Luận văn Hoàn thiện công tác kết toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần thương mại tin học & kỹ thuật công nghệ Tân Dương

c khấu trừ”, TK333 “ Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”, TK421 “Lợi nhuận chưa phân phối”... 1.5.5.2. Trình tự kế toán kết quả kinh doanh Thương mại: - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm hàng hóa: Nợ TK511: Doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài Nợ TK512: Doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ Có TK911: Hoạt động sản xuất kinh doanh - Cuối kỳ kết chuyển giá vốn sản phầm hàng hóa dịch vụ: Nợ TK911: (Hoạt động sản xuất kinh doanh) Có TK632: - Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK911: (Hoạt động sản xuất kinh doanh) Có TK641: Chi phí bán hàng Có TK1422: Chi tiết chi phí bán hàng - Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK911:Hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK632: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK1422: Chi tiết chi phí quàn lý doanh nghiệp - Cuối kỳ kết chuyển kết quả tiêu thụ: Nếu lãi Nếu lỗ Nợ TK911 Nợ TK421 Có TK421 Có TK911 51 1.6. Tổ chức sổ kế toán: Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết các mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dung để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá, số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc lập báo cáo kế toán. Hiện nay ở nước ta các đơn vị đang sử dụng một trong các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Lựa chọn hình thức kế toán phu hợp sử dụng trong công tác kế toán sẽ phát huy đầy đủ vai trò kế toán trong quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính, thúc đẩy đơn vị phát triển. Bởi vậy các đơn vị cần căn cứ vào điều kiên cụ thể của đơn vị về quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lí, điều kiện trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán, thông tin, trình độ của cán bộ kế toán, cán bộ quản lí mà lựa chọn hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đã lựa chọn về lại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, cũng như trình tự và phương pháp ghi sổ. 1.6.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế, tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó sử dụng số liệu ở sổ Nhật ký chung để ghi sổ các tài khoản liên quan. Hình thức sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, các sổ cái các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết. + Sổ Nhật ký chuyên dùng là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi riêng các hoạt động kinh tế tài chính cùng loại diễn ra nhiều lần trong quá trinh hoạt động của đơn 52 vị, phục vụ yêu cầu quản lí riêng đối với các hoạt động kinh tế tài chính đó như sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký mua hàng… + Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài sản. + Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp. + Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lí chi tiết, cụ thể của đơn vị đối với hoạt động kinh tế tài chính đó ( ghi theo từng tài khoản kế toán chi tiết ). Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung + Ưu điểm: - Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chuyên dùng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 53 + Nhược điểm: - Việc ghi chép trùng lặp nhiều. - Hình thức kế toán Nhật ký chung được áp dụng ở dụng thường được áp dụng ở đơn vị có quy mô vừa, có nhiều cán bộ nhân viên kế toán. 1.6.2. Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký sổ cái là sử dụng nhật ký sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo hệ thống. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức Nhật ký sổ cái gồm các sổ Nhật ký sổ cái và các sổ kế toán chi tiết. + Sổ Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ thống. + Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lí chi tiết, cụ thể của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính đó. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái + Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra. Sổ kế toán chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Nhật ký sổ cái Sổ quỹ Chứng từ gốc Bản tổng hợp chưng từ gốc Báo cáo tài chính 54 + Nhược điểm: - Khó phân công lao động kế toán tổng hợp ( Chỉ có một sổ kế toán tổng hợp) - Hình thức sổ Nhật ký sổ cái chỉ được áp dụng ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tồng hợp. Đối với đơn vị vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế tài chính thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp trở nên không thuận tiện vì mẫu sổ sẽ cồng kềnh. 1.6.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Đặc điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái các tài khoản. Trong hình thức chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm: Sổ cái các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết. + Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tồng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp ( sổ ghi theo hệ thống). + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính đã tổng hợp trong các chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian. + Sổ kế toán chi tiết cũng giống sổ kế toán chi tiết trong hình thức Nhật ký sổ cái. 55 Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: + Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. + Nhược điểm: - Việc ghi chép còn trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệu báo cáo thường chậm. - Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái thường được áp dụng ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, có nhiều cán bộ, nhiều nhân viên kế toán. 1.6.