Luận văn Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại tổng công ty bưu chính viễn thông chi nhánh Hà Nội

002 : Cung cấp dịch vụ Internet ISP. Cung cấp dịch vụ kết nối Internet IXP. Năm 2003 : Công ty Điện tử viễn thông quân đội được đổi tên thành Công ty viễn thông quân đội ( tên giao dịch là Viettel ). Thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ điện thoại cố định PSTN. Thiết lập mạng và cung cấp thử nghiệm mạng điện thoại di động. Thiết lập cửa ngõ Quốc tế và cung cấp dịch vụ thuê kênh quốc tế. Năm 2004 : Công ty viễn thông quân đội vinh dự nhận huân chương Lao động hạng nhất do Nhà nước trao tặng. Chính thức cung cấp dịch vụ điện thoại di động 098 trên toàn quốc. Thiết lập mạng cung cấp dịch vụ điện thoại cố định vệ tinh VSAT. Bên cạnh lĩnh vực bưu chính viễn thông, Viettel còn có phạm vi kinh doanh đa dạng gồm các ngành nghề khác như : Khảo sát, thiết kế, xây lắp công trình viễn thông, dịch vụ kĩ thuật và xuất nhập khẩu thiết bị viễn thông. Năm 2005 : Ngày 02/03/2005 Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 43/2005/QĐ – TTG thành lập Tổng công ty viễn thông quân đội. Ngày 06/04/2005 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra quyết định số 45/2005/QĐ – BĐP thành lập Tổng công ty viễn thông quân đội. Tổng công ty viễn thông quân đội là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản riêng tại ngân hàng. Trụ sở chính: Số 1 Giang Văn Minh – Ba Đình – Hà Nội. Điện thoại : 042660141 23 Fax : 042996789 Website : http:// www.viettel.com.vn Vốn điều lệ tại thời điểm thành lập là : 950 tỷ đồng. - Tổng công ty viễn thông quân đội là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, đồng thời có nhiệm vụ triển khai hệ thống thông tin liên lạc bảo đảm vu hồi thông tin quân sự phục vụ an ninh quốc phòng. - Ngày 17/05/2005 theo quyết định số 2492/QĐ, Tổng công ty viễn thông quân đội đã đổi tên các trung tâm và xí nghiệp. Hiện tại Tổng công ty viễn thông quân đội bao gồm các công ty như sau: 1 – Công ty Viễn Thông Viettel 2 – Công ty truyền dẫn Viettel 3 – Công ty thu cước và dịch vụ Viettel 4- Công ty Cổ phần đầu tư Quốc tế Viettel. 5- Công ty Cổ phần Công nghệ Viettel. 6- Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng Viettel. 7- Trung tâm Melia Viettel. 8- Trung tâm VAS Viettel. 9- Trung tâm đào tạo Viettel. 10- Trung tâm đào tạo bóng đá Viettel. 11- Câu lạc bộ Thể Công 12 – Công ty bưu chính Viettel 13 – Công ty tư vấn thiết kế Viettel 14 – Công ty công trình Viettel 15 – Công ty thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Năm 2006 đầu tư sang lào và camphuchia . - Năm 2007 hội tụ 3 dịch vụ : cố định – di động - intnet 24 2. Tổng quan về chi nhánh Hà nội Trụ sở Chi nhánh: 38 Nguyển Trải – Thanh Xuân – Hà Nội. a. Cơ chế vận hành - Các cơ quan Tổng Công ty. Giao chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng, quý cho chi nhánh và tổng hợp đánh giá các Chi nhánh. - Hướng dẫn và chỉ đạo các nghiệp vụ quản lý đối với các chi nhánh: về tài chính, kế hoạch, kinh doanh, tổ chức lao động, tiền lương. b. Các công ty dịch vụ (Viettel Telecom, Xuất nhập khẩu,...) - Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ các sản phẩm và chính sách cho chi nhánh. - Hỗ trợ các hoạt động triển khai kinh doanh cho các Chi nhánh đạt hiệu quả. - Xây dựng hạ tầng theo đề xuất đảm bảo tài nguyên phục vụ kinh doanh của Chi nhánh. - Phối hợp với Chi nhánh trong việc cài đặt, cung cấp dịch vụ, sửa chữa sự cố cho khách hàng sử dụng ADSL, PSTN... - Phối hợp với các cơ quan Tổng công ty và đánh giá các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thuộc dịch vụ, sản phẩm của mình. c. Trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ của Chi nhánh: - Trách nhiệm: + Tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ Tổng Công ty giao. Chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty về kết quả thực hiện các nhiệm vụ. 25 - Quyền hạn: + Được quan hệ với các cơ quan trong và ngoài Tổng Công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao. + Được tổ chức, sắp xếp lực lượng của Chi nhánh để thực hiện nhiệm vụ (sau khi có báo cáo cơ quan Tổng công ty). + Được tuyển dụng bổ sung lao động định biên, biên chế được duyệt. + Đánh giá, đề xuất và thực hiện khen thưởng, kỷ luật (theo phân cấp) các cá nhân, đơn vị thuộc Chi nhánh với lãnh đạo Tổng Công ty trong việc thực hiện nhiệm vụ. d. Mối quan hệ - Chịu sự quản lý trực tiếp của Đảng ủy, Ban giám đốc tổng công ty và sự chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ quản lý của các cơ quan tổng công ty. - Phối hợp nghiệp vụ và chịu sự chỉ đạo, hướng dẩn nghiệp vụ của tổng công ty nghiệp vụ để triển khai nhiệm vụ. 3. Nguồn nhân lực của chi nhánh Chi nhánh kinh doanh HN bao gồm: Ban Giám Đốc, 6 phòng ban và các Đại lý trực thuộc. Theo số liệu của phòng CSKH thì toàn bộ Chi nhánh có 357 nhân viên chính thức: trong đó trên ĐH có 13 người chiếm 3,6%, ĐH có 104 người chiếm 29%, CĐ có 131 người chiếm 37%, TC có 109 người chiếm 31%. Hàng năm Chi nhánh còn tuyển thêm một số lao động phổ thông, hay lao động thời vụ. 26 SƠ ĐỒ: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ P.Tài chính -Thực hiện công tác tài chính kế toán P.CSKH -Qlý cơ sở dữ liệu, hồ sơ -Giải quyết khiếu nại -Kiểm tra đánh giá chất lượng dịch vụ -Tính toán hoa hồng Phòng Kinh doanh P. Bán hàng -Hổ trợ BHTT -Hổ trợ cửa hàng -Hổ trợ đại lý -Hổ trợ điểm bán -Khách hàng doanh Trung tâm kinh doanh BGĐ CHI NHÁNH 01 Giám đốc 02 Phó giám đốc P.KH Tổng hợp -KH tác nghiệp -LĐ tiền lương -Hành chính Ban hổ trợ nghiệp vụ Ban KH Marketing -Qlý cửa hàng GDcủa CN, KH bán hàng và KHSXKD -Bán hàng trả sau cho ĐL -PR, Quảng cáo -Lập báo cáo Ban kế hoạch kinh doanh -Khách hàng DN -Bán hàng trực tiếp -Cửa hàng -Siêu thị -Đại lý -Điểm bán -Cộng tác viên 27 II/ Ảnh hưởng của cơ sở vật đến bộ máy quản lý của chi nhánh. 1- Đặc điểm về trang thiết bị. Tổng công ty viễn thông quân đội chủ yếu sử dụng từ đơn vị chủ quản trước đây là Bộ Tư lệnh Thông tin – Liên lạc, đầu não thông tin của quân đội cả nước. Tuy nhiên, gần đây Tổng công ty viễn thông quân đội Viettel cũng đã tách riêng được một số hệ thống, mạng và tổng đài, đặc biệt là dịch vụ điện thoại di động Viettel Mobile, có thể nói Tổng công ty viễn thông quân đội đã chủ yếu xây dựng và phát triển mạng di động này. Mạng lưới viễn thông tại Việt Nam nói chung và của tổng công ty bưu chính viễn thông quân đội nói riêng trong đó có chi nhánh hà nội. Các thiết bị phương tiện máy móc thông tin viba và cáp quang (kể cả các thiết bị phụ trợ : như máy nắn, máy đo, ăng ten, cáp sợi quang) đều có đặc điểm là kỹ thuật công nghệ cao hiện đại và đều phải nhập của các hãng viễn thông lớn ở nước ngoài (Anh, Pháp, Mỹ, Thụy điển, Hàn Quốc) cụ thể là: Thiết bị viba hiện đang sử dụng là : 1/ ATFH 2/ SIS_NEX 3/ SAT 4/ AWA 5/ Fujitsu DM_10002G; DM_10007G 6/ Bosch 150 Mb/s 7/ Siemens 140 Mb/s 8/ Siemens 28 Ngoài những thiết bị chính ở trên còn phải sử dụng các thiết bị phụ trợ đồng bộ khác để hoạt động, như các loại máy nắn nguồn điện; máy đo, ăng ten chảo, xương cá, cáp sợi quang, các loại đồng hồ đo v..v.. cũng đều phải nhập từ các hãng viễn thông lớn ở nước ngoài. Do đó kinh phí đầu tư rất lớn. 2. Đặc điểm về nguồn vốn. Chi nhánh được giao quyền quản lý một số vốn và tài sản lớn tương ứng với nhiệm vụ kinh doanh phục vụ của đơn vị . Chịu trách nhiệm về việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh của công ty giao, góp phần bảo toàn và phát triển vốn. Bên cạnh đó Chi nhánh. Mặc dù tài sản của trung tâm tăng dần theo các năm: + 2006 là: 221.723 triệu đồng. + 2007 là: 267.048 triệu đồng. + 2008 là: 297.478 triệu đồng. Tài sản lưu động tăng : + 2006 là: 22.762 triệu đồng. + 2007 là: 25.641 triệu đồng. + 2008 là: 28.576 triệu đồng. Nhưng tỷ trọng tài sản lưu động lại giảm: + 2006 là 10,3% + 2007 là 9,6% + 2008 là 9,56% Ta có bảng sau: 29 B¶ng 1 BẢNG PHÂN TÍCH KẾT CẤU TÀI SẢN CỦA CHI NHÁNH TRONG 3 NĂM: 2006 – 2007 – 2008. (§¬n vÞ tÝnh: TriÖu ®ång) Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Tài sản 211.723 267.048 297.478 1.Tài sản lưu động 22.762 10,3% 25.641 9,6% 28.267 9,5% +Tiền mặt 16.148 7,3% 17.971 6,7% 19.509 6,5% +Các khoản phải thu 2.129 1,0% 2.479 0,9% 2.006 0,7% +Hàng tồn kho 3.132 1,4% 2.811 1,05% 2.392 0,8% +Tài sản lưu động khác 1.290 0,6% 2.380 0,9% 4.350 1,5% 2. Tài sản cố định 198.961 89,7% 241.407 90,4% 269.221 90,5 % + Nguyên giá tài sản cố định 295.772 386.866 485.807 + Giá trị hao mòn lũy kế 96.811 145.459 216.585 (nguồn phòng tài chính kế toán) Tiền mặt của trung tâm luôn giữ một lượng quy định do nhu cầu của mạng lưới viễn thông liên tỉnh, do vậy tỷ trọng về tiền mặt luôn ở vị trí tương đối cân bằng. 30 + 2006 là: 16.148 triệu đồng. + 2007 là: 17.971 triệu đồng. + 2008 là: 19.507 triệu đồng. Nhìn vào bảng 2 tổng hợp nguồn vốn của chi nhánh qua các năm gần đây ta nhận thấy rằng: Nguồn vốn ngân sách cấp giảm theo từng năm: + 2006 là: 30.218 triệu đồng. + 2007 là: 20.108 triệu đồng. + 2008 là: 19.264 triệu đồng. Ta có số liệu ở bảng sau: B¶ng 2 BẢNG TỔNG HỢP NGUỒN VỐN CỦA CHI NHÁNH TRONG 3 NĂM 2006 – 2007 – 2008. Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Ngân sách 30.128 13,6% 20.108 7,55% 19.264 6,5% Tổngcông ty bổ sung 140.560 63,4% 178.270 66,8% 195.954 65,9% Va tập trung tại Công ty 35.815 16,2% 51.767 19,4% 65.315 22% Đơn vị bổ sung 15.130 6,8% 273.237 6,3% 290.038 5,7% Tổng cộng 221.723 267.048 297.478 (Nguồn phòng tài chính kế toán) 31 Vốn ngân sách giảm bởi ngày đầu thành lập chi nhánh chưa ổn định sản xuất kinh doanh, lợi nhuận sau thuế còn thấp. Trong đó thiết bị máy móc còn mới hiện đại còn cần phải nhập về để kịp thời hòa nhập với xa lộ thông tin trên thế giới, có cơ sở vật chất cần phải nâng cấp như nhà trạm, kho tàng, xe cộ... Cũng cần đầu tư đúng mức đáp ứng được nhu cầu cần thiết thực tế, chính vì vậy lúc ban đầu vốn ngân sách Công ty cần phải đầu tư nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của chi nhánh. Sau khi hàng năm làm ăn có lợi nhuận tăng dần, có tích lũy, một phần lợi nhuận được đầu tư vào phát triển mở rộng sản xuất do vậy lúc này vốn ngân sách Công ty cắt giảm dần. Ngoài ra nguồn vốn chính do tổng công ty bổ xung chiếm tỷ trọng lớn hơn 60% hàng năm. + 2006 là: 63,4% + 2007 là: 66,8% + 2008 là: 65,9% Đây là nguồn vốn chủ yếu quan trọng nhất của chi nhánh. Năm 2007 do lợi nhuận tăng nhanh (Đạt tỷ trọng 214,7% so với năm 2003) Căn cứ số doanh thu và lợi nhuận của chi nhánh đã đạt được trong năm, Tổng công ty nhận thấy rằng chi nhánh làm ăn có lãi và một mặt cũng do nhu cầu của xã hội việc phát triển thuê bao của các Bưu điện quận, thành phố đã đòi hỏi lưu lượng đường thông nhiều hơn, chất lượng tốt hơn do vậy Tổng công ty đã đầu tư thêm vốn để chi nhánh có nguồn đầu tư vào thiết bị máy móc, đầu tư khoa học công nghệ, cơ sở vật chất hạ tầng. 3. Đặc điểm về sản phẩm và khánh hàng. - Về sản phẩm: 32 Như các phần đã nêu ở trên nhiệm vụ của chi nhánh là : Quản lý vận hành khai thác mạng lưới viễn thông trên địa bàn HN. Sản phẩm chính của chi nhánh là : Điện thọai di động, điện thoại liên tỉnh, điện báo liên tỉnh, telex liên tỉnh, kênh chuyển dòng, kênh lẻ, truyền tín hiệu cầu truyền hình (đơn vị tính là thời gian phát thông tin và số lượng kênh cho thuê). - Phần khách hàng: Khách hàng trong lĩnh vực thông tin của chi nhánh là các cá nhân, tập thể các đơn vị doanh nghiệp (kể cả tư nhân và nhà nước) thuê để lắp đặt, sử dụng đường truyền, đòi hỏi chất lượng đường truyền tín hiệu phải thực sự đảm bảo tốt 24/24 h/ngày tốc độ cao, giá cả rẻ, phù hợp. III/ Thực trạng bộ máy quản lý ở chi nhánh. 1. Cơ cấu bộ máy quản lý của chi nhánh. Mô hình bộ máy quản lý của Chi nhánh được bố chí theo kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng. Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh được chia làm 2 bộ phận chức năng rõ rệt: một bên chịu trách nhiệm về kỹ thuật và một bên chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh và chỉ đạo chung của 2 bộ phận chức năng này là một giám đốc và hai phó giám đốc. Bên cạnh đó mổi một phòng ban có những chức năng riêng, và chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc. - Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Công ty. Giám đốc là người đại diên pháp nhân của Chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp 33 luật về quản lý, điều hành và hoạt động của Chi nhánh trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ được giao. Giám đốc là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của Chi nhánh. - Phó Giám đốc do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc quản lý điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh theo phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm được phân trước Giám đốc và pháp luật về thực hiện nhiệm vụ công việc được giao. - Kế toán trưởng do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê của Chi nhánh, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng cấp trên và pháp luật về thực hiện quyền và nhiệm vụ theo pháp luật quy định. - Các phòng, đài, xưởng có Trưởng phòng, Trưởng đài, Trưởng xưởng phụ trách và có thể có các cấp phó giúp việc. - Cấp trưởng và phó các đơn vị do Giám đốc Chi nhánh quyết định bồ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. vụ và quyền hạn cụ thể của các phòng, đài, xưởng do Giám đốc Chi nhánh quyết định theo sự phân cấp của Công ty. Việc tổ chức lại Chi nhánh do Giám đốc Công ty đề nghị Tổng Giám đốc Công ty Bưu chính – Viễn thông Quân đội quyết định, việc tổ chức lại và giải thể các phòng, đài, xưởng trực thuộc Chi nhánh do Giám đốc Công ty xem xét quyết định theo đề nghị của Chi nhánh. Để phục vụ đắc lực cho việc chỉ huy sản xuất kinh doanh được tập trung và thống nhất trong toàn Chi nhánh, đảm bảo sự nhịp nhàng và ăn 34 khớp giữa các phòng và bộ phận, Chi nhánh tổ chức ra thành 7 bộ phận như sau: - Giám đốc Chi nhánh. - Các phó giám đốc. - Phòng kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ chuyển khai kế hoạch tác nghiệp, lao động tiền lương và công việc hành chính. - Phòng tài chính có nhiệm vụ triển khai các kế hoạch tài chính. - Phòng CSKH có nhiệm vụ quản lý các cơ sở dử liệu, hồ sơ nhân sự, các thông tin, giải quyết các khiếu nại, kiểm tra đánh giá chất lượng dịch vụ và tính toán hoa hồng trả sau cho đại lý. - Phòng kinh doanh được chia làm 3 ban chính: + Ban hổ trợ khách hàng. + Ban kế hoạch Marketing có nhiệm vụ quản lý cửa hàng giao dịch của chi nhánh, kế họach bán hàng, kế họach sản xuất kinh doanh, bán hàng trả sau cho các đơn vị, PR, quảng cáo và lập báo cáo. + Ban kế hoạch kinh doanh. - Phòng bán hàng có nhiệm vụ, hổ trợ bán hàng trực tiếp, hổ trợ khách hàng, hổ trợ đại lý, hổ trợ khách hàng và hổ trợ các doanh nghiệp. - Trung tâm kinh doanh có nhiêm vụ bán hàng cho các doanh nghiệp, bán hàng trực tiếp, siêu thị và cộng tác viên. Theo số liệu của phòng CSKH thì toàn bộ Chi nhánh có 357 nhân viên chính thức: trong đó trên ĐH có 13 người chiếm 3,6%, ĐH có 104 người chiếm 29%, CĐ có 131 người chiếm 37%, TC có 109 người chiếm 31%. Hàng năm Chi nhánh còn tuyển thêm một số lao động phổ thông, hay lao động thời vụ. 35 2.Cơ cấu tổ chức các phòng ban. Tính đến nay ngoài BGĐ thì Chi nhánh có tất cả 6 phòng ban và gần 100 cửa hàng, đại lý trên địa bàn Hà Nội. Nguồn nhân lực được phân bổ theo bảng sau: Biểu số 3: Phân bổ nguồn nhân lực của chi nhánh STT Phòng ban Số lượng Trình độ TC CĐ ĐH Trên ĐH 1 Phòng KH tổng hợp 65 9 15 33 8 2 Phòng Tài chính 22 3 7 12 - 3 Phòng CSKH 54 19 23 9 3 4 Phòng Kinh doanh 90 32 36 22 - 5 Phòng bán hàng 29 15 12 2 - 6 Trung tâm kinh doanh 97 31 38 26 2 Tổng 357 109 131 104 13 (nguồn phòng CSKH ) + Nhận xét: Qua biểu bảng trên ta thấy sự phân bổ giửa các phòng ban chưa phù hợp ( đồng đều). - Phòng KH Tổng Hợp có tất cả 65 người chiếm 18,2%. Trong đó trên ĐH là 8, ĐH là 33, Cao đẳng là 15, trung cấp là 9. - Phòng Tài Chính có tất cả 22 người chiếm 6,16%. Trong đó ĐH là 12, CĐ là 7, Trung cấp là 3. - Phòng CSKH có tất cả 54 người chiếm 15,12%. Trong đó trên ĐH là 3, ĐH là 9, CĐ là 23, Trung cấp 19. 36 - Phòng Kinh Doanh có tất cả 90 người chiếm 25,21% trong đó ĐH là 22, CĐ là 36, TC là 32. - Phòng Bán Hàng có tất cả 29 người chiếm 8,12% trong đó ĐH là 2, CĐ là 12, TC là 15. - Trung tâm Kinh Doanh có tất cả 97 người chiếm 27,17% trong đó ĐH là 26, CĐ là 38, TC là 31. Biểu số 4: Độ tuổi, giới tính, trình độ chuyên môn và thâm niên công tác Tiêu chí Giới tính Độ tuổi Trình độ chuyên môn Thâm niên công tác Nam Nữ 22- 34 35- 44 45- 59 PT (chưa qua đào tạo) TC CĐ ĐH 1-3 3-10 >10 Số LĐ 210 147 172 147 38 77 109 131 104 168 121 68 Tổng 357 357 (nguồn phòng CSKH ) + Nhân xét: - Về giới tính toàn bộ Chi nhánh có 357 nhân viên, trong đó Nam có 210 nhân viên chiếm 58,82%, Nữ có 147 chiếm 41,17%. - Về độ tuổi qua bảng trên ta thấy cán bộ công nhân viên có độ tuổi tương đối cao, nhưng có xu hướng trẻ hóa độ tuổi. - Thâm niên công tác còn thấp là do chuyển nghành. - Trình độ cchuyên môn tương đối cao. 3. Chức năng quyền hạn của các phòng ban a. Phòng CSKH 37 Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ nhân viên trong phòng CSKH, tình hình phân bổ lao động của phòng được thể hiện cụ thể như sau: Biểu số 5: Tình hình cán bộ của phòng CSKH TT Chức danh Số CB Chuyên môn Tr×nh ®é TC CĐ ĐH T /§H 1 Trưởng phòng 1 Quản trị nhân lực 1 2 Phó phòng 1 Hữu tuyến 2 1 3 Nhân sự hồ sơ 1 Kinh tế 6 1 4 LĐT lương 1 Kinh tế lao động 3 1 5 Đào tạo 1 Vô tuyến 3 2 6 B. hiểm xã hội 1 Kinh tế 1 7 B. hộ LĐ 1 Vô tuyến 18 10 1 8 Thanh tra 1 Hữu tuyến 1 1 9 Thư ký 1 Nhânviên văn phòng 1 1 (nguồn phòng CSKH) Phòng CSKH có những chức năng nhiệm vụ sau: - Có trách nhiệm trợ giúp cho cán bộ quản lý và Ban giám đốc thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong chi nhánh và các công việc có liên quan tới chi nhánh. - Có trách nhiệm tư vấn cho BGĐ và lãnh đạo các phòng, các đại lý về nguồn nhân lực. 38 - Có vai trò trong việc tuyển mộ, đào tạo định hướng, ghi chép hồ sơ và thực hiện các báo cáo về nhân sự. + Nhận xét: - Phòng CSKH có tất cả 54 người chiếm 15,12%. Trong đó trên ĐH là 3, ĐH là 9, CĐ là 23, Trung cấp 19. - Cán bộ chủ chốt trong phòng là những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác xứng đáng là những người đảm nhận vị trí quan trọng trong phòng. - Cán bộ công nhân viên trong phòng đều là những người trưởng thành từ thực tế sản xuất, nắm bắt được tình hình chung trong Chi nhánh, trong công tác đều có trách nhiệm, hoàn thành tốt nhiệm vụ - Từng vị trí công tác mỗi ngừoi đều nắm bắt được chuyên môn nghiệp vụ phát huy được vai trò công tác. Nếu có điều kiện: Chi nhánh nên bổ sung thêm một đồng chí cán bộ đào tạo (vì khối lượng công tác học tập đào tạo hiện nay rất lớn). Thêm một đồng chí vào vị trí thi đua (hoặc thanh tra) vì hiện nay đang kiêm nhiệm. b. Phòng Tài chính Phòng Kế toán - Tài chính là một phòng chức năng của Chi nhánh, giúp Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán thống kê và hạch toán kinh tế của Chi nhánh. + Nhiệm vụ: - Tham mưu cho Giám đốc thực hiện các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, chế độ hách toán kế toán thống kê của Nhà nước, Tổng Công 39 ty và quy định của Công ty về: sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. - Tổ chức tính toán ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời đầy đủ tình hình Tài sản, Vật tư, Tiền vốn và quá trình sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. - Tính toán và trình nộp đầy đủ kịp thời các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, nộp cấp trên, các quỹ để lại và trả các khoản nợ khác. - Chủ trì trong công tác tổ chức kiểm kê tài sản của Chi nhánh, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê và xử lý chênh lệch thừa thiếu tài sản trong mọi trường hợp. Đề xuất xử lý tài sản, vật tư tồn đọng, thanh ký tài sản không sử dụng. - Lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo quyết toán các hợp đồng kinh tế. - Phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ Tài chính - Kế toán - Thống kê và thông tin kinh tế của Nhà nước, của Ngành và của Công ty. - Bảo quản và lưu giữ hồ sơ tài liệu kế toán của Chi nhánh theo đúng quy chế tài chính của Nhà nước và của Ngành. - Tham gia xây dựng các nội dung trong các điều khoản liên quan đến tài sản chính ghi trong hợp đồng kinh tế của Chi nhánh. - Quản lý, nhận bàn giao thẻ Cardphone, thẻ cào Viettelcard... từ Công ty và cung cấp thẻ theo kế hoạch cân đối của Chi nhánh. - Thống kê tình hình phát triển thuê bao của dịch vụ điện thoại di động GMS, nhắn tin, và điện thoại dùng thẻ theo nghiệp vụ tài chính tại các Bưu điện, trong khu vực được phân cấp. 40 - Phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, phát hiện những lãng phí và bất hợp lý trong kinh doanh, đề xuất khả năng phát huy tiềm tàng của Chi nhánh. - Theo dỏi, hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên và đột xuất hoạt động tài chính của các đơn vị sản xuất. + Quyền hạn: - Được đại diện cho Trung tâm quan hệ với cấp trên và bên ngoài về mặt KTTK - TC theo chủ trương của Giám đốc Chi nhánh. - Được quyền theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên và đột xuất hoạt động tài chính của các đơn vị sản xuất. + Cơ cấu tổ chức: Phòng Kế toán - Tài chính do Trưởng phòng và Phó phòng Lãnh đạo, trực tiếp giám sát, điều hành công việc với từng cá nhân, thành viên trong phòng. Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của CBCNV trong phòng KTTK-TC, tình hình phân bổ lao động của phòng như sau: Biểu số 6: Tình hình cán bộ của phòng KT-TC TT Chức danh Số CB Chuyên môn Trình độ CN TC CĐ ĐH 1 Trưởng phòng (kế toán trưởng) 1 Ngân hàng 1 2 Phó phòng 1 Kế toán NH 1 3 Nhân viên 20 3 7 12 4 Tổng số 22 0 3 7 12 (Nguồn: Phòng KT- TC) 41 +Nhận xét: - Số lượng CBCNV của phòng là 22 người, gồm 01 Trưởng phòng và 01 Phó phòng. - 54,54% CBCNV có trình độ ĐH, 31,81% có trình độ CĐ, 16,6% có trình độ TC. - Cán bộ chủ chốt trong phòng là những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác xứng đáng là những người đảm nhận vị trí quan trọng trong phòng. - Phòng đã thực hiện bố trí công việc và phân công chức năng, nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo. - Ngoài mối quan hệ giữa CBCNV nội bộ trong phòng, phòng còn có mối quan hệ công tác với các phòng, bộ phận khác trong Chi nhánh, với Công ty và Tổng Công ty. c. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp Phòng Kế hoạch – Tổng hợp là một phòng chức năng của Chi nhánh, có nhiệm vụ giúp Giám đốc Chi nhánh trong việc kế hoạch, vật tư và xây dựng cơ bản của Chi nhánh. Hướng dẫn và giám sát các đơn vị toàn Chi nhánh thực hiện hợp đồng kinh tế theo quy định và thực thi các hợp đồng kinh tế theo phân cấp của Công ty và Chi nhánh. + Nhiệm vụ: . Công tác kế hoạch hóa: - Nghiên cứu xây dựng các cơ chế về kế hoạch hóa trong nội bộ Chi nhánh, bao gồm từ khâu thống kê, dự báo, lập kế hoạch, báo cáo và bảo vệ kế hoạch được xây dựng với Công ty. - Tham gia nghiên cứu chế độ kế hoạch hóa chung của Công ty theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty. 42 - Nghiên cứu đề xuất các biện pháp thực hiện chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của Công ty giao cho Chi nhánh. Giúp Giám đốc tổ chức triển khai đến các đơn vị việc thực hiện các chỉ tiêu đó bằng cách xây dựng đơn giá sản phẩm và định mức kinh tế - kỹ thuật liên quan. . Công tác tổng hợp theo dõi kế hoạch của Chi nhánh: - Chủ động đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt kế hoạch Chi nhánh đã xây dựng theo kế hoạch dự kiến của Chi nhánh. - Chủ trì xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và hướng dẫn đôn đốc các đơn vị thực hiện theo kế hoạch đề ra. - Cập nhật theo dõi và tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, báo cáo kịp thời để Lãnh đạo Chi nhánh hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị thực hiện. - Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch nguồn vốn được Công ty giao, tính toán điều chỉnh và chỉ đạo ca đơn vị thực hiện trên cơ sở đảm bảo sự cân đối chung, phân bổ đồng đều và hợp lý theo từng tháng, quý, thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. Phối hợp với phòng KT – TC giám sát việc sử dụng các nguồn vốn trên. . Công tác quản lý mua sắm vật tư, thiết bị: - Chủ trì xây dựng kế hoạch về vật tư. Phân tích đánh giá tình hình sử dụng, quản lý vật tư trong toàn Chi nhánh, đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh và tiếp nhận vật tư thiết bị mua mới theo lệnh điều chuyển từ Công ty. - Nhận vật tư, trang bị, phương tiện do Công ty giao. Mua vật tư, trang bị, phương tiện phục vụ cho công tác bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn và ứng cứu thông tin cho toàn Chi nhánh trên cơ sở cân đối nguồn vốn và phù hợp theo phân cấp về đầu tư và được Công ty uỷ quyền. 43 - Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục để đưa đi bảo hành, sửa chữa các thiết bị đang trong thời gian bảo hành, theo hợp đồng kinh tế đã ký hoặc theo chỉ đạo của Công ty. - Chủ trì quyết toán vật tư của các công trình đã nghiêm thu đưa vào sử dụng. - Quản lý kho vật tư của Chi nhánh. . Công tác quản lý đầu tư phát triển và xây dựng cơ bản - Chủ trì tổ chức các đơn vị liên quan thực hiện sửa chữa lớn theo phân cấp và theo uỷ quyền của Công ty. - Thẩm định các hồ sơ thiết kế dự toán các loại công trình theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty. - Giúp Giám đốc tổ chức tuyển, chọn tư vấn, chọn thầu xây lắp, cung cấp vật tư, thiết bị mạng lưới và phục vụ hoạt động sản xuất theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty. - Thực hiện và phối hợp với các đơn vị liên quan giám sát thi công các công trình xây lắp trong khu vực Chi nhánh quản lý. - Quản lý toàn bộ hồ sơ tài liệu nhà trạm của Chi nhánh theo quy định của Công ty. . Công tác hợp đồng kinh tế: - Đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý khi hợp đồng bị vi phạm, đảm bảo thực hiện đúng chế độ chính sách Nhà nước, quyền lợi của Công ty và Chi nhánh. - Chủ trì đàm phán việc ký kết và thanh lý các hợp đồng kinh tế liên quan đến mạng lưới và do Lãnh đạo Chi nhánh phân công. - Chủ trì trong việc phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện việc khảo sát nhà trạm, đàm phán, đề xuất ký kết hợp đồng kinh tế thuê nhà trạm và 44 hợp đồng mua điện trên cơ sở được Giám đốc Chi nhánh giao nhiệm vụ, để phục vụ việc phát triển mạng lưới trong khu vực. - Đối với dịch vụ Cardphone: với các Bưu điện Quận, phải chủ động kế hoạch sửa chữa, thay thế để đảm bảo hoạt động của các PP được liên tục. Chủ động đề xuất giải quyết vật tư cho các Bưu điện. - Xây dựng các hợp đồng trách nhiệm về công tác quản lý bảo vệ, phối hợp xử lý ứng cứu thông tin cho các thiết bị dịch vụ viễn thông trên địa bàn quản lý. - Hướng dẫn các đơn vị thực hiện hợp đồng kinh tế theo quy định. Trực tiếp và chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện việc theo dõi và thực hiện thanh toán hợp đồng kinh tế định kỳ theo thời hạn hợp đồng đã ký kết. - Chủ trì việc đề xuất phương án xử lý các phát sinh hợp đồng đang thực hiện. +Quyền hạn: - Được quyền quan hệ với các đơn vị trong Chi nhánh, với cấp trên, các đơn vị trong và ngoài Ngành để giải quyết các công việc có liên quan đến hoàn thành nhiệm vụ các Phòng. - Được đề xuất khen thưởng và kỷ luật những đơn vị có thành tích hoặc không hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch giao. - Được quyền kiểm tra định kỳ, đột xuất về tình hình thực hiện kế hoạch và sử dụng vật tư, tài sản, thiết bị mạng lưới của các đơn vị trong Chi nhánh. + Cơ cấu tổ chức: 45 Phòng Kế hoạch – Tổng hợp do Trưởng phòng và Phó phòng Lãnh đạo, trực tiếp giám sát, điều hành công việc tới từng cá nhân thành viên trong phòng. Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ của phòng KH - TH, tình hình phân bổ lao động của phòng như sau: Biểu số 7: Tình hình cán bộ của phòng KH - TH T T Chức danh Số CB Chuyên môn Trình độ TC CĐ ĐH TĐH 1 Trưởng phòng 1 KD - T. Mại 1 2 Phó phòng 1 TD - NH 1 3 Nhân viên 63 9 15 33 6 4 Tổng số 65 9 15 33 8 5 Tỷ trọng (%) 100 12,3 Nguồn: Phòng CSKH Nhận xét: - Số lượng CBCNV của phòng là có 65 người, gồm 01 TP và 01 PP. - 12,3% CBCNV co trình độ trên ĐH, 50,7% CBCNV có trình độ ĐH, 23% có trình độ CĐ và 17% có trình độ TC. - Cán bộ chủ chốt trong phòng là những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác xứng đáng là những người đảm nhận vị trí quan trọng trong phòng. - Phòng đã thực hiện bố trí công việc và phân công chức năng, nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo. 46 - Ngoài mối quan hệ giữa CBCNV nội bộ trong phòng, phòng còn có mối quan hệ công tác với các phòng, bộ phận khác trong Chi nhánh, với Tổng Công ty. d. Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh là một phòng chức năng của Chi nhánh, giúp Giám đốc Chi nhánh quản lý công tác Kinh doanh dịch vụ viễn thông trên địa bàn thuộc Chi nhánh quản lý. + Nhiệm vụ: . Công tác kinh doanh: - Nghiên cứu và đề xuất phương hướng kinh doanh có hiệu quả theo kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. - Tham mưu cho Lãnh đạo Chi nhánh đề xuất các văn bản sửa chữa tồn tại về công tác kinh doanh trên địa bàn khu vực Chi nhánh dịch vụ viễn thông khu vực. - Bằng nghiệp vụ kinh doanh, tổ chức khảo sát, tìm hiểu thị trường, thu thập dự liệu để tổng hợp, phân tích đề xuất kế koạch phủ sóng và phát triển mạng lưới, phát triển thuê bao, tăng lưu lượng của khu vực cả 3 dịch vụ. - Căn cứ các ý kiến khách hàng qua hệ thống và các phản ánh trên hệ thống thông tin đại chúng, tập hợp xem xét, phân tích để tham mưu kịp thời cho Lãnh đạo. - Thông qua các thông tin phản hồi, chủ động đề xuất biện pháp, phương pháp xử lý thông tin về mặt kinh doanh. 47 - Phối hợp với phòng Kinh doanh của Công ty để đảm bảo cung cấp Simcard và thẻ điện thoại, Sim và thẻ PPS đầy đủ kịp thời cho sự phát triển mạng lưới, đáp ứng yêu cầu của các Bưu điện Thành phố. - Chủ trì phối hợp với các Bưu điện Thành phố triển khai thực hiện các chủ trương của Tổng Công ty, Công ty và Chi nhánh về kinh doanh, khai thác phát triển 3 dịch vụ trên địa bàn của Chi nhánh. . Công tác tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị: - Xây dựng và triển khai kế hoạch quảng cáo tiếp thị phù hợp với định hướng kinh doanh. - Nghiên cứu đề xuất phương án và chủ trì thực hiện kế hoạch khuyến mại, quảng cáo vào những dịp kỷ niệm và những ngày lễ lớn nhằm thu hút khách hàng. - Nghiên cứu tình hình kinh doanh, quảng cáo của các nhà khai thác có cùng dịch vụ, từ đó có sự so sánh, đối chiếu và điều chỉnh kế hoạch, chiến lược của Chi nhánh. - Nghiên cứu và đề xuất với Lãnh đạo Chi nhánh để tổ chức các lớp giới thiệu các dịch vụ mới và các biện pháp cần thiết để mở rộng thị trường và thu hút khách hàng. - Tham gia các cuộc triển lãm về Viễn thông theo sự chỉ đạo của Công ty. - Nghiên cứu đề xuất và làm market quảng cáo trên báo chí, trên panô, tờ rơi, áp phích quảng cáo chung cho toàn mạng 3 dịch vụ trong địa bàn được giao. - Có trách nhiệm theo dõi, tập hợp những vấn đề được phản ánh trên các phương tiện thông tin đại chúng có liên quan đến kinh doanh khai thác 3 dịch vụ, để kịp thời có phương án trả lời, giải đáp. 48 - Chuẩn bị nội dung để Giám đốc trả lời khi cần thiết. + Quyền hạn: - Được quan hệ với các đơn vị trong Chi nhánh, với cấp trên, các đơn vị trong và ngoài ngành để giải quyết các côngviệc có liên quan đếnviệc hoàn thành nhiệm vụ của phòng. - Được quyền kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh dịch vụ khách hàng khu vực. + Cơ cấu tổ chức: Phòng Kinh doanh do Trưởng phòng và Phó phòng lãnh đạo, trực tiếp giám sát, điều hành công việc tới từng cá nhân thành viên trong phòng. Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ của phòng KD, tình hình phân bổ lao động của phòng như sau: Biểu số 8: Tình hình cán bộ của phòng KD TT Chức danh Số C B Chuyên môn Trình độ CN TC CĐ ĐH 1 Trưởng phòng 1 Quản lý kinh tế 1 2 Phó phòng 2 2 3 Nhân viên 87 32 36 19 4 Tổng số 90 32 36 22 5 Tỷ trọng (%) 100 0 35,6 40 24,4 Nguồn: Phòng CSKH 49 +Nhận xét: - Tổng số CBCNV của phòng KD là 90 người, gồm 01 TP, 02 PP. - 24,4% CBCNV có trình độ ĐH, 40% có trình độ CĐ,35,6% có trình độ TC. - Cán bộ chủ chốt trong phòng là những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác xứng đáng là những người đảm nhận vị trí quan trọng trong phòng. - Phòng đã thực hiện bố trí công việc và phân công chức năng, nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo. e. Phòng bán hàng Đây là một phòng trực thuộc chi nhánh có nhiệm vụ hổ trợ BHTT, hổ trợ cửa hàng, hổ trợ đại lý, hổ trợ điểm bán hàng và khách hàng doanh nghiệp. Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ của phòng bán hàng, tình hình phân bổ lao động của phòng như sau: Biểu số 9: Tình hình cán bộ của phòng BH TT Chức danh Số C B Chuyên môn Trình độ CN TC CĐ ĐH 1 Trưởng phòng 1 Quản lý kinh tế 1 2 Phó phòng 1 1 3 Nhân viên 27 15 12 4 Tổng số 29 15 12 2 Nguồn: Phòng CSKH 50 + Nhận xét: - Tổng số CBCNV của phòng KD là 29 người, gồm 01 TP, 01 PP. - 7% CBCNV có trình độ ĐH, 41,3% có trình độ CĐ,51,7% có trình độ TC. - Cán bộ chủ chốt trong phòng là những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác xứng đáng là những người đảm nhận vị trí quan trọng trong phòng. - Phòng đã thực hiện bố trí công việc và phân công chức năng, nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo. f. Trung tâm Kinh doanh Trung tâm KD có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tiếp, hệ thống cửa hàng, siêu thị, đại lý, điểm bán và cộng tác viên. Tình hình phân bổ nhân sự của phòng. Biểu số 10: Tình hình cán bộ của phòng BH TT Chức danh Số C B Chuyên môn Trình độ TC CĐ ĐH TĐH 1 Trưởng phòng 1 Ths: kinh doanh 1 2 Phó phòng 1 1 3 Nhân viên 95 31 38 26 4 Tổng số 97 31 38 26 2 Nguồn: Phòng CSKH 51 4. Mối quan hệ giửa các phòng ban. Mổi một phòng ban của chi nhánh có chức năng và quyền hạn riêng, nhưng do những vấn đề về, sản suất kinh doanh nên những phòng ban này có mối quan hệ, qua lại lẩn nhau và cùng nhau hợp tác để đạt hiệu quả trong công việc. Trong chi nhánh, các trưởng phòng/bộ phận có trách nhiệm chủ yếu đối với đội ngủ nhân viên của mình. Tuy nhiên, Phòng CSKH phối hợp với các phòng ban/bộ phận khác trong các vấn đề sau: Hổ trợ trưởng phòng/bộ phận quản lý các nhân viên của họ một cách hữu hiệu, đảm bảo rằng các nhân viên được đối sử một cách bình đẳng và thống nhất trong toàn bộ chi nhánh. Giải thích cho các phòng/bộ phận khác về chính sách nhân sự, hành chính. Thúc đẩy và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thảo luận và giải quyết vấn đề trong các nhóm. IV/ Đánh giá thực trạng bộ máy quản lý ở chi nhánh. 1. Bộ máy quản lý và sắp xếp lao động chưa thật hợp lý Nhìn chung chi nhánh đã thực hiện, áp dụng theo các qui chế, qui định của nhà nước, của ngành và của công ty song trong thực tế vẫn còn những tồn tại: Về công tác cán bộ. Vế công tác định biên, định mức. 2. Công tác học tập đào tạo bồi dưỡng chưa đáp ứng yêu cầu 52 Về công tác hoạt động đào tạo, bồi dưỡng ở chi nhánh trong những năm qua có nhiều chuyển biến đáng kể, đáp ứng cho các công tác vận hành khai thác, bảo dưỡng sửa chữa thiết bị song trong thực tế cũng còn bộc lộ một số tồn tại, thiếu sót đó là: -Việc bồi dưỡng, đào tạo. - Việc tổ chức học tập, bồi dưỡng. - Chí tiến thủ của từng cán bộ công nhân viên. - Trình độ ngọai ngữ củng hạn chế. 3. Trong công tác tuyên truyền, giáo dục, thanh tra, kiểm tra, thi đua khen thưởng, kỷ luật: Là đơn vị có địa bàn hoạt động công tác dài, rộng và môi trường phức tạp. - Vì vậy công tác tuyên truyền giáo dục thanh kiểm tra, thi đua khen thưởng, kỷ luật luôn được Đảng và công đoàn chi nhánh chú trọng. Song trong thực tế của những khó khăn đó đã dẫn đến những tồn tại sau: - ViÖc triÓn khai thùc hiÖn c¸c chØ thÞ nghÞ quyÕt , qui ®Þnh qui chÕ míi cã n¬i, cã lóc ch­a kÞp thêi, ch­a qu¸n triÖt hÕt ®Õn tõng c¸n bé c«ng nh©n viªn. - C«ng t¸c thanh kiÓm tra thi ®ua khen th­ëng thùc hiÖn theo lÞch tr×nh ®Þnh kú (theo quý, 6 th¸ng, c¶ n¨m) hoÆc ®ét xuÊt song cã nh÷ng lóc cßn s¬ sµi thiÕu tû mØ h×nh thøc, thiÕu tÝnh r¨n ®e gi¸o dôc, v× vËy ý thøc chÊp hµnh cña mét bé phËn c¸n bé c«ng nh©n viªn ch­a nghiªm tóc dÉn ®Õn nhiÒu vô ®øt c¸p quang do kh¸ch quan vµ do chñ quan ¶nh h­ëng ®Õn kinh phÝ vµ chÊt l­îng th«ng tin, vi ph¹m ®Õn tÖ n¹n x· héi ph¶i xö lý kØ luËt. 4. Công tác tuyển mộ, tuyển chọn còn những bất cập. 53 Là đơn vị hoạt động công tác trong lĩnh vực khoa học kĩ thuật có kĩ thuật công nghệ tiên tiến, hiện đại, đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ quản lý, kĩ sư kĩ thuật công nhân mạnh vì vậy công tác tuyể n chọn lao động là hết sức hợp quan trọng. Trong những năm qua chi nhỏnh đã áp dụng thực hiện theo qui chế tuyển chọn lao động do công ty viễn thông liên tỉnh ban hành đã đem lại những kết quả nhất định. Song trong quá trình thực hiện còn một số bất cập. 54 PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CHI NHÁNH 1. Phương hướng và phương thức hoàn thiện - Bộ máy chuyên tinh, gọn nhẹ không cồng kềnh, đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ có hiệu quả. - Cơ cấu bộ máy quản lý đầy đủ, thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ. Phương thức tiến hành: - Kế thừa một cách có chọn lọc bộ máy cũ, phát huy được thế mạnh nội tại về con người; mạnh dạn bồi dưỡng, bổ sung cán bộ trẻ chuẩn bị kế tiếp sự phát triển. - Rà soát, phân chia chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận và đi đến hoàn thiện, kiện toàn bộ máy quản lý. Cải thiện mối quan hệ công tác, lề lối làm việc; bổ sung và hoàn thiện nội quy, quy chế; bố trí sắp xếp và bồi dưỡng cán bộ đúng chuyên môn, sở trường. - Tăng cường mối quan hệ với các đơn vị trong và ngoài Chi nhánh. - Hoàn thiện thêm việc xây dựng chức trách cho từng cán bộ công nhân viên để đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. Việc sắp xếp, bố trí phải có căn cứ khoa học và thực tiễn, thận trọng, không ồ ạt nhưng phải đồng bộ, thống nhất và dứt khoát. 2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản lý 55 Qua tìm hiểu và phân tích tình hình chung, củng như tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh, ta nhận thấy được những mặt mạnh và những hạn chế của bộ máy quản lý. Dưới đây tôi xin đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý: a. Sắp xếp, bố trí lại lao động trong các bộ phận quản lý Đây là một trong những lĩnh vực then chốt quan trọng để thúc đẩy sản xuất kinh doanh đạt được hiệu qủa cao vì vậy đòi hỏi người làm quản lý trong lĩnh vực lao động cần phải thường xuyên nắm rõ lý lịch của cán bộ công nhân viên (về đạo đức phẩm chất, khả năng trình độ, sở trường v..v..) để đánh giá nhận xét khi cần thiết đề bạt hoặc sắp xếp công việc phù hợp thực hiện đúng qui trình về viêc nhận xét đánh giá cán bộ khi đề bạt và sắp xếp cán bộ. Việc sắp xếp, bố trí lao động trong từng bộ phận quản lý: phải nắm rõ hết các công việc trong từng bộ phận để bố trí đầy đủ số lượng người cần thiết (vì việc mà sắp xếp nguời) có đủ khả năng trình độ theo yêu cầu, đúng sở trường của từng người thì càng phát huy tốt công việc được giao, việc định mức và định biên lao động đối với các phòng ban quản lý cần phải áp dụng đầy đủ đúng tiêu chuẩn theo qui định, trẻ hóa đội ngũ cán bộ quản lý, ưu tiên cán bộ trẻ, cán bộ nữ có đạo đức phẩm chất, khả năng trình độ chuyên môn, ngoại ngữ sức khỏe tốt thúc đẩy nhanh sự phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tránh tình trạng sắp xếp bố trí cán bộ quản lý ở một số phòng ban số lượng nhiều, trình độ khả năng chưa đáp ứng hoặc tuổi cao do lịch sử để lại 56 Việc sắp xếp bố trí, đề bạt cán bộ cần phải nhanh chóng kịp thời đáp ứng cho yêu cầu sản xuất kinh doanh. B. Nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý Để phát huy tốt tổ chức bộ máy quản lý cần phải xây dựng, bổ xung thường xuyên các qui định, qui chế đặc biệt là qui chế phối hợp giữa cán bộ quản lý thường xuyên giữ vững sinh hoạt hôi ý lãnh đạo, giao ban Chi nhánh và thông báo kịp thời kết quả công tác và những tồn tại trong tuần qua, tháng qua đến tất cả các đơn vị kể cả các trạm hẻo lánh núi cao được biết và khắc phục, phát huy tốt những kết quả thành tích đạt được (hiện tại các thông báo giao ban tuần hoặc một số văn bản khác chỉ mới đến được các cấp trưởng, cấp phó đơn vị cán bộ công nhân viên không nắm vững). c. Công tác học tập, đào tạo bồi dưỡng: Đây là một lĩnh vực quan trọng luôn được giám đốc và bộ phận quản lý đào tạo của trung tâm luôn quan tâm triển khai thực hiện và cũng đã đáp ứng thực sự trong giai đoạn trước mắt, tiếp cận được với công tác quản lý mới, các thiết bị công nghệ mới phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh. Song trong xu thế khoa học kĩ thuật công nghệ thông tin viễn thông phát triển thay đổi từng ngày thiết bị máy móc liên tục chuyển đổi từ thế hệ này sang thế hệ khác. Đồng thời cơ chế thị trường trong giai đoạn xã hội hòa nhập phát triển kinh tế quốc tế, các qui định mới, các chế độ chính sách mới luôn được ban hành và sửa đổi bổ xung. Trong điều kiện thực tế xã hội hiện nay đòi hỏi mỗi cán bộ công nhân viên chức từ lãnh đạo Chi nhánh, các cán bộ chủ chốt trong các đơn vị, cán bộ quản lý trong các phòng ban, kĩ sư kĩ thuật viên, công nhân đều phải ra sức học tập vươn lên, bồi dưỡng để kịp thời nắm bắt vận hành khai thác sửa chữa các thiết bị mới có công nghệ hiện 57 đại, nắm bắt được công tác quản lý điều hành mới, tiên tiến của các nước phát triển nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Qua nghiên cứu các văn bản về qui định, nội qui và qui chế đặc biệt là qui chế về công tác học tập đào tạo bồi dưỡng trong và ngoài nứơc của Chi nhánh được áp dụng cho cả Chi nhánh. Đồng thời thông qua một số nội dung tồn tại trong công tác này đã được nêu trên. Tôi xin được đóng góp một số giải trung pháp về công tác học tập đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh như sau: - Triệt để áp dụng đúng theo qui chế mà công ty viễn thông liên tỉnh đã ban hành thực hiện cho cả Chi nhánh. - Bộ phận quản lý về công tác học tập, đào tạo của Chi nhánh cần nắm rõ bằng cấp, khả năng trình độ chuyên môn và ngoại ngữ, sở trường của từng cán bộ công nhân viên (trước mắt nắm được trình độ của một số cán bộ chủ chốt từ cấp Chi nhánh đến cấp trưởng phó đơn vị trực thuộc và tổ trưởng các trạm). - Nắm rõ phương hướng công tác, phát triển mạng lưới của Chi nhánh và công ty trong thời 1 – 2 năm tới, nắm vững các chế độ chính sách mới, công tác quản lý mới về tài chính vật tư tài sản về khoa học kỹ thuật v..v.. - Hàng năm lập kế hoạch chương trình học tập đào tạo, bồi dưỡng cho các đối tượng cần thiết đáp ứng kịp thời cho công tác sản xuất kinh doanh. - Quan hệ chặt chẽ với cán bộ đào tạo của công ty, các trường lớp liên quan trong và ngoài ngành để phối hợp công tác. - Phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo đơn vị trong Chi nhánh để xây dựng nội dung chương trình và tổ chức học tập bồi dưỡng (cả về kiến thức quản lý và kĩ thuật sửa chữa vận hành khai thác thiết bị ) 58 - Tiêu chuẩn hóa về trình độ ngoại ngữ cần thiết cho từng đối tượng công việc, từng vị trí công tác. - Tổ chức mở các lớp bồi dưỡng về kiến thức cơ bản trong lĩnh vực kĩ thuật viễn thông, thiết bị viễn thông, tin học cho số cán bộ làm công tác quản lý tài chính kinh tế để có cơ sở vận dụng giải quyết những công việc cần thiết liên quan. - Có chế độ động viên khen thưởng kịp thời (đặc biệt là số cán bộ làm công tác quản lý) - Hình thức và đối tượng đạo tạo bồi dưỡng Thực hiện đúng theo qui chế học tập, đào tạo của công ty đã ban hành và qui chế của bộ giáo dục đào tạo Đối với đào tạo trên đại học (thạc sĩ, phó tiến sĩ) Đối tượng đào tạo cần ưu tiên cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ chủ chốt là cử nhân kĩ sư kĩ thuật đầu đàn trong các đơn vị. Theo các loại hình sau: Thông thường các đối tượng thuộc diện trên thường bận rộn nhiều công việc không thể tham gia học tập trung được và nên tổ chức hình thức vừa học vừa công tác để đảm bảo được việc quản lý điều hành sản xuất kinh doanh, vừa nâng cao được trình độ. Đối với đối tượng đào tạo kĩ sư, cử nhân: thông thường tuổi còn trẻ, khối lượng công việc ít hơn, nên đào tạo theo hình thức tập trung theo từng thời gian (cần ưu tiên những cán bộ quản lý kĩ thuật công nhân tay nghề giỏi có nhiều thành tích đóng góp cho Chi nhánh). Đối với đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ: 59 + Khuyến khích cán bộ công nhân viên tham gia các lớp ngoại ngữ ngoài giờ, trung tâm hỗ trợ kinh phí cho người đi học sau khi có chứng chỉ hoặc bằng cấp sau khi học. + Liên hệ với các trung tâm đào tạo ngoại ngữ mở các lớp tại cơ quan Chi nhánh (kể cả trong giờ hành chính nếu có điều kiện) Chi nhánh hỗ trợ kinh phí và tạo điều kiện trong công tác để tham gia học tập và đạt kết quả. Đối với các đối tượng cần phải có ngoại ngữ để giao tiếp làm việc với các chuyên gia nước ngoài hoặc đọc dịch các tài liệu cần tham gia các lớp đào tạo cấp tốc có chất lượng cao (ưu tiên cán bộ lãnh đạo quản lý Chi nhánh, cán bộ chủ chốt, đầu đàn). Học tập, bồi dưỡng nâng cao tay nghề và đào tạo đột xuất theo chuyên đề: Cần phải phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo các đơn vị trực thuộc, có kế hoạch nội dung chương trình và thời gian cụ thể để tổ chức học tập bồi dưỡng tại chỗ (tại cơ sở từng đơn vị Chi nhánh sẽ hỗ trợ kinh phí ). d. Công tác tuyển chọn lao động: Trong 2, 3 năm gần đây trung tâm viễn thông khu vực I đã thực hiện khá nghiêm túc về qui chế tuyển chọn lao động do công ty viễn thông liên tỉnh ban hành được thực hiện trong toàn công ty, bước đầu đã đưa đến những kết quả tốt. Số cán bộ công nhân viên mới được tuyển vào công tác từng bước đã thể hiện được năng lực trình độ của bản thân trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh. Song cần đi sâu thêm một số mặt sau: Trước khi tuyển chọn cần thông báo rộng rãi trên các phương tiện đại chúng biết. 60 Cần có đôi ngũ soạn thảo các nội dung , đề cương đề thi chuyên sâu hơn, sát thực tế hơn với những nội dung cần thiết trong khi thi tuyển chọn từng loại lao động. Quan hệ chặt chẽ với các trường đại học (giao lưu – kết nghĩa) để nắm bắt được các sinh viên giỏi để đỡ đần về kinh phí trong quá trình học tập, thực tập và sắp xếp công việc sau khi tốt nghiệp. Mở rộng quan hệ với các đơn vị ngoài ngành, ngoài xã hội để tìm kiếm những người tài giỏi trong một số linh vực cần thiết để tuyển dụng (cần phải có cơ chế về kinh tế, tài chính, bậc lương thỏa đáng để thu hút được nhân tài). Số lao động sau khi thi tuyển nhận vào làm việc cần phải được hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng chặt chẽ, sâu sát để nhanh chóng trưởng thành phát huy tốt trong công tác sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. e. Tạo động lực cho người lao động: Để tạo động lực thúc đẩy người lao động đem hết mọi khả năng và trí tuệ, lao động và sáng tạo trong sản xuất kinh doanh. Đồng thời đảm bảo sự công bằng trong việc ăn chia, phân phối tiền thưởng, lợi nhuận giữ vững sự đoàn kết nhất trí trong tập thể người lao động hàng năm hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty giao. Chi nhánh đã tiến hành xây dựng: - Nội qui lương khoán - Qui chế phân phối thu nhập - Qui chế khen thưởng 61 Nhìn chung các nội qui quy chế đó đều đã được người lao động trực tiếp tham gia thảo luận, tổ chức hội thảo qua nhiều cấp, nhiều lần và đã được chính thức ban hành triển khai thực hiện. Trong những năm qua đã đem lai những kết quả đáng kể trong sản xuất kinh doanh song cũng cần bổ xung một số giải pháp thực hiện được hoàn chỉnh thêm đó là: Giám đốc Chi nhánh cần mạnh dạn hơn trong viêc tự quyết định khen thưởng cho các cá nhân tập thể có thành tích đặc biệt xuất sắc trong các đợt triển khai các các công trình trọng điểm, trong các đợt tham gia chống bão lụt ứng cứu thông tin v..v...(Số kinh phí khen thưởng trên và quyền được thực hiện đã có trong văn bản nội qui qui chế). Việc bình xét khen thưởng cuối năm đã và đang thực hiện như sau: Danh hiệu lao động giỏi: số lượng phạm vi 70% số cán bộ công nhân trong đơn vị. Danh hiệu chiến sĩ thi đua: 20% trong số 70% đạt lao động giỏi. Nên điều chỉnh lai như sau: Danh hiệu lao động giỏi: không khống chế số lượng mà chỉ cần căn cứ vào tiêu chuẩn để bình xét. Danh hiệu chiến sĩ thi đua: căn cứ vào tiêu chuẩn để bình xét nhưng số lương không quá 5% số lượng người đạt lao động giỏi. Về kinh phí khen thưởng cho từng danh hiệu căn cứ vào quĩ khen thưởng hàng năm của Chi nhánh và công ty. Lãnh đạo Chi nhánh và cán bộ quản lý các phòng chức năng cần tăng cường kiểm tra (định kì và đột xuất) về việc ăn chia phân phối thu nhập khen thưởng tới từng cá nhân trong các đơn vị trực thuộc, đặc biệt là các đơn vị ở 62 xa Chi nhánh, tránh tình trạng có một vài trường hợp đơn vị khó khăn, ngại họp hành bình xét tập thể mà chỉ hội ý lãnh đạo để thống nhất danh sách phân loại (cần đảm bảo tính dân chủ trong từng đơn vị). Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kinh tế lao động – Nhà xuất bản Giáo dục, 2. Giáo trình Tổ chức lao động khoa học – Nhà xuất bản Giáo dục, 3. Giáo trình Quản trị nhân lực – Nhà xuất bản Giáo dục, 4. Giáo trình Quản lý nhà nước về kinh tế – Nhà xuất bản Giáo dục, 5. Giáo trình Quản trị kinh doanh, 6. Những vấn đề cốt yếu của quản lý, 7. Báo cáo tổng kết của Chi nhánh Viettel HN 8. Các văn bản tài liệu khác của Chi nhánh Kinh doanh HN, 9. Bài giảng của Giáo viên chuyên ngành