Luận văn Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất - CIRI

trình vận đơn để đợc đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O). Sau đó công ty cử ngời đem lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng đến cảng để nhận hàng. Khi nhận hàng công ty sẽ cử cán bộ đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó dem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho. Công ty tiến hành nhận hàng gồm: Nhận về số lợng, chất lợng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Công ty phải kiểm tra giám sát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh. 8. Kiểm tra hàng hoá: Sở dĩ có bớc kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đờng dài vận chuyển có thể sẽ có những h hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nớc ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lợng, sai quy cách, phẩm chất... Vì vậy trong quá trình nhận hàng, công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng cùng với cơ quan giám định (Thờng là VINACONTROL) đến để giám định hàng hoá nhằm hạn chế rủi ro và thiệt hại về sau. Vì bộ linh kiện mà công ty nhập khẩu là bộ linh kiện mới 100% và có giấy chứng nhận chất lợng do cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền của quốc gia nớc xuất khẩu cấp. Bởi vậy lô hàng đó có độ đồng đều về chất lợng cao do đó công ty chỉ yêu cầu cơ quan giám định kiểm tra đại diện tức là kiểm tra một lợng sản phẩm, một số đơn vị sản phẩm trong lô hàng và kết quả kiểm tra nhận đợc từ bộ phận sản phẩm đại diện đợc áp dụng cho toàn bộ lô hàng. Và CIRI thờng yêu cầu kiểm tra đại diện 5% lô hàng. Sau quá trình kiểm tra và giám định hàng hoá thì cơ quan giám định sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Về chất lợng, số lợng, trọng lợng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do h hỏng). Nếu có thiệt hại thì công ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá. 9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc về những vi phạm đã đợc cam kết giữa hai bên. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì công ty thờng căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tợng bồi thờng - Đối tợng khiếu nại là ngời bán: Khi số lợng bốc xếp không đủ, hàng có số lợng hoặc chất lợng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hoá bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng không đồng bộ... Ví dụ: Trong hợp đồng số 07-2002/CIRI-ZXZY nhập khẩu bộ linh kiện xe máy. Theo nh hợp đồng thì hàng còn thiếu 2 bộ linh kiện, trong trờng hợp này thì công ty giải quyết bằng cách lấy chứng th giám định về số lợng và khối lợng của VINACONTROL và chữ ký của ngời có trách nhiệm của cơ quan giám định. Sau đó, công ty lập th dự kháng và gửi cho bên bán yêu cầu họ gửi tiếp số hàng còn thiếu là 2 bộ linh kiện xe máy cho công ty hay hoàn lại số tiền tơng đơng là 2 bộ linh kiện tính theo giá của hợp đồng mua bán giữa 2 bên. - Đối tợng khiếu nại là ngời vận tải: Khi số lợng hàng là ít hơn trong vận đơn, hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi của ngời vận tải gây ra. Tuy nhiên công ty vẫn khiếu nại ngời bán khi đó ngời bán sẽ khiếu nại ngời vận tải và ngời vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm. - Đối tợng khiếu nại là công ty bảo hiểm: Khi hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ 3 gây nên, khi những rủi ro này đã đợc bảo hiểm. Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (Biên bản giám định, xác nhận của thuyền trởng trong trờng hợp hàng hoá thiếu...), hoá đơn, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm (Nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Hồ sơ khiếu nại cần đợc lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Ngợc lại bên nớc ngoài có thể kiện công ty trong trờng hợp công ty chỉ định phơng tiện đến nhận hàng chậm. Nếu trờng hợp công ty thanh toán chậm hoặc thanh toán đúng lịch trình thì bên bán sẽ phạt công ty một khoản tiền nhất định vì đã vi phạm hợp đồng... Thông thờng nếu có phát sinh khiếu nại, dù là công ty khiếu nại bên đối tác nớc ngoài hay họ khiếu nại công ty thì 2 bên thờng thoả thuận để tìm ra biện pháp giải quyết một cách thoả đáng nhất. Trờng hợp 2 bên không thể giải quyết đợc thì 2 bên phải đa nhau ra Hội đồng trọng tài hay Toà án để giải quyết (Toà án hay cơ quan trọng tài ở nớc nào thì đã đợc ghi trong hợp đồng). Tại các cơ quan này thì cũng có bớc hoà giải và nếu hoà giải không thành thì sẽ đợc đa ra giải quyết bằng trọng tài hoặc toà án. Phán quyết của các cơ quan này có giá trị pháp lý buộc các bên phải chấp hành. III. Những đánh giá chung về công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI. 1. Đánh giá về kết quả đạt đợc: Qua việc phân tích khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ở phần trên ta thấy nguồn hàng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty ảnh hởng lớn tới doanh số kinh doanh của công ty. Điều này đã khẳng định đợc tầm quan trọng của công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Nó không chỉ ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của công ty mà còn có ảnh hởng lớn tới uy tín của công ty. Nhìn chung thì việc tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nói riêng là khá tốt. Biểu hiện cụ thể là thị trờng nhập khẩu của công ty ngày càng đợc mở rộng và công ty ngày càng tạo đợc uy tín, sự tin cậy của các doanh nghiệp trong và ngoài nớc. Để có đợc kết quả này là do một số nguyên nhân sau: v Đội ngũ cán bộ lâu năm có kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đội ngũ cán bộ này hoạt động từ khi còn ở trong Tổng công ty CIENCO8 nên có bề dày kinh nghiệm, nắm vững hệ thống luật pháp trong nớc cũng nh quốc tế. Chính điều đó đã giúp cho hoạt động kinh doanh ở công ty gặp rất nhiều thuận lợi. Đặc biệt trong việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Am hiểu pháp luật, biết vận dụng pháp luật vào trong kinh doanh không chỉ là điều kiện cần mà còn là điều kiện đủ để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả mà vẫn tuân thủ pháp luật. Công ty CIRI đã có những điều đó và nó đã giúp cho công ty trong quá trình thực hiện chức năng kinh doanh của mình. v Hoạt động thơng mại của công ty ngày càng đợc cải thiện phù hợp với điều kiện kinh doanh mới. Đội ngũ cán bộ xuất nhập khẩu luôn đợc đào tạo lại nhằm bổ sung kiến thức về nghiệp vụ. Đó là yếu tố cốt lõi góp phần vào sự thành công của công ty. v Công ty luôn khuyến khích sự học hỏi để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ xuất nhập khẩu, về trình độ ngoại ngữ... Công ty xây dựng một chế độ khuyến khích vật chất gắn bó chặt chẽ thởng phạt căn cứ vào hiệu quả công việc mang lại. Do đó cũng khuyến khích nhân viên trong công ty luôn học hỏi để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nhờ đó mà trong quá trình tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu cha xảy ra sai sót đáng kể nào dẫn tới khiếu nại, tranh chấp ở trọng tài kinh tế. Đây cũng là một cách tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Cụ thể: Kết quả công tác thi đua khen thởng năm 2002: Công ty đã trình các cấp khen thởng cho năm 2002 nh sau: - Đề nghị Bộ giao thông vận tải tặng bằng khen cho 3 đồng chí. - Đề nghị Tổng công ty công nhận danh hiệu chiến sỹ thi đua cấp Tổng công ty cho 7 đồng chí. - Đề nghị Tổng công ty công nhận danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc cấp Tổng công ty cho 4 Tập thể. - 25 đồng chí đợc khen thởng danh hiệu chiến sỹ thi đua cấp cơ sở. - 55 đồng chí đợc khen thởng danh hiệu cá nhân lao động giỏi. - 1 Tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc cấp cơ sở. - 2 Tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động giỏi cấp cơ sở. Cùng với những bằng khen là các phần thởng vật chất xứng đáng kèm theo. v Sự giúp đỡ nhiệt tình của Tổng công ty CIENCO8, các cơ quan chức năng nh Bộ thơng mại, Bộ giao thông vận tải... Nhờ đó công ty có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng và thị trờng và có thể nắm đợc định hớng xuất nhập khẩu của từng năm để từ đó có kế hoạch cho hoạt động của mình. v Do đã làm công tác xuất nhập khẩu lâu năm nên công ty có mối quan hệ với các bạn hàng, đặc biệt là bạn hàng trong nớc. Cũng nhờ hoạt động lâu năm nên công ty đã tạo đợc lòng tin đối với hầu hết khách hàng đã từng làm ăn với công ty (Bạn hàng đã làm ăn từ trớc với Tổng công ty CIENCO8 khi công ty CIRI cha tách khỏi Tổng công ty). Nhờ đó việc đàm phán, ký kết hợp đồng đơn giản đi rất nhiều, giảm đi đợc những chi phí cũng nh thời gian đáng lẽ ra phải mất vì công việc này. Sự tin tởng của bạn hàng giúp cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn, đem lại lợi ích cho công ty và bạn hàng nhiều hơn. 2. Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Sau khi ký kết hợp đồng công ty tiến hành thực hiện hợp đồng.Đây là giai đoạn mà công ty phải có những kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng.Đồng thời xử lý các tình huống xảy ra để đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Về tốc độ thực hiện hợp đồng thì công ty luôn đảm bảo nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng và xử lý các sự cố xảy ra. Nhìn chung tiến độ thực hiện hợp đồng là tốt, không có vấn đề lớn nào phát sinh làm tổn hại đến quá trình thực hiện hợp đồng. Có đợc điều này là do công ty đã tạo đợc mối quan hệ làm ăn thân tín với các bạn hàng. Tuy nhiên có một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nào cũng gặp phải. Đó là sự vi phạm thời gian giao hàng của nhà xuất khẩu. Nó ảnh hởng đến tốc độ thực hiện hợp đồng của các doanh nghiệp. Nhng đối với CIRI từ khi thành lập đến nay trong quá trình hoạt động xuất nhập khẩu của mình việc vi phạm này không gây ra những tổn thất đáng kể cho công ty mà vẫn nằm trong giới hạn cho phép. Do đó không có hợp đồng nào bị huỷ bỏ vì lý do chậm hàng. Về công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì nhìn chung việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty cũng không nằm ngoài sơ đồ quy trình thực hiện nhập khẩu ở biểu 4 đã nói ở trên. Nhng đôi khi cũng có một số thay đổi nhỏ tuỳ thuộc vào hoàn cảnh và điều kiện thực hiện hợp đồng để làm sao thuận tiện nhất cho 2 bên. Ví dụ: Trong khâu làm thủ tục thanh toán, nếu công ty và đối tác nớc ngoài đã có một mức độ tin cậy sâu sắc thì 2 bên có thể thanh toán bằng phơng thức điện chuyển tiền (T/T) với một mức trả trớc là 10-20% giá trị của hợp đồng và sau khi nhận đợc bộ chứng từ sẽ trả nốt phần còn lại. Nh vậy, nói chung quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của CIRI là không có gì nằm ngoài biểu đồ đã trình bày ở trên. 3. Những tồn tại và nguyên nhân: Trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu có thể phát sinh những tình huống sai phạm do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, nhng cũng có thể các bên đã thực hiện nghĩa vụ của mình mà tình huống vẫn xảy ra bởi do trớc khi các bên ký kết hợp đồng họ không lờng trớc đợc tình huống có thể xảy ra. Các sai sót có thể là do nguyên nhân khách quan và cũng có thể là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp tạo nên. Cụ thể đó là các lỗi về: v Về thủ tục hải quan: Ở Việt Nam thủ tục hải quan còn rờm rà, phải qua nhiều khâu trung gian. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng dẫn tới ảnh hởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Trong trờng hợp hàng hoá không đúng quy cách, chủng loại mã số tính thuế. Điều này một phần là do khả năng hiểu biết của cán bộ nhập khẩu về những đặc điểm của hàng hoá còn hạn chế, phần khác là do mức thuế nhập khẩu đánh vào một hàng hoá nhng công dụng, đặc tính, kiểu dáng khác nhau là khác nhau. Điều này gây khó khăn cho quá trình kê khai tính thuế đúng quy định của Nhà nớc. v Về nhận hàng: Đôi khi hàng đã về đến cảng nhng bộ chứng từ nhận hàng từ phía nớc ngoài đến chậm (Mặc dù công ty đã ký chấp nhận trả tiền) nên công ty sẽ không nhận đợc lệnh giao hàng (D/O) do đại lý vận tải cung cấp để hoàn thành quá trình nhận hàng. Điều này sẽ gây nên việc phải để hàng lu kho bãi ở cảng. Nếu để đến ngày thứ t trở đi thì sẽ bị phạt 5 USD/ngày, nếu là 10 ngày trở đi thì sẽ bị phạt 10 USD/ngày. v Về L/C: Trong hợp đồng thanh toán bằng L/C, khi mở L/C nhiều khi không tránh khỏi những sai sót của cán bộ nghiệp vụ ngoại thơng có thể viết nhầm, sai từ ngữ... Dẫn đến phải tu sửa lỗi sai và phải mất với mức phí là 20 USD/lỗi. Mặt khác, trong quá trình đàm phán nhiều khi công ty không thể đàm phán nhất trí với bên đối tác nớc ngoài về việc mở L/C ở ngân hàng nào. Bởi họ yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, không giao dịch. Nó gây khó khăn cho công ty nếu không thoả thuận đợc rất có thể công ty bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. v Về chất lợng, số lợng: Thờng là lỗi về số lợng bởi những bộ linh kiện mà công ty nhập khẩu đều là hàng mới 100% và đợc cấp chứng chỉ chất lợng tại cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền ở nớc xuất khẩu. Cho nên lỗi về chất lợng thờng là không xảy ra và lỗi về số lợng là nguyên nhân khách quan do bên xuất khẩu giao thiếu. Tuy nhiên, nó cũng làm mất thời gian của công ty. Vì công ty lại phải điện hoặc Fax lại cho đối tác yêu cầu giao thêm số hàng thiếu. Dới đây là số hợp đồng có sai sót năm 2002 để minh hoạ cho dẫn chứng trên: Bảng 5: Số hợp đồng có sai sót năm 2002. Hợp đồng số Đơn vị giao dịch N ội dung sai sót N guyên nhân Giải quyết 07- Chongqing Số T Lập th dự 2002/ CIRI- ZXZY zongshen Group I/E CORP. lợng. hiếu hàng. kháng và yêu cầu bên đối tác gửi tiếp số hàng thiếu. 10- 2002/ CIRI- ZXZY HYUNDAI MOBIS. Th ủ tục hải quan. K hai nhầm thuế. Công ty phải tính lại số thuế phải nộp. (Nguồn: Bảng theo dõi việc thực hiện hợp đồng). Ngoài những tồn tại nêu trên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty còn một số khó khăn: v Chính sách của Nhà nớc: Các doanh nghiệp (Trong và ngoài nớc) đều gặp phải rất nhiều khó khăn do chính sách của Nhà nớc không thống nhất, thờng xuyên thay đổi khiến cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ảnh hởng không nhỏ. Dù đã có nhiều thay đổi nhng thủ tục hành chính còn rờm rà khiến nhiều khách hàng ngoại không muốn làm ăn với công ty. v Thị trờng trong nớc dần trở nên bão hoà dẫn đến lợng hàng tiêu thụ chậm ảnh hởng đến việc quay vòng vốn và thanh toán vốn với ngân hàng. Đồng thời trên thị trờng cũng có một phần không nhỏ hàng nhập lậu. v Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nên thờng gặp không ít rủi ro trong quá trình mua từ nớc ngoài về và tiêu thụ trong nớc. Nhiều khi bên mua cha thanh toán làm cho vốn lu động của công ty quay vòng chậm, công nợ tồn đọng. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc nhập khẩu . v Hiện nay công ty cha có phòng Marketing theo đúng nghĩa của nó mà hiện tại chỉ có phòng nghiên cứu thị trờng. Nên cha có sự nghiên cứu sâu sắc về thị trờng và thị hiếu tiêu dùng, đồng thời không khuyếch trơng đợc rộng rãi những u điểm của công ty đến tất cả các bạn hàng. v Cũng giống nh hầu hết các đơn vị nhập khẩu khác, trình độ hiểu biết về thuê tàu của công ty còn rất hạn chế nên trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty thờng phải nhờ bạn hàng thuê tàu. Trên đây là một số tồn tại cần đợc khắc phục để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chơng III Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI . I. Phơng hớng và mục tiêu hoạt động của công ty. 1. Phơng hớng hoạt động của công ty CIRI trong thời gian tới (Cụ thể là giai đoạn 2003-2005). Hoà chung vào quá trình đổi mới và phát triển Tổng công ty theo xu hớng trở thành tập đoàn kinh tế mạnh, bớc vào thế kỷ XXI và chuẩn bị cho quá trình hội nhập và hợp tác quốc tế - đây là thử thách lớn cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Triển khai tốt Nghị quyết số 05 - NQ/TW ngày 24/09/2001 tại Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành trung ơng Đảng khoá IX về tiếp tục sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp Nhà nớc, Tiếp tục thực hiện 7 chơng trình công tác lớn của Đảng bộ Tổng công ty khoá VIII. Xây dựng định hớng chiến lợc phát triển giai đoạn 2003 - 2005 gồm các nội dung chủ yếu sau: v Về đời sống việc làm, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. - Tiếp tục kinh doanh xe máy phù hợp với biến động thị trờng xã hội: Liên tục gia tăng tỷ lệ nội địa hoá linh kiện sản xuất trong nớc theo hớng tối u, đặc biệt là dự án sản xuất động cơ xe gắn máy hai bánh. - Đáp ứng tốt các nhu cầu về vật t thiết bị trong Tổng công ty và cho các đơn vị khác. - Triển khai khẩn trơng các dự án sản xuất lắp ráp ô tô, máy tính, thiết bị điện tử... - Tập trung hoạt động xây dựng các công trình công nghiệp, nông nghiệp và dân dụng: Nhà chung c, văn phòng làm việc, căn hộ cho thuê... và tiếp tục tìm kiếm khai thác một số dự án khả thi. Đảm bảo đời sống việc làm và chế độ chính sách cho ngời lao động. - Tập trung đầu t bộ máy quản lý, xây dựng cơ chế quản lý phù hợp để mở rộng thị trờng xuất khẩu lao động. Đặc biệt công nhân trong nhà máy, công nhân lắp ráp máy tính, điện tử. Phấn đấu trong năm 2003 phải đa đợc từ 500 - 1000 lao động sang nớc ngoài (đề xuất Tổng công ty cho phép thành lập 2 trung tâm xuất khẩu lao động hạch toán phụ thuộc công ty). v Tiếp tục đầu t chiều sâu trang thiết bị dây chuyền công nghệ để tham gia vào hoạt động sản xuất lắp ráp các sản phẩm cơ khí, điện tử, xây dựng... v Xây dựng và áp dụng quy chế khoán đối với tất cả các bộ phận quản lý, sản xuất , kinh doanh. Cải cách chính sách trả lơng - thu nhập, gắn liền quyền lợi với nghĩa vụ. Nâng cao kỷ luật lao động, tiếp tục hoàn thiện và áp dụng thống nhất quy chế quản lý, hoạt động của các phòng, bộ phận, đội, xởng. Đặc biệt chú ý tiết kiệm chi phí trong quản lý, sản xuất nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đời sống ngời lao động, thu hút hiền tài... v Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh. Tập trung đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật, làm tốt công tác quy hoạch cán bộ, xây dựng lực lợng cán bộ cốt cán phục vụ chiến lợc phát triển của công ty. v Tiếp tục xây dựng và phát triển đề án sắp xếp đổi mới phát triển doanh nghiệp Nhà nớc theo chỉ đạo của Tổng công ty. Ngày càng khẳng định vai trò chủ đạo của doanh nghiệp Nhà nớc trong nền kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa. v Thúc đẩy tiến độ tham gia cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nớc mà đơn vị đã có thời gian nghiên cứu và lựa chọn trong năm 2002. Tích cực vận dụng mô hình đa sở hữu, đa dạng hoá loại hình liên doanh liên kết để tận dụng sức mạnh tổng hợp của các đơn vị vào mục tiêu chung. v Làm tốt công tác củng cố và xây dựng Đảng, tăng cờng công tác giáo dục chính trị t tởng đối với cán bộ Đảng viên để mọi cán bộ, Đảng viên, ngời lao động đoàn kết, tin tởng vào công cuộc đổi mới do Đảng lãnh đạo. Củng cố tổ chức cơ sở Đảng để thực hiện chức năng là hạt nhân lãnh đạo tại cơ sở. Bồi dỡng và đề nghị Đảng uỷ Tổng công ty kết nạp từ 7 - 10 quần chúng u tú vào Đảng. 2. Mục tiêu hoạt động của công ty. Kinh doanh trong cơ chế thị trờng đầy cam go, phức tạp và rủi ro cùng với sự biến đổi to lớn của nền kinh tế thế giới đã một mặt tạo ra những điều kiện, cơ hội thuận lợi cho các nớc đang trên đà phát triển có thể nắm bắt, vơn tới nhằm đạt đợc những mục tiêu phát triển, mặt khác nó cũng tạo ra những thách thức khó khăn nhất định mà mỗi quốc gia phải đối phó giải quyết. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, tuỳ từng thời điểm cụ thể mà mục tiêu của công ty có thể thay đổi. Điều quan trọng là công ty phải xác định đợc mục tiêu nào là phù hợp với tiềm năng của công ty ở thời điểm hiện tại và tơng lai. Do đó việc định ra các mục tiêu cụ thể là rất cần thiết, căn cứ vào đó công ty có thể lập ra các chiến lợc, kế hoạch thực hiện để đạt đợc mục tiêu đó. Điều này sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành và quản lý công ty một cách có hiệu quả. Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI) là một doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. Vì vậy, hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh là mục tiêu số một của công ty. Công ty luôn phấn đấu nâng cao mức doanh thu, tiết kiệm hợp lý các chi phí trong kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn, sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng mở rộng quy mô nhập khẩu về cả khối lợng và cơ cấu, mở rộng các mặt hàng và thâm nhập sâu vào thị trờng thế giới, phát triển và củng cố thị trờng truyền thống và xâm nhập vào thị trờng mới. Bên cạnh những mục tiêu trên, công ty còn có những mục tiêu khác nh: An ninh quốc phòng, chủ quyền quốc gia, bảo đảm công ăn việc làm cho ngời lao động, bảo vệ môi trờng... Công ty cũng đã kết hợp chặt chẽ giữa các mục tiêu riêng của mình và mục tiêu chung của xã hội nhằm phát triển bền vững hoạt động kinh doanh của mình. Mục tiêu chiến lợc dài hạn của công ty là mở rộng quy mô kinh doanh, thực hiện loại hình kinh doanh đa dạng hoá, tiến hành liên doanh, liên kết kinh tế, thiết lập các mối quan hệ kinh tế khăng khít với các đơn vị kinh tế trong nớc và ngoài nớc, nâng cao vị thế vai trò của công ty thành một nhà cung cấp cũng nh nhà tiêu thụ quan trong của thị trờng trong nớc. Các chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2003 nh sau: STT Các chỉ tiêu Đơn vị tính Kế hoạch 1 Tổng giá trị sản lợng Triệu đồng 291.000 2 Tổng doanh thu Triệu đồng 230.000 3 Nộp ngân sách Triệu đồng 20.000 4 Lợi nhuận thu đợc Triệu đồng 3.700 5 Thu nhập bình quân Đồng/ngời/tháng 1.900.000 II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI. 1. Đối với công ty: a) Hoàn thiện các nghiệp vụ: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng tạo điều kiện để khách hàng thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Qua việc phân tích ở chơng II em thấy công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại CIRI vẫn còn những tồn tại tuy là không lớn nhng nó cũng ảnh hởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Để công ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phơng hớng đề ra một cách có hiệu quả thì đòi hỏi công ty phải có những biện pháp thích hợp. Công ty cần thực hiện tốt các công việc sau: v Về việc mở L/C: Nh đã trình bày ở phần trên thì một lỗi nhỏ nh viết sai, viết nhầm do lỗi chính tả cũng sẽ bị phạt 20 USD/lỗi. Bởi vậy, trong công tác mở L/C công ty cần phải có một ngời hiểu biết, thông thạo về việc mở L/C để tránh khỏi những lỗi không đáng có. Để cho cẩn thận và an toàn thì trớc khi mở L/C công ty nên mở trớc một L/C mẫu để Fax cho bên đối tác nớc ngoài (ngời xuất khẩu) đối chiếu L/C với hợp đồng. Nếu đồng ý các điều khoản trong L/C thì công ty tiến hành mở L/C. Nếu nhà cung ứng cảm thấy cha phù hợp thì cần báo ngay cho CIRI biết và cán bộ CIRI sẽ khắc phục những chỗ cha phù hợp đó rồi mới mở L/C làm đợc nh vậy công ty mới đỡ tốn kém về chi phí sửa đổi. Trong quá trình mở L/C thì công ty cũng không nên mở sớm quá và cũng không nên mở muộn quá. Bởi vì, nếu mở sớm quá thì công ty sẽ bị đọng vốn còn nếu nh mở muộn quá thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên đối tác từ đó ảnh hởng đến quá trình nhập hàng của công ty. Tốt nhất công ty nên mở L/C vào thời điểm mà bên kia cùng lúc giao hàng. Có nh vậy nó sẽ đảm bảo đợc quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Đôi khi có những lúc bên đối tác nớc ngoài lại yêu cầu công ty mở L/C tại ngân hàng mà công ty không có tài khoản. Khi này công ty cần phải có chính sách mềm dẻo để thơng lợng với đối tác chuyển sang mở tại ngân hàng mà công ty có tài khoản. Còn nếu đối tác không chấp nhận thì công ty phải thoả thuận với ngân hàng đó để công ty có thể vay vốn của họ thông qua việc trình bày cho họ bản phơng hớng kinh doanh và hứa sẽ trả cho họ số tiền và cả lãi vay đúng thời hạn. v Cần chủ động và linh hoạt trong vấn đề thuê phơng tiện vận chuyển hàng nhập khẩu. Đây có thể là điểm yếu chung cho tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam và CIRI nói riêng. Do các cán bộ nghiệp vụ cha có nhiều kinh nghiệm và cha tinh thông các điều kiện thuê tàu nên công ty thờng ký hợp đồng theo giá CIF tức trách nhiệm thuê phơng tiện vận tải (cụ thể là thuê tàu biển) là do ngời bán đảm nhận. Mà chúng ta đã biết cơ cấu giá thành của hàng hoá nhập khẩu sẽ bằng: Giá gốc + Chi phí vận chuyển + Các chi phí khác (bảo hiểm, thuế...). Nh vậy nếu giảm đợc chi phí vận chuyển thì sẽ giảm đợc chi phí lu thông góp phần nâng cao lợi nhuận của công ty. Do vậy, tuỳ theo từng điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng nh khối lợng, giá trị mua... mà công ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng thích hợp. Do vậy để khắc phục hạn chế này công ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê phơng tiện vận tải cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công việc này của công ty thông qua các hình thức đào tạo nâng cao nghiệp vụ. Để có thể hoàn thành tốt trách nhiệm thuê phơng tiện vận tải (nếu trong hợp đồng quy định) thì công ty cần phải chú ý nghiên cứu kỹ thị trờng chuyên chở sao cho có đợc cớc phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo cho hàng hoá chuyên chở. Việc này có thể thông qua ngời môi giới trong lĩnh vực chuyên chở bởi vì họ là ngời rất am hiểu và có kinh nghiệm ký kết hợp đồng chuyên chở vận chuyên một cách chặt chẽ, đảm bảo an toàn khi có khiếu nại xảy ra và hạn chế đợc rủi ro. Ngoài ra, công ty có thể uỷ thác việc thuê tàu cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nớc nh: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)... Trong hợp đồng thuê tàu biển công ty đặc biệt chú ý tới một số điều quan trọng trong hợp đồng thuê tàu nh: Số lợng; Giá cớc; Các cảng bốc dỡ; Ngày bốc dỡ; Thanh toán. Ngoài việc nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê tàu biển thì công ty cần phải khai thác những mặt lợi của các phơng tiện khác để nhằm tìm ra một phơng tiện vận tải hữu hiệu nhất phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh nhất định. Ví dụ: Vận chuyển bằng đờng hàng không là biện pháp vận chuyển đang mở rộng nhng vẫn còn hạn chế vì đắt. Tuy nhiên không nên đánh giá nó chỉ vì điều đó vì những mặt lợi sau đây cho phép tiết kiệm một cách đáng kể: - Ít phí tổn hơn về bao bì (3-4 lần so với đờng biển). - Phí bảo hiểm rất thấp. - Giao hàng đợc nhiều chuyến hơn. - Chuyển hàng nhanh hơn. Do vậy những mặt hàng nào của công ty cần phải nhận hàng nhanh hoặc có giá trị cao thì nên dùng phơng tiện vận tải này. v Thủ tục hải quan: Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Điều này là do thủ tục hải quan còn nhiều bớc, nhiều nấc trung gian và nếu có bất cứ sai phạm nào về hàng hoá, về giấy tờ thì phải trả giá bằng thời gian và tiền của. Việc khai báo hải quan nhằm mục đích là để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hàng hoá xuất nhập khẩu và làm cơ sở tính thuế và miễn giảm thuế. Bởi vậy, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan bao gồm các nội dung: Tên hàng, phẩm chất số lợng, ký mã hiệu hoặc mã số, khối lợng, đơn giá,...và nộp các chứng từ khác có liên quan nh vận đơn, hoá đơn thơng mại, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê khai hàng hoá... Và bộ chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Khi xuất trình hàng hoá thì hàng hoá sẽ đợc đối chứng với chứng từ và bất cứ sự không ăn khớp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá và bộ chứng từ công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn nh mất thời gian và chi phí để hoàn thành lại thủ tục hải quan. Do vậy để giảm bớt những rắc rối có thể xảy ra trong khâu này công ty cần lu ý những điểm sau đây: - Lập hồ sơ đúng với quy định hải quan về số lợng, số loại chứng từ cần thiết. - Kê khai nội dung trên chứng từ phải đúng, cần tham khảo cách viết cho đúng tránh tính trạng kê khai nhầm dẫn đến không ăn khớp với các chứng từ hoặc không giống với tình trạng thực tế hàng hoá. - Cần phải có ngời chuyên trách trong khâu tính thuế nếu không sẽ rất dẫn đến khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại. Và khi có thông báo nộp thuế thì phải chấp hành nghiêm chỉnh vì không nộp thuế đầy đủ thì các bớc tiếp theo của quy trình nhận hàng sẽ không thực hiện đợc. v Nhận hàng: Khi công ty nhận đợc thông báo hàng đến thì công ty cần phải sắp xếp các công việc chuẩn bị nhận hàng cho chính xác, đầy đủ và kịp thời nh: - Trong việc uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hoá thì công ty cần phải cung cấp cho cơ quan ga cảng những thông tin chính xác về chuyến hàng của công ty cụ thể nh: Ngày đến, tên hàng, số lợng, tên con tàu... để tránh những nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra bởi vì trong một ngày thì có rất nhiều tàu cập cảng. Nếu không ghi chính xác tên, mã hiệu... của con tàu đó thì sẽ dẫn đến nhận lầm hàng. Ngoài ra trong một con tàu lại chở rất nhiều hàng hoá khác nhau. Bởi vậy mà cần phải thông tin đúng tên hàng, số lợng... của hàng hoá. - Cán bộ đi làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh mất thời gian, đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ giao hàng trong khi làm thủ tục thông quan cho hàng hoá. - Khi nhận chứng từ của bên nớc ngoài thì cần đối chiếu chứng từ mua hàng phải phù hợp với chứng từ mà hai bên đã nhận. - Trong quá trình tiếp nhận hàng công ty phải thờng xuyên giám sát hàng hoá về mặt chất lợng cũng nh số lợng. Tuy nhiên, trong công tác nhận hàng nhiều khi hàng về đến cảng nhng công ty vẫn cha có đủ bộ chứng từ đi nhận hàng vì bộ chứng từ do phía nớc ngoài đến chậm hay do thiếu. Vì vậy công ty nên kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu sao cho có hiệu quả nhất. Hoạt động giám sát của công ty nên tập trung một số vấn đề sau: Giám sát ngày hàng dời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, ngày hàng về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà xuất khẩu, thông báo ngày hàng nhập cảng. Giám sát việc làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng. Để giám sát đợc các hoạt động này công ty cần phải lập bộ hồ sơ theo dõi hợp đồng và trên bộ hồ sơ theo dõi gồm các thông tin nh tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số lợng, ngày xếp hàng. Bộ hồ sơ theo dõi gồm có 4 cột: Cột 1 là liệt kê tất cả các chứng từ có liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng. Cột 2 là để theo dõi những chứng từ nào đã có và những chứng từ nào cha có. Nếu có thì đánh dấu (*), không có thì không đánh dấu. Cột 3 là để xem mức độ quan trọng của chứng từ. Nó cho biết những việc nào cần làm trớc, việc nào cần làm sau và cột thứ 4 dùng để ghi chú ngày nhận chứng từ và có những sửa đổi chứng từ hay không. Thông qua hồ sơ theo dõi hợp đồng này các nhân viên chuyên trách luôn biết hoạt động giám sát nào cần làm trớc, hoạt động nào cần làm sau thông qua mức độ quan trọng của từng chứng từ. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố gắng giữ liên lạc thờng xuyên với các bộ phận khác của công ty để đảm bảo mọi thông tin chính xác đến từng bộ phận, cùng nhau giải quyết những bất trắc có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đờng biển). Vì vậy, nó đã rút ngắn các công việc mà công ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ nh thuê tàu, mua bảo hiểm. Điều này cũng có nghĩa là công ty khó khăn trong việc theo dõi quan sát đợc các công việc nh việc nh việc chuẩn bị hàng hoá, việc thuê tàu xếp hàng lên tàu, cũng nh hàng hoá trên đờng vận chuyển. Việc giám sát hợp đồng đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để đa ra các báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho ban giám đốc. Từ đó, ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đa ra các giải pháp tối u để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. Nh vậy, giám sát hợp đồng là để đảm bảo thực hiện hợp đồng một cách trôi chảy và đúng tiến độ, nâng cao hiệu quả của những hợp đồng đã thực hiện. v Kiểm tra hàng hoá: Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Mục đích của quá trình kiểm tra hàng hoá nhập khẩu là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của ngời mua và là cơ sở khiếu nại. Nội dung cần kiểm tra là: - Kiểm tra về số lợng: Số lợng hàng thiếu, số lợng hàng đổ vỡ và nguyên nhân. - Kiểm tra về chất lợng. - Kiểm tra về chủng loại, kích thớc, màu sắc, nhãn hiệu, quy cách. - Kiểm tra sự suy giảm về chất lợng, mức độ suy giảm, nguyên nhân. Khi nhận hàng hoá nếu có sai sót về số lợng và chất lợng thì cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của ngời bán kịp thời làm thủ tục khiếu nại. Công ty CIRI đã tuân thủ nghiêm chỉnh quy định đó của nhà nớc và đôi lúc phát hiện có những sai sót về mặt số lợng tức bên bán giao không đúng hợp đồng cụ thể là giao hàng thiếu so với quy định do một lý do nào đó. Vậy để tránh tình trạng này công ty cần thoả thuận với bên bán và yêu cầu bên bán giám định hàng hoá cả về số lợng và chất lợng trớc khi giao hàng đảm bảo giao hàng đủ số lợng và đúng chất lợng. Và khi nhận đợc bản Fax giám định hàng hoá là đúng trong hợp đồng thì công ty mới tiến hành mở L/C cùng lúc với bên bán giao hàng. Làm đợc nh vậy công ty mới đảm bảo có đợc đúng số lợng trong chỉ một lần giao hàng. Còn về mặt chất lợng thì cha có lỗi gì xảy ra cho công ty. Nhng không phải vì thế mà không quan tâm đến việc này. Đối với điều kiện chất lợng thì công ty cần nêu rõ cụ thể rõ ràng. Để tiện cho việc kiểm nghiệm và xác định trách nhiệm khi quy định điều kiện chất lợng cần đòi hỏi rõ ràng, cụ thể không nên sử dụng những từ ngữ mơ hồ nh “ớc khoảng”, “trên dới”... đối với mặt hàng bộ linh kiện xe máy của công ty, để tránh dẫn đến những tranh chấp do chất lợng hàng hoá giao thì khi hàng về đến cảng phải đa về nhập kho ngay nếu có thể. Vì nếu chậm trễ trong việc tiếp nhận hàng hoá có thể làm phát sinh chi phí lu kho bãi và gây tác động xấu cho chất lợng hàng hoá. Làm đợc nh vậy thì quá trình thực hiện hợp đồng mới đảm bảo an toàn và không gây nên những sự hiểu lầm do sự khác biệt về ngôn ngữ cũng nh khoảng cách gây ra. v Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Kinh doanh hàng hoá nhập khẩu là một hoạt động phức tạp và nó chứa đựng nhiều rủi ro bởi vì trong kinh doanh thơng mại quốc tế giữa các nớc với nhau thì luôn có sự khác nhau về ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, tôn giáo, tập quán... dẫn đến có sự hiểu lầm về những thuật ngữ đã thống nhất trong hợp đồng. Điều này sẽ dẫn đến xảy ra các vụ tranh chấp. Tranh chấp là điều mà cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây tốn kém thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Muốn kinh doanh nhập khẩu an toàn và tránh tranh chấp xảy ra thì trớc khi ký kết hợp đồng hoặc soạn thảo hợp đồng công ty nên tham khảo ý kiến của công ty t vấn luật và các công ty dịch thuật. Các công ty này sẽ chỉ ra những chỗ cha đợc rõ ràng trong ngôn ngữ của hợp đồng và sửa lại theo đúng ý đồ của 2 bên làm hợp đồng mà vẫn đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho cả hai bên. Nếu nh tranh chấp vẫn xảy ra thì nguyên tắc mà thơng lợng thành công khi giải quyết tranh chấp là: Hãy tập trung vào vấn đề cần thơng lợng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi , kiên trì với mục tiêu trên phơng châm: “Cách lựa chọn tốt nhất là đạt đợc sự thoả thuận”. Có đợc nh vậy đòi hỏi ngời tham gia thơng lợng phải có tính kiên trì, khéo léo, có những ứng xử lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất phải có kinh nghiệm học hỏi các nghiệp vụ giải quyết thành công của các công ty khác, nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ đợc giải quyết êm đẹp, nhanh chóng mà không cần nhờ đến cơ quan trọng tài hay toà án. b) Tổ chức huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Vốn là yếu tố hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Nó cũng nh là máu đối với cơ thể con ngời vậy. Nếu thiếu máu thì cơ thể con ngời sẽ bị suy nhợc dẫn đến tử vong. Vì vậy nếu thiếu vốn doanh nghiệp sẽ trở nên khốn đốn trì trệ không phát triển đợc thậm chí còn bị phá sản do không có vốn để tiếp tục kinh doanh. Vốn ảnh hởng tới quy mô của doanh nghiệp, tới mỗi lô hàng nhập của doanh nghiệp và nó ảnh hởng đến cả thị trờng mà doanh nghiệp tham gia. Vì vậy vấn đề huy động vốn và sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh là việc hết sức cần thiết trong hoạt động của công ty. Để huy động thêm vào nguồn vốn kinh doanh của mình trong những năm tới công ty CIRI có thể thực hiện việc huy động vốn bằng các nguồn sau: - Công ty huy động vốn bằng chính lợi nhận tích luỹ đợc. - Vốn vay từ ngân hàng: Mặc dù có rất nhiều khó khăn để tiếp cận với nguồn vốn này nhng công ty vẫn phải coi đây là nguồn vốn quan trọng nhất cần khai thác. - Công ty cần có những phơng hớng và biện pháp cụ thể để huy động nguồn tiền nhàn rỗi của công nhân viên trong công ty. Tận dụng đợc nguồn vốn này thì mặc dù công ty phải trả lãi suất cao nhng lại thu đợc lợi nhiều mặt nh: Thời gian thanh toán cho cán bộ công nhân viên sẽ không bị khắt khe nh ở ngân hàng và nhất là thời hạn thanh toán. Thứ hai là khi cán bộ công nhân viên bỏ vốn ra cho công ty vay thì họ sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm của mình trong công việc hơn vì khi công ty làm ăn có lãi thì họ sẽ nhận đợc tiền lãi cao và đúng hạn. - Nguồn vốn chiếm dụng của bạn hàng: Tức là tận dụng nguồn vốn của bạn hàng thông qua thanh toán trả chậm khi nhập hàng. - Nguồn vốn từ liên doanh liên kết: Liên doanh hợp tác với các công ty nớc ngoài và các công ty trong nớc cùng chia sẻ lợi nhuận thu đợc. Đồng thời công ty phải tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trong mọi lĩnh vực để có đợc nhiều dự án đầu t nhằm mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh và quy mô hoạt động của công ty. Do đặc điểm của kinh doanh nhập khẩu là tính theo giá quốc tế và dùng ngoại tệ để thanh toán. Do vậy, các hợp đồng đều phải dựa trên các lợi ích và hiệu quả kinh tế để quyết định có nên thực hiện hợp đồng hay không. Vậy muốn có hiệu quả kinh tế thì đòi hỏi công ty phải sử dụng vốn có hiệu quả. Đây là yêu cầu rất cần thiết trong điều kiện hiện nay đối với một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu nh CIRI. Vậy để đạt đợc hiệu quả vốn cao thì công ty cần phải làm tốt công tác quản lý vốn bao gồm các công việc sau: v Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động bằng cách: - Tăng tốc độ lu chuyển hàng hoá để không cần tăng lợng vốn lu động mà hiệu quả sử dụng lại tăng lên. - Cần lựa chọn phơng thức thanh toán thuận lợi, an toàn tránh tình trạng ứ đọng vốn hay dây da công nợ trong thanh toán tiền hàng. - Đẩy mạnh xuất khẩu lao động để tăng vốn lu động phục vụ nhập khẩu. - Giảm tối thiểu các khoản nợ khó đòi để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá nhiều làm giảm vòng quay của vốn. v Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định. Nh chúng ta biết đặc điểm của vốn cố định là tham gia nhiều lần vào quá trình sản xuất, kinh doanh và nó đợc chuyển dần vào giá trị của sản phẩm. Bởi vậy công ty cần: - Tăng mức lu chuyển hàng hoá nhập khẩu vì nh vậy sẽ khai thác đợc hết công suất của tài sản cố định và giảm chi phí tài sản cố định trên một đơn vị hàng hoá kinh doanh. - Tăng tỷ trọng tài sản cố định trong kinh doanh, giảm tỷ trọng cố định chờ thanh lý. - Nghiên cứu các nhân tố ảnh hởng đến sử dụng vốn để kịp thời đề ra các phơng án đối phó thích hợp. - Thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất đối với quá trình sử dụng vốn. Ngoài ra công ty cần phải nghiêm chỉnh chấp hành chế độ quản lý tài chính, tín dụng của nhà nớc mà trớc tiên là hoàn thành các khoản thuế phải nộp. Đồng thời tính toán các khả năng lỗ, lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng nh dự tính trớc những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa. c) Đào tạo và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thơng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong cơ chế thị trờng để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao thì vai trò của con ngời càng trở nên quan trọng. Còn đối với hoạt động kinh doanh quốc tế với những thay đổi liên tục các tập quán, các thông lệ quốc tế, các điều khoản giao dịch... đã khiến vai trò của con ngời trở thành vị trí trung tâm và quan trọng bậc nhất đối với mọi doanh nghiệp. Do đó, yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ ngày càng cao, ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ mỗi cán bộ nhân viên còn phải tự trau dồi cho mình những kiến thức khác nh: Ngoại ngữ, tin học, am hiểu pháp luật, các chính sách của nhà nớc đối với công việc đang thực hiện. Sự thành công của công ty ở hiện tại cũng nh sau này phụ thuộc rất lớn vào họ. Vì vậy công ty cần có một chiến lợc về con ngời cho phù hợp để thu hút đợc nhiều cán bộ có năng lực làm việc, công ty cần có những biện pháp sau: v Có chính sách đào tạo, bồi dỡng cho cán bộ, nhân viên về nghiệp vụ, kiến thức hiểu biết về chính sách, pháp luật có liên quan đến hoạt động nhập khẩu. Đây chính là việc tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ trong công ty. v Tạo động lực làm việc: Đây là công việc hết sức quan trọng. Đòi hỏi ngời lãnh đạo của công ty CIRI phải nắm bắt và hiểu rõ đợc mục đích, nguyên nhân làm việc của từng cá nhân vì mỗi một cá nhân thì động cơ làm việc và hiệu quả công việc là khác nhau. Do vậy, lãnh đạo phải hiểu đợc nhân viên, biết đợc mặt mạnh và mặt yếu của họ từ đó có thể giao đúng việc cho đúng ngời. v Công ty phải có những quy chế phù hợp trong kinh doanh sao cho có thể gắn bó trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn và lợi ích của cán bộ kinh doanh. Đó là mấu chốt để khơi dậy tinh thần sáng tạo, tích cực trong công việc của mỗi cá nhân. Công ty cần thực hiện quy chế khoán một cách triệt để. Từ đó mỗi phòng, mỗi cá nhân có mục tiêu phấn đấu rõ ràng, có cơ sở để đánh giá hoạt động kinh doanh cũng nh căn cứ để thởng phạt công minh. v Tạo môi trờng làm việc tốt: Công ty cần tạo điều kiện làm việc thuận lợi, tạo không khí phấn khởi, thoải mái tại cơ quan. Tạo ra bầu không khí dân chủ, tơng trợ, thân ái và hợp tác trong cơ quan. Xây dựng mối quan hệ thân thiện giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhau để ai cũng có thể phát huy hết mọi khả năng đóng góp cho công việc chung v Trả lơng xứng đáng với công sức lao động của từng ngời. Đây là yếu tố rất quan trọng để tạo nên động cơ làm việc của từng cá nhân. Mức lơng cao, thởng đúng ngời đúng việc thì sẽ thu hút và tạo ra sự hứng thú, say mê trong công việc, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn. 2. Một số kiến nghị. a) Đối với nhà nớc: v Chính sách về thuế: Nh chúng ta đã biết công cụ thuế là một công cụ quan trọng đóng góp vào nguồn thu ngân sách của nhà nớc và một trong số đó là thuế nhập khẩu. Thuế nhập khẩu không chỉ là nguồn thu cho ngân sách mà nó còn là một công cụ để bảo vệ sản xuất trong nớc. Tuy nhiên ở Việt Nam chính sách nhập khẩu hiện nay vẫn còn bất hợp lý trong việc đánh thuế nhập khẩu. Để khắc phục những bất hợp lý này nhà nớc cần phải quy định cụ thể, chính xác tên hàng, mức thuế, nhà nớc quản lý bằng hạn ngạch hay bằng giấy phép để công ty làm cơ sở ký kết hợp đồng và khai báo hải quan, tính thuế. Đồng thời nhà nớc nên có chính sách u tiên về thuế, đầu t định hớng phát triển đáp ứng đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng và yêu cầu mới của đất nớc trong hiện tại và trong tơng lai. Còn đối với thuế giá trị gia tăng nhà nớc cần có những hớng dẫn cụ thể và giám sát việc thực hiện một cách chặt chẽ. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp mức thuế suất còn quá cao. Do vậy nhà nớc cần có biện pháp giảm mức thuế xuống để tạo điều kiện cho tất cả các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nói riêng có thêm vốn đầu t để phát triển theo chiều sâu hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. v Quản lý ngoại tệ và các chính sách về tỷ giá: Khi tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu thì bất kỳ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng phải mua bán ngoại tệ. Và chính sách hối đoái của nhà nớc có quan hệ trực tiếp đấn việc tăng hay giảm lợng nhập khẩu của công ty. Công ty khi tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu nếu bán ngoại tệ cho ngân hàng thì sẽ bị thiệt do tỷ giá mua vào của các ngân hàng thờng thấp hơn giá thị trờng. Còn nếu công ty muốn mua ngoại tệ thì lại phải mua ở mức giá cao hơn mức giá thị trờng . Do đó nhiều doanh nghiệp đã bán ngoại tệ cho các doanh nghiệp khác có nhu cầu mà không qua ngân hàng trung gian làm cho việc quản lý ngoại tệ của nhà nớc gặp nhiều khó khăn Để khắc phục tình trạng này nhà nớc cần có sự quản lý ngoại tệ phù hợp với một tỷ giá ngoại hối tơng đối sát với thị trờng và khoảng cách chênh lệch giữa mua và giá bán là tối thiểu nhất. Đồng thời nhà nớc cần dành một số ngoại tệ cho ngân hàng ngoại thơng vay để làm vốn kinh doanh và điều chỉnh tỷ giá thị trờng ổn định. Có nh vậy thì các doanh nghiệp mới thờng xuyên thanh toán qua ngân hàng và hạn chế đợc tình trạng mua bán ngoại tệ với nhau. v Cải cách thủ tục hành chính và ban hành các chính sách văn bản hợp lý: Thủ tục hành chính của Việt Nam hiện nay ở Việt Nam vẫn còn hạn chế đặc biệt là thủ tục về xuất nhập khẩu. Ví dụ nh thủ tục hải quan: Công tác kiểm tra hồ sơ hải quan còn rờm rà do phải qua nhiều thủ tục kiểm tra giấy tờ cũng nh kiểm tra hàng hoá. Cho nên nhà nớc cần nghiên cứu giảm các thủ tục khi nhập khẩu để tránh phiền hà, tạo sự thông thoáng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giảm thiểu thời gian và chi phí không cần thiết. Để làm đợc điều này, trớc hết phải đẩy mạnh công tác giáo dục cán bộ công chức hành chính nhà nớc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu về tinh thần, trách nhiệm trong công việc, về đạo đức và chuyên môn nghiệp vụ bởi thái độ cửa quyền gây khó khăn cho ngời làm công tác xuất nhập khẩu. Đồng thời nhà nớc nên ban hành các chính sách văn bản pháp luật một cách nhất quán để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong và ngoài nớc hợp tác ký kết hợp đồng kinh doanh. v Tăng cờng việc cung cấp thông tin thị trờng cho các doanh nghiệp: Đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề tìm kiếm và lựa chọn thông tin về thị trờng, về bạn hàng. Mà đối với các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế thì việc này lại càng quan trọng hơn. Một trong những nguồn thông tin đợc các doanh nghiệp đặc biệt chú ý bởi nó có độ tin cậy cao đó chính là nguồn thông tin từ lãnh sự quán Việt Nam tại nớc ngoài. Tuy nhiên nguồn thông tin này không phải ai cũng xin đợc và thờng mất thời gian. Ngoài ra còn có một số nguồn thông tin khác nh thông tin trên mạng Internet. Tuy nguồn này cũng có độ tin cậy cao nhng chi phí cho nó không phải là nhỏ và không phải doanh nghiệp nào cũng có thể chấp nhận đợc. Các nguồn thông tin thông qua các phơng tiện thông tin đại chúng nh đài, tivi, sách, báo... thì thờng không cập nhật và nó sẽ bị chậm so với tình hình đang diễn ra dẫn đến việc dự đoán khó chính xác. Bởi vậy, nhà nớc cần có sự hỗ trợ các doanh nghiệp về thông tin thị trờng thông qua các tổ chức lãnh sự quán, các tổ chức xúc tiến thơng mại từ nớc ngoài hoặc bằng cách giảm cớc thuê bao dịch vụ Internet... b) Đối với bộ ngành chủ quản (Bộ giao thông vận tải): Bộ giao thông vận tải cần tạo ra một hành lang pháp lý lành mạnh thông thoáng để tạo ra môi trờng làm ăn bình đẳng cho các doanh nghiệp giao thông vận tải nói chung và Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 nói riêng. Và chính sự hoạt động mạnh mẽ của Tổng công ty cũng chính là tiền đề để cho CIRI phát triển hơn nữa. Trong thời gian tới Bộ giao thông vận tải cần có những hỗ trợ về mọi mặt nh về tài chính, đào tạo... để Tổng công ty có điều kiện vơn lên trở thành một tập đoàn kinh tế có sức mạnh cạnh tranh cao không chỉ ở trong nớc mà còn ở cả ngoài nớc. Từ đó các đơn vị thành viên của Tổng công ty trong đó có Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI) sẽ có điều kiện phát triển và nâng cao uy tín của mình trên thị trờng quốc tế hơn nữa. Kết luận Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá có vai trò hết sức to lớn trong nền kinh tế quốc dân. Bởi nó cho phép tận dụng đợc tối đa nguồn lực trong nớc và tham gia tích cực vào quá trình chuyên môn hoá và phân công lao động quốc tế. Trong đó nhập khẩu mang một ý nghĩa quan trọng riêng. Thông qua hoạt động này chúng ta có thể tiếp cận đợc công nghệ khoa học kỹ thuật tiên tiến, phát triển hệ thống hạ tầng công nghiệp nâng cao chất lợng hàng hoá, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh của hàng hoá trong nớc và thúc đẩy xuất khẩu.Từ đó đẩy nhanh đợc quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc tiến nhanh tới quá trình hội nhập giữa nớc ta với các nớc trên khu vực và trên thế giới. Hoà mình vào xu thế đó, Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI) đã không ngừng cố gắng nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Trong thời gian thực tập tại công ty em đã đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty. Với những kiến thức đã đợc học ở trờng cùng với sự nghiên cứu tình hình thực tế, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị cán bộ công nhân viên trong công ty cùng với sự hớng dẫn chỉ bảo sát sao của thầy giáo BÙI ĐỨC DŨNG. Em đã rút ra đợc những kết quả những tồn tại và khó khăn từ đó xin mạnh dạn đa ra một số giải pháp nhằm góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Tuy nhiên do thời gian có hạn, với vốn kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự chỉ đạo, góp ý của các thầy cô giáo các bạn và những ngời quan tâm đến vấn đề này nhằm hoàn thiện hơn nữa. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo BÙI ĐỨC DŨNG, ngời đã trực tiếp hớng dẫn em thực hiện tốt đề tài này và cùng toàn thể các cán bộ công nhân viên trong công ty đã tận tình tạo điều kiện và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.