Luận văn Hoàn thiện Kế toán bán hàng tại công ty CP Hóa Chất Khoáng Sản và Xây Dựng Hà Nội

tháng 03 năm 2010 Thủ quỹ Người lập Người nộp KTT Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Mẫu biểu số 2.4 – Giấy báo có NGÂN HÀNG HABUBANK Số : 45139 Ngày : 08/03/2010 GIẤY BÁO CÓ Số tài khoản: 8551A – 20018 Khách hàng : Công ty CP hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội Mã số thuế khách hàng: 0101674252 Địa chỉ: Số17/505 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội Chúng tôi xin thông báo đã ghi có vào tài khoản của Quý khách số tiền Số tiền 251.460.000 Số tiền bằng chữ : ( Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm năm mốt triệu, bốn trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn) Trích yếu : Công ty Cổ phần phân bón hóa sinh thanh toán tiền hàng. Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Phương thức bán buôn qua kho: Quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp bán hàng có thu tiền mặt, nghiệp vụ bán hàng là thường xuyên, có lập phiếu xuất kho riêng. Bước 1: Có thể là người mua hoặc DN( bộ phận bán hàng hoặc người vận chuyển) sẽ đề nghị xuất hàng Bước 2: Phó giám đốc kinh doanh hoặc kế toán trưởng Công ty sẽ ký duyệt lệnh bán dưới các hình thức: ký kết hợp đồng, ký duyệt phiếu đặt hàng, đặt thu mua… Bước 3: Cán bộ cung ứng lập phiếu xuất kho, cán bộ kinh doanh xuất hóa đơn. Bước 4: Làm thủ tục thu tiền, kế toán lập phiếu thu. Bước 5: Người nộp tiền nộp vào quỹ cho thủ quỹ ( xác nhận số tiền và đóng dấu vào hóa đơn xác nhận đã nộp tiền) Bước 6: Thủ kho xuất hàng: ghi thực xuất và người nhận hàng kí chứng từ nhận hàng Bước 7: Kế toán luân chuyển ghi sổ hoàn tất thông tin trên giấy tờ Bước 8: Kế toán ký duyệt hóa đơn và phiếu xuất kho Bước 9: Chứng từ được đưa đến bộ phận bảo quản, lưu trữ và hủy theo quy định. Trong trường hợp như trên tuy nhiên hàng bán chưa thu tiền ngay thì không có các bước thủ tục thu tiền mặt Trường hợp bán buôn không qua kho Đối với phương thức bán hàng đại lý: Các chứng từ liên quan Hóa đơn GTGT ( mẫu 01GTKT – 3LL ) Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ( mẫu 04HDL – 3LL) Giấy báo có Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) Bảng kê thanh toán hàng đại lý – ký gửi ( mẫu 01 – BH ) Hợp đồng kinh tế với đại lý Hóa đơn vận chuyển. Hóa đơn hoa hồng đại lý. Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Bước 1: Phòng kinh doanh tìm kiếm hợp đồng và ký hợp đồng với bên đại lý Bước 2: Khi xuất giao hàng đại lý mỗi đợt, mỗi kỳ phải lập phiếu xuất kho hàng giao bán Đại lý ( mẫu 04HDL – 3LL) Bước 3: Khi nhận được báo cáo bán hàng của đại lý thì tiến hành 2 công việc Xuất hóa đơn bán hàng cho đại lý Ký hợp đồng bán hàng Bước 4: Nhận được hóa đơn của cơ sở đại lý các chứng từ: chứng từ chi hộ( hóa đơn vận chuyển), hóa đơn hoa hồng đại lý. Bước 5: Thanh toán hàng bán qua đại lý theo chứng từ: Hóa đơn đã xuất cho hàng giao đại lý, hóa đơn hoa hồng đại lý đã nhận, các chứng từ chi hộ đã nhận, bảng thanh toán tiền bán hàng của đại lý mà đại lý gửi 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu Sổ chi tiết bán hàng ( mã số S35 – DN ) mở theo từng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán hoặc đã cung cấp được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán để ghi sổ nên mảng hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng như sau: Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập cho khách hàng, kế toán phản ánh bút toán: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra Trường hợp Công ty bán buôn qua kho theo Hóa đơn 0176 ( Mẫu biểu số 2.1 – Hóa đơn GTGT) cho khách hàng là công ty Cổ phần phân bón hóa sinh với lô hàng là DAP xanh ngọc và đạm ure theo hình thức thanh toán qua ngân hàng với tổng số tiền là 250.800.000, kế toán căn cứ vào hợp đồng trên phản ánh bút toán: Nợ TK 131 – Công ty Cổ phần phân bón hóa sinh: 133.760.000 Có TK 511 : 121.600.000 Có Tk 33311 : 12.160.000 Nợ TK 131 – Công ty Cổ phần phân bón hóa sinh: 117.700.000 Có TK 511 : 107.000.000 Có Tk 33311 : 10.700.000 Trong trường hợp có các khoản giảm trừ DT thì kế toán căn cứ vào các chứng từ giảm DT phản ánh bút toán: Phát sinh chiết khấu thương mại: căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ kế toán ghi. Nợ TK 521: chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng Có TK 111, 112, 131: Giảm số tiền phải thu Phát sinh hàng bán bị trả lại: Trường hợp hàng đã bán ( đã phản ánh DT, giá vốn), khi bên mua từ chối chấp nhận thanh toán, kế toán phải điều chỉnh giảm DT đã phản ánh. Căn cứ vào: hợp đồng kinh tế, phiếu chi, giấy báo nợ kế toán ghi: Nợ TK 531: Doanh thu của hàng bán bị trả lại Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng Có TK 111, 112: Nếu đã thu tiền Có TK 131: Nếu chưa thu tiền. Khi khách hàng thanh toán ngay tiền hàng bằng tiền mặt, hoặc giấy báo có nhận được từ ngân hàng, căn cứ vào Phiếu thu hoặc giấy báo có của NH kế toán cập nhật chứng từ vào phần mềm theo bút toán: Nợ TK 1121, 1111 Có TK 131 Ngày 08/03/2010 khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng về việc Công ty cổ phần phân bón hóa sinh thanh toán tiền hàng cho DN cho Hóa đơn 0176 ( mẫu biểu số 2.1 – Hóa đơn GTGT), căn cứ vào Giấy báo có Số 45139( mẫu biểu số 2.4- Giấy báo có) của Ngân hàng Habubank kế toán cập nhật chứng từ vào phần mềm theo bút toán: Nợ TK 1121 : 250.800.000 Có TK 131 – Công ty CP phân bón hóa sinh: 250.800.000 Với mỗi nghiệp vụ bán hàng, thanh toán tiền hàng kế toán đều cập nhật vào phần mềm kế toán, phần mềm kế toán sẽ tự cho số liệu ra các sổ chi tiết bán hàng. Mẫu biểu số 2.5 – Sổ chi tiết bán hàng: DAP xanh ngọc CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên hàng: DAP Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT Số lượng (Kg) Đơn giá Thành tiền 05/03 176 05/03 Bán cho Công ty CP phân bón hóa sinh 131 16.000 7.600 121.600.000 26/03 189 26/03 Bán cho Công ty TNHH Kim Nam 131 2.300 7.600 17.480.000 Cộng số phát sinh x 18.300 x 139.080.000 DT thuần: 139.080.000 Giá vốn :102.480.000 Lãi gộp :36.600.