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ là các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào Nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức: sổ Nhật ký chứng từ , sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết, ngoài ra còn sử dụng các bản phân bổ, bảng kê để tính toán, tổng hợp, phân loại, hệ thống hoá số liệu phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Bảng chi tiết số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 56 + Sổ Nhật ký chứng từ là sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế, tài chính theo số phát sinh bên có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên nợ các tài khoản có liên quan. + Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng cho cả năm để ghi vào cuối tháng các hoạt động kinh tế tài chính đã được hệ thống hoá trên các sổ nhật ký chứng từ theo quan hệ đối ứng ghi nợ tài khoản đối ứng với ghi có các tài khoản liên quan. + Bảng kê là sổ kế toán được sử dụng trong trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một sổ tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên nhật ký chứng từ được. + Sổ kế toán chi tiết cũng giống như sổ kế toán chi tiết trong các hình thức khác, được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý cụ thể, chi tiết đối với các hoạt động kinh tế, tài chính đó mà trên sổ nhật ký chứng từ chưa kết hợp được kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 57 + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trên cùng trang sổ, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ, kịp thời cung cấp cho việc tổng hợp tài liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, lập các báo cáo tài chính. + Nhược điểm: - Mẫu sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng. - Không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ thường được áp dụng ở đơn vị có quy mô lớn, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao. 58 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY CPTM TIN HỌC &KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TÂN DƯƠNG 2.1-Đặc điểm chung của công ty CPTM tin học &kỹ thuât công nghê Tân Dương 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty CPTM tin học & kỹ thuật công nghệ Tân Dương được thành lập vào năm 2003. Tuy công ty mới được thành lập nhưng công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển vững chắc về mọi mặt, công ty thương xuyên hoàn thiện về công tác tổ chức, nâng cao năng lức chỉ huy, điều hành quản lý, mở rộng địa bàn hoạt động trong cả nước. Công ty được thành lập theo quyết định số:0103003250 cuả sở kế hoạch đầu tư. Tên đăng ký: Công ty CPTM tin học & kỹ thuật công nghệ Tân Dương Tên giao dịch bằng tiếng anh: TANDUONG JSC Trụ sở chính:Số7 ngõ 370 đường Cầu Giấy Hà Nội Chi nhánh: Chợ Chiều Đại Mỗ Từ Liêm Hà Nội Công ty kinh doanh mặt hàng chủ yếu là các thiết bị liên quan đên máy tính, phạm vi hoạt động của công ty rộng khắp trên cả nước. Là một công ty cổ phần vốn được huy động bởi các cổ đông , tổ chức bộ máy gọn nhẹ với đội ngũ nhân viên đây năng lực. 59 2.1.2. Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty. SƠ ĐỒ BỘ MÁY CỦA CÔNG TY Giám đốc công ty: - Giám đốc công ty do các cổ đông trong công ty cử ra, là người điều hành cao nhất trong kinh doanh và chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. - Giám đốc quyết định tổ chức, quản lý điều hành các biện pháp kinh doanh có hiệu quả. - Giám đốc ký các hoạt động kinh tế, giao dịch với các cơ quan và bạn hàng. Phó giám đốc: Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc trong công tác chỉ đạo, kiểm tra, điều hành kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh: Là bộ phần chịu trách nhiệm về lượng hàng hóa bán ra.Tìm ra những bạn hàng có tiềm năng. Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán 60 Phòng kỹ thuật: Nhiệm vụ chính của phòng kỹ thuật là lắp đặt và bảo hành máy móc, đảm nhiệm về mặt kỹ thuật. Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm toàn bộ về sổ sách, kế toán ghi chép đầy đủ kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá, tiền vốn của công ty.Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tài chính, giám sát việc chấp hành các quy định của nhà nước về tài chính kế toán. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm chính về công tác kế toán. - Tổ chức công tác kế toán. - Tính toán chính xác, đầy đủ, kịp thời nộp các khoản phải nộp cho Nhà Nước. - Giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh tế. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán thuế 61 - Báo cáo và phân tích kịp thời các hoạt động tài chính cho ban giám đốc. Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp kiểm tra hạch toán các chứng từ ghi sổ lên bảng cân đối kế toán phát sinh, lập báo cáo cuối kì. - Lập nhật ký chung, vào sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản… - Theo dõi các khoản thuế. - Làm thủ túc hạch toán, viết phiếu thu chi. Kế toán thuế: Theo dõi GTGT đầu vào và đầu ra. Thủ quỹ: Tiến hành thu chi khi có phiếu thu chi mang đến và ghi vào sổ quỹ. 2.1.4.Hình thức kế toán được áp dụng tại công ty: Do công ty có quy mô nhỏ, phòng kế toán được trang bị máy tính nên hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Sơ đồ trình tự sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung: *Chứng từ sổ sách sử dụng theo hình thức nhật kí chung. Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Báo cáo tài chính 62 - Chứng từ ghi sổ gồm chứng từ gốc. - Sổ sách sử dụng gồm: + Sổ cái. + Sổ quỹ tiền mặt. + Sổ kế toán chi tiết. + Sổ theo dõi thuế GTGT 2.1.5.Hệ thống các tài khoản. TK111 TK112 TK113 TK141 TK156 TK632 TK131 TK331 TK511 TK532 TK811 TK531 TK911 TK711 TK334 TK333 TK641 2.1.6.Phần mềm áp dụng tại công ty. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm BRAVO trong công tác kế toán. Việc thực hiện công tác kế toán về kỹ thuật hạch toán, ghi chép chuyển sổ trên các sổ kế toán phục vụ cho công tác hạch toán. Hoàn thành trên cơ sở phần mềm kế toán BRAVO được mô phỏng theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN SỬ DỤNG PHẦN MỀM BRAVO. Chứng từ gốc Máy vi tinh Mã đối tượng kế toán Nội dung nghiệp vụ Ghi thẳng vào các sổ chi tiết tài khoản liên quan Máy tự động kết chuyển dư nợ dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chưyển phản ánh trên mẫu sẵn có và in ra những BC Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, NKC… 63 Quy trình xử lí hệ thống hoá thông tin trên máy tính được hiểu như sau: - Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kì, kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng được mã hoá, đã được cài đặt trong phần mềm như hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục vật tư, đối tượng …máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự động tổng hợp ghi vào sổ cái các tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan. Đối với nghiệp vụ kết chuyển được làm tự động qua các bút toán kết chuyển đã được cài đặt trong chương trình mà người sử dụng lựa chọn. Khi người sử dụng bút toán kết chuyển đúng, máy sẽ tự động kết chuyển toàn bộ giá trị dư nợ dư có hiện thời của tài khoản được kết chuyển sang bên có, bên nợ của tài khoản nhận kết chuyển. - Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết hoặc sổ cái các tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật. Các sổ, báo cáo là kết quả của bút toán kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động. Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép theo kiểu thu công. Do đó, thông tin trên sổ cái tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không phải nhất thiết đến cuối kỳ mới có sổ cái. Các bảng biểu, mẫu sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung mà công ty đang áp dụng đã được mã hoá trong máy và được ghi sổ theo đúng nguyên tắc ghi sổ. 2.1.7.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12. - Đơn vị sử dụng ghi chép: VNĐ, USD - Hình thức sổ kế toán áp dụng: nhật ký chung. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. - Tính gía vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: 64 + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp KKTX. + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá thực tế… 2.1.8. Tài chính của công ty. Vốn của công ty:1.000.000.000 VND Trong đó: VCĐ: 600.000.000 VND VLĐ: 400.000.000 VND 2.1.9. Thuận lợi và khó khăn của công ty. - Thuận lợi: + Là một doanh nghiệp tư nhân. + Có con dấu riêng và hạch toán độc lập. + Thị trường bạn hàng phong phú. + Cán bộ công nhân viên có trình độ, nhiều kinh nghiệm. + Có đầy đủ thiết bị hiện đại. - Khó khăn: Bên cạnh nhiều thuận lợi như trên, công ty còn có những khó khăn sau: + Khách hàng lẻ chưa nhiều. + Trình độ năng lực của một số cán bộ nhân viên không đều 2.2.Đặc điểm và các phương thức bán hàng: 2.2.1. Đặc điểm của bán hàng: Công ty Tân Dương là một công ty CPTM nên doanh thu của công ty chủ yếu phụ thuộc vào lượng hàng bán ra. Do vậy việc bán hàng là nhu cầu chủ yếu đòi hỏi công ty luôn phải có những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hàng hoá bán ra. Bộ phận bán hàng của công ty là phòng kinh doanh là những nhân viên có trình độ bán hàng cao luôn giúp cho GĐ và PGĐ trong công tác bán hàng ngày càng có hiệu quả, giảm lượng hàng tồn trong kho. Một trong công tác bán hàng được thuận lợi là cán bộ của phòng kỹ thuật, khách hàng luôn được đảm bảo, khi mua hàng. Bởi đội ngũ nhân viên kỹ thuật lành nghề giúp các công việc lắp đặt máy, cài đặt chương trình và bảo hành các thiết bị 65 một cách nhanh nhất. Không những vậy khách hàng còn luôn được sự hướng dẫn cặn kẽ khi có thắc mắc của phòng kĩ thuật. 2.2.2. Các phương thức bán hàng. Công ty áp dụng phương thức bán hàng chủ yếu là hai phương thức: - Bán buôn qua kho. - Bán lẻ hàng hoá. 2.3. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và XĐKQKD tại công ty. 2.3.1. Kế toán bán hàng. Bán hàng là khâu quan trọng của công ty nên việc bán thế nào đảm bảo cho khách hàng vừa lòng nhất đó là phương châm của công ty. Hạch toán chi tiết bán hàng là công việc kết hợp giữa các phòng kinh doanh, kế toán và kĩ thuật nhằm theo dõi chặt chẽ quá trình chu chuyển của hàng hoá. Do vậy, kế toán chi tiết bán hàng là vô cùng quan trọng. 2.3.1.1. Thủ tục bán hàng. Hình thức bán hàng của công ty là bán buôn hàng hoá qua kho và bán lẻ hàng hoá. Thủ tục bán hàng là như nhau. Theo hai hình thức này khi khách hàng là công ty hay khách lẻ đến mua hàng tại công ty, công ty sẽ viết phiếu xuất kho kiêm bảo hành in ra làm ba liên với sự giúp đỡ của phần mềm. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất xuất hàng từ kho cho người mua được uỷ nhiệm đến nhận hàng. Ba liên được giao như sau: - Một liên lưu lại kho. - Một liên đưa cho khách hàng. - Một liên giao cho kế toán. Hàng hoá được coi là bán khi người mua đã nhận hàng và kí xác nhận trên phiếu xuất kho kiêm bảo hành. Việc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hay trả chậm tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của khách hàng với công ty VD: Ngày 9/7/2004 anh Khanh đến mua một case công ty lập phiếu xuất kho như sau: 66 67 CÔNG TY TÂN DƯƠNG CÔNG TY CPTH & KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TÂN DƯƠNG PHIẾU BÀN GIAO KIÊM BẢO HÀNH SỐ PHIẾU: 529 Hà Nội, ngày 9 tháng 7 năm 2004 Xuất tại Tân Dương Mã KH: KLE0108 Mã số thuế: Tên khách hàng: Anh Khanh Địa chỉ: Đông Anh – Hà Nội Đại diện cho công ty: Anh Khanh Điện thoại: MÃ VT TÊN THIẾT BỊ VÀ CHỦNG LOẠI HÀNG KHO BẢO HÀNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN CASE Case ATX TDC 12 tháng 10 $ 13.5 $ 135 TỔNG CỘNG SỐ LƯỢNG GÍA TRỊ TIỀN HÀNG USD 10 $135 TỶ GIÁ QUY ĐỔI VNĐ/ GIÁ TRỊ NỢ BẰNG TIỀN VNĐ VNĐ 2127600 HÌNH THỨC THANH TOÁN Trả chậm GHI CHÚ: Thanh toán ngay một triệu, còn lại thanh toán sau Khách hàng ký Thủ kho Kế toán Giao hàng Người lập phiếu (Đại diện khách hàng) Đinh Thị Vân Nguyễn Thị Bình Ngô Hồng Sơn Ngô