Luận văn Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Âu Trường Thành - Hà Nội

ơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Giấy Galgo 24 kg 1.000 7.500 7.500.000 Giấy Galgo 23 kg 1.500 2.500 3.750.000 Giấy Galgo 22 kg 400 10.000 4.000.000 Cộng 15.250.000 Bằng chữ: Mười năm triệu hai trăm năm mươi nghìn Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.2. Thủ tục xuất kho Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì để phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác cho đối tượng của vật liệu. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty in Âu Trường Thành sử dụng nhiều loại vật liệu, các loại vật liệu, được lãi quản ở nhiều kho khác nhau, trong đó vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là giấy. Một loại vật liệu thấm ẩm nhanh dễ cháy, khó bảo quản. Nên việc bảo quản và tình hình sử dụng vật liệu ở Công ty phải được theo dõi chặt chẽ dựa trên cơ sở các chứng từ vật liệu. Tại Công ty in Âu Trường Thành sử dụng các chứng từ vật liệu sau: Phiếu xuất kho Tuy nhiên, việc sử dụng loại phiếu trên còn phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu Ta có sơ đồ sau: Đơn đặt hàng kế hoạch sản xuất lập phiếu sản xuất Phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm Phân xưởng in Offset Viết phiếu xuất vật tư cho sản xuất giao cho phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm, thủ kho cấp giấy Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kế hoạch lập phiếu sản xuất để ra quyết định sản xuất cho các bộ phận liên quan Bộ phận tài chính căn cứ vào phiếu sản xuất để xuất vật tư cho phân xưởng hoàn chỉnh lấy giấy và thủ kho cấp giấy. Bộ phận hoàn chỉnh sản phẩm: Căn cứ vào phiếu sản xuất để gia công hoàn chỉnh sản phẩm theo yêu cầu của người lập phiếu sản xuất. 5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty in Âu Trường Thành Bên cạnh công tác kế toán chi tiết vật liệu, thì công tác kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu là một bộphận không thể thiếu. Vì vậy môi trường hợp nhập vật liệu đều phải hạch toán chặt chẽ thông qua các tài khoản đối ứng có liên quan. 5.1. Tài khoản sử dụng Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty in Âu Trường Thành được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Xí nghiệp mở các TK cấp 2 sau: TK 1521 - Vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế Các nghiệp vụ nhập vật tư, Công ty sử dụng các tài khoản: - TK 111: Tiền mặt - TK 112: TGNH - TK 141: Tạm ứng - TK 331: Phải trả người bán Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh trên các tài khoản sau: - TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp - TK 627: Chi phí sản xuất chung - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 641: Chi phí bán hàng Bộ phận in Offset: Căn cứ vào phiếu sản xuất để biết in sản phẩm như thế nào Trường hợp xuất nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất thì Công ty sử dụng mẫu “Phiếu xuất kho” Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách các phòng ban, phân xưởng sẽ viết vào giấy những vật liệu sử dụng (số lượng, chủng loại….) rồi đem lên cho cán bộ phụ trách duyệt. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua giám đốc Công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo Công ty. Khi đó yêu cầu xuất vật liệu được chuyển đến phòng tài chính để viết phiếu xuất. Căn cứ vào hoá đơn kiểm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Phiếu này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu gốc Liên 2: Mang xuống phân xưởng, phân xưởng đưa cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại vật tư trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để tiến hành cấp phát. Phiếu này làm căn cứ để thủ kho vào thẻ kho. Liên 3: Gắn vào bảng kê xuất vật tư cuối tháng (Biểu 4a, 4b) Biểu 4a: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Số: 1/12HH Nợ:……..621……. Có: …….1521……. Phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 01 năm 2005 Họ và tên người nhận hàng: Phân xưởng Offset Nhập vào kho: Kho vật tư chính STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực lĩnh A B C D 1 2 3 4 1 Giấy carbon trắng CB 210 kg 680 680 30.000 20.400.000 2 Giấy carbon trắng CF 210 kg 700 700 10.000 7.000.000 3 Giấy carbon trắng CFB 210 kg 200 200 11.000 2.200.000 4 Giấy BBGI80-58 khổ 84 kg 150 150 19.000 2.850.000 Cộng 32.450.000 Người xuất Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 4b: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Số: 1/12HH Nợ:……..621……. Có: …….1522……. Phiếu xuất kho Ngày 27 tháng 01 năm 2005 Họ và tên người nhận hàng: Trung tâm chế biến Nhập vào kho: Kho vật tư phụ STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực lĩnh A B C D 1 2 3 4 1 Kẽm 40 x 51 Tấm 50 50 32.000 1.600.000 2 Kẽm 64,5 x 83 Tấm 80 80 33.000 2.640.000 3 Kẽm 80 x 103 Tấm 50 50 40.000 2.000.000 Cộng 6.240.000 Người xuất Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số tài khoản khác 5.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với sự phát triển của tin học ứng dụng trong phần hành kế toán, để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu tốt Công ty cũng đã áp dụng phần mềm kế toán MISA. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trên máy theo quy trình sau: Kế toán nhập kho vật tư hàng hóa được thực hiện trong mục “nhập kho vật tư hàng hóa” của tệp giao dịch. Khi có phát sinh các nghiệp vụ nhập kho, kế toán phải xác định các vật tư, hàng hóa đã đượ khai báo trong danh sách vật tư hàng hóa hay chưa. Trong trường hợp nếu chưa thì phải khai báo vật tư, hàng hóa, phải xác định tiếp kho quản lý và loại vật tư, hàng hóa nhập đã khai báo chưa để có thể khai báo thêm mới từ kho đến loại rồi mới đến vật tư hàng hóa chi tiết. Sau khi khai báo thêm mới vật tư hàng hóa chi tiết phải đăng ký kho cho loại vật tư, hàng hóa đó vào “giao dịch” để nhập các thông tin về nhập kho ở tệp “Nhập kho vật tư, hàng hóa” gồm các cột cần phải nhập sau: Mã số: Mã số chứng từ Ghi chú: Chú ý về chứng từ Số HĐ: Số hóa đơn Ngày HĐ: Ngày hoá đơn Lý do: Lý do nhập vật tư hàng hóa Mã kho: Mã số của vật tư hàng hóa Mã NCC: Mã nhà cung cấp Số lượng: Số lượng vật tư hàng hóa Đơn giá: Đơn giá vật