Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng năng lượng xanh

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ CÁP LÊ HOÀI TRINH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƯỢNG XANH TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.01.03 Đà Nẵng - Năm 2018 Công trình được hoàn thành tại TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: : PGS.TS. HOÀNG TÙNG Phản biện 1: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 2: PGS.TS. Võ Văn Nhị Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng 1 năm 2018. Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường đại học Kinh tế, ĐHĐN 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Tình hình kinh tế của đất nước hiện tại đang trong quá trình hội nhập và tăng trưởng ổn định với mức lạm phát được kiểm soát an toàn, kết hợp với thu nhập người dân đang cải thiện và thêm vào đó Việt Nam được đánh giá là một trong những quốc gia có tốc độ đô thị hóa ở mức cao đòi hỏi đầu tư lớn về mặt cơ sở hạ tầng. Đây chính là những yếu tố cơ bản để giúp ngành xây dựng khởi sắc. Với tốc độ phát triển nhanh chóng, môi trường kinh doanh luôn thay đổi đòi hỏi các doanh nghiệp phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu muốn tồn tại một cách ổn định và bền vững trên thị trường. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể quản lý cũng như kiểm soát tốt tình hình hoạt động, tính tuân thủ theo các quy định và báo cáo tài chính của mình. Do đó cần có một giải pháp hữu hiệu để giúp cho các doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Kiểm soát nội bộ chính là “bức tường thành” vững chắc giúp cho một tổ chức đối phó hữu hiệu với rủi ro. Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh với ngành nghề kinh doanh chính là tư vấn xây dựng và thi công công trình, ngành nghề này được đánh giá là tiềm ẩn nhiều rủi ro nhưng cũng mang lại nhiều cơ hội cho sự phát triển của doanh nghiệp. Xuất phát từ lý do trên cho thấy rằng hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty xây dựng trở thành vấn đề có tính cấp bách trong quản lý, có ý nghĩa về lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tác giả đã chọn lựa đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh” để nghiên cứu. 2 2. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm các mục đích chủ yếu sau: - Phân tích đặc điểm và đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh, từ đó nhận xét những ưu điểm và hạn chế trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB của Công ty. - Nghiên cứu và đề ra các phương hướng, giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB của Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ khảo sát thực trạng hệ thống KSNB thông qua các bộ phận cấu thành nó tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh. Giới hạn của đề tài: Đề tài tiếp cận hệ thống KSNB theo 5 bộ phận cấu thành, chứ không tiếp cận theo từng chu trình nghiệp vụ nên chỉ thể hiện hệ thống KSNB dưới góc nhìn chung nhất. Đề tài tiếp cận theo hướng “Có” hoặc “Không” để xác định một số yếu tố trong bộ phận cấu thành hệ thống KSNB chưa định lượng được chất lượng của toàn bộ hệ thống KSNB. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu dựa trên phương pháp định tính. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể là: - Phương pháp thu thập dữ liệu + Thu thập thông tin thứ cấp + Thu thập thông tin sơ cấp 3 - Phương pháp phân tích + Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp. + Sử dụng phương pháp duy vật biện chứng phân tích để đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp. 5. Bố cục của luận văn Luận văn gồm 3 chương Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu 6.1. Các nghiên cứu công bố ở nƣớc ngoài  Nghiên cứu hệ thống KSNB theo hướng quản trị Trên cơ sở báo cáo COSO 1992, tổ chức COSO đã tiến hành nghiên cứu về hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM).  