giám sát công việc của cán bộ công chức làm việc ở UBND huyện. Vì vậy, để chất lƣợng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nƣớc của huyện đƣợc nâng lên thì phải thay đổi nhận thức của cán bộ, công chức về vai trò của văn bản, UBND huyện Lƣơng Tài cần tổ chức các lớp học tập, bồi dƣỡng lại, kịp thời về nhận thức cho cán bộ, công chức. Đào tạo, bồi dƣỡng cho cán bộ, công chức làm công tác tham mƣu tổng hợp về kỹ năng, nghiệp vụ soạn thảo văn bản thông qua các lớp bồi dƣỡng ngắn hạn, dài hạn đƣợc mở tại địa phƣơng hoặc tại các cơ sở đào tạo nghiệp vụ soạn thảo văn bản có uy tín trong nƣớc. 77 Tổ chức rà soát, đánh giá văn bản theo định kỳ, nhờ đó góp phần bỏ những văn bản do UBND huyện ban hành không còn hiệu lực thi hành, phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Thực hiện tiêu chuẩn mẫu hóa văn bản, nhờ đó giúp quá trình soạn thảo văn bản đƣợc thuận lợi nhanh chóng hơn, đảm bảo sự thống nhất về mặt thể thức giữa các văn bản cùng loại. Văn phòng cần phải phối hợp với phòng Tƣ pháp thực hiện mẫu hoá các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện và của các phòng cả về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để có sự thống nhất cà phù hợp với quy định của Nhà nƣớc theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 3.2.2.5. Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ UBND huyện Lƣơng Tài cần xây dựng quy chế về công tác văn thƣ. Văn phòng là nơi trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thƣ của cơ quan. Hàng ngày UBND huyện phải tiếp nhận, xử lý rất nhiều văn bản đi, văn bản đến, nếu đƣa ra đƣợc quy trình xử lý văn bản có hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ vảo việc nâng cao hiệu lực quản lý nhà nƣớc trên địa bàn huyện. Vì vậy, Văn phòng cần tham mƣu cho lãnh đạo UBND huyện ban hành Quyết định về Quy chế công tác văn thƣ, quy định về nguyên tắc, trình tự thủ tục soạn thảo, ký, ban hành, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Quản lý, phá hành và sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong cơ quan. UBND huyện Lƣơng Tài cần triệt để thực 78 hiện việc gửi, trao đổivà xử lý văn bản, giấy tờ ban hành trong cơ quan và các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học, tiến tới chủ yếu thực hiện qua mạng tin học, từng bƣớc thay thế cho dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc có liên quan. Cụ thể nhƣ: - Sử dụng mạng nội bộ để cập nhật đẩy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên để phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức trong thừa hành công vụ, nhằm hạn chế và đi đến chấm dứt tình trạng sao chụp văn bản nhận từ cơ quan cấp trên gửi cho các phƣờng, cơ quan, tổ chức trực thuộc quận. - Quy định cụ thể danh mục các cơ quan, tổ chức, cá nhân là “nơi nhận” của văn bản đối với từng loại văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật chỉ gửi đến các cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi đến cơ quan, tổ chức khác để biết hoặc để tham khảo. - Rà soát các thủ tục hành chính, quy định rõ, cụ thể và công khai hoá những giấy tờ cần thiết cho việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức, loại bỏ các giấy tờ bất hợp lý, không cần thiết. 3.2.2.6. Hoàn thiện công tác lễ tân, giao tiếp Trong tổ chức hoạt động nhà nƣớc, lễ tân, giao tiếp là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để các cơ quan tiếp xúc với đối tác. Việc thực hiện tốt công tác lễ tân, giao tiếp có ý nghĩa rất quan trọng bởi nó tạo ra không khí cởi mở, gây đƣợc tình cảm của khách đến làm việc mà không mất đi sự nghiêm túc nơi công sở đồng thời tạo ta môi trƣờng giao tiếp thể hiện sự văn minh, văn hoá nơi công sở. Để hoàn thiện công tác này, UBND huyện Lƣơng Tài cần: Quy định rõ về thủ tục, quy chế tiếp công dân tại UBND huyện, trong đó phân định rõ phần việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện nhƣ: Đón tiếp ban đầu, bố trí thời gian tiếp công dân, một số việc Văn phòng đƣợc phép trực 79 tiếp giải quyết, Thủ tục này phải đƣợc công khai cho dân biết, tránh hiện tƣợng công dân đi tắt, không qua Văn phòng, nhằm giảm áp lực lên lãnh đạo UBND huyện. 