tư hàng hóa Thành tiền: Tổng thành tiền của vật tư Trước tiên là mã số, ngày tháng, ghi chú. Điều này có ý nghĩa là xác định được ngày tháng nhập, nhập hay là xuất kho, trong một tháng có thể mở một số chứng từ ghi sổ tùy từng mục đích sử dụng thực tế để theo dõi nhập kho phát sinh trong một thời nhất định. Thao tác nhập trên một dòng là kế toán thêm mục để rồi nhập các số liệu vào: TK Nợ - Có, mã vật tư, số liệu sản xuất (nếu có), ngày nhập, mã kho, mã khách hàng cung cấp, số lượng đơn giá nhập kho, thuế suất VAT (nếu có), mã thống kê. Cột “Mã số” sẽ tự động nhẩy theo số thứ tự nhập vào máy. Các cột “Mã nhà cung cấp” và “Mã thống kê” nếu không nhớ ta có thể nhập bằng cách nháy đúp chuột vào cột đó sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn một cách trực quan chính xác. Nếu trong một chứng từ có nhiều vật tư của một nhà cung cấp thì thực hiện việc cắt dán, rồi thay mã vật tư. Khi kế toán vật liệu nhận được các hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ tiến hành nhập các số liệu đó vào máy theo trình tự như trên. Sau đó máy sẽ tự động lập ra các chứng từ, mẫu số. Để xem xét, kiểm tra các loại chứng từ, mã số nhập vật tư hàng hóa đã được thực hiện và in ra, kế toán vào Mure “Tệp” để in ra các báo cáo: Phiếu nhập kho, tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ, thẻ kho báo cáo tồn kho, sổ cái TK, bảng cân đối phát sinh….. Các nghiệp vụ thu mua và nhập vật liệu được thực hiện vào các tài khoản kế toán tổng hợp trên máy theo từng trường hợp sau: Nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài: Tại Công ty vật liệu nhập kho chủ yếu là nguồn thu mua bên ngoài như mua các nhà máy sản xuất trong nước, mua các Công ty cung cấp ngành in, mua trên thị trường tự do, còn vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hầu như không có. Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào “Hoá đơn GTGT”, “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, “Phiếu nhập kho” nhập vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 “Trường hợp chưa thanh toán với người bán” Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi, kế toán tiến hành định khoản vào máy. Nợ TK 152 Có TK 111 Nếu thanh toán bằng TGNH, căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản. Nợ TK 152 Có TK 112 VD: Theo hoá đơn GTGT của Công ty văn phòng hoá phẩm ngày 18/01/2003 Công ty nhập kho Giấy Couche 150 khổ 79*109 số lượng 904 kg, đơn giá 11.800 thành tiền 10.667.200. Kèm theo hoá đơn của Công ty in và văn phòng phẩm thì số tiền mà doanh nghiệp phải trả là 11.722.920 Kế toán sẽ tiến hành nhập vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 152 10.667.200 Nợ TK 133 (1331) 1.066.720 Có TK 331 11.733.920 Đó là trường hợp hàng hóa và hoá đơn cùng về, còn trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho (ít xảy ra ở Công ty). Khi có trường hợp này kế toán Công ty chỉ lưu lại hoá đơn mà không tiến hành. Do vậy Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Ngoài việc dùng tiền của ngân hàng hay tiền mặt để thanh toán tiền mua vật liệu Công ty còn sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền tạm ứng. Trường hợp tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu: Công ty in Âu Trường Thành thường áp dụng hình thức thanh toán này đối với việc mua nguyên vật liệu của Công ty cung cấp vật tư ngành in. Khi có nhu cầu về vật tư, phòng kế toán sản xuất sẽ tham khảo thị trường, trình Giám đốc duyệt, trên cơ sở đó phòng lập ra chứng từ tạm ứng tiền mua vật liệu. Việc mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng kế toán thực hiện nhập vào máy theo định khoản sau: Khi tạm ứng tiền mua kế toán thực hiện việc định khoản trên máy: Nợ TK 141 Có TK 111, 112 Vật liệu sau khi kiểm nhận đủ các điều kiện, trừ khi tiến hành nhập kho, kế toán nhập vào máy các số liệu định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 141 Đồng thời kế toán thanh toán sẽ tiến hành thanh toán tiền tạm ứng, có thể xảy ra các trường hợp sau: - Trường hợp thiếu tạm ứng kế toán thực hiện các bút toán Nợ TK 141 Có TK 111, 112 - Trường hợp thừa tạm ứng kế toán thực hiện bút toán Nợ TK 111, 112 Có TK 141 - Đối với vật liệu mua ngoài kế toán tổng hợp vật liệu ngoài, việc phản ánh giá mua thực tế còn phải phản ánh, chi phí thu mua thực tế vật liệu để phản ánh cho chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu. Tại Công ty chi phí vận chuyển vật liệu mua ngoài do cán bộ đi mua vật liệu tạm ứng thì kế toán tiến hành tổng hợp trên tài khoản 141 để định khoản tiền máy: Nợ TK 152 (số tiền vận chuyển) Có TK 141 Nếu chi phí vận chuyển được thanh toán trực tiếp thì cán bộ thu mua sẽ tập hợp các hoá đơn, giấy biên nhận có liên quan đến cước phí vận chuyển để đưa lên phòng kế toán, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy: Nợ TK 152 Có TK 111, 112 - Đối với vật liệu, mua về nhập kho, khi kiểm kê phát hiện thừa vật liệu so với số liệu so số lượng ghi trên hoá đơn. Giữa thủ kho và nhân viên tiết liệu cần lập biên bản. Nếu Công ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toán đưa vào phiếu nhập kho ghi vào máy như sau: Nợ TK 152 (trị giá vật liệu thực tế nhập kho) Có TK 111, 112, 141, 331 (giá thanh toán theo hoá đơn không thuế) Có TK 338 (3381) giá mua không thuế của số vật liệu thừa Đối với vật liệu mua về nhập kho, khi kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu so với số lượng ghi trên hoá đơn. Giữa thủ kho và nhân viên tiết liệu cần lập biên bản. Nếu Công ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toán dựa vào phiếu nhập kho ghi vào máy như sau: Nợ TK 152 (Trị giá vật liệu nhập kho) Có TK 111, 112, 141, 331 Nếu Công ty chấp nhận mua số lượng ghi trên bản hoá đơn thì kế toán ghi: Nợ TK 152 (trị giá vật liệu nhập kho) Nợ TK 1381 (trị giá vật liệu chưa rõ nguyên nhân) Có TK 111, 112, 141, 331 (trị giá vật liệu xí nghiệp mua) Sau này tuỳ theo quyết định mà xử lý tài khoản 1381 vào các tài khoản có liên quan. Ngoài việc nhập vật liệu từ nguồn thu mua ngoài, Công ty còn nhập vật liệu từ các nguồn thu sau: - Trường hợp nhập vật liệu từ phế liệu thu hồi: Trong quá trình sản xuất, Công ty có những loại vật liệu bị thải ra từ quá trình sản xuất, những loại vật liệu này không có giá trị sử dụng ban đầu song vẫn sử dụng được cho các nhu cầu khác. Chẳng hạn như giấy rách và giấy lề. Trong đó giấy lề là loại phế liệu được thải hồi trong quá trình sản xuất không thể sử dụng được nữa. Khi có phế liệu thu hồi Công ty tiến hành các thủ tục nhập, kho phế liệu. Còn giấy rách là loại giấy bị loại trong quá trình in do bị bẩn, nhăn, rách mép…. do quá trình cắt xén không được đảm bảo. Khác với giấy lề, giấy rách còn có thể tiếp tục sử dụng được để in các loại ấn phẩm thích hợp như giấy mời, sổ liên lạc…. Giấy rách khi đem nhập kho thì sẽ đem ra phân loại có thể cắt thành những khổ giấy thích hợp để in các loại ấn phẩm trên. Giá trị phế liệu thu hồi là giá ước tính hoặc lấy theo giá hiện hành của thị trường nhập về kho phế liệu. Khi có phế liệu nhập kho kế toán nhập số liệu về giá trị phế liệu nhập kho vào máy. Nợ TK 152 Có TK 154 Khi nhập vật tư, kế toán chỉ nhập theo giá chưa có thuế còn phần thuế đã được máy tự động tính khi kế toán nhập dữ liệu suất theo từng loại vật tư, hàng hóa khác nhau mà có thuế suất khác nhau. Do đó mã số thuế GTGT đầu vào sẽ được tính riêng vào: “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào”. Để xem phần báo cáo về “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào”, nhập các yêu cầu cần thiết như: thời gian từ ngày nào đến ngày nào. Máy sẽ tự động hiển thị bản kê giao diện màn hình và để in kế toán thực hiện lệnh in và cho ta bảng kê tháng 1/2003 tại Công ty như sau: (Biểu 5) Về đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là nhập vật liệu từ các nguồn khác nhau, do đó mà Công ty hàng tháng cần theo dõi tình hình công nợ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, công việc này được thực hiện trên máy. Trong quá trình thực hiện nhập các số liệu về nhập vật tư hàng hóa kế toán đã khai báo một cách chi tiết về mã vật tư, mã hàng cung cấp kế toán vật tư về báo công nợ xử lý trong các phần hành kế toán khác như: Kế toán tiền mặt, kế toán TGNH…… Với một số lượng lớn về vật liệu được nhập từ nguồn khác nhau, do đó cần phải khai thác báo cáo chi tiết về từng khâu hàng để máy sẽ tự động cất chuyển phần phải cho nhà cung cấp cùng với các số liệu trong kế toán tiền mặt, kế toán TGNH để theo dõi tình hình công nợ. Trong một tháng có thể có nhiều lần nhập khác nhau nhưng cùng một nhà cung cấp, kế toán chỉ cần khai báo một lần và máy sẽ tự động cất chuyển sang. Khi khai báo sai thì máy sẽ không cho cất giữ thông tin yêu cầu phải khai báo là: mã khách hàng, nhà cung cấp, địa chỉ… Hàng tháng kế toán có thể kiểm tra và xem xét tình hình thanh toán công nợ trên sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp báo cáo tổng hợp công nợ, sổ cái tài khoản công nợ. Sau đây là “Báo cáo tổng hợp công nợ” về phần phải trả cho khách hàng trong tháng 1/2003 (Biểu 6) 5.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Cũng như trường hợp nhập kho vật tư, kế toán xuất kho, vật tư, hàng hóa thực hiện trong Menu “Giao dịch”. Trong tháng kế toán có thể mở rộng một số chứng từ ghi sổ xuất kho nhất định và thao tác thực hiện việc xuất kho vật tư được thực hiện trên máy như sau: Nhập mã, ngày tháng, ghi chú về xuất vật liệu Để thực hiện vào máy xuất vật liệu kế toán thêm mục mới, sau đó nhập các thông tin cần thiết: tài khoản Nợ/có, mã vật tư, số phiếu sản xuất, ngày tháng xuất kho, lý do xuất, mã số, số lượng, đơn giá, mã phòng ban sử dụng, mã thống kê chứng từ. Trong khi xuất có thể có nhiều vật tư được xuất trên cùng một chứng từ, khi đó kế toán thực hiện việc cắt dán thêm dòng và thay đổi mã vật tư, số lượng. Do Công ty áp dụng việc tính giá xuất vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền nên phần giá xuất đã được máy tính sẵn. Khi kế toán muốn tính giá xuất thì vào phần “tự động cập nhập giá xuất” tại menu giao dịch. Lúc đó hệ thống sẽ tự động tính giá xuất dùng (đơn giá xuất dùng) theo phương pháp bình quân gia quyền cho các vật tư khi lý do xuất kho ở cột “Lý do” là “xuất sử dụng”. Do vậy ở cột “Đơn giá” trong phần xuất kho không cần phải vào khi xuất kho. Vật liệu xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, quá trình đó ở Công ty có các nghiệp vụ phát sinh sau: Nợ TK 6214, 627, 642 Có TK 152 Biểu 5: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 1/2005 MS: 0100687474-1 TT Chứng từ Tên người bán Mã số thuế Mặt hàng Danh số bán (chưa có thuế) Thuế GTGT Ghi chú Xêri Số Ngày 1 19657 3/1/2002 Viện công nghệ giấy và xenluylô 0100764376-1 77.237.800 7.723.780 2 19960 3/1/2002 Viện công nghệ giấy và xenluylô 0100394823-1 34.816.640 3.481.664 3 19781 3/1/2002 HTXCN tiến bộ 0100764376-1 63.898.950 6.389.895 4 19795 5/1/2002 HTXCN tiến bộ 0100509792-1 14.076.750 1.407.676 5 562 5/1/2002 Công ty Thương mại Đại Sơn 0100509792-1 282.758.800 28.275.880 6 531 11/1/2002 Công ty Thương mại Đại Sơn 0100371865-1 226.078.200 226.078.210 7 79943 14/1/2002 Công ty Giấy Tân Mai 0100371865-1 791.401.860 79.140.186 8 537 14/1/2002 Công ty TNHH Duy Hoà 0100482072-1 32.635.520 3.283.562 9 541 18/1/2002 Công ty Thương mại Đại Sơn 0100371865-1 432.590.000 43.259.000 10 28860 19/1/2002 Tổng Công ty Phát hành sách 0100109829-1 26.740.920 2.674.092 11 52021 22/1/2002 Công ty in và VHP 0100110574-1 290.451.700 29.045.170 Cộng 3.326.740.920 332.674.092 VD: Theo phiếu xuất kho giấy Couche 210 khổ 79*109 số X1513 ngày 10/1*2003 cho phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm. Tổng giá trị ghi trên phiếu xuất kho là 327.400 Nợ TK 621 327.400 Có TK 327.400 Từ các chứng từ nhập xuất vật tư đã nhập vào máy kế toán muốn kiểm tra sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Bước đầu tiên là kế toán vào phần in báo cáo rồi vao tệp “Báo cáo kho” để mở menu “sổ chi tiết vật tư, hàng hóa”, từ các số liệu ở phiếu nhập, phiếu xuất, máy sẽ tự động khởi tạo mẫu số chi tiết vật tư, hàng hóa, ngày tháng cần xem xét máy sẽ hiển thị trên màn hình mẫu “sổ chi tiết vật tư, hàng hóa” muốn in ra chỉ cần ấn lệnh in và máy sẽ thực hiện việc in ấn ra mẫu sổ. VD: Sau khi nhập kho vật tư, hàng hóa là giấy Bãi Bằng tháng 1/2002. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho đã khai báo, máy sẽ tự động tạo lập vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa. Vào cuối tháng để đối chiếu kiểm tra các số liệu, kế toán vào menu “Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa” của tệp “Báo cáo kho” “Sổ chi tiết vật tư hàng hóa” sẽ hiển thị lên màn hình, kế toán chọn ngày tháng cần xem và thực hiện in để in mẫu sổ ra. Ta có mẫu sổ sau: (Biểu 7) Biểu 6: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Báo cáo tổng hợp công nợ Tháng 1/2005 Mã Tên KH/NCC Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có FPT Công ty phát triển đầu tư FPT 38.671.800 38.671.800 MTB HTXCN Tiến bộ 42.289.104 6.500.000 85.773.281 121.562.385 CTGVT Công ty Giấy Việt Trì 242.189.104 242.189.104 TMDS Công ty Thương mại Đại Sơn 534.738.700 1.035.569.700 500.831.000 VCNG&L Viện CN giấy và xenlulo 2.358.400 123.259.884 125.618.284 CTNP Công ty TNHH Nam Phương 5.500.000 5.500.000 CTTM Công ty Giấy Tân Mai 450.680.000 870.542.046 419.862.046 CTVHà Công ty Việt Hà 5.078.200 5.078.200 CTHT Công ty Hồng Tuân 86.745.800 86.445.800 CTPHS Công ty Phát Hành Sách 15.400.000 29.415.012 14.015.012 … 20.900.000 1.412.586.408 3.485.823.485 7.573.368.614 5.500.000 5.484.731.537 Biểu 6: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Sổ chi tiết vật tư hàng hóa Tháng 1/2005 ĐVT: 1000đ Kho: Kho vật tư chính Tên vật tư hàng hóa; Giấy Việt Trì Chứng từ Diễn giải ĐG Nhập Xuất SL tồn GT tồn N SCT SL (kg) TT SL TT Tồn đầu kỳ 852 8.119.560 1/2005 5/1C Nhập giấy Việt Trì 58g/m khổ 61 9.530 4.750 45.267.500 1/2005 5/1C Nhập giấy Việt Trì 58g/m khổ 61 9.530 4.800 45.744.000 5/1/2005 5/1C Xuất giấy Việt Trì 58g/m khổ 61 3.500 31.937.500 Cộng 9.550 9.011.500 9.011.500 3.500 31.937.500 6.902 67.193.560 Người lập biểu Kế toán trưởng (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) Từ các phiếu nhập kho, xuất kho, các sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Các số liệu mà kế toán nhập vào máy, theo mã thống kê chứng từ các loại vật tư hàng hóa sẽ được tập hợp lại theo mã, thống kê chứng từ khai báo về vật tư nhập xuất kho, phải trả cho nhà cung cấp… Máy sẽ tổng hợp lại trên bảng “Tổng hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ” bao gồm tên nghiệp vụ nhập hoặc xuất vật liệu và gồm các cột sau: Số chứng từ, ngày tháng, diễn giải nhập, xuất, tài khoản ghi Nợ - Có, số tiền. Để hiện thị mẫu in bảng “Tập hợp các chứng từ theo mã thông chứng từ “trên màn hình” kế toán vào mục cần xem bên trong tệp “Liệt kê chứng từ” đòi hỏi kế toán phải khai báo thời gian cần xem, nhập vật liệu, chính hay phụ, cũng như xuất kho vật liệu, chính hoặc phụ, máy sẽ ngầm định tạo lập được bảng “Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ” hiện thị trên màn hình. Và muốn in ra, kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình. Trong tháng 1/2003 tại Công ty in Âu Trường Thành đã thực hiện các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho vật tư hàng hóa và đã được tập hợp các loại vật tư nhập, xuất theo mã, thống kê chứng từ như sau: (Biểu 8a, 8b) Biểu 8b: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Tập hợp các chứng từ Theo mã thống kê chứng từ Tên nghiệp vụ: Xuất kho vật liệu chính Số CT Ngày Diễn giải Nợ Có Số tiền 1/1C 3/1 Xuất vật tư 621 1521 9.337.863 2/1C 4/1 Xuất vật tư 621 1521 14.876.540 3/1C 4/1 Xuất vật tư 621 1521 982.950 4/1C 5/1 Xuất vật tư 621 1521 10.056.860 5/1C 6/1 Xuất vật tư 621 1521 22.458.600 6/1C 8/1 Xuất vật tư 621 1521 216.028.300 7/1C 11/1 Xuất vật tư 621 1521 91.481.660 8/1C 14/1 Xuất vật tư 621 1521 163.403.230 9/1C 15/1 Xuất vật tư 621 1521 38.340.230 10/1C 19/1 Xuất vật tư 621 1521 864.862.381 11/1C 22/1 Xuất vật tư 621 1521 644.871.429 12/1C 23/1 Xuất vật tư 621 1521 460.000.000 13/1C 25/1 Xuất vật tư 621 1521 70.678.211 14/1C 25/1 Xuất vật tư 621 1521 64.930.816 Cộng 64.936.816 Người lập biểu Kế toán trưởng (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) Biểu 8a: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Tập hợp các chứng từ Theo mã thống kê chứng từ Tên nghiệp vụ: Nhập kho vật liệu chính Số CT Ngày Diễn giải Nợ Có Số tiền 1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN giấy và xenlulo hđ 19675 1521 3311 77.237.800 2/1C 3/1 Nhập giấy viện CN giấy và xenlulo hđ 19960 1521 3311 34.816.640 3/1C 3/1 Nhập giấy HTXCN Tiến Bộ hđ 19781 1521 3311 63.816.640 4/1C 5/1 Nhập giấy HTXCN Tiến Bộ hđ 19795 1521 3311 140.760.760 5/1C 5/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 562 1521 3311 282.758.800 6/1C 11/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 531 1521 3311 226.078.200 7/1C 14/1 Công ty Giấy Tân Mai 1521 3311 719.401.860 8/1C 14/1 Công ty TNHH Duy Hoà 1521 3311 32.635.520 9/1C 18/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 541 1521 3311 432.590.000 10/1C 19/1 Công ty Phát hành sách hđ 28860 1521 3311 26.740.920 11/1C 22/1 Công ty In và HVP hđ 52021 1521 3311 290.451.700 12/1C 24/1 Công ty Nam Phương hđ 24641 1521 3311 89.193.700 13/1C 25/1 Công ty Giấy và bao bì hđ 24614 1521 3311 510.774.000 14/1C 27/1 Công ty Hồng Tuân hđ 1256 1521 3311 86.745.800 15/1C 30/1 Nhập giấy xanh bule 60 khổ 61 1521 3311 367.140.170 Người lập biểu Kế toán trưởng (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) Cuối tháng, từ các bảng “Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ” mà máy đã tổng hợp từ các phiếu nhập kho, xuất kho. Để theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, hàng hóa trên máy kế toán thực hiện việc tổng hợp việc nhập xuất vật liệu trong tháng để làm số dư cho tháng tiếp theo. Thao tác này, kế toán thực hiện các lệnh ở menu “Báo cáo kho” trong tệp “In báo cáo”. Sau khi vào mục này, kế toán chọn vật tư, chọn loại vật, mã vật tư, chọn thời gian tổng hợp tồn kho để báo cáo tồn kho trong tháng. ở đây giá nhập là giá chưa có thuế GTGT, còn giá xuất được máy tự động tính ở mục “Tự động cập nhật tính giá xuất” trong tệp “Giao dịch” theo phương pháp bình quân gia quyền. Sau khi chọn xong, trên màn hình hiển thị bảng “Báo cáo tồn kho” với các dự kiến: kho: Loại vật tư hàng hóa, mã vật tư hàng hóa, đầu kỳ, nhập kho, xuất kho, cuối kỳ với số lượng và giá tiền khác nhau. Để in ra báo cáo tồn kho, kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình để in ra bảng mẫu. Vì là doanh nghiệp sản xuất cần nhiều nguồn vật liệu khác nhau, và tình hình nhập xuất vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn do đó Công ty phải quan tâm đến tình hình nhập xuất kho vật liệu, phải theo dõi tình hình tồn kho vật liệu để tránh tình trạng thừa hay thiếu nguyên vật liệu, xác định được giá xuất của từng loại vật tư đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Cho nên Công ty cần có báo cáo về tồn kho vật tư, cụ thể ở đây là Báo cáo tồn kho tháng 1/2005 tại Công ty về các kho vật tư chính là kho vật tư phụ, về lạo vật tư chính và vật tư ở các kho đó: (Biểu 9a, 9b) Biểu 9a: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Báo cáo tồn kho Tháng 1/2005 Kho: Kho vật tư chính Loại: Giấy Vật tư Hàng hóa Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ Mã Tên SL GT SL GT SL GT SL GT O6k72 Giấy offset 60 khổ 72 7.789 72.190.284 11.983 78.119.238 8.354 78.119.238 11.418 106.770.588 O70k84 Giấy offset 70 khổ 84 3.385 31.190.184 8.463 36.284.740 3.938 36.284.740 7.910 72.881.254 O80k84 Giấy offset 80 khổ 84 90.766 101.658.184 252.463 247.044.600 220.576 274.044.600 129.522 145.065.195 T52k84 Giấy offset TM 52 khổ 84 16.934 177.808.026 30.789 168.502.074 16.048 168.502.074 31.676 332.593.272 V60k61 Giấy vàng 60 khổ 61 13.990 121.989.714 33.309 268.381.610 30.778 268.381.610 16.521 144.059.804 X60k61 Giấy xanh 60 khổ 61 27.982 246.576.300 46.091 141.356.422 14.041 141.356.422 61.032 537.809.878 Vt60k1 Giấy Việt Trì 60g/m khổ 61 1.768 13.460.836 43.131 43.954.841 4.272 43.954.841 1.810 13.776.683 …. …. …. …. …. …. …. Cộng các loại: 1.289.104.540 2.672.225.076 2.672.225.076 1.943.620.384 Cộng theo kho: 1.289.104.540 2.672.225.076 2.672.225.076 1.943.620.384 Người lập biểu Kế toán trưởng (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) Biểu 9b: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Báo cáo tồn kho Tháng 1/2005 Kho: Kho vật tư phụ Loại: Vật tư Hàng hóa Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ Mã Tên SL GT SL GT SL GT SL GT Lntl Lõi nhựa Telex 5.320 868.765 10.300 1.685.492 15.620 1.685.492 T65*90 Tải 65*90 5.000 8.245.000 9000 144.841.000 14.000 23.086.000 Or Ore 641 37.917.164 344 19.296.848 985 57.214.012 T60*100 Túi Nilong 60*100 2.000 1.552.000 1000 776.000 3.000 2.328.000 T80*120 Túi Nilong 80*120 500 5.82.000 1000 1.164.000 1.500 1.746.000 Xp Xà phòng 30 407.400 30 392.850 60 800.250 … …. …. …. …. …. …. …. Cộng các loại: 208.660.728 307.079.811 512.383.885 3.356.654 Cộng theo kho: 208.660.728 307.079.811 512.383.885 3.356.654 Người lập biểu Kế toán trưởng (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) Tại Công ty hiện nay đang áp dụng hình thức kế toán ghi sổ. Cuối tháng cùng với phiếu nhập, phiếu xuất, các báo cáo tồn kho, sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Để xem xét và đối chiếu, kế toán có thể mở sổ, sau đó máy sẽ tự động chạy chương trình và cho mẫu biểu thị lên màn hình. Muốn in ra kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình. Sau đây là “Chứng từ ghi sổ” trong tháng 1/2003 tại Công ty với tài khoản Nợ TK 1521, Có TK 3311 (Biểu 10) Sau đây là “Chứng từ ghi sổ” trong tháng 1/2003 tại Công ty với tài khoản Nợ TK 1521, Có TK 3311 (Biểu 10) Biểu 10: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Chứng từ ghi sổ Số: 152 - 331 Tháng 1/2003 TK Nợ: 1521 Nguyên vật liệu TK Có: 3311 Phải trả người bán H Ngày Diễn giải Nợ Có Số tiền Tổng số phát sinh: 3.326.740.920 1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19675 1521 3311 77.237.800 2/1C 3/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19960 1521 3311 34.816.640 3/1C 3/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19781 1521 3311 63.898.950 4/1C 5/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19795 1521 3311 14.076.760 5/1C 5/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 526 1521 3311 282.758.800 6/1C 11/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 531 1521 3311 226.078.200 7/1C 14/1 Công ty giấy Tân Mai 1521 3311 791.401.860 8/1C 14/1 Công ty TNHH Duy Hoà 1521 3311 23.835.620 9/1C 18/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 541 1521 3311 432.590.000 10/1C 19/1 Công ty phát hành sách hđ 28860 1521 3311 26.740.920 11/1C 22/1 Công ty In VHP hđ 52021 1521 3311 290.451.700 12/1C 24/1 Công ty Nam Phương hđ 24614 1521 3311 89.193.700 13/1C 25/1 Công ty Giấy & bao bì hđ 24614 1521 3311 510.774.000 14/1C 27/1 Công ty Hồng Tuyên hđ 1256 1521 3311 86.745.800 15/1C 30/1 Nhập giấy xanh bule 60 khổ 61 1521 3311 367.140.170 Người lập biểu Kế toán trưởng (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) Sổ cái tài khoản 1521 của Công ty sử dụng để theo dõi tình hình thu mua vật liệu với khách hàng, cuối tháng mở sổ cái để đối chiếu số liệu nhập mua trong tháng. Thao tác mở sổ cái tài khoản 152 là kế toán vào tệp “In báo cáo” để mở menu “sổ cái”, sau đó kế toán khai báo tài khoản Nợ - Có, thời gian cần in. Từ chứng từ ghi sổ máy sẽ tự động thực hiện lập sổ cái và hiển thị trên màn hình bằng sổ cái, để in kế toán thực hiẹn lệnh in trên màn hình. Sau đây là bảng “Sổ cái tài khoản 1521” ở Công ty tháng 1/2003 với Nợ TK1521, Có TK 3311: (Biểu 11a, 11b) Biểu 11a: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Sổ cái Tài khoản 1521 “Nguyên liệu, vật liệu chính” Tháng 1/2003 Số CT Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Tổng số phát sinh: 1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19675 3311 77.237.800 2/1C 3/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19960 3311 34.816.640 3/1C 3/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19781 3311 63.898.950 4/1C 5/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19795 3311 14.076.760 5/1C 5/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 526 3311 282.758.800 6/1C 11/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 531 3311 226.078.200 7/1C 14/1 Công ty giấy Tân Mai 3311 791.401.860 8/1C 14/1 Công ty TNHH Duy Hoà 3311 32.835.620 9/1C 18/1 Công ty Thương mại Đại Sơn hđ 541 3311 432.590.000 10/1C 19/1 Công ty phát hành sách hđ 28860 3311 26.740.920 11/1C 22/1 Công ty In VHP hđ 52021 3311 290.451.700 12/1C 24/1 Công ty Nam Phương hđ 24614 3311 89.193.700 13/1C 25/1 Công ty Giấy & bao bì hđ 24614 3311 510.774.000 14/1C 27/1 Công ty Hồng Tuyên hđ 1256 3311 86.745.800 15/1C 30/1 Nhập giấy xanh bule 60 khổ 61 3311 367.140.170 Cộng số phát sinh: 3.326.740.920 Số dư cuối kỳ: 5.615.845.460 Người lập biểu Kế toán trưởng (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) Biểu 11b: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Sổ cái Tài khoản 1521: “Nguyên liệu, vật liệu” Tháng 1/2003 Số CT Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ: 0 1/1C 3/1 Xuất vật tư 621 1521 9.337.863 2/1C 4/1 Xuất vật tư 621 1521 14.876.540 3/1C 4/1 Xuất vật tư 621 1521 892.950 4/1C 5/1 Xuất vật tư 621 1521 10.056.860 5/1C 6/1 Xuất vật tư 621 1521 22.458.600 6/1C 8/1 Xuất vật tư 621 1521 216.280.300 7/1C 11/1 Xuất vật tư 621 1521 91.481.660 8/1C 14/1 Xuất vật tư 621 1521 163.403.236 9/1C 15/1 Xuất vật tư 621 1521 38.3340.230 10/1C 19/1 Xuất vật tư 621 1521 864.862.381 11/1C 22/1 Xuất vật tư 621 1521 644.871.429 12/1C 23/1 Xuất vật tư 621 1521 460.000.000 13/1C 25/1 Xuất vật tư 621 1521 70.678.211 14/1C 25/1 Xuất vật tư 621 1521 64.936.816 Cộng số phát sinh: 2.672.225.076 Số dư cuối kỳ: 2.672.225.076 Người lập biểu Kế toán trưởng (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu 6. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty in Nhập chứng từ gốc vào máy Tập hợp các chứng từ thao mã thống kê chứng từ (nhập Tập hợp các chứng từ thao mã thống kê chứng từ (nhập vật tư) Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Công ty in Âu Trường Thành hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cho công tác hạch toán tổng hợp vật liệu và chi tiết vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty in Bưu điện sử dụng phương pháp thẻ song song để phản ánh tình hình biến động vật liệu. Được tiến hành trên cơ sở các chứng từ như: Phiếu nhập, phiếu xuất để từ đó lập thẻ kho. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu của thẻ kho lấy từ các chứng từ nhập - xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, ghi chép đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày khi nhận các chứng từ kế toán về nhập - xuất - tồn kho vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho, tính ra số tiền tồn kho cuối ngày, cuối tuần để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày. Cuối tháng khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật liệu do chuyển đến, kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo dõi từng loại do thủ kho, phiếu nhập - phiếu xuất của từng kho riêng. Sau đó kế toán vật liệu sử dụng giá thực tế để ghi vào phiếu xuất. Định kỳ cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu các loại vật liệu. Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ thẻ kho để lập bảng kế toán nhập - xuất - tồn (cuối tháng). Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Thẻ kho Tháng 1/2003 Kho: Kho vật tư chính Mã số: BA58 K84 Tên vật tư, hàng hóa: Giấy BB GI80 - 58 khổ 69 Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất SL tồn Số CT N Tồn đầu kỳ 205 3/1C 3/1 Nhập kho giấy BB58K79 1173 9/1C 10/1 Xuất vật liệu 1358 Tồn cuối kỳ 1173 1358 205 Trên thực tế kế toán vật liệu tại Công ty in Âu Trường Thành đã được ứng dụng tin học vào tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Phần mềm kế toán được viết trên cơ sở dữ liệu kế toán MISA gồm các Menu sau: Tệp, Soạn thảo, khai báo, giao dịch, quản trị, trợ giúp. Trong đó tổ chức công tác kế toán được thực hiện trên các menu “Khai báo”, “Giao dịch” và “Tệp”, trong menu gồm các phần kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền lương, vật tư, công nợ……. Sơ đồ kế toán chi tiết ở Công ty in Âu Trường Thành Thẻ kho Chương III Một số nhận xét và ý kiến đề xuất về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in Tập hợp các chứng từ thao mã thống kê chứng từ (nhập Tập hợp các chứng từ thao mã thống kê chứng từ (nhập vật tư) Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Báo cáo tồn kho Nhập - Xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: 1. Những nhận xét chung và kiến nghị về công tác kế toán vật liệu ở Công ty in Âu Trường Thành Trong điều kiện còn nhiều khó khăn, thị trường có nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải tự chèo lái con thuyền kinh doanh của mình để có thể đứng vững và không ngưng phát triển. Cũng chính trong con lốc thị trường đó, qua các năm, Công ty in Âu Trường Thành đã tự khẳng định vị trí năng lực kinh doanh của mình bằng cách mở rộng quy mô sản xuất, tạo uy tín trên thương trường… Như năm 2002 Công ty đã đạt được các kết quả sau: • Hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, tốc độ tăng trưởng cao. • Từng bước nâng cao trình độ quản lý, điều hành sản xuất • Đẩy mạnh công tác đầu tư công nghệ cao, quy mô và năng lực sản xuất tăng cao • Nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ khách hàng, mở rộng thị trường và đa dạng hoá sản phẩm kinh doanh. • Thực hiện tốt chủ trương chính sách, pháp luật Nhà nước • Chăm lo, từng bước nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho CBNV • Đẩy mạnh công tác đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ CBCNV, đặc biệt là kiến thức tin học, ngoại ngữ. • Thực hiện tốt quy chế của ngành và Công ty đề ra. Để đạt được những kết quả trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán của Công ty, mà đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu. Trên cơ sở kết hợp giữa lý thuyết và thực hành cùng với sự giúp đỡ tận tình của cán bộ phòng kế toán đã tạo điều kiện giúp tôi đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in Âu Trường Thành. Qua đó tôi rút ra một số nhận xét sau: Công ty in Âu Trường Thành là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vừa được thành lập năm 199 . Với đặc điểm trên trong cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty bao gồm các cán bộ kế toán lâu năm có trình độ nghiệp vụ cao, dầy dạn kinh nghiệm. Bên cạnh đó là các cán bộ kế toán trẻ mới tuyển dụng, tuy có thời gian công tác chưa lâu lên kinh nghiệm đúc kết chưa nhiều, nhưng đây là một đội ngũ kế cận đầy tiềm năng với nghiệp vụ cơ bản vững vàng và việc nhanh nhậy trong việc tiếp cận và làm chủ các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại (máy tính, máy fax) cũng như công tác hạch toán vật liệu được thực hiện tự động hoá bằng chương trình phần mềm kế toán MISA. Nên việc hạch toán theo dõi vào sổ sách (thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, sổ cái, báo cáo tồn kho, bảng kê nhập xuất trong tháng…) đã được phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ yêu cầu thông tin, giúp cho lãnh đạo Công ty nắm và giám sát kiểm tra được các hoạt động kinh doanh trong Công ty. Ngoài ra còn cung cấp thông tin trong nội bộ Công ty cũng như ngoài Công ty về vật liệu để đàm phán hợp đồng. Do đó có thể nói công tác kế toán vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác được đội ngũ kế toán của Công ty tổ chức thực hiện một cách khoa học và tương đối hoàn thiện. Điều này được thể hiện ở những ưu điểm sau: - Về hệ thống tổ chức kho được tổ chức một cách hệ thống và phù hợp với cách phân loại mà Công ty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán. Mặt khác kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tình hình vật tư cho lãnh đạo Công ty. - Bên cạnh đó Công ty đang từng bước xây dựng đội ngũ xe vận chuyển riêng chuyên vận chuyển vật liệu mua về nhằm đảm bảo chất lượng hàng mua về, và đồng thời phục vụ cho những khách hàng có nhu cầu, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. - Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán giúp cho công tác ghi chép nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. - Hệ thống sổ kế toán: Do Công ty áp dụng phần mềm kế toán nên việc lưu dữ thông tin được chặt chẽ, việc cộng sổ phát sinh trong tháng ít nhầm lẫn như làm kế toán thủ công, dễ dàng kiểm tra số liệu khi cần, thống nhất được từ khâu nhập đến khâu xuất. - Việc phân loại vật liệu: để sản xuất ra sản phẩm Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu với tính chất công dụng khác nhau. Dựa vào công dụng kinh tế của vật liệu Công ty đã chia vật liệu thành từng loại vật liệu như vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu bằng việc mã hoá vật tư, mã hoá kho vật tư….. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu được chính xác. Nhược điểm: Nói chung tổ chức công tác kế toán ở Công ty in Âu Trường Thành được thực hiện hợp lý đầy đủ trung thực trong công tác quản lý cũng như trong công tác kế toán. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. 1.1. Về mặt quản lý - Do đặc điểm của Công ty in Âu Trường Thành là một doanh nghiệp sản xuất ấn phẩm phục vụ chủ yếu trong ngành Bưu chính viễn thông, mà sản phẩm của Công ty được thể hiện dưới dạng tờ hoặc quyển nên nguồn cung cấp vật liệu hành thành nên sản phẩm chủ yếu là sản phẩm giấy trong và ngoài nước. Cũng như nguyên vật liệu giấy là vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (70-80%) nên tình hình quản lý và tìm nguồn nhập nguyên vật liệu còn khó khăn ở Công ty như: Do sự biến động của thị trường trong nước và ngoài nước dẫn đến việc cung cấp giấy bị hạn chế và giá cả biến động làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. - Do đặc điểm cua Công ty chia làm hai địa điểm dẫn tới vật liệu được hình thành từ hai kho (Kho Đặng Xá và kho Gia Thụy). Dẫn tới công tác vận chuyển và bảo quản giấy không được tốt làm thất thoát nguyên vật liệu và ảnh hưởng đến sản phẩm in. - Để tiết kiệm vật liệu, giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm thì phải sử dụng vật liệu hết sức khoa học, hợp lý, tránh sử dụng bừa bãi lãng phí trong sản xuất. Khi vật liệu sử dụng cũng như thu mua bảo quản dự trữ vật liêu bao giờ cũng bị hao hụt hư hỏng một lượng nhất định. Hiện nay Công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao cho vật liệu, nên chưa tiết kiệm được vật liệu. 1.2. Về mặt hạch toán: - Vấn đè đánh giá nguyên vật liệu: Hiện nay ở Công ty đang áp dụng hình thức tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền, do đó xuất kho đến cuối tháng mới xác định được giá xuất. Mặt khác nguồn vật liệu nhập lại nhiều và giá của vật liệu trên thị trường luôn có sự biến động nên giá bán kho xác định. - Về hạch toán ban đầu: Công tác hạch toán ban đầu ở Công ty còn nhiều vấn đề cần khắc phục, nhất là việc ghi chứng từ xuất kho cho các vật liệu chính: Giấy. Khi cần một lượng giấy bộ phận sản xuất chỉ cần thông báo miệng cho phòng vật tư, thủ kho xuất kho và ghi vào sổ cá nhân số lượng và giá trị xuất, đến cuối tháng mới cộng dồn và viết vào phiếu xuất. Ngoài ra đối với vật liệu nhập có giá trị thấp phòng kế hoạch không lập phiếu vật mà vẫn cho phép nhập kho, đến cuối tháng mới viết phiếu nhập kho cho toàn bộ số vật tư đã nhập kho trong tháng gộp vào một phiếu nhập, hoặc lượng xuất ít các bộ phận không thông qua phòng vật tư viêtác dụng phiếu xuất kho mà xuống lĩnh luôn ở thủ kho, đến cuối tháng phòng vật tư mới gộp các khoản vật tư nhỏ này để viết phiếu xuất kho. Như vậy sẽ gây cho công tác nắm bắt tình hình nhập - xuất vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm xẩy ra, không giám sát được vật tư có sử dụng đúng mục đích hay không, việc ghi phiếu xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức, để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. - Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tai Công ty in Âu Trường Thành đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này chỉ phù hợp ở các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu. Với nguồn lực hiện có và nguồn vật liệu đa dạng do vậy phương pháp này không phù hợp với doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty in Âu Trường Thành không sử dụng TK 151 “hàng mua đang đi đường” nên Công ty chỉ theo dõi số hàng mua đã thực nhập kho, có phiếu nhập kho. Trong trường hợp Công ty mua hàng trong tháng đã nhận được hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên bán, Công ty đã trả tiền hoặc chưa chấp nhận thanh toán, lúc này số hàng mua trên đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Nhưng cuối tháng, cuối quý hàng chưa về hoặc hàng đã về đến kho nhưng vì một lý do nào đó mà phòng kỹ thuật sản xuất chưa kiểm nhận kịp số hàng trên, do đó vật liệu chưa được nhập kho. Số vật liệu này không được phản ánh theo dõi trên tài khoản nào cho thấy tính chính xác đầy đủ của công tác vật liệu chưa được quán triệt. 2. Những giải pháp nhằm cải tiến công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty 2.1. Các giải pháp và cải tiến: Trong thời gain 3 tháng thực tập tại doanh nghiệp tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp, sau đây tôi xin có một số đề xuất nhằm cải tiến kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp trong góc độ nghiên cứu của mình. Giải pháp 1: Về công tác quản lý - Giá cả vật liệu trên thị trường không phải lúc nào cũng ổn định, việc đó dẫn đến các khách hàng thường xuyên không đáp ứng đúng yêu cầu thoả thuận. Dẫn đến để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục không bị gián đoạn, Công ty buộc phải mua vật liệu vì không có dự phòng. Do vậy Công ty cần lập kế hoạch dự trữ vật tư để tránh tình trạng biến động thị trường. Công ty có thể tham gia ký kết các hợp đồng dài hạn đối với các bạn hàng cung cấp nguyên vật liệu. - Để tránh tình trạng mất mát, hư hỏng trong quá trinh in chuyển vật liệu Công ty nên thống nhất địa điểm tập kết thành một kho. - Để quản lý tốt nguyên vật liệu trông kho, Công ty cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ ở bộ phận kho. - Để từng bước phấn đấu giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Công ty nên nhanh chóng xây dựng định mức tiêu thụ cho các loại vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao đó phải được xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm. Việc xây dựng định mức tiêu hao của sản phẩm sẽ giúp người công nhân có trách nhiệm cao, ý thức bảo quản, tiết kiệm chi phí sản xuất… và phạt nặng đối với những người cố tình sai, ẩu lãng phí vật liệu. Giải pháp 2: - Đánh giá vật liệu: Hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này không thuận tiện cho việc tính giá vật liệu (đơn giản) nhưng không theo dõi chính xác giá vật liệu nhập trong kỳ. Do vậy sẽ tách rời giá thực tế của vật liệu nhập. Với việc áp dụng máy tính để tính giá vật liệu thì doanh nghiệp có thể dùng phương pháp bình quân giá quyền sau mỗi lần nhập xuất. - Về hạch toán ban đầu: việc chuyển giấy cho bộ phận sản xuất như bây giờ là không hợp lý, kế toán không nắm rõ được tình hình xuất vật liệu ra có sử dụng đúng mục đích hay không. Đồng thời việc này đã vi phạm nguyên tắc tài chính. Việc ghi chép vào sổ cá nhân của thủ kho về cuối tháng được. Công ty nên dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cung lệnh điều động nội bộ trong trường hợp vận chuyển giấy xuống bộ phận in để sản xuất. Công ty không thực hiện hạch toán hàng đi đường mặc dù trường hơp này có thể xảy ra tại Công ty. Vậy kế toán thiếu thông tin chính xác về tình hình hiện có vật liệu. Do vậy Công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán hàng mua đang đi đường nhưng cuối tháng, cuối quý chưa về nhập kho. TK này cũng nên mở TK cấp hai: TK 1511 “Giá mua vật tư, hàng hóa”, TK 1511 “Chi phí mua vật tư, hàng hóa”. Như vậy thì vậy tư, hàng hóa của xí nghiệp được theo dõi và quản lý đầy đủ, chặt chẽ. Giải pháp 4: Trong việc điều chỉnh một số tài khoản theo chế độ kế toán mới Hiện nay, chế độ kế toán mới ban hành sử dụng TK 515 thay cho TK 711 (cũ), Tk 635 thay cho TK 811 (cũ), còn TK 711 là Af “Thu nhập khác” thay cho TK 821 (cũ) nhưng Công ty chưa áp dụng vẫn để trên TK như trước đây. Như vậy là khong còn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành nữa nên chuyển như sau: Vào menu “khai báo tài khoản” đưa vệt sáng tới mục TK 711 (cũ) nhấn phím f3 “sửa các khoản mục” sau đó đổi tên TK thành TK 515 lúc đó đồng loạt các nghiệp vụ có liên quan đến TK 711 (cũ) cũng sẽ đổi tên thành TK 515. Làm tương tự đối với TK 721, 811, 821. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường, nhất là trong bối cảnh hiện nay nhu cầu toàn cầu hoá không còn là vấn đề mới mẻ đối với các quốc gia, xu thế hội nhập ngày càng tăng. Mỗi nước khi tham gia khối kinh tế ngoài việc được hưởng những ưu đãi do hiệp hội mang lại thì cũng phải chịu những áp đặt từ phía hiệp hội. Việt Nam sắp tới theo hiệp định WTO phải xoá bỏ hàng dào thuế quan, đây cũng là một thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước. Đứng trước tình hình đó, Xí nghiệp Bưu điện đã tìm ra con đường nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn nhằm tăng tích luỹ, mở rộng và phát triển sản xuất. Đây là phương hướng chiến lược để Công ty tồn tại và đương đầu với những thách thức mới. Toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty in Âu Trường Thành đã nỗ lực vượt lên những khó khăn cùng nhau chéo lái con thuyền kinh doanh từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Để đảm bảo hoàn thành kế hoạch vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm 2003. Những thành tích đã đạt được trong năm 2002: đó là kết quả của sự lãnh đạo trực tiếp và đi đúng mục tiêu đề ra. Đó là kết quả của sự đoàn kết nhất trí cao từ lãnh đạo xí nghiệp đến CBCNV trong Công ty với mục tiêu: Xây dựng Công ty từng bước lớn mạnh trở thành một doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại, lực lượng lao động có tay nghề giỏi, không ngừng cải tiến điều kiện làm việc và nâng cao đời sống CBNV. Qua thời gian thực tập tại Công ty in Âu Trường Thành, tôi thấy công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã được thực hiện tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét, giải quyết. Trong phạm vi bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này tôi đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm cải tiến phần hành kế toán của kế toán nguyên vật liệu. Nhưng do thời gian tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn nhiều hạn chế, chắc chắn bài báo này không tránh khỏi những sai sót. Tôi rất mong được sự đóng góp, giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trong bộ môn và cán bộ kế toán trong Công ty để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Qua đây tôi xin cảm ơn cô giáo Ngân và Ban lãnh đạo các cán bộ Phòng kế toán của Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong việc hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này với đề tài: