Luận văn Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX

ng. Việc đàm phán, ký kết hợp đồng rất được Trung tâm coi trọng, đặc biệt là các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá và hợp đồng với các nhà cung cấp lớn. Thông thường Trung tâm áp dụng phương pháp đàm phán trực tiếp. Với những khách hàng mới giai đoạn đầu Trung tâm thường dùng phương pháp đàm phán qua điện thoại, fax. Hai phương pháp đó được kết hợp chặt chẽ trong quá trình đàm phán để dẫn đến việc ký kết hợp đồng. Để cuộc đàm phán đạt được kết quả như mong muốn, cán bộ của Trung tâm luôn phải cố gắng tìm kiếm thật nhiều thông tin về đối tác cũng như những thông tin về thị trường, những thông tin có liên quan tới nội dung cuộc đàm phán. 63 Với những hợp đồng quan trọng như hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng với các nhà cung cấp lớn, thành phần tham gia đàm phán thường bao gồm giám đốc Trung tâm, trưởng phòng kinh doanh, phó giám đốc Siêu thị, cán bộ phụ trách ngành hàng liên quan. Với những hợp đồng ít quan trọng hơn, việc đàm phán các điều khoản thường được giao cho cán bộ ngành hàng có liên quan. Giám đốc chỉ xem xét và ra quyết định cuối cùng. III.2.3. Về việc thực hiện hợp đồng. Kết quả của công tác mua hàng phụ thuộc vào quá trình thực hiện các hợp đồng mua bán đã được ký kết. Phần lớn các hợp đồng mua bán mà Trung tâm ký kết là những hợp đồng có thời hạn 1 năm trở lên. Chính vì vậy các đơn đặt hàng là biểu hiện đầu tiên của việc thực hiện hợp đồng. Sau khi nhận được đơn hàng của Trung tâm, các nhà cung cấp thực hiện việc chuẩn bị hàng hoá và giao hàng cho doanh nghiệp theo đơn hàng. Các đơn hàng bao gồm khối lượng từng hàng hoá theo đơn giá đã thoả thuận giữa hai bên và ghi rõ ngày phải giao hàng. Trung tâm luôn chú ý, đôn đốc bên bán khẩn trương thực hiện đơn hàng. Việc kiểm nhận hàng hoá luôn được chú ý để tránh những trường hợp không hay xảy ra. Về việc thanh toán, Trung tâm cũng chú ý thực hiện đúng hợp đồng. Tuy nhiên trên thực tế không phải lúc nào Trung tâm cũng thực hiện tốt việc thanh toán. Điều này đã làm ảnh hưởng tới uy tín của Trung tâm đối với các nhà cung cấp. IV. Đánh giá về hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. IV.1. Những mặt đã làm được. Mặc dù mới thành lập nhưng Trung tâm Thương mại INTIMEX đã đạt được một số kết quả đáng khích lệ. * Về nguồn hàng. 64 Có thể nói nguồn hàng của Trung tâm khá phong phú và đa dạng về chủng loại, xuất sứ hàng hoá. Các hàng hoá đưa vào Siêu thị đều có chất lượng cao. Nguồn hàng trong nước : bao gồm những hàng Việt nam chất lượng cao, hàng liên doanh. Hàng hoá nhập khẩu đều được sản xuất bởi các hãng nổi tiếng trên thế giới. Nguồn hàng trong nước cũng như nhập khẩu có tỷ trọng khá đều. Theo thống kê, trong giai đoạn 1999 - 2000, Trung tâm có khoảng 6000 mặt hàng. Hình thức tạo nguồn bằng hợp đồng dài hạn được áp dụng với 70% nhà cung cấp đã chứng tỏ Trung tâm có một nguồn hàng ổn định. Mặt khác, phần lớn giá trị hàng nhập tập trung ở các nhà phân phối lớn và có mối quan hệ tốt với Trung tâm. Chỉ sau một thời gian sát nhập, cùng với những mối quan hệ đã có từ trước, Trung tâm đã củng cố và thiết lập được nhiều mối quan hệ thân thiết với các nhà phân phối. Điều đó đã giúp Trung tâm nhận được sự ưu đãi về dịch vụ và sự cố vấn trong kinh doanh. * Về trình độ nghiệp vụ của cán bộ làm công tác tạo nguồn, mua hàng. Trung tâm Thương mại INTIMEX có một đội ngũ nhân viên nghiệp vụ có trình độ, đều tốt nghiệp đại học, vững về nghiệp vụ kinh doanh cả trong nước và ngoại thương, giỏi ngoại ngữ. Ngoài ra Trung tâm thường xuyên tổ chức những khoá học nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. Với lực lượng cán bộ nghiệp vụ có sức khỏe, có trình độ Trung tâm vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao vừa tạo lập được uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. * Về khả năng huy động vốn: lượng vốn chủ sở hữu của Trung tâm chỉ vào khoảng 1 -2 tỷ đồng, không đủ đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Để có vốn kinh doanh Trung tâm đã phải huy động một lượng vốn lớn, lượng vốn này luôn chiếm 85 - 90% nguồn vốn của Trung tâm. * Trung tâm đã xác định được một chiến lược kinh doanh đúng đắn là đa dạng hoá kinh doanh, đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh, phát triển các 65 hoạt động dịch vụ để thu hút khách hàng, lấy kinh doanh siêu thị làm mũi nhọn, tăng kim ngạch xuất khẩu để tạo nguồn ngoại tệ cho nhập khẩu. Bên cạnh những mặt làm được, Trung tâm còn có nhiều lợi thế trong hoạt động kinh doanh. - Tình hình kinh tế xã hội ổn định. Với chính sách mở cửa nền kinh tế, Việt nam đã trở thành thành viên chính thức của Hiệp hội ASEAN, tham gia khối mậu dịch tự do Đông Nam á, ký kết hiệp định thương mại Việt - Mỹ, thiết lập quan hệ ngoại giao với gần 200 nước trên thế giới, tình hình trao đổi ngoại thương của Việt Nam ngày càng có chiều hướng thuận lợi. - Cùng với việc mở cửa nền kinh tế, Nhà nước đã ban hành, bổ sung và sửa đổi nhiều bộ luật, văn bản pháp quy, thông tư hướng dẫn các doanh nghiệp tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu. - Trung tâm thương mại INTIMEX nằm ở trung tâm thành phố Hà Nội và có mặt tiền dài 107 m với diện tích hơn 2000 m2. Đây là một lợi thế lớn trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm. IV.2. Những mặt tồn tại. Do thời gian thành lập chưa lâu nên những cơ chế quản lý cũ chưa được xoá bỏ hoàn toàn. Điều này đã ảnh hưởng tới công tác quản lý của Trung tâm. Mặt khác thói quen làm việc thời bao cấp chưa hẳn đã mất đi, đặc biệt tầng lớp những cán bộ và nhân viên nhiều tuổi vẫn còn giữ thói quen làm việc thời bao cấp, thiếu trách nhiệm với công việc. Hoạt động nghiên cứu thị trường và dự báo thị trường của Trung tâm còn nhỏ bé do kinh phí eo hẹp, do đó chưa đủ điều kiện để đưa ra những đánh giá chính xác về thị trường. Hoạt động nghiên cứu thị trường diễn ra lẻ tẻ, chưa cập nhật đầy đủ thông tin về sự biến động thị trường do đó còn lúng túng trong việc đưa ra các giải pháp để đối phó. Lượng vốn chủ sở hữu ít, chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng vốn hiện nay của Trung tâm. Trung tâm hoạt động chủ yếu dựa trên vốn đi vay và vốn của khách hàng. Điều này đã làm giảm tính chủ động trong kinh doanh của Trung 66 tâm. Mặt khác khó khăn về vốn đã khiến Trung tâm phải áp dụng phương thức thanh toán chậm là chủ yếu. Việc hưởng tín dụng từ nhà cung cấp luôn đi kèm một tỷ lệ lãi suất phải trả cho nhà cung cấp. Tỷ lệ lãi xuất này được tính trong giá hàng hoá mà nhà cung cấp đưa ra cho Trung tâm. Điều đó đồng nghĩa với việc Trung tâm phải nhập hàng với giá cao, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh cũng như lợi nhuận của Trung tâm. Mặc dù Siêu thị được coi là bề nổi của Trung tâm và kinh doanh siêu thị được xác định là mũi nhọn trong chiến lược kinh doanh, nhưng doanh thu từ siêu thị chiếm một tỷ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu của Trung tâm. Tuy nhiên, điều này sẽ được khắc phục khi Siêu thị INTIMEX mới đi vào hoạt động. Hoạt động tạo nguồn còn nhiều hạn chế. Thứ nhất, nguồn hàng tự nhập khẩu phục vụ cho kinh doanh siêu thị còn quá ít, phần lớn được lấy qua các nhà phân phối khác. Nguồn hàng trong nước rất phong phú tuy nhiên vẫn phải nhập thông qua các nhà phân phối. Trung tâm chưa được làm tổng đại lý, nhà phân phối sản phẩm, đại lý độc quyền cho bất kỳ một công ty nào trong nước. Chính vì vậy, hàng hoá thường phải nhập với giá cao, hưởng chiết khấu thấp. Điều đó đã ảnh hưởng tới hoạt động bán hàng cũng như doanh thu của Trung tâm. Trung tâm chưa xây dựng được một chiến lược nguồn hàng đầy đủ và cụ thể, tất cả mới chỉ mang tính định hướng.Thứ hai, đó là những yếu kém trong công tác lập kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Kế hoạch tạo nguồn và mua hàng chưa được lập một cách hoàn chỉnh, tất cả mới chỉ mang tính chất định hướng. Các chỉ tiêu đưa ra vẫn còn mang tính chất cảm tính, công tác lập đơn hàng còn nhiều yếu kém, lượng đặt hàng chưa chính xác đôi khi dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán. Mạng lưới thu mua chưa được thiết lập. Hiện nay Trung tâm chỉ có một đại diện mua hàng được đặt tại thành phố Hồ Chí Minh. Các bộ phận trong Trung tâm chưa có sự liên kết chặt chẽ dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Điều đó không chỉ ảnh hưởng tới mục tiêu chung của Trung tâm mà nó còn ảnh hưởng tới kết quả công việc của từng bộ phận. Cho 67 dù bộ phận nghiệp vụ thực hiện công tác thu mua, tạo nguồn có tốt mà sự liên kết với bộ phận kho và các bộ phận khác không tốt thì kết quả cuối cùng cũng không tốt được. Ngoài ra Trung tâm còn phải kinh doanh trong môi trường cạnh tranh gay gắt. Số lượng các doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp ngày càng nhiều, các siêu thị trên địa bàn Hà Nội cũng ngày một nhiều hơn. Các chính sách của Nhà nước luôn thay đổi, không ổn định và không hợp lý. Tuy đã được sửa đổi, bổ sung nhưng vẫn còn chưa hợp lý, đặc biệt là thuế XNK và thuế VAT. Tỷ giá giữa đồng Đôla và đồng Việt Nam không ổn định cũng như chính sách ngoại hối của Nhà nước luôn thay đổi. Tất cả những khó khăn trên làm Trung tâm chưa phát huy được những thế mạnh của mình. Qua việc đánh giá thực trạng của Trung tâm, rút ra những mặt hạn chế, những khó khăn vướng mắc sẽ giúp Trung tâm đưa ra được những giải pháp tốt để phát huy được những mặt mạnh, khắc phục những hạn chế của mình, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Chương iii: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Qua việc đánh giá hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX trong thời gian qua có thể thấy rằng bên cạnh những kết quả đạt được hoạt động này vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại, nhiều công việc chưa được thực hiện. Dựa trên cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn, mua hàng cũng như thực trạng hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm, nội dung chương III sẽ hướng tới việc đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm. I. Định hướng phát triển của Trung tâm Thương mại INTIMEX trong thời gian tới. I.1. Mục tiêu kinh doanh của Trung tâm. Trung tâm Thương mại INTIMEX cũng giống như bất kỳ một doanh nghiệp nào đều phải đặt ra cho mình những mục tiêu để vươn tới và để phát triển vững mạnh trên thương trường. Mục tiêu kinh doanh của Trung tâm vừa 68 phải phù hợp môi trường kinh doanh vừa phải phù hợp với tiềm năng của Trung tâm. Xuất phát từ môi trường kinh doanh, từ tiềm lực của mình Trung tâm đề ra các mục tiêu: - Mục tiêu lợi nhuận. - Mục tiêu củng cố thế lực trên thương trường. - Mục tiêu đảm bảo an toàn trong kinh doanh. * Mục tiêu lợi nhuận. Trong cơ chế thị trường lợi nhuận là mục tiêu mà bắt buộc doanh nghiệp thương mại nào cũng phải hướng tới. Lợi nhuận có vai trò quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Lợi nhuận thu được từ kết quả của hoạt động kinh doanh, nó là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát huy hết khả năng sáng tạo, tìm tòi, khám phá ra những hướng đi đúng đắn trong kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường. Xác định được tầm quan trọng của lợi nhuận, Trung tâm Thương mại INTIMEX đặt ra cho mình mục tiêu là luôn phải đạt lợi nhuận trong kinh doanh với tỷ lệ 10% trên doanh thu. Muốn vậy Trung tâm cần phải làm tốt công tác tạo nguồn, mua hàng. Bởi vì chỉ có tạo ra một nguồn hàng ổn định, phong phú, chất lượng, giá cả phù hợp mới có thể tạo cơ sở tốt để bán được hàng và thu được lợi nhuận. Chính vì vậy nếu coi lợi nhuận là mục tiêu cuối cùng thì việc tạo ra được một nguồn hàng ổn định, lâu dài là mục tiêu trung gian. Mà muốn thực hiện được mục tiêu cuối cùng đòi hỏi Trung tâm phải thực hiện được tốt mục tiêu trung gian. * Mục tiêu thế lực . Mục tiêu thế lực là việc công ty chiếm lĩnh thị trường, thị phần mà Trung tâm mong muốn và mở rộng thị trường mục tiêu. Thế lực trong kinh doanh thể hiện ở doanh số bán hàng và sự phụ thuộc của các công ty khác vào công ty mình và ngược lại. Trung tâm Thương mại INTIMEX ngay từ khi mới thành lập đã xác định cần phải chiếm được vị trí số một về kinh doanh siêu thị trên địa bàn Hà Nội. Hà nội là thành phố lớn, là trung tâm văn hoá và kinh tế 69 của cả nước. Hiện nay ở Hà nội có rất nhiều siêu thị, để có thể thực hiện được mục tiêu chiếm lĩnh thị trường Hà nội Trung tâm đã cải tiến và đưa ra một mô hình siêu thị mới. Mô hình siêu thị INTIMEX mới với quy mô lớn gấp 4 lần siêu thị INTIMEX cũ sẽ là cơ sở để Trung tâm thực hiện mục tiêu chiếm lĩnh thị trường của mình. 70 * Mục tiêu an toàn. Thị trường đem lại cho doanh nghiệp nhiều cơ hội nhưng cũng nhiều nguy cơ đe doạ. Kinh doanh trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp phải biết mạo hiểm và chấp nhận rủi ro. Tuy nhiên mạo hiểm ở đây không phải là liều lĩnh mà là cân nhắc, quyết định nhanh chóng. Không thể tránh được rủi ro trong kinh doanh nhưng có thể lường trước được nó và giảm được nguy cơ phát sinh rủi ro. Để phân tán khả năng xảy ra rủi ro, Trung tâm Thương mại INTIMEX thực hiện chiến lược đa dạng hoá kinh doanh, kinh doanh XNK và kinh doanh nội địa là hai mảng hoạt động song song với nhau, hỗ trợ nhau cùng phát triển. I.2.Chiến lược phát triển của Trung tâm Thương mại INTIMEX . Chiến lược kinh doanh là định hướng hoạt động có mục tiêu của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định cùng với hệ thống các chính sách, biện pháp để thực hiện các mục tiêu đó. Chiến lược kinh doanh của Trung tâm phải đảm bảo phù hợp với điều kiện của MTKD; quan điểm, đường lối và phương pháp lãnh đạo; khả năng tài chính, nguồn nhân lực; và cuối cùng chiến lược kinh doanh của Trung tâm phải đảm bảo rủi ro là thấp nhất khi theo đuổi chiến lược. Trên cơ sở các điều kiện của MTKD và khả năng của mình, Trung tâm Thương mại INTIMEX đưa ra chiến lược kinh doanh như sau: - Phát triển kinh doanh nội địa, lấy kinh doanh siêu thị làm mũi nhọn. Xây dựng mô hình chuỗi siêu thị (supermarket chain). Mô hình siêu thị này dựa theo hệ thống "Coopmart" ở Thành phố Hồ Chí Minh. Với mô hình siêu thị này Trung tâm sẽ tăng vị thế của mình trên thị trường Hà nội. Từ đó có khả năng thâu tóm, chiếm lĩnh thị trường Hà nội và đồng thời kiểm soát được các nhà phân phối. Chuỗi siêu thị bao gồm nhiều siêu thị bộ phận nằm ở các vị trí khác nhau trong thành phố Hà Nội, tuỳ theo vị trí mà mỗi siêu thị có chiến lược mặt hàng khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo sự thống nhất với chiến lược kinh doanh chung của toàn Trung tâm. 71 - Phát triển mạng lưới bán buôn, mặt hàng bán buôn (bao gồm hàng nhập khẩu, hàng liên doanh và hàng Việt nam chất lượng cao), kiện toàn đội ngũ bán buôn. - Củng cố và phát triển mạng lưới dịch vụ bao gồm du lịch, kiều hối và một số dịch vụ khác. - Ưu tiên xuất khẩu, đặc biệt hàng nông thổ sản, tăng kim ngạch xuất khẩu để tạo nguồn ngoại tệ cho nhập khẩu. Chiến lược kinh doanh của Trung tâm Thương mại INTIMEX bao gồm có nhiều chiến lược bộ phận. Trong đó chiến lược nguồn hàng là chiến lược bộ phận rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Năm 2001 Siêu thị INTIMEX mới bắt đầu đi vào hoạt động, Trung tâm xác định chiến lược nguồn hàng của siêu thị mới tập trung vào hàng thực phẩm, bao gồm thực phẩm chế biến, hàng đông lạnh, đồ hộp, hàng tươi sống, hàng công nghệ phẩm. Nhưng chiến lược này còn ở mức độ tổng quát, chưa chi tiết, cụ thể. Cùng với việc hoạch định chiến lược phát triển lâu dài, Trung tâm cũng đưa ra những kế hoạch, định hướng nhiệm vụ cho từng giai đoạn ngắn. Trong giai đoạn 2001 - 2005, Trung tâm Thương mại INTIMEX đưa ra một số mục tiêu cần đạt được: - Kim ngạch XNK tăng bình quân mỗi năm từ 10 - 15%, phấn đấu đến năm 2005 đạt kim ngạch XNK 5.000.000 USD. - Doanh thu tăng bình quân mỗi năm từ 5% đến 10% trở lên. - Từng bước thúc đẩy hoạt động siêu thị để siêu thị INTIMEX thực sự là bộ mặt của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Kết hợp tốt kinh doanh nội địa và kinh doanh xuất nhập khẩu, đặt mối quan hệ giữa kinh doanh nội địa và kinh doanh XNK có sự hỗ trợ thúc đẩy nhau cùng phát triển. Trên cơ sở kết quả đạt được trong năm 2000 và căn cứ vào tình hình thị trường cũng như khả năng hiện có, Trung tâm đưa ra kế hoạch cho năm 2001 như sau: 72 Bảng 10 : Kế hoạch năm 2001 của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Đơn vị: Triệu VND Chỉ tiêu TH năm 2000 KH năm 2001 Tỷ lệ (%) Doanh thu - Doanh thu từ XNK - Doanh thu siêu thị 66.770,1 55.457,6 11.312,5 115.000 75.000 40.000 172,2 135,2 353,6 (Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2000 và định hướng 2001 - 2005 của Trung tâm Thương mại INTIMEX ). Năm 2001, Trung tâm đưa ra chỉ tiêu doanh thu là 115 tỷ đồng, tăng 72,2% so với năm 2000. Trong đó doanh thu từ XNK là 75 tỷ đồng, tăng 35,2% so với năm 2000, doanh thu của siêu thị 40 tỷ đồng, tăng 253,6%. Việc đưa ra chỉ tiêu 40 tỷ đồng doanh thu từ siêu thị là do năm 2001 Trung tâm đưa siêu thị INTIMEX mới vào hoạt động. Quy mô của siêu thị mới lớn hơn rất nhiều so với siêu thị cũ. Hiện nay, siêu thị INTIMEX mới là siêu thị có quy mô lớn nhất Hà Nội. Do đó nó có đủ khả năng để thực hiện chỉ tiêu mà Trung tâm đã đề ra. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Qua việc phân tích và đánh giá tình hình hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX ở chương II, ta thấy rằng bên cạnh một số kết quả đạt được vẫn còn rất nhiều hạn chế trong công tác tạo nguồn, mua hàng. Mặc dù Trung tâm đã xác định được tầm quan trọng của việc đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh ( chính là phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Siêu thị INTIMEX) nhưng việc đưa ra được một chiến lược hoàn chỉnh về nguồn hàng là chưa có. Công tác lập kế hoạch tạo nguồn, mua hàng mới chỉ mang tính chất định hướng, chung chung, chưa cụ thể, rõ ràng. Các đơn hàng được lập có độ chính xác chưa cao dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán. 73 Nguồn hàng của Trung tâm khá phong phú tuy nhiên phần lớn vẫn phải nhập thông qua các nhà phân phối. Trung tâm chủ yếu áp dụng hình thức thanh toán chậm do đó giá hàng hoá nhập vào cao gây ảnh hưởng không tốt tới khả năng bán hàng. Thêm vào đó môi trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Số lượng các siêu thị ở Hà Nội ngày một nhiều hơn. Trước những khó khăn và hạn chế đó để thực hiện được các mục tiêu cũng như chiến lược kinh doanh dài hạn đòi hỏi Trung tâm Thương mại INTIMEX phải đưa ra được những giải pháp khắc phục những hạn chế cũng như những khó khăn mà Trung tâm đang phải đối mặt. Dưới đây là một số giải pháp và ý kiến mang tính chất chủ quan của bản thân, tôi xin được đưa ra nhằm góp phần hoàn thiện hoạt động đảm bảo nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thương mại INTIMEX, cụ thể là các giải pháp cho hoạt động kinh doanh của siêu thị INTIMEX. II.1. Các giải pháp về phía Trung tâm. Nguyên nhân những hạn chế và khó khăn của Trung tâm có thể xuất phát từ chủ quan hoặc khách quan. Nhưng chủ yếu là các nguyên nhân xuất phát từ chủ quan của Trung tâm. Do đó trước tiên chúng ta hãy xem xét đến những giải pháp về phía Trung tâm. II.1.1. Xây dựng chiến lược về nguồn hàng. Chiến lược nguồn hàng là chiến lược bộ phận của chiến lược kinh doanh. Chiến lược nguồn hàng phải luôn đảm bảo phù hợp với chiến lược kinh doanh. Cũng như chiến lược kinh doanh, khi xây dựng chiến lược nguồn hàng và quản trị hoạt động tạo nguồn, mua hàng theo chiến lược doanh nghiệp sẽ hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. Khi có chiến lược nguồn hàng mọi công việc trong công tác tạo nguồn, mua hàng sẽ được tiến hành theo sự thống nhất chung, tránh được những sai sót có thể xảy ra. Với một chiến lược dài hạn đã đặt ra, để thực hiện được nó đòi hỏi Trung tâm phải xây dựng và hoàn thiện được chiến lược về nguồn hàng. Trên cơ sở 74 chiến lược nguồn hàng Trung tâm đã đưa ra cho Siêu thị INTIMEX là tập trung vào hàng thực phẩm, coi hàng thực phẩm là mặt hàng dẫn đường của Siêu thị, Trung tâm cần cụ thể hoá và hoàn thiện các nội dung của một chiến lược nguồn hàng. Trong chiến lược nguồn hàng Trung tâm cần xác định được các yếu tố sau: - Tỷ lệ giữa hàng thực phẩm và các ngành hàng khác (bao gồm hàng mỹ phẩm và chất tảy rửa và hàng dụng cụ gia đình). Trong mỗi ngành hàng cần xác định: - Tỷ lệ giữa hàng nội và hàng ngoại. - Mặt hàng nào sẽ mua trong nước. - Mặt hàng nào sẽ trực tiếp nhập khẩu. - Mặt hàng nào sẽ lấy từ các nhà phân phối - Mặt hàng nào sẽ lấy trực tiếp từ các nhà sản xuất. Một chiến lược nguồn hàng tốt không những phải đảm bảo được tính ổn định của nguồn hàng, sự phong phú, đa dạng, chất lượng và giá cả phù hợp mà còn phải đảm bảo được khả năng kiểm soát nguồn hàng. Chính vì vậy, sau khi xác định được các mục tiêu định hướng, các chỉ tiêu đưa ra Trung tâm cần phải đưa ra những chính sách, biện pháp để thực hiện. Các nhóm biện pháp cần có: - Nhóm biện pháp nhằm tăng số lượng mặt hàng, tỷ trọng hàng hoá tự nhập khẩu. - Nhóm biện pháp nhằm tăng số lượng mặt hàng, tỷ trọng mặt hàng trực tiếp lấy từ nhà sản xuất. - Nhóm biện pháp nhằm củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp. II.1.2. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường là công tác đặc biệt quan trọng không chỉ khi lập kế hoạch kinh doanh. Để tạo được một nguồn hàng tốt, ổn định, phong phú, chất lượng, giá hợp lý đòi hỏi công tác nghiên cứu thị trường đầu vào phải tốt. Hiện nay, do kinh phí cũng như quy mô của Trung tâm có hạn nên công tác 75 nghiên cứu thị trường tại Trung tâm diễn ra còn nhỏ lẻ. Nhưng Trung tâm vẫn có thể khắc phục được tình trạng đó bằng cách: - Giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trường cho cán bộ nghiệp vụ ngành hàng. Cán bộ nghiệp vụ của mỗi ngành hàng có trách nhiệm nghiên cứu, theo dõi tình hình biến động của hàng hoá trên thị trường cũng như mức độ tiêu dùng hàng hoá. Để làm được điều này cán bộ nghiệp vụ cần phải: + Thường xuyên cập nhật thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo, tạp chí, mạng INTERNET, đài phát thanh, đài truyền hình... + Thiết lập hệ thống thông tin từ khách hàng (nhà cung cấp). Những thông tin thu được từ nhà cung cấp rất có giá trị và đây có thể là những chỉ dẫn quan trọng giúp cho cán bộ nghiệp vụ đưa ra các quyết định chính xác. Nhưng để khai thác được nguồn thông tin này đòi hỏi Trung tâm và cán bộ nghiệp vụ phải thiết lập những mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đặc biệt là đại diện bán hàng của các nhà cung cấp. + Thường xuyên thực hiện các cuộc khảo sát thị trường. - Liên kết với bộ phận nghiên cứu thị trường của Công ty cũng như của các thành viên khác trong Công ty để tạo lập một hệ thống thông tin thị trường trong toàn bộ Công ty. Hệ thống thông tin thị trường này có rất nhiều ưu điểm: + Các thành viên trong Công ty cung cấp cho nhau những thông tin quý báu về thị trường, về nguồn hàng và các đối tác nằm trong phạm vi kiểm soát của thành viên đó. + Khắc phục được tình trạng thiếu kinh phí cũng như thiếu người trong công tác nghiên cứu thị trường của mỗi thành viên, trong đó có Trung tâm thương mại INTIMEX Hà Nội. + Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, việc tự điều tra thăm dò thị trường là rất khó khăn và rất tốn kém đối với Trung tâm Thương mại INTIMEX Hà Nội cũng như các Thành viên khác trong Công ty. Khi hệ thống 76 thông tin này được thiết lập các Thành viên trong công ty có thể thu thập được những thông tin cần thiết về thị trường XNK thông qua các đại diện của Công ty đặt ở các quốc gia khác nhau. Nhờ vậy việc khảo sát thị trường đỡ khó khăn hơn và cũng ít tốn kém hơn. + Thông tin thu được chính xác hơn do khả năng kiểm tra độ chính xác của thông tin cao hơn. Với những nguồn hàng nằm ở các tỉnh, thành phố khác các Thành viên trong công ty sẽ am hiểu về thị trường đó hơn là cán bộ Trung tâm. Bởi vì đó là nơi mà họ có quan hệ làm ăn hay những nơi họ đang đặt trụ sở. Với những nguồn hàng nhập khẩu các đại diện của công ty ở các nước xuất khẩu có thể cung cấp cho Trung tâm cũng như các Thành viên khác những thông tin chính xác hay có sự cố vấn về thị trường, về đối tác cho Trung tâm. II.1.3. Hoàn thiện kế hoạch tạo nguồn và kế hoạch mua hàng. * Về kế hoạch tạo nguồn. Kế hoạch tạo nguồn tuy chưa phải là căn cứ cuối cùng để lập lên các đơn hàng, tuy nhiên nó có liên quan chặt chẽ với kế hoạch mua hàng. Việc lập kế hoạch tạo nguồn cho từng quý, từng tháng là không cần thiết nhưng Trung tâm cần hoàn chỉnh kế hoạch tạo nguồn cho năm. Để lập kế hoạch tạo nguồn Trung tâm cần căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường. Kế hoạch tạo nguồn nên chia thành kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu và kế hoạch tạo nguồn hàng trong nước. *. 1. Kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu. Hàng nhập khẩu chiếm 50 - 55% tổng giá trị hàng hoá của Trung tâm. Một phần hàng hoá đó là do Trung tâm tự nhập khẩu, nhưng phần lớn được lấy thông qua các nhà phân phối. Kinh doanh siêu thị là kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng. Trung tâm không đủ tiềm lực và cũng không cần thiết phải trực tiếp nhập khẩu tất cả các mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh. Nhưng để tạo được một nguồn hàng ổn định, phong phú thì việc đặt ra mục tiêu tăng tỷ trọng hàng tự nhập khẩu giảm tỷ trọng hàng nhập khẩu lấy thông qua các nhà phân phối là cần thiết. Như vậy trong kế hoạch tạo nguồn của từng năm Trung tâm 77 cũng cần phải đưa ra các chỉ tiêu về tỷ trọng hàng tự nhập khẩu. Khi lập kế hoạch tạo nguồn đối với hàng tự nhập khẩu hay hàng lấy qua các nhà phân phối Trung tâm cần dựa vào tình hình hoạt động của năm trước và kết quả nghiên cứu thị trường để từ đó đưa ra các quyết định về việc có tiếp tục kinh doanh một mặt hàng nào nữa không, mặt hàng nào cần giảm lượng nhập, mặt hàng nào cần tăng lượng nhập trong năm tới, mặt hàng nào cần đưa vào kinh doanh. Sau đó Trung tâm cần xác định khối lượng hàng hoá sẽ lấy từ nhà cung cấp truyền thống, khối lượng hàng hoá Trung tâm dự kiến sẽ khai thác từ nhà cung cấp mới. Sau khi xác định được tất cả các yếu tố đó Trung tâm lên kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu. Một kế hoạch tạo nguồn bao gồm các chỉ tiêu về khối lượng hàng hoá, thời gian cung ứng hàng hoá, hình thức cung cấp, ngân sách giành cho từng nguồn. Tất cả các chỉ tiêu này được tính cho từng loại hàng hoá và từng nhà cung cấp hàng hoá. Việc lập kế hoạch nên chia ra làm hai bảng biểu: bảng kế hoạch hàng tự nhập khẩu và bảng kế hoạch hàng nhập khẩu lấy thông qua các nhà phân phối. Kế hoạch tạo nguồn hàng tự nhập khẩu năm ...... Tên hàng hoá Đơn vị tính Khối lượng Ngân sách Thời gian Nhà cung cấp Cho dự trữ Cho bán hàng Bán buôn Bán lẻ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Bảng kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu được lấy thông qua các nhà phân phối (nhà nhập khẩu) giống như bảng kế hoạch tạo nguồn hàng được đưa 78 ra trong mục II.1.2 ở chương I. Do đó trong phần này tôi xin được không đưa ra dưới đây. *.2. Kế hoạch tạo nguồn hàng sản xuất trong nước. Cũng giống như hàng nhập khẩu, hàng sản xuất trong nước cũng gồm hai phần: một phần được lấy trực tiếp từ các nhà sản xuất, phần còn lại được lấy từ các nhà phân phối. Số lượng các nhà phân phối hiện nay không nhiều nếu so sánh với số lượng các nhà sản xuất đang cung cấp hàng hoá cho Trung tâm. Tuy nhiên giá trị hàng hoá mà Trung tâm lấy qua các nhà phân phối lại rất lớn. Chủ yếu họ phân phối các sản phẩm của các nhà sản xuất trong Nam. Vì vậy để từng bước thực hiện mục tiêu tạo ra nguồn hàng trong nước ổn định bằng cách trở thành tổng đại lý, nhà phân phối và tiến tới trở thành đại lý độc quyền trong kế hoạch tạo nguồn hàng hàng năm Trung tâm cần đưa ra chỉ tiêu về tỷ trọng giữa hàng trực tiếp lấy từ nhà sản xuất và hàng lấy qua các nhà phân phối. Các chỉ tiêu này cần được cụ thể hoá trong kế hoạch tạo nguồn hàng của năm kế hoạch. Tương tự khi lập kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu, để lập kế hoạch tạo nguồn hàng trong nước Trung tâm cũng cần xác định mặt hàng tiếp tục kinh doanh, hạn chế kinh doanh, không kinh doanh, và những mặt hàng mới sẽ đưa vào kinh doanh; khối lượng hàng hoá sẽ lấy từ các nhà cung cấp truyền thống, khối lượng hàng hoá sẽ lấy từ các nhà cung cấp mới. Kế hoạch tạo nguồn hàng sản xuất trong nước cũng bao gồm các chỉ tiêu: Khối lượng hàng hoá, thời gian cung ứng, hình thức cung ứng, ngân sách. Những chỉ tiêu này được xác định cho từng loại hàng hoá và cho từng nhà cung cấp. *. Về việc lập kế hoạch mua hàng. Trên cơ sở kết quả của công tác tạo nguồn, Trung tâm sẽ lập kế hoạch mua hàng. Trong số những mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh có những mặt hàng thường xuyên biến động, mức tiêu thụ lớn, cũng có những mặt hàng khá ổn định, tiêu thụ ở mức bình thường. Hàng hoá bao gồm hai loại: hàng hoá mang tính chất thời vụ và hàng hoá không mang tính chất thời vụ. Những hàng hoá không mang tính chất thời vụ, việc tiêu dùng mang tính chất thường xuyên 79 hàng ngày, sự biến động về mức tiêu thụ không lớn. Những hàng hoá mang tính chất thời vụ thường có sự biến động lớn khi vào mùa vụ. Ví dụ đường, sữa, bánh kẹo, nước giải khát là những mặt hàng mang tính chất thời vụ. Đường, sữa, nước giải khát thường có mức tiêu thụ cao hơn vào những tháng hè. Bánh kẹo lại có sự biến động lớn vào mùa đông và tháng giáp Tết. Đồ hộp, thực phẩm, hàng mỹ phẩm,... lại là những mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, do đó sự biến động nếu có thì không phải do tính chất mùa vụ mà vì những lý do khác. Khi lập kế hoạch mua hàng Trung tâm phải tìm hiểu về tính chất của hàng hoá, nắm vững quy luật biến động của từng loại có như vậy mới tạo được một kế hoạch mua hàng tốt. Khi lập kế hoạch mua hàng Trung tâm cần lập kế hoạch năm, quý, tháng. Kế hoạch năm, kế hoạch quý được lập cho tất cả các loại hàng hoá mà Trung tâm hiện đang kinh doanh. Những hàng hoá có độ biến động lớn, khả năng tiêu thụ lớn thì không chỉ lập kế hoạch năm mà còn phải lập kế hoạch mua theo tháng. Khi lập kế hoạch mua hàng cho năm cũng như cho từng quý trong năm kế hoạch Trung tâm cần xác định các chỉ tiêu: khối lượng, chủng loại, thời gian mua hàng, giá trị hàng hoá mua. Để các chỉ tiêu này chính xác Trung tâm cần phải xác định lượng hàng tồn kho cuối kỳ, mức độ tiêu dùng hàng hoá năm kế hoạch. Kế hoạch mua hàng từng tháng cũng bao gồm tất cả các yếu tố trên. Tuy nhiên trong kế hoạch mua hàng từng tháng, các chỉ tiêu được xác định chính xác hơn do xác định được khả năng biến động của nhu cầu hàng hoá dễ dàng hơn và chính xác hơn. Nếu chia hàng hoá của Trung tâm Thương mại INTIMEX theo tính chất thời vụ thì ta thấy: - Các mặt hàng mang tính chất thời vụ bao gồm: nước giải khát, đường, sữa, bánh kẹo, quạt điện, hàng dệt may. - Các mặt hàng không mang tính chất thời vụ: Các loại đồ uống còn lại (chè, cà phê, rượu, bia),thuốc lá, đồ hộp, đồ đông lạnh, thực phẩm tươi sống, các loại lương thực thực phẩm chế biến, thức ăn chế biến, mỹ phẩm và chất tảy rửa, hàng dụng cụ gia đình, đồ chơi trẻ em. 80 Như vậy khi lập đơn hàng Trung tâm cần chú ý tới tính chất của các loại hàng hoá trên cộng với sự biến động về nhu cầu thị trường để quyết định danh mục mặt hàng cần lập kế hoạch mua hàng từng tháng. II.1.4. Hoàn thiện các đơn đặt hàng. Khi lập các đơn đặt hàng cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm thương căn cứ vào lượng hàng tồn và các đơn hàng chỉ được lập khi hàng sắp bán hết. Chính vì vậy thường xảy ra tình trạng thiếu hàng để bán. Để lập được một đơn hàng hoàn hảo Trung tâm không chỉ cần dựa vào lượng hàng tồn mà còn phải dựa theo một số các nhân tố khác; đồng thời phải tạo thế chủ động khi lập đơn đặt hàng. Khi lập đơn hàng, người ta căn cứ vào một số nhân tố sau: - Khả năng tiêu thụ hàng hoá trong thời gian vừa qua. - Tính chất thời vụ của hàng hoá. - Chu kỳ bán hàng của Siêu thị. - Lượng hàng tồn. - Các ngày lễ Khả năng tiêu thụ hàng hoá thời gian vừa qua, cụ thể là tháng trước hoặc tuần trước là căn cứ quan trọng để xác định lượng hàng đặt mua. Căn cứ vào nhân tố này người ta có thể ước lượng được về nhu cầu hàng hoá trong tuần tới, tháng tới từ đó đi đến quyết định tăng hay giảm lượng hàng đặt mua. Tính chất thời vụ của hàng hoá: như đã trình bày ở trên tính chất thời vụ của hàng hoá có ảnh hưởng tới sự biến động về nhu cầu cũng như mức tiêu thụ hàng hoá. Do đó nó cũng là một căn cứ quan trọng để xác định lượng hàng đặt mua. Chu kỳ bán hàng của Siêu thị: Nếu tính theo tuần thì mức độ bán hàng của Siêu thị INTIMEX có xu hướng tăng dần từ đầu tuần đến cuối tuần. Lượng khách đến mua hàng thấp nhất vào ngày thứ hai, sau đó tăng dần lên đến ngày nghỉ cuối tuần là đông nhất. Trong một tuần thì những ngày có doanh thu cao tập trung vào thứ 6, 7, chủ nhật. Căn cứ vào chu kỳ này Trung tâm có thể ước lượng được lượng hàng đủ lớn để phục vụ những ngày nghỉ trong tuần. 81 Mức tồn kho: đây cũng là căn cứ quan trọng để Trung tâm xác định lượng đặt hàng. Yếu tố này thường được xem xét cùng với khả năng tiêu thụ hàng hoá trong thời gian vừa qua để xác định lượng hàng hoá đã bán ra trong giai đoạn đó. - Theo chu kỳ bán hàng thì mức tiêu thụ hàng hoá của Siêu thị tăng dần từ đầu tuần đến cuối tuần. Tuy nhiên đôi khi có những ngày mức tiêu thụ tăng đột biến, nếu đó là các ngày lễ tết. Vào những tuần có ngày này thì lượng hàng hoá đặt mua phải tính toán lớn hơn trước đảm bảo đủ để phục vụ khách hàng. Để xác định được lượng hàng cần đặt mua Trung tâm cần kết hợp cả năm yếu tố trên khi xem xét. Các đơn đặt hàng của Trung tâm phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Lượng tồn kho là tối thiểu. - Đủ hàng để bán cho một chu kỳ bán hàng của Siêu thị, tức là không để xảy ra tình trạng thiếu hàng để bán. Đơn hàng có thể lập theo tháng hoặc theo tuần. Tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá, của nguồn hàng mà Trung tâm có thể lựa chọn một trong hai hình thức trên. - Đơn đặt hàng theo tuần: thường áp dụng đối với những hàng hoá tiêu thụ nhanh, hay biến động về cung - cầu, giá cả (ví dụ: các loại sữa tươi, sữa chua, hàng đông lạnh..), nguồn hàng ở gần Trung tâm, thời gian vận chuyển nhanh, khi cần Trung tâm có thể gọi hàng ngay. - Đơn đặt hàng theo tháng: áp dụng với những hàng hoá có mức tiêu thụ trung bình (hàng phalê, đồ điện...), ít biến động về giá cả, cung - cầu, nguồn hàng ở xa. - Trường hợp đặc biệt: với hàng tươi sống như rau, quả, thịt tươi các đơn đặt hàng phải được lập hàng ngày. Tuy nhiên trong quá trình kinh doanh Trung tâm cần có sự linh hoạt khi lập các đơn hàng. Trung tâm cũng có thể lập các đơn hàng theo dạng một 82 tháng hai lần, hai tháng ba lần.... Đó là tuỳ theo tính chất, khả năng tiêu thụ của hàng hoá. II.1.5. Tổ chức tốt nguồn vốn phục vụ cho hoạt động tạo nguồn, mua hàng. Trung tâm Thương mại INTIMEX mới được thành lập do đó lượng vốn chủ sở hữu nhỏ, hoạt động của Trung tâm chủ yếu dựa trên nguồn vốn vay ngân hàng và tận dụng vốn của khách hàng. Để tăng khả năng huy động vốn hơn nữa Trung tâm có thể dựa vào một số nguồn sau: - Nguồn vốn của các đơn vị thành viên trong Công ty. Muốn vậy Trung tâm liên kết chặt chẽ với các đơn vị thành viên khác trong công ty để có thể tận dụng được lượng vốn dư thừa của họ. - Nguồn ngoại tệ thu được từ hoạt động xuất khẩu và từ dịch vụ kiều hối. Đây là nguồn vốn quan trọng phục vụ cho hoạt động nhập khẩu của Trung tâm. Nhưng muốn huy động được nguồn vốn này Trung tâm cần phát triển hoạt động xuất khẩu, mở rộng thị trường, mặt hàng xuất khẩu, đa dạng hoá hình thức xuất khẩu (tạm nhập tái xuất, thực hiện xuất khẩu uỷ thác...). Trung tâm cũng cần phát triển hơn nữa dịch vụ kiều hối. - Nguồn vốn của các nhà cung cấp bằng cách mua theo hình thức thanh toán chậm. Để được hưởng khoản tín dụng của nhà cung cấp Trung tâm phải tạo được uy tín với nhà cung cấp trong việc thanh toán. Các hoá đơn luôn được thanh toán đúng hẹn sẽ là một căn cứ quan trọng để nhà cung cấp tiếp tục cho Trung tâm mua hàng trước, trả tiền sau. II.1.6. Thành lập các đại diện mua hàng. Các đại diện mua hàng sẽ được đặt tại những nơi tập trung nguồn hàng của Trung tâm. Hiện nay, Trung tâm có một đại diện mua hàng tại thành phố Hô Chí Minh hoạt động theo nguyên tắc hợp tác. Trung tâm có thể thiết lập các đại diện mua hàng khác đặt tại những nơi có nguồn hàng lớn, quan trọng theo hình thức hợp tác cũng có thể cử nhân viên của Trung tâm làm đại diện mua hàng. Việc cử nhân viên Trung tâm làm đại diện mua hàng có ưu điểm là 83 người đại diện mua hàng có trách nhiệm hơn trong công việc, do đó hàng hoá thu mua có chất lượng tốt hơn. Mặt khác các nhân viên này không chỉ làm nhiệm vụ gom hàng theo đơn hàng của cán bộ nghiệp vụ ngành hàng mà còn thu thập những thông tin về thị trường, về nguồn hàng, về đối tác. Những thông tin này được gửi trở lại cho cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm. Căn cứ vào sự phân bố nguồn hàng của Trung tâm, căn cứ vào khả năng về tài chính, về nhân lực Trung tâm quyết định số lượng các đại diện mua hàng cũng như địa điểm đặt đại diện mua hàng. II.1.7. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ kinh doanh. Để đạt được kết quả tốt trong công tác đảm bảo nguồn hàng đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn, nhiều kinh nghiệm. Đây là những người có trách nhiệm xây dựng một chiến lược về nguồn hàng, lập các kế hoạch tạo nguồn, kế hoạch mua hàng cũng như việc thực hiện các kế hoạch đó. Mặc dù hiện nay Trung tâm có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi, đều tốt nghiệp đại học nhưng việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nghiệp vụ luôn cần thiết. Trung tâm cần coi trọng vấn đề đào tạo, có chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Bởi vì một nguồn nhân lực tốt là chìa khoá của sự thành công. Một nguồn vốn lớn chưa hẳn đã quý bằng một nguồn nhân lực tốt, có trình độ nghiệp vụ. Vì vậy Trung tâm cần tổ chức những khoá học, kiểm tra trình độ nghiệp vụ của nhân viên theo định kỳ, tuyển thêm nhân viên mới. Việc kiểm tra trình độ nghiệp vụ của nhân viên giúp Trung tâm thấy được những mặt mạnh, mặt yếu của nguồn nhân lực nói chung và của từng nhân viên nói riêng. Qua đó Trung tâm sẽ có những biện pháp để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho những nhân viên còn yếu kém hay bố trí lại công việc sao cho phù hợp với năng lực của từng nhân viên. Nguồn hàng của Trung tâm không chỉ được sản xuất trong nước mà còn có một lượng lớn hàng hóa được nhập khẩu từ nước ngoài. Vì vậy việc trau dồi 84 ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh rất cần thiết đối với các cán bộ nghiệp vụ. Trung tâm cũng cần đặc biệt chú ý tới vấn đề này. II.1.8. Nâng cao trình độ tổ chức, quản lý. Mỗi một doanh nghiệp là một hệ thống với những mối liên kết chặt chẽ với nhau hướng tới mục tiêu. Một hệ thống bao gồm các phần tử/ bộ phận khác nhau. Hoạt động của mỗi bộ phận này ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận khác và ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống chung. Nói một cách khác, hệ thống là một tổng thể mà nó không thể chia cắt thành những bộ phận có ảnh hưởng độc lập đối với nó. Kết quả hoạt động của một doanh nghiệp không phải là sự tổng hợp từ kết quả của các bộ phận mà nó được hình thành trên cơ sở hoạt động có sự liên kết giữa các bộ phận. Điều đó có nghĩa là khi mỗi bộ phận của doanh nghiệp được tách riêng ra hoạt động tốt như nó có thể thì hoạt động của toàn doanh nghiệp cũng không tốt được. Một doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu của mình thì nó phải đạt được một trình độ tổ chức, quản lý tương ứng. Khả năng tổ chức, quản lý doanh nghiệp dựa trên quan điểm tổng hợp, bao quát tập trung vào những mối quan hệ tương tác của tất cả các bộ phận tạo thành tổng thể tạo nên sức mạnh thật sự cho doanh nghiệp. Nếu đứng trên quan điểm này để xem xét về trình độ tổ chức, quản lý của Trung tâm Thương mại INTIMEX, chúng ta thấy rằng Trung tâm chưa thiết lập được mối liên kết tốt giữa các bộ phận trong Trung tâm. Tạo nguồn, mua hàng là một bộ phận quan trọng tuy nhiên cho dù nó có cố gắng đến đâu thì kết quả cuối cùng cũng không tốt được nếu không có sự hợp tác của các bộ phận khác. Chính vì vậy để hoạt động của toàn Trung tâm nói chung và của bộ phận nghiệp vụ làm công tác đảm bảo nguồn hàng nói riêng đạt kết quả tốt Trung tâm cần: - Liên kết các bộ phận của Trung tâm hoạt động theo một mục tiêu chung. - Quán triệt tư tưởng tới từng bộ phận, từng nhân viên trong Trung tâm để mọi thành viên trong Trung tâm đều ý thức được tầm quan trọng của sự tương tác, liên kết giữa các bộ phận. 85 II.2. Một số kiến nghị với Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX. Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX là một tổ chức lớn bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc. Trung tâm Thương mại INTIMEX Hà nội cũng như các đơn vị thành viên khác của Công ty muốn phát triển được rất cần có sự hỗ trợ từ phía Công ty. Vì sự phát triển chung của toàn Công ty cũng như sự phát triển của từng thành viên, trong đó có Trung tâm Thương mại INTIMEX, Công ty cần: - Xây dựng hệ thống thông tin thị trường toàn Công ty, mỗi đơn vị thành viên là một trạm thông tin, Công ty sẽ làm chức năng của một "tổng đài". Hệ thống thông tin này sẽ cung cấp cho các thành viên những thông tin về sự biến động thị trường đồng thời để các thành viên trong công ty trao đổi thông tin với nhau. Mặt khác trong hệ thống thông tin này còn có các đại diện của Công ty được đặt tại các nước mà Công ty cũng như các đơn vị thành viên đang có quan hệ làm ăn. Những đại diện này sẽ làm nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, các đối tác, nguồn hàng và cung cấp các thông tin đó cho Công ty cũng như các đơn vị thành viên. - Bổ sung nguồn vốn chủ sở hữu cho Trung tâm để tạo ra một cơ cấu vốn hợp lý đồng thời tăng sự chủ động trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Hiện nay, lượng vốn của Trung tâm quá ít, điều đó đã ảnh hưởng rất lớn tới công tác tạo nguồn, thu mua của Trung tâm. Việc mua hàng theo phương thức thanh toán chậm luôn đi kèm với giá cao. Khi có vốn lớn Trung tâm có thể tăng lượng hàng hoá được thu mua theo phương thức thanh toán ngay. Điều đó sẽ giúp Trung tâm có được một khoản tiết kiệm lớn. - Củng cố mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên trong Công ty. Trên đây là một số giải pháp đưa ra nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Hệ thống các giải pháp này có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Do đó các giải pháp này chỉ có thể phát huy được hiệu quả khi tất cả các giải pháp được thực hiện đồng bộ. 86 Kết luận. Từ những đánh giá về hoạt động kinh doanh ở Trung tâm Thương mại INTIMEX ta thấy hoạt động tạo nguồn mua hàng của Trung tâm đang từng bước được hoàn thiện. Bên cạnh những việc đã làm được Trung tâm còn có rất nhiều hạn chế và khó khăn đòi hỏi phải được giải quyết trong thời gian tới. Môi trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, số lượng các đối thủ cạnh tranh ngày một nhiều hơn. Để tồn tại và phát triển, bằng nội lực của chính mình Trung tâm phải chấp nhận và chiến thắng trong những cuộc cạnh tranh đó. Thị trường tuy có quy luật của nó song vẫn biến đổi không ngừng nên việc nghiên cứu và đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình mới là không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh. Công tác tạo nguồn và mua hàng cũng luôn cần những giải pháp phù hợp để ngày một hoàn thiện hơn, phát huy được vai trò của nó đối với hoạt động kinh doanh nói chung cũng như các hoạt động khác nói riêng. Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Thương mại INTIMEX, tôi đã tập trung nghiên cứu hoạt động tạo nguồn, mua hàng. Tôi đã chọn đề tài: "Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX" để nghiên cứu. Chuyên đề đã nêu được hệ thống cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn,mua hàng; phân tích, đánh giá hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX, từ đó đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng cho Trung tâm. 87 Mục lục Lời nói đầu ...................................................................................................... 1 Chương I: Nguồn hàng và nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng của các doanh nghiệp thương mại. ............................................................................... 4 I.Vai trò của công tác tạo nguồn và mua hàng ở các DNTM............................ 4 I.1. Nguồn hàng của các DNTM. ..................................................................... 4 I.1.1.Quan niệm về nguồn hàng. ...................................................................... 4 I.1.2. Phân loại nguồn hàng. ............................................................................ 4 I.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn mua hàng ở DNTM. .......... 6 I.2.1. Quan niệm về hoạt động tạo nguồn và mua hàng. .................................. 6 I.2.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng ở DNTM. ...... 7 II. Nội dung của hoạt động tạo nguồn và mua hàng. ........................................ 8 II.1. Nội dung công tác tạo nguồn của DNTM. ................................................ 9 II.1.1. Nghiên cứu thị trường. .......................................................................... 9 II.1.2. Lập kế hoạch tạo nguồn. ..................................................................... 15 II.1.3. Thực hiện kế hoạch tạo nguồn. ........................................................... 16 II.2. Nội dung công tác mua hàng. ................................................................. 17 II.2.1. Lập kế hoạch mua hàng. ..................................................................... 17 II.2.3. Theo dõi và đánh giá hoạt động mua hàng. ......................................... 36 Chương 2: tình hình tạo nguồn và mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX- công ty xuất nhập khẩu INTIMEX. ............................................. 37 I. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thương mại INTIMEX. ... 37 I.1. Quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ của Trung tâm. ..................... 37 I.1.1. Quá trình hình thành của Trung tâm Thương mại INTIMEX.. ............. 37 I.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thương mại INTIMEX. ............. 39 I.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của TTTM INTIMEX. ...................... 39 II. Đặc điểm và kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thương mại INTIMEX...................................................................................................... 41 II.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thương mại INTIMEX.41 II.1.1. Đặc điểm về sản phẩm và lĩnh vực hoạt động của TTTM INTIMEX. . 41 II.1.2. Về phương thức kinh doanh. ............................................................... 42 II.1.3. Đặc điểm về thị trường, khách hàng và nguồn hàng của Trung tâm thương mại INTIMEX. .................................................................................. 42 88 II.1.4. Đặc điểm về nguồn lực của Trung tâm Thương mại INTIMEX. ......... 43 II.2. Một số kết quả hoạt động kinh doanh của TTTM INTIMEX. ................ 45 III. Phân tích hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX trong giai đoạn 1999 -2000. ......................................................... 48 III.1. Nguồn hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX và công tác tạo nguồn của Trung tâm. .................................................................................... 48 III.1.1. Nguồn hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. ......................... 48 I.1.2. Tình hình tổ chức hoạt động tạo nguồn hàng của TTTM INTIMEX.... 59 III.2 Hoạt động mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX ................ 62 III.2.1. Về việc lập kế hoạch mua hàng.......................................................... 62 III.2.2. Về việc đàm phán, ký kết hợp đồng. .................................................. 62 III.2.3. Về việc thực hiện hợp đồng. .............................................................. 63 IV. Đánh giá về hoạt động tạo nguồn, mua hàng của TTTM INTIMEX. ....... 63 IV.1. Những mặt đã làm được. ...................................................................... 63 IV.2. Những mặt tồn tại. ................................................................................ 65 Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. ......................................................... 67 I. Định hướng phát triển của TTTM INTIMEX trong thời gian tới. ............... 67 I.1. Mục tiêu kinh doanh của Trung tâm. ....................................................... 67 I.2.Chiến lược phát triển của Trung tâm Thương mại INTIMEX . ................. 70 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. ............................................................... 72 II.1. Các giải pháp về phía Trung tâm............................................................ 73 II.1.1. Xây dựng chiến lược về nguồn hàng. .................................................. 73 II.1.2. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường. .......................................... 74 II.1.3. Hoàn thiện kế hoạch tạo nguồn và kế hoạch mua hàng. ...................... 76 II.1.4. Hoàn thiện các đơn đặt hàng. .............................................................. 80 II.1.5. Tổ chức tốt nguồn vốn phục vụ cho hoạt động tạo nguồn, mua hàng. . 82 II.1.6. Thành lập các đại diện mua hàng. ....................................................... 82 II.1.7. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ kinh doanh. ..... 83 II.1.8. Nâng cao trình độ tổ chức, quản lý. ..................................................... 84 II.2. Một số kiến nghị với Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX....................... 85 Kết luận. ........................................................................................................ 86 89