Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện tuyển dụng giáo vụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn giáo dục và đào tạo Thần Đồng

dạy và học hàng đầu khu vực Đà Nẳng với trang thiết bị hiện đại và phương pháp giảng dạy thực tế, sáng tạo. Để đạt được mục tiêu này, Trung tâm đang có kế hoạch tổ chức các hoạt động ngoại khóa. Đây là các hoạt động giới thiệu về văn hóa, thể thao, ẩm thực của các nước phương tây như: Dạy bóng chày, giới thiệu các món ăn Mỹ, giới thiệu về các lễ hội hóa trang, các lớp học chụp hình.... Tất cả các lớp học này đều bằng Tiếng anh và có nhân viên giáo vụ tham gia gia phiên dịch cho các học viên ở cấp độ thấp. Có thể thấy rằng công ty sẽ đi tiên phong trong lĩnh vực đào tạo Anh văn kết hợp giới thiệu các nét đẹp văn hóa, phong tục từ các nước phương tây. Mở rộng quy mô của Trung tâm thông qua liên kết với các trường mẫu giáo và tiểu học trên thành phố Đà Nẳng. Đến cuối năm 2009, Trung tâm sẽ khai giảng được 6 lớp tại trường tiểu học Đức Trí và triển khai thêm các lớp học mới với các cấp độ khác nhau trong 2010 (theo ước tính khoảng 12 lớp vào tháng 12 năm 2010). Đến tháng 2/2009 khai giảng 4 lớp tại trường mẫu giáo Hồng Nhung, sau đó nâng tổng số lớp học lên đến 8 lớp vào cuối năm 2010. Thành lập một chi nhánh Trung Tâm Anh Văn Thiếu Nhi Fisher’s SuperKids thứ hai tại thành phố Hội An. Trung tâm này sẽ có mô hình tương tự như Trung tâm hiện tại ở Đà Nẵng, tuy nhiên các trang thiết bị phục vụ Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 43 giảng dạy được đầu tư tốt hơn. Đến tháng 5/2009 Trung tâm sẽ tiến hành chiêu sinh và sẽ khai giảng các lớp học đầu tiên vào tháng 7/2009. Theo dự kiến, số lượng học viên theo đăng ký sẽ giao động trong khoảng 60 đến 90 học viên, như vậy Trung tâm mới sẽ bắt đầu hoạt động với 6 đến 8 lớp học ở các cấp độ các nhau và phấn đấu sẽ có 14 lớp học vào tháng 12 năm 2010. Nhìn chung, các mục tiêu trên được đề ra phần lớn đều hướng về việc mở rộng thị trường đào tạo Anh văn thiếu nhi của công ty lên các thị trường mới như các trường mẩu giáo, các trường tiểu học trên địa bàn thành phố Đà Nẳng và một Trung tâm mới tại thành Phố Hội An. Để đạt được các mục tiêu này yêu cầu công ty phải có một nguồn nhân sự dồi dào để đáp ứng nhu cầu mở rộng. Bên cạnh các giáo viên bản ngữ trực tiếp giảng dạy thì nhân viên giáo vụ là một trong những nhân tố quan trọng trong việc lên chương trình giảng dạy, thu xếp lịch, phụ trách hồ sơ học sinh, làm cầu nối liên lạc giữa phụ huynh và Trung tâm. Như vậy, việc tuyển dụng các nhân viên giáo vụ đạt yêu cầu, có thể đáp ứng được nhu cầu mở rộng của công ty là một trong những yếu tố quan trọng quyết định vấn đề thành công trong các mục tiêu dài hạn này. 2. Phương hướng phát triển trong ngắn hạn Trước những mục tiêu đề mở rộng của công ty đặt ra trong thời gian tới, công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng hướng tới hoàn thiện đội ngũ nhân viên giáo vụ hiện có tại công ty chuyên nghiệp trong công việc cũng như có khả năng giao tiếp tiếng Anh, có khả năng làm việc với giáo viên bản ngữ hiệu quả. Công ty sẽ tập trung nâng cao chất lượng làm việc của các nhân viên giáo vụ thông qua các lớp học tập huấn về các kỹ năng cần thiết cho một nhân viên giáo vụ. Định hướng này đang được xem là quan trọng hàng đầu vì khi nguồn nhân viên giáo vụ mới được tuyển vào trong công ty, các nhân viên giáo vụ hiện tại đóng vai trò chính trong việc đào tạo, hướng dẫn các nhân viên giáo vụ mới làm quen với công việc, học tập các quy trình Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 44 làm việc tại công ty. Theo dự kiến, các lớp học tập huấn này sẽ thực hiện vào đầu tháng 11. Nội dung của các lớp đào tạo này bao gồm:  Các quy trình quản lý hồ sơ học sinh hiệu quả và nhanh chóng. Do đặc thù công việc của một nhân viên giáo vụ là cầu nối giữa Trung tâm với phụ huynh, nên việc tiếp nhận các thông tin từ phía phụ huynh, lưu trữ các thông tin liên lạc với phụ huynh, tình hình học tập của học sinh, học phí của các khóa học... là những việc chiếm nhiều thời gian và công sức của nhân viên giáo vụ. Khi được tập huấn các quy trình mới áp dụng các phần mềm quản lý giáo dục mới, các nhân viên giáo vụ sẽ làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Đối với một Trung tâm với số lượng học viên khoảng hơn 500 học viên như hiện nay thì việc đào tạo các nhân viên giáo vụ các quy trình quản lý hồ sơ học sinh chưa cho thấy rỏ hiệu quả. Tuy nhiên, khi mở rộng Công ty, số lượng học viên có thể tăng lên gấp 3 đến 4 lần trong 3 năm tới thì đây là một việc làm hết sức bức thiết.  Tìm hiểu tâm lý trẻ em và cách giao tiếp với trẻ em hiệu quả. Các lớp tập huấn này do các chuyên gia tâm lý trực tiếp giảng dạy. Các nhân viên giáo vụ có cơ hội tìm hiểu thêm về tâm lý thiếu nhi thông qua các bài học lý thuyết do các chuyên gia cung cấp và vận dụng những kinh nghiệm họ có được trong quá trình làm việc với các em học sinh vào các cuộc thảo luận trực tiếp cùng với chuyên gia. Qua thăm dò ý kiến từ phía phụ huynh các học viên đã cho con em tham gia học Anh văn tại trung tâm trong nhiều năm qua thì họ rất ủng hộ các lớp học như thế này vì một khi các giáo viên hiểu được tâm lý, tình cảm của học viên sẽ hỗ trợ thêm cho gia đình trong việc hiểu rỏ hơn về con mình và có phương pháp giáo dục phù hợp. Nâng cao kỹ năng giao tiếp trong Tiếng Anh. Các giáo viên bản ngữ sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm tập huấn các nhân viên giáo vụ về ngôn ngữ chuyên dùng trong công việc giáo vụ, các khác biệt về văn hóa trong giao tiếp và các hình thức hỗ trợ các giáo viên bản ngữ mới sang Việt Nam tránh shock văn hóa. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 45 Nâng cao kỹ năng giao tiếp với phụ huynh. Trong quá trình hoạt động của Công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng bên cạnh những lời khen ngợi, động viên từ phía phụ huynh thì cũng không tránh khỏi một số phàn nàn từ phía phụ huynh. Mục đích của lớp tập huấn này nhằm tạo cho nhân viên giáo vụ sự tự tin, sự chủ động trong giao tiếp với phụ huynh. Thêm vào đó, các nhân viên giáo vụ cũng được trang bị thêm những kiến thức về tâm lý giúp họ có thể phân loại tính cách phụ huynh, thông qua đó tìm cách tiếp cận hiệu quả nhất, tránh những phàn nàn đến từ phía phụ huynh ở mức thấp nhất. Các nhân viên giáo vụ hiện có tại Công ty trước tiên sẽ được đào tạo một cách bài bản, trở thành một nguồn nhân viên giáo vụ nồng cốt chính chịu trách nhiệm đào tạo và huấn luyện cho các nhân viên giáo vụ trong tương lai. Như vậy, trong thời gian tới cùng với mục tiêu mở rộng Trung tâm Anh văn thiếu nhi, Trung tâm đã có một sự chuẩn bị về mặt nhân sự chuyên nghiệp, đây là một sự chuẩn bị chu đáo về mặt nhân sự góp phần hoàn thành các mục tiêu trước tháng 4 năm 2010. 3. Phương hướng phát triển trong dài hạn Công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng có phương hướng xây dựng Trung tâm Anh văn thiếu nhi Fisher’s SuperKids trở thành một trong những Trung tâm đào tạo chuyên nghiệp với các chất lượng dich vụ hàng đầu khu vực miền Trung vào năm 2015. Cùng việc mở rộng hệ thống Trung tâm của mình tại các khu vực lân cận thành phố Đà Nẳng như Hội An, Tam Kỳ, Huế... Trung tâm Anh văn thiếu nhi Fisher’s SuperKids sẽ nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như các dịch vụ cung cấp đến phụ huynh hơn nữa. Tạo niềm tin cho phụ huynh cho con học tại Trung tâm không chỉ vì chất lượng đào tạo Tiếng Anh mà còn vì Trung tâm là nơi mà chính con em của họ sẽ tiếp cận với văn hóa, các giao tiếp ứng sử văn minh của các nước tiên tiến trên thế giới. Trong tương lai, Trung tâm không những được biết đến là một Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 46 nơi đào tạo Tiếng Anh không thôi mà còn là một nơi chuẩn bị cho các em những hành trang cần thiết bước vào cuộc sống hiện đại của thế kỹ 21. II. Hoàn thiện tuyển dụng giáo vụ 1. Lập kế hoạch tuyển dụng giáo vụ trong thời gian tới. Cùng với quy mô mở rộng Công ty trong năm 2010, số lượng nhân viên giáo vụ cần thiết để đáp ứng cho quy mô này được thể hiện như sau: Bảng dự đoán số lượng giáo vụ cần tuyển: Bảng 7 - Về thời gian tuyển dụng, Công ty sẽ tiến hành trước 3 tháng khi có nhu cầu cần thiết, có nghĩa là các quy trình tuyển mộ sẽ được tiến hành vào tháng 3 vào tháng 9. Tuy nhiên, do các số lượng ở bảng trên là theo ước tính nên tùy thuộc vào nhu cầu thực tế và thời gian tiến hành khai giảng các lớp mới mà tiến trình tuyển dụng có thể linh hoạt thay đổi. Mục đích của việc tiến hành tuyển dụng trước 3 tháng nhằm có thời gian đào tạo các nhân viên giáo vụ mới có thời gian học việc trong vòng 2 tháng, sau đó họ có thể tiến hành các công việc thực tế thành thạo tại các cơ sở mới của Công ty. - Về tổng số lượng nhân viên giáo vụ giáo vụ ước tính sẽ bao gồm số dự phòng. Đây là một điểm mới trong việc lập kế hoạch tuyển dụng của công Thời điểm Nhu cầu NVGV dự đoán Số lương NHGV đầu kỳ Số lượng NVGV biến động giảm Số lượng NVGV dự phòng Số lượng cần tuyển Tháng 6/ 2010 20 15 5 2 12 Tháng 12/2010 29 20 8 3 20 Tháng 6/ 2011 33 29 7 3 14 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 47 ty và chính điều này sẽ góp phần giải quyết nhu cầu giáo vụ kịp thời của công ty trong trường hợp có biến động. Sự chuẩn bị này nhằm hạn chế những ảnh hưởng về chất lượng công việc trong khi công ty luôn có độ biến động khá cao về số lượng nhân viên giáo vụ. 2. Giải pháp về xác định nhu cầu: Đối với bước xác định nhu cầu cần thay đổi cách xác định sơ sài và chủ quan của công ty bằng cách rà sát lại tình hình giáo vụ cụ thể, dựa vào nhu cầu giáo vụ cần thiết trong tương lai và các dự đoán biến động. Để khắc phục việc thiếu hụt nhân viên trong trường hợp có sự biến động về nhân viên giáo vụ hay là do nhu cầu phát triển, công ty cần chú trọng hơn nữa trong khâu xác định nhu cầu nhân sự. Khi làm tốt khâu này, công ty sẽ có được một cái nhìn tổng quát hơn về tình hình nhân sự của công ty, đưa ra các dự đoán về tình hình nhân sự trong thời gian tới và kịp thời đáp ứng nhu cầu giáo vụ cho công ty. Thông qua bước này, công ty cũng đánh giá lại khả năng, sự trung thành của các nhân viên củ của công ty để đào tạo thành lực lượng nồng cốt của công ty. Các tiêu chí đề xuất: - Số lượng và chất lượng các nhân viên giáo vụ hiện có tại công ty, các vị trí hiện tại mà họ đảm trách có phù hợp với khả năng, sở trường hay không, các vị trí còn thiếu cần được bổ sung, số lượng cần bổ sung. - Nhu cầu tuyển dụng nhân viên giáo vụ trong thời gian tới, số lượng, các tiêu chí tuyển chọn. - Dự đoán số lượng giáo vụ biến động trong thời gian sắp tới 3. Giải pháp về tuyển mộ lao động: Thu hút sự quan tâm của sinh viên các trường đại học, đặc biệt là trường Đại Học Ngoại Ngữ. Để tạo được sự thu hút tốt hơn trong thời gian tới, công ty cần kêu gọi nhiều tình nguyện viên từ Trường Đại Học Ngoại Ngữ tham gia các hoạt động ngoại khóa tại Trung tâm. Tạo điều kiện hơn nữa Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 48 cho tình nguyện viên tìm hiểu thêm về công ty và tính chất công việc tại công ty. Nếu như các ứng viên tiềm năng càng hiểu về vị trí mà công ty đang tuyển dụng thì tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu càng cao. Các hình thức thu hút ứng viên từ nguồn này bao gồm: Tặng áo đồng phục, vở, bút, note pad của công ty cho ứng viên; mở rộng cơ hội thực tập cho các sinh viên năm cuối; tài trợ cho các câu lạc bộ tiếng Anh của trường. Chú trọng hơn về nội dung và hình thức quảng cáo, đặc biệt là nội dung để loại bỏ các ứng viên không phù hợp. Khi các ứng viên tiềm năng nắm được các thông tin về vị trí giáo vụ đang tuyển, họ sẽ hình dung về các công việc liên quan đến giáo vụ trong công ty, nếu như cảm thấy phù hợp họ sẽ và đưa ra quyết định ứng tuyển hay bỏ qua khi họ không yêu thích công việc này. Vì vậy, với nội dung mô tả ngắn gọn, xúc tích tính chất công việc và các tiêu chí tuyển chọn sẽ thu hút được nhiều ứng viên phù hợp và tiết kiệm được nhiều thời gian tuyển chọn các ứng viên không phù hợp. Công ty nên đưa rỏ các tiêu chí sau đây trong các mẫu quảng cáo tuyển dụng: - Yêu trẻ em - Tự tin giao tiếp linh hoạt bằng tiếng Việt và tiếng Anh. - Có khả năng lên kế hoạch cho công việc tốt. - Có tính cách cẩn thận và chi tiết trong công việc. - Biết sử dụng máy tính thành thạo. - Có thể làm việc theo ca. 4. Giải pháp về tuyển chọn lao động Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ: Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nhân viên lể tân thu nhận hồ sơ nên đơn giản ở các khâu kiểm tra các giấy tờ văn bằng cần thiết theo yêu cầu, hình ảnh. Thay vào đó, các nhân viên này nên nói chuyện với nhân viên để có các thông tin về giọng nói, khả năng giao tiếp bằng tiếng Việt, sự tự tin trong giao tiếp, kinh nghiệm làm việc. Nếu cảm thấy Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 49 ứng viên ứng tuyển không phù hợp, các nhân viên này sẽ tìm cách lịch sự từ chối hồ sơ ngay tại vòng đầu tiên. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian cho cả quy trình phỏng vấn khá nhiều. Sau đó, đối với các ứng viên đạt yêu cầu , các nhân viên lể tân của công ty ghi chép các thông tin sau khi nói chuyện với ứng viên vào phiếu đánh giá sơ bộ để giúp cho người chịu trách nhiệm phỏng vấn tiếp theo năm thông tin về ứng viên và có sự chuẩn bị tốt cho công việc phỏng vấn. Phiếu đánh giá sơ bộ: Tên ứng viên:............................................................... Tuổi:....... Tiêu chí Tốt Đạt Không đạt Ghi chú Chất lượng hồ sơ: Ngoại hình Giọng nói Sự tự tin Vui vẻ, linh hoạt trong giao tiếp Bảng 8 Trắc nghiệm tuyển chọn: Hiện tại, công ty không thực hiện bước trắc nghiệm tuyển chọn này mà tiến hành phỏng vấn trực tiếp các hồ sơ đạt yêu cầu. Do quy mô công ty còn nhỏ cộng với số lượng ứng viên ứng tuyển chưa thật sự nhiều quá mức, nên các bước tuyển dụng hiện tại được xem là tạm ổn. Tuy nhiên, trong thời gian tới, với nhu cầu tuyển giáo vụ nhiều và dự đoán số lượng ứng viên gấp 3 đến 4 lần trong thời gian tới, công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng cần áp dụng hình thức trắc nghiệm tuyển chọn dành cho nhiều ứng viên trong một lúc. Hình thức trắc nghiệm này nhằm hướng đến kiểm tra khả năng tiếng Anh và kỹ năng vi tính của ứng viên. Bên cạnh đó, do nhiều ứng viên cùng tham gia cùng một thời gian nên cũng tiết kiệm Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 50 được một khoảng thời gian đáng kể cho công ty trong quá trình tuyển dụng. Nội dung của trắc nghiệm tuyển chọn bao gồm hai nội dung chính: - Thi trắc nghiệm tiếng Anh để kiểm tra khả năng tiếng Anh của ưng viên. Nội dung của bài thi sẽ do giáo viên bảng ngữ thiết kế bao gồm các phần như ngữ pháp, nghe và viết. - Thi kỹ năng vi tính, ứng viên sẽ thực hiện một số nội dung về Word và Excel thông thường của nhân viên giáo vụ. Phỏng vấn tuyển chọn: Người thực hiện phỏng vấn cần chuẩn bị: - Nghiên cứu kỹ công việc trước khi phỏng vấn, để đảm bảo đưa ra những câu hỏi thật cần thiết.. Khi nghiên cứu công việc cẩn thận, hiểu rỏ đặc thù công việc, các kỹ năng cần thiết đáp ứng cho công việc sẽ đưa ra được các câu hỏi hiệu quả. Các câu hỏi được đưa ra cần khai thác được các yêu cầu sau đây: + Ứng viên phải có lòng yêu trẻ em thật sự. Thật sự quan tâm đến trẻ em và có thể sử lý được các tình huống không mong muốn như các em bị ốm, nôn ói... + Khả năng giao tiếp cả hai ngôn ngữ Tiếng Việt và Tiếng Anh tự tin, lưu loát. + Có tính chi tiết trong công việc. + Có khả năng làm việc theo ca. + Trung thực trong công việc. + Biết sử dụng máy tính thành thạo. + Có thể làm việc theo ca. - Thiết lập mối quan hệ tốt đối với ứng viên, giải thích cho ứng viên mục đích của cuộc phỏng vấn và tạo không khí nhẹ nhàng. Không khí trong buổi phỏng vấn quyết định nhiều đến chất lượng của các cuộc phỏng vấn. Thực tế cho thấy rằng, nhiều ứng viên có khả năng rất tốt nhưng do không khí phỏng vấn ngột ngạt và căng thẳng nên họ không thể thể hiện khả năng của Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 51 mình. Do đó, tạo cảm giác nhẹ nhàng, thân thiện và đưa ra mục đích của cuộc phỏng vấn ngay từ đầu tạo điều kiện cho ứng viên thoải mái, không gượng ép trong khi sử lý các tình huống được đưa ra - Nên đặt câu hỏi một cách rõ ràng, dễ hiểu và gợi ý cho người bị phỏng vấn dễ trả lời. Khi thiết kế các câu hỏi cần bám sát các tiêu chí tuyển dụng giáo vụ của công ty, tránh trường hợp hỏi lang mang, lảng phí thời gian. - Cần hệ thống các thông tin cần thu thập (qua các câu hỏi phỏng vấn) phải hợp lý để khi phỏng vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng. Song song với việc khai thác các thông tin từ ứng viên thì việc lưu trử các thông tin thu được đóng vai trò quan trọng không kém. Đặc biệt, với nhu cầu tuyển dụng cao trong thời gian tới của Công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng thì đây là công việc quan trọng giúp tránh được việc thất lạc các thông tin của ứng viên. - Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin đặt ra với người được phỏng vấn. Từ những thông tin thu được từ ứng viên, người trực tiếp tham gia phỏng vấn sẽ kiểm tra độ chính xác các thông tin này bằng cách đưa ra thêm một số câu hỏi xung quanh thông tin, hay gọi điện cho cá nhân hay tổ chức có liên quan. Việc kiểm này phần lớn phụ thuộc vào nội dung thông tin mà ứng viên cung cấp. Với mỗi loại thông tin khác nhau, cách kiểm định lại độ chính xác của thông tin cũng khác nhau. - Áp dụng nhiều tình huống thực tế của công ty vào trong các cuộc phỏng vấn sâu hơn. Thông qua việc giải quyết tình huống cụ thể, người phỏng vấn dễ dàng đánh giá khả năng sự lý tình huống, giao tiếp trong từng trường hợp cụ thể, trách được các câu trả lời máy móc, theo bài bản của người được phỏng vấn. - Chọn lựa người có khả năng thực hiện công việc giáo vụ giỏi, có khả năng mô tả trách nhiệm, quyền hạn và cách thực hiện công việc một cách tốt nhất. Các ứng viên đáp ứng được các yêu cầu của công việc, hình dung được công việc của một giáo vụ như thế nào, hiểu và quan tâm đến trách nhiệm, Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 52 quyền hạn của mình tại công ty nên được đánh giá cao trong quá trình tuyển chọn. Nội dung phỏng vấn: Tên ứng viên: ................................................. Tuổi:......... Nhóm tiêu chí Câu hỏi Đánh giá(theo thang điểm 10) Ghi chú Chuyên môn, công việc (Tasks) - Bạn biết đến Trung tâm từ nguồn thông tin nào? - Bạn làm việc theo ca được không? (Ca tối làm đến 9h15) - Bạn đã từng làm việc ở đâu chưa? Bạn thích nhất điều gì khi làm việc ở đó? Và ít thích nhất điều gì khi làm việc ở đó? - Mọi công việc đều có những điều bực mình, vấn đề. Kể ví dụ mà điều kiện công việc, trách nhiệm và công việc được giao đã từng làm bạn không thỏa mãn. (Mở rộng: Cho 1 ví dụ mà bạn làm việc cật lực nhất và cảm nhận sự thành tựu lớn lao nhất) - Vì sao bạn dự định thôi việc ở đó? - Cho 1 ví dụ bạn làm việc hơn yêu cầu của công việc tại đó? Kể những ý tưởng, gợi ý đã đưa lên cấp trên để đóng góp cho công ty trong thời gian bạn làm việc tại đó. - Bạn dành cho công việc mấy tiếng một ngày? Mô tả lần gần đây mà bạn cảm thấy mệt mỏi, kiệt sức. - Bạn làm việc tốt nhất trong điều kiện nào? - Bạn là người sáng tạo và hay có nhiều ý tưởng không? Cho ví dụ. Yêu trẻ em (Love of - Bạn là người yêu trẻ em không? Ví dụ. - Bạn có thường tiếp xúc với trẻ Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 53 children) em không? Mức độ thường xuyên như thế nào? - Bạn có kinh nghiệm về trẻ em không? - Bạn có ngại sử lý tình huống không mong muốn như các em bị ốm, nôn ọe, đi ngoài...không? - Điều bạn thích nhất ở trẻ em là gì? - Điều gì bạn nghĩ là khó khăn nhất khi chơi với các bé? - Chi tiết (Detail - oriented Person) - Bạn có phải là người làm việc chi tiết hay không? Cho ví dụ.( yều cầu ứng viên đưa ra nhiều ví dụ để chứng minh) - Bạn thích làm công việc mang tính chi tiết hay đại khái? Vì sao? - Bạn có thể làm các công việc đòi hỏi sự cẩn thận, chi tiết không? Chứng minh điều đó? Tiếng Anh (English) - Bạn kỳ vọng điều gì nếu như bạn làm việc tại đây? - Kế hoạch dài hạn cho nghề nghiệp của bạn là gì? - Mục tiêu trong công việc của bạn như thế nào? Chủ động (initiativ e) - Bạn có phải là người chủ động không? Cho ví dụ? Bạn đã từng tham gia chương trình ngoại khóa, hoặc các hoạt động xã hội nào chưa? Giữ vị trí nào? Bạn học được gì qua các hoạt động đó? Trung thực (Sincere) - Bạn nghĩ như thế nào về lòng trung thực? - Trong công việc mà bạn đã làm trước đây, lòng trung thực có vai trò như thế nào? Hình thức (Appear - Bạn có quan tâm nhiều về hình thức của mình và của những người xung quanh không? Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 54 ance) - Bạn nghĩ là hình thức bên ngoài ảnh hưởng như thế nào đến cuộc sống và công việc, ví dụ như công việc ở Trung tâm này? Tiêu chí thành công (Successf ul Standard ) - Các tiêu chuẩn thành công trong công việc của bạn? Bạn đã làm gì để đạt được? Bản thân / Kinh nghiệm sống - Nếu như tự nhận xét, bạn thấy mình có những điểm mạnh gì? Điều đó được thể hiện như thế nào? - Bạn thấy mình có điểm yếu nào? Cách khắc phục Tính cách - Những tính cách mà bạn cho là sẽ phù hợp với công việc ở đây? - Bạn của bạn nhận xét bạn là người như thế nào? Cho ví dụ. Nói lên các hành động thể hiện sự qua tâm của bạn đến tình cảm và nhu cầu của người khác. - Mô tả trong năm qua sự việc khiến bạn tức giận chính bản thân mình nhất. - Nếu bạn bất đồng quan điểm với /ai thì bạn sẽ xử sự như thế nào? Kỹ năng Skill - Có thể sử dụng vi tính không? Sử dụng được cái gì? - Bạn đã từng nói trước đông người hay một nhóm người? Nói lên một tình huống mà anh thấy phức tạp nhất để giải thích với người khác. - Khả năng làm việc nhóm của bạn thế nào? - Bạn có sắp xếp thời gian của mình không? Bạn sắp xếp trước bao lâu. Bạn kể thứ tự bạn đã làm gì tuần trước? Lên bằng cách nào? Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 55 Khả năng sử lý tình huống (người phỏng vấn sẽ đóng vai phụ huynh và nhân viên giáo vụ) - Một phụ huynh nóng giận, phàn nàn về kết quả học tập của con mình tại phòng lể tân của Trung tâm trong khi có nhiều phụ huynh và học sinh khác. - Một phụ huynh phàn nàn về khả năng sư phạm của giáo viên trong cuộc họp phụ huynh. - Phụ huynh kỳ vọng quá cao về khả năng học tiếng Anh của con mình. - Hiểu làm giữa các nhân viên nữ với nhau về công việc. Bảng 9 Sưu tra lý lịch: Đối với một số ứng viên có giấy giới thiệu từ các trường đại học, người nước ngoài hay các cơ quan, nếu như công ty muốn tìm hiểu rỏ thêm thông tin về ứng viên phục vụ cho yêu cầu ra quyết định, cần phải liên hệ để xin các thông tin chi tiết. Một số lưu ý khi thực hiện sưu tra lý lịch như giới thiệu về công ty, mục đích gọi điện hay gặp mặt, xin hẹn thời gian để xin thông tin về ứng viên Ra quyết định tuyển chọn: Khuyến khích sự tham gia của tất các nhân viên vào việc tuyển chọn nhân viên giáo vụ hơn nữa.Công ty cần tổ chức cuộc họp chính thức bao gồm các trưởng ca và các nhân viên giáo vụ làm việc chung trong thời gian tham quan công việc đưa ra đánh giá và giải thích các đánh giá của mình. Những quan sát, đánh giá từ phía nhân viên góp phần giúp Giám đốc Công ty đưa ra quyết định lựa chọn nhân viên chính xác hơn. Thời gian tham quan công việc của Công ty hiện tại là một tuần. Qua các đợt tuyển dụng gần đây cho thấy rằng khoảng thời gian này quá ngắn, chưa đủ thể các nhân viên trong công ty có thể đánh giá được các nhân viên mới vào. Và theo tâm lý chung thì thường các nhân viên mới với bị tâm lý bị quan sát nên những gì họ thể hiện không thật sự chính xác. Vì vậy cần tăng thêm thời gian tham quan công việc cho các nhân viên mới lên 2 tuần. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 56 5. Giải pháp về bố trí công việc: Trưởng ca xác định lại các vị trí còn thiếu, nhìn nhận lại khả năng, sở trường của nhân viên mới để bố trí công việc. Nhân viên mới được tuyển bên cạnh việc được hướng dẫn về các công việc giáo vụ trong công ty thì cũng cần tìm hiểu thêm các hoạt động liên quan như tổ chức ngoại khóa hàng tháng, xây dựng các câu lạc bộ trong Trung tâm dành cho học viên và nhân viên trong công ty. Sau đó, người quản lý trực tiếp - trưởng ca tìm hiểu về những khả năng, sở trường đặt biệt của nhân viên mới mà sắp xếp phân bổ chủ nhiệm các lớp phù hợp và đảm nhận các hoạt động ngoại khóa phù hợp. Giải pháp này được đưa ra nhằm khắc phục tình trạng “lấp chổ trống” hiện tại của công ty, phát huy hết khả năng của nhân viên mới được tuyển chọn. 6. Giải pháp về định hướng công việc Bên cạnh sự theo sát và hướng dẫn của trưởng ca, công ty nên khuyến khích các nhân viên giáo vụ củ cũng tham gia nhiệt tình hơn trong khâu làm quen với công việc, giúp các nhân viên giáo vụ mới, đặc biệt là các bạn mới ra trường, cảm thấy được chào đón và tránh các bở ngỡ trong công việc. Trực tiếp giới thiệu nhân viên mới với các giáo viên bảng ngữ và dẫn lên các lớp học giới thiệu với các em học sinh. Trưởng ca cần đóng vai trò tích cực hơn nữa trong việc gắn kết nhân viên giáo vụ mới với học sinh và giáo viên để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên mới thực hiện công việc bằng cách lên lịch hướng dẫn nhân viên mới về cụ thể, xác định nội dung, mục đích và thời gian chi tiết. 7.Đánh giá tiến trình tuyển dụng: Cần tiến hành đánh giá các công việc tuyển dụng của công ty trong thời gian vừa qua nhằm giúp người quản lý có một cái nhìn tổng thể về tình hình tuyển dụng trong thời gian qua, rút ra được kinh nghiệm và bài học thực tế nhằm hoàn thiện hơn công việc tuyển dụng giáo vụ trong thời gian tới. Công Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 57 việc đánh giá cần phải xem xét các mục tiêu của công ty đưa ra và kết quả đạt được có ăn khớp với thực tế hay không. Công ty nên dựa trên các tiêu chí đánh giá sau đây: - Chi phí tuyển dụng, chất lượng và số lượng các hồ sơ xin tuyển. - Hệ số giữa nhân viên giáo vụ mới tuyển và số được đề nghị. - Số lượng nhân viên giáo vụ bỏ việc. - Kết quả thực hiện công việc giáo vụ và các công việc ngoại khóa liên quan - Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối công việc ở một mức lương nhất định. Bảng đánh giá tiến trình: Đợt tuyển dụng: Nhu cầu cần tuyển: Số ứng viên nộp hồ sơ Số hồ sơ đạt Số ứng viên tham gia thi Số lượng ứng viên đạt Số ứng viên dự phỏng vấn Số ứng viên đạt sau khi phỏng vấn Số ứng viên tham quan công việc Số ứng viên được chọn Số ứng viên quyết định làm việc Số lượng biến động sau 2 tháng làm việc Chi phí tuyển dụng Đánh giá về chất lượng tuyển dụng: Bảng 10 IV.Một số giải pháp hỗ trợ đối với công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng: - Với nhu cầu nhân sự lớn trong thời gian tới, Công ty THNN Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng cần có một đội ngủ cán bộ chuyên trách về Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 58 tuyển dụng cho công ty. Nếu có đội ngũ này, quy trình tuyển dụng sẽ chuyên nghiệp, hiệu quả và ít tốn kém về mặt thời gian và chi phí tuyển dụng. - Nâng cấp nội dung và hình thức trang web của công ty để thu hút hơn sự quan tâm của các ứng viên tìm năng. Thường xuyên cập nhật các thông tin về Trung tâm nói chung cũng như các thông tin về tuyển dụng nói riềng. - Cần chú trọng hơn trong việc đánh giá công việc tuyển dụng nhân viên giáo vụ trong công ty trong suốt thời gian từ khi thành lập đến thời điểm hiện tại. Việc làm này giúp người quản lý có một cái nhìn tổng thể về tình hình tuyển dụng trong thời gian qua, rút ra được kinh nghiệm và bài học thực tế nhằm hoàn thiện hơn công việc tuyển dụng giáo vụ trong thời gian tới. - Chủ động liên hệ với Đoàn Thanh niên, khoa Tiếng Anh các trường ngoại ngữ trong khu vực miền Trung; tạo mối liên hệ tôt với các trường đại học để thu hút các ứng viên ứng tuyển thông qua việc viết thư cho các trường, tài trợ cho các câu lạc bộ tiếng Anh và các hoạt động do Đoàn Thanh niên tổ chức - Quan tâm hơn đến các chính sách đải ngộ dành cho nhân viên giáo vụ, đặc biệt là các nhân viên có năng lực tốt, nhiệt tình trong công việc. Các chính sách nên được lên kế hoạch cụ thể và thực hiện công bằng đối với tất cả các nhân viên để khích lệ các nhân viên làm việc tốt hơn và góp phần nâng cao sự gắn bó giữa nhân viên và công ty. - Cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên giáo vụ hiện có của công ty, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho họ làm viêc như nâng cấp hệ thống máy vi tính, máy in, photo tại công ty. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 59 KẾT LUẬN Như vậy chúng ta đã có một cái nhìn tổng quan về hoạt động tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức. Tuy đơn giản, sơ sài và không tránh khỏi thiếu sót song qua đó chúng ta cũng thấy được tầm quan trọng của hoạt động này đúng thời điểm cần thiết sẽ khiến công việc của doanh nghiệp được thực hiện một cách trôi chảy và hiệu quả. Việc sử dụng người đúng lúc, đúng chỗ sẽ giúp công ty có một cơ cấu hợp lý và đội ngũ nhân viên thích hợp với từng loại công việc. Điều này sẽ dẫn tới một loạt các vấn đề khác được giải quyết như: tiết kiệm các nguồn lực khác, tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao uy tín của doanh nghiệp... Kết quả cuối cùng là lợi nhuận đạt được của doanh nghiệp càng lớn sẽ giúp doanh nghiệp tái sản xuất mở rộng và phát triển. Ngược lại việc sử dụng người không hợp lý sẽ dẫn đến những hậu quả xấu khó lường trước được. Việc hoạt động kinh doanh kém hiệu quả là điều có thể thấy rõ nhất. Nặng hơn, doanh nghiệp có thể bị phá sản. vậy có thể nói hoạt động tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức là yếu tố sống còn của tổ chức đó. Qua thời gian thực tập, em có cơ hội áp dụng những kiến thức mình đã học về Quản trị nhân sự vào trong thực tiễn tình hình của công ty và học hỏi nhiều công việc thực tế hữu ích. Em xin một lần nữa chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn – Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh đã luôn nhiệt tình giúp đỡ em thời gian thực hiện đề tài. Em cũng xin gởi lời cảm ơn đến ban lảnh đạo công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng đả tạo điều kiện cho em tìm hiểu tình hình tuyển dụng của công ty. Cảm ơn gia đình và bạn bè đã luôn động viên và khích lệ trong suốt thời gian vừa qua. Đà Nẵng, ngày 30 tháng 10 năm 2009 Sinh viên thực hiện Lê Việt Phương Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 60 PHỤ LỤC Bảng mô tả công việc của nhân viên giáo vụ Dành cho: Chức vụ: Giáo vụ (Key staff) Chịu trách nhiệm và báo cáo trực tiếp với: Manager (Cc cho Vice Directors and Thu Trang những số đánh * ) TT ên công việc Yêu cầu I ĐỐI VỚI HỌC SINH 1* Giúp học sinh yếu và có vấn đề: - Biết các em học yếu, có vấn đề và lên lịch hẹn PH ÔN BÀI (ngoài giờ học) cho em. - Theo dõi và cập nhật vào sổ đầu bài danh sách HS yếu và sau khi ôn bài. - Tìm hiểu những em học yếu, giỏi có nguy cơ chuyển lớp, và báo cáo cho cấp trên. - Báo cáo kết quả thực hiện Mục tiêu học sinh yếu, có vấn đề. - Email DS những em yếu và ngày giờ ôn vào ngày 20 hàng tháng . - Báo cho Manager thường xuyên trong khoá học đó. Nếu cuối khoá phát hiện em quá yếu không lên lớp được mà không báo trước thì - 2 - Ngày 20 hàng tháng Email sai ngày -1 2* Giúp phần Viết: - Chấm vở bài tập về nhà bắt buộc cho lớp Fprints và tập Homework cho lớp Let’s Go. - Báo cho Phụ huynh, Cc Manager những em không làm bài tập về nhà - 1 tuần 1 lần. Chấm sai 3 lỗi -1 - Không báo -0.5 3 Thăm lớp: Thăm tất cả các lớp CN và nói chuyện thân thiện với các em. Trừ ngày họp PH. (Chính xác giờ lên lớp) - Hàng ngày:10 phút / 1 lớp. Lên lớp mà không đảm bảo công việc của mình -0.5 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 61 4 Dự giờ các lớp: Dự giờ tất cả các lớp chủ nhiệm.  Sup A: đúng 30’ đầu hoặc sau  Sup B: đúng 45’ đầu hoặc sau) (Từ ngày 26 đến 9 hàng tháng) - Báo Giáo viên. - Báo Manager - Nói chuyện với giáo viên để chia sẻ về lớp. - Họp toàn ca về Báo cáo sau dự giờ + Tính hình lớp Chủ nhiệm. - Email lịch ngày 25 hàng tháng Email sai ngày -1 - Trước 1 ngày. - Giờ phân bổ vị trí trong ca. - Sau dự giờ. - Ngày 10 hoặc 11 hàng tháng. Thời gian dự giờ không đủ -1 5 Quảng cáo dựa vào học sinh - Nhớ tên tất cả học sinh, phụ huynh, lớp chủ nhiệm - Giúp học sinh biết tên cô giáo dạy, chủ nhiệm, tên Trung tâm & tên lớp. - Manager kiểm tra ngày 20 hàng tháng. Không nhớ 1 em HS + PH -0.5 - Kiểm tra ngày 15 - 20 hàng tháng 1 em không nhớ - 0,5. 6 - Tổ chức sinh nhật cho HS trước or đúng ngày. - Email PH hình sinh nhật. - Report cho Manager (nếu PH ko có email). Ghi lý do nếu không tổ chức. Không tổ chức -1 - Sau tổ chức 1 ngày, Cc Manager. -Report sai ngày or ko report -0.5 II ĐỐI VỚI PHỤ HUYNH 1 - Ra ngoài đón và nói chuyện với PH, các em trước và sau giờ học hằng ngày để trao đổi thông tin. - Theo lịch phân công vào giờ cao điểm (ghi chú ý kiến phụ huynh). Nhắc nhở không đón 1 lần -1 2* - Gửi nội dung chương trình học và nội dung ôn tập qua 1 email cho Phụ huynh của cả lớp hoặc qua giấy nếu Phụ huynh không có email. - Chụp hình các hoạt động lớp học và gởi - 1 tuần trước ngày thi Mid-term Gởi không đúng deadline hoặc thiếu 1 PH -1 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 62 cho tất cả Phụ huynh của lớp bằng Picasa (Deadline ngày 18 hàng tháng) 3* Báo cáo tình hình học tập cho Phụ huynh qua email hoặc qua giấy. - Kết quả Mid-term - Kết quả kiểm tra cuối khóa (có tên Giáo viên dạy, ngày giờ khai giảng khóa mới, sách học, học phí, phòng học, tên học sinh, đúng chính tả) - Ngáy thứ 3 cho Manager, ngày thứ 4 cho phụ huynh sau ngày Mid-term. - Ngày Rehearsal cho Manager, ngày họp cho Phụ huynh. Làm sai TTin và xót 1em -1 4* Mỗi tháng có từ 4 feedback chất lượng trở lên của PH khác nhau & Forward cho mọi người. Tình từ ngày 20 hàng tháng. Đủ 4 feedback chất lượng +1 III ĐỐI VỚI GIÁO VIÊN 1* - Gặp GV để nói chuyện về lớp và từng em. Lần 1: Buổi thứ 6 (Sup A), buổi 4 (Sup B) Lần 2: Sau Mid-term 1 ngày. Lần 3: Sau Test 1 ngày. - Email + báo lịch gặp GV trước 2 ngày. -Không gặp -1 2* - Đánh giá giáo viên “Teacher Evaluation” của lớp chủ nhiệm Sup B Deadline 20 hàng tháng & email giáo viên. Gửi sai thời hạn -1 3* - Nội dung liên lạc với phụ huynh (trực tiếp, email, điện thoại) về sự khác biệt của các em từ khi học ở TT, về ý kiến, comments, suggestion bằng Tiếng Anh cho tất cả các lớp. - Email ngày 20 hàng tháng cho cho giáo viên. Gửi sai thời hạn -1 - In ra gởi cho GV 4 - Inform tất cả các ngày lễ, ngày nghỉ cho giáo viên, inform thông tin trong thông -Trước 1 tuần Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 63 báo của HS IV ĐỐI VỚI SUPERVISOR 1* - Email bảng tự đánh giá hàng tháng - Email kế hoạch cả tháng - Email danh sách PH các lớp chủ nhiệm kèm theo địa chỉ email. - Email Danh sách sinh nhật của tháng - Ngày 23 cuối tháng - Ngày 25 cuối tháng - Ngày 25 cuối tháng - Ngày 25 cuối tháng (nhận quà từ Thu Trang) Không email trừ 1 điểm Gửi sai ngày trừ 0.5 điểm 2* - Lên kế hoạch tuần - Gửi cho vào thứ 7 hàng tuần. Sai deadline -1 3 Cập nhật thông tin về lớp học ngay khi có sự thay đổi về số lượng. Cập nhật Số lượng học sinh các lớp theo lớp Không cần email, nhưng nếu phát hiện sai thông tin, chưa cập nhật thì - 1 V CÁC CÔNG VIỆC GIÁO VỤ 1 - Trả lời điện thoại (vui vẻ, nhẹ nhàng, chuyên nghiệp) - Người chịu trách nhiệm:  Ca 1: người quản lý VP  Ca 2: người coi phòng Lab - Không để ĐT reo quá 3 lần. Vi phạm trừ linh động -0,5 đến - 1 2 - Tư vấn khách hàng - Training: 1 tuần 1 lần - Tươi cười, tự tin, nhiệt tình, chuyên nghiệp, mời khách lên tham quan phòng học, tư và lưu đầy đủ thông tin của khách hàng. Nhắc nhở 1 lần -1 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 64 3* Học phí: - Kiểm tra thống kê HS chưa nộp HP ngày 2 và 16 hàng tháng đúng hay sai (do T.Trang gởi). - Làm + email thông báo nhắc Phụ huynh nộp học phí khoá mới: Lần 1: Buổi thứ 3 Lần 2: Buổi thứ 10 Hoàn thành all HS : buổi thứ 12 - Email báo T. Trang danh sách đúng sai email báo em nào học buổi thứ 12 sau khi kiểm tra thống kê. - Email báo lý do sau 12 buổi vì sao chưa nộp. Thu chậm Học phí 1 em - 0.5 Gởi không đúng thời hạn -1 4 - In biên lai thu học phí. (Tính đúng số buổi, số khóa, ghi đúng ngày và đúng số tiền, ký & đóng dấu đúng chỗ ghi đầy đủ họ tên). - Nếu thu bị sai or đếm lộn tiền, bị PH phàn nàn. - Không quá 1 phút - Cách tính chuyên nghiệp, không lúng túng. - Tính sai số tiền phải tự bù vào. Vi phạm 1 lần -1 5 - Làm hồ sơ học sinh - Không quá 5:00 pm hôm sau. - Khi Supervisor kiểm tra đột xuất, người nào thu học phí thì người đó chịu trách nhiệm Vi phạm 1 lần -1 Thiếu 1 bước -0.5 6 - Sổ Đầu Bài: - Làm sổ đầu bài & phôtô tờ chấm giờ lớp mới mình chủ nhiệm và ghi rõ ràng, đầu đủ thông tin. - Phải hoàn thành sổ đầu bài đầy đủ 10 tuần học (Sup A), 12 tuần học (Sup B) - Trước ngày khai giảng 1 ngày Không có trước ngày khai giảng -0.5 - Hoàn thành sau 3 buổi học Chưa ghi rõ thông tin -0.5 cho Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 65 - Ghi ngày nghỉ và lý do nghỉ của GV vào sổ đầu bài và bảng chấm giờ. - Theo dõi sổ đầu bài và ĐT cho gia đình nếu có học sinh vắng mặt. Ghi lý do bằng tiếng Anh lên Sổ đầu bài. - Chủ nhiệm báo giáo viên nếu có học sinh mới 1 lớp - Trước hoặc sau 1 buổi GV nghỉ Không ghi rõ thông tin -0.5 cho1 lớp - Hoàn thành 2 buổi học so với ngày HS nghỉ. Không ghi lý do nghỉ -0.5 - Phải đảm bảo báo trước 1 ngày Có giáo viên phàn nàn -2 7 Take care phòng: - Kiểm tra phòng học: bút, khăn lau bảng, giấy VS, máy điều hoà, kéo, đồng hồ, ghế .. trước giờ học - Kiểm tra phòng, tắt điện, AC, tắt máy vi tính, photo, máy in. - Kiểm tra phòng định kỳ, nếu thiếu gì thì báo cho Sa biết để Sa order. - Chuẩn bị tài liệu Tư vấn - Chấm giờ Giáo Viên. Chấm sót lớp và bị khoanh tròn giờ chấm đó thì sẽ bị trừ điểm Nếu thiếu hoặc có sự cố xảy ra (mà không thông báo) -1 Sau giờ học mà không tắt đèn -0.5 Không tắt máy lạnh -1 - Ngày 15 & 30 hàng tháng, Thiếu đồ dùng mà không bổ sung: -1 - Theo lịch mở cửa phòng buổi sáng. - Không quá 3:30pm hôm sau. Không chấm giờ 1 lần -1 Chấm sót bị 0.5 8 - Trực phòng Lab + Kết hợp gọi HS về. (Không cho các em vào trang web không đúng quy đinh) - Học phòng Lab ( theo lịch học phòng Lab) - Nhắc các em xếp ghế + bỏ tai nghe lên máy trước khi lên lớp học. - Đúng giờ và lịch phân công. Không nhắc nhở em chơi games - 1 - Báo cho Uyên biết trước nếu cancel. - Đóng cửa P.Lab và cho lên lớp trước 5 phút. Để các em tự động chạy lên lớp trước -1 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 66 9 - Tổng vệ sinh dọn dẹp Văn phòng - Từ 2:00 – 2:30pm thứ 7, tuần đầu tiên của tháng. 10 - Hoàn thành công việc được giao khác. - Đúng hạn, chất luợng. Không đúng hạn -1. Không làm -2 VI Yêu cầu khác: 1 Thực hiện đúng quy định về thời gian: - Giờ đi làm, giờ về, giờ ăn, … - 1 tháng xin phép đi trễ không quá 1 lần. - Nghỉ ½ ngày thì trừ vào ngày nghỉ phép hoặc trừ vào lương nếu hết ngày phép, trừ trường hợp ốm đau, có đám cưới, có tang người thân thì được làm bù. Nhắc nhở 1 lần -0.5 2 Mang đồ đồng phục theo đúng quy định: - Áo váy đồng phục, button, giày. Nhắc nhở 1 lần -0.5 3 Không dùng thời gian làm làm việc cho bất kỳ công việc cá nhân nào: - Gọi điện thoại, nhắn tin - Chat, lướt web - Nói chuyện riêng ngoài công việc - Nghe nhạc: chỉ nghe nhạc không lời trong giờ làm việc… Nhắc nhở 1 lần -0.5 4 Tiết kiệm và sử dụng tối ưu các nguồn lực: - Điện - Máy điều hoà - Quạt - Giấy Nhắc nhở 1 lần -0.5 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 67 - Điện thoại… 5 Giữ gìn vệ sinh văn phòng gọn gàng, sạch sẽ. Nếu chai lọ, folder, giấy tờ làm xong còn để trên bàn văn phòng, 1 lần -0.5 VII CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN TUỲ THEO THÁNG 1 - Thu thập chính xác ngày sinh HS, ĐT bàn, cơ quan, di động, địa chỉ và email của PH lớp CN. - Chậm nhất 2 tuần sau khi nhận lớp CN - Thiếu thông tin 1 em - 0.5 2* - Gởi Syllabus cho Giáo viên - Gởi Syllabus cho Phụ huynh - Kết thúc khóa học cũ. - Buổi thứ 2 của khoá học. 3* - Email ngày kiểm tra mid-term cho Giáo viên - Gởi bài thi nói và viết cuối khóa cho giáo viên - Báo miệng cho Giáo viên ngày thi để lên Kế hoạch ôn bài. - Email lịch kiểm tra cuối khoá, họp PH, ngày khai giảng khoá mới, giáo trình học của lớp chủ nhiệm. - Trước 1 tuần (và nhắc miệng) - Trước 2 tuần thi. - Trước ngày Test 2 tuần cho giáo viên. Email sai ngày - 1 4* - Tổng hợp “Course evaluation” sau khi họp phụ huynh cuối khoá. - 3pm sau 1 ngày họp, email cho GV. Gửi sai giờ -0.5 5 - Vào sổ xếp lớp cho HS đký chính thức theo lớp (trên máy và in ra lưu lại trong folder) - Sau 2 tuần khai giảng( bổ sung thêm HS mới - nếu có). Thiếu 1 lớp -0.5 6 - Làm thư mời họp gởi cho PH (Đúng ngày, giờ họp, họ tên PH, HS, chính tả) - Trước ngày thi đúng 1 tuần Sai sót thông tin -1 - Trước 1 ngày gửi PH. Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 68 - Đưa Manager ca mình kiểm tra 7* - Chuẩn bị phòng thi, in bài thi cho lớp. - Cùng với Giáo viên chấm bài thi viết và tính sao cho lớp mình chủ nhiệm và lưu vào bảng báo cáo kết quả. - Trước 1 ngày thi Email sai ngày - 0,5.Không email -1 8* - Các công việc chuẩn bị cho họp PH. (Dựa vào Checklist Họp Phụ huynh) - Chụp hình tập thể ngày họp + Gởi hình cho Phụ huynh, Cc Thu Trang để lưu hình. - Hoàn thành trước giờ họp 1 giờ. Nếu thiếu xót -0.5 9* - Chuẩn bị outline cho cuộc họp - Dẫn dắt cuộc họp PH - Gặp Giáo viên trước để làm outline cụ thể, chính xác. - Dịch chính xác, trôi trảy, to, rõ, nhìn bao quát lớp, luôn tươi cười với phụ huynh. Trừ linh động từ 0.5 - 2 10 - Gọi Điện thoại cho PH không đi họp. * Nếu đi họp đủ thì email đủ. * Nếu thiếu thì email lý do người không đi họp - Goi ĐT HS không đi học khóa mới. - Email sau 1 ngày họp. Không email trừ 0.5 điểm - Sau 1 buổi Khai giảng lớp mới. 11 * - Lấy sách từ T.Trang để bán cho lớp CN mới khai giảng học sách mới. - Trước ngày Khai giảng lớp mới 1 ngày. PH mua sách mới mà không có -1 12 - Thống kê học sinh cũ lên lớp mới (nêu lý do nghỉ) + Báo Số lượng HS nếu thay đổi. - Email sau 2 buổi Khai giảng lớp mới. - Gửi sai thời hạn -1 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 69 Bảng 1:Tiến trình tuyển dụng nhân sự: Bảng 2: Tiến trình tuyển chọn nhân viên: Bảng 3: Bảng đánh giá tuyển dụng Năng lực hoàn thành công việc của ứng viên Quyết đinh tuyển chọn Loại bỏ Tuyển dụng Tốt Sai lầm (đánh giá quá thấp) Chính xác Không tốt Chính xác Sai lầm (đánh giá quá cao) Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ Trắc nghiệm tuyển chọn Phỏng vấn tuyển chọn Sưu tra lý lịch Ra quyết đinh tuyển chọn Xác định nhu cầu Tuyển mộ nhân viên Tuyển chọn nhân viên Bố trí công việc cho nhân viên mới Đinh hướng và theo giỏi nhân viên Đánh giá công tác tuyển dụng Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 70 Bảng 4: Cơ cấu tổ chức và quản lý Bảng 5:Tình hình nhân sự của công ty trong suốt quá trình hoạt động: Năm Quản lý Nhân viên Giám đốc Phó giám đốc Giáo vụ Giáo viên Bản ngữ Tạp vụ và bảo vệ kế toán Thành lập 1 1 3 3 1 1 1 1 1 5 6 1 1 2 1 1 9 9 2 2 3 1 2 12 10 4 2 4 1 2 15 14 4 2 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC CA 2 - 4 - 6 PHÓ GIÁM ĐỐC CA 3 – 5 - 7 KẾ TOÁN TRƯỞNG CA 2 - 4 -6 TRƯỞNG CA 3 - 5- 7 GIÁO VIÊN BẢN NGỮ G V G V G V G V G V G V G V G V BẢO VỆ VÀ TẠP VỤ Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 71 Bảng 6: Bảng thống kê các biến động của vị trí giáo vụ tại Công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng trong 4 năm vừa qua: Năm Số NV giáo vụ Số nghỉ việc tỷ lệ % Số NV giáo vụ tuyển mới Thành lập 3 1 33,3% 3 1 5 3 60% 7 2 9 5 55.6% 8 3 12 8 66.7% 11 4 15 11 73,5% 11 Bảng 7: Bảng dự đoán số lượng giáo vụ cần tuyển: Thời điểm Nhu cầu NVGV dự đoán Số lương NHGV đầu kỳ Số lượng NVGV biến động giảm Số lượng NVGV dự phòng Số lượng cần tuyển Tháng 6/ 2010 20 15 5 2 12 Tháng 12/2010 29 20 8 3 20 Tháng 6/ 2011 33 29 7 3 14 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 72 Bảng 8 :Phiếu đánh giá sơ bộ: Tên ứng viên:............................................................... Tuổi:....... Tiêu chí Tốt Đạt Không đạt Ghi chú Chất lượng hồ sơ: Ngoại hình Giọng nói Sự tự tin Vui vẻ, linh hoạt trong giao tiếp Bảng 9 :Nội dung phỏng vấn: Tên ứng viên: ................................................. Tuổi:......... Nhóm tiêu chí Câu hỏi Đánh giá(theo thang điểm 10) Ghi chú Chuyên môn, công việc (Tasks) - Bạn biết đến Trung tâm từ nguồn thông tin nào? - Bạn làm việc theo ca được không? (Ca tối làm đến 9h15) - Bạn đã từng làm việc ở đâu chưa? Bạn thích nhất điều gì khi làm việc ở đó? Và ít thích nhất điều gì khi làm việc ở đó? - Mọi công việc đều có những điều bực mình, vấn đề. Kể ví dụ mà điều kiện công việc, trách nhiệm và công việc được giao đã từng làm bạn không thỏa mãn. (Mở rộng: Cho 1 ví dụ mà bạn làm việc cật lực nhất và cảm nhận sự thành tựu lớn lao nhất) - Vì sao bạn dự định thôi việc ở đó? - Cho 1 ví dụ bạn làm việc hơn Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 73 yêu cầu của công việc tại đó? Kể những ý tưởng, gợi ý đã đưa lên cấp trên để đóng góp cho công ty trong thời gian bạn làm việc tại đó. - Bạn dành cho công việc mấy tiếng một ngày? Mô tả lần gần đây mà bạn cảm thấy mệt mỏi, kiệt sức. - Bạn làm việc tốt nhất trong điều kiện nào? - Bạn là người sáng tạo và hay có nhiều ý tưởng không? Cho ví dụ. Yêu trẻ em (Love of children) - Bạn là người yêu trẻ em không? Ví dụ. - Bạn có thường tiếp xúc với trẻ em không? Mức độ thường xuyên như thế nào? - Bạn có kinh nghiệm về trẻ em không? - Bạn có ngại sử lý tình huống không mong muốn như các em bị ốm, nôn ọe, đi ngoài...không? - Điều bạn thích nhất ở trẻ em là gì? - Điều gì bạn nghĩ là khó khăn nhất khi chơi với các bé? - Chi tiết (Detail - oriented Person) - Bạn có phải là người làm việc chi tiết hay không? Cho ví dụ.( yều cầu ứng viên đưa ra nhiều ví dụ để chứng minh) - Bạn thích làm công việc mang tính chi tiết hay đại khái? Vì sao? - Bạn có thể làm các công việc đòi hỏi sự cẩn thận, chi tiết không? Chứng minh điều đó? Tiếng Anh (English) - Bạn kỳ vọng điều gì nếu như bạn làm việc tại đây? - Kế hoạch dài hạn cho nghề nghiệp của bạn là gì? - Mục tiêu trong công việc của bạn như thế nào? Chủ - Bạn có phải là người chủ động Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 74 động (initiativ e) không? Cho ví dụ? Bạn đã từng tham gia chương trình ngoại khóa, hoặc các hoạt động xã hội nào chưa? Giữ vị trí nào? Bạn học được gì qua các hoạt động đó? Trung thực (Sincere) - Bạn nghĩ như thế nào về lòng trung thực? - Trong công việc mà bạn đã làm trước đây, lòng trung thực có vai trò như thế nào? Hình thức (Appear ance) - Bạn có quan tâm nhiều về hình thức của mình và của những người xung quanh không? - Bạn nghĩ là hình thức bên ngoài ảnh hưởng như thế nào đến cuộc sống và công việc, ví dụ như công việc ở Trung tâm này? Tiêu chí thành công (Successf ul Standard ) - Các tiêu chuẩn thành công trong công việc của bạn? Bạn đã làm gì để đạt được? Bản thân / Kinh nghiệm sống - Nếu như tự nhận xét, bạn thấy mình có những điểm mạnh gì? Điều đó được thể hiện như thế nào? - Bạn thấy mình có điểm yếu nào? Cách khắc phục Tính cách - Những tính cách mà bạn cho là sẽ phù hợp với công việc ở đây? - Bạn của bạn nhận xét bạn là người như thế nào? Cho ví dụ. Nói lên các hành động thể hiện sự qua tâm của bạn đến tình cảm và nhu cầu của người khác. - Mô tả trong năm qua sự việc khiến bạn tức giận chính bản thân mình nhất. - Nếu bạn bất đồng quan điểm với /ai thì bạn sẽ xử sự như thế nào? Luận văn tốt nghiệp GVHD: Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh SVTH: Lê Việt Phương Trang 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình Quàn trị nhân lực, trường đại học Duy Tân 2. Quản trị nhân sự, Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê 1998. 3. Hành vi tổ chức, trường Đại học KTQD - NXB Thống kê 2003 4. Tuyển chọn và quản lý công nhân viên Nhật Bản 5. Báo Doanh Nghiệp Thương Mại số 264.