Nghiên cứu hệ thống KSNB theo hướng kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ - Chuẩn mực SAS 78 (1995) - Chuẩn mực SAS 94 (2001) - Chuẩn mực ISA 315 - Chuẩn mực ISA 265  Nghiên cứu tác động của hệ thống KSNB tới giá trị của doanh nghiệp Các tác giả Ge & McVay (2005) khi thực hiện các nghiên cứu về hệ thống KSNB theo yêu cầu của đạo luật SOX đã chỉ ra rằng 4 những điểm yếu trong hệ thống KSNB có ảnh hưởng đến giá trị của các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán.  Nghiên cứu mối liên hệ giữa hệ thống KSNB và chất lượng thông tin kế toán tài chính của các công ty niêmyết Nghiên cứu của tác giả J.Altamuro (2010) khi điều tra ảnh hưởng của các thủ tục KSNB đối với việc lập BCTC của FDICIA trong thập niên 1990 cho rằng chất lượng BCTC trong lĩnh vực ngân hàng được gia tăng khi các đơn vị được tăng cường công tác KSNB để giám sát việc lập BCTC. 6.2. Các nghiên cứu công bố ở Việt Nam Bài báo “Hệ thống KSNB trong các trường đại học công lập Việt Nam hiện nay” của 3 tác giả: Đinh Thế Hùng, Nguyễn Thị Hồng Thuý, Hàn Thị Lan Thư đăng trên Tạp chí Kinh tế & Phát triển. Luận án “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” - Bùi Thị Minh Hải. Luận văn “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần cấp nước Đồng Nai”- Nguyễn Thị Thu Hoài. Qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy đa số những đề tài làm về ngành xây dựng thường chỉ tập trung vào một chu trình hoặc một mảng. Hiện tại, theo tác giả nhận thấy chưa có một đề tài nào nghiên cứu tổng thể về hệ thống KSNB trong công ty xây dựng. Từ đó, tác giả cho rằng khoảng trống để tác giả nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh” là hoàn toàn phù hợp và cần thiết. 5 CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Giai đoạn sơ khai 1.1.2. Giai đoạn hình thành 1.1.3. Giai đoạn phát triển 1.1.4. Giai đoạn hiện đại 1.2. KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi và vận dụng ở nhiều nước trên thế giới là định nghĩa theo khuôn khổ của COSO. Theo khuôn khổ COSO 2013, kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết kế và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết lập để đem lại sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan”. 1.2.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ, Đường Nguyễn Hưng (2016) định nghĩa: “Một hệ thống kiểm soát nội bộ là một tập hợp các thành phần khác nhau, có chức năng khác nhau, liên kết chặt chẽ với nhau, cùng thực hiện mục tiêu đối phó với các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức nhằm hỗ trợ các tổ chức đạt được mục tiêu của mình” (Đường Nguyễn Hưng, 2016). 6 Theo COSO 2013, một hệ thống KSNB sẽ được xây dựng dựa trên 17 nguyên tắc theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thành KSNB theo COSO 1992. 1.3. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.3.1. Môi trƣờng kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các chuẩn mực, các quy trình và cấu trúc tạo lập cơ sở cho sự vận hành kiểm soát nội bộ trong tổ chức (Đường Nguyễn Hưng, 2016). Các yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm:  Đặc điểm nhà quản lý  Trách nhiệm giám sát của Hội đồng quản trị  Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm  Cam kết đối với tính chính trực và các giá trị đạo đức.  Cam kết đối với năng lực  Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm đối với kiểm soát nội bộ 1.3.2. Đánh giá rủi ro a. Xác định mục tiêu của đơn vị Mục tiêu hoạt động Mục tiêu báo cáo Mục tiêu tuân thủ b. Rủi ro Nhận diện rủi ro Phân tích và đánh giá rủi ro Biện pháp đối phó với rủi ro 1.3.3. Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là hoạt động trực tiếp để đối phó với các rủi ro để đơn vị thực hiện được ba nhóm mục tiêu. 7 1.3.4. Thông tin và truyền thông Thông tin là điều kiện cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao kiểm soát thông qua hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin. Truyền thông là một tiến trình lặp đi lặp lại cuả việc cung cấp, chia sẻ và thu thập các thông tin cần thiết (Đường Nguyễn Hưng, 2016). 