Luận văn Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất

g và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. 2.1 Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất. Muốn vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định, cho lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian. Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp. Bởi vậy kế hoạch mua vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây: Một là, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ. Hai là, phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài. 2.2 Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư gồm có 4 giai đoạn sau: Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư, ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất chuẩn bị các tài liệu về phường án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất và của doanh nghiệp. Thứ hai, Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học, đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng, để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong đó nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn. Thứ ba, Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp số lượng vật tư này thường được xác định theo phương pháp "Uớc tính” và phương pháp "Định mức". Thứ tư, Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệp được xác định theo phương pháp cân đối nghĩa là: PN jiji   ,, Trong đó:  ji N , : Tổng nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j.  ji P , : Tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j. 3. Các phương pháp đảm bảo vật tư. 3.1 Các nguồn hàng và đặc điểm của chúng. Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốc khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chất đặc điểm, phương thức mua, mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh hoạt hơn. Do đó, lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất. Theo tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản: nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa. Nguồn nhập khẩu: Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khẳ năng khai thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giá cước. Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nước ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng. Nguồn nội địa: Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà doanh nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận: nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác. Nguồn thu mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất trong nước có nhiều điểm tích cực như đảm bảo chất lượng, tính chất thường xuyên và khối lượng lớn, chi phí lưu thông thấp. Nhưng bên cạnh đó còn nhiều nhược điểm như là vật tư kinh doanh không đồng bộ, nhưng thường phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác. Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có. Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc. Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất. Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công. Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết. Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm. 3.2 Các phương thức tạo nguồn hàng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. a. Mua hàng: Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức mua hàng khác nhau. Nhưng có hai hình thức mua hàng phổ biến sau. Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanh sau khi tìm được nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợp đồng mua. Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm được nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật tư tiến hành thỏa thuận với đơn vị hàng hoá, về giá cả và các điều kiện có liên quan như vận chuyển, phương thức thanh toán, thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế. b. Các hình thức tạo nguồn khác. Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại cuối kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch. Số lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho được xác định trước thời gian kiểm kê. Vì vậy, người ta phải ước tính được lượng vật tư hàng hoá tồn kho. Kết quả ước tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó. Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức. Ođk = Ott + Nh - X Trong đó: Ođk : Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nh : Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo. X : Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó. Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thường phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu về khối lượng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác. Cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng. Yếu tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một lượng vật tư hàng hoá vượt quá mức dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự trữ. Những lượng vật tư hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lưu thông để tiêu dùng cho sản xuất Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn khác như: Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ chức lưu thông kinh doanh vật tư tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật tư, tièn vốn(vật tư ở đây là vật tư ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua được). Hình thức này có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa và tăng vật tư cho lao động xã hội, thực hiện được tiết kiệm. Nguồn nhờ liên doanh liên kết: Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu tư về vật tư,tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên về lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên nhưng không chi phối nhau về sản phẩm. Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩm sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng sản xuất thì nguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng. Nguồn này có thể tiến hành ngay đầu vào cho một số nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật tư cho các nghành sản xuất khác. Để tận dụng được nguồn này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu, liên doanh liên kết với sản xuất để thu được nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết được đầu ra,thông qua hội chợ với khách hàng. Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho yêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhất định tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý. 4. Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết qủa nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp nên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản xuất, lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian nhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư, và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 4.1 Lựa chọn người cung ứng vật tư. Thông qua các tiêu chuẩn về chất lượng, giá cả, khả năng kĩ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm theo mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở các đơn hàng đầu tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất lượng. 4.2 Thương lượng và tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư. a. Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là. Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các vật tư (độ dung sai sản phẩm, độ bền) và phương pháp kiểm tra. Xác định lại giá cả với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn. Xác định hình thức trả tiền. Điều kiện giao hàng. Thời hạn giao hàng và trách nhiệm khi giao hàng chậm. b. Tổ chức kí hợp đồng mua bán vật tư. Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hợp đồng mua bán có tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là người có tư cách pháp nhân. Vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là căn cứ của trọng tài kinh tế xét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật. Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau. 1. Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng mua bán, tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ tên người đại diện, người đứng tên đăng kí kinh doanh. 2. Đối tượng của hợp đồng mua bán tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận. 3. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của vật tư hoặc các yêu cầu kĩ thuật. 4. Giá cả. 5. Bảo hành. 6. Địa điểm và thời gian giao nhận. 7. Phương thức thanh toán. 8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng. 9. Thời hạn hiệu lực của hợp đồng kinh tế. 10. Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng mua bán vật tư. 11. Các thoả thuận khác. Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các điều khoản cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại. Một là, những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng khối lượng, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. Hai là, những điều khoản thường lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhưng vẫn được hai bên công nhận. Ba là, những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản chưa có quy định của nhà nước được vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều luật, của nhà nước như giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn). Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài, doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế, và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế. 4.3 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư. a. Tổ chức tiếp nhận vật tư: * Nhiệm vụ của công tác tiếp nhận vật tư. Tiếp nhận đúng về số lượng, chất lượng vật tư, thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư, bảo đảm đúng chính sách chế độ. Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật tư về kho an toàn. * Nội dung công tác tiếp nhận: Công tác chuẩn bị: Chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng. Phương tiện tiếp nhận: Tiếp nhận về số lượng: Dùng các phương tiện cân, đong, đo, đếm để kiểm tra số lượng vật tư nhập kho. Tiếp nhận về chất lượng: Người nhận cùng với người giao trực tiếp xác định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lượng hàng hoá và tỷ lệ phẩm cấp trong lô. Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ). Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá. Hình dáng kích thước mầu sắc. Tính chất cơ lý hoá. Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp. Phương pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng như các thông lệ hiện hành. Một số trường hợp cần sử lý khi tiếp nhận vật tư: Hàng hoá thừa , thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận cùng nhau lập biên bản, hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép theo đúng biểu mẫu. Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó có đúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không. Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn. Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đường đi. Nếu chưa chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thường. làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ bảo đảm điều kiện, thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phương tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật tư, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành. b. Tổ chức chuyển vật tư về kho. Tổ chức vận chuyển vật tư về kho, của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật tư nhằm đảm bảo, vật tư cho sản xuất, vì vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung ứng vật tư kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công tác vận chuyển cũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lượng vật tư cần mua, địa điểm giao hàng. 5. Tổ chức quản lý vật tư nội bộ. 5.1 Quản lý dự trữ và bảo quản. a. Quản lý dự trữ. Dự trữ là một công tác mà tất cả các doanh nghiệp đều phải làm để thực hiện, duy trì hoạt động của mình. Vì nó đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục. Dự trữ quá nhiều dẫn đến tốn nhiều chi phí. Nhưng dự trữ mà quá ít có thể gây gián đoạn quá trình sản xuất. Trong cơ chế thị trường, vấn đề quản lý dự trữ vật tư có ý nghĩa kinh tế to lớn, làm tốt công tác dự trữ cho phép huy động được số lượng lớn vật tư vào chu chuyển. Tuy nhiên, đòi hỏi phải phân bố hợp lý lực lượng dự trữ, xác định lượng thông tin kinh tế cần thiết để quản lý các loại dự trữ vơí việc sử dụng công nghệ thông tin, lựa chọn hình thức hạch toán và kiểm tra dự trữ, ... Tối ưu hoá dự trữ được bắt đầu ở các doanh nghiệp là việc xác định mức dự trữ cần thiết, theo từng loại vật tư cụ thể. Cơ sở cho công tác này là dự báo thị trường vật tư, phân tích giá cả, cũng như dự báo tiêu thụ sản phẩm. Trên cơ sở dự báo tính được khối lượng dự trữ cần thiết. Đặc biệt, phải xác định giới hạn tối đa của dự trữ. Hiện nay, có 2 phương pháp quản lý dự trữ. Đó là: Phương pháp theo dõi và điều chỉnh liên tục: Theo dõi sự biến động của vật tư một cách liên tục. Dtt = Dmin + Dtx Trong đó: Dtt: Mức dự trx thực tế. Dmin: Mức dự trữ tối thiểu. Dtx: Mức dự trữ thường xuyên. Phương pháp theo dõi và điều chỉnh định kỳ: Định kỳ tiến hành kiểm tra và đặt hàng. Ddh = Dmax – MxT Trong đó: Ddh: Số lượng đặt hàng. Dmax: Mức dự trữ tối đa. M: Mức tiêu dùng vật tư bình quân 1 ngày đêm. T: Thời gian đặt hàng. b. Tổ chức công tác bảo quản. Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và giá trị sử dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho. Nhiệm vụ của công tác bảo quản: Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá, không ngừng phấn đấu giảm hao hụt tự nhiên. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng. Nội dung của nghiệp vụ bảo quản: Đầu tiên, quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặc điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian kho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau. Thứ hai, định vị định lượng vật tư hàng hoá: xác định vị trí tượng đói ổn định của một loại vật tư nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo quản tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lượng vật tư trong mỗi đơn vị đã được định vị. Thứ ba, Kê lót chất xếp vật tư hàng hoá trong một đơn vị đã được định vị,làm tốt công tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản. Thứ tư, điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật tư hàng hoá. Thứ năm, chống côn trùng và vật gặm nhấm. Thứ sáu, thường xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ kiểm tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những hư hỏng, hao hụt từ đó đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời. Thứ bảy, phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật. 5.2 Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất. Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biện pháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật tư ở doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành được nhịp nhàng. Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệ rút ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng xuất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn giảm lực lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của công tác cấp phát vật tư cho nhu cầu sản suất là: Thứ nhất, xuất vật tư đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng hạn mức, đúng nguyên tắc. Thứ hai, Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật tư. Nội dung của công tác cấp phát vật tư. Giai đoạn 1: Chuẩn bị cấp phát. Vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng cần được chuẩn bị tốt về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại và thòi gian cấp phát. Chuẩn bị lượng vật tư về số lượng chất lượng về sổ sách theo dõi chứng tư xuất kho. Chuẩn bị phương tiện cân, đong, đo, đếm, phương tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩn bị về lao động. Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lượng dự trữ ở trong kho ở doanh nghiệp,tiết kiệm được chi phí bảo quản,đáp ứng được nhu cầu sản xuất, cần đến loại vật tư nào thì có ngay loại vật tư đó mà không cần phải dự trữ trước. Để làm tốt khâu này cán bộ vật tư phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng, nguồn cung ứng phương tiện vận chuyển, bốc xếp...Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đưa vật tư về kho của doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện. Chuẩn bị tại kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật tư cho tiêu dùng trực tiếp, phân loại đánh giá tình trạng vật tư hiện có, kiểm tra tính đồng bộ, tính thống nhất. Xây dựng phương án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả, bố trí nhân lực phù hợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả. Giai đoạn 2: Cấp phát vật tư cho yêu cầu sản xuất, cơ sở của công tác này là dựa vào hạn mức cấp phát, được xác định bằng hệ thống định mức, kinh tế kỹ thuật cho từng loại vật tư với số lượng sản phẩp sản xuất ra trong kỳ kế hoạch việc cấp phát trật tự theo hạn mức nâng cao trách nhiệm của các bộ phận tổ đội sản xuất trong việc sử dụng số lượng vật tư thực lĩnh một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanh trong việc thực hiện kế hoạch vật tư, nâng cao trách nhiệm của người làm công tác kế hoạch góp phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác nghi chép bán đều cho công tác hạch toán Hạn mức được xác định theo công thức: H = Nsx  Ndd + D - 0 H: Hạn mức cấp phát vật tư Nsx: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm Ndd: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang D: Nhu cầu vật tư cho dự chữ phân xưởng O: Tồn kho thực tế đầu kỳ Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức cho phân xưởng. Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát vật tư. Thủ kho phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn, an toàn kinh tế nhất. Để giao vật tư cho các phân xưởng, tổ đội sản xuất người ta tiến hành theo hai phương pháp sau: Một là, giao vật tư tại kho của doanh nghiệp là phương thức giao trong đó phân xưởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của người mang phương tiện đến để nhập vật tư từ kho của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp nàythì phân xưởng, tổ đội phải có bộ phận tiếp liệu và phương tiện vận chuyển do đó sử dụng không hợp lý lao động và phương tiện vận chuyển trong doanh nghiệp, thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh khỏi sai sót khi xuất. Vì vậy phương pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật tư với số lượng ít và không ổn định. Hai là, Giao vật tư tại nơi làm việc. Đây là phương thức giao nhận vật tư căn cứ vào lịch cấp phát vật tư, tự tổ chức chuyển đưa vật tư đến nơi làm việc bằng phương tiện và nhân lực do phân xưởng quản lý. áp dụng phương pháp này phải có bộ phận cấp phát thuộc phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán. 5.3 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán. a. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng, báo cáo của các đơn vị sử dụng về tình hình sử dụng vật tư và số lượng sản phẩm làm ra. Mặt khác phải tiế hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người sử dụng. Về mặt nguyên tắc, lượng vật tư xuất kho của doanh nghiệp phải khớp với hạn mức, với các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng trên thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với các chứng từ trên vì nhiều trường hợp có lệnh xuất kho mà không có hoặc không đầy đủ, có vật liệu phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì vật liệu đó không thể chia nhỏ để bớt lại, hoặc do nhiều nguyên nhân khác. Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngày có thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và phải được hạch toán riêng. Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ, đội sản xuất) đề nghị trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp. Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư là các báo cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua (thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ. Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu dùng vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua báo cáo. Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác, để xác minh được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trước hết cần phải đối chiếu số lượng các loại vật tư mà phân xưởng thực tế nhận trong kỳ với số lượng các loại vật tư quy định trong các phiếu hạn mức. b. Quyết toán vật tư. Để nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào của sản xuất đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kì quyết toán vật tư sử dụng. Việc quyết toán vật tư là nhằm tính toán lượng vật tư thực chi có sử dụng đúng mục đích không? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng không? Lượng vật tư tiết kiệm hoặc bội chi? Nguyên nhân gây lãng phí trong sủ dụng vật tư ở doanh nghiêp ... ở các doanh nghiệp, có thể áp dụng các phương pháp sau để quyết toán vật tư sau. * Phương pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí cho sản xuất sản phẩm: C = Ođk + X - Ock C: Lượng vật tư thực tế chi phí Ođk: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê Ock: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ. X: Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng. Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lượng vật tư thực chi bằng số lượng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ. Mức tiết kiệm hay bội chi được xác định theo công thức sau: E = Q . M - C E: Mức tiết kiệm hay bội chi Q: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu Kết quả của phép tính nếu là số dương k(+) thì tiết kiệm nếu là số (-) thì bội chi. * Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Phương pháp này chủ yếu thu thập thông tin từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thương nhân và người tiêu dùng. Phương pháp này đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp. Do đó người ta thường sử dụng phương pháp này sau khi có kết quả của phương pháp nghiên cứu tài liệu. * Phương pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng. * Phương pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô vật tư cấp phát trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu hồi nhập kho. Chương II : Thực trang và một số giải pháp ở công ty cổ phần Lam Sơn 1.Giới thiệu chung về công ty Công ty với tiền thân ban đầu là cơ sở kinh doanh thóc gạo của một huyện thuần nông .Với kinh nghiệm buôn bán công ty dần đó phát triển thành công ty trách nhiệm hữu hạn chuyên kinh doanh mặt hàng gạo cho các tỉnh miền bắc.Sau khi cơ chế mở cửa được thông thoáng nhận thấy kinh doanh sản phẩn về gạo thì sẽ mất rất nhiều năm mới phát triển được công ty.Vì thế mà doanh nghiệp đã mạnh dạn chuyển hướng kinh doanh sang mặt hàng thức ăn gia súc.Với sự hợp tác chỉ bảo của tổng công ty mẹ .Công ty đi vào hoạt động với đội ngũ quản lý chủ yếu là người trong nhà họ hàng.Được đào tạo từ bậc trung cấp đến đại học . Với đội ngũ quản lý đã tạo ra một sức mạnh tập thể với sự đoàn kết giữa các cá nhân.Mọi người đã tạo ra một không khí làm việc rất thoải mái .Họ có thể trao đổi rất thẳng thắn với nhau cùng nhau góp ý kiến để tìm giải pháp tốt nhất cho một vấn đề. Và với sự nỗ lực như vậy công ty đẵ ngày càng đi lên với số vốn tăng đáng kể ban đầu chỉ với vài tỷ đồng ngày nay con số đó thật đáng nể đã ngần 200 tỷ đồng. Gìơ đây,là một công ty nằm trên khu đất công nghiệp của huyện Đông Hưng,Thải Bình.Với vị trí thuận lợi tiện đường giao thông đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển. 2.Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty cổ phần Lam Sơn Làm việc đúng giờ là nguyên tắc đầu tiên của công ty đưa ra.Với những quy định và bảng phân công việc làm rõ ràng chi tiết đã tạo điều kiện cho công nhân viên ý thức,kiểm soát được thời gian làm việc của mình.Với khẩu hiệu “đi làm đúng giờ,tuân thủ đúng nguyên tắc”. Với đặc thù là sản xuất và chế biến thức ăn chăn nuôi. Các công đoạn của quá trình sản xuất phải thật chính xác, tỷ lệ pha trộn theo đúng quy định, vừa đảm bảo chất lượng thức ăn, vừa tuân thủ theo đúng quy định của cục đo lường chất lượng. Với mong muốn vừa làm cho bà con chăn nuôi phát huy được hiệu quả kinh doanh, tạo nhiều công ăn việc làm cho công nhân thì cái mà doanh nghiệp hướng tới là đưa quê hương mình thành một khu công nghiệp phát triển. Ban đầu công ty cần thu gom nguyên vật liệu từ người dân, sản phẩm từ nông nghiệp đặc biệt là ngô. Công ty đã đi đến từng xã, từng làng triển khai mô hình trồng ngô rộng khắp đến bà con. Công việc ban đầu gặp khó khăn, nhưng sau khi phân tích cho bà con thấy được lợi ích từ việc trồng ngô, bởi vì từ xưa nông dân vùng đồng bằng Bắc bộ quen trồng một năm hai vụ lúa, trồng ngô chỉ là xen canh. Nay chuyển hầu hết sang trông ngô, bà con lo lắng sợ rằng không đủ ăn. Công ty đã công bố là đưa các giống ngô tốt để bà con trồng thử, mà trồng ngô lại nhàn, không tốn công chăm sóc, không sâu bệnh. Qua nhiều đợt trồng thử ngô đã cho năng suất tốt và lợi nhuận thu về lớn hơn trồng lúa. Vì vậy, công ty đã thu mua được nguồn nguyên liệu ngô có chất lượng cao. Sau khi ngô được đưa về, công ty tiến hành kiểm tra, loại bỏ những nguyên liệu không đủ chất lượng, tiến hành làm sạch đưa qua máy sấy làm khô để đảm bảo chất lượng, không mối mọt. Với hoạt động sản xuất là liên tục không theo mùa vụ, do đó sản phẩm phải được bảo quản tốt. Vì thế quá trình thu gom nguyên liệu của công ty phải đảm bảo đủ cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Ngô được sấy khô sẽ qua khâu chế biến và trải qua các bước sau: Bước 1: Ngô được nghiền ra Bước 2: Qua sàng lọc cho ra hai loại: ngô ở dạng nát và ngô dạng vỡ Bước 3: Đây là khâu quan trọng nhất. Dạng nát được trộn với một số thành phần khác. VD: các dạng của cua, ốc, hến… sau khi qua chế biến. Đóng bao gói và chuyển cho các đại lý, các cơ sở được uỷ quyền để đưa vào lưu thông. Với mục tiêu làm cho dân giàu nước mạnh thì công ty có thể nói là đã đi theo đúng Nghị quyết của Đại hội Đảng đề ra. Giờ đây với khoảng hơn 200 công nhân viên, công ty đã dần làm thay đổi bộ mặt của địa phương và cải thiện đời sống của người dân. Hàng năm, công ty mở đại hội khách hàng, luôn tuyên dương và khen thưởng cho những đại lý có hiệu quả tiêu thụ tốt, động viên cá nhân có thành tích tốt trong công việc với những phần thưởng có giá trị như: tivi, tủ lạnh … Và hàng năm công ty được các cấp huyện, tỉnh tuyên dương là lá cờ đầu trong công cuộc xây dựng và phát triển quê hương. 3. Thực trạng công tác quản trị vật tư của Công ty Cổ phần Lam Sơn 3.1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư. Với đặc điểm vật tư đưa vào sản xuất là khó bảo quản, khối lượng lớn. Vì vậy, kế hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản trị vật tư tại công ty. Kế hoạch cung ứng vật tư tại Công ty Cổ phần Lam Sơn do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Phòng này có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kỳ( tháng, quý, năm). Ngoài ra phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác: marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự hội trợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số lượng sản phẩm cần thiết cho khách hàng, và đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kỳ, phải lập kế hoạch chiến lược sản xuât và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý. Xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu. Phòng kế hoạch vật tư định mức tiêu hao vật tư do phòng kỹ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch. Lượng phế phẩm thu hồi trong kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép, rồi lập kế hoạch cung ứng vật tư cho từng đối tượng sản phẩm trong kỳ. Sau khi lập kế hoạch cung ứng vật tư trong kỳ, phòng kế hoạch vật tư trình lên ban giám đốc. Nếu được phê chuẩn, phòng kế hoạch vật tư tiến hành thực hiện công tác cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ sản xuất. Tại công ty việc sản xuất mặt hàng thức ăn chăn nuôi gia súc cung ứng với số lượng lớn, phù hợp với kế hoạch và chỉ tiêu của công ty đề ra nên đôi khi gặp khó khăn trong vấn để thu mua vật tư. Phòng kế hoạch vật tư thông qua các chỉ tiêu đó tổ chức công tác tiếp nhận vật tư rồi điều hành quá trình sản xuất các mặt hàng sao cho kịp tiến độ được giao. Với việc xác định rõ ràng nhà cung ứng vật tư có ý nghĩa tích cực trong việc sản xuất. Công ty đã đề nghị với bà con nông dân trong một làng, một xã nên có hai đến ba người đứng lên làm đại diện làm nhà cung ứng vật tư cho công ty. Nó đảm bảo việc sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian, địa điểm giao hàng. Do đặc thù sản xuất và vấn đề tiết kiệm chi phi đi lại, vận chuyển, lại không quá khan hiểm nên việc thu mua vật tư cho từng thời kỳ sản xuất không gặp nhiều khó khăn. Tuy vậy, trong thời gian gần đây giá trên thị trường tăng cao đột biến phần nào đã gây nhiều bất lợi cho công ty. Công ty đã tăng cường, chú trọng hơn nữa đến công tác giá trị vật tư nhằm giải quyết những khó khăn trong tình hình điều kiện thị trường có nhiều biến động như vậy. 3.2 Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của kỳ kế hoạch. Vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư ở Công ty Cổ phần Lam Sơn rất được chú trọng. Để đảm bảo vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp vì khối lượng xây dựng định mức lớn. Vì thế công ty chú trọng cả công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các loại vật liệu chính lẫn công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các sản phẩm chính mà cần thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư sản phẩm phụ nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kỳ, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng vật tư vào sản xuất có hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng. Công việc này thuộc về phòng kỹ thuật, phòng này luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến việc tiêu dùng vật tư cho kỳ kế hoạch. Việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức từng vật tư còn có thể dựa vào trình độ và kinh nghiệm của người lao động. Phòng kỹ thuật luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất để tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định mức từng vật tư nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vật tư cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thông qua hàng loạt những hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâu năm, phòng kỹ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từng loại sản phẩm một cách thực tế nhất. Bảng kế hoạch định mức vật tư năm 2007 Tên sản phẩm TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng - Cám ngô - Cám con cò Từ bảng định mức do phòng kế toán đưa xuống, phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó tính toán lượng vật tư cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kỳ. Tính ra chi phí vật tư trong kỳ rồi thực hiện công tác thu mua vật tư. Nhìn chung thì bảng định mức cũng khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng vật tư không vượt quá định mức đặt ra. Phòng kế hoạch vật tư sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm, thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra theo dõi tình hình sử dụng vật tư ở từng phân xưởng. Từ đó, đưa ra quyết định quản lý và sử dụng vật tư hợp lý hơn. 3.3. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở Công ty là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định tất cả các loại vật tư đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất của Công ty đều do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách hợp đồng trong kỳ sản xuất để từ đó xác định chính xác số lượng từng loại vật tư cần mua, từ đó xác định rõ thời gian sử dụng vật tư đó. Khi vật tư được vận chuyển đến kho của Công ty, đại diện phòng kế hoạch nhận được hoá đơn thì đến kiểm tra đối chiếu với bản hợp đồng và nếu không sai sót gì thì có thể được nhập kho. Trước tiên vật tư được kiểm nghiệm về chất lượng có hợp tiêu chuẩn không, đúng về khối lượng không, trên cơ sở hoá đơn giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho thành 3 liên: 1 liên cho người nhập, 1liên cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư, 1 liên cho phòng kế hoạch vật tư. Hoá đơn của người bán được chuyển cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Vật tư sau khi được làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của Công ty, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát. 3.4. Công tác bảo quản vật tư. Với đặc điểm riêng: dễ ẩm mốc hút nước cao, vật tư dùng cho sản xuất với khối lượng lớn, nhẹ. Vì vậy, việc bảo quản rất cần thiết và quan trọng. Trước khi được nhập kho đội bảo quản tiến hành dọn sạch sẽ nơi bảo quản, phun thuốc chống ẩm mốc, làm sạch những tàn tích của lần bảo quản trước, hệ thống thông thoáng được xem xét kỹ, không khí luôn được lưu thông ngay cả khi đóng cửa kho. Đội bảo quản liên tục kiểm tra thường xuyên nếu phát hiện mối mọt hay ẩm mốc có thể huỷ ngay không để lây lan, làm sạch chỗ gây án, có như vậy mới đảm bảo tốt được nguyên vật liệu. 3.5. Công tác cấp phát vật tư Công tác này được tiến hành theo hạn mức. Hình thức này dựa vào định mức sản xuất được tiến hành ở trên. Theo hình thức này phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kỳ kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp phát định mức hàng tháng. Căn cứ vào đó cấp pháp số lượng ghi trong phiếu, hình thức này không những quy định cả về số lượng mà cả về thời gian cấp pháp nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát. Trong trường hợp thiếu nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của Giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để hoàn thành kế hoạch. Còn nếu thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm thì coi đó là thành tích tiết kiệm vật tư và đựơc khấu trừ vào hạn mức tháng sau và hưởng phần trăm theo giá trị tiết kiệm đó. Thủ kho có trách nhiệm cung cấp đúng số lượng và chất lượng. 3.6. Công tác thống kê và kiểm kê vật tư. Công tác này diễn ra thường xuyên và liên tục. Phòng vật tư nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê vật tư nên thực hiện rất nghiêm túc công tác này. Vật tư cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích nghĩa là quy định cho việc này cho sản xuất sản phẩm này dùng vào việc khác, không tuân thủ quy định, không tận dụng phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư, đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư, và ảnh hưởng yếu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, doanh nghiệp sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư, tận dụng cao độ phế liệu, giảm phế phẩm ảnh hưởng tốt đến kinh tế doanh nghiệp. Nhận thức được điều đó nên phòng vật tư liên tục thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại phân xưởng để từ đó tìm ra và hạn chế được nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng tổ đội sản xuất, của công nhân, của phòng và nói chung là của Công ty. Phòng kế hoạch vật tư là phòng chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ mua và cấp đủ cho phân xưởng mà còn có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong toàn Công ty. Vật tư đến phân xưởng thì quản đốc có trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Sau khi phân phát cho các tổ thì người đại diện có trách nhiệm liên quan đến mất mát thiếu hụt vật tư và mọi phát hiện đều báo ngay cho quản đốc. Nếu kiểm tra phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỷ luật theo quy định của Công ty. 3.7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm. Do đặc trưng của sản xuất nên trong quá trình sản xuất sản phẩm rất ít phế phẩm. Phế phẩm chỉ có trong khâu kiểm tra nguyên vật liệu và phân loại, nguyên vật liệu nào không đúng về chất lượng thì bị loại bỏ. Những phế phẩm này: 1 là, nhà máy sẽ nghiền nhỏ bán thô; 2 là, để nguyên bán lại trực tiếp cho dân để chăn nuôi, hay liên hệ cơ sở sản xuất khác có thể trao đổi mua bán. 3.8. Công tác tính chi phí kinh doanh cho quản trị vật tư. Công tác tính chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nhìn chung là đầy đủ và có sự tách bạch giữa việc tính chi phí kinh doanh chung và chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư. Chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư được coi là một phần của công tác tính giá thành sản phẩm. Trước một lệnh sản xuất bất kỳ, phòng kế hoạch vật tư thực hiện việc tính chi phí sản xuất sản phẩm bao gồm: chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí khấu hao thiết bị nhà xưởng, tiền lương công nhân viên sản xuất chính, chi phí kho tàng, điện nước, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản vật tư đều được tính toán đầy đủ và chính xác. Công tác tính chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư tại Công ty gồm tất cả nội dung có liên quan đến các khâu trong hoạt động quản trị vật tư như: Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư; công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng; công tác tổ chức tiếp nhận vật tư; công tác bảo quản, cấp phát và sử dụng. Phòng kế hoạch vật tư ngoài nhiệm vụ thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác quản trị vật tư còn nhiệm vụ kết hợp với phòng kế toán tính chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư hàng tháng tại Công ty. Thông qua báo cáo của bộ phận về việc sử dụng vật tư hàng tháng, phòng kế hoạch và phòng kế toán tính toán ra chi phí vật tư nguyên vật liệu của toàn Công ty trong từng tháng. Từ đó nắm được những chi phí đã bỏ ra để điều chỉnh kịp thời cho kỳ sau. Các chi phí liên quan đến sản xuất luôn được Công ty chú trọng đến và tìm mọi cách giảm thiểu các chi phí đó. Dưới đây là bảng tính chi phí kinh doanh sử dụng vật tư: Tên vật tư Đơn vị tinh Số lượng Giá lẻ Thành tiền Chú ý Tên vật liệu chính Tên vật liệu phụ Tên công cụ và máy sử dụng Chất bảo quản Chi phí vận chuyển Khuyến mại Năm 2006, tổng chi phí sản xuất kinh doanh chung toàn Công ty là 15 tỷ đồng thì chi phí nguyên vật liệu là 6,5 tỷ đồng chiếm 43,3%. Sang năm 2007, Công ty phấn đấu giảm chi phí vật tư so với tổng chi phí chung. 4.Phương hướng và một số giải pháp dảm bảo vật tư cho sản xuất ở Công ty cổ phần Lam Sơn. 4.1.Phương hưóng phát triển hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty cổ phần Lam Sơn. Giờ đây với phạm vi là cung ứng sản phẩm về thức ăn chăn nuôi ở trong nước ma chủ yếu là miền bắc.Vì thế mà chiến lược của Công ty trong vòng từ 5-10 nămCông ty sẽ mở rộng hoạt đốngản xuất không chỉ tạo công ăn việc làm cho bà con quê hương mà tạo việc làm,chuyển hướng thâm canh,đặt cơ sở sản xuất tại vùng đồng bằng sông cửu long co tính chất cạnh tranh xâm nhập khu vực trung và nam bộ.Và trong vòng khoảng 10-15 năm nữa sẽ xuất khẩu sang các nước láng giềng,các nước trong khu vực đông nam á.Do vậy mà toàn thể Công ty luôn nỗ lực hết mình phấn đấu vì tương lai của Công ty. 4.2.Môt số giải pháp đảm bảo vật tư cho sản xuấtở Công ty cổ phần Lam Sơn. Như đã biết,đảm bảo tốt vật tư cho sản xuất là đáp ứng yêu cầu về số lượng,chất lượng, đúng quy cách,chủng loại kịp về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến năng xuất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp,hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại phỏt triển của doanh nghiệp.Vỡ thế, mà mỗi phũng ban phaie cú một giải phỏp,cụng việc cụ thể vỡ thế Cụng ty mới phỏt triển được: -Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư. Công ty đó xõy dựng cỏc kế hoạch về cung ứng vật tư cho các phân xưởng sản xuất đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuấtđược tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao.Công ty chủ động tỡm cỏc nguồn cung ứng vật tư phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua sắm trong kỳ sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu chuẩn kĩ thuật của sản phẩm.Công ty đó đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn,bất lợi nhất.Bên cạnh đó,Công ty có chính sách thưởng bằng vật chất đối với nhân viên, đặc biệt cán bộ cung ứng vật tư, khi họ tỡm nguồn cung ứng tốt, ổn định giá rẻ. -Về cụng tỏc xõy dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư. Hiện nay,Công ty đó xõy dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng vật tư tương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm của công ty,hệ thống này ngày càng được công ty hoàn thiện hơn bằng nhiều phương pháp như tiến hành kiểm kê điều tra thực tế,hạ thấp giá thành,tăng lợi nhuận cho công ty.Việc thực hiện công tác định mức đó cú được một số kết quả nhất định như một số loại vật tư sử dụng thấp hơn định mức tiêu dùng góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm. -Về công tác tổ chức tiếp nhận vật tư. Nhỡn chung thỡ cụng tỏc tiếp nhận vật tư tại công ty khá đơn giản và tương đối thuận tiện,các thủ tục hành chính không quá rườm rà.Khi vật tư về đến nơi,cán bộ,công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành nhập kho,không đẻ tỡnh trạng hư hỏng,mất mát vật tư xảy ra trước khi tiếp nhận. -Về công tác bảo quản vật tư. Hệ thống kho tàng tại công ty phải đạt được những yêu cầu nhất định về kỹ thuật cũng như về kinh tế,giúp cho công tác tiếp nhận cũng như công tác cấp phát vật tư diễn ra thuận tiện và nhanh chóng,tránh được tỡnh trạng sản xuất bị ngắt quóng vỡ thiếu vật tư. -Vế công tác cấp phát vật tư được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng,luôn kịp thời và phù hợp với tỡnh hỡnh sản xuất khụng vỡ thiếu vật tư mà bị ngưng trệ. -Công tác thống kê, kiểm kê vật tư . Công tác thống kê,kiểm kê vật tư tại công ty luôn diễn ra đồng thời với việc sử dụng và cấp phát,tiếp nhận vật tư.Công ty luôn khuyến khích nhân viên phấn đấu tiêu dùng vật tư hợp lý và tiệt kiệm.Việc thống kờ,kiểm kờ vật tư tại công ty luôn bám sát vào các tài liệu và sổ sách cũng như thực tế sản xuất của phân xưởng. -Về công tácthu hồi phế liệu,phế phẩm. Công ty coi công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một nhiệm vụ quan trọng trong việc sử dụng vật tư có hiệu quả.Nhân viên sử dụng vật tư nghiờm tỳc thực hiện tốt việc thu hồi.Vỡ thế,quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả và an toàn hơn. Vậy ảnh hưởng của việc tiết kiệm vật tư đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là rất quan trọng.Các kỹ thuật xác định mức tiêu hao vật tư và hệ thống chỉ tiêu quản lý và đánh giá hiệu quả công tác quản lý vật tư,các biện pháp cắt giảm mức tiêu hao vật tư va đánh giá hiệu quả của việc áp dụng các biện pháp này đối với hiệu quả sử dụng vật tư. Tiết kiệm không chỉ là sử dụng dè sẻn tất cả các nguồn tài nguyên,là tránh sự mất mát mà còn sử dụng hợp lý những nguồn tài nguyên đó,là tiêu dùng có căn cứ khoa học các phương tiện nhằm hoàn thiện công nghệ sản xuất,nâng cao chất lượng sản phẩm.Nói cách khác,trong cơ chế thị trường,tiết kiệm theo nghĩa rộng chính là toàn bộ các giải pháp kinh tế-tổ chức-kỹ thuật...nhằm giải quyết tốt các vấn đề cơ bản của sản xuất kinh doanh ở mọi cấp của nền kinh tế quốc dân. Tài liệu tham khảo: Giáo trình thương mại doanh nghiệp(chủ biên:PGS.TS.Đặng Đình Đào) Giáo trình kinh tế thương mại(chủ biên:GS.TS.Đặng Đình Đào-GS.TS.Hoàng Đức Thân)