Luận văn Kế toán Tài sản cố định tại Công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ

àng quý kết chuyển TK 214 TK 6274 Chi tạm ứng thiếu TK 111 Kiểm tra Quyết toán Hàng quý kết chuyển Hàng quý kết chuyển TK 632 TK 154 TK 334 TK 6271 Bảng chia lương Bảng tổng hợp chứng từ Sổ theo dõi tạm ứng Chứng từ gốc TK 141 TK 6272, 6273, 6277 Phản ánh vào sổ Kết chuyển chi phí Quyết toán & xác định kết quả Vào sổ Đối ứng Sổ quỹ - 41 - Sau đây là ví dụ về các yếu tố chi phí của doanh nghiệp: Chi phí 2004 Tỷ lệ (%) Chi phí nguyên vật liệu 2.245.000.000 18 Chi phí nhân công 4.785.000.000 30 Chi phí khác 552.000.000 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 945.000.000 6 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.798.000.000 24 Chi phí khác bằng tiền 3.589.000.000 22 Tổng 15.914.000.000 100 Nhìn vào bảng thành phần chi phí, có thể thấy, chi phí nhân công là rất lớn. Điều này phản ánh bản chất của ngành, là tư vấn thiết kế, mỗi sản phầm cung cấp mang hàm lượng chất xám rất lớn. Trong năm 2004, lợi nhuận thuần của công ty đạt 1.233.500.000 VND, như vậy tính ra, tỷ suất sinh lời của một đồng tiền lương là khoảng 26%, rất cao so với các loại hình sản xuất kinh doanh khác. 2.3.5. Trình tự ghi sổ Ngoài các sổ theo từng phần hành như đã trình bày, ở phần hành này, kế toán mở thêm các sổ chi tiết:  Sổ chi tiết tài khoản 627, mở chi tiết theo từng tiểu khoản: o Sổ chi tiết 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng o Sổ chi tiết 6272 Chi phí vật liệu o Sổ chi tiết 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất o Sổ chi tiết 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ o Sổ chi tiết 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài o Sổ chi tiết 6278 Chi phí bằng tiền khác  Cuối quý, kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 154.  Cuối kỳ kế toán (thường là cuối năm), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình. Về trình tự hạch toán, trước hết, dựa vào chứng từ gốc, kế toán phân loại, sắp xếp vào từng khoản mục của sổ chi tiết tài khoản 627 và kế toán tổng hợp váo chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào máy theo kiểu định khoản. Nhìn chung, trình tự vào sổ cũng đơn giản, đi theo đúng quy trình. - 42 - 2.4. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm Sau khi tập hợp hết chi phí tại 154, giá thành của công trình chỉ được tính ra khi được kết chuyển sang tài khoản 632, tương ứng với việc công ty ghi nhận doanh thu và nợ phải thu hoặc đã thu được tiền từ khách hàng. Theo chuẩn mực kế toán, doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn 4 điều kiện, đó là - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; - Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; - Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán; - Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Như vậy, nói chung đối với công ty, doanh thu có thể đã được ghi nhận khi bên B đồng ý quyết toán, chấp nhận công trình. Tuy nhiên, Công ty tư vấn Thiết kế đường bộ, do làm việc trong lĩnh xây dựng cơ bản, với những biến động hầu như không thể dự đoán nên, để chủ động trong chính sách tài chính của mình, đã sử dụng tiêu thức thanh toán để ghi nhận doanh thu. Bảng chia lương Báo cáo trích khấu hao cuối năm Bảng tổng hợp chứng từ Sổ chi tiết 6271 Sổ chi tiết 6272, 6273, 6277, 6278 Sổ chi tiết 6274 Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy tính - 43 - Có nghĩa là, khi bên B duyệt quyết toán và chấp nhận thanh toán, công ty vẫn chưa ghi nhận doanh thu và vẫn để chi phí tập hợp được trên tài khoản 154. Chỉ khi thu được tiền, nghĩa là chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ công trình, công ty mới thực hiện bút toán xác định doanh thu. Một nhiệm vụ nữa của kế toán phần hành này là tập hợp chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Tuy nhiên, công ty có ít chi phí liên quan tới việc bán hàng nên kế toán chỉ mở tài khoản 642 mà thôi. Nói chung, việc tập hợp chi phí vào 642 cũng không quá phức tạp: Nợ TK 642 Có TK 111, 112 Chi phí bằng tiền Có TK 152 Chi phí nguyên vật liệu (văn phòng phẩm) Có TK 153 Chi phí công cụ, dụng cụ (máy tính, thiết bị VP) Có TK 214 Chi phí khấu hao nhà cửa, máy điều hòa… Có TK 334 Tiền lương nhân viên khối quản lý Tuy hạch toán đơn giản nhưng tài khoản 642 tập hợp một khối lượng chi phí lớn, bản chất đa dạng và phức tạp nên đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng lãng phí, sai sót. Ví dụ năm 2004, doanh thu của công ty hơn 21 tỷ, tăng 19% so với năm 2003 nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng hơn 100% (từ 2 tỷ lên 4 tỷ). Nguyên nhân là do doanh thu tăng lớn, yêu cầu mức độ quản lý cao và do công ty thay đổi một số cách phân bổ. Một cách đơn giản, công việc của phần hành kế toán này chỉ là: - 44 - Như vậy, ở phần hành này, kế toán mở các sổ  Sổ chi tiết tài khoản 642 dùng chung cho các doanh nghiệp, chi tiết theo từng khỏa mục: o Chi phí nhân viên quản lý: theo dõi lương nhân viên khối quản lý o Chi phí vật liệu quản lý o Chi phí đồ dùng văn phòng o Chi phí khấu hao TSCĐ o Thuế, phí và lệ phí o Chi phí dự phòng o Chi phí dịch vụ mua ngoài o Chi phí bằng tiền khác  Sổ chi tiết tài khoản 511, mở tại thời điểm có khách hàng thực hiện quyết toán, nghiệm thu công trình, theo dõi chung cho toàn doanh nghiệp.  Sổ chi tiết tài khoản 911, mở cuối năm.  Ngoài ra, nếu trong năm phát sinh nghiệp vụ, kế toán có thể mở thêm các sổ 711 và 811. TK 511 TK 642 Doanh thu Giá vốn hàng bán TK 632 TK 911 Chi phí quản lý DN TK 111, 112, 152, 153 TK 214 TK 334 - 45 - Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài khoản 632, 511 Sổ chi tiết tài khoản 642 Sổ chi tiết tài khoản 911 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy tính - 46 - Chương III: Kế toán Tài sản cố định 1. Yêu cầu quản lý Tổ chức hạch toán tài sản cố định cần cung cấp các thông tin về TSCĐ và đưa ra các quyết định quản lý đối với đối tượng này. Trước hết, hạch toán TSCĐ cần phải tổ chức phân loại, quản lý TSCĐ theo đặc trưng, tiêu thức khác nhau như o Kỹ thuật  Nhà cửa vật kiến trúc  Máy móc thiết bị công tác  Phương tiện vận tải o Kinh tế  TSCĐ trong sản xuất kinh doanh  TSCĐ dùng cho quản lý Thứ hai, tổ chức hạch toán TSCĐ đồng thời cung cấp thông tin liên quan tới TSCĐ cho những người sử dụng, cho ban quản lý ra quyết định và để tiện cho việc theo dõi chi tiết: o Nguyên giá o Hao mòn o Giá trị còn lại o Nguồn vốn hình thành, với Công ty, bao gồm hai nguồn là  Vốn ngân sách  Vốn tự có Cuối cùng, kế toán phải cung cấp những thông tin về tình hình sử dụng: o Thời gian sử dụng o Phương pháp khấu hao o Phương pháp phân bổ - 47 - 2. Hạch toán ban đầu 2.1. Phân loại và đánh giá Công ty tổ chức phân loại và đánh giá tài sản cố định theo những loại sau: - TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh: o Nhà cửa, vật kiến trúc o Máy móc thiết bị  Thiết bị khoan  Thiết bị điện tử  Phương tiện vận tải o Dụng cụ quản lý  Máy photocopy  Máy in các loại - Tài sản cố định dùng trong quản lý doanh nghiệp o Máy vi tính, phần mềm, máy chiếu o Máy điều hòa nhiệt độ Có một điều đáng lưu ý là, phần mềm máy tính thuộc loại TSCĐ vô hình, nhưng công ty vẫn đưa vào phần TSCĐ hữu hình. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo kiểu đường thẳng, khấu hao bình quân cho tất cả các TSCĐ và phân loại, định mức khấu hao theo đúng quy định của nhà nước. - 48 - 2.2. Tổ chức hạch toán ban đầu 2.2.1. Quy trình tăng giảm tài sản cố định 2.2.2. Chứng từ sử dụng Chứng từ tăng tài sản cố định: - Quyết định tăng giảm TSCĐ của Tổng công ty và Công ty. - Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn VAT) – nơi bán hàng cung cấp. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Hợp đồng mua bán TSCĐ. Chứng từ giảm tài sản cố định: - Quyết định của Ban giám đốc về việc đánh giá lại, chuyển thành CCDC một số TSCĐ - Bản yêu cầu thanh lý, sửa chừa TSCĐ do các phòng ban sử dụng tài sản đề xuất. Bắt đầu Ban quản lý công ty ra quyết định Xét duyệt Mua/ thanh lý tài sản cố định Đưa vào sử dụng/ thanh lý Thẻ tài sản cố định Lưu trữ và bảo quản Hợp đồng giao nhận Chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào phần mềm - 49 - - Những quyết định của công ty liên quan tới việc thành lập hội đồng thanh lý, của cấp trên (Tổng công ty) liên quan tới quyết định giảm tài sản cố định. - Biên bản của hội đồng thanh lý. - Các hóa đơn, chứng từ có liên quan tới bán, thanh lý TSCĐ. Chứng từ liên quan tới khấu hao tài sản cố định: - Báo cáo trích khấu hao TSCĐ. Đây là báo cáo do kế toán TSCĐ lập váo cuối năm. Báo cáo này được coi như chứng từ gốc để kế toán vào chứng từ ghi sổ và thẻ TSCĐ. Chứng từ theo dõi TSCĐ: - Thẻ tài sản cố định: đây là chứng từ quan trọng, theo dõi chi tiết và trực tiếp từng tài sản cũng như tài liệu kỹ thuật, phụ tùng đi kèm theo mỗi tài sản cố định. 3. Hạch toán chi tiết 3.1. Sổ sách sử dụng Để theo dõi toàn bộ TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán lập ra hai bộ sổ theo dõi, một là toàn doanh nghiệp, hai là ở từng đơn vị: - Sổ dùng chung toàn doanh nghiệp. - Sổ theo dõi cho từng đơn vị. Sổ này kiêm luôn biên bản kiểm kê vào đầu năm, các sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời. Đối với từng tài sản cố định, kế toán sử dụng thẻ tài sản cố định 3.2. Nghiệp vụ tăng TSCĐ Để tìm hiểu kỹ hơn về trình tự hạch toán chi tiết, ta hãy xem xét một nghiệp vụ tăng máy tính của công ty để thay thế một chiếc vừa bị hỏng ở phòng Thiết kế đường 1:  Trước hết, công ty có kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm và được Tổng công ty phê duyệt.  Phòng thiết kế đường 1 trình giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa lên ban quản lý công ty. - 50 -  Công ty – Phòng quản lý kinh doanh ra quyết định Q/định số 128/QĐ-QLKD mua một máy tính xách tay thay thế cho một chiếc máy vừa hỏng theo yêu cầu của phòng Thiết kế đường 1  Công ty giao nhiệm vụ cho những người có trách nhiệm thực hiện mua tài sản cố định, giai đoạn này chứng từ gồm có: o Giấy giới thiệu của công ty. o Phiếu chi tạm ứng cho cán bộ mua.  Thực hiện mua máy tính. Người mua chịu trách nhiệm thu thập chứng từ (hóa đơn mua hàng) đem về giao cho phòng kế toán. Sau đây là hóa đơn mua hàng: Công ty Thủy Linh 31 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội Phiếu bàn giao – Bảo hành – Xác nhận nợ giá trị gia tăng Hà Nội, ngày: 30/03/2004 Xuất tại Kho hàng mới Số phiếu 072437 Mã khách hàng: KL021337 Mã số thuế: Tên khách hàng: ông Trần Đức Độ Địa chỉ: số 278 Tôn Đức Thắng Đại diện cho Cty Tư vấn thiết kế đường bộ ĐIện thoại:……… Mã VT Tên thiết bị Kho Serial SL Đơn giá Thành tiền Bảo hành IBM 2668 Máy tính xách tay IBM Thinhkpad T43 TLC H11752 1 $1 199 $1 999 12 tháng Tổng cộng số lượng/ Giá trị tiền hàng USD 1.00 USD 1 999 Tỷ giá quy đổi VND/ Giá trị ghi nợ bằng tiền VND 15 820 VND VND 31 624 180.0 Thuế suất GTGT: 10% 3 162 418 Tổng cộng tiền thanh toán 34 786 598 Số viết bằng chữ Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi sáu nghìn năm trăm chín mươi tám đồng Hình thức thanh toán Thanh toán ngay - 51 - Ghi chú TT ngay Ký nhận khách hàng (Hoặc người đại diện) Thủ kho TLC Group (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên)  Sau khi thực hiện nghiệp vụ mua, máy tính được bàn giao cho Phòng Thiết kế đường 1. Kế toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ vào sổ chi tiết theo dõi tài sản của doanh nghiệp và của phòng, kế toán tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ. Tham khảo Biểu 2, 3 và 4 3.3. Nghiệp vụ giảm TSCĐ Trước hết, công ty ra quyết định thanh lý một số tài sản cố định đã cũ, lỗi thời trên cơ sở đề nghị của các phòng ban và kế hoạch đổi mới TSCĐ của công ty. Với những tái sản lớn hoặc có nhiều tái sản thanh lý, Công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý, đánh giá tất cả những tài sản có quyết định thanh lý. Sau khi có kết quả và được sự cho phép của Tổng công ty, công ty tiến hành thanh lý. Để cụ thể, sau đây là một trường hợp thanh lý một chiếc máy khoan ở phòng Địa chất do đã khấu hao hết. Chứng từ quan trọng trong khâu này có Biên bản thanh lý TSCĐ: Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Số: 12 Nợ: TK 214 Có: TK 211 Căn cứ Quyết định số 626A TLTSCĐ (Máy khoan XJ 100) ngày 25 tháng 7 năm 2004 của Hội đồng thanh lý TSCĐ về việc thanh lý tài sản cố định. I. Ủy ban thanh lý tài sản cố định gồm: Ông Trần Văn Hà đại diện phó Tổng giám đốc Công ty TVGTVT trưởng ban Ông Đoàn Chính Minh đại diện phó Công ty TVTKĐB ủy viên Bà Trần Thị Vân đại diện trưởng phòng TC – KT ủy viên - 52 - II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên, mã ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy khoan XJ 100 - Nước sản xuất: Đức - Năm đưa vào sử dụng: 1997 Số thẻ TSCĐ: 09 - Nguyên giá TSCĐ: 83.000.000 đồng - Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 83.000.000 đồng - Giá trị còn lại: 0 đồng III. Kết luận của ủy ban thanh lý TSCĐ Máy khoan đã quá cũ, hoạt động rất chậm và không đủ công suất yêu cầu. Công ty cần thay thế máy khác để đảm bảo chất lượng thi công Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Trưởng ban thanh lý (ký, họ tên) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ - Chi phí thanh lý TSCĐ: - Giá trị thu hồi: - Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 01 tháng 09 năm 2004 Sau khi có quyết định thanh lý và tiến hành thanh lý, kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ nội dung giảm. Về hình thức, thẻ này giống như ví dụ đã nêu ở Biểu 1 Cuối năm, nghiệp vụ sẽ được phản ánh trên sổ theo dõi TSCĐ tòan doanh nghiệp và ở sổ theo dõi phòng Địa chất. Sổ theo dõi ở phòng Địa chất cũng giống ví dụ ở Biểu 3. - 53 - Đơn vị: Công ty tư vấn Thiết kế Đường bộ Biểu 1: Thẻ tài sản cố định Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng Đơn vị: Phòng địa chất Số hiệu TSCĐ: 241 Thẻ Tài sản cố định (Dùng cho nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị máy móc, phương tiện vận tải) Tên TSCĐ: Máy tính xách tay IBM Thinkpaq T43 Lập ngày 31/3/2004 Kế toán trưởng Nhãn, ký hiệu: Thinkpaq H11752 Chứng từ nhập: Hóa đơn số 072437 của công ty TLC C/Suất T/Kế: Tháng, năm bắt đầu đưa vào sử dụng: 31/03/2004 Nơi sản xuất: Mỹ Nguyên giá (Đồng) 31 624 180 Năm sản xuất: 2004 Nguồn vốn đầu tư: Địa điểm đặt: Phòng Thiết kế đường 1 Đình chỉ sử dụng ngày Đặc điểm KT Kích thước 31,1x25,5x2,63 cm trọng lượng 2kg Lý do: Tỷ lệ % Khấu hao Từ năm: ………………………...........……… Cơ bản: ………………………............……% Sửa chữa lớn: …………………..............…% Từ năm: ………………………………………………….........…… Cơ bản: ………………………………………………..........……% Sửa chữa lớn: ………………………………………..……...........% Khấu hao đã trích (Đồng) Năm Hàng năm Cộng dồn Cơ bản Số C/lệch Cơ bản Số C/lệch - 54 - Xây dựng trang bị thêm Giảm tài sản cố định Chi phí sửa chữa lớn Chứng từ Số tiền (Đồng) Chứng từ Số tiền (Đồng) Lý do Chứng từ Số tiền (Đồng) Số Ngày Số Ngày Số Ngày Dụng cụ phụ kèm theo Di chuyển nội bộ Số TT Tên Quy cách Đơn vị tính Số lưọng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Địa điểm chuyển đến Số Ngày Tình hình đánh giá lại NT HS đánh giá lại Giá sau khi đánh giá lại Giá tăng, giảm Khấu hao trước khi đánh giá lại Khấu hao sau khi đánh giá lại Khấu hao tăng giảm - 55 - BIểu 2: Sổ tài sản cố định dùng chung toàn doanh nghiệp Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng Sổ tài sản cố định (Đơn vị: Nghìn đồng) Số thứ tự Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do Số hiệu Ngày tháng Tỷ lệ (%) khấu hao Mức khấu hao Số hiệu NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 356 31/9/97 Máy khoan XJ 100 Đức 1997 09 83 000 10 10 83 000 243 01/09/04 Máy đã cũ … … 34B 31/3/04 Máy tính xách tay IBM Mỹ 2004 241 31 624 25.0 4 … Người ghi sổ (Ký, học và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) - 56 - Biểu 3: Sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị Tổng Công ty TVTK Đường bộ Công ty TVTK GTVT Đơn vị Phòng thiết kế đường 1 Biên bản kiểm kê TSCĐ Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2006 Số TT Thẻ TSCĐ Số máy Năm SD Tên TSCĐ và công cụ dụng cụ Đ/vị tinh Vi tính V/tính x/tay Máy in Điều hòa Phần mềm Loại khác Nguyên giá Tình trạng Tốt Hỏng Tài sản cố định Cộng 2003 7 1 1 2 0 0 152 404 204 Năm 2004 Máy vi tính 8 241 H11752 Máy tính xách tay IBM T43 Chiế c 1 31 624 180 x Máy in Điều hòa Cộng 2004 7 1 1 2 0 0 187 191 132 Năm 2006 Cộng 2006 7 1 1 2 0 0 187 191 132 (Trong năm 2004, công ty đã tiến hành thanh lý chiếc máy cũ, phòng không bổ xung thêm TSCĐ khác) - 57 - 3.4. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ Công ty thực hiện chính sách khấu hao theo đường thẳng, vốn là phương pháp đơn giản nhất. Nhìn chung, giá trị khấu hao được tập hợp vào hai tài khoản chính:  TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ, phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị dùng tại văn phòng…  TK 6274 phản ánh tất cả các chi phí khấu hao liên quan đến máy móc thiết bị dùng trong sản xuất và trong quản lý chung của mỗi phòng. Đầu kỳ (đầu quý I) kế toán dựa vào số liệu năm cũ, tạm trích khoản khấu hao TSCĐ cho cả năm. Cứ 6 tháng một lần, kế toán tính ra khấu hao trong kỳ, đến ngày ngày 31 tháng 12 hàng năm, kế toán lập báo cáo trích khấu hao cho toàn doanh nghiệp rồi dựa vào chứng từ gốc đó, kế toán vào thẻ TSCĐ giá trị trích khấu hao, vào sổ chi tiết tài khoản 214 và vào chứng từ ghi sổ, vào phần mềm máy tính. Để cụ thể, ta hãy xem trường hợp tính khấu hao với chiếc máy tính xách tay IBM Thinkpaq T43 mua vào ngày 31/03/2004 với mức khấu hao 4 năm và tỷ lệ hao mòn là 25%. Tính đến cuối năm, khối lượng giá trị hao mòn trích trong vòng 9 tháng từ ngày 01/04/2004 đến ngày 31/12/2004 tính ra là: GTHM = (NGx0.25x9)/12 = (31624180x0.25x9)/12 = 5.929.534 (đồng) Sau khi phản ánh trên báo cáo trích khấu hao tài sản cố định, kế toán vào thẻ tài sản cố định. Chú ý, ở đây kế toán sử dụng báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định theo dõi cho toàn doanh nghiệp như một chứng từ gốc chứ không dùng các bảng phân bổ. - 58 - 4. Hạch toán tổng hợp 4.1. Hạch toán tổng hợp Đáng lưu ý, công ty trong năm 2004, theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 đã thực hiện một loạt bút toản chuyển hơn 400 triệu giá trị tài sản thành công cụ dụng cụ do không đủ tiêu chuẩn xét là TSCĐ. Vì khối lượng giá trị tương đối lớn, không muốn làm giao động quá lớn tình hình tài chính công ty, kế toán chuyển phi phí công cụ dụng cụ này vào TK 242 phân bổ dần. Để tham khảo chi tiết, ta hãy xem trình tự ghi sổ của một nghiệp vụ mua máy tính của công ty như sau:  Kế toán tổng hợp, sau khi nhận chứng từ của việc mua máy tính, vào chứng từ ghi sổ ngày 31/03/2004: TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 34B CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Trích yếu Nợ Có TK Số tiền TK Số tiền Trả tiền mua máy tính cho Cty Thủy Linh 211 31 624 180.0 111 34 786 927 33311 3 162 418 - - ………… …… …… …… …… ………… …… …… …… …… Tổng cộng …… …… …… …… Số chứng từ gốc kèm…………………………………………… KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Tương tự, với nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kế toán vào chứng từ ghi sổ ngày 01 tháng 09 năm 2004 - 59 - TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 234 CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 01 tháng 09 năm 2004 Trích yếu Nợ Có TK Số tiền TK Số tiền Thanh lý TSCĐ (Máy khoan XJ 100) theo quyết định 626A TLTSCĐ 214 83 000 000 211 83 000 000 ………… …… …… …… …… ………… …… …… …… …… Tổng cộng Số chứng từ gốc kèm…………………………………………… KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Đối với nghiệp vụ khấu hao, kế toán cũng vào chứng từ ghi sổ mở tập hợp các nghiệp vụ trích khấu hao TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 625A CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Trích yếu Nợ Có TK Số tiền TK Số tiền Trích khấu hao m/tính IBM T43 6274 5.929.534 214 5.929.534 Tổng cộng …… …… …… …… Số chứng từ gốc kèm…………………………………………… KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Trên cơ sở chứng từ ghi sổ (hoặc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, nếu cần) kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và đưa lệnh chuyển sổ, phần mềm tự động vào sổ cái tài khoản 211, 214 và các tài khoản liên quan. - 60 - Sổ Cái TK 211 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐW Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nhà cửa, vật kiến trúc Số dư Máy móc thiết bị Số dư …… 34B 31/03/2004 Mua máy tính xách tay 111 31 624 180 234 01/09/2004 Thanh lý máy khoan XJ 100 214 83 000 000 Cộng số phát sinh …… …… Dư cuối kỳ …… Phương tiện vận tải Dụng cụ quản lý Cộng số phát sinh Dư cuối kỳ …… …… … … Dựa vào từng nhóm CTGS vào thời điểm cuối năm, kế toán vào sổ cái TK 214 bằng một lệnh rất đơn giản trên máy tính, tương tự đối với nghiệp vụ thanh lý máy khoan XJ 100. Vì khâu này được thực hiện trên máy tính, nên việc theo dõi với từng tài sản là không khó khăn. Trên thực tế, đối với một số doanh nghiệp, họ có thể tập hợp hết chi phí khấu hao vào một chứng từ rồi vào sổ cái 214 như một bút toán duy nhất. Sổ Cái TK 214 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐW Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị 234 01/09/2004 Thanh lý máy khoan XJ 100 211 83.000.000 625A 31/12/2004 Máy v/tính IBM T43 6274 5.929.534 Phương tiện vận tải Dụng cụ quản lý Cộng số phát sinh Dư cuối kỳ  Trên cơ sở số dư trên sổ cái, kế toán phản ánh lên báo cáo tài chính tổng hợp. - 61 - 4.2. Trình tự khái quát Cuối năm, công ty có hai báo cáo liên quan tới tài sản cố định:  Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định và khấu hao cơ bản.  Trích khấu hao tài sản cố định Hai sổ trên dùng chung cho tất cả các TSCĐ đang sử dụng trong toàn doanh nghiệp, phân loại theo đặc điểm của từng loại tài sản. Đáng lưu ý, sổ theo dõi trích khấu hao TSCĐ được coi như một bảng phân bổ khấu hao, nó là chứng từ gốc để cho kế toán phản ánh khấu hao ngược vào thẻ TSCĐ và vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ mua, bán TSCĐ Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Chứng từ ghi sổ Bảng trích khấu hao TSCĐ Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ cái 211, 214… - 62 - Biểu 5: Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao cơ bản Số thẻ TT Nhóm tài sản Chỉ tiêu Tài sản cố định hữu hình TSCĐ vô hình Tổng cộng Nhà cửa vật kiến trúc Máy móc thiết bị công tác Phương tiên vận tải Dụng cụ quản lý () (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) A NGUYÊN GIÁ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 0 9.208.977.529 Số dư đàu kỳ 9.170.540.016 I Tăng trong kỳ 728.761.272 241 18 Máy v/ tính IBM T43 31.624.180 31.624.180 II Số giảm trong kỳ 690.323.759 A/ Thanh lý 275.927.452 09 2 Máy khoan XJ 100 83.000.000 83.000.000 B/ Chuyển sang CCDC 414.369.307 C/ Nhượng bán 0 B GIÁ TRỊ HAO MÒN 5.208.301.251 Số dư đầu kỳ 4.805.002.070 I Tăng trong kỳ (Trích khấu hao) 945.735.083 241 18 Máy v/ tính IBM T43 5.929.534 5.929.534 II Giảm trong kỳ 542.435.902 A/ Thanh lý 275.927 09 2 Máy khoan XJ 100 83.000.000 83.000.000 B/ Chuyển sang CCDC 38.603.326 C GIÁ TRỊ CÒN LẠI 4.000.676.278 Số dư đầu kỳ 4.365.537.946 Số dư cuối kỳ 4.000.676.278 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên, đóng dấu) - 63 - Biểu 6: Báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định Đơn vị tính: Đồng Số thẻ Số TT Tên Tài sản cố định Nguyên giá Khấu hao đầu kỳ Khấu hao trong kỳ Lũy kế cuối kỳ Tài sản trong SXKD 8.208.977.529 4.262.566.168 945.735.083 5.208.301.251 I NHÀ CỬA 2.720.887.692 651.345.798 122.162.658 773.508.456 II MÁY MÓC THIẾT BỊ 1.807.156.127 785.835.683 172.680.345 1.331.340.057 A THIẾT BỊ KHOAN B THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ 241 18 Máy v/ tính IBM T43 31.624.180 0 5.929.534 5.929.534 III PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI 1.843.977.975 671.647.605 229.570.738 901.218.545 IV DỤNG CỤ QUẢN LÝ 2.836.955.735 1.780.913.053 1.780.913.053 2.202.234.193 A MÁY PHOTOCOPY B MÁY IN CÁC LOẠI, MÁY VẼ, XE MÁY MÁY VI TÍNH, PHẦN MỀM, MÁY CHIẾU MÁY ĐIỀU HÒA NHIỆT ĐỘ - 64 - Chương III: Một số ý kiến đóng góp 1. Nhận xét, đánh giá về tổ chức hạch toán của công ty Sau khi đã phân tích hệ thống bộ máy, từ quản lý đến kế toán của công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ, có thể rút ra được một số đặc điểm như sau: Do đặc điểm là thi công những công trình ở xa, không tập trung và chi phí được tập hợp ngay tại công trình, cuối quý mới được phản ánh một lần vào sổ sách, nên bộ máy kế toán của công ty hết sức gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và tiết kiệm. Bên cạnh đó, sự tổ chức kế toán của công ty cũng hợp lý, tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Bên cạnh đó, công ty đã áp dụng triệt để máy vi tính vào công tác kế toán, khiến cho công việc kế toán trở nên nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu khối lượng sổ sách thủ công. Công ty không chỉ dựa hoàn toàn vào phần mềm máy tính mà bên cạnh đó, còn tổ chức một số loại sổ sách bên ngoài, ví dụ chứng từ ghi sổ dược ghi bằng tay, các sổ chi tiết được theo dõi bằng phần mềm Excel, tăng tính chính xác của công tác kế toán vì có sự kiểm tra chéo rất hiệu quả. Tuy nhiên, công tác kế toán cũng không tránh khỏi một số vấn đề còn tồn tại. Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, hơn nữa lại dinh doanh trong lĩnh vực đường bộ, một lĩnh vực do nhà nước hoàn toàn quản lý. Vì vậy, hoạt động của công ty phụ thuộc rất nhiều vào chính sách, chế độ nhà nước. Bên cạnh đó, giá cả do công ty đưa ra cũng nằm trong thang giá mà nhà nước đã cung cấp theo từng đơn vị lãnh thổ. Nói tóm lại, ngành hoạt động của công ty chịu sự điều tiết lớn của nhà nước và của Tổng công ty. Vì vậy, có thể thấy, chu kỳ hoạt động của công ty là rất khó dự đoán, cả về khối lượng công việc lẫn khách hàng… Có những giai đoạn, công ty nhận được khối lượng công việc lớn, toàn công ty phải làm việc với một cường độ lớn, cũng có lúc, công ty không có công trình thi công nào. Thậm chí, một thay đổi nhỏ trong chính sách đầu tư của nhà nước cũng có thể khiến cho doanh thu của công ty biến động lớn. Ví dụ, Nhà nước ký duyệt một công trình nào đó, lớn như đường Hồ Chí minh chẳng hạn, lập tức khối lượng công việc của công ty có thể tăng gấp 150%. Cũng có thể, một quyết định - 65 - đầu tư bị thay đổi có thể khiến công ty thất thoát hàng tỷ doanh thu. Hiện nay, công ty làm ăn vững vàng, ổn định là nhờ một phần vào uy tín của mình. Vì tính rủi ro trong kinh doanh lớn như vậy, công ty hầu như rất khó xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình mà chỉ quản lý nó bằng giá dự toán mà thôi. Chính vì vậy, trong hoạt động kế toán của mình, để chủ động trong chính sách tài chính trong năm, tổ chức kế toán của công ty đã có một số chiến lược cho mình nhằm đối phó với tình trạng bất ổn định trong ngành: với những nguyên tắc kế toán cơ bản, công ty đã đậc biệt chú trọng đến nguyên tắc Thận trọng. Chính vì theo đuổi nguyên tắc này nên trong hoạt động kế toán của mình, công ty không tránh khỏi có những sai sót đáng kể. Nhìn chung, đứng trên góc độ lợi ích của doanh nghiệp và người lao động, công ty đã cố gắng hết sức vận dụng chế độ sao cho có lợi cho những người tham gia công ty nhiều nhất. Vì cố gắng đìều hòa lợi ích giữa các bên như vậy, hệ thống kế toán không khỏi có đôi chỗ sai lệch so với chế độ. Cuối cùng, tổ chức kế toán của công ty cũng đã phục vụ đắc lực cho hoạt động hoạch định tài chính cho công ty, giúp công ty chủ động hơn rất nhiều trong những kế hoạch của mình. 1.1. Hệ thống tài khoản sử dụng Nhìn chung, hề thống tài khoản của công ty tương đối nhỏ gọn, phản ánh được hầu hết tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, hề thống tài khoản củng khá đơn giản, tiết kiệm công sức và thời gian khi thực hiện phân loại tài sản, nguồn vốn. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề còn tồn đọng trong việc sử dụng các tài khoản. Thành phần chi phí của công ty bao gồm toàn bộ những yếu tố chi phí bình thường, nhưng công ty lại không theo dõi trên từng tài khoản trực tiếp mà chỉ mở riêng tài khoản 627. Đây là tài khoản mang tính phân bổ nên khi kết chuyển, giá trị của từng công trình đã bị sai lệch khá nhiều. Tuy sử dụng nhóm tài khoản này, việc tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá là rất đơn giản, nhưng nó lại không đúng với bản chất của tài khoản 627. - 66 - Bên cạnh đó, để phản ánh tài sản cố định, công ty cũng chưa có tài khoản 213 theo dõi nhóm tài sản cố định vô hình mà đưa hết vào tài khoản 211. Tuy việc này không gây nhiều vấn đề, nhưng công ty sẽ khó khăn trong việc theo dõi tài sản và phân loại chi phí trong khi tính giá. 1.2. Xác định chi phí và giá thành Như đã trình bày, vốn là công ty cung cấp dịch vụ nên hàm lượng chất xám trong một công trình là rất lớn, ngược lại, chi phí vật liệu lại không đáng kể. Cùng với chính sách khoán của công ty, xuất hiện một hiện tượng là, có những công trình tư vấn thiết kế đem lại lợi nhuận rất cao cho công ty, ngược lại, có những công trình tỷ suất lợi nhuận lại rất thấp. Việc này gây ra tình trạng mất cân đối, với từng công trình, đó là sự mất cân đối giữa các yếu tố xác định chi phí, khi so sánh các công trình với nhau, đó là sự mất cân đối về lợi nhuận. Để tránh tình trạng mất cân đối quá lớn giữa các công trình thi công, kế toán đã sử dụng biện pháp: tập hợp tất cả các chi phí phát sinh vào tài khoản 627 với các tiểu khoản như đã trình bày ở trên mà không theo dõi chi tiết, cụ thể với từng công trình. Do bản chất của tài khoản 627 là tài khoản theo dõi chi phí trung gian, chi phí tập hợp trong đó mang tính chất phân bổ nên khi kết chuyển sang 154 rồi 632 đã mang rất nhiều ý chí chủ quan của kế toán bằng những tiêu thức khác nhau. Thông thường, đến cuối năm, khi thực hiện quyết toán, sau khi đã tập hợp toàn bộ chi phí về tài khoản 627, kế toán mới bắt đầu dựa vào một số chỉ tiêu như doanh thu, tỷ lệ thành phần chi phí, thậm chí chỉ tiêu do trên đề ra để phân bổ giá vốn cho hợp lý đối với từng công trình. Như vậy, nhìn chung công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Bởi vì, khoản doanh thu do một công trình đem lại không tương xứng với giá vốn hàng bán, đã được phân bổ cho “hợp lý” hơn. Đây là một sai sót khá nghiêm trọng quy chế và các chuẩn mực kế toán. Bên cạnh đó, việc theo dõi yếu tố chi phí đối với công ty là rất khó khăn. Công ty sẽ khó theo dõi tình hình biến động từng loại chi phí đối với mỗi công trình, mỗi loại dịch vụ cung cấp. Vậy mà, việc theo dõi các yếu tố chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình kinh doanh. Tuy nhiên, có thể các chi phí - 67 - không phải là tiền lương chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ, lại có sự biến động phụ thuộc thị trường, nên công ty không cần quan tâm nhiều đến loại chi phí này. Việc định giá không chính xác sẽ khiến cho công ty phản ánh lợi nhuận không chính xác. Trên thực tế, có những năm, công ty đã sử dụng những tiêu thức phân bổ chủ quan của mình để định ra giá vốn, khiến cho lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng. 1.3. Xác định doanh thu Nhìn chung, công ty đã thực hiện tương đối tốt việc xác định và phân loại doanh thu. Công ty đã có sự phân biệt rạch ròi giữa các loại doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu khác. Đồng thời, công ty cũng đã tuân thủ nguyên tắc trình bày và phân loại khi trình bày những khoản doanh thu, chi phí đó trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Như đã trình bày ở trên, công ty không sử dụng những tiêu chí xác nhận doanh thu như chuẩn mực hướng dẫn. Có thể hiểu, công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp để nhấn mạnh vào nguyên tắc thận trọng. Nhìn chung, cơ sở để ghi nhận doanh thu của công ty là khi khách hàng thực hiện quyết toán công trình hoặc khi ký kết hợp đồng. Nhưng cũng không ít công trình, công ty chỉ ghi nhận doanh thu khi khách hàng thanh toán tiền, có nghĩa là, cơ sở để ghi nhận doanh thu ở một số trường hợp là cơ sở “tiền mặt”. Như đã nói, đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản, đặc biệt là lĩnh vực cầu đường, hầu hết các công trình của công ty đều phụ thuộc vào chính sách đầu tư, quy hoạch của nhà nước nên công ty rất thận trọng trong việc xác định doanh thu, đồng nghĩa với việc kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Bên cạnh đó, hầu như những công trình của công ty làm có giá trị lớn, khả năng không đòi được nợ không phải không có nên công ty cũng sử dụng biện pháp này như một miếng đệm, bảo đảm cho chi phí của công ty không bị đội lên quá cao, giảm thiểu thuế tính trên những khoản thu nhập mà công ty chưa thực sự chắc chắn đã thu được trong tương lai. Có thể nói, công ty đặc biệt chú trọng đến nguyên tắc thận trọng nên đã bỏ qua một số nguyên tắc khác. Tài khoản 131 vốn được công ty theo dõi những khoản ứng trước nhưng lại không được ghi nhận khoản phải thu của khách hàng. Điều này khiến cho, đôi khi - 68 - công trình đã hoàn thành quyết toán nhưng công ty vẫn “treo” trên 154 và không ghi nhận nợ trên tài khoản 131 khiến cho đồng thời, tài khoản 511 chưa ghi nhận doanh thu vì bên B vẫn chưa thanh toán. Trong khi đó, chuẩn mực kế toán đã quy định rõ, tài khoản 511 theo dõi tất cả những doanh thu đã được thực hiện mà không cần quan tâm đến đã thu được tiền hay chưa. Ví dụ, năm 2004, công ty đã thực hiện được khoản doanh thu là hơn 30 tỷ, trong khi đó, công ty chỉ ghi nhận có hơn 21 tỷ doanh thu. 1.4. Tổ chức hạch toán tài sản cố định Để phục vụ cho nhu cầu thiết kế, khảo sát, công ty có sử dụng một số phần mềm chuyên môn. Những phần mềm này có giá trị tương đối lớn nên được công ty đưa vào mục tài sản cố định là hợp lý. Tuy nhiên, chúng lại được phản ánh trong mục “Tài sản cố định hữu hình”. Đìều này không đúng với bản chất của tài sản và nó sẽ khiến cho việc quản lý tài sản của công ty không thông suốt.Cũng có thể, kế toán thấy nhóm tài sản cố định vô hình chiếm tỷ trọng không lớn lắm, nếu mở thêm một sổ chi tiết 213 sẽ không thực sự có ý nghĩa nên kế toán đã để tất cả trong tài khoản 211. Bên cạnh đó, tiêu thức đánh giá tài sản cố định của công ty cũng chưa được hoàn chỉnh. Đó là, một số tài sản có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn vẫn được công ty ghi nhận vào Tài sản cố định. Ví dụ như một số máy tính, phần mềm đơn giản. Năm 2004, khi công ty thực hiện phân loại, đánh giá lại hàng loạt tài sản cố định thì có hơn 400 triệu tài sản được chuyển thành công cụ dụng cụ, góp phần khiến cho chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty trong năm tăng gần 100%. Một vấn đề nữa trong việc quản lý tài sản cố định đó là, công ty chưa thực hiện chặt chẽ việc bảo quản, theo dõi chất lượng tài sản. Đã xảy ra hiện tượng, khi tài sản cố định luân chuyển giữa các phòng ban thì một số phụ tùng, thiết bị kèm theo không còn đảm bảo chất lượng. Nguyên do có thể vì công ty chưa có quy chế quản lý tài sản cố định chặt chẽ hơn, việc kiểm kê, đánh giá chất lượng tài sản cố định mới chỉ diễn ra vào đầu năm, có thể chưa đáp ứng được với những tài sản giá trị lớn, dễ vận chuyển dễ tháo lắp của công ty. Cuối cùng, việc trích khấu hao của công ty, tuy có lợi thế là đơn giản, nhưng trên thực tế, tập hợp tất cả TSCĐ trong doanh nghiệp lên một bảng tính khấu hao, sau đó - 69 - mới vào từng thẻ TSCĐ là công việc chưa thực sự tốt. Thứ nhất, sẽ xuất hiện những sai sót có thế xảy ra trong quá trình chuyển sổ. Thứ hai, công ty sẽ khó kiểm soát được chi phí khấu hao ở từng đơn vị, dẫn đến việc quản lý chi phí là không chặt chẽ. Có thể, do khoản chi phí khấu hao này trong thành phần chi phí là tương đối nhỏ nên công ty đã không quản lý chặt chẽ. 1.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ Nhìn chung, công ty đã có một cơ cấu luân chuyển chứng từ tương đối tốt, tuy nhiên, quy chế chưa được chặt chẽ. Ví dụ, vào cuối quý là khoảng thời gian các phòng sản xuất phải tập hợp bảng tổng hợp chi phí và bảng chia lương về cho kế toán kiểm tra. Theo nhận xét chủ quan, việc luân chuyển chứng từ này chưa hoàn thiện. Các phòng ban đôi khi còn nộp chậm, nộp thiếu hồ sơ, khiến cho công tác quyết toán bị gián đoạn, tiến độ công việc của phòng kế toán bị chậm lại. 1.6. Đối chiếu công nợ Tài khoản 131 của công ty dùng để theo dõi khoản ứng trước và tình hình thanh toán với khách hàng. Nhưng do công ty không ghi nhận nợ phải trả và doanh thu ngay lập tức trên 131; cùng với đặc điểm là những khách hàng không tập trung, phân tán trên khắp mọi miền đất nước nên việc đối chiếu công nợ nhiều khi gặp khó khăn. Nhìn chung, những vấn đề còn tồn tại ở phần xác định doanh thu một phần do, công ty không chắc chắn trong việc thu tiền của khách hàng. Từ đó rút ra nhận xét là, công ty chưa có chính sách thu hồi nợ phải thu một cách hợp lý. Cuối cùng, công ty chưa có biện pháp phân loại, sắp xếp loại khách hàng. Công ty chưa có chính sách phân biệt những khách hàng thường xuyên, khách hàng vãng lai. Điều này khiến cho chính sách về tín dụng, về ưu đãi có phần khó khắn. 2. Giải pháp khắc phục 2.1. Nguyên nhân bên ngoài Như đã nói, công ty chịu sự quản lý khá lớn của nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Có hai loại quản lý mà công ty gặp phải: - 70 - Thứ nhất, sự quản lý vĩ mô, những chính sách đầu tư, xây dựng của nhà nước. Những công trình của công ty, hầu hết đều phụ thuộc vào chính sách đầu tư, quy hoạch của nhà nước. Chỉ cần một thay đổi nhỏ, công ty sẽ bị ảnh hưởng nghiệm trọng tới tình hình sản xuất kinh doanh, có nghĩa là, công ty thường xuyên ở thế bị động trong việc hoạch định kế hoạch cung cấp dịch vục của mình. Nhìn chung, đây là nguyên nhân mang tính khách quan nên công ty chỉ có thể khắc phục bằng cách mở xây dựng những chiến lược mang tầm vĩ mô, dự đoán trước xu thế đầu tư vĩ mô của nhà nước. Đây là một việc làm khó, đòi hỏi trình độ lãnh đạo ở mức cao. Công ty đã có hơn 40 năm hình thành phát triển, với đội ngũ lãnh đạo có trình độ cao, đây không phải là một việc làm quá khó. Thứ hai, sự quản lý mang tính vi mô của nhà nước, đây chính là sự điều tiết của Tổng công ty Tư vấn thiết kế GTVT, vốn là một tổng công ty lớn của bộ giao thông vận tải. Công ty vẫn đang chịu một số đìeu tiết mang tính “chỉ tiêu” rót từ trên xuống, ví dụ như quỹ lương, chế độ đãi ngộ công nhân viên, thậm chí là tỷ suất sinh lời. Chính vì sự can thiệp khá sâu này mà đôi khi, để trung hòa quyền lợi giữa các bên, bộ máy kế toán đã phải thực hiện một số sai phạm nguyên tắc nhất định. Ví dụ để điều chỉnh tỷ suất lợi nhuận hay tốc độ tăng trưởng về mặt doanh thu sao cho hợp lý, không quá cao cũng không quá thấp so với chỉ tiêu, công ty đã phải “điều chỉnh” cách phân bổ chi phí của mình. Để khắc phục tình trạng này, tăng tính độc lập của công ty, hiện Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ đang ráo riết thực hiện quá trình cổ phần hóa để nâng cao chất lượng hoạt động và quản lý vốn. Chắc chắn, sau khi cổ phần hóa, công tác quản lý vốn sẽ được công ty chủ động thực hiện, bộ máy kế toán sẽ làm việc chính xác, khách quan hơn. Có thể nói, cổ phần hóa là một biện pháp khá toàn diện để khắc phục những nhược điểm về mặt quản lý nói chung và tổ chức kế toán nói riêng của công ty. Tuy vây, phải nhìn nhận một thực tế là, hiện nay số lượng công việc do Tổng công ty phân cho chiếm hơn một nửa doanh thu của côn ty, nên khi thực hiện cổ phần hóa, công ty cũng cần có biện pháp tăng khả năng cạnh tranh, tăng khả năng tìm kiếm công việc cho công ty mình. - 71 - 2.2. Nguyên nhân bên trong Nhìn chung, những vấn đề tồn tại của công ty phần lớn bắt nguồn từ việc khó dự đoán được tình hình hoạt động trong tương lai và tính bị động của công ty trong viẹc hoạch định chính sách hoạt động. 2.2.1. Xác định chi phí và giá thành Để tính giá thành chính xác và khách quan, công ty nên tổ chức theo dõi chi tiết và trực tiếp các khoản chi phí phát sinh bằng cách theo dõi từng loại chi phí trực tiếp một và theo phản ánh chi tiết theo từng công trình. Việc này sẽ khiến cho công ty có khả năng phân loại chi phí theo đúng bản chất, khiến cho việc theo dõi, quản lý chi phí được tốt hơn. Thứ nhất, công ty nên tổ chức thêm các tài khoản theo dõi chi phí trực tiếp phát sinh trong sản xuất như sau:  Tài khoản 621: Chi phí nhân công trực tiếp  Tài khoản 622: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Về mặt lý thuyết thì công ty nên theo dõi chi tiết cho từng công trình. Nhưng, trên thực tế, theo dõi như vậy lại quá chi tiết và tỉ mẩn, phát sinh khối lượng công việc lớn hơn, ngòai ra việc này có thể ảnh hưởng tới bộ máy kế toán vì cần phải tổ chức lại thêm các kế toán ở đội để phân loại chi phí được chính xác hơn. Việc này sẽ được phân tích thêm ở phần “Bộ máy kế toán”. 2.2.2. Xác định doanh thu Công ty cần xem xét lại tiêu chí xác định doanh thu của mình. Nói chung, sau khi hợp đồng đã được ký kết, doanh thu nên được phản ánh ngay chứ không nên để tới khi thu được tiền mới phản ánh. Làm vậy, công ty có thể ghi giảm doanh thu trong một vài kỳ kế toán, nhưng cuối cùng khoản doanh thu cũng vẫn phải ghi nhận. Cùng với đó, công ty nên tổ chức chính sách quản lý nợ hiệu quả hơn. Cụ thể, công ty cần có chính sách tín dụng rõ ràng đối với khách hàng, quy định rõ thời hạn thanh toán, chính sách chiết khấu (nếu có) để khuyến khích khách hàng thanh toán. Cạnh đó, công ty cũng nên tổ chức phân loại, đánh giá nợ cụ thể hơn, theo những tiêu thức chi tiết hơn như: - 72 -  Loại khách hàng (lớn, thường xuyên, vãng lai, mức độ quan trọng…)  Tuổi nợ (ngắn hạn, dài hạn)  Mức độ rủi ro (khó đòi…) Việc quản lý công nợ cũng cần chặt chẽ hơn, nếu mọi phát sinh nợ phải thu của khách hàng đều được phản ánh trên tài khoản 131 thì việc quản lý, đối chiếu sẽ chính xác hơn nhiều. 2.2.3. Hạch toán tài sản cố định Thứ nhất, công ty nên tổ chức quy chế đánh giá tài sản sao cho phù hợp với chế độ và tiện cho công ty theo dõi, quản lý. Cụ thể, công ty nên mở thêm tài khoản 213 để theo dõi chi tiết nhóm “Tài sản cố định vô hình”. Về vấn đề quản lý tài sản, công ty cũng nên có quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn. Đối với tài sản cố định theo dõi ở từng phòng, kế toán cần phải theo dõi thêm một số chỉ tiêu như tình hình trích khấu hao, thậm chí, ngoài tình trạng hoạt động (tốt, xấu) như hiện nay, công ty nên có biện pháp theo dõi chặt chẽ hưon. Cụ thể, tài sản cần được kiểm kê, niêm phong chặt chẽ. Bất cứ sự thay đổi nào về cấu hình, hay việc tháo lắp máy đều phải được kiểm soát chặt chẽ. Ngoài ra, khi lưu chuyển nội bộ, kế toán cũng nên có biện pháp đánh giá, kiểm tra tài sản trước khi giao nhận giữa các bên để quy định rõ trách nhiệm của từng bên, Trên thực tế, công ty đang tổ chức đánh giá lại tái sản của công ty theo gợi ý của Kiểm toán độc lập và để phục vụ cho việc định giá doanh nghiệp, thực hiện cổ phần hóa tới đây. Công ty cũng đang mở tài khoản 213 và phản ánh lại một số tài sản cố định vô hình. Việc này chắc chắn sẽ giải quyết được một số vấn đề đã nêu ở trên. 2.2.4. Luân chuyển chứng từ Công ty cũng cần phải có một quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ hơn. Quy trình hiện nay của công ty là tương đối hợp lý, nhưng cũng nên quy định chặt chẽ về mặt thời gian luân chuyển cũng như nội dung chứng từ luân chuyển. Ví dụ, cuối quý, cần có quy định chặt chẽ về:  Thời hạn nộp hồ sơ cho phòng kế toán - 73 -  Thành phần của một bộ hồ sơ để tránh trường hợp, các phòng nộp chậm, nộp thiếu và nộp không tập trung, khiên cho việc quản lý không được thông suốt theo hệ thống. 2.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán Như trình bày ở trên, để theo dõi chi tiết và trực tiếp các khoản chi phí phát sinh, công ty nên theo dõi chi phí theo đúng bản chất và, nếu được, theo từng công trình. Làm như vậy, khối lượng công việc của kế toán ở phòng sẽ tăng lên rất nhiều để có thể phản ánh chi phí theo từng công trình một. Ở đây, em xin đưa ra một giải pháp mang tính tổng thể cho vấn đề náy: Thứ nhất, về tài khoản sử dụng, công ty tổ chức thêm nhóm tài khoản 621, 622 để theo dõi. Bên cạnh đó, việc tập hợp chứng từ ở từng đơn vị thực hiện nên được giao cho một người có trình độ nghiệp vụ tương đương với kế toán để tập hợp, phân loại ngay từ bảng tập hợp chi phí để tiện cho kế toán ở phòng kế toán theo dõi, phản ánh. Thực ra, hiện nay công ty đang làm theo cách này nhưng chưa có sự chuyên môn hóa, việc tập hợp chi phí mới chỉ mang tính chất tập hợp chứng từ, chưa có sự phân loại. Nếu việc phân loại chặt chẽ chi phí được tổ chức ở ngay khâu này thì công việc ở phòng kế toán sẽ ít hơn, việc theo dõi chi phí theo từng công trình sẽ gọn nhẹ hơn. Tuy nhiên, giải pháp này có một khuyết điểm lớn là làm xáo trộn bộ máy nhân sự của công ty. Như đã nói, khối lượng công việc của công ty mang tính thời vụ, có lúc dồn dập, cũng có lúc rất thưa thớt, nếu bộ máy tổ chức quá cồng kềnh sẽ gây ra tình trạng lãng phí, không hiệu quả. Bên cạnh đó, bản thân việc theo dõi theo từng hạng mục công trình như vậy cũng là quá chi tiết. Bởi vì, mỗi công trình lại do nhiều đơn vị cùng tham gia, mỗi đơn vị lại chỉ phụ trách một hạng mục công trình nhất định, việc theo dõi sẽ là rất phức tạp, khối lượng sổ sách kế toán sẽ tăng lên rất lớn. Nếu không tăng số lượng nhân viên, việc đào tạo cho thống kê ở đội cũng là một việc khó, kém hiệu quả, rủi ro thống kê đội phân loại chi phí sai là rất lớn, khiến cho việc kiểm tra ở phòng kế toán trở nên khó khăn hơn. Biện pháp thứ hai, đơn giản hơn, nhưng yêu cầu công ty phải thắt chặt hơn nữa kỷ luật tài chính của mình để có thể phản ánh chi phí một cách khách quan hơn. Dù không thể theo dõi chi tiết theo từng hạng mục công trình như chế độ quy định, công ty nên có - 74 - biện pháp xác định chi phí, giá vốn hàng bán chính xác hơn, tránh tình trạng giá vốn dịch vụ được xác định một cách chủ quan như hiện nay. Có thể, công ty không cần theo dõi quá sít sao từng chỉ tiêu chi phí, mà với một số khoản mục quan trọng, công ty cần có sự theo dõi chặt chẽ hơn. Ví dụ, chi phí tiền lương vốn chiếm một khoản lớn trong mỗi công trình, nên được theo dõi chặt chẽ ở từng công trình một. Hiện nay, công ty chưa thực hiện được điều này. Một khó khăn nữa là, nếu công ty hạch toán chính xác doanh thu chi phí, rất có thể sẽ gặp phải tình trạng các yếu tố chi phí sẽ mất cân đối nghiêm trọng, gây mất niềm tin ở những người sử dụng thông tin tài chính của công ty. Nhưng nhìn chung, để tình hình tài chính công ty trở nên thực tế, khách quan hơn, đây là một việc cần làm, có thể không phải trong một hai kỳ kế toán, nhưng về lâu dài, công ty nên phản ánh khách quan tình hình tài chính của mình. Tuy vậy, nhìn chung sai sót đó của công ty chưa đến mức trọng yếu, bằng chứng là, công ty Kiểm toán Vaco đã đưa ra kết luận Chấp nhận toàn bộ đối với báo cáo tài chính của công ty trong năm 2004. - 75 - Kết luận Sau một thời gian thực tập kế toán ở Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ, tuy trong một thời gian ngắn nhưng em đã rút ra được rất nhiều điều bổ ích. Từ thực tế tổ chức quản lý, kế toán của Công ty, em đã có được những bài học thực tế cho mình. Những quy định, chế độ kế toán dù sao cũng chỉ là những kiến thức trong sách vở, để ứng dụng nó vào thực tiễn còn rất nhiều vấn đề. Mỗi công ty, mỗi loại hình sản xuất lại có một cách vận dụng sao cho phù hợp với bản chất của công ty mình nhất. Đặc biệt, kế toán còn có thể vận dụng chế độ như một nghệ thuật để vạch ra những chính sách tài chính cho công ty của mình, để điều hòa lợi ích của các bên có liên quan một cách tài tình. Mục đích cuối cùng của hệ thống kế toán vẫn là, kết hợp hài hòa lợi ích của doanh nghiệp, người lao động và nhà nước. Chính vì vậy, công tác kế toán của công ty đôi khi không khớp với chế độ, chuẩn mực chung. Nhưng, nói chung, hoạt động kế toán của công ty hiện nay là tương đối hoàn thiện. Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, vốn là một lĩnh vực khá xa lạ với kiến thức nhà trường, nhưng xác định đây là một cơ hội nâng cao tầm hiểu biết của bản thân, lại được sự giúp đỡ, bảo ban tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng các cô chú ở phòng Tài chính kế toán công ty, em đã hoàn thành được báo cáo thực tập này. Tuy vẫn còn tương đối đơn giản, báo cáo cũng đã cố gắng đưa ra được một cái nhìn tổng quan từ hệ thống quản lý, sản xuất kinh doanh cho đến tổ chức kế toán của công ty. Phần cuối báo cáo, em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét về cách thức công ty vận dụng chế độ vào trong thực tế hoạt động của công ty. Trong khoản thời gian ngắn, bản thân còn nhiều thiếu sót về kinh nghiệm lẫn thực tế, báo cáo này không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được cô đóng góp ý kiến. Em xin chân thành cảm ơn! - 76 - Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. 2. Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam. 3. Thông tư số 105/2003/TT – BTC ngày 4 tháng 11 năm 2003 4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. 5. Sổ tay chất lượng (Hồ sơ ISO) - Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải. 6. Hệ thống tài liệu kế toán của Công ty tư ván thiết kế Đường bộ 7. Báo cáo kiểm toán năm 2004 của công ty Kiểm toán Vaco - 77 - Nhận xét của cơ quan …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày tháng năm 2006