Luận văn Nghiên cứu Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

ân loại. Theo từ điển giải nghĩa thuật ngữ Thư viện học : Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái của họ tên tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm được gọi là mục lục chữ cái. Qua mục lục chữ cái có thể nhanh chóng xác định được một cuốn sách cụ thể, các cuốn sách cụ thể, các cuốn sách của một tác giả nhất định, các công trình của một cơ quan nào đó có ở Thư viện hay không, loại mục lục này phản ánh về hình thức và đặc trưng của nó, phán ánh theo thứ tự chữ cái và tiêu đề mô tả. Mục lục chữ cái có 2 phiếu mô tả : theo tên sách và theo tên tác giả. Số phiếu trong mục lục chữ cái bao gồm : phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung cho nhan đề, các phích chỉ chỗ...Loại mục lục này dễ tổ chức và sử dụng, là phương tiện tra cứu tin thông dụng nhất, phù hợp với tâm lý, giúp cán bộ bổ sung trao đổi sách, những lời yêu cầu của người dùng tin. Mục lục chữ cái là bộ phận không thể thiếu trong bất kì thư viện nào. Đối với người dùng tin, mục lục chữ cái sử dụng đơn giản nhất, người dùng tin chỉ cần biết một số thông tin nào đó như : tên sách, tên tác giả, tên người dịch có thể tìm tài liệu cần thiết. Hình thức của phiếu mô tả có khổ thống nhất theo tiêu chuẩn quốc tế với chiều dài 12,5cm , rộng là 7,5cm. Trên phiếu có hay vạch kẻ dọc, vạch kẻ dọc thứ nhất cách mép trái phiếu 1cm, trên phiếu có kẻ từ 8-10 hàng ngang từ vạch dọc thứ nhất ghi khoảng mô tả của tài liệu, góc trên ghi kí hiệu kho và kí hiệu xếp giá, phía dưới ghi môn loại của tài liệu. Hệ thống mục lục chữ cái của Thư viện được chia hai loại chính : mục lục chữ cái tên sách và tên tác giả. - Mục lục tên sách Các phiếu được sắp xếp theo tiêu đề mô tả của nhan đề tài liệu. Nhan đề tài liệu, nhan đề mô tả được in hoặc viết đậm hơn. Phía dưới là thông tin mô tả như : tên tác giả, nơi xuất bản, số trang, nhà xuất bản, năm xuất bản... Góc bên trái trên cùng của phiếu là số đăng kí cá biệt và số kí hiệu xếp giá của tài liệu cũng được in đậm. Với mục lục chữ cái tên sách này khi mô tả thì viết từ gạch dọc thứ hai dòng thứ nhất. VD 517 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn GV396 Đình Trí, Tạ Văn Đình, Nguyễn Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000. Tập 3: Phép tính giải tích nhiều biến số .- 2000.- 499tr. 56368 -Mục lục tên tác giả. Các phiếu mô tả sắp xếp theo tên tác giả. Họ tên tác giả được in đậm đưa lên dòng đầu tiên của phiếu mô tả và khi mô tả sẽ viết tên tác giả bắt đầu từ vạch thứ nhất. Tại Thư viện và Mạng thông tin, việc mô tả tài liệu theo tên tác giả được mô tả theo phương pháp đảo tên lên trước, họ đệm sau. Tên tác giả có hai từ thì giữ nguyên không đảo. Đối với tác giả nước ngoài, tài liệu thường viết tên trước, họ sau thì khi mô tả không cần phải đảo mà mô tả lần lượt theo tên một trang sách. VD : Với tên tác giả người Việt: 571 Trí(Nguyễn Đình) GV396 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn Đình Trí, Tại Văn Đình, Nguyễn Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000. Tập 3: phép tính giải tích nhiều biến số.- 2000.- 499tr. 56369 VD: Với tên tác giả nước ngoài: 541 Cottrell(T.L.) NV3889 Dynamic Aspect of Molecular Energy States/ T.L. Conttrell. London.: Oliver & Boyd, 1965.- 79tr. N5918 Nguyên tắc sắp xếp các phiếu mô tả theo mục lục chữ cái : theo tên sách và tên tác giả. Trong tủ mục lục thì chữ cái được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả. Từng mục lục xếp theo vần chữ cái trong từ điển A-Z. - Mục lục chữ cái tiếng Việt xếp theo trật tự chữ cái tiếng Việt. - Mục lục chữ cái tiếng Nga xếp theo trật tự tiếng Xlavơ. - Mục lục chữ cái tiếng Anh, Pháp, Đức xếp theo trật tự tiếng Latinh. Vị trí của một phiếu trong mục lục chữ cái nằm ở đầu tuỳ thuộc vào chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả trên phiếu. Chữ cái đầu tiên giống nhau thì sắp xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu chữ cái ở vần thứ hai giống nhau thì sắp xếp theo vần chữ cái thứ ba và cứ như vậy. VD: Phương An Phương Anh Phương Ân Đối với Tiếng Việt trong trường hợp giống nhau ta phải căn cứ vào dấu để sắp xếp : không dấu, dấu huyền, dấu sắc, dấu hỏi, dấu ngã, dấu nặng. VD: Ban ruộng đất. Bạn nhà nông. Trong trường hợp sách của nhiều tác giả thì sắp xếp theo tên sách. VD : Hồ Chí Minh có những tác phẩm: Bản án chế độ Thực dân Pháp. Nhật kí trong tù. Tuyên Ngôn độc lập. Các tác phẩm của tác giả kinh điển thì xếp theo:toàn tập, tuyển tập, số tập. Nếu là tác phẩm riêng biệt thì xếp theo vần tên tác phẩm. VD : Lênin toàn tập. Lênin tuyển tập. Nếu tiêu đề gồm cả chữ số thì phải được đánh vần thành chữ rồi mới được sắp xếp theo thứ tự chữ cái. VD : 32 Truyện ngắn chọn lọc. 300 câu hỏi ôn tập Tiếng Anh. Nếu các lần xuất bản khác nhau của một tên sách giống nhau thì xếp phiếu mô tả thứ tự ngược thời gian. VD : Từ điển Tiếng Anh xuất bản năm 1999 xếp dưới từ điển Tiếng Anh xuất bản năm 2000. Nếu tên tác giả viết tắt thì được xếp trước tên tác giả viết đầy đủ. VD : N.M.C Nguyễn Công Hoan Trong mỗi ngăn phiếu của tủ mục lục thường có các loại sau: . Phiếu tiêu đề: Khi sử dụng mục lục đều phải sử dụng các phiếu tiêu đề, để phân chia giới hạn các phiếu tiêu đề với nhau theo các từ, cụm từ, mục lục càng lớn thì càng nhiều phiếu tiêu đề. Phiếu tiêu đề giúp người dùng tin biết được các chỗ tài liệu mình cần đang nằm ở khoang nào trong ô kéo, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu và tăng cường tính chính xác trong quá trình tìm tin. Có nhiều cấp phiếu tiêu đề: - Phiếu tiêu đề cấp 1 : Có phần nhô lên ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng của phiếu với các chữ cái đầu : A,B,C...của tiêu đề mô tả. P - Phiếu tiêu đề cấp 2 : Có phần nhô lên ở phía bên phải, phần nhô lên chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu. PH - Phiếu tiêu đề cấp 3 : Có phần nhô lên ở phía bên trái, phần nhô lên cũng chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu. Pha Pho Tại Thư viện và Mạng thông tin các phiếu tiêu đề thường được phân ở 2 cấp chính và các phiếu này có màu khác với màu phiếu chính và sau đó phiếu mô tả của tài liệu trong mỗi cấp