Luận văn Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ và Kỹ thuật Thăng Long

trữ. - Lưu chuyển hàng hóa góp phần ổn định giá cả, điều tiết hàng hóa trên thị trường một cách phù hợp. 4. Nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa. - Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến lưu chuyển hàng hóa, đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tính toán các chỉ tiêu mua vào, dự trữ và bán ra. - Tổ chức xây dựng các danh mục hàng hóa theo yêu cầu quản lý đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch, kho hàng… - Tổ chức thiết kế các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép nghiệp vụ mua bán và dự trữ hàng hóa. - Tổ chức lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. - Tổ chức việc lập và phân tích báo cáo về nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp. II. Hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa. 1. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng. a) Các phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ. * Phương thức mua hàng - Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: + Phương thức nhận hàng + Phương thức chuyển hàng - Mua hàng không theo hợp đồng - Mua hàng thông qua hệ thống đại lý * Thủ tục chứng từ mua hàng - Nguyên tắc kiểm nhận hàng hóa: Trước khi hàng nhập kho phải được kiểm nhận do nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hóa trực tiếp tiến hành. Khi tiến hành kiểm nhận phải căn cứ vào chứng từ của bên bán hay là hợp đồng kinh tế (nếu chưa có chứng từ bên bán) đối chiếu số nhận thực tế về số lượng, chất lượng để lập “biên bản kiểm nghiệm” (nếu hàng hóa mua về nhiều, phức tạp, quý hiếm). Biên bản kiểm nghiệm được lập thành hai liên: một liên giao cho phòng cung tiêu và một liên giao cho phòng kế toán. Nếu hàng hóa nhập kho không đúng yêu cầu trên hóa đơn thì phải lập thêm một liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi đến cho bên bán giải quyết (nếu theo phương thức chuyển hàng). Cần chú ý trong quá trình nhập kho phải căn cứ vào xuất xứ hàng nhập kho để tính giá nhập cho phù hợp. - Chứng từ mua hàng: + Hóa đơn GTGT (bên bán lập) (01 GTKT – 3LL) + Hóa đơn bán hàng (bên bán lập) (02 GTTT – 3LL) + Bảng kê mua hàng hoá (06 – VT) + Phiếu nhập kho (01 – VT) + Biên bản kiểm nhận hàng hóa (03 – VT) + Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng… b) Phương pháp tính giá hàng mua vào Theo quy định, đối với hàng hóa nhập mua trong hoạt động kinh doanh thương mại được tính theo phương pháp giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Tính giá hàng mua vào là việc xác định giá ghi sổ của hàng hóa mua vào. Giá thực tế của hàng hóa mua vào được xác định: Giá thực tế của hàng hóa mua vào = Giá mua của hàng hóa + Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp (nếu có) - Giảm giá hàng mua + Chi phí thu mua phát sinh trong quá trình mua hàng Giá mua hàng hóa là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hóa đơn. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua của hàng hóa là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và đối với những hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá mua hàng bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Ngoài ra, đối với trường hợp hàng hóa mua vào trước khi bán cần gia công chế biến thì giá mua hàng hóa bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình đó. Giảm giá hàng bán là số tiền mà người bán giảm cho người mua. Khoản này sẽ ghi giảm giá mua hàng hóa. Giảm giá hàng mua bao gồm: giảm giá đặc biệt, bớt giá và hồi khấu. Chi phí thu mua hàng hóa là chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… Tuy nhiên khi nhập kho hàng hóa, các chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình mua được hạch toán riêng (mà không tính vào giá thực tế của từng hàng hóa), đến cuối tháng mới tính toán phân bổ cho hàng xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho. Một số phương pháp phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng bán ra trong kỳ: - Phân bổ theo giá trị mua Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ = Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ * Trị giá mua hàng xuất bán trong kỳ Giá mua hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua hàng xuất bán trong kỳ - Phân bổ theo số lượng Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ = Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ * Số lượng hàng xuất trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ c) Kế toán chi tiết hàng hóa Kế toán chi tiết hàng hóa được thực hiện chi tiết đối với các loại hàng hóa lưu chuyển qua kho kể cả về chỉ tiêu giá trị lẫn hiện vật. Đây là công tác quản lý hàng hóa cần có ở các doanh nghiệp. Hạch toán nhập- xuất- tồn hàng hóa phải được phản ánh theo giá thực tế. Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho phải được thực hiện hàng ngày ở từng kho và từng loại vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, phải tổng hợp số liệu để xác định giá vốn của hàng tiêu thụ. Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp ghi chi tiết hàng hóa đó là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. * Phương pháp thẻ song song: Chứng từ nhập Phiếu xuất kho Sổ chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Thẻ kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Chú thích Sơ đồ 1. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song - Ưu điểm: + Đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và dễ đối chiếu. + Cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời cho nhà quản lý cả về số lượng lẫn giá trị. - Nhược điểm: + Ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, không thích hợp với doanh nghiệp sử dụng nhiều loại hàng hóa. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ 2. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Ưu điểm: + Tránh được việc ghi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán + Cung cấp được thông tin cả về hiện vận và giá trị cho người quản lý - Nhược điểm: Công việc kế toán thường dồn vào cuối tháng nên việc lên báo cáo kế toán chậm. * Phương pháp sổ số dư: Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế N - X - T Sơ đồ 3. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ số dư - Ưu điểm: + Tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán. + Cung cấp thông tin thường xuyên giá trị hàng hóa nhập, xuất, tồn. - Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót khó phát hiện ra. Công tác này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. d) Hạch toán nghiệp vụ mua hàng * Theo phương pháp kê khai thường xuyên - Tài khoản sử dụng: + TK 156 “Hàng hóa”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm theo giá thực tế của các loại hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng. TK 156 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 156.1 “Giá mua hàng hóa”: Phản ánh giá trị thực tế của hàng hóa tại kho. TK 156.2 “Chi phí thu mua hàng hóa”: Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa. TK 156.7 “Hàng hóa bất động sản”: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa bất động sản. TK 156 Bên nợ: - Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng - Chi phí thu mua hàng hóa - Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công. - Trị giá hàng hóa đã bán bị trả lại - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư. Dư nợ: - Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho - Chi phí thu mua của hàng tồn kho Bên có: - Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngoài gia công hoặc sử dụng cho sản xuất thi công. - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ. - Chiết khấu thương mại, các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư hoặc TSCĐ. + TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh hàng hóa, vật tư của doanh nghiệp cuối kỳ vẫn đang trên đường đi. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán ở giai đoạn mua hàng kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như: TK 111, 112, 133, 331… - Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: TK 156, 157, 632 TK 111, 112, 331 Mua hàng hóa nhập kho, gửi bán TK 133 Thuế GTGT hàng mua TK 151 Hàng mua đi đường Nhập hàng TK 111, 112, 141, 331 Giảm giá hàng mua Hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại Thuế GTGT Sơ đồ 4. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay đối với mặt hàng không chịu thuế GTGT. Hạch toán mua hàng trong các doanh nghiệp này, về nguyên tắc cũng tương tự như các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ chỉ khác trong giá mua hàng hóa còn bao gồm cả thuế GTGT. * Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kì Phương pháp kiểm kê định kì là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kì của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị hàng hóa, vật tư xuất dùng trong kì theo công thức: Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất trong kỳ = Trị giá vốn thực tế của hàng hóa còn lại đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của hàng hóa tăng thêm trong kỳ - Trị giá vốn thực tế của hàng hóa còn lại cuối kì - Tài khoản sử dụng: + TK 611 “Mua hàng”: Phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 156, 157, 111, 112, 331, 133… - Phương pháp hạch toán mua hàng hóa trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: TK 111, 112, 141, 331 TK 133 TK 632 TK 156, 157, 632 Thuế GTGT Hàng hóa mua trong kỳ TK 611 Kết chuyển giá vốn hàng hóa Kết chuyển hàng hóa tồn đầu kỳ Các khoản giảm giá, trả lại hàng mua, chiết khấu… Hàng hóa tồn cuối kỳ kết chuyển TK 111, 112, 331 Sơ đồ 5. Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu quá trình mua hàng ở các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay đối với mặt hàng không chịu thuế GTGT. Hạch toán mua hàng trong các doanh nghiệp này, về nguyên tắc cũng tương tự như các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong giá mua hàng hóa còn bao gồm cả thuế GTGT. 2. Hạch toán các nghiệp vụ bán hàng a) Phương thức, thủ tục chứng từ bán hàng * Phương thức bán buôn - Bán buôn qua kho: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao trực tiếp + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng - Bán buôn vận chuyển thẳng: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán * Phương thức bán lẻ - Bán lẻ thu tiền tập trung - Bán lẻ thu tiền trực tiếp - Bán lẻ tự phục vụ - Bán hàng trả góp - Bán hàng tự động * Phương thức bán hàng đại lý hay ký gửi hàng hóa b) Thủ tục chứng từ bán hàng - Đối với bán buôn: Khi bán hàng, kế toán lập hóa đơn bán hàng hay hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho nếu hàng hóa bán qua kho. Hóa đơn là căn cứ để doanh nghiệp ghi sổ kế toán và được lập thành 3 hay 5 liên tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp. - Đối với bán lẻ: Lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ gửi cho bộ phận kế toán làm căn cứ để tính và thu thuế GTGT. c) Hạch toán nghiệp vụ bán hàng Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, hàng hóa được mua vào từ nhiều nguồn khác nhau, tại các thời điểm khác nhau nên giá mua thường thay đổi. Vì vậy cần phải có phương pháp xác định giá trị của hàng xuất kho. Có 4 phương pháp: - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) - Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) - Phương pháp thực tế đích danh * Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên - TK sử dụng: + TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Ngoài ra nó cũng dùng để phản ánh các khoản được nhận từ nhà nước về trợ cấp giá khi thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu của nhà nước. TK 511 Bên nợ: - Phản ánh số tiền thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp trong kỳ tính