Xuân Khanh 68 Công ty CPTM TH &KTCN Tân Dơng Mẫu số:01-TT Số 7 ngõ 370 Cầu giấy Hà Nội Ban hành theo QĐ số: Ngày1 tháng11năm1995 PHIẾU THU của bộ tài chính Ngày 9 tháng 7 năm 2004 Số:T676 Họ và tên: Anh Khanh NợTK1111 135 Địa chỉ: Đông Anh Hà Nội Có TK131 135 Lý do : Thu PX4 Số tiền :135USD (viết bằng chữ) Một trăm ba lăm đô Thực thu:2127600 VND (viết bằng chữ) Hai triệu một trăm hai bẩy nghìn sáu trăm đông chẵn. Tỷ giá:15760 Kèm theo:…………… Chứng từ gốc:……………………………………………….. Đã nhận đủ số tiền Thủ trởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Lại Cao Tuấn Nguyễn Thị Thoa Nguyên thị Bình Ngô Xuân Khanh Đinh Thị Vân 69 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng CQ/ 2004B 0000035 Ngày 9 tháng7 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty CPTMTH & KTCN Tân Dương…………………… Địa chỉ: Số 7 – Ngõ 370 – Cầu Giấy – Hà Nội………………………………… Số TK…………………………………………………………………………… Điện thoại: 04.7911031. MST: 0101430496…………………………………… Họ và tên người mua : Anh Khanh…………………………………………….. Tên đơn vị: Công ty Long Minh……………………………………………….. Địa chỉ : Đông Anh – Hà Nội…………………………………………………. Số TK: …………………………………………………………………………. Hình thức thanh toán: tiền mặt.MST : 0100282975-1…………………………. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền A B C 1 2 3=2*1 01 case chiếc 10 212760 2127600 Cộng tiền hàng: 2021220 đồng Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: 106380 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 2127600 đồng Số tiền viết bằng chữ: hai triệu một trăm hai mươi bảy nghìn sáu trăm đồng chẵn. Người mua hàng: Người bán hàng: Thủ trưởng đơn vị: (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Ngô Xuân Khanh Ngô Hồng Sơn Lại Cao Tuấn 70 2.3.1.2. Phương pháp ghi sổ. Công ty hạch toán theo phương pháp ghi sổ số dư. Phương pháp này như sau: o Nguyên tắc hạch toán: Theo phương pháp này, ở kho sẽ theo dõi về mặt số lượng hàng hoá còn phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của hàng hoá. o Trình tự ghi chép ở kho: Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết xuất nhập hàng hoá. Thủ kho có trách nhiệm ghi số tồn và số xuất hàng hoá hàng ngày và phải o Trình tự ghi chép ở phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ xuất kho, kế toán kiểm tra chứng từ, đối chiếu với các chứng từ có liên quan rồi ghi giá hạch toán của hàng hoá và tính giá tiền ghi vào từng chứng từ. Sau đó tổng hợp gía trị hàng hoá xuất theo từng nhóm hàng hoá vào bảng kê luỹ kế xuất. Căn cứ vào bảng này lập bảng kê tổng hợp xuất hàng hoá, đồng thời tính ra giá trị của từng nhóm hàng hoá tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp xuất hàng hoá. Kế toán ghi nhận số dư do thủ kho chuyển đến. Song song với việc hạch toán trên sổ kế toán bằng ghi chép, kế toán còn cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng mã đối tượng liên quan, đúng nội dung kinh tế phát sinh. Theo quy trình xử lí hệ thống hoá thông tin của phần mềm bravo thì máy sẽ tự động ghi vào các bảng kê xuất, sổ chi tiết các tài khoản liên quan, chương trình cho phép tự động tổng hợp số liệu và ghi vào bảng tổng hợp xuất hàng hoá. Giữa kế tóan và thủ kho luôn có sự đối chiếu, nếu có gì sai sót, kế tóan sẽ sửa cho phù hợp, đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo cho từng tháng. VD:Căn cứ vào phiếu xuất kho 600 và 605 ta sẽ lập nhật ký chung số 44: 71 72 CÔNG TY CPTM KT & KTCN TÂN DƯƠNG Số 7- Ngõ 370- Cầu Giấy- Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày:9/7/2004 đến ngày: 10/7/2004 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh Ngày Số Nợ Có 9/7 T670 Thu hết phiếu xuất 600 (700.000) Tiền mặt 1111 700.000 Phải thu của khách hàng 131 700.000 10/7 00000605 Thanh toán sau(CT YếnHương) Phải thu của khách hàng 131 300.000 Doanh thu bán hàng hoá 5111 300.000 Giá vốn hàng bán 632 200000 Hàng hóa 156.1 200000 Tổng 1200000 1200000 Ngày 11 tháng 7 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Bình Nguyễn Thị Thoa. 73 2.3.1.2. Các bút toán và trình tự ghi sổ. - Khi có các nghiệp vụ phát sinh về hàng hoá xuất bán hàng ngày kế toán phản ánh vào bút toán: Nợ TK111 “Khách hàng trả ngay bằng tiền mặt”. Nợ TK112 “Khách hàng trả tiền bằng phương thức chuyển khoản” Nợ TK131 “Số tiền phải thu của khách hàng” Có TK156.1 “Hàng hoá”. Có TK641 “Chi phí bán hàng”. Khi hàng hóa được coi là tiêu thụ và doanh thu được xác định, kế toán phản ánh bằng bút tóan: Nợ TK111 “Khách hàng trả ngay bằng tiền mặt”. Nợ TK112 “Khách hàng trả tiền bằng phương thức chuyển khoản” Nợ TK131 “Số tiền phải thu của khách hàng” Có TK511 “Doanh thu”. Có TK333.1 “Thuế VAT đầu ra”. Đồng thời ghi bút toán giá vốn hàng bán Nợ TK632 “Giá vốn hàng bán” Có TK156.1 “Hàng hoá” -Nếu có giảm gía hoặc hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh bút toán: Nợ TK532 “Giảm giá hàng bán”. Nợ TK531 “Hàng bán bị trả lại”. Nợ TK133.1 “Thuế VAT đầu vào”. Có TK131 “Số tiền phải thu của khách hàng”. Đồng thời ta sẽ nhập lại kho số hàng bị trả lại kế toán phản ánh bút toán: Nợ TK156.1 “Hàng hoá”. Có TK111 “Tiền mặt”. Có TK112 “Tiền gửi ngân hàng”. 74 - Cuối kỳ hạch toán kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK911, kết chuyển giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Nợ TK511 “Doanh thu”. Có TK911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Nợ TK511 “Doanh thu”. Có TK531 “ Hàng bán bị trả lại”. Có TK532 “Giảm gía hàng bán”. VD:Căn cứ vào phiếu xuất kho 00000602,phiếu xuất kho 00000612, phiếu xuất kho 00000629,để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, bảng kê và nhật kí chung trong tháng 7 sau: 75 CÔNG TY TÂN DƯƠNG CÔNG TY CPTH & KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TÂN DƯƠNG PHIẾU BÀN GIAO KIÊM BẢO HÀNH SỐ PHIẾU:00000602 Hà Nội, ngày 12 tháng 7 năm 2004 Xuất tại Tân Dương Mã KH: 6ATHANH Mã số thuế: Tên khách hàng: Công ty An Thành Địa chỉ: Số 9 ngõ 370 Cầu Giấy Hà Nội Đại diện cho công ty: Anh Thành Điện thoại:04.7911041 MÃ VT TÊN THIẾT BỊ VÀ CHỦNG LOẠI HÀNG KHO BẢO HÀNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN MOUSE Mouse misumi TDC 12 tháng 20 $ 6 $ 120 TỔNG CỘNG SỐ LƯỢNG GÍA TRỊ TIỀN HÀNG USD 20 $120 TỶ GIÁ QUY ĐỔI VNĐ/ GIÁ TRỊ NỢ BẰNG TIỀN VNĐ 15760VNĐ 1891200 HÌNH THỨC THANH TOÁN Trả chậm GHI CHÚ: Thanh toán sau một tuần. Khách hàng ký Thủ kho Kế toán Giao hàng Người lập phiếu (Đại diện khách hàng) Đinh Thị Vân Nguyễn Thị Bình Ngô Hồng Sơn Nguyễn An Thành 76 CÔNG TY TÂN DƯƠNG CÔNG TY CPTH & KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TÂN DƯƠNG PHIẾU BÀN GIAO KIÊM BẢO HÀNH SỐ PHIẾU: 00000612 Hà Nội, ngày14 tháng 7 năm 2004 Xuất tại Tân Dương Mã KH: LMINH Mã số thuế: Tên khách hàng: Anh Vũ Địa chỉ: Đông Anh – Hà Nội Đại diện cho công ty: Anh Vũ Điện thoại: MÃ VT TÊN THIẾT BỊ VÀ CHỦNG LOẠI HÀNG KHO BẢO HÀNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN DDRAM 266 DDRAM 128 Mb266 TDC 36 tháng 15 $ 20.5 $ 307.5 KeyMi KeyMitsumi TDC 12 tháng 20 $4 $80 TỔNG CỘNG SỐ LƯỢNG GÍA TRỊ TIỀN HÀNG USD 35 $387.5 TỶ GIÁ QUY ĐỔI VNĐ/ GIÁ TRỊ NỢ BẰNG TIỀN VNĐ 15760VNĐ 5965160 HÌNH THỨC THANH TOÁN Trả chậm GHI CHÚ: Thanh toán ngay 307.5$ còn lại sau một tuần. Khách hàng ký Thủ kho Kế toán Giao hàng Người lập phiếu (Đại diện khách hàng) Đinh Thị Vân Nguyễn Thị Bình Ngô Hồng Sơn Hoàng Anh Vũ. 77 CÔNG TY TÂN DƯƠNG CÔNG TY CPTH & KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TÂN DƯƠNG PHIẾU BÀN GIAO KIÊM BẢO HÀNH SỐ PHIẾU: 00000629 Hà Nội, ngày 15 tháng 7 năm 2004 Xuất tại Tân Dương Mã KH: MHOANG Mã số thuế: Tên khách hàng: Công ty Mai Hoàng. Địa chỉ:350 Giải Phóng Hà Nội. Đại diện cho công ty: Nguyễn Tiến Văn Điện thoại: MÃ VT TÊN THIẾT BỊ VÀ CHỦNG LOẠI HÀNG KHO BẢO HÀNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN PIII 1.13 CPU Intel Pentium III 1.13GHZ TDC 36 tháng 10 $ 42 $ 420 TỔNG CỘNG SỐ LƯỢNG GÍA TRỊ TIỀN HÀNG USD 10 $420 TỶ GIÁ QUY ĐỔI VNĐ/ GIÁ TRỊ NỢ BẰNG TIỀN VNĐ 15760VNĐ 6619200 HÌNH THỨC THANH TOÁN Thanh toán ngay GHI CHÚ: Khách hàng ký Thủ kho Kế toán Giao hàng Người lập phiếu (Đại diện khách hàng) Đinh Thị Vân Nguyễn Thị Bình Ngô Hồng Sơn Nguyễn Tiến Văn HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT- 3LL 78 Liên 2 : Giao cho khách hàng CQ/ 2004B 0000045 Ngày12 tháng 7 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty CPTMTH & KTCN Tân Dương…………………… Địa chỉ: Số 7 – Ngõ 370 – Cầu Giấy – Hà Nội………………………………… Số TK…………………………………………………………………………… Điện thoại: 04.7911031. MST: 0101430496…………………………………… Họ và tên người mua : Anh Thành…………………………………………….. Tên đơn vị: Công ty An Thành……………………………………………….. Địa chỉ : Số9 ngõ370 Cầu Giấy Hà Nội……………………………………… Số TK: …………………………………………………………………………. Hình thức thanh toán: tiền mặt.MST : 010002453…………………………. STT tên hàng hoá dịch vụ đơn vị tính số lượng đơn gía thành tiền A B C 1 2 3=2*1 01 Mouse mitsumi chiếc 20 94560 1891200 Cộng tiền hàng: 1801143 đồng Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: 90057 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 1891200 đồng Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm chín mốt nghìn hai trăm đồng chẵn. Người mua hàng: Người bán hàng: Thủ trưởng đơn vị: (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Ngô Xuân Khanh Ngô Hồng Sơn Lại Cao Tuấn 79 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng CQ/ 2004B 0000046 Ngày 14 tháng 7 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty CPTMTH & KTCN Tân Dương…………………… Địa chỉ: Số 7 – Ngõ 370 – Cầu Giấy – Hà Nội………………………………… Số TK…………………………………………………………………………… Điện thoại: 04.7911031. MST: 0101430496…………………………………… Họ và tên người mua : Anh Vũ…………………………………………….. Tên đơn vị: Công ty Long Minh……………………………………………….. Địa chỉ : Đông Anh – Hà Nội…………………………………………………. Số TK: …………………………………………………………………………. Hình thức thanh toán: tiền mặt.MST : 0100282975-1…………………………. STT tên hàng hoá dịch vụ đơn vị tính số lượng đơn gía thành tiền A B C 1 2 3=2*1 01 02 DDram266 Key mitsumi chiếc chiếc 15 20 32308 63040 4846200 1260800 Cộng tiền hàng: 5816190 đồng Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: 290810đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 6107000đồng Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu một trăm không bảy nghìn đồng chẵn Người mua hàng: Người bán hàng: Thủ trưởng đơn vị: (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Hoàng anh Vũ Ngô Hồng Sơn Lại Cao Tuấn 80 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng CQ/ 2004B 0000048 Ngày 15 tháng7 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty CPTMTH & KTCN Tân Dương…………………… Địa chỉ: Số 7 – Ngõ 370 – Cầu Giấy – Hà Nội………………………………… Số TK…………………………………………………………………………… Điện thoại: 04.7911031. MST: 0101430496…………………………………… Họ và tên người mua : Anh Văn…………………………………………….. Tên đơn vị: Công Mai Hoàng……………………………………………….. Địa chỉ : 350 Giải phóng Hà Nội…………………………………………………. Số TK: …………………………………………………………………………. Hình thức thanh toán: tiền mặt.MST : 0152356201…………………………. STT tên hàng hoá dịch vụ đơn vị tính số lượng đơn gía thành tiền A B C 1 2 3=2*1 01 PIII1.13 chiếc 10 661920 6619200 Cộng tiền hàng: 6017455 đồng Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: 601745đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 6619200 đồng Số tiền viết bằng chữ: Sáu triều sáu trăm mười chín nghìn hai trăm đồng chẵn. Người mua hàng: Người bán hàng: Thủ trưởng đơn vị: (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Nguyễn Tiến Văn Ngô Hồng Sơn Lại Cao Tuấn 81 Công ty CPTM TH &KTCN Tân Dương Mẫu số:01-TT Số 7 ngõ 370 Cầu giấy Hà Nội Ban hành theo QĐ số: Ngày1 tháng11 năm1995 PHIẾU THU của bộ tài chính Ngày 14 tháng 7 năm 2004 Số:T650 Họ và tên: Anh Vũ NợTK1111 307.5 Địa chỉ: Đông Anh Hà Nội Có TK131 307.5 Lý do : Thu PX612 Số tiền :$307.5 (viết bằng chữ) Ba trăm linh bẩy đô năm