3.2.2.7. Hoàn thiện công tác thi đua khen thưởng Để công tác thi đua - khen thƣởng thực sự trở thành công cụ hữu hiệu, tạo động lực làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức, UBND huyện cần nghiên cứu thực hiện một số giải pháp sau: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kịp thời động viên, khích lệ, nhân rộng các điển hình tiên tiến. Thƣờng xuyên theo dõi, đôn đốc các phong trào thi đua ở các đơn vị cơ sở, phải nắm đƣợc đầy đủ thông tin, chính xác, trung thực về tiến độ cũng nhƣ kết quả thi đua một cách kịp thời. Các đơn vị, cá nhân thi đua phải thƣờng xuyên thông tin báo cáo phản ánh tình hình thực hiện đăng ký thi đua của mình cho lãnh đạo UBND, đặc biệt là phản ánh những điển hình tiên tiến, những kinh nghiệm hay trong tổ chức phong trào thi đua. Cần đổi mới và nhận thức đủ nội dung, tính chất và tác dụng đích thực của việc tổ chức, phát động phong trào thi đua trong điều kiện hiện nay. Khắc phục bệnh chủ quan, phô trƣơng hình thức và kiến thiết trong việc tổ chức phong trào thi đua, làm cho thi đua thực sự trở thành động lực, tự giác, là một phƣơng pháp hữu hiệu trong việc giải quyết các nhiệm vụ của UBND huyện Tổ chức khen thƣởng trọng thị nhƣng hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm, tinh thần của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác thi đua - khen thƣởng nhằm nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác khen thƣởng theo hƣớng thực chất và chặt chẽ hơn. 3.2.2.8. Hoàn thiện công tác quản lý tài chính, công sản Thực hiện công khai dân chủ trong hoạt động tài chính của Văn phòng HĐND-UBND huyện. Dân chủ hoá hoạt động tài chính là công khai hoá thu 80 chi tài chính. Việc ban hành quy chế công khai tài chính là cần thiết nhằm phát huy quyền làm chủ của cán bộ, công chức trong việc tham gia quản lý cơ quan. Tuy nhiên, hoạt động tham mƣu tổng hợp của Văn phòng là hoạt động có tính chất đặc biệt quan trọng phục vụ cho lãnh đạo UBND huyện, ngân sách cho hoạt động tham mƣu tổng hợp tƣơng đối nhiều nên phạm vi, mức độ công khai đến đâu, với các đối tƣợng nào là vấn đề cần phải xem xét cân nhắc cẩn thận để vừa đảm bảo việc dân chủ hoá vừa đảm bảo hiệu quả cho hoạt động tham mƣu tổng hợp của Văn phòng. Thực hiện chế độ khoán chi trong hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí, chống lãng phí, thất thoát trong việc sử dụng ngân sách Nhà nƣớc. Văn phòng HĐND-UBND huyện đƣợc giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài chính công và cấp kinh phí phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của UBND huyện. Vì vậy, Văn phòng phải là bộ phận đi tiên phong trong quản lý tài chính, cộng sản, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Để thực hiện tốt việc này, Văn phòng HĐND-UBND huyện cần thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nƣớc nhƣ: Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phƣơng tiện làm việc cảu cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nƣớc; Văn phòng ngoài việc quán triệt thực hiện tinh thần đó đồng thời phổ biến rộng rãi các quyết định trên tới toàn bộ cán bộ, công chức tại UBND huyện để thực hiện nghiêm túc chấp hành. 3.2.3. Tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuật Nhìn chung, các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện đủ về số lƣợng nhƣng chất lƣợng chƣa thực sự đáp ứng đƣợc yêu cầu. Hầu nhƣ, Văn phòng chỉ quan tâm đến việc mua sắm ban đầu chứ chƣa có sự đầu tƣ để bảo dƣỡng, vận hành các 81 thiết bị đó. Vì vậy, để sử dụng hiệu quả các phƣơng tiện này Văn phòng HĐND-UBND huyện cần thực hiện một số việc nhƣ sau: - Thay thế các trang thiết bị hỏng hóc, lạc hậu bằng các thiết bị mới, hiện đại. Cụ thể, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài trƣớc hết cần thay máy photocopy; thay một số máy tính đã cũ, cấu hình thấp bằng máy tính mới cấu hình cao hơn; mua thêm máy huỷ tài liệu. Đổi mới và thay thế các trang thiết bị đã lạc hậu, hỏng hóc bằng các thiết bị mới hiện đại là cần thiết, tuy nhiên, điều này không có nghĩa là phải đƣa ngay những gì mới nhất vào hoạt động của Văn phòng. Việc đổi mới này phải thực hiện trên cơ sở nguồn tài chính cho phép, phù hợp với trình độ cán bộ, công chức Văn phòng HĐND-UBND huyện. 3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Việc ứng dụng công nghệ thông có ý nghĩa to lớn đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động cảu Văn phòng nhƣ: tăng năng suất lao động, tiết kiệm đƣợc thời gian, giải phóng sức lao động của cán bộ làm việc tại Văn phòng, cập nhật xử lý thông tin nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, Do vậy, để ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Văn phòng một cách hiệu quả, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài cần thực hiện một số giải pháp sau: Thứ nhất, tham mƣu cho lãnh đạo UBND huyện ban hành Quy chế về việc truyền thông, báo cáo thƣờng xuyên trên mạng LAN (mạng nội bộ) của huyện và nối mạng Wan (mạng diện rộng) với các cơ quan, đơn vị thuộc huyện, xây dựng email cho từng cán bộ công chức. Thứ hai, xây dựng, bổ sung, hoàn chỉnh