trên doanh số bán hàng. - Kết chuyển chiết khấu thương mại ghi giảm trừ doanh thu - Kết chuyển doanh thu bán hàng bị trả lại, giảm giá hàng bán trong kỳ ghi giảm trừ doanh thu. - Kết chuyển doanh thu thuần sang TK xác định kết quả Bên có: - Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ của doanh ngiệp (kể cả doanh thu cho thuê TSCĐ hoạt động và doanh thu bán bất động sản đầu tư) trong kỳ. TK 511 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK 511.1 “Doanh thu bán hàng hóa” TK 511.2 “Doanh thu bán thành phẩm” TK 511.3 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” TK 511.4 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá” + TK 512 “Doanh thu nội bộ”: Phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp. + TK 531 “Hàng bán bị trả lại” + TK 532 “Giảm giá hàng bán” + TK 521 “Chiết khấu thương mại” + TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” + TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh trị giá vốn của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Ngoài những TK này thì kế toán còn sử dụng một số TK có liên quan như: TK 111, 112, 131, 3331, 611… TK 156 TK 632 TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu bán hàng bình thường TK 3387 Trị giá vốn hàng bán TK 3331 Lãi trả chậm Thuế GTGT TK 511 TK 111, 112, 131,… Sơ đồ 6. Hạch toán tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán hàng trả góp TK 632 TK 3331 TK 911 TK 333 Trị giá vốn hàng gửi bán TK 521, 532, 531 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Thuế phải nộp Trị giá vốn hàng gửi bán tiêu thụ Kết chuyển giá vốn của hàng tiêu thụ TK 157 Trị giá vốn thực tế hàng hóa tiêu thụ TK 156 TK 511 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Doanh thu bán hàng TK 111, 112, 131 Kết chuyển doanh thu thuần Sơ đồ 7. Hạch toán tiêu thụ hàng hóa theo phương thức trực tiếp và chuyển hàng * Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT. Đối với các doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong các chỉ tiêu ghi nhận doanh thu ở TK 511, TK 512 bao gồm cả thuế GTGT. Cuối kì xác định thuế GTGT phải nộp ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Phản ánh thuế GTGT phải nộp trong kỳ: Nợ TK 642.5: thuế, phí và lệ phí Có TK 333.1: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. Cuối kì, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng tồn và trị số hàng tồn chưa kiểm nhận, chưa bán, kế toán xác định giá vốn hàng bán: Trị giá hàng xuất bán = Giá vốn hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ - Giá vốn hàng tồn cuối kỳ Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng đi đường, tồn kho, gửi bán Trị giá hàng xuất trong kỳ TK 111, 112, 331 TK 632 TK 911 TK 611 TK 151, 156, 157 Trị giá hàng nhập vào trong kỳ Kết chuyển giá vốn hàng trong kỳ Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển trị giá hàng đi đường, gửi bán, tồn kho đầu kỳ TK 511 TK 133 Thuế GTGT đầu vào Sơ đồ 8. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ CHƯƠNG II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TMDV VÀ KỸ THUẬT THĂNG LONG I. Đặc điểm, tình hình chung của công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long 1. Quá trình hình thành và phát triển. a) Sự ra đời Từ sau Đại hội Đảng lần thứ VI và tiếp tục Đại hội Đảng lần thứ VII, Đảng và Nhà nước ta chủ trương mở cửa nền kinh tế. Đồng thời mở rộng và phát triển quan hệ kinh tế đối ngoại. Luật thương mại được Nhà nước thông qua đã trở thành nền tảng cho việc ra đời nhiều doanh nghiệp tư nhân hoạt động kinh tế góp phần vào sự phát triển kinh tế đất nước. Chính sách kinh tế đổi mới của Đảng và Nhà nước đã tạo điều kiện cho những cá nhân, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước tham gia vào hoạt động kinh tế, góp sức vào việc xây dựng đất nước thoát khỏi nghèo nàn lạc hậu, trở thành một nước có nền kinh tế năng động hơn và công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long đã ra đời trong hoàn cảnh này. Đầu năm 1998 Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long đã chính thức đi vào hoạt động. Giấy phép thành lập Công ty số 02/GP-KCN cấp ngày 20/4/1998, Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài khoản tại ngân hàng công thương Hà Nội Tên công ty: Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Tên giao dịch: Thăng Long Trading Company Limited Điện thoại: 043.748.0725 Tài khoản ngân hàng: 102 010 000598578 Mã số thuế: 0104913188 Trụ sở chính: 21/39 ngõ 106, đường Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Quá trình phát triển của công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Từ lúc ra đời đến nay công ty đã trải qua những năm tháng thăng trầm trong quá trình phát triển. Công ty dần dần thiết lập được vị thế cạnh tranh khá vững trên thị trường Hà Nội và đã mở được các chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và Campuchia. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh máy móc công nghiệp, công ty đã tạo được sự ổn định trong kinh doanh và mở rộng quy mô hoạt động ngày càng lớn hơn. Sự tồn tại và phát triển của Công ty hoàn toàn do chính bản thân công ty quyết định cùng với sự nỗ lực của mỗi thành viên trong công ty. Công ty đã chủ động khai thác nguồn hàng, tự do kinh doanh, thuận mua vừa bán. Chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long a) Chức năng Từ khi thành lập đến nay, công ty đã ổn định đi vào hoạt động kinh doanh với các chức năng: - Mua bán hàng tư liệu sản xuất. - Mua bán hàng tư liệu người dùng. b) Nhiệm vụ: - Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép. - Thực hiện đầy đủ và đúng hạn các hợp đồng đã ký kết. - Bảo đảm chất lượng hàng hóa kinh doanh. - Thực hiện mở sổ sách ghi chép, phản ánh, thống kê, lưu trữ và bảo quản số liệu, chứng từ kế toán theo đúng quy định của nhà nước. - Thực hiện đầy đủ và đúng nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. c)Lĩnh