Luận văn Kỹ năng giao tiếp nơi công sở

dự định kinh doanh mới, doanh thu phòng kinh doanh tụt thê thảm và kết quả chàng trưởng phòng này bị khiển trách nặng nề có nguy cơ bị giáng chức. Những thói quen khiến sếp bực mình Không thể hiện sự sáng tạo Không một nhà quản lý nào muốn có một nhân viên tuy làm được việc nhưng luôn phải nhắc nhở chi tiết từng công việc cần phải làm và làm như thế nào, phải chỉ bảo bạn từng chút một, không những thế mà họ còn ngồi chờ lãnh đạo hướng dẫn, trong những lúc rảnh rỗi, hết việc là lại lang thang trên mạng lướt web. Việc đó không chỉ khiến sếp mất thời gian và mệt mỏi, mà còn làm suy giảm lòng tin của sếp về năng lực của bạn mà nguyên nhân của sự không sáng tạo này là do bạn không có trách nhiệm, thiếu sự nhiệt tình, thiếu năng nổ và hơn nữa là bởi sự không chủ động trong công việc dẫn đến những việc làm trở nên thiếu sót nhiều hơn. Thể hiện quá mức Dù điều đó xuất phát từ tham vọng, động lực, năng lượng quá lớn hay chỉ là một mong muốn làm hài lòng người khác, thì đấy cũng là một trong nhiều thói quen mà sếp không ưa. Có những người luôn muốn thể hiện bản thân để được cấp trên chú ý nhiều hơn và để được thăng tiến bằng cách làm xong việc sếp giao và vội vàng nhảy sang làm luôn những việc sếp không giao(làm quá những việc sếp giao) nhưng rốt cuộc chỉ làm cho ông sếp cảm thấy khó chịu và bực tức lên vì không như ý muốn dẫn đến việc bạn bị lãnh đạo đánh giá thấp. Một nguy cơ khác nữa là khi quá chủ động, nhiệt tình, bạn có thể đang vượt quá bổn phận của mình và giẫm lên chân một ai đó. Ví dụ: Chẳng hạn, bạn miệt mài bổ sung thêm màu sắc và hình vẽ cho một báo cáo nghiên cứu. Sếp không những không ấn tượng việc bạn chăm chỉ và sáng tạo mà lại cho rằng bạn đang làm một việc không cần thiết. Lẽ ra, thời gian đó bạn có thể làm xong một việc khác. Lúc nào cũng có lý do Mỗi khi làm gì sai hoặc có lỗi, bạn lại cố tìm ra một lý do để bào chữa thay vì thẳng thắn nhận lỗi và sửa chữa. Đây là một thói xấu rất dễ gặp ở hầu hết các nhân viên. Họ luôn kiếm cớ để “bao biện” cho những việc họ chưa hoàn thành. Đó là một trong những thói quen gây khó chịu nhất đối với sếp. Nếu bạn đưa ra lý do, có nghĩa là bạn đã không chú tâm đến trách nhiệm của mình và lại tìm cách biện hộ bản thân vì sự không chú tâm đó. Ví dụ: “Tôi không làm xong được bản báo cáo vì xe của tôi bị thủng săm và khi tôi về nhà thì trời đã rất muộn”. Dù bạn nói đúng đi nữa, điều sếp nghe thấy là: “Đó không phải là lỗi của tôi. Chiếc săm thủng giúp tôi miễn trách nhiệm”. Sếp sẽ không tập trung vào điều bạn nói mà tập trung vào điều bạn muốn nói. Ví dụ: Khi bạn chưa hoàn thành công việc được giao, bạn nói với sếp rằng hôm qua xe bạn hỏng và bạn đã phải mất cả ngày để đi sửa nó. Với sếp, dù lý do đó có thật hay không, sếp vẫn cho rằng đó là lỗi của bạn. Bởi vì xe hỏng là việc riêng của bạn còn công việc ở công ty là trách nhiệm của bạn. Lúc nào cũng phàn nàn Trong công việc, mỗi khi phải làm việc căng thẳng, mệt mỏi, bạn lại cảm thấy bực tức và luôn cáu bẳn với mọi người hay than vãn, phàn nàn về điều kiện làm việc, về thái độ của đồng nghiệp. Điều đó cho thấy bạn không kiểm soát được bản thân và chỉ có người không chuyên nghiệp mới hành động như vậy.Bạn nên hiểu rằng các đồng nghiệp và thậm chí là sếp cũng phải làm việc với cường độ như vậy nhưng tại sao họ lại không phàn nàn? Hỏi quá nhiều Người biết hỏi là người thông minh và mạnh dạn, nhưng nếu gặp việc gì cũng hỏi và nhiều khi chưa nghĩ kỹ cũng hỏi bạn sẽ bị coi là kém cỏi và ngớ ngẩn. Lẽ thường, đặt câu hỏi không phải là điều gì tệ hại, đặc biệt là khi bạn muốn hiểu rõ về công việc trước khi đảm nhận. Trong thực tế, biết đặt câu hỏi là điều được khuyến khích. Tuy nhiên, hỏi quá nhiều, và lại hỏi nhiều câu ngớ ngẩn, lại khiến sếp dễ bực mình. Trước hết, hỏi nhiều và linh tinh sẽ làm lãng phí thời gian của sếp. Những câu hỏi như thế cũng làm xấu hình ảnh của bạn trong mắt người khác. Sếp sẽ băn khoăn khi phải giao việc quan trọng cho bạn nếu nhớ lại lần trước bạn đã phải nhờ người khác hỗ trợ từ đầu đến cuối. Xét cho cùng, sếp đánh giá cao những nhân viên đủ tháo vát để tự hiểu việc. Bốn kiểu “chính trị gia” nơi công sở Đời sống công sở muôn màu muôn vẻ luôn tồn tại nhiều kiểu đồng nghiệp khác nhau. Vậy những người được mệnh danh là “chính trị gia” công sở là ai và cần ứng xử như thế nào trong mối quan hệ với họ? Dưới đây là 4 kiểu “chính trị gia” thường thấy nhất, phong cách đặc trưng của họ và một vài lời khuyên giúp bạn ứng biến trong mối quan hệ với họ: Kiểu “học giả” Thích phỏng đoán những chuyện đang xảy ra xung quanh. Có thể họ có những nguồn thông tin nội bộ, nhưng cũng có khi tin tức mà họ đưa ra chỉ là để “nói cho có chuyện”. Ví dụ: Tuần tới sếp của bạn đi công tác ở Pari với một cô trợ lý đắc lực và sếp yêu cầu bạn phải giữ bí mật trong bộ phận nhưng bạn đã lỡ lời nói ra với một người khác trong bộ phận khác, không may người đó đã nghĩ xấu về việc này và đem chuyện này ra bàn luận với các đồng nghiệp khác trong bộ phận dẫn đến hiểu lầm và làm cho sếp của bạn trở nên khó xử với mọi người. Kiểu “vận động hành lang” Đó là kiểu người luôn giành quyền dẫn đầu trong các dự án. Tuy không phải lúc nào cũng có những ý tưởng hay nhưng lại không thích nghe các ý kiến bất đồng hay quan điểm trái ngược. Đây là kiểu người hay phô trương, cao ngạo giống như đã nói ở trên. Ví dụ: Đồng nghiệp của bạn và bạn vừa mới nhận được một dự án lớn. Khi thực hiện dự án, đồng nghiệp của bạn đứng trên quan điểm của người phương Đông để đưa ra ý tưởng, bạn lại đứng trên lập trường của người phương Tây để đưa ra ý tưởng cho dự án đó ngay lập tức đồng nghiệp đó bác bỏ ngay quan điểm của bạn bằng cách phán rằng ” chúng ta là người phương Đông không nên áp dụng theo cách của người phương Tây ”. Kiểu “phất ngầm” Thường là người rất thu hút, luôn cố gắng vượt lên trước bằng cách tận dụng sự giúp đỡ hoặc ý tưởng của người khác hơn là tự mình chăm chỉ làm việc. Kiểu người này thường thích chỉ trích các đồng nghiệp khác và giành hết mọi công lao khi cần. Ví dụ: Đột nhiên bạn nghĩ ra một ý tưởng hay cho một dự án nào đó của công ty nhưng vì quá nóng vội với những ý tưởng táo bạo mà mình vừa mới nghĩ ra và không thể chờ đến cuộc họp tới nên vội vàng trình bày riêng ý tưởng này cho một người khác trong công ty, rất có thể bạn sẽ bị người này cướp đi ý tưởng đó. Kiểu “siêu cố vấn” Lúc nào cũng kè kè theo các sếp lớn, và giữ vai trò “tai mắt” cho họ. Kiểu đồng nghiệp này thường không gây ảnh hưởng tiêu cực đến bạn nhưng bạn lại không biết sau lưng họ sẽ “báo cáo” những gì. Ví dụ: Mối quan hệ của bạn với một đồng nghiệp là thư ký của sếp hiện không được tốt cho lắm. Tuần tới, công ty của bạn có tổ chức chọn ra những người có đủ năng lực để thực hiện một dự án lớn tại Pari. Bạn là người có khả năng nên rất có thể sẽ là một trong số đó. Tuy nhiên vì đã có hiềm khích sẵn với đồng nghiệp đó nên cô thư ký này đã đi ”báo cáo” những điều không tốt về bạn với cấp trên.Vì vậy, rất có thể bạn sẽ bị mất cơ hội tốt đẹp lần này. Những thói quen tốt trong giao tiếp nơi công sở Trong công sở, bên cạnh những thói quen xấu mà nhiều người thường mắc phải và những thói quen đó đều không có lợi và thậm chí có thể gây ảnh hưởng tới công việc, nhưng có những thói quen lại giúp công việc của bạn hoàn thành tốt và nhanh hơn. Dưới đây là một vài thói quen mà bạn không ngờ tới lợi ích của nó: Đọc nhiều tài liệu và sách báo Đây là thói quen của không ít người ở chốn công sở. Thay vì phải tham gia vào một số khóa học trong giờ làm việc thì họ thường đọc các tài liệu, sách báo có liên quan đến lĩnh vực làm việc và cập nhập thêm các thông tin, kiến thức bên ngoài. Ví dụ: Gail Hernandez, người quản lý bộ phận tiếp thị tại New Hampshire đã kể một câu chuyện của bản thân cô đó là khi được giao nhận một dự án mới, có những kiến thức mới và khó hiểu. Thay vì phải đăng ký một lớp học cơ bản cô đã dành một thời gian nhất định trong giờ làm việc để đọc các tài liệu và sách báo liên quan. Sau một thời gian ngắn cô đã có được những kiến thức cô cần cho dự án và hơn nữa cô còn thu lượm được kiến thức về một lĩnh vực mới. Bỏ bớt những việc không liên quan và cần thiết Vấn đề ở đây là không phải họ bỏ lại không làm công việc được giao mà thường xem xét lại công việc và thời gian làm việc một ngày của mình. Nhận biết đâu là công việc quan trọng và cần quan tâm nhất để làm. Thay vì làm những công việc mà kết quả không đem lại lợi ích gì cho công việc, họ dành thời gian đó để suy nghĩ và hoàn thành công việc quan trọng hơn. Và họ luôn có sự tổ chức sẵn trong đầu, các công việc đều được lên kế hoạch, hơn thế, họ luôn là một người quyết đoán trong việc dàn xếp mọi công việc, làm những việc quan trọng và cần thiết trước. Hầu hết chúng ta đều có thói quen trả lời thư điện tử hay cửa sổ chat ngay khi chúng hiện lên màn hình. Thói quen này sẽ khiến bạn bị sao nhãng trong công việc và đôi khi sẽ lấy đi của bạn một khoảng thời gian mà bạn không nhận ra. Vì vậy, nhiều người đã tự quy định và sắp xếp một thời điểm nhất định trong ngày để dành thời gian cho nó mà không bị ảnh hưởng gì nhiều đến thời gian làm việc Ví dụ: Bạn nên kiểm tra thư vào buổi sáng khi đến cơ quan, sau khi ăn trưa về và trước khi tan sở. Điều này vẫn đảm bảo bạn có thể trả lời nhanh những thư thắc mắc gửi đến và không làm bạn bị mất tập trung khi đang làm việc khác. Tạo ra khoảng thời gian giải lao ngắn trong giờ làm việc Họ có thể cho phép mình nghỉ khoảng 5 phút trong giờ làm việc mỗi khi họ cảm thấy mỏi mệt và đi lại quanh phòng, uống một tách trà có thể giúp thư giãn đầu óc và lấy lại tinh thần để tiếp tục làm việc. Không quá cầu toàn trong mọi việc Trong cuộc sống cũng như công việc, những người cầu toàn luôn trì hoãn hoặc làm một công việc mất rất nhiều thời gian bởi vì họ mong muốn một kết quả hoàn mỹ. Điều này chưa hẳn là tốt bởi vì khó có việc gì có thể hoàn hảo. Một số người cũng ý thức việc quá cầu toàn trong công việc sẽ khiến cho công việc đôi lúc không mấy hiệu quả mà còn có thể bị chậm trễ và thật sự rất mệt mỏi. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ Nghi thức xã giao nơi công sở Những nghi thức ứng xử chốn công sở đã trở thành việc nên làm và đôi khi là bắt buộc phải làm. Tuy nhiên, không phải ai cũng chấp hành và thực hiện một cách nghiêm túc với nhiều lý do khác nhau. Cách hành xử văn hóa chốn công sở hay còn gọi là văn hóa ứng xử mang lại rất nhiều lợi ích. Thứ nhất, nó là thước đo sự văn minh của mỗi nhân viên. Thứ hai, nó góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại và thân thiện. Thứ ba, môi trường làm việc thân thiện tạo điều kiện cho nhân viên lao động hứng khởi và thoải mái. Nghi thức ứng xử chốn công sở là những điều “hiển nhiên biết” nhưng không hẳn là “hiển nhiên làm” của phần đông dân công sở. Đó có thể do ý thức hoặc có những trường hợp nhân viên chưa nhận thức được phải làm như thế nào để có một cách hành xử văn minh. Những kỹ năng cần biết khi giao tiếp nơi công sở Kỹ năng sử dụng điện thoại Trong công việc thời hiện đại, bạn thường phải dùng đến chiếc điện thoại như một công cụ làm việc hữu hiệu. Nếu không học cách sử dụng điện thoại, công cụ này có thể “giết chết” thời gian của bạn. Khi gọi điện thoại, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì. Có thể gạch đầu dòng trước những điều định nói và cần nói. Như thế bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho bạn và cho cả người nghe. Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng. Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và hạn chế nói chuyện phiếm. Những người dễ hoà đồng thì thích nói chuyện thân mật hơn.Hạn chế nói chuyện riêng. Nói chuyện phiếm thì vui nhưng nó làm mất thời gian và gây khó chịu cho người bên kia đầu dây khi họ đang bận rộn. Bạn có thể nói chuyện qua loa về thời tiết, thời sự nhưng đừng lôi chuyện gia đình ra làm đề tài. Hãy trả lời thẳng câu hỏi của đối tác. Tránh ậm ừ dễ tạo sự không chuyên nghiệp. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác. Nếu bạn đưa ra một phán đoán sai lầm cho người tin tưởng bạn, họ sẽ không bao giờ tin bạn nữa.Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi. Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp. Dưới đây là một vài lưu ý cơ bản cho bạn để tự tin hơn khi thực hiện một cuộc gọi cho khách hàng hoặc đối tác của bạn: Nếu bạn là người gọi điện thoại Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện. Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi. Mọi người thường có xu hướng đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại. Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh gọi cho người khác trước 6h sáng và sau 10h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải là lúc thích hợp để bạn bắt đầu trình bày một vấn đề với ai đó. Khi nói chuyện với người khác, việc tìm một không gian yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không thể duy trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung. Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng. Những thông tin như số liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng. Đừng bắt khách hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa để đính chính. Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng trước mặt người nghe, và sử dụng hết khả năng biểu cảm để thể hiện thành ý của mình. Việc hình dung họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gây cảm xúc bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình. Cần lưu ý những điểm sau: Là người chủ động gọi, nếu thực sự bạn cần họ. Đừng gọi quá sớm hay quá trễ. Những cuộc gọi không quan trọng có thể để cho trợ lý hoặc thư ký lo, những vấn đề quan trọng nên được chính bạn nói. Đừng gửi lời nhắn vào hộp thư thoại trả lời sẵn. Nếu họ đi vắng có thể gọi di động hoặc gọi lại sau. Đừng thúc giục người đối diện nhanh chóng đưa ra câu trả lời, đừng khiến họ ám ảnh với các cuộc gọi của bạn. Điện thoại rất tiện lợi nhưng nếu bạn lạm dụng nó, đối tác và khách hàng có thể cảm thấy đang bị đeo bám. Nếu bạn là người nghe điện thoại Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo được thiện cảm cho người nghe. Thông thường, chúng ta có thể nói “Đây là.... xin kính chào quí khách” hoặc “Tôi là…. Xin chào bạn…” Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại. Điều này giúp người gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn. Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác. Điếu này giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi. Việc lắng nghe và tỏ ra mình đang lắng nghe là một phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp. Bạn có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi: dạ, vâng... Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng. Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là cần thiết phải kiểm tra lại. Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm thấy cần. Xin lỗi và thương lượng khéo léo nếu bạn cần chấm dứt cuộc trò chuyện để giải quyết một công việc khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại ngay khi có thể, tùy vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo và tế nhị. Cần lưu ý những điểm sau: Đừng đợi chuông reo quá 3 lần rồi mới nhấc máy. Nếu tình thế bắt buộc không thể nhấc ngay, hãy xin lỗi họ và nói lý do. Mọi người đều nên có trách nhiệm trả lời điện thoại. Nếu người chịu trách nhiệm trực điện thoại đi vắng, bạn hãy chủ động ra nghe và chuyển điện thoại nếu cần. Đừng trả lời điện thoại khi đang ăn. Người bên kia có thể nghe rõ tiếng nhai của bạn. Đừng nói quá to hoặc quá nhỏ. Nếu nơi làm việc cho phép bạn nghe nhạc thì hãy đeo tai nghe hoặc vặn vừa đủ nghe. Tránh gây tiếng ồn làm ảnh hưởng đến tốc độ làm việc của đồng nghiệp và phá vỡ bầu không khi yên tĩnh chốn văn phòng. Những điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng không phải ai cũng chấp hành và thực hiện một cách nghiêm túc. Nếu bạn có cuộc gọi quan trọng và không thể không nghe, hãy ra ngoài nói chuyện. Điều này vừa giúp bạn thoải mái vừa không làm ảnh hưởng đến đồng nghiệp. Kỹ năng thuyết trình Nhiều người cảm thấy lo lắng, thậm chí hoảng sợ khi phải thuyết trình trước đông người. Nhưng trong công việc, nếu thuyết trình tốt, bạn sẽ có cơ hội để khẳng định mình với sếp cũng như các đồng nghiệp, tạo bàn đạp đi tới thành công. Với giá trị như thế nên bạn tuyệt đối không nên chủ quan, lơ là trong khâu chuẩn bị cho buổi thuyết trình. Nói hay là một chuyện nhưng nói trước đông người thế nào cho thuyết phục lại là chuyện khác, đòi hỏi bạn khả năng quan sát nhanh nhẹn, ứng phó linh hoạt và tự tin. Những gì bạn sắp nói, quan điểm sống của bạn ít nhiều tác động đến cách nghĩ của mọi người. Sau đây là 5 nguyên tắc giúp bạn có được buổi diễn thuyết thành công nơi công sở: Giới thiệu và nhắc lại các ý chính Hầu hết, những bài thuyết trình đều có mục đích rõ ràng và ý nghĩa quan trọng. Vì vậy, bạn nên làm việc nghiêm túc, tập trung để có được một bài phát biểu lôi cuốn. Khi bắt đầu thuyết trình nên thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của khán thính giả như: đưa ra sự thông báo, các số liệu thống kê hay là những câu bông đùa nào đó, những lời trích dẫn nổi tiếng chẳng hạn… Hãy thu thập tài liệu và tổ chức nội dung bài diễn thuyết theo những ý chính để khán giả tiện theo dõi. Nên nhớ rằng, không phải ai nghe qua cũng hiểu ngay nội dung bạn định nói. Thậm chí có những người mù tịt về những gì mà bạn đang đề cập. Bởi vậy, bạn phải hướng họ đi theo những luận điểm trong bài thuyết trình. Những luận điểm đó sẽ giúp khán giả hình dung được những gì mà họ đang nghe và hiểu hơn về nội dung bạn muốn chia sẻ. Trong quá trình nói chuyện, thi thoảng, bạn nên nhắc lại các ý chính để khắc sâu hơn trong tâm trí người nghe. Với những người quen hùng biện, họ gọi đây là quy tắc “nêu những gì sẽ nói và nhắc lại điều đã nói”. Nói chuyện bằng mắt Nói như thế không có nghĩa là bạn cứ nhìn chằm chằm vào người ta, nhưng khi bạn nhìn vào người nghe, họ sẽ cảm thấy bạn đang thực sự nói chuyện với họ chứ không phải là với căn phòng mà họ đang đứng, họ sẽ chú ý hơn vào bài phát biểu của bạn. Đừng hướng ánh mắt của bạn lên trần nhà hay bất cứ nơi nào khác bởi điều đó gây cho người ta cảm giác bạn đang không tự tin. Khi bắt gặp ánh mắt của ai đó đang nhìn bạn, hãy dừng lại vài giây. Tuy nhiên bạn không nên nhìn quá lâu hay tỏ ra thiếu tự nhiên bởi đây là điểu tối kị khi diễn thuyết. Cố gắng duy trì ánh mắt tự nhiên như lúc nói chuyện với một người quen vậy. Nếu bạn cảm thấy thật khó để nhìn vào mắt người ta, bạn có thể nhìn vào khoảng giữa lông mày của họ(nhìn theo kiểu chữ W hoặc M). Như thế sẽ khiến bạn không còn bối rối hay thiếu tự nhiên mà còn khiến người đối diện cảm giác bạn đang nhìn vào mắt họ, tăng được sự tin cậy, sự thích thú tập trung của khàn giả hơn. Tự nhiên, tự tin Bạn đã bao giờ tự đặt câu hỏi, tại sao một số người có thể nói chuyện rất lôi cuốn trong khi một số khác gây cho người ta cảm giác tẻ nhạt và nhàm chán khi nói chuyện? Thực tế, có nhiều yếu tố tạo nên một buổi diễn thuyết hấp dẫn nhưng cách nói chuyện tự nhiên của người diễn thuyết đóng vai trò không nhỏ. Để cho cách nói của mình được tự nhiên, không quá gò bò sách vở, bạn hãy linh động, thường xuyên thay đổi âm lượng, âm điệu lên bổng, xuống trầm cũng như cảm xúc như thể bạn đang nói chuyện hằng ngày với bạn bè, đồng nghiệp. Một người bình thường có thể đọc 200 đến 300 từ trong một phút và có thể nói 100 đến 150 từ cũng trong khoảng thời gian đó. Nếu cứ nói một cách đều đều, không âm điệu, không cảm xúc, khán giả sẽ cảm thấy bạn không phải đang nói mà là đọc, đọc với tốc độ chậm rãi, từ từ khiến người nghe sốt ruột. Đây chính là nguyên nhân gây nên sự mất tập trung. Vì thế, giữ cho lời nói, hành động thật tự nhiên là yếu tố quan trọng giúp bạn thành công. Tìm hiểu về không gian, địa điểm thuyết trình Nói chuyện trước công chúng là việc dễ gây cho bạn sự lo lắng, căng thẳng, vì vậy, bạn nên chú ý đến cả những chi tiết nhỏ để phòng ngừa tình huống bất ngờ xảy ra. Đó là nguyên nhân tại sao chúng tôi khuyên bạn dành chút thời gian ngó qua phòng thuyết trình, để xem cách bố trí đồ đạc, điểm đặt máy chiếu, vị trí bạn sẽ đứng và mọi người sẽ ngồi đâu, nếu có thể bạn hãy tập thuyết trình trước tại địa điểm mà bạn chuẩn bị thuyết trình sắp tới. Nếu quá bận rộn không đến xem phòng trước được, bạn cũng nên tìm hiểu qua vài thông tin chủ chốt: diện tích phòng và lượng khán giả. Nếu bạn chỉ thuyết trình trước 20 người nhưng căn phòng lại có thể chứa tới 100 người, bạn phải chuẩn bị để nói to, rõ hơn, vừa nói vừa có sự di chuyển vị trí cho hợp lý, không di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm. Nhiệt độ, ánh sáng trong phòng cũng là yếu tố cần tìm hiểu bởi nếu không biết rõ điều này, bạn có thể bị lạnh cóng hay tệ hơn là đổ mồ hôi khi thuyết trình. Cuối cùng hãy báo trước cho những người liên quan chuẩn bị những gì bạn cần khi thuyết trình như micro, loa, máy chiếu... Tất nhiên, đây chỉ là những yếu tố tiểu tiết, tuy nhiên càng chu đáo bao nhiêu thì bài thuyết trình của bạn sẽ thành công bấy nhiêu. Nhanh chóng bỏ qua lỗi khi thuyết trình Cho dù bạn có luyện tập kĩ bao nhiêu đi nữa thì vẫn có thể mắc một vài lỗi nhỏ khi thuyết trình. Đây là tình huống không ai muốn gặp và bạn nên chuẩn bị tâm lí ứng phó. Bạn cần phải nghiêm túc với chính mình nếu muốn người nghe tôn trong bạn. Những lỗi về phát âm có thể xảy ra, đôi khi vì nói nhanh, bạn có thể bị vấp nhưng đừng quá bận tâm đến đó. Đa số người nghe không để ý đến lỗi nhỏ đó mà chỉ tập trung vào nội dung của bài thuyết trình. 9 lần bạn mắc lỗi, khán giả đều bỏ qua thì đến lần thứ 10 họ cũng chẳng để tâm làm gì. Khán giả chỉ quan tâm bạn đang trình bày nội dung gì, điều đó có ý nghĩa thế nào với họ mà thôi. Vì vậy nếu bạn cứ để ý đến lỗi của mình, vô tình bạn đã kéo khán giả tập trung vào đó. Tốt hơn hết, bạn cứ bỏ qua những lỗi ấy thật nhanh, giữ thái độ bình tĩnh và lấy nội dung bài nói để ghi điểm. Có rất nhiều hình thức thuyết trình được công chúng quan tâm từ những kiểu thông thường đến chính thống, kiểu dành cho một người nghe đến hàng vạn người nghe. Vì thế, không có quy tắc riêng cho mỗi kiểu bài. Năm quy tắc trên sẽ giúp bạn chuẩn bị kĩ càng hơn cho bài thuyết trình của mình. Nếu bạn biết vận dụng chúng một cách phù hợp, bạn sẽ gặt hái được những thành công ngoài mong đợi. Để viết một email hiệu quả Tiêu đề đúng chủ đề Tiêu đề của một bài báo luôn có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của độc giả và cho họ biết nội dung chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc tiếp không. Tiêu đề của e-mail cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề e-mail ngắn gọn nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề e-mail. Không ai muốn nhận phải thư rác; vì vậy, nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra Bạn cũng đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail bởi việc này cũng giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên. Một chủ đề, một e-mail Nếu bạn muốn trình bày nhiều vấn đề với ai đó, hãy viết e-mail riêng cho từng chủ đề. Khi đó, người nhận sẽ dễ dàng sắp xếp để trả lời tất cả e-mail của bạn. Vì một số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn, nhưng một số khác họ cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Việc viết những e-mail riêng rẽ cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ ràng hơn. Cũng giống như thư tín thương mại truyền thống, nội dung e-mail nên cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến điều muốn nói, nêu rõ lý do viết e-mail trong đoạn đầu. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi Hãy cho người nhận e-mail biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào, chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc, bao gồm tên, chức vụ và số điện thoại trong e-mail (kể cả e-mail nội bộ). Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất họ làm thế càng cao hơn. Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên. Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức. Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng. E-mail nội bộ - Cũng cần chuyên nghiệp Bạn nên thường xuyên kiểm tra e-mail mà sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn và nhanh chóng trả lời, vì chúng thường liên quan đến các dự án cần hoàn thành đúng tiến độ, thông tin cập nhật, thông báo họp… Tuy nhiên, bạn cũng cần viết e-mail nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như e-mail gửi ra ngoài vì người nhận email của bạn hoàn toàn có thể in chúng ra cho nhiều người khác đọc. Vì thế, bạn nên dùng công cụ kiểm lỗi chính tả và tuyệt đối tránh dùng từ lóng. Các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ Trang phục Các nhân viên rất dễ mắc phải sai lầm này khi đến nơi làm việc. Hầu hết họ đều không nhận ra là họ đã mắc lỗi. Sai lầm này tưởng chừng rất nhỏ nhưng lại khiến cho hình ảnh của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và cản trở bước tiến của bạn trong tương lai. Dưới đây là một số góp ý về cách mặc trang phục nơi công sở: Đối với nam - Mùa nóng mặc bộ complete màu nhạt, vải mỏng hoặc không mặc áo vest (chỉ mặc áo sơ mi dài tay hoặc ngắn tay bỏ trong quần, có hoặc không thắt caravatte). - Mùa lạnh mặc bộ complete màu sẫm, vải dày (tuỳ điều kiện, ngoài mặc áo khoác ấm như: pa-đờ-suy, blu-dông), có thắt caravatte, đi giày hoặc dép có quai hậu. Đối với nữ - Mùa nóng mặc áo dài truyền thống. - Mùa lạnh mặc bộ complete nữ màu sẫm, vải dày, hoặc áo dài có khoác áo măng-tô với thân dài hơn áo; ngoài mặc áo khoác ấm tuỳ điều kiện, đi giày hoặc dép có quai hậu. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp có thể hướng dẫn quy định các y phục trong giờ làm việc ở công sở, đón tiếp, gặp gỡ khách hàng, đối tác… Doanh nghiệp có thể quy định mặc đồng phục theo một số ngày trong tuần, trong từng bộ phận hoặc tiến đến mặc đồng phục hoàn toàn. Trong trường hợp doanh nghiệp khó khăn hoặc chưa may được đồng phục cho cán bộ nhân viên thì đối với nam có thể mặc quần âu sẫm màu, áo sơ mi trắng bỏ trong quần, đi giày hoặc dép có quai hậu. Riêng với nữ thì có thể tự chọn trang phục nhưng phải ăn mặc sao cho phù hợp với hoàn cảnh hiện tại cũng như văn hóa của doanh nghiệp. Mỗi lĩnh vực hoạt động có những quy tắc ăn mặc riêng, tuy nhiên, 10 điều sau đây sẽ giúp bạn biết lựa chọn trang phục phù hợp nhất cho mình trong mọi hoàn cảnh và môi trường công sở: 1. Ăn mặc lịch sự Dù trong môi trường nào, bạn cũng không nên mặc quần quá chật, váy ngắn quá mức hoặc để lộ một khoảng rộng, khoét sâu ở cổ áo sơ mi. Chris Hauri - người sáng lập Miror Image, một công ty tư vấn hình ảnh và nhận diện thương hiệu ở Chicago, cho rằng trang phục của bạn ảnh hưởng đến nhận thức trong kinh doanh, xây dựng hình ảnh trong trí nhớ của khách hàng. 2. Không có ngày ngoại lệ Theo Lizandra Vega, tác giả của "Hình ảnh thành công với những ấn tượng tốt, một công việc như ý", dù là ngày cuối tuần, bạn cũng không nên chọn những trang phục theo kiểu quá thoải mái như quần soóc, quần đùi ngắn, áo hai dây... Những trang phục này tạo cho đồng nghiệp và khách hàng cảm giác bạn là người thiếu chuyên nghiệp, ăn mặc tùy hứng, không tôn trọng văn hóa công ty. 3. Chọn giày phù hợp Quần áo là một phần nhưng bạn cũng không được bỏ qua việc chọn giày cho phù hợp. Vega gợi ý rằng, bạn nên chọn giày hở mũi để cơ động và sẵn sàng bắt tay ngay vào công việc trong khi Hauri lại khuyên nên chọn giày cao gót mới là hợp thời trang. 4. Tôn trọng nhà lãnh đạo Bạn không chắc chắn mặc gì là phù hợp với một cuộc họp giao ban cuối tuần hay buổi đón tiếp cấp lãnh đạo. Cố gắng quan sát xung quanh để định hướng cho mình trang phục phù hợp. Đặc biệt, khi có lãnh đạo tham dự, bạn cần quan sát xung quanh, nắm bắt vấn đề nhanh nhạy để thể hiện sự tôn trọng lãnh đạo qua cách ăn mặc của mình. Mỗi cán bộ nhân viên khi đến nơi làm việc phải đeo thẻ ảnh có ghi rõ họ tên, chức vụ; trước cửa các phòng ban và trên bàn làm việc phải có biển đề tên, chức vụ (nếu có) để khách có thể dễ dàng tìm kiếm và thuận tiện trong khi liên hệ công việc. Một bộ quần áo sạch sẽ, ủi là thẳng nếp, giản dị, phù hợp với thân hình, địa vị người mặc, hợp thời trang thể hiện sự tự trọng, thái độ nghiêm túc, lịch sự trong giao tiếp sẽ gây ấn tượng tốt, dễ gần, thân thiện ngay khi mới tiếp xúc lần đầu. Bởi lẽ, trước tiên mọi người nhìn thấy rồi sau mới nghe thấy chúng ta, rồi nữa cách ăn mặc biểu hiện cách sử xự lịch thiệp của chúng ta mà không cần chúng ta phải phát ngôn. Do đó, doanh nghiệp phải xoá bỏ ngay các cách ăn mặc tuỳ tiện, thiếu nghiêm chỉnh như sau: Áo sơ mi bỏ ngoài quần. Mặc áo phông, quần bò, quần bó ống, váy quá ngắn, trang phục hở hang khêu gợi, lòe loẹt, lố lăng không phù hợp với thẩm mỹ. Đi dép lê trong văn phòng làm việc. Đội mũ (mũ cát, mũ phớt, mũ nồi, mũ len…) trong phòng họp. Cắt tóc theo kiểu quái đản, kinh dị, khác người hoặc nhuộm tóc màu chạy theo mốt của các diễn viên điện ảnh, nghệ sĩ… Đeo kính đổi màu trong văn phòng làm việc. Ví dụ: Ngày phỏng vấn để xin việc, mặc dù bạn có một kiến thức rất tốt nhưng nếu bạn ăn mặc lề mề, không gọn gàng cho dù đó chỉ là việc bạn quên bén đi việc bẻ ngay ngắn lại cái cổ áo trước khi đi phỏng vấn thôi thì chắc chắn một điều rằng các nhà tuyển dụng khó mà nhận bạn vào làm được. Bắt tay Bắt tay là một nghi thức lễ tân, xã giao, một nét văn hoá trong giao tiếp nói chung và trong giao tiếp chốn công sở nói riêng. Bắt tay là một động tác xã giao thông thường khi người ta gặp nhau hoặc giã từ nhau. Nó là một nghi thức rất quan trọng đối với những cán bộ, công chức, những nhà kinh doanh… Có 3 bước bắt tay cơ bản: Bước 1: Tiến gần tới ai đó, cách khoảng 30cm. chìa tay hơi chéo so với ngực, ngón tay cái chĩa thẳng. Bước 2: Nắm tay lại, ngón tay cái khít với ngón tay cái của đối phương, nắm chặt tay họ mà không siết chặt. Bước 3: Lắc tay đối phương 2, 3 lần rồi bỏ ra. Cần tuân thủ các nguyên tắc sau khi bắt tay đối tác hoặc giữa đồng nghiệp vối nhau… Nam giới với nhau nên nắm cả bàn tay, siết chặt rồi giữ ít lâu. Giữa nam và nữ thì người nữ chỉ nên nắm hờ, nam không nên siết chặt hoặc nắm quá lâu làm bàn tay mềm yếu của người nữ bị đau, nhất là khi người nữ đeo nhiều nhẫn trên các ngón tay. Cần bắt tay với tư thế bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau, tư thế đứng thẳng người, chỉ chìa tay phải ra; người đứng ở chỗ cao không được chìa tay ra để bắt tay với người đứng ở chỗ thấp hơn. Bắt bằng tay phải (trừ trường hợp không thể được). Không nên bắt bằng tay trái vì như thế là vô lễ. Vừa bắt tay vừa ngậm thuốc lá, lại đút tay khác vào túi quần là điều tối kỵ. Phụ nữ có thể mang găng khi bắt tay, riêng đối với nam giới thì điều đó là không thể chấp nhận được. Trao và nhận danh thiếp Trao tặng danh thiếp cho nhau cũng là một nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ, một nét văn hoá đời thường. Bởi vì qua danh thiếp người ta có thể biết được phần nào về trình độ học thức, công việc và địa vị xã hội của nhau. Việc trao danh thiếp cũng cần đúng một vài quy tắc sau: Nên in danh thiếp bằng ngôn ngữ chính của đất nước mình bởi vì đó là niềm tự hào, lòng tự trọng của dân tộc Việt Nam với thế giới. Lần đầu tiên đến liên hệ công tác với một cơ quan nào đó, bạn đưa danh thiếp vào trước cho thư ký để xem người ta có đồng ý tiếp mình hay không. Nếu là lần gặp gỡ đầu tiên đối với đối tác của mình thì việc trao danh thiếp thuộc về người chủ. Khi trao danh thiếp: Đưa mặt có chữ về phía người nhận. Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao. Đưa bằng hai tay. Vừa đưa vừa tự giới thiệu về họ và tên. Khi nhận danh thiếp: Nhận bằng hai tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập. Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi. Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì hãy xin lỗi và hẹn lần sau. Ngày nay, có một số người lại lạm dụng nó như để quảng cáo, tô vẽ bản thân của họ. Tránh in danh thiếp quá mỏng manh, loè loẹt, cầu kỳ, hoặc quá nhiều chức danh mà chẳng có liên quan, phù hợp gì với doanh nghiệp, tổ chức mà bạn đang làm việc. Ví dụ: TS.Vật lý , Th.S Kinh tế, TGĐ kiêm Chủ tịch HĐQT… Hoặc có những người thích lễ nghĩa cũng tự in danh thiếp cho bản thân nhưng chức danh lại đề rất tầm thường như: Nội trợ, nhân viên,… Về học vị, học hàm bạn có thể thêm vào trước tên nhưng phải đúng với ngôn ngữ đang sử dụng để tránh bị hiểu nhầm. Phần địa chỉ cơ quan, nhà riêng (nếu có thể) thì bạn nên in thêm phần tiếng Việt có đủ dấu để người đọc đỡ phải mất công đoán chữ. Ví dụ: B.S NGUYỄN VĂN A (sẽ bị hiểu thành Bác sĩ A chứ không phải là Cử nhân Khoa học A) hoặc M.A CAO THỊ HUỆ (bị hiểu thành Ma Cao Thị Huệ chứ không phải là Thạc sĩ Văn chương Cao Thị Huệ). Cử chỉ, điệu bộ, nét mặt Dáng điệu, cử chỉ, nét mặt là một phương tiện giao tiếp quan trọng mang tính phi ngôn ngữ. Nhìn chung đối với cán bộ, công chức về căn bản phải có các yếu tố sau: Điệu bộ chững chạc, khoan thai. Không ngồi rung đùi, nhổ râu khi tiếp khách. Tư thế ngồi của người giao tiếp, có thể nói lên rất nhiều về bản thân con người, cũng như anh ta đang nghĩ gì, muốn gì vào thời điểm đó. Những người đang cảm thấy mình đang bị kích thích, bị đe doạ tấn công, có bản tính rụt rè… sẽ ngồi hai chân bắt chéo vào nhau theo lối cổ điển và có thể kèm theo hai tay khoanh trước ngực đặc biệt là những người đi phóng vấn xin việc. Tặng quà Tặng quà ngày nay được xem là một nét văn hóa trong giới kinh doanh hiện đại. Nó là cả một nghệ thuật giao tiếp quan trọng trong kinh doanh, buộc những người trong cuộc phải có những hiểu biết nhất định nếu muốn hợp tác kinh doanh thành công với các đối tác đến từ các nền văn hóa khác nhau. Tặng quà phải làm sao truyền tải được những thông điệp ý nghĩa, hợp tác chân thành mới được gọi là văn hóa tặng quà trong kinh doanh. Không đơn thuần là phép lịch sự…trong kinh doanh, tặng quà không hẳn chỉ là những vấn đề tuân theo những quy ước của phép lịch sự. Nó chính là nghệ thuật giao tiếp thương mại góp phần thúc đẩy kinh doanh thành công. Biết tặng quà đúng cách thì món quà sẽ góp phần giúp bạn xây dựng và duy trì mối liên hệ lâu dài. Có ba yếu tố quan trọng để việc tặng quà thúc đẩy kinh doanh thành công: tặng đúng mục đích, đúng thời điểm và quà tặng phải có giá trị. Tặng đúng mục đích: Là doanh nhân, trước khi tặng quà bạn cần phải xác định rõ ràng mục đích quà tặng của bạn với đối tác. Nếu bạn tặng quà để thể hiện sự hợp tác chân thành, mong muốn duy trì mối quan hệ lâu dài, nó phải thể hiện được qua cả cách thức chọn và trao quà tặng. Tặng đúng thời điểm: Không phải bất cứ lúc nào bạn tặng quà, đối tác cũng sẽ nhận. Tùy vào từng điều kiện cụ thể và phụ thuộc vào văn hóa ứng xử trong giao tiếp khác nhau, bạn nên tìm hiểu để tặng quà đúng thời điểm. Ví dụ: Người Nhật chỉ nhận quà sau khi đã kết thúc buổi gặp mặt hoặc kí kết xong một hợp đồng nhưng ngược lại, các đối tác đến từ Brazil thường rất vui khi nhận được những món quà tặng thân thiện trước khi vào bàn họp… Quà tặng phải có giá trị: Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc tặng quà. Tuy nhiên, giá trị ở đây không đơn thuần chỉ có nghĩa là đắt tiền mà phải thể hiện được giá trị tinh thần sâu sắc. Một món quà tặng có giá trị tinh thần còn phải thể hiện được sự tôn trọng văn hóa, tập quán của người nhận. Ví dụ: Người Nhật, người Trung Quốc rất kị số 4 và số 9 bởi đó là những con số “tử” đối với họ, hay như người Hàn Quốc không thích được tặng các vật sắc, nhọn bởi họ cho đó là biểu tượng của sự cắt đứt mối quan hệ… Lời nói nơi công sở Nghi thức lời nói cũng là một bộ phận cấu thành nên “Văn hoá doanh nghiệp”. Lời nói nơi công sở phải đảm bảo có tính chính xác, tránh đưa tin đồn nhảm, thất thiệt, mơ hồ, hoặc không có thực. Lời nói nơi công sở cần đảm bảo tính trang trọng vì nó đại diện cho biểu tượng văn hoá của doanh nghiệp đó. Trong giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các đồng nghiệp với nhau hoặc với khách hàng phải có thưa gửi đàng hoàng, có chủ ngữ rõ ràng, những câu nói xã giao như: cám ơn, cảm tạ, xin lỗi, làm ơn… Tránh nói những lời tục tĩu tại nơi làm việc, không làm người khác khó chịu vì lối nói chuyện như “ăn to nói lớn”, nói nhanh, bộp chộp, hay xen vào chuyện người khác. Không nên gió chiều nào che chiều ấy mà cần phải học cách nói lời của chính mình: Sếp luôn trọng dụng và quý những nhân viên có đầu óc, có suy nghĩ riêng. Nếu như bạn là người mà người khác nói gì thì mình nói ấy thì bạn dễ bị mọi người quên mất sự tồn tại của bạn và địa vị của bạn ở trong cơ quan cũng chẳng cao cả gì. Có đầu óc thì dù chức vụ của bạn ở trong cơ quan như thế nào, bạn cũng cần phải biết nói lên tiếng nói của mình, nên dũng cảm nói lên cách suy nghĩ của mình. Có gì thì bình tĩnh nói, tránh biến cuộc nói chuyện thành cuộc thi hùng biện: Bạn cần sống hòa bình, gần gũi với mọi người trong cơ quan, nói năng phải nhẹ nhàng, nhất là phải có trên dưới rõ ràng, không được nói theo kiểu ra lệnh. Tuy là đôi khi ý kiến của mọi người khác nhau, bạn có ý kiến thì vẫn có thể bảo lưu được, nếu không vi phạm nguyên tắc thì không nhất thiết phải bảo vệ sống còn. Nếu như bạn chỉ thích nói và bắt mọi người nghe thì e rằng đồng nghiệp sẽ dần rời xa bạn. Nói năng cũng phải biết giữ chừng mực, điều quan trọng là phải nói đâu ra đấy: Thái độ nói năng bất chấp tất cả; ngôn ngữ cơ thể lịch sự; ăn nói hài hước... đó đều thuộc phạm trù nghệ thuật nói. Tất nhiên, điều quan trọng là bạn phải có lòng tự tin, biết được nghệ thuật nói năng. Như vậy bạn sẽ càng tự tin hơn, ăn nói hấp dẫn hơn. Đừng có khoe khoang mình ở cơ quan: Nếu bạn là người rất giỏi chuyên môn, nếu bạn được sếp trọng dụng thì những điều này có trở thành vốn khoe khoang của bạn hay không? Nếu bạn như thế thì dễ làm đồng nghiệp khó chịu. Về cách thức xưng hô trong lời nói nơi công sở tùy yêu cầu đảm bảo tính khách quan, trang trọng, song cũng tuỳ từng hoàn cảnh để chọn lựa cho phù hợp: Đối với những người cùng cơ quan: Bạn không cần thiết phải phân vân về việc chào hỏi một số người mà bạn không biết gì về cá nhân họ - Đó là những người thuộc phòng, ban khác cùng đi chung thang máy với bạn, bảo vệ cơ quan, người điều khiển thang máy hoặc giám đốc công ty. Trong quan hệ giữa các đồng nghiệp: Không nên dùng cách xưng hô kiểu “chú cháu” trong khi đang thi hành công việc. Tuỳ theo hoàn cảnh, tình huống có thể sử dụng các từ khác thay thế như: ông, bà, ngài… Xưng hô đối với lãnh đạo: Không nên gọi giám đốc, người giám sát bằng tên riêng trừ phi họ cho phép bạn gọi như thế. Nghi thức lời nói nơi công sở là một vấn đề mang tính thông lệ, quy ước được tạo lập bởi những chuẩn mực truyền thống dân tộc và tập quán. Cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp phải rèn luyện liên tục và coi đó như là một phần không thể thiếu trong những nền tảng để xây dựng một nền văn hoá doanh nghiệp hiện đại. Giải quyết mâu thuẫn đúng cách Ý kiến khác nhau trong công việc là điều hết sức bình thường và cần thiết để có những thay đổi, sáng tạo, để giải quyết vấn đề cũng như cải thiện hiệu quả công việc. Nhưng hiểu rõ những tác dụng tích cực của sự khác biệt ý kiến trong công việc không làm cho việc giải quyết những mâu thuẫn dễ dàng hơn. Mâu thuẫn với đồng nghiệp có thể làm bạn rất khó chịu, và nếu bạn không biết cách giải quyết, kết quả sẽ là những bất đồng gay gắt và ảnh hưởng đến công việc của cả hai bên. Bạn vẫn có thể tránh những cuộc đấu đá không cần thiết và chuyển từ tình huống tiêu cực sang tích cực, và đem lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên theo những giải pháp sau: Hãy chuẩn bị kỹ Hãy chuẩn bị cho một cuộc nói chuyện thẳng thắn. Bạn cần phải biết vai trò của mình, và hãy cố gắng hiểu kỹ hơn đồng nghiệp của mình. Trước khi nói chuyện với họ, bạn hãy "hiểu rõ bản chất thực của mâu thuẫn". Có ba loại mâu thuẫn thường gặp: Công việc: bất đồng về công việc đang thực hiện. Mối quan hệ: mâu thuẫn xuất phát từ mối quan hệ giữa bạn và người kia. Quan điểm: hai người có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau Hiểu rõ điều này có thể giúp bạn có cách bắt đầu câu chuyện rõ ràng hơn. Đầu tiên, hãy nói cho đồng nghiệp của bạn biết bản chất mâu thuẫn hai bên đang gặp phải và hỏi thử anh ấy có thấy vấn đề giống bạn không. Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, đừng đem cảm xúc cá nhân vào câu chuyện. Mâu thuẫn sẽ dễ dàng được giải quyết bằng những cái nhìn khách quan thay vì cảm xúc cá nhân. Ngoài ra, hãy chuẩn bị đủ thời gian cho buổi nói chuyện này để bạn có thể tìm được giải pháp. Hãy nói chuyện trực tiếp, ở một nơi riêng tư nếu có thể, đừng dùng email hay điện thoại chỉ vì bạn cảm thấy ngại, vì email hay điện thoại sẽ hạn chế những hiệu quả của một cuộc trao đổi nghiêm túc. Xác định mối quan tâm chung Để bắt đầu một cuộc nói chuyện khó khăn một cách đúng đắn, điều quan trọng là bạn và đồng nghiệp của mình phải xác định những gì cả hai đang có cùng quan điểm. Có thể đó là mục tiêu chung của cả nhóm, hay những quy định cả hai cùng đồng ý. Hãy thử bắt đầu "Cả hai chúng ta đều muốn có một kế hoạch tốt để giúp công ty phát triển lên một nấc mới." hoặc "Chúng ta đã từng có chung quan điểm về quyết định này." Hãy nhớ rằng, đây phải là mục tiêu chung mà cả bạn lẫn người đồng nghiệp kia thật sự quan tâm, chứ không phải là điều bạn cho rằng anh ấy cũng quan tâm. Điều này sẽ cho người kia thấy rằng bạn thật sự muốn điều tốt cho cả hai bên, chứ không phải là bạn chỉ quan tâm đến bản thân bạn. Hãy biết lắng nghe Cho dù bạn nghĩ rằng bạn đã hiểu quan điểm của đồng nghiệp mình, bạn nên lắng nghe những gì anh ấy nói. Bạn có thể đặt những câu hỏi giúp bạn hiểu thêm về cách nhìn nhận vấn đề của anh ấy và xác định rõ hơn liệu bạn đang gặp bất đồng về quan điểm, về trách nhiệm công việc hay về lợi ích mỗi bên. Như vậy, bạn sẽ không phải "đoán xem điều gì xảy ra" mà phải chủ động lắng nghe. Đừng giả vờ nghe mà phải lắng nghe và hiểu những gì anh ấy nói. Lắng nghe một cách chủ động và cởi mở khi đồng nghiệp của bạn giải thích có thể giúp bạn hiểu thêm về những thông tin quan trọng đem lại giải pháp cho bất đồng bạn đang gặp phải. Hoặc bạn có thể giúp anh ấy một vài lời khuyên mà anh ấy đang cần. Một không khí cởi mở, thân thiện sẽ giải quyết vấn đề tích cực hơn. Về phía bạn, hãy mở lòng để chia sẻ vấn đề của bạn. Đừng chỉ trích hay đổ lỗi cho người khác, hãy cho anh ấy biết mục tiêu của bạn. Nếu anh ấy có những câu hỏi thẳng thắn, hãy cho anh ấy cơ hội để nói hết những gì làm anh ấy hiểu nhầm. Đưa ra giải pháp Khi mọi thứ đã được làm rõ, hãy đưa ra giải pháp. Sử dụng những thông tin bạn có được trong buổi nói chuyện đó để đưa ra một giải pháp mới tốt nhất cho cả hai bên. Đừng để trong lòng những ý kiến gây tranh cãi. Nếu đồng nghiệp của bạn không đồng ý với giải pháp bạn đề xuất, hãy cố gắng kéo anh ấy vào quá trình giải quyết vấn đề rốt ráo và có lợi cho cả hai bên. Nếu tình hình trở nên tệ hơn... Cho dù bạn đã có chuẩn bị chu đáo, vẫn có khả năng cuộc nói chuyện sẽ trở nên tồi tệ hơn. Những cuộc trao đổi sẽ trở thành cuộc đấu khẩu nếu một trong hai bên đưa vào những cảm xúc cá nhân. Nếu bạn bắt đầu cảm thấy không khí nóng lên, hãy tìm cách đưa câu chuyện trở về những mối quan tâm chung. Hãy tập trung vào mối quan hệ trong tương lai. Bạn có thể không giải quyết được mâu thuẫn dựa trên những vấn đề của quá khứ, nhưng bàn về những mối quan tâm trong tương lai, bạncó thể hòa giải bất đồng. Nếu đồng nghiệp của bạn trở nên quá khích, tốt nhất bạn nên tạm ngưng buổi nói chuyện. Bạn có thể ra khỏi phòng hoặc tạm thời ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh. Cách này sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Bạn có thể thử thay đổi cách nói chuyện: dùng bảng, dùng giấy để thảo luận, thậm chí có thể đề nghị tiếp tục câu chuyện trong lúc ăn tối. Bạn sẽ tạm thời ngăn sự quá khích của anh ấy, cũng như tránh làm tăng sự mâu thuẫn giữa hai người. Nếu tất cả những cách này đều không hiệu quả, hãy rút lui và tìm một người thứ ba để giải quyết. Tình huống ví dụ về vấn đề tránh bất đồng nơi công sở: Tổng kết cho thấy năm ngoái, công ty thu lợi nhuận vượt xa chỉ tiêu nên tổng giám đốc quyết định chi một số tiền lớn cho nhân viên. Trưởng phòng nhân sự giao cho bạn cùng một đồng nghiệp trong phòng lên kế hoạch khen thưởng cho nhân viên với số tiền ấy. Bạn đề nghị nên tổ chức cho nhân viên đi du lịch nước ngoài vì từ trước đến giờ công ty chưa khen thưởng theo hình thức này. Đồng nghiệp của bạn cho rằng tình hình lạm phát tăng cao, không nên dùng tiền đi du lịch mà nên chia vào lương để nhân viên có thêm thu nhập. Vậy là bất đồng ý kiến xảy ra. Để có thể giải quyết ổn thỏa bất đồng này, hãy thử 5 lời khuyên sau đây: Hãy biết cởi mở và lắng nghe Trước tiên, bạn hãy tạm gác lại ý kiến riêng để lắng nghe ý kiến của người khác. Tiền thưởng mang lại giá trị vật chất cho nhân viên và thực tế là nhiều nhân viên trong công ty muốn được thưởng bằng tiền. Sau khi đã nhìn nhận giá trị ý kiến của người khác, hãy trình bày ý kiến của mình rằng đi du lịch nước ngoài sẽ mang lại giá trị tinh thần to lớn cho nhân viên và là cơ hội giúp gắn kết các thành viên trong công ty. Đừng biến bất đồng trong công việc thành bất đồng cá nhân Thay vì nói "tôi cho rằng... còn anh cho rằng...", hãy nói "chúng ta có hai hướng giải quyết vấn đề trên". Cách nói này không mang tính cá nhân và giúp hai bạn tập trung giải quyết công việc: làm sao để đi đến thống nhất và đề ra được các hình thức khen thưởng nhân viên thỏa đáng. Luôn tìm phương pháp giải quyết Dù quan điểm khác nhau nhưng hai bạn vẫn có một điểm chung là công việc: ai cũng muốn tìm ra giải pháp tốt nhất cho công việc được giao. Vậy, hãy cùng ngồi lại tìm hướng giải quyết, không nên cố tranh cãi để xem ai đúng, ai sai. Bạn có thể xin ý kiến sếp để tiến hành một cuộc khảo sát trong công ty xem nhân viên thích hình thức khen thưởng nào nhất để xây dựng một bản kế hoạch thích hợp. Tìm người hòa giải Để tránh bất đồng, hai bạn có thể trình bày tiến trình công việc và xin ý kiến của sếp. Sếp sẽ cho các bạn những hướng dẫn cụ thể hơn. Có thể rằng hai bạn sẽ trình lên một bản kế hoạch với hai sự lựa chọn, sếp bạn sẽ cân nhắc chọn hướng giải quyết nào khả thi và đem lại lợi ích cho nhân viên nhiều hơn. Luôn giữ hòa khí với nhau Nổi nóng và giận dữ có thể gây tổn hại cho tim, ảnh hưởng rất nhiều đến tinh thần và không đem lại kết quả tốt cho công việc. Thay vào đó, hãy bình tĩnh và từ tốn! Không nên chỉ trích cá nhân đại loại như "anh ta chỉ quan tâm đến vấn đề vật chất"... hoặc lôi kéo những người đồng quan điểm với bạn để nói xấu người còn lại. Điều này không giúp giải quyết vấn đề mà chỉ cho thấy bạn xử sự thiếu chuyên nghiệp mà thôi. Nghi thức lời nói nơi công sở là một vấn đề mang tính thông lệ, quy ước được tạo lập bởi những chuẩn mực truyền thống dân tộc và tập quán. Cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp phải rèn luyện liên tục và coi đó như là một phần không thể thiếu trong những nền tảng để xây dựng một nền văn hoá doanh nghiệp hiện đại. KẾT LUẬN Khi nói đến nghệ thuật giao tiếp, hẳn bạn thường nghĩ đến vấn đề ngôn ngữ, lời ăn tiếng nói hàng ngày. Tuy nhiên, ngôn ngữ cơ thể, bao gồm các cử chỉ, động tác được thể hiện qua ánh mắt, nụ cười, hành động của bàn tay...tưởng như đơn giản nhưng lại có tác dụng rất hiệu quả, giúp bạn truyền đạt tới các nhân viên và đồng nghiệp những thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp. Giao tiếp là một hình thức hoạt động của con người. Thông qua giao tiếp, những mối quan hệ giữa con người được kiến tạo. Sự hiểu biết và nắm những quy luật của giao tiếp góp phần làm tăng hiệu quả lao động và điều chỉnh các quan hệ xã hội. Ngày nay mọi loại hình công việc đều đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố chuyên môn bởi nó giúp bạn trở thành một nhân viên hoàn hảo và có nhiều cơ hội thăng tiến. Do đó, hãy không ngừng cải thiện và vun đắp kỹ năng giao tiếp nơi công sở để gặt hái thành công trong công việc của mình.Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống, trong công việc. Chúc các bạn thành công. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống, Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Thống kê, 2006. [2] Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh, Thái Trí Dũng, NXB Thống Kê. [3] Truyền thông giao tiếp trong kinh doanh, Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống Kê, 2006. [4] [5] ương 1) [6] [7] BẢNG PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Tên Phần đảm nhận Phần trăm hoàn thành 1. Võ Thị Anh Thi Chương 1. Cơ sở lý luận Chương 2. Thực trạng của giao tiếp nơi công sở Những thói quen xấu trong giao tiếp nơi công sở Những thói quen khiến sếp bực mình 4 kiểu “chính trị gia” nơi công sở Chương 3. Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở Trang phục Những kỹ năng cần biết khi giao tiếp nơi công sở - 100% - 100% 2. Dương Như Hồng Chương 2. Thực trạng giao tiếp nơi công sở Thực trạng giao tiếp nơi công sở Cử chỉ, điệu bộ, nét mặt - 100% - 90% 3. Trần Thị Tường Vi Chương 2. Thực trạng giao tiếp nơi công sở Đố kỵ đối với đồng nghiệp của mình Chương 3. Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở Giải quyết mâu thuẫn đúng cách Trao và nhận danh thiếp Bắt tay Lời nói nơi công sở - 100% - 95% 4. Đoàn Thị Tuyết Nhung Chương 2. Thực trạng của giao tiếp nơi công sở Những thói quen tốt trong giao tiếp nơi công sở Chương 3. Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở Tặng quà - 100% - 100%