Luận văn Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán công ty dệt Hòa Thọ

cầu của hợp đồng. Ủy nhiệm chi không có mẫu thống nhất mà tùy thuộc vào từng ngân hàng mà có mẫu khác nhau. Mẫu Ủy nhiệm chi dưới đây là mẫu của Ngân hàng Indovina. Mẫu mỗi ngân hàng có sự khác biệt, nhưng vẫn phải đảm bảo những thông tin bắt buộc, chỉ khác nhau cách thiết kế, bố trí các thông tin trên mẫu. ỦY NHIỆM CHI Số: 3379-ID INDOVINABANK Lập ngày: 21/09/09 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ ĐIỆN PHẦN DO NH GHI Tên đơn vị trả tiền: TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ TÀI KHOẢN NỢ Số tài khoản: 6251060-001 Tại ngân hàng: Indovina Tỉnh, Tp Đà Nẵng TÀI KHOẢN CÓ Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH giao nhận vận tải Tiêu Chuẩn Số tài khoản: 140414851000955 Tại ngân hàng: Eximbank Tỉnh, Tp: C/N Tân Bình, HCM Số tiền bằng số Số tiền bằng chữ: Tám mươi tám triệu năm trăm chín mươi bảy ngàn 88.597.570 đồng năm trăm bảy mươi đồng chẵn. Kiểm tra tính chính xác Nội dung thanh toán: Phí vận chuyển hàng theo HĐ 1756,7,8,9,1838,40,45,58,1343,4,5,6 ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG A NGÂN HÀNG B Ghi sổ ngày:…/…/20.. Ghi sổ ngày:…/…/20. Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán Tiếp theo, sau khi Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi được sự kiểm tra ký duyệt của Kế toán trưởng, Kế toán TGNH sẽ yêu cầu các ngân hàng liên quan chuyển tiền cho nhà cung cấp. Định kỳ, kế toán TGNH sẽ đem các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi đến Ngân hàng và yêu cầu kiểm tra lại, nếu ngân hàng đã thanh toán Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi sẽ có đóng dấu xác nhận của ngân hàng. Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi có dấu xác nhận sẽ là căn cứ quan trọng để chứng minh khoản phải trả đã được thanh toán cho người bán, định khoản nghiệp vụ liên quan, và lập các báo cáo. Kế toán TGNH mở tài khoản chi tiết theo dõi cho từng ngân hàng, trong đó chi tiết theo tiền VND, USD, hay EUR…điều đó thuận tiện hơn trong công tác theo dõi, ghi nhận nghiệp vụ và kiểm tra. Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi được đánh số thứ tự và lưu theo trình tự này, theo từng ngân hàng liên quan. Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi này phải tham chiếu được đến Hóa đơn mua hàng tương ứng, các Hóa đơn GTGT sau khi đã thanh toán được đóng dấu "Đã thanh toán”. Hằng kỳ, kế toán TGNH sẽ đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng để theo dõi các khoản đã thanh toán, kiểm tra đối chiếu số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ với sổ phụ ngân hàng. Cuối kỳ, lập các báo cáo Sổ chi tiết TK 112, Sổ tổng hợp TK 112, Sổ cái TK 112… Đối với việc mua đồ dùng văn phòng hay máy móc thiết bị, phòng tổ chức sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán và có sự ký duyệt của giám đốc trước khi chuyển cho phòng kế toán để thanh toán cho người bán. Trên đây là toàn bộ quá trình mua hàng và thanh toán diễn ra tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ, mặc dù không khỏi xảy ra một số hạn chế nhất định, tuy nhiên nhìn chung quy trình được Tổng Công ty thực hiện, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ. Các phòng ban không chỉ thực hiện đúng theo nhiệm vụ công việc của phòng ban mình mà còn cùng với các phòng ban khác phối hợp nhịp nhàng với nhau, đồng thời giám sát công việc lẫn nhau để quy trình được diễn ra theo đúng trình tự, đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý cũng như các tổ chức và cá nhân có liên quan khác một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác. 1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty 1.1. Đánh giá môi trường kiểm soát 1.1.1. Những ưu điểm Trung tâm của môi trường kiểm soát chính là triết lý quản lý và phong cách điều hành của ban lãnh đạo cấp cao. Chính quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức kinh doanh, luôn giữ uy tín với khách hàng. Do đó, đã không ngừng nâng cao vị thế của Tổng Công ty. Đội ngũ quản lý luôn gương mẫu, năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo, có tầm nhìn rộng, có khả năng hoạch định chiến lược kinh doanh cũng như thiết lập và tổ chức hoạt động KSNB. Cơ cấu tổ chức quản lý tương đối phù hợp, đơn giản, mỗi bộ phận đều có chức năng quyền hạn rõ ràng nên không xảy ra sự đùn đẩy và chồng chéo lẫn nhau. Chính sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Con người là chìa khóa thành công, là mục tiêu và mục đích của mọi sự kiểm soát. Với lực lượng cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ, những người lao động có tay nghề, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức. Mặt khác, với ý thức làm việc tập thể cao và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau cũng như giữa các phòng ban với ban quản lý trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Chính sự đồng lòng nhất trí và chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của ban quản lý nên hoạt động sản xuất của Tổng Công ty diễn ra một cách suôn sẽ, nhất quán, đồng bộ. Tổng Công ty thường xuyên tổ chức các khóa học tại chỗ để bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên, để không ngừng cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới. Chính việc huấn luyện, đào tạo đã nâng cao, phát huy kỹ năng, năng lực của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, tạo nên hiệu quả hoạt động và hạn chế nhiều sai sót, gian lận. Mặt khác, Tổng Công ty rất coi trọng chính sách nhân sự, công tác tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng cán bộ công nhân viên tạo lòng tin và động lực để phát triển. Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các định mức cũng được quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện để phát hiện, xử lý kịp thời các sai lệch điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát với thực tế và thường được hoàn thành tốt. Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán là một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán phù hợp với đặc trưng của từng đối tượng hạch toán kế toán và khối lượng công tác kế toán trong từng phần hành, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong việc ghi chép, hạch toán, lập báo cáo tài chính. Hầu hết cán bộ công nhân viên kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Về hình thức kế toán, phần mềm kế toán Bravo 6.3 theo "Chứng từ ghi sổ” phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, phù hợp với quy mô hiện tại. Với hình thức này thì mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán. Về hệ thống báo cáo kế toán, các báo cáo tài chính được lập đầy đủ, đúng chế độ quy định. 1.1.2. Những hạn chế Ban kiểm soát của Tổng Công ty được lập ra nhưng vẫn chưa phát huy hết vai trò của mình, chỉ là theo dõi, giám sát tình hình hoạt động chung chung, các báo cáo kiểm soát thực sự chưa có ý nghĩa, vị thế của ban kiểm soát chưa cao, chưa thực hiện việc bảo đảm quyền lợi cho Cổ đông của Tổng Công ty một cách tốt nhất có thể. Hơn nữa, với quy mô một Tổng Công ty lớn như Hòa Thọ, việc kiểm soát chỉ là ở mức thực hiện đúng theo các quy định, các thành viên tự giám sát lẫn nhau, mà chưa có một hệ thống kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát của đơn vị tốt hơn. Ban quản lý cấp cao của Tổng Công ty khá tin tưởng vào nhân viên của mình mà giao quyền khá lớn, điều đó không tránh khỏi những gian lận và sai sót. Chẳng hạn như trưởng phòng kinh doanh giao quyền toàn bộ cho nhân viên của mình, từ việc cân đối nguyên phụ liệu, lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp… mà không có sự kiểm tra lại. Nhân viên phụ trách đơn hàng ở phòng kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp bằng mail, mà không thông qua sự xét duyệt, kiểm tra của trưởng phòng hay giám đốc hoặc là bất cứ một nhân viên độc lập nào khác, điều đó không tránh khỏi những sai sót. Chỉ những đơn hàng lớn thì phòng kinh doanh mới phân công công việc cho một nhân viên cân đối nguyên phụ liệu, và nhân viên phụ trách đơn hàng lập đơn đặt hàng, mà bỏ qua những đơn hàng nhỏ, điều đó cũng có nghĩa là bỏ qua những sai sót tiềm ẩn do không có sự kiểm tra lại, có thể đặt sai mã hàng, tính toán ngày hàng đến không hợp lý… Tổng Công ty Dệt may Hoà Thọ hiện nay đang phát triển nhanh chóng, có thể dẫn đến những bất cập trong công tác quản trị, điều hành, đặc biệt là nguồn nhân lực cấp cao, đòi hỏi các nhà quản lý cấp cao phải có chuyên môn nghiệp vụ, sự am hiểu rộng và có chiến lược phát triển kinh doanh rõ ràng và lâu dài, tuyển dụng nhân viên thật sự là những người có tài năng và chuyên môn vững vàng. Sự phát triển của nền kinh tế nói chung, và của ngành dệt may nói riêng đó không chỉ là điều kiện thuận lợi mà còn là thách thức để đơn vị không ngừng phát triển, không để thua kém so với các đối thủ cạnh tranh. Các phần mềm đang áp dụng tại các phòng ban chưa mang tính tích hợp dữ liệu giữa các phòng, nhiều công đoạn nhập lại, dễ dẫn đến nhiều sai sót và gian lận, đòi hỏi ban lãnh đạo của Tổng Công ty cần phải có một cơ chế kiểm soát mới tốt hơn, hoàn thiện hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. 1.2. Đánh giá các thủ tục kiểm soát 1.2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát hiện có Nhận xét Ưu điểm Hạn chế Tính có thật - ĐĐH được lập dựa trên Đơn hàng của khách hàng đã được chấp nhận phù hợp với kế hoạch sản xuất. - Cân đối NPL căn cứ vào tình hình Tồn kho thực tế để tính ra số lượng cần mua, đồng thời tính toán thời gian hàng đến là phù hợp. - Thủ kho khi nhận hàng đối chiếu số lượng thực nhận với Packing List. - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên Hóa đơn mua hàng, PNK, ĐĐH, Bảng nhận hàng, Tờ khai…trước khi ghi sổ kế toán. - Đảm bảo đơn vị nhận đúng loại hàng đã đặt, đúng số lượng và chất lượng yêu cầu. - Có sự kiểm tra đối chiếu cẩn thận các chứng từ trước khi nhập liệu để phản ánh nghiệp vụ phát sinh. - Có thể đặt sai mã hàng làm tăng chi phí và tốn thời gian đặt lại. - Có thể tính toán thời gian hàng đến không hợp lý sớm quá hoặc trễ quá, hoặc do ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên không dự đoán trước được. - Quá trình nhận hàng tại kho chỉ có một bộ phận tham gia nhận hàng là thủ kho, chỉ kiểm tra số kiện hàng, sau khi nhập kho mới kiểm tra số lượng và chất lượng bên trong. Sự phê chuẩn - Khi gửi ĐĐH cho nhà cung cấp bằng mail thì có gửi kèm cho giám đốc biết để giám đốc theo dõi. - Hợp đồng được ký kết giữa hai bên là có chữ ký, con dấu và tên người đại diện đầy đủ. - Giấy đề xuất mua đồ dùng văn phòng hay thiết bị là có sự chấp thuận của giám đốc, hoặc HĐQT. - Ban quản lý kiểm tra và phê chuẩn các chứng từ đầy đủ theo quyền hạn của mình. - Sự phân công phân nhiệm rõ ràng. - Chỉ những hợp đồng lớn mới tách bạch người cân đối NPL và người lập ĐĐH. Tính đầy đủ - Các PNK do phòng kế hoạch thị trường lập được đánh số thứ tự và được đính kèm với Hóa đơn tương ứng. - Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của PNK và nhập liệu vào máy theo trình tự này. - Khi có phát sinh nghiệp vụ mua hàng thì toàn bộ bộ chứng từ được chuyển đến phòng kế toán để đối chiếu, kiểm tra và ghi sổ. - Chứng từ được xếp theo đúng số thứ tự. - Không bỏ sót nghiệp vụ. - Bảng nhập hàng là một tờ rời, không được đánh số thứ tự. - Những tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu chưa kịp sao lại để kế toán đối chiếu theo dõi đã nộp cho hải quan. Sự đánh giá - Tất cả các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào đều được theo dõi đầy đủ, và được phòng kinh doanh lập phiếu tính giá thành vật tư thực tế. - Kế toán vật tư sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở để tính giá gốc của hàng mua vào trước khi nhập liệu vào máy tính. - Các chi phí không được tính vào giá gốc của hàng mua vào thì sẽ được kế toán nợ phải trả người bán theo dõi riêng. - Đảm bảo giá trị hàng mua vào được đo lường trên cơ sở giá gốc. - Các số liệu được đối chiếu cẩn thận, hạn chế sai sót. - Nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để nhận những Bảng báo giá có đơn giá cao. - Nhân viên thông đồng với nhà cung cấp dịch vụ để tạo những Hóa đơn giả hoặc những Hóa đơn có giá trị cao so với thực tế. - Có thể tính toán sai các số liệu các chi phí được tính vào giá