Luận văn Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Chi nhánh Hà Nội

là hình thức bán hàng cho người mua trung gian để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho các nhà sản xuất. Trong phương thức bán buôn thì có hai phương thức: Bán buôn qua kho: là bán buôn hàng hoá mà hàng hoá đó được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn vận chuyển thẳng: là hình thức bán mà các doanh nghiệp thương mại sau khi tiến hành mua hàng hoá không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng đến cho bên mua. 1.2 Phương thức bán lẻ 6 Là phương thức bán hàng hoá trực tiếp cho nguời tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng nào đó. 1.3 Phương thức hàng đổi hàng Là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem vật tư sản phẩm, hàng hoá của mình để đổi lấy vật tư, hàng hoá, sản phẩm của người mua. Giá trao đổi là giá bán của hàng hoá, vật tư, sản phẩm đó trên thị trường. 1.4 Phương thức bán hàng đại lý. Phương thức bán hàng đại lý là phương thức mà bên chủ hàng (bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý( bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Theo luật thuế GTGT nếu bên đại lý bán đúng giá theo bên giao đại lý qui định thì toàn bộ số thuế sẽ do chủ hàng chịu. Bên đại lý không phải nộp thuế trên số hoa hồng được hưởng. Ngược lại, nếu bên đại lý hưởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT trên phần GTGT này bên chủ hàng chịu thuế GTGT tính trên GTGT trong phạm vi của mình. 1.5 Phương thức bán hàng trả góp: Khi giao cho người mua thì hàng hoá được coi là hàng tiêu thụ. Người mua được trả tiền mua hàng nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng doanh nghiệp còn được hưởng thêm ở người mua một khoản lãi vì trả chậm. 2. Kế toán bán hàng Kế toán tiêu thụ hàng hoá được thực hiện như sau: 2.1 Giá vốn hàng bán. Nội dung : Trị giá vốn hàng xuất bán là giá trị vốn thành phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Đối với doanh nghiệp sản xuất đó là giá trị thực tế thành phẩm xuất kho. Đối với doanh nghiệp thương mại giá vốn hàng bán bao gồm giá trị mua của hàng và chi phí mua hàng. Hàng hoá của doanh nghiệp được nhập từ các nguồn, các đợt khác nhau. Do đó khi xuất bán phải đánh giá theo một trong các phương pháp quy định để xác định trị giá vốn hàng xuất bán. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: Về nguyên tắc thành phẩm, hàng hoá xuất bán phải được phản ánh theo trị giá thực tế. Tuy nhiên trong thực tế 7 doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai cách để đánh giá: Đánh giá theo giá thực tế và theo giá hạch toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau để xác định giá vốn hàng xuất kho: - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước- xuất trước - Phương pháp nhập sau- xuất trước - Phương pháp giá thực tế đích danh Chứng từ: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng...để tiến hành xác định giá vốn. Tài khoản sử dụng: Kế toán phản ánh giá vốn trên TK 632- giá vốn hàng bán Kết cấu TK 632: Bên nợ: Phản ánh trị giá vốn thành phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên có: Kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ sang TK 911- xác định kết quả kinh doanh Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK156, TK611 Cách hạch toán: Đối với doanh nghiệp hạch toán thành phẩm, hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên: - Hình thức bán buôn trực tiếp qua kho: Căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT kế toán phản ánh doanh thu đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng xuất bán Có TK 156: Hàng hoá - Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng( không qua kho) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng ghi sổ: Nợ TK 157: Hàng gửi bán Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán 8 Khi giao hàng bên mua thông báo đã nhận hàng và trả tiền hoặc cháp nhận thanh toán, kế toán ghi doanh thu đồng thời phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng xuất kho Có TK 157: Hàng gửi bán Trường hợp bán nguyên cả lô hàng kế toán có thể hạch toán thẳng vào TK 632- giá vốn hàng bán Khi mua hàng về không qua kho giao thẳng cho khách hàng tức là đã tiêu thụ, kế toán lên doanh thu đồng thời phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Nợ TK 1331: Thuế GTGT đàu vào được kháu trừ Có TK 331: Số tiền phải trả người bán - Bán lẻ: căn cứ vào phiếu bán hàng, giấy nộp tiền hàng, giấy nộp tiền hàng lập vào cuối ngày hay cuối ca bán hàng,kế toán ghi doanh thu bán hàng đồng thời ghi định khoản phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá - Bán hàng giao đại lý: Khi giao hàng cho đại lý kế toán ghi: Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 156: Hàng hoá Đối với doanh nghiệp hạch toán thành phẩm hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Đầu kỳ kế toán kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ trước vào TK 611- mua hàng Nợ TK 611: mua hàng Có TK 156, TK157- hàng hoá hoặc hàng gửi bán Cuối kỳ kiểm kê đánh giá hàng tồn kho để xác định trị giá hàng xuất kho theo công thức: Trị giá hàng xuất bán= trị giá hàng tồn đầu kỳ + trị giá hàng nhập trong kỳ- trị giá hàng tồn cuối kỳ 9 Sau đó kết chuyển trị giá vốn hàng bán và hàng tồn cuối kỳ vào TK liên quan. Kết chuyển số hàng hoá còn tồn đầu kỳ: Nợ TK 156: Hàng hoá Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 611: Mua hàng Đồng thời phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 611: Mua hàng (Xem sơ đồ 1và sơ đồ 2) 2.2 Chi phí bán hàng: Nội dung: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí thuê kho bãi, chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng, chi phí vận chuyển... Chứng từ: Bảng thanh toán lương nhân viên bán hàng, bảng trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng... Tài khoản: kế toán sử dụng TK 641 – chi phí bán hàng để phản ánh. Kết cấu TK 641 như sau: Bên nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh. TK 641 cuối kỳ không có số dư, được chi tiết thành 7 tiểu khoản: TK 6411- chi phí nhân viên bán hàng; TK 6412- chi phí vật liệu, bao bì; TK 6413- chi phí công cụ dụng cụ; TK 6414- chi phí khấu hao TSCĐ; TK 6415- chi phí bảo hành; TK 6417- chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6418- chi phí bằng tiền khác Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK 111, TK112, TK 214, TK 334, TK 152...( Xem sơ đồ 3) 2.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp: 10 Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như: chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Chứng từ: Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương, bảng trích khấu hao TSCĐ, phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng, hợp đồng, uỷ nhiệm chi...để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản: Kế toán sử dụng TK 642 để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu TK 642: Bên nợ: các chi phi thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào. TK 911- Xác định kết quả kinh doanh hoặc TK 142- chi phí trả trước. TK 642 cuối kỳ không có số dư, được chi tiết thành 8 tiểu khoản; TK 6421- chi phí nhân viên quản lý; TK6422- chi phí vật liệu quản lý; TK6423- chi phí đồ dùng văn phòng; TK 6424- chi phí khấu hao TSCĐ; TK 6425- thuế, phí , lệ phí; TK 6246- chi phí dự phòng; TK 6427- chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6428- chi phí bằng tiền khác. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như: TK111, TK 112, TK 334, TK 338...( Xem sơ đồ 4) 2.4 Doanh thu bán hàng Nội dung: Doanh thu bán hàng là số tiền hàng doanh nghiệp thu được từ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng. Giá trị hàng hoá được thoả thuận như trên hợp đồng kinh tế, về mua bán và cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã được ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc là sự thoả thuận giữa người mua và người bán. Theo thông tư số 100( 1998/ TT-BTC) quy định: 11 Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp kháu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền hàng cung ứng dịch vụ( chưa có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán( nếu có) mà cơ sở kinh doanh thu được. Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ tính theo giá thanh toán( giá có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán( nếu có ) mà cơ sở kinh doanh thu được. Chứng từ: Các chứng từ kế toán để phản ánh doanh thu gồm: hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn đặc thù, phiếu thu, giấy báo có, các chứng từ khác có liên quan. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh doanh thu kế toán sử dụng TK 511- doanh thu bán hàng và TK 512 - doanh thu bán hàng nội bộ. Kết cấu: Bên nợ: - Các khoản điều chỉnh giảm doanh thu( thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuát khẩu; hàng bán bị trả lại; giảm giá hàng bán) - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911- xác định kết quả kinh doanh Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của cơ sở kinh doanh thực hiện trong kỳ. Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền hàng, cung ứng dịch vụ( chưa có thuế GTGT) bao gồm phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà đơn vị được hưởng. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, cung ứng dịch vụ (cả phụ thu và phí thu thêm nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng (tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT) TK 511,TK 512 không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 131, TK531, TK 532. ( Xem sơ đồ 5 ) 12 Cách hạch toán: Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Bán buôn qua kho: căn cứ vào hoá đơn GTGT của hàng xuất bán kế toán phản ánh doanh thu và thuế GTGT phải nộp. Nợ TK 111, 112, 131: nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: cách hạch toán doanh thu tương tự như bán buôn qua kho. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán( bán hộ hay xuất khẩu uỷ thác). Sau khi giao hàng, doanh thu là số hoa hồng hoặc phí uỷ thác được hưởng: Nợ TK 111, 112, 131: nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Có TK 511: hoa hồng hoặc phí uỷ thác được hưởng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp Bán lẻ: Căn cứ vào phiếu bán hàng, giấy nộp tiền hàng lập vào cuối ngày hoặc cuối ca bán hàng kế toán ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp: Nợ TK 111, 112: tiền bán hàng Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp Bán hàng giao đại lý: khi bên đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng kế toán phản ánh doanh thu như sau: Nợ TK: 111,112,131: nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp Hàng nhận bán hộ( nhận làm đại lý): hàng hoá bán hộ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên kế toán phản ánh vào TK 003- hàng nhận bán hộ, nhận ký gửi. Doanh thu ở đây chỉ là phần hoa hồng hoặc chi phí uỷ thác được hưởng. Khi nhận hàng gửi bán kế toán ghi: Nợ TK 003, khi bán được hàng kế toán ghi: có TK 003. Đồng thời phản ánh doanh thu: 13 Nợ TK 111, 112, 131: nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Có TK 331: số tiền phải trả cho bên giao bán hộ Có TK 511: hoa hồng được hưởng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp Bán hàng trả góp: doanh thu là giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT Khi xuất bán hàng hoá kế toán phản ánh doanh thu như sau: Nợ TK 111: số tiền thu một lần Nợ TK 131: số tiền còn phải thu Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 711: thu thập hoạt động tài chính Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp( tính trên giá bán thu tiền ngay) Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Được phản ánh tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng TK 511 phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT phải nộp. Nợ TK 111, 112, 131: nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Có TK 511: doanh thu bán hàng (gồm cả thuế GTGT phải nộp) Trường hợp cung cấp hàng hoá trong nội bộ doanh nghiệp thì cách hạch toán doanh thu tương tự như trên nhưng phải sử dụng TK 512 để phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hạch toán: Nợ TK 111, 112, 136: nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Có TK 512: doanh thu bán hàng nội bộ( gồm cả thuế GTGT phải nộp) Chú ý: nếu hàng bán thu bằng ngoại tệ thì khi lên doanh thu phải quy ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mà ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm ghi nhận doanh thu. Trường hợp doanh nghiệp ghi theo giá hạch toán thì chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và được hạch toán vào TK 413- chênh lệch tỷ giá. ( Xem sơ đồ 6 và 7) 2.5 Các khoản giảm trừ doanh thu 14 Hàng bán bị trả lại: là giá trị của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do những nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế: hàng hoá bị kếm phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Kết cấu Tk 531: hàng bán bị trả lại Bên nợ: trị giá vốn hàng bán bị trả lại, đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng vè số hàng hoá đã bán ra. Bên có: kết chuyển trị giá của hàng bán bị trả lại vào TK 511- doanh thu bán hàng hoặc TK 512- doanh thu bán hàng nội bộ để xác định doanh thu thuần trong kỳ. Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ được người bán chấp nhận một cách đặc biệt do hàng bán ra kém phẩm chất, không đúng quy cách quy định trên hợp đồng TK 532- giảm giá hàng bán. Bên nợ: các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho khách hàng Bên có: kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang TK 511 Thuế tiêu thụ đặc biệt: TK 3332 Bên nợ: thuế TTĐB được giảm trừ, được hoàn vào kỳ sau hoặc được miễn đối với số thuế tiêu thụ đặc biệt không còn khả năng nộp (do gặp tai nạn bất ngờ, mất khả năng kinh doanh) Số thuế tiêu thụ đặc biệt đã nộp ngân sách nhà nước Bên có: số thuế tiêu thụ dặc biệt phải nộp Số dư bên có: số thuế tiêu thụ đặc biệt còn phải nộp Thuế xuất khẩu: TK 3333 Bên nợ: Số thuế xuất khẩu được hoàn vào số thuế xuất khẩu phải nộp kỳ sau Số thuế xuất khẩu đã nộp Bên có: Số thuế xuất khẩu phải nộp Số dư bên có: Số thuế xuất khẩu còn phải nộp Riêng khoản chiết khấu bán hàng( áp dụng cho khách hàng thanh toán trước hoặc trong thời hạn) không được coi là khoản giảm trừ doanh thu mà tính vào chi 15 phí hoạt động tài chính( TK 811- số tiền chiết khấu cho khách hàng), kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 811: Số tiền chiết khấu cho khách hàng Có TK 131: Nợ phải thu hoặc thanh toán bằng tiền cho khách hàng. (Xem sơ đồ 8 ) 2.6 Cách xác định kết quả bán hàng Khái niệm kết quả bán hàng: Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp phải tính được kết quả kinh doanh trên cơ sở so sánh giữa doanh thu và các khoản chi phí của hoạt động Kết quả bán hàng là kết quả bán hàng cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiêp sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hoặc lỗ. Kết quả hoạt động tiêu thụ hàng hoá( lãi thuần) được tính bằng cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần với một bên là giá vốn hàng bán, cho phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp biểu hiện qua chỉ tiêu lỗ (lãi) về tiêu thụ. Nội dung: kết quả bán hàng (hay còn gọi là lãi thuần của hoạt động tiêu thụ) là việc so sánh giữa một bên là doanh thu thuần của hoạt động tiêu thụ với một bên là giá bán hàng tiêu thụ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra. Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu. Việc xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị. Chứng từ: các chứng từ gốc của nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá và các chứng từ kế toán được lập vào cuối tháng trên cơ sở cộng dồn các số liệu tính toán và phân bổ để kết chuyển vào TK 911 Tài khoản sử dụng: TK 911- xác định kết quả kinh doanh. Lãi thuần của hoạt động = Doanh thu thuần - - Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp 16 Bên nợ:- Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ - Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, hoạt động bất thường - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ - Thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ Bên có: - kết chuyển doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ, thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 không có số dư cuối kỳ. ( Xem sơ đồ 9) 17 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRỰC TIẾP TẠI CHI NHÁNH HÀ NỘI THUỘC CÔNG TY ĐÔNG BẮC A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CÔNG TY I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Chi nhánh Hà nội được thành lập theo Quyết định số 2306/QĐ-QP ngày 19 tháng 12 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, là đơn vị trực thuộc Công ty Đông bắc, hạch toán phụ thuộc. Trụ sổ đóng tại: 34A Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội. Từ khi thành lập, Chi nhánh Hà nội trực thuộc Công ty Đông bắc, Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng & Kinh tế – Bộ Quốc phòng. Đến tháng 7 năm 2002 Công ty Đông Bắc chuyển sang Tổng cục Hậu cần – Bộ Quốc Phòng quản lý về tổ chức, nhân sự, về hoạt động, cơ chế tổ chức SXKD. Hoạt động của Chi nhánh Hà nội được xác định trong đăng ký kinh doanh số 06471 ngày 03 tháng 02 năm 1997 do Sở Kế hoạch đầu tư Hà nội cấp. Trong đó ngành nghề kinh doanh bao gồm: - Khai thác và Kinh doanh Than - Chế biến và kinh doanh chất đốt từ Than - Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng - Khai thác khoáng sản, xây lắp mỏ, xây dựng Giao thông và cơ sở hạ tầng - Xuất nhập khẩu sản phẩm Vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất, các mặt hàng Công ty được phép sản xuất. - Vận tải (Than) đường Thuỷ, đường bộ Theo quyết định số 1482/QĐ - TTT ngày 16/08/2004 của Tổng giám đốc Tổng công ty Than Việt nam, Chi nhánh Hà nội là đơn vị chế biến kinh doanh than. Địa bàn hoạt động của chi nhánh trải dài khắp các tỉnh trong cả nước . 18 II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH HÀ NỘI 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của chi nhánh Mô hình tổ chức của Chi nhánh Hà Nội được sắp xếp như sau: Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Chi nhánh *Giám Đốc Chi nhánh: Là người trực tiếp điều hành Chi nhánh có toàn quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước toàn thể công nhân viên trong công ty. Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, điều hành quản lý Chi nhánh ... *Phó Giám Đốc: Giúp việc cho Giám đốc có Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và Phó giám đốc phụ trách về chính trị. Phó Giám Đốc Chi nhánh được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực mình đảm nhiệm. *Phòng Kế hoạch-Kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh chung cho toàn chi nhánh và phân bổ kế hoạch kinh doanh cho từng đội, theo dõi thực hiện kế hoạch, giao dịch đối ngoại và phụ trách các thiết bị công nghệ thông tin. Ngoài ra Giám đốc Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc chính trị Phòng KH KD Phòng Giao nhận Phòng TC KT Ban LĐ-TL Ban VTXM AT Ban CT HC Đội chế biến và tiêu số 73 Đội chế biến và tiêu số 74 Đội chế biến và tiêu số 75 19 phòng còn có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hàng tồn kho hàng tuần để lập báo cáo trình lên giám đốc về tình hình kinh doanh của chi nhánh. *Phòng giao nhận hàng hoá : Thực hiện đúng mọi quy định pháp lý của cấp trên về giao nhận, vận chuyển than, nhận kế hoạch và giấy giới thiệu các đơn vị bán hàng để làm thủ tục đăng ký nhận hàng. *Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ quản lý tài chính, tổ chức công tác hạch toán kế toán, làm công tác kiểm tra kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, lập báo cáo quyết toán phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh theo định ký. Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính của Chi nhánh. *Ban lao động tiền lương: Là ban tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý lao động, bảo hộ lao động của Chi nhánh, thực hiện các chính sách của Nhà nước và Quân đội đối với người lao động tại đơn vị. *Ban vật tư xe máy an toàn: Là ban giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý, sử dụng vật tư, xe máy, thiết bị phục vụ sản xuất và kinh doanh và công tác an toàn cho người lao động cũng như thiết bị máy móc, vật tư, hàng hoá, tài sản của đơn vị. *Ban chính trị - hành chính: Là ban giúp việc cho lãnh đạo Chi nhánh trong công tác Đảng,công tác chính trị. Chịu trách nhiệm trong công tác hành chính, văn thư, hậu cần và công tác bảo vệ trong cơ quan văn phòng Chi nhánh. *Các đội chế biến và tiêu thụ: Là bộ phận trực tiếp làm nhiệm vụ chế biến tiêu thụ than thực hiện các hoạt động kinh doanh than của Chi nhánh. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh Hà Nội Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng K.T Tổng Hợp K.T tập hợp chi phí và tính giá thành K.T TSCĐ kiêm kế toán vật tư Thủ Quỹ K.T t.toán công nợ KT tiền lương 20 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính kế toán như sau: *Kế toán trưởng: có chức năng giúp Giám đốc công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê, thông tin, kinh tế và hạch toán củachi nhánh Công ty theo các quy định của Nhà nước và Quân đội, đồng thời thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm soát đối với mọi hoạt động của đơn vị. *Kế toán tổng hợp: kiểm tra, tổng hợp toàn bộ hoạt động kế toán của đơn vị vào sổ tổng hợp lập báo cáo kế toán định kỳ theo chế độ quy định. *Kế toán lương và các khoản trích theo lương: theo dõi việc trích và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đúng quy định tính đúng, thanh toán đủ tiền lương BHXH cho công nhân viên trong công ty. *Kế toán TSCĐ kiêm kế toán vật tư: Kế toán TSCĐ lập và theo dõi TSCĐ toàn chi nhánh, phân loại theo nguồn vốn đầu tư, theo từng đơn vị sử dụng. Nắm chắc, phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của từng bộ phận, từng đơn vị sử dụng và tính khấu hao TSCĐ. Kế toán vật tư: chịu trách nhiệm kiểm tra thủ tục, chứng từ nhập kho, xuất kho vật tư nguyên liệu, xác định tồn kho về số lượng và giá trị. Theo dõi cập nhật và lập báo cáo về nợ phải thu, nợ phải trả đối với từng khách hàng. *Kế toán thanh toán, công nợ: - Kế toán thanh toán: theo dõi toàn bộ công tác hạch toán bao gồm thanh toán tiền mặt, tiền gửi NH, kiểm tra các chứng từ thanh toán, chịu trách nhiệm cập nhập số liệu và cung cấp kịp thời những thông tin thuộc lĩnh vực được giao, phụ trách cho Giám đốc và kế toán trưởng Chi nhánh. - Kế toán công nợ: theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng. Hàng quý đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ, lập báo cáo trình kế toán trưởng và giám đốc chi nhánh để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Kế toán viên tại các đội chế biến và tiêu thụ 21 *Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và giám đốc Chi nhánh về việc quản lý tiền mặt VN, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ khác như: trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, TTD.... của Chi nhánh. *Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Tổ chức tập hợp và phân bổ từng loại chi phí sản xuất, chi phí bán hàng theo các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất đã được xác định của Chi nhánh. *Kế toán tại các đội trực thuộc chi nhánh: lập các chứng từ kế toán phát sinh tại các đơn vị, tính lương hàng tháng lập các báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ chi nhánh theo mẫu biểu quy định của công ty. III. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH HÀ NỘI TRONG 2 NĂM: 2003-2004 Quá trình hoạt động, Chi nhánh đã đạt được những thành tích đáng kể. Sau đây là một số chỉ tiêu chủ yếu thể hiện quy mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh: Đơn vị tính: đồng So sánh Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tiền % Doanh thu thuần 83.156.370.000 104.965.887.000 21.809.517.000 26,2 Chi phí kinh doanh 77.461.300.000 98.091.640.500 10.630.340.500 18,5 LN trước thuế 5.695.070.000 6.874.246.500 1.179.176.500 20,7 Thuế TNDN 0 0 0 0 LN sau thuế 5.695.070.000 6.874.246.500 1.179.176.500 20,7 Nộp ngân sách 5.000.000 6.720.000 1.720.000 34,4 Ghi chú: Chi nhánh hạch toán phụ thuộc, báo cáo tài chính của các đơn vị được gửi về Công ty để tổng hợp, do đó Chi nhánh không phải nộp thuế Thu nhập DN. Nhận xét: Sau khi so sánh các chỉ tiêu thể hiện qua bảng tổng hợp trên chỉ tiêu năm 2004 tăng so với năm 2003 chứng tỏ chi nhánh có sự tăng trưởng. Doanh thu thuần năm 2004 so với năm 2003 tăng 21.809.517.000 đ( tương đương với 26,2%). Lợi nhuận trước thuế tăng cụ thể năm 2004 tăng 1.179.176.500 đ( 20,7%) so với năm 2003 cho thấy lợi ích trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm. 22 Bên cạnh đó chi phí kinh doanh của năm 2004 so với năm 2003 cũng tăng 10.630.340.500 đ ( 18,5%) điều này nói lên chi phí kinh doanh của Chi nhánh tăng một cách đáng kể. Tuy nhiên, tốc độ tăng của chi phí vẫn thấp hơn tốc độ tăng doanh thu, nói lên công ty đã chú ý tối thiểu tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận. Do doanh thu tăng làm cho thuế phải nộp ngân sách tăng 1.720.000đ (34,4%) B. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH HÀ NỘI Để thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, chi nhánh sử dụng hình thức “Sổ nhật ký chung” (xem sơ đồ 10). Công ty áp dụng “Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên” và “nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ” Chứng từ sổ sách kế toán liên quan đến bán hàng bao gồm: Hoá đơn thuế GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, bộ chứng từ thương mại..., giấy báo nợ, báo có của ngân hàng. Hệ thống sổ sách của Chi nhánh Hà Nội bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu chi tiền mặt, sổ nhật biên tiền gửi ngân hàng, sổ cái các tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ theo dõi luân chuyển hàng hoá, báo cáo doanh thu, báo cáo kết quả kinh doanh... Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Căn cứ vào hợp đồng mua bán hoặc nhu cầu của khách hàng kế toán lập hoá đơn thuế GTGT. Hoá đơn thuế GTGT được lập làm 3 liên: liên 1 lưu chứng từ gốc, liên 2 giao khách hàng, liên 3 để thanh toán. Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng để phản ánh doanh thu và xác lập công nợ với người mua, đồng thời xác định giá vốn hàng bán, dịch vụ đã cung cấp. Quá trình này được theo dõi trên sổ nhật ký bán hàng và sổ cái TK 511- doanh thu bán hàng và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan I. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường Chi nhánh phải tự chủ trong việc sản xuất kinh doanh, tự tìm khách hàng để tiêu thụ hàng hoá. Công ty đang áp dụng phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. 23 Thị trường tiêu thụ của Chi nhánh là khá rộng, không chỉ trên địa bàn Hà nội mà còn vươn tới các tỉnh thành trong cả nước. Công ty đang có một lượng khách hàng khá lớn, chủ yếu là khách hàng quen biết lâu năm (khách hàng truyền thống) Phương thức thanh toán của chi nhánh chủ yếu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. II. Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng than tại Chi nhánh Hà Nội. 1. Phương thức tiêu thụ của Chi nhánh Bán hàng là một trong những hoạt động chính có vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh. Bởi vậy, Chi nhánh luôn chú trọng tới việc tổ chức bán hàng giúp hạn chế ứ đọng vốn và đem lại lợi nhuận cao. Hiện nay, Chi nhánh đang áp dụng các hình thức bán hàng sau: - Phương thức bán buôn - Phương thức bán lẻ 2. Kế toán giá vốn hàng bán Nội dung: Giá vốn hàng bán là trị giá thực tế của hàng hoá mua vào hoặc nhập về. Chi nhánh quản lý hàng nhập kho theo từng lô hàng, do vậy giá vốn nhập xuất được tính theo giá thực tế đích danh. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng tài khoản: TK632 “giá vốn hàng bán”, TK156 “hàng hoá”, TK911 “xác định kết quả kinh doanh” Phương pháp tính giá vốn hàng bán. Chi nhánh tính giá vốn hàng bán theo phương pháp thực tế đích danh. Có nghĩa là để tính giá vốn hàng bán Chi nhánh dựa vào số lượng hàng bán ra và đơn giá nhập kho của số lượng hàng bán ra trong kỳ. Trị giá vốn hàng bán = Đơn giá nhập kho của số hàng bán ra trong kỳ x Số lượng hàng bán ra 24 VD: Trong tháng 12/2004 Chi nhánh nhập kho một số lượng hàng hoá như sau: Nhập: 7000 tấn than loại Cám 5 với đơn giá 220.000đ/tấn 5000 tấn than loại Cục 6 với đơn giá 250.000đ/ tấn 10.000 tấn than loại Cám 6a với đơn giá 240.000đ/tấn Vậy tổng giá vốn hàng bán ra: 4500 x 220.000 +1700 x250.000 + 6000 x 240.000 = 2.855.000.000 đ Căn cứ “Phiếu nhập kho” ( phụ lục) kế toán hạch toán nhập kho hàng hoá: Nợ TK 156: 5.190.000.000 đ Nợ TK1331: 259.500.000 đ Có TK 331: 5.449.500.000 Hạch toán giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632 : 2.855.000.000 đ Có TK 156 : 2.855.000.000 đ Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 2.855.000.000 đ Có TK 632: 2.855.000.000 đ 3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Chi nhánh Hà nội là đợn vị trực thuộc của Công ty Đông bắc cho nên quy mô tổ chức bộ máy của Chi nhánh là không lớn. Vì vậy, Chi nhánh hạch toán phụ thuộc nên không hạch toán Chi phí quản lý riêng. Do vậy, Chi nhánh không có sự tách biệt giữa Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp mà gộp chung Chi phí quản lý doanh nghiệp vào Chi phí bán hàng. Nội dung: Chi phí bán hàng của chi nhánh bao gồm: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên, chi phí vật liệu quản lý, chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng, chi phí điện nước điện thoại, fax...chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tài khoản sử dụng: Chi phí bán hàng của Chi nhánh được phản ánh trên Tk 641 “Chi phí bán hàng”. TK 641 được chia thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6411 “ Chi phí nhân viên”, 25 TK 6412 “ Chi phí vật liệu bao bì”, TK 6413 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng”, TK 6414 “ Chi phí KH TSCĐ”, TK 6415 “ Thuế, phí, lệ phí”, TK 6417 “ Chi phí dịch vụ mua ngoài”, TK 6418 “ Chi phí khác bằng tiền”. Ngoài ra, Chi nhánh còn sử dụng các TK đối ứng khác: TK111, TK112, TK331, TK911. Trình tự kế toán: Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, dựa trên cơ sở các chứng từ hợp pháp như hoá đơn thuế GTGT( hoá đơn mua hàng, các dịch vụ mua ngoài), bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao TSCĐ... kế toán sẽ lập phiếu chi( nếu thanh toán bằng tiền mặt), lập uỷ nhiệm chi ( nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng), lập chứng từ ghi sổ( đối với những khoản nợ chưa thanh toán), kế toán tập hợp phân loại chứng từ, vào sổ chi tiết tài khoản 641- chi phí bán hàng để theo dõi. Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh + Chi nhánh Hà nội là nơi chủ yếu đứng ra tiêu thụ sản phẩm do đó chế độ trả lương cho nhân viên không phải tính theo sản phẩm mà tính theo thời gian trả theo tháng. Mức lương phải trả = thời gian làm việc x mức lương thời gian / ngày Trong đó: mức lương thời gian : Lương cơ bản x hệ số Số ngày theo chế độ Và các khoản tính vào thu nhập của nhân viên như thưởng, phụ cấp. Còn các khoản trích theo lương( BHXH, BHYT, KPCĐ) Chi nhánh áp dụng theo đúng quy định: BHXH được tính bằng 15% lương cơ bản. BHYT được tính bằng 2% lương cơ bản. KPCĐ bằng 2% lương thực tế. 26 VD 1: Căn cứ vào bảng tổng hợp Chi phí theo khoản mục, lương cơ bản là 112.315.423 đ để tính BHXH kế toán áp dụng theo đúng quy định của Chi nhánh các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ). BHXH = 15% x lương cơ bản. BHXH = 15% x 112.315.423đ = 16.847.313,45 đ. BHYT = 2% x 112.315.423đ = 2.246.308,46 đ KPCĐ = 2% x 202.087.242 đ = 4.041.744,84 đ Theo số liệu trên kế toán hạch toán: Nợ Tk 6411: 337.538.031,8 đ Có Tk 334: 314.402.665 đ Có Tk 3383: 16.847.313,45 đ Có Tk 3384: 2.246.308,46 đ Có Tk 3382: 4.041.744,84 đ VD 2: Căn cứ vào phiếu chi số 178 ngày 30/12/2004 thanh toán tiền phí gửi bưu phẩm là: 3.750.864 đ, thuế GTGT 10%. Kế toán hạch toán: Nợ Tk 6412: 3.750.864 đ Nợ Tk 133: 375.086,4 đ Có Tk 111: 4.125.950,4 đ * Về cách tính khấu hao TSCĐ: Chi nhánh đã dùng phương pháp tính khấu hao trung bình (hay còn gọi là khấu hao đường thẳng). Theo phương pháp này thì số tiền khấu hao được tính cho mỗi thời kỳ trong thời gian hữu ích của tài sản là như nhau. Số khấu hao Số khấu hao Số khấu hao Số khấu hao TSCĐ phải = TSCĐ phải trích + TSCĐ tăng - TSCĐ giảm trích trong kỳ kỳ trước trong kỳ trong kỳ VD 3: Căn cứ vào số khấu hao TSCĐ trong bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục với số tiền là: 61.834.489 đ. Kế toán hạch toán như sau: Nợ Tk 6414: 61.834.489 đ Có Tk 2141: 61.834.489 đ 27 Dựa vào “Bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục” (phụ lục) ta tổng hợp chi phí bán hàng: Nợ Tk 641: 707.460.798,8 đ Nợ Tk 1331: 70746079,88 đ Có Tk: 77.8206.878,68 đ Cuối kỳ kết chuyển Chi phí bán hàng: Nợ Tk 911: 707.460.798,8 đ Có Tk 641: 707.460.798,8 đ. 4. Kế toán doanh thu bán hàng Nội dung: Doanh thu bán hàng là doanh thu ghi trên hoá đơn GTGT xuất cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tổng doanh thu tiêu thụ sản phẩm trong kỳ, kế toán sử dụng Tk 511 “ Doanh thu bán hàng” và một số Tk đối ứng như Tk 111, Tk 112, Tk 131, Tk 911. Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho. Trình tự kế toán: Căn cứ vào hợp đồng mua bán với người mua hoặc nhu cầu khách hàng, kế toán lập hoá đơn thuế GTGT. Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên 1 lưu sổ kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán. Kế toán sẽ căn cứ hoá đơn bán hàng để ghi nhận doanh thu và xác lập công nợ với người mua đồng thời xác định giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp. Quá trình này được theo dõi trên sổ cái TK 511. Phương pháp tiêu thụ tại Chi nhánh: Chi nhánh bán hàng theo phương pháp trực tiếp. - Trường hợp bán hàng thu tiền ngay: Phương thức bán hàng này áp dụng cho những khách hàng mua với số lượng ít và Chi nhánh bán lẻ. VD: Ngày 16/12/2004 Chi nhánh bán cho anh Nguyễn Đức Trọng 1700 tấn than Cục 6 với đơn giá 340.000 đ/tấn, thuế suất thuế GTGT 5%. Theo hợp đồng GTGT số 0091240 (xem phụ lục). Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111 : 606.900.000 đ 28 Có TK 511: 578.000.000 đ Có TK 3331: 28.900.000 đ - Trường hợp bán hàng thanh toán chậm: Phương thức bán hàng này áp dụng cho những khách hàng mua với số lượng lớn và công ty bán buôn. Đây là hình thức bán hàng chủ yếu mà Chi nhánh áp dụng. VD: Ngày 20/12/2004 Chi nhánh bán cho Công ty TNHH Việt Quang 4500 tấn than Cám 5 với đơn giá 310.000 đ/ tấn, thuế suất thuế GTGT 5%. Theo hợp đồng GTGT số 0091241 (xem phụ lục). Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: 1.464.750.000 đ Có TK 511: 1.395.000.000 đ Có TK 3331: 69.750.000 đ VD: Ngày 22/12/2004 Chi nhánh bán cho Công ty Xi măng Hoàng Thạch 6000 tấn than Cám 6a với đơn giá 330.000 đ/tấn, thuế suất thuế GTGT 5%. Theo hợp đồng GTGT số 0091242 (xem phụ lục). Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: 2.079.000.000 đ Có TK 511: 1.980.000.000 đ Có TK 3331: 99.000.000 đ 5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Chi nhánh không có các khoản giảm trừ doanh thu như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, thuế tiêu thụ đặc biệt. Do vậy doanh thu thuần được xác định chính là doanh thu bán hàng thu được. 6. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Tài khoản sử dụng: Để xác định kết quả bán hàng trong kỳ kế toán Chi nhánh sử dụng TK911 “ Xác định kết quả bán hàng” và các TK đối ứng như TK 632, TK 641, TK 511, TK 421. Cuối tháng khi xác định được doanh thu thuần, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiến hành kết chuyển để xác định kết quả bán hàng. Kết quả kinh doanh của Chi nhánh Hà Nội trong tháng 12/2004. 29 - Giá vốn hàng bán: 2.855.000.000 đ - Chi phí bán hàng: 707.460.798,8 đ - Tổng doanh thu bán hàng: 3.953.000.000 đ - Các khoản giảm trừ doanh thu: 0 - Doanh thu thuần: 3.953.000.000 đ. Kế toán tiến hành kết chuyển để xác định kết quả bán hàng a. Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911: 2.855.000.000 đ Có TK 632: 2.855.000.000 đ b. Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 707.460.798,8 đ Có TK641: 707.460.798,8 đ c. Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 3.953.000.000 đ Có TK 911: 3.953.000.000 đ d. Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 390.539.201,2 đ Có TK 421: 390.593.201,2 đ Nhận xét: Vì Chi nhánh hạch toán phụ thuộc nên không hạch toán Chi phí quản lý doanh nghiệp riêng mà Chi nhánh gộp chung Chi phí quản lý doanh nghiệp vào Chi phí bán hàng. Việc gộp chung Chi phí quản lý doanh nghiệp và Chi phí bán hàng gây khó khăn trong hạch toán chi tiết. Vì TK 641 “Chi phí bán hàng” chỉ phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Mà không thể phản ánh hết các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận văn phòng chi nhánh và các chi phí liên quan đến tất cả các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Vì chi nhánh nên mở thêm TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để hạch toán được dễ dàng hơn. 30 CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH HÀ NỘI THUỘC CÔNG TY ĐÔNG BẮC I. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng tại Chi nhánh Từ khi thành lập đến nay Chi nhánh Hà Nội đã đi vào hoạt động được 8 năm. Với chặng đường không ít khó khăn và thử thách để gia nhập và đứng vững trong cơ chế thị trường như hiện nay, Chi nhánh đã không ngừng lớn mạnh và hoàn thiện về mọi mặt. Đó sự đóng góp rất lớn của bộ máy quản lý, trong đó không thể thiếu bộ máy kế toán- là công cụ quan trọng trong công tác quản lý của Chi nhánh. Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh em xin đưa ra một số nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh như sau: 1. Ưu điểm: Nhìn chung, công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán kinh doanh đã cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản lý kinh doanh của Chi nhánh cũng như các đơn vị quản lý tài chính khác. Đồng thời các thông tin do bộ phận kế toán cung cấp thường nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán, giúp cho việc lập báo cáo kế toán thuận lợi, dễ dàng,chính xác. Thứ nhất: Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tài chính hiện nay Chi nhánh đang sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng tài chính có sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/TT- BTC ngày 9/10/2002 của Bộ tài chính. Nói chung, việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán của Chi nhánh hiện nay trong công tác kế toán tương đối hợp lý và khoa học. Thứ hai: Việc sử dụng hệ thống chứng từ nhìn chung Chi nhánh đã thực hiện tốt quy định về hoá đơn, chứng từ ban đầu. Căn cứ vào chứng từ kế toán Nhà nước ban hành và nội dung các hoạt động kinh tế cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, Chi nhánh đã xây dựng cho mình một hệ thống biểu mẫu chứng từ phù hợp, quy định việc ghi chép các hoạt động kinh tế vào từng biểu mẫu chứng từ kế toán cụ thể. Các chứng từ ban đầu này sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ 31 mới được sử dụng làm căn cứ để ghi Sổ chi tiết và Sổ cái. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của Chi nhánh được thực hiện một cách kịp thời, chính xác. Thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán của Chi nhánh được tổ chức ghi chép theo hình thức Nhật ký chung, mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đáp ứng kịp thời nhu cầu cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan. Thứ tư: Phòng kế toán Chi nhánh có cơ cấu gọn nhẹ được sắp xếp phù hợp với yêu cầu hạch toán cũng như trình độ nghiệp vụ của từng người. Mỗi nhân viên đều có kinh nghiệm và có trách nhiệm với công việc được giao. Công tác kế toán được phân công một cách rõ ràng, cụ thể đã phát huy được tính chủ động sáng tạo cũng như tinh thần trách nhiệm và sự thành thạo trong công việc của mỗi người. 2. Tồn tại Mặc dù tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bàn hàng của Chi nhánh có nhiều ưu điểm, phù hợp với sự phát triển của công nghệ, hiện đại hoá trong công tác quản lý nhưng vẫn còn một số nhược điểm sau: Thứ nhất: Về vận dụng tài khoản kế toán: để phát huy đầy đủ vai trò và tác dụng của kế toán tài chính, Chi nhánh phải biết vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp, áp dụng phương pháp kế toán hợp lý. Nhưng thực tế hệ thống tài khoản kế toán của Chi nhánh còn khá đơn giản, kế toán chủ yếu sử dụng tài khoản tổng hợp mà không mở các tài khoản chi tiết theo dõi doanh thu, chi phí và hạch toán kết quả cho từng đội kinh doanh. Kế toán không theo dõi tách biệt các khoản chi phí giữa bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý mà hạch toán chung trên TK 641 “ chi phí bán hàng”. Điều này không hợp lý và sẽ gây kho khăn cho công tác dự toán chi phí và kiểm soát chi phí. Thứ hai: Đối với chiết khấu thương mại: trong điều kiện cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay, việc áp dụng linh hoạt các chính sách bán hàng là rất quan trọng. Hàng hoá muốn bán được nhiều thì phải vừa đáp ứng tốt về chất lượng, vừa có giá 32 cả phải chăng và kết hợp với nhiều hoạt động giảm giá, khuyến mại cho khách hàng. Trong quá trình bán hàng cho khách hàng, Chi nhánh Hà Nội chưa áp dụng các hình thức giảm trừ doanh thu này. II. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Hà Nội thuộc Công ty Đông bắc 1. Nguyên tắc chung để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Hạch toán là một công cụ quan trọng trong phục vụ việc điều hành và quản lý nèn kinh tế quốc dân, điều hành quản lý các hoạt động trong các đơn vị kinh doanh. Xuất phát từ vai trò quan trọng đó, yêu cầu càn thiết đặt ra phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán. Mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Hà Nội là: Thứ nhất hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành theo hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CDKT và các thông tư của Bộ tài chính về sửa đổi, bổ sung. Việc hoàn thiện theo nguyên tắc tuân thủ này sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu tham khảo số liệu của các cấp có thẩm quyền như Ngân hàng cơ quan thuế... được dễ dàng hơn. Thứ hai là việc hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp những thông tin nhanh chóng cả về kế toán tài chính và kế toán quản trị. Mặt khác hoạt động kinh doanh hiện nay phát triển không ngừng cả về số lượng cũng như tính phức tạp trong từng thương vụ, do đó yêu cầu của việc hoàn thiện đặt ra là có thể vận dụng linh hoạt trong từng tình huống kinh doanh. Mục tiêu cuối cùng được đề cập đó là tính khả thi và hiệu quả của việc hoàn thiện. Không thể tiến hành cải tiến, thay đổi công tác kế toán hoạt động kinh doanh mà không xem xét hiệu quả mang lại so với chi phí bỏ ra cũng như không xem xét 33 phương án hoàn thiện đó có phù hợp với tình hình thực tế tại Chi nhánh Hà Nội không. Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán cũng như điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật của doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế với chi phí thấp nhất. 2. Các kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Hà Nội. Qua quá trình thực tập tại Chi nhánh, trên cơ sở tìm hiểu, nắm vững tình hình thực tế cũng như những vấn đề lý luận đã được học, em nhận thấy trong công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng của Chi nhánh còn có những hạn chế mà nếu được khắc phục thì phần hành kế toán này được hoàn thiện hơn, có hiẹu quả hơn. em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tai Chi nhánh. 2.1 Về vận dụng tài khoản kế toán. Các nhà quản lý kinh doanh rất cần biết các thông tin chi tiết, cụ thể về các khoản mục chi phí cũng như việc sử dụng các loại chi phí này, để từ đó lập dự toán chi phí và chủ động điều tiết chi phí. Nhưng ở Chi nhánh, tất cả các khoản chi phí phát sinh đều được phản ánh trên TK 641 “ chi phí bán hàng” và không hạch toán chi tiết theo từng khoản mục chi phí. Do đó, thông tin mà kế toán cung cấp chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Kế toán nên mở TK 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp” để hạch toán riêng chi phí quản lý phát sinh tại Chi nhánh. Tài khoản này dùng để tập hợp các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận Văn phòng Chi nhánh và các chi phí liên quan đến tất cả các hoật động kinh doanh của đơn vị. Khi đó TK 641 chỉ phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ. Để theo dõi chi tiết các khoản mục chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng, kế toán nên mở các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi phí bán hàng ở các đội, ví dụ như chi phí nhân viên bán hàng có thể mở như sau: 34 TK 6411.1: chi phí nhân viên bán hàng đội 73 TK 6411.2: chi phí nhân viên bán hàng đội 74 TK 6411.3: chi phí nhân viên bán hàng đội 75 Tương tự mở chi tiết các tài khoản cấp 3 theo dõi các khoản mục chi phí khác ở các đội. Riêng chi phí quản lý của doanh nghiệp của Chi nhánh, nếu hạch toán chi tiết theo từng khoản mục sẽ gặp khó khăn và phức tạp. Do đó kế toán chỉ nên hạchtoán chi tiết chi phí quản lý theo từng đội kinh doanh để có căn cứ xác định kết quả kinh doanh của từng đội. Kế toán mở các tài khoản chi tiết của TK 642 như sau: TK 6420.1: Chi phí quản lý đội 73 TK 6420.2: Chi phí quản lý đội 74 TK 6420.3: Chi phí quản lý đội 75 2.2 Đối với chiết khấu thương mại. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều tập thể và cá nhân hoạt động kinh doanh mặt hàng than nên tình hình cạnh tranh diễn ra rất gay gắt. Chi nhánh hiện nay đang có một lượng khách hàng truyền thống, là những nhà máy, xí nghiệp lớn. Những khách hàng này thường mua than với số lượng lớn nên, thanh toán bằng séc. Do vậy, Chi nhánh nên áp dụng phương thức khuyến mãi chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với khối lượng lớn, thanh toán tiền nhanh, nhằm giữ được khách hàng. Bằng biện pháp khuyến mãi này có thể Chi nhánh còn tăng được khối lượng khách hàng trong tương lai vì có sự ưu đãi của Chi nhánh trong việc bán hàng và thanh toán. khi áp dụng phương thức này kế toán phải mở TK 521 “ Chiết khấu thương mại” để theo dõi. Phương pháp kế toán TK 521 “ chiết khấu thương mại” như sau: Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp theo chiết khấu thương mại Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho khách hàng 35 Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho khách hàng sang TK 511 “ doanh thu bán hàng” Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 521: Chiết khấu thương mại 36 KẾT LUẬN Như vậy, bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Chi nhánh. Điều đó đòi hỏi bộ máy quản lý của Chi nhánh phải có kiến thức tổng hợp và chuyên sâu về lĩnh vực kinh doanh để nắm bắt thị trường, từ đó đưa ra những chiến lược cụ thể, phù hợp. Trong chiến lược đố thì kế toán có một vai trò không nhỏ trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo, để ban lãnh đạo nắm bắt tình hình, nhanh chóng đưa ra những quyết định của mình, nắm bắt cơ hội kinh doanh. Vì vậy, công tác ké toán nói chung và công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh nói riêng cần phải được củng cố ngáy càng hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực trong việc quản lý tài chính cũng như trong vạch chiến định chiến lược của ban lãnh đạo Chi nhánh Nhận thức được điều đó Chi nhánh đang có những quan tâm đến khâu quản lý kinh doanh và công tác kế toán nói chung, công tác bán hàng xác định kết quả kinh doanh nói riêng với hy vọng sẽ đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao. Với kiến thức đã được học và qua quá trình thực tập tại Chi nhánh Hà Nội cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS Lê Thế Tường giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài “ Kế toán bán hàng và xác dịnh kết quả bán hàng tại Chi nhánh Hà Nội” Do trình độ hiểu biết không nhiều và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài luận văn tốt nghiệp của em khó tránh khỏi những sai sót, rất mong được sự chỉ bảo và góp ý kiến của các thầy cô giáo. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo PGS. TS Lê Thế Tường đã tận tình giúp đỡ trong suốt quá trình làm và hoàn thành bài luận văn này. Em xin cám ơn các anh chị phòng kế toán tại Chi nhánh Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập tại Chi nhánh. Em xin chân thành cám ơn!