Luận văn Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 1 Luận văn Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 2 Lời nói đầu. Ngày nay song song với quá tr ình phát triển khoa học công nghệ và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng,nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bước tiến nhảy vọt.Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống. Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi với sự phát triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính th ì việc các sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học này. Trên thế giới cũng như ở Việ t Nam ,công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý ,kinh tế ,thông tin... ở nước ta hiện nay ,việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lý tạ i các cơ quan,xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan ,xí nghiệp, bởi trăm xí nghiệp, trăm cơ quan là trăm cách xử lý khác nhau. ở đây tôi muốn đề cập tới tầm quan trọng của việc phân tích vấn đề trong quản lý ứng dụng bằng máy tính . Đó cũng là một vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên trong việc quản lý tại các cơ quan,xí nghiệp của ta. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 3 Với mong muốn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin tự động hoá trong lĩnh vực quản lý. Tôi đưa ra một phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán quản lý công việc mượn trả tài liệu cho thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT SQL SERVER 2000 ,đây cũng chỉ là một phương pháp trong nhiều phương pháp, nó có thể chưa được hoàn thiện nhưng cũng phần nào đấy giúp các bạn hiểu được vai trò của việc phân tích thiết kế trong bài toán quản lý nói chung. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 4 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI QUẢN LÝ THƯ VIỆN Năm 1944 đánh dấu sự ra đời của chiếc máy tính – thành tựu đáng kể nhất của con người trong thế kỷ 20 –và theo sau nó là những t iến bộ không ngừng của ngành Tin học. Ngày nay, chúng ta có thể thấy máy tính có mặt ở khắp mọi nơi: trong ngân hàng, trong các siêu thị, các sân bay hay các công sở, trường học ; mọi lĩnh vực từ quản lý, điều khiển học, trợ giúp tính toán, đến giải trí. Tuy nhiên hiệu quả của máy tính chỉ thực sự được khai thác triệt để khi nó được nâng lên tới mức công nghệ. Công nghệ thông tin là ngành công nghệ mới kết hợp máy tính với những thành tựu của ngành như Điện tử viễn thông, Toán học, Công nghệ vật liệu, ngôn ngữ học …Đã có nhiều ý kiến đưa ra định nghĩa về Công nghệ thông tin và các chức năng của ngành này, nhưng cũng như bất kỳ ngành công nghệ nào. Công nghệ thông tin phải đảm bảo một nhiệm vụ cuối cùng là phục vụ những mục đích của con người, khiến những công việc năng nhọc, khó khăn nguy hiểm hay nhàm chán và tốn nhiều thời gian trở nên nhanh gọn, nhẹ nhàng hơn và có độ chính xác cao hơn. Quản lý một công việc quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức hay cộng đồng nào, trước kia việc quản lý chỉ thực hiện bằng sổ sách giấy tờ, như vậy rất tốn công sức và thời gian, hơn nữa hiệu quả công việc lại không cao, vì vậy việc đưa tin học vào quản lý là rất cần thiết và đáng quan tâm. Ngày nay các bài toán quản lý như Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 5 quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý công văn… đã là một mảng đề tài quen thuộc, các công cụ trợ giúp quản lý gồm ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu từ cổ điển như Foxpro, dBASE đến các công cụ phổ biến hiện nay như SQL Server , Visual Basic hay thậm chí là Excell đều đã được xem xét sử dụng tuỳ theo phạm vi bài toán và điều kiện cho phép. Công tác quản lý thư viện, xuất phát từ nhiều thành phần và có nhiều thông tin cần quản lý thực sự là một khối công việc lớn cần trợ giúp của máy tính. Đề tài quản lý thư viện không phải là một vấn đề mới, từ trước tới nay đã có nhiều chương trình máy tính trợ giúp quản lý. Các chương tr ình đang được sử dụng trên thực tế mới chỉ giải quyết được những khối công việc riêng rẽ như quản lý nhân sự, quản lý vật tư,… tuy đã giảm được rất nhiều thao tác thủ công, tăng cường tính hiệu quả cho bộ máy quản lý nhưng vẫn còn một khoảng trống khá lớn trong nhiệm vụ quản lý , và các giao tiếp giữa chúng vẫn là các hình thức thủ công như giấy tờ, công văn, tài liệu… được chuyển giao cũng rất thủ công. V ì vậy trong đồ án này em muốn đưa ra một cách tiếp cận và giải quyết vấn đề này với mục tiêu tự động hoá các công việc tính toán, xử lý dữ liệu, giảm thiểu nhiệm vụ của con người trong hệ thống và thống nhất các chức năng thành một hệ thống thống nhất có tổ chức chặt chẽ. Nếu được xây dựng tốt, hệ thống mới với sự hỗ trợ của mạng máy tính sẽ giảm gánh nặng cho người quản lý, tăng tính thuận tiện cho người sử dụng, các luồng thông tin chuyển giao trong hệ thống chủ yếu là dưới dạng tín hiệu truyền trên mạng máy tính, thông tin giao tiếp với người sử dụng có thể ở 2 dạng là hiển thị trên màn hình và trên giấy tờ. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 6 Song song với tính thuận tiện sử dụng, thì vấn đề an toàn thông tin càng cần phải đặc biệt chú trọng. Mục tiêu xây dựng hệ thống này là triển khai một hệ thống quản lý toàn diện trên mạng máy tính, các hoạt động giao t iếp hệ thống như truyền thông tin, xem thông tin hay chuyển giao thông tin giữa các chức năng xử lý đều thực hiện thông qua mạng, vì thế mạng phải đảm bảo tính an toàn cao, yêu cầu này ch ỉ được thực hiện tốt khi có đủ điều kiện kỹ thuật và chuyên môn: một mạng máy tính với máy chủ mạnh, đường truyền tốt và trình độ quản trị cao; bản thân những người làm công tác quản lý cũng cần có kiến thức nhất định về tin học. Tuy nhiên với một nước mà điều kiện vật chất còn nghèo nàn, trình độ khoa học kỹ thuật chưa cao như Việt Nam, những yêu cầu trên chưa thể cùng lúc đáp ứng. Chương tr ình cần phù hợp với điều kiện hiện thời, đồng thời cho phép nhiều người dùng ở những tr ình độ khác nhau có thể sử dụng nó. Mặt khác, hệ thống với t ính công khai càng lớn, tức là càng cho phép nhiều người sử dụng th ì khả năng thâm nhập của những “cracker” –kẻ phá hoại thông tin – càng cao; lúc này nhiệm vụ của bảo mật thông tin không chỉ đơn giản như trong các hệ tập trung trước đây là ngăn chặn những truy cập bất hợp pháp vào một máy trung tâm tính toán và lưu trữ dữ liệu mà nó phải ngăn không cho thông tin bị sửa đổi trái phép trong khi vẫn đảm bảo cho những người sử dụng khác truy cập một cách thuận tiện nhất. Trong bài này, tôi chọn thư viện trường đaị học Bách Khoa Hà Nội - là nơi đang học tập và nghiên cứu để áp dụng cho bài phân tích và thiết kế này. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 7 Trung tâm thư viện của đại học Bách Khoa Hà Nội hàng ngày vẫn phải đáp ứng một nhu cầu lớn về đọc và mượn sách của cán bộ và sinh viên trong trường .Mỗi ngày có hàng trăm bạn đọc đến đọc sách và mượn sách ở thư viện cho nên yêu cầu về việc tra cứu sách sao cho nhanh và chính xác được đặt ra đối với trung tâm thư viện và đối với những nhà quản lý. Một nhu cầu đặt ra là làm thế nào để hệ thống quản lý thư viện hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc nhanh chóng nhất, dễ dàng nhất và xảy ra ít sự cố nhất . Đó là những nhiệm vụ cơ bản trong việc xây dựng hệ thống được đề cập đến trong đồ án này. Em gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy hướng dẫn Vũ Thành Nam giảng viên Khoa Toán ứng dụng - Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận t ình giúp đỡ chúng em hoàn thành bài phân tích thiết kế này. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 8 CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN 1-Tổng quát về thư viện Ngày nay ở Viêt nam cũng như trên toàn thế giới thư viện được phân bố đến tất cả mọi nơi trên toàn lãnh thổ .Dù là bất kỳ thư viện nào thì các đối tượng không thể thiếu được của mỗi thư viện là : Tài liệu . Cán bộ thư viện (thủ thư). Bạn đọc Cơ sở vật chất Ta đi vào nghiên cứu từng đối tượng cụ thể. 1.1Vốn tài liệu: Đây là yếu tố không thể thiếu của mỗi thư viện .Vốn tài liệu là tà i sản quý giá là sức mạnh là niềm tự hào của mỗi thư viện.Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả ngày càng lớn.Tài liệu là đối tượng được tuyên truyền trong bạn đọc .Vốn tài kiệu của thư viện ngày càng phong phú và đa dạng và được cập nhật thường xuyên. 1.2 Cán bộ thư viện. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 9 Cán bộ thư viện là cầu nối giữa tài liệu của thư viện và độc giả,và là ngườ chịu trách nhiệm thống kê và bảo quản tất cả mọi tài sản của thư viện .Cán bộ thư viện nhận tài liệu vào thư viện ,xuất tài liệu khỏi thư viện ,cho độ giả mượn tài liệu, nhận tài liệu về tư độc giảvà liên tục kiểm tra sắp xếp tài liệu của thư viện theo một trật tự nhất định.Cán bộ thư viện có mối quan hệ mật thiết với bạn đọc cũng như đối với các thành phần khác của thư viện ,họ tuyên truyền giới thiệu hướng dẫn người đọc nhưngx tài liệu phù hợp với độc giả và tạo ra những dịch vụ phù hợp với tài liệu đó. 1.3 Người sử dụng Thư viện chỉ trở thành thư viện khi xuất hiện bạn đọc .Bạn đọc đưa toàn bộ các mối quan hệ ràng buộc nhau .Nói cách khác bạn đọc là người trung gian giữa các yếu tố khác của thư viện.Phục vụ bạn đọc là mục tiêu cơ bản của các thư viện .Càng phục vụ được nhiều bạn đọc thì thư viện ngày càng củng cố được uy tín của mình,và ngày càng khẳng định được vai trò của mình đối với sự phát triển của xã hội. 2 -Chức năng của thư viện Trong thời gian gần đây gắn liền với sự lớn mạnh của ngàng thư viện chức năng của thư viên được cải thiện một cách đáng kế .Tôi xin nêu ra một số chức năng cơ bản như: Chức năng Giáo dục. Chức năng thông tin. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 10 Chức năng văn hoá. Chức năng giải trí Về loại hình: Mỗi nơi,mỗi quốc gia,mỗi địa phương tuỳ theo mà có từng loại hình thư viện khác nhau,và còn tuỳ thuộc vào ngành, lĩnh vực.Và đã thấy những loại hình thư viện như: Thư viện đa phương tiện. Thư viện điện tử Thư viện số … Trong thời gian gần đây ở Việt Nam mạng lưới thư viện đã được phát triển trên khắp mọi miền của đất nước. Việc phân biệt về thư viện là cực kỳ phức tạp vì mỗi dấu hiệu đều có thể đưa ra một loại hình thư viện . ở Việt Nam có những loại hình thư viện như : *Thư viện khoa học Thư viện khoa học tổng hợp: gồm thư vịên quốc gia,thư viện đa ngành ,thư viện các tỉnh thành phố. Thư viện các trường đại học ,thư viện các viện nghiên cứu. *Thư viện phổ thông :Thư viện công cộng quận ,huyện,thị xã. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 11 3-Đặc diểm của thư viện: Đặc điểm của thư viện phụ thuộc chủ yếu vào đối tượng phục vụ của thư viện Vốn sách của thư viện công cộng bao gồm mọi ngành mọi lĩnh vực. Phục vụ cho mọi đối tượng Định hướng vốn tài liệu và toàn bộ công việc lên nhu cầu của cả vùng. 4-Khảo sát và tìm hiểu nghiệp vụ thư viện tại thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội Trong bước đầu của việc phân tích nghiệp vụ tôi tiến hành khảo sát tại thư vịên trường đại học Bách Khoa Hà Nội Trong quá trình khảo sát tôi thu thập được các thông tin về nghiệp vụ và các quy trình xử lý nghiệp vụ trong thư viện qua công tác nhập tài liệu vào thư viện,xuất tài liệu ra khỏi thư viện, thực hiện thủ tục mượn và trả tài liệu của độc giả,và tất cả nghiệp vụ xảy ra hàng ngày tại thư viện Xét thủ tục nhập tài liệu vào thư viện Trước hết phải thông qua khâu thống kê xem loại tài liệu nào cần phải nhập vào thư viện và số lượng là bao nhiêu thì phù hợp Tài liệu nhập vào thư viện có thể thuộc vào các dạng sau: Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 12 Tài liệu chép tay. Sách ấn phẩm Các đồ án,công tr ình nghiên cứu Các loại tạp chí, Các loại tài liệu không phảI ấn phẩm như băng đĩa ,các tệp văn bản ,cơ sở dữ liệu, được lưu trữ trong các thiết b ị như băng từ,đĩa từ ,và các thiết bị lưu trữ thông tin hiện đại khác. Khi có tài liệu đến thư viện thì cán bộ thư viện thực hiện kiểm tra tài liệu nếu tài liệu có hoá đơn thì kiểm tra tài liệu theo hoá đơn,còn trường hợp không có hoá đơn thì cán bộ thư viện và người giao tài liệu và nhân viên thư viện thực hiện lập biên bản xác nhận tài liệu nhận .Tài liệu nhập vào thư viện được phân loại theo một số thể loại như: Sách khoa học kỹ thuật,tài liệu chính trị,tài liệu kinh tế,tài liệu luật pháp sách thiếu nhi và được ghi chép vào sổ tổng quát của thư viện cùng với số lượng của mỗi loại cứ sau mỗi lượt nhập hoặc sau mỗi tháng cán bộ thư viện lại thực hiện việc cập nhật lại sổ sách của thư viện.Với mỗi cuốn sách sau khi đươc nhập vào thư viện trước khi đem đưa ra cho độc giả mượn thi đều được đóng dấu xác nhận của thư viện và bổ xung phích tuỳ theưo vị trí của mỗi cuốn trên giá của thư viện .Cũng với lượng sách đã nhập vào thư viện có thể được phân bổ vào các phòng khác nhau như phòng đọc ,phòng nghiên cứu,phòng mượn…Nếu là tạp chí thì được đặt vào vị trí thích hợp dành cho tạp chí. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 13 Khi sách đến các phòng thì tại các phòng lại tiếp tục kiểm tra xem có thuộc loại đăng ký cá biệt không.Nếu có thì t iến hành đăng ký cá biệt cho tài liệu.Với mỗi dạng tài liệu vào đến các phòng thì được kiểm tra xem đã có trong thư viện hay chưa nếu chưa có thì t iến hành đăng ký tài liệu mới,nếu đã có tài liệu đó thì đăng ký bổ xung theo phích in ,chỉnh lý và mô tả tóm tắt tài liệu . Quy trình trên được mô tả tóm tăt bằng sơ đồ sau: Tiếp nhận TL Kiểm tra hoá đơn Vào sổ,đối chiếu hoá đơn hoặc lập biên Đóng dấu xác nhận Vào sổ cá biệt Vào phòng xử lý Đăng ký và làm phích Đăng ký bổ xung Phân loại ,chỉnh lý Mô tả Sao phich,phân loại,mô tả Chỉnh lý Đặt giá Phân vào kho Đã có Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 14 Trong quá trình bổ xung tài liệu có những tài liệu thuộc các lĩnh vực khác nhau như : Các loại đồ án luận văn ,các công tr ình nghiên cứu khoa học ,tài liệu có nội dung tư tưởng ,có giá trị giáo dục cao , tà liệu cập nhật tin tức hàng ngày… Trong công tác bổ xung tài liệu vào thư viện cũng có những yếu tố tác động vào làm tiêu chí cho việc lựa chọng tài liệu nhập vào thư viện như : Chế độ chính trị xã hội Đ ối tượng phục vụ Đối tượng phục vụ chủ yếu của thư viện (ở đây đối tượng phục vụ chủ yếu của thư viện là cán bộ ,sinh viên trong trường) Công tác bổ xung được lập kế hoạch cụ thể để dễ dàng cho cán bộ nhân viên thư viện trong công tác kiểm kê. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 15 Tuỳ theo từng loại hình tài liệu mà kế hoạch bổ xung khác nhau : Sách có thể bổ xung theo từng giai đoạn khác nhau ,nhưng tạp chí thì lại được bổ xung thường xuyên và tuỳ thuộc vào thời gian xuất bản của từng loại tạp chí . Cán bộ thư viện thường xuyên kiểm tra t ình trạng các loại sách xem loại nào còn có thể sử dụng lâu dài để dễ dàng trong công tác phục vụ bạn đọc. Khi đã được nhập vào thư viện thì cán bộ thư viện tiến hành đăng ký cá biệt cho mỗi tài liệu. Đăng ký cá biệt là đăng ký cụ thể cho từng cuốn sách khi nhập vào thư viện mỗi cuốn sách là một đơn vị tính riêng b ịêt. Sổ cá biệt của mỗi thư viện là tài liệu rất quan trọng dựa vào sổ này mà ta có thể biết được nhiều thông tin quan trọng về vốn tài liệu của thư viện. : Lich sử hình thành tài liệu,tài liệu đó được bổ xung vào thời gian nào ,và có thể biết được giá chính xác của mỗi tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán khi bạn đọc làm mất tài liệu .Nó cũng là tài liệu quan trọng trong quá tr ình kiểm kê kho sách . Sổ đăng ký cá biệt là tài liệu quan trọng nên cần được bảo quản cẩn thận. Khi tài liệu đã nhập vào thư viện thì được kiểm kê theo định kỳ một mặt tạo nên một trật tự nhất định trong kho tài liệu một mặt có thể bố trí lại các giá sách theo đúng trật tự quy định của thư viện . Xét mối quan hệ giữa độc giả và thư viện Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 16 Về cơ bản mối quan hệ giữa độc giả và thư viện ta xét đén có những mối quan hệ cơ bản như : Mượn tài liệu Trả tài liệu Mua tài liệu Xử lý khi tài liệu bi thất lạc khi đến sử dụng thư viện mỗi độc giả phải t iến hành đăng ký với thư viện và làm thể thư viện mỗi thẻ thư viện chỉ dùng cho một độc giả duy nhất khi vào thư viện thì độc giả tr ình thẻ cho cán bộ thư viện khi mượn thẻ thì cán bộ thư viện và người mượn phải tiến hành ghi lại số thẻ và số đăng ký cá biệt của tài liệu vào sổ mượn . Bạn đọc giao tiếp với thư viện qua hai hình thác cơ bản là :Mượn tàI liệu và trả tài liệu Khi độc giả có nhu cầu mượn tài liệu thì đọc giả đưa yêu cầu mượn cho nhân viên quản lý tài liệu ,Các yêu cầu này được chỉnh sửa theo đúng với quy ước của thư viện. Đến đây cán bộ thư viên thực hiện việc t ìm tài liệu theo đúng với yêu cầu của độc giả .Nếu có tài liệu trong thư viện thì t iến hành thủ tục cho mượn tài liệu ,nếu tài liệu không có trong thư viện thì thông báo cho độc giả biết nhu cầu không được đáp ứng. Khi tài liệu được đem cho mượn thì cán bộ thư viện và độc giả phải t iến hành xác nhận t ình trạng tài liệu khi mượn. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 17 Quy trình mượn tài liệu trong thư viện được mô tả cụ thể qua sơ đồ sau: Đưa ra yêu cầu Phân loại YC Chuẩn hoá YC Kiểm tra YC Chọn tài liệu theo YC Có đủ tài liệu Thực hiện thủ tục cho mượn Xác nhận tài liệu mượn Trả lời không đáp Trả lời không đủ tài liệu Không Đủ ĐK Đủ ĐK No Yes Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 18 Khi trao sách báo ,tạp chí cho độc giả mượn tại phòng đọc thì phiếu yêu cầu đựơc kẹp vào thẻ đọc .Thẻ đọc được xếp theo chữ cái để thuận t iện cho việc trả thẻ cho độc giả khi trả tài liệu .Khi tài liệu mượn tiếp tài liệu tại phòng đọc thì phải trả lại tài liệu đã mượn Hình thức cho độc giả mượn tài liệu mang tài liệu về nhà trong thời gian nhất định để phục vụ công tác tự nghiên cứu.Độc giả và cán bộ thư viện xác nhận vào phiếu mượn tên tài liệu,số phích,số lượng tài liệu mượn và thời hạn phải trả. Nếu quá hạn trả tài liệu mà độc giả không mang tài liệu đến trả lại cho thư viện thì thư viện tiến hành gửi giấy báo đòi tài liệu đến độc giả.nếu vẫn không trả thì thư viện thực hiện các hình thức ép buộc độc giả phải trả lại tài liệu cho thư viện hoặc bồi thường theo các nguyên tắc đã quy định trong quy chế của thư viện .Quy chế của thư Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 19 vịên được ghi trong nội quy thư viện và ngay cả trên thẻ thư viện để bạn đọc biết rõ và thực hiện nghiêm túc. Quy trình độc giả trả tài liệu cho thư viện. Khi đã mượn tài liệu đến hạn phải trả cho thư viện theo thoả thuận khi mượn đọc giả mang tài liệu cùng hoá đơn (nếu có ) đến giao cho cán bộ thư viện .Khi đó cán bộ thư viện có nhiệm vụ kiểm tra tài liệu so với giấy biên nhận .Nếu có gì sai lêch thí cán bộ thư viện và độc giả phải tiến hành thương lượng thủ tục đền bù hoặc bồi thường Quy trình trả tài liệu Tài liệu mang trả Kiểm tra tài liệu Xác nhận trả Yêu cầu bồi thường, đền do bị TL đủ ĐK Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 20 Khi phục vụ bạn đọc tại phòng mượn thì cán bộ thư viện thực hiện chức năng cơ bản là: Giới thiệu về tài liệu ,thực hiện thủ tục cho mượn tài liệu và nhạn tài liệu của độc giả trả lại thư vịên khi có gì sai lệch về tầi liệu thì t iến hành lập biên bản xử lý có mặt của độc giả. Trường hợp đọc giả làm mất tài liệu thì phải đền hoặc bồi thường theo các hình thức như : Bạn đọc mua đúng cuốn sách đã mất thì ta chỉ việc lấy số đăng ký cũ ,ký hiệu cũ sắp lên giá cũ. Bạn đọc đền cuốn sách khác .ở đây bạn đọc và cán bộ thư viện phải t iến hành thương lượng nên đền cuốn gì có tương thích vè giá cả hay không mà còn xét xem cuốn sách có thuộc diện bổ xung của thư viện hay không .Khi đó phải loại bỏ đăng ký của cuốn sách và đăng ký cho cuốn sách mới đền như sách mới nhập (cấp cho một số đăng ký khác với số đăng ký của cuốn sách đã mất) . Nếu bạn đọc bồi thường bằng tiền thì thư viện tiến hành đánh giá cuốn sách theo giá trị hiện tại và theo nội quy thư viện . Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 21 Đến cuối quý hoăc (cuối năm ) tổng hợp lại số tài liệu xuất kho do bạn đọc làm mất,.số sách nhập kho do người đọc đền . Khi bạn đọc mượn tài liệu thì thông tin về bạn đọc và tài liệu được ghi vào sổ mượn.Sổ mượn sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên bạn đọc hoặc theo thứ tự ghi tên sách hoặc theo thời gian mượn sách để thuận lợ i cho việc thống kê bạn đọc nào còn nợ sách đến hạn phải trả.Công việc t ìm kiếm tài liệu trong thư viện là rất cần thiết và thường xuyên trong công tác phục vụ bạn đọc của thư viện thực hiện việc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng là yêu cơ bản của mỗi thư viện Đến đây toàn bộ hệ thống thông tin nghiệp vụ thư viện trường đại học bách khoa hà nội được mô tả tóm tắt như sau Sơ đồ tổ chức tại thư viện TRUNG TÂM TTTV CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG CÁC PHÒNG CHUYÊN MÔN PHÒNG PHỤC VỤ BAN GIÁM ĐỐC Phòng thiết bị – Bảo quản Phòng hành chính Phòng tài vụ Phòng bổ sung – Trao đổi Phòng phân loại –Biên mục Phòng thông tin – Thư mục Phòng đọc truyền thống Phòng mượn Phòng báo , tạp chí Phòng đọc Multimedia Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 22 Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 23 5- Những vấn đề cơ bản trong việc tin học hoá công tác quản lý tại thư viện đại học Bách Khoa Hà Nội Tin học hoá là quá trình áp dụng tổ hợp các phương tiện kỹ thuật đảm bảo phần mềm và ngôn ngữ nhằm mục đích hình thành hệ thống thư viện đảm bảo tự động hoá trong việc lựa chọn ,bảo quản ,xử lý và sử dụng thông tin thuộc mọi loại hình công tác phục vụ bạn đọc của thư viện Thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội là một trong những thư viện lớn tại việt Nam và cũng là một nơi có nhiều độc giả được xếp vào hàng bậc nhất . Nên việc quản lý thư viện băng máy tính là hết sức cần thiết Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 24 6- Mục tiêu và nhiệm vụ cơ bản của việc tin học hoá công tác quản lý thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội. Tạo lập và quản trị mục tài liệu điện tử cho vốn tài liệu của thư viện Hiện đại hoá công tác bổ xung,truy xuất ,tra cứu danh mục tài liệu và thực hiện quản lý chặt chẽ lượng tài liệu có sẵn tại thư viện. Thực hiện tốt công tác thống kê ,kiểm kê tài liệu ,số lượng người dùng thư viện ,số lượng tài liệu của thư viện,thiết lập được các báo cáo ,danh sách tài liệu của thư viện còn đang cho mượn, in ra danh sách những độc giả còn mượn tài liệu của thư viện đến hạn phải trả cho thư viện .Khi cần thiết in ra phiếu đòi tài liệu độc giả cố t ình chần chừ không chịu trả tài liệu cho thư viện. Người dùng phải nhận được đầy đủ chính xác thông tin mình cần một cách nhanh chóng từ nhiều nguồn khác nhau .trong công việc tra cứu phải nhanh và dễ dàng .Giảm thời gian phục vụ tạo thuận lợi cho cả người đọc và cán bộ thư viện .Tạo khả năng tiếp cận thông tin ,trao đổi về công tác nghiệp vụ,tăng khả năng phục vụ của thư viện giảm chi phí xử lý thư mục tài liệu loại bỏ việc tra cứu thủ công bằng phích thay vào đó là việc tra cứu bằng máy tính với giao diên thân thiện dễ sử dụng .Tổ chức hợp lý công tác phục vụ bạn đọc xử ký tốt công tác mượn trả tài liệu .Tạo và in ra các dạng báo cáo nhanh ,chính xác .Đảm bảo tính bảo mật của hệ thống độc giả không được phép tự ý thay đổi về thông tin về tài liệu trong chương tr ình. 7–Những khó khăn trong việc xây dựng và phát triển hệ thống Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 25 Qua việc phân tích thông tin nghiệp vụ và những nhiệm vụ của hệ thống thư viện ta có thể nhận thấy những khó khăn cơ bản dẽ nhận ra là: Việc tin học hoá hệ thống thư viện ở đây mới trọng tâm vào thực hiện nhiệm vụ làm nhanh chóng công tác mượn trả tài liệu của độc giả làm giảm thời gian tra cứu của độc giả ,tạo thuận lợi cho công tác thống kê của cán bộ thư viện .Tuy nhiên hệ thống vẫn chưa giải quyết được phần lớn công việc trong thư viện những việc này vẫn cần sự hỗ trợ đắc lực cán bộ thư viện . Qua quá trình nghiên cứu ,khảo sát tôi thu thập được một số mẫu báo cáo ,báo biểu và những mẫu giấy tờ được sử dụng thường xuyên trong công tác quản lý và phục vụ bạn đọc của thư viện. 8-Một số mẫu phiếu dùng cho quản lý thư viện Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 26 ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TRUNG TÂM THƯ VIỆN PHIẾU MƯỢN Họ và Tên: Nghề nghiệp: Khoa: Khoá: Số thẻ: Ký hiệu Tên tác giả và tên sách Tình trạng sách Ngày Người mượn ký Ngày thu sách Thủ thư ký nhận Ghi chú V_G0/372 5 Giáo trình nhà TB 17/3 Hoà 5/11 Hương V_G0/123 4 Giáo trình mạng máy tính Mới 21/7 Nhung 5/11 Hương V_G0/432 Toán rời rạc Cũ 1/10 Trang 5/11 Hương Sách cũ ảnh thẻ 3*4 Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 27 Mẫu phiếu yêu cầu ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀNỘI TRUNG TÂM THƯ VIỆN -------------------------------------- PHIẾU YÊU CẦU Họ và Tên:............................................. Khoa: .................................................... Số thẻ:.................................................... Tác giả: ................................................. Tên sách, tạp trí (ghi rõ tập số tháng năm) .......................................................................................... ..............................................................………………… ………………………………………….......................... Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 28 Phiếu theo dõi tạp chí ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI PHIẾU THEO DÕI TẠP CHÍ TRUNG TÂM THƯ VIỆN *** Ký hiệu cá biệt: Tên tạp chí:.. . . . . . . . . . .. . . .. .. . . . . ………………….. Ký hiệu phân loại: Cơ quan xuất bản:... . . . . .. . . .. . . . Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 29 . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. Định kỳ:... . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . Năm Tập Số Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 30 Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 31 Phiếu theo dõi tài liệu nhập kho N g à y và o sổ Số bi ê n bả n N gà y p h ê c hu ẩn vă n bả n Sách và báo chí nhập kho Tổng số Phân loại sách và báo chí theo: A) Nội dung B) Ngôn ngữ P h ụ c h ú Tổn g số sá c h bá o Ba o n h iêu bá o (T ê n ) G i á t i ề n (n gà n Đ V N ) Ch ín h t r ị và xã hộ i ( 1 , 2 , 3 , 3 K ,9 ) N g ô n n g ữ K h oa họ c và toá n họ c (5 , 5 A ) Y họ c (6 1 ) Kỹ th u ậ t (6 ) Kỹ th u ậ t n ô n g n g hi ệ p (6 3 ) N g h ệ th u ậ t và th ể tha o (7 , 7 a ) N g hi ê n cứ u vă n họ c Đị a lý (9 1 ) Tổ n g loạ i ( 0 ) Sá c h vă n họ c Sá c h th i ếu n h i N g a H oa P há p L i n h t i n h Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 32 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 33 IV- Lựa chọn công cụ thực hiện Việc lựa chọn công cụ thực hiện là vô cùng quan trọng. Trước hết nó phản ánh mức độ hiểu biết vấn đề của người giải quyết bài toán sâu sắc đến đâu, anh ta cần phải nắm rõ những đặc trưng của bài toán, cân nhắc những điểm mạnh yếu của môi trường xung quanh bài toán để chọn được công cụ phù hợp. Hơn nữa, công cụ thực hiện sẽ quyết định điểm mạnh yếu của chương tr ình xây dựng trên đó. Bài toán quản lý cần hai loại công cụ chính là hệ quản trị cơ sở dữ liệu để xây dựng và quản lý dữ liệu cho hệ thống và ngôn ngữ lập trình để xây dựng chương tr ình. Trước đây, các ứng dụng về cơ sở dữ Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 34 liệu hầu hết được xây dựng trên hệ quản trị truyền thống là Foxpro (bao gồm những phiên bản như Foxpro for Dos, Foxpro for Windows và mới đây là Visual Foxpro) hoặc Acess, các hệ này rất mạnh trong phạm vi những ứng dụng nhỏ. Hiện nay xuất hiện thêm nhiều hệ quản trị mới phát huy khả năng trong các ứng dụng lớn: DB2, SQL Server hay Oracle. MicroSoft SQL Server 2000 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu được phát triển trong môi trường tính toán phía được sử dung khá rộng rãi, bắt đầu với mô hình truyền thống Client/Server và hiện nay đang phát triển với các xu hướng công nghiệp .Microsoft SQL Server 2000 cho phép ADO (ActiveX Data Object) - tập đối tượng mẫu với những đặc tính tiên tiến truy cập dữ liệu của nó một cách dễ dàng và tiện lợi cho hầu hết các ứng dụng. ADO có thể viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau như C++, J++ hay FoxPro; tuy nhiên Visual Basic là cách đơn giản và thuận tiện nhất để phát triển các ứng dụng ADO truy cập cơ sở dữ liệu. Trong phần sau sẽ tr ình bày cụ thể về các cơ sở lý thuyết để xây dựng hệ thống cũng như các đặc tính ưu việt của các công cụ kể trên. ADO (ActiveX Data Objects)-một sản phẩm của Microsoft - là tập đối tượng đã được tự động hoá sử dụng OLE DB và cho phép các ứng dụng sử dụng dữ liệu từ các nguồn OLE DB. ADO có thể dùng từ những ứng dụng viết từ bất kỳ một ngôn ngữ nào cho phép tự động (Automation-enabled language), như Visual Basic, C++, J++,FoxPro. Ứng dụng ADO truy nhập dữ liệu qua nhà cung cấp OLE DB. Có thể nói ADO là loại API phù hợp nhất với mục đích chung vì nó có những đặc tính mà các ứng dụng mục đích chung cần đến, hơn nữa những Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 35 người lập trình có thể sử dụng những kiến thức đã biết về các API trước để nhanh chóng xây dựng được những ứng dụng mạnh, hiệu năng cao. Hơn nữa, các ứng dụng RDO và DAO cũng có thể chuyển thành ADO. ADO gồm 7 đối tượng và 4 tập, nhằm thể hiện những đặc tính thông dụng nhất của OLE DB: Hình II.24: Quan hệ giữa những đối tượng và tập của ADO Connection, Recordset, và Command là những đối tượng ADO quan trọng nhất. Các ứng dụng ADO thường dùng: Đối tượng Connection để thiết lập liên kết giữa client và server cơ sở dữ liệu Đối tượng Command để thực hiện các lệnh đối với cơ sở dữ liệu như câu hỏi truy vấn và cập nhật SQL Đối tượng Recordset để xem và thao tác trên kết quả của câu hỏi Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 36 Tập Parameters và đối tượng Parameter được dùng khi câu hỏi trong đối tượng Command cần tham số. Tập Errors và đối tượng Error dùng khi xảy ra lỗi với bộ cung cấp dữ liệu. Tập Fields và đối tượng Field được truy nhập qua đối tượng Recordset khi đã có dữ liệu tồn tại trong tập kết quả. Tập Properties cung cấp các thông tin về đặc tính của các đối tượng Connection, Command, Recordset, và Field. Mỗi đối tượng Property của tập Properties collection phải được truy nhập quan một trong số 4 đối tượng đó. Visual Basic và ADO Visual Basic là môi trường thuận tiện nhất để phát triển các ứng dụng ADO hay các đối tượng giao tiếp với SQL Server. Mô h ình đối tượng ADO được tích hợp đầy đủ vào môi trường phát triển của Visual Basic, điều này cho phép bạn tận dụng các đặc tính mới như danh sách nhắc các thuộc tính và phương thức kéo xuống khi nhập mã lệnh, truy nhập mức cao tới các chức năng OLE DB. Visual Basic 6.0 gồm có: ADO Data Control và nhiều control ADO/OLE DB có khả năng giới hạn dữ liệu khác. Data Environment Designer, giao diện đồ hoạ với tính tương tác cao cho phép xây dựng các ADO kết nối và ADO lệnh, cung Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 37 cấp giao diện lập tr ình với các đối tượng truy nhập dữ liệu trong đề án. Nối kết dữ liệu động, cho phép thiết lập thuộc tính DataSource tại lúc chạy chương tr ình cho các control như DataGrid control hay ADO Data Control.