hệ thống văn bản đảm bảo tính pháp lý trong việc trao đổi công văn giữa các cơ quan qua mạng để tạo thuận lợi cho việc sử dụng mạng thông tin nhất là trong quá trình xây dựng các hệ thống cơ sở dữ liệu. 82 Thứ ba, tập trung, nâng cao nhận thức về công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại Văn phòng, chú trọng công tác đào tạo tin học cho đội ngũ cán bộ công chức gắn với ứng dụng thực tiễn. Tổ chức bồi dƣỡng, huấn luyện cho đội ngũ cán bộ công chức sử dụng thành thạo vi tính, sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính. Đối với công tác văn phòng hiện nay có thể ứng dụng phần mềm eOffice do Trung tâm an ninh thuộc trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội cung cấp. Phần mềm eOffice hay còn gọi là Văn phòng điện tử, là hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin trên mạng máy tính. Nhiều cơ quan cấp bộ, nghành trung ƣơng và doanh nghiệp đã và đang ứng dụng hiệu quả eOffice trong hoạt động tin học hoá hành chính của đơn vị mình. Eoffice có tính đa dạng, bao gồm: Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng, quản lý các thông báo chung; quản lý việc gửi nhận email, chia sẻ file, chat; trƣng cầu ý kiến; quản lý trình duyệt công văn đến, công văn đi; giao diện của eOffice đƣợc thiết kế thân thiện với ngƣời sử dụng và hoàn toàn bằng tiếng Việt, rất dễ sử dụng. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm này giúp lãnh đạo đi công tác bất cứ nơi đâu, kể cả nƣớc ngoài cũng đều có thể xử lý công việc nhƣ đang làm việc tại cơ quan, từ đó giúp công việc đƣợc giải quyết nhanh chóng, tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian chờ đợi, 3.2.5. Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài với tƣ cách là cơ quan giúp việc của UBND huyện, có mối quan hệ công tác với nhiều cơ quan, đoàn thể, tổ chức chính trị, chính trị xã hội cũng nhƣ với ngƣời dân. Sản phẩm công tác của cán bộ công chức Văn phòng HĐND-UBND huyện phần lớn là những vấn đề liên quan đến cơ chế, chính sách, đến hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND huyện. Do đó, việc xây dựng các quy trình làm việc khoa học theo 83 tiêu chuẩn của hệ thống, quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 sẽ giúp cho lãnh đạo UBND huyện kiểm tra, kiểm soát đƣợc quá trình giải quyết công việc trong phạm vi, chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, nâng cao chất lƣợng công tác và uy tín của Văn phòng HĐND-UBND huyện. Áp dụng Hệ thống chất lƣợng ISO 9001:2008 đƣợc xem là một trong những giải pháp cần thiết để nâng cáo hiệu quả quản lý nhà nƣớc. Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO sẽ đem lại cho UBND huyện Lƣơng Tài những lợi ích cơ bản sau: - Chuẩn hoá các quy trình hành chính, đảm bảo các hồ sơ đƣợc giải quyết đúng trình tự, đúng thời gian theo các thủ tục đã ban hành. - Nâng cao tinh thần trách nhiệm của chuyên viên, nắm vững đƣợc các quy định pháp luật hiện hành và các quy định theo các thủ tục hƣớng dẫn công việc đƣợc soạn thảo và ban hành. - Giúp UBND huyện giải quyết công việc nhanh hơn, các bộ phận gắn bó với nhau về trách nhiệm xử lý công việc. - Trách nhiệm của mỗi công chức ở mỗi công đoạn đƣợc xác định rõ ràng. - Tạo ra đƣợc những cam kết về chính sách, chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng. Các quy trình đƣợc thực hiện có hệ thống đồng bộ và ổn định. - Cùng với ứng dụng CNTT và truyền thông, áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO tạo cho cán bộ, công chức một phong cách làm việc mới, vừa nâng cáo tốc độ và độ chính xác khi giải quyết công việc, vừa tuân theo từng quy trình đƣợc xác định và phân rõ ràng với thái độ văn minh, lịch sự, có trách nhiệm. Thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 vào hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài về tổng thể cần phải trải qua các giai đoạn: Trang bị kiến thức về các bƣớc để xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng; lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ 84 thống hiện có của UBND huyện, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lƣợng của hệ thống. Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO là điều cần thiết để nâng cao hiệu quản hoạt động cảu Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn huyện. 85 Tiểu kết chƣơng 3 Nội dung chƣơng 3 làm rõ những quan điểm, định hƣớng và mục tiêu của Đảng, Nhà nƣớc về hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND. Đồng thời cũng nêu rõ quan điểm, định hƣớng mục tiêu của tỉnh Bắc Ninh, của huyện Lƣơng Tài về hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tỉnh Bắc Ninh. 86 KẾT LUẬN Đáp ứng yêu cầu của công việc cải cách hành chính và trƣớc xu thế hội nhập quốc tế, việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng là một yêu cầu hết sức cần thiết. Với chức năng là cơ quan tham mƣu, giúp việc cho UBND và lãnh đạo UBND huyện trong công tác chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc và địa phƣơng Văn phòng HĐND- UBND huyện cần hoàn thiện hơn nữa về mặt tổ chức và hoạt động để đáp ứng tốt hơn vị trí là cánh tay phải, là bộ mặt của UBND huyện. Qua phân tích thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND -UBND huyện, có thể nhận thấy bên cạnh những thành tựu đạt đƣợc, hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện vẫn còn nhiều bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định nhƣ: trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng; Những tồn tại, hạn chế đó đã ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng hoạt động của Văn phòng, cản trở sự phát triển của Văn phòng. Nhiệm vụ cấp bách đặt ra là phải có những giải pháp kịp thời để nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện. Để khắc phục các tồn tại, hạn chế nêu trên, luận văn đã đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng; nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức; đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động của Văn phòng; Tuy nhiên, do còn hạn hẹp về kinh nghiệm quản lý hành chính nhà nƣớc trong thời kỳ mới, vừa làm vừa học, vừa làm vừa tìm tòi rút kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tuy nhiên với tinh thần hết sức cầu thị, hi vọng luận văn sẽ có những đóng góp nhất định vào công cuộc cải cách hành chính, góp phần làm cho hoạt động của UBND huyện Lƣơng Tài nói chung và Văn phòng HĐND-UBND huyện nói riêng ngày càng ổn định và hiệu quả. 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 2. Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu. 3. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 về công tác văn thƣ. 4. Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia. 5. Chính phủ (2008), Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ban hành ngày 04/02/2008 quy định tổ chức các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. 6. Chính phủ (2010), Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ban hành ngày 15/4/2010 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật thi đua, khen thƣởng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều cảu Luật thi đua, khen thƣởng. 7. Chính phủ (2010), Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ban hành ngày 26/02/2010 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 14/2008/NĐ-CP. 8. Chính phủ (2010), Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ban hành ngày 01/6/2010 về kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật. 9. Chính phủ (2011), Nghị quyết số 30c/NQ-CP ban hành ngày 08/11/2011 về việc ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020. 10. Đại học Kinh tế quốc dân (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội. 11. Nguyễn Văn Hậu, Lê Ngọc Hồng, Nguyễn Thị Hồng, Hoàng Thị Hoài Hƣơng (2007), Giáo trình nghiệp vụ thư ký, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 88 12. Nguyễn Văn Hậu, Hoàng Thị Hoài Hƣơng, Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Giáo trình kỹ năng giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 13. Học viện hành chính (2003), Hành chính công, NXB Thống kê, Hà Nội. 14. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 15. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, NXB. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 16. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước, NXB. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 17. Học viện hành chính (2008), Giáo trình tổ chức nhân sự hành chính nhà nước, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 18. Học viện hành chính (2008), Giáo trình văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước, NXB. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. 19. Nguyễn Thị Thùy Linh (2012), nâng cao năng lực điều hành của văn phòng UBND cấp huyện, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính, Hà Nội. 20. Đặng Thị Quyên (2012), Nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính, Hà Nội. 21. Quốc hội (2003), Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. 22. Quốc hội (2011), Luật lưu trữ. 23. Lƣu Kiến Thanh (2006), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, NXB. Lao động, Hà Nội. 24. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức và điều hành hoạt động của các công sở, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 25. Nguyễn Hữu Thân (2001), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. 89 26. Nguyễn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 27. Văn Tất Thu (2013), Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nƣớc, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 28. Thủ tƣớng Chính phủ (2001), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTG ban hành ngày 17/9/2001 phê duyệt Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010. 29. Thủ tƣớng Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTG ban hành ngày 20/6/2006 về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc. 30. Thủ tƣớng Chính phủ (2006), Quyết định số 114/2006/QĐ-TTG ban hành ngày 25/5/2006 ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc. 31. Thủ tƣớng Chính phủ (2007), Quyết định số 129/2007/QĐ-TTG ban hành ngày 02/8/2007 ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nƣớc. 32. Thủ tƣớng Chính phủ (2009), Quyết định số 118/2009/QĐ-TTG ban hành ngày 30/9/2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2009/QĐ-TTG. 33. Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội (2001), Pháp lện số 34/2001/PL- UBTVQH10 ngày 04/04/2001 về lƣu trữ quốc gia. 90 PHỤ LỤC 01 MẪU PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN UBND HUYỆN LƢƠNG TÀI VĂN PHÒNG PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN Lƣơng Tài, ngàythángnăm .. Kính gửi đồng chí:. Số văn bản đến:.ngày.././.. Cơ quan ban hành:. Ý kiến đề xuất của chuyên viên phị trách Ý kiến của lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Tài Ý kiến của lãnh đạo UBND huyện Lương Tài 91 PHỤ LỤC 02 PHIẾU KHẢO SÁT Về hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài 1. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về việc xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Khoa học, có tính khả thi cao Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 2. Ông (bà) đánh giá nhƣn thế nào về tính chính xác, kịp thời của công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Nhanh chóng, chính xác Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 3. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác tổ chức hội họp của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 4. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác tham mƣu trong việc soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 92 5. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác văn thƣ lƣu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 6. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác lễ tân giao tiếp của phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 7. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác thi đua, khen thƣởng của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 8. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác quản lý tài chính, công sản Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 9. Theo ông (bà), để đánh giá hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài có thể dựa trên các tiêu chí nào? Trình độ, năng lực của ngũ cán bộ, công chức Việc quy chế hóa và mức độ quy chế hóa các hoạt động của Văn phòng Sự phù hợp về cơ cầu tổ chức Việc ứng dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất Nội dung khác ... 93 Theo ông (bà) tiêu chí nào là quan trọng nhất? ... 10. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về chất lƣợng đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Đáp ứng đƣợc yêu cầu Đáp ứng đƣợc yêu cầu nhƣng chƣa chuyên nghiệp Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu Ý kiến khác: ... 11. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về quy chế hóa các hoạt động tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu Theo ông (bà), Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài cần thực hiện quy chế hóa trong hoạt động nào nữa? ... 12. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Hợp lý, đáp ứng đƣợc yêu cầu Chƣa hợp lý Ý kiến khác: ... 94 13. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào vè việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Đáp ứng đƣợc yêu cầu Đáp ứng đƣợc yêu cầu nhƣng cần cập nhật các công nghệ hiện đại Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 14. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu Theo ông (bà) cần phải xây dựng thêm các quy trình, hƣớng dẫn nào nữa không? ... 15. Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? - Về số lƣợng: Đủ Thiếu Thừa - về chất lƣợng: Tốt Đáp ứng yêu cầu Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 95 16. Theo ông (bà) giải pháp nào là quan trọng nhất trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Thay đổi nhận thức về Văn phòng Hoàn thiện về thể chất Hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng Hoàn thiện các hoạt động cụ thể của Văn phòng Tăng cƣờng đầu tƣ trang thiết bị Văn phòng Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 18. Xin ông (bà) vui lòng cho biết ý kiến cá nhân và yêu cầu đối với công tác văn phòng trong quá trình cải cách hành chính hiện nay? ......... ......... ......... ......... ..... Xin chân trọng cảm ơn quý ông (bà) 96 PHỤ LỤC 03 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT Stt Nội dung Số phiếu trả lời Câu 1 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về việc xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác của Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Khoa học, có tính khả thi cao 20 Đáp ứng yêu cầu 70 Chƣa đáp ứng yêu cầu 10 Câu 2 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về tính chính xác, kịp thời của công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Nhanh chóng, chính xác 22 Đáp ứng yêu cầu 68 Chƣa đáp ứng yêu cầu 10 Câu 3 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác tổ chức hội họp của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Tốt 12 Đáp ứng yêu cầu 85 Chƣa đáp ứng yêu cầu 3 Câu 4 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác tham mƣu trong việc soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Tốt 70 Đáp ứng yêu cầu 20 Chƣa đáp ứng yêu cầu 10 Câu 5 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác văn thƣ lƣu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Tốt 18 Đáp ứng yêu cầu 72 Chƣa đáp ứng yêu cầu 10 Câu 6 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác lễ tân giao tiếp của phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Tốt 10 Đáp ứng yêu cầu 85 Chƣa đáp ứng yêu cầu 5 97 Câu 7 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác thi đua, khen thƣởng của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Tốt 24 Đáp ứng yêu cầu 70 Chƣa đáp ứng yêu cầu 6 Câu 8 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về công tác quản lý tài chính, công sản Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt 22 Đáp ứng yêu cầu 70 Chƣa đáp ứng yêu cầu 8 Câu 9 Theo ông (bà), để đánh giá hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài có thể dựa trên các tiêu chí nào? 100 Trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức 30 Việc quy chế hóa và mức độ quy chế hóa các hoạt động của Văn phòng 5 Sự phù hợp về cơ cấu tổ chức 20 Việc ứng dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng 20 Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất 25 Nội dung khác Câu 10 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về chất lƣợng đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Đáp ứng đƣợc yêu cầu 55 Đáp ứng đƣợc yêu cầu nhƣng chƣa chuyên nghiệp 40 Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 5 Ý kiến khác Câu 11 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về quy chế hóa các hoạt động tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Tốt 20 Đáp ứng đƣợc yêu cầu 85 Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 5 Câu 12 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Hợp lý, đáp ứng đƣợc yêu cầu 40 Chƣa hợp lý 60 Ý kiến khác 98 Câu 13 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào vè việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Đáp ứng đƣợc yêu cầu 10 Đáp ứng đƣợc yêu cầu nhƣng cần cập nhật các công nghệ hiện đại 80 Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 10 Câu 14 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? Tốt 60 Đáp ứng đƣợc yêu cầu 35 Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu 5 Câu 15 Ông (bà) đánh giá nhƣ thế nào trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài? 100 - Về số lƣợng Đủ 90 Thiếu 10 Thừa 0 - Về chất lƣợng Tốt 90 Đáp ứng đƣợc yêu cầu nhƣng chƣa cập nhật công nghệ hiện đại Chƣa đáp ứng yêu cầu 10 Tốt 99 Trung bình Chƣa tốt 16 Theo ông (bà) giải pháp nào là quan trọng nhất trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài? 100 Thay đổi nhậ thức về văn phòng 25 Hoàn thiện về thể chất 0 Hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng 30 Hoàn thiện các hoạt động cụ thể của Văn phòng 30 Tăng cƣờng đầu tƣ trang thiết bị kỹ thuật 5 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin 5 Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 5 Câu 17 Xin ông (bà) vui lòng cho biết ý kiến cá nhân và yêu cầu đối với công tác văn phòng trong quá trình cải cách hành chính hiện nay?