mua. - Nhập số liệu sai. Sự phân loại - Khi nhập liệu xong kế toán vật tư sẽ in ra PNK có định khoản, đính kèm với hóa đơn… như là bằng chứng nghiệp vụ đã được ghi nhận. - Kế toán nợ phải trả người bán sẽ kiểm tra lại các định khoản trên PNK này cùng với các hóa đơn và chứng từ tương ứng. - Khi xuất hiện một loại hàng mới, một nhà cung cấp mới đều được kế toán vật tư/ kế toán thanh toán khai báo đầy đủ. - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi từng loại vật tư, từng nhà cung cấp. - Sơ đồ tài khoản đầy đủ. - Các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài khoản. - Nhập liệu sai tài khoản. - Kế toán trưởng giao quyền khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp cho các kế toán viên, điều đó có thể tạo ra những mã nhà cung cấp không có thực. Đúng hạn - Chứng từ được chuyển lên phòng kế toán để ghi nhận ngay nghiệp vụ. Các nghiệp vụ mua vào được ghi sổ đúng lúc. - PNK được thủ tho chuyển lên kế toán vật tư nhập số liệu trước khi có các chứng từ liên quan khác từ phòng kinh doanh và kế hoạch chuyển sang để làm cơ sở đối chiếu. Chuyển sổ và tổng hợp - Kế toán máy. - Kế toán vật tư hàng kỳ lập bảng kê phiếu nhập và đối chiếu với các nghiệp vụ ghi nhận trong kỳ, cũng như đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp. Đảm bảo kết xuất đầy đủ các báo cáo đúng theo luật định. - Máy tính bị hư hay phần mềm ứng dụng có thể bị lỗi. 1.2.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát hiện có Nhận xét Ưu điểm Hạn chế Tính có thật - Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi tham chiếu được đến Hóa đơn mua hàng tương ứng. - Kế toán trưởng không ký khống trước trên các chứng từ chi. - Các Hóa đơn mua hàng đã được thanh toán được đóng dấu “đã thanh toán”. - Đảm bảo thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số tiền. - Có thể thanh toán lại những Hóa đơn đã được thanh toán. - Thanh toán cho một nhà cung cấp không có thực. Sự phê chuẩn - Giấy đề nghị thanh toán có sự xét duyệt của trưởng phòng kế toán/ Giám đốc. - Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi có sự xét duyệt, kiểm tra của kế toán trưởng. - Các cấp có thẩm quyền kiểm tra và phê chuẩn các chứng từ đầy đủ theo quyền hạn của mình. - Các giấy đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp với số tiền lớn mà không có sự xét duyệt của Giám đốc. Tính đầy đủ - Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi được đánh số thứ tự và nghiệp vụ chi tiền được phản ánh theo số thứ tự này. - Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân hàng trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng của đơn vị. - Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi có dấu xác nhận và chữ ký của ngân hàng đầy đủ. - Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ chi tiền trong kỳ. - Thanh toán đầy đủ số tiền đơn vị nợ nhà cung cấp. - Một số Ủy nhiệm chi/Lệnh chi bỏ sót hay không có dấu xác nhận của ngân hàng. Sự đánh giá - Tính toán đúng đắn các khoản chiết khấu thanh toán, nếu thanh toán sớm hay đúng thời hạn. - So sánh đối chiếu số tiền của khoản chi với sổ phụ ở ngân hàng. - Số tiền chi trả là đúng đắn số tiền đơn vị nợ nhà cung cấp. - Nhân viên thông đồng với người bán để hưởng các khoản chiết khấu thanh toán. Sự phân loại - Ghi định khoản trên Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi - Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ. - Theo dõi thanh toán cho từng đối tượng nhà cung cấp. - Mở các tài khoản chi tiết theo dõi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến từng ngân hàng, trong đó chi tiết theo tiền VND hay USD hay EUR… - Sơ đồ tài khoản đầy đủ. - Các khoản chi tiền được phản ánh đúng tài khoản, đúng số tiền. - Nhập liệu sai tài khoản, sai giá trị. - Có thể thanh toán nhầm nhà cung cấp, nhầm số tiền. - Kế toán trưởng giao quyền khai báo cho các kế toán viên, điều đó có thể tạo ra những mã nhà cung cấp không có thực Đúng hạn - Theo dõi các Hóa đơn đầy đủ, để thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn. - Không có các khoản Nợ quá hạn với nhà cung cấp. - Khi ghi nhận nghiệp vụ trễ, có thể dẫn đến việc chậm trễ thanh toán cho nhà cung cấp. Chuyển sổ và tổng hợp - Kế toán máy. - Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp. - Đảm bảo kết xuất đầy đủ các báo cáo đúng theo luật định. - Máy tính bị hư hay phần mềm ứng dụng có thể bị lỗi. 2. Một số ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Xuất phát từ những sai sót cũng như những gian lận có thể xuất hiện trong môi trường kiểm soát của Tổng Công ty nói chung và chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, sau đây là một số nhóm biện pháp kiểm soát nhằm mục đích có thể hạn chế được các sai sót và gian lận đó. 2.1. Hoàn thiện kiểm soát quản lý 2.1.1. Nâng cao vai trò của ban kiểm soát Với các chức năng được quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ của Tổng Công ty, Ban kiểm soát thực hiện việc giám sát Hội đồng quản trị, Ban giám đốc (giám đốc hoặc tổng giám đốc) trong việc quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính cũng như thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị. Tuy nhiên, thực tế cho thấy Ban kiểm soát đã không thể hiện đầy đủ vai trò nhiệm vụ của mình. Các báo cáo của Ban kiểm soát trong các kỳ đại hội cổ đông thường có cảm giác rằng các báo cáo này chỉ là bản sao các báo cáo của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, có thể là do các báo cáo này cũng không phải là tài liệu bắt buộc phải nộp cho cơ quan quản lý hoặc công bố thông tin theo quy định. Do vậy, hoạt động của Ban kiểm soát cần được điều chỉnh bởi một khung pháp lý rõ ràng hơn, đồng thời, khi được cổ đông tin tưởng và trao quyền, Ban kiểm soát phải có đủ khả năng thực thi nhiệm vụ, nhận thức và nâng cao hơn vai trò của mình, các báo cáo của Ban kiểm soát phải thể hiện được tính độc lập và chính xác. Điều đó không chỉ đảm bảo quyền lợi cho nhà đầu tư, cổ đông mà còn nâng cao uy tín và sự phát triển của Tổng Công ty. Ban kiểm soát cần hoạt động một cách có khoa học hơn, tuân thủ đúng theo các quy định của Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, không chỉ giám sát việc tuân thủ và tình hình hoạt động chung mà cần phải giám sát hoạt động ở các phòng ban, nhà máy một cách tích cực và thường xuyên hơn. Định kỳ theo quý các phòng ban sẽ thông báo tình hình và những đề xuất trong cách hoạt động, làm việc đến cho Ban kiểm soát, từ đó có những chính sách và biện pháp kiểm soát tốt hơn. Ban kiểm soát hàng quý họp một lần, và đưa ra các báo cáo kiểm soát trong quý, các báo cáo phải thực sự có ý nghĩa để góp phần nâng cao và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty, cũng như các quyền lợi khác của ban quản lý, nhà đầu tư, Cổ đông… 2.1.2. Thành lập ban kiểm toán nội bộ Ban kiểm soát hiện nay Tổng Công ty đã có, đó là một bộ phận độc lập, chỉ thực hiện chức năng giám sát việc quản lý và điều hành của Hội đồng quản trị và ban giám đốc một cách chung chung, nếu được nhận thức nâng cao vai trò vị thế của mình hơn nữa thì vẫn còn những bất cập đó là lợi ích giữa các cổ đông và lợi ích của Ban kiểm soát khi mình là cấp dưới của ban giám đốc. Mặt khác, một ban kiểm soát có giới hạn từ 3 đến 5 thành viên theo quy định của luật Doanh nghiệp, thì không thể kiểm soát hết tất cả những vấn đề trong một tổ chức có quy mô lớn, đặc biệt các thông tin từ hệ thống thông tin kế toán của công ty rất là quan trọng. Khi hệ thống càng phức tạp, công việc được vi tính hóa, người quản lý cần biết họ đang quản lý đúng đắn các rủi ro và điều quan trọng họ không thể để mất cơ hội. Do vậy, với quy mô của Tổng Công ty Hòa Thọ như hiện nay, nhu cầu tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ là nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết đặc biệt trong điệu kiện hội nhập kinh tế. Công ty có thể thành lập một Ban kiểm toán nội bộ có mô hình như sau: Trưởng ban kiểm toán nội bộ Kiểm toán viên Kiểm toán viên Kiểm toán viên Trưởng ban kiểm toán nội bộ nên duy trì thường xuyên các cuộc họp với giám đốc điều hành, giám đốc tài chính và trưởng ban kiểm soát. Đồng thời phải thường xuyên có các báo cáo tóm tắt gửi cho các trưởng phòng và các cá nhân có quan tâm khác không lâu hơn một quý. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra, kiểm toán và điều tra các vấn đề liên quan đến hoạt động của Tổng Công ty, đặc biệt các thông tin liên quan đến kế toán. Kiểm toán viên phải được cung cấp thẻ xác nhận để họ có thể tiếp cận tự do với tất cả sổ sách của tổ chức. Hoạt động Ban kiểm toán nội bộ tổng quát như sau: - Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Ban giám đốc phải có trách nhiệm thiết lập và thường xuyên xem xét sự phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của các hệ thống này. Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm tra, đánh giá thường xuyên đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và hệ thống KSNB. - Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính, các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và hoạt động của đơn vị. Việc kiểm tra, đánh giá này có thể bao gồm việc xem xét các phương pháp xác định, đo lường, phân loại, lập báo cáo và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các khoản mục, số dư TK và thủ tục kiểm soát các thông tin kinh tế, tài chính. - Kiểm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động kinh tế, tài chính kể cả hoạt động phi tài chính của đơn vị. Phát hiện những sơ hở, yếu kém và đề xuất các giải pháp cải tiến hoàn thiện. 2.1.3. Ứng dụng ERP trong quá trình quản lý doanh nghiệp Hiện nay ở mỗi phòng ban của Tổng Công ty đều sử dụng những phần mềm khác nhau để phục vụ cho công việc của phòng ban mình, chỉ có điều mỗi phần mềm này lại có một cơ sở dữ liệu (CSDL) riêng và không thể tích hợp được với nhau. Chẳng hạn như phòng kế hoạch - thị trường khi hàng nhập kho đã lập Phiếu nhập kho, sang phòng kế toán cũng nhập lại số liệu và lập lại Phiếu nhập kho lại một lần nữa, tất nhiên sẽ không tránh khỏi những sai sót như nhập sai số liệu, bỏ sót chứng từ…; hay các chứng từ từ phòng ban này muốn có ở phòng ban khác thì nhân viên phải chạy đi lấy và sao chứng từ, điều đó sẽ tốn rất nhiều thời gian, công việc trở nên không hiệu quả tối ưu, khó có khả năng kiểm soát, đôi khi chứng từ dễ bị thất lạc…Mặt khác mục tiêu của KSNB đã nhấn mạnh ba mục tiêu chính là Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ được quy định và tuân thủ và cuối cùng là hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, các doanh nghiệp hiện nay ngày càng cố gắng hoàn thiện và hướng đến đạt được mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả một cách tốt nhất.... Tình hình hiện nay tại Tổng Công ty cho thấy, với khối lượng công việc ngày càng nhiều, doanh nghiệp không ngừng nâng cao sản xuất và mở rộng hợp tác kinh doanh với nhiều đối tác trong và ngoài nước, cố gắng là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực dệt may, tạo một thế đứng vững chắc trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay…, đòi hỏi công việc cần được xử lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả là vô cùng cần thiết. Nhu cầu cho các CSDL được tích hợp, thông tin được chính xác kịp thời, tăng cường quá trình kiểm soát các nhân viên cũng như ban quản lý, đồng thời giảm các công việc mang tính thủ công lặp lại… thì Tổng Công ty nên hướng đến một chiến lược quản lý tốt hơn. Một ý kiến đưa ra ở đây đó là sự tích hợp tất cả dữ liệu và chức năng có liên quan bằng cách ứng dụng mô hình ERP để quản lý doanh nghiệp. Theo định nghĩa của thư viện Bách khoa toàn thư Wikipedia thì ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) nguyên thủy ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao gồm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ. Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương, quản trị sản xuất… song song độc lập lẫn nhau thì ERP bao gồm tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau. ERP đã được các doanh nghiệp ở nước ngoài vận dụng rất phổ biến và đem lại hiệu quả cao từ những năm 1990, tuy nhiên việc vận dụng ERP ở nước ta còn rất mờ nhạt, chỉ một số ít các doanh nghiệp là đã triển khai và cũng đã đem lại kết quả cao như Vina Acecook, Tôn Đông Á, Bipharco, Vinappro… Với xu hướng phát triển của thế giới, và sự hòa nhập của nền kinh tế Việt Nam khi đã là thành viên của WTO, ứng dụng nhanh sự phát triển của công nghệ thông tin, cùng với sự cạnh tranh không ngừng với các doanh nghiệp, bên cạnh đó phải cung cấp thông tin minh bạch cho đối tác một cách chính xác kịp thời… thì việc triển khai ERP là xu hướng tất yếu nếu các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong dài hạn. ERP thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh, tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập, có thể dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại, mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp. Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm như sau: Mua hàng và KS NCC Lập kế hoạch dự toán Nguyên cứu và phát triển Bán hàng và QL khách hàng KS chất lượng Quản lý nhân sự Tài chính – Kế toán Sản xuất KS NLVL, Kho, TSCĐ ERP Sơ đồ sau sẽ mô tả việc ứng dụng hệ thống ERP trong quá trình lập kế hoạch mua hàng có thể phối hợp và liên quan với các chức năng khác nhau như sau: No Yes Số lượng SP sản xuất, Ngày giao hàng theo ĐĐH Kế hoạch sản xuất Nhu cầu lao động, máy móc thiết bị Kế hoạch nhân lực, máy móc, công suất, hiệu quả SX Nhu cầu NLVL Định mức vật tư, tồn kho, NLVL, SPDD Yes Kiểm soát điều chỉnh kế hoạch khi có sự cấp thiết Điều chỉnh thời gian số lượng khi cần thiết Đáp ứng nhu cầu NLVL, đáp ứng số lượng TP Phát sinh nhu cầu nội bộ, bên ngoài, chỉnh sửa kế hoạch Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, mua hàng Phát hành lệnh sản xuất và đơn đặt mua hàng No Chiến lược, thị trường, sự phát triển, đa dạng hóa ĐĐH, Ngân sách, Dự báo, mức dự trữ tồn kho Kế hoạch chung Kế hoạch tổng thể Nguồn lực có thể đáp ứng Đo lường kết quả thực hiện Kiểm soát và đánh giá hệ thống Nguồn lực có thể đáp ứng Để ERP tích hợp các chức năng, CSDL được thống nhất thì một vấn đề quan trọng đó là xây dựng một bộ mã cho các đối tượng có liên quan một cách thống nhất. Chẳng hạn trong chu trình mua hàng và thanh toán, bộ mã nguyên liệu vật liệu, mã nhà cung cấp, mã các kho hàng… cần phải thống nhất và sử dụng trong tất cả các bộ phận có liên quan. Phòng kinh doanh dùng mã NLVL nào để đặt hàng với nhà cung cấp thì mã đó bộ phận kho phải sử dụng để theo dõi nhập xuất NLVL đó ở kho, cũng như bộ phận kế toán cũng dùng mã NLVL đó để theo dõi và ghi sổ nghiệp vụ, tránh tình trạng nhầm lẫn và thiếu sót. Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng các bộ mã một cách thống nhất và thuận tiện hơn cho việc sử dụng, hiện nay bộ phận kho vẫn chưa tiếp cận và sử dụng bộ mã này. Tích hợp dữ liệu trong ERP cho phép tất cả dữ liệu liên quan đều được cung cấp một cách trực tuyến, kịp thời; thông tin cần cho bộ phận nào thì đều có mặt ở bộ phận đó, tuy nhiên công việc của bộ phận nào chỉ được thực hiện trong quyền hạn nhiệm vụ của bộ phận mình, không có dữ liệu nào phải nhập vào hai lần, giám sát công việc một cách tốt hơn, bởi lẽ việc thực hiện các bước trong một quy trình được lập trình sẵn, được quan sát bởi tất cả thành viên có liên quan, và công việc bước trước nếu chưa thực hiện thì không thể thực hiện được công việc của bước tiếp theo, sai sót và gian lận cũng dễ phát hiện. Có thể hình dung sự tích hợp dữ liệu trong chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty theo lưu đồ sau: Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kế hoạch Kho Giám đốc File khách hàng File NCC File Đơn hàng File báo giá Cân đối NPL Dữ liệu File Đơn đặt hàng File HTK File xuất hàng File Hợp đồng File Hóa đơn File ghi nhận NV File Phải trả NCC File thanh toán Dữ liệu File nhập hàng File Phiếu nhập kho - Phòng kinh doanh khi lập bảng cân đối NPL thì cần các thông tin về hàng tồn kho: mã hàng, loại hàng, số lượng tồn kho hiện là bao nhiêu, định mức tồn kho cho phép… thì không cần phải thông báo cho phòng kế toán để lấy thông tin, mà chỉ cần đặt lệnh cho chương trình ứng dụng ERP là thấy được các thông tin cần thiết từ phòng kế toán, để đáp ứng cho công việc của mình, tiến trình thực hiện sẽ nhanh rất nhiều và cũng tránh được các sai sót. - Phòng kế hoạch khi lập Phiếu nhập kho thì không cần phải đợi Bảng nhập hàng từ kho chuyển lên, khi kho đã lập một Bảng nhập hàng mới, thì có sẽ có một thông báo ngay lúc đó lên phòng kế hoạch, dựa vào File nhập hàng đó và đối chiếu cùng với với File Đơn đặt hàng, Hợp đồng của phòng kinh doanh để lập Phiếu nhập kho. - Kế toán không cần lập Phiếu nhập kho nữa mà chỉ cần định khoản nghiệp vụ và theo dõi thanh toán… Như vậy, tất cả mọi phòng ban đều giám sát công việc của nhau theo một chuỗi logic, theo đúng trình tự và thực hiện đúng công việc của mình một cách chính xác và nhanh chóng hơn, tránh các trường hợp nhập lại số liệu dẫn đến các sai sót và gian lận, ví dụ nếu chưa có Đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh thì kho không thể có Bảng nhập hàng, nếu chưa có Bảng nhập hàng thì không thể có Phiếu nhập kho ở phòng kế hoạch... Phòng kinh doanh có thể giám sát đơn hàng đã được thực hiện đến mức độ nào, nhận hàng theo từng đợt như thế nào…Bên cạnh đó, các phòng ban khác như kế toán, hay Giám đốc muốn biết thông tin liên quan nào thì cũng đều có thể có được một cách nhanh chóng. Những lợi ích ERP mang lại là: - Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu. Ví dụ nếu nhân viên kho điền tay Bảng nhập hàng và viết con số “115” rồi nhập kho, khi chứng từ này đến phòng kế hoạch do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “116” và lập Phiếu nhập kho là 116, kế toán căn cứ Phiếu nhập kho để phản ánh nghiệp vụ, nhập số liệu một lần nữa, có thể dẫn đến sai sót như theo dõi sai số lượng hàng trong kho, thanh toán số tiền sai… - Tăng tốc độ dòng công việc. Rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. - Tập trung dữ liệu. Thay vì duy trì nhiều CSDL cục bộ với dữ liệu nhiều khi không trùng khớp nhau, doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như Tổng Công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng. Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau, nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh. - Dễ dàng kiểm soát. Một CSDL và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp ban lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (audit track) của hệ thống ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó… Như vậy, ERP sẽ giúp cho một doanh nghiệp có khả năng kiểm soát toàn diện, hiệu quả và rất chặt chẽ toàn bộ hệ thống thông tin của mình, nâng cao tốc độ chất lượng truyền đạt thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như giữa doanh nghiệp với môi trường bên ngoài. ERP sẽ tạo nên mối liên kết gắn bó giữa các hoạt động trong một doanh nghiệp. Các bộ phận, phòng ban có thể tham chiếu hỗ trợ lẫn nhau một cách dễ dàng. ERP sẽ giúp cho vấn đề tổ chức nhân sự, bố trí sản xuất, sắp đặt công việc trong doanh nghiệp có thể thực hiện một cách hợp lý, chính xác đạt hiệu quả cao. Và cuối cùng, đó là vấn đề quan trọng, ERP có khả năng phân tích tình hình tài chính, thiết lập và phát triển các mối quan hệ khách hàng, hỗ trợ việc giới thiệu và phát triển sản phẩm. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như NLVL, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, trở ngại lớn nhất hiện nay ở các doanh nghiệp nước ta đó là vấn đề về con người. Con người cần hội tụ nhiều điều kiện có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp, cần xác định và lựa chọn đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai, lựa chọn giải pháp phù hợp, lựa chọn đối tác triển khai đúng, phối hợp với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án, sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong doanh nghiệp, chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới, chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp, có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống… 2.1.4. Tăng cường kiểm soát phân quyền Việc tin tưởng và giao quyền cho nhân viên cấp dưới của mình có thể phát huy vai trò của họ, nhưng cũng không tránh khỏi những gian lận và sai sót. Do vậy, Tổng Công ty nên hạn chế việc giao quyền quá lớn hay kiêm nhiệm nhiều công việc cho nhân viên để có thể hạn chế một số rủi ro. Rủi ro liên quan đến việc có thể đặt sai mã hàng, tính toán thời gian hàng đến không hợp lý, tính toán số lượng hàng không chính xác…đó có thể là do khối lượng công việc của nhân viên phụ trách đơn hàng đó quá nhiều, cùng một lúc làm việc trên nhiều đơn hàng, mà vừa lập bảng cân đối NPL lại vừa lập ĐĐH. Do vậy, cần tách biệt nhân viên cân đối NPL và nhân viên lập ĐĐH cho cả những hợp đồng lớn và nhỏ. Bởi lẽ hợp đồng dù lớn hay nhỏ cũng có thể xảy ra sai sót, chứ không chỉ chú trọng đến những hợp đồng lớn như hiện nay. Cán bộ mặt hàng khi lập ĐĐH sẽ kiểm tra được công việc của nhân viên cân đối NPL, các sai sót có thể phát hiện. Các ĐĐH lập xong đều có sự kiểm tra giám sát và theo dõi của trưởng phòng cũng như của Giám đốc, nếu đơn vị ứng dụng mô hình dữ liệu tích hợp. Tuy nhiên, các đơn hàng có số tiền lớn trên 100 triệu chẳng hạn nên thông qua sự xét duyệt của kế toán trưởng. Rủi ro liên quan đến việc kế toán viên có thể tạo giả một mã nhà cung cấp, rồi tạo Hóa đơn giả chuyển tiền vào nhà cung cấp này, do nhân viên phòng kế toán có quyền khai báo một mã vật tư, hay một mã nhà cung cấp mới. Do đó, việc khai báo các thông tin liên quan đến một nhà cung cấp mới, hay tạo một mã vật tư mới nên là kế toán trưởng thực hiện. Và khi các thông tin đều liên quan với nhau và cung cấp một cách trực tuyến, nếu có nghi ngờ thì các bộ phận cũng dễ dàng phát hiện gian lận. Nhân viên phòng kinh doanh liên hệ với nhà cung cấp để nhận các bảng báo giá, điều đó có thể nhân viên thông đồng với các nhà cung cấp này để nhận các bảng báo giá có đơn giá cao, do vậy việc liên hệ và nhận các Bảng báo giá là công khai và trực tuyến, không chỉ trưởng phòng kinh doanh, mà phòng kế toán và giám đốc có thể theo dõi. Tổng Công ty giao dịch chủ yếu bằng tiền gửi ngân hàng, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, giao dịch với nhiều ngân hàng, mà hiện tại chỉ có một kế toán TGNH theo dõi và ghi sổ nghiệp vụ, người này vừa làm công việc lập Ủy nhiệm chi/Lệnh chi, nhập liệu nghiệp vụ chi tiền và đối chiếu hằng kỳ với sổ phụ của ngân hàng, điều đó có thể dẫn đến nhiều sai sót. Vì vậy nên tách bạch một người kiểm tra bộ chứng từ và lập Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi thực hiện giao dịch với ngân hàng, còn một người khác sẽ kiểm tra lại các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi này đã hợp lệ, đã có dấu xác nhận và đối chiếu với các nghiệp vụ đã được nhập liệu, đồng thời hằng kỳ đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng. Các giấy đề nghị thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp, mặc dù là những nghiệp vụ thanh toán với số tiền rất lớn, nhưng hiện tại chỉ xin sự xét duyệt của kế toán trưởng, do vậy cần phải xin thêm sự xét duyệt của giám đốc đối với các nghiệp vụ thanh toán mua hàng trên 100 triệu chẳng hạn để đảm bảo tính phê chuẩn đúng đắn, đầy đủ và đảm bảo tính tin cậy. Lưu đồ kiểm soát phân quyền khi thanh toán có thể hoàn thiện như sau: Phòng kinh doanh Phòng kế toán KT vật tư KT NPT NB TK TGNH 1 KT trưởng Ngân hàng Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi Đóng dấu Sổ phụ ngân hàng Hóa đơn GTGT Giấy đề nghị thanh toán Ktra Ktra Ký Giấy đề nghị thanh toán Ktra Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi Thanh toán cho nhà cung cấp Sổ phụ ngân hàng Ktra, đối chiếu TK TGNH 2 Giám đốc Ký Ký 2.2. Hoàn thiện kiểm soát vật chất Các thiết bị hệ thống máy tính cần được bảo quản nơi an toàn, và đầy đủ những điều kiện bảo đảm cho hệ thống tránh được những thiệt hại do nguồn điện và môi trường xung quanh. Việc lưu trữ dữ liệu trên máy không phải lúc nào cũng an toàn tuyệt đối, có thể xảy ra trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở cài chương trình virut vào máy để phá hủy những dữ liệu mà họ thực hiện gian lận nhằm xóa dấu vết, cho nên công ty có thể thực hiện sao lưu dữ liệu vào đĩa, USB, thẻ,… Tuy nhiên, không phải việc lưu trữ vào các ổ cứng đó là tuyệt đối an toàn vì đôi lúc có thể hỏng hóc hay bị lỗi, do vậy công ty nên thực hiện: - Định kỳ, nên tiến hành in ấn, sao lưu các bản ghi và tập tin quan trọng; nên lưu thành nhiều bản và lưu ở nhiều nơi khác nhau. Các báo cáo được in ra, các chứng từ cần được đóng tập và và lưu trữ trong tủ có khóa vì hiện nay một số tài liệu trong phòng kế toán không được khóa cẩn thận, điều đó có thể dẫn đến những người không được sự ủy quyền cho phép lấy cắp thông tin. - Các thiết bị như đĩa, USB, các văn bản… nên lưu trữ ở những chỗ an toàn, ít người biết đến để đảm bảo an toàn và phải giao cho người có trách nhiệm quản lý. - Ngoài ra, hệ thống lực lượng bảo vệ của công ty chưa được chặt chẽ, là một công ty sản xuất nên số lượng công nhân ra vào rất nhiều, khó mà kiểm soát hết được, tình trạng mất cắp nguyên liệu vật liệu, thành phẩm của Tổng Công ty là không tránh khỏi. Do vậy cần trang bị thêm hệ thống thẻ trình khi ra vào cổng Công ty và trang bị số lượng nhân viên bảo vệ tại cổng nhiều hơn vào các thời điểm cao như lúc vào giờ làm việc hay là lúc tan ca…Bên cạnh đó, Tổng Công ty cần chú ý đến hệ thống tường rào, kho hàng để không xảy ra tình trạng mất cắp… 2.3. Hoàn thiện kiểm soát các Đơn đặt hàng Các ĐĐH gửi nhà cung cấp có số lượng rất nhiều, đa số các đơn hàng được nhà cung cấp chấp thuận, nhưng một số đơn hàng lại không được chấp thuận, để quản lý tốt các ĐĐH này thì chúng cần được đánh số thứ tự (hiện tại là chưa có số thứ tự), và quản lý theo số thứ tự này. Định kỳ theo tháng lập một báo cáo các ĐĐH để thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra và theo dõi. Báo cáo các ĐĐH có thể lập theo mẫu sau: Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, Đà Nẵng BÁO CÁO ĐƠN ĐẶT HÀNG Tháng….năm … Đơn đặt hàng Nhà cung cấp Tình trạng chấp nhận Ngày giao hàng Số Ngày Đà Nẵng, ngày … tháng … năm….. Phòng KD Người lập 2.4. Hoàn thiện kiểm soát quá trình nhận hàng Trường hợp Công ty nhận hàng từ một công ty dịch vụ vận chuyển chở đến mà chưa có một chứng từ nào chứng minh trách nhiệm liên quan đến lô hàng đã được chuyển từ công ty vận chuyển sang cho Tổng Công ty. Bên cạnh đó khi hàng đến Tổng Công ty thì được nhập kho và một Bảng nhập hàng hình thànhdo thủ kho lập mà không có chữ ký của các bên liên quan nào. Bảng nhập hàng chỉ đối chiếu số lượng thực tế với Packing List để báo cáo số lượng thừa thiếu lên Phòng kinh doanh, nếu có sai sót như hàng thiếu hay hư hỏng thì phòng kinh doanh làm việc lại với nhà cung cấp, vấn đề ở đây là lô hàng bị thiếu hay hư hỏng có thể là do sai sót của Công ty vận chuyển, hay điều kiện khách quan của thời tiết như mưa bão… vì vậy trước khi thương thảo lại với nhà cung cấp cần xác định nguyên nhân dẫn đến mất mát hay hư hỏng hàng và liên quan đến trách nhiệm của cơ quan hay bộ phận nào. Do vậy, trước khi hàng được nhập kho thì cần có một bộ phận khác tham gia nhận hàng và chuyển giao trách nhiệm về hàng hóa từ công ty vận chuyển bảo hiểm sang trách nhiệm cho Tổng Công ty nhập kho và bảo quản, một “Báo cáo nhận hàng” nên được lập và có chữ ký của đại diện bên giao hàng. Báo cáo nhận hàng có thể do nhân viên ở phòng kế hoạch thị trường nhận hàng và lập, trường hợp Tổng Công ty đi nhận hàng tại một địa điểm khác, không phải tại Tổng Công ty thì Báo cáo nhận hàng cũng cần được lập để chuyển giao trách nhiệm từ công ty vận chuyển lại cho Tổng Công ty. Sau khi nhận xong, hàng được chuyển đến nhập kho, trong quá trình này cần có sự tham gia của phòng kế hoạch – thị trường để thực hiện giám sát công việc nhân viên chuyển hàng tránh tình trạng mất cắp, nếu không trách nhiệm mất mát sẽ là do lỗi của phòng kế hoạch – thị trường và cụ thể là nhân viên nhận hàng. Báo cáo nhận hàng được đánh số thứ tự, có mẫu như sau: Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, Đà Nẵng Số:……… BÁO CÁO NHẬN HÀNG Nhận hàng của:………………………Địa chỉ:………………………………................. Nhận hàng tại:…………………………………………………………………………... Theo ĐĐH số: ………………………………………………………………………….. Phương thức vận chuyển:……………………………………………………………… Mã hàng Tên, thuộc tính ĐVT Số lượng Đà Nẵng, ngày … tháng … năm… Người lập Người giao hàng Khi hàng nhập kho, bên cạnh sự tham gia của thủ kho, cần có thêm sự tham gia của phòng kiểm tra chất lượng, người đại diện nhà cung cấp (nếu có) và nhân viên nhận hàng phòng kế hoạch. Khi đó tiến hành kiểm đếm số lượng bên trong kiện hàng và kiểm tra chất lượng. Các chứng từ được lập tại thời điểm này là Bảng nhập hàng, Phiếu kiểm tra phụ liệu (nếu ở kho Phụ liệu), Biên bản kiểm vải (nếu ở kho May) (như trình bày ở phần 2). Tuy nhiên Bảng nhập hàng do thủ kho lập nên được đánh số thứ tự, có chữ ký xác nhận của kho, nhân viên nhận hàng phòng kế hoạch – thị trường, đại diện nhà cung cấp, phòng quản lý chất lượng. Khi đó sẽ hạn chế được một số rủi ro là tình trạng hàng có chất lượng kém, số lượng không đủ bên trong một kiện hàng và nếu hàng hóa có hư hỏng hay mất mát thì trách nhiệm thuộc về tổ chức hay cá nhân nào cũng sẽ xác định được... Bảng nhập hàng cần đính kèm theo sau là Báo cáo nhận hàng, Phiếu kiểm tra phụ liệu hoặc là Biên bản kiểm vải tương ứng. Một bảng nhập hàng được hoàn thiện hơn có thể như sau: Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ Số:….. 36 Ông Ích Đường Bộ phận: Kho … BẢNG NHẬP HÀNG MATERIAL RECEIPT RECORD Fty Ref #: Style #: PO #: Contract: Invoice: B/L: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Invoice Số lượng thực tế Thừa Thiếu Ghi chú TỔNG Đính kèm: Đà Nẵng, ngày tháng năm Phòng KHTT Đại diện NCC PQLCL Thủ kho Sơ đồ kiểm soát quá trình nhận hàng có thể hoàn thiện thêm như sau: Phòng kinh doanh Nhà cung cấp Kho P. quản lý chất lượng P.kế hoạch thị trường P. kế toán Phiếu nhập kho (liên 3) Phiếu nhập kho (liên 2) Phiếu nhập kho (liên 1) Hàng Packing List Kiểm tra chất lượng Bảng nhập hàng Bảng nhập hàng Phiếu nhập kho … Báo cáo nhận hàng Bên cạnh đó, tại kho, hàng tháng cũng nên lập báo cáo nhập kho, số thứ tự của Bảng nhập hàng sẽ tương ứng với số ĐĐH, số Hóa đơn và của nhà cung cấp nào để thuận tiện hơn trong quá trình rà soát, đối chiếu và kiểm tra. Báo cáo nhập kho có thể như sau: Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, Đà Nẵng BÁO CÁO NHẬP KHO Tháng … năm … Bảng nhập hàng Số Đơn đặt hàng Số invoice Mã nhà cung cấp Số Ngày Đà Nẵng, ngày … tháng … năm… Người lập 2.5. Hoàn thiện kiểm soát việc theo dõi thanh toán Định kỳ, nên kiểm tra số dư của TK 331 để phát hiện những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ. Nếu có sự nghi ngờ về số dư trên TK 331 thì nên gửi đơn xác nhận khoản tiền với nhà cung cấp để xác nhận khoản nợ đó là đúng hay chưa. Đối với các hợp đồng với nhà vận chuyển, bảo hiểm… trong một khoảng thời gian cụ thể có thể liên quan đến nhiều hợp đồng vận chuyển hay bảo hiểm khác nhau và thường là thanh toán cùng một lần sau một khoảng thời gian nhất định nào đó. Để theo dõi quá trình thanh toán thuận lợi hơn, dễ dàng trong công tác đối chiếu và kiểm tra thì kế toán Nợ phải trả hàng tháng nên lập một Phiếu theo dõi thanh toán liên quan đến một nhà cung cấp nào đó để tránh rủi ro là bỏ quên hoặc sót một Hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán. Phiếu theo dõi thanh toán có thể như sau: Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, Đà Nẵng PHIẾU THEO DÕI THANH TOÁN Tháng … năm … Nhà cung cấp:…………………. Mã NCC:………………….. Hóa đơn ĐĐH Đã thanh toán Số Ngày Số tiền Chiết khấu Phải trả Số Ngày Tổng cộng Đà Nẵng, ngày … tháng … năm… Người lập 2.6. Hoàn thiện kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính Một trong những rủi ro của hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải là do không được giám sát một cách đầy đủ về kiểm soát an ninh. Xác lập và cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh là một trong những thủ tục quan trọng nhất mà các doanh nghiệp dệt may có thể thực hiện để đảm bảo tính an toàn và trung thực cho hệ thống xử lý thông tin kế toán và tránh mất mát thông tin dữ liệu. Do đó, cần thiết phải tăng cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thông tin kế toán: - Đối với kiểm soát truy cập - sử dụng hệ thống: Khi đặt mật khẩu, không nên dùng mật khẩu trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh của bản thân, của người thân, số chứng minh nhân dân,… không nên viết mật khẩu ra giấy, trên sổ tay,….cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng nữa. - Đối với kiểm soát truy cập dữ liệu: Ngoài mật khẩu hệ thống, người sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lưu trữ trong hệ thống và chỉ có người có trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới được phép thâm nhập vào dữ liệu của tập tin đó. Bên cạnh đó cần chú ý thực hiện các thủ tục kiểm tra kiểm soát trong quá trình sử dụng phần mềm như sau nhằm mục đích phát hiện các lỗi sai, thiếu sót và có biện pháp điều chỉnh kịp thời: Kiểm soát quá trình nhập liệu Hệ thống Thủ tục kiểm soát Mua hàng Kiểm tra sự đầy đủ - Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: “Số Đơn đặt hàng”; “Mã hàng”; “Số lượng”; Ngày giao hàng” - Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay không: “Mã người bán”; “Tên người mua”; “Mã hàng”; “Đơn giá” Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán” Nhận hàng Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của: “Số Đơn đặt hàng”; “Mã hàng”; “Số lượng”; “Tên người bán” Thanh toán - Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: “Số Đơn đặt hàng”; “Số hóa đơn”; “Ngày hóa đơn”; “Tổng tiền thanh toán”; “Ngày chiết khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán”; “Số hiệu TK”; “Số tiền”… - Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra ngày được thể hiện theo hình thức và nội dung hợp lệ. Kiểm soát quá trình xử lý Hệ thống Chương trình Thủ tục kiểm soát Mua hàng Tạo Đơn đặt hàng Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin Đơn đặt hàng mới = Số mẫu tin trong tập tin đơn hàng của khách hàng được chấp thuận. Nhận hàng Sắp xếp theo thứ tự Đếm mẫu tin: Số nghiệp vụ trong tập tin đầu vào trước khi sắp xếp = Số nghiệp vụ trong tập tin kết quả sau khi sắp xếp. Theo dõi thanh toán Đối chiếu, tạo chứng từ thanh toán và in - Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin đặt hàng mua chưa hoàn thành = Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý. - Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin nhận hàng = Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý. - Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin hóa đơn chưa xử lý cũ = Số mẫu tin trong tâp tin hóa đơn chưa xử lý mới + Số mẫu tin chứng từ thanh toán mới. Chi tiền Lựa chọn chứng từ thanh toán để thanh toán Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh toán cũ = Số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh toán mới + Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền. Kiểm soát kết quả đã được xử lý Hệ thống Chương trình Thủ tục kiểm soát Mua hàng - In Đơn đặt hàng mua. - Tạo đặt hàng. In đặt hàng. In báo cáo ghi chép. - Đếm mẫu tin: Số mẫu tin mới trong tập tin chi tiết đặt hàng mua = Số dòng ghi mặt hàng trong tập tin đặt hàng. - Kiểm soát theo từng bước xử lý: kiểm soát này chỉ áp dụng khi xử lý theo nhóm. Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các Đơn đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép. Nhận hàng In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong báo cáo ghi chép = Số mẫu tin nhận hàng trong tập tin nghiệp vụ. Sắp xếp. In báo cáo ghi chép Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép. Thanh toán Đối chiếu, tạo chứng từ thanh toán, in chứng từ thanh toán Đếm mẫu tin: Số dòng trong nhật ký mua hàng = Số mẫu tin được thêm vào trong tập tin chứng từ thanh toán. Kiểm tra hợp lệ. Sắp xếp, kết hợp và in chứng từ thanh toán Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash trong liệt kê sai sót, trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo hóa đơn chưa xử lý. Chi tiền In báo cáo ghi chép - Đếm mẫu tin: Số dòng trong bảng kê của ngân hàng = Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền - Kiểm tra giới hạn: Đánh dấu các nghiệp vụ chi tiền có giá trị lớn để tạo chú ý cho nhóm kiểm soát dữ liệu Lựa chọn chứng từ thanh toán. In chứng từ. - Lựa chọn hình thức lập chứng từ chi Ủy nhiêm chi hay Lệnh chi, chọn đúng ngân hàng, đúng tài khoản… - Kiểm soát theo từng bước xử lý: Tổng tiền trong các Giấy đề nghị thanh toán = Tổng tiền trong các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi.