Luận văn Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc

Kết quả thực hiện: Văn phòng HĐND-UBND thành phố Vĩnh Yên đã thực hiện quản lý con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình. Thứ năm, công tác lƣu trữ Việc lưu trữ tại văn phòng HĐND-UBND thành phố phải đảm bảo các nội dung: + Phân loại tài liệu lưu trữ, các cán bộ phụ trách công tác lưu trữ cần phân chia tài liệu thành các nhóm điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. + Đánh giá tài liệu lưu trữ chính xác: Là sự nghiên cứu lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa và bảo quan trong các cơ sở lưu trữ và tiêu dùng những tài liệu đã hết giá trị. + Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Nghiên cứu sắp xếp tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng. + Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Công việc này cần tiến hành một cách thường xuyên nhằm từng bước hoàn thiện Phông lưu trữ Quốc gia nói chung và từng phông lưu trữ cụ thể nói riêng. Thu thập, bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu để giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá 83 trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, người ta đặc biệt chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở các thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị. * Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ: Các cán bộ phụ trách thực hiện áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm giảm tuổi thọ của tài liệu. Mặt khác, nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú trọng đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. * Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Về nguyên tắc, tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa khi được khai thác, phục vụ cho toàn xã hội. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Nội dung chủ yếu của việc sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả làm công tác tra cứu, công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Thứ sáu, công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo + Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, triển khai thực hiện công việc: Trước khi xác định giao việc cho một ai? Nhà lãnh đạo thường phải cân nhắc nên giao trọng trách đó cho nhân viên nào của mình. Như vậy có nghĩa 84 là nhà lãnh đạo đang cân nhắc rằng người nào có kỹ năng làm việc tốt phù hợp với công việc được giao. Tại UBND thành phỗ Vĩnh Yên đã và đang thực hiện rất tốt, mỗi nhân viên đều nắm trong mình kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và triển khai công việc rất tốt.  Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;  Xây dựng kế hoạch công việc hằng ngày hiệu quả;  Sắp xếp và quản lý thông tin hiệu quả;  Tiến hành thực hiện công việc theo từng bước chính xác;  Kiểm tra, giám sát công việc; Kế hoạch công tác tuần, tháng, quý hay kế hoạch công tác năm chính là một biểu hiện cho thấy kĩ năng làm việc lập kế hoạch của cán bộ nhân viên ở đây tốt như thế nào. Tất nhiên cần phải tiến hành đánh giá không chỉ thông qua kết quả công việc mà họ đạt được, mà cần đánh giá quá trình họ thực hiện công việc. Và có một điều có thể nhận thấy rất rõ là mọi công việc đều được triển khai nhịp nhàng, nhanh gọn, chính xác. Vì vậy, UBND thành phố Vĩnh Yên là cơ quan hành chính luôn được người dân tin yêu; Thứ bảy, công tác tổ chức hội họp Quy trình tổ chức hội họp 85 Hình 2. 8.. Quy trình tổ chức hội họp Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp Căn cứ vào các chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc, Chánh văn phong chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự. Các cuộc họp bất thường chỉ để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp. Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp Chuẩn bị nội dung: Nội dung cuộc họp phải được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo theo đúng yêu cầu và thời gian theo quy chế làm việc/ Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Chuẩn bị Tiến hành cuộc họp Kết thúc cuộc họp 86 Xác định thời gian tiến hành cuộc họp: Thời gian tiến hành một cuộc họp được quy định như sau: – Họp tham mưu, tư vấn: không quá một buổi làm việc. – Họp chuyên môn: Từ một cho đến một ngày làm việc, có thể kéo dài hơn nhưng không quá hai ngày. – Họp tổng kết công tác năm: không quá 1 ngày. – Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: từ 1 – 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên đề. – Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 – 3 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề. Các cuộc họp khác tùy tính chất và nội dung mà bố trí thời gian để tiến hành hợp lý nhưng không quá 2 ngày. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp: Tùy tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu cuộc họp mà xác định thành phần, số lượng người tham dự cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả. Dự trù kinh phí: Sử dụng kinh phí sao cho tiết kiệm và hiệu quả. Hàng tháng căn cứ vào chương trình, hội nghị diễn ra trong tháng, Chánh văn phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sao cho tiết kiệm và hiệu quả. Cụ thể các mức chi được căn cứ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Bước 3: Gửi giấy mời họp Giấy mời họp được ghi rõ những nội dung: - Người triệu tập và chủ trì - Thành phần tham dự 87 - Người được triệu tập; người mời tham dự - Nội dung cuộc họp, thời gian và địa điểm họp. - Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc mời tham dự. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày dự họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất. Bước 4: Tiến hành cuộc họp Văn phòng có trách nhiệm tổ chức tiếp khách, sắp xếp, chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu Văn phòng phải bố trí nhân viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài, đèn điện * Trách nhiệm của người chủ trì: - Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp. - Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. - Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích yêu cầu đặt ra. - Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp. * Trách nhiệm vủa người tham dự cuộc họp - Nghiên cứu tài liệu, văn bản cuộc họp trước khi đến dự. - Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp. - Đến họp đúng giờ, tham dự hết thời gian họp. - Khi dự họp phải nghiêm túc, không làm việc riêng hoặc xử lý việc không liên quan đến cuộc họp. Nội dung, diễn biến cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Bước 5: kết thúc cuộc họp 88 Khi kết thúc cuộc họp người chủ trì phải có ý kiến tổng kết kết quả cuộc họp. Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp phải có thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp gửi các cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên quan được biết và thực hiện. Kết quả thực hiện: Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc hợp của thường trực HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của văn phòng đa số là thanh niên, do đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao. Các công việc khi tiến hành họp được sắp xếp, phân công cụ thể cho các cán bộ nhân viên, mỗi người đều hiểu rõ được trách nhiệm công việc của mình, không có hiện tượng chồng chéo công việc, hoặc một người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên các cuộc họp, hội nghị được tiến hành thuận lợi. Nhìn chung, công tác quản lý hành chính hay các hoạt động cơ bản khác của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên bám sát các nội dung và áp dụng nhiều đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả: Với các nội dung hoạt động, căn cứ vào các điều kiện quản lý, điều kiện tại địa phương để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các kế hoạch, đánh giá kế hoạch được triển khai với các chỉ tiêu cụ thể, sát thực tế. Với từng nội dung, với từng nhiệm vụ khác nhau có các cách tiến hành khác nhau. - Với các công việc của văn phòng: từ lưu trữ, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, đều có sự đổi mới công nghệ, áp dụng CNTT trong quản lý và giải quyết các thủ tục để nâng cao tính năng hiệu quả. - Trong từng giai đoạn thực hiện nội dung các công việc, các cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng tuân thủ đúng các quy định, thủ tục hành chính 89 tại cấp thành phố để được cấp giấy phép hoạt động, triển khai kế hoạch một cách kịp thời, đúng quy định. Trước mắt, các thủ tục hành chính liên quan đến các bộ phận ban ngành trong thành phố tuân thủ theo đúng quy định, với các bộ phận liên quan, có mối quan hệ chặt chẽ, tiến hành đơn giản hóa thủ tục hành chính nhưng không ra khỏi khuôn phép và quy định sẵn. 2.4. Mâu thuẫn trong hoạt động của văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên * Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp huyện đó là: Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, phát triển ngành, phát triển đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý; xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trình Hội đồng nhân dân thông qua để trình Chính phủ phê duyệt. Tham gia với các bộ, ngành trung ương trong việc phân vùng kinh tế; xây dựng các chương trình, dự án của bộ, ngành trung ương trên địa bàn tỉnh; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc chương trình, dự án được giao; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; lập dự toán thu, chi ngân sách địa phương; lập phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; quyết toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp xem xét theo quy định của pháp luật; Chỉ đạo, kiểm tra cơ quan thuế và cơ quan được Nhà nước giao nhiệm vụ thu ngân sách tại địa phương theo quy định của pháp luật; Xây dựng đề án thu phí, lệ phí, các khoản đóng góp của nhân dân và mức huy động vốn trình Hội đồng nhân dân quyết định; Xây dựng đề án phân cấp chi đầu tư xây dựng 90 các công trình kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội của địa phương theo quy định của pháp luật để trình Hội đồng nhân dân quyết định; tổ chức, chỉ đạo thực hiện đề án sau khi được Hội đồng nhân dân thông qua; Lập quỹ dự trữ tài chính theo quy định của pháp luật trình Hội đồng nhân dân cùng cấp và báo cáo cơ quan tài chính cấp trên; Thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp và quyền đại diện chủ sở hữu về đất đai tại địa phương theo quy định của pháp luật. Trong khi đó mọi hoạt động của HĐND cấp huyện hướng đến nhiệm vụ và quyền hạn: Từ những quy định chặt chẽ của pháp luật, chức năng quan trọng nhất của HĐND cấp huyện đã được thực tiễn hoạt động của từng địa phương khẳng định. Đó là chức năng quyết định những vấn đề lớn, những vấn đề quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế-xã hội của địa phương. Quyết định của HĐND cấp huyện là biểu hiện tập trung ý chí và nguyện vọng của cử tri và nhân dân. Vì vậy, chức năng quyết định của HĐND cấp huyện là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm cho việc mở rộng và phát huy quyền làm chủ của nhân dân lao động ở địa phương. Đó cũng chính là điều kiện quan trọng để góp phần xây dựng và củng cố một nền dân chủ thực sự của nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân. Cùng với chức năng quyết định, HĐND cấp huyện những năm qua đã triển khai thực hiện khá tốt chức năng giám sát đối với UBND, Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân trên địa bàn. Hoạt động giám sát là chức năng quan trọng của HĐND cấp huyện đối với các cơ quan, đơn vị được giám sát, nhằm phát hiện, chỉ ra những kết quả đã làm được; những việc chưa làm được và những khó khăn, vướng mắc trong 91 thực tiễn; đồng thời đôn đốc quá trình triển khai thực hiện nghị quyết của Quốc hội, Chính phủ và HĐND các cấp được kịp thời và đạt hiệu quả cao nhất. Hiệu quả hoạt động giám sát của HĐND cấp huyện trong tỉnh ta những năm qua, đã góp phần tạo sự bảo đảm sự cân bằng cần thiết trong mối quan hệ giữa quyền lực và trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước cũng như hoạt động của các cơ quan tư pháp trong toàn tỉnh, góp phần thúc đẩy sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh ngày càng phát triển. Qua đó có thể nhận thấy, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên vừa phục vụ cho cả cơ quan bị giám sát và cơ quan giám sát. Sự mâu thuẫn ở đây, văn phòng cần phải thực hiện các hoạt động và nghiệp vụ để thực hiện các công việc cho cả hai bộ phận. Ngoài ra, việc thu thập và nắm bắt các chứng từ, thông tin của văn phòng từ hai cơ quan sẽ dẫn đến việc khó phân định và quản lý. Việc bảo mật thông tin của hai bộ phận sẽ gây nên trở ngại cho hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên. 2.5. Đánh giá hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên 2.5.1. Những kết quả đạt được Các nghiệp vụ của văn phòng đều có văn bản hưởng dẫn cụ thể nên được thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng thực hiện tốt, đảm bảo nguồn thông tin đến lãnh đạo là thông tin mới, chính xác. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật, trình bày chuẩn mực theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, thực hiện tốt việc rà soát văn bản trước khi ban hành. 92 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến: 100% văn bản đến được văn phòng chấp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tượng. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành văn bản. Văn bản chuyển giao trong và ngoài cơ quan không chỉ được chuyển giao bằng chuyển phát nhanh đến tận tay người nhận, hoặc trực tiếp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan, đơn vị có người trực tiếp chuyển phát. Việc chuyển giao văn bản Scan cũng được thực hiện để tiện lợi hơn trong việc giao dịch với bên ngoài cơ quan. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện một các nghiêm túc, đúng quyền hạn và trách nhiệm theo quy định. Nghiệp vụ lưu trữ: Thực hiện tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ của UBND thành phố. Không để xảy ra mất mát, hư hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản, có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo: Chương trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo đúng thời gian quy định, tiến độ thưc hiện nhiệm vụ của các phòng ban. Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Được văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức họp, các cuộc họp được diễn ra đúng kế hoạch, có hiệu quả cao. Cơ quan cũng có hội trường riêng được trang bị máy chiếu, máy tính xách tay, âm-li, loa đài.. để hỗ trợ cho những cuộc họp HĐND và các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của UBND. Nhìn chung, trong thời gian vừa qua, Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tham mưu, giúp việc cho HĐND và lãnh đạo UBND thành phố, thực hiện có hiệu quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND – UBND thành phố, tổ đại biểu của HĐND tỉnh tại thành phố. Tổ chức phục vụ tốt các 93 hoạt động của HĐND, thường trực HĐND thành phố, lãnh đạo UBND thành phố và tổ đại biểu HĐND tỉnh tại thành phố Vĩnh Yên. 2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân Thứ nhất, nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo văn bản. Thứ hai, nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Việc gửi văn bản đi đôi lúc còn chậm thời gian. Thứ ba, công tác lưu trữ văn thư còn thực hiện chưa tốt, tài liệu sau khi lưu trữ còn có tình trạng mất, thời gian sử dụng không được lâu do bị mòn, rách, ẩm mốc Thứ tư, việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn như đã trình bày, vẫn còn một số hạn chế về hiệu quả trong công tác tham mưu, quản lý việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác; việc đăng ký chương trình công tác của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố còn mang tình chất liệt kê, cộng dồn vào các công việc khác, chưa có sự chọn lọc nên nhiều công việc chưa thực hiện được. Nguyên nhân: - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chưa cao, còn thụ động trong công việc. Phần lớn nhân viên mới chỉ đạt trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học tại chức. - Một hạn chế rất lớn ở văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên là thiếu nhân lực. Khối lượng công việc của văn phòng tương đối lớn, nhưng số lượng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng một nhân viên còn phải 94 kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc. Chính vì thế mà Văn phòng chưa có sự chuyên môn hóa cao trong công việc. Lãnh đạo và nhân viên Văn phòng luôn phải cố gắng để hoàn thành được nhiệm vụ. - Kinh phí để sử dụng trong công tác lưu trữ văn thư còn ít. Việc sử dụng các thiết bị hiện đại, hỗ trợ chưa nhiều. Không gian và dụng cụ lưu trữ còn thô sơ, dễ bị nước, ẩm xâm nhập làm giảm tuổi thọ của văn thư lưu trữ. Bên cạnh đó, số lượng văn thư cần lưu trữ quá nhiều không có không gian để chứa và giữ gìn cẩn thận cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất, thất lạc. 95 Tiểu kết chƣơng 2 Nội dung nghiên cứu chính trong chương này là đánh giá thực trạng hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc thông qua các kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá, thực trạng. Từ các kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá hạn chế hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, từ đó làm cơ sở cho những giải pháp và kiến nghị góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND. 96 Chƣơng 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 3.1. Định hƣớng phát triển hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên 3.1.1. Định hướng phát triển chung Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên chính là nâng cao năng lực quản lý nhà nước, chỉ đạo điều hành của UBND thành phố. Hiệu quả quản lý Nhà nước của UBND thành phố không thể tách rời hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Do đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là việc làm thiết thực và phù hợp với xu hướng phát triển chung. Thứ nhất, nâng cao chất lượng nhân sự được xem là một định hướng mang tính chiến lược của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Nhân sự hay còn người là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. nâng cao chất lượng nhân sự là một vấn đề cấp bách, nhất là yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thực tiến cho thấy chất lượng nguồn nhân lực còn nhiều vấn đề cần bàn, chỉ tính trong cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay, tình trạng vừa thừa, vừa thiếu diễn ra thương xuyên nhưng chưa khắc phục được, thiếu cán bộ, chuyên gia, chuyên nghiệp và cũng không ít người tâm huyết với nghề. 97 Nâng cao chất lượng nhân sự phải thực hiện đồng bộ trong cơ quan từ lãnh đạo cho đến nhân viên. Bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên. Nhân viên văn phòng nắm vững các nghiệp vụ văn phòng sẽ có khả năng áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp cơ quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, hiện đại hóa trong hoạt động công vụ của mình. Thứ hai, hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Theo hướng chung của chương trình cải cách nhà nước về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên sâu của các nghiệp vụ. Các mô hình về bộ phận văn phòng trong cơ quan được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong cơ quan, tổ chức. Thứ ba, định hướng hiện đại hóa văn phòng Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không hiệu quả chính là thiếu các điều kiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang thiết bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo được tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của mỗi nhân viên, giúp hiệu quả hoạt động của văn phòng được nâng cao. Khoa học kỹ thuật phát triển tạo ra nhiều thuận lợi cho văn phòng. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm hiện 98 đại hóa công tác văn phòng không những nâng cao năng suất lao động, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên mà còn làm tăng khả năng hội nhập của văn phòng với xu hướng chung của thời đại. Thứ tư, định hướng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của văn phòng. Thực hiện tốt công tác quản lý điều hành giúp lãnh đạo văn phòng kịp thời nắm bát được thực trạng hoạt động văn phòng, chủ động trong việc đặt ra các quyết định nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng. Thứ năm, định hướng đồng bộ về giải pháp Các giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng, cần phải đồng bộ với nhau, phù hợp với thực tiễn của văn phòng, có như vậy mới mang tính khả thi. 3.1.2. Định hướng và quan điểm về hiện đại hóa nền hành chính Để có nền hành chính hiện đại, hiệu quả, làm nền tảng để phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên thì chúng ta cần phải hành động đúng quy luật - Hãy bắt đầu từ đổi mới tư duy. Nhưng đi đúng hướng vẫn là chưa đủ, hiện đại hóa cần được tăng tốc bằng các động lực. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với một nền hành chính đang phát triển như ở Việt Nam nói chung và thành phố Vĩnh Yên nói riêng. Trở về với việc hiện đại hoá nền hành chính của địa phương. Ngoài việc cần phải hiện đại hóa nền hành chính nhà nước theo hướng phục vụ thì cần phải tạo dựng được một tư duy mới để thay đổi cung cách ứng xử của những chủ thể trong nền hành chính, giữa nền hành chính với phần còn lại của xã hội trong quá trình công nghiệp hóa, hiện 99 đại hóa. Chủ thể của sự “tạo dựng” trên đây không chỉ là Nhà nước, mà còn là các chủ thể khác trong xã hội có mối quan hệ với Nhà nước. Thực tế, xã hội ngày càng phát triển, văn minh hiện đại, nhu cầu đời sống của người dân ngày càng cao; đặc biệt với tốc độ phát triển công nghệ như vũ bão việc khái niệm về công nghệ thông tin không còn xa lạ với mỗi người. Chúng ta đã có thể có được thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng từ khắp nơi trên thế giới thông qua mạng internet. Do đó, việc hiện đại hóa nền hành chính là một trong những nội dung quan trọng trong cải cách hành chính, hướng đến việc phục vụ tốt nhất cho con người. Trong giai đoạn mới, định hướng chung cho các cơ quan trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên 100% cơ quan có mạng số liệu chuyên dùng riêng của chính quyền thành phố (MAN) và kết nối internet tốc độ cao; cài đặt và sử dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành tại cơ quan, đơn vị, đảm bảo số lượng máy tính bình quân trên một công chức. Hạ tầng tương đối đầy đủ, hiện đại sẵn sàng cho Chính quyền điện tử. Về ứng dụng, sử dụng các phần mềm chuyên ngành, hộp thư điện tử, các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc thành phố có website riêng của đơn vị, địa phương (theo Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ về cập nhật thông tin thường xuyên, kịp thời). Tất cả các sở ngành, UBND các phường, xã có giải quyết TTHC cho công dân, tổ chức đã đưa vào ứng dụng phần mềm một cửa điện tử, hỗ trợ quá trình tiếp nhận, luân chuyển, xử lý hồ sơ thủ tục nhanh chóng và thuận tiện.. Việc xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử khách để giảm bớt giấy tờ, thời gian xử lý của công chức tại Bộ phận tiếp nhận trả kết quả cũng như các phòng chuyên môn. Phần mềm quản lý CBCCVC tiếp tục phát triển mở rộng; triển khai và kết nối trực tuyến với 100% sở, ban, ngành, quận, huyện. 100 Một nội dung quan trong việc định hướng xây dựng một nền hành chính hiện đại nữa đó chính là xây dựng các dịch vụ công trực tuyến. Ngoài ra, để nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ về thủ tục hành chính các địa phương cần xây dựng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo mô hình hiện đại qua đó cũng nâng cao chất lượng phục vụ tổ chức, công dân đến giao dịch. Hiện đại hóa nền hành chính chính là bước đệm nhằm hướng đến việc xây dựng Chính phủ điện tử, nâng cao tính chuyên nghiệp, văn minh, lịch sự và minh bạch bằng nhiều trang thiết bị tiện ích như Hệ thống xếp hàng tự động, phục vụ việc cấp số giao dịch cho tổ chức, công dân theo nguyên tắc "đến trước phục vụ trước, tự động đến đúng quầy giao dịch" 3.1.3. Định hướng trong quy chế làm việc trong chính quyền điện tử Xây dựng triển khai thí điểm CSDL dân cư và phần mềm dùng chung tại một số cơ quan cấp xã, phường trên địa bàn thành phố: chú trọng xây dựng đường truyền phải có băng thông rộng, bảo đảm phục vụ yêu cầu của đơn vị cung cấp dịch vụ. Xây dựng trung tâm Dữ liệu phải bảo đảm sự sẵn sàng của hệ thống máy chủ; máy tính trang bị cho cán bộ trực tiếp làm việc cần cấu hình cao, có công nghệ mới. Trong quá trình triển khai, phải xây dựng được tính liên thông giữa UBND cấp xã, phường (trong cấp giấy khai sinh), với công an thành phố (trong cấp hộ khẩu thường trú), hoặc với ngành bảo hiểm (trong cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi) Tiến hành rà soát, khảo sát tại các đơn vị, đánh giá mức độ ưu tiên, tính khả thi cung cấp trực tuyến mức độ 3 trở lên. Việc triển khai các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 trong năm 2016 theo nguyên tắc: Ưu tiên dịch vụ có số lượng hồ sơ giao dịch lớn, thuộc lĩnh vực đang được quan tâm (đất đai, y tế), các dịch vụ công thuộc thẩm quyền giải quyết cấp quận, huyện, xã, 101 phường; thành phần hồ sơ đơn giản; kế thừa các dịch vụ đã triển khai đang hoạt động hiệu quả. Song song với đầu tư hạ tầng, khâu đào tạo về CNTT cho cán bộ cơ sở lãnh đạo thành phố đặc biệt quan tâm hơn nữa, ban hành quy định, gắn việc đi học về CNTT với mức độ hoàn thành nhiệm vụ làm tiêu chí đánh giá cán bộ. Xây dựng chính quyền điện tử thân thiện với người dân, phát triển các tiện ích đồng bộ mang tính tập trung. Cần phải đồng bộ từ cơ sở hạ tầng, phần mềm và nhân lực; cuối cùng là bảo mật trên hệ thống. Dựa trên nền tảng công nghệ, các ứng dụng thông minh được phát triển đồng bộ để phục vụ người dân, như: Bãi đỗ xe thông minh, công tơ điện thông minh, năng lượng thông minh... Các dịch vụ này được gắn với thiết bị di động để người dân có thể kiểm soát dịch vụ mà mình sử dụng. Tại các địa điểm nóng chính quyền lắp hệ thống camera, từ đó theo dõi, cảnh báo và giúp xử lý an ninh trật tự... 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên Để hiện đại hoá công tác văn phòng UBND thành phố đã nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trong đó nội dung của hoạt động hoàn thiện công việc văn phòng rất được quan tâm. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của văn phòng như là: xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mưu - tổng hợp điều phối và hậu cần. Đây là nhu cầu và xu hướng tất yếu về chất lượng công tác. 102 3.2.1.Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức văn phòng Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện, do công tác Văn phòng HĐND - UBND huyện giữ vị trí, vai trò hết sức quan trọng. Nếu Văn phòng làm việc theo quy chế, có nền nếp, nhân viên Văn phòng có trình độ, năng lực, làm việc có trách nhiệm, năng động, sáng tạo thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, lãnh đạo, điều hành được thông suốt, có hiệu quả. Do đó, Văn phòng phải được tổ chức một cách khoa học, công chức Văn phòng phải giỏi một việc, biết nhiều việc, nhiệt tình, trách nhiệm cao - Thứ nhất, quy định rõ vị trí, chức năng chuyên môn và trách nhiệm của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên. Xác định Văn phòng là một cơ quan trong hệ thống cơ quan của chính quyền địa phương có địa vị pháp lý như các sở, ban, ngành của tỉnh; các tiêu chuẩn, chế độ, chính sách đối với lãnh đạo Văn phòng được áp dụng theo đúng chế độ chung ở địa phương. Quy định rõ mối quan hệ công tác của Văn phòng với các cơ quan hữu quan, nhất là đối với các phòng, ban chuyên môn khác. - Thứ hai, thống nhất áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng theo các chức danh được bổ nhiệm. Với mỗi cá nhân cán bộ công nhân viên làm việc tại văn phòng, phải nắm rõ được nhiệm vụ và trách nhiệm của bản thân trong quá trình hoạt động của Văn phòng trong bộ máy chính quyền tại địa phương. Mỗi cá nhân thể hiện tốt vai trò của bản thân, thể hiện được sự tương tác giữa các bộ phận phòng ban, sự phối hợp mang lại hiệu quả trong việc. - Thứ ba, bố trí đủ số lượng các cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận tại Văn phòng để đưa văn phòng đi vào hoạt động ổn định và đạt hiệu quả cao. Theo đó văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có 9 cán bộ với 1 Chánh văn phòng, 2 Phó Chánh văn phòng và 6 chuyên viên, ngoài ra còn có các lao động hợp đồng phụ trách công việc chuyên trách khác. 103 3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự Đây được xem là một giải pháp ưu tiên vì đó là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. UBND thành phố Vĩnh yên đã quan tâm bồi dưỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì còn tồn đọng, định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ. + Về số lượng nhân sự: đảm bảo số lượng biên chế, giải quyết nhanh chóng tình trạng thiếu biên chế tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Để đảm bảo khối lượng công việc tại văn phòng được chia cho các nhân viên không bị quá tải, việc xử lý công việc đảm bảo yêu cầu. Trong năm 2016, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên có kiến nghị thêm 1 biên chế phụ trách tổng hợp tại văn phòng do có một nhân sự tại bộ phận này đã chuyên công tác trong năm. + Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trong văn phòng. Ngoài việc bảo đảm số biên chế được giao, yêu cầu tuyển dụng người có năng lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu và trải nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo. Bởi vì, nhiệm vụ đòi hỏi cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND - UBND thành phố phải là người hiểu biết nhiều lĩnh vực, có kinh nghiệm và có tư duy tổng hợp. Mặt khác, do công tác Văn phòng HĐND - UBND luôn gắn liền với hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, do đó chuyên viên Văn phòng 104 phải luôn nhận thức được vị trí, vai trò của mình để tự nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Hằng năm theo sự chỉ đạo của cơ quan trực thuộc và các cơ quan cấp trên, xét theo nguyện vọng của cán bộ, nhân viên làm việc tại Văn phòng, tiến hành lên kế hoạch và cử người theo học các khóa đào tạo nhằm hoàn thiện và nâng cao trình độ, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. + Thực hiện công tác tuyển dụng công khai, minh bạch. Đối với một đợt tuyển dụng cần có sự thông báo công khai về nhân sự trên các phương tiện thông tin đại chúng về cơ chế và các chính sách tuyển dụng để thu hút nhân tài về làm việc. Cống hiến trí tuệ và sức trẻ để cùng các thành viên khác tại Văn phòng hoạt động và làm việc chăm chỉ, phối hợp mang lại hiệu quả cao. + Có cơ chế khuyến khích tuyển dụng những người có kinh nghiệm, có năng lực và trình độ cao để tạo động lực làm việc cho cán bộ, nhân viên. Cụ thể: chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, điều động, luân chuyển cán bộ. Thực hiện dân chủ cơ sở, tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích hoạt động của các tổ chức đoàn, công đoàn trong cơ quan. 3.2.3. Tăng cường trang thiết bị hỗ trợ hoạt động văn phòng - Tăng cường đầu tư các trang thiết bị làm việc cho Văn phòng: Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội bộ để truyền thông tin trong nội bộ Văn phòng với các phòng, ban, tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực hiện việc chuyển văn bản, thông tin nhanh chóng và kịp thời. Phát huy hiệu quả các trang thiết bị tại văn phòng nhất là mát tính. Máy tính không chỉ là phương tiện soạn thảo văn bản mà còn có nhiều tác dụng khác. Hiện nay, tin học đã được ứng dụng vào công tác văn thư trong nhiều việc: soạn thảo, in ấn văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, chuyển giao và tra tìm văn bản phục vụ cho việc sử dụng. Vì vậy, việc 105 khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt hơn cho việc tra cứu tài liệu tiết kiệm thời gian. Cụ thể: Việc thu thập và xử lý thông tin: Sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để truyền tải thông tin trong nội bộ văn phòng nói riêng và UBND thành phố nói chung. - Cần quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ (tối thiểu 20m2), trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc thẩm quyền lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND thành phố. - Với điều kiện thực tế một số thiết bị đã cũ như: bộ máy tính để bàn lâu, một số chức năng bị hỏng, chất lượng không còn tốt ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên, mạnh dạn đề nghị lãnh đạo xem xét và thay thế bổ sung kịp thời. 3.2.4.. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng - Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành. Yêu cầu này liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng. Lãnh đạo Văn phòng phải là người biết dung hòa các mối quan hệ giữa các nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ trong công tác Văn phòng, trong đó yêu cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự; kỹ năng tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng. - Phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng công chức một cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ được trách nhiệm của mình, tạo tính chuyên nghiệp trong hoạt động Văn phòng. Nắm vững và áp dụng thực hiện tốt hệ thống quản lý chất lượng ISO để nâng cao chất lượng phục vụ của Văn phòng. - Áp dụng kinh nghiệm của một số địa phương khác về quy trình hóa các hoạt động nghiệp vụ. Theo đó, cần liệt kê danh mục các loại công việc cần quy trình hóa. Hình thành trình tự, thủ tục giải quyết đối với từng loại việc 106 - Xác định đối tượng chịu trách nhiệm trong từng hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện để giao nhiệm vụ kịp thời, tiến hành kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện các công việc diễn ra hàng tháng để tạo động lực và ý thức làm việc của mỗi cá nhân trong từng hoạt động. - Xác định thời gian giải quyết các công việc cụ thể. Lên kế hoạch một cách hợp lý, rõ ràng để tránh sự bỏ sót, không thực hiện các hoạt động kịp thời làm giảm hiệu quả làm việc, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của văn phòng. Cần cập nhật các quy định, thông tư hướng dẫn thực hiện các công việc thường xuyên để nhận ra sự thay đổi kịp thời để sửa đổi, thay đổi và thực hiện đúng quy định, quy chế đã đưa ra. - Hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa Văn phòng với các cơ quan, tổ chức hữu quan. Trong đó, cần chú trọng đến mối quan hệ với UBND thành phố trong công tác tham mưu, phục vụ kỳ họp; cải tiến việc gửi và nhận tài liệu; bảo đảm thông tin thường xuyên, hai chiều - Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ. Chỉ đạo thống nhất để đảm bảo tính đồng bộ, tạo cơ sở để kết nối lâu dài. Đầu tư kinh phí để triển khai các chương trình tin học quản lý hoạt động giám sát, quản lý đơn thư, quản lý công văn tài liệu - Trong công tác tham mưu: + Tăng cường công tác tham mưu, phục vụ giám sát, hướng dẫn hoạt động của HĐND thành phố; tổ chức các hội nghị chuyên đề, tập huấn; hướng dẫn áp dụng các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức của Văn phòng + Nâng cao chức năng tham mưu của Văn phòng HĐND và UBND thành phố bằng cách tạo điều kiện về thời gian và kinh phí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn, tăng cương khả 107 năng tham mưu, nghiên cứu của đội ngũ chuyên viên, tạo điều kiện cho đội ngũ chuyên viên đi nắm bắt thực tế ở cơ sở nhằm thu thập những thông tin của phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố từ đó đưa ra ý kiến tham mưu sát thực tế. - Trong công tác văn thư lưu trữ: + Lãnh đạo cần quan tâm, bố trí đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thực tế tại phòng văn thư còn kiêm nghiệm nhiều công việc. Ngoài việc nhận công văn đến, photo các tài liệu còn đảm nhận cả việc mua sắm các văn phòng phẩm cho văn phòng và các phòng ban khác. Vì vậy, nên bố trí thêm người hoặc phân bổ đều công việc cho các các nhân viên khác. + Cần ban hành đầy đủ danh mục hồ sơ cơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan, quy chế văn thư – lưu trữ cơ quan đầy đủ, kịp thời để thực hiện nghiêm túc các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ; + Thực hiện nghiêm túc các hướng dẫn và thực hiện phối hợp kịp thời với Phòng Nội vụ trong việc hướng dẫn các phòng, ban chuyên môn sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ tài liệu theo quy định của pháp luật nhằm chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh khi kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh được xây dựng xong. - Trong công tác hội họp, tổ chức hội họp + Văn phòng HĐND và UBND thành phố cần phải đẩy mạnh hơn việc thực hiện chức năng hậu cần của mình trong việc chuẩn bị phòng họp, giấy mời họp, thư ký cho phiên họp 108 + Phối hợp với các phòng ban, bộ phận chuẩn bị tốt nội dung, tài liệu cho các buổi họp. + Văn phòng HĐND và UBND thành phố và các bộ phận khác cần rà soát thành phần tham dự cuộc hợp, thời gian và kinh phí họp trước khi tham mưu cho lãnh đạo để nâng cao hiệu quả tham mưu cũng như nâng cao chất lượng và hiệu quả sau mỗi cuộc họp, tiết kiệm được kinh phí trong hoạt động. - Đối với các lãnh đạo văn phòng, trong công tác điều hành hoạt động của văn phòng cần xác định được các mục tiêu: + Lãnh đạo văn phòng cần biết dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tạo một mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên trong công tác của văn phòng. Giữ thái độ hòa nhã, thân thiện, không tạo khoảng cách, gây cảm giác khó gần trong công việc để dễ dàng trao đổi công việc và giải quyết công việc một cách có hiệu quả. + Lãnh đạo văn phòng cũng cần trang bị đầy đủ cho mình các kỹ năng: thành thạo các nghiệp vụ văn phòng, kỹ năng quản lý nhân sự, kỹ năng tổ chức. Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên có quy mô vừa phải, do đó lãnh đạo văn phòng đôi khi còn kiêm luôn vai trò của cán bộ công đoàn, tổ chức các chuyến tham quan du lịch, tiệc đãi khách ngoài ra còn có kỹ năng điều hành cuộc họp. - Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng IT-SOFT office. 3.2.5. Giải pháp phối hợp hiệu quả công việc của HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên Việc chuẩn hóa Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố. Từ 109 trước đến nay, quy chế làm việc của các cơ quan chuyên môn được xây dựng theo quy chế của Bộ quản lý ngành dọc, hoặc quy chế làm việc mẫu của UBND thành phố, hoặc quy chế làm việc theo ý riêng của từng cơ quan, do đó thiếu tính đồng bộ và không có cơ sở kiểm soát việc thực hiện. Do đó cần thống nhất trong việc xây dựng quy chế làm việc của từng cơ quan và tạo ra cơ thế thực hiện. Cần đặt ra tiêu chuẩn cụ thể cho các chức danh Chánh văn phòng HĐND và UBND, tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác văn thư tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố. + Về công tác thông tin báo cáo: Sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố trong việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo thời gian qua vẫn còn hạn chế như: báo cáo nộp không đúng thời hạn quy định, nội dung báo cáo vẫn còn chưa chuẩn xác Do đó, để có sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần làm các công việc như: - Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ công chức của cơ quan mình nộp báo cáo về Văn phòng HĐND và UBND thành phố kịp thời theo đúng quy định thời gian trong Quy chế làm việc. - Về nội dung báo cáo, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố phải rà soát kỹ nội dung, số liệu báo cáo nhằm đảm bảo tính chính xác cao nhất cho báo cáo. Số liệu tổng hợp báo cáo hàng tháng, báo cáo 6 tháng, báo cáo hàng năm phải thống nhất với nhau. Có như vậy mới tạo điều kiện 110 thuận lợi cho Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên khi làm báo cáo tổng hợp. - Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên cần tăng cường các biện pháp đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố nắm bắt kịp thời đầy đủ thông tin để làm cơ sở tham mưu cho lãnh đạo tốt hơn. - Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần phối hợp để tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công chức nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức, nhận thấy trách nhiệm hơn trong việc thực hiện công tác này. Đồng thời tăng cường khả năng thu thập thông tin, soạn thảo văn bản, thông tin báo cáo, sử dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo cho cán bộ công chức. - Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố rà soát các cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác thông tin báo cáo của từng cơ quan, tham mưu với lãnh đạo UBND thành phố để tăng cường cơ sở vật chất cho công tác thông tin trên tất cả các mặt: tính toán và xử lý thông tin, truyền thông tin + Về xây dựng và thực hiện các chương trình công tác: - Văn phòng HĐND và UBND thành phố cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công chức trong việc xây dựng chương trình công tác nhằm tạo ra chương trình công tác hợp lý, tiết kiệm được thời gian cho các lãnh đạo. - Các phòng ban chuyên môn khi xây dựng chương trình công tác cần lấy ý kiến tập thể về tầm quan trọng của từng công việc xác định mức độ ưu tiên về giải quyết công việc. 111 - Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần tiế thu có chọn lọc ý kiến đóng góp của Văn phòng HĐND và UBND thành phố về các đề án do mình trình nhằm xây dựng chương trình công tác hợp lý. - Văn phòng HĐND và UBND thành phố cần tăng cường việc theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, công tác, kịp thời điều chỉnh chương trình công tác khi có tình huống bất ngỡ xảy ra. Kịp thời thông báo và phối hợp với các phòng ban chuyên môn để xử lý cho kịp thời và hiệu quả nhất. 112 Tiểu kết chƣơng 3 Nội dung chương 3 làm rõ những quan điểm, định hướng và mục tiêu của Đảng, Nhà nước về hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Đồng thời cũng nêu rõ quan điểm, định hướng mục tiêu của tỉnh Vĩnh Phúc và của thành phố Vĩnh Yên về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên. 113 KẾT LUẬN Trong thời gian vừa qua, văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã kiện toàn tổ chức bộ máy, điều chỉnh hoạt động, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc để hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ được giao. Phát huy tốt những thành tựu đạt được, với sự định hướng phát triển và sự quan tâm của lãnh đạo, sự phối hợp nhịp ngành giữa các ban, ngành, cơ quan cấp huyện, cấp xã văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã thể hiện được vai trò quan trọng của mình trong tổ chức chính quyền cấp huyện. Để làm được điều đó, lãnh đạo, nhân viên trong văn phòng, các cơ quan cấp trên đã cố gắng không ngững để thực hiện tốt mọi hoạt động của văn phòng, giải quyết những khó khăn, thách thức, nâng cao hiệu quả hoạt động ngày một tốt hơn. Đề tài “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” dựa trên cơ sở lý luận khoa học và tình hình thực tiễn hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố, tiến hành nghiên cứu và đưa ra những quan điểm, nhận định, tập trung phân tích làm rõ vấn đề trong mọi hoạt động. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Với các phương pháp nghiên cứu được áp dụng hợp lý, tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được nghiên cứu trong giai đoạn 2013 – 2015, đã đánh giá những kết quả đã đạt được, những hạn chế và những nguyên nhân của hạn chế trong quá trình hoạt động và đưa ra đề xuất mang tính thực tiễn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đó thực sự là một công việc cấp thiết, mang tính thời cuộc để kiện toàn bộ máy hành chính địa phương, hoàn thiện bộ máy hành chính trong cả nước. 114 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chỉ thị Số: 09/2015/CT-UBND tỉnh Vĩnh Phúc, chỉ thị về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. 2. Chỉ thị số Số: 02/2012/CT-UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Về nâng cao chất lượng công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật. 3. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội 4. Hồ Ngọc Cẩn (2008), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành hcisnh văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội. 5. Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”. Nxb thống kê, Hà Nội. 6. Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng”,Nxb thống kê, Hà Nội. 7. Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng Việt Nam”, Nxb Lao động. 8. Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015 của Quốc hội khóa XIII về tổ chức chính quyền địa phương. 9. Nghị quyết số 117/2013/NQ-HĐND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Về sửa đổi, bổ sung một số điều của bản quy định một số chế độ, định mức chi cho hoạt động của HĐND các cấp. 10. Nghị quyết 49/2012/NQ-HĐND ngày 19/7/2012 của HĐND tỉnh Vĩnh Phúc. 11. Nghị quyết số Số: 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử. 115 12. Nghị định số 37/2014/NĐ-CP, Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. 13. Nghị định 24/2014/NĐ-CP, Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. 14. Nghị định/NĐ-CP, Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. 15. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, Về việc quản lý và sử dụng con dấu. 16. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu. 17. Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. 18. Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên, Quy chế chi tiêu nội bộ. 19. Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. 20. Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. 21. Quyết định số Số: 08/2015/QĐUBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Ban hành Quy chế trách nhiệm phối hợp của các cấp, các ngành trong công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. 116 22. Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao năng lực điều hành văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công Học viện hành chính Hà Nội. 23. Tăng Thị Bích Ngọc (2014) “ Hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính Quốc gia. 24. Thông tư liên tịch số 55 thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 25. Thông tư số 04/2013/TT-BNV, hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. 26. Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.