Luận văn Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro

n: Được mở với mục đích kiểm tra việc tập hợp và hệ thống hoá số liệu trên sổ Cái, đồng thời để đối chiếu số liệu của sổ Cái với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và là căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. - Sổ kế toán chi tiết của Công ty có Sổ kế toán chi tiết nguồn vốn chủ sở hữu, sổ kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, sổ kế toán chi tiết các loại chi phí, sổ kế toán chi tiết thu chi, sổ kế toán chi tiết tiền lương… 3. Hệ thống tài khoản trong công ty: Số hiệu tài khoản Tên tài khoản 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi Ngân hàng 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 138 Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 14 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 211 Tài sản cố định hữu hình 214 Hao mòn TSCĐ 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 334 Phải trả người lao động 338 Phải trả, phải nộp khác 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 411 Nguồn vốn kinh doanh 421 Lợi nhuận chưa phân phối 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 611 Mua hàng 632 Giá vốn hàng bán 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 711 Thu nhập khác 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 911 Xác định kết quả kinh doanh 4. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty: Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ theo đúng quy định tại chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ Báo cáo tài chính năm bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01-DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02-DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03-DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 04-DN Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ: - Bảng cân đối kế toán (dạng đầy đủ) Mẫu số B 01a-DN 15 - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02a-DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03a-DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 04a-DN Việc lập báo cáo tài chính được căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Báo cáo tài chính được người lập, kế toán trưởng và Giám đốc của Công ty ký, đóng dấu của Công ty. Kỳ lập báo cáo tài chính năm theo kỳ kế toán là năm dương lịch (12 tháng ) Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm và giữa niên độ cho các cơ quan Nhà nước đều được Công ty áp dụng đúng theo quy định. Ngoài ra, báo cáo tài chính còn được trình lên Giám đốc và Hội đồng thành viên của Công ty xem xét và ra các quyết định phương hướng kinh doanh phù hợp cho Công ty. Tất cả các báo cáo tài chính của Công ty đều được phòng kế toán lưu giữ cùng với các chứng từ gốc trong vòng 10 năm. 5. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ: - Bảo quản và lưu giữ chứng từ: Sau khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, các chứng từ sẽ được bảo quản và lưu trữ tại phòng Kế toán. Các chứng từ này được lưu trữ trong một tủ tài liệu có khóa, đảm bảo an toàn. Nếu nhân viên trong công ty muốn sử dụng phải trình giấy xin phép lên Kế toán trưởng. Nếu đối tượng ngoài Công ty muốn sử dụng phải có sự đồng ý của Kế toán trưởng và Giám đốc. - Hủy chứng từ: Chứng từ sẽ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại ví dụ chứng từ liên quan đến kế toán tiền lương sẽ được hủy sau 5 năm lưu trữ, chứng từ liên quan đến Thuế sẽ được hủy sau 10 năm… 6. Tổ chức các phần hành kế toán trong Công ty: Đặc điểm của ngành kinh doanh du lịch lữ hành là không có hình thái vật chất, không có quá trình nhập kho, xuất kho, chất lượng sản phẩm nhiều khi không ổn định và quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm du lịch được tiến hành đồng thời tại cùng một thời điểm nên trong việc tổ chức phần hành kế toán của Công ty cổ 16 phần Thương mại và Du lịch Hiro không hạch toán kế toán hàng tồn kho. Sản phẩm du lịch chính là các dịch vụ cung cấp cho khách du lịch nên sau khi có đơn đặt hàng (đặt Tour du lịch) từ phía khách hàng, Công ty mới đặt mua các dịch vụ như thuê khách sạn, vé tàu xe, ăn uống… để cung cấp cho khách hàng. Hơn thế đây lại là một Công ty cổ phần, lợi nhuận sau thuế sau khi đã trích lập các quỹ sẽ được chia cho các cổ đông theo tỷ lệ vốn góp. Vì thế một số phần hành kế toán chủ yếu của Công ty là kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ, kế toán lợi nhuận sau thuế và phân chia lợi nhuận sau thuế.  Kế toán tài sản cố định:  Kế toán theo dõi và quản lý TSCĐ về cả về số lượng, chủng loại, giá trị TSCĐ (nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại), nguồn vốn hình thành TSCĐ.  TSCĐ của Công ty được kế toán theo dõi trên tài khoản 211 và ghi theo nguyên giá. Giá trị hao mòn của TSCĐ được theo dõi trên tài khoản 214.  Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng (khấu hao đều theo thời gian). Kế toán phân bổ khấu hao vào chi phí quản lý kinh doanh tài khoản 642. Cách tính khấu hao theo đường thẳng: Mức khấu hao bình quân năm của TSCĐi = Nguyên giá TSCĐi Số năm dự kiến sử dụng của TSCĐi  Nguyên tắc ghi sổ kế toán TSCĐ: Phải phản ánh được trên sổ kế toán 3 chỉ tiêu là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ.  Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến TSCĐ, kế toán phản ánh các bút toán vào việc ghi sổ. +Ví dụ nghiệp vụ tăng TSCĐ do nguồn vốn kinh doanh: Công ty đã đầu tư hệ thống máy tính với 14 máy màn hình phẳng phục vụ công việc của Giám đốc và các nhân viên. Tổng giá trị của 14 máy tính là 98 triệu đồng (chưa có thuế GTGT). Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt. Số 17 tiền này được lấy từ nguồn vốn kinh doanh. Khi đó căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: BT1) Ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: 98 triệu đồng Nợ TK 133: 9.8 triệu đồng Có TK 111: 107.8 triệu đồng BT2) Kết chuyển nguồn vốn kinh doanh theo nguyên giá Nợ TK 431: 98 triệu đồng Có K 411: 98 triệu đồng +Kế toán khấu hao TSCĐ: Mức khấu hao cho hệ thống máy tính của công ty được tính như sau: Hệ thống máy tính của Công ty được quy định thời gian sử dụng là 4 năm. Vậy mức khấu hao trung bình năm của hệ thống máy tính = 24,5 triệu đồng Mức khấu hao bình quân tháng = 2.041 triệu. Cuối tháng, kế toán trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 642: 2.041 triệu đồng Có TK 214: 2.041 triệu đồng  Các loại chứng từ liên quan đến TSCĐ: Biên bảo giao nhận TSCĐ (Mẫu số 1-TSCĐ/BB), Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 3-TSCĐ/BB), Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành (Mẫu số 4-TSCĐ/BB), Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 5-TSCĐ/BB), Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ  Các loại sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ lập cho từng nghiệp vụ TSCĐ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 211, TK 212, TK213, TK214  Kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ: Do hoạt động kinh doanh của Công ty mang tính dịch vụ đơn thuần là tổ chức các tour du lịch theo đơn đặt hàng của khách nên chỉ mua các dịch vụ theo yêu cầu của khách như ăn uống, nghỉ ngơi, thăm quan, đi lại ... và bán các dịch vụ đó trực tiếp cho khách hàng tại cùng thời điểm. 1 dịch vụ được hoàn thành khi thực hiện hoàn tất tour du lịch cho khách hàng. Tất cả chi phí thu mua dịch vụ như thuê khách sạn, thuê tàu xe, mua vé thăm quan, chi phí ăn uống, chi phí 18 cho các dịch vụ khác...đều được kế toán tính vào giá vốn hàng bán. Khi mua dịch vụ về kế toán hạch toán: Nợ TK 154: (chi tiết cho từng đối tượng) Có TK liên quan ( 111, 112, 331...): Khi giao dịch vụ đó cho khách hàng theo hợp đồng hoặc giấy đặt Tour, kế toán hạch toán kết chuyển toàn bộ vào giá vốn: Kế toán ghi Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 154: Giá thành thực tế dịch vụ hoàn thành Và để xác định kết quả kinh doanh, giá vốn hàng TK 632 bán tiếp tục được kết chuyển vào TK 911”Xác định kết quả kinh doanh”, kế toán ghi: Nợ TK 911: Có TK 632 Ví dụ tháng năm 2006 Công ty tổ chức được tất cả 102 tour lớn nhỏ với tổng giá vốn hàng bán là 621,149,200 triệu đồng. Đây cũng là giá thành thực tế của dịch vụ hoàn thành trong năm 2006 kế toán dựa vào các chứng từ liên quan đã được kiểm tra xử lý và vào sổ Chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ thu mua dịch vụ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 154, 632  Kế toán lợi nhuận sau thuế và phân chia lợi nhuận sau thuế: Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp được phản ánh trên tài khoản 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”. Hàng quý, kế toán căn cứ vào kế hoạch phân chia lợi nhuận, kế toán phản ánh số lợi nhuận tạm chia cho các đối tượng (chia cho các cổ đông theo tỷ lệ vốn góp, tạm trích lập quỹ doanh nghiệp ...) Kế toán ghi: Nợ TK 421: Giảm số lợi nhuận chưa phân phối năm nay Có TK 3388: Số tạm phải trả cho cổ đông Có TK 414, 415, 431...: Số đã tạm trích quỹ doanh nghiệp Cuối năm, so sánh số lợi nhuận sau thuế phải phân chia cho các lĩnh vực với số đã tạm phân chia, nếu thiếu số phân chia được ghi bổ sung như bút toán trên, nếu thừa thu hồi và ghi bút toán ngược lại. Tất cả các phần hành kế toán của Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro đều được ghi đúng trình tự Chứng từ ghi sổ. 19 CHƯƠNG II: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HIRO. I. Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 1. Chế độ lao động, tiền lương tại công ty: Quy mô của công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro rất gọn nhỏ. Tổng số nhân viên trong công ty tính cả giám đốc quản lý có 14 người. Công ty trả lương cho Giám đốc Quản lý và nhân viên trong công ty theo hình thức lương tháng đã được thỏa thuận trong Hợp đồng lao động tuân thủ đúng Luật Lao động nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Hợp đồng lao động được phân thành 2 loại: Hợp đồng thử việc và Hợp đồng lao động chính thức trong thời hạn 1 năm. - Hợp đồng thử việc có thời hạn 60 ngày đối với Người lao động có chuyên môn cần trình độ đại học hoặc cao hơn, có thời hạn 30 ngày đối với Người lao động có chuyên môn cần trình độ cao đẳng và có thời hạn 6 ngày đối với Người lao không cần trình độ chuyên môn. Tiền lương của Người lao động thử việc ít nhất bằng 70% mức lương chính thức. - Trong cả 2 loại Hợp đồng đều ghi rõ chức vụ, nội dung công việc, mức lương, thời gian làm việc, ngày nghỉ, ngày nghỉ phép và các điều luật khác đã được thỏa thuận. Thời gian làm việc, ngày nghỉ, ngày nghỉ phép, 20 tiền lương và thời điểm trả lương của tất cả nhân viên đều được quy định chung như sau: + Thời gian làm việc: Từ 8:00 đến 17:00 giờ, từ thứ 2 đến thứ sáu. + Ngày nghỉ:  Nghỉ lễ: Nhân viên được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương vào những ngày sau đây: Tết dương lịch (một ngày), Tết âm lịch (bốn ngày_một ngày cuối năm và ba ngày đầu năm âm lịch), ngày 30 tháng 4 và mùng 1 tháng 5 dương lịch, ngày Quốc khánh (mùng 2 tháng 9 dương lịch). Nếu những ngày nghỉ nói trên trùng với ngày thứ 7, chủ nhật thì nhân viên sẽ được nghỉ bù vào ngày thứ hai nếu số ngày nghỉ trùng là 01 ngày hoặc thứ hai và thứ ba nếu số ngày nghỉ trùng là 02 ngày.  Nghỉ việc riêng: Nhân viên và Giám đốc được nghỉ việc riêng, hưởng nguyên lương trong các trường hợp như kết hôn (nghỉ 3 ngày), con kết hôn (nghi 1 ngày), bố mẹ (cả bên vợ hoặc chồng) chết, vợ hoặc chồng chết, con chết (nghỉ 3 ngày)  Nghỉ phép năm: Nhân viên có 12 tháng làm việc tại công ty thì được nghỉ 12 ngày 1 năm, hưởng nguyên lương. Số ngày phép năm này có thể chia ra nghỉ nhiều lần hoặc một lần và không tính trùng vào ngày nghỉ cuối tuần thứ bẩy, chủ nhật, ngày nghỉ lễ được hưởng nguyên lương, ngày nghỉ việc riêng được hưởng nguyên lương. Số ngày nghỉ hàng năm này được tăng lên theo thâm niên làm việc tại Công ty, 5 năm tăng thêm một ngày. Những nhân viên có thời gian làm việc dưới 12 tháng thì thời gian nghỉ hàng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc và có thể thay toán được bằng tiền. (Cách tính: Mức tiền lương cơ bản 1 ngày= Mức tiền lương cơ bản 1 tháng /22 ngày)  Nghỉ ốm: Trường hợp nhân viên bị ốm không thể đi làm được phải thông báo cho người phụ trách biết. Nghỉ quá 3 ngày phải có giấy xác nhận của bác sỹ điều trị ở những cơ sở y tế được nhà nước cho phép. Nếu nghỉ quá 3 ngày mà không có xác nhận của bác sỹ điều trị những cơ sở y tế được nhà nước cho phép thì coi như nghỉ không lý do chính đáng. 21  Nhân viên có thể nghỉ vì việc riêng mà không hưởng lương sau khi có sự chấp nhận của Công ty.  Nghỉ thai sản: Nhân viên nữ được nghỉ trước và sau khi sinh con, cộng dồn lại là 4 tháng. Mọi quyền lợi khác được quy định theo Luật Lao động hiện hành. + Tiền lương: Tiền lương của người lao động được nhận dựa vào số liệu tiền lương ghi trong Hợp đồng lao động. + Thời điểm trả lương: Lương tháng của Người lao động sẽ được trả lương một lần vào ngày cuối cùng trong tháng. Nếu ngày phát lương trùng vào ngày lễ được nghỉ, thứ bẩy, chủ nhật thì lương sẽ được trả vào ngày trước đó. + Tiền thưởng của Người lao động nếu có sẽ được phát tùy thuộc vào tình hình thực tế của Công ty, thời gian phát tiền thưởng trong năm không vượt quá một tháng thời gian năm tài chính của năm đó. + Lương trong thời gian nghỉ không có lí do chính đáng: Người lao động sẽ không được trả lương trong thời gian nghỉ việc không có lí do chính đáng. +Trợ cấp: Người lao động được hưởng các khoản trợ cấp theo chính sách chung của Công ty trong từng thời điểm hoặc theo Hợp đồng lao động. +Tiền lương làm thêm giờ: Ngoài giờ làm việc theo quy định của Công ty nếu công việc bận cần hoàn thành sớm Công ty sẽ bố trí cho nhân viên làm thêm giờ với chế độ tiền lương làm thêm giờ được tính như sau: Sau 17:00 các ngày 2, 3, 4, 5, 6: Tiền lương cho 1giờ làm thêm = Mức tiền lương cơ bản 1 tháng /22(ngày)/8(giờ)*150% Tiền lương cho 1 giờ làm thêm ngày thứ bẩy, chủ nhật = Mức tiền lương cơ bản 1 tháng/22(ngày)/8(giờ)*200% Tiền lương cho 1 giờ làm thêm ngày lễ, Tết = Mức tiền lương cơ bản 1 tháng/22(ngày)/8(giờ)*300% + Các khoản trích theo lương: Hàng tháng trích từ lương 6% của Mức lương cơ bản của từng nhân viên để đóng BHXH, BHYT và KPCĐ. 22 2. Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty: - Hình thức kế toán của Công ty: Chứng từ ghi sổ - Trình tự hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: ◇1 ◇1 ◇1 ◇2 ◇2 ◇3 ◇4 ◇5 ◇5 ◇5 ◇6 ◇6 : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra CHỨNG TỪ GỐC: (Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, phiếu chi lương, các chứng từ liên quan khác..) CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI TK111, 334, 338, 642 BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN BÁO CÁO KẾ TOÁN SỔ CHI TIẾT: Sổ lương, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ QUỸ TIỀN MẶT 23 Vì tính chất kế toán tiền lương của Công ty được thực hiện vào cuối tháng nên việc hạch toán tiền lương và ghi sổ kế toán được thực hiện hàng tháng vào các ngày cuối tháng theo các trình tự sau: ◇1 Hàng tháng, nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy xin nghỉ, bảng thanh toán tiền lương, các chứng từ liên quan đến tiền lương (phiếu chi lương, giấy tạm ứng…) đã được kiểm tra và xét duyệt bởi kế toán trưởng và Giám đốc để phân loại và lập chứng từ ghi sổ. Đồng thời từ các chứng từ đó kế toán viên cũng phân loại và lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Hạch tóan chi tiết TK 338, 335) và ghi vào sổ lương (Hạch toán chi tiết TK 334) được theo dõi hàng tháng và ghi vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh (Hạch toán chi tiết TK 964) để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh (tài khoản 911). Ngoài ra các chứng liên quan đến tiền mặt như phiếu chi lương, giấy tạm ứng…sẽ được kế toán kiểm tra và ghi vào sổ quỹ tiền mặt (Hạch toán chi tiết TK 111) theo trình tự thời gian để theo dõi thu, chi và số dư của Quỹ. ◇2 Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến Kế toán trưởng ký duyệt, ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian ◇3 Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào các sổ Cái liên quan đến tiền lương như Sổ cái TK111, 334, 338, 642. ◇4 Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở Sổ cái lập bảng cân đối tài khoản. ◇5 Đối chiếu và kiểm tra số liệu trên các sổ quỹ tiền mặt, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ chi tiết với bảng cân đối tài khoản. Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và khớp với số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số số dư Nợ và số dư Có của từng tài khoản trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết thuộc phần kế toán chi tiết các TK 334, 335, 338. ◇6 Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên. Bảng cân đối tài khoản được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. 24 - Nguyên tắc lập chứng từ và chu chuyển chứng từ liên quan đến kế toán tiền lương: + Chứng từ kế toán tiền lương của Công ty được lập căn cứ trên chế độ lao động, tiền lương và các chế độ kế toán liên quan khác do Nhà nước ban hành. Các mẫu biều chứng từ được thống nhất áp dụng phải hợp lý, hợp pháp. Đối với mẫu biểu bắt buộc như Sổ lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Giấy xin nghỉ hưởng BHXH…kế toán phải áp dụng đúng, ngoài ra Công ty đã thống nhất và lâp ra các mẫu biểu riêng cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty như bảng chấm công, giấy xin nghỉ… Tất cả nhân viên trong công ty đều phải dùng các biểu mẫu đã được thống nhất áp dụng. Vì thế khi lập chứng từ phải đảm bảo đúng biểu mẫu hợp lý, hợp pháp để làm căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán. + Khi các chứng từ chuyển đến phòng kế toán: Kế toán phải kiểm tra sự hợp lý, hợp pháp của chứng từ ví dụ đúng biểu mẫu chưa? Có ghi đủ nội dung trong biểu mẫu không? Nội dung có chính xác với nghiệp vụ thực tế phát sinh không? Có đủ chữ ký xác nhận của những người liên quan không?.. Sau đó kế toán sẽ phân loại và ghi sổ kế toán. Các chứng từ sẽ được kế toán lưu giữ tại tủ lưu trữ của phòng kế toán. + Trình tự chu chuyển chứng từ kế toán tiền lương: Bước 1: Phòng hành chính nhân sự lập Bảng chấm công Bước 2: Bảng chấm công sẽ được gửi cho trưởng phòng của các phòng ban xác nhận và sau đó là gửi cho Giám đốc xét duyệt. Bước 3: Bảng chấm đã được kiểm tra xét duyệt sẽ được chuyển đến Phòng Kế toán. Kế toán sẽ xử lý số liệu và tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế toán sẽ lập các Bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương gửi cho Giám đốc xét duyệt. Bước 4: Sau khi các chứng từ đó được Giám đốc xét duyệt, kế toán sẽ lập phiếu chi lương gửi Giám đốc xét duyệt lần nữa. Tiếp đó sẽ gửi phiếu chi đó cho Thủ quỹ chi lương. 25 Bước 5: Sau khi các chứng từ tiền lương được ký xét duyệt và thực hiện xong, kế toán sẽ ghi sổ kế toán theo các trình tự trong sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương đã nêu ở trên. - Chứng từ, sổ sách sử dụng liên quan đến hạch toán kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương.  Bảng chấm công (theo mẫu riêng của Công ty_Mẫu 1): Mặc dù số lượng nhân viên không nhiều nhưng Bảng chấm công được lập riêng cho 3 phòng: Phòng Kinh doanh, phòng Kế toán, phòng Hành chính nhân sự). Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công làm thực tế, ngày nghỉ…của toàn thể nhân viên trong công ty. Vào ngày 28 hàng tháng, Bảng chấm công đã có xác nhận của trưởng phòng và được Giám đốc duyệt được tập hợp lại gửi cho phòng Kế toán. Gửi kèm theo Bảng chấm công phải có giấy xin nghỉ phép hoặc giấy xin nghỉ không lương cho từng người theo mẫu của Công ty trong trường hợp có người nghỉ làm trong tháng. Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ này để tính lương cho từng nhân viên. 27 Mẫu 1 Công ty Cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro Phòng: Kinh doanh BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 năm 2006 S T T Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 30 31 Số ngày công Số ngày nghỉ phép Số ngày nghỉ không lương 1 Nguyễn Đăng Thu TP C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21 2 Hà Vân Anh NV C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21 3 Trần Văn Hùng NV C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21 4 Đỗ Văn Giang NV C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21 5 Nguyễn Thị Linh NV C C C C C C P P C C C C C C C C C C C C C 19 2 6 Nguyễn Mai Quỳnh NV C C C C C C C C C C C C C C C P C C C C C 20 1 7 Đặng Anh Tú NV C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21 8 Nguyễn Thị Vân NV P C C C C C C C C P C C C C C C C C C C C 19 2 Ký hiệu chấm công: Đi làm đủ 1 công: C; Đi làm nửa công: 1/2C; Nghỉ phép: P; Nghỉ không lương: KL; Nghỉ ốm: Ô; Tai nạn : T; Nghỉ thai sản: TS Người chấm công (Ký, họ tên) Nguyễn Thu Huyền Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Nguyễn Đăng Thu Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người duyệt (Ký, họ tên) Trịnh Như Ý 28  Bảng chấm công làm thêm giờ (theo mẫu riêng của Công ty_ Mẫu 2): Khi có phát sinh làm thêm giờ ngoài giờ làm việc theo quy định của Công ty phải lập Bảng chấm công làm thêm giờ. Bảng này cần có sự xác nhận của người chấm công, phụ trách bộ phận có người làm thêm. Đây cũng là chứng từ dùng làm căn cứ tính lương.  Bảng thanh toán tiền lương (Theo mẫu riêng của Công ty_Mẫu 3): Đây là chứng từ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, tiền làm thêm giờ và các khoản thu nhập ngoài lương (tiền thưởng) cho người lao động. Bảng thanh toán tiền lương được lập dựa trên các chứng từ như : Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy xin nghỉ phép…Bảng chấm công phải có sự xác nhận, xét duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc. Kế toán sẽ lấy Bảng thanh toán tiền lương để lập Phiếu chi và phát lương. Sau khi nhận lương, nhân viên phải ký nhận vào Bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lưu giữ tại phòng Kế toán cùng các chứng từ khác liên quan như: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, giấy xin nghỉ, phiếu chi tiền…  Bảng thanh toán tiền thưởng (Theo mẫu của Công ty_Mẫu 4) Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng nhân viên, là căn cứ lập phiếu chi, ghi sổ kế toán. Bảng này được bộ phận Kế toán lập theo quyết định thưởng của Giám đốc và quy định tiền thưởng của Công ty. Ngoài tiền thưởng Tết âm lịch (thưởng tháng lương thứ 13), Công ty sẽ có tiền thưởng vào những dịp lễ, Tết khác tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của Công ty. Bảng thanh toán tiền thưởng được lập chung cho tất cả các loại tiền thưởng. Về tiền thưởng Tết âm lịch có quy định cụ thể như sau. Với những người có thời gian làm việc trong Công ty trên 1 năm sẽ được thưởng 1, 1.5 hoặc 2 tháng lương cơ bản. Còn những người chưa làm đủ năm tại Công ty sẽ được hưởng mức thưởng tính theo số tháng vào làm chính thức tại Công ty (Ví dụ: Nếu vào làm chính thức tại công ty từ tháng 7 năm 2006 tức là thời gian làm việc chính thức tại công ty tính đến hết tháng 12 năm 2006 là được 6 tháng thì sẽ được tính mức tiền thưởng = Mức lương cơ bản 1 tháng/12*6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Lan Hương 29 Công ty Cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro Mẫu 2 Phòng: Phòng Kinh doanh BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ Tháng 12 năm 2006 S T T Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 30 3 1 Số giờ NT Số giờ NN Số giờ làm NL 1 Nguyễn Đăng Thu TP N T 1 N N 3 N T 1 N N 2 N T 1 N T 2 N N 4 N T 3 N T 1 N N 4 N T 2 N N8 N N 4 11 25 2 Hà Vân Anh NV N N 2 N N 4 6 3 Trần Văn Hùng NV N T 2 N T 2 N N 4 4 4 4 Đỗ Văn Giang NV N T 2 N T 2 4 5 Nguyễn Thị Linh NV N T 2 2 6 Nguyễn Mai Quỳnh NV N T 2 2 7 Đặng Anh Tú NV N T 2 2 8 Nguyễn Thị Vân NV N T 2 2 Ký hiệu chấm công: Làm thêm ngày làm việc: NT; Làm thêm ngày thứ bẩy, chủ nhật: NN; Làm thêm ngày lễ, Tết: NL. Cùng với ký hiệu chấm công trên đây, bên cạnh là số giờ làm thêm. Ví dụ làm thêm 4 tiếng vào ngày thứ bẩy, chủ nhật: Ghi NN4 Người chấm công (Ký, họ tên) Nguyễn Thu Huyền Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Nguyễn Đăng Thu Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người duyệt (Ký, họ tên) Trịnh Như Ý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Lan Hương 30 Mẫu 3 Công ty Cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro Địa chỉ: Số 17 Nam Ngư, Cửa Nam, Ba Đình, Hà Nội BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 12 năm 2006. ĐVT: 1000VNĐ S T T Họ và tên Chức vụ M ứ c lư ơ ng cơ bản Các khoản được lĩnh (I=2+3+5+7) Các khoản khấu trừ vào lương (II) Thực lĩnh (I-II) Phụ cấp Tiền ăn trưa Lương thời gian Tiền làm thêm giờ BHXH %6*(1) ……. số tiền Ký nhận Số công Số tiền Số công Số tiền A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 D 1 Nguyễn Đăng Thu TPKD 1500 300 200 21 2000 36 593.7 90 2503.7 2 Hà Vân Anh NVKD 1300 200 200 21 1700 6 92.9 78 1714.9 3 Trần Văn Hùng NVKD 1300 200 200 21 1700 8 108.3 78 1730.3 4 Đỗ Văn Giang NVKD 1300 200 200 21 1700 4 46.4 78 1668.4 5 Nguyễn Thị Linh NVKD 1300 200 200 19 1700 2 23.2 78 1645.2 6 Nguyễn Mai Quỳnh NVKD 1300 200 200 20 1700 2 23.2 78 1645.2 7 Đặng Anh Tú NVKD 1300 200 200 21 1700 2 23.2 78 1645.2 8 Nguyễn Thị Vân NVKD 1300 200 200 19 1700 2 23.2 78 1645.2 9 Nguyễn Hương Ly KTT 1500 300 200 21 2000 12 208.5 90 2118.5 1 0 Nguyễn Thu Huyền KTV 1300 200 200 21 1700 5 58 78 1680 1 1 Phạm Thị Lan TQ 1300 200 200 21 1700 5 58 78 1680 1 2 Lê Ánh Thơ TPHC 1500 300 200 21 2000 8 142.8 90 2052.8 1 3 Vũ Nguyệt Tâm NVHC 1300 200 200 21 1700 1 11.6 78 1633.6 1 4 Trịnh Như Ý GĐ 3500 3500 210 3290 Tổng cộng 21000 2900 2600 26500 1413 1260 26653 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Lan Hương 31 Mẫu 4 Công ty Cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro Địa chỉ: Số 17 Nam Ngư, Cửa Nam, Ba Đình, Hà Nội BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG Tháng 12 năm 2006 ĐVT: 1000VNĐ STT Họ và tên Chức vụ M ứ c lư ơng cơ bản Mức thưởng Tiền thưởng Tết âm lịch Tiền thưởng các dịp khác Số tiền thưởng được nhận Thời gian làm việc tại công ty Xếp loại thưởng Số tiền Thưởng … Số tiền Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 D 1 Nguyễn Đăng Thu TPKD 1500 3 năm A 3000 3000 2 Hà Vân Anh NVKD 1300 1.5năm B 1950 1950 3 Trần Văn Hùng NVKD 1300 1 năm C 1300 1300 4 Đỗ Văn Giang NVKD 1300 6 tháng D 650 650 5 Nguyễn Thị Linh NVKD 1300 1.năm 2 tháng C 1300 1300 6 Nguyễn Mai Quỳnh NVKD 1300 5 tháng D 542 542 7 Đặng Anh Tú NVKD 1300 5 tháng D 542 542 8 Nguyễn Thị Vân NVKD 1300 1 năm C 1300 1300 9 Nguyễn Hương Ly KTT 1500 3 năm A 3000 3000 10 Nguyễn Thu Huyền KTV 1300 1.5 năm B 1950 1950 11 Phạm Thị Lan TQ 1300 1 năm 3 tháng C 1300 1300 12 Lê Ánh Thơ TPHC 1500 2 năm B 2250 2250 13 Vũ Nguyệt Tâm NVHC 1300 1 năm C 1300 1300 Tổng cộng 20384 20384 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Lan Hương 33  Phiếu chi: Là một loại chứng từ xác nhận việc chi tiền để thanh toán tiền lương, tiền thưởng…cho nhân viên. Phiếu chi sẽ được kế toán lập sau khi kế toán nhận được bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng đã được Giám đốc xét duyệt. Sau đó, phiếu chi sẽ được chuyển cho Thủ quỹ để chi tiền. Trong phiếu chi sẽ ghi do lý do chi tiền, có ngày tháng và chữ ký của kế toán trưởng, thủ quỹ và người nhận. Ví dụ Phiếu chi lương tháng 12 được gửi cho Thủ Quỹ chi tiền cho Trưởng phòng hành chính nhân sự. Trưởng phòng hành chính nhân sự nhận tiền và phải ký xác nhận đã nhân tiền và căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương do phòng kế toán chuyển cho để phát lương, thưởng cho nhân viên các phòng ban. Đơn vị: Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro Địa chỉ: Số 17 Nam Ngư_Cửa Nam-Ba Đình_Hà Nội Mẫu số 10_TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU CHI Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Quyển số: 5 Số : 108 Họ và tên của người nhận tiền: Lê Anh Thơ Địa chỉ: Phòng hành chính nhân sự Lý do chi: Thanh toán tiền lương tháng 12 và tiền thưởng Tết cho công nhân viên Số tiền : 47,037,000 đồng (Viết bằng chữ: Bốn bẩy triệu không trăm ba mươi bẩy nghìn Việt Nam đồng) Kèm theo: Bảng thanh toán tiền lương, tiền thương tháng 12 (đã có xác nhận của Kế toán trưởng và dấu xét duyệt của Giám đốc Công ty) Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Trịnh Như Ý Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguyễn Hương Ly Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thu Huyền Thủ Quỹ (Ký, họ tên) Phạm T Lan Người nhận tiền (Ký , họ tên) Lê Anh Thơ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Lan Hương 34  Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu số 10_LĐTL) Công ty nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cơ quan quản lý theo Quý nhưng vẫn trích nộp các khoản theo lương hàng tháng và đưa tạm vào Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. Bảng kê trích nộp các khoản theo lương dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và là căn cứ để ghi sổ kế toán. Công ty dùng luôn Mẫu số 10_LĐTL Đơn vị: Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro Địa chỉ: Số 17 Nam Ngư_Cửa Nam-Ba Đình_Hà Nội Mẫu số 10_LĐTL (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG Tháng 12 năm 2006 ĐVT:1000đồng STT Số tháng trích BHXH, KPCĐ, BHYT Tổng quỹ lương trích BHXH, KPCĐ, BHYT BHXH, BHYT Kinh phí công đoàn Tống số Trong đó Tổng số Trong đó Số phải nộp công đoàn cấp trên Số được để lại chi tại đơn vị Trích vào chi phí Trừ vào lương Trích vào chi phí Trừ vào lương A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 (tháng 12) 4830 4830 3570 1260 Người lập bảng (Ký, họ tên) Nguyễn Thu Huyền Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguyễn Hương Ly Ngày 30 tháng 12 năm2006 Giám đốc (Ký, họ tên) Trịnh Như Ý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Lan Hương 35  Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu số 11_LĐTL) Bảng phân bổ tiền lương được kế toán lập hàng tháng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp) và các khoản phải trích theo lương (BHXH, BHYT, CPCĐ). Kế toán dựa vào các chứng từ như bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng và bảng kê các khoản trích nộp theo lương để tính ra và cho từng đối tượng và ghi vào các dòng, cột tương ứng. Số liệu trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH được sử dụng để ghi vào các bảng kê tập hợp chi phí và các sổ kế toán khác có liên quan. Đồng thời để tính giá thành dịch vụ hoàn thành. Công ty dung luôn Mẫu số 11_LĐTL Đơn vị: Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro Địa chỉ: Số 17 Nam Ngư_Cửa Nam-Ba Đình_Hà Nội Mẫu số 11_LĐTL (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI THÁNG 12 NĂM 2006 T T Ghi Có tài khoản Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK) Tài khoản 334 Tài khoản 338 Tài khoản 335”Chi phí phải trả” Tổng cộng L ương C ác khoản khác Cộng có tài khoản 334 K inh phí công đoàn B ảo hiểm xã hội 3383 B ảo hiểm y tế 3384 Cộng có TK338 (3382, 3383. 3384) A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 TK 642 TK334 27913 27913 3150 1050 420 210 3570 1260 31483 1260 31483 1260 Cộng 27913 27913 4200 630 4830 32743 32743  Sổ lương: Kế toán dựa vào các chứng từ như Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng… để ghi vào Sổ lương theo mẫu của Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Sổ lương cũng có nội dung gần với bảng thanh toán tiền lương nhưng mang tính tổng hợp hơn. Vì Sổ lương tập hợp việc thanh toán tiền lương của cả tháng, cả năm. Sổ lương được lập theo năm. Trong đó có các trang sổ lương ghi theo tháng lần lượt từ tháng 1 đến tháng 12. Ví dụ trang số 12 trong quyển Sổ lương năm 2006 của Công ty Cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro phản ánh lương, thưởng và các khoản trích BHXH, BHYT trong tháng 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Lan Hương 37 SỔ LƯƠNG Tháng 12 năm 2006 trang: 12 ĐVT:1000đồng STT Họ và tên Chức danh nghề nghiệp Hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ được xếp hoặc mức lương ghi trong HĐLĐ Tổng tiền lương và thu nhập được nhận Các khoản phải nộp theo quy định TL &TN được lĩnh Tiền lương theo đơn giá, lương khoán, hoặc lương cấp bậc chức vụ Các khoản phụ cấp & chế độ khác không tính trong đơn giá Tiền thưởng các loại Tiến lương làm thêm giờ Tiền ăn ca Tiền BHXH trả thay lương Các khoản khác Tổng cộng BH X H BH Y T Tiền bồi thường theo bộ luật lao động Thuế thu nhập Tổng cộng Tiền Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Nguyễn Đăng Thu TPKD 1500 300 3000 593.7 200 75 15 90 5503.7 2 Hà Vân Anh NVKD 1300 200 1950 92.9 200 65 13 78 3664.9 3 Trần Văn Hùng NVKD 1300 200 1300 108.3 200 65 13 78 3030.3 4 Đỗ Văn Giang NVKD 1300 200 650 46.4 200 65 13 78 2318.4 5 Nguyễn Thị Linh NVKD 1300 200 1300 23.2 200 65 13 78 2945.2 6 Nguyễn Mai Quỳnh NVKD 1300 200 542 23.2 200 65 13 78 2187.2 7 Đặng Anh Tú NVKD 1300 200 542 23.2 200 65 13 78 2187.2 8 Nguyễn Thị Vân NVKD 1300 200 1300 23.2 200 65 13 78 2945.2 9 Nguyễn Hương Ly KTT 1500 300 3000 208.5 200 75 15 90 5118.5 10 Nguyễn Thu Huyền KTV 1300 200 1950 58 200 65 13 78 3630 11 Phạm Thị Lan TQ 1300 200 1300 58 200 65 13 78 2980 12 Lê Ánh Thơ TPHC 1500 300 2250 142.8 200 75 15 90 4302.8 13 Vũ Nguyệt Tâm NVHC 1300 200 1300 11.6 200 65 13 78 2933.6 14 Trịnh Như Ý GĐ 3500 175 35 210 3290 Cộng trong tháng 21000 2900 20384 1413 2600 1050 210 1260 47037 38  Sổ quỹ tiền mặt (TK111) Sổ quỹ tiền mặt dùng để theo dõi sự chu chuyển của Tiền trong công ty, tình hính thu chi và số dư trong quỹ. Sổ này được kế toán lập dựa trên các phiếu thu, phiếu chi. Khi kế toán lập phiếu thu hay phiếu chi và phiếu thu, phiếu chi này đã được thủ quỹ thực hiện thì Kế toán sẽ ghi lại nghiệp vụ thu chi tiền mặt trong Công ty vào sổ này. Nghiệp vụ thanh toán lương trong công ty hàng tháng cũng đều được ghi vào sổ này. Sổ quỹ tiền mặt cũng được Công ty sử dụng mẫu của Bộ Tài chính ban hành. Ví dụ trích nghiệp thanh toán tiền lương tháng 12 và tiền thưởng Tết phản ánh trên Sổ quỹ tiền mặt tháng 12 SỔ QUỸ TIỀN MẶT Năm:2006 Quyển số:1 Loại quỹ: Tiền mặt (TK111) Tháng 12 Trang 24 đvt:1000đồng Ngày tháng ghi sổ Ngày tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Diến giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn 31/12/06 31/12/06 PC_Q 5/108 Thanh toán lương T12, thưởng Tết 47037 PC_Q 5/109 Nộp BHXH, BHYT 4830  Chứng từ ghi sổ: là một loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại công việc cụ thể và được ghi rõ nội dung vào sổ cho từng việc đó. Liên quan đến kế toán tiền lương có các chứng từ chi trả lương tháng, tiền thưởng, tạm ứng cho công nhân viên. Ví dụ trích dẫn Chứng từ ghi sổ phản ánh nghiệp vụ thanh toán lương tháng 12, thưởng Tết và việc trích nộp BHXH, 39 BHYT tháng 12 nộp cho cơ quan quản lý và việc phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 12 tính vào chi phí quản lý kinh doanh CHỨNG TỪ GHI SỔ_Số:2 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 đvt:1000đồng Trích yếu SH tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Ngày 30 tháng 12 nộp BHXH, BHYT tháng 12 cho cơ quan quản lý 3383 3384 111 4200 630 Ngày 31 tháng 12 chi lương Chi thưởng Tết 334 111 26653 20384 Cộng 51867 Kèm theo chứng từ gốc (2) Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng tháng 12 CHỨNG TỪ GHI SỔ_Số:20 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 đvt:1000đồng Trích yếu SH tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Bảng phân bổ tiền lương & trích BHXH, BHYT 642 3383 3384 3150 420 334 3383 3384 1050 210 Cộng 4830 Kèm theo chứng từ gốc (1) Bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 12 40  Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ chứng từ ghi sổ mở cho cả năm, cuối mỗi tháng phải cộng tổng số phát sinh trong tháng để đối chiếu với Bảng cân đối tài khoản. Từ chứng từ ghi sổ đã được lập vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2006 đvt:1000đồng chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền số hiệu Ngày tháng số hiệu Ngày tháng 2 31/12 51867 …. 20 31/12 4830 …. …. Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý  Sổ cái TK 111, 334, 338 Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tập hợp và ghi vào sổ cái theo mẫu chung đã quy định. Liên quan đến nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán phải vào các sổ cái TK 111, 334, 338. Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, Kế toán tiếp tục lập sổ cái TK 111, 334, 338 41 Sổ Cái TK111 ĐVT:1000VNĐ NT GS CTGS Diễn giải SHTK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 2 Chi nộp BHXH, BHYT 3383 3384 4200 630 2 Thanh toán lương, thưởng 334 26653 20384 Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ … … Sổ Cái TK 334 ĐVT :1000VNĐ NT GS CTGS Diễn giải TKĐ Ư Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 20 Trích nộp BHXH, BHYT trừ vào lương 3383 3384 1050 210 Trích Quỹ khen thưởng phát thưởng cho công nhân viên 413 20384 2 Thanh toán tiền lương Thanh toán tiền thưởng 111 26653 20348 22 Kết chuyển vào chi phí quản lý kinh doanh để xác định kết quả 642 27913 +Cộng số phát sinh kỳ 48261 48261 +Cộng số dư cuối kỳ 0 0 42 Sổ Cái TK 338 (TK3383, 3384) ĐVT :1000VNĐ NT GS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Trích 5% BHXH, 1% BHYT trừ vào lương 334 1050 210 Trích 15% BHXH, 2% BHYT tính vào chi phí quản lý kinh doanh 642 3150 420 3 Chi nộp BHXH, BHYT 111 4200 630 +Cộng số phát sinh kỳ 4830 4830 +Cộng số dư cuối kỳ 0 0  Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh TK 642: Sổ này được kế toán lập để tập hợp chi phí và là căn cứ để ghi sổ sách kế toán và xác định kết quả kinh doanh. Tiền lương, các khoản trích theo lương đều được tính vào chi phí quản lý kinh doanh. Ví dụ trích dẫn tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 12 năm 2006 của Công ty: 43 SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH TK642 Quyển sổ: 1 Năm:2006 ĐVT:1000đồng STT Ngày GS chứng từ ghi sổ Diến giải TKĐƯ Số tiền SH NT 20 31/12 Nộp BHXH, BHYT tháng 12 3383 3384 3150 420 Kết chuyển tiền lương và các khoản khác phải nộp cho người lao động 334 26653 1260 …… …… …… Cộng số phát sinh …… Kết chuyển xác định KQKD 911 …… II. Phân tích số liệu tiền lương và các khoản trích theo lương thực tế tháng 12 năm 2006 và trình tự công việc hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 12 tại Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro: Để tập hợp được số liệu tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 12 năm 2006, kế toán phải dựa vào bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng 12. Em xin được trích dẫn cách tính lương để ra được số liệu tiền lương và các khoản trích theo lương thực tế tháng 12 của 1 nhân viên trong công ty và trình tự công việc hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương mà bộ phận Kế toán trong Công ty đã thực hiện để ghi chứng từ và sổ kế toán tiền lương đã được nêu ở Mục I. 44 Để có thể khái quát và thể hiện được đầy đủ công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thương Mại và Du lịch Hiro, em đã chọn số liệu tiền lương và các khoản trích theo lương của trưởng phòng kinh doanh Nguyễn Đăng Thu vì chị Nguyễn Đăng Thu ngoài mức lương cơ bản, tiền ăn ca giống các nhân viên khác còn được hưởng trợ cấp chức vụ và cũng là người thường xuyên làm thêm giờ do tính chất công việc. Việc chấm công cho chị Nguyễn Đăng Thu được thể hiện qua bảng chấm công và bảng chấm công làm thêm giờ của Phòng Kinh doanh trong tháng 12 ( đã được trích dẫn trong Mục I cùng chương). Kết quả công việc trong tháng 12 của chị Thu là 21 ngày công làm việc cộng với 36 giờ làm thêm (Trong đó 11 giờ làm thêm ngày làm việc và 25 giờ làm thêm ngày nghỉ ). Vậy cách tính tiền lương của chị Thu tháng 12 (Có 21 ngày làm việc) như sau: Số tiền lương chính trong tháng 12 = Mức lương cơ bản 1 tháng/Số ngày làm việc trong tháng 12*Ngày công làm việc thực tế + phụ cấp chức vụ+Tiền ăn ca =1,500,000/21*21+300,000+200,000 =2,000,000đồng Tiền làm thêm giờ tháng 12 = (Mức lương cơ bản 1 tháng/21ngày công/8giờ*150%*11) + (Mức lương cơ bản 1 tháng/22ngày công/8giờ*200%*25) =13,392*11+1,7857*25=147,312+446,428 = 593,740 đồng Vậy số tiền lương tháng 12 của chị Thu = 2,593,740đồng Tương tự tính được số tiền lương trong tháng của tất cả các nhân viên khác đã được trích trong bảng thanh toán tiền lương ở Mục I cùng chương và tổng số tiền lương chưa trích BHXH và BHYT phải trả cho toàn bộ công nhân viên trong công ty tháng 12 là : 27,913,000 đồng. Khi đó kế toán sẽ hạch toán số lương này vào chi phí sản xuất kinh doanh tháng 12 bằng bút toán: Nợ TK 642: 27,913,000 Có TK 334: 27,913,000 Bút toán này được ghi vào sổ chi phí quản lý kinh doanh và sổ cái TK 334 Kế toán trích 5% BHXH và 1% BHYT theo mức lương cơ bản ( Tổng số lương cơ bản trong tháng 21 triệu) và trừ vào lương của 45 công nhân viên và 15%BHXH và 2% BHYT theo mức lương cơ bản tính vào chi phí quản lý kinh doanh. Kế toán ghi: Nợ TK 334: 1,260,000 Có TK3383: 1,050,000 Có TK 3384: 210,000 Bút toán này được ghi trong sổ cái TK 334, TK 338 Nợ TK642: 3,570,000 Có TK3383:3,150,000 Có TK 3384:420,000 Bút toán này được ghi vào trong sổ cái TK338 và sổ chi phí quản lý kinh doanh. Sau khi trừ vào lương số tiền trích BHXH, BHYT. Công ty chỉ phải thanh toán cho chi Thu là 2,593,740 – (5%*1,500,000) – (1%*1,500,000)=2,503,740 đồng Tương tự Tổng số tiền lương công ty phải thanh toán cho Công nhân viên là 26,653,000 đồng. Số tiền này được thể hiện trên bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương tháng 12 được Kế toán trưởng kiểm tra và Giám đốc xét duyệt. Sau đó kế toán sẽ lập phiếu chi lương tháng 12 và gửi cho Thủ quy chi tiền mặt. Kế toán sẽ hạch toán: Nợ TK 334: 26,653,000 Có TK 111: 26,653,000 Bút toán này được ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ cái TK 111 và TK334.  Hạch toán tiền thưởng Tết: Kế toán dựa vào số thời gian làm việc của nhân viên trong Công ty để xếp loại thưởng: Loại A: Có thời gian làm việc tại công ty trên 2 năm và được hưởng 2 tháng lương cơ bản Loại B: Có thời gian làm việc tại công ty từ 1 năm rưỡi đến 2 năm và được hưởng 1 tháng rưởi lương cơ bản. Loại C: Có thời gian làm việc tại công ty từ 1 năm trở lên và dưới 1 năm rưỡi , được hưởng 1 tháng lương cơ bản. Loại D: Có thời gian làm việc tại công ty dưới 1 năm được tính mức lương thưởng theo số tháng vào làm thực tế tại công ty. Số tiền thưởng Tết của nhân viên đã được kế toán tính toán và thể hiện trên bảng thanh toán tiền thưởng đã trích dẫn trong Muc I cùng chương. Tổng số tiền thưởng cho nhân viên là: 20,384,000 đồng. Số tiền này được trích từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi TK 413. Kế toán hạch toán: Nợ TK 413: 20,384,000 Có Tk 334: 20,384,000 Bút toán này được ghi vào sổ cái TK 334. Khi phát tiền thưởng cho nhân viên bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 334: 20,384,000 46 Có TK 111:20,384,000 Bút toán này được ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ cái TK 334.  Quỹ khen thưởng phúc lợi được trích từ lợi nhuận chưa phân phối: kế toán ghi: Nợ TK 421: Ghi giảm số lợi nhuận chưa phân phối. Có Tk 413 : 5%Lợi nhuận chưa phân phối Hạch toán nghỉ hưởng BHXH: Khi trong công ty có nhân viên nghr do ốm đau, thai sản…hưởng BHXH, số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên trong kỳ sẽ được hạch toán: Nợ TK 3383: Ghi giảm quỹ BHXH Có TK 334: Ghi tăng số phải trả người lao động. Khi thanh toán số BHXH đó cho công nhân viên kế toán hạch toán: Nợ TK 334: Khoản thanh toán Có TK111: Thanh toán bằng tiền mặt Các bút toán này được ghi vào sổ cái TK 334, 338. 47 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. I_ Nhận xét công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro: 1_ Ưu điểm: Xét trên vị trí của Người lao động em thấy chế độ tiền lương của Công ty là lương tháng đã được quy định rõ trong Hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động được lập trên sự đồng ý những thoả thuận giữa Công ty và Người lao động. Chính vì thế tạo sự rõ ràng rành mạch trong việc tính lương và thanh toán tiền lương, không gây sự mơ hồ nghi kị trong việc trả công cho nhân viên. Ngoài ra Công ty còn có phụ cấp tiền ăn ca, tiền phụ cấp chức vụ cho nhân viên, tiền thưởng và một chế độ tiền làm thêm giờ rất thoả đáng nên đã khuyến khích được nhân viên luôn phấn đấu hoàn thành tốt công việc của mình. Còn xét trên mức độ Công tác kế toán: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ của Công ty đã tổ chức tương đối chi tiết các nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Từ những chứng từ ban đầu như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán đã quản lý được quỹ lương, quỹ BHXH bảo đảm việc chi trả tiền lương đúng ngày theo quy định. Từ những số liệu tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán cũng đã lập được sổ theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh giúp người quản lý có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như những chi phí mà Công ty phải bỏ ra hàng tháng và sẽ dễ dàng tính toán được chính xác giá thành dịch vụ du lịch mà Công ty cung cấp cho khách hàng. 48 2_ Nhược điểm:  Công ty trả lương cho nhân viên theo thời gian và theo mức lương cố định được thoả thuận trong hợp đồng vì thế không xác định được rõ ràng, chính xác kết quả lao động của từng người, từng bộ phận. Nên việc đưa ra một giải pháp tối ưu hơn để nâng cao năng suất lao động rất khó.  Công ty đã phân bổ toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương vào chí phí quản lý kinh doanh (TK 642) nên việc phân tích chi phí cho từng đối tượng sử dụng lao động chưa chính xác, việc hạch toán chi phí còn chung chung. Vì thế chưa đưa ra được các kết luận đúng đắn để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cũng như chưa đưa ra được các giải pháp tiết kiệm chi phí cho Công ty.  Trong việc lập sổ sách kế toán, theo cá nhân em con thấy có điểm chưa hợp lý. Ví dụ như kế toán vào sổ hai lần chi phí sản xuất kinh doanh. Mặc dù một sổ là sổ chi phí sản xuất kinh doanh một sổ là sổ cái. Nhưng nội dung được phản ánh trong 2 sổ gần tương đương nhau. 3_ Giải pháp nhằm hoàn thiện: Với kiến thức lý thuyết còn hạn hẹp cũng như kiến thức thực tế chưa có. Nhưng trong thời gian thực tập tại Công ty em đã được các anh chị kế toán rất nhiệt tình chỉ bảo và được sự hướng dẫn tỉ mỉ của giáo viên Nguyễn Thanh Quý nên em cũng mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro. * Giải pháp 1: Xây dựng lại đơn giá tiền lương và hệ thống tiền lương Để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng lao động cũng như khuyến khích được Người lao động phần đấu tăng năng suất lao động. Công ty 49 nên kết hợp việc trả lương theo thời gian và việc trả lương theo sản phẩm. Vì lĩnh vực kinh doanh của Công ty là lĩnh vực kinh doanh du lịch nên việc tìm kiếm nhiều khách du lịch là điều rất đáng khuyến khích. Vì thế nên nếu có thêm hình thức trả lương theo sản phẩm sẽ khiến nhân viên tích cực hơn trong việc tìm kiếm khách hàng và mang ve doanh thu cho công ty. * Giải pháp 2: Để việc quản lý các quỹ được chặt chẽ hiệu quả hơn, việc hạch toán thu chi được chính xác hơn và để việc đánh giá kịp thời các khoản chi phí cho từng đối tượng sử dụng lao động trong công ty, kế toán nên phân loại chi phí cụ thể hơn và tổ chức phân bổ tiền lương hợp lý hơn. * Giải pháp 3: Kế toán nên thống nhất và hoàn thiện sổ sách kế toán gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo đẩy đủ thông tin cần thiết theo đúng quy định và nguyên tắc kế toán, tránh để lặp làm tăng khối lượng công việc không cần thiết. * Giải pháp 4: Nên điều chỉnh mức lương định kỳ cho nhân viên. 50 KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển ngày càng nhanh của ngành Du lịch, Công ty Cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro cũng đã tìm được chỗ đứng của mình trong ngành kinh doanh Du lịch này. Công ty đang không ngừng nỗ lực thu hút tìm kiếm nhiều nguồn khách du lịch trong nước cũng như khách du lịch trên thế giới mang lại lợi ích kinh tế cho nước Việt Nam nói chung và cho doanh nghiệp nói riêng. Có được kết quả này cũng một phần nhờ sự hoạt động hiệu quả của bộ máy kế toán giúp công ty đã nắm bắt rất nhanh các thông tin tài chính của công ty để điều chỉnh cho phù hợp với thị trường và luôn có những quyết định kinh doanh nhanh chóng kịp thời. Nói như vậy không phải là khẳng định bộ máy kế toán của công ty là tối ưu nhất mà hiện nay Ban lãnh đạo công ty cùng với bộ phận kế toán vẫn đang tìm tòi những cách làm mới hiệu quả và phù hợp hơn với nhu cầu, đặc điểm và quy mô kinh doanh của Công ty.