xen Thực thu:4846200 VND (viết bằng chữ) Bốn triệu tám trăm bốn sáu nghìn hai trăm đồng chẵn. Tỷ giá:15760 Kèm theo:…………… Chứng từ gốc:……………………………………………….. Đã nhận đủ số tiền Thủ trởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Lại Cao Tuấn Nguyễn Thị Thoa Nguyên thị Bình Hoàng Anh Vũ Đinh Thị Vân 82 Công ty CPTM TH &KTCN Tân Dương Mẫu số:01-TT Số 7 ngõ 370 Cầu giấy Hà Nội Ban hành theo QĐ số: Ngày1 tháng11năm1995 PHIẾU THU của bộ tài chính Ngày 15 tháng7 năm 2004 Số:T662 Họ và tên: Anh Văn NợTK1111 420 Địa chỉ: 350 Giải phóng Hà Nội Có TK131 420 Lý do : Thu PX629 Số tiền :420USD (viết bằng chữ) Bốn trăm hai mươi đô Thực thu:6619200 VND (viết bằng chữ) Sáu triệu sáu trăm mười chín nghìn hai trăm đồng chẵn. Tỷ giá:15760 Kèm theo:…………… Chứng từ gốc:……………………………………………….. Đã nhận đủ số tiền Thủ trởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Lại Cao Tuấn Nguyễn Thị Thoa Nguyên thị Bình Nguyễn Tiến Văn Đinh Thị Vân CÔNG TY CPTM KT & KTCN TÂN DƯƠNG 83 Số 7- Ngõ 370- Cầu Giấy- Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày:12/7/2004 đến ngày: 15/7/2004 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh Ngày Số Nợ Có 12/7 00000602 TT sau (1891200) Phải thu khách hàng 131 1891200 Doanh thu bán hàng hoá 5111 1891200 Giá vốn hàng bán 632 1000000 Hàng hoá 156.1 1000000 14/7 T650 Thu Px:612 Tiền mặt 1111 4846200 Phải thu khách hàng 131 4846200 00000612 TT sau(1260800) Phải thu khách hàng 131 1260800 Doanh thu bán hàng hoá 5111 1260800 Giá vốn hàng bán 632 1000000 Hàng hoá 156.1 1000000 15/7 T662 Thu PX:629(6619200) Tiền mặt 1111 6619200 Phải thu khách hàng 131 6619200 Tổng 16617400 16617400 Ngày 12 tháng 8 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Bình Nguyễn Thị Thoa. 84 CÔNG TY CPTM KT & KTCN TÂN DƯƠNG Số 7- Ngõ 370- Cầu Giấy- Hà Nội SỔ CHI TIẾT KẾ TOÁN Từ ngày12/7/2004 đến ngày15/7/2004 Tài khoản:131:Phải thu của khách hàng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Phát sinh ngoại tệ Số dư ngoại tệ N S Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1000000 63.45 12/7 602 TT sau 5111 1891200 120 14/7 650 TPX:612 1111 4846200 307.5 612 TT sau 5111 1260800 80 15/7 662 TPX:629 1111 6619200 420 Tổng 3152000 11465400 200 727.5 7313400 464.05 Ngày 16 tháng 7 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Bình Nguyễn Thị Thoa 85 Công ty CPTMTH&KTCN Tân Dương Số7 ngõ 370 Cầu Giấy Hà Nội TỔNG HỢP PHÁT SINH TÀI KHOẢN Từ ngày 12/7/2004 đến15/7/2004 Tài khoản:131- Phải thu khách hàng Nhóm theo: 1. Theo tài khoản đối ứng Mã nhóm Tên nhóm Phát simh Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 511 Doanh thu bán hàng 3152000 1111 Tiền mặt 11465400 Cộng phát sinh trong kỳ 11465400 0 Số dư cuối kỳ 14617400 Ngày 16 tháng 7 năm 2004 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Bình Nguyễn Thị Thoa 86 CÔNG TY CPTM KT & KTCN TÂN DƯƠNG Số 7- Ngõ 370- Cầu Giấy- Hà Nội. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày12/7/2004 đến ngày15/7/2004 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Tiền Tỷ gía Tiền NT Ngày Số Nợ Có 12/7 602 Cty AThành TTsau 131 5111 1891200 15760 $120 14/7 T650 Thu trước PX:612 1111 131 4846200 15760 $307.5 LMinh TT sau 131 5111 1260800 15760 $80 15/7 T622 Thu PX:629 1111 131 6619200 15760 $420 Tổng cộng 14617400 $927.5 Ngày 16 tháng 7 năm2004 Lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Bình Nguyễn Thị Thoa 87 88 Công ty CPTMTH &KTCN Tân Dương Số 7 ngõ 370 Cầu Giấy Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày: 12/7/2004 đến 15/7/2004 Tài khoản: 131-Phải thu khách hàng Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 12/7/2004 602 TT sau 511 1891200 14/7/2004 T650 Thu PX:612 1111 4846200 15/7/2004 T662 Thu PX:629 1111 6619200 Tổng phát sinh trong kỳ 1891200 11465400 Số dư cuối kỳ 9574200 Ngày 16 tháng7 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Bình Nguyễn Thị Thoa 89 2.3.4. Kế toán XĐKQ bán hàng tại công ty CPTMTH & KTCN Tân Dương. Định kỳ 3tháng (hàng quý) kế toán công ty tiến hành khoá sổ kế toán, xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. Doanh thu bán hàng được kế toán tính toán như sau: 2.3.4.1. Bảng XDKQ. 90 91 CÔNG TY CPTM KT & KTCN TÂN DƯƠNG Mẫu số B 02 - DN SỐ 7-NGÕ 370-CẦU GIẤY- HÀ NỘI Ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo TT số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của BTC KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Từ ngày: 01/05/2004 đến ngày : 30/07/2004 LÃI, LỖ CHỈ TIÊU Mã số Kỳ này Kỳ trước Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 300721000 242672000 Các khoản giảm trừ (03 =05 + 06 +07) 03 7000000 6000000 - Chiết khấu thương mại. 05 0 0 - Giảm giá bán hàng. 06 5000000 4000000 - Hàng bán bị trả lại. 07 2000000 2000000 -Thuế tiêu thụ ĐB, thuế xuất khẩu phải nộp. 08 0 0 1. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 – 03) 10 293721000 236172000 2. Giá vốn hàng bán. 11 30000000 36000000 3. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ ( 20 = 10 – 11) 20 263721000 200172000 4. Doanh thu hoạt động tài chính. 21 0 0 5. Chi phí tài chính. 22 0 0 - Trong đó: Lãi vay phải trả 23 0 0 6. Chi phí bán hàng 24 10000000 8000000 7. Chi phí quản lí doanh nghiệp 25 10000000 12000000 8. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh { 30 = 20 + ( 21- 22 ) – ( 24 +25 )} 30 243721000 180172000 9. Thu nhập khác. 31 0 0 10. Chi phí khác. 32 0 0 11. Lợi nhuận khác ( 40 = 31 – 32 ) 40 0 0 12. Tổng lợi nhuận trước thuế ( 50 = 30 + 40 ) 50 243721000 180172000 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 4000000 4000000 14. Lợi nhuận sau thuế ( 60 = 50 – 51 ) 60 239721000 176172000 Ngày 30 tháng 7 năm 2004 Nguời lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc: (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Bình Nguyễn Thị Thoa Lại Cao Tuấn 92 2.3.4.2 Trình tự hạch toán xác định kết quả kinh doanh Thương Mại: - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511 “Doanh thu bán hàng” Có TK 911: “ Xác định kết quả kinh doanh” - Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn của hàng đã bán: Nợ TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Có TK 632: “Giá vốn hàng bán” - Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng : Nợ TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Có TK 641: “Chi phí bán hàng” - Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Có TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp”  Cuối kỳ kết chuyển lãi thuần trước thuế: Nợ TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Có TK 421: “Lãi chưa phân phối” Kết chuyển lỗ kinh doanh ( nếu có): Nợ TK 421 “Lãi chưa phân phối” Có TK 911: “ Xác định kết quả kinh doanh” 93 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆNCÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG & XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY CPTM TIN HỌC &KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TÂN DƯƠNG 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng tại công ty CPTM tin học và kỹ thuật công nghệ Tân Dương. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay khi mà phần lớn các doanh nghiệp nhà nước đều cổ phần hoá.Điều đó giúp các doanh nghiệp cùng nhau canh tranh phát triển, vì tính chất sinh tồn của công ty mình. Một phân cũng là muốn huy động nguồn vốn của các cổ đông.Gắn liên giữa quyền lợi của các cổ đông vào sự phát triển của công ty.Chính vì vậy mỗi cổ đông luôn phải có những chiến lược làm cho số vốn của mình bỏ ra đúng với tính chất kinh doanh. Công ty CPTM tin học và kĩ thuật công nghệ Tân Dương được thành lập cũng trên cơ sở đó.Tuy mới được thành lập nhưng cho đến nay công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân viên tương đối đông đêu, và không ngừng học nâng cao tay nghề. Kết quả đạt được như ngày hôm nay là sự cố gắng, nỗ lực, của toàn công ty. Đặc biệt là vai trò quan trọng của tổ chức công tác kế toán.Cùng với sự lớn mạnh của hệ thông quản lýđơn vị nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Với đội ngũ trẻ của phòng tài chính tân tuỵ với công việc đã góp một phần không nhỏ cho công ty hoàn thiện hơn. Qua thời gian thực tập tại công ty vấn dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn của công ty em thấy công tác quản lý và kế toán bán hàng tại công ty có những ưu điểm và hạn chế như sau: 3.1.1.Ưu điểm: - Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty, đó là “Nhật kí chung”. Hình thức này đã được rất nhiều các công ty áp dụng vì đây là hình thức kế toán thích hợp cho việc kế tóan trên máy tính cung như ghi chép trên sổ kế toán. Vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu số liệu. Vì là công 94 ty vừa và nhỏ nên áp dụng phương pháp ghi sổ này rất tiện lợi cho việc theo dõi và quản lí kinh doanh của công ty. - Việc áp dụng phần mềm Bravo: Ngay từ khi thành lập, công ty đã sử dụng phần mềm Bravo cho việc quản lí dữ liệu của công ty. Việc áp dụng phần mềm trong công tác kế toán đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán cập nhật thông tin một cách nhanh nhất và tiện dụng nhất. Mặt khác, giúp cho việc lưu trữ và bảo quản dữ liệu các thông tin kế toán được an toàn và lâu dài. Ngoài ra còn tạo điều kiện thuận lợi nâng cao hiệu quả công tác quản lí kiểm soát nội bộ công ty. - Đội ngũ nhân viên phòng kỹ thuật, đó là những nhân viên trẻ năng động, tuy tay nghề chưa có kinh nghiệm cao nhưng nhiệt tình, không ngừng học hỏi, nâng cao tay nghề. Giúp cho khách hàng luôn an tâm khi mua hàng hoá của công tybởi điện tử viễn thông tuy đã cập nhật thông dụng rất nhiều và không an tâm khi mua chúng. Đội ngũ nhân viên kỹ thuật giúp họ an tâm hơn. - Công tác bố trí và tổ chức bộ máy kế toán phụ trách công tác kế toán bán hàng và XĐKQKD ở công ty là hợp lí phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ kế toán hợp lí khoa học trên cơ sở vận dụng một cách khoa học chế độ kế toán hiện hành và phù hợp. 3.1.2. Hạn chế: Công ty CPTM tin học và KTCN Tân Dương mới đi vào hoạt động nên không tránh khỏi hạn chế. 3.1.2.1. Về công tác quản lí bán hàng: - Bán hàng là sự kết hợp của tất cả các phòng ban trong công ty. Song một số phòng ban chưa hoàn thành nhiệm vụ của mình. Nguyên nhân là do kinh nghiệm làm việc của một số nhân viên chưa cao. Giữa các phòng ban chưa có sự gắn kết chặt chẽ. Nên nhiều khi công tác bán hàng còn chưa được thuận tiện. - Trong công tác quản lí hàng hoá trong kho chưa được hợp lí, thủ kho nên làm ra những thẻ kho cho từng loại hàng hoá và phải cập nhật số liệu tồn kho và xuất hàng trên máy tính, cuối ngày tính hàng tồn kho đồng thời, việc lưu trên máy sẽ đảm bảo thông tin lưu trữ và bảo quản an toàn hơn. Mặt khác, khi các nhà quản lí cần xem 95 sẽ nắm rõ được số liệu hàng hoá trong kho để có những phương hướng trong công tác bán hàng. 3.1.2.2. Về công tác kế toán bán hàng. - Thủ tục xuất kho: Khi xuất kho, thủ kho xuất ra hàng hoá cho khách, nhiều khi còn thiếu một vài linh kiện, hẹn hôm sau giao nốt. Nhưng hôm sau đã không giao làm mất đi phương châm của công ty là: “ Làm sao cho vừa lòng khách hàng nhất”. - Công ty bán một số mặt hàng, thanh toán ngay bằng tiền nhưng phần lớn công ty lắp máy và cho công nợ. Việc kế toán công nợ cũng đặt ra yêu cầu cho nhà quản lí công ty. Như khi đến thời hạn công nợ thì kế toán phải lên danh sách đòi công nợ và có phương án rõ rệt nhằm tránh tình trạng vốn của công ty không được lưu thông. 3.2. Một số ý kiến kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và XĐKQKD tại công ty CPMTTH và KTCN Tân Dương. Công tác kế toán bán hàng và XĐKQKD tại công ty CPTMTH&KTCN Tân Dương nhìn chung đã có nhiều cố gắng trong công tác hạch toán kế toán và đã đạt được những thành tịu đáng kể đưa công ty đứng vững trên thị trường.Tuy nhiên cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế thị trường, của quan hệ kinh doanh thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và XĐKQKD nói riêng phải từng bước hoàn thiện hơn nữa. Có như vậy mới phát huy một cách tốt nhất, hiệu quả nhất.Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý. Xuất phát từ thực trạng công tác kế toán bán hàng và XĐKQKD, vời mục đích hoàn thiện hơn nữa .Qua thời gian thức tập đi sâu vào nghiên cứu phần hành kế toán này tại công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau: - Kiến nghị thứ nhất: Xuất kho hàng hoá Khi xuất kho hàng hoá thủ kho xuất hàng hoá thuộc loại nào thì lập một thẻ kho đến đo. Mỗi loại hàng hoá thủ kho cho vào một thẻ xuất kho riêng biệt.Và đóng tất cả thẻ xuất kho của mỗi loại hàng hoá vào một quyển lưu giữ trong tủ. Thẻ xuất kho đó chỉ có thủ kho và những người có thẩm định mời được xem. 96 Khi lập thẻ kho xong thị thu kho dựa vào thẻ kho nhập vào máy tính và tính số lượng hàng tồn trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm. Khi nào cần lấy dữ liệu thu kho hay nhà quản trị chỉ cần vào trong máy nhập mật mã vào là có thể xem được. Làm như vậy thông tin sẽ được bao quản an toàn và lấy thông tin cũng được nhanh nhất. Thẻ kho như sau: Công ty CPTMTH&KTCN Tân Dương Số7 ngõ 370 Cầu Giấy Hà Nội THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tên hàng hoá: Đơn vị: Ngày xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KT Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất - Kiến nghị thứ hai: Cuối tháng nên lập bảng kiểm kê hàng hoá trong kho Do công tác kho chưa tốt nên việc kiểm kho hàng tháng là rất cần thiết, không những thủ kho biết được trong tháng xuất số lượng bao nhiêu hàng hóa mà còn biết được trong kho hiện còn bao nhiêu hàng.Khi kiêm kê thường xuyên như vậy không những nhà quản trị năm được con số hàng hoá mà thủ kho cũng đỡ vất vả trong tháng tiếp theo. Mẫu biên bản kiểm kê như sau: 97 BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG CUỐI THÁNG Tháng….. năm… Ban kiểm kê gồm: 1………………………………………………………………………… 2…………………………………………………………………………….. 3………………………………………………………………………… Số lượng hàng hoá trong kho hôm nay còn gồm có các loại mặt hàng và số lượng như sau: STT Mã số Tên hàng hoá Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Không sử dụng được SL TT SL TT 1 … Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Kiến nghị thứ ba: Về công tác kế toán công nợ. Công ty bán hàng chủ yếu là lắp đặt máy khi lắp đặt máy xong mới giao tiền nên công việc kế toán công nợ cũng đòi hỏi kỹ càng hơn bởi vì công ty luôn cần vốn để xoay vòng. Đến ngày khách hàng phải trả tiền công nợ thì kế toán phải gọi điện trước một hôm và phải có kế toán công nợ riêng thì họ sẽ chuyên sâu chỉ làm mỗi một 98 việc là đòi tiền thì chuyên môn của họ cao hơn.Và cũng đỡ cho kế toán tổng hợp nhiều khi phải ra ngoài đòi công nợ mà còn nhiều việc phải làm ở công ty. Công nợ được tăng lên một bậc sẽ làm cho quá trình chu chuyển tiền vốn của công ty quay nhanh hơn. - Kiến nghị thứ tư: Hiện tượng bán hàng ở cơ sở hai. Cơ sơ hai mới được thành lập việc bán hàng ở đó vì do chưa nhiều người biết đến vì vậy mà lượng hàng bàn ra không cao.Cho nên việc cần làm là phải làmcho thật nhiều người xung quanh biết và làm nổi bật lên những điểm mạnh của công ty tạo cho khách hàng có niền tin vào cơ sở. Đó là một số kiến nghị của em. 3.3.Điều kiện thực hiện. Trong điều kiện thực tế của công ty hiện nay thì khả năng thực hiện những điều trên là hoàn toàn có thể. 3.3.1. Về phía nhà nước. - Khi thực hiện những điều trên không vi phạm pháp luật. - Làm cho công ty phát triển vững mạnh một phần góp vào sự phát triển của đất nước. 3.3.2.Về phía công ty. - Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ tuổi năng động trong công tác tuy chưa có nhiều kinh nghiệm những rất yêu công việc. - Công ty luôn luôn tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình, giúp nhà quả lý đưa công ty ngày càng đứng vững trên thị trường. 99 KẾT LUẬN  Quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng ngày đã thu hút sự quan tâm nghiên cứu của các nhà quản lý. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một công cụ quan trọng để các nhà nghiên cứu và các nhà quản lý vận dụng.Điều đó chứng tỏ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ngày càng tỏ rõ vai trò của nó đôí với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Các vấn đề về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng chắc chắn sẽ còn được nghiên cứu. Việc hoàn thiện cho vấn đề này hoàn toàn là cần thiết. Qua quá trình thực tập tại công ty CPTMTH & KTCN Tân Dương, tuy thời gian ngắn nhưng em đã có những hiểu biết nhất định về tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý tương đối khoa học và hợp lý. Cán bộ, nhân viên ở các bộ phận rất năng động, nhiệt tình với công việc. Các bộ phận phòng ban đều có sự hỗ trợ liên kết, bổ sung cho nhau để hoàn thành tốt nhệm vụ, mục tiêu của Công ty. Trong bản Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, mặc dù có rất nhiều cố gắng để soạn thảo nhưng do hạn chế về thời gian và trình độ bản thân, bản Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chắc chắn còn nhiều thiếu sót; ý kiến đề xuất trong bản Chuyên đề này chưa hẳn đã hoàn toàn hợp lý. 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán tài chính- ĐHTCKT Hà Nội (NXB Tài Chính 2001). 2. Kế toán quản trị- Học viện Tài Chính (NXB Tài chính 2002). 3. Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế- Học viện Tài chính ( NXB Tài chính 2002). 4. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (NXB Tài chính 2002). 5. Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Vụ chế độ kế toán( NXB 1995). 6. Hệ thống kế toán doanh nghiệp thương mại (NXB Tài chính 2000). 7. Các tài liệu thực tế của công ty CPTMTH & KTCN Tân Dương. 8. Một số tài liệu khác.