vực kinh doanh của công ty - Bán buôn máy móc công nghiệp. - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông. - Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học. - Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép. - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình. - Bán buôn đồ uống. 3. Đặc điểm quy trình kinh doanh Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long chủ yếu mua bán các loại máy móc công nghiệp như: Máy in phun, máy dập nắp chai… Việc mua bán hàng hóa đều tuân theo quy trình sau: Ký kết hợp đồng kinh tế Mua hàng và thanh toán Nhập kho hoặc giao thẳng cho khách hàng Ký kết hợp đồng kinh tế Giao hàng và nhận tiền Tìm nhà cung ứng Lựa chọn bạn hàng Sơ đồ 9. Quy trình cung cấp hàng hóa 4. Đặc điểm tổ chức của công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long a) Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Ban Giám Đốc Phòng Kế Toán Phòng Sales Phòng Dự Án Phòng Kỹ Thuật Phòng Bán Hàng Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Chú thích Sơ đồ 10. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty b) Nhiệm vụ chức năng của từng phòng ban - Ban giám đốc (3 người): 1 giám đốc và 2 phó giám đốc công ty + Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và là người chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh của công ty. + Các phó giám đốc: Là người có trách nhiệm giải quyết các công việc trong phạm vi được giám đốc giao, tham mưu cho giám đốc về mọi lĩnh vực liên quan. Mỗi phó giám đốc được phân công điều hành một hoặc một số công việc thuộc lĩnh vực nhất định và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc được giao. - Phòng Sales (10 người): Tham mưu cho giám đốc về những biến động thị trường, đồng thời tổ chức công tác tiếp thị, đẩy mạnh việc mua vào và bán ra cho công ty. - Phòng bán hàng (3 người): Trực tiếp viết hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, xuất kho theo tình hình thực tế xảy ra tại công ty. - Phòng dự án (5 người): Có nhiệm vụ thu thập số liệu, tổng hợp và phân tích các số liệu thống kê được, trên cơ sở đó tham mưu cho giám đốc về tình hình phát triển, đưa ra phương án, chiến lược kinh doanh, xây dựng các quy chế quy định dự thảo các hợp đồng kinh tế. - Phòng kế toán (5 người): Phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty qua những con số trên hệ thống sổ sách của công ty, hạch toán theo đúng quy định của nhà nước, trực tiếp giao dịch với ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. - Phòng kỹ thuật (24 người): Thực hiện các công việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, sửa chữa máy móc thiết bị theo yêu cầu của ban giám đốc và theo đơn đặt hàng. c) Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Biểu 1: Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ĐVT: đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Sự tăng giảm Số tiền % 1. Tổng giá trị tài sản 7.862.541.264 9.024.951.296 1.162.410.032 14,78 2. Tổng DT BH và cung cấp dịch vụ 3.268.740.000 3.889.825.750 621.085.750 19,001 3. DT thuần về BH và cung cấp DV 3.251.374.110 3.871.094.570 619.720.460 19,06 4. Giá vốn hàng bán 2.614.125.000 2.026.531.200 -587.593.800 -22,48 5. DT HĐTC 19.612.242 17.307.168 -2.305.074 -11,75 6. CPTC 215.867.797 206.590.381 -9.277.416 -4,3 7. CPBH 17.021.500 19.325.680 2.304.108 13,54 8.CP QLDN 12.764.000 13.623.370 859.370 6,73 9. Tổng LN kế toán trước thuế 609.897.389 888.764.144 278.866.755 45,72 10. CP thuế TNDN 162.568.705 193.553.729 30.986.024 19,06 11. LN sau thuế 447.328.684 695.209.415 247.880.731 55,4 12. Số công nhân viên 50 50 0 13. Thu nhập bình quân 4.212.500 4.458.800 246.300 7,67 Qua biểu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên ta có thể thấy công ty đã ngày càng lớn mạnh và làm ăn có lãi, tạo được niềm tin cho cán bộ công nhân viên, giúp họ hăng say trong công việc tạo ra nhiều lợi nhuận cho công ty và làm cho cuộc sống của họ ngày càng được nâng cao. d) Công tác kế toán tại công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long * Bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng và công nợ Kế toán tiền thanh toán Thủ quỹ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Sơ đồ 11. Bộ máy kế toán của công ty * Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Nhật ký chung Thẻ kho, sổ chi tiết 156,131… Sổ cái Báo cáo TC Bảng cân đối TK Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký đặc biệt TK111,112 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chú thích Sơ đồ 12. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung * Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó. * Đơn vị tiền tệ dùng để ghi sổ: Đồng tiền Việt Nam , ký hiệu: đ * Chế độ kế toán: Áp dụng theo quyết định 15/QĐ – BTC. * Phương pháp tính thuế GTGT: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song. * Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp Nhập trước – Xuất trước. * Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng. II. Thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long 1. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng a) Phương thức mua hàng Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long kinh doanh chủ yếu là mặt hàng máy móc công nghiệp, để có đủ số lượng hàng hóa phục vụ cho việc bán ra, công ty thường mua hàng hóa với số lượng lớn. Do đó công ty thực hiện mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa công ty với người bán hàng như vậy phương thức mua hàng chủ yếu là phương thức chuyển hàng. b) Chứng từ mua hàng Gồm có: Hóa đơn bán hàng của bên bán, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu gửi hàng, phiếu nhập hàng hóa nhập kho. Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 156 “Hàng hóa” + TK 156.1 “Giá mua hàng hóa” + TK 156.2 “Chi phí mua hàng” - TK 133 “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ” - TK 331, 111, 112… * Hạch toán giá mua hàng tại công ty Để minh họa hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty, em xin trích nội dung các nghiệp vụ mua hàng tháng 11/2011: - Trường hợp mua hàng tại các đơn vị: Theo đề nghị cấp hàng của công ty, ngày 2/11 công ty Huỳnh Long cấp 40 máy Videojet, đơn giá 2.800.000 đ/cái với thuế GTGT 10% theo HĐGTGT 098426. Căn cứ chứng từ gốc kế toán công ty hạch toán: Nợ TK 156 (156.1) 112.000.000 Nợ TK 133 11.200.000 Có TK 331 123.200.000 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 2 tháng 11 năm 2011 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL 25AA/11T 098426 Đơn vị bán hàng: Công ty Huỳnh Long Địa chỉ: A14TT16 – KĐT Văn Quán – Hà Đông - HN Số tài khoản: 220 421 102 306 Điện thoại: 043.865.393 MS: 0500579089 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thu Giang Tên đơn vị: Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Địa chỉ: 21/39 Ngõ 106 Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – HN Số tài khoản: 102 010 000 598578 Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: 0104913188 STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy Videojet Cái 40 2.800.000 112.000.000 112.000.000 Cộng tiền hàng 112.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 11.200.000 Tổng tiền thanh toán: 123.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi ba triệu hai trăm nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ hóa đơn GTGT và số lượng hàng mua về công ty cử cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho. Khi hàng hóa được kiểm tra chính xác, đảm bảo yêu cầu thì tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập kho. Đơn vị: Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Địa chỉ: 21/39 Ngõ 106 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy – Hà Nội Mẫu số: 01 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTBTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03/11/2011 Số: 157 Nợ: TK 156 Có: TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Minh Phú Theo: HĐ 98426 Ngày 02 tháng 11 năm 2011 của công ty Huỳnh Long Nhập tại kho Công ty Địa điểm: Hoàng Quốc Việt – HN Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Máy Videojet Cái 40 40 2.800.000 112.000.000 Cộng 112.000.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu đồng - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 – HĐGTGT Ngày 04 tháng 11 năm 2011 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) - Trường hợp mua hàng có chiết khấu giảm giá: Ngày 12/11/2011 công ty mua máy in phun của công ty Minh Thành hóa đơn 19719 số lượng 100 máy với giá 3.200.000 đ/cái, thuế GTGT 10% và được hưởng chiết khấu mua hàng trên giá mua chưa thuế 2%, kế toán hạch toán: Nợ TK 156 (156.1) 313.600.000 (=320.000.000 - 6.400.000) Nợ TK 133 31.360.000 Có TK 331 344.960.000 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 12 tháng 11 năm 2011 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL ML/11P 019719 Đơn vị bán hàng: Công ty Minh Thành Địa chỉ: Phố Cầu Am – Vạn Phúc – Hà Đông - HN Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0101471573 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trường Giang Tên đơn vị: Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Địa chỉ: 21/39 Ngõ 106 Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – HN Số tài khoản: 102 010 000 598578 Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: 0104913188 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in phun Cái 100 3.200.000 320.000.000 Chiết khấu: 2% 6.400.000 Cộng tiền hàng 313.600.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 31.360.000 Tổng tiền thanh toán: 344.960.000 Số tiền viết bằng chữ: ba trăm bốn mươi bốn triệu chín trăm sáu mươi nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Đơn vị: Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Địa chỉ: 21/39 Ngõ 106 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - HN Mẫu số: 01 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTBTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12/11/2011 Số: 189 Nợ: TK 156 Có: TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Tiến Tài Theo: HĐ 19719 Ngày 02 tháng 11 năm 2011 của công ty Minh Thành Nhập tại kho: Công ty Địa điểm: Hoàng Quốc Việt – HN Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Máy in phun Cái 100 100 3.136.000 313.600.000 Cộng 313.600.000 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm mười ba triệu sáu trăm nghìn đồng - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 – HĐGTGT Ngày 18 tháng 11 năm 2011 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) * Trường hợp hạch toán chi phí mua hàng Hàng ngày căn cứ vào chứng từ phản ánh chi phí liên quan đến hàng mua, kế toán hạch toán: (10/11) Nợ TK 156(156.2) 820.000 Có TK 111 820.000 Đơn vị: Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Địa chỉ: 21/39 Ngõ 106 Hoàng Quốc Việt-Cầu Giấy – HN Mẫu số: 02 – TT Ban hành theo QĐ số 15/2006-BTC ngày 20/3/2006 của BTBTC Liên 01 PHIẾU CHI Ngày 10 tháng 11 năm 2011 Số: 313 Nợ: 156 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Phạm Minh Đức Địa chỉ: Lý do chi: Vận chuyển hàng hóa Số tiền: 820.000 (Viết bằng chữ) Tám trăm hai mươi nghìn đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc Giám đốc (Ký, họ tên đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Và ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt TK 111. Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng cộng số liệu của TK 156.2 ở sổ nhật ký đặc biệt TK 111 và tiến hành tổng cộng số liệu của tháng để ghi vào sổ cái TK 156.2 Biểu 2. Sổ nhật ký đặc biệt TK 111 “Tiền mặt” SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT TK111 Tháng 11/2011 ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Ghi có TK111 Ghi nợ các TK Số Ngày 156.2 ... 10/11 313 10/11 Chi tiền vận chuyển 820.000 820.000 ............................... Tổng cộng 20.500.000 Biểu 3: Sổ Cái TK 156.2 “Chi phí mua hàng” SỔ CÁI Tên tài khoản: Chi phí mua hàng Số hiệu: 156.2 ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Trang STT dòng Nợ Có Số dư đầu kỳ 9.200.000 30/11 PKT 40 30/11 Số phát sinh trong tháng 111 20.500.000 PKT 41 30/11 Kết chuyển chi phí mua hàng 632 10.780.765 Cộng phát sinh 20.500.000 10.780.765 Số dư cuối kỳ 18.919.235 Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí mua hàng: Số liệu minh họa tháng 11/2011 - Trị giá hàng hóa hiện tồn đầu tháng 11: 1.340.512.340 đ (Số liệu lấy ở bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn) - Trị giá hàng hóa nhập trong tháng 11: 798.452.110 - Trị giá vốn hàng xuất bán trong tháng 11: 776.420.000 đ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán tháng 11 = = 9.200.000 + 20.500.000 x 776.420.000 1.340.512.340 + 798.452.110 10.780.765 đ Kế toán định khoản: Nợ TK 632: 10.780.765 Có TK 156 (156.2): 10.780.765 2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty a) Phương thức thanh toán * Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt Phải lập hóa đơn bán hàng theo giá bán không bao gồm thuế GTGT * Trường hợp thanh toán chậm Đối với những khách hàng thường xuyên công ty không tính lãi, với khách hàng không thường xuyên thì công ty tính lãi trả chậm và lãi suất này được quy định bằng tỷ lệ % trên doanh số bán hàng b) Sổ ghi chép - Sổ chi tiết bán hàng TK 511 - Sổ nhật ký đặc biệt TK 111, 112 - Bảng kê thuế GTGT phải nộp - Sổ chi tiết TK 131 c) Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho Do mặt hàng của công ty đa dạng về chủng loại nên công ty áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước. * Trường hợp bán hàng cho các đơn vị - Ngày 5/11 công ty bán 60 máy videojet cho công ty Hoàng Khuyên theo HĐGTGT số 056785 với giá bán 3.000.000 đ/máy, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán. Kế toán hạch toán doanh thu: Nợ TK 131: 198.000.000 Có TK 511: 180.000.000 Có TK 3331: 18.000.000 - Tính giá vốn xuất kho cho mặt hàng máy videojet + Số lượng hàng hóa tồn đầu tháng 11: 50 cái Đơn giá: 2.750.000 đ/cái (Số liệu lấy ở sổ chi tiết mặt hàng máy videojet) +Ngày 3/11 nhập 40 máy Đơn giá: 2.800.000 đ/cái Như vậy tổng giá vốn của mặt hàng máy videojet là: 50 x 2.750.000 + 10 x 2.800.000 = 165.500.000 đ Kế toán hạch toán Nợ TK 632: 165.500.000 Có TK 156 (156.1): 165.500.000 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày 05 tháng 11 năm 2011 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL HH15/VP 056785 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM DV và Kỹ thuật Thăng Long Địa chỉ: 21/39 Ngõ 106 Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy - HN Số tài khoản: 102 010 000 598578 Điện thoại: 043.748.0725 MS: 0104913188 Họ tên người mua hàng: Trần Hồng Xuân Tên đơn vị: Công ty TNHH TM Hoàng Khuyên Địa chỉ: Vạn Hà – Lộc Hà – Nam Định Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: 0101053079 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy Videojet Cái 60 3.000.000 180.000.000 Cộng tiền hàng 180.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18.000.000 Tổng tiền thanh toán: 198.000.000 Số tiền viết bằng chữ: một trăm chín mươi tám triệu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Đơn vị: Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Địa chỉ: 21/39 Ngõ 106 Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy - HN Mẫu số: 02 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTBTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05/11/2011 Số: 235 Nợ: TK 632 Có: TK 156 Họ tên người nhận hàng: Trần Hồng Xuân Địa chỉ: Công ty TNHH TM Hoàng Khuyên Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho: Công ty Địa điểm: Hoàng Quốc Việt – HN Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Máy Videojet Cái 60 50 2.750.000 137.500.000 10 2.800.000 28.000.000 Cộng 165.500.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm sáu mươi lăm triệu năm trăm nghìn đồng - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 HĐGTGT Ngày 05 tháng 11 năm 2011 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu 4. Sổ chi tiết thanh toán TK 131 (Công ty TNHH TM Hoàng Khuyên) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN TK 131 Đối tượng: Công ty TNHH TM Hoàng Khuyên Từ ngày: 1/11/2011 đến ngày: 31/11/2011 ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 250.000.000 5/11 HĐ 56785 5/11 DT Bán máy Videojet Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 511 133 180.000.000 18.000.000 448.000.000 10/11 BC 911 19/11 Thu tiền hàng 112 300.000.000 148.000.000 ........................... Số phát sinh 359.412.120 300.000.000 Dư cuối kỳ 309.412.120 - Trường hợp bán hàng có phát sinh chiết khấu, giảm giá Do công ty nhiều khách hàng thường xuyên mua hàng với số lượng lớn nên để thu hút khách hàng công ty có quyết định chiết khấu cho khách hàng. Tỷ lệ chiết khấu được quy định theo một tỷ lệ nhất định trên doanh số mua hàng (1,5%) Ngày 25/11 công ty Đông Á mua 60 máy in phun với đơn giá 3.400.000, thuế GTGT 10% và được hưởng chiết khấu thương mại 1,5% trên tổng doanh số mua hàng theo HĐ GTGT 078679. Kế toán công ty hạch toán: 1, Nợ TK 632: 187.544.000 Có TK 156 (156.1) : 187.544.000 2, Nợ TK 131: 224.400.000 Có TK 511: 204.000.000 Có TK 3331 20.400.000 3, Nợ TK 521: 3.060.000 Nợ TK 3331: 306.000 Có TK 131: 3.366.000 3. Tình hình hạch toán hàng hóa tồn kho Hàng hóa của công ty được theo dõi chi tiết tại các kho và bộ phận nghiệp vụ tại phòng kế toán. Các mặt hàng kinh doanh được theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể. Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng do đó việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho rất quan trọng. Như vậy để hạch toán chi tiết hàng hóa tồn kho, kế toán công ty đã sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Biểu 5: Thẻ kho máy Videojet Đơn vị: Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long THẺ KHO Số: 08 Ngày lập thẻ: 01/11/2011 Tên nhãn hiệu: Máy Videojet ĐVT : Cái NTGS Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT Tồn đầu kỳ 50 3/11 PN156 3/11 Nhập trong tháng 40 90 5/11 PX235 5/11 Xuất bán hàng 60 30 15/11 PN163 15/11 Nhập trong tháng 30 60 28/11 PN170 28/11 Nhập trong tháng 40 100 29/11 PX275 29/11 Xuất bán hàng 50 50 Cộng phát sinh 110 110 Tồn cuối kỳ 50 Biểu 6: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa (Máy Videojet) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA Từ ngày 01/11/2011 đến ngày 30/11/20111 Tên vật tư: Máy videojet ĐVT: đồng Chứng Từ Diễn giải ĐG Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Số dư đầu tháng 2.750.000 50 137.500.000 156 03/11 Mua hàng nhập kho 2.750.000 2.800.000 40 112.000.000 50 40 137.500.000 112.000.000 ………………….. Cộng 110 304.000.000 110 305.500.000 Dư cuối tháng 50 136.000.000 Ngày 30 tháng 11 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)Biểu 7: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Tháng 11 năm 2011 Tên hàng hóa Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền Máy Videojet 50 137.500.000 110 304.000.000 110 305.000.000 50 136.000.000 Máy in phun 17 52.500.000 100 313.600.000 60 187.548.000 57 178.752.000 …………….... Cộng 320 1.340.512.340 460 798.452.110 554 776.420.000 226 1.362.544.450 Ngày 30 tháng 11 năm 2011 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) Biểu 8. Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 11 năm 2011 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 5/11 PN156 03/11 Mua máy Videojet theo HĐ98526 X 1561 112.000.000 Phải trả người bán X 331 112.000.000 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ-10% X 1331 11.200.000 Phải trả người bán X 331 11.200.000 PX235 05/11 Xuất bán máy videojet-Giá vốn hàng bán X 632 165.500.000 Giá mua hàng hóa X 1561 165.500.000 HĐ 56785 Phải thu khách hàng X 131 180.000.000 Doanh thu bán hàng hóa X 5111 180.000.000 Phải thu khách hàng X 131 18.000.000 Thuế GTGT đầu ra được khấu trừ-10% X 3331 18.000.000 ………………………………………… Tổng cộng 3.382.104.440 3.382.104.440 Ngày 30 tháng 11 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Biểu 9. Sổ cái TK 156.1 “Giá mua hàng hóa” SỔ CÁI Tháng 11/2011 Tên tài khoản: Giá mua hàng hóa Số hiệu: 156.1 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.340.512.340 30/11 PN156 03/11 Nhập kho máy Videojet 331 112.000.000 PX235 5/11 Xuất bán máy Videojet 632 165.500.000 PN157 9/11 Nhập kho máy in phun 331 313.600.000 ……………………….. Cộng phát sinh 798.452.110 776.420.000 Dư cuối kỳ 1.362.544.450 Ngày 30 tháng 11 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Biểu 10. Sổ cái TK 511.1 “Doanh thu bán hàng hóa” SỔ CÁI Tháng 11/2011 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511.1 ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ Có 30/11 HĐ 56785 05/11 Bán máy videojet 131 180.000.000 ……….. PKT 42 30/11 Kết chuyển chiết khấu thương mại 521 10.060.000 PKT 43 30/11 Kết chuyển doanh thu thuần 911 1.340.560.424 Cộng phát sinh 1.350.620.424 1.350.620.424 Ngày 30 tháng 11 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) TK 1561 DĐK: 1.340.512.340 TK 331 TK 112 TK 632 776.420.000 Cộng PS: 798.452.110 DCK: 1.362.544.450 Cộng PS: 776.420.000 420.452.110 378.000.000 Sơ đồ 13. Sơ đồ TK 156.1 “Giá mua hàng hóa TK 5111 TK 111 TK 112 TK 131 Cộng PS: 1.350.620.424 TK 521 TK 911 Cộng PS: 1.350.620.424 10.060.000 1.340.560.424 352.698.000 489.562.000 508.360.424 Sơ đồ 14. Sơ đồ TK 511.1 “Doanh thu bán hàng hóa” III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long. 1. Nhận xét về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long. Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long là một doanh nghiệp thương mại chuyên hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa. Vì vậy, công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty giữ một vai trò quan trọng. Công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty có những ưu nhược điểm sau: * Ưu điểm: Với đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao, phòng kế toán đã hoàn thành nhiệm vụ của mình, tổ chức tốt quá trình hạch toán đặc biệt là công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa, một hoạt động chiếm khối lượng công việc lớn và chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của công ty. Công ty tổ chức một bộ sổ sách kế toán tương đối phù hợp với tình hình lưu chuyển hàng hóa. Việc lưu chuyển hàng hóa tại công ty được tiến hành một cách nhanh chóng chính xác. Kế toán đã tiến hành hạch toán hàng hóa mua vào một cách chính xác, cụ thể, mở sổ theo dõi chi tiết từng mặt hàng. Trong công tác hạch toán nghiệp vụ bán hàng cũng đã tiến hành hạch toán kịp thời chính xác, phản ánh doanh thu từng mặt hàng, tổ chức sổ sách kế toán phù hợp, thủ tục thanh toán cho khách hàng nhanh chóng. Đồng thời kế toán cũng đã mở được các sổ chi tiết TK 331, 131 theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với từng đối tượng cụ thể. Kế toán và thủ kho phối hợp tổ chức hàng tồn kho của công ty về số hiện có và tình hình biến động các loại hàng hóa một cách chính xác, đảm bảo công tác dự trữ hàng hóa cho kinh doanh của công ty nhằm phục vụ tốt công tác bán hàng. Quá trình kiểm kê được tiến hành theo đúng tiến độ thời gian và những phát hiện thừa thiếu sau kiểm kê và xử lý đúng nguyên nhân vi phạm. * Nhược điểm: Đôi lúc việc lập báo cáo kế toán của công ty chậm, sự kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết còn chưa chặt chẽ, một vài số liệu đối chiếu giữa hai mảng này đôi khi còn có sự khác biệt, không trùng khớp. Một số nghiệp vụ hạch toán còn chưa hợp lý: - Mua hàng được hưởng chiết khấu: Ngày 12/11/2011 công ty mua máy in phun của công ty Minh Thành HĐ19719 số lượng 100 máy với giá 3.200.000 đ/cái, thuế GTGT 10% và được hưởng chiết khấu mua hàng trên giá mua chưa thuế 2%, kế toán hạch toán: Nợ TK 156 (156.1): 313.600.000 (=320.000.000- 6.400.000) Nợ TK 133: 31.360.000 Có TK 331: 344.960.000 Như vậy sẽ không thấy rõ được phần chiết khấu mua hàng mà công ty được hưởng. - Bán hàng giao thẳng: Đối với phương thức này doanh nghiệp vẫn làm phiếu nhập kho rồi làm phiếu xuất kho nhưng ghi chú là hàng giao thẳng. Ngày 26/11 công ty mua 30 máy dập nắp chai theo HĐ 30587 với đơn giá 2.500.000đ/cái, giao thẳng cho khách hàng với giá bán 2.550.000đ/cái, thuế GTGT 10%. Kế toán hạch toán: Hạch toán hàng nhập kho: Nợ TK156 (156.1): 75.000.000 Nợ TK133: 7.500.000 Có TK 331: 82.500.000 Khi hàng hóa được xác định tiêu thụ, kế toán ghi doanh thu: Nợ TK131: 84.150.000 Có TK 511 (511.1): 76.500.000 Có TK 3331 : 7.650.000 Đồng thời hạch toán giá mua hàng hóa: Nợ TK632: 75.000.000 Có TK156 (156.1): 75.000.000 Như vậy đối với trường hợp này, kế toán công ty vẫn hạch toán nhập kho rồi lại xuất kho là không hợp lý, làm như vậy rất khó phân biệt bán hàng giao thẳng và bán hàng qua kho. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long. Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long, phù hợp với những cái chung nhất của các doanh nghiệp thương mại, kết hợp với các kiến thức cơ bản trong học tập, theo em cần hoàn thiện một số vấn đề kế toán lưu chuyển hàng hóa như sau: * Hoàn thiện nghiệp vụ mua hàng - Hạch toán mua hàng có chiết khấu giảm giá: Trường hợp này công ty chỉ phản ánh số tiền đã trừ đi khoản chiết khấu giảm giá vì vậy mà không thấy rõ được số chiết khấu giảm giá mà công ty được hưởng. Do đó theo em cần hạch toán như sau: + Hạch toán giá mua hàng hóa: Nợ TK 156 (156.1): Giá quy định trên hợp đồng Nợ TK 133: Thuế GTGT của hàng mua Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán + Hạch toán khoản chiết khấu giảm giá được hưởng: Nợ TK 111, 112, 331… Có TK 156 (156.1): Số chiết khấu được hưởng Có TK 133: Thuế GTGT của hàng mua * Hạch toán nghiệp vụ bán hàng - Hạch toán nghiệp vụ bán hàng thẳng Căn cứ hợp đồng kinh tế đã ký, hóa đơn bán hàng giao thẳng và chứng từ liên quan kế toán hạch toán doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511 (511.1): Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Đồng thời căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến hàng mua để hạch toán giá vốn hàng hóa: Nợ TK 632: Giá vốn hàng hóa Nợ TK 133: Thuế GTGT của hàng mua Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán * Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long. Công ty cần quan tâm đúng mức về công tác mua hàng và dự trữ hàng hóa bằng cách thi hành một số biện pháp: - Xác định số lượng từng mặt hàng cần phải mua mỗi lần để tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa dẫn đến ứ đọng vốn và tốn chi phí bảo quản. - Tăng cường công tác quản lý ở kho, thủ kho phải luôn báo cáo tình hình lưu kho của công ty. KẾT LUẬN Trong điều kiện kinh tế hội nhập như hiện nay, Nhà nước đã cho các doanh nghiệp được quyền tự do kinh doanh, tự do định đoạt công việc của mình, tự sản xuất, tự tìm kiếm thị trường. Nhà nước không còn là người cung cấp đầu vào cho các doanh nghiệp cũng như không còn là người tiêu thụ sản phẩm cho các doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp buộc phải tự đặt ra các chiến lược kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Trong đó lưu chuyển hàng hóa là một điều không thê thiếu đối với một doanh nghiệp thương mại. Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long hiện đang có những bước tiến vững chắc trong việc khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Với tiềm lực và khả năng sẵn có như hiện nay, chắc chắn công ty sẽ còn phát triển và lớn mạnh hơn nhiều. Trong thời gian thực tập tại đây, em đã có cơ hội tiếp cận với một môi trường làm việc khoa học và năng động. Đây chính là điều kiện giúp em có thể làm tốt hơn công việc thực tế sau này. Qua đây em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo công ty, các cô chú, anh chị trong Phòng Kế toán đã tạo điều kiện thực tập tốt nhất cho em. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.S Ninh Thị Hằng Nga người đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành báo cáo tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Ngày 23 tháng 04 năm 2012 Học viên Nguyễn Thị Thùy Linh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BẢN TỰ KIỂM ĐIỂM CÁ NHÂN Kính gửi: BGH Trường Cao đẳng Công nghiệp Quốc phòng Đồng kính gửi: Tổ bộ môn kế toán Công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long Tên em là: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: K1D Qua thời gian đi thực tập, tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH TMDV và Kỹ thuật Thăng Long em đã biết được tầm quan trọng của việc hạch toán kế toán, của người kế toán, đặc biệt là công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty. Do tầm hiểu biết còn hạn chế nên em không tránh khỏi bỡ ngỡ nên em tự viết bản kiểm điểm này. * Ưu điểm: - Hoàn thành tốt công việc nhà trường đã giao phó. - Chấp hành tốt nội quy, quy định của công ty nơi thực tập. - Chịu khó tìm tòi những kiến thức thực tế. - Không làm việc riêng trong giờ làm việc. * Nhược điểm: - Do trình độ có hạn, thời gian hạn chế, nên quá trình tìm hiểu thực tế còn nhiều khó khăn, chưa nắm đầy đủ công tác kế toán của công ty, chưa tận dụng hết thời gian thực tập. Em viết bản kiểm điểm này, kính mong BGH nhà trường, cùng các thầy cô giáo, quý công ty giúp đỡ để em hoàn thiện kiến thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2012 Học viên Nguyễn Thị Thùy Linh NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày….tháng….năm 2012 Đơn vị thực tập NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày…..tháng……năm 2012 Giáo viên hướng dẫn Th.s Ninh Thị Hằng Nga