1.3.5. Giám sát Giám sát là xem xét hệ thống KSNB có được vận hành và điều chỉnh hợp lý hay không, và có cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. 1.3.6. Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Các bộ phận trên có quan hệ chặt chẽ với nhau. Nhà quản lý cần đánh giá các rủi ro có thể đe doạ đến việc đạt được mục tiêu. Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng chỉ thị của nhà quản lý nhằm xử lý rủi ro được thực hiện trong thực tế. Trong khi đó, các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và trao đổi diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức. Quá trình trên cần được giám sát để điều chỉnh lại hệ thống KSNB khi cần thiết. KSNB không đơn giản chỉ là một quá trình - ở đó mỗi bộ phận hợp thành không chỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp mà thực sự là một quá trình tương tác đa chiều – trong đó hầu như bộ phận nào cũng có thể ảnh hưởng đến bộ phận khác. 1.4. LỢI ÍCH VÀ HẠN CHẾ TIỀM TÀNG CỦA HỆ THỐNG KSNB 1.4.1. Lợi ích của hệ thống KSNB 1.4.2. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 8 1.5. ĐẶC ĐIỂM CỦA NGÀNH XÂY DỰNG CÓ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.5.1. Khái quát về hoạt động của ngành xây dựng 1.5.2. Đặc điểm của ngành xây dựng có ảnh hƣởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ Ngành xây dựng luôn cạnh tranh khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý tốt hoạt động KSNB. Ngành chịu tác động của sự biến giá vật liệu. Vì vậy, cần phải kiểm soát đầu vào để hạn chế tối đa sự ảnh hưởng này. Cơ cấu tổ chức khá phức tạp theo cả hai kiểu tập trung và phân tán. Vì vậy, rất khó để kiểm tra và giám sát. ATLĐ thường được đặt lên hàng đầu. Vì vậy, doanh nghiệp giám sát việc tuân thủ an toàn thi công công trình. Chi phí xây dựng phát sinh đa dạng, khó kiểm soát. KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Trong chương này, tác giả đã tiến hành trình bày những lý luận cơ bản về hệ thống KSNB gồm: Lịch sử hình thành và phát triển, định nghĩa, các bộ phận cấu thành nên hệ thống KSNB theo COSO 2013, lợi ích và hạn chế vốn có của hệ thống KSNB. Đặc biệt, trong phần định nghĩa về hệ thống KSNB giả đã làm rõ hai phạm trù KSNB và hệ thống KSNB, các bộ phận cấu thành và mối quan hệ giữa các bộ phận. Cuối chương, tác giả nhìn nhận những đặc điểm của ngành xây dựng có ảnh hưởngnhư thế nào đến hệ thống KSNB. Những nội dung trình bày trong chương này là cơ sở để tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh trong chương 2. 9 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH 2.1.1. Thông tin chung về Công ty - Tên đăng ký: Công ty cổ phần Tư vấn và Xây dựng Năng Lượng Xanh. - Tên tiếng Anh: NANG LUONG XANH Construction & Consultant Joint Stock Company. - Địa điểm trụ sở chính: Thôn Trúc Kinh, xã Cam An, huyện Cam Lộ, tỉnh Quảng Trị, Việt Nam. 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. a. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh b. Tình hình tài chính 2.1.3. Tình hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh. 2.1.4. Sơ đồ tổ chức công trƣờng 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán 2.2. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH ẢNH HƢỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.2.1. Thuận lợi - Đội ngũ: Cán bộ có trình độ kỹ thuật đúng chuyên môn, kinh nghiệm về thâm niên nghề nghiệp bình quân 10 năm. 10 - Về vật lực: Các phương tiện, máy móc chuyên dụng. - Về kinh nghiệm tư vấn thiết kế, giám sát và thi công xây lắp: Thực hiện hoàn thiện hơn 1000 công trình lớn nhỏ. 2.2.2. Khó khăn - Về áp lực từ yếu tố bên ngoài: Chịu sự tác động của các yếu tố như: giá vật liệu, giá xăng, giá điện, lãi suất vay ngân hàng,... - Về quy mô: Vừa và nhỏ nên sức cạnh tranh thị phần còn hạn chế so với các đối thủ trong ngành. - Về nhân lực: Đa số các thành viên Ban lãnh đạo đều là Kỹ sư nên năng lực quản lý còn nhiều thiếu sót. - Về vật lực: Công ty chưa trang bị được nhiều thiết bị hiện đại để phục vụ cho các dự án lớn mà thường phải đi thuê ngoài. 2.3. MÔ TẢ QUÁ TRÌNH TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.3.1. Mục đích khảo sát Nhằm tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống KSNB của Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh được khảo sát theo tiêu chuẩn COSO năm 2013. Từ đó, đưa ra giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn cho hệ thống KSNB. 2.3.2. Đối tƣợng và phạm vi khảo sát Đối tượng khảo sát: gồm 43 thành viên trong HĐQT, Giám đốc, các trưởng; phó phòng ban, các đội trưởng; phó đội thi công. Phạm vi khảo sát: tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh từ tháng 08 đến tháng 11 năm 2017. 2.3.3. Mô hình nghiên cứu  Luận văn sử dụng năm thành phần của KSNB và công cụ đánh giá theo báo cáo COSO. 11  Hệ thống 17 nguyên tắc của khuôn khổ báo cáo COSO 2013 chính là bộ xương của một hệ thống KSNB. Sơ đồ 2.4: Mô hình nghiên cứu (Nguồn: Nghiên cứu của tác giả) 2.3.4. Phƣơng pháp khảo sát Trong luận văn nghiên cứu, tác giả sẽ sử dụng những câu hỏi thiết kế với lưu ý áp dụng riêng cho doanh nghiệp theo bản gốc COSO 1992 và dựa theo 17 nguyên tắc trong COSO 2013 để xây dựng bảng hỏi. Bảng câu hỏi gồm 66 câu hỏi được thiết kế lại để phù hợp với đặc thù và tổ chức công ty và đánh giá phân tích theo 5 nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Trực tiếp hỏi và giải thích những vấn đề trong bảng khảo sát đến từng đối tượng. Các số liệu, thông tin thu thập được sẽ được xử lý bởi phần mềm Excel. Dựa vào số liệu tổng hợp làm cơ sở để chỉ ra những ưu điểm, hạn chế. Sau đó đề xuất các giải pháp cụ thể. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KSNB CỦA CÔNG TY CP TV & XD NĂNG ĐÁNH GIÁ RỦI RO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN VÀ TUYỀN THÔNG GIÁM SÁT 12 2.4. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH 2.4.1. Môi trƣờng kiểm soát Đặc điểm nhà quản lý Công ty thường sẽ đưa ra những quyết định trong ngưỡng rủi ro có thể được chấp nhận vì mục tiêu lợi nhuận. Bên cạnh đó, Công ty đã nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật, tuân thủ nguyên tắc kế toán. Khi có sai phạm xảy ra nhà quản lý luôn xử lý minh bạch, công bằng và nhất quán. Tuy nhiên các nhà quản lý thường bắt buộc nhân viên bằng mọi giá phải hoàn thành mục tiêu. Trách nhiệm giám sát của Hội đồng quản trị HĐQT luôn giám sát Ban giám đốc trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB của tổ chức. Độc lập với Giám đốc. HĐQT sát trực tiếp Ban quản lý. HĐQTchưa có đủ năng lực và trình độ chuyên môn để thực hiện tốt chức năng giám sát. Việc trao đổi và truyền đạt thông điệp kỳ vọng trong Công ty vẫn còn hạn chế. Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm Tất cả các bộ phận trong Công ty đều độc lập về chức năng và quyền hạn. Dựa trên năng lực và trình độ chuyên môn, để phân quyền và trách nhiệm với từng nhân viên. Chưa thiết lập các kiểm tra, giám sát về việc sử dụng đối với người được phân cấp. Cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức Công ty đã tạo dựng được môi trường làm việc văn hoá thông qua mọi hoạt động. Mặc dù, các nhà quản lý đang chịu áp lực đối với khối lượng công việc mà mình đảm nhận. Công ty vẫn chưa ban hành văn bản nào quy định chuẩn mực hành vi và hình thức xử lý. 13 Cam kết năng lực Ban lãnh đạo đã thiết lập các quy chế về tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân viên, sử dụng bảng mô tả công việc. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi để giúp cho nhân viên trong việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, chính sách lương, thưởng chưa phù hợp. Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm với kiểm soát nội bộ HĐQT đã thiết lập thông điệp kỳ vọng và truyền đạt một cách nhất quán, phù hợp với xu hướng phát triển hiện tại của Công ty. Công ty đã có biện pháp để ràng buộc trách nhiệm về tiến độ và chất lượng đối với nhóm công tác, cá nhân thực hiện công việc. 2.4.2. Đánh giá rủi ro a. Thiết lập mục tiêu Công ty quan tâm xây dựng cả mục tiêu dài hạn và ngắn hạn. Ban giám đốc sẽ xác định mục tiêu cho từng bộ phận có liên quan. Công ty luôn hướng đến cả 3 mục tiêu của hệ thống KSNB nhưng quan tâm nhất là mục tiêu tuân thủ. Mục tiêu chung của Công ty được kết nối tốt với mục tiêu riêng của từng bộ phận. b. Nhận diện rủi ro Nhận dạng và phân tích các rủi ro phát sinh bên ngoài ảnh hƣởng đến hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh. Phân tích nguyên nhân gây ra rủi ro đối với việc quản lý chi phí tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh. (1) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp  Đối với vật tư do Công ty mua Nhân viên thông đồng với nhà cung cấp mua vật tư. 14 Thủ kho chưa kiểm tra chất lượng, chủng loại khi nhập hàng. Đội trưởng đội thi công thông đồng với phòng Kỹ thuật khai thêm số lượng vật tư để mang bán. Vật tư bị mất cắp, pha trộn vật tư không đúng định mức, sử dụng vật tư lãng phí. Bán niên, kiểm kê hàng tồn kho về số lượng chứ chưa đánh giá được chất lượng hàng tồn.  Đối với vật tư do đội thi công tự mua Do các đội thực hiện dễ xảy ra gian lận, thông đồng, không khách quan. Quy trình qua nhiều phòng ban làm mất thời gian dễ làm chậm tiến độ công trình. (2) Chi phí nhân công trực tiếp Đối với những công nhân thời vụ, thường sẽ có một số bộ phận nhân viên yếu kém, thái độ, tác phong không chuyên nghiệp. (3) Chi phí máy thi công Rủi ro liên quan đến chi phí sửa chữa. Người vận hành gian lận trong chi phí xăng dầu, đưa hoá đơn khống về thanh toán. (4) Chi phí sản xuất chung Đối với khoản chi phí nhạy cảm chưa kiểm soát chặt chẽ, chưa xem xét những khoản chi phí phát sinh thực sự đúng không. c. Đánh giá rủi ro Công ty đã xây dựng các tiêu chí để xem xét khả năng phát sinh, mức độ tác động và thời gian tác động của rủi ro. Việc đánh giá rủi ro chỉ dựa trên trình độ và kinh nghiệm của Ban giám đốc và các trưởng bộ phận. 15 2.4.3. Hoạt động kiểm soát a. Các hoạt động kiểm soát cơ bản của Công ty Soát xét và rà soát: Định kỳ hàng quý Công ty đã sơ kết đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch. Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm: Phân công công việc cho nhân viên đều tách biệt các chức năng trong các nghiệp vụ. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên, luân chuyển chứng từ vẫn chưa được quy định cụ thể. Kiểm soát vật chất: Hàng ngày, thủ quỹ đã kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu lượng tiền tồn kho thực tế tại quỹ và số liệu trên sổ sách. b. Hoạt động kiểm soát chi phí Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Phân công rõ giữa lựa chọn nhà cung cấp và thu mua vật tư. Chi phí nhân công trực tiếp: Công ty có ít tiến hành kiểm tra đột xuất số lượng nhân công thực tế Chi phí máy thi công: Chưa chú trọng kiểm soát. Chi phí sản xuất chung: Thường yêu cầu các khoản chi phục vụ công trình phải có chứng từ đầy đủ và hợp lý. 2.4.4. Thông tin và truyền thông Công ty đã ứng dụng các phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin. Các nhà quản lý và nhân viên đều ý thức được trách nhiệm. Tuy nhiên, luân chuyển chứng từ Công ty vẫn chưa ban hành quy định rõ ràng. Đa số các nhân viên còn ngại báo cáo lên cấp trên. Thiếu những kênh thông tin hai chiều trong Công ty. 2.4.5. Giám sát Thường xuyên kiểm tra thực tế hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm. 16 Định kỳ hàng tháng Công ty có tiến hành họp tại các bộ phận cũng như tổ chức họp giao ban. Công ty quy định rõ ràng cho các nhân viên quản lý bộ phận kiểm tra tính trung thực và hợp lý cũng như chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, quá trình thực hiện nhiệm vụ, đa số nhân viên lại ít rà soát các số liệu báo cáo từ các nhân viên khác gởi tới. Hàng năm, Công ty tiến hành thuê các Công ty kiểm toán độc lập tiến hành kiểm tra BCTC của Công ty. 2.5. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH 2.5.1. Ƣu điểm a. Môi trường kiểm soát Nhà quản lý của Công ty có triết lý quản lý và phong cách điều hành tốt và luôn tuân thủ những quy định của pháp luật. Nếu có sai phạm xảy ra thì sẽ xử lý minh bạch, công bằng và nhất quán. HĐQT đã đem lại sự minh bạch, khách quan trong quá trình thiết lập, giám sát ban quản lý. HĐQT đã thực hiện tốt vai trò giám sát của mình. Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết kế rõ ràng, phù hợp. Tạo dựng được môi trường văn hoá tích cực. Quan tâm công tác đào tạo và đào tạo lại đối với nhân viên. Quy định tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ đối với từng vị trí. Hầu hết nhân viên trong Công ty hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình trong việc xây dựng sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. b. Đánh giá rủi ro Thực hiện tốt công tác xây dựng mục tiêu đơn vị. Thấy được sự quan trọng của nhân viên trong việc phát hiện rủi ro. 17 Mục tiêu chung được kết nối tốt với mục tiêu riêng. Công ty đã chú trọng việc hoàn thành cả 3 mục tiêu. c. Hoạt động kiểm soát * Các loại hoạt động kiểm soát cơ bản của Công ty Công ty đã tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành công việc về cả chất lượng và số lượng. Công ty luôn phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các thành viên trong Công ty, luôn đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Công ty đã xây dựng hệ thống mã số cho các loại tài sản. * Hoạt động kiểm soát chi phí Việc phân công, phân nhiệm nền tảng kiểm soát chi phí. Kiểm tra, rà soát lại các chứng từ sổ sách đã thực hiện tốt. d. Thông tin và truyền thông Ứng dụng các phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin, báo cáo kết quả công việc, BCTC được nhanh chóng và kịp thời cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. e. Hoạt động giám sát Việc kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và đánh giá kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm diễn ra đồng thời với các cuộc kiểm tra BCTC và kiểm tra hoạt động theo định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm. 2.5.2. Nhƣợc điểm a. Môi trường kiểm soát Tạo áp lực từ chỉ tiêu cho nhân viên quá cao. HĐQT lại không đủ trình độ chuyên môn về kế toán. Thông điệp kỳ vọng không được truyền đạt đầy đủ và duy trì tính hữu hiệu của nó. Chưa giám sát việc sử dụng quyền hạn đối với người phân cấp. Công ty vẫn chưa có văn bản cụ thể về các hình thức xử lý. 18 Lương thưởng không công bằng, hợp lý. b. Đánh giá rủi ro Rủi ro được đánh giá và nhận diện thiếu sự định lượng. Công ty chưa có đội ngũ chuyên biệt để chuyên đánh giá rủi ro. c. Hoạt động kiểm soát * Các loại hoạt động kiểm soát cơ bản của Công ty Chưa kiểm tra tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng. Chưa thực hiện công tác uỷ quyền cho nhân viên cấp dưới. Thời gian luân chuyển các chứng từ mang tính chất tuỳ tiện. Phần mềm kết toán bị hạn chế về dung lượng. Chưa có một quy định cụ thể nào về quản lý tài sản, vật tư. * Hoạt động kiểm soát chi phí - Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Việc bảo quản và sử dụng vật liệu xây dựng trong các kho, lán, bãi, công trường còn nhiều chỗ bất hợp lý. Một số vật tư khi xuất cho thi công nhưng sử dụng không hết không được quản lý chặt chẽ chưa được phản ánh vào sổ sách. Chưa tìm rõ nguyên nhân các chi phí phát sinh ngoài dự toán.Thời gian kiểm kê kho hằng năm, 6 tháng 1 lần là quá dài. - Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Khâu chấm công còn quá thủ công. Chi phí nhân công thực tế chưa so sánh, phân tích với dự toán được lập, tìm nguyên nhân chênh lệch. - Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Công ty chưa xác định và đưa ra định mức tiêu hao nhiên liệu. Công tác bảo trì, bảo dưỡng chưa được thực hiện đầy đủ, việc đánh giá chất lượng máy thi công còn nhiều bất cập. Chi phí sử dụng máy thi công thực tế chưa được so sánh, phân tích với dự toán đã lập để tìm các nhân tố ảnh hưởng. 19 - Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chưa được đánh giá, so sánh, phân tích với dự toán. Việc tổ chức cán bộ quản lý tại công trình ch ưa đạt hiệu quả cao. Các khoản chi như: tiền tiếp khách, phí công táccòn nhiều bất cập. d. Thông tin và truyền thông Việc xử lý và cung cấp thông tin chưa quy định rõ ràng, chưa có bộ phận chuyên trách xử lý thông tin. Mạng nội bộ chỉ nhận được những thông tin, báo cáo. Hiện tại, Công ty vẫn chưa có mạng nội bộ riêng. Các thông báo và hướng dẫn về ATLĐ trong công trình chưa được tuyên truyền tới các tổ đội thi công. e. Hoạt động giám sát Chưa xây dựng được công cụ giám sát, chưa rà soát, cập nhật lại công cụ giám sát. Việc kiểm tra BCTC và kiểm tra hoạt động các nghiệp vụ chuyên môn định kỳ 6 tháng là một hạn chế. Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ. KẾT THÚC CHƢƠNG 2 Hệ thống kiểm soát của Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh hiện nay được tổ chức tương đối hoàn chỉnh. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế trong quá trình quản lý, do nhà quản lý Công ty luôn đặt nặng vấn đề giữa lợi nhuận và chi phí đã chi phối đến toàn bộ hoạt động của hệ thống KSNB. Kết quả khảo sát cho thấy Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh đã có nhiều cố gắng trong việc vận dụng lý thuyết KSNB vào thực tế để kiểm soát và quản lý các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đề ra của Công ty. Tuy nhiên việc thực hiện còn mang tính chất tự phát, dựa vào kinh nghiệm, cảm tính, không mang tính hệ thống nên vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, chưa phát huy hết hiệu quả của hệ thống KSNB. 20 Chương tiếp theo tác giả sẽ trình bày một số quan điểm và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB của Công ty và giúp nó vận hành hiệu quả hơn trong thời gian tới. CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƢỢNG XANH 3.1. QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3.1.1.Tiếp cận và từng bƣớc tạo nên sự phù hợp COSO 2013 Những giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh dựa trên quy định của COSO 2013, trong đó tập trung đến các bộ phận cấu thành nên hệ thống KSNB gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông và giám sát. 3.1.2. Phù hợp với hoạt động xây dựng Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh hoạt động theo mô hình công ty cổ phần. Do vậy việc đề xuất các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp phải dựa trên cơ sở đảm bảo cân bằng giữa lợi ích và chi phí. Công ty cần phải đặt ra các mục tiêu trước mắt và lâu dài đúng đắn để phấn đấu và phát triển bền vững. 3.1.3. Phù hợp với trình độ và yêu cầu quản lý tại Công ty cổ phần tƣ vấn và xây dựng Năng Lƣợng Xanh Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh với cơ cấu tổ chức tập trung kết hợp với phân tán đòi hỏi hệ thống KSNB phải bao quát mọi hoạt động của doanh nghiệp, thay đổi theo cơ cấu quản lý và không ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý phù 21 hợp với quy mô của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chung của mình về doanh thu, lợi nhuận, thị phần. 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NĂNG LƯỢNG XANH 3.2.1. Môi trƣờng kiểm soát Đặt mục tiêu phải phù hợp đúng năng lực với người được phân công thực hiện. Thực hiện đánh giá định kỳ. Hội đồng quản trị cần thuê ngoài hoặc lập một phòng chuyên gia nghiên cứu, theo dõi môi trường bên ngoài. Thiết lập quy trình đánh giá để xác định lại cho phù hợp trách nhiệm của từng nhân viên qua bảng mô tả công việc. Thiết lập các quy định văn bản quy tắc ứng xử và đạo đức trong kinh doanh cũng như các biện pháp xử lý các sai phạm. Thiết lập chính sách lương, thưởng dựa trên năng lực và đánh giá định kì về chỉ tiêu, thành tích của nhân viên. 3.2.2. Đánh giá rủi ro Trau dồi kiến thức trong việc đánh giá rủi ro bằng định lượng. Thiết lập bộ phận chuyên biệt để nhận diện, đánh giá rủi ro. 3.2.3. Hoạt động kiểm soát * Các hoạt động kiểm soát cơ bản của Công ty Nhà quản lý cần đưa ra những ràng buộc trách nhiệm đối với nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Ban hành văn bản quy định về việc uỷ quyền. Quy định việc tổ chức luân chuyển chứng từ. Tất cả các nghiệp vụ khi phát sinh cần có chứng từ đầy đủ. Chứng từ khi sử dụng cần phải được đánh số liên tục. 22 Định kỳ, nhân viên kế toán cần tiến hành sao chép và lưu trữ dữ liệu phần mềm trên các thiết bị, máy chủ dự phòng. Cài đặt chương trình diệt cho từng máy cho nhân viên. * Hoạt động kiểm soát chi phí - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Kiểm tra quy trình việc bảo quản, dự trữ vật tư tại các kho. Quá trình mua vật tư đảm bảo bất kiêm nhiệm. - Chi phí nhân công trực tiếp Thường xuyên kiểm tra đột xuất số nhân công thực tế thi công trên công trường. Đầu tư máy chấm công bằng vân tay. Kiểm soát chặt chẽ định mức chi phí nhân công với khối lượng công việc thực tế. - Chi phí máy thi công Đưa ra định mức nhiên liệu cho ca máy. Lắp camera hành trình, máy định vị GPS, cảm biến nhiên liệu. Giám sát chất lượng quá trình bảo dưỡng máy móc thi công. - Chi phí sản xuất chung Thực hiện giao khoán cho từng bộ phận, có chương trình lương thưởng, thăng chức việc hoàn thành công việc trước thời gian quy định. 3.2.4. Thông tin và truyền thông Đánh giá và thiết kế lại hệ thống thông tin. Phân công và quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng các bước nghiệp vụ. Thiết lập hệ thống mạng nội bộ riêng. Công ty cần tổ chức tuyên truyền nội dung về ATLĐ. Bên cạnh đó, đề ra các biện pháp xử lý vi phạm về ATLĐ. 23 3.2.5. Giám sát Tăng cường kiểm tra đột xuất. Thường xuyên kiểm tra tính tuân thủ quy trình hoạt động của các phòng ban. Hàng tháng, yêu cầu nhân viên báo cáo tiến độ công việc. Cần xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. 3.3. KIẾN NGHỊ 3.3.1. Kiến nghị đối với Nhà nƣớc 3.3.2. Kiến nghị đối với Ban giám đốc 3.3.3. Kiến nghị đối với các phòng ban a. Phòng hành chính nhân sự b. Phòng kế toán c. Phòng Kỹ thuật KẾT THÚC CHƢƠNG 3 Trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh, ở trong chương tác giả đã đưa ra các quan điểm cần quan tâm khi hoàn thiện hệ thống KSNB. Đồng thời tác giả đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện những hạn chế trong hệ thống KSNB của Công ty về: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông, Giám sát. Mặc dù, các giải pháp trên có thể chưa thể hiện hết các hạn chế còn tồn tại tại Công ty nhưng tác giả hi vọng rằng những giải pháp trên sẽ giúp Công ty giảm thiểu được những sai sót, rủi ro và khai thác vận hành hiệu quả nhất các nguồn lực của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh. 24 KẾT LUẬN Trải qua hơn 10 năm hoạt động, Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh đã từng bước khẳng định vị thế của mình để trở thành một doanh nghiệp uy tín, lớn mạnh tại tỉnh Quảng Trị. Cùng với sự phát triển đó Công ty cũng phải đối mặt với những khó khăn thách thức về tổ chức quản lý điều hành và cơ chế kiểm soát sao cho đáp ứng được sự phát triển của Công ty, tránh được những rủi ro bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. KSNB chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài. Nó giúp cho doanh nghiệp ngăn chặn gian lận, giảm thiểu rủi ro, sai sót, giám sát việc tuân thủ các chính sách và quy định từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động. Vì thế việc xây dựng cho mình một hệ thống KSNB hữu hiệu là việc làm cần thiết của Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh. Với mục tiêu hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh, tác giả đã cố gắng vận dụng khuôn khổ COSO 2013 để phân tích và đánh giá thực trạng tại Công ty, từ đó rút ra được những mặt mạnh và những hạn chế còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB của Công ty. Tác giả hi vọng rằng những giải pháp đề xuất trong luận văn có những đóng góp nhất định trong việc nâng cao hệ thống KSNB trong tương lai của Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Năng Lượng Xanh. Mặc dù tác giả đã cố gắng hết sức để hoàn thành nhưng vẫn không tránh khỏi những khiếm khuyết. Kính mong Quý thầy cô góp ý để bài luận văn được hoàn thiện hơn.