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Mẫu biểu số 2.6 – Sổ chi tiết bán hàng – Đạm ure CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên hàng: Đạm Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT Số lượng (Kg) Đơn giá Thành tiền 05/03 176 05/03 Bán cho Công ty CP phân bón hóa sinh 131 20.000 5.350 107.000.000 07/03 179 07/03 Bán cho Công ty TNHH Tấn Đạt 131 14.500 5.450 79.025.000 24/03 184 24/03 Bán cho Công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Anh 131 11.000 5.500 60.500.000 Cộng số phát sinh x 45.500 x 246.525.000 DT thuần: 246.525.000 Giá vốn :193.650.000 Lãi gộp :52.875.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Ngoài ra trong tháng 03/2010 Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội còn có DT bán hàng về các mặt hàng: N.P.K Tân phú nông, N.P.K 15.2.10-3STN chuyên dùng bón thúc cây ngô, N.P.K 20.20.15 Tiến nông, Canxi Cacbonat ( CaCo3 ), DAP Đình vũ, Quặng – bột PHOTPHORIT, BENTONITE API – P500: Sử dụng trong công nghệ khoan và xây dựng Ta có bảng tổng hợp Doanh thu bán hàng tháng 03/2010 của Công ty như sau: Mẫu biếu số 2.7 – Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng 03 năm 2010 ĐVT: VNĐ STT Mặt hàng Đvt Giá vốn Doanh thu Các khoản giảm trừ DT thuần LN gộp SL TT SL TT Thuế khác 1 A B 2 3 4 5 6 7 8 9 01 DAP xanh ngọc Kg 18.300 102.480.000 18.300 139.080.000 139.080.000 36.600.000 02 Đạm URE Kg 45.500 191.000.000 45.500 246.525.000 246.525.000 52.875.000 03 N.P.K Tân phú nông Kg 15.000 90.000.000 15.000 97.500.000 97.500.000 7.500.000 04 N.P.K 15.2.10-3STN chuyên dùng bón thúc cây ngô Kg 75.060 562.950.000 75.060 638.010.000 638.010.000 75.060.000 05 N.P.K 20.20.15 Tiến nông Kg 100.500 804.000.000 100.500 894.450.000 894.450.000 90.450.000 06 Canxi Cacbonat ( CaCo3 ) Kg 50.000 175.000.000 50.000 210.000.000 210.000.000 35.000.000 07 DAP Đình vũ Kg 39.500 264.650.000 39.500 288.350.000 288.350.000 23.700.000 08 Quặng – bột PHOTPHORIT Kg 17.000 561.000.000 17.000 646.000.000 646.000.000 85.000.000 09 BENTONITE API – P500 Kg 5.600 319.200.000 5.600 364.000.000 364.000.000 44.800.000 Tổng x x 3.070.380.000 x 3.523.915.000 - - 3.523.915.000 450.985.000 Người lập Ngày 31/03/2010 ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) 2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu Hằng ngày, đồng thời với việc cập nhật chứng từ bán hàng, phần mềm kế toán sẽ tự động phản ánh các bút toán lên Sổ nhật ký chung. Mẫu biểu số 2.8 – Sổ nhật ký chung CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI Đ/C: Số 17/505 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải SH TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang xxx xxx … … … … … … … 01/03 056 01/03 Mua đồ dùng văn phòng 153 133 111 3.000.000 300.000 3.300.000 05/03 176 05/03 Bán hàng cho công ty Cổ phần phân bón hóa sinh 6321-03 156 89.600.000 89.600.000 131 5111-03 33311 133.760.000 121.600.000 12.160.000 05/03 176 05/03 Bán hàng cho công ty Cổ phần phân bón hóa sinh 6321-04 156 84.000.000 84.000.000 131 5111-04 33311 117.700.000 107.000.000 10.700.000 07/03 179 07/03 Bán hàng cho Công ty TNHH Tấn Đạt 632 156 62.350.000 62.350.000 131-Cty.. 5111-03 33311 86.927.500 79.025.000 7.902.500 08/03 45139 08/03 Công ty cổ phần phân bón hóa sinh trả nợ tiền hàng 1121 131-Cty.. 251.460.000 251.460.000 … … … … … … … 31/03 Kết chuyển GVHB TK 6321 => TK 911 911 6321 477.365.000 477.365.000 31/03 Kết chuyển DT bán hàng TK 511 => TK 911 5111 911 581.455.000 581.455.000 Cộng chuyển sang trang sau x xxx xxx Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … Ngày mở sổ 01/01/2010 Ngày… tháng…năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phần mềm kế toán tự cập nhật lên sổ cái TK 511 ( Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Mẫu biểu số 2.9 – Sổ Cái TK 511 CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu TK: 511 Tháng 03 năm 2010 Đơn vị: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ x x x 05/03 176 05/03 Bán hàng cho Công ty CP phân bón hóa sinh 131-Cty.. 228.600.000 07/03 179 07/03 Bán hàng cho Công ty TNHH Tấn Đạt 131-Cty.. 79.025.000 08/03 180 08/03 Xuất kho bán buôn hàng 131-Cty.. 97.500.000 13/03 181 13/03 Bán buôn trực tiếp không qua kho 131-Cty.. 638.010.000 14/03 182 14/03 Xuất kho bán buôn cho Công ty xây dựng Thái Hà 131-Cty.. 894.450.000 17/03 183 17/03 Công ty Lệ Dương thanh toán 131-Cty.. 210.000.000 18/03 185 18/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 131-Cty.. 288.350.000 21/03 186 21/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 131-Cty.. 646.000.000 23/03 187 23/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 131-Cty.. 364.000.000 24/03 188 24/03 Bán buôn cho Công Ty TNHH xây dựng và Thương mại Minh Anh 131-Cty.. 60.500.000 26/03 189 26/03 Bán buôn cho Công ty TNHH Kim Nam 131-Cty.. 17.480.000 31/03 x 31/03 911 3.523.915.000 Cộng phát sinh X 3.523.915.000 3.523.915.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họn tên, đóng dấu) 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán. 2.2.1.1. Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ( mẫu 04HDL – 3LL) Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) Hóa đơn GTGT ( mẫu 01GTKT – 3LL ) Hợp đồng kinh tế. Đơn đặt hàng… Hóa đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02GTTT – 3LL ) Hàng ngày, cập nhận chứng từ bán hàng, phần mềm kế toán tự động cập nhật trên sổ chi tiết tài khoản 632, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 632. Cuối kỳ thực hiện các bút toán điều chỉnh và kết chuyển giá vốn. 2.2.1.2. Thủ tục kế toán Phòng kinh doanh trình lên giám đốc phê duyệt các kế hoạch kinh doanh hoặc các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế của khách hàng. Sau khi được giám đốc công ty phê duyệt, kế toán lập phiếu xuất kho ( Biếu ..), phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ( mẫu 04HDL – 3LL), sau đó chuyển xuống cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng và làm cơ sở để ghi thẻ kho. 2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán. 2.2.2.1. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán. Tại Công ty khi mua hàng thường mua với số lượng nhiều và ổn định, các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng cũng khá lớn, bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí chuyển tiền, phí lưu kho, lưu bãi…Chi phí mua hàng phát sinh liên quan đến lô hàng nào thì tính luôn vào giá trị của lô hàng đó, khi nhập hàng về kế toán sẽ phân bổ chi phí mua hàng cho từng bao hàng (thường là 50kg và 100 kg) Giá trị nhập kho = Giá mua hàng + Chi phí thu mua phân bổ Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng ngày 25/02/2010 của Công ty phân bón Sông Gianh theo hợp đồng kinh kế số HĐ-034 bao gồm…. tính giá và làm luôn thẻ kh, phiếu nhập kho. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và ghi nhận giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào giá nhập, thời gian nhập trên sổ chi tiết sản phẩm, hàng hóa để xác định giá vốn của hàng xuất bán ra. 2.2.2.2. Quy trình ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song để ghi sổ chi tiết sản phẩm, hàng hóa, từ các chứng từ nhập, xuất sản phẩm hàng hóa, thủ kho vào thẻ kho đồng thời kế toán vào sổ chi tiết sản phẩm, hàng hóa làm cơ sở kiểm tra đối chiếu chéo lẫn nhau. Theo ví dụ đã nêu trên, trường hợp Công ty bán buôn qua kho theo Hóa đơn 0176 ( Mẫu biểu số 2.1 – Hóa đơn GTGT ) cho khách hàng là Công ty phân bón hóa sinh, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và thủ kho sẽ vào thẻ kho như sau: Mẫu biểu số 2.2 – Phiếu xuất kho CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 03 năm 2010 Số: 0215 Nợ TK 632: 173.600.000 CóTK 156 : 173.600.000 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Thị Mai Lý do xuất bán : Xuất bán Xuất tại: Kho Công ty Đvt: Đồng STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Số bao Số kg 01 DAP xanh ngọc kg 320 16.000 5.600 89.600.000 02 Đạm ure kg 500 20.000 4.200 84.000.000 Cộng 173.600.000 Ngày 05 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho KTT Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) THẺ KHO Ngày lập thẻ: Ngày 01/01/2010 Tờ số: Tên sản phẩm: DAP xanh ngọc Đơn vị tính: Kg STT NT ghi sổ Số hiệu CT Diễn giải Ngày NX Số lượng Kí xác nhận của KT N X Nhập Xuất Tồn 01/01 Tồn đầu kỳ 15.000 1 05/01 013 Mua của Công ty TNHH Thanh Sơn Hóa Nông 05/01 50.000 65.000 2 07/01 017 Mua của Doanh Nghiệp Tiến Nông Thanh Hóa 07/01 27.000 92.000 … … … … … … … … … 12 05/03 176 Bán cho Công ty cổ phần phân bón hóa sinh 05/03 16.000 4.000 13 26/03 189 Bán cho Công ty TNHH Kim Nam 26/03 2.300 1.700 x x x x Cộng N - X x 112.000 125.300 - x x x x x Tồn cuối kì x - - 1.700 x Sổ này có … trang Đánh số thứ tự từ trang 1 đến trang… Ngày mở sở 01/01/2010 Ngày… tháng…năm 2010 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) THẺ KHO Ngày lập thẻ: Ngày 01/01/2010 Tờ số: Tên sản phẩm: Đạm URE Đơn vị tính: Kg STT NT ghi sổ Số hiệu CT Diễn giải Ngày NX Số lượng Kí xác nhận của KT N X Nhập Xuất Tồn 01/01 Tồn đầu kỳ x x xxx 1 02/01 008 Mua của Công ty phân bón Sông Gianh 05/01 50.000 xxx 2 06/01 013 Bán cho Công ty TNHH TM-DV Tam Nhật 06/01 27.000 xxx … … … … … … … … … 18 05/03 176 Bán cho Công ty cổ phần phân bón hóa sinh 05/03 20.000 xxx 19 07/03 179 Bán cho Công ty TNHH Tấn Đạt 07/03 14.500 xxx 20 24/03 184 Bán cho Công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Anh 24/03 11.000 xxx x x x x Cộng N - X x xxx xxx x x x x x x Tồn cuối kì x x x xxx x Sổ này có … trang Đánh số thứ tự từ trang 1 đến trang… Ngày mở sở 01/01/2010 Ngày… tháng…năm 2010 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Sau khi ghi thẻ kho ( Mẫu biểu số và mẫu biểu số ), thủ kho chuyển hóa đơn ( mẫu biểu số), phiếu xuất kho ( mẫu biểu số) của số hàng vừa xuất lên phòng kế toán, kế toán sẽ cập nhật nghiệp vụ bán hàng vào phần mềm kế toán, số liệu sẽ được vào sổ Chi tiết Hàng hóa và sổ chi tiết Giá vốn hàng bán như sau: Mẫu biếu số 2.10 – Sổ chi tiết hàng hóa – DAP xanh ngọc CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA, VL, CCDC Tài khoản: Hàng hóa Số hiệu: 156 Tên: DAP xanh ngọc Tháng 03/2010 Đvt: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu tháng 20.000 112.000.000 176 05/03 Bán cho Công ty CP phân bón hóa sinh 6321-03 5.600 16.000 89.600.000 189 26/03 Bán cho Công ty TNHH Kim Nam 6321-03 5.600 2.300 12.880.000 Số dư x x x x x x 1.700 9.520.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (ký, họ tên) Mẫu biểu số 2.11 – sổ chi tiết hàng hóa – Đạm URE CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA, VL, CCDC Tài khoản: Hàng hóa Số hiệu: 156 Tên: Đạm URE Tháng 03/2010 Đvt: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu tháng xxx xxx 176 05/03 Bán cho Công ty CP phân bón hóa sinh 6321-04 4.200 20.000 84.000.000 179 07/03 Bán cho Công ty TNHH Tấn Đạt 6321-04 4.200 14.500 60.900.000 184 24/03 Bán cho Công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Anh 6321-04 4.200 11.000 46.200.000 Số dư cuối tháng x x x x x x xxx xxx Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (ký, họ tên) Mẫu biểu số 2.12 – Sổ chi tiết TK giá vốn hàng bán – DAP xanh ngọc CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tên Tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 6321-03 Đối tượng: DAP Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 05/03 176 05/03 Bán cho Công ty CP phân bón hóa sinh 156 89.600.000 26/03 189 26/03 Bán cho Công ty TNHH Kim Nam 156 12.880.000 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 102.480.000 Cộng phát sinh x 102.480.000 102.480.