phiếu lại được xếp lần lượt theo thứ tự chữ cái. . Phiếu mô tả chính Là cơ sở để xây dựng hệ thống mục lục. Vị trí của phiếu căn cứ vào chữ cái đầu tiên trên phiếu mô tả, tất cả các phiếu mô tả có chung một chữ cái đầu được xếp trong cùng một hộp phiếu. Nếu vần chữ cái thứ nhất giống nhau thì xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu vần chữ cái thứ hai giống nhau thì xếp theo vần chữ cái thứ ba và cứ tiếp tục như thế. Các phiếu được cố định bằng một thanh kim loại xuyên suốt từ đầu hộp phiếu đến cuối hộp phiếu qua một lỗ tròn dưới các phiếu. Bên ngoài hộp phiếu dán nhãn ghi các chữ cái của phiếu đầu tiên và chữ cái cuối cùng của phiếu trong hộp. Trong mỗi tủ mục lục này có đánh số thứ tự các hộp phiếu và xếp lần lượt theo các số đó. Mục lục chữ cái cần được tiến hành chỉnh lý thường xuyên như : rút phiếu cho những tài liệu đã thanh lý và lập phiếu cho những tài liệu mới bổ sung để phục vụ kịp thời cho bạn đọc. Hệ thống mục lục chữ cái sử dụng khá đơn giản và dễ sử dụng, điều này cũng tạo ra cho mục lục chữ cái có tính ưu việt hơn so với một số loại mục lục khác. Bạn đọc chỉ cần biết một số chi tiết như : tên tác giả, tên tài liệu hoặc ngôn ngữ của tài liệu đó là có thể tìm được tài liệu mình cần. Hệ thống mục lục giúp bạn đọc có thể tìm được những tác phẩm của cùng một tác giả trong cùng một lúc hoặc những tài liệu có tiêu đề giống nhau của nhiều tác giả. Tuy nhiên hệ thống mục lục cũng có những hạn chế là trong quá trình tìm tin theo từng chuyên ngành cụ thể, bởi một chuyên ngành sẽ có nhiều tài liệu với nhiều tiêu đề khác nhau. Vì vậy các tài liệu phản ánh về chuyên ngành đó sẽ bị phân tán mọi nơi. b. Mục lục phân loại Chức năng đầu tiên của mục lục phân loại là tra cứu thông tin, nó giới thiệu nội dung tài liệu và đảm bảo tìm được những tài liệu cần thiết. Nguyên tắc của mục lục phân loại là đi từ cái chung đến cái riêng, từ đơn giản đến phức tạp. Chức năng thứ hai là hướng dẫn bạn đọc, giúp người dùng tin nhanh chóng xác định được những tài liệu mà họ cần, đồng thời cũng cho họ những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời nhất về hệ thống tài liệu theo từng ngành tri thức. Mục lục phân loại góp phần hoàn thành nhiệm vụ của Thư viện và giúp cán bộ thông tin trong lựa chọn những tài liệu phù hợp nhất cho bạn đọc để nâng cao, khẳng định vai trò của mình đối với Thư viện, giúp cán bộ Thư viện trong công tác bổ sung, hướng dẫn, tuyên truyền, xử lý kỹ thuật... Mục lục phân loại của Thư viện hiện nay được xây dựng theo bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp do Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội biên soạn. Hiện nay bảng phân loại được bổ sung thành 19 lớp. Bảng phân loại này được Thư viện và Mạng thông tin sử dụng trong suốt thời gian hoạt động của mình. Cấu trúc của mục lục phân loại bao gồm: - Các phiếu tiêu đề phản ánh các cấp phân chia của bảng phân loại - Các phiếu mô tả được sắp xếp theo quy định. + Phiếu tiêu đề: Đây là những phiếu cụ thể hoá nội dung các đề mục trong bảng phân loại mà Thư viện áp dụng. Hệ thống các phiếu tiêu đề được làm bằng bìa màu, có phần nhô cao hơn phiếu mô tả thư mục, chiều rộng của phần nhô của phiếu có kích thước khác nhau tương ứng với cấp phân chia trong bảng phân loại và tuỳ theo nội dung kho tài liệu, mục đích và đối tương phục vụ mà các phiếu có thể đơn giản hoặc chi tiết. . Phiếu tiêu đề cấp1 : Phản ánh cấu tạo mục lục phân loại tương đương với lớp chính của bảng phân loại, trên cùng ghi chỉ số phân loại của dãy chia cơ bản và trên mục chia tương ứng, ở dưới ghi các tiểu mục phụ thuộc. Phiếu tiêu đề có phần nhô lên ở giữa. 7 Nghệ thuật 71 nghệ thuật tạo hình 72 nghệ thuật kiến trúc 73 nghệ thuật điêu khắc . Phiếu tiêu đề cấp 2 : Phản ánh cấp chia nhỏ phụ thuộc dưới mục chia chính. Trên phiếu này ghi số và tên mục chia dưới tiêu đề cấp1, phía dưới liệt kê đầy đủ các mục chia phụ thuộc. 72 NT kiến trúc 72(V)NT kiến trúc Việt Nam 72(V)NT kiến trúc các TP ở VN . Phiếu tiêu đề cấp 3: Có phần nhô ở bên phải phiếu. Trên phần nhô của phiếu ghi mục chia phụ thuộc tiếp theo của phiếu tiêu đề cấp 3. 7.2.1 Kiến trúc nhà ở Trong trường hợp mở đến chi tiết tiêu đề cấp 3 mà vẫn còn quá nhiều thì các phiếu tiêu đề sẽ sử dụng phiếu tiêu đề chữ cái. + Phiếu mô tả. Các phiếu này được mô tả theo quy tắc ISBD. Phiếu mô tả có thể mô tả theo tên tác giả cá nhân, tập thể, tên sách. Trên cơ sở của các phiếu phân loại, các phiếu được sắp xếp theo đúng trật tự ký hiệu phân loại của bảng phân loại, sau mỗi dãy cơ bản với các tiêu đề môn loại trí thức, được sắp xếp theo vần A, B, C... của tiêu đề mô tả theo tên tác giả hoặc tên sách. VD: 6T03 Nguyễn Bính Điện tử công suất lớn: ƯD Tristo.- H.: Nxb ĐHTHCN, 1985 .- 237tr. Trong mỗi tủ mục phân loại, bên ngoài mỗi hộp phiếu đều dán nhãn ghi tên các môn loại tri thức để bạn đọc dễ tìm được thông tin mình cần. Ngoài ra, để giúp cho việc tìm thêm hiệu quả, mục lục phân loại còn được chia theo nhóm ngôn ngữ : Tiếng Việt, Tiếng Nga, Tiếng Anh... Mục lục phân loại trả lời những câu hỏi có hay không tài liệu gốc trong kho theo một đề tài hoặc một vấn đề nào đó. Trong công tác xử lý thông tin, hệ thống mục lục phân loại của thư viện sắp xếp theo khung phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc Gia biên soạn. Các phiếu mô tả được sắp xếp theo kí hiệu phân loại ghi ở góc trái của phiếu. Phương pháp tìm tin bằng hệ thống mục lục : khi người đọc có nhu cầu tìm một loại tài liệu về ngành khoa học nào đó, họ chỉ cần xác định tài liệu hay nội dung thuộc ngành nào, người đọc tự tìm đến ô phiếu ngành đó, tra tìm sẽ biết được tài liệu mình đang tìm có nằm trong thư viện hay không. Cũng như hệ thống mục lục chữ cái, hệ thống mục lục phân loại cho phép bạn đọc, người dùng tin và cán bộ thư viện tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác khi họ biết được chủ đề hay lĩnh vực mà mình quan tâm. c. Mục lục công vụ Tại Thư viện và Mạng thông tin, hệ thống mục lục công vụ nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ thư viện. Hệ thống này được sắp xếp theo vần chữ cái của tiêu đề mô tả,tiêu đề mô tả chủ yếu là họ tên tác giả. Mục lục công vụ với chức năng và một công cụ làm việc của cán bộ thư viện. Mục lục công vụ được tạo bởi phiếu mô tả chính và phiếu tiêu đề. Mỗi tên sách có một phiếu mô tả chính, trong phiếu này còn cho biết thông tin về tổng số bản giống nhau, tài liệu vào sổ đăng kí cá bịêt nào. Asimae(isaae) Thế giới các bon/ Isaae Asimae.- H.: Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, 1986.- 176tr. Mặt sau ghi Q8856-57 nghĩa là tên sách có hai cuốn trong kho và được ghi vào sổ cá biệt Q. Phương pháp tra tìm hệ thống mục lục công vụ : khi bạn đọc muốn tra tìm tài liệu nào đó, mà ở hệ thống mục lục dành cho người dùng tin không có hoặc cán bộ thư viện muốn tra tìm xem loại tài liệu đó có nằm trong Thư viện hay không, họ sử dụng tủ mục lục chữ cái công vụ và kiểm tra. Phương pháp tra tìm cũng như hệ thống mục lục chữ cái : tìm tên và họ tác giả theo vần A-Z. Nhìn chung mục lục công vụ Thư viện và Mạng thông tin được tổ chức khá hoàn chỉnh với các tủ mục lục Tiếng Nga, Việt, Latinh, luận án, giáo trình. Phản ánh khá đầy đủ vốn tài liệu của Thư viện, phù hợp với chức năng nhiệm vụ, góp phần tích cực vào việc hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin của Thư viện. - Kho tài liệu tra cứu : Đây là bộ phận cấu thành Bộ máy tra cứu tin, các tài liệu thường là những tài liệu quý, có nội dung tri thức phong phú, những khái niệm, nhiều hình thức giải thích nghĩa được coi là tiêu chuẩn và được công nhận ở nhiều phạm vi khác nhau về nguồn tư liệu tham khảo, tác phẩm kinh điển. Bản chất của kho này mang đến cho bạn đọc những chỉ dẫn, giải nghĩa, chỉ chỗ về những từ hay một lĩnh vực nào đó. Kho tài liệu tra cứu bao gồm : + Từ điển : . Từ điển ngôn ngữ như : Từ điển tiếng Việt, từ điển Anh-Việt hoặc từ điển Việt Anh, từ điển Pháp-Việt, từ điển Nhật-Việt, từ điển Hán nôm… giúp bạn đọc đối chiếu và giải nghĩa các từ ngữ, khái niệm hay nhiều ngôn ngữ. . Từ điển thuật ngữ (từ điển chuyên ngành) nội dung tổng hợp chuyên ngành như: Từ điển khoa học kĩ thuật tổng hợp Anh-Việt ( hơn 20 cuốn) , từ điển hoá học, từ điển tin học, từ điển chuyên ngành truyền thông, từ điển kinh doanh trên thế giới ... . Từ điển nhân vật : từ điển nhân vật lịch sử Việt Nam. + Bách khoa toàn thư : Là loại tài liệu bao trùm tất cả các ngành khoa học, Bách khoa toàn thư giúp cung cấp những kiến thức chính xác, cụ thể có hệ thống về bất cứ loại thông tin nào mà người dùng tin cần quan tâm, giúp bạn đọc tra cứu thuận lợi và mang lại hiệu quả cao. Thư viện hiện nay đang lưu trữ các bộ bách khoa toàn thư như : Bách khoa toàn thư Việt Nam, Larousse(8 tập), The Groier student of science.... + Các loại sổ tay tra cứu : Bao gồm sổ tay tra cứu về từng ngành khác nhau, mang nội dung tổng hợp về chuyên đề như : sổ tay kỹ thuật, tài liệu thống kê, sổ tay kỹ sư cơ khí... Bên cạnh đó còn có những tài liệu như : niên biểu, niên giám, cẩm nang... VD : Almanach – Những nền văn minh thế giới. + Các tài liệu thư mục : Thư viện thường xuyên biên soạn và xuất bản các thư mục thông báo sách mới, các thư mục thông bao chuyên đề theo yêu cầu, đề tài của Trường hoặc cá nhân yêu cầu. Ngoài ra Thư viện còn lưu trữ và phục vụ các ấn phẩm thông tin trong và ngoài nước như thư mục giới thiệu sách mới của Thư viện Quốc Gia, Thư viện Khoa học kĩ thuật TW... Các thư mục giới thiệu sách giúp người dùng tin biết những tài liệu có trong Thư viện cũng như bên ngoài Thư viện. Ngoài ra Thư viện còn có các tài liệu như chuyên đề, sách tổng loại, sách hội nghị,hội thảo, tạp chí tóm tắt nổi tiếng Thế giới như : Chemial Astract... - Tài liệu có tính chất tài liệu tra cứu : Là các tài liệu chính thức của Đảng và Nhà nước về chính sách như : chỉ thị,nghị quyết... dưới hình thức toàn tập, tuyển tập. Có các tác phẩm lĩnh vực khoa học như : Hồ Chí Minh toàn tập, Cacmac và Angghen toàn tập... Đây là những tài liệu tra cứu thường được bạn đọc sử dụng vào ý nghĩa to lớn, giúp bạn đọc nâng cao kiến thức. Số lượng của kho tài liệu tra cứu có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả phục vụ của Thư viện. Chính vì vậy, Thư viện có kho sách, tủ sách lớn để lưu trữ tài liệu. Kho tài liệu tra cứu có quan hệ mật thiết với Bộ máy tra cứu của cơ quan Thư viện và Mạng thông tin. 2.3.2 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu hiện đại Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ trên thế giới ngày nay đang phát triển một cách nhanh chóng và có những thành tựu to lớn. Máy tính là biểu tượng của phát minh khoa học và công nghệ, đã được áp dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Vấn đề đặt ra là phải đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nước và hoạt động của cơ quan thông tin thư viện cũng phải được tin học hoá. Chính vì vậy mà máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu được và chính máy tính đã làm thay đổi đáng kể hoạt động của thư viện truyền thống. Trong điều kiện phát triển của mạng thông tin, đặc biệt là tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, các hệ thống mục lục trong Bộ máy tra cứu truyền thống đã dần thay thế bằng hệ thống mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC ( Online Public Access Catalog). Hiện nay Bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại đang được sử dụng song song tại Thư viện, hỗ trợ nhau,với mục tiêu duy nhất là phục vụ người dùng tin một cách thuận tiện, hữu ích và sử dụng triệt để nhất chiến lược chia sẻ nguồn tài liệu của Thư viện. Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội là một Thư viện lớn, phục vụ chủ yếu là các ngành khoa học, kỹ thuật. Việc ứng dụng tin học hoá vào công tác thư viện là rất cần thiết, đặc biệt là trong công tác xây dựng Bộ máy tra cứu tin hiện đại trong việc thu thập tài liệu, xử lý thông tin, tổ chức các dịch vụ tìm và phổ biến thông tin phục vụ người dùng tin ở các mức độ khác nhau. Bộ máy tra cứu tin giúp người dùng tin rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu. Tài liệu được tìm trên máy tính được tóm tắt nội dung theo chủ đề, từ khoá hoặc có thể tham khảo những tài liệu có nội dung liên quan đến tài liệu đó. Không chỉ có tác dụng phục vụ bạn đọc, tin học hoá trong thư viện còn giúp cán bộ thư viện quản lý những tài liệu có trong Thư viện theo một cơ chế thống nhất. Bên cạnh đó, tin học hoá còn góp phần quan trọng trong việc tổ chức hoạt động hiệu quả của Thư viện. Để tìm hiểu chi tiết về Bộ máy tra cứu tin hiện đại của Thư viện, ta sẽ tìm hiểu yếu tố cấu thành Bộ máy tra cứu hiện đại. . Các cơ sở dữ liệu của Thư viện “Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong máy tính, có thể truy cập bằng nhiều cách khác nhau” - theo từ điển tiếng Anh Oxford. Các khái niệm khác của cơ sở dữ liệu: - Cơ sở dữ liệu là tập hợp có cấu trúc những dữ liệu về đối tượng được quản lý theo một thể thống nhất nhằm cho việc truy cập và xử lý được dễ dàng và nhanh chóng, các dữ liệu này được lưu trữ trên các vật mang tin mà máy tính có thể đọc được. - Cơ sở dữ liệu là tập hợp có tổ chức các dữ liệu đã được tiêu chuẩn hoá về hình thức và nội dung, được lưu trữ bằng bất cứ phương tiện nào mà máy tính điện tử có thể đọc như : đĩa từ, đĩa quang, đĩa mềm... Cơ sở dữ liệu được tổ chức theo một cấu trúc nhất định. Căn cứ vào đặc điểm tính chất có thể chia cơ sở dữ liệu thành 3 loại: - Cơ sở dữ liệu thư mục. - Cơ sở dữ liệu toàn văn. - Cơ sở dữ liệu dữ kiện. + Cơ sở dữ liệu thư mục : dùng để tra cứu thông tin thư mục như : SCTTEC. Cơ sở dữ liệu về lĩnh vực mũi nhọn, công nghệ sinh học, năng lượng, tin học. + Cơ sở dữ liệu toàn văn : Cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan đến đối tượng. Cơ sở dữ liệu này chứa tài liệu gốc, người dùng tin chỉ cần khai báo trực tiếp những thông tin về đối tượng nào đó mà họ đang tìm kiếm sẽ tìm được những thông tin ma mình cần. + Cơ sở dữ liệu dữ kiện: Cung cấp những thông tin hoặc tham số về một lĩnh vực hoặc một đối tượng nào đó nhưng không đưa ra tài liệu. Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã sớm nghiên cứu và xây dựng cơ sở dữ liệu của mình. Ngay sau khi tạo lập xong mạng cụ bộ(mạng Lan), các cơ sở dữ liệu của trường được tổ chức xây dựng trên phần mềm CDS/ISIS (Computer documetation system intergreted Set of infomation system). Phần mềm này do UNESCO tài trợ, nó chạy trên hệ điều hành DOS. Chương trình này được thích hợp với tiếng Việt. Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã xây dựng một số biểu ghi của các Cơ sở dữ liệu sau đây: * Cơ sở dữ liệu BKSH Là cơ sở dữ liệu lớn nhất của Thư viện, bao gồm các loại sách sau: + Sách giáo trình (do cán bộ giảng dạy của Trường viết hoặc do Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật xuất bản). + Sách tham khảo. + Luận án, luận văn. + Sách văn nghệ, giải trí. Xây dựng cơ sở dữ liệu này, Thư viện đã sử dụng tờ khai tiền máy dựa trên khổ mẫu của Trung tâm Thông tin Khoa Học Công nghệ Quốc Gia. Tờ khai có 44 yếu tố được lập trình sẵn và khi xử lý tài liệu cán bộ thư viện chỉ việc khai thông tin về tài liệu vào tờ khai và tiến hành nhập văn bản vào máy. Khi nhập văn bản vào máy, cán bộ thư viện nhập lần lượt các yếu tố vào các trường trong biểu ghi cơ sở dữ liệu, sau đó tạo file đảo phục vụ quá trình tra cứu của bạn đọc. File đảo chứa các thuật ngữ có thể làm điểm truy cập thông tin trong cơ sở dữ liệu. Tập hợp tất cả các điểm truy cập là từ điển. Thư viện chọn file đảo các trường tác giả, nơi xuất bản, từ khoá, kí hiệu, nhan đề bìa, nhan đề dịch Việt. * Cơ sở dữ liệu RUSS Là cơ sở dữ liệu thư mục sách tiếng Nga, quản lý sách tiếng Nga. Trong Thư viện, cơ sở dữ liệu này cũng được chuyển đổi từ tiếng Nga sang tiếng Latinh sau đó đánh từ khoá bằng tiếng Latinh và được cho vào cơ sở dữ liệu BKSH, khi đó có thể tìm tài liệu bằng từ khoá tiếng Latinh. Nhập máy cho sách tiếng Nga thì trường “tóm tắt” bỏ trống, khi nhập biểu ghi bằng tiếng Nga gốc và đã tạo file đảo, bạn đọc có thể tìm theo tên sách, tác giả, kí hiệu phân loại. * Cơ sở dữ liệu BKTC Là cơ sở dữ liệu quản lý tạp chí của Thư viện. Mỗi tên tạp chí ứng với một biểu ghi. Chủ yếu là tạp chí tiếng Việt và một số tạp chí nước ngoài. Khi nhập máy cho tạp chí cũng tuân theo những nguyên tắc cơ bản như đối với sách. Mỗi tên tạp chí được nhập vào sách tạo thành một biểu ghi, ở phần nhập năm và số của tạp chí được tách thành từng trường riêng cho phép cập nhật nhanh chóng, hoặc khi có tạp chí mới về thì cũng dễ dàng được nhập vào cơ sở dữ liệu như một biểu ghi độc lập. Sau khi kết thúc lập cơ sở dữ liệu là cập nhật file đảo nên đặc điểm tiếp cận của thông tin để có thể tra cứu, Thư viện chọn trường làm file đảo là : tên tạp chí, mã xếp giá, năm xuất bản và bạn đọc sẽ chọn các trường này làm điểm truy cập tài liệu. * Cơ sở dữ liệu nghiệp vụ Là cơ sở dữ liệu được xây dựng từ năm 2003 phục vụ cho cán bộ Thư viện. * Cơ sở dữ liệu BKBĐ Là cơ sở dữ liệu bạn đọc. Hình thức tìm tin trên cơ sở dữ liệu này đang được người dùng tin sử dụng nhiều hơn do tính năng tra cứu tìm tin nhanh chóng, có khả năng tìm được nhiều tài liệu khác nhau về một lĩnh vực mà họ cần hay nhiều tác phẩm của cùng một tác giả. * Từ cuối năm 2006 Với việc sử dụng phần mềm VTLS, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tập chung tất cả các cơ sở dữ liệu trên thành cơ sở dữ liệu chung và không còn chia nhỏ như vậy nữa. Đó là cơ sở dữ liệu sách và tạp chí. . Cơ sở dữ liệu sách: Có trên 5000 biểu ghi là cơ sở tích hợp các loại sách như từ điển, Bách khoa toàn thư, luận án, luận văn, giáo trình. Hiện nay, sách trong Thư viện có rất nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, Tiếng Đức, Tiếng Việt. Đặc biệt cơ sở dữ liệu tiếng Nga đã được chuyển sang tiếng Latinh, được đưa vào cơ sở dữ liệu sách giúp bạn đọc tìm tin theo ngôn ngữ từ khoá, sẽ tập hợp được nhiều tài liệu mà họ cần trong quá trình nghiên cứu. Hàng năm, cơ sở dữ liệu sách này thường xuyên được bổ sung, cập nhật giúp cho sinh viên, cán bộ nghiên cứu nhanh chóng tìm được tài liệu mà mình muốn. Cơ sở dữ liệu sách là cơ sở dữ liệu tích hợp lớn nhất Thư viện, bao gồm nhiều loại sách. . Cơ sở dữ liệu tạp chí : Là cơ sở dữ liệu quản lý toàn bộ tạp chí của Thư viện, trong đó có các loại tạp chí tiếng Anh, Pháp, Đức, Việt và một số tạp chí Nga được Latinh hoá. Tổng số biểu ghi là khoảng 2500, trong đó biểu ghi này chủ yếu là tạp chí tiếng Việt. Hiện nay Thư viện đang tập hợp và khai thác phần mềm VTLS (Virtual Technology Library System), là phần mềm của Mĩ, có 5 modun cơ bản: - OPAC : là hệ thống mục lục tra cứu trực tuyến, giúp bạn đọc tra cứu tìm tin và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ tra cứu khác nhau, bạn đọc có thể truy cập từ xa tài khoản của mình. - Bổ sung : cho phép tạo lập các đơn đặt, thanh toán giao dịch, thống kê, lập kế hoạch, phân chia kế hoạch cho việc bổ sung tài liệu. - Liên thông : phần mền này hỗ trợ quản lý và lưu thông bạn đọc, xuất nhập các biểu thi bạn đọc, tạo biểu ghi bạn đọc. Hỗ trợ áp dụng các công nghệ, quản lý việc lưu thông tài liệu, tích hợp cả việc an ninh lưu và lưu thông thuận lợi cho việc kiểm kê tài liệu. - Quản lý ấn phẩm định kỳ : cho phép quản lí, dowload, tạo các biểu ghi ấn phẩm định kì, hỗ trợ chuẩn quốc tế MARC21... - Biên mục : hỗ trợ các chuẩn MARC21, dowload các biểu ghi trên mạng, các tính năng trong biên mục : tạo nhãn, xuất nhập dữ liệu, hỗ trợ các ngôn ngữ, tạo các workform (các trang làm việc/ khổ mẫu làm việc). Nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu này, bạn vào trang web : Sau đó chọn mục liên kết “Tra cứu” tại trang web này. Trong hệ thống mục lục tra cứu trực tuyến OPAC có nhiều cách tìm khác nhau : tìm nhanh, tìm lướt, tìm theo từ khoá, chủ đề, nâng cao... Tuỳ theo mục đích tìm kiếm mà bạn đọc có thể chọn cách tìm phù hợp. . Tìm nhanh : kết quả tìm kiếm rất rộng, tìm trong toàn bộ cơ sở dữ liệu nên thích hợp với việc tìm kiếm những từ khoá chuyên ngành hẹp, tên riêng... . Tìm lướt : kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị theo kiểu danh sách nên thích hợp với việc tìm kiếm đã biết chính xác tên tài liệu, tác giả... . Tìm theo từ khoá : đây là cách tìm kiếm khá dễ dàng và cho kết quả tương đối chính xác do có thể kết hợp từ khoá bằng các toán tử khác nhau. * Vào đầu tháng 4/2009. Sau khi tham khảo ý kiến các Khoa, Viện trong Trường cũng như được sự đồng ý của ban Giám Hiệu, Thư viện Tạ Quang Bửu đã tham gia mua cơ sở dữ liệu (CSDL) ProQuest, năm 2009 từ Consortium Việt Nam. Đây là một nguồn thông tin đồ sộ cho phép truy cập tới 6700 tạp chí về tất cả các lĩnh vực khoa học, giáo dục, kinh tế, trong đó có 4370 tạp chí và 18000 luận văn tiến sĩ toàn văn. Trong số 11 cơ sở dữ liệu thuộc Proquest có tối thiểu 7 CSDL rất hữu ích cho các chuyên ngành hiện đang đào tạo ở Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Để có thể tra cứu vào cơ sở dữ liệu trên, cán bộ và sinh viên trong Trường cần phải truy cập từ máy tính nối mạng thông qua mạng Bknet của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Có nhiều cách tìm kiếm trong Proquest như : cơ bản, nâng cao, chủ đề và các thông tin xuất bản. Sau đây là một số hướng dẫn cơ bản nhất để có thể tìm tài liệu trong Proquest. - Truy cập vào Website: - Gõ một từ hoặc cụm từ có liên quan đến thông tin mà bạn cần tìm ấn Search để tìm hoặc ấn clear để xoá. - Lựa chọn các cơ sở dữ liệu trong mục Database(Multiple Databases, Interdisciplinary-Proquest Central, News-Proquest Newpaper) - Lựa chọn cách sắp xếp ngày tháng (all dates,Last 7 days...) - Muốn chọn xem toàn văn : kích chuột vào “ ô trống” trong mục “Limit results to”. - Muốn lựa chọn thêm các thông tin cho tài liệu cần tìm như : nhà xuất bản, tác giả, loại hình tài liệu, hình thức sắp xếp kết quả tìm... Kích chuột vào mục “More search options”. 2.3.3 Mạng thông tin của Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội - Mạng Lan: là mạng máy tính nội bộ trong Thư viện, mạng được xây dựng và đưa vào hoạt động năm 1995 với hệ điều hành Novell Netware và giao thức Bus. Thông qua mạng Lan đã giúp cho những khâu công tác trong Thư viện thực hiện hoạt động một cách liên tục và nhất là việc xử lý tài liệu và tra cứu mục lục, các máy tính trong thư viện có thể trao đổi, chia sẻ thông tin cho nhau. Như vậy vào mạng này bạn đọc có thể tra tìm bất cứ tài liệu nào trong thư viện, mạng Lan chủ yếu phục vụ người dùng tin trong Thư viện. - Mạng Internet : là mạng máy tính toàn cầu chứa đựng những thông tin phong phú cả về nội dung và hình thức, với khả năng cập nhật thông tin cao về mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội con người khắp nơi trên thế giới. Hệ thống mạng này đã và đang phát triển mạnh mẽ, số lượng người dùng tin nhiều, truy cập đến các CSDL bằng cách kích vào địa chỉ tên miền hay gõ vào địa chỉ cần tìm. 2.4. Nhận xét và đánh giá về Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội Qua tìm hiểu về Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, tôi thấy khá hoàn thiện * Ưu điểm: - Thư viện đã tổ chức được nguồn tài liệu tra cứu khá phong phú, đa dạng về loại hình cũng như phong phú về nội dung. Có nhiều loại tài liệu như : từ điển , bách khoa toàn thư, sổ tay tra cứu,luận án luận văn... Cùng với việc sắp xếp tài liệu đã tạo điều kiện cho việc phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả. - Thư viện đã tổ chức, bố trí các tủ mục lục gần phòng mượn, tạo điều kiện cho tra tìm tài liệu của bạn đọc. Các tủ mục lục tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu. Sách ngoại trong Thư viện rất nhiều nên bạn đọc muốn sử dụng ngôn ngữ nào thì tra tìm ở tủ mục lục đó. Như vậy tạo điều kiện cho bạn đọc khi tiếp cận phương tiện tra cứu. Mục lục chữ cái phản ánh đầy đủ kho tài liệu, dễ sử dụng, mục lục phân loại thì tập hợp được nhiều tài liệu của nhiều tác giả khác nhau về một vấn đề lĩnh vực. Giúp bạn đọc và cán bộ thư viện tra cứu một cách nhanh chóng hiệu quả. - Các cơ sở dữ liệu góp phần rất lớn trong sự nghiệp phát triển của Thư viện tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận với kho tài liệu bằng phương pháp điện tử một cách nhanh chóng, chính xác. - Hệ thống máy tính của Thư viện được kết nối mạng, giúp bạn đọc tiếp cận thông tin trong và ngoài Thư viện và cả mạng thông tin toàn cầu.Việc áp dụng tin học hoá là một bước ngoặt lớn trong quá trình phát triển của Thư viện. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điển thì Bộ máy tra cứu có một số hạn chế sau: * Hạn chế: - Tuy tài liệu phong phú về nội dung và hình thức nhưng chưa đáp ứng hết nhu cầu của bạn đọc. Nhà trường đào tạo nhiều ngành kỹ thuật điện tử nhưng sách ngoại ngữ còn ít chưa đáp ứng được nhu cầu bạn đọc. - Thư viện chưa tổ chức được phiếu chỉ chỗ giúp bạn đọc mở rộng phạm vi đề tài nghiên cứu. Trong mục lục phân loại, Thư viện chưa tổ chức được ô tra chủ đề chữ cái. Khi tra cứu bằng mục lục phân loại, bạn đọc phải nhớ bẳng phân loại, điều này gây khó khăn cho bạn đọc. Nhiều đề mục trong bảng phân loại hiện dùng được phân chia đơn giản, chưa sâu, đặc biệt là một số đề mục chuyên ngành, chưa được chi tiết hoá đầy đủ gây khó khăn cho cán bộ Thư viện khi xử lý thông tin, mất nhiều thời gian tìm kiếm. - Thư viện xây dựng CSDL tương đối phức tạp, nên xảy ra tình trạng có một từ khoá khác nhau biểu thị cho cùng một khái niệm gây khó khăn cho việc tìm tin của bạn đọc bằng từ khoá và hạn chế kết quả tìm. Tóm lại, Bộ máy tra cứu tin hiện đại đã hỗ trợ hoàn thiện hơn Bộ máy tra cứu tin truyền thống. Với việc xây dựng cơ sở dữ liệu, đưa máy tính phục vụ bạn đọc cùng với kết nối mạng. Từ những thành tựu đạt được Thư viện đang ngày càng phát huy hơn nữa vai trò của mình trong công tác phục vụ nhu cầu kiến thức của bạn đọc. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 3.1 Định hướng phát triển của Thư viện và Mạng thông tin Nhằm cung cấp lực lượng cán bộ khoa học kĩ thuật cho đất nước, có năng lực, phẩm chất và tri thức khoa học, trước nhu cầu mượn và đọc tài liệu ngày càng lớn của sinh viên và cán bộ, Thư viện sắp xếp lại kho tài liệu, phòng đọc để đáp ứng tối đa nhu cầu học tập và nghiên cứu của bạn đọc. Để tin học hóa Thư viện và giúp cho bạn đọc tìm tin một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ. Cán bộ thư viện tích cực làm việc và xây dựng những CSDL rất phong phú, đa dạng cả về nội dung và hình thức. Cùng với việc xây dựng và đổi mới nội dung cũng như hình thức của CSDL ngày càng phù hợp thì Thư viện đã tiến hành tinh lọc kho sách,bổ sung sách mới, làm cho kho sách của Thư viện có chất lượng phục vụ kịp thời với nhu cầu của sinh viên, giảng viên cũng như cán bộ trong Trường. Thư viện đã và đang xây dựng và hoàn chỉnh trang thiết bị trong Trường như tăng cường máy tính, máy in, máy photo... để phục vụ bạn đọc và cán bộ Thư viện trong việc tra cứu tin trong và ngoài Thư viện. Thư viện cũng chú trọng đến việc đào tạo cán bộ về những kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng máy tính và mạng máy tính. Một số trong những yêu cầu được đặt ra như sau: - Thuận tiện trong công tác tra cứu nhanh, chính xác mà bạn đọc không mất thời gian tra cứu, tìm tin. - Thuận tiện cho công tác mượn trả sách, các phòng ban mở rộng, cung cấp cho bạn đọc những dạng tài liệu như : đĩa CD, tạp chí điện tử... và có thể cho bạn đọc mượn về nhà những tài liệu này. Như vậy, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội được hoàn tất và đưa vào hoạt động góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của Trường. Bên cạnh đó còn hiện đại hoá cho ngành đào tạo Nước nhà và từng bước hoà nhập với nền giáo dục trong và ngoài khu vực. 3.2. Một số ý kiến đề xuất về giải pháp hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội 3.2.1. Những chính sách và chiến lược đối với công tác Thư viện Để hiện đại hoá cơ sở vật chất và trang thiết bị, bổ sung nguồn tài liệu và tăng cường có hiệu quả hoạt động của Thư viện và Mạng thông tin rất cần sự quan tâm đầu tư kinh phí của Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội và của Nhà nước. Sự chỉ đạo và đầu tư đúng lúc của Đảng và Nhà nước trên cơ sở áp dụng khoa học công nghệ nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động thông tin thư viện, góp phần quan trọng vào công tác đào tạo nguồn nhân lực cho Đất nước có chất lượng cao, có trình độ khoa học công nghệ hiện đại trong giai đoạn công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Như vậy ngành thông tin thư viện nói chung và công tác xây dựng và hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin nói riêng cần phải hoàn thiện và phát triển mạnh mẽ bằng những cách thức, biện pháp cụ thể thiết thực. 3.2.2 Đào tạo cán bộ thông tin thư viện Ngày nay, sự phát triển của xã hội kéo theo sự đổi mới căn bản chức năng của thư viện. Trước đây, nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ thư viện đơn thuần chỉ là sự thu thập, bảo quản, phân loại tài liệu theo trật tự phù hợp nhưng ngày nay khoa học công nghệ phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin đã đi sâu vào ngõ ngách trong đời sống xã hội đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin thư viện, buộc những cán bộ phải có trình độ, nghiệp vụ nhất định để đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng tin. Phải nâng cao thường xuyên kiến thức chuyên ngành thông tin thư viện, đặc biệt là bổ sung thường xuyên kiến thức tin học và ngoại ngữ giúp việc hoàn thiện và xây dựng Bộ máy tra cứu tin được hiệu quả. Để xây dựng và hoàn thiện tốt Bộ máy tra cứu thì cần phải đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ để trau dồi kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ. Trong việc đào tạo cán bộ thư viện, các trường vẫn chủ yếu đi sâu vào lĩnh vực truyền thống, chưa đi sâu vào lĩnh vực hiện đại. Vì vậy khi ra trường, các cán bộ chỉ thích ứng với hoạt động truyền thống, còn hoạt động hiện đại thì còn bỡ ngỡ. Để đáp ứng nhu cầu tin học hoá thì cán bộ thông tin phải cập nhật, phát triển năng lực thì mới có kiến thức về tin học. Để làm được việc này thì cán bộ thư viện cần có kế hoạch đào tạo và huấn luyện đội ngũ cán bộ để họ có thể tiếp thu và quản lý Thư viện hiện đại. Đồng thời, cán bộ thư viện phải thường xuyên rèn luyện cho mình tính linh hoạt, thái độ tế nhị, vui vẻ, hoà nhã với bạn đọc, hay nói cách khác là phải hội ngộ đầy đủ “tài” và “đức”. Có như vậy mới thực sự thu hút được bạn đọc và trở thành một môi trường giáo dục hiệu quả. 3.2.3 Đào tạo người dùng tin Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin, họ là đối tượng phục vụ của công tác thư viện, họ vừa là khách hàng của dịch vụ thông tin, đồng thời cũng là người sản sinh ra thông tin mới, người dùng tin là cơ sở định hướng các hoạt động của Thư viện. Họ có khả năng xây dựng ngôn ngữ tìm tin, xác định cấu trúc của các hộp phiếu, hình thành chiến lược tra cứu và đánh giá kết quả tìm tin. Vì vậy, công tác đào tạo người dùng tin vô cùng cần thiết và quan trọng. Việc đào tạo người dùng tin có thể bằng nhiều hình thức : - Thông qua các buổi hội nghị, hội thảo bạn đọc, tăng cường các chỉ dẫn thông báo tại Thư viện, tổ chức các lớp riêng đào tạo. - Tổ chức các lớp ngắn hạn để truy cập những kiến thức chung về công tác thông tin tư liệu. Hướng dẫn hoặc làm trực tiếp các kỹ năng tìm, khai thác thông tin bằng các Bộ máy tra cứu tin hiện đại và truyền thống. 3.2.4 Hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin truyền thống và hiện đại . Hoàn thiện Bộ máy tra cứu truyền thống Việc hoàn thiện Bộ máy tra cứu mục lục có vai trò rất quan trọng phản ánh chính xác, đầy đủ về tài liệu. Hệ thống mục lục của Thư viện đã tổ chức cơ bản hoàn thiện, đã phản ánh được vốn tài liệu của Thư viện. Tuy nhiên, phích mô tả bổ sung, hướng dẫn chỉ chỗ chưa được phản ánh đầy đủ. Trong mục lục chữ cái, sách có từ 1 đến 3 tác giả, ngoài phiếu mô tả tác giả thứ nhất, Thư viện cần bổ sung phiếu cho tác giả thứ hai và thứ ba. Thư viện cần có phích chỉ chỗ trực tiếp và chỉ chỗ liên quan. Đối với tác giả có nhiều tên, bí danh, cần lập các phiếu chỉ chỗ hướng dẫn độc giả tìm đến những tài liệu có nhiều tên khác nhau, các tác phẩm có nội dung giống nhau nhưng nhan đề có thể khác. Cần bổ sung phiếu chỉ chỗ trực tiếp và liên quan vì trong mục này của Thư viện cũng thiếu các phiếu hướng dẫn này. Thư viện cũng cần xác định các ô tra cứu chủ đề cho mục lục phân loại, mỗi chủ đề được mô tả trên một phích kèm theo ký hiệu phân loại tương ứng. Các phích được sắp xếp theo thứ tự chữ các của chủ đề. Muốn hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin nói chung và hệ thống mục lục nói riêng,cần đòi hỏi có sự quan tâm của cán bộ Thư viện và bạn đọc nhằm kịp thời chỉnh sửa nhưng nội dung không hợp lý như : kiểm tra sắp xếp phiếu đã đúng thứ tự chưa, phát hiện những phiếu mất thay thế hay Thư viện bổ sung những sách mới thì phải bổ sung phiếu cho những sách đó... . Hoàn thiện Bộ máy tra cứu hiện đại Thư viện đã sử dụng tin học trong quá trình hoạt động của mình. Thư viện đã xây dựng được nhiều CSDL phục vụ bạn đọc. Để hoàn thiện hơn nữa, Thư viện cần phải đa dang hoá CSDL và các sản phẩm thông tin. Tăng cường phát hành sách, báo điện tử, nguồn lực thông tin, nâng cao chất lượng xử lý tài liệu. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản trị Thư viện, những phần mềm này vừa có tính năng tích hợp, vừa có khả năng mở hay chuẩn hóa dễ dàng... Vì vậy mà Thư viện đã sớm nghiên cứu và cải thiện cho mình những phần mềm ngày càng phù hợp với yêu cầu của bạn đọc. Nhằm đảm bảo nhu cầu tin của người dùng tin và đảm bảo quá trình hoạt động của Thư viện đạt kết quả tốt nhất. Để ngày càng làm tốt hơn nhiệm vụ của mình, Thư viện cần tăng cường thêm máy tính để phục vụ bạn đọc tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian...Thư viện cần mở rộng khai thác sử dụng máy tính để khai thác mạng cho người dùng tin, tạo điều kiện cho người dùng tin cập nhật thông tin hiệu quả. 3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin Để phát triển hoạt động tin học hoá Thư viện, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, vấn đề phục vụ bạn đọc trong học tập, giảng dạy và nghiên cứu, đòi hỏi ngày càng phải tố hơn nên Thư viện rất cần đến sự quan tâm, giúp đỡ đầu tư hơn nữa của Nhà trường và Nhà nước. Thư viện cần nhập mới vào máy tính để tạo điều kiện cho Bộ máy tra cứu hoàn thiện, giúp bạn đọc tra cứu thông tin đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu và có thể tìm kiếm chuyên môn hẹp. Cần đầu tư thêm trang thiết bị, cơ sở vật chất, đặc biệt là số lượng máy tính để phục vụ bạn đọc để bạn đọc có thể khai thác thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng. Đồng thời hướng dẫn, đào tạo bạn đọc tiếp xúc với Bộ máy tra cứu hiện đại. Hướng dẫn bạn đọc tìm tên trên mạng máy tính, trên các CSDL của Thư viện, giúp bạn đọc làm quen và dễ dàng sử dụng khai thác nguồn tin trên máy tính một cách có hiệu quả. Thường xuyên đào tạo và nâng cao tay nghề cho cán bộ thư viện, nhất là về công nghệ thông tin và trình độ ngoại ngữ. Vì hiện nay Thư viện sử dụng hầu như là máy tính trong công tác phục vụ bạn đọc và việc sử dụng tin học này thì cần phải có trình độ ngoại ngữ tốt. Tạo điều kiện cho bạn đọc có thể khai thác các tài liệu điện tử bằng cách: - Số hoá các dạng tài liệu như luận án, luận văn, công trình nghiên cứu của trường, các tài liệu quý hiếm, ít xuất bản... - Bổ sung các tài liệu ở dạng điện tử. - Mua và thuê quyền truy cập thông tin ở dạng thư mục, dữ kiện như, toàn văn, của các cơ quan thông tin khác. Đẩy mạnh việc giới thiệu sản phẩm và dịch vụ thông tin, giúp bạn đọc có thể định hướng trong việc khai thác thông tin. Tăng cường đối ngoại : Phát triển hợp tác với các cơ quan thông tin Thư viện khác với tinh thần “hợp tác-hữu nghị-phát triển” về mọi mặt như : chuyển giao công nghệ, xây dựng trang thiết bị, đào tạo bồi dưỡng nhân tài, tăng cường phát triển nguồn tài liệu, tiếp thu những công nghệ tiên tiến và không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc nhằm hoà nhập với hệ thống thông tin trong và ngoài nước. KẾT LUẬN Nhân loại bước vào thế kỉ XXI, kỉ nguyên của nền văn minh thông tin trí tuệ, thời đại mà thông tin trở thành động lực thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hóa đất nước. Thông tin cần cho mọi ngành, mọi nghề và hoạt động thư viện cũng không nằm ngoài sự cần thiết ấy. Hơn nữa, cuộc cách mạng thông tin đã dẫn tới hình thành một xã hội thông tin toàn cầu, nguồn thông tin tri thức, xã hội phát triển theo xu hướng ngày càng mạnh mẽ và không loại trừ một quốc gia nào. Do đó, việc sử dụng thông tin tri thức, công nghệ thông tin đã tạo ra thế cạnh tranh giữa các quốc gia để khẳng định chỗ đứng của mình trên Thế giới. Nhận thức được vai trò của thông tin, trong những năm qua, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội gặp không ít những khó khăn nhưng vẫn không ngừng đi lên cùng những bước tiến chung của toàn hệ thống Thư viện của các trường đại học trong cả nước. Phục vụ đối tượng người dùng tin nhằm góp phần nâng cao trình độ phục vụ tốt hơn phong trào học tập nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên và giảng viên trong Trường. Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã đạt được những thành tích góp phần vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo chung toàn xã hội, ngày càng đáp ứng được nhu cầu tin trong giai đoạn hiện nay. Việc ứng dụng công nghệ khoa học đã nâng cao chất lượng nhu cầu tin tại Thư viện và Mạng thông tin. Ngay khi mới thành lập, Thư viện đã và đang có những biến đổi mới, tiến bộ trong những hoạt động của mình, Đặc biệt là Bộ máy tra cứu của Thư viện luôn quan tâm tới việc xây dựng, củng cố và ngày càng hoàn thiện hai Bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại. Nhờ vậy mà hoạt động của Bộ máy tra cứu tin đã được người dùng tin đánh giá cao, nhất là những hoạt động tra cứu qua máy tính. Cùng với sự kết hợp những thành tố trong Bộ máy tra cứu tin đã tạo điều kiện cho người dùng tin có thể tìm tin, đầy đủ, chính xác và nhanh chóng. Qua tìm hiểu đánh giá và đưa ra một số phương hướng khắc phục nhằm hoàn thiện Bộ máy tra cứu của Thư viện, tôi hy vọng rằng Thư viện tiếp tục giữ được vị trí là Thư viện hàng đầu trong việc ứng dụng tin học hoá vào công tác phục vụ bạn đọc trong và ngoài Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội. MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp bách của đề tài ............................................................................... 2 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 4 3. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 4 4. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu ......................................................... 4 5. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................... 5 6. Cơ cấu của khoá luận.................................................................................... 5 CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI GÓP PHẦN ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC KHOA HỌC KỸ THUẬT CHẤT LƯỢNG CAO CỦA ĐẤT NƯỚC ..................................................................................................... 7 1.1 Giới thiệu khái quát về Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ...................... 7 1.2 . Qúa trình hình thành và phát triển của Thư viện ........................................ 9 1.2.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của Thư viện................................ 9 1.2.2. Chức năng - nhiệm vụ của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.......................................................................... 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ........ 13 1.2.4. Đội ngũ cán bộ ...................................................................................... 15 1.2.5. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật ........................................................... 15 1.2.5.1. Nguồn lực thông tin ............................................................................ 15 1.5.2.2. Cơ sơ vật chất, thiết bị kĩ thuật ........................................................... 17 1.2.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện và Mạng thôngtin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ...................................................... 18 1.2.6.1 Đặc điểm người dùng tin .................................................................. 18 1.2.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin ........................................................................ 21 1.2.7 Cơ sở vật chất - kỹ thuật của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.......................................................................... 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN CỦA THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ....................................................................................................... 24 2.1 Khái quát về Bộ máy tra cứu tin ............................................................. 24 2.1.1 Định nghĩa Bộ máy tra cứu tin ............................................................... 24 2.1.2 Vai trò, tác dụng và chức năng của Bộ máy tra cứu tin ........................... 24 2.2. Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.......................................................................... 25 2.2.1 Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin truyền thống .............................................. 25 2.2.2 Cấu trúc Bộ máy tra cứu hiện đại. .......................................................... 26 2.3. Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ...................................................... 27 2.3.1 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin truyền thống................................ 27 2.3.2 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu hiện đại ............................................ 43 2.3.3 Mạng thông tin của Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội ........ 50 2.4. Nhận xét và đánh giá về Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ................................................. 51 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ................................... 53 3.1 Định hướng phát triển của Thư viện và Mạng thông tin ............................ 53 3.2. Một số ý kiến đề xuất về giải pháp hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội ............................. 54 3.2.1. Những chính sách và chiến lược đối với công tác Thư viện ................... 54 3.2.2 Đào tạo cán bộ thông tin thư viện ........................................................... 55 3.2.3 Đào tạo người dùng tin ......................................................................... 55 3.2.4 Hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin truyền thống và hiện đại .... 56 3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin.................................................................................. 58 KẾT LUẬN .................................................................................................... 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC