Luận văn Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý tại Công ty cơ khí 98

g tổ chức lao động. Căn cứ vào nhiệm vụ, đặc điểm tình hình của nhà máy, nghiên cứu đề nghị giám đốc quyết định cơ cấu, xắp xếp biên chế các phòng, ban, phân xưởng. Xây dựng hoàn thiện các chế độ nội quy của nhà máy. Hướng dẫn việc xây dựng các nhiệm vụ chức trách cho đến từng chức danh công tác Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 41 trong nhà máy, tổ chức ban hành và theo dõi thực hiện, từng thời kỳ tổ chức chỉnh lý bổ xung. Căn cứ nhiệm vụ kế hoạch và yêu cầu sản xuất trong năm lập kế hoạch đáp ứng lao động đảm bảo yêu cầu cho sản xuất. Tổ chức thực hịên đúng và đầy đủ các chính sách, chế độ có liên quan đến việc tăng giảm nhân sự và quản lý sử dụng lao động. Cùng công đoàn thực hiện các chính sách, chế độ về bảo hiểm xã hội và phúc lợi tập thể. Tổ chức quản lý chặt chẽ lực lượng lao động về mọi mặt (trong đó việc quản lý hồ sơ, lý lịch) có sự phối hợp với văn phòng đảng uỷ. Tổ chức phổ biến quán triệt các chế độ chính sách một cách kịp thời và thường xuyên đến các đối tượng thực hịên và hướng dẫn việc thi hành. Thực hiện đầu đủ các chế độ báo cáo với cấp trên theo quy định. Xây dựng các chế độ, nội quy thuộc phạm vi công tác tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ chức trách, chế độ công tác, lề lối làm việc của từng chức danh công tác trong phòng, tổ chức thực hiện và định kỳ tổng kết bổ xung. Tính toán lập kế hoạch quỹ lươngvà quản lý quỹ lương của nhà máy. Căn cứ các định mức ban đầu (Do phòng kỹ thuật xây dựng) tổ chức theo dõi việc thực hiện xây dựng hoàn thiện bổ xung các định mức lao động từng thời kỳ tổng kết và tổ chức xét duyệt, hiệu chỉnh. Trực tiếp chỉ đạo, tổ chức việc trả lương theo sản phẩm, xác minh các chứng từ, thanh toán tiền lương, tiền thưởng và những khoản tiền lương khác của các bộ phận và cá nhân trong xí nghiệp. Lập kế hoạch an toàn lao động quý,năm, kiểm tra thường xuyên và phát hiện kịp thời những thiếu xót về bảo hộ lao động. Xác minh nguyên nhân các vụ tai nạn lao động, đề xuất biện pháp xử lý, phòng ngừa. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 42 Kiểm tra việc cấp phát và sử dụng trang bị bảo hộ lao động. Việc bồi dưỡng hiện vật, thời gian làm việc của công nhân làm ở nơi nặng nhọc, độc hại. Tổ chức quản lý các kỳ thi nâng bậc, kiểm tra tay nghề, thi thợ giỏi, làm thư ký cho các hội đồng thi này. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến khoa học kỹ thuật trong nhà máy. chỉ đạo công tác tổng kết xây dựng các báo cáo chuyên đề về kỹ thuật, nghiệp vụ. Xây dựng phòng thành một tập thể vững mạnh về tư tưởng, đạo đức tác phong, giỏi về nghịêp vụ, mọi người thông thạo chức trách và hoàn thành sáng tạo mọi nhiệm vụ. Nhiệm vụ cụ thể của phòng tổ chức lao động. Trưởng phòng : Phụ trách chung, ký duyệt, họp. Phó phòng : Phụ trách về mảng tiền lương, định mức lao động, và phụ trách về mảng đào tạo. Nhân viên: + Phụ trách về mảng chấm công quản lý lao động. Quản lý nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. + Phụ trách về bảo đảm các chế độ, chính sách cho người lao động, và công đoàn nhà máy. Quyền hạn của phòng tổ chức lao động : Hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các phân xưởng, phòng ban về mặt nghiệp vụ tổ chức, nhân sự, huấn luyện, đào tạo, an toàn bảo hộ lao động. Phổ biến quán triệt và hướng dẫn thi hành các chế độ, chính sách của đảng và nhà nước về mặt lao động tiền lương. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 43 Tham gia các hội đồng lương, các hội đồng kỷ luật, hội đồng sáng kiến, hội đồng nâng bậc của nhà máy. Đình chỉ tạm thời các cuộc thi cử không đúng thể lệ và chịu trách nhiệm trước giám đốc về quyết định đó. Đề nghị xét nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên. C-Nhiệm vụ chức năng phòng kế toán tài chính : Nhiệm vụ cụ thể : Công tác nghiệp vụ kế toán, thống kê, kiểm soát hoạch toán. Tổ chức và thực việc vào sổ, ghi chép thanh toán và phản ánh chính xác tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh của xí nghiệp gồm : Các khoản chi phí sản xuất, chi phí lưu thông, chi tiêu hành chính sự nghiệp. Số lượng, chất lượng sản phẩm, bán thành phẩm. Thường xuyên kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành các chế độ bảo quản, sử dụng nhập xuất tài sản, vật tư. Kiểm soát việc thực hiện các chế độ kỷ luật tài chính, các khoản thu nhập và việc sử dung đúng đắn các khoản vốn. Giám sát việc chấp hành chế độ quản lý tài chínhvề lao động tiền lương, phụ cấp,quỹ lương và chế độ bảo đảm điều kiện làm việc, sức khoẻ đời sống của cán bộ. Nắm vững sự biến động chung về tài sản cố định chung của nhà máy và từng bộ phận. Công tác tài chính. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính đã được duyệt để xây dựng kế hoạch thu chi tài chính năm,quý và lập dự toán thu chi hàng Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 44 tháng của nhà máy. Theo dõi, quản lý tình hình sử dụng các loại vốn và nguồn vốn nghiên cứu các biện pháp sử dụng vốn tiết kiệm có hiệu quả cao. Lập kế hoạch thu chi tiền mặt và quản lý việc thực hiện các khoản thu, chi tiền mặt, quỹ tiền mặt và các chứng khoán khác có giá trị như tiền nhận, lĩnh tiền mặt và nộp tièn mặt vào nhân hàng theo lệnh chi, thu của giám đốc. Theo dõi và giải quyết việc thanh toán sòng phẳng, đúng hạn, đúng thủ tục mọi khoản công nợ. Xây dựng kế hoạh kinh phí và thông báo tình hình chi cho các phòng ban. Công tác tổ chức quản lý : Xây dựng các chế độ, nội quy thuộc phạm vi chức năng quản lý của phòng, xây dựng nhiệm vụ, chức trách, lề lối làm việc của từng chức danh công tác của phòng, tổ chức thực hiện và định kỳ rút kinh nghiệm, chỉnh lý. d-Chức năng nhiệm vụ của phòng kỹ thuật : Nhiệm vụ cụ thể : Thiết kế các sản phẩm mới hoặc thiết kế cải tiến sản phẩm theo yêu cầu sản xuất của nhà máy. Vận dụng thực hiện đầy đủ “Tiêu chuẩn nhà nước”. Bảo đảm thiết kế có chất lượng, có tính năng sử dụng tốt, có tính kinh tế và có tính công nghệ cao. Nghiên cứu tài liệu thiết kế của các sản phẩm không do nhà máy thiết kế, phát hiện những sai sót, những bất hợp lý và các yêu cầu không phù hợp với khả năng công nghệ của nhà máy, đề nghị cơ quan có thẩm quyền sửa đổi. Thực hiện việc cấp phát thu hồi, quản lý tài liệu thiết kế, công nghệ theo đúng quy định trong điếu lệ công tác kỹ thuật. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 45 Chủ trì công tác chế thử định hình sản phẩm. chỉ đạo và tổng kết chế thử, chỉnh lý tài liệu thiết kế. Đưa duyệt chính thức để đưa vào sản xuất loạt. Tổ chức và quản lý kho sản phẩm mẫu của nhà máy. Định kỳ tổ chức kiểm tra mẫu mực sản phẩm trong quá trình sản xuất. Nếu phát hiện sai sót phải có biện pháp giải quyết và báo cáo giám đốc ngay. Tham gia công tác nghiên cứu khoa học, phổ biến khoa học kỹ thuật và công tác huấn luyện của nhà máy theo các nội dung được phân công. Nghiên cứu áp dụng các công nghệ mới vào sản xuất nghiên cứu, cải tiến công nghệ sẵn có. Giải quyết kịp thời các vướng mắc kỹ thuật đảm bảo sản xuất liên tục, có năng xuất và chất lượng cao. Tổ chức, theo dõi, nuôi dưỡng phong trào “Phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất ”. Xây dựng phòng thành một tập thể vững vàng về nhận thức tư tưởng, có đạo đức, tác phong tốt. Giỏi chuyên môn kỹ thuật có khả năng hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. e-Nhiệm vụ chức năng phòng cơ điện. Nhiệm vụ cụ thể. Tổ chức, thực hiện sửa chữa chu kỳ, chăm sóc kỹ thuật, toàn bộ thiết bị công nghệ, năng lượng, phương tiện vận chuyển trong nhà máy theo kế hoạch sửa chữa dự phòng hàng năm đã được duyệt. Nghiên cứu thực hiện các biện pháp tổ chức và kỹ thuật nhằm giảm thời gian ngừng máy chữa và keó dài tuổi thọ của máy. Thường xuyên kiểm tra việc sử dụng và trạng thái kỹ thuật của thiết bị, kịp thời áp dụng các biện pháp phòng hỏng máy bất thường và không an toàn khi sử dụng. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 46 Nâng cao trình độ kỹ thuât, tay nghề, áp dụng và nghiên cứu những kinh nghiệm tiên tiến, quy trình công nghệ mới và công tác sửa chữa để giảm các chỉ tiêu tiêu hao cho sửa chữa hạ giá thành và cải thiện điều kiện làm việc cho công nhân. Quản lý và tổ chức thực hiện công tác dầu mỡ, nước tưới mát, dây chuyền lực cho các máy hoạt động. Tổ chức công tác thống kê, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật và thực hiện nghiêm chế độ báo cao. f-Chức năng nhiệm vụ của phòng chính trị. Nhiệm vụ cụ thể. Giúp việc đảng uỷ chỉ đạo công tác chính trị tư tưởng, văn hoá xí nghiêp giáo dục đảng viên, cán bộ công nhân viên về chủ nghĩa MAC -LÊ NIN, tư tưởng HỒ CHÍ MINH, đường lối, chủ trương của đảng, hiến pháp và pháp luật của nhà nước ; Nhiệm vụ chính trị của lực lượng vũ trang nhân dân và của xí nghiệp. Xây dựng và thực hiện các chương trình nội dung giáo dục chính trị theo chỉ đạo, hướng dẫn của của cấp trên. Nhằm bồi dưỡng cán bộ, đảng viên, công nhân viên về phẩm chất đạo đức cách mạng ,nâng cao lòng yêu nước, tinh thần cảnh giác, ý thức tổ chức kỷ luật, tính năng động sáng tạo, lối sống lành mạnh, trung thực có ý thức tôn trọng và bảo vệ của công. g-Nhiệm vụ chức năng của phòng hành chính quản trị. Vị trí,chức năng : Phòng hành chính quản trị là cơ quan trực thuộc phó giám đốc hành chính hậu cần có trách nhiệm tổ chức và quản lý các mặt công tác văn thư - bảo mật -lưu trữ -đánh máy-thông tin- tiếp khách-hộ khẩu -doanh trại -nhà trẻ-quân y- trật tự trị an của xí nghiệp. h-Chức năng, nhiệm vụ phòng kế hoạch. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 47 Vị trí, chức năng. Phòng kế hoạch trực thuộc giám đốc có chức trách nhiệm vụ Lập kế hoạch sản xuất -tài chính -kỹ thuật ngắn hạn và dài hạn. Tổng hợp, phản ánh kịp thời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Điều độ sản xuất hàng ngày của nhà máy được liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng cân đối. Giới thiệu và tiêu thụ sản phảm do nhà máy sản xuất ra. Đảm bảo kinh doanh theo đúng quy định của nhà nước, quân đội và nhà máy. Nhiệm vụ cụ thể : Công tác kế hoach kinh tế : Căn cứ và tình hình cụ thể của xí nghiệp, sự chỉ đạo của cấp trên, lập kế hoạch sản xuất -kỹ thuật-tài chính hàng năm, quý của nhà máy. Lập kế hoạch hàng tháng giao cho các phân xưởng và các phòng có liên quan. Nghiên cứu và chủ trì tổ chức việc xây dựng kế hoạch phương án sản phẩm, kế hoạch phát triển dài hạn của nhà máy. Công tác điều độ sản xuất. Lập kế hoạch điều độ sản xuất hàng tháng, hàng tuần của xí nghiệp và của các phân xưởng. Kiểm tra đôn đốc các phòng, ban, phân xưởng thực hiện các hợp đồng chuyển bị sản xuất, phục vụ sản xuất. Phát hiện kịp thời các vướng mắc, mất cân đối trong sản xuất, đề xuất biện pháp giải quyết. Thừa lệnh giám đốc truyền đạt các mệnh lệnh sản xuất và theo dõi kiểm tra thực hiện. Công tác kinh doanh : Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 48 Duy trì đều đặn mọi hoạt động của trung tâm giới thiệu và bán sản phẩm của xí nghiệp. Căn cứ kế hoạch sản xuất và các hợp đồng đã ký kết lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm năm, quý, hàng tháng của nhà máy. Quản lý chặt chẽ số vốn mà nhà máy giành cho việc mua sắm nguyên vật liệu. Luôn tìm và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm và ký kết các hợp đồng sản xuất. Công tác tổ chức quản lý : Xây dựng các chế độ, nội quy thuộc phạm vi công tác kế hoạch - điều độ sản xuất kinh doanh. Xây dựng nhiệm vụ chức trách làm việc cho từng chức danh công tác của phòng. Tổ chức thực hiện và định kỳ rút kinh nghiệm, bổ xung. i-Chức năng nhiệm vụ của quản đốc phân xưởng. Vị trí, chức năng : Quản đốc phân xưởng là người chịu trách nhiệm toàn bộ mọi hoạt động về sản xuất, kỹ thuật của phân xưởng trước giám đốc của nhà máy. Nhiệm vụ cụ thể : Nắm vững năng lực sản xuất, có biện pháp tổ chức kỹ thuật để khai thác khả năng tiềm tàng của phân xưởng, chỉ đạo lập và giao kế hoạch cho các tổ sản xuất phù hợp với đặc diểm của từng lúc, từng nơi nhằm đảm bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch của nhà máy. Chỉ đạo mọi mặt hoạt động trong phân xưởng, tiến hành công tác lập tiến độ sản xuất, chuẩn bị sản xuất, tổ chức lao động, điều độ sản xuất cho nhịp nhàng cân đối theo đúng tiến độ của nhà máy. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 49 Nghiên cứu vận dụng sáng tạo và tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh mọi chỉ thị, mệnh lệnh của giám đốc, của quy trình, quy định kỹ thuật, quy chế trong sản xuất, bảo đảm chất lượng sản phẩm, bảo đảm an toàn lao động trong sản xuất và sinh hoạt. Có trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác tài chính của phân xưởng đúng theo quy định, phải lập sổ sách, chứng từ rõ ràng đảm bảo lưu trữ mọi tài liệu liên quan cho đến khi bàn giao làm công việc khác. 2-Tình hình tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý ở công ty cơ khí 79 2.1- Quy mô và cơ cấu lao động quản lý ở công ty cơ khí 79. 2.1.1-Theo chức năng. bảng 8 : Cơ cấu lao động quản lý theo chức năng của công ty cơ khí 79 Năm1999 Năm2000 Năm2001 Năm2002 STT Chỉ tiêu Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % 1. Tổng 66 100 68 100 63 100 58 100 2. Nhân viên quản lý kỹ thuật 24 36.4 25 36.8 25 39.7 25 43.2 3. Nhân viên quản lý kinh tế 28 42.1 29 42.6 26 41.3 23 39.6 4. Nhân viên quản lý hành chính 14 21.2 14 20.6 12 20 10 17.2 (Nguồn số liệu : phòng tổ chức lao động - công ty cơ khí 79) Qua bảng trên ta thấy từ năm 1999 cho đến năm 2002 nhìn chung tỷ lệ nhân viên quản lý kinh tế và nhân viên quản lý hành chính đã dần dần được giảm đi với năm liền trước đó. Việc giảm đó là do nhà máy đã làm tốt hơn công tác tổ chức lao động khao học. Mạnh dạn thực hiện chế độ hưu trí cho những người chưa đủ tuổi về hưu nhưng đã có trên 20 năm đóng bảo hiểm xã Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 50 hội hoặc những người đã đủ tuổi về hưu nhưng chưa đủ năm đóng bảo hiểm xã hội và thực hiện tốt việc tinh giảm biên chế do nhà nước quy định. Điều này đã làm cho hiệu quả của công việc được nâng cao hơn, tiết kiệm được thời gian làm việc, năng xuất lao động quản lý được nâng cao. 2.1.2- Phân loại theo vai trò : bảng 9 : Cơ cấu lao động quản lý theo vai trò của công ty cơ khí 79 Năm1999 Năm2000 Năm2001 Năm2002 STT Chỉ tiêu Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % 1. Tổng 66 100 68 100 63 100 58 100 2. Cán bộ lãnh đạo 30 45.5 30 44.1 26 41.3 23 39.6 3. Các chuyên gia 0 0 1 2.5 1 2.6 2 4.5 4. Nhân viên thực hành kỹ thuật 36 54.5 37 54.4 36 57.1 33 56.9 Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 51 (Nguồn số liệu : phòng tổ chức lao động- công ty cơ khí 79) Qua biểu trên ta thấy rằng qua các năm số cán bộ lãnh đạo trực tiếp giảm dần từ chỗ năm 1999 có 45.5% cán bộ lãnh đạo, năm 2000 có 44.1%, năm 2001 có 41.3% và đến năm 2002 chỉ còn 39.6%. Có được điều này là do thấy rằng công ty đang dần dần tổ chức lại lực lượng lao động quản lý.Việc giảm bớt số lượng lãnh đạo làm cho việc ra quyết định được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. Hơn nữa trong năm qua nhà máy đã quan tâm đến chuyên gia từ chỗ không có chuyên gia nào năm 1999 thì đến nay nhà máy đã có 2 chuyên gia phụ trách về công nghệ và thị trường điều này đã tiết kiệm cho nhà máy rất nhiều thời gian và tiền của và giúp cho nhà máy mở rộng thị trường nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh. 2.1.3-Phân loại theo trình độ chuyên môn : Theo biểu dưới ta thấy rằng trình độ của cán bộ quản lý đã được nâng cao một cách khá rõ rệt. Bảng 10 : Phân loại lao động theo trình độ chuyên môn Năm1999 Năm2000 Năm2001 Năm2002 STT Chỉ tiêu Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % 1. Đại học Cao đẳng 25 37.9 33 48.5 35 55.5 42 72.4 2. Trung cấp Sơ cấp 41 62.1 35 41.5 28 44.5 16 27.6 3. Tổng 66 100 68 100 63 100 58 100 (Nguồn số liệu : phòng tổ chức lao động- công ty cơ khí 79) Từ chỗ công ty chỉ có 37.9% cán bộ có trình độ đại học còn lại là trình độ trung cấp năm1999. Nhưng đến năm 2000 số cán bộ lãnh đạo có trình độ đại học đã là 48.5%, năm 2001 là 55.5%, và dự kiến đến tháng 6-2002 sẽ có 72.4 % cán bộ có trình độ đại học. Có được sự thay đổi tích cực như vậy là Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 52 do những năm qua công ty đã chú trọng đến năng lực của người lao đông. Công ty đã cho những người có năng lực đi đào tạo tại các trường đại học như trường kinh tế quốc dân hay trương đại học bách khoa để nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ của công ty như ngày nay. Sự thay đổi này đã góp phần quan trọng vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, giúp cho việc phân công và hiệp tác lao động có hiệu quả hơn. Làm cho năng xuất của toàn nhà máy được nâng cao tạo tâm lý tốt cho người lao động yên tâm làm việc. 2.1.4-Phân loại lao động theo ngành nghề. Bảng 11 : Bảng phân loại lao động theo ngành nghề của lao động quảnlý STT Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Năm2001 Năm2002 1. Ban giám đốc 4 4 4 3 2. Phòng tổ chức 4 4 4 4 3. Phòng kế hoạch 13 13 12 12 4. Phòng kỹ thuật 6 6 6 5 5. Phòng cơ điện 16 17 17 16 6. Phòng tài vụ 6 7 5 5 7. Phòng hành chính 7 7 7 5 8. Phòng chính trị 3 3 2 2 9. Bảo vệ+lái xe 7 7 6 6 10. Tổng 66 68 63 58 (Nguồn số liệu : Phòng tổ chức lao động- công ty cơ khí 79) Phân loại lao động theo nghề nghiệp của cán bộ quản lý của công ty cơ khí 79 trong những năm qua không có biến động gì lớn. Trong những năm qua điều thay đổi lớn nhất đó là từ chỗ có 4 người trong ban giám đốc từ năm 2001 trở về trước thì đến đầu năm 2002 nhà máy chỉ còn 3 người trong ban giám đốc. Còn lại ở các phòng ban sự biến động không đáng kể. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 53 Sự biến động đó chủ yếu là do một số cán bộ đến tuổi nghỉ hưu hoặc không còn khả năng lao động được nhà máy cho nghỉ theo chế độ hay tuyển mới để đáp ứng yêu cầu của công việc. 2.2-Tình hình phân công và hiệp tác lao động: Phân công và hiệp tác lao động là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý . Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nên ban lãnh đạo của nhà máy hết sức quan tâm đến công tác này 2.2.1-Phân công lao động. 2.2.1.1-Phân công lao động theo vai trò, chức năng: Việc phân công lao động theo vai trò, chức năng của công việc được nhà máy làm việc hết sức nghiêm túc,được quán triệt đến từng phòng ban, từng cá nhân. Đó là “ Bản quy định chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban” của nhà máy, mỗi phòng được phát một bản quy chức năng nhiệm vụ cụ thể những công việc mà phòng đó phải làm và mối quan hệ giữa các phòng ban có liên quan. Sau đó từ bản quy định đó trong phòng sẽ phân chia nhiệm vụ, công việc cụ thể cho từng cán bộ trong phòng. + Xét về bộ phận quả lý kinh tế có các chức năng sau : Chức năng lập kế hoạch, điều độ sản xuất. Chức năng tài chính- kế toán. Chức năng đào tạo, tuyển dụng, tổ chức lao động. Chức năng hành chính. Bộ phận này gồm có ban giám đốc, trưởng phó các phòng ban như: Phòng kế hoạch, phòng tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng tổ chức lao động. Tình hình sử dụng thời gian làm việc là 420 phút, thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu cần thiết là 60 phút. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 54 Bảng 11: Biểu khảo sat thời gian làm việc của giám đốc xi ngiệp SST Loại thời gian hao phí Thời gian hao phí(phut) % 1. Tác nghiệp 392 81.67 3. Ngỉ ngơi + nhu cầu cần thiết 60 12.5 4. Lãng phí 28 5.83 5. Tổng 480 100 (Nguồn số liệu : Phụ lục II ) Bảng12 : Biểu khảo sát thời gian làm việc của trưởng phòng tài vụ trong 1 ngày STT Loại thời gian hao phí Thời gian hao phí(phút) % 1. Tác nghiệp(TN) 378 78.75 2. Chuẩn kết(CK) 30 6.25 3. Phục vụ kỹ thuật 7 1.46 4. Nghỉ ngơi +nhu cầu cần thiết 50 10.42 5. Phục vụ tổ chức 5 1.04 6. Lãng phí 10 2.08 7. Tổng 480 100 (Nguồn số liệu : Phụ lục ) Trưởng phòng tài vụ của công ty cơ khí 79 là một cán bộ được đánh giá là làm việc ở mức trung bình, từ việc khảo sát thời gian làm việc của cán bộ trên cùng với việc khảo sát thời giam làm việc của giám đốc công ty ta có thể nhận xét sơ bộ việc sử dụng thời gian làm việc của cán bộ quản lý. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 55 Qua biểu trên ta thấy việc sử dụng thời gian của cán bộ quản lý là hiệu quả và hợp lý. Với thời gian tác nghiệp là 78.75% và thời gian lãng phí chỉ là 2.08% so với tổng số thời gian làm việc trong ngày của trưởng phòng tài vụ và thời gian tác nghiệp của giám đốc công ty là 81.67% so với thời gian quy định trong ngày . Điều này chứng tỏ cán bộ trong công ty đã thực sự có trách nhiệm với công việc mình được giao. 2.2.1.2-Phân công lao động theo công nghệ: Phân công theo công nghệ quản lý thực chất là phân chia toàn bộ công việc quản lý thành quá trình thông tin. Bảng 13 : Những công việc của lao động quản lý công ty cơ khí 79 Công việc Số lượng người thực hiện Nơi thực hiện Thiết kế - vẽ 5 Phòng kỹ thuật định mức, lương, đào tạo, chế độ cho người lao động 4 Phòng tổ chức lao động Nghiệp vụ kế toán-tài chính 5 Phòng tài vụ Văn thư, đánh máy, in văn bản. 2 Hành chính điều độ sản xuất, lập kế hoạch sản xuất. 12 Phòng kế hoạch Kiểm tra sản phẩm 16 Phòng cơ điện Nhìn chung công việc của nhà máy được giao cho đúng những bộ phận có chuyên môn đảm nhận, công việc được phân loại sau đó được giao cho đúng nơi, đúng người làm việc. 2.2.1.3- Phân công lao động theo mức độ phức tạp công việc. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 56 Nguyên tắc cơ bản của hình thức phân công này là phải đảm bảo sự phù hợp tối ưu giữa trình độ của người quản lý và công việc mà họ phải thực hiện. Ở công ty cơ khí 79 có nhiều vị trí làm việc không đúng với mức độ phức tạp của công việc. Họ làm việc chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và thói quen. Mặc dù công việc họ làm vẫn hoàn thành nhưng còn thiếu tính sáng tạo và nhiều khi nó trở nên quá máy móc và không linh hoạt. Bảng 14 : Những vị trí không làm theo đúng mức độ phức tạp công việc Tên cán bộ Phòng ban đang làm việc Trình độ chuyên môn Công việc đảm nhận Yêu cầu của công việc Ng văn Giộng TCLĐ Trung cấp kỹ thuật Phó phòng tổ chức Trình độ đại học chuyên ngành KTLĐ Trần Thị ích Tài vụ đại học tài chính Nhân viên Trung cấp Chu Phương Thảo Tài vụ Trung cấp kế toán Phó phòng tài vụ Trình độ đại học chuyên ngành kế toán Nguyễn Đức Thuyên Phân xưởng cơ khí III Trung cấp kinh tế Quản đốc phân xưởng Trung cấp kỹ thuật Ng Đức thảo Kỹ thuật Trung cấp kỹ thuật Thiết kế sản phẩm Kỹ sư chế tạo máy Ng Hải Yến Hành chính đại học ngoại ngữ đánh máy, in văn bản Sơ cấp tin học (Nguồn số liệu : Phòng tổ chức lao động) Từ đây có thể thấy rằng việc phân công lao động ở công ty cơ khí 79 còn nhiều vấn đề cần quan tâm. 2.2.2-Hiệp tác lao động. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 57 Ở công ty cơ khí 79 việc hợp tác lao động được diễn ra khá chặt chẽ và nhịp nhàng. Giữa các phòng ban, các phân xưởng đều có mối quan hệ tốt luôn tạo ra bầu không khí thoải mái trong làm việc. Cụ thể việc hợp tác lao động trong việc thiết kế sản phẩm bánh răng côn xoắn : Khi được ban giám đốc giao cho việc thiết kế phòng kỹ thuật sẽ có trách nhiệm hoàn thành bản thiết kế và tính toán toàn bộ thông số kỹ thuật của bản thiết kế, sau đó bản chyển xuống phong tổ chức để định mức cho từng khâu của công việc, định mức xong đem sang phòng kế hoạch để bố trí lập kế hoạch sản xuất, sau đó đưa sang phòng tài vụ để duyệt kinh phí cho sản xuất. Sau cùng là đem bản thiết kế cùng với định mức, kinh phí lên phòng giám đốc duyệt. Giám đốc duyệt xong thì giao cho các phân xưởng để làm sản phẩm. Nhìn chung việc hiệp tác lao động ở công ty cơ khí 79 được thực hiện khá tốt. Công việc được thực hiện một cách có hiệu quả và nhanh chóng, nhịp nhàng. 2.3-Tình hình tổ chức nơi làm việc 2.3.1- Bảng thống kê các yếu tố vật chất kỹ thuật của nhà máy Tên trang bị Tên phòng Bàn làm việc Tủ đựng tài liệu chung Tủ cá nhân Ghế ngồi Máy vi tính Máy tính cá nhân điện thoại Ban giám đốc 4 2 3 12 2 3 3 Phòng TC-LĐ 4 2 4 8 0 4 1 Phòng tài vụ 5 1 3 10 3 5 2 Phòng kế hoạch 5 2 6 12 1 12 1 Phòng hành chính 3 2 3 4 2 3 1 Phòng chính trị 2 2 2 8 0 2 1 Phòng kỹ thuật 6 2 4 12 3 5 1 Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 58 Phòng cơ điện 4 2 4 16 0 16 1 Phòng bảo vệ 1 0 0 2 0 0 1 Phòng hội trường 0 0 60 0 0 0 Phòng quản đốc 3 1 3 8 0 3 1 Tổng 36 16 32 152 11 53 13 Ở công ty cơ khí 79 tại các phòng ban đều được trang bị đầy đủ các trang bị, công cụ lao động cần thiết cho cán bộ quản lý. Trong mỗi phòng được trang bị một máy điện thoại được kết nối với toàn bộ các máy khác trong cơ quan thông qua một tổng đài. Trang bị máy điện thoại cho mỗi phòng là hết sức quan trọng nó góp phần làm cho việc ra quyết định và truyền thông tin một cách nhanh chóng tiết kiệm được thời gian lao động. Ở mỗi phòng đều có tủ đựng tài liệu chung và tủ cá nhân để quản lý dữ liệu và hồ sơ của phòng bố trí như vậy tạo điều kiện cho những phòng chưa có máy tính dễ dàng trong việc tìm tài liệu khi cần. Bàn làm việc ở công ty chủ yếu là bàn làm việc cá nhân với kích thước là : Chiều rộng 0.8m, chiều cao 1.2m, chiều dài 1.2m. đều có màu sáng do vậy luôn làm cho người lao động cảm thấy sạch sẽ và thoáng mát tạo ra sự thoaỉ mái trong làm việc. Riêng ở phòng kỹ thuật do điều kiện đặc thù của công việc thiết kế là vẽ nên ở giữa phòng có một bàn làm việc có độ dài 2.5m, chiều rộng 2m và chiều cao là 1.2m chiếc bàn này rất có tác dụng khi các kỹ sư thảo luận về bản thiết kế và làm việc với các khổ giấy lớn. Nhà máy mới chỉ trang bị máy tính cho một số phòng như: phòng giám đốc, phòng phó giám đốc, phòng tài vụ, phòng kỹ thuật. Còn lai các phòng khác thì chưa có. Việc trang bị máy tính vào các phòng ban sẽ giúp Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 59 cho việc thiết kế, quản lý lao động, quản lý lương được thực hiện nhanh chóng và sẽ tiết kiệm được lao động cho nhà máy. 2.3.2- Sơ đồ bố trí nơi làm việc toàn nhà máy. Giải thích 101: Buồng đo lường 303 : Phòng cơ điện 102 : Phòng tổ chức lao động 301 : Phòng kỹ thuật 103 : Phòng tài vụ 304 : Phòng phó giám đốc sản xuất 104 : Phòng hành chính 305 : Phòng giám đốc 105 : Nhà ăn 306 : Phòng phó giám đốc chính trị 203 : Phòng chính trị 205 : Hội trường Sơ đồ bố trí nơi làm việc của toàn nhà máy. Đường giải phóng Công ty cơ khí 79 Phòng bảo vệ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Nhà để xe của cán bộ kho Máy lọc nước Phân xưởng cơ khí I 105 104 103 102 101 205 204 203 202 201 306 305 304 303 302 301 Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 60 Toàn nhà máy có diện tích là hơn 11 nghìn m2 bao gồm khu văn phòng và 3 phân xưởng. Hai bên cổng của nhà máy được giành một bên là 50m2 để làm nhà bán và giới thiệu sản phẩmcủa công ty bên còn lại là phòng bảo vệ như sơ đồ trên. Bộ phận kho được nhà máy bố trí ngay gần cổng và phía trước kho là 1 bãi đất rộng thuận tiện cho việc bốc dỡ,vận chuyển và giao nhận hàng. Do đặc thù của nhà máy là sản xuất dây truyền bán tự động nên giữa các phân xưởng, phòng ban luôn có sự hiệp tác lao động. Nhận thức được vấn đề này công ty đã bố trí phân xưởng gia công nóng gần với cả hai phân xưởng còn lại rất thuận tiện cho việc vận chuyển phôi đến hai phân lại để gia công. Hơn nữa bố trí phân xưởng gia công nóng ở vị trí đó còn có tác dụng tránh độc hại, ảnh hưởng cho cán bộ quản lý, tạo môi trường thận tiện cho họ làm việc. Để giữ vệ sinh và tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên của công ty. Công ty đã đầu tư xây dựng một máy lọc nước sạch khá lớn Phân xưởng cơ khí III Nhà để xe của công nhân Phân xưởng cơ khí III Phân xưởng Gia công nóng Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 61 luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên trong vòng 24/24 giờ. Cùng với việc xây dựng máy lọc nước công ty còn xây dựng nhà để xe cho cán bộ công nhân viên để họ yên tâm làm việc. Khu văn phòng của công ty là khu nhà 3 tầng khang trang được xây trên khu đất rộng lớn hơn 200m2. Các phòng ban được bố trí như sơ đồ bên. Việc bố trí các phòng ban trong khu văn phòng của nhà máy như vậy là khá hợp lý và mang tính khoa học. Bố trí như vậy rất thuận tiên cho việc điều hành sản xuất và kinh doanh của nhà máy. Đồng thời tạo điều kiện làm việc thuận tiện cho những người cần làm việc trong không gian yên tĩnh như ban giám đốc, cán bộ phòng kỹ thuật... Ở hai bên đường đi của nhà may cứ cách 3m lại được trồng 1 cây xanh để tạo cảnh quan cho nhà máy và tạo môi trường thoáng mát cho người lao động khi làm việc. Nhìn chung việc bố trí nơi làm việc của nhà máy như vậy là khá hợp lý và có khoa học so với điều kiện hiện có của công ty. Việc bố trí như vậy đã tận dụng tốt được phần đất đai nhỏ hẹp của nhà máy và rất thuận lợi cho việc hiệp tác lao động giữa các bộ phận của công ty. 2.3.3- Sơ đồ bố trí tại nơi làm việc (cụ thể phòng tổ chức lao động). 3.5m Hành lang 1m 3 3 3 3 2 2 1 1 1 4 F Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 62 333333 1.5m 3m 6m Chú thích: 1:Tủ cá nhân. 2:Tủ đựng tài liệu chung. 3:Bàn làm việc. :Ghế ngồi. :Bảng theo dõi quân số làm việc hàng ngày. : Điện thoại :Cửa chính :Cửa sổ Phòng tổ chức lao động được bố trí ở tầng I gần với phòng của quản đốc phân xưởng và sát với phòng kế hoạch và phòng tài vụ, rất thuận tiện cho việc hiệp tác lao động với các phòng ban nói trên. Trong phòng gồm có 4 bàn làm việc với kích thước (1.2m, 1m, 1.2m) được bố trí theo chiều dọc ở giữa phòng như hình vẽ trên, khoảng cách giữa các bàn là 0.6m và khoảng cách giữa mép bàn đến hai bên tường là 1.25 m nên rất thuận tiên cho việc đi lại trong phòng. Cũng giống như tất cả các phòng khác trong công ty bàn của trưởng phòng được bố trí ở đầu phòng ngay gần cửa ra vào tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho trưởng phòng. Trong mỗi phòng của công ty đều được trang bị tủ đựng tài liệu chung và tủ đựng tài liệu cá nhân. Là phòng tổ chức lao động nên cần quản lý rất nhiều các loại giấy tờ , công văn của nhà máy nên công ty đã trang bị cho phòng 2 tủ đựng tài liệu chung và 3 tủ cá nhân để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ của nhà máy, ghế trong phòng được bố trí làm hai dãy và được bố trí như sơ đồ trên. Dãy bên phải là nơi ngồi làm việc của cán bộ trong phòng, Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 63 bên còn lai dùng để tiếp khách. Bên phải gần cửa ra vào còn có một bảng đen dùng để theo dõi quân số làm việc trong ngày của toàn nhà máy. Việc bố trí nơi làm việc như vậy là khá hợp lý và có tính khoa học. Với việc bố trí như vậy cán bộ làm việc trong phòng có thể làm việc một cách độc lập hoặc cũng có thể làm việc tập thể khi cần thiết. Các trang thiết bị trong phòng được bố trí như vậy đã tránh cho lao động quản lý tránh được những lãng phí thời gian không cần thiết và tạo điều kiện cho họ làm việc có hiệu quả nhất. 3-Điều kiện làm việc của lao động quản lý. 3.1- Chiếu sáng và màu sắc: Hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động chủ yếu có liên quan đến việc thu nhận và xử lý chuyển bị thông tin, các công việc thường được thể hiện dưới dạng đọc, viết, vẽ, đánh má, phân loại... Do đó cần phải chiếu sáng tốt cho cán bộ quản lý. Nhận thức được tầm quan trọng đó nên mỗi phòng làm việc của nhà máy đều được thiết kế hai cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên đồng thời ở giữa phòng còn có hai bóng điện huỳnh quang dai 1.2m. Cùng vơi việc bố trí vị trí làm việc của cán bộ trong phòng thì họ luôn được làm việc trong điều kịên ciếu sáng đầy đủ và hợp lý. Cùng với việc chiếu sáng tốt công ty còn rất quan tâm đến màu sắc : ở phòng ăn và phòng hội trường được sơn màu trắng luôn tạo vẻ sạch sẽ và thoáng mát cho người lao động khi họ nghỉ ngơi và hội họp. Ở các phòng làm việc thì được sơn màu vàng chanh, cửa sổ đều sơn màu xanh, đa phần các bàn việc của công ty có màu ghi sáng tạo điều kiện co người lao động làm việc tập trung. Tuy nhiên, còn một số phòng bàn ghế sử dụng đã cũ và có màu tối nhiều lúc gây tâm lý không tốt cho người lao động. 3.2-Tiếng ồn: Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 64 Hiện nay do điều kiện của nhà máy còn nhiều khó khăn nên tiếng ồn đối vơi lao động quản lý là tương đối lớn hơn so với quy định (trừ phòng giám đốc và một số phòng được cách âm tốt) đa phần các phòng còn lại do quá gần các phân xưởng lại gần đường quốc lộ I nên không thể tránh khỏi tiếng ồn đây là một vấn đề phức tạp cần phải quyết của công ty. 3.3-Bầu không khí tâm lý : Để tạo cho nhà máy có bầu không khí tâm lý tốt ngoài việc tạo điều kiện thuận lợi tốt nhất có thể cho cán bộ quản lý của nhà máy. Ban lãnh đạo công ty còn có những trương trình phúc lợi cho người lao động như phân nhà đất, xây dựng nhà trẻ cho con em công nhân viên của công ty, thành lập một số quỹ để hỗ trợ cho những gia đình công nhân viên không may gặp rủi ro. Cán bộ quản lý của công ty hầu hết được chuyển nghành từ quân đội sang làm kinh tế nên giữa họ uôn có sự gắn bó đoàn kết cởi mở với nhau. Từ đó trong nhà máy luôn luôn có bầu không khí tâm lý thoải mái. Mọi người luôn làm việc với tinh thần thái độ rất cao. 4-Định mức các công việc quản lý : Định mức các công việc quản lý là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong công tác tổ chức lao động khoa học. Muốn làm tốt tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý thì cũng phải làm tốt việc định mức các công việc quản lý. Hiện nay, công tác định mức lao động cho cán bộ quản lý ở công ty cơ khí 79 chưa được quan tâm đúng mức. Cán bộ làm công tác định mức là người có kinh nghiệm lâu năm, giầu kinh nghiệm nhưng lại yếu về chuyên môn, nghiệp vụ. Do đó công tác xây dựng mức cho lao động quản lý hầu như không được chú ý đến. Hơn nữa công ty cơ khí 79 là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng cục công nghiệp quốc phòng, hầu hết cán bộ quản lý Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 65 trong nhà máy đều được chuyển nghành từ quân đội sang làm kinh tế chưa lâu, công ty thì còn phụ thuộc rất nhiều vào tổng cục. Nên số lượng cán bộ quản lý trong công ty từ trước đến nay đều được tuyển dụng theo chế độ biên chế. Còn số cán bộ trong các phòng ban được xác định bằng phương pháp thống kê - kinh nghiệm có nghĩa là việc xác định này chỉ dựa vào số lượng có sẵn từ trước và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. PHẦN III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ 79 I-XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn tăng trưởng và phát triển một cách ổn định. Để đạt được điều đó các doanh nghiệp luôn phải tự hoàn thiện mình vì không có ai có thể cho mình đã hoàn thiện. Bước sang nền kinh tế thị trường cạnh tranh các doanh nghiệp lại càng phải hoàn thiện mình hơn nữa trên mọi mặt, và công ty cơ khí 79 không nằm ngoài quy luật đó. Công tác tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý có ý nghĩa vô cùng lớn trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ quản lý, tận dụng được những Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 66 kinh nghiệm cũng như hạn chế tới mức thấp nhất có thể những nhựơc điểm của cán bộ quản lý. Với những kết quả đã đạt được trong những năm trở lại đây công ty cơ khí 79 đã dần dần thoát khỏi khủng khoảng và đang trên đà phát triển không ngừng, dần dần các sản phẩm của nhà máy đã có chỗ đứng trên thị trường trong nước và có được sự tin tưởng của khách hàng. Tuy vậy, trong khâu quản lý của nhà máy còn nhiều vấn đề bất cập. Do đó để công ty ngày càng có chỗ đững trên thị trường hơn nữa thì nhiệm vụ trong thời gian tới của nhà máy cần làm là : + Tăng cường vai trò trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong việc hoàn thành nhiệm vụ. Hoàn thiện hệ thống quy chế trong sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đặc biệt chú trọng 5 khâu quản lý. + Tổ chức tôt phong trào thi đua có tác dụng thúc đẩy hoàn thành kế hoạch sản xuất. + Tiếp tục hoàn chỉnh việc tinh giảm biên chế gián tiếp theo tinh thần nghị quyết của đảng uỷ và chủ trương của giám đốc năm 2001. Đồng thời có cân đối giữa giá trị sản xuất với điều kiện máy móc thiết bị để tăng lực lượng lao động trực tiếp lên một cách hợp lý. + Khẩn trương hoàn thành dự án đầu tư sản xuất năm 2002 đạt chất lượng và khả thi. + Hoàn chỉnh công tác đầu tư chiều sâu năm 2001 và đưa các thiết bị sản xuất có hiệu quả đặc biệt là các thiết bị đầu tư giá trị lớn. + Tăng cường nguồn khai thác hàng quốc phòng coi đây là trọng điểm trong sản xuất kinh doanh của năm 2002 và tạo tiền đề cho sản xuất các năm sau. + Tiếp tục liên doanh liên kết để tăng giá trị sản xuất kinh doanh và đa dạng hoá sản phẩm. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 67 + Trong năm tới nhà máy có kế hoạch nhập thêm dây truyền sản xuất mới và tăng diện tích mở rộng quy mô của nhà máy. + Trong những năm tới cần hoàn thành công tác tổ chức lao động khoa học để đưa vào áp dụng rộng rãi trong nhà máy cho cả cán bộ quản lý lẫn công nhân trực tiếp sản xuất. II- NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CỤ THỂ. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học là một đòi hỏi khách quan đối với mỗi doanh nghiệp cho dù là doanh nghiệp nhà nước hay là doanh nghiệp tư nhân. Từ thực tế đang gặp phải khó khăn hiện naycủa công ty. Với thực trạng công tác tổ chức lao động khoa học của công ty cơ khí 79 như đã phân tích ở trên, căn cứ vào đặc điểm và nhiệm vụ của công ty trong giai đoạn tới. Để góp 1 phần nhỏ bé sức lực của mình vào sự phát triển của công ty trong giai đoạn tới. Sau đây là một số kiến nghị và giải pháp cụ thể nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý ở công ty cơ khí 79. 1- làm tốt hơn nữa quá trình phân công và hiệp tác lao động. Hiện nay, công tác phân công và hiệp tác lao động tại công ty cơ khí 79 được thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn có một số vấn đề cần quan tâm, thay đổi để phù hợp với điều kiện của của công ty và xu thế phát triển trong xã hội. Phân công lao động : phân công lao động ở công ty cơ khí 79 hiện nay được thực hiện khá chặt chẽ và tương đối tốt. Tuy nhiên, về phân công lao động theo mức độ phức tạp công việc cần có một số thay đổi để phù hợp với yêu câù của công việc. Cụ thể : Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 68 Phân công lao động theo công nghệ : hiện nay một số vị trí trong các phòng ban được bố trí chưa thật sự hợp lý, các vị trí đó có thể thay đổi như sau : Vị trí đánh máy, in văn bản, chuyển văn thư theo nguyên tắc bố trí như vậy là không phù hợp, bố trí như vậy gây lãng phí lao động nhưng do ở công ty cơ khí 79 công việc hiện nay không đòi hỏi phải có người có trình độ đại học ngoại ngữ. Hơn nữa việc đánh máy, in văn bản chuyển công văn giấy tờ là công việc đơn giản nên vẫn để nhân viên này đảm nhận công việc hiện tại, khi cần thiết có thể điều chỉnh lại sau. Những vị trí còn lại nhất thiết phải có sự trong thời gian tới phải có sự điều chỉnh sắp xếp lại, bởi đây đều là những vị trí quan trọng của công ty đòi hỏi phải có người đúng chuyên môn đảm nhận. Nhất là vị trí phó phòng tổ chức lao động với công việc đảm nhận là định mức, tính lương, đào tao, huấn luyện mà lại bố trí một người có chuyên môn kỹ thuật đảm nhận là không phù hợp. Vì vậy công ty có thể chuyển cán bộ đang đảm nhận vị trí này sang làm tại phòng kỹ thuật hoặc chyển xuống làm quản đốc phân xưởng cơ khí III vì quản đốc phân xưởng cơ khí III hiện là một người được đào tạo về nghiệp vụ kinh tế không phù hợp với vị trí của quản đốc. Khi chuyển cán bộ ở phòng tổ chức sang làm công việc khác công ty cần phải tuyển một người có nghiẹp vụ phù hợp đảm nhận bằng cách liện hệ với một số trường đại học như trường Kinh Tế Quốc Dân để xin sinh viên chuyên ngành quản trị nhân lực hoặc tổ chức tuyển mộ người có trình độ phù hợp về đảm nhận vị trí phó phòng tổ chức. Phòng tài vụ việc bố trí hai nhân viên như ở bảng 14 là chưa phù hợp, bố trí như vậy vừa gây lãng phí lao động lại vừa không đảm bảo yêu cầu của công việc. Vì vậy nên chuyên hai vị trí ở bảng 14 cho nhau thì phù hợp hơn. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 69 Cụ thể : đưa trần thị ích nên làm phó phòng và giao phó phòng hiện tại đảm nhận công việc hiện tại của trần thị ích. Như vậy có thể bố trí lại một số vị trí cán bộ quản lý ở công ty cơ khí như sau : Bảng 15 : bảng bố trí lại lao động quản lý tại công ty cơ khí 79 Tên cán bộ Vị trí đảm nhận cũ Vị trí đảm nhận mới Ng văn giộng Phó phòng tổ chức Quản đốc phân xưởng cơ khí III Nguyễn hải yến Nhân viên văn thư Nhân viên văn thư Chu phương thảo Phó phòng tài vụ Nhân viên kế toán Trần thị ích Nhân viên kế toán Phó phòng tài vụ Ng đức thuyên Quản đốc phân xưởng có khí III Nhân viên quản lý kinh tế Về phân công lao đông theo vai trò, chức năng : Công ty cần phân chia quyền hạn ở các phòng ban một cách rõ ràng hơn nữa để việc các phòng ban thực hiện các chức năng, nhiệm vụ một cách chồng chéo nhau gây ách tắc công việc, làm chậm qúa trình ra quyết định. Về phân công lao động theo công nghệ : Được công ty thực hiện khá rõ ràng. Vì vậy, trong thời gian tới công ty cần phát huy mặt tích cực này. 2-Cần làm tốt công tác tổ chức nơi làm việc tạo điều kiện làm việc cho lao động quản lý : Việc bố trí nơi làm việc có khoa học có vai trò quan trọng trong công tác tổ chức lao động khoa học. Với việc bố nơi làm việc có tính khoa học sẽ Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 70 giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian hao phí của lao động quản lý và tăng hiệu quả làm việc của lao động quản lý. Hiện nay, việc bố trí các phòng ban cũng như bố trí các phương tiện vật chất trong các phòng ban trong khu văn phòng so với điều kiện hiện có của công ty là khá thuận lợi và hợp lý. Tuy nhiên, việc khu văn phòng được bố trí ngay gần các phân xưởng là chưa thực sự hợp lý vì các phòng ở tầng I bị ảnh hưởng rất lớn bởi tiếng ồn của các phân xưởng khi các phân xưởng này hoạt động. Trong khi đó điều kiện làm việc của các phòng như : Tổ chức lao động, kế hoạch, tài vụ cần có sự yên tĩnh. Vì vậy, việc bố trí các phòng này ở tầng I trong khi trong khu văn phòng còn có phòng chưa sử dụng đến ở tầng II và III là chưa thực sự hợp lý. Để các phòng này làm việc có hiệu quả hơn công ty nên bố trí lại như sau : Sơ đồ bố trí lại nơi làm việc tại công ty cơ khí 79 205 306 105 305 104 204 304 103 203 303 Giải thích: 101: Phòng đo lường 301 : Phòng kỹ thuật 104 : Phòng hành chính 303 : Phòng cơ điện 105 : Nhà ăn 304 : Phòng phó GĐ 201: Phòng kế koạch 305 : Phòng GĐ 202 : Phòng tổ chức 306 : Phòng phó GĐ Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 71 102 202 302 101 201 301 Tầng I Tầng II Tầng III 203 : Phòng chính trị 204 : Phòng hành chính 205 : Hội trường Với việc chuyển phòng tài vụ, kế hoạch, tổ chức lao động như sơ đồ trên sẽ giảm bớt được sự ảnh hưởng của tiếng ồn tới hoạt động lao động của các cán bộ trong các phòng ban nói trên và sẽ đảm bảo hiệu quả làm việc của cán bộ quản lý. 3-Điều kiện làm việc của lao động quản lý : Về chiếu sáng và màu sắc : Công ty nên quan tâm hơn nữa đến chiếu sáng cho cán bộ quản lý, hiện nay việc bố trí bóng điện ở các phòng ban như vậy là đảm bảo yêu cầu chiếu sáng nhưng trong công tác dự trữ còn chậm và chưa kịp thời. Công ty nên mua 1 số lượng bóng cần thiết để dự trữ đề phòng bóng cháy và hỏng để kịp thời thay thế đảm bảo điều kiện chiếu sáng cho cán bộ quản lý. Tiếng ồn : Hiện nay do điều kiện của nhà máy còn nhiều khó khăn nên tiếng ồn đối với lao động quản lý là tương đối lớn so với quy định ( trừ phòng giám đốc và một số phòng được cách âm tốt ). Đa số các phòng ban còn lại do quá gần các phân xưởng và ngay gần đường quốc lộ I nên tiếng ồn là tương đối lớn. Để khắc phục tiếng ồn trong điều kiện hiện nay của nhà máy, công ty nên đầu tư tiền lắp đặt thêm một lượt cửa kính cho các phòng ban để giảm thiểu tiếng ồn đến lao động quản lý. Bầu không khí tâm lý : Để các cán bộ quản lý trong công ty hiểu nhau hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống ngoài xã hội, tạo bầu Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 72 không khi tâm lý thoải mái trong lao động và sáng tạo thì ngoài việc tạo những điều kiện thuận lợi như hiện nay thì công ty nên tổ chức các phong trào thi đua, các hoạt động thể dục thể thao cho cán bộ quản lý của công ty để tạo cho họ có tâm lý thoải mái sau giờ làm việc và họ có thể hiểu nhau hơn thông qua các hoạt động thể dục thể thao đó. Thông qua đó công ty sẽ có bầu không khí tâm lý thoải mái giữa các cán bộ, từ đó nâng cao năng xuất lao động, sự hiệp tác và phân công lao động cũng từ đó mà được chặt chẽ hơn, nhịp nhàng hơn. 4-Định mức các công việc quản lý : Xuất phát từ thực tế và những tồn tại, vướng mắc trong việc xây dựng mức các công việc quản lý tại công ty cơ khí 79. Trước hết, muốn làm được điều này thì công ty cần có một đội ngũ được trang bị đầy đủ những kiến thức trong lĩnh vực này. Theo em để định mức các công việc quản lý tức là xác đinh số lượng lao động quản lý trong các phòng ban thì công ty nên dựa vào bản nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban và kế hoạch sản xuất trong thời gian tới của công ty cùng với việc khảo sát bấm giờ thời gian làm việc của các cán bộ trong phòng để có sự điều chỉnh cho hợp lý. Dưới đây là cách xác định số lao động cụ thể của phòng tổ chức lao động trong thời gian tới được tiến hành như sau : Tiến hành khảo sát thời gian làm việc của các cán bộ trong phòng tổ chức lao động bằng khảo sát thời gian bấm giờ ta được bảng thời gian làm việc của cán bộ như sau : Bảng16 : Bảng thời gian làm việc của lao động phòng tổ chức lao động Chỉ tiêu Trưởng phòng % Phó phòng % Nhân viên I % Nhân viên II % Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 73 Thời gian làm việc ( phút ). 352 73.33 367 76.46 295 61.46 359 74.79 Thời gian nghỉ ngơi + nhu cầu 30 6.25 30 6.25 30 6.25 30 6.25 Thời gian lãng phí (phút ) 98 20.42 83 17.29 155 32.29 91 18.96 Tổng 480 100 480 100 480 100 480 100 (Nguồn số liệu : Phụ lục 3, 4, 5, 6 ) Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 74 Theo bảng trên ta có thể thấy rằng việc sử dụng thời gian làm việc ở phòng tổ chức lao động chưa thật sự hợp lý. Thời gian lãng phí của cán bộ trong phòng là tương đối cao. Mặc dù vậy khối lượng công việc mà phòng tổ chức đảm nhận vẫn hoàn thành. Ta có quỹ thời gian làm việc của phòng tổ chức trong một ngày hiện tại là: 480 * 4 = 3600 phút. Thời gian làm việc thực tế của lao động quản lý trong phòng là : 352 + 367 + 295 + 359 = 1373 (phút). Với lượng thời gian 1373 phút thì phòng tổ chức có thể hoàn thành các công việc mà phòng tổ chức phải đảm nhận. Quỹ thời gian làm việc theo quy định của một lao động trong một ngày là : 480 -3 0 = 450 (phút) Như vậy nếu như tận dung hết quỹ thời gian này thì số thời gian làm việc thực tế trong một ngày phải là : 450 * 4 = 1800 (phut) Như vậy so với khối lượng công việc phải thực hiện thì thời gian còn dư thừa và lãng phí là : 1800 – 1373 = 427 (phút). Từ quỹ thời gian để hoàn thành công việc của phòng tổ chức lao động và thời gian làm việc theo quy định của một lao động trong một ngày ta có thể tính được số lao động cần thiết trong một ngày ở phòng tổ chức lao động : Số lao động cần thiết trong phòng tổ chức lao động là : 1373 / 450 = 3.05 (người) Với việc tính toán như trên ta có thể thấy được rằng hiên nay trong phòng tổ chức lao động có 4 người là thừa và không cần thiết. Với khối lượng công việc Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 75 như hiện tại thì phòng chỉ cần 3 người là có thể đảm nhận được toàn bộ công việc của phòng. Từ việc tính toán số lao động của phòng tổ chức lao động ta có thể làm tương tự như vậy đối với các phòng ban còn lại để xác định được số lượng cán bộ cần thiết trong các phòng ban đó. Để từ đó có sự điều chỉnh sao cho phù hợp để tận dụng được hết thời gian làm việc của lao động quản lý tránh lãng phí, tiết kiệm cho công ty thời gian lao động mà vẫn đảm bảo hiệu qủa của công việc. 5-Một số ý kiến khác : Cùng với việc hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học công ty cần thay đổi và tu sửa máy móc thiết bị vì hiện nay máy móc của nhà máy đã xuống cấp nghiêm trọng. Trang bị thêm cho các phòng ban máy tính sẽ giúp công ty tiết kiệm tất nhiều thời gian lao động cho cán bộ quản lý. Hơn nữa, với việc trang bị máy tính cho các phòng ban sẽ giúp cho việc bảo quản tài liệu tốt hơn và thuận tiện hơn trong việc tra cứu. Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 76 KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý là một tất yếu khách quan đối với mỗi doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học còn đảm bảo tốt vai trò, chức năng quản lý sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, trong một công ty thì người cán bộ quản lý là một trong những nhân tố cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Qua phân tích thực trạng ở công ty cơ khí 79 cho thấy : Trong giai đoạn từ năm 1999 trở lại đây công ty đã dần thoát khỏi khủng khoảng và trì trệ của một doanh nghiệp nhà nước. Đặc biệt là trong công tác tổ chức lao động khoa học đã được công ty quan tâm chú ý nhiều hơn, nhất là trong khâu phân công và hiệp tác lao động cùng với tổ chức phục vụ nơi làm việc. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý thì công tác định mức chưa được quan tâm đúng mức. Do vậy, việc hoàn thiện hơn nữa các công tác tổ chức lao động khoa học ở công ty cơ khí 79 là rất cần thiết. Từ việc phân tích thực trạng của nhà máy và rút ra được vấn đề cần giải quyết hiện nay của công ty nên qua bài viết này em có nếu ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức lao động khoa học tại công ty cơ khí 79. Với thời gian thực tập có hạn cộng với khối lượng kiến thức còn hạn chế, nên các ý kiến đưa ra có thể chưa phải đã là những giải pháp tốt nhất. Nhưng em hy vọng rằng vơi những giải pháp đó sẽ góp phần vào sự phát triển của công ty sau này. Cuối cùng, em xin cảm ơn toàn thể các cô, chú trong các phòng ban và ban lãnh đạo công ty cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Qu¶n TrÞ Nh©n Lùc 40B 77 Nguyễn Ngọc Quân và thầy giáo Bùi Quang Vịnh đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này.