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Mẫu biểu số 2.13 - Sổ chi tiết tài khoản giá vốn hàng bán – Đạm URE CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tên Tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 6321-04 Đối tượng: Đạm Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 05/03 176 05/03 Bán cho Công ty CP phân bón hóa sinh 156 84.000.000 07/03 179 07/03 Bán cho Công ty TNHH Tấn Đạt 156 60.900.000 24/03 184 24/03 Bán cho Công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Anh 156 46.200.000 31/03 x x Kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh 911 191.100.000 Cộng phát sinh X 191.100.000 191.100.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Từ các sổ chi tiết giá vốn hàng bán của từng loại mặt hàng ta có sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán như sau: Mẫu biểu số 2.14 – Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng STT Tên hàng Giá vốn Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 DAP xanh ngọc 18.300 5.600 102.480.000 02 Đạm URE 45.500 4.200 191.100.000 03 N.P.K Tân phú nông 15.000 6.000 90.000.000 04 N.P.K 15.2.10-3STN chuyên dùng bón thúc cây ngô 75.060 7.500 562.950.000 05 N.P.K 20.20.15 Tiến nông 100.500 8.000 804.000.000 06 Canxi Cacbonat ( CaCo3 ) 50.000 3.500 175.000.000 07 DAP Đình vũ 39.500 6.700 264.650.000 08 Quặng – bột PHOTPHORIT 17.000 33.000 561.000.000 09 BENTONITE API – P500 5.600 57.000 319.200.000 Tổng 3.070.380.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người lập ( Ký, họ tên) 2.2.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán Công ty không sử dụng nhật ký bán hàng, mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được kế toán cập nhật vào Sổ nhật ký chung – mẫu biểu số 2.8. Sau khi cập nhật đầy đủ số liệu lên sổ Nhật ký chung phần mềm kế toán sẽ tự động lên Sổ Cái các tài khoản hàng hóa, Sổ Cái tài khoản giá vốn hàng bán. Mẫu biểu số 2.15 – Sổ cái – TK156 CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CÁI TÀI KHOẢN: HÀNG HÓA Số hiệu: 156 Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng xxx 05/03 176 05/03 Bán hàng cho Công ty CP phân bón hóa sinh 6321-04 173.600.000 07/03 179 07/03 Bán hàng cho Công ty TNHH Tấn Đạt 6321-03 60.900.000 08/03 180 08/03 Xuất kho bán buôn hàng 632-01 90.000.000 12/03 211 12/03 Nhập kho Super Canxi – max 331-Cty.. 478.500.000 13/03 181 13/03 Bán buôn trực tiếp không qua kho 632-01 562.950.000 14/03 182 14/03 Xuất kho bán buôn cho Công ty xây dựng Thái Hà 6321-02 804.000.000 15/03 232 15/03 Xuất kho cho Đại lý ở Ninh Bình 157 261.000.000 17/03 183 17/03 Công ty Lệ Dương mua hàng 6321-08 175.000.000 18/03 185 18/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 6321-03 264.650.000 21/03 186 21/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 6321-07 561.000.000 23/03 187 23/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 6322-02 319.200.000 24/03 188 24/03 Bán buôn cho Công Ty TNHH xây dựng và Thương mại Minh Anh 6321-04 46.200.000 26/03 189 26/03 Bán buôn cho Công ty TNHH Kim Nam 6321-04 12.880.000 Cộng phát sinh X 478.500.000 3.331.380.000 Số dư cuối kỳ xxx Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký,họ tên) Mẫu biếu số 2.16 – Sổ cái – TK giá vốn hàng bán CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI SỔ CÁI TÀI KHOẢN: GIÁ VỐN HÀNG BÁN Số hiệu: 632 Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số SH NT Nợ Có 05/03 176 05/03 Bán hàng cho Công ty CP phân bón hóa sinh 156 173.600.000 07/03 179 07/03 Bán hàng cho Công ty TNHH Tấn Đạt 156 60.900.000 08/03 180 08/03 Xuất kho bán buôn hàng 156 90.000.000 13/03 181 13/03 Bán buôn trực tiếp không qua kho 1561 562.950.000 14/03 182 14/03 Xuất kho bán buôn cho Công ty xây dựng Thái Hà 156 804.000.000 17/03 183 17/03 Công ty Lệ Dương mua hàng 156 175.000.000 18/03 185 18/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 156 264.650.000 21/03 186 21/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 156 561.000.000 23/03 187 23/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 156 319.200.000 24/03 188 24/03 Bán buôn cho Công Ty TNHH xây dựng và Thương mại Minh Anh 156 46.200.000 26/03 189 26/03 Bán buôn cho Công ty TNHH Kim Nam 156 12.880.000 Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán 911 3.070.380.000 Cộng phát sinh X 3.070.380.000 3.070.380.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký,họ tên) 2.2. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa như chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí hoa hồng đại lý, chi phí thuê cửa hàng, chi phí vật dụng đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền…Chi phí bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của DN, ảnh hưởng đến doanh số cũng như lợi nhuận của Công ty. Việc quản lý chi phí bán hàng phải hướng đến mục tiêu tiết kiệm tối đa chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, hiệu quả của hoạt động bán hàng. Công tác tiêu thụ hàng hóa không tốt có thể gây tổn thất nặng nề cho DN, làm ứ đọng hàng hóa và thậm chí nếu tình trạng này kéo dài có thể dẫn DN đến phá sản. Chính vì thế Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội rất coi trọng việc nâng cao hiệu quả chi phí bán hàng nhằm thúc đẩy công tác tiêu thụ lượng hàng hóa một cách tối đa với mức chi phí tối thiểu. 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán 2.2.1.1. Chứng từ kế toán Khi tiến hành bán hàng, ngoài việc ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán, kế toán còn ghi nhận chi phí liên quan đến việc tiêu thụ các mặt hàng đó căn cứ vào một số chứng từ sau kế toán cập nhật vào phần mềm kế toán để theo dõi từng nghiệp vụ phát sinh + Phiếu chi tiền mặt ( Mẫu 02-TT) + Giấy báo nợ của ngân hàng + Hóa đơn vận chuyển ( Mẫu 01GTGT-3LL) + Chứng từ chi hộ + Hóa đơn thanh toán các dịch vụ mua ngoài: hóa đơn tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền dịch vụ Internet ( Mẫu 01GTGT-3LL) + Hóa đơn mua sắm các dụng cụ đồ dùng ( Mẫu 01GTGT-3LL) + Hóa đơn hoa hồng đại lý ( Mẫu 01GTGT-3LL) + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ ( Mẫu 06-TSCĐ) + Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu 11-LĐTL) 2.2.1.2. Thủ tục kế toán Tất cả các chi phí bán hàng phát sinh Công ty đều theo dõi chi tiết và ghi sổ đầy đủ theo từng ngày tháng phát sinh. Đối với các khoản chi phí bán hàng phát sinh thường xuyên như chi phí vận chuyển, chi phí hao hồng đại lý, căn cứ vào các chứng từ, kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán theo ngày, còn đối với các khoản chi phí theo tháng như chi phí mua ngoài: chi phí điện, nước, điện thoại, internet hay các khoản lương nhân viên và chi phí khấu hao TSCĐ thì cuối tháng kế toán căn cứ vào các chứng từ tương ứng với các khoản chi phí trên để vào sổ kế toán. 2.2.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng. Căn cứ vào các hóa đơn GTGT hoa hồng đại lý, hóa đơn GTGT của Công ty vận chuyển, hóa đơn GTGT của các dịch vụ điện, nước, điện thoại… kế toán vào sổ theo từng ngày phát sinh. Cuối tháng, căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ ( Mẫu 06-TSCĐ) kế toán vào sổ chi tiết chi phí bán hàng với khoản mục chi phí khấu hao TSCĐ, ví dụ trong tháng 03/2010 thì chi phí này là 10.000.000 Đ. Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội kế toán vào khoản mục chi phí tiền lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương, dưới đây là Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội của Công ty trong tháng 03/2010 CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRICH THEO LƯƠNG Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK 334 - Phải trả người lao động TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Tổng Lương Các khoản khác Cộng có TK334 KPCĐ BHXH BHYT Cộng có TK 338 TK 622-Chi phí nhân công trực tiếp Phân xưởng I Phân xưởng II Phân xưởng III 349.500.000 163.500.000 100.000.000 86.000.000 349.500.000 163.500.000 100.000.000 86.000.000 6.990.000 32.270.000 2.000.000 1.720.000 52.425.000 24.525.000 15.000.000 12.900.000 6.990.000 32.270.000 2.000.000 1.720.000 2 TK 627-Chi phí sản xuất chung Phân xưởng I Phân xưởng II Phân xưởng III 27.000.000 12.000.000 10.000.000 5.000.000 27.000.000 12.000.000 10.000.000 5.000.000 540.000 240.000 200.000 100.000 4.050.000 1.800.000 1.500.000 750.000 540.000 240.000 200.000 100.000 3 TK 641-Chi phí bán hàng 185.380.000 185.380.000 3.707.600 27.807.000 3.707.600 4 TK 642-Chi phí quản lý DN 74.000.000 74.000.000 1.480.000 11.100.000 1.480.000 5 TK 334-Phải trả người lao động 31.794.000 6.358.800 6 TK 338-Phải trả, phải nộp khác 12.500.000 12.500.000 7 TK4311- thưởng 24.000.000 24.000.000 8 TK 4312-Phúc lợi 20.000.000 20.000.000 … … … … … … … … … Cộng Mẫu biểu số 2.17 – Sổ chi tiết chi phí bán hàng CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI Sổ chi tiết chi phí bán hàng Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 641 Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 02/03 0125 02/03 Hoa hồng bán hàng 112 11.000.000 07/03 0234 07/03 Chi phí vận chuyển 111 7.500.000 08/03 0354 08/03 Chi phí vận chuyển 112 5.500.000 08/03 0152 08/03 Chi phí quảng cáo 112 2.200.000 … … … … … … 15/03 023 15/03 Chi phí vận chuyển 111 10.000.000 17/03 00315 17/03 Hoa hồng bán hàng 112 8.750.000 24/03 3174 24/03 Tiền điện 331 2.500.000 25/03 1137 25/03 Tiền nước 331 750.000 26/03 1764 26/03 Tiền điện thoại 111 6.500.000 26/03 1354 26/03 Tiền dịch vụ Internet 111 240.000 30/03 05 30/03 Tiền lương 334 78.000.000 30/03 05 30/03 Trích theo lương 338 9.880.000 31/03 05 31/03 Trích KH TSCĐ 214 10.000.000 31/03 05 31/03 Kết chuyển sang TK XĐKQ 911 185.380.000 Cộng phát sinh 185.380.000 185.380.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng Hằng ngày, đồng thời cập nhật chứng từ, phần mềm kế toán máy tự động chuyển các bút toán lên Sổ nhật ký chung – Mẫu biểu số 2.8 và mẫu biểu số 2.18 Mẫu biếu số 2.18 CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI Đ/C: Số 17/505 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2010 Đvt: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải SH TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang xxx xxx … … … … … … … 15/03 023 15/03 Chi phí vận chuyển 641 133 111 10.000.000 1.000.000 11.000.000 17/03 00315 17/03 Hoa hồng bán hàng 641 133 112 8.750.000 875.000 9.625.000 24/03 3174 24/03 Tiền điện 641 133 111 2.500.000 250.000 2.750.000 25/03 1137 25/03 Tiền nước 641 133 111 750.000 75.000 82.500.000 26/03 1764 26/03 Tiền điện thoại 641 133 111 6.500.000 650.000 7.150.000 30/03 05 30/03 Tiền lương 641 334 52.000.000 52.000.000 30/03 05 30/03 Trích theo lương 641 338 9.880.000 9.880.000 31/03 05 31/03 Trích KH TSCĐ 641 214 10.000.000 10.000.000 31/03 31/03 Kết chuyển CPBH => TK 911 911 641 100.380.000 100.380.000 Cộng chuyển sang trang sau x xxx xxx Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … Ngày mở sổ 01/01/2010 Ngày … tháng… năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối kỳ, phần mềm kế toán máy tính sẽ kết chuyển các bút toán lên sổ cái tài khoản 641, sổ chi tiết tài khoản 641. Mẫu biếu số 2.19 – sổ cái TK – Chi phí bán hàng CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DƯNG HÀ NỘI SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 641 Tháng 03 năm 2010 Đvt: Đồng Chøng tõ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 023 15/03 Chi phí vận chuyển 111 10.000.000 00315 17/03 Hoa hồng bán hàng 112 8.750.000 3174 24/03 Tiền điện 331 2.500.000 1137 25/03 Tiền nước 331 750.000 1764 26/03 Tiền điện thoại 111 6.500.000 05 30/03 Tiền lương 334 52.000.000 05 30/03 Trích theo lương 338 9.880.000 05 31/03 Trích KH TSCĐ 214 10.000.000 05 31/03 Kết chuyển sang TK XĐKQ 911 100.380.000 Cộng phát sinh 100.380.000 100.380.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng, ngày 31 tháng 03 năm 2010 kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: 100.380.000 Có TK 641: 100.380.000 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội và phương hướng hoàn thiện. 3.1.1- Ưu điểm Phòng kế toán với đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn, dày dặn kinh nghiệm, khả năng xử lý thông tin nhanh nhạy cho thấy một hệ thống nhân lực tốt của DN, đảm bảo một tổ chức kế toán tốt. Việc thiết lập loại sổ chi tiết phải thu KH, phải trả người bán, sổ đối chiếu công nợ với ngân hàng dựa theo phân loại từng đối tượng KH, nhà cung cấp, ngân hàng…là hoàn toàn hợp lý và tạo sự thuận lợi cho nhân viên tiến hành kiểm soát, theo dõi, cũng như cho cấp lãnh đạo, đặc biệt là kế toán trưởng kiểm tra và giám sát. Theo dõi theo từng đối tượng KH ( KH thường xuyên và KH không thường xuyên) và từng nhà cung cấp được kế toán viên thực hiện nghiêm chỉnh đã đáp ứng được yêu cầu phải theo dõi nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng KH, NCC, cũng như thời hạn của các khoản nợ, khoản phải thu để từ đó giúp nhà quản trị giám sát thuận tiện, nhanh chóng ra quyết định hợp lý. Công ty sử dụng phần mềm kế toán “ Fast Accounting”, với hệ thống này đảm bảo các thông tin kế toán sẽ được cung cấp một cách nhanh chóng và quan trọng nhất là tính chính xác. Đồng thời nó rất tiện cho công việc kiểm tra đối chiếu khi có yêu cầu. Nhanh, dễ kiểm tra, dẽ theo dõi và không cần sử dụng nhiều loại sổ dẫn đến hạn chế chi phí bảo quản lưu giữ sổ sách là những ưu điểm của việc hạch toán thông qua hệ thống phần mềm máy tính Fast Accounting. Để khai thác hết ưu điểm của phần mềm này đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân viên kế toán thành thạo về nó, cũng như tinh thông về nó. Đây là mặt thuận lợi của Công ty vì đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty là những người trẻ nên năng lực tiếp thu cao. Do áp dụng phần mềm kế toán nên việc ghi chép kế toán không giống so với những quy định trong các Thông tư của Bộ tài chính, chẳng hạn khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, thì theo quy định phải ghi: Giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1561 – Giá xuất kho Doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 – Phải thu của KH Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 33311 – Thuế GTGT phải nộp Nhưng việc hạch toán bằng máy kế toán chỉ cần nhập vào máy các số liệu giống như định khoản thứ hai, khi đó máy sẽ tự cập nhật phần giá vốn hàng bán, đây là một ưu điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán máy. 3.1.2- Nhược điểm. Nhìn chung DN trong những năm hình thành và bước đầu phát triển của mình đã đạt được nhiều thành tựu trong quá trình hoạt động kinh doanh, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng mà trong quá trình thực tập em nhận định thấy: * Ngoài những lợi ích từ việc chi tiết hóa hệ thống tài khoản như trên thì công ty cũng gặp phải khó khăn trong việc sử dụng số hiệu các tài khoản này vào việc hạch toán thích hợp. Doanh thu và giá vốn hàng bán được chi tiết hóa theo từng loại hàng hóa và dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng. Trong khi đó, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được hạch toán cụ thể theo từng khoản mục, từ đó phân chia theo từng phòng ban cụ thể. Không chỉ vậy trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty còn có nhiều mối quan hệ giao dịch với các đối tượng khác nhau như: khách hàng, ngân hàng, các nhà đầu tư… nên sẽ rất khó trong việc lên kế hoạch xây dựng phát triển Công ty khi phải xem xét, đánh giá đến những lợi ích mà những giao dịch này mang lại. đồng thời việc quản lý, hạch toán cho các đối tượng này cũng cần phải theo dõi thường xuyên, cụ thể * Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà nội là đơn vị vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại nhưng mặt thương mại chiếm ưu thế hơn, tuy nhiên chi phí mua hàng được gộp với giá trị hàng mua, không được tách biệt, không được theo dõi riêng trên tài khoản 1562 – Chi phí thu mua và tài khoản 6322 – chi phí mua hàng, việc này tạo ra hạn chế: với mỗi lần nhập hàng vào kho kế toán lại tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng 1 lần, từ đó tính ra giá trị nhập của từng đơn vị sản phẩm cho từng mặt hàng. Công việc này giúp đưa ra số liệu chính xác về giá nhập kho từng đơn vị sản phẩm chính xác, tuy nhiên nếu các nghiệp vụ mua hàng diễn ra thường xuyên thì khối lượng công việc kế toán sẽ rất nhiều. Như vậy chi phí mua hàng đã được phân bổ cho từng đơn vị sản phẩm nhưng vì không sử dụng TK 1562 và TK 6322 nên kế toán đã không tách biệt được đâu là giá trị thực của lô hàng và đâu là chi phí thu mua phân bổ cho lô hàng. Kế toán không theo dõi được cụ thể chi phí thu mua cho từng lô hàng, từ đó không thể giúp các nhà quản trị đưa ra biện pháp cải thiện tình hình giá vốn, trong trường hợp các khoản chi phí thu mua quá lớn thì cũng khó mà kiểm soát được. Gây khó khăn cho các nhà quản lý nếu muốn kiểm tra độ chính xác, tính có thật của các chứng từ, hóa đơn được lập. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện Nhằm đảm bảo tính khoa học, hiệu quả trong công tác kế toán bán hàng cũng như thực hiện đúng nhiệm vụ của công tác kế toán là cung cấp và xử lý thông tin, đồng thời khắc phục các hạn chế, nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng, kinh doanh thương mại tại Công ty thì việc hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán nên được tiến hành theo phương hướng sau: 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty… 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng Cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Giữa các bộ phận quản lý, trong quá trình thực hiện cần tăng cường kiểm soát chặt chẽ giữa cấp trên với cấp dưới Hoạt động bán hàng nói riêng và hoạt động kế toán tại Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội nói chung, ban giám đốc phải kiểm tra, theo dõi thường xuyên về quy trình kế toán bán hàng, về hệ thống sổ sách, ghi chép chứng từ kế toán bán hàng, trình độ năng lực và đạo đức của kế toán viên. Hoạt động mua bán hàng hóa được thực hiện qua phòng Kinh doanh phải được ban giám đốc kiểm tra trực tiếp. Đồng thời các bộ phận cấp dưới cần tiến hành kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm tránh sai sót, nâng cao tinh thần làm việc cụ thể: Bộ phận kế toán cần kiểm tra kỹ tính có thật của các chứng từ hạch toán tiền lương – các khoản trích theo lương như bảng tính lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…mà phòng hành chính tiến hành lập, để từ đó hạch toán tiền lương nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý một cách chính xác. Kế toán phải kiểm tra kỹ các chứng từ gốc về chi phí mua hàng và chi phí bán hàng như: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT mua hàng, hóa đơn vận chuyển, hóa đơn hoa hồng đại lý… được cung cấp từ phòng kinh doanh để xác định tính có thật, tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Đồng thời các phòng cũng phải kiểm tra, đối chiếu các chứng từ với bộ phận kế toán nhằm tránh xảy ra sai sót trong công tác kế toán bán hàng. Tiến hành thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên kế toán về kiến thức kế toán, trình độ tin học… Cải thiện môi trường làm việc nhằm phát huy tốt năng lực của mỗi cá nhân để nâng cao hiệu quả công việc. Thường xuyên nâng cấp, cải tiến phần mềm kế toán cho phù hợp yêu cầu kế toán bán hàng. Đảm bảo việc bảo hành, nâng cấp hệ thống máy tính đảm bảo hiệu quả cao nhất trong công tác kế toán. 3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho các DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính để từ đó chi tiết hóa các tài khoản dựa trên cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Đối với các tài khoản “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, tài khoản “ giá vốn hàng bán” hiện nay DN đang chi tiết hóa theo từng dòng sản phẩm hàng hóa và dịch vụ bán ra. Điều này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty, Công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng, nên không thể chi tiết 2 tài khoản này theo từng loại mặt hàng như thế sẽ quá nhỏ lẻ, mà đặc điểm của các sản phẩm của Công ty là được chia thành dòng sản phẩm, mỗi dòng bao gồm 1 số sản phẩm với đặc trưng riêng. Nhưng có một vấn đề phát sinh khi hạch toán các tài khoản này là kế toán sẽ rất khó nhớ số hiệu các tài khoản và định khoản các nghiệp vụ phát sinh vào máy một cách chính xác. Vì vậy, theo em Công ty nên mã hóa các tài khoản này theo cách như sau: dùng các chữ cái viết tắt tên dòng sản phẩm hàng hóa dịch vụ cung cấp thay thế cho các con số khi phân cấp tài khoản cấp tài khoản cấp 3. Điều này sẽ giúp kế toán dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng các tài khoản. Ví dụ: Tk 5111-01: “ Doanh thu bán phân NPK” có thể thay thế số 01 bằng ký hiệu NPK Tương tự với TK 5111-02: “ Doanh thu bán phân chuyên dùng” có thể thay thế số 02 bằng ký hiệu CD có nghĩa là “ chuyên dùng”. Từ đó, ta có thể sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết mới được khái quát trên bảng 3.1 để thay thế cho hệ thống tài khoản ban đầu Bảng 3.1: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CHI TIẾT MỚI Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5111-NPK Doanh thu bán phân NPK 5111-CD Doanh thu bán phân chuyên dùng 5111-DAP Doanh thu bán DAP 5111-Đ Doanh thu bán đạm 5111-L Doanh thu bán lân 5111-K Doanh thu bán kali 5111-Q Doanh thu bán Quặng 5111-XL Doanh thu bán sản phẩm xử lý môi trường 5112 Doanh thu bán thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 632 Giá vốn hàng bán 6321 Giá vốn bán hàng hóa 6321-NPK Giá vốn bán hàng NPK 6321-CD Giá vốn bán hàng phân chuyên dùng 6321-DAP Giá vốn bán hàng DAP 6321-Đ Giá vốn bán hàng đạm 6321-L Giá vốn bán hàng lân 6321-K Giá vốn bán hàng kali 6321-Q Giá vốn bán hàng quặng 6321-XL Giá vốn bán hàng sản phẩm xử lý môi trường 6322 Chi phí mua hàng 6323 Giá vốn thành phẩm 6323-NVL Giá vốn NVL trực tiếp 6323-NC Giá vốn nhân công trực tiếp 6323-SXC Giá vốn chi phí sản xuất chung 6324 Giá vốn cung cấp dịch vụ 6324-NVL Giá vốn NVL trực tiếp 6324-NC Giá vốn NC trực tiếp 6324-SXC Giá vốn chi phí sản xuất chung Một vấn đề đã đề cập ở trên là việc hạch toán chi phí mua hàng: Công ty cần bổ sung thêm tài khoản 1562 – chi phí thu mua và Tài khoản 6321- chi phí mua hàng. Vì vậy thay vì mỗi lần phát sinh chi phí thu mua kế toán hạch toán luôn vào TK 156 và phân bổ luôn cho hàng mua thì kế toán sẽ tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vào TK 1562, sau đó cuối tháng căn cứ vào mỗi nghiệp vụ bán hàng kế toán phân bổ chi phí mua hàng cho lô hàng được bán ra đó và kết chuyển sang TK 6322. Chi phí mua hàng được phân bổ theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho cho hàng xuất bán trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Giá mua hàng bán ra trong kỳ = x Giá mua hàng hóa xuất trong kỳ + Giá mua hàng hóa tồn cuối kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ Kế toán hạch toán theo qui trình sau: Bút toán 1: Phản ánh tập hợp chi phí mua hàng Nợ TK 1562 – chi phí mua hàng Nợ TK 133 Có TK 131 Bút toán 2: Cuối kỳ phân bổ chi phí mua hàng hóa cho hàng bán ra Nợ TK 6322 – Chi phí mua hàng Có TK 1562 – Chi phí thu mua hàng Về việc phản ánh tình hình theo dõi công nợ: mặc dù đối tượng khách hàng của DN không nhiều như các DN bán lẻ khác nhưng việc DN chi tiết công nợ cho toàn bộ khách hàng là điều không hợp lý, chỉ nên mở sổ chi tiết theo dõi riêng những khách hàng thường xuyên, còn đối với khách hàng vãng lai nên theo dõi chung vào một sổ. Số lượng nhà cung cấp của DN không nhiều nên theo dõi các khoản phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp như hiện giờ là hợp lý. Về việc hạch toán khoản giảm giá hàng bán: Khoản giảm giá hàng bán đối với từng mặt hàng được ghi rất rõ trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa khách hàng và DN. Do vậy, khi hạch toán doanh thu, kế toán thường hạch toán luôn vào TK 511 – doanh thu bán hàng: số tiền đã được giảm giá như trong thỏa thuận ghi trên hợp đồng. Chính vì thế trên TK 532 – Giảm giá hàng bán của công ty có giá trị bằng 0. Điều này không phù hợp với chuẩn mực kế toán khi hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Theo em kế toán nên theo dõi khoản giảm giá trên cả hợp đồng mua bán vừa hạch toán nó vào TK 532. Cuối kỳ mới tiến hành kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu hàng bán trong kỳ. Quy trình hạch toán các khoản giảm giá hàng bán Bút toán 1: khi phát sinh giảm giá hàng bán Nợ TK 532: doanh thu giảm Nợ TK 3331: thuế đầu ra giảm tương ứng Có TK 111,112,131: giảm số tiền phải thu KH hoặc trả lại KH Bút toán 2: cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển giảm giá hàng bán Nợ TK 511: phần doanh thu giảm Có TK 532:phần doanh thu giảm 3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho trong đơn vị như sau: Bước 1: Người có nhu cầu nhận hàng tồn kho đề nghị xuất kho để dùng hoặc để bán lập chứng từ Bước 2: Duyệt lệnh cấp: Kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị duyệt trực tiếp vào giấy xin cấp Bước 3: Người cung ứng lập phiếu xuất kho ghi 1 số yếu tố và ký tên Bước 4: Thủ kho xuất hàng ghi cột 2 trong phiếu xuất kho và ký chứng từ cùng người nhận hàng Bước 5: Kế toán nhận chứng từ ghi sổ hoàn tất cột 3 và cột 4, định khoản Bước 6: Kế toán trình ký chứng từ xuất kho cho kế toán trưởng. Bước 7: Luân chuyển chứng từ sang bộ phận bảo quản, lưu trữ. Trong quy trình luân chuyển này, theo em với những trường hợp xuất kho với khối lượng lớn thì thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng nên kí trước khi xuất kho tức là trước bước thứ 4 và sau bước thứ 3. 3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết Để kiểm soát được các khoản chi phí mua hàng, kế toán có thể lập Bảng kê chứng từ chi phí mua hàng, sau đó tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng và căn cứ vào đó lập Bảng kê chứng từ nhập mua hàng( trong đó đã tiến hành phân bổ chi phí). Quá trình này sẽ được thực hiện trên máy tính nên công tác ghi sổ không mất nhiều thời gian trong khi vẫn kiểm soát được khoản mục chi phí mua hàng này. Ví dụ trong tháng 01/2010, Công ty có các khoản chi phí thu mua được tập hợp và phân bổ trong bảng kê sau Bảng 3.2: Bảng kê chứng từ chi phí mua hàng UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI CÔNG TY CP HÓA CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CHI PHÍ MUA HÀNG ( Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010) Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Chi phí Thuế GTGT Chứng từ phiếu nhập SH Ngày 03 05/01 Chi phí vận chuyển mua hàng, thuế GTGT 5%, số HD:0325 8.500.000 425.000 PN3 04 07/01 Chi phí vận chuyển mua hàng, thuế GTGT 5%, số HD:0357 5.600.000 280.000 PN4 … … … … … … x x Tổng xxx xxx x Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Về sổ chi tiết giá vốn hàng bán: Cần bổ sung thêm sổ chi tiết TK 6322 – giá vốn hàng bán tương ướng với phần chi phí thu mua kết chuyển sang. 3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp Do danh mục hàng hóa của DN khá phong phú và liên quan đến cả thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ do vậy theo em nên lập thêm 3 sổ tổng hợp giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng riêng cho 3 mảng bán hàng hóa, bán thành phẩm và cung cấp dịch vụ, như vậy bộ phận kế toán sẽ xác định được mảng kinh doanh nào mang lại hiệu quả cao nhất, từ đó giúp ban quản trị trong việc đưa ra ý kiến nên đầu tư sản xuất, mở rộng buôn bán vào những mặt hàng nào, lĩnh vực nào. KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian thực tập tại Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội, dưới sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán em đã có cơ hội được áp dụng những kiến thức được trang bị trong nhà trường vào thực tế, từ đó em đã nắm bắt và tích lũy cho mình nhiều kinh nghiệm thực tế. Cùng với nỗ lực của bản thân là sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo TS. Nguyễn Hữu Ánh đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em mong rằng chuyên đề này của em với sự chắt lọc kiến thức đã học và thực tế kiểm nghiệm tại Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà nội sẽ ít nhiều giúp được Công ty giải quyết những khó khăn hiện tại, hoàn thiện lại cơ cấu quản lý và bộ máy kế toán nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với thời gian hạn hẹp cộng với những kiến thức thực tế còn hạn chế, chuyên đề thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em mong rằng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo và các cô chú, anh chị để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 20 tháng 04 năm 2010 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Thanh Hà DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO BỘ TÀI CHÍNH. Chế Độ Kế Toán Doanh Nghiệp (Ban hành theo quyết định sso 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính). NXB Thống kê PGS.TS. Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân Số liệu từ phòng kế toán Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà nội PHỤ LỤC MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng 3.1: Hệ thống tài khoản chi tiết mới 60 Bảng 3.2: Bảng kê chứng từ chi phí mua hàng 65 Mẫu biểu số 2.1 – Hóa đơn GTGT 18 Mẫu biểu số 2.2 – Phiếu xuất kho 34 Mẫu biểu số 2.3 – phiếu thu 19 Mẫu biểu số 2.4 – Giấy báo có 20 Mẫu biểu số 2.5 – Sổ chi tiết bán hàng: DAP xanh ngọc 24 Mẫu biểu số 2.6 – Sổ chi tiết bán hàng – Đạm ure 25 Mẫu biếu số 2.7 – Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng 27 Mẫu biểu số 2.8 – Sổ nhật ký chung 29 Mẫu biểu số 2.9 – Sổ Cái TK 511 31 Mẫu biếu số 2.10 – Sổ chi tiết hàng hóa – DAP xanh ngọc 37 Mẫu biểu số 2.11 – sổ chi tiết hàng hóa – Đạm URE 39 Mẫu biểu số 2.12 – Sổ chi tiết TK giá vốn hàng bán – DAP xanh ngọc 39 Mẫu biểu số 2.13 - Sổ chi tiết tài khoản giá vốn hàng bán – Đạm URE 40 Mẫu biểu số 2.14 – Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán 41 Mẫu biểu số 2.15 – Sổ cái – TK156 43 Mẫu biếu số 2.16 – Sổ cái – TK giá vốn hàng bán 44 Mẫu biểu số 2.17 – Sổ chi tiết chi phí bán hàng 51 Mẫu biếu số 2.18 - Sổ nhật ký chung 52 Mẫu biếu số 2.19 – sổ cái TK – Chi phí bán hàng 53 Danh mục các ký hiệu viết tắt DN: Doanh nghiệp KH: Khách hàng DT: Doanh thu NCC: Nhà cung cấp TK: Tài khoản TSCĐ: Tài sản cố định GVHB: Giá vốn hàng bán XĐKQ: Xác định kết quả